Acord de finanţare din 06.11.2014 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană privind Programul de suport al instituirii Zonei de Liber Schimb Aprofundat şi Cuprinzător în Republica Moldova

ACORD BILATERAL

ACORD DE FINANŢARE

dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană privind

Programul de suport al instituirii Zonei de Liber Schimb

Aprofundat şi Cuprinzător în Republica Moldova

6 noiembrie 2014

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 90-99 pag.154 din 08.04.2016

* * *

Notă: Acordul aprobat prin Hot.Guv. nr.922 din 12.11.2014

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului

ACORD DE FINANŢARE

CONTRACTUL REFORMEI SECTORIALE

CONDIŢII SPECIALE

Guvernul Republicii Moldova, denumit în continuare “Beneficiarul”,

pe de o parte, şi

Comisia Europeană, denumită în continuare “Comisia” acţionând pentru şi în numele Uniunii Europene, denumită în continuare “UE”,

pe de altă parte,

au convenit asupra următoarelor:

Articolul 1 – Natura acţiunii

1.1. UE consimte să finanţeze şi Beneficiarul consimte acceptul finanţării următoarei acţiuni a suportului bugetar:

Asistenţă Republicii Moldova în procesul de implementare a ZLSAC

ENI/2014/034-132

Această acţiune este finanţată din bugetul UE în temeiul următorului act de bază: Instrumentul European de Vecinătate, (Regulamentul (UE) nr.232/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 11 martie 2014 de instituire a Instrumentului European de Vecinătate)

1.2. Costul total estimat al acestei acţiuni este de: 30.075 milioane euro şi contribuţia maximă a UE la această acţiune este stabilită la 30 de milioane euro.

Această acţiune de suport bugetar este compusă din:

(a) o componentă de suport bugetar, cu o contribuţie maximă a UE de 30 de milioane de euro;

(b) o componentă complementară de suport cu un cost total estimat de: 5.075 milioane euro şi o contribuţie maximă a UE de 5 milioane de euro.

1.3. Beneficiarul nu va cofinanţa acţiunea.

Cofinanţarea estimativă din partea potenţialilor beneficiari de granturi: 0.075 milioane euro.

Articolul 2 – Perioada de execuţie

2.1. Perioada de execuţie a prezentului Acord de Finanţare, definită în Articolul 15 al Anexei II (Condiţii Generale) va începe la data intrării în vigoare al acestui Acord şi se va încheia în decursul a 84 de luni de la această dată.

2.2. Durata de implementare operaţională este fixată la 60 luni.

2.3. Durata fazei de închidere este fixată la 24 luni.

Articolul 3 – Adrese

Toată corespondenţa cu privire la implementarea prezentului Acord de Finanţare se consemnează în scris, se referă explicit la această acţiune, precum este identificat în Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale prezente, şi se va expedia la următoarele adrese:

a) pentru Beneficiar

Dl Iurie LEANCĂ

Prim-Ministru al Republicii Moldova

Piaţa Marii Adunări Naţionale 1

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

b) pentru Comisie

Dl Pirkka TAPIOLA

Şeful Delegaţiei Uniunii Euopene în Moldova

Strada M. Kogălniceanu 12

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

Articolul 4 – Punctul de contact OLAF

Punctul de contact al Beneficiarului care deţine competenţele necesare de a coopera direct cu Oficiul European de Luptă Anti-Fraudă (OLAF) în vederea facilitării activităţilor operaţionale ale OLAF va fi:

Gerda Van Wesemael

Şef Adjunct al Secţiei

Contracte, Finanţe şi Audit

Delegaţia Uniunii Europene în Republica Moldova

gerda.van-wesemael@eeas.europa.eu

Articolul 5 - Anexe

5.1. Acest Acord de Finanţare este compus din:

(a) Condiţiile Speciale prezente;

(b) Anexa I: Prevederi Tehnice şi Administrative, care conţin defalcarea detaliată ale activităţilor prezentei acţiuni;

(c) Anexa II: Condiţii Generale;

(d) Anexa III: Model de raportare – neaplicabil pentru şi neinclus în Acordul dat;

şi

(e) Anexa IV: Modelul Declaraţiei Managementului - neaplicabil pentru şi neinclus în Acordul dat;

5.2. În cazul unui conflict între, pe de o parte, prevederile Anexelor şi, pe de altă parte, prevederile Condiţiilor Speciale date, cele din urmă prevalează. În cazul unui conflict între, pe de o parte, dispoziţiile Anexei I (Prevederi Tehnice şi Administrative) şi, pe de altă parte, dispoziţiile Anexei II (Condiţii Generale), cele din urmă prevalează.

Articolul 6 – Prevederile derogatorii de la sau de completare a Anexei II (Condiţii Generale)

Transferurile în valută străină vor fi contabilizate la valoarea din data notificării de credit în contul de euro al Ministerului Finanţelor al Republicii Moldova, deschis la Banca Naţională a Moldovei (IBAN - MD69NB000000000326159784, deschis la Banca Naţională a Moldovei , bd Grigore Vieru 1, MD-2005, Chişinău, Republica Moldova).”

Cursul de schimb va fi cursul oficial de schimb stabilit de Banca Naţională a Moldovei, rata la data notificării de credit.¹

____________________________

¹ În concordanţă cu metodologia aprobată şi publicată pe pagina web oficială a Băncii Naţionale a Moldovei Regulamentul privind stabilirea cursului oficial al leului moldovenesc faţă de valutele străine, aprobat prin Hotărîrea Consiliului de administraţie al BNM nr.3 din 15.01.2009, Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.27-29, art.100 (cu modificările şi completările ulterioare)

Articolul 7 – Intrarea în vigoare

Prezentul Acord de Finanţare va intra în vigoare la data în care Comisia primeşte de la Beneficiar notificarea ce confirmă finalizarea procedurilor interne ale Beneficiarului, necesare pentru intrarea acestuia în vigoare. Comisia va informa Beneficiarul referitor la recepţionarea notificării date. Acordul de Finanţare menţionat nu va intra in vigoare dacă o astfel de notificare nu este recepţionată de Comisie până la data de 31 Decembrie 2015.

Întocmit în limba engleză, în 2 exemplare originale, un exemplar fiind încredinţat Comisiei şi unul Beneficiarului.

Anexa I

la Acordul de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova

şi Comisia Europeană nr.2014/034-132

PREVEDERI TEHNICE ŞI ADMINISTRATIVE

1. DESCRIERE

1.1. Obiective

Obiectivul general al acestui Contract de Reformă Sectorială, de comun cu asistenţa tehnică complementară, este de a asista Guvernul Republicii Moldova în eradicarea sărăciei, promovarea creşterii durabile şi inclusive, precum şi consolidarea guvernării economice şi democratice.

Obiectivul specific este de a oferi suportul în implementarea ZLSAC în Moldova şi îmbunătăţirea aspectelor-cheie ale competitivităţii în conformitate cu politicele şi reformele menţionate în Acordul de Asociere (AA)/ZLSAC iniţiate între Republica Moldova şi UE în următoarele domenii:

♦ Infrastructura calităţii, în special standardizarea, metrologia, evaluarea conformităţii, testarea, acreditarea şi cooperarea internaţională în aceste domenii, inclusiv recunoaşterea reciprocă;

♦ Supravegherea pieţei şi măsurile de executare, inclusiv produsele şi serviciile industriale şi nonindustriale;

♦ Dezvoltarea şi diversificarea condiţiilor interne şi externe ale pieţei din Moldova şi oportunităţilor ÎMM în vederea creşterii competitivităţii;

♦ Un program extensiv de sensibilizare publică care va promova competitivitatea şi beneficiile ZLSAC pe termen lung, prin evenimente publice pentru cetăţeni, reprezentanţii societăţii civile şi mediul de afaceri.

1.2. Rezultate preconizate

Rezultatele preconizate ale sprijinului bugetar sunt:

- Îmbunătăţirea aspectelor-cheie ale competitivităţii în contextul ZLSAC, în special cu privire la:

♦ Infrastructura calităţii şi procedurile aferente (standardizare, metrologie, evaluarea conformităţii, testare şi acreditare);

♦ Supravegherea pieţei şi măsurile de executare;

♦ Dezvoltarea şi diversificarea condiţiilor interne şi externe ale pieţei din Moldova şi oportunităţilor ÎMM în vederea creşterii competitivităţii;

♦ Un program extensiv de sensibilizare publică care va promova competitivitatea şi beneficiile ZLSAC pe termen lung prin evenimente publice pentru cetăţeni, reprezentanţii societăţii civile şi mediul de afaceri, inclusiv potenţiala lor de integrare în asociaţiile corespunzătoare din UE.

- Sprijinirea creării de noi întreprinderi (conduse de femei) şi generarea unui număr mai mare de locuri de muncă şi mai bine plătite (pentru femei).

Rezultatele preconizate ale sprijinului complementar sunt:

- Îmbunătăţirea capacităţilor instituţionale ale Administraţiei Publice Centrale (APC) şi ale altor organe/agenţii implementatoare, în vederea elaborării şi implementării măsurilor de sporire a competitivităţii în contextul ZLSAC, inclusiv analize de evaluare a necesităţilor şi armonizarea legislaţiei;

- Cooperarea îmbunătăţită între serviciile şi organele relevante ale Republicii Moldova şi ale UE în domeniul infrastructurii calităţii şi supravegherii pieţei care ar duce, în viitor, la integrarea acestora în cadrul reţelei corespunzătoare din UE, în cazul în care va fi posibil;

- Capacitatea sporită a ONG-urilor locale de a participa în monitorizarea şi evaluarea implementării ZLSAC;

- Capacitatea sporită a ONG-urilor locale de a participa în iniţiativele axate pe egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor în contextul îmbunătăţirii condiţiilor şi oportunităţilor pieţei prin prisma ZLSAC;

- Capacitatea sporită a ONG-urilor locale cu privire la dialogul şi participarea în elaborarea strategiilor în cadrul ZLSAC (formulare, implementare, monitorizare şi evaluare).

1.3. Activităţi principale

Activităţile principale în implementarea pachetului de sprijin bugetar sunt dialogul în materia dată şi cea politică, transferul financiar, evaluarea performanţelor, dezvoltarea capacităţilor şi raportarea.

1.3.1. Sprijin bugetar

Activităţile principale ale UE includ:

- Transferul sumei de maxim 25 milioane de euro pe parcursul perioadei 2014-2017 în Bugetul de Stat al Moldovei sub formă de sprijin bugetar;

- Dialogul politic şi strategic continuu cu Guvernul, atenţie specială fiind acordată alinierii politicilor ZLSAC cu cele ale UE;

- Monitorizarea periodică a criteriilor de eligibilitate ale sprijinului bugetar, a evoluţiilor macro-economice şi ale sistemelor de gestionare a finanţelor publice (GFP), a transparenţei bugetare, precum şi ale progreselor înregistrate în implementarea politicilor publice;

- Monitorizarea realizării obiectivelor reformelor convenite cu Guvernul, prin intermediul evaluărilor independente, informării periodice şi discuţiilor.

Activităţile principale ale autorităţilor din Moldova includ:

- Implementarea Strategiei de Dezvoltare Naţională Moldova 2020;

- Implementarea programelor convenite cu FMI şi menţinerea stabilităţii macroeconomice şi fiscale;

- Implementarea reformelor în conformitate cu Foaia de Parcurs “Sporirea Competitivităţii Republicii Moldova”;

- Asigurarea transparenţei continue şi supervizarea efectivă a bugetului;

- Punerea în aplicare a acţiunilor prevăzute în Matricea Reformelor din domeniul Politicilor care detaliază Condiţiile Specifice de plată şi se anexează la prezentele Prevederi Tehnice şi Administrative (PTA);

- Menţinerea nivelului curent de participare şi implicare în dialogul politic cu UE;

- Furnizarea de informaţii în timp util, cu privire la evoluţiile macroeconomice, fiscale şi bugetare către Delegaţia Uniunii Europene.

1.3.2. Sprijin complementar

Activităţile principale ce ţin de sprijinul complementar includ:

- Granturile/Cererile de Propuneri pentru a promova implicarea Organizaţiilor Societăţii Civile (OSC) în Contractele de Reformă Sectorială (0,3 milioane de euro);

- Contractele de prestare a serviciilor de asistenţă tehnică (gestiune directă) care vor însoţi Contractele de Reformă Sectorială (2,5 milioane de euro) şi un contract de servicii pentru activităţile de comunicare şi vizibilitate în cadrul ZLSAC (2 milioane de euro);

- Achiziţionarea de evaluări şi misiuni de audit (gestiune directă) în cadrul Contractelor de Reformă Sectorială (0,2 milioane de euro).

2. IMPLEMENTAREA

2.1. Perioada indicativă operaţională de implementare

Perioada indicativă operaţională de implementare a acestei acţiuni este specificată în Articolul 2 a Condiţiilor Speciale.

2.2. Suma alocată pentru sprijinul bugetar

Suma totală alocată pentru Contractele de Reformă Sectorială “Programul de suport al instituirii Zonei de Liber Schimb Aprofundat şi Cuprinzător în Republica Moldova” în cadrul măsurii speciale 2014 în favoarea Georgiei şi a Republicii Moldova, care urmează să fie finanţat din bugetul general al UE, constituie 30 milioane de euro, dintre care 25 milioane vor fi furnizate sub prezentul program de sprijin bugetar. Obiectivul general al acestei măsuri speciale este de a sprijini reformele naţionale în domeniile-cheie ce ţin de democraţia temeinică şi durabilă (protecţia drepturilor omului) şi integrarea pe piaţa internă a UE (competitivitate, standarde de calitate, promovarea micului business, diversificarea economică în zonele rurale).

2.2.1. Calendar

Durata operaţională este de 60 de luni de la semnarea Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

Sprijinul bugetar va fi divizat în trei plăţi anuale, fiecare plată fiind dependentă de conformitatea cu Condiţiile Generale şi Specifice.

Calendarul indicativ al plăţilor este rezumat în tabelul de mai jos (toate datele sunt prezentate în milioane euro) bazate pe criteriile anului fiscal al ţării partener.

2.3. Criteriile şi graficul indicativ al plăţilor în cadrul sprijinului bugetar

2.3.1. Detaliile sprijinului bugetar

Sprijinul bugetar este furnizat ca sprijin bugetar direct, nedirecţionat către Trezoreria Naţională. Creditarea transferurilor în euro, acordate în lei moldoveneşti, va fi efectuată la ratele de schimb corespunzătoare, în conformitate cu Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

Sprijinul bugetar va fi acordat în trei tranşe corespunzătoare anilor fiscali 2014, 2016 şi 2017 din Republica Moldova.

Prima Tranşă va fi una Fixă (8,0 milioane de euro), care urmează a fi debursată în 2014, în urma semnării Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană şi în cazul în care cele patru Condiţii Generale şi Condiţii Specifice 2014 vor fi îndeplinite în conformitate cu Anexa 2 a Prevederilor Tehnice şi Administrative.

Următoarele două Tranşe Variabile (8,0 milioane de euro şi 9 milioane de euro) sunt planificate pentru debursare în T2 din anii fiscali 2016 şi respectiv 2017, cu condiţia respectării în continuare a celor patru Condiţii Generale şi îndeplinirea Condiţiilor Specifice 2015 şi 2016 prezentate detaliat în Anexa 2 a prezentelor Prevederi Tehnice şi Administrative (PTA).

2.3.2. Criterii de debursare

Condiţiile Generale de efectuare a plăţilor pentru toate tranşele sunt, după cum urmează: i) progres satisfăcător în implementarea capitolelor relevante ale Foii de Parcurs pentru “Creşterea Competitivităţii Republicii Moldova” şi a Planului de Acţiuni ZLSAC şi o credibilitate şi relevanţă continuă ale acestora; ii) implementarea unei politici macroeconomice credibile orientate spre stabilitate; iii) progres satisfăcător în implementarea Strategiei de Îmbunătăţire a Sistemelor de Gestionare a Finanţelor Publice 2013-2020; şi iv) progres satisfăcător în ceea ce priveşte disponibilitatea publică a informaţiilor bugetare în timp util, cuprinzător şi exact.

În cazul în care apar deteriorări semnificative ale valorilor fundamentale, plăţile sprijinului bugetar ar putea fi formal suspendate, în concordanţă cu Articolul 27.1 a Anexei I – Condiţii Generale ale Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, sau termporar suspendate sau reduse.

Condiţiile Specifice pentru debursarea Tranşelor Variabile se referă la activităţile ce ţin de: a) infrastructura calităţii, b) supravegherea pieţei, c) oportunităţile pieţei locale şi internaţionale, şi d) competitivitatea/senzibilizarea ZLSAC.

Condiţiile Specifice se vor aplica pe întreaga durată a programului. Cu toate acestea, în condiţiile temeinic justificate, Guvernul Republicii Moldova poate depune o cerere Comisiei Europene pentru obiectivele şi indicatorii care urmează a fi schimbaţi. Modificările convenite pentru indicatori şi obiective pot fi autorizate prin schimbul de scrisori între aceste două Părţi.

Regimul de debursare, graficul, precum şi Condiţiile Generale şi cele Specifice sunt descrise în tabelele A, B şi C ale Anexei 2 în cadrul prezentelor Prevederi Tehnice şi Administrative (PTA).

2.4. Detalii privind sprijinul complementar

2.4.1. Granturile: Cereri de propuneri (gestiune directă)

Granturile: Cerere de Propuneri “Îmbunătăţirea rolului societăţii civile în monitorizarea şi evaluarea competitivităţii ZLSAC” (gestiune direct implementată de Comisie ca Autoritatea Contractantă).

a) Obiectivele granturilor, domeniile de intervenţii, priorităţile anului şi rezultatele preconizate

Obiectivele granturilor sunt de a susţine implicarea şi a spori capacitatea ce ţine de monitorizarea şi evaluarea Acţiunilor OSC implicate în aspectele ZLSAC legate de competitivitatea, cât şi susţinerea unor acţiuni concrete care să promoveze egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor în condiţiile şi oportunităţile de pe piaţa locală. Se va acorda sprijin şi pentru îmbunătăţirea dialogului între organizaţiile societăţii civile şi a autorităţilor competente.

Rezultatele preconizate ale sprijinului complementar sunt următoarele:

- Capacitate îmbunătăţită a OSC locale în vederea supervizării bugetare;

- Capacitate îmbunătăţită a OSC locale de dialog şi participare în aspectele economice şi celor ce ţin de ZLSAC.

b) Condiţii de eligibilitate

- OSC locale, care au experienţă şi/sau interes în guvernarea economică şi formularea, implementarea, monitorizarea şi analiza politicilor publice financiare, vor fi elegibile pentru cererile de propuneri;

- În vederea oferirii posibilităţilor şi în continuare pentru actorii naţionali cu experienţă şi/sau interesaţi de acest domeniu, parteneriatele între ONG-uri internaţionale şi din Republica Moldova vor fi binevenite.

c) Principalele criterii de selecţie şi acordare a grantului

Principalele criterii de selecţie sunt capacitatea financiară şi operaţională a aplicantului.

Principalele criterii de acordare a grantului sunt relevanţa acţiunii propuse în cadrul obiectivelor cererii de propuneri; proiectul, eficienţa, fezabilitatea, durabilitatea şi rentabilitatea acestuia.

d) Rata maximă de cofinanţare

Rata maximă de cofinanţare a granturilor pentru această cerere de propuneri este de 80% din costul eligibil al acestei acţiuni.

Rata maximă posibilă de cofinanţare poate fi până la 100% în conformitate cu Articolul 192 al Reglementării Nr.966/2012 (UE, Euratom) în cazul, în care finanţarea totală este esenţială pentru desfăşurarea acţiunilor. Necesitatea finanţării totale va fi justificată Comisiei la etapa deciziei acordării grantului, în ceea ce priveşte tratamentul egal şi temeinic al gestiunii financiare.

e) Trimestrul indicativ pentru lansarea cererii de propuneri

Trimestrul 1 al anului 2015.

2.4.2. Achiziţii: servicii (gestiune directă)

Măsurile complementare în vederea susţinerii procesului de achiziţii vor include: a) Contractul de prestare a serviciilor de asistenţă tehnică pentru Ministerul Economiei şi agenţiile sale subordonate, cum ar fi Organizaţia pentru Dezvoltarea Sectorului Întreprinderilor Mici şi Mijlocii (ODÎMM) şi Organizaţia de Atragere a Investiţiilor şi Promovare a Exportului din Moldova (MIEPO) şi alţi beneficiari locali ai Programelor Sprijinului Bugetar cu referinţă la ZLSAC în decursul implementării Contractului de Reformă Sectorială: “Asistenţa Republicii Moldova în implementarea procesului ZLSAC”; b) un Contract de servicii pentru acţiunile de comunicare şi senzibilizare cu referinţă la AA/implementarea ZLSAC în cadrul programelor de asistenţă finanţate de UE; şi c) evaluarea şi auditul Programelor.

2.4.3. Scopul eligibilităţii geografice pentru achiziţii şi granturi

Eligibilitatea geografică în ceea ce priveşte locul de stabilire a participării la procedurile de achiziţii publice şi de atribuire a finanţării, şi în ceea ce priveşte originea bunurilor achiziţionate, se va aplica după cum este stabilit în actul de bază.

2.5. Bugetul indicativ

2.6. Monitorizarea performanţelor

Misiunile de monitorizare se vor desfăşura la sfârşitul anului financiar / începutul următorului an financiar pentru a revizui progresul reformei, verificarea rapoartelor de execuţii financiare şi bugetare, în scopul colectării probelor privind finanţarea şi alocaţiile bugetare. Criteriile de performanţă care trebuie atinse în funcţie de Foaia de Parcurs a Competitivităţii vor fi folosite ca obiectiv de plată.

Pentru fiecare şase luni ale programului, se vor organiza Şedinţe ale Comitetului de Coordonare sub egida Ministerului Economiei, la care vor fi invitate toate Părţile relevante inclusiv Delegaţia UE în Republica Moldova, care vor revizui şi vor evalua performanţele generale în atingerea obiectivelor şi indicatorilor reformei CRS.

La aceste şedinţe, măsurile de corecţie, dacă sunt justificate, vor fi discutate şi convenite.

2.7. Evaluare şi audit

Comisia Europeană prevede evaluarea şi auditul la finisarea Programului.

Pentru sprijin complementar, Comisia poate de asemenea să efectueze evaluări externe [prin consultanţi independenţi], după cum urmează:

(a) [posibil] o misiune intermediară;

(b) o evaluare finală, la începutul fazei de încheiere;

(c) [posibil] o evaluare ex-post.

Beneficiarul şi Comisia vor analiza concluziile şi recomandările evaluării intermediare şi vor conveni asupra acţiunilor care urmează a fi îndeplinite, sau alte ajustări necesare, inclusiv, dacă este indicat, reorientarea proiectului. Raporturile altor evaluări şi misiuni de monitorizare vor fi acordate Beneficiarului, pentru a lua în consideraţie eventualele recomandări care ar putea rezulta din astfel de misiuni.

2.8. Comunicare şi vizibilitatea acţiunilor

Comunicarea şi vizibilitatea acţiunilor UE este o obligaţie legală pentru toate activităţile externe finanţate de către UE. Aceste acţiuni trebuie să conţină măsuri de comunicare şi vizibilitate, care trebuie să fie bazate pe Planul de Acţiuni de Comunicare şi Vizibilitate, care trebuie să fie elaborat înainte de implementare şi sprijinit din cadrul bugetului indicat în secţiunea 2.5.

Aceste măsuri trebuie să fie implementate a) de Comisie, şi/sau b) de ţara partener, contractor şi beneficiarii grantului. Obligaţiile contractuale relevante vor fi incluse în acordurile de finanţare, achiziţii şi contracte de granturi.

Manualul de Comunicare şi Vizibilitate pentru Acţiunile Externe ale Uniunii Europene va fi folosit pentru a stabili Planul de Acţiuni de Comunicare şi Vizibilitate şi obligaţiile contractuale relevante.

Ca parte a Acordului de Finanţare, Guvernul Republicii Moldova se angajează să asigure o acoperire corespunzătoare vizibilităţii contribuţiei UE la CRS prin diverse activităţi publicitare în mass-media. Contractul de servicii aferent asistenţei tehnice va spori în continuare imaginea pozitivă a UE în contextul activităţii sale în Republica Moldova şi dispoziţiile specifice în acest sens vor fi incluse în contractul de servicii aferent asistenţei tehnice.

Pe parcursul duratei CRS, la îndeplinirea unor paşi importanţi şi după evenimentele corespunzătoare, Ministerul Economiei în cooperare cu Delegaţia UE în Republica Moldova, vor elabora comunicate de presă. În toate aceste acţiuni, liniile directoare ale vizibilităţii UE vor fi respectate cu stricteţe.

Anexe

1. Criteriile de performanţă şi indicatorii utilizaţi pentru debursarea sprijinului bugetar

2. Regimul de debursare şi graficul de debursare

3. Cadrul de evaluare ale politicelor – NU este aplicabil

ANEXA 1 – CRITERIILE DE PERFORMANŢĂ ŞI INDICATORII UTILIZAŢI

PENTRU DEBURSAREA SPRIJINULUI BUGETAR

Programul urmăreşte trei tranşe corespunzătoare anilor fiscali ai Moldovei: 2014, 2016 şi 2017.

Prima tranşa va fi una fixă (de bază) care este planificată pentru a fi debursată în al treilea trimestru al anului 2014, după semnarea Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană şi îndeplinirea celor patru Condiţii Generale – Condiţiile Generale sunt schiţate în Tabelul B, Anexa 2 la prezentele Prevederi Tehnice şi Administrative – şi de asemenea la îndeplinirea Condiţiilor Specifice 2014.

Următoarele Tranşe Variabile (de performanţă) sunt planificate pentru debursare în primul semestru al anilor fiscali 2016 şi 2017. Tranşa Variabilă permite o debursare mai mică decât tranşa totală, în cazul unei respectări parţiale şi anume omisiunea îndeplinirii anumitor Condiţii Specifice. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială a Condiţiilor Specifice ataşate tranşei de performanţă va rezulta în pierderea irevocabilă a sumei totale corespunzătoare pentru atingerea parţială sau nulă a condiţiilor specifice. Condiţiile Specifice sunt schiţate în Tabelul C, Anexa 2 la prezentele Prevederi Tehnice şi Administrative.

În cazul neîndeplinirii unei condiţii ca urmare a unui caz de forţă majoră va fi posibilă neutralizarea acestor condiţii date ca un determinant al performanţei acestei tranşe. Acest lucru va fi subiectul unui acord formal realizat printr-un schimb de scrisori oficiale între Comisia Europeană şi Guvernul Republicii Moldova. Într-un mod similar şi în situaţii excepţionale, solicitările din partea Guvernului Republicii Moldova pentru modificarea formulării condiţiilor pot fi luate în considerare, dacă respectivele condiţii au fost convenite în mod formal, printr-un schimb de scrisori între Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

ANEXA 2 – REGIMUL DE DEBURSARE ŞI GRAFICUL

DE DEBURSARE (SPRIJINUL BUGETAR)

1. Responsabilităţi

Pe baza condiţiilor de debursare stipulate în acest Acord de finanţare, autorităţile competente ale Moldovei trebuie să îndeplinească o cerere oficială către Comisie pentru fiecare tranşă de debursare, indicativ în primul trimestru al fiecărui an bazat pe rezultatele obţinute în anul precedent, şi inclusiv i) o analiză desfăşurată şi justificări pentru eliberarea fondurilor, inclusiv toate documentele justificative necesare, şi ii) o Identificare Financiară semnată în mod corespunzător.

2. Graficul indicativ al tranşelor

Graficul indicativ al debursărilor este indicat mai jos.

Tabelul A: Cuprinsul graficului indicativ al debursărilor (milioane de euro)

3. Condiţii Generale

Condiţiile Generale (sau Criteriile de Eligibilitate) schiţate mai jos reprezintă condiţiile care trebuie să fie îndeplinite înainte de fiecare tranşă de debursare. Toate cererile pentru fiecare tip de tranşă va fi însoţit de documente relevante de justificare, cu referire la progresul obţinut în fiecare din cele patru Condiţii Generale (sau Criteriile de Eligibilitate).

Tabelul B: Condiţii Generale pentru acordarea Tranşelor

4. Condiţii specifice

Spre deosebire de Condiţiile Generale care necesită a fi îndeplinite drept condiţie pentru achitarea oricărui tip de tranşe, Condiţiile Specifice corelate cu o anumită tranşă, se aplică la evaluarea şi debursarea exclusiv a tranşei date, precum e specificat ulterior.

Tabelul C: Condiţii Specifice pentru eliberarea Tranşelor Variabile

(Matricea Reformei de Politici)

Condiţiile pentru debursarea în cadrul tranşelor variabile sunt fixate pentru durata programului, dar pot fi modificate în corespundere cu PTA, secţiunea 2.3.2 al prezentului Acord de finanţare.

5. Modalităţile de evaluare a performanţei în cazul Tranşelor Variabile

Programul prevede achitarea a trei tranşe anuale. Tranşa Fixă poate fi achitată doar după corespunderea deplină cu Condiţiile Generale şi Condiţiile Specifice pentru anul relevant (după cum a fost detalizat în secţiunea precedentă). Achitarea parţială a Tranşei Fixe nu este posibilă. Odată ce Comisia Europeană evaluează pozitiv conformitatea cu Condiţiile Generale, Tranşa Variabilă va fi evaluată şi achitată în conformitate cu nivelul de corespundere cu fiecare dintre Condiţiile Specifice.

Există trei niveluri posibile de conformitate:

i) Conformitate deplină, care va rezulta în decizia Comisiei Europene de debursare a valorii ce se ridică la valoarea cotei corespunzătoare integrale;

ii) Conformitate parţială, dar semnificativă, care va rezulta în decizia Comisiei Europene de debursare a valorii ce se ridică la jumătatea cotei corespunzătoare;

iii) Conformitate insuficientă sau lipsă de conformitate, care va rezulta în decizia Comisiei Europene de nedebursare.

În cazul în care mai mulţi indicatori sunt grupaţi sub o anumită condiţie specifică:

- Conformitatea deplină corespunde cu cazul cînd toţi indicatorii sub o astfel de condiţie specifică sunt integral atinşi;

- Conformitatea parţială, dar semnificativă, corespunde cu cazul cînd mai mult de jumătate din toţi indicatorii sub o astfel de condiţie specifică sunt integral atinşi;

- Conformitatea insuficientă sau lipsa de conformitate corespunde cu cazul cînd jumătate sau mai puţin din toţi indicatorii sub o astfel de condiţie specifică sunt integral atinşi.

În cazurile justificate în mod corespunzător şi urmate de înaintarea de către autorităţile competente către Comisia Europeană a unei cereri substanţial motivate, conformitatea poate fi reevaluată în timpul revizuirii tranşei anuale imediat următoare, eventual permiţînd achitarea sumelor corespunzătoare neachitate. Fondurile reţinute pentru lipsă de conformitate la sfîrşitul Programului vor fi pierdute.

În orice caz, decizia finală referitor la gradul de conformitate şi debursarea oricărui tip de tranşă rămîne la discreţia Comisiei Europene.

Tabelul D: Ponderile Condiţiilor Specifice în Tranşele Variabile

ANEXA II – CONDIŢII GENERALE

Partea întii: Prevederile aplicabile activităţilor

pentru care Beneficiarul este autoritatea contractantă

Articolul 1 – Principiile generale

1.1 Scopul Părţii întîi constă în definirea bugetului de implementare încredinţat Beneficiarului în gestiuni indirecte, aşa cum e descris în Anexa I (Prevederi Tehnice şi Administrative), precum şi a drepturilor şi obligaţiilor Beneficiarului şi ale Comisiei în îndeplinirea acestor sarcini.

Aceste sarcini cuprind punerea în aplicare de către Beneficiar, în calitate de autoritate contractantă, a procedurilor de achiziţii publice şi de acordare de subvenţii, precum şi atribuirea, semnarea şi aplicarea rezultatelor contractelor de achiziţii publice şi de subvenţii.

De regulă, Comisia efectuează plăţile aferente contractanţilor şi beneficiarilor de subvenţii. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să efectueze anumite plăţi, inclusiv a personalului propriu, în baza unui deviz de program, definit în Articolul 5 din aceste Condiţii Generale.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP şi acţiunea este finanţată de FED în temeiul Articolului 1.1 din Condiţiile Speciale, sarcinile încredinţate sunt cele enumerate în punctele de la (c) la (k) din al şaselea paragraf al Articolului 35(1) şi în Articolul 35(2) din Anexa IV la Acordul de Parteneriat ACP-CE.

În cazul în care Beneficiarul este un stat dintre ţările şi teritoriile de peste mări (OCT), iar acţiunea este finanţată de FED în temeiul Articolului 1.1 din Condiţiile Speciale, sarcinile încredinţate sunt cele menţionate la punctele (c)-(k) din al cincilea paragraf din Articolul 14(1) şi în Articolul 14(2) din Regulamentul (CE) nr.2304/2002 din 20 decembrie 2002 de punere în aplicare a Deciziei Consiliului 2001/822/CE a Consiliului privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări la Comunitatea Europeană.

1.2 Beneficiarul va rămâne responsabil pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, chiar dacă acesta desemnează alte entităţi identificate în Anexa I (Prevederi Tehnice şi Administrative), pentru a îndeplini anumite sarcini de execuţie a bugetului, în contextul punerii în aplicare a unui deviz de program prevăzut în Articolul 5 din aceste Condiţii Generale. Comisia, în special, îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile, precum şi de a suspenda şi/sau denunţa prezentul Acord de finanţare, pe baza actelor, omisiunilor şi/sau situaţiilor oricărei entităţi desemnate.

1.3 Sarcinile menţionate în Articolul 1.1 din aceste Condiţii Generale îi revin Beneficiarului în conformitate cu procedurile şi documentele standarde stabilite şi publicate de Comisie pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi de subvenţii, care intră în vigoare la momentul lansării procedurii în cauză.

1.4 Beneficiarul va înfiinţa şi asigura funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient. Beneficiarul trebuie să respecte principiile bunei gestiuni financiare, transparenţei, nediscriminării şi să evite situaţiile de conflict de interese.

Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane responsabile este compromisă din motive că ar implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu un ofertant sau solicitant, sau contractant sau beneficiar de finanţare.

Sistemul de control intern este un proces menit să ofere asigurări rezonabile că operaţiunile sunt eficace, eficiente şi reduse în costuri, că raportarea este de încredere, că activele şi informaţiile sunt protejate, că fraudele şi neregulile sunt prevenite, detectate şi corectate şi că riscurile legate de legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare sunt gestionate în mod corespunzător, ţinând cont de caracterul multianual al activităţilor, precum şi natura plăţilor în cauză.

În special, în cazul în care Beneficiarul efectuează plăţi în temeiul unui deviz de program, funcţiile ofiţerilor de autorizare şi de contabilitate sunt separate şi incompatibile între ele, iar Beneficiarul trebuie să aplice un sistem de contabilitate care oferă informaţii corecte, complete, fiabile şi în timp util. De asemenea, Beneficiarul va proteja în mod rezonabil datele care permit identificarea unei persoane fizice (date cu caracter personal).

1.5 Raportul privind punerea în aplicare a sarcinilor încredinţate Beneficiarului trebuie să respecte modelul prevăzut în Anexa III. Cu toate acestea, în cazul în care estimările programului sunt folosite în conformitate cu Articolul 5 din prezentele Condiţii Generale, raportul trebuie să respecte cerinţele prevăzute în documentele de referinţă menţionate în Articolul 5.3 din aceste Condiţii Generale.

1.6 O opinie independentă de audit extern cu privire la declaraţia de gestiune, efectuată în conformitate cu standardele de audit acceptate pe plan internaţional nu trebuie să fie furnizată în cazul în care Comisia trebuie să efectueze auditurile pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiilor făcute în declaraţia de management şi legalitatea şi regularitatea operaţiunilor fundamentale efectuate.

1.7 Beneficiarul va efectua procedurile de achiziţii publice şi de acordare de subvenţii şi va încheia contracte în baza prezentului Acord de finanţare.

1.8 Beneficiarul trebuie să informeze Comisia atunci când un candidat, ofertant sau solicitant este într-o situaţie de excludere de la participarea la procedurile de achiziţii publice şi de acordare de subvenţii menţionate în Articolul 1.3 şi atunci când un antreprenor sau un beneficiar al unei subvenţii se face vinovat de declaraţii false sau comitere de erori, nereguli, fraude sau încălcări grave ale obligaţiilor sale contractuale.

În astfel de cazuri, fără a aduce prejudicii competenţei Comisiei de a exclude o entitate din viitoarele contracte de achiziţii publice şi subvenţii finanţate de UE în conformitate cu Regulamentul Financiar, penalităţile financiare, menţionate în Prevederile privind sancţiunile administrative şi financiare din Condiţiile Generale, de achiziţii publice şi contractele de subvenţionare încheiate de Beneficiar în conformitate cu documentele de referinţă menţionate în Articolul 1.3, pot fi impuse de către Beneficiar contractorilor şi beneficiarilor de subvenţii, în cazul în care acest lucru este permis de legislaţia sa naţională. Astfel de sancţiuni financiare se impun în urma unei proceduri legale în care se asigură dreptul de apărare al contractorului sau al beneficiarului de subvenţii.

Beneficiarul poate lua în considerare, după caz şi pe propria răspundere, informaţiile conţinute în Baza de date centrală a excluderilor în momentul atribuirii contractelor de achiziţii publice şi de subvenţii. Accesul la informaţii poate fi furnizat prin punctul/punctele de legătură sau prin consultarea Comisiei¹ (Comisia Europeană, Direcţia generală buget, contabilul Comisiei, BRE2-13/505, B-1049 Bruxelles, Belgia şi prin e-mail la BUDG-001-EXCL-DB@ec.europa.eu într-un exemplar la adresa Comisiei, menţionată în Articolul 3 din Condiţiile Speciale). Comisia poate refuza plăţile către un contractor sau către un beneficiar de subvenţie într-o situaţie de excludere.

____________________________

¹ Beneficiarului trebuie să-i fie garantat accesul direct la Baza de date centrală a excluderilor printr-un punct de legătură, în cazul în care Beneficiarul certifică serviciului responsabil al Comisiei că se aplică măsuri corespunzătoare de protecţie a datelor în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului (CE) Nr 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (OJL 8, 12.1.2001, p. 1).

1.9 Beneficiarul trebuie să păstreze toate documentele financiare şi contractuale relevante de la data intrării în vigoare a prezentului Acord de Finanţare sau începând cu o dată anterioară care este prevăzută drept dată de începere a eligibilităţii costurilor conform Articolului 6 din Condiţiile Speciale, timp de cinci ani din momentul prevăzut ca sfârşitul perioadei de execuţie, în special după cum urmează:

Proceduri de achiziţii publice:

a. Notă care atestă publicarea anunţului de achiziţie şi orice rectificare aferentă

b. Desemnarea grupului de selecţie

c. Raport succint privind anunţul de selecţie (inclusiv Anexele) şi cererile candidaţilor

d. Dovada publicării anunţului de selecţie

e. Scrisorile către candidaţii care au fost selectaţi

f. Invitaţia de participare sau echivalentul acesteia

g. Dosarul ofertei, inclusiv Anexele, clarificările necesare, procesele-verbale ale întâlnirilor, dovada publicării

h. Desemnarea Comisiei de evaluare

i. Raportul de deschidere a ofertelor, inclusiv Anexele

j. Raportul de evaluare/negociere, inclusiv Anexele şi sumele licitate primite²

k. Scrisoarea de notificare

l. Documentele justificative

m. Scrisoarea de intenţie pentru depunerea contractului

n. Scrisorile către candidaţii respinşi

o. Nota de acordare/anulare a achiziţiei publice, inclusiv dovada publicării

p. Contractele semnate, amendamentele şi corespondenţa relevantă.

Cereri de propuneri şi de atribuire directă a subvenţiilor:

a. Desemnarea comisiei de evaluare

b. Crearea şi administrarea raportului, inclusiv a Anexelor şi cererilor primite

c. Scrisorile către candidaţii selectaţi şi respinşi, urmărind conceptul de evaluare a candidaţilor

d. Raportul cu privire la conceptul de evaluare a candidaţilor

e. Raportul de evaluare a raportului complet de aplicare sau negociere cu Anexele relevante

f. Documentul cu privire la verificarea eligibilităţii şi a documentelor justificative

g. Scrisorile către candidaţii selectaţi şi respinşi, cu o listă de rezervă aprobată în urma evaluării complete a cererilor depuse

h. Scrisoarea de intenţie pentru depunerea contractului de finanţare

i. Nota de acordare/anulare a subvenţiei, inclusiv dovada publicării

j. Contractele semnate, amendamentele şi corespondenţa relevantă

În cazul unui deviz de program: În plus, faţă de documentele de mai sus, toate documentele relevante referitoare la plăţi, recuperări şi costuri de exploatare.

____________________________

² Eliminarea ofertelor nereuşite după cinci ani de la încheierea procedurii de achiziţii publice.

Articolul 2 – Termenul-limită pentru semnarea contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare de către Beneficiar

2.1 Contractele de achiziţii publice şi subvenţionare se semnează în mod corespunzător de ambele părţi pe parcursul etapei de exploatare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană şi cel târziu în termen de trei ani de la intrarea în vigoare a prezentului Acord.

În cazul în care această acţiune este finanţată de FED, devizul de programe prevăzut în Articolul 5 din aceste Condiţii Generale de asemenea va fi avizat de către Comisie pe un termen-limită de trei ani.

Acest termen de trei ani nu poate fi prelungit, cu excepţia Articolului 6 din Condiţiile Speciale atunci când acţiunea este finanţată de FED.

2.2 Cu toate acestea, următoarele tranzacţii pot fi semnate în orice moment în faza operaţională de implementare:

a. contractele de achiziţii publice şi de subvenţii ce presupun implementarea componentei de avans a unui deviz de program finanţat prin FED;

b. actele adiţionale deja semnate la contractele de achiziţii publice şi de subvenţii³

c. contractele individuale de achiziţii publice care urmează a fi încheiate după rezilierea anticipată a unui contract de achiziţii publice existente;

d. amendamentul din prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, care rezultă din schimbarea entităţii căreia i-au fost încredinţate sarcinile, menţionate la articolul 1.2 din aceste Condiţii Generale; amendamentul va stipula, de asemenea, o perioadă nouă în care contractele de achiziţii publice şi de subvenţii se încheie cu această nouă entitate, în conformitate cu articolul 2.1.

____________________________

³ Eliminarea aplicaţiilor fără succes după trei ani de la încheierea procedurii de subvenţie.

2.3 După expirarea perioadei de trei ani de la intrarea în vigoare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, orice balanţe financiare pentru activităţile care îi sunt încredinţate Beneficiarului şi pentru care ambele părţi nu au semnat în mod corespunzător contractul sunt blocate de către Comisie.

2.4 Articolul 2.3 nu se aplică în cazul unei balanţe financiare din rezerva pentru cheltuieli neprevăzute sau a fondurilor disponibile din nou după încetarea anticipată a unui contract. Această balanţă sau fonduri pot fi utilizate pentru a finanţa contractele menţionate la Articolul 2.2.

2.5 Un contract de achiziţii publice sau de finanţare, care nu a dat curs nici unei plăţi în trei ani de la semnare, se reziliază automat şi finanţarea acesteia este blocată.

Articolul 3 – Vizibilitatea

3.1 Beneficiarul trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE pentru activităţile care îi sunt încredinţate sau pentru alte activităţi din cadrul acestei acţiuni. Aceste măsuri vor fi definite fie în Anexa I (Prevederile Tehnice şi Administrative), sau sunt convenite ulterior între Beneficiar şi Comisie.

Aceste măsuri de comunicare şi informare trebuie să se conformeze Manualului privind Comunicarea şi Vizibilitatea pentru acţiunile externe ale UE, stabilite şi publicate de către Comisie, în vigoare la momentul măsurilor.

Articolul 4 – Prevederile privind plăţile efectuate de către Comisie contractanţilor şi beneficiarilor de subvenţii în numele Beneficiarului

4.1 Beneficiarul va pune la dispoziţia Comisiei cererile de plată aprobate în următoarele termene-limită, începând de la data primirii cererii de plată, fără a calcula perioadele de suspendare a termenului de plată:

(a) pentru refinanţare, menţionată în contractul de achiziţie sau de subvenţie:

(i) 15 zile calendaristice pentru o acţiune finanţată din cadrul bugetului;

(ii) 30 de zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul FED;

(b) 45 de zile calendaristice pentru alte plăţi;

Comisia acţionează în conformitate cu Articolele 4.6 şi 4.7 în perioada-limită calculată pentru termenul de plată prevăzut în contractele de achiziţii publice şi subvenţionare, minus termenele de mai sus.

4.2 La primirea unei cereri de plată de la un antreprenor sau beneficiarul unei subvenţii, Beneficiarul trebuie să informeze Comisia cu privire la primirea acesteia şi să analizeze imediat dacă cererea este admisibilă, adică dacă aceasta conţine datele personale ale contractantului sau a beneficiarului de subvenţii, contractul în cauză, suma, valuta şi data. În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că cererea este incorectă şi inadmisibilă, o va respinge şi va informa contractantul şi beneficiarul de subvenţii despre motivele acestei respingeri în termen de 30 zile de la primirea cererii. Beneficiarul trebuie să informeze şi Comisia referitor la respingere şi motivele acesteia.

4.3 La primirea unei cereri de plată admisibile, Beneficiarul va examina dacă plata este exactă şi corectă, adică dacă toate obligaţiile contractuale care justifică plata au fost îndeplinite, inclusiv examinarea raportului, dacă este cazul. În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că plata nu este corectă, acesta va informa contractantul sau beneficiarul de subvenţie despre motivele sale. Expedierea acestor informaţii suspendă termenul de plată. Comisia primeşte o copie a informaţiilor expediate. De asemenea, Comisia este informată cu privire la răspunsul sau acţiunile corective ale contractantului sau ale beneficiarului de subvenţie. Acest răspuns sau acţiune care vizează corectarea obligaţiilor sale contractuale va relua termenul-limită de plată. Beneficiarul va examina acest răspuns sau acţiune în temeiul prezentului alineat.

4.4 În cazul în care Comisia nu este de acord cu concluzia Beneficiarului precum că o plată nu este exactă şi corectă, va informa Beneficiarul cu privire la aceasta. Beneficiarul îşi va reexamina poziţiile sale şi, în cazul în care ajunge la concluzia că plata este exactă şi corectă, va informa contractantul sau beneficiarul de subvenţie în legătură cu aceasta. Termenul-limită a plăţii va fi suspendat până la expedierea acestor informaţii. De asemenea, Beneficiarul va informa Comisia. Beneficiarul va proceda, în continuare, în conformitate cu Articolul 4.5.

Dacă totuşi persistă dezacordul dintre Beneficiar şi Comisie, Comisia poate achita partea de necontestat a sumei facturate, cu condiţia că aceasta este în mod clar separabilă din suma de litigiu. Comisia va informa Beneficiarul şi contractantul sau beneficiarul de subvenţie cu privire la această plată parţială.

4.5 În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că plata este exactă şi corectă, acesta va transfera cererea de plată şi toate documentele însoţitoare Comisiei, pentru aprobare şi plată. Acesta va furniza o informaţie referitoare la termenul-limită de plată rămas şi a tuturor perioadelor de suspendare a acestui termen.

4.6 După transferul cererii de plată în conformitate cu Articolul 4.5, în cazul în care Comisia concluzionează că plata nu este exactă şi corectă, aceasta va informa Beneficiarul şi contractantul sau beneficiarul de grant cu privire la motivele sale. Informarea contractantului sau a beneficiarului de subvenţii are ca efect suspendarea termenului-limită de plată, în cazul în care asta se prevede în contractul încheiat.

4.7 Răspunsul sau acţiunile corective ale contractantului sau ale beneficiarului de subvenţii sunt tratate de către Beneficiar în conformitate cu Articolul 4.3.

4.8 În cazul în care contractantul sau beneficiarul de subvenţii a întârziat cu plata taxelor, acestea se vor aloca proporţional între Beneficiar şi Comisie pentru zilele de întârziere a termenelor-limită prevăzute în Articolul 4.1, cu respectarea următoarelor:

a) numărul de zile utilizate de către Beneficiar se calculează de la data înregistrării unei cereri de plată admisibile menţionate în Articolul 4.3 până la data transferului cererii Comisiei, menţionate în Articolul 4.5 şi de la data informării de către Comisie, menţionate în Articolul 4.6 până la următorul transfer al cererii către Comisie, menţionate în Articolul 4.5. Orice perioadă de suspendare a termenului de plată se scade;

b) numărul de zile folosit de către Comisie se calculează de la data transferului cererii de plată admisibile de către Beneficiar menţionat în Articolul 4.5 până la data plăţii şi de la data transferului până la data de informare a Beneficiarului în conformitate cu Articolul 4.6.

4.9 Orice circumstanţe neprevăzute în procedura de mai sus vor fi soluţionate într-un spirit de cooperare între Beneficiar şi Comisie prin analogie cu Prevederile de mai sus, respectând relaţiile contractuale ale Beneficiarului cu contractantul sau beneficiarul de subvenţie.

Acolo unde este posibil, o parte cooperează la cererea celeilalte părţi în furnizarea de informaţii utile pentru evaluarea cererii de plată, chiar înainte ca cererea de plată să fie transferată în mod formal sau întors de prima parte.

Articolul 5 – Devizul de program

5.1 În cazul în care Beneficiarul este încredinţat cu efectuarea plăţilor către contractori, beneficiarii de subvenţii şi/sau în condiţiile forţei de muncă directe, transmiterea se face pe baza unui deviz de program convenit de către Beneficiar şi de Comisie, în prealabil. Articolul 1.3 din aceste Condiţii Generale nu se aplică la achiziţiile efectuate în condiţiile forţei de muncă directe.

5.2 Devizul de program este un document de stabilire a programului de activităţi care trebuie efectuate, a resurselor umane şi materialelor necesare, bugetului corespunzător şi modalităţilor tehnice şi administrative de punere în aplicare pentru executarea acestor activităţi pe o perioadă determinată, prin intermediul achiziţiilor, subvenţiilor şi/sau forţei de muncă directă.

Devizul de program trebuie să aibă o componentă de avans şi o componentă de angajamente specifice.

În cazul componentei de avans a unui deviz de program, Beneficiarul trebuie să fie încredinţat cu punerea în aplicare a procedurilor de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor şi să efectueze plăţile aferente şi plăţile pentru munca directă.

În cazul componentei de angajamente specifice, Beneficiarul va îndeplini sarcinile menţionate în al doilea paragraf al Articolului 1.1 din aceste Condiţii Generale; Comisia efectuează plăţile legate de contractanţi şi beneficiarii de subvenţii.

Anumite activităţi, inclusiv audituri, evaluări şi recurgerea la contractul-cadru, pot fi puse în aplicare direct de către Comisie.

În cazul în care acţiunea este finanţată prin FED, sarcinile descrise în Anexa 1 pot fi puse în aplicare de către un organism de drept privat, pe baza unui contract de servicii, atribuit de către Beneficiar în conformitate cu procedurile şi documentele standard prevăzute în Articolul 1.3.

5.3 Toate devizele de program de punere în aplicare a Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană trebuie să respecte procedurile şi documentele standard privind devizele de program şi stabilite de către Comisie, în vigoare la data adoptării devizului de program în cauză.

Costurile de exploatare obişnuite suportate de entitatea responsabilă de sarcinile încredinţate Beneficiarului, prevăzute în Articolele 1.1 şi 5.1 din aceste Condiţii Generale, sunt eligibile pentru finanţarea UE în cadrul componentei de avans a unui deviz de program pe întreaga perioadă de execuţie a prezentului Acord de finanţare, cu excepţia cazului în care Articolul 6 din Condiţiile Speciale stipulează o eligibilitate a costurilor mai timpurie. Aceste costuri sunt suportate pentru îndeplinirea sarcinilor de execuţie a bugetului şi includ agenţi locali, utilităţi (de exemplu, apă, gaz, electricitate), închiriere de spaţii, întreţinere, călătorii de afaceri pe termen scurt şi combustibil pentru autovehicule. Aceste costuri nu includ achiziţia de vehicule sau a oricărui alt echipament, sau orice activitate operaţională. Articolul 1.3 şi 2.1 din prezentele Condiţii Generale nu se aplică în cazul acestor costuri de exploatare.

5.4 Beneficiarul va transmite anual Comisiei, până la data prevăzută în Articolul 6 din Condiţiile Speciale, o declaraţie de gestiune semnată de către Beneficiar la nivelul corespunzător, folosind modelul din Anexa IV.

Articolul 6 – Plăţile către Beneficiar implementând componenta de avans a unui deviz de program

6.1 Comisia va transfera fonduri în termen de cel mult 30 de zile calendaristice de la data la care aceasta înregistrează o solicitare de plată admisibilă de prefinanţare de la Beneficiar care conţine data, suma şi valuta; termenul este de 90 de zile calendaristice pentru o cerere de plată pentru reaprovizionare sau închidere. Urmează să fie achitată dobânda de întârziere a plăţilor în conformitate cu Regulamentul financiar aplicabil. Termenul-limită pentru plată poate fi suspendat de către Comisie prin informarea Beneficiarului, în orice moment din perioada menţionată mai sus, pentru că solicitarea de plată nu poate fi onorată, fie datorită faptului că suma nu este exigibilă, fie pentru că documentele justificative corespunzătoare nu au fost elaborate. Dacă informaţiile care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii, care apare într-o solicitare de plată, ajunge la cunoştinţa Comisiei, aceasta poate suspenda termenul de plată, în scopul verificării lor, inclusiv o verificare la faţa locului, cu scopul de a determina, înainte de efectuarea plăţii, dacă plata este într-adevăr eligibilă. Suspendarea şi motivele pentru aceasta vor fi comunicate Beneficiarului cât mai curând posibil. Termenul-limită de plată va fi reluat de îndată ce documentele justificative care lipsesc au fost furnizate sau cererea de plată a fost corectată.

6.2 Comisia face plăţi la un cont bancar deschis în cadrul unei instituţii financiare acceptată de către Comisie.

6.3 Beneficiarul va garanta că fondurile acordate de Comisie pot fi identificate în acest cont bancar.

6.4 Transferurile în euro, dacă este necesar, vor fi convertite în valuta naţională a Beneficiarului, la rata bancară în vigoare în ziua plăţii de către Beneficiar.

6.5 Componenta de avans a unui deviz de program care nu a înregistrat nici o creştere a plăţii Beneficiarului, în termen de trei ani de la încheierea devizului de program, este reziliat în mod automat, iar suma corespunzătoare este decontată.

Articolul 7 – Publicarea informaţiilor de către Beneficiar cu privire la achiziţiile publice şi contractele de subvenţii

7.1 Beneficiarul se angajează să publice în fiecare an, într-o manieră uşor accesibilă pe pagina sa web, fiecare achiziţie publică şi contract de subvenţie pentru care este autoritate contractantă în Partea I, natura şi scopul, numele şi localitatea contractantului (contractanţilor în cazul unui consorţiu) sau beneficiarului de subvenţie (beneficiarii de subvenţie în cazul unei subvenţii cu mai mulţi beneficiari), precum şi valoarea contractului.

Localitatea unei persoane fizice trebuie să fie o regiune de nivel NUTS 2. Localitatea unei persoane fizice este adresa.

În cazul în care publicarea pe internet este imposibilă, informaţiile vor fi publicate prin orice alte mijloace potrivite, inclusiv în Jurnalul Oficial al Beneficiarului.

Articolul 6 din Condiţiile Speciale trebuie să stipuleze locul de publicare a informaţiilor pe internet sau în alte resurse; se va face trimitere la locaţia dată în spaţiile dedicate acestor scopuri de pe site-ul Comisiei.

7.2 Bursele de studiu şi sprijinul financiar direct al persoanelor fizice vor fi publicate anonim şi pe anumite categorii de cheltuieli. În caz contrar, numele persoanei fizice se înlocuieşte cu “persoană fizică”, peste doi ani de la publicare. Numele unei persoane juridice care conţine pe cea a unei persoane fizice implicate în această entitate va fi tratat ca numele unei persoane fizice.

Se va renunţa la publicarea numelor persoanelor fizice, în cazul în care astfel de informaţie nu respectă drepturile fundamentale ale acestora sau le afectează interesele comerciale.

Beneficiarul trebuie să prezinte o listă de date cu persoanele fizice implicate pentru a fi publicate cu orice justificare pentru derogări, propuse către Comisie, care trebuie să acorde aprobarea prealabilă pentru această listă. Dacă este necesar, Comisia va completa localitatea persoanei fizice la o regiune de nivel NUTS 2.

7.3 Publicarea contractelor de achiziţii publice şi de subvenţionare încheiate (de exemplu, semnate de Beneficiar şi contractor sau beneficiarului de subvenţie) pe parcursul perioadei de raportare se efectuează în termen de şase luni de la data depunerii raportului, în temeiul Articolului 6 din Condiţiile Speciale.

7.4 Se poate renunţa la publicarea contractelor în cazul în care o astfel de publicaţie aduce daune intereselor comerciale ale contractanţilor sau ale beneficiarilor de subvenţii. Beneficiarul trebuie să prezinte o listă cu astfel de justificări Comisiei, care trebuie să acorde aprobarea prealabilă pentru această listă.

Articolul 8 – Recuperarea fondurilor

8.1 Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a recupera fondurile plătite în mod nejustificat.

Sumele plătite în mod nejustificat şi recuperate de către Beneficiar, sumele din garanţiile financiare depuse pe baza unor proceduri de achiziţii publice şi de acordare de subvenţii, sume din sancţiunile financiare impuse de Beneficiar candidaţilor, ofertanţilor, solicitanţilor, antreprenorilor sau beneficiarilor de subvenţii, precum şi despăgubirile acordate Beneficiarului, se vor restitui Comisiei.

8.2 Fără a aduce prejudicii responsabilităţii de mai sus a Beneficiarului pentru recuperarea fondurilor plătite într-un mod nejustificat, Comisia poate, în conformitate cu Prevederile Regulamentului Financiar aplicabil şi prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, în Partea I, constata în mod oficial o sumă ca fiind plătită în mod necuvenit în cadrul contractelor de achiziţii publice şi subvenţii finanţate, şi trece la recuperarea acestora prin orice mijloace, în numele Beneficiarului, inclusiv prin compensarea sumei datorată de contractant sau de beneficiarul de subvenţii împotriva oricărei sale revendicări contra UE.

8.3 În acest scop, Beneficiarul va furniza Comisiei toate documentele şi informaţiile necesare. Beneficiarul autorizează Comisia, prin prezenta decizie, să efectueze recuperarea fondurilor, în special prin apelarea la o garanţie a unui contractant sau beneficiar de subvenţie, în care Beneficiarul este autoritatea contractantă sau de compensare a fondurilor care urmează să fie recuperate din sumele datorate contractantului sau beneficiarului de subvenţie de către Beneficiar în calitate de autoritate contractantă şi finanţată de către UE în temeiul prezentului sau unui alt Acord de finanţare.

8.4 Comisia va informa Beneficiarul dacă acţiunea de recuperare a fost iniţiată (inclusiv în cazul în care este necesar, în faţa unei instanţe naţionale).

8.5 În cazul în care Beneficiarul este un delegat al unei entităţi cu care Comisia a încheiat un acord de delegare a gestiunii indirecte, Comisia poate recupera fonduri de la Beneficiar, care sunt datorate entităţii, dar pe care entitatea nu a reuşit să le recupereze de una singură.

Articolul 9 – Creanţele financiare în cadrul contractelor de achiziţii publice şi subvenţii

Beneficiarul se angajează să discute cu Comisia înainte de a lua orice decizie privind o cerere de despăgubire făcută de un contractant sau beneficiar de subvenţie, pe care Beneficiarul o consideră a fi justificată în totalitate sau în parte. Consecinţele financiare pot fi suportate de către UE doar în cazul în care Comisia şi-a dat acordul prealabil. O astfel de aprobare prealabilă este necesară pentru orice fonduri utilizate în cadrul Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană pentru a acoperi costurile generate de litigiile aferente contractelor.

Articolul 10 – Depăşirile de costuri şi modalităţi de finanţare ale acestora

10.1 Depăşirile individuale ale liniilor bugetare ale activităţilor implementate de către Beneficiar sunt soluţionate prin realocarea de fonduri în bugetul general, în conformitate cu Articolul 26 din aceste Condiţii Generale.

10.2 Ori de câte ori există un risc de depăşire a sumei prevăzute pentru activitatea implementată de către Beneficiar, Beneficiarul trebuie să informeze de îndată Comisia şi să solicite aprobarea prealabilă pentru activităţile corective planificate pentru a acoperi depăşirile financiare, propunând fie reducerea activităţilor sau dispunerea de alte resurse din afara UE.

10.3 Dacă activităţile nu pot fi reduse, sau în cazul în care depăşirea de fonduri nu poate fi acoperită fie prin resursele proprii ale Beneficiarului sau a altor resurse, Comisia poate, la cererea justificată în mod corespunzător a Beneficiarului, să decidă acordarea unei finanţări suplimentare a UE.

PARTEA II

Prevederi aplicabile componentei de sprijin bugetar

Articolul 11 – Dialogul politic

Beneficiarul şi UE se vor angaja într-un dialog periodic constructiv la nivelul corespunzător cu privire la punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

[Pentru statele ACP finanţate în cadrul FED: Acest dialog poate forma o parte a dialogului politic mai larg prevăzut în Articolul 8 din Acordul de Parteneriat ACP-CE]

Articolul 12 – Verificarea condiţiilor şi plăţii

12.1 Comisia va verifica condiţiile pentru plata tranşelor ale componentei de sprijin bugetar, astfel cum sunt identificate în Anexa I (Prevederile Tehnice şi Administrative).

În cazul în care Comisia ajunge la concluzia că nu sunt îndeplinite condiţiile de plată, aceasta va informa Beneficiarul, fără întârzieri nejustificate.

12.2 Cererile de plată depuse de către Beneficiar sunt eligibile pentru finanţarea UE, cu condiţia ca acestea să fie în conformitate cu Prevederile prevăzute în Anexa I (Prevederile Tehnice şi Administrative) şi că acestea sunt transmise în timpul fazei de punere în aplicare operaţională.

12.3 Beneficiarul va aplica reglementările naţionale de schimb valutar într-un mod nediscriminatoriu pentru toate plăţile de tipul componentei de sprijin bugetar.

Articolul 13 – Transparenţa sprinjinului bugetar

Beneficiarul va fi de acord cu publicarea de către Comisie a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, precum şi orice modificare a acestuia, inclusiv prin mijloace electronice, precum şi informaţii de bază cu privire la sprijinul bugetar care le consideră potrivite Comisiei. Această publicaţie nu trebuie să conţină date care să încalce legile UE aplicabile cu privire la protecţia datelor cu caracter personal.

Articolul 14 – Recuperarea sprijinului bugetar

Toate sau o parte din plăţile de sprijin bugetar pot fi recuperate de către Comisie, cu respectarea principiului proporţionalităţii, în cazul în care Comisia constată că plata a fost afectată de o neregulă gravă atribuită Beneficiarului, în special în cazul în care Beneficiarul a furnizat informaţii false sau incorecte, sau în cazul în care a fost implicată corupţia sau frauda.

PARTEA III

Prevederi comune aplicabile acestei acţiuni, indiferent de modul de gestionare

Articolul 15 – Perioada de execuţie şi termenul de contractare în gestiunea directă

15.1 Perioada de execuţie a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană va cuprinde două etape:

- o etapă de implementare operaţională, în care activităţile operaţionale principale ale acţiunii sunt efectuate. Această fază începe la data intrării în vigoare a prezentului Acord de finanţare şi se termină cu deschiderea fazei de închidere;

- o fază de închidere, în timpul căreia auditurile finale, evaluarea, contractele şi devizele de program pentru punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare sunt tehnic şi financiar închise. Durata acestei faze este stipulată în Articolul 2.3 din Condiţiile Speciale şi începe după încheierea etapei de implementare operaţională. Numai cheltuielile necesare pentru închidere sunt eligibile.

Aceste perioade vor fi stipulate în acordurile care urmează a fi încheiate de către Beneficiar şi de Comisie pentru punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, în special în acordurile de delegare şi contractele de achiziţii publice şi de subvenţii.

15.2 Costurile legate de activităţile operaţionale principale sunt eligibile pentru finanţarea UE numai dacă au fost efectuate în timpul fazei de punere în aplicare operaţională; costurile suportate de către Beneficiar înainte de intrarea în vigoare a prezentului Acord de finanţare nu sunt eligibile pentru finanţarea UE, cu excepţia cazului în care sunt prevăzute în Articolul 6 din Condiţiile Speciale. Costurile referitoare la auditurile finale şi evaluare, precum şi pentru activităţile de închidere sunt eligibile până la sfârşitul fazei de închidere.

15.3 Orice sold rămas din contribuţia UE va fi decontat automat nu mai târziu de şase luni de la sfârşitul perioadei de execuţie.

15.4 În cazuri excepţionale şi justificate corespunzător, poate fi înaintată o cerere pentru extinderea etapei de implementare operaţională şi, corelativ, a perioadei de execuţie. În cazul în care prelungirea este solicitată de către Beneficiar, cererea trebuie să fie înaintată cu cel puţin trei luni înainte de sfârşitul fazei de punere în aplicare operaţională şi aprobată de către Comisie înainte de sfârşitul anului. Prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană se modifică în consecinţă.

15.5 În cazuri excepţionale şi justificate corespunzător şi după încheierea fazei operaţionale de punere în aplicare, o cerere poate fi făcută pentru extinderea fazei de închidere şi, corelativ, a perioadei de execuţie. În cazul în care prelungirea este solicitată de către Beneficiar, cererea trebuie să fie înaintată cu cel puţin trei luni înainte de sfârşitul fazei de închidere şi aprobată de către Comisie, înainte de sfârşitul anului. Prezentul Acord de Finanţare se modifică în consecinţă.

15.6 Articolul 2 din aceste Condiţii Generale se aplică activităţilor puse în aplicare de Comisie, în calitate de autoritate contractantă (gestiune directă), cu excepţia celui de-al doilea şi al treilea paragraf al Articolului 2.1. În scopul gestionării directe, auditului şi evaluării, contractele se adaugă la excepţiile prevăzute în Articolul 2.2.

Articolul 16 – Verificările şi controalele efectuate de Comisie, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) şi Curtea Europeană de Conturi

16.1 Beneficiarul va asista şi sprijini verificările şi controalele efectuate de către Comisie, OLAF şi Curtea de Conturi, la cererea acestora.

Beneficiarul va accepta ca Comisia, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi să desfăşoare controale la faţa locului şi să cerceteze documentele cu privire la utilizarea finanţării UE în cadrul activităţilor, în temeiul prezentului Acord de finanţare şi efectuarea unui audit complet, dacă este necesar, pe baza documentelor de conturi şi a documentelor contabile şi a oricăror altor documente referitoare la finanţarea activităţilor de sprijin, pe toată durata prezentului Acord de finanţare şi timp de şapte ani de la data închiderii sale.

16.2 Beneficiarul va asista şi sprijini OLAF-ul în efectuarea controalelor şi verificărilor la faţa locului, în conformitate cu procedurile prevăzute de legislaţia UE privind protecţia intereselor financiare ale UE împotriva fraudei şi a altor abateri.

În acest scop, în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr.2185/96 şi cu Regulamentul (CE, Euratom) nr.883/2013, Beneficiarul va acorda funcţionarilor Comisiei, OLAF-ului şi Curţii Europene de Conturi, precum şi agenţilor lor autorizaţi accesul la site-urile si spaţiile în care sunt efectuate operaţiunile finanţate în temeiul prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, inclusiv a sistemelor informatice, precum şi la toate documentele şi datele computerizate privind managementul tehnic şi financiar al acestor operaţiuni, precum şi să ia toate măsurile corespunzătoare pentru a facilita munca lor. Accesul agenţilor autorizaţi ai Comisiei, OLAF şi Curţii Europene de Conturi se acordă în condiţii de strictă confidenţialitate cu privire la terţi, fără a aduce prejudicii obligaţiilor de drept public în care sunt implicaţi. Documentele trebuie să fie accesibile şi păstrate într-un mod care să permită inspecţia uşoară, Beneficiarul fiind obligat să informeze Comisia, OLAF-ul sau Curtea Europeană de Conturi care este locaţia exactă de păstrare a acestora.

16.3 Controalele şi auditurile descrise mai sus se aplică, de asemenea, antreprenorilor, beneficiarilor de subvenţii şi subcontractanţilor care au primit finanţare din partea UE.

16.4 Beneficiarul va fi înştiinţat despre misiunile de la faţa locului ale agenţilor desemnaţi de către Comisie, OLAF sau Curtea Europeană de Conturi.

Articolul 17 – Sarcinile Beneficiarului în combaterea neregulilor, fraudei şi a corupţiei

17.1 Beneficiarul trebuie să informeze de îndată Comisia cu privire la orice element adus în atenţia sa care trezeşte suspiciuni de fraudă sau corupţie şi orice măsură luată sau planificată pentru a le combate.

17.2 Beneficiarul trebuie să se asigure şi să verifice periodic dacă acţiunile finanţate din buget sunt realizate efectiv şi puse în aplicare în mod corect. Acesta trebuie să ia măsurile adecvate pentru a preveni, detecta şi corecta neregulile şi fraudele şi în cazul în care este necesar, să iniţieze urmăriri penale şi să recupereze fondurile plătite în mod necuvenit.

“Neregulă” înseamnă orice încălcare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, de punere în aplicare a contractelor şi devizelor de program sau a legislaţiei UE care rezultă dintr-o acţiune sau omisiune întreprinsă de cineva care are sau ar avea ca efect prejudicierea fondurilor UE, fie prin diminuarea sau pierderea veniturilor datorate la UE, sau fie prin cheltuieli nejustificate.

Prin “Fraudă” se înţelege orice act intenţionat sau omisiune referitoare la:

- utilizarea sau prezentarea de declaraţii sau documente false, incorecte sau incomplete care au ca efect încasarea sau reţinerea necuvenită de fonduri din bugetul general al Uniunii Europene sau FED;

- nu sunt divulgate informaţiile privitoarea la încălcarea unei obligaţii specifice, cu acelaşi efect;

- deturnarea de fonduri în alte scopuri decât cele pentru care au fost iniţial acordate.

17.3 Beneficiarul se angajează să ia toate măsurile adecvate pentru a preveni, detecta şi sancţiona orice practici de corupţie activă sau pasivă în timpul punerii în aplicare a Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

“Corupţie pasivă” înseamnă acţiunea deliberată a unui funcţionar care primeşte direct sau printr-un intermediar, cereri sau avantaje de orice fel, pentru sine sau pentru o parte terţă, sau acceptă promisiunea unui astfel de avantaj, pentru a acţiona sau de a nu acţiona în conformitate cu datoria sa ori în exercitarea funcţiilor sale, cu încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care au sau ar putea avea drept efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

“Corupţie activă” înseamnă acţiunea deliberată a unei persoane care promite sau atribuie direct sau printr-un intermediar, un avantaj de orice fel unui funcţionar, pentru sine sau pentru o parte terţă, să acţioneze sau să se abţină să acţioneze în conformitate cu datoria sa ori în exercitarea funcţiilor sale, cu încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care au sau ar avea ca efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

17.4 Beneficiarul trebuie să informeze de îndată Comisia (date de contact în conformitate cu al treilea paragraf al Articolului 1.8 din Condiţiile Generale) despre numele entităţii cu autoritate de lucru care a fost obiectul unei hotărâri judecătoreşti pentru fraudă, corupţie, implicare într-o organizaţie criminală, spălare de bani sau orice altă activitate ilegală care poate aduce prejudicii intereselor financiare ale UE.

17.5 În cazul în care Beneficiarul nu ia măsurile adecvate pentru prevenirea fraudei, neregulilor şi a corupţiei, Comisia poate adopta măsuri de precauţie, inclusiv suspendarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

Articolul 18 – Suspendarea plăţilor

18.1 Fără a aduce prejudicii suspendării sau încetării prezentului Acord de finanţare în conformitate cu Articolele 27 şi 28, respectiv, Comisia poate suspenda plăţile parţial sau integral, în cazul în care:

a) Comisia are dovezi că Beneficiarul a comis erori substanţiale, nereguli sau fraude în procedura de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor sau în punerea în aplicare a acţiunii, sau dacă Beneficiarul nu îşi îndeplineşte obligaţiile care îi revin în temeiul prezentului Acord de finanţare, inclusiv obligaţiile privind punerea în aplicare a Planului de Comunicare şi Vizibilitate;

b) Comisia are dovezi că Beneficiarul a comis erori sistemice sau recurente, nereguli, fraude sau a încălcat obligaţiile care decurg din acest sau alt Acord de finanţare, cu condiţia că aceste erori, nereguli, fraude sau încălcări ale obligaţiilor au un impact semnificativ asupra punerii în aplicare a acestui Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană sau care pune sub semnul întrebării credibilitatea sistemului de control intern al Beneficiarului sau legalitatea şi regularitatea cheltuielilor care stau la bază;

c) Comisia suspectează că Beneficiarul a comis erori substanţiale, nereguli, fraude sau încălcări ale obligaţiilor în procedura de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor sau în punerea în aplicare a acţiunii şi care necesită o verificare;

d) Este necesară prevenirea prejudiciilor semnificative a intereselor financiare ale UE.

18.2 Comisia va informa imediat Beneficiarul cu privire la suspendarea plăţilor şi cu privire la motivele pentru această suspendare.

18.3 Suspendarea plăţilor are ca efect suspendarea termenului-limită de plată pentru orice cerere de plată în aşteptare.

18.4 Cu scopul de a relua plăţile, Beneficiarul se va strădui cât mai curând posibil să remedieze situaţia care duce la suspendare şi va informa Comisia cu privire la orice progres făcut în acest sens. Comisia, de îndată ce va considera că au fost îndeplinite condiţiile pentru reluarea plăţilor, va informa Beneficiarul cu privire la aceasta.

Articolul 19 – Alocarea fondurilor recuperate de către Comisie [Articolul 16.2 AF CG]

În cazul în care acţiunea este finanţată de FED, sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de Comisie, sumele din garanţiile financiare depuse pe baza unor proceduri de achiziţii şi subvenţii, sumele din sancţiunile financiare impuse candidaţilor, ofertanţilor, solicitanţilor, contractorilor sau beneficiarilor de subvenţii, precum şi despăgubirile acordate Comisiei sunt alocate acestei acţiuni.

Articolul 20 – Dreptul de stabilire şi de şedere

20.1 În cazul în care se justifică prin natura contractului de achiziţie sau de subvenţie, Beneficiarul acordă persoanelor fizice şi juridice care participă la licitaţiile pentru lucrări, bunuri sau servicii sau cereri de ofertă şi entităţi cărora se aşteaptă să li se încredinţeze sarcini de execuţie a bugetului identificate în Anexa I, un drept provizoriu de stabilire şi de şedere pe teritoriul Beneficiarului (societăţilor). Acest drept rămâne valabil timp de o lună după adjudecarea contractului.

20.2 Beneficiarul acordă, de asemenea, antreprenorilor de achiziţii publice şi beneficiarilor de subvenţii, entităţilor însărcinate cu sarcini de buget de execuţie identificate în Anexa I (Prevederi Tehnice şi Administrative), persoanelor fizice ale căror servicii sunt necesare pentru îndeplinirea acestei acţiuni şi membrilor familiilor acestora, drepturi similare pe parcursul punerii în aplicare a acţiunii.

Articolul 21 – Prevederile fiscale şi vamale

21.1 Beneficiarul va aplica contractelor de achiziţii publice şi subvenţii finanţate de UE cel mai favorabil regim fiscal şi vamal pentru statele sau organizaţiile internaţionale de dezvoltare cu care colaborează.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP, nu se va ţine cont de regimul aplicat de către acesta pentru celelalte state ACP sau alte ţări în curs de dezvoltare cu scopul de a determina regimul cel mai favorabil unui stat.

21.2 În cazul în care un acord-cadru este aplicabil şi include Prevederi mai detaliate cu privire la acest subiect, aceste Prevederi, de asemenea, se aplică.

Articolul 22 – Confidenţialitate

22.1 Beneficiarul va accepta ca documentele sale deţinute de o entitate căreia Comisia i-a încredinţat sarcini de implementare a bugetului în cadrul prezentului sau unui alt Acord de finanţare pot fi transmise Comisiei de către această entitate cu scopul unic de monitorizare a execuţiei acestor sarcini. Comisia va respecta toate măsurile de confidenţialitate convenite între Beneficiar şi această entitate.

22.2 Fără a aduce prejudicii Articolului 16 din aceste Condiţii Generale, Beneficiarul şi Comisia vor păstra confidenţialitatea oricărui document, informaţie sau altui material direct legat de punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, care este clasificat drept confidenţial.

22.3 Părţile trebuie să obţină în prealabil acordul reciproc scris înainte de a dezvălui public astfel de informaţii.

22.4 Părţile trebuie să menţină confidenţialitatea până la cinci ani de la încheierea perioadei de execuţie.

Articolul 23 – Protecţia datelor cu caracter personal

23.1 Beneficiarul trebuie să asigure o protecţie rezonabilă a datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal înseamnă orice informaţie referitoare la o persoană fizică.

Orice operaţie efectuată asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, ştergerea sau distrugerea, se bazează pe regulile şi procedurile Beneficiarului şi se va face numai în măsura în care este necesară pentru punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

23.2 În special, Organizaţia trebuie să ia măsuri tehnice şi organizatorice adecvate de securitate cu privire la riscurile inerente în orice astfel de operaţiuni, precum şi natura informaţiilor referitoare la persoana fizică în cauză, cu scopul de:

a) A împiedica orice persoană neautorizată să aibă acces la sistemele informatice care să efectueze astfel de operaţiuni, în special, citirea, copierea, modificarea sau eliminarea suportului de stocare; introducerea datelor neautorizate, precum şi divulgarea, modificarea sau ştergerea informaţiilor stocate;

b) A se asigura că utilizatorii autorizaţi ai unui sistem informatic care desfăşoară astfel de operaţiuni pot accesa numai informaţiile care se referă la dreptul de acces al acestora;

c) A proiecta structura organizaţională în aşa fel, încât să întrunească condiţiile de mai sus.

Articolul 24 – Utilizarea studiilor

Contractul de achiziţie care se referă la orice studiu finanţat în cadrul prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană trebuie să includă dreptul Beneficiarului şi al Comisiei de a utiliza studiul, pentru publicare şi prezentare unei părţi terţe.

Articolul 25 – Consultările între Beneficiar şi Comisie

25.1 Beneficiarul şi Comisia se vor consulta reciproc în cazul oricărui litigiu referitor la punerea în aplicare sau interpretarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, în continuare, în conformitate cu Articolul 29 din prezentele Condiţii Generale.

25.2 În cazul în care Comisia constată unele probleme în desfăşurarea procedurilor referitoare la gestionarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, aceasta stabileşte toate contactele necesare cu Beneficiarul pentru remedierea situaţiei şi ia orice măsuri care sunt necesare.

25.3 Consultarea poate duce la modificarea, suspendarea sau încetarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană.

25.4 Comisia va informa periodic Beneficiarul despre punerea în aplicare a activităţilor descrise în Anexa I care nu se încadrează în Partea I a acestor Condiţii Generale.

Articolul 26 – Modificarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană

26.1 Orice modificare a prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană se face în scris, inclusiv şi prin schimb de scrisori.

26.2 În cazul în care cererea de modificare provine de la Beneficiar, scrisoarea va include această cerere şi va fi transmisă Comisiei cu cel puţin trei luni înainte ca modificările să intre în vigoare, cu excepţia cazurilor în care sunt justificate în mod corespunzător de către Beneficiar şi acceptate de Comisie. În cazuri excepţionale de ajustare a obiectivelor acţiunii, de creştere a contribuţiei UE sau o prelungire a termenului-limită în conformitate cu al treilea paragraf al Articolului 2.1, o astfel de cerere se depune cu cel puţin şase luni înainte ca modificările să intre în vigoare.

26.3 În cazul în care ajustarea nu afectează în mod semnificativ obiectivele activităţii puse în aplicare în conformitate cu Partea I din aceste Condiţii Generale, dacă se referă la chestiuni de detaliu care nu afectează soluţia tehnică adoptată, şi dacă aceasta nu include realocarea de fonduri sau, pentru o acţiune finanţată de FED, în cazul în care este vorba de realocări de fonduri în limita rezervei pentru cheltuieli neprevăzute, Beneficiarul trebuie să informeze Comisia cu privire la ajustare şi să justifice în scris cât mai curând posibil, ca mai apoi să aplice această ajustare.

26.4 Utilizarea rezervei pentru situaţii neprevăzute pentru o acţiune finanţată din Bugetul UE este condiţionată de aprobarea scrisă prealabilă a Comisiei. Pentru o acţiune finanţată de FED, Comisia trebuie informată cu privire la utilizarea rezervei pentru cheltuieli neprevăzute.

26.5 În cazul în care Comisia consideră că Beneficiarul încetează să îndeplinească satisfăcător sarcinile încredinţate în conformitate cu Articolul 1(1) din aceste Condiţii Generale şi fără a aduce prejudicii Articolelor 27 şi 28 din prezentele Condiţii Generale, Comisia poate decide să reia sarcinile încredinţate de la Beneficiar, pentru a continua punerea în aplicare a activităţilor în numele Beneficiarului, după informarea acestuia în scris.

Articolul 27 – Suspendarea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană

27.1 Acordul de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană poate fi suspendat în următoarele cazuri:

a) Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare în cazul în care Beneficiarul încalcă o obligaţie în temeiul prezentului Acord de finanţare.

b) Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului Acord de finanţare în cazul în care Beneficiarul încalcă oricare obligaţie stabilită în conformitate cu procedurile şi documentele standard prevăzute în Articolele 1.3 şi 5.3 din prezentele Condiţii Generale.

c) Comisia poate suspenda prezentul Acord de finanţare în cazul în care Beneficiarul încalcă o obligaţie privind respectarea drepturilor omului, a principiilor democratice şi a statului de drept şi, în cazuri grave de corupţie.

d) Prezentul Acord de finanţare poate fi suspendat în caz de forţă majoră, aşa cum este definit mai jos. “Forţa majoră” înseamnă oricare situaţie imprevizibilă şi excepţională sau eveniment mai presus de controlul părţilor, care împiedică pe oricare dintre ele să îşi îndeplinească obligaţiile care le revin, care nu sunt atribuite unor erori sau neglijenţe din partea lor (sau din partea contractanţilor lor, agenţilor sau angajaţilor) şi se dovedeşte insurmontabilă în ciuda tuturor eforturilor depuse. Defectele echipamentelor sau materialelor sau întârzierile pentru punerea lor la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. O parte nu poate fi trasă la răspundere pentru încălcarea obligaţiilor sale, în cazul în care este împiedicată să le îndeplinească de un caz de forţă majoră şi de care cealaltă parte a fost informată în mod corespunzător. Partea care se confruntă cu o forţa majoră va informa cealaltă parte, fără întârziere, menţionând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei, şi va lua orice măsură pentru a minimiza deteriorarea.

e) Nici una dintre părţi nu poate fi trasă la răspundere pentru încălcarea obligaţiilor sale în temeiul Acordului dacă este împiedicată să le îndeplinească de o forţă majoră, cu condiţia să ia măsuri pentru a reduce la minimum eventualele daune posibile.

27.2 Comisia poate suspenda prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană fără o notificare prealabilă.

27.3 Comisia poate lua orice măsuri adecvate de precauţie înainte să aibă loc suspendarea.

27.4 Când suspendarea este înştiinţată, se indică consecinţele asupra achiziţilor publice şi contractelor de finanţare curentă, programe în curs de desfăşurare, precum şi pentru contracte şi devize de program care urmează să fie semnate.

27.5 O suspendare din prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană nu aduce prejudicii suspendării plăţilor şi rezilierii Acordului de către Comisie, în conformitate cu Articolul 18 şi 28 din Condiţii Generale.

27.6 Părţile pot relua punerea în aplicare a Acordului de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, odată ce condiţiile permit, cu acordul prealabil scris al Comisiei. Asta fără a aduce prejudicii oricăror modificări ale prezentului Acord de finanţare care pot fi necesare pentru a adapta acţiunea la noile condiţii de punere în aplicare, inclusiv, dacă este posibil, extinderea perioadei de implementare, sau încetarea Acordului, în conformitate cu Articolul 28.

Articolul 28 – Rezilierea prezentului Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană

28.1 Dacă problemele care au dus la suspendarea prezentului Acord de finanţare nu au fost rezolvate în termen de maximum 180 de zile, oricare dintre părţi poate rezilia prezentul Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană cu un preaviz de 30 de zile.

28.2 Prezentul Acord de finanţare se reziliază automat, dacă, în termen de trei ani de la semnare:

a) nu a dat curs nici unei plăţi;

b) nici un contract de punere în aplicare nu a fost semnat;

c) şi în cazul în care această acţiune este finanţată de FED, nu a fost semnat nici un deviz de program.

28.3 Când rezilierea este înştiinţată, se indică consecinţele acestor achiziţii publice şi contracte de finanţare, programe în curs de desfăşurare, precum şi pentru contractele şi devizele de program care urmează a fi semnate.

Articolul 29 – Sistemul de soluţionare a litigiilor

29.1 Orice litigiu cu privire la acest Acord de finanţare dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană, care nu poate fi soluţionat în termen de şase luni, de consultări între părţi prevăzute în Articolul 25 din prezentele Condiţii Generale poate fi soluţionat prin arbitraj la una dintre cerere a părţilor.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP şi această acţiune este finanţată prin FED, diferendul va fi supus, înainte de arbitraj şi după consultările prevăzute în Articolul 25 din prezentele Condiţii Generale, Consiliului ACP-CE sau în cadrul Comitetului ACP-CE al Ambasadorilor, în conformitate cu Articolul 98 din Acordul de Parteneriat ACP-CE. În cazul în care Consiliul sau Comitetul nu reuşeşte să soluţioneze litigiul, oricare dintre părţi poate solicita soluţionarea litigiului prin arbitraj, în conformitate cu Articolele 29.2, 29.3 şi 29.4.

29.2 În acest caz, fiecare parte desemnează un arbitru în termen de 30 de zile de la cererea de arbitraj. În caz contrar, fiecare parte poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj (Haga) pentru a desemna un al doilea arbitru. Cei doi arbitri vor desemna, la rândul lor, un al treilea arbitru în termen de 30 de zile. În caz contrar, fiecare parte poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj să desemneze un al treilea arbitru.

29.3 Cu excepţia cazului în care arbitrii decid altfel, procedura din Regulamentul de Arbitraj al Curţii Permanente de Arbitraj prevede Arbitrajul cu Implicarea Organizaţiilor Internaţionale şi al Statelor. Deciziile arbitrilor vor fi luate de majoritate în termen de trei luni.

29.4 Fiecare parte este obligată să ia măsurile necesare pentru punerea în aplicare a deciziei arbitrilor.

 FINANCING AGREEMENT

SECTOR REFORM CONTRACT

SPECIAL CONDITIONS

The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting on behalf of the European Union, hereinafter referred to as “the EU”,

of the one part, and

Government of the Republic of Moldova, hereinafter referred to as “the Beneficiary”, of the other part, have agreed as follows:

Article 1 - Nature of the action

1.1. The EU agrees to finance and the Beneficiary agrees to accept the financing of the following budget support action:

Support to the implementation of DCFTA process in Moldova

CRIS decision number: ENI/2014/034-132

This action is financed from the EU Budget under the following basic act: European Neighbourhood Instrument (Regulation (EU) No 232/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014 establishing a European Neighbourhood Instrument).

1.2. The total estimated cost of this action is EUR 30075000 and the maximum EU contribution to this action is set at EUR 30 000 000.

This budget support action is composed of:

(a) a budget support component with a maximum EU contribution of EUR 25000000;

(b) a complementary support component with a total estimated cost of EUR 5075000 and a maximum EU contribution of EUR 5 million.

1.3. The Beneficiary shall not co-finance the action.

1.4. Estimated co-financing by potential grant beneficiaries to the complementary support component: EUR 75000.

Article 2 - Execution period

2.1. The execution period of this Financing Agreement as defined in Article 15 of Annex II (General Conditions) shall commence on the entry into force of this Financing Agreement and end 72 months after this date.

2.2. The duration of the operational implementation phase is fixed at 48 months.

2.3. The duration of the closure phase is fixed at 24 months.

Article 3 - Addresses

All communications concerning the implementation of this Financing Agreement shall be in writing, shall refer expressly to this action as identified in Article 1.1 of these Special Conditions and shall be sent to the following addresses:

a) for the Commission

Mr Pirkka TAPIOLA

Head of the EU Delegation to the Republic of Moldova 12, Kogalniceanu Street MD-2001 Chisinau Republic of Moldova

DELEGATION MOLDOVA@eeas.cur0Da.eu

b) for the Beneficiary

Mr Iurie LEANCA

Prime Minister of the Republic of Moldova 1, Piata Marii Adunari Nationale MD-2001 Chisinau Republic of Moldova

Article 4 - OLAF contact point

The contact point of the Beneficiary having the appropriate powers to cooperate directly with the European Anti-Fraud Office (OLAF) in order to facilitate OLAF′s operational activities shall be:

Mr Serafim Urechean President

Court of Accounts of the Republic of Moldova

Address: Stefan cel Mare Bd. 69, Chisinau 2001, Moldova Tel: +373 22 233-776 e-mail: s_urechean @ccrm.md

Article 5 - Annexes

5.1. This Financing Agreement is composed of:

(a) these Special Conditions;

(b) Annex I: Technical and Administrative Provisions, containing the detailed breakdown of the activities of this action;

(c) Annex II: General Conditions;

(d) Annex III: Reporting Template - not applicable to and not included in this agreement;

and

(e) Annex IV: Management Declaration Template - not applicable to and not included in this agreement;

5.2. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of the Annexes and, on the other hand, the provisions of these Special Conditions, the latter shall take precedence. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of Annex I (Technical and Administrative Provisions) and, on the other hand, the provisions of Annex II (General Conditions), the latter shall take precedence.

Article 6 - Provisions derogating from or supplementing Annex II (General Conditions)

The foreign exchange transfers will be accounted for under the value date of the notification of credit to the EUR account of the Ministry of Finance of the Republic of Moldova held at the National Bank of Moldova.

The exchange rate will be the official exchange rate set by the National Bank of Moldova, on the value date of the notification of credit¹.

______________________________

¹ According to the methodology approved and published on the official web-site of the National Bank of Moldova: Regulation on the Setting of the Official Exchange Rate of Moldovan Leu against Foreign Currencies. Decision of the Council of Administration of the National Bank of Moldova No.3 of January 15. 2009. Official Monitor of the Republic of Moldova. No.27-29 of February 10. 2009. Art.100.

Article 7 - Entry into force

This Financing Agreement shall enter into force on the date on which the Commission receives a notification from the Beneficiary confirming the completion of the internal procedures of the Beneficiary necessary for its entry into force. The Commission shall inform the Beneficiary of the date of the receipt of this notification. This Financing Agreement shall not enter into force if such a notification is not received by the Commission by 31 December 2015.

Done in English in two original copies, one copy being handed to the Commission and one to the Beneficiary.

Annex I to financing agreement No ENI/2014/034-132

Technical and administrative provisions

1. DESCRIPTION

1.1. Objectives

General objective:

The overall objective of this Sector Reform Contract (SRC) and complementary support is to assist the Government of Moldova in promoting sustainable and inclusive growth, and consolidating and improving democratic and economic governance.

Specific objectives:

The specific objective is to support the implementation of Deep and Comprehensive Free Trade Agreement (DCFTA) process in Moldova and the improvement of key competitiveness aspects in line with the policies and reforms outlined in the Association Agreement (AA)/DCFTA initialled between the Republic of Moldova and the EU in the following areas:

♦ Quality infrastructure, in particular standardisation, metrology, conformity assessment, testing, accreditation and international cooperation in these areas including recognition;

♦ Market surveillance and enforcement, including industrial and non-industrial products and services;

♦ Development and diversification of the Moldovan internal and external market conditions and opportunities for SMEs increased competitiveness;

♦ Extensive public awareness programme promoting competitiveness/DCFTA long-term benefits through public events for citizens, civil society representatives and businesses.

1.2. Expected results

The expected results of budget support are:

- Improvements of key competitiveness aspects within a DCFTA context, notably with respect to:

♦ Quality infrastructure and procedures (standardisation, metrology conformity assessment, testing and accreditation);

♦ Market Surveillance and enforcement;

♦ Developing and diversifying the Moldovan internal and external market conditions and opportunities for SMEs increased competitiveness;

♦ Public awareness programme that promotes the DCFTA long-term benbfits through public events targeting citizens, civil society representatives and businesses including their possible integration into corresponding EU associations;

- Support the creation of new (woman-owned) businesses and generate more and better- paid (woman) jobs.

The expected results of complementary support are:

- Improved institutional capacities at Central Public Administrations (CPAs) and implementing bodies/agencies to design and implement specific competitiveness enhancement measures within a DCFTA context, also including needs assessment analyses and harmonisation of legislation;

- Improved cooperation between the relevant Moldovan-EU quality infrastructure and market surveillance services and bodies leading to their future integration within the corresponding EU network, where possible;

- Enhanced capacity of local Civil Society Organisations (CSOs) and Small and medium-sized enterprises (SMEs), to grasp the benefits of DCFTA market conditions and opportunities, including gender equality and women empowerment (GEWE) focussed initiatives;

- Improved capacity of local CSOs for dialogue on and participation to economic and DCFTA related matters.

1.3. Main activities

The main activities to implement the budget support package are budget support dialogue and policy dialogue, financial transfer, performance assessment, reporting and capacity development and will include:

- Continued policy dialogue with the Government and the private sector with a particular focus on areas reflected in the programme′s objectives;

- Continued effort to reinforce Government′s capacities in the area of PFM in the context of existing complementary support programmes;

- Continued dialogue between the EU and other donors to coordinate and further align our development cooperation with a view to avoiding duplication of activities and relieving the Government from multiple reporting duties;

- Transfer of funds to the State Budget against the results achieved according to the policy matrix;

- Regular monitoring of budget support eligibility criteria:

♦ Monitoring of achievement of the public policy implementation priority objectives will be undertaken on the basis of annual progress reports and other EU or development partners′ reviews, supported by regular briefings for and discussions in the relevant sector working group;

♦ Monitoring of macro-economic developments will be performed in the context of IMF, WB or EU missions′ reports and assessments;

♦ Monitoring of PFM eligibility will be done on the basis of Government of Moldova progress reports on the implementation of the strategy to improve PFM and IMF, WB, EU PFM-related reports;

♦ Monitoring of budget transparency will be undertaken through verifying public availability of appropriate documentation.

1.3.1. Budget Support

Main activities to be carried out within the framework of the budget support component of this SRC will include:

- Engagement in dialogue around conditions and government reform priorities;

- Verification of conditions and the payment of budget support against the rejsults achieved according to the policy matrix.

1.3.2. Complementary support

Main activities to be carried out within the framework this SRC will include:

- Grants/Call for proposals (direct management) to promote Civil Society Organisations′ (CSOs) involvement in improving Moldova′s competitiveness aspects within a DCFTA context especially for actions that are gender equality and woman empowerment (GEWE) orientated and supporting women in entrepreneurship;

- Procurement (direct management) of a Technical Assistance (TA) Service Contract to accompany the SRC ‚Support to the Implementation of DCFTA process in Moldova′ and a global Service Contract for communication and visibility of actions related to AA/DCFTA implementation in the framework of EU funded assistance programmes;

- Procurement (direct management) of evaluation and audit missions.

2. IMPLEMENTATION

2.1. Indicative operational implementation period

The indicative operational implementation period of this action is as specified in Article 2 of the Special Conditions.

2.2. Amounts allocated for budget support

The total amount allocated to the SRC “Support to the Implementation of the Deep and Comprehensive Free Trade Agreement (DCFTA) process in Moldova” under the Special measure 2014 in favour of Georgia and the Republic of Moldova to be financed from the general budget of the European Union is EUR 30000000 of which EUR 25000000 is to be delivered under the budget support component and EUR 5000000 under complementary support component.

2.3. Criteria and indicative schedule of disbursement of budget support

2.3.1. Budget Support details

Budget support is provided as direct untargeted budget support to the national Treasury. The crediting of the euro transfers disbursed into Moldovan Lei will be undertaken at the appropriate exchange rates in line with Article 6 of the Special Conditions.

Budget support will be disbursed in three tranches indicatively corresponding to the 2014, 2016 and 2017 Moldovan fiscal years.

The indicative calendar of disbursements is summarised in the table below (all figures in EUR million) based on fiscal year of the partner country.

The first instalment will be a fixed tranche (EUR 8000000) which is planned to be disbursed in 2014 following the signature of the Financing Agreement and provided that the four General Conditions and the 2014 Specific Conditions as outline^ in detail in Appendix 2 (Disbursement arrangements and timetable) of these Technical and Administrative Provisions (TAPs) are fulfilled.

The subsequent two variable tranches (EUR 8000000 and EUR 9000000) are planned for disbursement in second quarter of respectively 2016 and 2017 fiscal years, subject to the continued compliance with the four General Conditions and the fulfilment of the relevant Specific Conditions outlined in detail in Appendix 2 of these TAPs.

2.3.2. Disbursement criteria

The General Conditions for disbursement of all tranches are as follows:

i) Satisfactory progress in the implementation of the action-relevant chapters of the Roadmap for “Increasing the Competitiveness of the Republic of Moldova” and DCFTA Action Plan and continued credibility and relevance thereof;

ii) implementation of a credible stability-oriented macroeconomic policy;

iii) satisfactory progress in the implementation of the Government of Moldova Strategy for the Development of Public Finance Management 2013-2020; and

iv) satisfactory progress with regard to the public availability of timely, comprehensive and sound budgetary information.

In case of a significant deterioration of fundamental values, budget support disbursements may be formally suspended in line with Article 27.1 of the Annex I - General Conditions of the Financing Agreement, or temporarily suspended or reduced.

The Specific Conditions for disbursement of Variable Tranches refer to the activities related to: a) quality infrastructure, b) market surveillance, c) local and international markets opportunities and d) competitiveness/DCFTA awareness.

The Specific Conditions will apply for the duration of the programme. However, in duly justified circumstances, the Government of Moldova may submit a request to the European Commission for the targets and indicators to be changed. The chahges agreed to the targets and indicators may be authorised by exchange of letters between the two parties.

The disbursement arrangements, timetable, as well as General and Specific Conditions are described in Tables A, B and C of Appendix 2 of these Technical and Administrative Provisions (TAPs).

2.4. Details on complementary support

2.4.1. Grants: call for proposals “Strengthening role of civil society in improving Moldova′s competitiveness aspects within a DCFTA context” (direct management implemented by the Commission as the Contracting Authority)

a) Objectives of the grants, fields of intervention, priorities of the year and expected results

The objectives of the grants is to support concrete actions within a DCFTA context, especially for actions that promote gender equality and woman empowerment (GEWE) and are supporting women entrepreneur ship. Support will be also giveh for improving dialogue between civil society organisations and relevant authorities.

The expected results of the complementary support are the following:

Enhanced capacity of local CSOs and SMEs business associations, to grasp the benefits of DCFTA market conditions and opportunities, including gender equality and women empowerment (GEWE) focussed initiatives;

- Improved capacity of local CSOs for dialogue on and participation to economic and DCFTA related matters.

b) Eligibility conditions

Local CSOs and economic operators associations having experience and/or interest in DCFTA implementation, monitoring and analysis will be eligible for this call.

c) Essential selection and award criteria

The essential selection criteria are financial and operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are relevance of the proposed action to the objectives of the call; design, effectiveness, feasibility, sustainability and cost-effectiveness of the action.

Actions mobilising and empowering women in underrepresented sectors and/or from vulnerable groups will be encouraged.

d) Maximum rate of co-financing

The maximum possible rate of co-financing for grants under this call is 80% of the eligible costs of the action.

The maximum possible rate of co-financing may be up to 100 % in accordance with Article 192 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 if full funding is essential for the action to be carried out. The essentiality of full funding will be justified by the Commission in the award decision, in respect of the principles of equal treatment and sound financial management.

e) Indicative quarter to launch the call

2^nd quarter of 2015

2.4.2. Procurement (direct management implemented by the Commission as the Contracting Authority)

Complementary support component will include:

a) a Technical Assistance (TA) Service Contract to support the Ministry of Economy (MoE) and its subordinated agencies such as the Moldovan SME Development Organisation (ODIMM) and the Moldovan Export and Investment Promotion Organisation (MEEPO) and the other Moldovan DCFTA BS′s programme beneficiaries during the implementation of the Sector Reform Contract: ‚Support to the Implementation of DCFTA process in Moldova′;

b) a Service contract for communication and visibility of actions related to AA/DCFTA implementation in the framework of EU funded assistance programmes and

c) evaluation and audit.

2.4.3. Scope of geographical eligibility for procurement and grants

The geographical eligibility in terms of place of establishment for participating in procurement and grant award procedures and in terms of origin of supplies purchased as established in the basic act shall apply.

The Commission may extend the geographical eligibility in accordance with Article 9(2)(b) of Regulation (EU) No 236/2014 (C1R) on the basis of urgency or: of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned.; or other duly substantiated cases where the eligibility rules would make the realisation of this action impossible or exceedingly difficult.

2.5. Indicative budget

The programme is fully funded from the allocation granted to Moldova under the 2014 multi-country umbrella programme.

2.6. Performance monitoring and donor coordination

Monitoring missions will take place at the end of the financial year/beginning next financial year to review the progress of the reform, checking financial and budget executions reports in order to collect evidence on the funding and the budget allocations.

Six-monthly programme steering committee meetings, organised and held under the auspices of MoE, and to which all relevant action stakeholders including the EU Delegation to Moldova and other interested donors will be invited, will review and assess overall performance in achieving the SRC′s reform objectives and indicators. At these meeting corrective measures, if so warranted, will also be discussed and agreed upon.

2.7. Evaluation and audit

The European Commission foresees evaluation and audit after completion of the Programme.

For complementary support, the Commission may also carry out external evaluations via independent consultants, as follows:

(a) possibly a mid-term evaluation mission;

(b) a final evaluation, at the beginning of the closing phase;

(c) possibly an ex-post evaluation.

The Beneficiary and the Commission shall analyse the conclusions and recommendations of the mid-term evaluation and jointly decide on the follow-up action to be taken and any adjustments necessary, including, if indicated, the reorientation of the project. The reports of the other evaluation and monitoring missions will be given to the Beneficiary, in order to take into account any recommendations that may result from such missions.

2.8. Communication and visibility

Communication and visibility of the EU is a legal obligation for all external actions funded by the EU.

This action shall contain communication and visibility measures, which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan of the Action, tcj be elaborated before the start of implementation and supported with the budget indicated in section 2.5 above.

The measures shall be implemented either (a) by the Commission, and/or (b) by the partner country, contractors and grant beneficiaries. Appropriate contractual obligations shall be included in, respectively, financing agreements, procurement and grant contracts.

The Communication and Visibility Manual for European Union External Action shall be used to establish the Communication and Visibility Plan of the Action and the appropriate contractual obligations.

As part of the Financing Agreement, the Moldovan government undertakes to ensure that the visibility of the EU contribution to the SRC is given appropriate coverage in the various publicity media. The accompanying TA Service Contract will endeavour to further enhance the positive image of the EU in the context of its work in Moldova and specific provision for this purpose will be included in the TA Service Contract.

At appropriate milestones during the SRC duration and after appropriate events, press releases will be issued, by MoE in co-operation with the EU Delegation to Moldova. In all these actions, the EU visibility guidelines will be strictly adhered to.

Appendixes

1. Performance criteria and indicators used for budget support disbursements

2. Disbursement arrangements and timetable

APPENDIX 1 - PERFORMANCE CRITERIA AND INDICATORS

USED FOR BUDGET SUPPORT DISBURSEMENTS

The Programme foresees three instalments corresponding to the 2014, 2016 and 2017 Moldovan fiscal years.

The first instalment will be a fixed tranche which is planned to be disbursed in the fourth quarter of 2014 following the signature of the Financing Agreement and the fulfilment of the four General Conditions - General Conditions are outlined in Table B, Appendix 2 of these Technical and Administrative Provisions - and of the Specific Conditions.

The subsequent two instalments are planned to be disbursed as variable tranches in the first semesters of 2016 and 2017 fiscal years, subject to fulfilment of the General and Specific Conditions. The modalities of assessment of performance of the variable tranches are specified in Section 4 and 5 of Appendix 2.

APPENDIX 2 – DISBURSEMENT ARRANGEMENTS

AND TIMETABLE (BUDGET SUPPORT)

1. Responsibilities

On the basis of the conditions for disbursement set out in this Financing Agreement, the competent authorities of Moldova shall make a formal request to the Commission for each tranche disbursement, indicatively in the first quarter of each fiscal year and based on what achieved in the previous year, and including (i) the fullest possible analysis and justification for the release of funds, including all necessary supporting documentation, and (ii) a duly signed Financial Identification.

2. Indicative disbursement timetable

The indicative disbursement timetable is set out below.

Table A: Summary Indicative disbursement timetable (EUR million)

3. General Conditions

The General (or Eligibility) Conditions set out below represent conditions to be met before the disbursement of each and every tranche. All requests for any type of tranche release shall be accompanied by supporting information, as appropriate, on the progress achieved in each of the four General (or Eligibility) Conditions.

Table B: General Conditions for tranche release

4. Specific Conditions

Unlike General Conditions which have to be all met as condition for the payment of any type of tranche, the Specific Condition linked to a specific tranche applies to the assessment and disbursement of that individual tranche only, as specified below. Tranche release requests must be accompanied by all appropriate information and documents on the Specific Conditions.

Table C: Specific Conditions for the release of tranches (Policy Reform Matrix)

The conditions for disbursement under the variable tranches are fixed for the duration of the programme, but may be modified in accordance with the TAPs section 2.3.2 of this Financing Agreement.

5. Modalities of assessment of performance in the case of Variable Tranches

The programme foresees the payment of three annual instalments. The first fixed tranche can be paid upon full compliance with the General Conditions (as specified in Section 3 above) and with the Specific Conditions for the fixed tranche (as specified in Section 4 above). Once compliance with the General Conditions has been positively assessed by the European Commission, each variable tranche will be assessed and paid according to the level of compliance with each of the Specific Conditions.

There are three possible levels of compliance related to the Specific Conditions:

i) Full compliance, which will result in a disbursement decision of the European Commission amounting to the full corresponding quota;

ii) Partial but significant compliance, which will result in a disbursement decision of the European Commission amounting to half of the corresponding quota;

iii) Insufficient or no compliance, which will result in a no disbursement decision of the European Commission.

In the event that more indicators are grouped under the same specific condition:

- Full compliance corresponds to all indicators under such specific condition being fully met;

- Partial but significant compliance corresponds to more than half of all the indicators under such specific condition being fully met;

- Insufficient or no compliance corresponds to half or less than half of all the indicators under such specific condition being fully met.

In duly justified cases and following a duly-substantiated request submitted by the competent authorities to the European Commission, compliance might be re-assessed during the review of the immediately subsequent annual tranche, eventually allowing for the payment of the corresponding unpaid amount(s). Funds withheld for lack of compliance will be lost at the end of the Programme.

In any case, the final decision on the degree of compliance and on any type of tranche disbursement rests with the European Commission.

Table D: Weights of Specific Conditions

ANNEX II - GENERAL CONDITIONS

Part One:

Provisions Applicable to Activities for which the Beneficiary is the Contracting Authority

Article 1 - General principles

1.1 The purpose of Part One is to define the budget-implementation tasks entrusted to the Beneficiary in indirect management as described in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and to define the rights and obligations of the Beneficiary and of the Commission in carrying out these tasks.

These tasks encompass the implementation by the Beneficiary as contracting authority of procurement and grant award procedures, and the awarding, signing and enforcing the resulting procurement and grant contracts.

As a rule, the Commission shall carry out related payments to contractors and grant beneficiaries. However, the Beneficiary shall carry out certain payments including to its own staff on the basis of a programme estimate as defined in Article 5 of these General Conditions.

Where the Beneficiary is an ACP State and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the sixth subparagraph of Article 35(1) and in Article 35(2) of Annex IV to the ACP-EC Partnership Agreement.

Where the Beneficiary is an OCT and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the fifth subparagraph of Article 14(1) and in Article 14(2) of Commission Regulation (EC) No 2304/2002 of 20 December 2002 implementing the Council Decision 2001/822/EC on the association of the overseas countries and territories with the European Community.

1.2 The Beneficiary shall remain responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement even if it designates other entities identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain budget-implementation tasks in the context of the implementation of a programme estimate referred to in Article 5 of these General Conditions. The Commission, in particular, reserves the right to suspend payments, and to suspend and/or terminate this Financing Agreement on the basis of the acts, omissions and/or situations of any designated entity.

1.3 The tasks identified in Article 1.1 of these General Conditions shall be carried out by the Beneficiary in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement and grant contracts, in force at the time of the launch of the procedure in question.

1.4 The Beneficiary shall set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system. The Beneficiary shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination and avoid from situations of conflict of interest.

A conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of any responsible person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a tenderer or applicant, or contractor or grant beneficiary.

Internal control system is a process aimed at providing reasonable assurance that operations are effective, efficient and economical, that the reporting is reliable, that assets and information are safeguarded, that fraud and irregularities are prevented, detected and corrected, and that risks relating to the legality and regularity of the financial operation are adequately managed, taking into account the multiannual character of the activities as well as the nature of the payments concerned.

In particular, where the Beneficiary carries out payments pursuant to a programme estimate, the functions of the authorising and accounting officers shall be segregated and mutually incompatible and the Beneficiary shall operate an accounting system that provides accurate, complete, reliable and timely information. T he Beneficiary shall also reasonably protect data enabling the identification of a natural person (personal data).

1.5 The report on the implementation of the tasks entrusted to the Beneficiary shall follow the template provided in Annex III. However, where programme estimates are used pursuant to Article 5 of these General Conditions, the report shall follow the requirements stipulated in the standard documents referred to in Article 5.3 of these General Conditions.

1.6 An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

1.7 The Beneficiary shall conduct the procurement and grant award procedures and conclude the resulting contracts in the language of this Financing Agreement.

1.8 The Beneficiary shall inform the Commission when a candidate, tenderer or applicant is in a situation of exclusion from participating in procurement and grant award procedures referred to in Article 1.3 and when a contractor or grant beneficiary has been guilty of making false declarations or has made substantial errors or committed irregularities and fraud, or has been found in serious breach of its contractual obligations.

In such cases, without prejudice to the power of the Commission to exclude an entity from future procurement and grant contracts financed by the EU according to the applicable Financial Regulation, financial penalties mentioned in the provisions on administrative and financial penalties of the General Conditions of procurement and grant contracts concluded by the Beneficiary pursuant to standard documents referred to in Article 1.3 may be imposed on the contractors and grant beneficiaries by the Beneficiary if this is allowed by its national law. Such financial penalties shall be imposed following an adversarial procedure ensuring the right of defence of the contractor or grant beneficiary.

The Beneficiary may take into account, as appropriate and on its own responsibility the information contained in the Central Exclusion Database, when awarding procurement and grant contracts. Access to the information can be provided through the liaison point(s) or via consultation to the Commission¹ (European Commission, Directorate- General for Budget, Accounting Officer of the Commission, BRE2-13/505, B-1049 Brussels, Belgium and by email to BUDG-C01-EXCL-DB@ec.europa.eu in copy to the Commission address identified in Article 3 of the Special Conditions). The Commission may refuse payments to a contractor or grant beneficiary in an exclusion situation.

____________________________

1 The Beneficiary shall be allowed to have direct access to the Central exclusion database through a liaison point when the Beneficiary certifies to the Commission service responsible that it applies the adequate data protection measures as provided in the Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1).

1.9 The Beneficiary shall keep all relevant financial and contractual supporting documents from the date of the entry into force of this Financing Agreement or as from an earlier date which is stipulated as the start date of cost eligibility in Article 6 of the Special Conditions for five years as from the end of the execution period, in particular, the following:

Procurement procedures:

a. Forecast notice with proof of publication of the procurement notice and any corrigenda

b. Appointment of shortlist panel

c. Shortlist report (incl. annexes) and applications

d. Proof of publication of the shortlist notice

e. Letters to non-shortlisted candidates

f. Invitation to tender or equivalent

g. Tender dossier including annexes, clarifications, minutes of the meetings, proof of publication

h. Appointment of the evaluation committee

i. Tender opening report, including annexes

j. Evaluation/negotiation report, including annexes and bids received²

k. Notification letter

l. Supporting documents

m. Cover letter for submission of contract

n. Letters to unsuccessful candidates

o. Award/cancellation notice, including proof of publication

p. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

Calls for proposals and direct award of grants:

a. Appointment of the evaluation committee

b. Opening and administrative report including annexes and applications received³

c. Letters to successful and unsuccessful applicants following concept note evaluation

d. Concept note evaluation report

e. Evaluation report of the full application or negotiation report with relevant annexes

f. Eligibility check and supporting documents

g. Letters to successful and unsuccessful applicants with approved reserve list following full application evaluation

h. Cover letter for submission of grant contract

i. Award/cancellation notice with proof of publication

j. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

In case of programme estimates: In addition to the above, all relevant documentation relating to payments, recoveries and operating costs.

___________________________

2 Elimination of unsuccessful bids five years after the closure of the procurement procedure.

3 Elimination of unsuccessful applications three years after the closure of the grant procedure.

Article 2 - Deadline for the signature of the procurement and grant contracts by the Beneficiary

2.1 The procurement and grant contracts shall be duly signed by both parties during the operational implementation phase of this Financing Agreement and at the latest within three years of the entry into force of this Financing Agreement.

Where this action is financed from the EDF, programme estimates referred to in Article 5 of these General Conditions shall also be endorsed by the Commission within that three-year deadline.

That three-year deadline may not be extended, except in Article 6 of the Special Conditions when the action is financed by the EDF.

2.2 However, the following transactions may be signed at any time during the operational implementation phase.

a. procurement and grant contracts implementing the imprest component of a programme estimate financed under the EDF;

b. amendments to procurement and grant contracts already signed;

c. individual procurement contracts to be concluded after early termination of an existing procurement contract;

d. amendment of this Financing Agreement resulting from the change of the entity charged with the entrusted tasks, referred to in Article 1.2 of these General Conditions; the amendment shall also stipulate a new period within which procurement and grant contracts shall be concluded by this new entity in accordance with Article 2.1.

2.3 After expiry of the three years of the entry into force of this Financing Agreement, any financial balance for activities entrusted to the Beneficiary for which contracts have not been duly signed shall be decommitted by the Commission.

2.4 Article 2.3 shall not apply to any financial balance of the contingency reserve or to funds available again after early termination of a contract. This balance or funds may be used to finance contracts referred to in Article 2.2.

2.5 A procurement or grant contract which has not given rise to any payment within three years of its signature shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted.

Article 3 - Visibility

3.1 The Beneficiary shall take the necessary measures to ensure the visibility of EU funding for the activities entrusted to it or for other activities under this action. These measures shall either be defined in Annex I (Technical and Administrative Provisions) or shall be agreed later between the Beneficiary and the Commission.

These communication and information measures shall comply with the Communications and Visibility Manual for EU External Actions laid down and published by the Commission, in force at the time of the measures.

Article 4 - Provisions on payments made by the Commission to contractors and grant beneficiaries on behalf of the Beneficiary

4.1 The Beneficiary shall provide the Commission with the approved payment requests within the following deadlines, starting from the date of receipt of the payment request, not counting the periods of suspension of the time-limit for payment:

(a) for pre-financing specified in the procurement or grant contract:

(i) 15 calendar days for an action financed under the Budget;

(ii) 30 calendar days for an action financed under the EDF;

b) 45 calendar days for other payments;

The Commission shall act in accordance with Articles 4.6 and 4.7 within the period amounting to the time-limit for payment provided for in the procurement and grant contracts minus the above deadlines.

4.2 Upon receipt of a payment request from a contractor or grant beneficiary, the Beneficiary shall inform the Commission of its receipt and shall immediately examine whether the request is admissible, i.e. whether it contains the identification of that contractor or grant beneficiary, the contract concerned, the amount, the currency and the date. If the Beneficiary concludes that the request is inadmissible, it shall reject it and inform the contract and grant beneficiary of this rejection and of its reasons within 30 days of receipt of the request. The Beneficiary shall also inform the Commission of this rejection and its reasons.

4.3 Upon receipt of an admissible payment request, the Beneficiary shall examine whether a payment is due, i.e. whether all contractual obligations justifying the payment have been fulfilled, including examining a report, where applicable. If the Beneficiary concludes that a payment is not due, it shall inform the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. The dispatch of this information suspends the time-limit for payment. The Commission shall receive a copy of the information so dispatched. The Commission shall also be informed of the reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary. That reply or action aimed at correcting the non-compliance with its contractual obligations shall restart the time-limit for payment. The Beneficiary shall examine this reply or action pursuant to this paragraph.

4.4 If the Commission disagrees with the Beneficiary′s conclusion that a payment is not due, it shall inform the Beneficiary thereof. The Beneficiary shall re-examine its positions and, if it concludes that the payment is due, it shall inform thereof the contractor or grant beneficiary. The suspension of the time-limit for payment shall be lifted upon dispatch of this information. The Beneficiary shall also inform the Commission. The Beneficiary shall further proceed as provided for in Article 4.5.

If disagreement between the Beneficiary and the Commission persists, the Commission may pay the undisputed part of the invoiced amount provided that it is clearly separable from the disputed amount. It shall inform the Beneficiary and the contractor or grant beneficiary of this partial payment.

4.5 Where the Beneficiary concludes that the payment is due, it shall transfer the payment request and all necessary accompanying documents to the Commission for approval and payment. It shall provide an overview of how many days of the time-limit for payment are left and of all periods of suspension of this time-limit.

4.6 After transfer of the payment request pursuant to Article 4.5, if the Commission concludes that the payment is not due, it shall inform the Beneficiary and, in copy, the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. Informing the contractor or grant beneficiary shall have the effect of suspending the time-limit for payment, where provided for in the contract concluded. A reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary shall be treated by the Beneficiary in accordance with Article 4.3.

4.7 Where the Beneficiary and the Commission concludes that the payment is due, the Commission shall execute the payment.

4.8 Where late-payment interest is due to the contractor or grant beneficiary, it shall be allocated between the Beneficiary and the Commission pro rata to the days of delay in excess of the time limits stipulated in Article 4.1, subject to the following:

(a) the number of days used by the Beneficiary is calculated from the date of the registration of an admissible payment request referred to in Article 4.3 to the date of the transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.5 and from the date of information by the Commission referred to Article 4.6 to the following transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.5. Any period of suspension of the time-limit for payment shall be deducted.

(b) the number of days used by the Commission is calculated from the date following that of transfer of the request by the Beneficiary referred to in Article 4.5 to the date of payment and from the date of transfer to the date of informing the Beneficiary pursuant to Article 4.6.

4.9 Any circumstances unforeseen by the above procedure shall be solved in a spirit of cooperation between the Beneficiary and the Commission by analogy to the above provisions while respecting the contractual relations of the Beneficiary with the contractor or grant beneficiary.

Where feasible, one party shall cooperate at the request of the other party in providing useful information for the assessment of the payment request, even before the payment request is formally transferred to or returned from the first party.

Article 5 - Programme estimate

5.1 When the Beneficiary is additionally entrusted with making payments to contractors, grant beneficiaries and/or in the context of direct labour, it shall do so on the basis of a programme estimate agreed by the Beneficiary and the Commission beforehand. Articlc 1.3 of these General Conditions shall not apply to purchases made in the context of direct labour.

5.2 The programme estimate is a document laying down the programme of activities to be carried out and the human and material resources required, the corresponding budget and the detailed technical and administrative implementing arrangements for the execution of these activities over a specified period by means of procurement, grants and/or direct labour.

The programme estimate shall have an imprest component and a component of specific commitments.

Under the imprest component of a programme estimate, the Beneficiary shall be entrusted with implementing the procurement and grant award procedures and carry out the related payments and the payments for direct labour.

Under the component for specific commitments, the Beneficiary shall carry out tasks as referred to in the second subparagraph of Article 1.1 of these General Conditions; the Commission shall carry out related payment to contractors and grant beneficiaries. Certain identified activities, including audits, evaluations and recourse to the framework contract, may be implemented directly by the Commission.

Where the action is financed under the EDF, the tasks described in Annex 1 may be implemented by a body governed by private law on the basis of a service contract, awarded by the Beneficiary in accordance with the procedures and standard documents referred to in Article 1.3.

5.3 All programme estimates implementing the Financing Agreement must respect the procedures and standard documents concerning programme estimates and laid down by the Commission, in force at the time of the adoption of the programme estimate in question.

Ordinary operating costs incurred by the entity in charge of the tasks entrusted to the Beneficiary referred to in Articles 1.1 and 5.1 of these General Conditions shall be eligible for EU financing under the imprest component of a programme estimate during the entire duration of the execution period of this Financing Agreement, unless an earlier start of cost eligibility is stipulated in Article 6 of the Special Conditions. These costs are incurred in carrying out budget-implementation tasks and include local staff, utilities (e.g. water, gas, and electricity), rental of premises, consumables, maintenance, short-term business trips and fuel for vehicles. They shall not include purchase of vehicles or of any other equipment, or any operational activity. Article 1.3 and 2.1 of these General Conditions shall not apply to these ordinary operating costs.

5.4 The Beneficiary shall submit to the Commission annually, by the date stipulated in Article 6 of the Special Conditions, a management declaration signed by the Beneficiary at the appropriate level using the template in Annex IV.

Article 6 - Payments to the Beneficiary implementing the imprest component of a programme estimate

6.1 The Commission shall transfer funds no later than 30 calendar days after the date on which it registers an admissible payment request for pre-financing from the Beneficiary which contains the date, the amount and the currency; the time-limit shall be 90 calendar days for a payment request for replenishment or closure. Late-payment interest shall be due pursuant to the applicable Financial Regulation. The time-limit for the payment may be suspended by the Commission by informing the Beneficiary, at any time during the period referred to above, that the payment request cannot be met, either because the amount is not due or because the appropriate supporting documents have not been produced. If information which puts in doubt the eligibility of expenditure appearing in a payment request comes to the notice of the Commission, the Commission may suspend the time-limit for the payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is indeed eligible. The suspension and the reasons for it shall be communicated to the Beneficiary as soon as possible. The time-limit for the payment shall resume once the missing supporting documents have been provided or the payment request has been corrected.

6.2 The Commission shall make payments to a bank account opened at a financial institution accepted by the Commission.

6.3 The Beneficiary shall guarantee that funds paid by the Commission can be identified in this bank account.

6.4 Transfers in euro shall, if necessary, be converted into the Beneficiary′s national currency as and when payments have to be made by the Beneficiary, at the bank rate in force on the day of payment by the Beneficiary.

6.5 The imprest component of a programme Estimate which has not given rise to any payment to the Beneficiary within three years of the conclusion of the programme estimate shall be automatically terminated, and the corresponding committed amount shall be decommitted.

Article 7 - Publication of information on procurement and grant contracts by the Beneficiary

7.1 The Beneficiary undertakes to publish each year in a dedicated and easily accessible place of its internet site, for each procurement and grant contract for which it is contracting authority under Part One, its nature and purpose, the name and locality of the contractor (contractors in case of a consortium) or grant beneficiary (grant beneficiaries in case of a multi-beneficiary grant), as well as the amount of the contract.

The locality of a natural person shall be a region at NUTS2 level. The locality of a natural person shall be its address.

If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the Beneficiary.

Article 6 of the Special Conditions shall stipulate the location, on the internet or otherwise, of the place of publication; reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission.

7.2 Scholarships to, and direct financial support of natural persons most in need shall be published anonymously and in an accumulated manner by category of expenditure.

Otherwise, names of natural persons shall be replaced by “natural person” two years after publication. The name of a legal entity containing that of a natural person involved in this entity shall be treated as a natural person′s name.

Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.

The Beneficiary shall present a list of data to be published on natural persons with any justifications for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior approval to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS2 level.

7.3 Publication of the procurement and grant contracts concluded (i.e. signed by the Beneficiary and the contractor or grant beneficiary) during the reporting period shall take place within six months following the date for submitting the report pursuant to Article 6 of Special Conditions.

7.4 Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The Beneficiary shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior approval to such publication waiver.

Article 8 - Recovery of funds

8.1 The Beneficiary shall take any appropriate measures to recover the funds unduly paid.

Amounts unduly paid and recovered by the Beneficiary, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed by the Beneficiary on candidates, tenderers, applicants, contractors or grant beneficiaries, as well as damages awarded to the Beneficiary shall be returned to the Commission.

8.2 Without prejudice to the above responsibility of the Beneficiary to recover funds unduly paid, the Beneficiary agrees that the Commission may, in accordance with the provisions of the Financial Regulation applicable and this Financing Agreement, formally establish an amount as being unduly paid under procurement and grant contracts financed under Part One and proceed to its recovery by any means on behalf of the Beneficiary, including by offsetting the amount owed by the contractor or grant beneficiary against any of his claims against the EU.

8.3 To this end, the Beneficiary shall provide to the Commission all the documentation and information necessary. The Beneficiary hereby empowers the Commission to carry out the recovery in particular by calling on a guarantee of a contractor or grant beneficiary of which the Beneficiary is the contracting authority or by offsetting the funds to be recovered against any amounts owed to the contractor or grant beneficiary by the Beneficiary as contracting authority and financed by the EU under this or another Financing Agreement.

8.4 The Commission shall inform the Beneficiary that the recovery proceedings have been initiated (including where necessary before a national court).

8.5 Where the Beneficiary is a sub-delegatee of an entity with which the Commission concluded an indirect management delegation agreement, the Commission may recover funds from the Beneficiary which are due to the entity but which the entity was not able to recover itself.

Article 9 - Financial claims under procurement and grant contracts

The Beneficiary undertakes to confer with the Commission before taking any decision concerning a request for compensation made by a contractor or grant beneficiary and considered by the Beneficiary to be justified in whole or in part.The financial consequences may be borne by the EU only where the Commission has given its prior approval. Such prior approval is also required for any use of funds committed under the present Financing Agreement to cover costs arising from disputes relating to contracts.

Article 10 - Cost overruns and ways of financing them

10.1 Individual overruns of the budget headings of the activities implemented by the Beneficiary shall be dealt with by reallocating funds within the overall budget, in accordance with Article 26 of these General Conditions.

10.2 Wherever there is a risk of overrunning the amount foreseen for the activity implemented by the Beneficiary, the Beneficiary shall immediately inform the Commission and seek its prior approval for the corrective activities planned to cover the overrun, proposing either to scale down the activities or to draw on its own or other non-EU resources.

10.3 If the activities cannot be scaled down, or if the overrun cannot be covered either by the Beneficiary′s own resources or other resources, the Commission may, at the Beneficiary′s duly substantiated request, decide to grant additional EU financing. Should the Commission take such a decision, the excess costs shall be financed, without prejudice to the relevant EU rules and procedures, by the release of an additional financial contribution to be set by the Commission. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

Part Two:

Provisions Applicable to the Budget Support Component

Article 11 - Policy dialogue

The Beneficiary and the EU commit to engage in a regular constructive dialogue at the appropriate level on the implementation of this Financing Agreement.

[For ACP States financed under the EDF: This dialogue may form a part of the broader political dialogue provided for in Article 8 of the ACP-EC Partnership Agreement.]

Article 12 - Verification of conditions and disbursement

12.1. The Commission shall verify the conditions for the payment of the tranches of the budget support component, as identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions).

Where the Commission concludes that the conditions for payment are not fulfilled, it shall inform the Beneficiary thereof without undue delay.

12.2. Disbursement requests submitted by the Beneficiary shall be eligible for EU financing provided that they are in accordance with the provisions set out in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and that they are submitted during the operational implementation phase.

12.3. The Beneficiary shall apply its national foreign exchange regulations in a nondiscriminatory manner to all disbursements of the budget support component.

Article 13 - Transparency of budget support

The Beneficiary hereby agrees to the publication by the Commission, of this Financing Agreement and any amendment thereof, including by electronic means, and of such basic information on the budget support which the Commission deems appropriate. Such publication shall not contain any data in violation of the EU laws applicable to the protection of personal data.

Article 14 - Recovery of budget support

All or part of the budget support disbursements may be recovered by the Commission, with due respect to the principle of proportionality, if the Commission establishes that payment has been vitiated by a serious irregularity attributable to the Beneficiary, in particular if the Beneficiary provided unreliable or incorrect information, or if corruption or fraud was involved.

Part Three:

Provisions Applicable to This Action as a Whole,

Irrespective of the Management Mode

Article 15 - Execution period and contracting deadline in direct management

15.1 The execution period of this Financing Agreement shall comprise two phases:

- an operational implementation phase, in which the principal operational activities of the action are carried out. This phase shall start on the entry into force of this Financing Agreement and end with the opening of the closure phase;

- a closure phase, during which final audits and evaluation are carried out and contracts and programme estimates for the implementation of this Financing Agreement are technically and financially closed. The duration of this phase is stipulated in Article 2.3 of the Special Conditions. It starts after the end of the operational implementation phase. Only expenditure necessary for the closure shall be eligible.

These periods shall be reflected in the agreements to be concluded by the Beneficiary and by the Commission in the implementation of this Financing Agreement, in particular in delegation agreements and procurement and grant contracts.

15.2 Costs related to the principal operational activities shall be eligible for EU financing only if they have been incurred during the operational implementation phase; the costs incurred by the Beneficiary before the entry into force of this Financing Agreement shall not be eligible for EU financing unless provided otherwise in Article 6 of the

Special Conditions. Costs related to final audits and evaluation, and to closure activities shall be eligible until the end of the closure phase.

15.3 Any balance remaining from the EU contribution will be automatically decommitted no later than six months after the end of the execution period.

15.4 In exceptional and duly substantiated cases, a request may be made for the extension of the operational implementation phase and correlatively of the execution period. If the extension is requested by the Beneficiary, the request must be made at least three months before the end of the operational implementation phase and approved by the Commission before that end. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.5 In exceptional and duly substantiated cases, and after the end of the operational implementation phase, a request may be made for the extension of the closure phase and correlatively of the execution period. If the extension is requested by the Beneficiary, the request must be made at least three months before the end of the closure phase and approved by the Commission before that end. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.6 Article 2 of these General Conditions shall apply to activities implemented by the Commission as contracting authority (direct management) with the exception of the second and third subparagraph of Article 2.1. For the purpose of direct management, audit and evaluation contracts shall be added to the exceptions stipulated in Article 2.2.

Article 16 - Verifications and checks by the Commission, the European Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

16.1 The Beneficiary shall assist and support the verifications and checks carried out by the Commission, OLAF and the Court of Auditors at their request.

The Beneficiary agrees to the Commission, OLAF and the European Court of Auditors conducting documentary and on-the-spot controls on the use made of EU financing under the activities under this Financing Agreement and carrying out a full audit, if necessary, on the basis of supporting documents of accounts and accounting documents and any other documents relating to the financing of the activities, throughout the duration of this Financing Agreement and for seven years after the date of its closure.

16.2 The Beneficiary also agrees that OLAF may carry out on-the-spot checks and verifications in accordance with the procedures laid down by EU law for the protection of the EU′s financial interests against fraud and other irregularities.

To that end, pursuant to Regulation (EC, Euratom) No. 2185/96 and to Regulation (EC, Euratom) No. 883/2013,the Beneficiary shall grant officials of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors and their authorised agents access to sites and premises at which operations financed under this Financing Agreement are carried out, including their computer systems, and to any documents and computerised data concerning the technical and financial management of those operations, and to take every appropriate measure to facilitate their work. Access by authorised agents of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors shall be granted on conditions of strict confidentiality with regard to third parties, without prejudice to public law obligations to which they are subject. Documents must be accessible and filed in a manner permitting easy inspection, the Beneficiary being bound to inform the Commission, OLAF or the European Court of Auditors of the exact location at which they are kept.

16.3 The checks and audits described above shall also apply to contractors and grant beneficiaries, and subcontractors who have received EU financing.

16.4 The Beneficiary shall be notified of on the spot missions by agents appointed by the Commission, OLAF or the European Court of Auditors.

Article 17 - Tasks of the Beneficiary in fighting irregularities, fraud and corruption

17.1 The Beneficiary shall immediately inform the Commission of any element brought to its attention which arouses suspicions of irregularities, fraud or corruption and of any measure taken or planned to deal with them.

17.2 The Beneficiary shall ensure and check regularly that the actions financed from the budget are effectively carried out and implemented correctly. It shall take appropriate measures to prevent, detect and correct irregularities and fraud and where necessary, bring prosecutions and recover funds unduly paid.

“Irregularity” shall mean any infringement of this Financing Agreement, implementing contracts and programme estimates or of EU law resulting from an act or omission by anyone who has, or would have, the effect of prejudicing the funds of the EU, either by reducing or losing revenue owed to the EU, or by an unjustified item of expenditure.

“Fraud” shall mean any intentional act or omission concerning:

- the use or presentation of false, incorrect or incomplete, statements or documents which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or the EDF;

- non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect;

- the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

17.3 The Beneficiary undertakes to take every appropriate measure to prevent, detect and punish any practices of active or passive corruption during the implementation of the Financing Agreement.

“Passive corruption” shall mean the deliberate action of an official, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or for a third party, or accepts a promise of such an advantage, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

“Active corruption” shall mean the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official, for himself or for a third party, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

17.4 The Beneficiary shall immediately inform the Commission (contacts pursuant to the third subparagraph of the Article 1.8 of the General Conditions) of the name of the entity that has been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation, money laundering or any other illegal activity detrimental to the EU′s financial interests.

17.5 If the Beneficiary does not take appropriate measures to prevent fraud, irregularities and corruption, the Commission may adopt precautionary measures including the suspension of this Financing Agreement.

Article 18 - Suspension of payments

18.1 Without prejudice to the suspension or termination of this Financing Agreement according to Articles 27 and 28. respectively, the Commission may suspend payments partially or fully, if:

a) The Commission has evidence that the Beneficiary has committed substantial errors, irregularities or fraud in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action, or if the Beneficiary fails to comply with its obligations under this Financing Agreement, including obligations regarding the implementation of the Communications and Visibility plan;

b) The Commission has evidence that the Beneficiary has committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations under this or other Financing Agreements, provided that those errors, irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on the implementation on this Financing Agreement or which call into question the reliability of the Beneficiary′s internal control system or the legality and regularity of the underlying expenditure;

c) The Commission suspects that the Beneficiary committed substantial errors, irregularities, fraud or breach of obligations committed by the Beneficiary in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action and needs to verify whether they have occurred;

d) it is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the EU.

18.2 The Commission shall immediately inform the Beneficiary about the suspension of payments and of the reasons for this suspension.

18.3 The suspension of payments shall have the effect of suspending payment time-limits for any payment request pending.

18.4 In order to resume payments the Beneficiary shall endeavour to remedy the situation leading to the suspension as soon as possible and shall inform the Commission of any progress made in this respect. The Commission shall, as soon as it considers that the conditions for resuming payments have been met, inform the Beneficiary thereof.

Article 19 - Allocation of funds recovered by the Commission to the action [Article 16.2 FA GC]

Where the action is financed under the EDF, amounts unduly paid and recovered by the Commission, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed on candidates, tenderers, applicants, contractors or grant beneficiaries, as well as damages awarded to the Commission shall be allocated to this action.

Article 20 - Right of establishment and residence

20.1 Where justified by the nature of the procurement or grant contract, the Beneficiary shall entitle natural and legal persons participating in invitations to tender for works, supply or service contracts or calls for proposals and entities expected to be entrusted with budget-implementation tasks identified in Annex I with a provisional right of establishment and residence in the Beneficiary′s territory(ies). This right shall remain valid for one month after the contract is awarded.

20.2 The Beneficiary shall also entitle procurement contractors and grant beneficiaries, entities entrusted with budget-implementation tasks identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions), natural persons whose services are required for the performance of this action and members of their families with similar rights during the implementation of the action.

Article 21 - Tax and customs provisions

21.1 The Beneficiary shall apply to procurement contracts and grants financed by the EU the most favoured tax and customs arrangements applied to States or international development organisations with which it has relations.

Where the Beneficiary is an ACP State, account shall not be taken of arrangements applied by it to the other ACP States or to other developing countries for the purpose of determining the most-favoured-State treatment.

21.2 Where a Framework Agreement is applicable, which includes more detailed provisions on this subject, these provisions shall apply as well.

Article 22 - Confidentiality

22.1 The Beneficiary agrees that its documents possessed by an entity to which the Commission entrusted budget-implementation tasks in the framework of this or another Financing Agreement may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of monitoring the execution of those tasks. The Commission shall respect all confidentiality arrangements agreed between the Beneficiary and that entity.

22.2 Without prejudice to Article 16 of these General Conditions, the Beneficiary and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of this Financing Agreement that is classified as confidential.

22.3 The Parties shall obtain each other′s prior written consent before publicly disclosing such information.

22.4 The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.

Article 23 - Data protection

23.1 The Beneficiary shall ensure a reasonable protection of personal data. Personal data means any information related to a natural person. Any operation performed upon personal data, such as collection, recording, organisation, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the Beneficiary and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of this Financing Agreement.

23.2 In particular, the Organisation shall take appropriate technical and organisational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:

a) Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;

b) Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;

c) Design its organisational structure in such a way that it meets the above requirements.

Article 24 - Use of studies

The procurement contract related to any study financed under this Financing Agreement shall include the right for the Beneficiary and for the Commission to use the study, to publish it and to disclose it to third parties.

Article 25 - Consultation between the Beneficiary and the Commission

25.1 The Beneficiary and the Commission shall consult each other before taking any dispute relating to the implementation or interpretation of this Financing Agreement further pursuant to Article 29 of these General Conditions.

25.2 Where the Commission becomes aware of problems in carrying out procedures relating to management of this Financing Agreement, it shall establish all necessary contacts with the Beneficiary to remedy the situation and take any steps that are necessary.

25.3 The consultation may lead to the amendment, suspension or termination of this Financing Agreement.

25.4 The Commission shall regularly inform the Beneficiary of the implementation of activities described in Annex I which do not fall under Part One of these General Conditions.

Article 26 - Amendment of this Financing Agreement

26.1 Any amendment of this Financing Agreement shall be made in writing, including an exchange of letters.

26.2 If the request for an amendment comes from the Beneficiary, the latter shall submit that request to the Commission at least three months before the amendment is intended to enter into force, except in cases which are duly substantiated by the Beneficiary and accepted by the Commission. In exceptional cases of an adjustment of the objectives of the action, an increase in the EU contribution or an extension of the deadline pursuant to the third subparagraph of Article 2.1, such request shall be submitted at least six months before the amendment is intended to enter into force.

26.3 If the adjustment does not significantly affect the objectives of the activity implemented pursuant to Part One of these General Conditions, if it concerns matters of detail which do not affect the technical solution adopted, and if it does not include the reallocation of funds or, for an action funded by the EDF, if it concerns reallocations of funds within the limit of the contingency reserve, the Beneficiary shall inform the Commission of the adjustment and its justification in writing as soon as possible and may apply that adjustment.

26.4 The use of contingency reserve for an action funded by the EU Budget shall be subject to the Commission′s prior written approval. For an action funded by the EDF, the Commission shall be informed of the use of the contingency reserve.

26.5 Where the Commission considers that the Beneficiary ceases to perform satisfactorily the tasks entrusted pursuant to Article 1(1) of these General Conditions and without prejudice to Articles 27 and 28 of these General Conditions, the Commission may decide to retake the tasks entrusted from the Beneficiary in order to continue the implementation of the activities on behalf of the Beneficiary after informing the latter in writing.

Article 27 - Suspension of this Financing Agreement

27.1 The Financing Agreement may be suspended in the following cases:

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Beneficiary breaches an obligation under this Financing Agreement.

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Beneficiary breaches any obligation set under the procedures and standard documents referred to in Article 1.3 and 5.3 of these General Conditions.

- The Commission may suspend this Financing Agreement if the Beneficiary breaches an obligation relating to respect for human rights, democratic principles and the rule of law and in serious cases of corruption.

- This Financing Agreement may be suspended in cases of force majeure, as defined below. “Force majeure” shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the parties′ control which prevents either of them from fulfilling any of their obligations, not attributable to error or negligence on their part (or the part of their contractors, agents or employees) and proves insurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment or material or delays in making them available, labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure. A party shall not be held in breach of its obligations if it is prevented from fulfilling them by a case of force majeure of which the other party is duly informed. A party faced with force majeure shall inform the other party without delay, stating the

nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and take any measure to minimise possible damage.

- Neither of the Parties shall be held liable for breach of its obligations under the Agreement if it is prevented from fulfilling them by force majeure, provided it takes measures to minimise any possible damage.

27.2 The Commission may suspend this Financing Agreement without prior notice.

27.3 The Commission may take any appropriate precautionary measure before suspension takes place.

27.4 When the suspension is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts and programme estimates and for contracts and programme estimates to be signed shall be indicated.

27.5 A suspension of this Financing Agreement is without prejudice to the suspensioh of payments and termination of the Agreement by the Commission in accordance with Article 18 and 28 of the General Conditions.

27.6 The parties shall resume the implementation of the Financing Agreement oncq the

conditions allow with the prior written approval of the Commission. This is without prejudice to any amendments of this Financing Agreement which may be necessary to adapt the action to the new implementing conditions, including, if possible, the extension of the implementation period, or the termination of the Agreement in accordance with Article 28.

Article 28 - Termination of this Financing Agreement

28.1. If the issues which led to the suspension of this Financing Agreement have not been resolved within a maximum period of 180 days, either party may terminate this Financing Agreement at 30 days′ notice.

28.2. This Financing Agreement shall be automatically terminated, if within the period of three years of its signature:

a) it has not given rise to any payment;

b) no implementing contract has been signed;

c) and where this action is financed under the EDF, no programme estimate has been signed.

28.3 When the termination is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts and programme estimates and for contracts and programme estimates to be signed shall be indicated.

Article 29 - Dispute settlement arrangements

29.1 Any dispute concerning this Financing Agreement which cannot be settled within a six-month period by the consultations between the parties provided for in Article 25 of these General Conditions may be settled by arbitration at one of the parties′ request.

Where the Beneficiary is an ACP State and this action is financed under the EDF, the dispute shall be submitted, prior to arbitration and after the consultations provided for in Article 25 of these General Conditions, to the ACP-EC Council of Ministers, or, between its meetings, to the ACP-EC Committee of Ambassadors, pursuant to Article 98 of the ACP-EC Partnership Agreement. If the Council or Committee does not succeed in settling the dispute, either party may request settlement of the dispute by arbitration in accordance with Articles 29.2, 29.3 and 29.4.

29.2 In this case each party shall designate an arbitrator within 30 days of the request for arbitration. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration (The 1 lague) to designate a second arbitrator. The two arbitrators shall in their turn designate a third arbitrator within 30 days. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration to designate the third arbitrator.

29.3 Unless the arbitrators decide otherwise, the procedure laid down in the Permanent Court of Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organisations and States shall apply. The arbitrators′ decisions shall be taken by a majority within a period of three months.

29.4 Each party shall be bound to take the measures necessary for the application of the arbitrators′ decision.