Acord de finanţare din 14.12.2016 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană privind Programul de suport bugetar pentru reforma poliţiei în Republica Moldova pentru anii 2017-2020

ACORD BILATERAL

ACORD DE FINANŢARE

 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană

 privind Programul de suport bugetar pentru reforma poliţiei

 în Republica Moldova pentru anii 2017-2020

 din  14.12.2016

 (în vigoare 14.12.2016) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 30-39 art. 95 din 03.02.2017

* * *

Notă: Ordinul MAE şi IE nr.58-T-01 din 23.01.2017

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului

Notă: Vezi Addendumul nr.1, întocmit prin schimb de scrisori din 27.04.2018

ACORD DE FINANŢARE

CONTRACT DE REFORMĂ A SECTORULUI

CONDIŢII SPECIALE

Comisia Europeană, denumită în continuare “Comisia”, acţionând în numele Uniunii Europene, denumită în continuare “UE”,

pe de o parte, şi

Guvernul Republicii Moldova, denumit în continuare “Ţara Parteneră”,

pe de altă parte,

au convenit după cum urmează:

Articolul 1 - Natura acţiunii

1.1. UE este de acord să finanţeze şi Beneficiarul este de acord să accepte finanţarea următoarei acţiuni de suport bugetar:

Suport pentru reforma Poliţiei

Numărul CRIS: ENI / 2015 / 038-144

Această acţiune este finanţată din bugetul UE în conformitate cu următorul act de bază: Instrumentul european de vecinătate.

1.2. Costul total estimat al acestei acţiuni este de 57.2 milioane euro, iar contribuţia maximă a UE la această acţiune este stabilită la 57 de milioane de euro.

a) Această acţiune de suport bugetar este compusă din:

o componentă de suport bugetar, cu o contribuţie maximă a UE de 51 de milioane de euro;

b) o componentă de suport complementar cu un cost total estimat de 6,2 milioane de euro şi o contribuţie maximă a UE de 6 milioane de euro.

1.3. Ţara parteneră nu cofinanţează acţiunea.

Articolul 2 - Perioada de executare

2.1. Perioada de executare a prezentului Acord de finanţare astfel cum s-a definit la articolul 15 din Anexa II (Condiţii Generale) se începe la data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare şi se încheie după 84 de luni de la această dată.

2.2. Durata etapei de implementare operaţională este stabilită la 60 de luni.

2.3. Durata fazei de închidere este fixată la 24 de luni.

Articolul 3 - Adrese

Toate comunicările privind implementarea prezentului Acord de finanţare se fac în scris, se referă în mod expres la această acţiune, precum sunt identificate în Articolul 1.1 al acestor Condiţii Speciale şi se trimit la următoarele adrese:

a) pentru Comisie

Dl Pirkka Tapiola

Şeful Delegaţiei Uniunii Europene în Republica Moldova

str. M. Kogâlniceanu 12,

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

a) Pentru Ţara Parteneră

Dl Pavel FILIP

Prim-Ministru al Republicii Moldova

Piaţa Marii Adunări Naţionale 1,

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

Articolul 4 – punctul de contact OLAF

Punctul de contact al Beneficiarului care are competenţele necesare pentru a coopera în mod direct cu Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), în scopul de a facilita activităţile operaţionale ale OLAF este:

Dl Veaceslav UNTILĂ

Preşedintele Curţii de Conturi a Republicii Moldova

bd Ştefan cel Mare şi Sfînt 69

MD-2001 Chişinău 2001

Republica Moldova

Tel: +373 22 233-776

Articolul 5 - Anexe

5.1. Prezentul Acord de finanţare este compus din:

(a) aceste Condiţii Speciale;

(b) Anexa I: Prevederi tehnice şi administrative, care detaliază obiectivele, rezultatele, activităţile aşteptate, descrierea sarcinilor de execuţie a bugetului care îi sunt încredinţate şi bugetul prezentei acţiuni;

(c) Anexa II: Condiţii generale;

(d) Anexa III: Model de Raportare – nu este aplicabil şi nu este inclus în prezentul Acord de finanţare;

(e) Anexa IV: Modelul Declaraţiei de Gestionare - nu este aplicabil şi nu este inclus în prezentul Acord de finanţare.

5.2. În cazul unui conflict între, pe de o parte, dispoziţiile din anexe şi, pe de altă parte, prevederile acestor Condiţii Speciale, aceasta din urmă are prioritate. În cazul unui conflict între, pe de o parte, dispoziţiile Anexei I (Dispoziţiile tehnice şi administrative) şi, pe de altă parte, dispoziţiile Anexei II (Condiţii Generale), aceasta din urmă are prioritate.

Articolul 6 - Prevederi ce derogă sau suplinesc

Anexa II (Condiţii Generale)

Transferurile valutare străine voi fi contabilizate în conformitate cu data valutei notificării creditului în contul EUR a Ministerului Finanţelor al Republicii Moldova la Banca Naţională a Moldovei.

Rata de schimb va fi rata de schimb oficială stabilită de Banca Naţională a Moldovei, la ziua recepţionării notificării de credit.¹

^{_______________________________________}

¹ În conformitate cu metodologia aprobată şi publicată pe site-ul web al Băncii Naţionale a Moldovei: Regulamentului privind stabilirea cursului oficial al leului moldovenesc faţă de valutele străine, Decizia Consiliului de Administrare a Băncii Naţionale a Moldovei nr.3 din 15 ianuarie 2009, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.27-29 din 10 februarie 2009, art.100.

Articolul 7 - Intrarea în vigoare

Prezentul Acord de finanţare intră în vigoare la data la care a fost semnat de către ultima parte, dar nu mai târziu 31 decembrie în 2016.

Elaborat în două exemplare originale, un exemplar fiind predat Comisiei şi unul la Beneficiar.

ANEXA I

AL ACORDULUI DE FINANŢARE ENI/2015/038-144

DISPOZIŢII TEHNICE ŞI ADMINISTRATIVE

1. DESCRIEREA ACŢIUNII

1.1 Obiective/rezultate

Obiectivul general al Contractului de reformă a sectorului (CRS) "Suport pentru Reforma poliţiei" este de a asista Guvernul Republicii Moldova în asigurarea statului de drept, consolidarea ordinii publice şi a securităţii şi protecţia drepturilor omului prin dezvoltarea unui forţe de poliţie accesibile, responsabile, eficiente, transparente şi profesioniste.

Obiectivele specifice (OS) ale programului sunt:

1. De a consolida responsabilitatea, eficienţa, transparenţa şi profesionalismul forţei de poliţie.

2. De a asigura aplicarea corectă, eficientă şi efectivă a legii, prin aplicarea unei abordări bazate pe drepturi în activitatea poliţiei.

3. De a consolida capacităţile poliţiei de a participa la acţiunile de combatere a crimei organizate, traficului de fiinţe umane, criminalităţii informatice, violenţei, inclusiv pe crime bazate pe gen, contrabandă de droguri şi armament, contrafacerea şi spălarea banilor, crime financiare, inclusiv căutarea, sechestrarea, gestionarea şi confiscarea produselor infracţiunii.

4. De a dezvolta şi implementa conceptul de poliţie comunitară, în conformitate cu cele mai bune standarde şi practici ale UE şi internaţionale.

5. De a promova şi implementa principiul de toleranţă zero faţă de corupţie, discriminare şi rele tratamente în forţele de poliţie.

Rezultatele aşteptate ale programului sunt:

OS 1

Rezultatul aşteptat 1: Forţa de poliţie este bine instruită şi echipată, responsabilă, eficientă, transparentă şi profesională, în special în ceea ce priveşte:

- îmbunătăţirea sistemului de management al resurselor umane al Poliţiei locale prin elaborarea regulamentelor şi procedurilor de recrutare a personalului pe bază de merit, remunerare, evaluare şi promovare, inclusiv la nivel regional şi luând în considerare inegalităţile de gen, în special accesul la posturi de conducere;

- Centrul Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii operaţional şi stabilit, aplicînd un curriculum de formare în conformitate cu standardele UE şi internaţionale şi cele mai bune practici (cu accent pe aplicarea drepturilor fundamentale ale omului, tehnici moderne de management, accesul facilitat al femeilor);

- investiţii sporite în infrastructura fizică, logistică şi nevoile de aprovizionare pentru toate unităţile de poliţie (speciale şi teritoriale), la nivel central, regional şi local, precum şi să asigure un acces egal, echitabil şi adaptat femeilor ofiţeri la instalaţiile şi echipamentele;

- accesul sporit al cetăţenilor la nivel central, regional şi local, la serviciile de poliţie şi de informare a publicului cu privire la activitatea, bugetul şi cheltuielile Poliţiei.

Rezultatul preconizat 2: Reorganizare şi demilitarizarea Trupelor de carabinieri în cadrul Poliţiei şi delimitarea clară a sarcinilor şi atribuţiilor în cadrul forţei de Poliţie este finalizată, în special în ceea ce priveşte:

- capacităţi sporite pentru asigurarea ordinii publice şi a securităţii prin profesionalizarea completă a carabinierilor şi evitarea suprapunerii competenţelor de poliţie;

- capacităţi sporite ale Poliţiei din Moldova în vederea participării la misiunile civile internaţionale şi operaţiunile UE de gestionare a crizelor¹.

________________________

¹ Strategia de reformare a carabinierilor 2017-2020 este la moment în proces de elaborare. Odată aprobată şi în corespundere cu obiectivele acestui Program şi orientarea generală a Strategiei Poliţiei din Republica Moldova, indicatorii de performanţă pentru debursare (Matricea de Politici) în Anexa 1 ar putea fi amendate cu o viziune de a introduce un suport bugetar dedicat carabinierilor ca componentă în Matricea de Politici.

OS 2

Rezultatul preconizat 3: Procesul de investigare prejudiciar şi urmărire penală este optimizată, în special în ceea ce priveşte:

- îmbunătăţirea cooperării între poliţie şi procurori;

- îmbunătăţirea calităţii de colectare a probelor care să conducă la creşterea ratei de investigaţii finalizate, arestări şi cazuri trimise Curţii.

Rezultatul preconizat 4: Abordarea bazată pe drepturile omului în activitatea poliţiei aplicate în conformitate cu standardele drepturilor omului şi a practicilor de poliţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU) , în special în ceea ce priveşte:

- asigurarea respectării standardelor internaţionale în domeniul drepturilor omului, în timpul arestărilor şi a altor măsuri operative, inclusiv abordări corecte şi adaptate pentru copii şi probleme de gen;

- reducerea a tot felul de măsuri de rele tratamente şi măsuri de abuz şi practici, inclusiv acţiuni discriminatorii împotriva oricărui tip de minorităţi sau persoane cu nevoi speciale;

- îmbunătăţirea condiţiilor de detenţie în spaţiile temporare şi camere de interogare, în conformitate cu Convenţia Consiliului Europei (CoE) privind standardele de Prevenire a Torturii.

OS 3

Rezultatul preconizat 5: Nivelul criminalităţii organizate, a traficului de persoane, criminalitatea informatică, violenţa, inclusiv infracţiunile bazate pe gen, droguri şi contrabanda cu armament, contrafacerea şi spălarea banilor este redus, în special în ceea ce priveşte:

- îmbunătăţirea capacităţilor de poliţie în lupta împotriva criminalităţii, inclusiv prin îmbunătăţirea capacităţii de a utiliza instrumente bazate pe informaţii pentru poliţie (analiză strategică a ameninţării);

- îmbunătăţirea capacităţilor de investigare şi criminalistice la nivel central, regional şi local;

- registru electronic de arme modernizat, respectând standardele de protecţie a datelor cu caracter personal, inclusiv prin introducerea unui mecanism de marcare a armelor;

- îmbunătăţirea cooperării interinstituţionale dintre poliţie şi Centrul Naţional Anticorupţie în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului şi la căutarea, sechestrarea, gestionarea şi confiscarea produselor infracţiunii;

- reacţie rapidă sporită operativă şi de investigaţie şi capacităţi de intervenţie a Poliţiei în situaţii de urgenţă.

OS 4 Rezultatul preconizat 6: Conceptul de poliţie comunitară elaborat şi implementat, în special în ceea ce priveşte:

- îmbunătăţirea accesului la serviciile de poliţie la nivel raional în municipii şi oraşe, iar la nivel local, în sate, prin implementarea conceptului poliţiei comunitare, în special în ceea ce priveşte problemele legate de gender şi minori;

- capacităţile de prevenire a poliţiei consolidate prin dezvoltarea şi implementarea planurilor de acţiune comune comunitare în materie de campanii de conştientizare a publicului;

- capacităţile consolidate ale Poliţiei cu preocupare cu siguranţa traficului şi securitatea (cu un accent pus pe consolidarea abilităţilor de comunicare), inclusiv documentaţia şi investigarea accidentelor rutiere, mărind substanţial integritatea poliţiei de patrulare şi exterminînd corupţia.

OS 5 Rezultatul preconizat 7: Corupţia în forţa de poliţie s-a redus în mod semnificativ, în special în ceea ce priveşte:

- capacităţile consolidate de prevenire a corupţiei şi a activităţilor de combatere în cadrul poliţiei;

- combaterea corupţiei în cadrul achiziţiilor publice şi utilizarea frauduloasă a fondurilor bugetare şi extrabugetare prin îmbunătăţirea mecanismelor de control şi responsabilitate pentru utilizarea resurselor de poliţie;

- îmbunătăţirea cooperării la nivel intra-instituţional (între poliţie şi Serviciul de Protecţie Internă şi Anticorupţie al MAI) şi la nivel inter-instituţional (cu Centrul Naţional Anticorupţie şi Procuratura Generală) privind prevenirea corupţiei şi combaterea în cadrul sistemului de poliţie.

1.2 Activităţi principale

Principalele activităţi pentru implementarea acestui program de asistenţă sunt un dialog bugetar de suport şi dialogul politic, transfer financiar, evaluarea performanţei, raportarea şi dezvoltarea capacităţilor şi va include:

- continuarea dialogului politic cu Guvernul, cu un accent deosebit pe domeniile reflectate în obiectivele programului;

- monitorizarea regulată a criteriilor de eligibilitate pentru suport bugetar al evoluţiilor macroeconomice şi dezvoltărilor Managementului Financiar Public (MFP), transparenţa bugetului şi supravegherea, precum şi progresele înregistrate în implementarea politicii publice;

- transferul de fonduri către Bugetul de Stat prin prisma rezultatelor obţinute;

- efort continuu pentru consolidarea capacităţilor Guvernului în domeniul MFP în cadrul programelor existente;

- continuarea dialogului dintre UE şi alţi donatori cu scopul de a coordona şi alinia în continuare cooperarea pentru dezvoltare cu scopul de a evita suprapunerea activităţilor şi degrevarea Guvernului de la multiple obligaţiuni de raportare.

1.2.1 Suport bugetar

Principalele activităţi care urmează să fie efectuate în cadrul componentei de suport bugetar al acestei CRS va cuprinde:

- Implicarea în dialog în condiţiile şi priorităţile de reformă ale Guvernului;

- Verificarea condiţiilor şi plata suportului bugetar în raport cu rezultatele obţinute.

1.2.2 Suport complementar

Principalele activităţi care urmează să fie efectuate vor include:

- Asistenţă Tehnică (AT) pentru consolidarea capacităţilor instituţionale ale Poliţiei şi însoţirea programul de suport bugetar;

- Monitorizare externă, contribuţie şi supraveghere a implementării reformelor şi activităţilor legate de program de către organizaţiile societăţii civile, cu un accent special pe respectarea drepturilor umane şi a gestionării cheltuielilor publice.

- Twinning privind reforma instruirii iniţiale şi continue a sistemului de poliţie.

- Misiuni de evaluare pentru îndeplinirea condiţiilor de suport bugetar pentru debursare.

- Activităţi de comunicare şi vizibilitate.

1.3 Intervenţia Logică

Reforma poliţiei continuă să fie o prioritate a Guvernului Republicii Moldova, aşa cum este prevăzut în programul Guvernului de activitate 2015-2018. Mai mult decât atât, în contextul recentelor evoluţii, şi anume liberalizarea regimului de vize cu UE şi aplicarea cu titlu provizoriu a Acordului de asociere UE-Moldova, precum şi luând în considerare contextul instabil de securitate regională, autorităţile moldovene recunosc importanţa menţinerii vitezei şi dinamica reformei şi să continue implementarea angajamentelor existente şi a activităţilor planificate.

Întregul spectru al activităţilor specifice prevăzute de prezentul CRS ar trebui să ţină cont de realizările Planului de Acţiuni de Liberalizare a Vizelor (PALV) în domeniul ordinii publice şi siguranţei şi să se concentreze pe sprijinirea implementării Strategiei privind dezvoltarea poliţiei 2016-2020. Realizarea obiectivelor specifice, rezultatele aşteptate şi activităţile principale enumerate la secţiunile 1.1 şi 1.2 vor contribui la implementarea cu succes a strategiei de reformă a sectorului şi realizarea obiectivului general al programului asigurarea statului de drept, consolidarea ordinii publice şi a securităţii şi protecţiei drepturilor omului prin dezvoltarea unei forţe de poliţie accesibile, responsabile, eficiente, reprezentative, transparente şi profesioniste în Republica Moldova.

În acelaşi sens, activităţile de suporturi complementare enumerate la secţiunile 1.2.2 vor contribui şi vor facilita implementarea programului de suport bugetar. Un proiect de asistenţă tehnică va fi contractat în vederea consolidării capacităţilor instituţionale ale Poliţiei şi să sprijine autorităţile moldovene în aplicarea CRS. În paralel, un proiect Twinning va fi lansat, în scopul de a sprijini înfiinţarea instituţională şi dezvoltarea Centrului Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii şi modernizarea Academiei de Poliţie din Moldova, în conformitate cu standardele UE şi internaţionale şi cele mai bune practici.

Un alt aspect important pentru implementarea cu succes a CRS este monitorizarea externă şi supravegherea prin implicarea societăţii civile. În acest sens, un apel pentru propuneri de participare a ONG-urilor va fi lansat ca parte complementară la componenta de sprijin bugetar şi indicativ două contracte de grant vor fi încheiate cu scopul de a supraveghea respectarea drepturilor omului în cadrul procesului de implementare a strategiei de reformă a sectorului.

2. IMPLEMENTARE

2.1. Implementarea componentei suportului bugetar

2.1.1 Justificarea sumelor alocate suportului bugetar

Suma totală a contribuţiei UE alocate pentru componenta de suport bugetar al acestui CRS este de 51 de milioane de euro, iar pentru suport complementar este de 6 milioane de euro. Justificarea acestei sume se bazează pe o evaluare calitativă amplă, care a luat în considerare o analiză a următoarelor elemente:

- Necesităţile de finanţare ale Republicii Moldova, în domeniile vizate;

- Angajamentul Republicii Moldova de a aloca resurse bugetare naţionale (inclusiv sprijinul bugetar al UE), în conformitate cu strategia şi obiectivele naţionale şi de a urma procedurile bugetare naţionale standard;

- Capacitatea instituţională, de evidenţă şi de absorbţie a Republicii Moldova, în domeniile vizate.

Această sumă se bazează pe identificarea necesităţilor pentru implementarea reformei poliţiei în cadrul reformei extinse ale sectoarelor justiţiei şi implementare a legii, inclusiv în cadrul implementării eficiente a Acordului de Asociere RM-UE şi regimului fără vize cu UE. Într-o fază cuprinzătoare de colectare a informaţiilor, mai mulţi beneficiari au fost implicaţi pentru a identifica aceste necesităţi şi să convină asupra unei liste de priorităţi, care a inclus îmbunătăţiri ale cadrului legislativ şi de reglementare, necesităţile de reorganizare a structurilor, de a defini în mod clar misiunile poliţiei, pentru a spori capacităţile şi abilităţile lor, în scopul de a crea servicii orientate spre cetăţeni, pentru a asigura condiţii care să respecte standardele internaţionale în domeniul drepturilor omului şi creşterea încrederii populaţiei în instituţiile de stat şi personalul său.

În ceea ce priveşte alocarea resurselor bugetare pentru reformarea MAI şi a unităţilor sale subordonate (inclusiv Poliţia şi Trupele de Carabinieri), acestea sunt menţionate în rubrica "Ordinea publică şi securitate naţională", care are următoarea estimare totală în conformitate cu cele mai recente cadre bugetare pe termen mediu (CBTM): 2016 - 2,653.40 mil lei (aproximativ 133130000 EUR); şi 2017- 2,706.00 mil lei (aprox. 135760000 EUR).

În 2014, suma alocată pentru MAI şi unităţile sale a fost bugetat la 1919100000 lei (aproximativ 104 milioane de euro), iar 46,2% din aceasta au fost alocate şi cheltuite pentru Poliţie, Trupele de Carabinieri şi necesităţi ale reformei (aproximativ 47 milioane de euro). În 2015, suma pentru MAI şi unităţile sale a fost bugetată la 2444400000 lei (aproximativ 120 de milioane de euro) şi 48,4% din aceasta au fost alocate pentru Poliţie, Trupele de Carabinieri şi necesităţi ale reformei (aproximativ 58100000 EUR).

2.1.2 Criterii de plată a suportului bugetar

a) Condiţiile generale de efectuare a plăţilor de tranşe sunt după cum urmează:

- Progres satisfăcător în implementarea strategiei de reformă a Poliţiei credibilitate continuă şi relevanţa acestora;

- Implementarea unei politici macroeconomice orientate spre stabilitate credibilă;

- Progres satisfăcător în implementarea programului care va îmbunătăţi managementului finanţelor publice;

- Progres satisfăcător în ceea ce priveşte disponibilitatea publică în timp util a informaţiilor bugetare cuprinzătoare şi clare.

b) Condiţiile specifice de efectuare a plăţilor care vor fi utilizate pentru tranşe variabile acoperă următoarele cinci componente:

1. Responsabilitate, eficienţă, transparenţă şi profesionalismul sporit al forţei de Poliţie, în conformitate cu cele mai bune standarde şi practici internaţionale şi ale UE.

2. Punerea în aplicare echitabilă, eficientă şi eficace a legii, prin aplicarea unei abordări bazate pe drepturi în activitatea poliţiei.

3. Capacităţile sporite ale Poliţiei de a participa la combaterea crimei organizate, a traficului de fiinţe umane, criminalităţii informatice, violenţei, inclusiv crime pe bază de gen, contrabandă de droguri şi armament, contrafacerea şi spălarea banilor şi crime financiare.

4. Conceptul poliţie comunitară dezvoltat şi implementat în conformitate cu cele mai bune standarde şi practici ale UE şi internaţionale.

5. Principiul zero toleranţă faţă de corupţie, discriminare şi relele tratamente în forţele Poliţiei, implementat.

Descrierea detaliată a condiţiilor specifice şi a indicatorilor anuali (matricea de politici) este prezentată în Anexa 1.

Obiectivele de performanţă şi indicatorii aleşi care urmează să fie utilizate pentru plăţi se vor aplica pe toata durata programului. Cu toate acestea, în circumstanţe justificate în mod corespunzător, Guvernul Republicii Moldova poate înainta o cerere Comisiei pentru schimbarea obiectivelor şi indicatorilor. Modificările agreate la obiective şi indicatori pot fi autorizate prin schimb de scrisori între cele două părţi.

În cazul unei deteriorări semnificative a valorilor fundamentale, plăţile de suport bugetar pot fi suspendate în mod oficial, temporar suspendate, reduse sau anulate, în conformitate cu dispoziţiile relevante ale acordului de finanţare.

2.1.3 Detalii de suport bugetar

Suportul bugetar este oferit ca suport bugetar direct non-direcţionat către Trezoreria naţională. Creditarea transferurilor în euro acordate în lei moldoveneşti (MDL), vor fi efectuaţi la cursurile de schimb corespunzătoare, în conformitate cu dispoziţiile relevante ale acordului de finanţare. Calendarul indicativ al plăţilor este prezentat pe scurt în tabelul de mai jos (toate cifrele în milioane de euro), în funcţie de anul fiscal al ţării partenere.

Programul prevede plata a cinci tranşe: o tranşă fixă şi patru tranşe anuale variabile. Tranşa fixă se plăteşte la respectarea condiţiilor generale. Tranşele variabile vor fi plătite în funcţie de respectarea condiţiilor generale şi a condiţiilor specifice.

Descrierea detaliată a acordurilor de plată şi calendarul, inclusiv alocarea financiară pentru fiecare indicator, este prezentată în Anexa 1.

2.2 Modalităţi de implementare pentru suport complementar

2.2.1 Granturi: apeluri pentru propuneri "Asigurarea monitorizării, contribuţia şi supravegherea implementării reformelor şi activităţilor legate de program, cu un accent special pe respectarea drepturilor omului" (gestiune directă)

(a) Obiectivele granturilor, domeniilor de intervenţie, priorităţile anului şi rezultatele aşteptate

Obiective:

- Să monitorizeze şi să supravegheze implementarea reformelor şi a activităţilor legate de program.

- Să contribuie la aplicarea abordării bazată pe drepturi în activitatea poliţiei şi să monitorizeze respectarea drepturilor omului în cadrul programului.

- Să asigure transparenţa şi să sporească responsabilitatea implementării activităţilor legate de program printr-o supraveghere externă a managementului cheltuielilor publice.

Domenii de intervenţie:

- Monitorizarea şi supravegherea externă a implementării reformelor şi a activităţilor legate de program, inclusiv gestionarea fondurilor publice.

- Aplicarea abordării bazate pe drepturi poliţieneşti şi a activităţilor conexe.

- Intensificarea relaţiilor cu societatea civilă şi cetăţeni prin campanii publice şi alte activităţi orientate spre cetăţean.

Priorităţile granturilor:

1. Contribuţia externă, monitorizarea şi evaluarea implementării abordării bazate pe drepturi poliţieneşti.

2. Controlul extern şi evaluarea implementării reformelor şi activităţilor legate de program, inclusiv în domeniul gestionării cheltuielilor publice.

Rezultate aşteptate:

- O societate mai informată cu privire la activităţile, misiunea şi problemele implementării reformelor şi activităţilor legate de program.

- Creşterea gradului de transparenţă şi responsabilitate.

- Abordarea bazată pe drepturi în activitatea poliţienească mai bine aplicată.

(b) Condiţiile de eligibilitate

Pentru a fi eligibil pentru o subvenţie, solicitanţii trebuie să fie o organizaţie non-guvernamentală, astfel cum este definit în articolul 43 din Regulamentul de aplicare a Regulamentului financiar al UE.

Sub rezerva informaţiilor care urmează să fie publicate în apelul pentru propuneri, valoarea orientativă a contribuţiei UE per grant este de maxim 400,000 euro (numărul estimativ al contractelor de grant va fi în număr de doi) şi granturile pot fi acordate beneficiarilor individuali şi consorţiilor de beneficiari (coordonator şi co-beneficiari). Durata indicativă a grantului (perioada de implementare a acestuia) este de 36 de luni.

(c) Selecţia esenţială şi criteriile de atribuire

Criteriile de selecţie esenţiale sunt capacitatea financiară şi operaţională a solicitantului.

Criteriile de atribuire esenţiale sunt relevanţa acţiunii propuse pentru obiectivele cererii de propunere; proiectare, eficienţă, fezabilitate, durabilitate şi rentabilitate a acţiunii.

(d) Rata maximă de cofinanţare

Rata maximă posibilă de cofinanţare pentru granturi în cadrul acestei cereri este de 80%. În conformitate cu articolul 192 din Regulamentul (UE, Euratom) nr 966/2012, în cazul în care finanţarea integrală este esenţială pentru acţiunea care urmează să fie efectuată, rata maximă posibilă de cofinanţare poate fi crescută până la 100%. Esenţialitatea de finanţare integrală va fi justificată de către ordonatorul de credite al Comisiei responsabil de decizia de atribuire, în ceea ce priveşte principiile egalităţii de tratament şi buna gestiune financiară.

(e) Calendarul indicativ de lansare a apelului

Al doilea trimestru din 2017

2.2.2 Granturi: Cerere de propunere pentru proiectul Twinning ”Reforma instruirii iniţiale şi continue a sistemului Poliţiei” (gestiune directă)

În cadrul prezentului program, se preconizează să se încheie un singur contract de grant Twinning.

(a) Priorităţile grantului, domeniile de intervenţie, priorităţile anului şi rezultatele aşteptate

Priorităţile grantului:

- Modernizarea şi consolidarea instruirii iniţiale şi continue a Poliţiei, în conformitate cu standardele UE şi internaţionale şi cele mai bune practici.

Obiective:

- Să sprijine dezvoltarea şi modernizarea instituţională a capacităţii Academiei de Poliţie, în conformitate cu standardele UE şi internaţionale şi cele mai bune practici.

- Să ofere expertiză UE în proiectarea curriculumului modern, cu accent pe aspectele practice, atât pentru Academia de Poliţie şi Centrul Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii.

- Să sprijine dezvoltarea capacităţilor Centrul Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii.

- Să faciliteze şi să monitorizeze reforma generală a formării iniţiale şi continue a Poliţiei.

Domenii de intervenţie:

- Consolidarea capacităţilor instituţionale şi modernizarea Academiei de Poliţie “Ştefan cel Mare” a MAI al Republicii Moldova;

- Contribuţie la sporirea capacităţilor Centrului Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii;

Rezultatele aşteptate:

- Curricula şi metodologii de formare moderne dezvoltate şi implementate.

- Ofiţerii instruiţi şi pregătiţi de a contacta cu cetăţenii într-o manieră profesionistă modernă.

- Academia de Poliţie din Moldova este modernizată, în conformitate cu standardele UE şi internaţionale şi cele mai bune practici.

- Capacitatea Centrul Comun de Instruire a Autorităţilor de Aplicare a Legii este consolidată.

(b) Condiţiile de eligibilitate

În conformitate cu articolul 4 alineatul (10) litera (b) din Regulamentul (UE) nr 236/2014 participarea la apelurile pentru propuneri Twinning este limitată la administraţiile publice ale statelor membre ale Uniunii Europene, fiind înţeleasă ca autorităţile centrale sau regionale ale unui stat membru precum şi organismele şi structurile lor administrative şi de drept privat cu o misiune de serviciu public sub controlul lor, cu condiţia ca acestea să acţioneze în contul şi sub responsabilitatea statului membru respectiv.

(c) Selecţie esenţială şi criteriile de atribuire

Criteriul de selecţie esenţială este capacitatea operaţională a solicitantului.

Criteriile esenţiale de atribuire sunt expertiza tehnică a solicitantului, precum şi relevanţa, metodologia şi viabilitatea acţiunii propuse.

(d) Rata maximă de cofinanţare

Rata de cofinanţare pentru costurile eligibile pentru contractele de grant Twinning este de 100%.³

________________________

³ Precum este prezentat în Manualul Twinning

(e) Calendarul indicativ pentru a lansa apelul

Al treilea trimestru din 2017

(f) Utilizarea sumelor forfetare / ratelor fixe / costurilor unitare

Contractele Twinning includ un sistem de costuri unitare şi de finanţare forfetară, definită în Manualul Twinning, pentru rambursarea expertizei în sectorul public furnizate de către administraţiile statelor membre selectate. Utilizarea acestui sistem de costuri unitare şi de finanţare forfetară, care depăşeşte suma de 60000 EUR pentru fiecare beneficiar al unui contract Twinning, este supus adoptării unei decizii separate şi orizontale a Comisiei.

2.2.3 Achiziţii publice (gestiune directă)

2.3 Domeniul de aplicare a eligibilităţii geografice pentru achiziţii publice şi granturi

Se va aplica eligibilitatea geografică în ceea ce priveşte locul de stabilire pentru participarea la procedurile de achiziţii publice şi de acordare a granturilor şi în ceea ce priveşte originea bunurilor achiziţionate astfel cum sunt stabilite în actul de bază şi precum s-a stabilit în documentele contractuale relevante.

Ordonatorul de credite responsabil al Comisiei poate extinde eligibilitatea geografică, în conformitate cu Articolul 9 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE) nr 236/2014, pe baza de urgenţă sau de lipsa produselor şi a serviciilor pe pieţele din ţările în cauză, sau în alte cazuri justificate în mod corespunzător în cazul în care normele de eligibilitate ar face realizarea acestei acţiuni imposibilă sau extrem de dificilă.

2.4 Buget indicativ

2.5 Schema organizaţională şi responsabilităţi

O echipă de coordonare va fi consolidată în cadrul MAI, la nivelul aparatului central, pentru a gestiona activităţile care urmează să fie efectuate în cadrul acţiunii şi pentru a pregăti rapoarte de progres periodice. Acesta va fi gestionată de Direcţia Generală Relaţii Internaţionale şi Integrare Europeană, care se ocupă, de asemenea, cu managementul şi coordonarea proiectelor donatorilor şi care raportează direct ministrului. Echipa de coordonare va avea, de asemenea, responsabilitatea de a oferi direcţiile pentru implementarea obiectivelor CRS. Poliţia şi alte unităţi ale MAI legate vor avea responsabilitatea directă pentru implementarea activităţilor planificate.

Reuniunile Comitetului director al Programului vor fi organizate sub auspiciul MAI de cel puţin două ori pe an pentru examinarea şi evaluarea performanţei totale în atingerea obiectivelor de reformă şi a indicatorilor de CRS. Delegaţia UE va co-prezida toate reuniunile comitetului director, şi ele se vor desfăşura cu participarea reprezentanților autorizaţi ai Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, Ministerului Finanţelor, Cancelariei de Stat, precum şi alte autorităţi relevante, la solicitare. La aceste reuniuni, măsuri corective, în cazul în care acest lucru este necesar, vor fi, de asemenea, discutate şi aprobate.

La nivelul superior, orientarea strategică generală a implementării prezentului Contract de reformă a sectorului va fi realizată de către Comisia guvernamentală pentru Integrare Europeană, prezidată de Prim-ministru.

2.6 Monitorizarea performanţei şi raportarea

Monitorizarea zilnică tehnică şi financiară a implementării acestei acţiuni va fi un proces continuu şi o parte a responsabilităţilor partenerului de implementare a acestuia. În acest scop, partenerul de implementare trebuie să instituie un sistem permanent de monitorizare internă, tehnică şi financiară pentru acţiune şi să elaboreze rapoarte periodice de progres (nu mai puţin decît anuale) şi rapoarte finale. Fiecare raport trebuie să prezinte un raport precis de implementare a acţiunii, dificultăţile întâmpinate, modificările introduse, precum şi gradul de realizare a rezultatelor sale (capacităţi şi rezultate directe) măsurate prin indicatori corespunzători, utilizând ca referinţă lista indicatorilor de rezultat (pentru sprijin bugetar). Raportul trebuie să fie dispus în aşa fel încât să permită monitorizarea mijloacelor avute în vedere şi angajate şi detaliile bugetului acţiunii. Raportul final, narativ şi financiar, va acoperi întreaga perioadă a implementării acţiunii.

Comisia poate efectua vizite suplimentare de monitorizare a proiectului, atât prin intermediul personalului propriu şi prin consultanţi independenţi, recrutaţi direct de către Comisie pentru analizele independente de monitorizare (sau recrutaţi de către agentul responsabil contractat de Comisie pentru implementarea acestor reexaminări).

Misiunile de revizuire vor fi contractate de către Comisie, cu scopul de a asista în evaluarea îndeplinirii condiţiilor pentru debursare suport bugetar, după cum este stipulat în Anexa I. Misiunile de revizuire se vor desfăşura la finele fiecărui an financiar, pentru a estima progresul reformei.

Evaluările necesităţilor şi revizuirile iniţiale, discuţiile cu privire la rapoartele de evaluare vor lua în considerare, de asemenea, implicarea societăţii civile, în special în sectorul ONG-urilor relevante.

Monitorizarea continuă tehnică şi financiară a implementării prezentului contract de reformă a sectorului este în responsabilitatea MAI. Rezultatele monitorizării tehnice şi financiare vor fi raportate cel puţin de două ori pe an către Comitetul director şi va constitui drept baza pentru evaluarea performanţei reformei sectorului.

2.7 Evaluare

Având în vedere importanţa acţiunii, o evaluare la jumătate de perioadă va fi realizată pentru această acţiune sau componentele sale, prin intermediul consultanţilor independenţi contractaţi de Comisie.

Se va realiza în scopuri de responsabilitate şi de învăţare la diferite niveluri (inclusiv pentru revizuirea politicilor), luând în considerare, în special, faptul că reforma poliţiei este încă în proces, iar rezultatele vor depinde de situaţia de securitate regională şi naţională şi circumstanţele politice din ţară.

Comisia va informa partenerul de implementare cu cel puţin două luni înainte de datele prevăzute pentru misiunile de evaluare. Partenerul de implementare trebuie să colaboreze în mod eficient şi efectiv cu experţii de evaluare şi, printre altele, să le furnizeze toate informaţiile necesare şi documentare, precum şi accesul la spaţiile şi activităţile proiectului.

Rapoartele de evaluare vor fi partajate cu ţara parteneră şi beneficiarii cheie. Partenerul de implementare şi Comisia vor analiza concluziile şi recomandările evaluărilor şi, după caz, în comun acord cu ţara parteneră, vor decide cu privire la acţiunile care urmează a fi luate şi toate ajustările necesare, inclusiv, dacă este indicată, reorientarea a proiectului.

Cu titlu informativ, un singur contract pentru serviciile de evaluare se încheie în baza unor contracte-cadru, în primul trimestru al anului 2020. Contractul va fi finanţate în cadrul bugetului acţiunii curente.

2.8 Audit

Fără a prejudicia obligaţiile aplicabile contractelor încheiate pentru implementarea acestei acţiuni, Comisia poate, pe baza unei evaluări a riscurilor, contracta misiuni independente de audit sau de verificare a cheltuielilor pentru una sau mai multe contracte sau acorduri.

2.9 Comunicare şi vizibilitate

Comunicarea şi vizibilitatea UE este o obligaţie legală pentru toate acţiunile externe finanţate de UE.

Această acţiune va conţine măsuri de comunicare şi vizibilitate care se vor baza pe un anumit plan de comunicare şi vizibilitate a acţiunii, care urmează să fie elaborat de către un contractant pe baza unui contract de servicii separat la începutul implementării şi a suportului bugetar indicat în secţiunea 2.4 de mai sus.

În ceea ce priveşte obligaţiile legale în materie de comunicare şi de vizibilitate, măsurile sunt implementate de către Comisie, ţara parteneră, antreprenorii, beneficiarii de grant şi / sau entităţi care îi sunt încredinţate. Obligaţii contractuale corespunzătoare sunt incluse în contracte, respectiv, acordul de finanţare, achiziţii şi subvenţii, şi acordurile de delegare.

Manualul de Comunicare şi Vizibilitate pentru Acţiunea Externă a Uniunii Europene va fi utilizat pentru a stabili Planul de Acţiuni Comunicare şi Vizibilitate şi obligaţiile contractuale corespunzătoare. Activităţile de comunicare şi vizibilitate vor fi puse în aplicare prin achiziţia de servicii şi se va desfăşura în conformitate cu Manualul de Comunicare şi Vizibilitate.

Guvernul Republicii Moldova va asigura ca vizibilitatea contribuţiei UE la CRS să îi fie oferită o acoperire adecvată în diverse surse media de publicitate. AT şi contractele de servicii de comunicare şi vizibilitate însoţitoare vor depune toate eforturile pentru a spori şi mai mult imaginea pozitivă a UE în contextul activităţii sale în Republica Moldova şi prevederi specifice vor fi inclusă în acest scop în aceste contracte. La etapele corespunzătoare în timpul duratei CRS şi după evenimentele corespunzătoare, comunicate de presă vor fi emise, de către MAI în colaborare cu Delegaţia Uniunii Europene în Republica Moldova. În toate aceste acţiuni, orientările de vizibilitate ale UE vor fi respectate cu stricteţe.

Anexă : Lista orientativă a indicatorilor de rezultat

Anexa 1: Aranjamentele debursărilor şi calendarul condiţiilor specifice

ANEXĂ

LISTA ORIENTATIVĂ A INDICATORILOR

DE REZULTAT (PENTRU SUPORTUL BUGETAR)

Contribuţiile, rezultatele scontate directe şi induse şi toţi indicatorii, obiectivele şi liniile de bază incluse în lista indicatorilor de rezultat sunt orientative şi pot fi actualizate în cursul implementării acţiunii, fără o modificare a deciziei de finanţare. Tabel cu lista indicatorilor de rezultat va suporta modificări pe parcursul implementării acţiunii: coloane noi vor fi adăugate pentru obiective intermediare (repere), atunci când este relevant şi cu scop de raportare privind atingerea rezultatelor măsurabile prin indicatori.

Anexa 1

Aranjamentele debursărilor şi calendarul condiţiilor specifice

Prezenta anexă se referă la următoarele patru domenii principale, în funcţie de sectorul ţării / intervenţie: (1) responsabilităţi; (2) plăţi conform calendarului indicativ; (3) condiţiile generale pentru fiecare tranşă a împrumutului; (4) condiţiile specifice pentru fiecare tranşă.

1. Responsabilităţi

Pe baza condiţiilor de plată stipulate în Acordul de Finanţare, Guvernul Republicii Moldova va transmite o cerere formală Comisiei Europene pentru plata fiecărei tranşe, în conformitate cu calendarul specificat în tabelul A de mai jos. Cererea trebuie să cuprindă: (i) o analiză completă şi o justificare pentru plata fondurilor, cu documentele justificative necesare anexate; (ii) o formă de informaţii financiare, semnat în mod corespunzător, pentru a facilita plata corespunzătoare.

2. Calendarul plăţilor orientative

Un calendar orientativ este prezentat mai jos:

Tabelul A: Calendarul condiţiilor specifice (suma în milioane de euro)

3. Condiţiile generale pentru plata fiecărei tranşe

Condiţiile generale stabilite mai jos pentru plata fiecărei tranşe se aplică la plata tuturor tranşelor şi toate cererile de eliberare a tranşelor trebuie să fie însoţite de toate informaţiile şi documentele corespunzătoare.

Tabelul B: Condiţiile generale pentru eliberarea tranşelor

4. Condiţiile specifice pentru debursarea tranşelor

Condiţiile specifice pentru plata stabilită în tabelul C, se aplică la plata unei anumite tranşe. Tranşă de eliberare trebuie să fie însoţită de toate informaţiile şi documentele corespunzătoare cu privire la condiţiile specifice.

Tabelul C: Condiţii specifice pentru eliberarea tranşelor

5. Tranşa variabilă de calcul

Programul prevede patru tranşe anuale variabile. Tranşele variabile vor fi plătite în funcţie de respectarea condiţiilor generale şi a condiţiilor specifice. Odată ce condiţiile generale a fost apreciată pozitiv de către Comisia Europeană, tranşa variabilă va fi evaluată şi plătită în funcţie de nivelul fiecărei condiţii specifice.

Fiecare indicator este marcat cu 0, 0,5 sau 1, în funcţie de nivelul (i) nu sau un progres nesemnificativ, (ii) un progres semnificativ, dar parţial (iii) obiectivul îndeplinit. Suma totală care urmează să fie recomandată pentru efectuarea plăţilor în cadrul fiecărei tranşe variabile constă din suma realizărilor (0, 0,5 sau 1) aferente fiecărui indicator şi valoarea lor financiară respectivă, astfel cum rezumă în tabelul D (Ponderea condiţiilor specifice tranşelor şi calendar) de mai jos. În orice caz, decizia finală cu privire la gradul de conformitate şi pe orice tip de tranşe îi revine Comisiei Europene.

Tabel D: Ponderea condiţiilor specifice tranşelor şi calendar

ANEXA II – CONDIŢII GENERALE

Partea I

PREVEDERI APLICABILE ACTIVITĂŢILOR PENTRU CARE ŢARA

PARTENERĂ ESTE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

Articol 1 – Principii generale

1.1 Scopul Părţii I este de a defini sarcinile încredinţate Ţării Partenere în gestiune indirectă, conform Anexei I (dispoziţii tehnice şi administrative), precum şi a defini drepturile şi obligaţiile Ţărilor Partenere şi ale Comisiei în îndeplinirea acestor sarcini.

Partea I se aplică sarcinilor legate de contribuţia UE exclusiv sau în combinaţie cu fondurile Ţării Partenere, sau ale unei terţe părţi în cazul în care aceste fonduri sunt puse în aplicare în cofinanţare comună, adică în cazul în care acestea sunt reunite.

Aceste sarcini cuprind implementarea de către Ţara Parteneră în calitate de autoritate contractantă a procedurilor de achiziţii şi de acordare a subvenţiilor, precum şi atribuirea, semnarea şi punerea în aplicare a rezultatelor contractelor de achiziţii şi subvenţii.

Desemnarea entităţilor care aparţin guvernului sau structurii administrative a Ţării Partenere şi identificate în Anexa I (dispoziţiile tehnice şi administrative) pentru a îndeplini anumite sarcini, nu se califică drept sub-delegare. Astfel de entităţi vor trebui să respecte drepturile şi obligaţiile prevăzute în Partea I pentru Ţara Parteneră în calitate de autorităţi contractante, în acelaşi timp, Ţara Parteneră rămâne pe deplin responsabilă de îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul acord de finanţare. Referinţele din Acordul de Finanţare pentru Ţara Parteneră cuprind, de asemenea acele entităţi.

În calitate de autoritate contractantă, Ţara Parteneră acţionează prin delegare parţială, cu excepţia cazului când acţionează în cadrul componentei Avans a estimării programului, sau sub un fond reunit gestionat de către o Ţară Parteneră:

- Prin delegare parţială, Ţara Parteneră acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii şi contractele de subvenţii, prin care Comisia controlează toate procedurile de atribuire şi execută toate plăţile aferente contractorilor şi beneficiarilor de granturi;

- Sub componenta Avans a estimării programului, Ţara Parteneră acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii publice şi de granturi, prin care se poate ridica la limitele stabilite, să conducă procedurile de achiziţii publice şi de acordare a granturilor, fără sau cu un control limitat al Comisiei şi să execute plăţile către contractanţi şi beneficiarii de grant, precum şi în contextul muncii directe.

- Conform unui Fond reunit gestionat de către o Ţara Parteneră, Ţara Parteneră acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii şi contractele de grant, prin care Comisia nu supune controlului orice procedură de atribuire şi Ţara Parteneră execută toate plăţile aferente către contractori şi beneficiarii de granturi.

În cazul în care Ţara Parteneră este un stat ACP, iar acţiunea este finanţată de FED în temeiul Articolului 1.1 din Condiţiile Speciale, sarcinile încredinţate vor fi cele enumerate la literele (c) (k) al subparagrafului şase a Articolului 35 (1) şi în Articolul 35 (2) din Anexa IV la Acordul de Parteneriat ACP-CE

În cazul în care Ţara Parteneră este o TTPM, iar acţiunea este finanţată de FED în conformitate cu Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, implementarea sarcinilor încredinţate trebuie să respecte şi condiţiile Articolului 86 (3) din Decizia Consiliului 2013/755 / UE din 25 noiembrie 2013 privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări cu Uniunea Europeană (Decizia de asociere peste mări).

1.2 Ţara Parteneră, va rămâne responsabilă pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul acord de finanţare, chiar dacă aceasta desemnează alte entităţi identificate în Anexa I (Dispoziţii tehnice şi administrative) pentru a îndeplini anumite sarcini. Comisia, în special, îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi de a suspenda şi / sau să rezilieze prezentul acord de finanţare pe baza actelor, omisiunilor şi / sau situaţiilor ale oricărei entităţi desemnate.

1.3 Ţara Parteneră, va institui şi va asigura funcţionarea unui eficace şi eficient sistem intern de control. Ţara Parteneră va respecta principiile bunei gestiuni financiare, transparenţă şi nediscriminare, precum şi va evita situaţiile de conflict de interese.

Un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane responsabile este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu un ofertant sau solicitant, sau contractant şi beneficiar de grant.

Sistemul de control intern este un proces menit să ofere o asigurare rezonabilă că operaţiunile sunt eficace, eficiente şi economice, că raportarea este de încredere, că activele şi informaţiile sunt protejate, că fraudele şi neregulile sunt prevenite, detectate şi corectate, şi că riscurile legate de legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare sunt gestionate în mod adecvat, ţinând seama de caracterul multianual al activităţilor, precum şi de natura plăţilor în cauză.

În special, în cazul în care Ţara Parteneră efectuează plăţi în cadrul componentei Avans a estimării programului, sau în cadrul unui Fond reunit gestionat de Ţara Parteneră, funcţiile ofiţerilor de autorizare şi de contabilitate sunt separate şi incompatibile între ele, iar Ţara Parteneră va opera cu un sistem de contabilitate care furnizează informaţii exacte, complete, fiabile şi în timp util.

1.4 În afara cazurilor în care Ţara Parteneră aplică propriile sale (inclusiv în cazul unui Fond Reunit, cele convenite de donatori ai Fondului Reunit) proceduri şi documente standard pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi a contractelor de grant, Ţara Parteneră va desfăşura procedurile de atribuire şi va încheia contractele şi acordurile care rezultă, în limba prezentului Acord de Finanţare.

1.5 Ţara Parteneră, va trebui să întreprindă măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE pentru activităţile care îi sunt încredinţate sau pentru alte activităţi în cadrul acestei acţiuni. Aceste măsuri sunt definite în Anexa I (Dispoziţiile tehnice şi administrative) sau vor fi convenite ulterior de către Ţara Parteneră şi Comisie.

Aceste măsuri de comunicare şi de informare trebuie să se conformeze Manualului de comunicaţii şi vizibilitate pentru Acţiunile Externe ale UE stabilite şi publicate de Comisie, şi aflate în vigoare la momentul măsurilor.

1.6 În conformitate cu delegare parţială şi componenta Avans în vederea estimării programului, Ţara Parteneră va păstra toate documentele de suport financiare şi contractuale relevante de la data intrării în vigoare a prezentului Acord de Finanţare sau de la o dată anterioară, care este stipulată ca startul datei de eligibilitate a costurilor în Articolul 6 din Condiţii speciale pe o perioadă de cinci ani de la sfârşitul perioadei de execuţie, în special, următoarele:

Proceduri de achiziţie:

a. Notificare de prognozare cu dovada publicării anunţului de achiziţie şi orice altei rectificări

b. Desemnarea panoului de selecţie

c. Raportul selecţie (inclusiv. anexe) şi aplicaţii

d. Dovada publicării anunţului de selecţie

e. Scrisori către candidaţi non-preselectaţi

f. Invitaţie la licitaţie sau echivalent

g. Caietului de sarcini, inclusiv anexele, clarificări, procese-verbale ale reuniunilor, dovada de publicare

h. Desemnarea comisiei de evaluare

i. Raportul de deschidere a ofertelor, inclusiv anexele

j. Raportul de evaluare / negociere, inclusiv anexele şi sumele licitate primite ¹

_______________________

¹ Eliminarea ofertelor nereuşite de cinci ani după încheierea procedurii de achiziţie

k. Scrisoare de notificare

l. Documente justificative

m. Scrisoare de intenţie pentru depunerea contractului

n. Scrisori către candidaţii respinşi

o. Notă de atribuire / anulare, inclusiv dovada publicării

p. Contracte semnate, amendamente, completări şi corespondenţă relevantă

Cereri de propuneri şi de atribuire directă a granturilor:

a. Desemnarea comisiei de evaluare

b. Raport administrativ de deschidere, inclusiv anexele şi aplicaţiile primite ²

_______________________

² Eliminarea cererilor nereuşite de trei ani după încheierea procedurii de grant

c. Scrisori către solicitanţii de succes şi fără succes ca urmare a evaluării notei conceptuale

d. Raportul de evaluare a notei conceptuale

e. Raportul de evaluare a cererii complete sau a raportului de negociere complet cu anexele relevante

f. Verificarea eligibilităţii şi a documentelor justificative

g. Scrisorile către solicitanţii de succes şi fără succes cu lista de rezervă aprobată completă, urmînd o evaluare completă a cererii

h. Scrisoarea de intenţie pentru depunerea contractului de grant

1. Anunţ de atribuire / anulare cu dovada publicării

j. Contracte semnate, amendamente, completări şi corespondenţa relevantă.

1.7 Ţara Parteneră va asigura o protecţie adecvată a datelor cu caracter personal. Datele personale înseamnă orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. Orice operaţiune care implică prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, ştergerea sau distrugerea, trebuie să se bazeze pe regulile şi procedurile ţării partenere şi se vor efectua în măsura în care este necesar pentru implementarea prezentului Acord de Finanţare.

În special, Ţara Parteneră trebuie să ia măsurile corespunzătoare tehnice şi organizatorice de securitate în ceea ce priveşte riscurile inerente unei astfel de operaţiuni, precum şi natura informaţiilor referitoare la persoana fizică în cauză, pentru a:

a) Împiedica accesul oricărei persoane neautorizate să obţină acces la sistemele informatice efectuând astfel de operaţiuni, şi în special citirea, copierea, modificarea sau eliminarea suportului de stocare; introducerea de date neautorizată precum şi orice divulgare neautorizată, modificare sau ştergere a informaţiilor stocate;

b) Asigura ca utilizatorii autorizaţi ai unui sistem informatic care efectuează astfel de operaţiuni să poată avea acces numai la informaţiile la care se referă dreptul de acces a acestora;

c) Proiecta structura sa organizatorică, astfel încât să îndeplinească cerinţele de mai sus.

Articol 2 - Termenul limită pentru semnarea contractelor

şi acordurilor de către ţara parteneră

2.1 Contractele de achiziţii publice şi contractele de grant vor fi semnate în cursul fazei operaţionale de implementare a prezentului Acord de Finanţare.

Atunci când se implementează acţiunile cofinanţate, contractele de achiziţii publice şi contractele de grant se încheie în termenul de contractare stabilit în Condiţiile Speciale sau stabilite pentru componenta Avans în vederea estimării programului.

Atunci când acţiunea nu este co-finanţată, contractele de achiziţii şi contractele de grant se vor încheia cel târziu în termen de trei ani de la data intrării în vigoare a prezentului Acord de Finanţare.

Contractele de achiziţii suplimentare şi contractele de grant care rezultă dintr-o modificare a prezentului Acord de Finanţare care adaugă noi activităţi şi sporesc contribuţia UE, vor fi semnate cel târziu în termen de trei ani de la data intrării în vigoare a modificării prezentului Acord de Finanţare, sau pentru acţiuni cofinanţate în termenul limită stabilit în contract.

Termenul de trei ani - limită pentru acţiunile non-cofinanţate nu poate fi prelungit, cu excepţia cazului în care acţiunea este finanţată de FED. În astfel de cazuri, prelungirea va fi stipulată în Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

2.2 Cu toate acestea, următoarele tranzacţii pot fi semnate în orice moment pe parcursul fazei de implementare operaţionale:

a. amendamentele la contractele de achiziţii şi contractele de grant deja semnate;

b. contractele de achiziţii individuale care urmează să fie încheiate după încetarea anticipată a

contractelor existente de achiziţii publice;

c. contractele referitoare la audit şi evaluare, care pot fi de asemenea semnate în timpul fazei de încheiere;

d. costurile de operare prevăzute la Articolul 5.1;

2.3 După expirarea termenelor prevăzute la Articolul 2.1, echilibrul financiar pentru activităţile aferente care îi sunt încredinţate ţării partenere pentru care contractele nu au fost semnate în modul corespunzător vor fi deblocate de către Comisie.

2.4 Nici o astfel de deblocare nu se va aplica fondurilor alocate pentru audit şi evaluărilor menţionate la Articolul 2.2.c) sau costurile de operare menţionate în Articolul 2.2.d) .

De asemenea, nici o astfel de deblocare nu se va aplica oricărui echilibru financiar al rezervei pentru cheltuieli neprevăzute sau a fondurilor din nou disponibile, după încetarea anticipată a unui contract menţionat la Articolul 2.2.b ), ambele putînd fi utilizate pentru finanţarea contractelor menţionate în Articolul 2.2.

Articol 3 – Excludere şi sancţiuni administrative

3.1 Criterii de excludere

3.1.1 Atunci când se aplică procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de Comisie pentru atribuirea contractelor de achiziţie şi de grant, Ţara Parteneră va asigura:

- că un contract de achiziţii publice sau contract de grant pentru achiziţiile publice finanţate de UE sau procedurile de grant nu este acordat unui operator economic sau solicitant de grant care:

a) a denaturat informaţiile solicitate ca o condiţie de participare la procedură sau nu a furnizat aceste informaţii;

b) a fost implicat anterior în pregătirea documentelor de achiziţie în cazul în care acest lucru atrage după sine o denaturare a concurenţei care nu poate fi remediată în alt mod.

- că nici un contract de achiziţii publice sau grant finanţat de UE nu se acordă unui operator economic sau solicitant de grant fie acesta el însăşi, fie o persoană cu putere de reprezentare, de luare a deciziilor sau control asupra acestuia,

a) este în stare de faliment, în situaţia de insolvenţă sau în procedură de lichidare sau în orice situaţie analog care rezultă dintr-o procedură similară prevăzută în legislaţia sau reglementările naţionale;

b) este printr-o hotărâre definitivă sau decizie administrativă definitivă declarat în cazul încălcării obligaţiilor sale referitoare la plata impozitelor sau a contribuţiilor la asigurările sociale;

c) este printr-o hotărâre definitivă sau decizie administrativă definitivă declarat vinovat în urma unei abateri profesionale grave;

d) este printr-o hotărâre definitivă declarat vinovat de fraudă, corupţie, participare la o organizaţie criminală, spălare de bani, infracţiuni legate de terorism, exploatarea copiilor sau trafic de fiinţe umane;

e) a demonstrat deficienţe semnificative în îndeplinirea obligaţiilor principale privind executarea unui contract finanţat de UE;

f) este printr-o hotărâre definitivă sau decizie administrativă definitivă declarat că ar fi comis o neregulă care afectează interesele financiare ale UE.

3.1.2 Atunci când se aplică personal (inclusiv, în cazul unui Fond Comun, cele convenite de donatorii Fondului Comun) procedurile şi documentele standard pentru atribuirea contractelor de achiziţie şi de grant, Ţara Parteneră va adopta măsuri, în conformitate cu propria legislaţie naţională, pentru a se asigura că nici un contract de achiziţii publice sau contract de grant finanţat de UE nu este atribuit unui operator economic sau solicitantului de grant care se află în una dintre situaţiile menţionate la Articol 3.1.1, prima liniuţă, a), Articol 3.1.1, a 2-a liniuţă, d) şi Articol 3.1.1, a 2-a liniuţă, f).

Ţara Parteneră, poate lua în considerare, după caz şi pe propria răspundere, informaţiile conţinute la Comisia de detectare timpurie şi sistemul de excludere în faza de atribuire a contractelor de achiziţii şi granturi. Accesul la informaţie poate fi furnizat prin canalul de legătură sau prin consultarea Comisiei (Comisia Europeană, Direcţia Generală Finanţe, contabilul comisiei, BRE2-13 / 505, B-1049 Bruxelles, Belgia şi prin e-mail la BUDG-C01-EXCL-DB@ec.europa.eu în copie la adresa Comisiei identificate în Articolul 3 din condiţiile speciale). Comisia este în drept de a refuza plata către un contractant sau beneficiar de grant în momentul excluderii acestuia.

3.2 Obligaţia de informare

Ţara Parteneră va informa Comisia în cazul în care un operator economic sau solicitant de grant este într-o situaţie menţionată la Articolul 3.1 sau a comis careva nereguli şi fraude, sau a fost constatată încălcarea gravă a obligaţiilor sale contractuale.

3.3 Sancţiuni administrative

În cazul în care Ţara Parteneră devine conştientă de una dintre situaţiile prevăzute la Articolul 3.1 în implementarea sarcinilor descrise la Anexa I, Ţara Parteneră, în condiţiile legislaţiei naţionale, va impune agentului economic sau beneficiarului grantului, excluderea din viitoarele proceduri de achiziţii publice sau de acordare de subvenţii şi / sau o sancţiune financiară proporţională cu valoarea contractului în cauză. Astfel de sancţiuni financiare sau excluderi vor fi impuse respectând careva proceduri contradictorii asigurînd dreptul la apărare a persoanei în cauză.

În contextul primului paragraf, Ţara Parteneră nu va putea implementa careva acţiuni, dacă:

- legislaţia naţională a Ţării Partenere nu permite să impună o excludere şi / sau o sancţiune financiară;

- protejarea intereselor financiare ale UE necesită să se impună ca o sancţiune administrativă în termeni incompatibili cu procedurile interne ale Ţării Partenere;

- impunerea unei sancţiuni administrative necesită o mobilizare a resurselor dincolo de mijloacele Ţării Partenere;

- legislaţia naţională nu permite să excludă un operator economic din toate procedurile de atribuire finanţate de UE.

În cazul unor astfel de eşecuri, Ţara Parteneră va crea un impediment Comisiei. Comisia poate decide să impună o excludere de la viitoarele proceduri de atribuire finanţate de UE şi / sau o sancţiune financiară între 2% şi 10% din valoarea totală a contractului în cauză.

Articolul 4 - Delegarea parţială

Procedurile de atribuire

4.1 Sarcinile se vor efectua de către Ţara Parteneră, în conformitate cu procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de Comisie pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi a contractelor de grant, în vigoare de la momentul lansării procedurii în cauză.

Controlul Ex ante

4.2 Pentru a permite controlul ex ante, înainte de a lansa invitaţii de participare la licitaţie şi apeluri pentru propuneri, Ţara Parteneră va depune dosarele de licitaţie şi documentele pentru cererile de propuneri Comisiei spre aprobare. De asemenea, Ţara Parteneră va invita Comisia să deschidă ofertele şi propunerile, şi va furniza Comisiei copiile ofertelor şi propunerilor primite. Ţara Parteneră, va informa Comisia cu privire la rezultatele examinării ofertelor şi a propunerilor şi va înainta propunerea de atribuire, precum contractele de proiecte de achiziţii şi contracte de grant Comisiei spre aprobare.

În timpul implementării contractelor de achiziţii publice şi a contractelor de grant, Ţara Parteneră va trebui să prezinte în mod egal proiectul de act adiţional şi proiectele de ordine administrative la acestea, Comisiei spre aprobare prealabilă.

Ţara Parteneră va invita Comisia pentru acceptarea provizorie şi finală.

Raport

4.3 În cazul în care Articolul 5 din Condiţiile Speciale prevede astfel, raportul privind implementarea sarcinilor încredinţate Ţării Partenere trebuie să respecte modelul prevăzut în Anexa III şi declaraţia de gestionare trebuie să respecte modelul prevăzut în Anexa IV. Un aviz independent de audit extern privind declaraţia de gestionare, efectuat în conformitate cu standardele de audit acceptate pe plan internaţional, nu trebuie să fie furnizat în acest caz, deoarece Comisia va efectua audituri pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiilor făcute în declaraţia de gestiune şi legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente efectuate.

Proceduri de plată

4.4 Ţara Parteneră furnizează Comisiei cererile de plată aprobate în cadrul următoarelor termene, începând de la data primirii cererii de plată, nenumărând perioadele de suspendare a termenului de plată:

(a) pentru pre-finanţarea specificată în contractul de achiziţie şi contractul de grant:

(i) 15 zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul bugetului;

(ii) 30 de zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul FED;

b) 45 de zile calendaristice pentru alte plăţi

Comisia acţionează în conformitate cu Articolele 4.9 şi 4.10, în perioada termenului limită de plată prevăzut în contractul de achiziţie şi contractele de grant minus termenele de mai sus.

4.5 La primirea unei cereri de plată de la un contractant sau beneficiar de grant, Ţara Parteneră informează Comisia cu privire la primirea acesteia şi examinează imediat dacă cererea este admisibilă, şi anume dacă aceasta conţine identificarea acelui contractant sau beneficiar de grant, contractul sau acordul în cauză, suma, valuta şi data. În cazul în care Ţara Parteneră concluzionează că cererea este inadmisibilă, acesta respinge şi informează contractantul sau beneficiarul acestui grant privind această respingere şi a motivelor acesteia în termen de 30 de zile de la data primirii cererii. Ţara Parteneră, informează de asemenea Comisia cu privire la această respingere şi motivele sale.

4.6 La primirea unei cereri de plată admisibile, Ţara Parteneră examinează dacă o plată este datorată, adică dacă toate obligaţiile contractuale care justifică plata au fost îndeplinite, inclusiv examinarea unui raport, acolo unde este cazul. În cazul în care Ţara Parteneră ajunge la concluzia că o plată nu este datorată, aceasta informează contractantul sau beneficiarul de grant privind acestea şi motivele. Expedierea acestor informaţii suspendă termenul de plată. Comisia primeşte o copie a informaţiilor, astfel expediate. Comisia este, de asemenea, informată cu privire la răspunsul sau acţiunea corectivă a contractantului sau a beneficiarului de grant. Acest răspuns sau o acţiune care vizează corectarea nerespectării obligaţiilor sale contractuale va relua termenul de plată. Ţara Parteneră examinează acest răspuns sau o acţiune în temeiul prezentului alineat.

4.7 În cazul în care Comisia nu este de acord cu concluzia Ţării Partenere că o plată nu este datorată, aceasta informează Ţara Parteneră cu privire la aceasta. Ţara Parteneră reexaminează poziţiile sale şi, în cazul în care ajunge la concluzia că plata este datorată, acesta informează cu privire la aceasta contractantul sau beneficiarul de grant. Suspendarea termenului de plată se ridică la expedierea acestor informaţii. Ţara Parteneră, informează de asemenea Comisia. Ţara Parteneră, va proceda în continuare, în conformitate cu Articolul 4.8.

În cazul în care persistă dezacord între Ţara Parteneră şi Comisie, Comisia poate să plătească părţii de necontestat suma facturată, cu condiţia ca acesta este separat în mod evident de suma contestată. Acesta va informa Ţara Parteneră şi contractantul sau beneficiarul de grant privind această plată parţială.

4.8 În cazul în care Ţara Parteneră ajunge la concluzia că plata este datorată, aceasta va transfera cererea de plată şi toate documentele necesare care însoţesc Comisia pentru aprobare şi plată. Aceasta oferă o imagine de ansamblu referitor la câte zile au mai rămas până la expirarea termenului de plată.

4.9 După transferul plăţii la cerere, în conformitate cu Articolul 4.8, în cazul în care Comisia conchide că plata nu este datorată, aceasta informează Ţara Parteneră şi, în copie, contractantul sau beneficiarul de grant şi motivele respective. Informarea contractantului sau beneficiarului de grant are ca efect suspendarea termenului de plată, astfel cum se prevede în contractul încheiat. Un răspuns sau o acţiune corectivă a contractantului sau a beneficiarului de grant sunt tratate de către Ţara Parteneră, în conformitate cu Articolul 4.6.

4.10 În cazul în care Ţara Parteneră şi Comisia concluzionează că plata este datorată, Comisia efectuează plata.

4.11 În cazul în care dobânzile de întârziere se datorează contractantului sau beneficiarului de grant, acestea se alocă între Ţara Parteneră şi pro rata Comisiei în zilele de întârziere care depăşesc termenele stipulate în Articolul 4.4, sub rezerva următoarelor:

(a) numărul de zile folosite de către Ţara Parteneră se calculează de la data înregistrării unei cereri de plată admisibile menţionate în Articolul 4.6 la data transferului cererii Comisiei menţionate în Articolul 4.8 şi din data informaţiilor de către Comisia referite în Articolul la 4.9 ca urmare a transferului cererii Comisiei menţionate în Articolul 4.8. Orice perioadă de suspendare a termenului de plată se deduce.

(b) numărul de zile utilizate de Comisie se calculează de la data ce urmează datei de transfer a cererii de către Ţara Parteneră menţionată în Articolul 4.8 până la data plăţii şi de la data transferului la data informării tării partenere în conformitate cu Articolul 4.9.

4.12 Orice circumstanţe neprevăzute de procedura de mai sus se soluţionează în spiritul cooperării între Ţara Parteneră şi Comisie, prin analogie cu dispoziţiile de mai sus, respectând relaţiile contractuale ale Ţării Partenere cu contractantul sau beneficiarul de grant.

Acolo unde este posibil, o parte cooperează la cererea celeilalte părţi în furnizarea de informaţii utile pentru evaluarea cererii de plată, chiar înainte ca depunerea cererii de plată să fie transferată în mod oficial sau returnată de la prima petrecere.

4.13 Un contract de achiziţii sau de finanţare, care nu a dat curs unei plăţi în termen de doi ani de la semnare se încheie în mod automat, iar finanţarea acestuia trebuie să fie încheiată, cu excepţia cazurilor de litigii în faţa instanţelor judecătoreşti sau organelor de arbitraj.

Articolul 5- Componenta Avans a estimării programului

Aplicaţia

5.1 Estimarea programului este un document de stabilire a programului de activităţi care urmează să fie efectuate şi resursele umane şi materiale necesare, bugetul corespunzător şi modalităţile tehnice şi administrative detaliate de implementare pentru executarea acestor activităţi operaţionale înainte de faza operaţională de implementare a prezentului Acord de Finanţare.

Estimarea programului de implementare a Acordului de Finanţare trebuie să respecte procedurile şi documentele standard ce vizează estimările de program stabilite de către Comisie, valabile la momentul adoptării estimării programului vizat.

Organul de implementare a acestor activităţi operaţionale în cadrul estimării programului, poate fi însuşi guvernul Ţării Partenere (operaţiuni centrale) sau un organ comandat de drept public sau organ de drept privat, cu o misiune de serviciu publică (operaţiuni publice comandate) sau, în conformitate cu EDF doar, un organism de drept privat, fără o misiune de serviciu public, pe baza unui contract de servicii (operaţiuni comandate private).

Estimarea programului trebuie să aibă o componentă Avans şi poate avea o componentă de angajamente specifice.

În cadrul componentei de angajamente specifice, se aplică Articolul 4.

În cadrul componentei Avans a estimării programului, organismul de implicare poate, până la pragurile stabilite, să desfăşoare procedurile de achiziţii publice şi de acordare a granturilor, fără sau cu un control limitat ex ante al Comisiei şi să execute plăţile către contractori şi beneficiari de granturi precum şi în contextul muncii directe.

Munca directă se referă la activităţile operaţionale pe care organismul de implementare execută direct, utilizând personalul pe care-l angajează şi / sau resursele sale existente (maşini, echipamente, alte mijloace).

Costurile de operare suportate de organismul de implementare pot fi eligibile pentru finanţarea din partea UE în cadrul componentei Avans a estimării de program. În caz afirmativ, acestea sunt eligibile pentru finanţare UE pe întreaga durată a perioadei de execuţie a prezentului Acord de Finanţare, cu excepţia cazului unui început mai devreme de eligibilitate a costurilor este stipulat în Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

Costurile de exploatare sunt costuri ale organismului de implementare efectuate în îndeplinirea sarcinilor de execuţie şi includ personalul local, utilităţi (de exemplu, apă, gaz şi electricitate), închirierea spaţiilor, consumabile, întreţinere, călătorii de afaceri pe termen scurt şi combustibil pentru vehicule. Acestea nu includ achiziţionarea de vehicule sau a oricărui alt echipament, sau orice activitate operaţională. Astfel de costuri de funcţionare obişnuite pot fi percepute şi plătite în conformitate cu procedurile proprii ale organismului de implementare.

Proceduri de atribuire

5.2 În cadrul componentei Avans a estimării programului, organismul de punere în aplicare poate efectua, în totalitate sau în parte, procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de grant în conformitate cu propriile sale proceduri şi documente standard, în măsura în care dovezile prealabile sunt obţinute de către Comisie precum că organismul de implementare a Ţării Partenere:

- asigură funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient, şi

- aplică normele şi procedurile de achiziţii publice şi / sau granturi corespunzătoare.

În măsura în care nu se obţin astfel de dovezi, procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de grant se realizează de către organismul de implementare, în conformitate cu procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de Comisie, în vigoare la momentul lansării procedurii în cauză.

Ex ante control

5.3 În cadrul componentei Avans, cu excepţia cazului când normele tehnice şi administrative ale estimării programului prevăd altfel, organul de implementare trebuie să prezinte Comisiei pentru aprobare prealabilă, dosarele de licitaţie şi propuneri de decizie de atribuire a contractelor de achiziţii publice a căror valoare depăşeşte 100.000 de euro, precum şi toate liniile directoare pentru cererile şi propunerile de decizii de atribuire a contractelor de grant, care urmează procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de Comisie.

În plus faţă de obligaţiile de păstrare a evidenţei prevăzute în Articolul 1.6 din aceste Condiţii Generale, Ţara Parteneră, în aceeaşi perioadă, va păstra toate documentele financiare şi contractuale relevante de suport.

Declaraţie de management

5.4 Ţara Parteneră, va prezenta Comisiei anual, până la data prevăzută în Articolul 6 a Condiţiilor Speciale, o declaraţie de management semnată de Ţara Parteneră utilizând modelul din Anexa IV.

Un aviz independent de audit extern privind declaraţia de gestionare, efectuate în conformitate cu standardele de audit acceptate pe plan internaţional, nu trebuie să fie furnizat în acest caz, deoarece Comisia efectuează auditurile pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiilor făcute în declaraţia de gestionare şi legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente efectuate.

Plăţile

5.5 Comisia transferă prima tranşă de prefinanţare, odată cu semnarea estimării programului de către toate părţile, în termen de 60 de zile calendaristice în cazul în care estimarea de program este finanţată de FED şi 30 de zile calendaristice în cazul în care acesta este finanţat din bugetul UE.

Comisia plăteşte în continuare rate de prefinanţare în termen de 60 de zile calendaristice de la primirea şi aprobarea cererii de plată şi rapoartele sale.

Dobânzile de întârziere sunt datorate în conformitate cu regulamentul financiar aplicabil. Termenul limită pentru plata poate fi suspendat de către Comisie, informând Ţara Parteneră, în orice moment pe parcursul perioadei menţionate anterior, că cererea de plată nu poate fi îndeplinită, fie datorită faptului că suma nu este eligibilă, fie din cauză că documentele justificative corespunzătoare nu au fost emise. În cazul în care informaţiile care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii care apare într-o cerere de plată, ajung la cunoştinţa Comisiei, Comisia poate suspenda termenul de plată în vederea unei verificări suplimentare, inclusiv o verificare la faţa locului, în scopul de a determina, înainte de efectuarea plăţii, dacă cheltuielile sunt într-adevăr eligibile. Suspendarea şi motivele acesteia, se comunică Ţării Partenere, cât mai curând posibil. Termenul limită pentru plată se reia o dată ce documentele justificative care lipsesc au fost furnizate sau cererea de plată a fost corectată.

5.6 Comisia efectuează plăţi într-un cont bancar deschis la o instituţie financiară acceptată de Comisie.

5.7 Ţara Parteneră, trebuie să garanteze că fondurile plătite de Comisie pot fi identificate în acest cont bancar.

5.8 Transferurile în euro, dacă este necesar, vor fi convertite în moneda naţională a Ţării Partenere astfel atunci când plăţile trebuie efectuate de Ţara Parteneră, se vor face la cursul valutar în vigoare în ziua plăţii de către Ţara Parteneră.

5.9 Componenta Avans a estimării de program, care nu a dat naştere nici unei plăţi către Ţara Parteneră în termen de doi ani de la încheierea estimării de program se încheie în mod automat, iar finanţarea acestuia trebuie să fie încheiată. Pentru acţiunile finanţate în cadrul FED, o prelungire a acestui termen poate fi stipulată în Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

Articolul 6 - Fonduri reunite gestionate de către Ţara Parteneră

Aplicarea

6.1 Ţara Parteneră, gestionând un Fond Reunit, poate fi eligibilă pentru o contribuţie UE în acest Fond Reunit, în măsura în care dovezile prealabile sunt obţinute de către Comisie pe care entitatea de gestionare în cadrul Ţării Partenere:

- asigură funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient,

- utilizează un sistem de contabilitate care furnizează informaţii exacte, complete şi fiabile în timp util;

- este supusă unui audit extern independent, efectuat în conformitate cu standardele de audit recunoscute la nivel internaţional de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcţional al entităţii sau a persoanei în cauză;

- aplică normele şi procedurile pentru achiziţii şi subvenţii adecvate;

- asigură publicarea ex post a informaţiilor privind beneficiarii;

- asigură o protecţie rezonabilă a datelor cu caracter personal.

Proceduri de atribuire

6.2 În conformitate cu contribuţia UE la Fondul Reunit gestionat de Ţară Parteneră, entitatea de gestionare în Ţara Parteneră îşi îndeplineşte sarcinile în conformitate cu propriile sale proceduri şi documente standard pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi granturi, sau cu cele convenite printre rândurile donatorilor.

Implementarea

6.3 În cazul unei contribuţii a UE în Fondul Reunit gestionat de Ţară Parteneră, în plus faţă de drepturile şi obligaţiile deja prevăzute în prezentele condiţii generale, norme detaliate suplimentare în Anexa V la Acordul de Finanţare se aplică Ţării Partenere pentru punerea implementarea contribuţiei UE la Fondul Reunit.

Articolul 7 - Publicarea informaţiilor privind contractele

de achiziţii şi granturi de către Ţara Parteneră

7.1 Ţara Parteneră se angajează să publice în fiecare an, într-un loc dedicat şi uşor accesibil pe pagina sa web, pentru fiecare contract de achiziţie şi grant pentru care este autoritate contractantă în cadrul componentei Avans a estimării programului menţionat în Articol 5 şi Fondurile Reunite menţionate în Articolul 6, natura şi scopul acesteia, numele şi localitatea contractantului (contractanţi în cazul unui consorţiu) sau de a acorda beneficiarului (beneficiarilor de grant, în cazul unui grant multi-beneficiar), precum şi valoarea contractului.

Localitatea unei persoane fizice trebuie să fie o regiune la nivel NUTS2. Localitatea unei persoane juridice este adresa.

În cazul în care o astfel de publicare pe internet este imposibilă, informaţiile sunt publicate prin orice alte mijloace relevante, inclusiv în Monitorul Oficial al Ţării Partenere.

Articolul 6 din Condiţiile Speciale stipulează locaţia, pe internet sau în alt mod, de la locul de publicare; se face trimitere la această locaţie în locul dedicat de pe pagina web a Comisiei.

7.2 Burse şi suport financiar direct persoanelor fizice celor mai nevoiaşe, se publică în mod anonim şi într-un mod acumulat pe categorii de cheltuieli. În caz contrar, numele persoanelor fizice se înlocuieşte cu "persoană fizică", la doi ani de la publicare. Denumirea persoanei juridice, care conţine numele persoanei fizice implicate în această entitate trebuie să fie tratată ca numele unei persoane fizice.

Publicarea numelor persoanelor fizice se renunţă în cazul în care astfel de riscuri de publicare încalcă drepturile fundamentale ale acestora sau deteriorarea intereselor comerciale ale acestora.

Ţara Parteneră, trebuie să prezinte o listă de date care urmează să fie publicate, cu privire la persoanele fizice cu justificările derogărilor propuse de publicare, către Comisie, care trebuie să acorde o autorizaţie prealabilă acestei liste. În cazul în care este necesar, Comisia finalizează localitatea persoanei fizice limitate la o regiune la nivel NUTS2.

7.3 Publicarea contractelor de achiziţie şi de grant încheiate (adică semnate de Ţara Parteneră şi contractantul sau beneficiarul de grant) în timpul perioadei de raportare trebuie să aibă loc în termen de şase luni de la data prezentării raportului în conformitate cu Articolul 6 din Condiţii Speciale.

7.4 Publicarea contractelor poate fi renunţată în cazul în care o astfel de publicare riscă să afecteze interesele comerciale ale antreprenorilor sau a beneficiarilor de granturi. Ţara Parteneră, trebuie să prezinte o listă cu astfel de justificări Comisiei, care trebuie să acorde autorizaţie înainte de această renunţare de publicare.

7.5 În cazul în care Comisia efectuează plăţile către contractanţi sau beneficiarii de grant în temeiul Articolului 4, aceasta asigură publicarea informaţiilor privind contractele de achiziţii şi contractele de grant în conformitate cu normele sale.

Articolul 8 - Recuperarea fondurilor

8.1 Ţara Parteneră, trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a recupera fondurile plătite în mod nejustificat.

Sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de Ţara Parteneră, sumele din garanţiile financiare depuse pe baza unor proceduri de achiziţii publice şi de acordare a granturilor, sume din penalităţi financiare impuse de Ţara Parteneră, precum şi daune acordate Ţării Partenere se restituie Comisiei.

8.2 Fără a aduce atingere responsabilităţii de mai sus a Ţării Partenere pentru recuperarea fondurilor plătite în mod nejustificat, Ţara Parteneră este de acord că Comisia poate, în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului financiar aplicabil şi a prezentului acord de finanţare, să stabilească în mod oficial o sumă ca fiind plătită în mod necuvenit în temeiul contractelor de achiziţii şi contractelor de grant finanţate în conformitate cu partea întâi şi se procedează la recuperarea acesteia prin orice mijloace, în numele Ţării Partenere, inclusiv prin compensarea sumei datorate de către contractant sau beneficiar de grant împotriva oricăreia dintre revendicările sale împotriva UE şi prin recuperarea forţată în faţa instanţelor competente.

8.3 În acest scop, Ţara Parteneră furnizează Comisiei toate documentele şi informaţiile necesare. Ţara Parteneră, împuterniceşte Comisia să efectueze recuperarea, în special, prin apelarea la o garanţie a unui contractant sau beneficiar de grant din care Ţara Parteneră este autoritatea contractantă sau prin compensarea fondurilor care urmează să fie recuperate împotriva oricăror sume datorate contractantului sau beneficiarului de grant de către Ţara Parteneră în calitate de autoritate contractantă şi finanţată de UE în temeiul prezentului sau unui alt acord de finanţare sau prin recuperarea forţată în faţa instanţelor competente.

8.4 Comisia informează Ţara Parteneră că procedurile de recuperare au fost iniţiate (inclusiv, dacă este necesar, în faţa unei instanţe naţionale).

8.5 În cazul în care Ţara Parteneră este un beneficiar de grant, persoană sub-delegată sau partener de implementare a unei entităţi cu care Comisia a încheiat un acord de delegare, Comisia poate recupera fondurile din Ţara Parteneră care sunt datorate entităţii, dar pe care entitatea nu a fost în măsură să recupereze de sine stătător.

Articolul 9 - Creanţe financiare în baza unor contracte şi acorduri

Ţara Parteneră se angajează să se consulte cu Comisia înainte de a lua orice decizie cu privire la o cerere de despăgubire făcută de către un contractant sau beneficiar de grant şi luate în considerare de către Ţara Parteneră să fie justificată în totalitate sau parţial. Consecinţele financiare pot fi suportate de către UE, numai în cazul în care Comisia a dat autorizaţia prealabilă. O astfel de autorizaţie prealabilă este necesară, de asemenea, pentru orice utilizare a fondurilor angajate în temeiul acordului de finanţare prezent pentru a acoperi cheltuielile rezultate din litigiile referitoare la contracte sau acorduri.

Articolul 10 - Depăşirile de costuri şi modalităţi de finanţare a acestora

10.1 Depăşirile individuale ale liniilor bugetare ale activităţilor implementate de Ţara Parteneră vor fi tratate prin realocarea de fonduri în cadrul bugetului general, în conformitate cu Articolul 25 din aceste Condiţii Generale.

10.2 Ori de câte ori există un risc de depăşire a limitei de credit suma prevăzută pentru activitatea implementată de Ţara Parteneră, Ţara Parteneră informează imediat Comisia şi solicită autorizaţia prealabilă pentru activităţile corective planificate să acopere depăşirea, propunând fie să reducă activităţile sau să se bazeze pe propriile sale sau non-UE resurse.

10.3 În cazul în care activităţile nu pot fi reduse, sau în cazul în care depăşirea nu poate fi acoperită fie prin resursele proprii ale Ţării Partenere sau a altor resurse, Comisia poate decide, la cererea justificată în mod corespunzător a Ţării Partenere, de a acorda o finanţare suplimentară din partea UE. În cazul în care Comisia ia o astfel de decizie, costurile suplimentare sunt finanţate, fără a aduce atingere normelor şi procedurilor relevante ale UE, prin eliberarea unei contribuţii financiare suplimentare care urmează să fie stabilită de către Comisie. Prezentul acord de finanţare se modifică în mod corespunzător.

Partea a doua

Prevederi aplicabile suportului bugetar

Articolul 11 - Dialogul politic

Ţara Parteneră şi UE se angajează să se angajeze într-un dialog constructiv periodic la nivelul corespunzător cu privire la implementarea prezentului Acord de Finanţare.

În cazul în care Ţara Parteneră este un stat ACP, iar această acţiune este finanţată prin FED, în conformitate cu Articolul 1.1. din Condiţiile Speciale, acest dialog poate forma o parte a dialogului politic mai larg prevăzut în Articolul 8 al Acordul de Parteneriat ACP-CE.

Articolul 12 - Verificarea condiţiilor şi plăţilor

12.1. Comisia verifică condiţiile pentru plata tranşelor componentei de suport bugetar, astfel cum sunt identificate în Anexa I (Dispoziţii administrative şi tehnice).

În cazul în care Comisia ajunge la concluzia că nu sunt îndeplinite condiţiile de plată, aceasta informează Ţara Parteneră cu privire la aceasta, fără întârzieri nejustificate.

12.2. Cererile de debursare a fondurilor depuse de Ţara Parteneră sunt eligibile pentru finanţare UE, cu condiţia ca acestea să fie în conformitate cu dispoziţiile prevăzute în Anexa I (Dispoziţiile tehnice şi administrative) şi că acestea sunt transmise în timpul fazei de implementare operaţională.

12.3.Ţara Parteneră va aplica reglementările sale naţionale de schimb valutar într-un mod nediscriminatoriu tuturor plăţilor din componenta de suport bugetar.

12.4 În cazul în care nici o plată către Ţara Parteneră nu se face în termen de doi ani de la intrarea în vigoare a prezentului Acord de Finanţare, componenta de suport bugetar se încheie în mod automat, iar finanţarea este dezangajată. Pentru acţiunile finanţate în cadrul FED, o prelungire a termenului limită poate fi stipulată în Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

Articolul 13 - Transparenţa sprijinului bugetar

Ţara Parteneră este de acord prin prezenta la publicarea de către Comisie, a prezentului Acord de Finanţare şi orice modificare a acestuia, inclusiv prin mijloace electronice, precum şi unor astfel de informaţii de bază privind suportul bugetar pe care Comisia îl consideră adecvate. Această publicare nu trebuie să conţină niciun fel de date cu încălcarea legislaţiei UE aplicabile protecţiei datelor cu caracter personal.

Articolul 14 - Recuperarea suportului bugetar

Toate sau o parte din plăţile de suport bugetar pot fi recuperate de către Comisie, cu respectarea principiului proporţionalităţii, în cazul în care Comisia constată că plata a fost afectată de o neregulă gravă imputabilă Ţării Partenere, în special în cazul în care Ţara Parteneră cu condiţia informaţiilor nesigure sau incorecte, sau în cazul în care a fost implicată corupţia sau frauda.

Partea a treia: Prevederi aplicabile prezentei acţiuni ca un tot întreg, indiferent de modul de gestionare

Articolul 15 - Perioada de execuţie şi Termenul de contractare

15.1 Perioada de execuţie a prezentului Acord de Finanţare cuprinde două faze:

- O etapă de implementare operaţională, în care activităţile operaţionale ale acţiunii sunt efectuate. Această etapă începe la intrarea în vigoare a prezentului Acord de Finanţare sau la data prevăzută în Condiţiile Speciale şi se termină cu deschiderea fazei de închidere.

- O fază de închidere, în cursul căreia un audit final şi de evaluare este realizat, iar contractele şi estimarea de program pentru implementarea prezentului Acord de Finanţare sunt din punct de vedere tehnic şi financiar închis. Durata acestei faze este stipulată în Articolul 2.3 din Condiţiile Speciale. Acesta începe după încheierea etapei de implementare operaţională.

Aceste perioade se reflectă în acordurile care urmează să fie încheiate de Ţara Parteneră şi de Comisie în implementarea prezentului Acord de Finanţare, în special în cadrul acordurilor de delegare şi contractelor de achiziţii şi granturi.

15.2 Costurile legate de activităţile operaţionale sunt eligibile pentru finanţare UE, numai în cazul în care acestea au fost efectuate în timpul fazei de implementare operaţională; cheltuielile efectuate înainte de intrarea în vigoare a prezentului Acord de Finanţare nu sunt eligibile pentru finanţare UE, cu excepţia cazului în care se prevede altfel în Articolul 6 din Condiţiile Speciale. Costurile aferente auditurilor finale şi de evaluare, la activităţile de închidere şi costurile de funcţionare prevăzute în Articolul 5.1 sunt eligibile până la sfârşitul fazei de închidere.

15.3 Orice sold restant din contribuţia UE se dezangajează automat în termen de cel mult şase luni de la încheierea perioadei de execuţie.

15.4 În cazuri excepţionale şi justificate în mod corespunzător, o cerere poate fi făcută pentru extinderea etapei de implementare operaţională sau faza de închidere, precum şi corelativ a perioadei de execuţie. În cazul în care s-a convenit, Acordul de Finanţare se modifică în mod corespunzător.

15.5 Articolul 2 din aceste Condiţii generale se aplică contractelor de achiziţii şi contractelor de grant atribuite de către Comisie, în calitate de autoritate contractantă (gestiune directă), cu excepţia ultimului sub-paragraf al Articolului 2.1.

Acordurile de delegare încheiate de Comisie sunt supuse unui termen de contractare diferit stabilit de Regulamentul financiar al UE. În cazul în care, după expirarea acestui termen, fondurile aferente urmează să fie dezangajate, Comisia va informa în mod corespunzător Ţara Parteneră cu privire la aceasta.

Articolul 16 - Verificări şi controale de către Comisie, Oficiul

European de Luptă Antifraudă (OLAF) şi Curtea Europeană de Conturi

16.1 Ţara Parteneră va asista şi sprijini verificările şi controalele efectuate de către Comisie, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi, la cererea acestora.

Ţara Parteneră este de acord cu Comisia, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi şi efectuează documentare şi controale la faţa locului privind utilizarea finanţării UE în cadrul activităţilor în temeiul prezentului Acord de Finanţare şi efectuarea unui audit complet, dacă este necesar, pe baza documentelor de conturi şi documentelor contabile, precum şi orice alte documente referitoare la finanţarea activităţilor de sprijin, pe toată durata prezentului Acord de Finanţare şi timp de cinci ani de la încheierea perioadei de execuţie.

16.2 Ţara Parteneră, de asemenea, este de acord cu faptul că OLAF poate efectua controale la faţa locului şi verificări, în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia UE, pentru protecţia intereselor financiare ale UE împotriva fraudei şi a altor abateri.

În acest scop, Ţara Parteneră acordă funcţionarilor Comisiei, OLAF şi Curţii Europene de Conturi şi agenţilor autorizaţi ai acestora accesul la sit-urile şi spaţiile în care operaţiunile finanţate în temeiul prezentului Acord de Finanţare sunt efectuate, inclusiv sistemele informatice ale acestora, precum şi la orice documente şi date computerizate privind gestiunea tehnică şi financiară a acestor operaţiuni, precum şi să ia toate măsurile necesare pentru a facilita munca lor. Accesul către agenţii autorizaţi ai Comisiei, OLAF şi Curţii Europene de Conturi se acordă în condiţii de confidenţialitate strictă cu privire la terţe părţi, fără a aduce atingere obligaţiilor de drept public la care acestea sunt supuse. Documentele trebuie să fie accesibile şi depuse într-un mod care să permită inspecţia uşoară, Ţara Parteneră fiind obligată să informeze Comisia, OLAF sau Curtea Europeană de Conturi privind locaţia exactă la care acestea sunt păstrate.

16.3 Verificările şi auditurile descrise mai sus se aplică, de asemenea, contractorilor, beneficiarilor de grant şi subcontractanţilor care au primit finanţare din partea UE.

16.4 Ţara Parteneră este notificată cu privire la misiunile de la faţa locului de către agenţii desemnaţi de Comisie, OLAF sau Curtea de Conturi Europeană.

Articolul 17 - Atribuţiile Ţării Partenere în lupta cu nereguli, fraudă şi corupţie

17.1 Ţara Parteneră, informează imediat Comisia cu privire la orice element adus la cunoştinţă care stârneşte suspiciuni de nereguli, fraude sau corupţie şi privind oricare măsură luată sau planificată pentru a face faţă cu ei.

17.2 Ţara Parteneră, se asigură şi verifică periodic dacă acţiunile finanţate din buget sunt realizate în mod eficient şi puse în aplicare în mod corect. Aceasta trebuie să ia măsurile adecvate pentru a preveni, detecta şi corecta neregulile şi fraudele şi în cazul în care este necesar, aduc urmăriri şi recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit.

"Abatere" înseamnă orice încălcare a prezentului Acord de Finanţare, de implementare a contractelor şi estimarea programului sau a legislaţiei UE, care rezultă dintr-o acţiune sau omisiune de orice persoană care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea fondurilor UE, fie prin reducerea sau pierderea veniturilor datorate către UE, sau printr-un element de cheltuieli nejustificate. "Frauda" înseamnă orice act sau omisiune intenţionată cu privire la:

- utilizarea sau prezentarea unor declaraţii sau documente false, incorecte sau incomplete, care au ca efect deturnarea sau reţinerea abuzivă a fondurilor de la bugetul general al Uniunii Europene sau FED;

- nedivulgarea informaţiilor prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect;

- deturnarea acestor fonduri în alte scopuri decât cele pentru care au fost iniţial acordate.

17.3 Ţara Parteneră se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a preveni, detecta şi a pedepsi orice practici de corupţie activă sau pasivă în timpul implementării Acordului de Finanţare.

"Corupţia pasivă" înseamnă acţiunea deliberată a unui funcţionar, care, în mod direct sau printr-un intermediar, cere sau primeşte avantaje de orice natură, pentru sine sau pentru un terţ, sau acceptă promisiunea unui astfel de avantaj, pentru a acţiona sau a se abţine să acţioneze în conformitate cu obligaţiile sale sau în exercitarea funcţiilor sale în încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care are sau ar avea ca efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

"Corupţie activă" înseamnă acţiunea deliberată de a promite sau da, în mod direct sau printr-un intermediar, un avantaj de orice fel la un funcţionar, pentru sine sau pentru un terţ, pentru a acţiona sau a se abţine să acţioneze în conformitate cu datoria sau în exercitarea funcţiilor sale prin încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care are sau ar avea ca efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

17.4 În cazul în care Ţara Parteneră nu ia măsuri corespunzătoare pentru prevenirea fraudei, a neregulilor şi corupţiei, Comisia poate adopta măsuri de precauţie, inclusiv suspendarea acestui Acord de finanţare.

Articolul 18 - Suspendarea plăţilor

18.1 Fără a aduce atingere suspendării sau încetării prezentului Acord de Finanţare în conformitate cu Articolul 26 şi 27, respectiv, Comisia poate suspenda plăţile parţial sau integral, în cazul în care:

a. Comisia a stabilit sau are motive serioase de îngrijorare că, pe baza informaţiilor primite, şi trebuie să verifice, Ţara Parteneră a comis erori substanţiale, nereguli sau fraude în procedura de achiziţie şi de acordare a granturilor sau în implementarea acţiunii sau Ţara Parteneră nu şi-a îndeplinit obligaţiile care îi revin în temeiul prezentului Acord de Finanţare, inclusiv obligaţiile în ceea ce priveşte implementarea planului de comunicare şi de vizibilitate;

b. Comisia a stabilit sau are motive serioase de îngrijorare că, pe baza informaţiilor pe care le-a primit, şi trebuie să verifice, Ţara Parteneră a comis erori sistemice sau recurente, nereguli, fraude sau încălcare a obligaţiilor prevăzute de prezenta sau alte Acorduri de Finanţare, cu condiţia că aceste erori, nereguli, fraude sau încălcarea obligaţiilor au un impact semnificativ asupra implementării asupra prezentului Acord de Finanţare sau pune sub semnul întrebării fiabilitatea sistemului de control intern al Ţării Partenere sau legalitatea şi regularitatea cheltuielilor subiacente;

c. Comisia suspectează că Ţara Parteneră a comis erori substanţiale, nereguli, fraude sau încălcarea obligaţiilor în cadrul procedurii de achiziţie şi de acordare a granturilor sau în implementarea acţiunii şi trebuie să verifice dacă acestea au avut loc;

d. este necesar de a preveni deteriorarea semnificativă a intereselor financiare ale UE.

18.2 Comisia informează de îndată Ţara Parteneră cu privire la suspendarea plăţilor şi motivele acestei suspendări.

18.3 Suspendarea plăţilor are ca efect suspendarea de plata termenelor pentru orice cerere de plată în aşteptare.

18.4 Pentru a relua plăţile Ţara Parteneră depune eforturi pentru a remedia situaţia care duce la suspendarea, cât mai curând posibil şi informează Comisia cu privire la orice progrese înregistrate în acest sens. Comisia, de îndată ce consideră că au fost îndeplinite condiţiile de reluare a plăţilor, informează Ţara Parteneră cu privire la aceasta.

Articolul 19 - Alocarea fondurilor recuperate de Comisie la acţiune

În cazul în care acţiunea este finanţată în cadrul FED, sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de Comisie, sume din garanţiile financiare depuse pe baza unor proceduri de achiziţii publice şi de acordare a granturilor, sume din penalităţi financiare impuse, precum şi despăgubiri acordate Comisiei sunt alocate la această acţiune.

Articolul 20 - Dreptul de stabilire şi de şedere

20.1 În cazul în care este justificată de natura contractului de achiziţie sau contractului de grant, Ţara Parteneră va da dreptul persoanelor fizice şi juridice care participă la cererile de ofertă pentru lucrări, bunuri sau servicii sau cereri de propuneri şi entităţi care urmează să li se încredinţeze sarcini de execuţie identificate în anexa I, cu un drept provizoriu de stabilire şi de şedere pe teritoriul Ţării Partenere. Acest drept va rămâne valabil pentru o lună după ce contractul este atribuit.

20.2 Ţara Parteneră, va numi de asemenea, contractorii de achiziţii şi beneficiarii de grant, entităţile cărora li se încredinţează punerea în aplicare a sarcinilor identificate în Anexa I (Dispoziţii tehnice şi administrative), persoanele fizice ale căror servicii sunt necesare pentru îndeplinirea acestei acţiuni şi membrii familiilor acestora cu drepturi similare pe parcursul implementării acţiunii.

Articolul 21 - Dispoziţii fiscale şi vamale şi acorduri de schimb valutar

21.1 Ţara Parteneră, va aplica la contractele de achiziţii şi contractele de grant finanţate de către UE cele mai favorizate aranjamente fiscale şi vamale aplicate Statelor sau organizaţiilor internaţionale de dezvoltare cu care are relaţii.

În cazul în care Ţara Parteneră este un stat ACP, nu se va ţine seama de aranjamentele aplicate de acesta celorlalte state ACP sau altor ţări în curs de dezvoltare, în scopul de a determina tratamentul de stat cel mai favorizat.

21.2 În cazul în care un acord-cadru este aplicabil, care include dispoziţii mai detaliate cu privire la acest subiect, aceste dispoziţii, de asemenea se vor aplica.

Articolul 22 - Confidenţialitatea

22.1 Ţara Parteneră este de acord ca documentele şi datele deţinute de către o entitate cu care Ţara Parteneră este într-o relaţie contractuală cu privire la ele pot fi transmise Comisiei de către această entitate în unicul scop al aplicării prezentului sau unui alt Acord de Finanţare. Comisia va respecta toate aranjamentele de confidenţialitate convenite între Ţara Parteneră şi acea entitate.

22.2 Fără a prejudeca Articolul 16 din aceste Condiţii Generale, Ţara Parteneră şi Comisia vor respecta confidenţialitatea oricărui document, informaţiei sau altor materiale direct legate de punerea în aplicare a prezentului Acord de Finanţare, care este clasificat ca fiind confidenţial.

22.3 Părţile vor obţine consimţământul prealabil scris reciproc înainte de a dezvălui publicului astfel de informaţii.

22.4 Părţile vor rămâne legate prin caracterul confidenţial, timp de cinci ani de la încheierea perioadei de execuţie.

Articolul 23 - Utilizarea studiilor

Contractul legat de orice studiu finanţat în temeiul prezentului Acord de Finanţare, include dreptul pentru Ţara Parteneră şi Comisie de a utiliza acest studiu, să-l publice şi să-l divulge unor terţe Părţi.

Articolul 24 - Consultarea între Ţara Parteneră şi Comisia

24.1 Ţara Parteneră şi Comisia se vor consulta reciproc înainte de a lua orice litigiu cu privire la implementarea sau interpretarea prezentului Acord de Finanţare în continuare în conformitate cu Articolul 29 din aceste Condiţii General

24.2 În cazul în care Comisia constată probleme în desfăşurarea procedurilor legate de gestionarea prezentului Acord de Finanţare, aceasta va stabili toate contactele necesare cu Ţara Parteneră pentru a remedia situaţia şi va întreprinde orice măsuri necesare.

24.3 Consultarea poate duce la modificarea, suspendarea sau încetarea prezentului Acord de Finanţare.

24.4 Comisia va trebui să informeze periodic Ţara Parteneră despre implementarea activităţilor descrise în Anexa I, care nu cad sub incidenţa Părţilor unu şi doi ale acestor Condiţii Generale.

Articolul 25 - Modificarea prezentului Acord de Finanţare

25.1 Orice modificare a prezentului Acord de Finanţare se va face în scris, inclusiv prin schimb de scrisori.

25.2 În cazul în care cererea de modificare provine din Ţara Parteneră, acesta din urmă trebuie să depună această cerere Comisiei, cu cel puţin trei luni înainte ca modificarea să intre în vigoare, cu excepţia cazurilor care sunt justificate în mod corespunzător de către Ţara Parteneră şi acceptate de Comisie. În cazurile excepţionale de ajustare a obiectivelor acţiunii şi / sau o creştere a contribuţiei UE, o astfel de cerere se va depune cu cel puţin şase luni înainte ca modificarea să intre în vigoare.

25.3 În cazul în care ajustarea ambelor parţi nu afectează în mod semnificativ atât obiectivele activităţii implementate în conformitate cu Partea I din prezentele Condiţii Generale, şi în cazul în care se referă la chestiuni de detaliu care nu afectează soluţia tehnică adoptată, iar în cazul în care aceasta nu include realocarea fondurilor, sau în cazul în care se referă la realocări de fonduri pentru o sumă echivalentă cu valoarea rezervei de urgenţă, Ţara Parteneră va informa Comisia cu privire la ajustarea şi justificarea acesteia, în scris, cât mai curând posibil şi poate aplica această ajustare.

25.4 Utilizarea unei eventuale cheltuieli prevăzute pentru o acţiune va fi subiectul supus unei aprobări scrise prealabile a Comisiei.

25.5 În cazul în care Comisia consideră că Ţara Parteneră încetează să îndeplinească în mod satisfăcător sarcinile care îi sunt încredinţate în temeiul Articolului 1.1 din prezentele Condiţii Generale şi fără a aduce atingere Articolelor 26 şi 27 din prezentele Condiţii Generale, Comisia poate decide să reia sarcinile încredinţate de la Ţara Parteneră în scopul de a continua implementarea activităţilor în numele Ţării Partenere, după informarea acesteia în scris.

Articolul 26 - Suspendarea prezentului Acord de Finanţare

26.1 Acordul de Finanţare poate fi suspendat în următoarele cazuri:

- Comisia poate suspenda implementarea prezentului Acord de Finanţare în cazul în care Ţara Parteneră încalcă o obligaţie în temeiul prezentului Acord de Finanţare.

- Comisia poate suspenda implementarea prezentului Acord de Finanţare în cazul în care Ţara Parteneră încalcă orice obligaţie stabilită în conformitate cu procedurile şi documentele standard prevăzute la articolul 1, 4, 5 şi 6 din prezentele Condiţii Generale.

- Comisia poate suspenda prezentul Acord de Finanţare în cazul în care Ţara Parteneră încalcă o obligaţie legată de respectarea drepturilor omului, a principiilor democratice şi a statului de drept şi în cazuri grave de corupţie.

- Prezentul Acord de Finanţare poate fi suspendat în cazul situaţiilor de forţă majoră, aşa cum este definit mai jos. "Forţa majoră" presupune orice situaţie imprevizibilă şi excepţională sau un eveniment situat în afara controlului Părţilor care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile care nu pot fi atribuite unei erori sau neglijenţe din partea acestora (sau din partea contractorilor lor, agenţilor sau angajaţilor) şi se dovedeşte insurmontabil, în ciuda tuturor eforturilor. Defectele echipamentelor sau materialelor sau întârzierile în punerea lor la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. O parte nu va fi considerată responsabilă pentru încălcarea obligaţiilor sale în cazul în care este împiedicată să le îndeplinească de un caz de forţă majoră, despre care cealaltă parte este informată în mod corespunzător. O parte care se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă parte, fără întârziere, menţionând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua orice măsură pentru a minimiza posibilele daune.

- Nici una dintre Părţi nu va fi considerată răspunzătoare pentru încălcarea obligaţiilor care îi revin în temeiul prezentului Acord de Finanţare în cazul în care acesta este împiedicat de la îndeplinirea lor prin forţă majoră, cu condiţia să ia măsuri pentru a reduce la minimum orice deteriorare posibilă.

26.2 Comisia poate suspenda prezentul Acord de Finanţare fără o notificare prealabilă.

26.3 Comisia poate lua orice măsură de precauţie corespunzătoare înainte ca suspendarea să aibă loc.

26.4 Atunci când suspendarea este notificată, sunt indicate consecinţele pentru contractele de achiziţii publice în derulare şi contractele de grant, acordurile de delegare şi de estimare a programului.

26.5 O suspendare a acestui Acord de Finanţare nu aduce prejudiciu suspendării plăţilor şi încetării prezentului Acord de Finanţare de către Comisie, în conformitate cu Articolul 18 şi 27 din Condiţiile Generale.

26.6 Părţile vor relua implementarea Acordului de Finanţare odată ce condiţiile vor permite, cu aprobarea prealabilă scrisă a Comisiei. Acest lucru nu aduce prejudiciu oricăror modificări ale prezentului Acord de Finanţare, care ar putea fi necesare pentru a se adapta acţiunii la noile condiţii de implementare, inclusiv, dacă este posibil, prelungirea perioadei de implementare sau rezilierea prezentului Acord de Finanţare, în conformitate cu Articolul 27.

Articolul 27 - Încetarea prezentului Acord de Finanţare

27.1. În cazul în care problemele care au condus la suspendarea prezentului Acord de Finanţare nu au fost soluţionate într-o perioadă de maximum 180 de zile, oricare dintre Părţi poate rezilia prezentul Acord de Finanţare cu un preaviz de 30 de zile.

27.2. Prezentul Acord de Finanţare este reziliat în mod automat, în cazul în care nici un contract de execuţie nu a fost semnat în termenul Articolului 2.

27.3 În cazul în care rezilierea este notificată, consecinţele pentru contractele de achiziţii publice în desfăşurare, contracte de grant şi estimare a programului se indică.

Articolul 28 - Aranjamente de soluţionare a litigiilor

28.1 Orice litigiu cu privire la acest Acord de Finanţare, care nu poate fi soluţionat într-o perioadă de şase luni de consultări între Părţi prevăzute în Articolul 24 din aceste Condiţii Generale, poate fi soluţionat prin arbitraj la cererea uneia dintre Părţi.

În cazul în care Ţara Parteneră este un stat ACP sau un organism regional sau o organizaţie din grupul ACP şi această acţiune este finanţată în cadrul FED, diferendul va fi înaintat, înainte de arbitraj şi după încheierea consultărilor prevăzute în Articolul 24 din prezentele Condiţii Generale, către Consiliul de Miniştri al ACP- CE, sau, între reuniunile sale, Comitetului de Ambasadori al ACP-CE, în conformitate cu Articolul 98 a Acordului de parteneriat ACP-CE. În cazul în care Consiliul sau Comitetul nu reuşeşte să soluţioneze litigiul, oricare dintre Părţi poate solicita soluţionarea litigiului prin arbitraj, în conformitate cu Articolele 28.2, 28.3 şi 28.4.

28.2 Fiecare parte va desemna un arbitru în termen de 30 de zile de la cererea de arbitraj. În lipsa acestuia, oricare dintre Părţi poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj (Haga) să desemneze un al doilea arbitru, la rândul lor, cei doi arbitri vor desemna un al treilea arbitru în termen de 30 de zile. În lipsa acestuia, oricare dintre Părţi poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj să desemneze al treilea arbitru.

28.3 Cu excepţia cazului în care arbitrii decid altfel, se aplică procedura stabilită în Curtea Permanentă de Arbitraj Reguli opţionale de arbitraj care implică organizaţii internaţionale şi state. Deciziile arbitrilor se vor lua cu majoritate de într-o perioadă de trei luni.

28.4 Fiecare parte va fi obligată să ia măsurile necesare pentru aplicarea deciziei arbitrilor.

FINANCING  AGREEMENT

SECTOR REFORM CONTRACT

SPECIAL  CONDITIONS

The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting on behalf of the European Union, hereinafter referred to as “the EU”,

of the one part, and

the Government of the Republic of Moldova hereinafter referred to as “the Partner Country”,

of the other part,

have agreed as follows:

Article 1 - Nature of the action

1.1. The EU agrees to finance and the Partner Country agrees to accept the financing of the following budget support action:

Support to Police Reform

CRIS number: ENI/2015/038-144

This action is financed from the EU Budget under the following basic act: European Neighbourhood Instrument.

1.2. The total estimated cost of this action is EUR 57,200,000 and the maximum EU contribution to this action is set at EUR 57,000,000.

This budget support action is composed of:

a) a budget support component with a maximum EU contribution of EUR 51,000,000.

b) a complementary support component with a total estimated cost of EUR 6,200,000 and a maximum EU contribution of EUR 6,000,000.

1.3. The Partner Country shall not co-finance the action.

Article 2 – Execution period

2.1. The execution period of this Financing Agreement as defined in Article 15 of Annex II (General Conditions) shall commence on the entry into force of this Financing Agreement and end 84 months after this date.

2.2. The duration of the operational implementation phase is fixed at 60 months.

2.3. The duration of the closure phase is fixed at 24 months.

Article 3 – Addresses

All communications concerning the implementation of this Financing Agreement shall be in writing, shall refer expressly to this action as identified in Article 1.1 of these Special Conditions and shall be sent to the following addresses:

a) for the Commission

Mr Pirkka TAPIOLA

Head of the EU Delegation to the Republic of Moldova

12, Kogalniceanu Street

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

b) for the Partner Country

Mr Pavel FILIP

Prime Minister of the Republic of Moldova

1, Piata Marii Adunari Nationale

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

Article 4 – OLAF contact point

The contact point of the Partner Country having the appropriate powers to cooperate directly with the European Anti-Fraud Office (OLAF) in order to facilitate OLAF′s operational activities shall be:

Mr Veaceslav UNTILĂ

Court of Accounts of the Republic of Moldova

69, Stefan cel Mare Bd., Chisinau 2001, Republic of Moldova

Tel: +373 22 233-776

Article 5 - Annexes

5.1. This Financing Agreement is composed of:

(a) these Special Conditions;

(b) Annex I: Technical and Administrative Provisions, detailing the objectives, expected results, activities, description of the budget-implementation tasks entrusted and budget of this Action;

(c) Annex II: General Conditions;

(d) Annex III: Reporting Template – not applicable to and not included in this Financing Agreement;

(e) Annex IV: Management Declaration Template – not applicable to and not included in this Financing Agreement.

5.2. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of the Annexes and, on the other hand, the provisions of these Special Conditions, the latter shall take precedence. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of Annex I (Technical and Administrative Provisions) and, on the other hand, the provisions of Annex II (General Conditions), the latter shall take precedence.

Article 6 - Provisions derogating from or

supplementing Annex II (General Conditions)

The foreign exchange transfers will be accounted for under the value date of the notification of credit to the EUR account of the Ministry of Finance of the Republic of Moldova held at the National Bank of Moldova.

The exchange rate will be the official exchange rate set by the National Bank of Moldova, on the value date of the notification of credit¹.

___________________________

¹ According to the methodology approved and published on the official web-site of the National Bank of Moldova: Regulation on the Setting of the Official Exchange Rate of Moldovan Leu against Foreign Currencies, Decision of the Council of Administration of the National Bank of Moldova No.3 of January 15, 2009, Official Monitor of the Republic of Moldova

Article 7– Entry into force

This Financing Agreement shall enter into force on the date on which it is signed by the last party, but not later than by 31/12/2016.

Done in two original copies, one copy being handed to the Commission and one to the Partner Country.

ANNEX I

TO FINANCING AGREEMENT ENI/2015/038-144

TECHNICAL AND ADMINISTRATIVE PROVISIONS

1 Description of the action

1.1 Objectives/results

The overall objective of the Sector Reform Contract (SRC) “Support to Police reform” is to assist the Government of the Republic of Moldova in ensuring the rule of law, enhancement of public order and security, combatting organised crime and protection of human rights through development of an accessible, accountable, efficient, transparent and professional police force.

The specific objectives (SO) of the programme are:

1. To strengthen accountability, efficiency, transparency and professionalism of the Police force in line with best EU and international standards and practices.
2. To ensure the fair, efficient and effective enforcement of the law through the application of a rights-based approach to policing.
3. To strengthen the capacities of Police to participate in the fight against organised crime, human trafficking, cybercrime, violence, including gender-based crimes, drugs and armament smuggling, counterfeiting, money laundering and financial crimes, including the search, seizure, management and confiscation of the proceeds of crime.
4. To develop and implement the concept of community policing in line with best EU and international standards and practices.
5. To promote and implement the principle of zero-tolerance to corruption, discrimination and ill-treatment in the Police force.

The expected results of the programme are:

SO 1

Expected result 1:Police force is well-trained and equipped, accountable, efficient, transparent and professional, notably with respect to:

- improved human resources management system of the Police in place through development of regulations and procedures for personnel merit-based recruitment, remuneration, evaluation and promotion, including at regional level and taking into consideration the gender disparities of access, especially to senior management posts;

- operational Joint Law Enforcement Training Centre established applying a training curricula in line with EU and international standards and best practices (with emphasis on application of fundamental human rights, modern management techniques, facilitated access of women);

- enhanced investment in physical infrastructure, logistics and supply needsfor all police units (special and territorial)at central, regional and local levels and ensuring an equal, fair and tailor-made access of women officers to facilities and equipment;

- increased access of citizens at central, regional and local levels to police services and public information regarding activity, budget and expenditures of Police.

Expected result 2: Reorganisation and demilitarisation of Carabineer Troops within the Police and clear delimitation of tasks and duties within the Police force is completed, notably with respect to:

– increased capabilities to ensure public order and security by complete professionalisation of carabineers and avoiding overlapping in police competences;

– enhanced capacities of Moldovan Police to participate in international civilian missions and EU crisis management operations¹.

_______________________

¹ The Carabineer Reform Strategy 2017-2020 is currently under development. Once approved and in line with the objectives of this Programme and the Republic of Moldova's overall Police Strategy's orientation, the Performance indicators for disbursement (Policy Matrix) in Annex 1 could be amended with a view to introducing a new dedicated Carabineers budget support component into the Policy Matrix.

SO 2

Expected result 3: The process of pre-trial investigation and prosecution is streamlined, notably with respect to:

- improved cooperation between Police and prosecutors;

- improved quality of evidence gathering leading to increased rate of finalised investigations, arrests and cases sent to the Court.

Expected result 4: Human rights-based approach to policing applied in line with United Nations (UN) human rights standards and practices for the police, notably with respect to:

- ensuring the respect of international human rights standards during arrests and other operative measures, including fair and tailor-made approaches to children and gender issues;

- reduction of all kind of ill-treatment and abuse measures and practices, including discriminatory actions against any kind of minorities or people with special needs;

- improved conditions of temporary detention premises and interrogation rooms in line with the Council of Europe (CoE) Convention on Prevention of Torture standards.

SO 3

Expected result 5: The level of organised crime, human trafficking, cybercrime, violence, including gender-based crimes, drugs and armament smuggling, counterfeiting, money laundering and financial crimes is reduced, notably with respect to:

- improved police capabilities in the fight against crime, including by improved ability to use of intelligence-led policing tools (strategic threat analysis);

- improved investigation and forensic capacities at central, regional and local levels;

- upgraded electronic registry of weapons respecting the personal data protection standards, including by introduction of a mechanism for marking weapons;

- improved inter-institutional and operational cooperation between Police and National Anti-corruption Centre on preventing and combating financial crimes, money laundering, financing of terrorism and on the search, seizure, management and confiscation of the proceeds from crime;

- enhanced operative and investigative rapid-reaction and intervention capacities of Police in emergency situations.

SO 4

Expected result 6: Community policing concept developed and implemented, notably with respect to:

- improved access to Police services at district level in municipalities and towns and at local level in villages through implementation of community policing, especially with regard to gender and minors-related issues;

- enhanced police prevention capacities through development and implementation of community joint action plans on public awareness campaigns;

- enhanced capacities of Police in dealing with traffic safety and security (with an emphasis put on enhancing the communications skills), including the documentation and investigation of traffic accidents, substantially increasing the integrity of traffic police and rooting out corruption.

SO 5

Expected result 7: Corruption in the Police force significantly reduced, notably with respect to:

- enhanced capacities of corruption prevention and combating activities within the Police;

- combating corruption within public procurement and misuse of budgetary and extra-budgetary funds by improving the control mechanisms and accountability for use of Police resources;

- improved cooperation at intra- (between Police and the Service for Internal Protection and Anticorruption of MIA) and inter-institutional level (with the National Anticorruption Centre and Prosecutor′s General Office) on corruption prevention and combatting within the Police system.

1.2 Main activities

Main activities to implement this assistance programme are budget support dialogue and policy dialogue, financial transfer, performance assessment, reporting and capacity development and will include:

- continued policy dialogue with the Government with a particular focus on areas reflected in the programme's objectives;

- regular monitoring of budget support eligibility criteria of macro-economic and Public Financial Management (PFM) developments, budget transparency and oversight, as well as progress in implementation of the public policy;

- transfer of funds to State Budget against the achieved results;

- continued effort to reinforce Government's capacities in the area of PFM in the context of existing programmes;

- continued dialogue between the EU and other donors to coordinate and further align our development cooperation with a view to avoiding duplication of activities and relieving the Government from multiple reporting duties.

1.2.1 Budget support

Main activities to be carried out within the framework of the Budget Support component of this SRC will include:

- Engagement in dialogue around conditions and Government reform priorities;

- Verification of conditions and the payment of budget support against the results achieved.

1.2.2 Complementary support

Main activities to be carried out will include:

- Technical Assistance (TA) for strengthening the institutional capacities of police and accompanying the Budget Support programme;

- External monitoring, contribution and oversight to the implementation of the programme related reforms and activities by civil society organisations, with a special focus on the respect of human rights and management of public expenditures;

- Twinning project on reform of the initial and continuous training of the police system.

- Review missions assessing the fulfilment of budget support conditions for disbursement;

- Communication and visibility activities.

1.3 Intervention logic

The reform of Police continues to be a priority of the Government of the Republic of Moldova as foreseen in the Government's Programme of Activity 2015-2018. Moreover, in the context of the recent developments, namely liberalisation of the visa regime with EU and provisional application of the EU-Moldova Association Agreement, as well as considering the unstable regional security context, the Moldovan authorities acknowledge the importance to maintain the speed and dynamics of the reform and continue implementation of the existing commitments and planned activities.

The whole spectrum of activities foreseen by this SRC should take stock of the achievements of Visa Liberalisation Action Plan (VLAP) in the area of public order and security and focus on supporting the implementation of the Strategy on Police Development 2016-2020. The achievement of the specific objectives, expected results and main activities listed in the sections 1.1 and 1.2 will contribute to the successful implementation of the sector reform strategy and accomplishment of the overall objective of the programme ensuring the rule of law, enhancement of public order and security and protection of human rights through development of an accessible, accountable, efficient, representative, transparent and professional police force in the Republic of Moldova.

In the same respect, the complementary support activities listed in section1.2.2 will contribute to and facilitate the implementation of the budget support programme. A technical assistance project will be contracted in order to strengthen the institutional capacities of Police and support the Moldovan authorities in implementation of the SRC. In parallel, a Twinning project will be launched in order to support the institutional establishment and development of the Joint Law Enforcement Training Centre and modernisation of the Moldovan Police Academy in line with EU and international standards and best practices.

Another important aspect for the successful implementation of the SRC is external monitoring and oversight through civil society involvement. In this regard, a Call for proposals for participation of NGO's will be launched as complementary part to the budget support component and indicatively two grant contracts will be concluded with the aim to supervise the respect of human rights within the process of implementation of the sector reform strategy.

2 Implementation

2.1. Implementation of the budget support component

2.1.1. Rationale for the amounts allocated to budget support

The total amount of the EU contribution allocated for the budget support component of this SRC is EUR 51million, and for complementary support is EUR 6 million.

The rationale for this amount is based on a broad qualitative assessment that took into consideration an analysis of the following elements:

- Financing needs of the Republic of Moldova in the targeted areas;

- Commitment of the Republic of Moldova to allocate national budget resources (including EU budget support) in line with national strategy and objectives and to follow standard national budget procedures;

- Track record and institutional and absorption capacity of the Republic of Moldova in the targeted areas.

This amount is based on the identification of needs to implement the Police reform within the broader reforms of justice and law enforcement sectors, including in the framework of efficient implementation of EU-Moldova Association Agreement and the visa-free regime with EU. In a comprehensive information gathering phase, several stakeholders were involved to identify these needs and to agree on a list of priorities, which included improvements to the legal and regulatory framework, necessities to reorganise structures, to define clearly the missions of the Police, to enhance their capacities and abilities in order to create citizens' oriented services, to provide conditions meeting international human rights standards and increase the trust of the population in state institutions and its personnel.

As regards budgetary resource allocations for reform of MIA and its subordinated units (including Police and Carabineer Troops), these are mentioned under the heading "Public order and national security" which have the following total estimation according to latest medium-term budgetary frameworks (MTBF): 2016 – MDL 2653.40 million (approx. EUR 133.13 million); and 2017 – MDL 2706.00 million (approx. EUR 135.76 million).

In 2014, the amount allocated for MIA and its units was budgeted at MDL 1919.1 million (approx. EUR 104 million) and 46.2% out of it have been allocated and spent on Police, Carabineer Troops and reform needs (approx. EUR 47 million). In 2015, the amount for MIA and its units was budgeted at 2444.4 million MDL (approx. EUR 120 million) and 48.4% out of it have been allocated for Police, Carabineer Troops and reform needs (approx. EUR 58.1 million).

2.1.2 Criteria for disbursement of budget support

a) The general conditions for disbursement of all tranches are as follows:

- Satisfactory progress in the implementation of the Police reform strategy and continued credibility and relevance thereof;

- Implementation of a credible stability-oriented macroeconomic policy;

- Satisfactory progress in the implementation of the programme to improve public financial management;

- Satisfactory progress with regard to the public availability of timely, comprehensive and sound budgetary information.

b) The specific conditions for disbursement that may be used for variable tranches are covering the following five components:

1. Accountability, efficiency, transparency and professionalism of the Police force strengthened in line with best EU and international standards and practices.

2. Fair, efficient and effective enforcement of the law through the application of a rights-based approach to policing ensured.

3. Capacities of Police to participate in the fight against organised crime, human trafficking, cybercrime, violence, including gender-based crimes, drugs and armament smuggling, counterfeiting, money laundering and financial crimes strengthened.

4. The concept of community policing developed and implemented in line with best EU and international standards and practices.

5. Principle of zero-tolerance to corruption, discrimination and ill-treatment in the Police force implemented.

Detailed description of the specific conditions and annual indicators (Policy Matrix) is presented in Annex 1.

The chosen performance targets and indicators to be used for disbursements will apply for the duration of the programme. However, in duly justified circumstances, the Government of Moldova may submit a request to the Commission for the targets and indicators to be changed. The changes agreed to the targets and indicators may be authorised by exchange of letters between the two parties.

In case of a significant deterioration of fundamental values, budget support disbursements may be formally suspended, temporarily suspended, reduced or cancelled, in accordance with the relevant provisions of the financing agreement.

2.1.3. Budget support details

Budget support is provided as direct untargeted budget support to the national Treasury. The crediting of the euro transfers disbursed into Moldovan lei (MDL) will be undertaken at the appropriate exchanges rates in line with the relevant provisions of the financing agreement. The indicative schedule of disbursements is summarised in the table below (all figures in EUR millions) based on fiscal year of the partner country.

The programme foresees the payment of five instalments: one fixed tranche and four variable annual tranches. The fixed tranche is paid upon compliance with the General Conditions for disbursement only. The variable tranches will be paid depending on compliance with the General Conditions and the Specific Conditions.

Detailed description of the disbursement arrangements and timetable, including financial allocation per indicator, is presented in Annex 1.

2.2 Implementation modalities for complementary support

2.2.1 Grants: call for proposals "Ensuring the monitoring, contribution and oversight of the implementation of the programme related reforms and activities, with a special focus on the respect of human rights" (direct management)

(a) Objectives of the grants, fields of intervention, priorities of the year and expected results

Objectives:

- To monitor and supervise the implementation of the programme related reforms and activities.

- To contribute to the application of the rights-based approach to policing and monitor the respect of human rights in the framework of the programme.

- To ensure transparency and enhance the accountability of the implementation of the programme related activities through external oversight of management of public expenditures.

Fields of intervention:

- External monitoring and oversight of the implementation of the programme related reforms and activities, including management of public funds.

- Application of the rights-based approach to policing and related activities.

- Intensifying relations with civil society and citizens by public campaigns and other citizen oriented activities.

Priorities of the grants:

1. External contribution, monitoring and assessment of the implementation of the rights-based approach to policing.
2. External oversight and evaluation of the implementation of the programme related reforms and activities, including in the area of management of public expenditures.

Expected results:

- Better informed society about the activities, mission, and problems of the implementation of the programme related reforms and activities.

- Increased transparency and accountability.

- Rights-based approach to policing better applied.

(b) Eligibility conditions

In order to be eligible for a grant, the applicants must be non-governmental organisations. Subject to information to be published in the call for proposals, the indicative amount of the EU contribution per grant is maximum EUR 400.000 (the indicative number of grant contracts will be two) and the grants may be awarded to sole beneficiaries and to consortia of beneficiaries (coordinator and co-beneficiaries). The indicative duration of the grant (its implementation period) is 36 months.

(c) Essential selection and award criteria

The essential selection criteria are financial and operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are relevance of the proposed action to the objectives of the call; design, effectiveness, feasibility, sustainability and cost-effectiveness of the action.

(d) Maximum rate of co-financing

The maximum possible rate of co-financing for grants under this call is 80 %. In accordance with Article 192 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012, if full funding is essential for the action to be carried out, the maximum possible rate of co-financing may be increased up to 100 %. The essentiality of full funding will be justified by the Commission′s authorising officer responsible in the award decision, in respect of the principles of equal treatment and sound financial management.

(e) Indicative timing to launch the call

Second trimester of 2017

2.2.2 Grants: call for proposal for Twinning project ''Reform of the initial and continuous training of the Police system"(direct management)

Under the present programme, it is expected to conclude one Twinning grant contract.

(a) Objectives of the grants, fields of intervention, priorities of the year and expected results

Objectives:

- To support the institutional capacity building and modernisation of the Police Academy in line with EU and international standards and best practices.

- To provide EU expertise in designing modern curricula focusing on practical aspects, for both Police Academy and Joint Law Enforcement Training Centre.

- To support the development of capacities of the Joint Law Enforcement Training Centre.

- To facilitate and monitor overall reform of the initial and continuous training of Police.

Fields of intervention:

- Institutional capacity building and modernisation of the Police Academy "Stefan cel Mare" of the MIA of the Republic of Moldova.

- Contribution to enhancement of capacities of the Joint Law Enforcement Training Centre.

Priorities of the grant:

- Modernisation and consolidation of the initial and continuous training of Police in line with EU and international standards and best practices.

Expected results:

- Modern curricula and training methodologies developed and implemented.

- Officers trained and prepared to deal with citizens in a professional modern manner.

- The Moldovan Police Academy is modernised in line with EU and international standards and best practices.

- The capacities of the Joint Law Enforcement Training Centre are enhanced.

(b) Eligibility conditions

In line with Article 4(10)(b) of Regulation (EU) No 236/2014 participation in Twinning calls for proposals is limited to public administrations of the EU Member States, being understood as central or regional authorities of a Member State as well as their bodies and administrative structures and private law bodies with a public service mission under their control provided they act for the account and under the responsibility of that Member State.

(c) Essential selection and award criteria

The essential selection criterion is the operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are the technical expertise of the applicant, and the relevance, methodology and sustainability of the proposed action.

(d) Maximum rate of co-financing

The rate of co-financing for eligible costs for Twinning grant contracts is 100%³.

______________________

³ As provided for in the Twinning Manual.

(e) Indicative timing to launch the call

Third trimester of 2017

(f) Use of lump sums/flat rates/unit costs

Twinning contracts include a system of unit costs and flat rate financing, defined in the Twinning Manual, for the reimbursement of the public sector expertise provided by the selected Member States administrations. The use of this system of unit costs and flat rate financing, which exceeds the amount of EUR 60 000 per beneficiary of a Twinning contract, is subject to the adoption of a separate, horizontal Commission decision.

2.2.3 Procurement (direct management)

2.3 Scope of geographical eligibility for procurement and grants

The geographical eligibility in terms of place of establishment for participating in procurement and grant award procedures and in terms of origin of supplies purchased as established in the basic act and set out in the relevant contractual documents shall apply.

The Commission′s authorising officer responsible may extend the geographical eligibility in accordance with Article 9(2)(b) of Regulation (EU) No 236/2014 on the basis of urgency or of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, or in other duly substantiated cases where the eligibility rules would make the realisation of this action impossible or exceedingly difficult.

2.4 Indicative budget

2.5 Organisational set-up and responsibilities

A coordination team will be consolidated within the MIA, at the Central Apparatus level, to manage the activities to be performed under the action and to prepare regular progress reports. It will be managed by the General Department for International Relations and European Integration, dealing also with donor coordination and projects management and reporting directly to the Minister. The coordination team will also have the responsibility to provide guidelines for the implementation of the SRC objectives. The Police and other related MIA units will have the direct responsibility to implement the planned activities.

Programme Steering Committee meetings will be held at least twice a year for reviewing and assessment of overall performance in achieving the SRC's reform objectives and indicators. The Steering Committee's meetings will be co-chaired by the MIA and the EU Delegation and will be attended by the duly authorized representatives from the Ministry of Foreign Affairs and European Integration, the Ministry of Finance and the State Chancellery, as well as by any other relevant authority if and when required. At these meetings, corrective measures, if so required, will also be discussed and agreed upon.

At the top level, the overall strategic guidance of the implementation of this Sector Reform Contract will be carried out by Governmental Commission for European Integration, chaired by the Prime Minister.

2.6 Performance monitoring and reporting

The day-to-day technical and financial monitoring of the implementation of this action will be a continuous process and part of the implementing partner′s responsibilities. To this aim, the implementing partner shall establish a permanent internal, technical and financial monitoring system for the action and elaborate regular progress reports (not less than annual) and final reports. Every report shall provide an accurate account of implementation of the action, difficulties encountered, changes introduced, as well as the degree of achievement of its results (outputs and direct outcomes) as measured by corresponding indicators, using as reference the list of result indicators (for budget support). The report shall be laid out in such a way as to allow monitoring of the means envisaged and employed and of the budget details for the action. The final report, narrative and financial, will cover the entire period of the action implementation.

The Commission may undertake additional project monitoring visits both through its own staff and through independent consultants recruited directly by the Commission for independent monitoring reviews (or recruited by the responsible agent contracted by the Commission for implementing such reviews).

Review missions will be contracted by the Commission to assist in assessing the fulfilment of budget support conditions for disbursement as stipulated in Annex I. The review missions will take place at the end of the financial year to review the progress of the reform.

The baseline reviews and discussions on evaluation reports will also consider involvement of civil society, especially sector relevant NGOs.

On-going technical and financial monitoring of the implementation of this Sector Reform Contract is the responsibility of the MIA. The results of both the technical and financial monitoring will be reported at least twice a year to the Steering Committee and will form the basis for the assessment of the sector reform performance.

2.7 Evaluation

Having regard to the importance of the action, amid-term evaluation will be carried out for this action or its components via independent consultants contracted by the Commission.

It will be carried out for accountability and learning purposes at various levels (including for policy revision), taking into account in particular the fact that the Police reform is still in process and results will depend on the regional and national security situation and the political circumstances from the country.

The Commission shall inform the implementing partner at least two months in advance of the dates foreseen for the evaluation missions. The implementing partner shall collaborate efficiently and effectively with the evaluation experts, and inter alia provide them with all necessary information and documentation, as well as access to the project premises and activities.

The evaluation reports shall be shared with the partner country and other key stakeholders. The implementing partner and the Commission shall analyse the conclusions and recommendations of the evaluations and, where appropriate, in agreement with the partner country, jointly decide on the follow-up actions to be taken and any adjustments necessary, including, if indicated, the reorientation of the project.

2.8 Audit

Without prejudice to the obligations applicable to contracts concluded for the implementation of this action, the Commission may, on the basis of a risk assessment, contract independent audits or expenditure verification assignments for one or several contracts or agreements.

2.9 Communication and visibility

Communication and visibility of the EU is a legal obligation for all external actions funded by the EU.

This action shall contain communication and visibility measures which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan of the Action, to be elaborated by a contractor on basis of a separate service contract at the start of implementation and supported with the budget indicated in section 2.4above.

In terms of legal obligations on communication and visibility, the measures shall be implemented by the Commission, the partner country, contractors, grant beneficiaries and/or entrusted entities. Appropriate contractual obligations shall be included in, respectively, the financing agreement, procurement and grant contracts, and delegation agreements.

The Communication and Visibility Manual for European Union External Action shall be used to establish the Communication and Visibility Plan of the Action and the appropriate contractual obligations. The Communication and Visibility activities will be implemented through procurement of services and will be conducted in accordance with the Communication and Visibility Manual.

The Government of the Republic of Moldova will ensure that the visibility of the EU contribution to the SRC is given appropriate coverage in the various publicity media. The accompanying TA and communication and visibility service contracts will endeavour to further enhance the positive image of the EU in the context of its work in the Republic of Moldova and specific provision for this purpose will be included in these contracts. At appropriate milestones during the SRC duration and after appropriate events, press releases will be issued, by MIA in co-operation with the EU Delegation to Moldova. In all these actions, the EU visibility guidelines will be strictly adhered to.

Appendix: Indicative list of result indicators

Annex1: Disbursement arrangements and timetable

APPENDIX - Indicative list of result indicators (for Budget Support)

The inputs, the expected direct and induced outputs and all the indicators, targets and baselines included in the list of result indicators are indicative and may be updated during the implementation of the action without an amendment to the financing decision. The table with the indicative list of result indicators will evolve during the lifetime of the action: new columns will be added for intermediary targets (milestones), when it is relevant and for reporting purpose on the achievement of results as measured by indicators.

Annex 1: Disbursement arrangements and timetable

This annex covers the following four main areas according to the country/intervention sector context: (1) responsibilities; (2) the indicative disbursement timetable; (3) the general conditions for each disbursement tranche; (4) the specific conditions for each disbursement tranche.

1. Responsibilities

On the basis of the disbursement conditions stipulated in the Financing Agreement, the Government of Moldova will send a formal request to the European Commission for the disbursement of each tranche in accordance with the timetable specified in Table A below. The request must include: (i) a full analysis and justification for payment of the funds, with the required supporting documents attached; (ii) a financial information form, duly signed, to facilitate the corresponding payment.

2. Indicative disbursement timetable

An indicative timetable is given below:

Table A: Indicative disbursement timetable (amounts in EUR million)

3. General conditions for the disbursement of each tranche

The general conditions set out below for the disbursement of each tranche shall apply to the disbursement of all tranches and all tranche release requests must be accompanied by all appropriate information and documents.

Table B: General conditions for the release of tranches

4. Specific conditions for the disbursement of tranches

The specific conditions for the disbursement set out in Table C shall apply to the disbursement of a specific tranche. Tranche release requests shall include evidence of compliance with each specific condition.

Table C: Specific conditions for the release of tranches

5. Variable tranche calculation

The programme foresees four variable annual tranches. The variable tranches will be paid depending on compliance with the General Conditions and the Specific Conditions. Once the compliance with the General Conditions (Eligibility Criteria) has been positively assessed by the European Commission, the variable tranche will then be assessed and paid by the European Commission according to the level of compliance with each of the Specific Conditions.

Each Specific Condition is scored 0, 0.5 or 1 depending on whether there was (i) no or minor progress, (ii) significant but partial progress, or (iii) indicators/targets met, respectively. The total amount for disbursement under each variable tranche consists of the sum of the achievements (0, 0.5 or 1) related to each Specific Condition and their respective financial value as summarized in Table D (Weights of Specific Conditions in tranches and timetable) below. In any case, the final decision on the degree of compliance with the General Conditions/Eligibility Criteria and the Specific Conditions rests with the European Commission.

Table D: Weights of Specific Conditions in Tranches and Timetable

ANNEX II - GENERAL CONDITIONS

Part One

Provisions Applicable to Activities for which the

Partner Country is the Contracting Authority

Article 1 - General principles

1.1 The purpose of Part One is to define the tasks entrusted to the Partner Country in indirect management as described in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and to define the rights and obligations of the Partner Country and of the Commission in carrying out these tasks.

Part One shall apply to the tasks related to the EU contribution alone or in combination with the funds of the Partner Country or of a third party where such funds are implemented in joint co­financing, i.e. where they are pooled.

These tasks encompass the implementation by the Partner Country as contracting authority of procurement and grant award procedures, and the awarding, signing and enforcing the resulting procurement and grant contracts.

The designation of entities pertaining to the Partner Country's government or administrative structure and identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks, does not qualify as sub-delegation. Such entities shall respect the rights and obligations laid down in Part One for the Partner Country as contracting authorities, while at the same time the Partner Country remains fully responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement. References in the Financing Agreement to Partner Country also encompass those entities.

As contracting authority, the Partner Country shall act under Partial delegation, unless if it acts under the Imprest component of a programme estimate or under a Partner Country managed Pool fund:

- Under Partial delegation, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission controls ex ante all award procedures and executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries;

- Under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country acts as contracting authority for procurement and grant contracts, whereby it may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

- Under a Partner Country managed Pool fund, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission does not control ex ante any award procedure and the Partner Country executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries.

Where the Partner Country is an ACP State and the action is financed by the EDF pursuant to

Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the sixth subparagraph of Article 35(1) and in Article 35(2) of Annex IV to the ACP-EC Partnership Agreement

Where the Partner Country is an OCT and the action is financed by the EDF pursuant to Article

1.1 of the Special Conditions, the implementation of tasks entrusted shall also respect the conditions of Article 86(3) of Council Decision 2013/755/EU of 25 November 2013 on the association of the overseas countries and territories with the European Union (Overseas Association Decision).

1.2 The Partner Country shall remain responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement even if it designates other entities identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks. The Commission, in particular, reserves the right to suspend payments, and to suspend and/or terminate this Financing Agreement on the basis of the acts, omissions and/or situations of any designated entity.

1.3 The Partner Country shall set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system. The Partner Country shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination and avoid situations of conflict of interest.

A conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of any responsible person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a tenderer or applicant, or contractor or grant beneficiary.

Internal control system is a process aimed at providing reasonable assurance that operations are effective, efficient and economical, that the reporting is reliable, that assets and information are safeguarded, that fraud and irregularities are prevented, detected and corrected, and that risks relating to the legality and regularity of the financial operation are adequately managed, taking into account the multiannual character of the activities as well as the nature of the payments concerned.

In particular, where the Partner Country carries out payments under the Imprest component of a programme estimate or in the framework of a Pool Fund managed by the Partner Country, the functions of the authorising and accounting officers shall be segregated and mutually incompatible and the Partner Country shall operate an accounting system that provides accurate, complete, reliable and timely information.

1.4 Outside the cases where the Partner Country applies its own (including in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund's donors) procedures and standard documents for the award of procurement contracts and grant contracts, the Partner Country shall conduct the award procedures and conclude the resulting contracts and agreements in the language of this Financing Agreement.

1.5 The Partner Country shall take the necessary measures to ensure the visibility of EU funding for the activities entrusted to it or for other activities under this action. These measures shall either be defined in Annex I (Technical and Administrative Provisions) or shall be agreed later between the Partner Country and the Commission.

These communication and information measures shall comply with the Communications and Visibility Manual for EU External Actions laid down and published by the Commission, in force at the time of the measures.

1.6 Under Partial delegation and under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country shall keep all relevant financial and contractual supporting documents from the date of the entry into force of this Financing Agreement or as from an earlier date which is stipulated as the start date of cost eligibility in Article 6 of the Special Conditions for five years as from the end of the execution period, in particular, the following:

Procurement procedures:

a. Forecast notice with proof of publication of the procurement notice and any corrigenda

b. Appointment of shortlist panel

c. Shortlist report (incl. annexes) and applications

d. Proof of publication of the shortlist notice

e. Letters to non-shortlisted candidates

f. Invitation to tender or equivalent

g. Tender dossier including annexes, clarifications, minutes of the meetings, proof of publication

h. Appointment of the evaluation committee

i. Tender opening report, including annexes

j. Evaluation / negotiation report, including annexes and bids received¹

_________________________

¹ Elimination of unsuccessful bids five years after the closure of the procurement procedure

k. Notification letter

l. Supporting documents

m. Cover letter for submission of contract

n. Letters to unsuccessful candidates

o. Award / cancellation notice, including proof of publication

p. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence Calls for proposals and direct award of grants:

a. Appointment of the evaluation committee

b. Opening and administrative report including annexes and applications received²

_________________________

² Elimination of unsuccessful applications three years after the closure of the grant procedure.

c. Letters to successful and unsuccessful applicants following concept note evaluation

d. Concept note evaluation report

e. Evaluation report of the full application or negotiation report with relevant annexes f Eligibility check and supporting documents

g. Letters to successful and unsuccessful applicants with approved reserve list following full application evaluation

h. Cover letter for submission of grant contract

1. Award/cancellation notice with proof of publication

j. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence.

1.7 The Partner Country shall ensure an appropriate protection of personal data. Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. Any operation involving the processing of personal data, such as collection, recording, organisation, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the Partner Country and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of this Financing Agreement.

In particular, the Partner Country shall take appropriate technical and organisational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:

a) Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;

b) Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;

c) Design its organisational structure in such a way that it meets the above requirements.

Article 2 - Deadline for the signature of contracts

and agreements by the Partner Country

2.1 The procurement contracts and grant contracts shall be signed during the operational implementation phase of this Financing Agreement.

When implementing co-financed actions, the procurement contracts and grant contracts shall be concluded within the contracting deadline set out in the Special Conditions or set out for the imprest component of the programme estimate.

When the Action is not co-financed, procurement contracts and grant contracts shall be concluded at the latest within three years of the entry into force of this Financing Agreement.

Additional procurement contracts and grant contracts resulting from an amendment of this Financing Agreement which adds new activities and increases the EU contribution, shall be signed at the latest within three years of the entry into force of that amendment of this Financing Agreement, or for co-financed actions within the fixed contracting deadline.

The three years-deadline for non-cofinanced actions may not be extended, except when the action is financed by the EDF. In such cases, the extension shall be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

2.2 However, the following transactions may be signed at any time during the operational implementation phase:

a. amendments to procurement contracts and grant contracts already signed;

b. individual procurement contracts to be concluded after early termination of existing procurement contracts;

c. contracts relating to audit and evaluation, which may also be signed during the closure phase;

d. operating costs referred to in Article 5.1;

2.3 After expiry of the deadlines referred to in Article 2.1, the financial balance for the related activities entrusted to the Partner Country for which contracts have not been duly signed shall be decommitted by the Commission.

2.4 No such decommitment shall apply to the funds budgeted for audit and evaluations referred to in Article 2.2.c) or the operating costs referred to in Article 2.2.d).

Likewise, no such decommitment shall apply to any financial balance of the contingency reserve or to funds available again after early termination of a contract referred to in Article 2.2.b), which both may be used to finance contracts referred to in Article 2.2.

Article 3 - Exclusion and administrative sanctions

3.1 Exclusion criteria

3.1.1 When applying the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall accordingly ensure:

- that a procurement or grant contract for a given EU financed procurement or grant procedure is not awarded to an economic operator or grant applicant who

a) has misrepresented the information required as a condition of participation in the procedure or has failed to supply that information;

b) was previously involved in the preparation of procurement documents where this entails a distortion of competition that cannot be remedied otherwise.

- that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who either itself, or a person having powers of representation, decision making or control over it,

a) is bankrupt, subject to insolvency or winding-up procedures or in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under national laws or regulations;

b) is by final judgment or final administrative decision declared to be in breach of its obligations relating to the payment of taxes or social security contributions.

c) is by final judgment or final administrative decision declared to be guilty of grave professional misconduct;

d) is by final judgment declared to be guilty of fraud, corruption, participation in a criminal organisation, money laundering, terrorist-related offences, child labour or trafficking in human beings;

e) has shown significant deficiencies in complying with main obligations in the performance of an EU financed contract;

f) is by final judgment or final administrative decision declared to have committed an irregularity affecting the EU's financial interest.

3.1.2 When applying its own (including, in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund's donors) procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall adopt measures, in accordance with its own national legislation, to ensure that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who is in one of the situations referred to in Article 3.1.1, 1^st indent, a), Article 3.1.1, 2^nd indent, d) and Article 3.1.1, 2^nd indent, f).

The Partner Country may take into account, as appropriate and on its own responsibility, the information contained in the Commission's Early Detection and Exclusion System when awarding procurement and grant contracts. Access to the information can be provided through the liaison point(s) or via consultation to the Commission (European Commission, Directorate- General for Budget, Accounting Officer of the Commission, BRE2-13/505, B-1049 Brussels, Belgium and by email to BUDG-C01 -EXCL-DB@ec.europa.eu in copy to the Commission address identified in Article 3 of the Special Conditions). The Commission may refuse payments to a contractor or grant beneficiary in an exclusion situation.

3.2 Information duty

The Partner Country shall inform the Commission when an economic operator or grant applicant is in a situation referred to in Article 3.1, or has committed irregularities and fraud, or has been found in serious breach of its contractual obligations.

3.3 Administrative sanctions

Where the Partner Country becomes aware of one of the situations referred to in Article 3.1 in the implementation of the tasks described in Annex I, the Partner Country shall, under the conditions of its national legislation, impose upon the economic operator or grant applicant, an exclusion from its future procurement or grant award procedures and/or a financial penalty proportional to the value of the contract concerned. Such financial penalties or exclusions shall be imposed following an adversarial procedure ensuring the right of defence of the person concerned.

With respect to the first paragraph, the Partner Country is considered in failure to act, among others, where:

- the Partner Country's national legislation does not allow to impose an exclusion and/or a financial penalty,

- the protection of the EU's financial interests requires to impose an administrative sanction within deadlines incompatible with the Partner Country's internal procedures,

- the imposition of an administrative sanction requires a mobilisation of resources beyond the Partner Country's means,

- its national legislation does not allow to exclude an economic operator from all EU financed award procedures.

In case of such failures, the Partner Country will notify its impediment to the Commission. The Commission may decide to impose an exclusion from future EU financed award procedures and/or a financial penalty between 2 % and 10 % of the total value of the contract concerned.

Article 4 - Partial delegation

Award procedures

4.1 The tasks shall be carried out by the Partner Country in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement contracts and grant contracts, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

4.2 To allow ex ante control, the Partner Country shall submit tender dossiers and documents for calls for proposals, to the Commission for approval before launching invitations to tender and calls for proposals. Likewise, the Partner Country shall invite the Commission to the opening of tenders and proposals, and shall provide the Commission with copies of tenders and proposals received. The Partner Country shall notify the Commission of the results of the examination of tenders and proposals and shall submit the award proposal, as well as the draft procurement contracts and grant contracts to the Commission for approval.

During the implementation of the procurement contracts and grant contracts, the Partner Country shall equally submit draft addenda and draft administrative orders thereto, to the Commission for prior approval.

The Partner Country shall invite the Commission for provisional and final acceptance.

Report

4.3 If Article 5 of the Special Conditions so provides, the report on the implementation of the tasks entrusted to the Partner Country shall follow the template provided in Annex III and the management declaration shall follow the template provided in Annex IV. An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payment procedures

4.4 The Partner Country shall provide the Commission with the approved payment requests within the following deadlines, starting from the date of receipt of the payment request, not counting the periods of suspension of the time-limit for payment:

(a) for pre-financing specified in the procurement contract and grant contract:

(i) 15 calendar days for an action financed under the Budget;

(ii) 30 calendar days for an action financed under the EDF;

b) 45 calendar days for other payments

The Commission shall act in accordance with Articles 4.9 and 4.10 within the period amounting to the time-limit for payment provided for in the procurement contract and grant contracts minus the above deadlines.

4.5 Upon receipt of a payment request from a contractor or grant beneficiary, the Partner Country shall inform the Commission of its receipt and shall immediately examine whether the request is admissible, i.e. whether it contains the identification of that contractor or grant beneficiary, the contract or agreement concerned, the amount, the currency and the date. If the Partner Country concludes that the request is inadmissible, it shall reject it and inform the contractor or grant beneficiary of this rejection and of its reasons within 30 days of receipt of the request. The Partner Country shall also inform the Commission of this rejection and its reasons.

4.6 Upon receipt of an admissible payment request, the Partner Country shall examine whether a payment is due, i.e. whether all contractual obligations justifying the payment have been fulfilled, including examining a report, where applicable. If the Partner Country concludes that a payment is not due, it shall inform the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. The dispatch of this information suspends the time-limit for payment. The Commission shall receive a copy of the information so dispatched. The Commission shall also be informed of the reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary. That reply or action aimed at correcting the non-compliance with its contractual obligations shall restart the time-limit for payment. The Partner Country shall examine this reply or action pursuant to this paragraph.

4.7 If the Commission disagrees with the Partner Country's conclusion that a payment is not due, it shall inform the Partner Country thereof. The Partner Country shall re-examine its positions and, if it concludes that the payment is due, it shall inform thereof the contractor or grant beneficiary. The suspension of the time-limit for payment shall be lifted upon dispatch of this information. The Partner Country shall also inform the Commission. The Partner Country shall further proceed as provided for in Article 4.8.

If disagreement between the Partner Country and the Commission persists, the Commission may pay the undisputed part of the invoiced amount provided that it is clearly separable from the disputed amount. It shall inform the Partner Country and the contractor or grant beneficiary of this partial payment.

4.8 Where the Partner Country concludes that the payment is due, it shall transfer the payment request and all necessary accompanying documents to the Commission for approval and payment. It shall provide an overview of how many days of the time-limit for payment are left and of all periods of suspension of this time-limit.

4.9 After transfer of the payment request pursuant to Article 4.8, if the Commission concludes that the payment is not due, it shall inform the Partner Country and, in copy, the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. Informing the contractor or grant beneficiary shall have the effect of suspending the time-limit for payment, as provided for in the contract concluded. A reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary shall be treated by the Partner Country in accordance with Article 4.6.

4.10 Where the Partner Country and the Commission conclude that the payment is due, the Commission shall execute the payment.

4.11 Where late-payment interest is due to the contractor or grant beneficiary, it shall be allocated between the Partner Country and the Commission pro rata to the days of delay in excess of the time limits stipulated in Article 4.4, subject to the following:

(a) the number of days used by the Partner Country is calculated from the date of the registration of an admissible payment request referred to in Article 4.6 to the date of the transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8 and from the date of information by the Commission referred to Article 4.9 to the following transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8. Any period of suspension of the time-limit for payment shall be deducted.

(b) the number of days used by the Commission is calculated from the date following that of transfer of the request by the Partner Country referred to in Article 4.8 to the date of payment and from the date of transfer to the date of informing the Partner Country pursuant to Article 4.9.

4.12 Any circumstances unforeseen by the above procedure shall be solved in a spirit of cooperation between the Partner Country and the Commission by analogy to the above provisions while respecting the contractual relations of the Partner Country with the contractor or grant beneficiary.

Where feasible, one party shall cooperate at the request of the other party in providing useful information for the assessment of the payment request, even before the payment request is formally transferred to or returned from the first party.

4.13 A procurement contract or grant contract which has not given rise to any payment within two years of its signature shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted, except in case of litigation before judicial courts or arbitral bodies.

Article 5 - Imprest component of the programme estimate

Application

5.1 The programme estimate is a document laying down the programme of activities to be carried out and the human and material resources required, the corresponding budget and the detailed technical and administrative implementing arrangements for the execution of these operational activities over the operational implementation phase of this Financing Agreement.

The programme estimate implementing the Financing Agreement must respect the procedures and standard documents concerning programme estimates laid down by the Commission, in force at the time of the adoption of the programme estimate in question.

The body implementing those operational activities within the programme estimate, may be the central government of the Partner Country itself (central operations) or a commissioned public law or private law body with a public-service mission (public commissioned operations) or, under EDF only, a private law body without a public-service mission on the basis of a service contract (private commissioned operations).

The programme estimate shall have an Imprest component and may have a component of specific commitments.

Under the component of specific commitments, Article 4 shall apply.

Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

Direct labour relates to the operational activities which the implementing body executes directly using staff it employs and/or its existing resources (machinery, equipment, other inputs).

The operating costs incurred by the implementing body may be eligible for EU financing under the Imprest component of the programme estimate. If so, they shall be eligible for EU financing during the entire duration of the execution period of this Financing Agreement, unless an earlier start of cost eligibility is stipulated in Article 6 of the Special Conditions. Operating costs are costs of the implementing body incurred in carrying out implementation tasks and include local staff, utilities (e.g. water, gas, and electricity), rental of premises, consumables, maintenance, short-term business trips and fuel for vehicles. They shall not include procurement of vehicles or of any other equipment, or any operational activity. Such ordinary operating costs may be charged and paid in accordance with the implementing body's own procedures.

Award procedures

5.2 Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may carry out, totally or partially, the award procedures for procurement and grant contracts in accordance with its own procedures and standard documents, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the Partner country's implementing body:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system, and

- applies appropriate rules and procedures for procurement and/or grants.

To the extent that no such evidence is obtained, the award procedures for procurement and grant contracts shall be carried out by the implementing body in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

5.3 Under the Imprest component, unless the Technical and Administrative Arrangements of the programme estimate stipulate otherwise, the implementing body shall submit to the Commission for prior approval, the tender dossiers and proposals for award decision of procurement contracts whose value exceeds 100,000 EUR, as well as all guidelines for applications and proposals for award decisions of grant contracts, which follow the procedures and standard documents laid down and published by the Commission.

In addition to the record-keeping obligations laid down in Article 1.6 of these General Conditions, the Partner Country shall, during the same period, keep all relevant financial and contractual supporting documents.

Management declaration

5.4 The Partner Country shall submit to the Commission annually, by the date stipulated in Article 6 of the Special Conditions, a management declaration signed by the Partner Country using the template in Annex IV.

An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payments

5.5 The Commission shall transfer the first pre-financing instalment, upon signature of the programme estimate by all parties, within 60 calendar days where the programme estimate is financed by the EDF and 30 calendar days where it is financed from the EU Budget,

The Commission shall pay the further pre-financing instalments within 60 calendar days of receiving and approving the payment request and its reports.

Late-payment interest shall be due pursuant to the applicable Financial Regulation. The time­limit for the payment may be suspended by the Commission by informing the Partner Country, at any time during the period referred to above, that the payment request cannot be met, either because the amount is not due or because the appropriate supporting documents have not been produced. If information which puts in doubt the eligibility of expenditure appearing in a payment request comes to the notice of the Commission, the Commission may suspend the time­limit for the payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is indeed eligible. The suspension and the reasons for it shall be communicated to the Partner Country as soon as possible. The time­limit for the payment shall resume once the missing supporting documents have been provided or the payment request has been corrected.

5.6 The Commission shall make payments to a bank account opened at a financial institution accepted by the Commission.

5.7 The Partner Country shall guarantee that funds paid by the Commission can be identified in this bank account.

5.8 Transfers in euro shall, if necessary, be converted into the Partner Country's national currency as and when payments have to be made by the Partner Country, at the bank rate in force on the day of payment by the Partner Country.

5.9 The Imprest component of the programme estimate which has not given rise to any payment to the Partner Country within two years of the conclusion of the programme estimate shall be automatically terminated, and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 6 - Pool Fund managed by the Partner Country Application

6.1 The Partner Country managing a Pool Fund, may be eligible for an EU Contribution to that Pool Fund, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the managing entity within the Partner Country:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system,

- uses an accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a timely manner;

- is subject to an independent external audit, performed in accordance with internationally accepted auditing standards by an audit service functionally independent of the entity or person concerned;

- applies appropriate rules and procedures for procurement and grants;

- ensures the ex post publication of information on recipients; and

- ensures a reasonable protection of personal data.

Award procedures

6.2 Under the EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, the managing entity within the Partner Country shall carry out the tasks in accordance with its own procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, or with those agreed upon among the donors.

Implementation

6.3 In the case of an EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, in addition to the rights and obligations already laid down in these General Conditions, further rules detailed in Annex V to the Financing Agreement shall apply to the Partner Country for the implementation of the EU Contribution to the Pool Fund.

Article 7 - Publication of information on procurement

and grant contracts by the Partner Country

7.1 The Partner Country undertakes to publish each year in a dedicated and easily accessible place of its internet site, for each procurement and grant contract for which it is contracting authority under the Imprest Component of the programme estimate referred to in Article 5 and the Pool Funds referred to in Article 6, its nature and purpose, the name and locality of the contractor (contractors in case of a consortium) or grant beneficiary (grant beneficiaries in case of a multi­beneficiary grant), as well as the amount of the contract.

The locality of a natural person shall be a region at NUTS2 level. The locality of a legal person shall be its address.

If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the Partner Country.

Article 6 of the Special Conditions shall stipulate the location, on the internet or otherwise, of the place of publication; reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission.

7.2 Scholarships and direct financial support to natural persons most in need shall be published anonymously and in an accumulated manner by category of expenditure.

Otherwise, names of natural persons shall be replaced by "natural person" two years after publication. The name of a legal entity containing that of a natural person involved in this entity shall be treated as a natural person's name.

Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.

The Partner Country shall present a list of data to be published on natural persons with any justifications for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior authorisation to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS2 level.

7.3 Publication of the procurement and grant contracts concluded (i.e. signed by the Partner Country and the contractor or grant beneficiary) during the reporting period shall take place within six months following the date for submitting the report pursuant to Article 6 of Special Conditions.

7.4 Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The Partner Country shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior authorisation to such publication waiver.

7.5 Where the Commission carries out payments to contractors or grant beneficiaries pursuant to Article 4, it shall ensure the publication of information on procurement contracts and grant contracts according to its rules.

Article 8 - Recovery of funds

8.1 The Partner Country shall take any appropriate measures to recover the funds unduly paid.

Amounts unduly paid and recovered by the Partner Country, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed by the Partner Country, as well as damages awarded to the Partner Country shall be returned to the Commission.

8.2 Without prejudice to the above responsibility of the Partner Country to recover funds unduly paid, the Partner Country agrees that the Commission may, in accordance with the provisions of the Financial Regulation applicable and this Financing Agreement, formally establish an amount as being unduly paid under procurement contracts and grant contracts financed under Part One and proceed to its recovery by any means on behalf of the Partner Country, including by offsetting the amount owed by the contractor or grant beneficiary against any of its claims against the EU and by forced recovery before the competent courts.

8.3 To this end, the Partner Country shall provide to the Commission all the documentation and information necessary. The Partner Country hereby empowers the Commission to carry out the recovery in particular by calling on a guarantee of a contractor or grant beneficiary of which the Partner Country is the contracting authority or by offsetting the funds to be recovered against any amounts owed to the contractor or grant beneficiary by the Partner Country as contracting authority and financed by the EU under this or another Financing Agreement or by forced recovery before the competent courts.

8.4 The Commission shall inform the Partner Country that the recovery proceedings have been initiated (including where necessary before a national court).

8.5 Where the Partner Country is a grant beneficiary, subdelegatee or implementing partner of an entity with which the Commission concluded a delegation agreement, the Commission may recover funds from the Partner Country which are due to the entity but which the entity was not able to recover itself.

Article 9 - Financial claims under contracts and agreements

The Partner Country undertakes to confer with the Commission before taking any decision concerning a request for compensation made by a contractor or grant beneficiary and considered by the Partner Country to be justified in whole or in part. The financial consequences may be borne by the EU only where the Commission has given its prior authorisation. Such prior authorisation is also required for any use of funds committed under the present Financing Agreement to cover costs arising from disputes relating to contracts or agreements.

Article 10 - Cost overruns and ways of financing them

10.1 Individual overruns of the budget headings of the activities implemented by the Partner Country shall be dealt with by reallocating funds within the overall budget, in accordance with Article 25 of these General Conditions.

10.2 Wherever there is a risk of overrunning the amount foreseen for the activity implemented by the Partner Country, the Partner Country shall immediately inform the Commission and seek its prior authorisation for the corrective activities planned to cover the overrun, proposing either to scale down the activities or to draw on its own or other non-EU resources.

10.3 If the activities cannot be scaled down, or if the overrun cannot be covered either by the Partner Country's own resources or other resources, the Commission may, at the Partner Country's duly substantiated request, decide to grant additional EU financing. Should the Commission take such a decision, the excess costs shall be financed, without prejudice to the relevant EU rules and procedures, by the release of an additional financial contribution to be set by the Commission. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

Part Two

Provisions Applicable to Budget Support

Article 11 - Policy dialogue

The Partner Country and the EU commit to engage in a regular constructive dialogue at the appropriate level on the implementation of this Financing Agreement.

Where the Partner Country is an ACP State and this action is financed under the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, this dialogue may form a part of the broader political dialogue provided for in Article 8 of the ACP-EC Partnership Agreement.

Article 12 - Verification of conditions and disbursement

12.1. The Commission shall verify the conditions for the payment of the tranches of the budget support component, as identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions).

Where the Commission concludes that the conditions for payment are not fulfilled, it shall inform the Partner Country thereof without undue delay.

12.2. Disbursement requests submitted by the Partner Country shall be eligible for EU financing provided that they are in accordance with the provisions set out in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and that they are submitted during the operational implementation phase.

12.3. The Partner Country shall apply its national foreign exchange regulations in a non- discriminatory manner to all disbursements of the budget support component.

12.4 If no payment to the Partner Country is made within two years of the entry into force of this Financing Agreement, its budget support component shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 13 - Transparency of budget support

The Partner Country hereby agrees to the publication by the Commission, of this Financing Agnd any amendment thereof, including by electronic means, and of such basic information on the budget support which the Commission deems appropriate. Such publication shall not contain any data in violation of the EU laws applicable to the protection of personal data.

Article 14 - Recovery of budget support

All or part of the budget support disbursements may be recovered by the Commission, with due respect to the principle of proportionality, if the Commission establishes that payment has been vitiated by a serious irregularity attributable to the Partner Country, in particular if the Partner Country provided unreliable or incorrect information, or if corruption or fraud was involved.

Part Three

Provisions Applicable to this Action as a Whole,

Irrespective of the Management Mode

Article 15 - Execution period and contracting deadline

15.1 The execution period of this Financing Agreement shall comprise two phases:

- an operational implementation phase, in which the operational activities of the action are carried out. This phase shall start on the entry into force of this Financing Agreement or on the date stipulated in the Special Conditions and end with the opening of the closure phase.

- a closure phase, during which final audit and evaluation are carried out and contracts and the programme estimate for the implementation of this Financing Agre technically and financially closed. The duration of this phase is stipulated in Article 2.3 of the Special Conditions. It starts after the end of the operational implementation phase.

These periods shall be reflected in the agreements to be concluded by the Partner Country and by the Commission in the implementation of this Financing Agreement, in particular in delegation agreements and procurement and grant contracts.

15.2 Costs related to the operational activities shall be eligible for EU financing only if they have been incurred during the operational implementation phase; the costs incurred before the entry into force of this Financing Agreement shall not be eligible for EU financing unless provided otherwise in Article 6 of the Special Conditions. Costs related to final audits and evaluation, to closure activities and operating costs referred to in Article 5.1 shall be eligible until the end of the closure phase.

15.3 Any balance remaining from the EU contribution shall be automatically decommitted no later than six months after the end of the execution period.

15.4 In exceptional and duly substantiated cases, a request may be made for the extension of the operational implementation phase or the closure phase, as well as correlatively of the execution period. If agreed upon, the Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.5 Article 2 of these General Conditions shall apply to procurement contracts and grant contracts awarded by the Commission as contracting authority (direct management) with the exception of the last subparagraph of Article 2.1.

Delegation Agreements concluded by the Commission are subject to a different contracting deadline set out by the EU Financial Regulation. If after expiry of that deadline, the related funds are to be de-committed, the Commission will duly inform the Partner Country thereof.

Article 16 - Verifications and checks bv the Commission,

the European Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

16.1 The Partner Country shall assist and support the verifications and checks carried out by the Commission, OLAF and the European Court of Auditors at their request.

The Partner Country agrees to the Commission, OLAF and the European Court of Auditors conducting documentary and on-the-spot controls on the use made of EU financing under the activities under this Financing Agnd carrying out a full audit, if necessary, on the basis of supporting documents of accounts and accounting documents and any other documents relating to the financing of the activities, throughout the duration of this Financing Agnd for five years from the end of the execution period.

16.2 The Partner Country also agrees that OLAF may carry out on-the-spot checks and verifications in accordance with the procedures laid down by EU law for the protection of the EU's financial interests against fraud and other irregularities.

To that end, the Partner Country shall grant officials of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors and their authorised agents access to sites and premises at which operations financed under this Financing Agre carried out, including their computer systems, and to any documents and computerised data concerning the technical and financial management of those operations, and to take every appropriate measure to facilitate their work. Access by authorised agents of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors shall be granted on conditions of strict confidentiality with regard to third parties, without prejudice to public law obligations to which they are subject. Documents must be accessible and filed in a manner permitting easy inspection, the Partner Country being bound to inform the Commission, OLAF or the European Court of Auditors of the exact location at which they are kept.

16.3 The checks and audits described above shall also apply to contractors, grant beneficiaries and subcontractors who have received EU financing.

16.4 The Partner Country shall be notified of on the spot missions by agents appointed by the Commission, OLAF or the European Court of Auditors.

Article 17 - Tasks of the Partner Country in fighting

irregularities, fraud and corruption

17.1 The Partner Country shall immediately inform the Commission of any element brought to its attention which arouses suspicions of irregularities, fraud or corruption and of any measure taken or planned to deal with them.

17.2 The Partner Country shall ensure and check regularly that the actions financed from the budget are effectively carried out and implemented correctly. It shall take appropriate measures to prevent, detect and correct irregularities and fraud and where necessary, bring prosecutions and recover funds unduly paid.

"Irregularity" shall mean any infringement of this Financing Agreement, implementing contracts and programme estimate or of EU law resulting from an act or omission by anyone who has, or would have, the effect of prejudicing the funds of the EU, either by reducing or losing revenue owed to the EU, or by an unjustified item of expenditure.

"Fraud" shall mean any intentional act or omission concerning:

- the use or presentation of false, incorrect or incomplete, statements or documents which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or the EDF;

- non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect;

- the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

17.3 The Partner Country undertakes to take every appropriate measure to prevent, detect and punish any practices of active or passive corruption during the implementation of the Financing Agreement.

"Passive corruption" shall mean the deliberate action of an official, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or for a third party, or accepts a promise of such an advantage, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU's financial interests.

"Active corruption" shall mean the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official, for himself or for a third party, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU's financial interests.

17.4 If the Partner Country does not take appropriate measures to prevent fraud, irregularities and corruption, the Commission may adopt precautionary measures including the suspension of this Financing Agreement.

Article 18 - Suspension of payments

18.1 Without prejudice to the suspension or termination of this Financing acording to Articles 26 and 27, respectively, the Commission may suspend payments partially or fully, if:

a) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it

received, and needs to verify, the Partner Country has committed substantial errors, irregularities or fraud in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action, or the Partner Country has failed to comply with its obligations under this Financing Agreement, including obligations regarding the implementation of the Communication and Visibility plan;

b) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it

received, and needs to verify, the Partner Country has committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations under this or other Financing Agreements, provided that those errors, irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on the implementation on this Financing Agreement or call into question the reliability of the Partner Country's internal control system or the legality and regularity of the underlying expenditure;

c) the Commission suspects that the Partner Country committed substantial errors,

irregularities, fraud or breach of obligations in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action and needs to verify whether they have occurred.

d) it is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the EU.

18.2 The Commission shall immediately inform the Partner Country about the suspension of payments and of the reasons for this suspension.

18.3 The suspension of payments shall have the effect of suspending payment time-limits for any payment request pending.

18.4 In order to resume payments the Partner Country shall endeavour to remedy the situation leading to the suspension as soon as possible and shall inform the Commission of any progress made in this respect. The Commission shall, as soon as it considers that the conditions for resuming payments have been met, inform the Partner Country thereof.

Article 19 - Allocation of funds recovered by the Commission to the action

Where the action is financed under the EDF, amounts unduly paid and recovered by the Commission, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed, as well as damages awarded to the Commission shall be allocated to this action.

Article 20 - Right of establishment and residence

20.1 Where justified by the nature of the procurement contract or grant contract, the Partner Country shall entitle natural and legal persons participating in invitations to tender for works, supply or service contracts or calls for proposals and entities expected to be entrusted with implementation tasks identified in Annex I with a provisional right of establishment and residence in the Partner Country's territory(ies). This right shall remain valid for one month after the contract is awarded.

20.2 The Partner Country shall also entitle procurement contractors and grant beneficiaries, entities entrusted with implementation tasks identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions), natural persons whose services are required for the performance of this action and members of their families with similar rights during the implementation of the action.

Article 21 - Tax and customs provisions and foreign exchange arrangements

21.1 The Partner Country shall apply to procurement contracts and grants contracts financed by the EU the most favoured tax and customs arrangements applied to States or international development organisations with which it has relations.

Where the Partner Country is an ACP State, account shall not be taken of arrangements applied by it to the other ACP States or to other developing countries for the purpose of determining the most-favoured-State treatment.

21.2 Where a Framework Agreement is applicable, which includes more detailed provisions on this subject, these provisions shall apply as well.

Article 22 - Confidentiality

22.1 The Partner Country agrees that its documents and data held by an entity with which the Partner Country is in a contractual relationship regarding them may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of implementing this or another Financing Agreement. The Commission shall respect all confidentiality arrangements agreed between the Partner Country and that entity.

22.2 Without prejudice to Article 16 of these General Conditions, the Partner Country and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of this Financing Agreement that is classified as confidential.

22.3 The Parties shall obtain each other's prior written consent before publicly disclosing such information.

22.4 The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.

Article 23 - Use of studies

The contract related to any study financed under this Financing Agreement shall include the right for the Partner Country and for the Commission to use the study, to publish it and to disclose it to third parties.

Article 24 - Consultation between the Partner Country and the Commission

24.1 The Partner Country and the Commission shall consult each other before taking any dispute relating to the implementation or interpretation of this Financing Agreement further pursuant to Article 29 of these General Conditions.

24.2 Where the Commission becomes aware of problems in carrying out procedures relating to management of this Financing Agreement, it shall establish all necessary contacts with the Partner Country to remedy the situation and take any steps that are necessary.

24.3 The consultation may lead to the amendment, suspension or termination of this Financing Agreement.

24.4 The Commission shall regularly inform the Partner Country of the implementation of activities described in Annex I which do not fall under Parts One and Two of these General Conditions.

Article 25 - Amendment of this Financing Agreement

25.1 Any amendment of this Financing Agreement shall be made in writing, including an exchange of letters.

25.2 If the request for an amendment comes from the Partner Country, the latter shall submit that request to the Commission at least three months before the amendment is intended to enter into force, except in cases which are duly substantiated by the Partner Country and accepted by the Commission. In the exceptional cases of an adjustment of the objectives of the action and/or an increase in the EU contribution, such request shall be submitted at least six months before the amendment is intended to enter into force.

25.3 If the adjustment both does not significantly affect the objectives of the activity implemented pursuant to Part One of these General Conditions, and if it concerns matters of detail which do not affect the technical solution adopted, and if it does not include the reallocation of funds, or if it concerns reallocations of funds for an amount equivalent to the amount of the contingency reserve, the Partner Country shall inform the Commission of the adjustment and its justification in writing as soon as possible and may apply that adjustment.

25.4 The use of the contingency reserve provided for an action shall be subject to the Commission's prior written approval.

25.5 Where the Commission considers that the Partner Country ceases to perform satisfactorily the tasks entrusted pursuant to Article 1.1 of these General Conditions and without prejudice to Articles 26 and 27 of these General Conditions, the Commission may decide to retake the tasks entrusted from the Partner Country in order to continue the implementation of the activities on behalf of the Partner Country after informing the latter in writing.

Article 26 - Suspension of this Financing Agreement

26.1 The Financing Agreement may be suspended in the following cases:

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation under this Financing Agreement.

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Partner Country breaches any obligation set under the procedures and standard documents referred to in Articles 1, 4, 5 and 6 of these General Conditions.

- The Commission may suspend this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation relating to respect for human rights, democratic principles and the rule of law and in serious cases of corruption.

- This Financing Agreement may be suspended in cases of force majeure, as defined below. "Force majeure" shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the parties' control which prevents either of them from fulfilling any of their obligations, not attributable to error or negligence on their part (or the part of their contractors, agents or employees) and proves insurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment or material or delays in making them available, labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure. A party shall not be held in breach of its obligations if it is prevented from fulfilling them by a case of force majeure of which the other party is duly informed. A party faced with force majeure shall inform the other party without delay, stating the nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and take any measure to minimise possible damage.

- Neither of the Parties shall be held liable for breach of its obligations under this Financing Agreement if it is prevented from fulfilling them by force majeure, provided it takes measures to minimise any possible damage.

26.2 The Commission may suspend this Financing Agreement without prior notice.

26.3 The Commission may take any appropriate precautionary measure before suspension takes place.

26.4 When the suspension is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts, delegation agreements and programme estimate shall be indicated.

26.5 A suspension of this Financing Agreement is without prejudice to the suspension of payments and termination of this Financing Agreement by the Commission in accordance with Article 18 and 27 of the General Conditions.

26.6 The parties shall resume the implementation of the Financing Agreement once the conditions allow with the prior written approval of the Commission. This is without prejudice to any amendments of this Financing Agreement which may be necessary to adapt the action to the new implementing conditions, including, if possible, the extension of the implementation period, or the termination of this Financing Agreement in accordance with Article 27.

Article 27 - Termination of this Financing Agreement

If the issues which led to the suspension of this Financing Agreement have not been resolved within a maximum period of 180 days, either party may terminate this Financing Agt 30 days' notice.

This Financing Agreement shall be automatically terminated, if no implementing contract has been signed within the deadlines of Article 2.

27.3 When the termination is notified, the consequences for the on-going procurement contracts, grant contracts and programme estimate shall be indicated.

Article 28 - Dispute settlement arrangements

28.1 Any dispute concerning this Financing Agreement which cannot be settled within a six-month period by the consultations between the parties provided for in Article 24 of these General Conditions may be settled by arbitration at one of the parties' request.

Where the Partner Country is an ACP State or an ACP regional body or organisation and this action is financed under the EDF, the dispute shall be submitted, prior to arbitration and after the consultations provided for in Article 24 of these General Conditions, to the ACP-EC Council of Ministers, or, between its meetings, to the ACP-EC Committee of Ambassadors, pursuant to Article 98 of the ACP-EC Partnership Agreement. If the Council or Committee does not succeed in settling the dispute, either party may request settlement of the dispute by arbitration in accordance with Articles 28.2, 28.3 and 28.4.

28.2 Each party shall designate an arbitrator within 30 days of the request for arbitration. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration (The Hague) to designate a second arbitrator. The two arbitrators shall in their turn designate a third arbitrator within 30 days. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration to designate the third arbitrator.

28.3 Unless the arbitrators decide otherwise, the procedure laid down in the Permanent Court of Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organisations and States shall apply. The arbitrators' decisions shall be taken by a majority within a period of three months.

28.4 Each party shall be bound to take the measures necessary for the application of the arbitrators' decision.