Hotărâre nr. 534 din 26.08.2025

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Conceptului

Sistemului informaţional e-Notariat

nr. 534  din  26.08.2025

 (în vigoare 05.09.2025) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 467-470 art. 572 din 05.09.2025

* * *

În temeiul art.22 lit.d) din Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr.6-12, art.44), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Conceptul Sistemului informaţional e-Notariat (se anexează).

2. Dezvoltarea, administrarea şi mentenanţa Sistemului informaţional e-Notariat se vor asigura din contul şi în limitele mijloacelor financiare aprobate anual în bugetul Agenţiei Digitalizare în Justiţie şi Administrare Judecătorească şi din alte surse neinterzise de lege.

3. Ministerul Justiţiei, în termen de nouă luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, va prezenta Guvernului spre adoptare actul normativ privind instituirea Sistemului informaţional e-Notariat şi aprobarea Regulamentului privind modul de funcţionare şi de utilizare a resursei informaţionale formate de Sistemul informaţional e-Notariat.

4. Controlul asupra executării prezentei hotărâri se pune în sarcina Ministerului Justiţiei.

5. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.534/2025

CONCEPTUL

Sistemului informaţional e-Notariat

Capitolul I

INTRODUCERE

1. Dezvoltarea Sistemului informaţional e-Notariat (în continuare – SI e-Notariat) este determinată de necesitatea implementării unei strategii integrate de digitalizare a serviciilor publice şi private.

2. În acest context, adoptarea unei abordări multisectoriale coordonate pentru digitalizarea serviciilor juridice a devenit esenţială pentru optimizarea prestării acestora şi pentru asigurarea coerenţei şi eficienţei în furnizarea serviciilor către cetăţeni şi mediul de afaceri. Această abordare holistică reprezintă cheia pentru exploatarea în mod eficient a avantajelor tehnologiei digitale şi pentru răspunsul adecvat la necesităţile şi aşteptările societăţii contemporane.

3. Activitatea notarială reprezintă un instrument juridic esenţial pentru securizarea raporturilor juridice dintre părţi, prin conferirea caracterului autentic actelor încheiate. În contextul transformării digitale, devine imperativ ca statul să asigure platforme digitale fiabile şi sigure, care să garanteze integritatea, validitatea şi opozabilitatea actelor notariale în format electronic. Implementarea notariatului electronic contribuie în mod direct la consolidarea securităţii actelor juridice încheiate la distanţă, prin utilizarea documentului notarial electronic, care păstrează valoarea juridică şi forţa probantă a actului autentic. Această formă de prestare a serviciilor notariale asigură accesul eficient şi sigur al cetăţenilor, inclusiv al celor aflaţi în afara graniţelor ţării, la serviciile notariale, reducând în mod semnificativ costurile asociate deplasării şi facilitând exercitarea drepturilor şi a obligaţiilor în condiţii de legalitate, predictibilitate şi transparenţă.

4. Notariatul electronic reprezintă o inovaţie digitală aplicată în domeniul juridic, permiţând semnarea şi autentificarea documentelor în mediul online. Prin utilizarea semnăturilor electronice calificate şi a tehnologiilor de securitate, notariatul electronic sporeşte eficienţa proceselor notariale, oferind cetăţenilor şi mediului de afaceri acces mai rapid şi sigur la servicii juridice calificate. Această transformare digitală contribuie la transparenţa şi siguranţa tranzacţiilor, promovează rezilienţa în condiţii speciale şi susţine eforturile de modernizare şi de conformitate cu standardele internaţionale în cadrul ecosistemului digital.

5. În prezent, notarii din Republica Moldova nu dispun de instrumentele digitale necesare pentru gestionarea eficientă a provocărilor actuale din domeniul notarial. Asigurarea accesului rapid la datele din resursele informaţionale de stat şi utilizarea sistemelor informaţionale partajate pot contribui la raţionalizarea activităţii notariale, la optimizarea proceselor de lucru şi, implicit, la oferirea unor servicii notariale de calitate, în timp util, inclusiv la distanţă. Prin utilizarea unui sistem electronic, notarii vor avea posibilitatea de a accesa informaţii din multiple baze de date atunci când elaborează diverse tipuri de contracte.

6. Soluţia electronică inovatoare are drept scop sprijinirea notarilor în activitatea lor zilnică, permiţându-le totodată să comunice electronic cu persoanele fizice şi juridice din Republica Moldova şi din străinătate.

7. SI e-Notariat va fi proiectat pentru a se integra perfect cu platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud) şi cu alte platforme digitale relevante. Implementarea unei soluţii tehnologice cu arhitectură deschisă şi cu funcţionalităţi de tip autoservire va pune la dispoziţia notarilor interfeţe funcţionale prin care aceştia pot accesa registre, redacta, semna şi arhiva acte notariale în format digital. SI e-Notariat va conecta diverse surse de date, registre şi sisteme, asigurând acces în timp real la informaţiile esenţiale pentru furnizarea unor servicii notariale rapide şi precise.

8. Prin asigurarea securităţii ridicate a tranzacţiilor juridice, inclusiv prin utilizarea semnături electronice calificate, a mecanismelor de criptare avansată şi a verificărilor riguroase de identitate, SI e-Notariat elimină riscurile asociate manipulării documentelor fizice şi promovează un mediu juridic digital sigur şi încrezător. Totodată, sistemul simplifică şi accelerează interacţiunile dintre notari, cetăţeni şi mediul de afaceri, contribuind astfel la modernizarea şi alinierea practicilor notariale moldoveneşti la standardele europene.

9. În concluzie, SI e-Notariat reprezintă nu doar o necesitate în contextul evoluţiei tehnologice globale, ci constituie şi o componentă esenţială a strategiei de transformare digitală şi de aliniere la standardele europene privind serviciile notariale. Implementarea acestei soluţii inovatoare va permite Republicii Moldova să beneficieze de o guvernare digitală eficientă, de accesibilitate extinsă şi interoperabilitate funcţională şi de modernizarea cadrului instituţional al notariatului, adaptat exigenţelor unei societăţi în continuă evoluţie tehnologică.

Capitolul II

DISPOZIŢII GENERALE

10. SI e-Notariat este un ansamblu de resurse informaţionale şi tehnologice, destinat colectării, procesării, stocării, transferului şi diseminării informaţiilor aferente activităţii notariale în format electronic, în vederea digitalizării serviciilor notariale şi asigurării interoperabilităţii cu alte sisteme informaţionale de stat.

11. SI e-Notariat reprezintă o soluţie compatibilă cu platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud) şi este destinat furnizării eficiente către notari a platformelor informatice de nivel central şi a altor sisteme informaţionale relevante, în scopul realizării interoperabilităţii şi asigurării accesului imediat la date, contribuind astfel la digitizarea activităţii şi funcţiilor notariale.

12. Destinaţia SI e-Notariat constă în implementarea unei soluţii informatice interconectate cu toate sursele de date relevante externe, care vor furniza în regim automatizat datele necesare pentru susţinerea activităţii notarilor. De asemenea, SI e-Notariat urmează să asigure accesul la seturi de date pentru a fi consumate în regim automatizat de aplicaţii externe, în vederea prelucrării lor şi a furnizării de valoare adăugată.

13. Scopul SI e-Notariat constă în creşterea eficienţei serviciilor notariale prin automatizarea proceselor, reducerea timpului necesar pentru desfăşurarea tranzacţiilor şi eliminarea barierei geografice prin accesul online. Implementarea SI e-Notariat urmăreşte asigurarea notarilor cu o soluţie informatică scalabilă, configurabilă, conectată la resursele informaţionale de stat şi compatibilă cu ulterioarele dezvoltări şi integrări. Aceasta va facilita accesul instant la date prin interoperabilitatea cu resursele informaţionale de stat. Totodată, SI e-Notariat va oferi un model tehnologic de referinţă şi interfeţe program pentru facilitarea reutilizării ecosistemului guvernamental şi integrarea serviciilor electronice disponibile, care ar permite digitalizarea activităţii şi a serviciilor notariale.

14. În sensul prezentului Concept se utilizează următoarele noţiuni:

14.1. arhivare electronică securizată - ansamblu de măsuri tehnice prin care documentele şi jurnalele sunt păstrate pe termen lung, împreună cu metadatele şi semnăturile lor, astfel încât autenticitatea, integritatea şi lizibilitatea să fie garantate pe durata minimă prevăzută de lege;

14.2. identificare la distanţă - proces prin care, la întocmirea actelor notariale electronice prin comunicare la distanţă, notarul stabileşte identitatea participanţilor utilizând metodele de identificare la distanţă, stabilite de către Ministerul Justiţiei, în limitele normelor aprobate de Guvern (de exemplu, biometrie, video-KYC, certificat calificat), la un nivel de asigurare echivalent cu prezenţa fizică.

15. Obiectivele SI e-Notariat sunt următoarele:

15.1. simplificarea şi accelerarea proceselor notariale pentru a reduce timpul şi resursele implicate la elaborarea şi autentificarea documentelor;

15.2. asigurarea accesului la serviciile notariale într-un mod simplificat şi accesibil pentru publicul larg, inclusiv posibilitatea de a accesa serviciile online;

15.3. reutilizarea sistemelor informaţionale partajate şi a sistemelor informaţionale de stat pentru raţionalizarea procesului de prestare a serviciilor notariale şi digitalizarea proceselor de lucru interne ale notarilor;

15.4. adoptarea unor standarde comune pentru documentele electronice autentificate, facilitând interoperabilitatea dintre diferite sisteme şi instituţii;

15.5. reducerea costurilor operaţionale, sporirea calităţii mijloacelor de comunicare şi asigurarea accesului rapid la date prin elaborarea unei soluţii comune, partajabile între notari;

15.6. asigurarea scalabilităţii sistemului prin implementarea unei soluţii informatice configurabile, cu o arhitectură orientată pe servicii, care să permită actualizări ulterioare conform modelului de dezvoltare iterativă;

15.7. facilitarea accesului în timp real la datele din registrele de stat şi utilizarea tehnologiilor avansate pentru prevenirea şi detectarea tentativelor de fraudă în procesul de autentificare a documentelor;

15.8. implementarea unor măsuri de securitate adecvate pentru protejarea datelor sensibile şi confidenţiale, asigurând confidenţialitatea şi integritatea documentelor electronice autentificate.

16. Pentru asigurarea obiectivelor înaintate soluţiei informatice, la proiectarea, realizarea şi implementarea SI e-Notariat trebuie să se ţină cont de următoarele principii:

16.1. legalitate, care presupune crearea şi exploatarea SI e-Notariat în conformitate cu legislaţia naţională;

16.2. conformitatea prelucrării datelor cu caracter personal, prin care se înţelege că prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul SI e-Notariat se realizează în conformitate cu prevederile legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal, fiind asigurate mecanismele de realizare a drepturilor subiecţilor de date cu caracter personal la informare, de acces la date, de intervenţie asupra datelor cu caracter personal, dreptul de opoziţie etc.;

16.3. divizarea arhitecturii pe niveluri, care constă în proiectarea independentă a subsistemelor SI e-Notariat în conformitate cu standardele de interfaţă dintre niveluri;

16.4. arhitectură bazată pe servicii (SOA), care prevede distribuirea funcţionalităţii aplicaţiei în unităţi mai mici, distincte, numite servicii, ce pot fi distribuite într-o reţea şi pot fi utilizate împreună pentru a crea aplicaţii destinate implementării funcţiilor de business ale sistemului;

16.5. expansibilitate, care oferă posibilitatea lărgirii şi completării sistemului cu funcţii noi sau îmbunătăţirea celor existente;

16.6. scalabilitate, care presupune asigurarea unei performanţe constante a soluţiei informatice la creşterea volumului de date şi a numărului de solicitări;

16.7. compatibilitate, care constă în compatibilitatea SI e-Notariat cu sistemele informaţionale partajate existente la nivel naţional;

16.8. securitate prin design, care presupune proiectarea SI e-Notariat având în vedere riscurile de securitate a informaţiei ce pot afecta buna funcţionare a SI e-Notariat. Cerinţele legale aplicabile pentru implementarea mecanismelor de asigurare a securităţii informaţiei trebuie considerate la etapa de proiectare a SI e-Notariat şi implementate la etapa de dezvoltare a acestuia. SI e-Notariat va asigura accesarea controlată, transparentă şi responsabilă a datelor;

16.9. date sigure, care prezumă introducerea datelor în sistem exclusiv prin canalele autorizate şi autentificate;

16.10. simplitatea şi comoditatea utilizării, care presupune proiectarea şi realizarea tuturor aplicaţiilor, a mijloacelor tehnice şi de program accesibile utilizatorilor SI e-Notariat, bazate pe principii exclusiv vizuale, ergonomice şi logice de concepţie;

16.11. îndrumarea procesului de utilizare, care garantează accesul operativ la informaţie al utilizatorului, în limitele competenţelor stabilite prin actele normative şi ale nivelului de acces;

16.12. implementarea unei soluţii client-server "Web based", care prevede asigurarea accesului la interfaţă şi la date exclusiv prin autentificare autorizată.

17. Implementarea SI e-Notariat va furniza notarilor un instrument eficient, ca punct unic de intrare şi de acces la serviciile electronice dedicate activităţii notariale şi la resursele informaţionale de stat. Sarcinile principale ale SI e-Notariat sunt următoarele:

17.1. implementarea unei soluţii tehnologice compatibile cu platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud), care să asigure acces centralizat pentru notari la resursele informaţionale de stat; asigurarea unei interfeţe pentru accesarea de către utilizatori a sistemelor şi serviciilor electronice disponibile pentru notari;

17.2. implementarea unor protocoale şi standarde de securitate pentru schimbul sigur de date între SI e-Notariat şi alte sisteme informaţionale, inclusiv criptarea datelor transmise;

17.3. dezvoltarea unor interfeţe de programare a aplicaţiilor (API-uri) pentru a permite integrarea SI e-Notariat în alte sisteme informaţionale relevante;

17.4. utilizarea serviciilor web pentru a facilita comunicarea şi schimbul de informaţii între diferite componente ale sistemului e-Notariat şi alte aplicaţii sau servicii;

17.5. implementarea unor mecanisme de verificare robuste pentru a confirma identitatea părţilor implicate în procesul notarial, inclusiv utilizarea datelor biometrice şi a altor tehnologii de securitate;

17.6. integrarea funcţionalităţilor de semnătură electronică calificată, în conformitate cu standardele de securitate şi juridice, pentru validarea semnăturilor electronice calificate ale părţilor implicate în tranzacţiile notariale;

17.7. facilitarea colaborării între notari prin crearea unor instrumente electronice care să permită interacţiunea şi colaborarea securizată a acestora, inclusiv transferul securizat de informaţii în cadrul proceselor notariale;

17.8. furnizarea de notificări şi alerte automate pentru a informa părţile implicate în procesul notarial despre etapele importante ale procedurii sau despre orice problemă care necesită atenţie;

17.9. implementarea unui sistem eficient pentru calcularea şi gestionarea taxelor notariale şi a taxei de stat, cu informarea organelor competente despre calcularea şi achitarea taxei de stat prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), precum şi facilitarea plăţilor online, în conformitate cu cadrul normativ aplicabil;

17.10. dezvoltarea facilităţilor de configurare a drepturilor de acces la date şi de înregistrare a datelor în resursele informaţionale de stat şi în alte soluţii informatice;

17.11. stocarea sigură şi accesibilă a documentelor electronice autentificate pentru o perioadă legală, respectând normele de păstrare a documentelor întocmite pe suport de hârtie;

17.12. asigurarea unui nivel înalt de securitate pentru informaţiile stocate şi transferate în cadrul SI e-Notariat, inclusiv criptarea datelor şi implementarea măsurilor de protecţie împotriva accesului neautorizat.

Capitolul III

CADRUL NORMATIV AL SI e-NOTARIAT

18. Cadrul normativ pentru instituirea SI e-Notariat este constituit din următoarele actele:

18.1. Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat;

18.2. Legea nr.71/2007 cu privire la registre;

18.3. Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;

18.4. Legea nr.69/2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor;

18.5. Legea nr.142/2018 cu privire la schimbul de date şi interoperabilitate;

18.6. Legea nr.246/2018 privind procedura notarială;

18.7. Legea nr.124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere;

18.8. Hotărârea Guvernului nr.562/2006 cu privire la crearea sistemelor şi resurselor informaţionale automatizate de stat;

18.9. Hotărârea Guvernului nr.1090/2013 privind serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

18.10. Hotărârea Guvernului nr.128/2014 privind platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud);

18.11. Hotărârea Guvernului nr.405/2014 privind serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign);

18.12. Hotărârea Guvernului nr.708/2014 privind serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog);

18.13. Hotărârea Guvernului nr.201/2017 privind aprobarea Cerinţelor minime obligatorii de securitate cibernetică;

18.14. Hotărârea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor informaţionale de stat;

18.15. Hotărârea Guvernului nr.211/2019 privind platforma de interoperabilitate (MConnect);

18.16. Regulamentul privind modul de ţinere a Registrului împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.375/2020;

18.17. Regulamentul privind modul de funcţionare şi utilizare a serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify), aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.376/2020;

18.18. Hotărârea Guvernului nr.712/2020 cu privire la serviciul guvernamental de plăti electronice (MPay);

18.19. Regulamentul privind modul de ţinere a Registrului format de Sistemul informaţional "Catalogul semantic", aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.323/2021;

18.20. Hotărârea Guvernului nr.650/2023 cu privire la aprobarea Strategiei de transformare digitală a Republicii Moldova pentru anii 2023-2030;

18.21. Hotărârea Guvernului nr.5/2024 cu privire la aplicaţia guvernamentală integrată a serviciilor electronice EVO;

18.22. Hotărârea Guvernului nr.74/2024 cu privire la serviciul guvernamental de identificare a persoanei de la distanţă;

18.23. Hotărârea Guvernului nr.305/2024 cu privire la platforma de găzduire şi partajare a documentelor (MDocs);

18.24. Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.78/2006 cu privire la aprobarea reglementării tehnice "Procesele ciclului de viaţă al software-ului" RT 38370656-002:2006.

Capitolul IV

SPAŢIUL FUNCŢIONAL AL SI e-NOTARIAT

19. Domeniul de activitate al notarilor este unul vast, iar prezentul Concept stabileşte mecanismele de bază (figura nr.1), prin care se asigură digitalizarea serviciilor notariale, automatizarea schimbului de date şi reutilizarea eficientă a sistemelor informaţionale partajate, pentru a simplifica procesul de autentificare şi pentru a face serviciile notariale mai accesibile şi mai convenabile. Pentru asigurarea spaţiului funcţional, SI e-Notariat va oferi instrumente tehnologice de integrare a soluţiilor informatice existente, inclusiv a celor care urmează a fi dezvoltate ulterior, în vederea extinderii utilizării acestora la nivelul tuturor notarilor din Republica Moldova. Nivelul de cooperare a resurselor informaţionale ale SI e-Notariat (atât interogate din surse externe, cât şi locale) va îndeplini funcţia de suport pentru realizarea activităţii notariale prin instrumentele puse la dispoziţie de aplicaţiile implementate în interfaţa utilizator a SI e-Notariat.

Figura 1. Viziunea asupra SI e-Notariat

20. SI e-Notariat trebuie să asigure realizarea funcţiilor de bază ale unui sistem informaţional, precum şi a funcţiilor specifice care rezultă din destinaţia sa. Aceasta cuprinde toate aspectele şi capacităţile puse la dispoziţie notarilor, clienţilor şi altor părţi interesate implicate în procesul de autentificare notarială. Următoarele contururi funcţionale de bază urmează a fi implementate în SI e-Notariat:

20.1. gestionarea resurselor informaţionale prin intermediul interfeţei utilizator a SI e-Notariat – reprezintă principala componentă funcţională a SI e-Notariat, prin intermediul căreia utilizatorii lansează aplicaţiile implementate în sistem pentru a obţine acces şi a gestiona resursele informaţionale disponibile. Această componentă va furniza instrumentele necesare pentru:

20.1.1. căutarea şi vizualizarea datelor relevante, în funcţie de necesităţile utilizatorilor, din conţinutul integral al colecţiei de date a SI e-Notariat, pe baza unei interogări definite de către utilizator. În funcţie de interogare, SI e-Notariat va încărca datele din bazele de date locale şi va realiza interpelările necesare pentru a prelua date din sistemele informaţionale externe;

20.1.2. gestionarea înregistrărilor în registre – reprezintă setul de funcţionalităţi implementate în aplicaţiile sistemului şi disponibile utilizatorilor, în funcţie de drepturile de acces ale acestora. După accesarea resurselor informaţionale, utilizatorii SI e-Notariat vor putea realiza acţiuni de creare, de modificare sau de suprimare a înregistrărilor. La necesitate, aceştia vor putea lansa interogări pentru a obţine detalii suplimentare despre unele obiecte informaţionale. Gestionarea datelor se va realiza în conformitate cu operaţiunile permise asupra resurselor informaţionale. Astfel, unele resurse vor admite doar operaţiuni de accesare a datelor pentru citire, iar altele vor permite operaţiuni de modificare, inclusiv de creare sau de suprimare a datelor;

20.2. automatizarea procesului de înregistrare şi acces la sistemele informaţionale – această componentă funcţională constă în capabilitatea SI e-Notariat de a obţine acces la interfaţa de utilizator a unor sisteme informaţionale în baza unui set de atribute de identificare şi a criteriilor de acces la date. Prin intermediul acestei funcţionalităţi, SI e-Notariat permite utilizatorilor să acceseze diverse sisteme informaţionale/servicii electronice fără necesitatea autentificării suplimentare. Autentificarea şi controlul accesului utilizatorilor în SI e-Notariat se va realiza prin intermediul serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

20.3. programarea online la serviciile notariale – reprezintă componenta funcţională destinată atât notarilor, cât şi clienţilor acestora, oferind un calendar interactiv pentru gestionarea programărilor în timp real. Această soluţie de programare personalizată permite selectarea tipului specific de serviciu notarial solicitat şi va include un instrument de notificare/avertizare pentru reamintirea programărilor viitoare, precum şi pentru confirmarea sau reprogramarea acestora, în caz de necesitate;

20.4. verificarea online a identităţii părţilor implicate în tranzacţiile notariale, prin utilizarea metodelor de identificare la distanţă recunoscute la nivel naţional, care oferă un nivel de asigurare echivalent cu prezenţa fizică, conform art.12 alin.(5) din Legea nr.246/2018 privind procedura notarială. Aceste metode pot include, în funcţie de reglementările aplicabile, utilizarea certificatelor calificate emise de către prestatori de servicii de încredere calificaţi, elemente biometrice (de exemplu, recunoaştere facială cu verificarea vitalităţii), coduri, parole de unică folosinţă sau alte mijloace stabilite prin ordin al ministrului justiţiei;

20.5. gestionarea documentelor notariale – această componentă funcţională se concentrează pe optimizarea proceselor aferente documentelor notariale, asigurând tratarea lor eficientă şi conformă cu normele legale, şi include, cel puţin, următoarele activităţi:

20.5.1. crearea documentelor electronice utilizând instrumente de redactare şi şabloane predefinite;

20.5.2. colaborarea online, care permite notarilor şi clienţilor să colaboreze online asupra documentelor notariale într-un mediu digital securizat, facilitând procesul de revizuire, de semnare şi de validare;

20.5.3. înregistrarea eficientă a documentelor, cu introducerea completă şi corectă a informaţiilor, asigurând acurateţea completării datelor în documentele notariale şi contribuind la consistenţa datelor;

20.5.4. stocarea securizată a documentelor, prin utilizarea unor tehnologii de securitate avansate, pentru protejarea integrităţii şi confidenţialităţii informaţiilor;

20.5.5. semnarea şi autentificarea electronică a documentelor, oferind posibilitatea utilizării semnăturilor electronice calificate de către notari şi părţile implicate;

20.5.6. automatizarea arhivării documentelor într-un sistem organizat, permiţând notarilor să acceseze rapid şi să gestioneze istoricul documentelor;

20.5.7. căutarea şi recuperarea documentelor, oferind notarilor posibilitatea de a identifica şi accesa rapid documentele înregistrate anterior, simplificând procesul de recuperare şi referire la informaţiile anterioare;

20.6. automatizarea notificărilor - reprezintă componenta funcţională care permite informarea electronică a părţilor interesate privind statutul actelor aflate în procesul notarial, programările, semnăturile sau alte evenimente relevante;

20.7. facilitarea procesului de plată online - această componentă funcţională integrează opţiunile de plată online pentru serviciile notariale şi pentru taxele de stat;

20.8. elaborarea statisticilor notariale - această componentă funcţională asigură automatizarea procesului de colectare a datelor referitoare la activităţile notariale şi oferă opţiuni personalizate pentru generarea rapoartelor statistice, pe baza unor criterii precum perioada, tipul tranzacţiilor sau alte filtre relevante.

21. SI e-Notariat trebuie să implementeze următoarele funcţionalităţi de sistem:

21.1. schimbul de date cu sistemele informaţionale externe – realizat prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), precum şi prin integrarea sistemelor informaţionale partajate (MPass, MSign, MLog, MNotify, MPower, MPay etc.);

21.2. executarea procedurilor automatizate – funcţionalităţi de declanşare şi de funcţionare în regim automatizat a unui şir de funcţionalităţi ale SI e-Notariat, în vederea utilizării raţionale a resurselor tehnologiilor informaţionale necesare pentru găzduirea sistemului pe platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud), a lansării serviciilor specifice funcţionării acestuia şi a furnizării, la momentul oportun, a datelor pentru utilizatori;

21.3. administrarea sistemului;

21.4. asigurarea integrităţii logice a SI e-Notariat;

21.5. asigurarea securităţii şi protecţiei informaţiei în cadrul SI e-Notariat;

21.6. gestionarea cópiilor de rezervă;

21.7. jurnalizarea evenimentelor de sistem;

21.8. monitorizarea performanţei SI e-Notariat;

21.9. furnizarea suportului tehnic şi realizarea mentenanţei.

22. Contururile funcţionale de bază ale SI e-Notariat reprezintă principalele domenii de funcţionalitate ale sistemului, organizate în funcţie de obiectivele şi procesele notariale deservite. Aceste contururi includ:

22.1. conturul de autentificare şi identificare – cuprinde funcţionalităţile legate de autentificarea utilizatorilor, de verificarea identităţii la distanţă şi de gestionarea drepturilor de acces;

22.2. conturul de gestionare a documentelor notariale – include funcţiile de creare, de semnare, de colaborare, de stocare şi de arhivare a documentelor;

22.3. conturul de interacţiune cu beneficiarii – cuprinde funcţionalităţi de programare online, notificările şi accesul utilizatorilor la documente;

22.4. conturul de interoperabilitate – asigură schimbul de date cu alte sisteme informaţionale prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect);

22.5. conturul de administrare şi mentenanţă – include funcţiile de administrare tehnică, de monitorizare, de jurnalizare şi de suport.

23. Interfaţa utilizator a SI e-Notariat:

23.1. va oferi o interfaţă ergonomică, intuitivă şi accesibilă tuturor categoriilor de utilizatori. Aceasta va avea un design grafic, echilibrat, distinct şi adaptabil pentru majoritatea dispozitivelor utilizate (calculator desktop, notebook, tabletă, smartphone);

23.2. va furniza o interfaţă bilingvă, disponibilă în limbile română (implicită) şi rusă. Pentru facilitarea utilizatorilor, soluţia informatică va include un sistem de ajutor contextual on-line (obligatoriu disponibil în limba română), accesibil la nivelul fiecărei interfeţe utilizator;

23.3. va furniza o interfaţă personalizată fiecărei categorii de utilizatori şi aplicaţii în funcţie de categoriile utilizatorilor (drepturile şi rolurile acestora).

Capitolul V

STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ A SI e-NOTARIAT

24. Funcţiile de bază privind formarea şi exploatarea SI e-Notariat sunt divizate între:

24.1. proprietarul sistemului;

24.2. posesorul sistemului;

24.3. deţinătorul sistemului;

24.4. utilizatorii sistemului;

24.5. administratorul tehnic al sistemului.

25. Proprietarul SI e-Notariat este statul.

26. Posesorul SI e-Notariat este Ministerul Justiţiei, care va asigura condiţiile juridice, financiare şi organizatorice pentru crearea, administrarea, mentenanţa şi dezvoltarea sistemului.

27. Deţinătorul SI e-Notariat este Agenţia Digitalizare în Justiţie şi Administrare Judecătorească.

28. Utilizatorii SI e-Notariat sunt:

28.1. notarii;

28.2. persoanele care asigură activitatea notarilor, cu excepţia personalului tehnic;

28.3. beneficiarii serviciilor notariale.

Nivelul de acces al utilizatorilor este diferenţiat în funcţie de atribuţiile, responsabilităţile şi drepturile de acces la date.

29. Administratorul tehnic al SI e-Notariat este Instituţia Publică Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică, care îşi exercită atribuţiile în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor informaţionale de stat.

Capitolul VI

DOCUMENTELE SI e-NOTARIAT

30. Documentele de bază ale SI e-Notariat se clasifică după cum urmează:

30.1. documente de intrare;

30.2. documente de ieşire;

30.3. documente tehnologice.

31. Documentele de intrare reprezintă actele şi informaţiile provenite de la cetăţeni, instituţii sau din alte sisteme informatice guvernamentale, care servesc drept temei pentru iniţierea şi desfăşurarea procedurilor notariale în sistem şi includ următoarele:

31.1. acte de identitate ale persoanelor fizice (cărţi de identitate, cărţi de rezidenţă, buletine de identitate, permise de şedere, paşapoarte, documente de călătorie etc.);

31.2. acte de înregistrare ale persoanelor juridice;

31.3. extrase/informaţii din Registrul bunurilor imobile;

31.4. extrase/informaţii din Registrul de stat al populaţiei;

31.5. extrase/informaţii de stare civilă;

31.6. documente justificative prezentate de beneficiarii serviciilor notariale (procură, contracte, declaraţii, acte juridice etc.);

31.7. cereri de solicitare a serviciilor notariale;

31.8. alte documente relevante procedurilor notariale.

32. Documentele de ieşire sunt documente generate ca urmare a funcţionării SI e-Notariat, cu valoare juridică, destinate beneficiarilor serviciilor notariale sau altor entităţi şi includ următoarele:

32.1. acte notariale autentificate (contracte, testamente, declaraţii, procuri etc.);

32.2. copii legalizate ale documentelor;

32.3. extrase şi certificate privind actele notariale înregistrate;

32.4. rapoarte statistice privind activitatea notarială;

32.5. notificări către părţi şi confirmări electronice privind finalizarea procedurilor notariale.

33. Documentele tehnologice sunt documente utilizate pentru gestionarea proceselor interne, asigurarea trasabilităţii operaţiunilor şi arhivarea activităţilor desfăşurate în cadrul SI e-Notariat şi includ următoarele:

33.1. procese-verbale electronice;

33.2. registre de evidenţă electronice;

33.3. fişe de control şi audit;

33.4. jurnal al operaţiunilor în sistem;

33.5. modele de formulare;

33.6. rapoarte şi statistici agregate privind utilizarea sistemului.

Capitolul VII

SPAŢIUL INFORMAŢIONAL AL SI e-NOTARIAT

34. Spaţiul informaţional al SI e-Notariat este format din totalitatea resurselor informaţionale aferente atribuţiilor notarilor. Aceste resurse pot fi atât locale (gestionate şi stocate în baza de date a SI e-Notariat), cât şi externe (interpelate din sisteme informaţionale externe, pentru a fi gestionate local şi, după caz, actualizate în resursele externe).

35. Ţinând cont de scopul şi de obiectivele SI e-Notariat, au fost identificate obiectele informaţionale relevante pentru structura funcţională şi tehnologică a sistemului. Obiectele informaţionale-cheie destinate realizării obiectivelor SI e-Notariat sunt:

35.1. utilizator al SI e-Notariat – notarul, persoanele care asigură activitatea notarilor, cu excepţia personalului tehnic, precum şi beneficiarul serviciilor notariale;

35.2. programare la serviciile notariale - informaţii privind programările online la serviciile notariale, inclusiv detalii despre data şi ora programării;

35.3. document electronic - actele notariale, contractele şi alte fişiere asociate tranzacţiilor juridice în format electronic;

35.4. resursă locală – categoria de obiecte informaţionale ale SI e-Notariat, prestabilite sau definite la necesitate de către posesorul sistemului şi stocate în baza de date locală, formate din totalitatea atributelor asupra cărora utilizatorii pot efectua operaţiuni de citire, modificare sau suprimare;

35.5. notificare – obiect informaţional utilizat pentru notificarea, cu sau fără confirmare, a părţilor implicate în tranzacţiile notariale;

35.6. statistică notarială - date şi informaţii referitoare la volumul de lucru, tipurile de tranzacţii şi alte statistici relevante pentru activitatea notarială, utilizate pentru analiza şi optimizarea proceselor;

35.7. înregistrare de jurnalizare – obiect informaţional destinat auditului informatic şi implementării politicii de asigurare a securităţii informaţionale. Orice modificare a datelor (creare, modificare, ştergere, schimbare de statut etc.) trebuie să fie înregistrată într-un registru special (fişiere log), indicând momentul de timp şi utilizatorul care a efectuat modificarea.

36. Identificarea obiectelor informaţionale în cadrul SI e-Notariat se efectuează prin utilizarea, pentru fiecare dintre ele, a unui cod de identificare unic, inclusiv a celui atribuit la formarea/înregistrarea primară a obiectului informaţional în cadrul stocului de date al SI e-Notariat sau în cadrul altor sisteme informaţionale furnizoare de date în scopul prestării serviciilor notariale.

37. Obiectele informaţionale împrumutate (de tip "persoană fizică" şi "persoană juridică") sunt înregistrate şi identificate iniţial în alte sisteme, respectiv în Registrul de stat al populaţiei şi în Registrul de stat al unităţilor de drept. În cadrul SI e-Notariat, pentru aceste obiecte se menţin exclusiv numerele de identificare de stat (IDNP sau IDNO), modificarea acestora nefiind permisă. Toate datele suplimentare necesare pot fi accesate din Registrul de stat al populaţiei sau din Registrul de stat al unităţilor de drept, iar în caz de necesitate, pot fi completate sau accesate din alte sisteme informaţionale de stat.

38. Scenariile comportamentului fiecărui obiect informaţional gestionat în cadrul SI e-Notariat reprezintă lista evenimentelor asociate acestora, după cum urmează:

38.1. obiectul informaţional "utilizator al SI e-Notariat":

38.1.1. luarea în evidenţă se realizează la prima autentificare a utilizatorului în sistem;

38.1.2. actualizarea datelor se face automat din sursele oficiale (de exemplu, din Registrul de stat al populaţiei) sau de către utilizator, în limitele rolului atribuit, în cazul modificării datelor de contact, a rolului sau a statutului;

38.1.3. scoaterea din evidenţă are loc în caz de retragere a accesului (de exemplu, la încetarea activităţii notarului) şi este efectuată de către administratorul sistemului;

38.2. obiectul informaţional "programare la serviciile notariale":

38.2.1. luarea în evidenţă se efectuează la înregistrarea unei cereri de programare prin interfaţa SI e-Notariat de către beneficiar sau notar;

38.2.2. actualizarea datelor are loc în cazul reprogramării, al confirmării sau al modificării serviciului solicitat;

38.2.3. scoaterea din evidenţă se realizează automat sau manual după prestarea serviciului, anularea sau expirarea programării;

38.3. obiectul informaţional "document electronic":

38.3.1. luarea în evidenţă se face la crearea documentului în sistem de către notar sau prin importarea unui fişier în cadrul unei proceduri notariale;

38.3.2. actualizarea datelor include modificări sau completări efectuate în stadiul de redactare, până la semnare;

38.3.3. scoaterea din evidenţă intervine la arhivarea documentului finalizat sau la invalidarea unui document;

38.4. obiectul informaţional "resursă locală":

38.4.1. luarea în evidenţă se realizează de către administratorii de sistem sau de către utilizatorii autorizaţi, la definirea unei resurse sau la introducerea unui conţinut nou;

38.4.2. actualizarea datelor are loc la modificarea conţinutului sau a drepturilor de acces asociate resursei;

38.4.3. scoaterea din evidenţă se face prin ştergere logică (marcare ca inactivă) sau fizică, în conformitate cu politica de gestionare a datelor;

38.5. obiectul informaţional "notificare":

38.5.1. luarea în evidenţă se face automat de către sistem, la generarea unei notificări privind un eveniment (programare, semnare etc.);

38.5.2. actualizarea datelor este posibilă doar până la transmiterea notificării (de exemplu, modificarea conţinutului sau a destinatarului);

38.5.3. scoaterea din evidenţă se realizează automat după expirarea termenului de păstrare, arhivare sau confirmarea recepţionării;

38.6. obiectul informaţional "statistică notarială":

38.6.1. luarea în evidenţă se efectuează automat, prin agregarea datelor din sistem, conform unor criterii definite (de exemplu, lunar, trimestrial);

38.6.2. actualizarea datelor se face prin regenerarea raportului în cazul în care se constată erori sau se modifică sursele de date;

38.6.3. scoaterea din evidenţă are loc după expirarea termenului de păstrare a datelor statistice operaţionale, conform politicii de arhivare;

38.7. obiectul informaţional "înregistrare de jurnalizare":

38.7.1. luarea în evidenţă se efectuează automat, pentru fiecare acţiune relevantă realizată în sistem de către orice utilizator, fără intervenţie manuală;

38.7.2. actualizarea datelor nu este permisă, însă obiectul poate fi extins cu noi evenimente;

38.7.3. scoaterea din evidenţă se face prin arhivare automată după expirarea termenului de păstrare stabilit prin politicile de securitate şi audit.

39. Datele (atributele) obiectelor informaţionale cuprinse în sistem şi care le caracterizează sunt:

39.1. date despre "utilizator al SI e-Notariat":

39.1.1. numele şi prenumele;

39.1.2. IDNP/IDNO;

39.1.3. calitatea utilizatorului (notar, persoana care asigură activitatea notarului, beneficiar al serviciilor notariale);

39.1.4. date de contact (adresa de e-mail, numărul de telefon);

39.1.5. rolurile şi drepturile de acces în sistem;

39.1.6. data înregistrării în sistem;

39.1.7. statutul contului (activ, suspendat, radiat);

39.2. date despre "programare la serviciile notariale":

39.2.1. ID-ul programării;

39.2.2. IDNP/IDNO-ul beneficiarului;

39.2.3. numele şi prenumele beneficiarului;

39.2.4. serviciul solicitat;

39.2.5. data şi ora programării;

39.2.6. numele notarului;

39.2.7. statutul programării (planificată, confirmată, anulată, efectuată);

39.2.8. data creării/modificării programării;

39.3. date despre "document electronic":

39.3.1. ID-ul documentului;

39.3.2. tipul documentului (contract, procură, declaraţie etc.);

39.3.3. părţile implicate (numele şi prenumele/denumirea, IDNP/IDNO);

39.3.4. data creării documentului;

39.3.5. statutul documentului (redactare, semnat, autentificat, arhivat);

39.3.6. numele notarului;

39.3.7. versiuni/modificări;

39.3.8. fişiere ataşate (anexe, copii etc.);

39.4. date despre "resursă locală":

39.4.1. ID-ul resursei;

39.4.2. tipul resursei (şablon, formular, nomenclator);

39.4.3. titlul/descripţia resursei;

39.4.4. data creării/modificării;

39.4.5. autorul/administratorul resursei;

39.4.6. statutul (activ/inactiv);

39.4.7. drepturile de acces (public, restrictiv, doar notar);

39.5. date despre "notificare":

39.5.1. ID-ul notificării;

39.5.2. tipul notificării (programare, semnare etc.);

39.5.3. destinatarul (numele şi prenumele, IDNP);

39.5.4. data şi ora emiterii;

39.5.5. canalul utilizat (e-mail, SMS, interfaţă sistemului etc.);

39.5.6. confirmarea recepţiei (da/nu, data confirmării);

39.5.7. mesajul notificării (conţinut);

39.5.8. statutul notificării (transmis, eşuat, confirmat);

39.6. date despre "statistică notarială":

39.6.1. perioada de referinţă;

39.6.2. numele notarului;

39.6.3. numărul total de acte notariale autentificate;

39.6.4. tipurile de acte redactate (procuri, contracte etc.);

39.6.5. numărul programărilor onorate;

39.6.6. timpul mediu de procesare;

39.6.7. alţi indicatori relevanţi;

39.7. date despre "înregistrare de jurnalizare":

39.7.1. ID-ul înregistrării;

39.7.2. data şi ora evenimentului;

39.7.3. utilizatorul (numele şi prenumele/denumirea, IDNP/IDNO);

39.7.4. tipul acţiunii (creare, modificare, ştergere, acces);

39.7.5. obiectul acţiunii (document, programare, fişier);

39.7.6. rezultatul acţiunii (succes, eroare);

39.7.7. alte mesaje tehnice asociate.

40. Fluxul de date aferent mecanismului de interoperabilitate al SI e-Notariat este prezentat în figura 2. Acesta cuprinde procesele de interpelare a datelor din surse externe, combinarea lor şi formarea obiectelor informaţionale specifice SI e-Notariat, precum şi procesul de gestiune a resurselor acestuia prin intermediul interfeţei utilizator sau prin furnizarea lor către sisteme informaţionale externe prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect). SI e-Notariat va recepţiona/actualiza datele necesare din surse oficiale exclusiv prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect).

41. Indiferent de sursa utilizată, toate datele interpelate din exterior vor fi supuse unui proces de cartografiere la obiecte informaţionale specifice SI e-Notariat şi, în caz de necesitate, vor fi combinate date din surse diferite. De asemenea, structurile de date recepţionate vor fi adaptate în conformitate cu schema relaţională a bazei de date a SI e-Notariat pentru a facilita gestiunea datelor în cadrul interfeţei utilizator a SI e-Notariat. În urma procesului de extragere-transformare, obiectele informaţionale vor fi stocate, după caz, temporar sau permanent, în baza de date a SI e-Notariat.

42. Structurile de date utilizate de SI e-Notariat vor fi formate din următoarele tipuri de date:

42.1. clasificatoare şi nomenclatoare;

42.2. tabele de corespondenţă utilizate de mecanismul de adaptare a structurilor de date furnizate de sistemele informaţionale externe la structurile obiectelor informaţionale gestionate de SI e-Notariat;

42.3. registre locale;

42.4. structuri de date recepţionate din surse externe.

43. Conform diagramei fluxului de date din figura 2, SI e-Notariat va permite utilizarea datelor din stocul de date al sistemului prin intermediul funcţionalităţilor furnizate de interfaţa utilizator şi accesibile utilizatorilor. Interfaţa utilizator a SI e-Notariat va furniza mai multe aplicaţii specifice, prin intermediul cărora utilizatorii vor avea acces la instrumentele de gestiune a datelor (citire, actualizare, creare şi suprimare). La actualizarea datelor, în funcţie de resursa accesată, SI e-Notariat va interpela interfeţele specifice pentru a actualiza datele în sistemele informaţionale externe şi/sau le va salva în stocul de date local.

Figura 2. Fluxurile de date în cadrul spaţiului funcţional al SI e-Notariat

44. Integrarea SI e-Notariat în alte resurse şi sisteme informaţionale de stat se va realiza conform modelului prezentat în figura 3. Pentru preluarea datelor relevante, SI e-Notariat interacţionează, prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), cu următoarele resurse şi sisteme informaţionale de stat:

44.1. Registrul de stat al unităţilor de drept – pentru obţinerea datelor referitoare la unităţile de drept;

44.2. Registrul de stat al populaţiei - pentru obţinerea datelor privind persoanele fizice;

44.3. Sistemul informaţional "Cadastrul bunurilor imobile" – pentru obţinerea datelor referitoare la bunurile imobile;

44.4. Registrul fiscal de stat – pentru obţinerea datelor privind lipsa sau existenţa restanţelor faţă de bugetul public naţional, precum şi referitoare la persoanele juridice inactive şi pasive;

44.5. platforma de interoperabilitate (MConnect) - pentru schimbul de date cu alte sisteme informaţionale şi registre;

44.6. serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) - pentru autentificarea şi controlul accesului în cadrul sistemului;

44.7. serviciul guvernamental de plăţi electronice (MPay) - pentru achitarea şi încasarea plăţilor efectuate de persoanele fizice şi juridice în procesul prestării serviciilor notariale;

44.8. serviciul guvernamental de notificare electronică (MNotify) - pentru notificarea utilizatorilor;

44.9. serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) - pentru asigurarea evidenţei operaţiunilor (evenimentelor) produse în sistem;

44.10. alte sisteme informaţionale care vor implementa interfeţe program necesare pentru realizarea comunicării şi a schimbului de date cu SI e-Notariat, în vederea asigurării interacţiunii dintre notari şi clienţi.

45. În scopul asigurării interoperabilităţii şi a schimbului de date cu alte sisteme şi resurse informaţionale de stat, Agenţia Digitalizare în Justiţie şi Administrare Judecătorească înregistrează activele semantice utilizate în Sistemul informaţional "Catalogul semantic".

Figura 3. Model de integrare a SI e-Notariat în resurse externe

Capitolul VIII

SPAŢIUL TEHNOLOGIC AL SI e-NOTARIAT

46. SI e-Notariat oferă un mecanism de interoperabilitate, deoarece reprezintă un sistem care urmează să se integreze şi să efectueze schimb reciproc de date atât între componentele interne ale portalului, cât şi cu sistemele informaţionale partajate, cu sistemele informaţionale ale altor autorităţi publice sau ale instituţiilor private.

47. SI e-Notariat va fi dezvoltat gradual, în baza unui plan strategic aprobat de către Ministerul Justiţiei, în cooperare cu Camera Notarială. Din punct de vedere funcţional, având în vedere spectrul extins al competenţelor şi atribuţiilor notarilor, dezvoltarea SI e-Notariat se va realiza etapizat.

48. Din punct de vedere tehnologic, se va dezvolta o soluţie fiabilă şi scalabilă atât în cazul creşterii numărului de utilizatori concurenţi, cât şi în cazul creşterii volumului de date gestionată de aceasta.

49. La dezvoltarea SI e-Notariat se va aplica arhitectura multinivel, având cel puţin următoarele niveluri: baza de date, logica de aplicaţie şi interfaţa cu utilizatorul.

50. Spaţiul informaţional al SI e-Notariat va utiliza standarde deschise şi va fi compatibil atât cu sistemele care utilizează standarde nonproprietare, cât şi cu standardele deja existente.

51. SI e-Notariat urmează să utilizeze o platformă de găzduire bazată pe tehnologii de tip container, ceea ce presupune utilizarea raţională a resurselor. SI e-Notariat va fi găzduit pe platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud).

52. Arhitectura SI e-Notariat constă din următoarele noduri distincte:

52.1. sistemele informaţionale partajate: MConnect, MPass, MSign, Mpay, MNotify, MLog, MPower etc.;

52.2. infrastructura de tehnologii informaţionale şi comunicaţii (în continuare - TIC) a Ministerului Justiţiei, care include Registrul garanţiilor reale mobiliare, Registrul dosarelor succesorale şi testamentelor etc.;

52.3. infrastructura TIC a Camerei Notariale din Republica Moldova, care poate include anumite servicii electronice utilizate de către notari şi care urmează să fie integrate cu SI e-Notariat;

52.4. infrastructura TIC a Agenţiei Servicii Publice, care include Registrul de stat al unităţilor de drept, Registrul de stat al populaţiei etc.;

52.5. infrastructura TIC a Instituţiei Publice Cadastrul Bunurilor Imobile, care include Sistemul informaţional "Cadastrul bunurilor imobile" etc.;

52.6. infrastructura TIC a organizaţiilor sectoriale, care poate include sisteme informaţionale ce vor face schimb de date cu SI e-Notariat.

53. În sens larg, SI e-Notariat nu reprezintă doar o soluţie informatică monolită, ci şi un sistem integrat, format din mai multe aplicaţii destinate digitalizării activităţilor specifice diverselor servicii notariale.

54. Interfeţele de utilizare ale SI e-Notariat urmează să fie implementate folosind tehnologii progresive pentru aplicaţii web şi vor fi funcţionale inclusiv pe dispozitive mobile.

55. Componentele principale ale SI e-Notariat sunt interdependente, realizează schimb reciproc de date şi sunt grupate în următoarele module:

55.1. interfaţa utilizator - totalitate a funcţionalităţilor pentru asigurarea accesului la resursele gestionate de SI e-Notariat şi la sistemele informaţionale de stat. Aceasta include următoarele contururi funcţionale: gestiunea resurse, accesarea serviciilor externe, facilităţile de administrare şi configurarea SI e-Notariat;

55.2. nivel de procesare a datelor - set de funcţionalităţi pentru asigurarea îndeplinirii funcţiilor SI e-Notariat. Acest nivel este format din totalitatea resurselor informaţionale locale sau recepţionate de la sisteme externe şi adaptate la necesitate;

55.3. stoc de date - totalitate a funcţionalităţilor pentru asigurarea stocării permanente sau temporare a datelor în baza de date a SI e-Notariat. În această componentă vor fi stocate şi fişierele sub formă de documente, imagini şi alte formate utilizate de către notari.

Capitolul IX

ASIGURAREA SECURITĂŢII INFORMAŢIONALE

A SI e-NOTARIAT

56. Securitatea informaţională presupune protecţia SI e-Notariat, la toate etapele proceselor de creare, procesare, stocare şi transmitere a datelor, împotriva acţiunilor accidentale sau intenţionate, cu caracter artificial sau natural, care pot cauza prejudicii posesorului şi utilizatorilor resurselor informaţionale şi infrastructurii informaţionale.

57. Asigurarea securităţii informaţionale se realizează în conformitate cu Cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.201/2017. Personalul implicat în utilizarea şi administrarea SI e-Notariat va fi instruit în ceea ce priveşte riscurile de securitate la care poate fi expus.

58. SI e-Notariat asigură următoarele obiective de securitate:

58.1. autentificarea – garantează că zonele restricţionate ale SI e-Notariat sunt accesibile exclusiv utilizatorilor cu identitate verificată;

58.2. autorizarea – garantează că utilizatorii autentificaţi pot accesa doar serviciile şi datele care corespund drepturilor de acces atribuite;

58.3. confidenţialitatea – garantează că datele înregistrate în SI e-Notariat nu pot fi accesate de o parte terţă neautorizată;

58.4. integritatea – garantează că datele înregistrate în SI e-Notariat nu au fost modificate sau alterate de o parte terţă neautorizată;

58.5. nonrepudierea – garantează că datele înregistrate în SI e-Notariat nu pot fi negate mai târziu.

59. Veriga cea mai sensibilă la risc în sistemul de securitate este factorul uman. Din acest considerent, instruirea utilizatorilor privind însuşirea metodologiilor de rezistenţă la ameninţările informatice constituie un element esenţial al procesului de securizare.

60. SI e-Notariat va respecta cerinţele privind asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, precum şi cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică.

61. Accesul la resursele SI e-Notariat va fi asigurat şi autorizat prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass). Utilizatorii sistemului vor dispune de drepturi distincte de acces, stabilite în funcţie de nivelul de securitate căruia îi corespund. Pentru fiecare categorie de acces va exista posibilitatea de a defini rolurile şi drepturile utilizatorilor (inclusiv la nivelul de acces la interfaţa accesibilă utilizatorilor).

62. Accesul la informaţiile din baza de date a SI e-Notariat va fi limitat în funcţie de drepturile şi rolurile specifice utilizatorilor. Fiecare categorie de utilizatori va avea acces la o interfaţă personalizată, distinctă de cea a altor categorii de utilizatori, pentru vizualizarea şi gestionarea informaţiilor din baza de date.

63. Indiferent de nivelul de acces al utilizatorului, niciun grup de acces nu trebuie să deţină dreptul de a suprima direct înregistrările din baza de date (se va schimba doar statutul corespunzător al înregistrării ce urmează a fi eliminate). De asemenea, nu este admisă modificarea directă a datelor din baza de date. Toate inserările şi actualizările de date se vor efectua exclusiv prin intermediul unor formulare electronice specializate, cu parcurgerea completă a fluxurilor de lucru implementate în cadrul SI e-Notariat.

64. În vederea asigurării securităţii, este obligatorie păstrarea înregistrărilor de audit pentru analiza integrităţii sistemului şi pentru monitorizarea activităţii utilizatorilor. Orice acţiune a utilizatorilor se documentează în registre electronice speciale, indicând momentul efectuării şi utilizatorul care a realizat acţiunea. Pentru fiecare acţiune a utilizatorului se salvează în evenimentul jurnalizat datele care au fost modificate. SI e-Notariat jurnalizează evenimentele de business critice prin intermediul serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog). Acţiunile care sunt jurnalizate prin intermediul serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) pot fi configurate în opţiunile de administrare. SI e-Notariat jurnalizează local evenimente ce ţin de buna funcţionare a sistemului.

65. La nivel fizic, politica de asigurare a securităţii informaţionale va fi realizată prin intermediul unor module automate de generare a cópiilor de rezervă ale fişierelor, ale bazelor de date şi ale aplicaţiilor informatice aflate în producţie. Posesorul SI e-Notariat va dispune de posibilitatea de a defini politica de generare automată a cópiilor de rezervă.

66. Pentru asigurarea unui nivel adecvat al securităţii informaţionale a SI e-Notariat va fi elaborată şi aplicată o politică de asigurare a securităţii informaţionale care va detalia toate compartimentele de securitate, precum şi rolurile, drepturile şi obligaţiile fiecărui actor al sistemului. Politica de securitate va fi adusă la cunoştinţa fiecărui utilizator, care va avea obligaţia de a respecta securitatea informaţională şi toate procedurile formale stabilite, în strictă concordanţă cu politica de securitate.

ÎNCHEIERE

67. În conformitate cu viziunea asupra SI e-Notariat reflectată în figura 1, urmează să se asigure implementarea unei soluţii tehnologice cu o arhitectură care va permite partajarea acesteia către toţi notarii. La nivel tehnologic, SI e-Notariat urmează să reprezinte un mediu de partajare a resurselor informaţionale şi a soluţiilor digitale existente în ecosistemul guvernamental, inclusiv a celor care urmează a fi instituite pe parcurs, în scopul reutilizării acestora de către notari.

68. Arhitectura SI e-Notariat reprezintă o soluţie modulară şi integrată, care valorifică tehnologiile şi serviciile contemporane pentru a simplifica activitatea notarială şi accesul la serviciile notariale. Aceasta pune accentul pe securitate, eficienţă şi uşurinţă de utilizare, asigurând în acelaşi timp o conectare fluidă cu diverse microservicii guvernamentale, pentru a îmbunătăţi experienţa generală a utilizatorului. Această abordare cuprinzătoare va transforma SI e-Notariat într-un sistem robust şi fiabil, destinat modernizării şi digitalizării serviciilor notariale.

69. Implementarea SI e-Notariat va reprezenta un salt major în procesul de transformare digitală. Odată cu dezvoltarea noilor tehnologii şi cu îmbunătăţirea constantă a serviciilor notariale electronice, posibilităţile de utilizare vor deveni practic nelimitate, oferind persoanelor fizice şi juridice posibilitatea de a accesa şi de a utiliza de oriunde acest sistem inovator.