Acord de finanţare din 26.03.2015 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană privind implementarea Programului ENPARD Moldova - suport pentru agricultură şi dezvoltare rurală

ACORD BILATERAL

ACORD DE FINANŢARE

dintre Guvernul Republicii Moldova şi Comisia Europeană privind

 implementarea Programului ENPARD Moldova – suport

pentru agricultură şi dezvoltare rurală

 din  26.03.2015

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 317-323 art. 576 din 27.11.2015

* * *

Notă: Acordul ratificat prin Legea nr.177 din 22.10.2015

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului

ACORD DE FINANŢARE

CONTRACT DE REFORMĂ SECTORIALĂ

CONDIŢII SPECIALE

Comisia Europeană, denumită în continuare “Comisie”, care acţionează în numele Uniunii Europene, denumită în continuare “UE”,

pe de o parte, şi

Guvernul Republicii Moldova, denumit în continuare “Beneficiar”,

pe de altă parte,

au convenit asupra următoarelor:

Articolul 1 – Caracterul acţiunii

1.1. UE consimte, iar Beneficiarul acceptă finanţarea următoarei acţiuni de sprijinire bugetară:

ENPARD Moldova - Suport pentru Agricultură şi Dezvoltare Rurală

Numărul deciziei CRIS: ENl/2014/034-128

Acţiunea este finanţată din bugetul UE în conformitate cu prezentul act de bază: Regulamentul (UE) nr.232/2014 al Parlamentului European şi a Consiliului din 11 martie 2014 de instituire a Instrumentului European de Vecinătate.

1.2. Costul total estimat al acţiunii constituie 64075000 euro, iar suma maximă de finanţare a UE va constitui 64000000 euro.

Acţiunea de sprijin bugetar are următoarele componente:

(a) sprijinul bugetar cu suma maximă de finanţare de 53000000 euro;

(b) sprijinul complementar cu costul total estimat de 11075000 euro şi suma maximă de finanţare a UE de 11000000 euro.

1.3. Beneficiarul nu va cofinanţa programul.

Cofinanţarea estimată de către potenţialii beneficiari ai subvenţionării la sprijinul complementar va constitui: 75000 euro.

Articolul 2 – Perioada de executare

2.1. Perioada de executare a prezentului Acord de Finanţare, după cum este stabilit Articolul 15 din Anexa II (Condiţii Generale) va începe la data la care intră în vigoare prezentul Acord de Finanţare şi se va încheia după 84 luni de la data indicată.

2.2. Durata stabilită a etapei de implementare operaţională constituie 60 luni.

2.3. Durata stabilită a etapei de încheiere constituie 24 luni.

Articolul 3 - Adrese

Toate comunicările referitoare la implementarea prezentului Acord de Finanţare trebuie să fie în formă scrisă, trebuie să facă referinţă nemijlocit la acţiunea în cauză, aşa după cum este menţionat în Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale şi se vor expedia la următoarele:

a) pentru Comisie

Dl Pirkka TAPIOLA

Şeful Delegaţiei UE în Republica Moldova

Str. Kogălniceanu 12

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

b) pentru Beneficiar

Dl Chiril Gaburici

Prim-Ministru al Republicii Moldova,

Piaţa Marii Adunări Naţionale 1

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

Articolul 4 – Persoana de contact cu OLAF

Persoana de contact a Beneficiarului, împuternicit pentru cooperarea directă cu Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul facilitării activităţilor operaţionale ale OLAF va fi:

Dl Serafim Urechean

Preşedinte

Curtea de Conturi a Republicii Moldova

Adresa: bd. Ştefan cel Mare 69, Chişinău 2001, Moldova

Tel.: +373 22 233-776

e-mail: s_urechean@ccrm.md

Articolul 5 - Anexe

5.1. Prezentul Acord de Finanţare este constituit din:

(a) Condiţiile Speciale;

(b) Anexa I: Dispoziţiile Tehnice şi Administrative, cu detalierea obiectivelor, rezultatelor scontate, activităţilor, descrierea sarcinilor încredinţate de implementare a bugetului şi bugetul pentru Acţiunea în cauză;

(c) Anexa II: Condiţii Generale;

(d) Anexa III: Modelul de raportare - nu se aplică la şi nu este inclus în prezentul Acord de Finanţare;

şi

(e) Anexa IV: Modelul Declaraţiei de Gestionare - nu se aplică la şi nu este inclus în prezentul Acord de Finanţare.

5.2. În caz de neconcordanţă între prevederile, pe de o parte, ale Anexelor şi, pe de altă parte, ale Condiţiilor Speciale, cele din urmă vor prevala. În caz de neconcordanţă între prevederile, pe de o parte, ale Anexei I (Dispoziţiile Tehnice şi Administrative) şi, pe de altă parte, ale Anexei II (Condiţii Generale), cea din urmă va prevala.

Articolul 6 – Prevederile de derogare de la sau completare a Anexei II (Condiţii Generale)

Transferurile în valută vor fi decontate la data înregistrării mijloacelor în contul în euro al Ministerului de Finanţe al Republicii Moldova deschis în cadrul Băncii Naţionale a Moldovei.

Drept rată de schimb se va aplica cursul oficial stabilit de Banca Naţională a Moldovei, la data înregistrării mijloacelor în cont¹.

_______________________

¹ În conformitate cu metodologia aprobată şi publicată pe pagina web oficială a Băncii Naţionale a Moldovei: Regulamentul privind stabilirea cursului oficial al leului moldovenesc faţă de valutele străine, Decizia Consiliului de Administraţie al Băncii Naţionale a Moldovei nr.3 din 15 ianuarie 2009, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.27-29 din 10 februarie 2009, art.100.

Articolul 7 – Intrarea în vigoare

Prezentul Acord de Finanţare va intra în vigoare la data la care Comisia primeşte notificarea de la Beneficiar, care confirmă îndeplinirea de către acesta a procedurilor interne, necesare pentru intrarea în vigoare a prezentului Acord. Comisia va anunţa Beneficiarului data recepţionării notificării în cauză. Prezentul Acord de Finanţare nu va putea intra în vigoare dacă Comisia nu va primi notificarea menţionată până la data de 31 decembrie 2015.

Acordul a fost întocmit în limba engleză, în două exemplare originale, una din care se va înmâna Comisiei şi a doua, Beneficiarului.

ANEXA I LA ACORDUL DE FINANŢARE NR.ENL/2014/034-128

DISPOZIŢII TEHNICE ŞI ADMINISTRATIVE

l. DESCRIERE

1.1. Obiective

Obiectivul general:

Obiectivul general al prezentului Contract de Reformare Sectorială este: 1) sprijinirea Guvernului Republicii Moldova¹ în eradicarea sărăciei, promovarea dezvoltării durabile şi favorabile incluziunii, şi consolidarea şi îmbunătăţirea guvernării democratice şi economice; 2) încurajarea consolidării încrederii în Republica Moldova, vizând, prin intermediul unei componente distincte, regiunile şi unităţile teritorial - administrative cu statut special.

Obiective specifice:

Obiectivele specifice sunt: 1) îmbunătăţirea capacităţii financiare ale Guvernului pentru realizarea obiectivelor politicii pentru dezvoltarea agriculturii şi mediului rural; 2) promovarea politicilor şi reformelor pentru dezvoltarea agriculturii şi mediului rural; 3) îmbunătăţirea furnizării de servicii în sectorul agricol şi mediul rural; 4) îmbunătăţirea guvernării pentru dezvoltarea agriculturii şi mediului rural; 5) abordarea necesităţilor de bază ale populaţiei; 6) gestionarea durabilă a resurselor naturale, inclusiv a apei şi biodiversităţii şi 7) încurajarea cooperării cu regiunile şi unităţile teritorial - administrative cu statut special.

______________________

¹ Denumită în continuare Moldova

1.2. Rezultatele preconizate

Rezultatele preconizate în cadrul sprijinirii bugetare sunt:

- O mai bună elaborare şi implementare a politicilor de dezvoltare a agriculturii şi mediului rural, în special în legătură cu:

• cadrul legal şi de reglementare;

• consolidarea instituţională şi dezvoltarea capacităţilor politicii de dezvoltare a agriculturii şi mediului rural şi a organismelor de punere în aplicare.

- Prestare îmbunătăţită a serviciilor, în special în legătură cu:

■ În ceea ce ţine de competitivitatea sectorului agricol şi agroalimentar prin restructurare şi modernizare:

• sporirea investiţiilor în domeniul modernizării agriculturii, lanţurilor agroalimentar şi alimentar animal pentru îndeplinirea cerinţelor UE privind siguranţa şi calitatea produselor alimentare;

• îmbunătăţirea serviciilor educaţionale, de cercetare şi informare publică în sectorul agricol şi agroalimentar, inclusiv facilitarea sistemelor informaţionale, şi

• îmbunătăţirea accesului fermierilor la capital, la piaţa intrărilor/ieşirilor.

■ În ceea ce ţine de asigurarea gestionării durabile a resurselor naturale:

• îmbunătăţirea practicilor durabile de gestionare a terenurilor agricole şi a resurselor acvatice;

• utilizarea sporită a practicilor de producere prietenoase mediului şi a produselor care asigură biodiversitatea;

• reducerea ariilor agricole afectate de calamităţile naturale (inundaţii şi secetă), şi

• atenuarea schimbărilor climatice.

■ În ceea ce ţine de îmbunătăţirea condiţiilor de trai şi muncă în zonele rurale:

• sporirea investiţiilor în infrastructura fizică şi serviciile rurale în sprijinul dezvoltării sectorului agricol şi agroalimentar; şi

- Creşterea ratei de ocupare a forţei de muncă şi a surselor de venit pentru zonele rurale în sprijinul sectorului agricol şi agroalimentar. Îmbunătăţirea indicatorilor principali în prestarea de servicii în ceea ce priveşte reducerea disparităţilor geografice şi de gen referitoare la acces şi calitate.

Rezultatele preconizate în cadrul sprijinirii complementare sunt:

- Consolidarea capacităţilor şi competenţelor Agenţiei de Intervenţie şi Plăţi pentru Agricultură din Moldova (AIPA) pentru elaborarea, formularea, implementarea şi monitorizarea şi evaluarea schemelor de sprijin pentru dezvoltarea agricolă, de prelucrare a produselor alimentare şi rurală;

- Armonizarea treptată a cadrului instituţional al AIPA şi a practicilor de procedură cu practicile UE;

- Regiunile şi unităţile teritorial-administrative cu statut special sunt, în mod deplin, implicate şi profită de beneficiile Strategiei Naţionale de Dezvoltare Agricolă şi Rurală (SNDAR). Pentru componenta Măsurile de Consolidare a Încrederii, se sugerează dezvoltarea unei intervenţii care se concentrează pe trei piloni: 1) Dialogul consolidat între autorităţile centrale şi regiunile şi unităţile teritorial-administrative cu statut special cu privire la Dezvoltarea Agricolă şi Rurală (prin intermediul misiunilor de experţi, seminarelor, călătorii de studii comune, etc.); 2) promovarea antreprenoriatului local; 3) mobilizarea şi consolidarea capacităţilor autorităţilor locale şi renovarea infrastructurilor la scară mică.

- Egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor abordate de către Ministerul Agriculturii şi Industriei Alimentare (MAIA) şi agenţiile subordonate în cadrul implementării SNDAR;

- Calitate mai bună de monitorizare şi evaluare şi înţelegere îmbunătăţită a procesului de implementare al SNDAR de către “publicul” larg din Moldova; şi

- Consolidarea dialogului politic sectorial între Guvern şi autorităţile locale, precum şi Organizaţiile Societăţii Civile referitoare la sectorul dat, în special întreprinderile mici şi mijlocii.

1.3. Activităţile de bază

Activităţile de bază pentru implementarea pachetului de sprijin bugetar sunt dialogul de sprijinire bugetară şi dialogul politic, transferul financiar, evaluarea performanţelor, raportarea şi dezvoltarea capacităţilor şi acestea vor include:

- Dialogul politic continuu cu Guvernul, cu un accent deosebit pe domeniile reflectate în obiectivule programului;

- Monitorizarea regulată a criteriilor de eligibilitate a sprijinului bugetar privind dezvoltarea macroeconomică şi gestionarea finanţelor publice (GFP), a transparenţei bugetare, precum şi progresul în implementarea politicilor publice;

- Transferul de fonduri în Bugetul de Stat în baza rezultatelor obţinute din matricea politicilor;

- Efortul continuu de consolidare a capacităţilor Guvernului în domeniul GFP în contextul programelor existente;

- Dialogul continuu între Delegaţia UE şi alţi donatori pentru coordonarea şi alinierea ulterioară a cooperării de dezvoltare în scopul evitării suprapunerii activităţilor şi scutirea Guvernului de obligaţiunile multiple de raportare.

1.3.1. Sprijinul bugetar

Activităţile de bază care urmează a fi realizate în cadrul componentei Sprijinul Bugetar a prezentului CRS vor include:

- Implicarea în dialog în privinţa condiţiilor şi priorităţilor de reformă ale Guvernului;

- Verificarea condiţiilor şi plata sprijinului bugetar în baza rezultatelor obţinute conform matricei politicelor.

1.3.2. Sprijinul complementar

Activităţile de bază care urmează a fi realizate vor include:

- Subvenţionări/cereri de propuneri pentru promovarea Organizaţiilor Societăţii Civile (OSC) şi autorităţilor locale implicate în implementarea politicii DAR în sprijinul în special al acţiunilor referitoare la egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor;

- Cereri de propuneri pentru consolidarea capacităţilor Agenţiei de Intervenţie şi Plăţi pentru Agricultură (AIPA) prin intermediul proiectului Twinning;

- Contractarea serviciilor de Asistenţă Tehnică (AT) pentru însoţirea procesului de implementare a CSR. Activităţile principale prevăzute includ serviciile de AT de consolidare a capacităţilor şi consolidare instituţională în domeniul:

• sporirea competitivităţii în sectorul agroalimentar prin restructurare şi modernizare;

• asigurarea gestionării durabile a resurselor naturale, inclusiv a resurselor acvatice şi biodiversităţii;

• îmbunătăţirea ajustării la standardele UE privind siguranţa şi calitatea produselor alimentare, după cum este specificat în AA/DCFTA;

• îmbunătăţirea condiţiilor de trai şi muncă în zonele rurale, care să cuprindă, printre altele: dezvoltarea sectorului agroalimentar, infrastructurii fizice; stimularea implicării comunităţii locale în dezvoltarea rurală, inclusiv prin beneficierea de cele mai bune practici ale LEADER UE;

• susţinerea, în mod special a MAIA, în elaborarea, îndeplinirea şi raportarea realizărilor ce însoţesc executarea CSR, folosind instrumentele adecvate de gestionare şi evaluare;

• susţinerea, în mod special a MAIA şi a agenţiilor din subordinea acestuia, în consolidarea eficienţei şi eficacităţii activităţilor sale şi a abilităţilor personalului prin elaborarea şi realizarea acţiunilor specifice centrate pe sau aferente componentelor, de dezvoltare a capacităţilor şi consolidare instituţională, inclusiv, dar care nu se limitează la, instruirea formală, vizitele de studii, abordările de mentorat, etc.

- Achiziţionarea de servicii de evaluare externe pentru estimarea conformităţii cu condiţiile de sprijin bugetar, pentru misiunile de evaluare şi audit;

- Măsuri de consolidare a încrederii pentru regiuni şi unităţile teritorial-administrative cu statut special prin Gestionarea Indirectă cu PNUD.

2. IMPLEMENTAREA

2.1. Perioada orientativă de implementare operaţională

Perioada orientativă de implementare operaţională a prezentei acţiuni este specificată în Articolul 2 din Condiţiile Speciale.

2.2. Sumele alocate pentru sprijinul bugetar

Suma orientativă alocată pentru Domeniul Prioritar II “Dezvoltarea Agricolă şi Rurală” în temeiul Cadrului Unic de Sprijin (2014-2017) este de 30% din alocarea bilaterală totală pentru Moldova (cuprinsă între 335000000 euro şi 410000000 euro). Suma de 64000000 euro din prezentul pachet urmează a fi distribuită Contractului de Reformă Sectorială (53000000 euro pentru componenta de sprijin bugetar şi 11000000 pentru componenta de sprijin complementar).

2.3. Criteriile şi planul orientativ de debursare bugetară

2.3.1. Detaliile privind sprijinul bugetar

Sprijinul bugetar este acordat sub formă de suport bugetar direct fără un obiectiv bine stabilit pentru Trezoreria naţională. Creditarea transferurilor în euro plătite în lei moldoveneşti se va realiza conform cursului corespunzător în conformitate cu Articolul 6 Condiţiile Speciale.

Planul orientativ de debursare este rezumat în tabelul de mai jos (toate cifrele indică milioane euro) în baza anului fiscal al statului partener.

2.3.2. Criteriile de debursare

Condiţii Generale de debursare a tuturor tranşelor sunt după cum urmează:

(i) Progresul satisfăcător în procesul de punere în aplicare a acţiunii – capitolele corespunzătoare ale Strategiei de Dezvoltare Agricolă şi Rurală (SDAR) 2014-2020 şi credibilitatea şi relevanţa continuă în acest sens;

(ii) Implementarea politicii macroeconomice credibile orientate spre stabilitate;

(iii) Progresul satisfăcător în procesul de punere în aplicare a Strategiei de Dezvoltare a Managementului Finanţelor Publice 2013-2020;

(iv) Progresul satisfăcător în privinţa disponibilităţii publice a unei informaţii bugetare corecte, comprehensive şi în timp util.

În cazul deteriorării semnificative a valorilor fundamentale, plăţile sprijinului bugetar pot fi suspendate, în mod formal, în conformitate cu Articolul 27.1 din Condiţii Generale ale Acordului de Finanţare, ori, suspendate temporar sau reduse.

Condiţiile şi orarul de debursare sunt descrise în Anexa 2 la prezentele Dispoziţii Tehnice şi Administrative (DTA).

Tranşa fixă este numai în cazul respectării condiţiilor generale pentru debursare.

Condiţiile specifice pentru tranşele de plată variabile vor cuprinde următoarele trei domenii ale componentei de sprijin bugetar: a) modernizarea şi restructurarea sectorului agricol şi agroalimentar; b) asigurarea gestionării durabile a resurselor naturale şi c) îmbunătăţirea condiţiilor de muncă şi trai în zonele rurale.

Evaluarea modului de îndeplinire a condiţiile generale şi specifice de debursare a tuturor tranşelor va fi realizată de Comisia Europeană înaintea fiecărei solicitări a Guvernului Moldovei de plată a tranşei.

Indicii de performanţă utilizaţi pentru debursări sunt descrişi în Anexa 1 a prezentelor (DTA). Obiectivele şi indicii de performanţă aleşi, specificaţi în Anexa 1, se vor aplica pe întreaga durată a programului. Totuşi, în circumstanţele justificate în mod corespunzător, Guvernul Moldovei poate înainta o solicitare către Comisie pentru modificarea obiectivelor şi indicilor. Modificările convenite ale obiectivelor şi indicilor pot fi autorizate printr-un schimb de scrisori între ambele părţi.

2.4. Detalii privind sprijinul complementar

2.4.1. Subvenţionări: cerere de propuneri “Consolidarea rolului societăţii civile şi a autorităţilor locale în contextul ENPARD” (gestionare directă implementată de către Comisie în calitate de Autoritate Contractantă)

(a) Obiectivele subvenţionărilor, domeniile de intervenţie, priorităţile anului şi rezultatele preconizate.

Obiectivul subvenţionărilor este suportul acţiunilor de dezvoltare sectorială specifice pentru DAR, în mod special a acţiunilor care abordează egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor, consolidarea rolului organizaţiilor societăţii civile şi a asociaţiilor autorităţilor locale.

Rezultatele preconizate ale acţiunii în cauză sunt: a) nivelul sporit de conştientizare a egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi şi emanciparea femeilor de către MAIA şi agenţiile subordonate în timpul implementării SNDAR; b) calitate mai bună de monitorizare şi evaluare şi înţelegere îmbunătăţită a procesului de implementare al SNDAR de către “publicul” larg din Moldova şi c) dialogul politic sectorial consolidat între Guvern şi autorităţile locale, precum şi Organizaţiile Societăţii Civile referitoare la sectorul dat, în special întreprinderile mici şi mijlocii.

(b) Condiţiile de eligibilitate

Organizaţiile societăţii civile locale şi internaţionale, inclusiv întreprinderile mici şi mijlocii, precum şi autorităţile locale pot aplica la program.

(c) Criteriile esenţiale de selectare şi atribuire

Criteriile esenţiale de selectare sunt capacitatea financiară şi operaţională a solicitantului. Criteriile esenţiale de atribuire includ corespunderea acţiunii propuse la obiectivele cererii; proiectul, eficienţa, fezabilitatea, viabilitatea şi eficienţa raportată la cost a acţiunii.

Prioritate se va acorda acţiunilor care promovează cooperarea şi un dialog îmbunătăţit şi structurat între organizaţiile societăţii civile, autorităţile locale şi ministerele corespunzătoare de resort.

(d) Rata maximă de cofinanţare

Rata maximă posibilă de cofinanţare pentru subvenţionări, în temeiul cererii în cauză, este de 80%.

Rata maximă posibilă de cofinanţare poate fi de până la 100 % în conformitate cu Articolul 192 din Regulamentul (UE, Euratom) nr.966/2012, în cazul în care este esenţială finanţarea integrală pentru realizarea acţiunii. Caracterul esenţial al finanţării integrale va fi justificată de Comisie, printr-o decizie de atribuire, vis a vis de principiile egalităţii de tratament şi buna gestiune financiară.

(e) Trimestrul orientativ pentru lansarea cererii

Trimestrul 2 al anului 2015.

2.4.2. Subvenţionări: cerere de propuneri pentru proiectul twinning cu AIPA (gestionare directă implementată de către Comisie în calitate de Autoritate Contractantă)

(a) Obiective

Modalitatea cererilor de propuneri Twinning va fi aplicată pentru implementarea acţiunilor în temeiul obiectivelor definite la punctul 1.1., pentru acordarea asistenţei Agenţiei de Intervenţie şi Plaţi pentru Agricultură (AIPA) în scopul consolidării capacităţilor instituţionale pentru administrarea măsurilor de sprijin a dezvoltării agricole şi rurale în corespundere cu normele şi standardele UE.

(b) Condiţiile de eligibilitate

În conformitate cu Articolul 5 (10)(b) din Regulamentul (UE) nr.236/2014, participarea în cadrul cererilor de propuneri Twinning se limitează la administraţiile publice a statelor membre ale UE, care includ autorităţile centrale şi regionale ale Statului Membru, precum şi organele şi structurile administrative şi organismele de drept privat, cărora le-a fost încredinţată misiunea de serviciu public sub controlul acestora, cu condiţia acţionării pentru şi sub răspunderea Statului membru în cauză.

(c) Criteriile esenţiale de selectare şi atribuire

Criteriul esenţial de selectare este capacitatea operaţională a solicitantului.

Criteriile esenţiale de selectare includ expertiza tehnică a solicitantului, şi metodologia şi viabilitatea corespunzătoare a acţiunii propuse.

(d) Rata maximă de cofinanţare

Rata de cofinanţare pentru contractele de subvenţionare tip Twinning este de 100%¹.

(e) Trimestrul orientativ pentru lansarea cererii

Trimestrul 2 al anului 2015.

______________________

¹ După cum este menţionat în Manualul de Twinning

2.4.3. Adjudecarea contractelor de achiziţii (gestionare directă implementată de către Comisie în calitate de Autoritate Contractantă)

2.4.4. Gestionarea indirectă împreună cu o organizaţie internaţională în calitate de Autoritate Contractantă

O parte din acţiunea dată, având ca obiectiv încurajarea cooperării cu regiunile şi unităţile administrativ-teritoriale cu statut special, va fi implementată printr-o gestiune indirectă cu Programul Naţiunilor Unite de Dezvoltare (PNUD) în conformitate cu Articolul 58(1)(c) din Regulamentul (UE, Euratom) nr.966/2012. O astfel de implementare se justifică prin 1) Implementarea cu succes de către PNUD a altor programe similare cu măsuri de consolidare a încrederii în regiunea Transnistreană; 2) Profitarea din lecţiile învăţate şi cele mai bune practici din experienţa anterioară în implicarea în cadrul regiunilor şi unităţilor administrativ-teritoriale cu statut special; 3) Cunoaşterea regiunii şi autorităţilor locale; 4) Lipsa alternativelor credibile care ar putea fi aplicate.

PNUD se va angaja în realizarea următoarelor sarcini:

a) Asigurarea unei cooperări consolidate cu regiunile şi unităţile administrativ-teritoriale cu statut special în ceea ce priveşte Dezvoltarea Agricolă şi Rurală.

Această componentă va avea ca scop promovarea dialogului dintre autorităţile centrale şi locale prin intermediul misiunilor de experţi, seminarelor, călătoriilor de studii comune, pentru sprijinirea punerii în aplicare a SNDAR şi ajutarea regiunilor beneficiare să profite de beneficiile acestei componente. Se va elabora şi implementa un “pachet de intervenţie” pentru consolidarea bunei guvernanţe şi a gestionării publice locale în anumite zone. Realizarea de analize comparative şi revizuirea reciprocă cu alte municipii din afara regiunilor ţintă vor promova schimbul de cele mai bune practici şi experienţe, şi măsurile de consolidare a încrederii.

b) Promovarea antreprenoriatului local.

Se va acorda sprijin în intensificarea dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, consolidarea şi conectarea la reţele naţionale a infrastructurii existente de sprijin în afaceri; promovarea activităţii antreprenoriale prin diverse acţiuni inovative. Prin intermediul programelor vizate de asistenţă se va îmbunătăţi accesul la finanţare şi baza de producere pentru ÎMM se va diversifica. Strategiile importante de dezvoltare sectorială vor fi actualizate şi vor fi mai bine reprezentate în cadrul naţional; împreună cu sprijinul specific în domeniul statistic pentru îmbunătăţirea accesului la informaţie.

c) Mobilizarea şi consolidarea capacităţilor autorităţilor locale şi renovarea infrastructurilor de mici dimensiuni.

În conformitate cu Strategia pentru Dezvoltare Agricolă şi Rurală (prioritatea 3), sprijinul va fi acordat pentru sporirea investiţiilor în infrastructura fizică şi serviciile rurale, precum şi pentru stimularea implicării comunităţii locale în dezvoltarea rurală. În vederea atingerii obiectivului dat, se va urmări o abordare holistică, care să încurajeze cooperarea locuitorilor din mediul rural în procesul decizional şi în dezvoltarea comunităţilor acestora. De asemenea, va fi încurajată cooperarea inter-municipală cu alte localităţi ale Moldovei. În acest scop, se propune repetarea şi amplificarea logicii de intervenţie, testată cu succes pe malul stâng al râului Nistru.

Pentru o parte din aceste sarcini, PNUD va încheia şi gestiona contracte.

În prezent, entitatea în cauză este supusă evaluării ex-ante în conformitate cu Articolul 61(1) din Regulamentul (UE, Euratom) nr.966/2012. În aşteptarea rezultatelor, Comisia consideră că, în baza evaluării preliminare şi în baza cooperării de lungă durată şi normale cu entitatea în cauză, acesteia i se pot încredinţa sarcinile de implementare a bugetului prin gestiune indirectă.

2.4.5. Criteriul de eligibilitate geografică pentru adjudecarea contractelor de achiziţii şi acordarea de subvenţionări

Eligibilitatea geografică în ceea ce priveşte locul de amplasare pentru participarea în cadrul procedurilor de adjudecare a contractelor de achiziţii sau acordare de subvenţionări şi în ceea ce priveşte originea bunurilor achiziţionate se vor aplica în modul stabilit în actul de bază.

Ordonatorul de credite responsabil poate extinde eligibilitatea geografică în conformitate cu Articolul 9(2)(b) din Regulamentul (UE) nr.236/2014 din motive de urgenţă sau lipsă de produse sau servicii în magazinele ţărilor vizate, sau în alte circumstanţe, temeinic justificate, în cadrul cărora regulile de eligibilitate ar face imposibilă sau foarte dificilă realizarea acestei acţiuni.

2.5. Bugetul orientativ

2.6. Monitorizarea performanţei şi coordonarea între donatori

Misiunile de monitorizare vor avea loc la sfârşitul anului financiar pentru a analiza evoluţia reformei, pentru a verifica rapoartele privind execuţia bugetară şi financiară în scopul colectării datelor privind finanţarea şi alocările bugetare.

Şedinţele comitetului director pentru programul cu durata de şase luni, care vor fi organizate şi desfăşurate sub auspiciile MAIA, şi la care vor fi invitate toate părţile relevante interesate în acţiune, inclusiv Delegaţia UE Moldova, vor examina şi evalua performanţa, în ansamblu, la realizarea obiectivelor şi indicatorilor reformei în cadrul CSR. În cadrul aceloraşi şedinţe, vor fi discutate şi coordonate măsurile corective necesare.

Coordonarea între donatori

Dezvoltarea Agricolă şi Rurală

Coordonarea între donatori în Moldova este caracterizată prin participarea statului, răspunderea reciprocă prin intermediul Consiliului Comun de Parteneriat şi colectarea şi prezentarea transparentă a informaţiei de către toţi donatorii vizaţi.

Există un număr mare de donatori, atât multilaterali, cât şi bilaterali, care acordă asistenţă Moldovei în domeniul dezvoltării agricole şi rurale. Cei mai importanţi sunt Uniunea Europeană (de ex. ESRA Programul de Suport Bugetar Sectorial, Suportul în utilizarea biomasei în producerea de energie – şi BEI - Programul de Restructurare a Sectorului Vitivinicol), Statele Unite (USAID - Proiectul Competitivitatea Agricolă şi Dezvoltarea Întreprinderilor şi FPM - Programul de Reconstrucţie a Infrastructurii de Irigare şi a Agriculturii de Valoare Înaltă) şi Banca Mondială (Proiectul de Investiţii şi Servicii Rurale şi Proiectul privind Competitivitatea Agriculturii Republicii Moldova). Majoritatea programelor şi proiectelor donatorilor deţin o componentă puternică de dezvoltare a capacităţilor şi consolidare instituţională care va contribui, fără îndoială, la reforma sectorială preconizată în cadrul acestui program.

Atât Cancelaria de Stat, cât şi Ministerul Agriculturii şi Industriei Alimentare (MAIA) organizează, la intervale regulate, şedinţe naţionale şi sectorial ale Consiliului de coordonare la care sunt invitate organizaţiile donatoare implicate. În cadrul şedinţelor date, se solicită coordonarea intervenţiei dintre diverse instituţii donatoare în vederea fie a creării sinergiilor pentru intervenţie şi/sau a evitării repetărilor şi suprapunerilor. Cancelaria de Stat şi MAIA încearcă să asigure că intervenţiile donatorilor sunt conforme cu SND 2014-2020 sau alte strategii sectoriale.

Măsurile de consolidare a încrederii

Un volum relativ scăzut de asistenţă internaţională este redirecţionat către regiunile şi unităţile administrativ-teritoriale cu statut special. Turcia, care se bucură de legături culturale strânse cu găgăuzii, a dezvoltat anumite programe de asistenţă directă pentru regiune, în domeniile de irigaţie şi învăţământul post-liceal. USAID implementează un program naţional pentru a sprijini autorităţile locale, care a adus beneficii Primăriei oraşului Comrat.

OSCE a participat activ la discuţiile de documentare şi intermediere privind potenţiala reformare al statutului autonom, chiar dacă organizaţia nu oferă finanţare directă în regiune.

În cadrul proiectelor energie şi biomasă¹, UE a finanţat şapte proiecte locale. În plus, delegaţia UE analizează, în prezent, posibilitatea de a redirecţiona o parte a fondurilor alocate în conformitate cu programul de susţinere a Măsurilor de Consolidare a Încrederii², pentru a oferi asistenţă imediată şi de mare vizibilitate în regiune prin renovarea infrastructurii sociale la scară mică.

În conformitate cu Decizia ENPI/2013/024-401 (Măsuri de Consolidare a Încrederii IV), sunt alocate 5 milioane euro pentru a sprijini crearea unui mediu favorabil pentru dezvoltarea regională prin consolidarea capacităţii instituţionale şi implicarea autorităţilor locale şi a societăţii civile. În acest sens, concentrându-se pe dezvoltarea socio-economică şi de afaceri, acţiunile propuse vor contribui la o dezvoltare pe termen lung, consecventă şi favorabilă incluziunii a regiunii.

______________________

¹ ENPI/20 101258-556 Proiectul Energie şi Biomasă în Moldova

² ENPII20121284-007 Susţinerea Măsurilor de Consolidare a Încrederii

2.7. Evaluare şi audit

Comisia Europeană poate, în orice moment, iniţia audituri şi o evaluare după încheierea Programului.

Pentru sprijinul complementar, Comisia poate, de asemenea, efectua evaluări externe, după cum urmează:

(a) o misiune de evaluare intermediară;

Beneficiarul şi Comisia trebuie să analizeze concluziile şi recomandările evaluării intermediare şi, să decidă, în comun, asupra măsurilor complementare care trebuie luate şi a oricăror ajustări necesare, inclusiv, dacă este indicat, reorientarea proiectului. Rapoartele altor misiuni de evaluare şi monitorizare vor fi oferite Beneficiarului, pentru a ţine seama de orice recomandări care pot rezulta din astfel de misiuni.

(b) o evaluare finală, la începutul etapei de încheiere;

(c) o evaluare ex-post.

2.8. Comunicare şi vizibilitate

Comunicarea şi vizibilitatea UE este o obligaţie legală pentru toate acţiunile externe finanţate de UE.

Această acţiune trebuie să conţină măsuri de comunicare şi vizibilitate, care se bazează pe un Plan specific de Acţiuni în Comunicare şi Vizibilitate, care trebuie elaborat înainte de începerea implementării şi sprijinit cu bugetul indicat în secţiunea 2.5 de mai sus.

Măsurile de comunicare şi vizibilitate trebuie puse în aplicare fie (a) de către Comisie, şi/sau (b) de statul partener, contractori, beneficiarii de grant şi persoanele împuternicite. Obligaţiile contractuale corespunzătore se vor include, respectiv, în acordurile de finanţare, contractele de achiziţii publice, contracte de subvenţionare şi acorduri de delegare.

Manualul de comunicare şi vizibilitate pentru Acţiunile Externe ale Uniunii Europene se va folosi la elaborarea Planului de Acţiuni în Comunicare şi Vizibilitate şi a obligaţiilor contractuale adecvate.

Ca parte a Acordului de Finanţare, Guvernul Moldovei asigură că vizibilitatea contribuţiei EU la CRS se va mediatiza, în mod corespunzător, în mass-media prin organizarea de conferinţe de presă, evenimente publice şi emiterea de comunicate de presă după debursarea fiecărei tranşe. Contractul aferent de Servicii de AT va depune în continuare eforturi de consolidare a imaginii pozitive a UE în contextul activităţii sale în Moldova şi, în acest sens, dispoziţii specifice vor fi incluse în Contractul de Servicii de AT.

MAIA, în colaborare cu Delegaţia UE în Moldova va emite comunicate de presă la anumite etape, pe durata CRS şi după anumite evenimente. În cadrul tuturor acestor acţiuni se va respecta, cu stricteţe, Ghidul UE de vizibilitate.

Anexe

1. Indicatorii de performanţă pentru debursări

2. Modalităţile şi calendarul de debursare

Anexa 2: Modalităţi şi orarul debursărilor

Prezenta anexă cuprinde următoarele patru domenii principale în contextul statului/sectorului de intervenţie: (1) responsabilităţi; (2) calendarul orientativ al debursărilor; (3) condiţiile generale pentru eliberarea tranşelor; (4) condiţiile specifice pentru eliberarea tranşelor.

1. Responsabilităţi

În baza condiţiilor de debursare prevăzute în prezentul Acord de Finanţare, Guvernul Moldovei va depune o solicitare oficială la Comisia Europeană pentru debursarea fiecărei tranşe, în conformitate cu calendarul prezentat în Tabelul A de mai jos. Solicitarea va include: (i) analiza cât mai amplă şi justificarea pentru eliberarea fondurilor, documentele justificative, care trebuie anexate, şi (ii) un Formular de Identificare Financiară, semnat în mod corespunzător, în scopul de a facilita plata ulterioară.

2. Calendarul orientative al debursărilor

Un calendarul orientativ al debursărilor este prezentat mai jos.

3. Condiţiile generale pentru eliberarea tranşelor

Condiţiile generale pentru eliberarea tranşelor, expuse mai jos, se vor aplica la debursarea tuturor tranşelor şi toate cererile de eliberare a tranşei trebuie să însoţite de informaţii justificative în acest sens.

4. Condiţiile specifice pentru eliberarea tranşelor

Condiţiile specifice pentru eliberarea tranşelor stabilite în Tabelul C şi D, se aplică pentru eliberarea unei tranşe specifice. Solicitările de debursare trebuie să fie însoţite de toate informaţiile şi documentele corespunzătoare privind condiţiile specifice.

5. Calcularea tranşelor variabile

Tranşele variabile permit eliberarea unei sume mai mici decât suma totală în cazul realizării parţiale a indicatorilor, adică neîndeplinirea anumitor Condiţii Specifice. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială a Condiţiilor Specifice care condiţionează eliberarea tranşelor, poate rezulta în pierderea irevocabilă a sumei în întregime sau a unei părţi a acesteia corespunzătoare condiţiilor specifice neîndeplinite sau îndeplinite parţial.

Metoda de punctare pentru fiecare subindicator va fi următoarea:

i) 1 punct pentru ţinta atinsă,

şi

ii) 0 puncte pentru ţinta atinsă parţial sau neatinsă.

În cazul în care există îndoieli serioase privind calitatea datelor furnizate, se poate efectua exerciţiul de verificare a datelor pentru informarea deciziilor de plată. Se poate recruta un expert extern pentru verificarea reclamaţiilor privind datele, pe bază de eşantion, prin verificare directă, după caz, sau prin coroborarea cu alte părţi interesate, de obicei neguvernamentale.

Nivelul de referinţă pentru calcularea tranşelor variabile va fi procedura “roll-forward” cu datele de performanţă ale fiecărui an consecutiv. Aceasta înseamnă că rezultatele obţinute în primul an pentru programul efectiv, devin nivel de referinţă în baza căruia se evaluează performanţa din anul al doilea.

Metoda pentru determinarea debursării tranşelor variabile se va baza pe ponderea fiecărui indicator principal, după cum se arată în Tabelul D. Agregarea scorurilor legate de mai mulţi subindicatori din cadrul aceluiaşi indicator principal va stabili partea din suma referitoare la indicatorul principal care trebuie plătită. Toţi subindicatorii incluşi în acelaşi indicator principal au aceeaşi pondere. De exemplu: dacă sunt realizaţi 8 din 9 subindicatori, se vor plăti 8/9 din suma referitoare la acel indicator principal.

În cazuri excepţionale, când evenimentele excepţionale sau circumstanţele în schimbare au împiedicat atingerea obiectivelor convenite anterior, este posibil să se renunţe la sau să fie neutralizată o condiţie a indicatorului. În acest caz, suma conexă poate fi transferată pentru următoarea tranşă sau realocată pentru alţi indicatori ai aceleiaşi tranşe. Astfel de cazuri trebuie solicitate de Guvernul Republicii Moldova de la autoritatea competentă din cadrul Comisiei Europene şi pot fi autorizate de către acestea prin intermediul unui schimb de scrisori între cele două părţi.

În cazuri excepţionale şi justificate, în mod corespunzător, acordurile de finanţare pot permite reevaluarea anumitor obiective neatinse în următorul an în raport cu obiectivul iniţial, în cazul în care există o tendinţă pozitivă şi Guvernul a atins obiectivul din cauza şocurilor externe. Astfel de cazuri trebuie specificate în fişa indicatorului.

ANEXA II – CONDIŢII GENERALE

C U P R I N S

Partea I: Prevederi Aplicabile Activităţilor pentru care Beneficiarul este Autoritate Contractantă

Articolul 1 Principii generale

Articolul 2 Termenul limită pentru semnarea contractelor de achiziţii şi contractelor de subvenţionare de către Beneficiar

Articolul 3 Vizibilitatea

Articolul 4 Prevederile privind plăţile efectuate de către Comisie beneficiarilor de contracte şi subvenţii din numele Beneficiarului

Articolul 5 Devizul de program

Articolul 6 Plăţile către Beneficiarul care implementează componenta de avans a devizului de program

Articolul 7 Publicarea informaţiei privind contractele de achiziţii şi contractele de subvenţionare de către Beneficiar

Articolul 8 Restituirea fondurilor

Articolul 9 Pretenţiile financiare în baza contractelor de achiziţie şi subvenţionare

Articolul 10 Depăşirea cheltuielilor şi acoperirea acestora

Partea II: Prevederile Aplicabile Sprijinului Bugetar

Articolul 11 Dialogul politic

Articolul 12 Verificarea condiţiilor şi debursării

Articolul 13 Transparenţa sprijinului bugetar

Articolul 14 Restituirea sprijinului bugetar

Partea III: Prevederile Aplicabile Acţiunii în Ansamblu, Indiferent de Modul de Gestionare

Articolul 15 Perioada de executare şi termenul de atribuire a contractelor în gestionare directă

Articolul 16 Verificări şi controale din partea Comisiei, Oficiului European Anti-Fraudă (OEAF) şi Curţii Europene de Auditori

Articolul 17 Sarcinile Beneficiarului în combaterea neregularităţilor, fraudelor şi corupţiei

Articolul 18 Suspendarea plăţilor

Articolul 19 Alocarea sumelor recuperate de către Comisie pentru acţiune

Articolul 20 Dreptul la şedere şi reşedinţă

Articolul 21 Prevederi fiscale şi vamale

Articolul 22 Confidenţialitatea

Articolul 23 Utilizarea studiilor

Articolul 24 Consultaţii între Beneficiar şi Comisie

Articolul 25 Modificarea Acordului de Finanţare

Articolul 26 Suspendarea Acordului de Finanţare

Articolul 27 Rezilierea Acordului de Finanţare

Articolul 28 Dispoziţiile de soluţionare a litigiilor

Partea I: Prevederi Aplicabile Activităţilor pentru care

Beneficiarul este Autoritate Contractantă

Articolul 1 – Principii generale

1.1. Scopul Părţii I este definirea sarcinilor de implementare bugetară încredinţate Beneficiarului în gestionarea indirectă, aşa cum este descris în Anexa I (Dispoziţiile Tehnice şi Administrative) şi definirea drepturilor şi obligaţiunilor Beneficiarului şi ale Comisiei în executarea acestor sarcini.

Partea întâi se va aplica în cazul sarcinilor de execuţie a bugetului referitoare la contribuţia exclusivă a UE sau în combinaţie cu fondurile Beneficiarului sau ale unei terţe părţi, atunci când aceste fonduri sunt puse în aplicare în cofinanţare comună, adică când acestea sunt reunite. Aceste sarcini cuprind punerea în aplicare de către Beneficiar, ca autoritate contractantă, a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie şi subvenţionare, şi atribuirea, semnarea şi executarea contractelor de achiziţie şi subvenţionare rezultate.

De regulă, Comisia efectuează plăţile aferente către contractori şi beneficiarii de subvenţii. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să efectueze anumite plăţi, inclusiv personalului propriu, pe baza unui deviz de cheltuieli de program, în conformitate cu Articolul 5 din prezentele Condiţii Generale.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP şi acţiunea este finanţată din contul FED, în conformitate cu Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, sarcinile încredinţate sunt cele enumerate la literele (c)-(k) din sub-punctul şase al articolului 35(1) şi 35(2) din Anexa IV la Acordul de Parteneriat ACP-CE.

În cazul în care Beneficiarul este un TTPM şi acţiunea este finanţată din contul FED, în conformitate cu Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, în exercitarea sarcinilor încredinţate trebuie, de asemenea, respectate condiţiile Articolului 86(3) din Decizia Consiliului 2013/755/UE din 25 noiembrie 2013 privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări la Uniunea Europeană (Decizia de asociere peste mări).

1.2. Beneficiarul trebuie să rămână responsabil pentru îndeplinirea obligaţiilor stipulate în prezentul Acord de Finanţare, chiar dacă acesta desemnează alte entităţi, menţionate în Anexa I (Dispoziţii Tehnice şi Administrative), pentru efectuarea anumitor sarcini de execuţie a bugetului în contextul punerii în aplicare a devizului de cheltuieli de program, menţionate în Articolul 5 din Condiţiile Generale. Comisia, în special, îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile, şi de a suspenda şi/sau rezilia prezentul Acord de Finanţare, în baza acţiunilor, omisiunilor şi/sau situaţiilor oricărei entităţi desemnate.

1.3. Sarcinile identificate în Articolul 1.1 din Condiţiile Generale trebuie realizate de către Beneficiar, conform procedurilor şi documentelor standard stabilite şi publicate de Comisie pentru atribuirea contractelor de achiziţii şi subvenţii, în vigoare la data de lansare a procedurii în cauză.

1.4. Beneficiarul trebuie să elaboreze şi să asigure funcţionarea unui sistem eficient şi efectiv de control intern. Beneficiarul trebuie să respecte principiile bunei gestiuni financiare, transparenţei şi nediscriminării şi să evite situaţiile de conflict de interese.

Un conflict de interese survine în cazul în care exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane responsabile, este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al ofertantului sau solicitantului, al contractantului sau al beneficiarului de subvenţie.

Sistemul de control intern este un proces menit să ofere o asigurare rezonabilă că operaţiunile sunt eficace, eficiente şi econome, că raportarea este fiabilă, că bunurile şi informaţiile sunt protejate, că fraudele şi neregularităţile sunt prevenite, detectate şi corectate, şi că riscurile referitoare la legalitatea şi regularitatea operaţiunii financiare sunt gestionate în mod adecvat, luând în considerare caracterul multianual al activităţilor, precum şi natura plăţilor în cauză.

În special, dacă Beneficiarul efectuează plăţi în conformitate cu un deviz de program, Sarcinile ordonatorului de credite şi cele ale contabilului sunt separate şi incompatibile între ele şi Beneficiarul trebuie să opereze un sistem de contabilitate care oferă informaţii exacte, complete, fiabile şi actualizate. Beneficiarul trebuie, de asemenea, să protejeze în mod rezonabil datele care permit identificarea unei persoane fizice (datele cu caracter personal).

1.5. În cazul în care, raportul privind punerea în aplicare a sarcinilor încredinţate Beneficiarului, face parte din prezentul Acord de Finanţare, în temeiul Articolului 5 din Condiţiile Speciale, acesta trebuie să corespundă modelului din Anexa III. Totuşi, în cazul în care se utilizează devizele de program în conformitate cu Articolul 5 din prezentele Condiţii Generale, raportul trebuie să urmeze cerinţele stipulate în documentele standard menţionate în Articolul 5.3 din prezentele Condiţii Generale. În cazul în care declaraţia de gestiune face parte din prezentul Acord de Finanţare, în conformitate cu Articolul 5 din Condiţiile Speciale, aceasta trebuie să corespundă modelului prevăzut în Anexa IV.

1.6. Nu este necesar a oferi opinia de audit extern independent privind declaraţia de gestiune, realizat în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internaţional, deoarece Comisia efectuează auditurile pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiilor din declaraţia de gestiune şi legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor aferente efectuate.

1.7. Beneficiarul va realiza procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii şi subvenţionare şi va încheia contractile rezultate în limba prezentului Acordul de Finanţare.

1.8. Beneficiarul va informa Comisia în cazul în care un candidat, ofertant sau solicitant este în situaţia de a fi exclus din procesul de participare în cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, prevăzute în Articolul 1.3 şi, în cazul în care, contractantul sau beneficiarul subvenţiei s-a făcut vinovat de declaraţii false sau a comis erori substanţiale sau neregularităţi şi fraudă, sau s-a depistat că a încălcat grav obligaţiunile sale contractuale.

În astfel de cazuri, fără a aduce atingere competenţei Comisiei de a lua măsuri împotriva unei astfel de entităţi, conform Regulamentului Financiar aplicabil, Beneficiarul poate aplica contractanţilor sau beneficiarilor de subvenţii sancţiunile financiare menţionate în dispoziţiile privind sancţiunile administrative şi financiare din Condiţiile Generale ale contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, încheiate de către Beneficiar, în conformitate cu documentele standard prevăzute în Articolul 1.3, în cazul în care acest lucru este permis de legislaţia internă a acestuia. Astfel de sancţiuni financiare se vor impune după o procedură contradictorie, asigurând dreptul de apărare al contractantului sau beneficiarului de subvenţie.

Beneficiarul poate lua în considerare, după caz şi pe propria răspundere, informaţiile conţinute în Baza de Date Centrală a Excluderilor, la atribuirea contractelor de achiziţii publice şi de subvenţionare. Accesul la informaţii poate fi acordat prin intermediul punctelor de legătură sau prin consultarea Comisiei¹ (Comisia Europeană, Directoratul General pentru buget, Ofiţerul Contabil al Comisiei, BRE2-13/505, B-1049 Bruxelles, Belgia şi prin e-mail la BUDG-COI-EXCL-DB@ec.europa.eu, în copie la adresa Comisiei, indicate în Articolul 3 din Condiţiile Speciale). Comisia poate refuza efectuarea plăţilor către contractant sau beneficiarul de subvenţii într-o situaţie de excludere.

1.9. Beneficiarul trebuie să păstreze toate documentele financiare şi contractuale justificative începând cu data intrării în vigoare a prezentului Acord de Finanţare sau de la o dată anterioară, stipulată drept dată de începere a eligibilităţii cheltuielilor în Articolul 6 al Condiţiilor Speciale, şi pe durata unei perioade de cinci ani de la finalizarea perioadei de executare, şi anume:

Procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii:

a) Anunţ de intenţie cu dovada publicării anunţului de achiziţie şi orice rectificări

b) Nominalizarea comisie de licitaţie

c) Raportul privind candidaţii preselectaţi (inclusiv anexele) şi cererile

d) Dovada de publicaţie a notificării listei de candidaţi

e) Scrisori către candidaţii care nu au fost preselectaţi

f) Invitaţia de participare la licitaţie sau echivalent

g) Caietul de sarcini, inclusiv anexele, clarificările, procesele-verbale ale reuniunilor, dovada publicării

h) Nominalizarea comisiei de evaluare

i) Raportul de deschidere a ofertelor, inclusiv anexele

j) Raportul de evaluare/negociere, inclusiv anexele şi ofertele primite²

k) Scrisoare de notificare

l) Documentele justificative

m) Scrisoare de intenţie pentru depunerea contractului

n) Scrisori către candidaţii respinşi

o) Notificare de atribuire/anulare, inclusiv dovada publicării

p) Contractele semnate, amendamentele, documentele anexate şi corespondenţa relevantă

Cererile de propuneri şi atribuirea directă de subvenţiilor:

a) Desemnarea comisiei de evaluare

b) Raportul de deschidere şi administrativ, inclusiv anexele şi cererile primite³

c) Scrisori către solicitanţii admişi şi respinşi, urmare a evaluării notei explicative

d) Raportul de evaluare a notei explicative

e) Raportul de evaluare a raportului integral de cereri şi negocieri, cu anexele relevante

f) Verificarea eligibilităţii şi documentelor justificative

g) Scrisori către solicitanţii admişi şi respinşi cu aprobarea listei de rezervă, urmare a evaluării depline a cererii

h) Scrisoare de intenţie pentru depunerea contractului de subvenţionare

i) Notificare de atribuire/anulare, inclusiv dovada publicării

j) Contractele semnate, amendamentele, documentele anexate şi corespondenţa relevantă.

În cazul devizelor de program: Adiţional la cele menţionate mai sus, toate documentele relevante privind plăţile, fondurile recuperate şi costurile de operare.

1.10. Beneficiarul trebuie să asigure protecţia corespunzătoare a datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal includ orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. Orice operaţiune ce implică prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea, ştergerea sau distrugerea, trebuie să se bazeze pe regulile şi procedurile Beneficiarului şi se vor realiza doar dacă acestea sunt necesare pentru implementarea Acordului de Finanţare.

În mod special, Beneficiarul trebuie să întreprindă măsurile corespunzătoare de securizare tehnică şi organizaţională referitor la riscurile inerente oricărei astfel de operaţiuni şi natura informaţiei cu privire la persoana fizică în cauză, în scopul:

a) împiedicării accesului oricărei persoane neautorizate la sistemele informatice care efectuează astfel de operaţiuni, şi anume citirea neautorizată, copierea, modificarea sau ştergerea suporturilor de stocare; introducerea neautorizată a datelor, precum şi divulgarea, modificarea sau ştergerea neautorizată a informaţiei stocate;

b) asigurării accesului utilizatorilor autorizaţi ai sistemului IT care efectuează astfel de operaţiuni, doar la informaţia la care se referă dreptul de acces al acestora;

c) elaborării structurii organizaţionale care să îndeplinească cerinţele de mai sus.

______________________

¹ Beneficiarului i se permite accesul direct la Baza de Date Centrală a Excluderilor prin intermediul punctelor de legătură, în cazul în care Beneficiarul certifică Serviciului responsabil al Comisiei că acesta aplică măsuri adecvate de protecţiei a datelor, după cum se prevede în Regulamentul (CE) nr.45/2001 al Parlamentului European şi a Consiliului, din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (OJ L8, 12.1.2001, p.1)

² Eliminarea ofertelor nereuşite la cinci după încheierea procedurii de achiziţie publică.

³ Eliminarea cererilor nereuşite la trei ani după încheierea procedurii de subvenţionare.

Articolul 2 – Termenul-limită pentru semnarea contractelor de achiziţii şi contractelor de subvenţionare de către Beneficiar

2.1. Contractele de achiziţii publice şi subvenţionare trebuie să fie semnate, în mod corespunzător, de ambele părţi, la etapa de implementare operaţională a prezentului Acord de Finanţare şi cel târziu pe parcursul a 3 ani de la intrarea în vigoare a prezentului Acord de Finanţare. Contractele suplimentare de achiziţii publice şi subvenţionare care rezultă din modificările la prezentul Acord de Finanţare, prin care se adaugă noi activităţi şi creşte contribuţia UE, trebuie să fie semnate, în mod corespunzător, de ambele părţi, la etapa de implementare operaţională a prezentului Acord de Finanţare şi cel târziu pe parcursul a 3 ani de la intrarea în vigoare a modificărilor la prezentul Acord de Finanţare.

Dacă acţiunea este finanţată din contul FED, devizele de program menţionate în Articolul 5 din Condiţiile Generale trebuie să fie, de asemenea, aprobate de către Comisie în perioada-limită de trei ani.

Perioada-limită de trei ani nu poate fi extinsă, cu excepţia cazului când acţiunea este finanţată de FED. Perioada extinsă se va stipula în Articolul 6 din Condiţiile Speciale.

2.2. Totuşi, următoarele tranzacţii pot fi semnate în orice moment pe durata etapei de implementare operaţională.

a. Contractele de achiziţii publice şi subvenţionare care pun în aplicare componenta privind avansul de fonduri a devizului de program finanţat de FED;

b. Amendamentele la contractele de achiziţii publice şi subvenţionare deja semnate;

c. Contractele individuale de achiziţii publice care urmează a fi încheiate după rezilierea anticipată a contractului de achiziţii publice existent;

d. Amendamentul la prezentul Acord de Finanţare, în urma schimbării persoanei responsabile de realizarea sarcinilor încredinţate, menţionată în Articolul 1.2 din Condiţiile Generale; amendamentul trebuie se stipuleze, de asemenea, noua perioadă în care contractele de achiziţii publice şi subvenţionare trebuie încheiate de către această nouă persoană, în conformitate cu Articolul 2.1;

e. Contractele privind auditul şi evaluarea, care pot fi semnate la etapa de încheiere.

2.3. La expirarea a trei ani din momentul intrării în vigoare a Acordului de Finanţare, orice sold pentru activităţile încredinţate Beneficiarului, pentru care nu au fost semnate contracte, vor fi dezangajate de către Comisie.

2.4. Articolul 2.3 nu se aplică pentru soldurile fondurilor de rezervă sau pentru fondurile disponibile după rezilierea anticipată a contractului. Soldul sau fondurile pot fi folosite pentru finanţarea contractelor menţionate în Articolul 2.2.

2.5. Contractul de achiziţii publice sau de subvenţionare, care nu a generat plăţi pe o perioadă de trei ani din momentul semnării, va fi reziliat automat şi finanţarea va fi dezangajată.

Articolul 3 – Vizibilitatea

Beneficiarul va întreprinde toate măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE pentru activităţile încredinţate acestuia sau pentru alte 4 activităţi în temeiul acţiunii în cauză. Aceste măsuri trebuie să fie definite în Anexa I (Dispoziţiile Tehnice şi Administrative) sau aprobate ulterior între Beneficiar şi Comisie.

Aceste măsuri de comunicare şi informare trebuie să fie în conformitate cu Manualul de Comunicare şi Vizibilitate pentru Acţiunile Externe ale UE, elaborat şi publicat de către Comisie, în vigoare la momentul desfăşurării măsurilor.

Articolul 4 - Prevederile privind plăţile efectuate de către Comisie beneficiarilor de contracte şi subvenţii din numele Beneficiarului

4.1. Beneficiarul trebuie să transmită Comisiei cererea de plată aprobată, în următoarele termene stabilite, începând cu data recepţionării cererii de plată, fără a lua în calcul perioadele de suspendare a datei-limită de plată:

a) pentru prefinanţarea menţionată în contractul de achiziţii publice sau subvenţionare;

i) 15 zile calendaristice pentru acţiunea finanţată din Buget;

ii) 30 zile calendaristice pentru acţiunea finanţată de FED;

b) 45 zile calendaristice pentru alte plăţi.

Comisia va acţiona în conformitate cu Articolele 4.6 şi 4.7 în perioada corespunzătoare datei-limită pentru plata prevăzută în contractele de achiziţii publice şi de subvenţionare, cu excluderea termenilor-limită.

4.2. La primirea cererii de plată de la contractant sau beneficiarul subvenţiei, Beneficiarul trebuie să informeze Comisia despre primire şi să verifice imediat dacă cererea este admisibilă, adică dacă acesta conţine identificarea contractantului sau a beneficiarului de subvenţie, contractul în cauză, suma, valuta şi data. Dacă Beneficiarul concluzionează că cererea este inadmisibilă, ea trebuie respinsă, şi se informează contractantul sau beneficiarul subvenţiei despre aceasta indicând motivul, în termen de 30 zile de la recepţionarea cererii. Beneficiarul trebuie, de asemenea, să informeze Comisia despre respingere şi motivele respingerii.

4.3. La primirea unei cereri de plată admisibile, Beneficiarul trebuie să verifice dacă plata este exigibilă, adică dacă au fost executate toate obligaţiile contractuale care justifică plata, inclusiv prin examinarea unui raport, după caz. Dacă Beneficiarul conchide că plata nu este exigibilă, acesta informează contractantul sau beneficiarul subvenţiei despre aceasta, indicând motivele. Transmiterea acestei informaţii suspendă termenul-limită de plată. Comisia trebuie să primească o copie a informaţiei transmise. Comisia trebuie, de asemenea, să fie informată privitor la răspuns şi acţiunea corectivă a contractantului sau beneficiarului de subvenţie. Răspunsul sau acţiunea menită să corecteze neîndeplinirea obligaţiilor contractuale va reîncepe termenul-limită pentru plată. Beneficiarul va examina răspunsul sau acţiunea în conformitate cu prezentul paragraf.

4.4. Dacă Comisia nu este de acord cu concluzia Beneficiarului privind faptul că plata nu este exigibilă, aceasta va informa Beneficiarul în acest sens. Beneficiarul îşi va reexamina poziţia, şi dacă conchide că plata este exigibilă, va informa contractantul şi beneficiarul de subvenţie. Suspendarea termenului-limită de plată trebuie să fie anulată după transmiterea informaţiei. Beneficiarul va informa ş i Comisia. Beneficiarul va proceda în continuare în modul prevăzut în Articolul 4.5.

Dacă dezacordul dintre Beneficiar şi Comisie persistă, Comisia poate achita partea necontestată a sumei facturate, cu condiţia că aceasta este în mod clar separabilă de suma contestată. Comisia va informa Beneficiarul şi contractantul sau beneficiarul de subvenţie despre astfel de plată parţială.

4.5. Dacă Beneficiarul conchide că plata este exigibilă, acesta va transfera cererea de plată şi toate documentele de însoţire necesare către Comisie pentru aprobare şi plată. Beneficiarul va oferi un raport privind numărul de zile rămase din termenul-limită de plată şi toate perioadele de suspendare a termenului-limită în cauză.

4.6. Dacă, după transferul cererii de plată, conform Articolului 4.5, Comisia conchide că plata nu este exigibilă, acesta informează Beneficiarul şi, cu o copie, contractantul sau beneficiarul subvenţiei, cu indicarea motivelor. Informarea contractantului sau beneficiarului subvenţiei va rezulta în suspendarea termenului-limită de plată, după cum este prevăzut în contractul încheiat. Răspunsul sau acţiunea corectivă din partea contractantului sau beneficiarului subvenţiei se va considera de către Beneficiar în conformitate cu Articolul 4.3.

4.7. Dacă Beneficiarul şi Comisia conchid că plata este exigibilă, Comisia va efectua plata.

4.8. Dacă dobânda de întârziere este datorată contractantului sau beneficiarului subvenţiei, aceasta se va aloca între Beneficiar şi Comisie proporţional la zilele de întârziere care depăşesc termenele-limită stabilite în Articolul 4.1, cu condiţia că:

a) Numărul de zile folosite de Beneficiar este calculat începând din data înregistrării cererii de plată admisibile, menţionată în Articolul 4.3 până la data transmiterii cererii către Comisie, menţionată în Articolul 4.5 şi începând din data informării de către Comisie, menţionată în Articolul 4.6 până la următoarea transmitere a cererii către Comisie, menţionată în Articolul 4.5. Orice perioadă de suspendare a termenului-limită de plată se va deduce.

b) Numărul de zile folosite de Comisie este calculat începând din data următoare celei la care a fost transmisă cererea de către Beneficiar, menţionată în Articolul 4.5 până la data de plată şi începând din data informării Beneficiarului, conform Articolului 4.6.

4.9. Orice circumstanţe neprevăzute de procedura de mai sus vor fi abordate în spiritul cooperării între Beneficiar şi Comisie prin analogie cu prevederile de mai sus, respectând relaţiile contractuale ale Beneficiarului şi contractant sau beneficiarul subvenţiei.

Dacă este posibil, o parte trebuie să coopereze la cererea celeilalte părţi în acordarea informaţiei utile pentru evaluarea cererii de plată, chiar şi înaintea transmiterii formale a cererii de plată sau returnarea acesteia de la prima parte.

Articolul 5 - Devizul de cheltuieli de program

5.1. Dacă Beneficiarului i se încredinţează, suplimentar, efectuarea plăţilor către contractanţi, beneficiarii de subvenţii şi/sau în contextul muncii directe, acestea vor fi efectuate în baza devizului de program convenit în prealabil de către Beneficiar şi Comisie.

5.2. Devizul de cheltuieli de program este un document în care se conţine programul de activităţi ce urmează a fi îndeplinit şi resursele umane şi materiale necesare, bugetul corespunzător şi acţiunile tehnice şi administrative detaliate pentru implementare în scopul executării activităţilor în cadrul unei perioade specificate prin intermediul achiziţiilor publice, subvenţiilor şi/sau prin muncă.

Devizul de cheltuieli de program trebuie să conţină componenta privind avansul de fonduri şi componenta privind angajamentele specifice.

În baza componentei privind avansul de fonduri a devizului de program, Beneficiarului i se va încredinţa implementarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de subvenţionare şi efectuarea plăţilor aferente şi a plăţilor pentru munca directă.

În baza componentei privind angajamentele specifice, Beneficiarul va realiza sarcinile menţionate în subpunctul doi din Articolul 1.1. din Condiţiile Generale; Comisia va efectua plăţile aferente către contractanţi şi beneficiarii de subvenţii. Anumite activităţi stabilite, care includ auditurile, evaluările şi recurgerea la contractului cadru, vor fi implementate direct de către Comisie.

Dacă acţiunea este finanţată de FED, sarcinile descrise în Anexa I pot fi implementate de către o entitate de drept privat în baza unui contract de prestare servicii, atribuit de către Beneficiar în conformitate cu procedurile şi documentele standard menţionate în Articolul 1.3.

5.3. Toate devizele de program care pun în aplicare Acordul de Finanţare trebuie să respecte procedurile şi documentele standard privind devizele de program şi prevăzute de către Comisie, în vigoare la momentul adoptării devizului de program în cauză.

Cheltuielile obişnuite de operare suportate de entitatea responsabilă de îndeplinirea sarcinilor încredinţate Beneficiarului, menţionate în Articolele 1.1 şi 5.1 din prezentele Condiţii Generale, sunt eligibile pentru finanţarea de UE, în baza componentei privind avansul de fonduri a devizului de program pe întreaga durată a perioadei de executare a prezentului Acord de Finanţare, cu excepţia cazului când Articolul 6 din Condiţiile Speciale stipulează o începere anticipată a eligibilităţii costurilor. Aceste costuri sunt suportate la îndeplinirea sarcinilor de execuţie bugetară şi includ personalul local, utilităţile (ex. apa, gaze şi energie electrică), arendă încăperi, consumabile, întreţinerea, călătoriile de afaceri pe termen scurt şi combustibilul pentru vehicule. Ele nu vor include achiziţionarea de autovehicule sau de orice alt echipament, sau orice activitate operaţională. Articolele 1.3 şi 2.1 din prezentele Condiţii Generale nu se aplică în cazul acestor cheltuieli obişnuite de operare.

5.4. Beneficiarul va prezenta anual Comisiei, la data stipulată în Articolul 6 din Condiţiile Speciale, declaraţia de gestionare semnată de către Beneficiar la nivelul corespunzător, folosind modelul din Anexa IV.

Articolul 6 – Plăţile către Beneficiarul care implementează componenta privind avansul de fonduri a devizului de cheltuieli de program

6.1. Comisia va transfera mijloacele financiare nu mai târziu de 30 de zile după data la care va înregistra cererea admisibilă de plată pentru prefinanţare de la Beneficiar, care conţine data, suma şi valuta; termenul-limită trebuie să fie de 90 zile calendaristice pentru cererea de plată pentru renovare sau închidere. Dobânda de întârziere se va datora în conformitate cu Regulamentul Financiar aplicabil. Termenul-limită de plată poate fi suspendat de către Comisie, prin înştiinţarea Beneficiarului, în orice moment în cursul perioadei menţionate mai sus, despre faptul că solicitarea de plată nu poate fi onorată, fie din cauză că suma nu este cea corespunzătoare sau din cazul că nu au fost prezentate documentele confirmative scadente, fie din cauza că nu au fost prezentate documentele justificative adecvate. Dacă Comisia intră în posesia unor informaţii care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii care apare într-o solicitare de plată, Comisia poate suspenda termenul de plată pentru verificări complementare, inclusiv la faţa locului, pentru a determina, înainte de efectuarea plăţii, dacă plata este într-adevăr eligibilă. Beneficiarul se informează, cât mai curând posibil, despre suspendare precizând şi motivele. Termenul de plată va fi reluat de îndată ce documentele justificative care lipseau au fost oferite sau solicitarea de plată a fost corectată.

6.2. Comisia va efectua plăţile la un cont bancar în euro, deschis la o instituţie financiară aprobată de Comisie.

6.3. Beneficiarul garantează că mijloacele financiare achitate de către Comisie pot fi identificate în contul bancar în cauză.

6.4. Transferurile în euro, în caz de necesitate, vor fi convertite în valuta naţională a Beneficiarului, la momentul când plăţile trebuie să fie efectuate de către Beneficiar, conform cursului de schimb al băncii în vigoare la data efectuării plăţii de către Beneficiar.

6.5. Componenta privind avansul de fonduri a devizului de program, care nu a generat plăţi către Beneficiar pe o perioadă de trei ani din momentul încheierii devizului de program, va fi anulată automat şi suma corespunzătoare angajată va fi dezangajată.

Articolul 7 – Publicarea informaţiei privind contractele de achiziţii şi contractele de subvenţionare de către Beneficiar

7.1. Beneficiarul se obligă să publice anual, într-un spaţiu special convenit şi uşor accesibil pe site-ul său, pentru fiecare contract de achiziţii şi de subvenţionare pentru care acesta este autoritate contractantă în temeiul devizelor de program menţionate în Articolul 5, natural şi scopul, numele şi localitatea contractantului (contractanţilor, în cazul unui consorţiu) sau a beneficiarului de subvenţie (beneficiarilor, în cazul unei subvenţii cu beneficiari multipli), precum şi valoarea contractului.

Localitatea persoanei fizice va fi regiunea de nivelul NUTS2. Localitatea persoanei juridice va fi adresa acesteia.

Dacă publicarea în internet este imposibilă, informaţia trebuie să fie publicată prin intermediul oricăror alte mijloace corespunzătoare, inclusiv în monitorul oficial al Beneficiarului.

Articolul 6 din Condiţiile Speciale va stipula adresa, pe internet sau în alt mod, a locului de publicare; şi se va face referinţă la adresa dată în spaţul specia l dedicat pe site-ul internet al Comisiei.

7.2. Bursele şi sprijinul financiar direct pentru persoanele fizice cele mai defavorizate vor fi publicate anonim şi în mod cumulat după categoria de cheltuieli.

Altfel, numele persoanelor fizice se vor înlocui cu “persoană fizică” la doi ani după publicare. Numele entităţii juridice, care conţine numele persoanei fizice din cadrul entităţii date, va fi considerat ca numele persoanei fizice.

Se va renunţa la publicarea numelor persoanelor fizice dacă prin aceasta apare riscul de încălcare a drepturilor fundamentale sau prejudiciere a intereselor comerciale.

Beneficiarul va prezenta lista cu datele care vor fi publicate privind persoanele fizice, cu justificarea oricărei renunţări la publicare propuse Comisiei, care trebuie să aprobe anticipat lista în cauză. După caz, Comisia va definitiva localitatea persoanei fizice care se va limita la regiunea de nivelul NUTS2.

7.3. Publicarea contractelor de achiziţii publice şi de subvenţionare încheiate (adică semnate de către Beneficiar şi contractant şi beneficiarul de subvenţie) în timpul perioadei de raportare se va realiza în termen de 6 luni după data de raportare, conform Articolului 6 din Condiţiile Speciale.

7.4. Se va renunţa la publicarea contractelor, dacă prin aceasta apare riscul de prejudiciere a intereselor comerciale ale contractantului şi beneficiarului de subvenţie. Beneficiarul va prezenta lista cu justificare Comisiei, care trebuie să aprobe anticipat renunţarea la publicare.

7.5. În cazul în care Comisia efectuează plăţile către contractanţi şi beneficiarii de subvenţii, aceasta trebuie să asigure publicarea informaţiei cu privire la contractele de achiziţii publice şi de subvenţionare, în conformitate cu regulile sale.

Articolul 8 – Restituirea fondurilor

8.1. Beneficiarul va întreprinde orice măsuri corespunzătoare pentru recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit. Sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de către Beneficiar, sumele din garanţiile financiare depuse în baza procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de subvenţionare, sumele din penalităţile impuse de către Beneficiar candidaţilor, ofertanţilor, solicitanţilor, contractanţilor sau beneficiarilor de subvenţii, precum şi despăgubirile acordate Beneficiarului, se vor restitui Comisiei.

8.2. Fără a aduce atingere responsabilităţii Beneficiarului de recuperare a fondurilor plătite în mod necuvenit, Beneficiarul este de acord că Comisia poate, în conformitate cu prevederile Regulamentului Financiar aplicabil şi prezentul Acord de Finanţare, să stabilească formal o sumă ca fiind plătită în mod necuvenit în temeiul contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, finanţate conform Părţii Întâi şi să purceadă la recuperarea acesteia prin orice metode din numele Beneficiarului, inclusiv prin compensarea sumei datorate de către contractant sau beneficiarul de subvenţii pentru orice pretenţii împotriva UE şi prin recuperarea forţată în cadrul instanţelor de judecată.

8.3. În acest scop, Beneficiarul va oferi Comisiei toate documentele şi informaţia necesară. Prin prezenta, Beneficiarul împuterniceşte Comisia să efectueze procedura de recuperare, în special prin chemare în garanţiei a contractantului sau beneficiarului de subvenţie pentru care Beneficiarul este autoritate contractantă sau prin compensarea fondurilor care trebuie recuperate din sumele datorate contractantului sau beneficiarului de subvenţie de către Beneficiar în calitate de autoritate contractantă şi finanţate de UE în temeiul prezentului Acord de Finanţare sau în temeiul altui acord sau prin recuperarea forţată în cadrul instanţelor de judecată.

8.4. Comisia va informa Beneficiarul despre iniţierea procedurilor de recuperare (inclusiv, după caz, în cadrul instanţelor de judecată).

8.5. În cazul în care Beneficiarul este un subdelegat al entităţii cu care Comisia a încheiat un acord de delegare, Comisia poate recupera de la Beneficiar fondurile datorate entităţii, dar pe care entitatea nu le-a putut recupera personal.

Articolul 9 – Pretenţiile financiare în baza contractelor de achiziţie şi subvenţionare

Beneficiarul se obligă să consulte Comisia înainte de a lua orice hotărâre referitoare la o cerere de despăgubire înaintată de un contractant sau beneficiar de subvenţie şi considerată de Beneficiar integral sau parţial justificată. Consecinţele financiare pot fi suportate de UE numai atunci când Comisia şi-a dat acordul preliminar. Acordul preliminar în cauză este necesar şi pentru folosirea mijloacelor financiare prevăzute de prezentul Contract de Finanţare pentru acoperirea cheltuielilor ce reies din conflictele legate de contracte.

Articolul 10 – Depăşirea cheltuielilor şi acoperirea acestora

10.1 Depăşirea individuală a liniilor bugetare pentru activităţile implementate de către Beneficiar va fi acoperită prin realocarea de fonduri în cadrul bugetului total, în conformitate cu Articolul 25 al prezentelor Condiţii Generale.

10.2 Dacă există riscul de depăşire a sumei prevăzute pentru activităţile implementate de către Beneficiar, Beneficiarul trebuie să înştiinţeze imediat Comisia şi să solicite acordul preliminar pentru aplicarea măsurilor de corectare planificate să acopere depăşirea, prin propunerea fie de a reduce activităţile sau de a folosi propriile resurse sau alte resurse oferite nu de UE.

10.3 Dacă activităţile nu pot fi reduse sau dacă depăşirea nu poate fi acoperită prin folosirea propriilor resurse ale Beneficiarului sau a altor resurse, Comisia poate decide, la cererea motivată corespunzător a Beneficiarului, să ofere finanţare adiţională din partea UE. Dacă Comisia va lua o asemenea decizie, cheltuielile în exces vor fi finanţate, fără a aduce atingere regulilor şi procedurilor relevante ale UE, prin oferirea unei contribuţii financiare adiţionale care va fi stabilită de către Comisie. Prezentul Acord de Finanţare va fi modificat în modul corespunzător.

Partea II: Prevederile aplicabile sprijinului bugetar

Articolul 11 - Dialogul politic

Beneficiarul şi UE se angajează să demareze cu regularitate dialogul constructiv la etapa corespunzătoare de implementare a Acordului de Finanţare.

Dacă Beneficiarul este un stat ACP şi acţiunea este finanţată de FED în conformitate cu Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, dialogul poate face parte din dialogul politic mai larg prevăzut în Articolul 8 din Acordul de Parteneriat ACP-CE.

Articolul 12 - Verificarea condiţiilor şi debursării

12.1 Comisia va verifica condiţiile pentru plata tranşelor componentei de sprijin bugetar, în modul stabilit în Anexa I (Dispoziţii Tehnice şi Administrative).

Dacă Comisia decide că condiţiile pentru plată nu sunt îndeplinite, aceasta va informa Beneficiarul despre aceasta, fără întârzieri nejustificate.

12.2 Solicitările de debursare înaintate de către Beneficiar vor fi eligibile pentru finanţarea de către UE, cu condiţia că acestea corespund prevederilor stabilite în Articolul I (Dispoziţii Tehnice şi Administrative) şi sunt înaintate la etapa operaţională de implementare.

12.3 Beneficiarul va aplica reglementările sale naţionale valutare într-o manieră nediscriminatorie pentru toate debursările componentelor de sprijin bugetar.

Articolul 13 - Transparenţa sprijinului bugetar

Prin prezentul, Beneficiarul consimte publicarea de către Comisie a prezentului Acord de Finanţare şi modificările la acesta, inclusiv pe suport electronic, şi a informaţiei de bază privind sprijinul bugetar considerată oportună de către Comisie. Publicarea nu va conţine date care contravin legislaţiei UE privind protecţia datelor cu caracter personal.

Articolul 14 - Restituirea sprijinului bugetar

Debursările integrale sau parţiale a sprijinului bugetar pot fi recuperate de către Comisie, cu respectarea principiului proporţionalităţii, dacă Comisia stabileşte că plata a fost afectată de neregularităţi grave imputabile Beneficiarului, şi anume dacă Beneficiarul a oferit informaţii nefiabile sau eronate, sau dacă a fost implicat în acte de corupţie sau fraudă.

Partea III: Prevederile aplicabile acţiunii în ansamblu,

indiferent de modul de gestionare

Articolul 15 – Perioada de executare şi termenul de atribuire a contractelor în gestionare directă

15.1 Perioada de executare a Acordului de Finanţare va cuprinde două etape:

- etapa de implementare operaţională, în cadrul căreia vor fi desfăşurate principalele activităţi operaţionale. Etapa dată va începe odată cu intrarea în vigoare a Acordului de Finanţare şi se va încheia odată cu începerea etapei de încheiere;

- etapa de încheiere, în cadrul căreia va fi desfăşurat auditul financiar şi evaluarea, şi vor fi închise, din punct de vedere tehnic şi financiar, contractele şi devizele de cheltuieli de program pentru implementarea Acordului de Finanţare. Durata etapei în cauză este menţionată în Articolul 2.3 din Condiţiile Speciale. Etapa va începe după finalizarea etapei de implementare operaţională. Eligibile se vor considera doar cheltuielile necesare pentru închidere.

Perioadele în cauză trebuie să fie reflectate în acordurile care vor fi încheiate de către Beneficiar şi Comisie în procesul de punere în aplicare a Acordului de Finanţare, şi anume în acordurile de delegare şi contractele de achiziţii publice şi de subvenţionare.

15.2 Cheltuielile legate de activităţile operaţionale principale vor fi eligibile pentru finanţare din partea UE numai dacă vor fi suportate în cadrul etapei de implementare operaţională; Cheltuielile suportate de către Beneficiar înainte de intrarea în vigoare a prezentului Acord de Finanţare nu vor fi eligibile pentru legate de finanţare din partea UE, cu excepţia cazului când Articolul 6 din Condiţiile Speciale prevede altfel. Cheltuielile legate de auditul şi evaluarea finală, şi de activităţile de închidere vor fi eligibile până la sfârşitul etapei de încheiere.

15.3 Orice sold rămas din contribuţia UE va fi automat dezangajat după cel mult şase luni din momentul finalizării perioadei de executare.

15.4 În cazuri excepţionale şi motivate, în mod corespunzător, poate fi depusă o cerere pentru prelungirea etapei de implementare operaţională şi, corespunzător, a perioadei de executare. Dacă Beneficiarul va solicita prelungirea, cererea corespunzătoare trebuie să fie depusă cu cel puţin trei luni înainte de finalizarea etapei de implementare operaţională şi trebuie să fie aprobată de către Comisie înainte de data finalizării etapei date. Prezentul Acord de Finanţare se va modifica în mod corespunzător.

15.5 În cazuri excepţionale şi motivate, în mod corespunzător, şi după finalizarea perioadei de implementare operaţională, poate fi depusă o cerere pentru prelungirea etapei de încheiere şi, corespunzător, a perioadei de executare. Dacă Beneficiarul va solicita prelungirea, cererea corespunzătoare trebuie să fie depusă cu cel puţin trei luni înainte de finalizarea etapei de încheiere şi trebuie să fie aprobată de către Comisie înainte de data finalizării etapei date. Prezentul Acord de Finanţare se va modifica în mod corespunzător.

15.6 Articolul 2 din Condiţiile Generale se va aplica în cazul activităţilor implementate de către Comisie, în calitate de autoritate contractantă (gestionare directă), cu excepţia subpunctelor 2 şi 3 ale Articolului 2.1.

Articolul 16 – Verificări şi controale din partea Comisiei, Oficiului European Anti-Fraudă (OEAF) şi Curţii Europene de Auditori

16.1 Beneficiarul va acorda asistenţă şi sprijin în cadrul verificărilor şi controalelor efectuate de către Comisie, OEAF şi Curtea Europeană de Auditori, la solicitarea acestora.

Beneficiarul este de acord ca Comisia, OEAF şi Curtea Europeană de Auditori să efectueze verificările documentare şi operative privind folosirea finanţării oferite de UE pentru activităţile în baza Acordului de Finanţare şi efectuarea unui audit complet, în caz de necesitate, în baza documentelor justificative de raportare şi documentelor contabile, precum şi în baza oricăror altor documente referitoare la finanţarea activităţilor, pe întreaga durată a Acordului de Finanţare şi timp de cinci ani după finalizarea perioadei de executare.

16.2 Beneficiarul este de asemenea de acord cu faptul că OEAF poate întreprinde controale şi verificări operative în conformitate cu procedurile stipulate de legislaţia UE pentru protecţia intereselor financiare ale UE de fraude şi alte neregularităţi.

În acest scop, în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr.2185/96 şi Regulamentul (CE, Euratom) nr.883/2013, Beneficiarul va oferi funcţionarilor Comisiei, OEAF şi Curţii Europene de Auditori, precum şi agenţilor lor împuterniciţi, accesul la teritoriul şi încăperile în care sunt desfăşurate operaţiunile finanţate în baza Acordului de Finanţare, inclusiv la sistemele informaţionale şi la orice documente şi date computerizate referitoare la gestiunea tehnică şi financiară a operaţiunilor în cauză, şi să întreprindă toate măsurile necesare pentru a facilita munca acestora. Agenţilor autorizaţi ai Comisiei, OEAF şi Curţii Europene de Auditori li se va oferi acces cu condiţia respectării stricte a confidenţialităţii faţă de terţi, fără prejudiciu pentru obligaţiile legale de dezvăluire aplicabile faţă de ei. Documentele trebuie să fie accesibile şi completate, permiţând efectuarea liberă a controlului, Beneficiarul fiind obligat să înştiinţeze Comisia, OEAF şi Curtea Europeană de Auditori despre locul exact unde sunt păstrate acestea.

16.3 Controalele şi auditul descrise mai sus se aplică şi faţă de contractanţii şi beneficiarii de subvenţii, subcontractanţii care primesc finanţare din partea UE.

16.4 Beneficiarul va fi înştiinţat despre misiunile operative de către agenţii numiţi de către Comisie, OEAF sau Curtea Europeană de Auditori.

Articolul 17 – Sarcinile Beneficiarului în combaterea neregularităţilor, fraudelor şi corupţiei

17.1 Beneficiarul va informa de îndată Comisia cu privire la orice element adus la cunoştinţa sa, care trezeşte suspiciuni de nereguli, fraudă sau corupţie şi despre orice măsuri întreprinse sau planificate în acest scop.

17.2 Beneficiarul se va asigura şi va verifica regulat dacă acţiunile finanţate din buget sunt realizate şi implementate corect. Acesta va întreprinde măsurile necesare pentru a preveni, depista şi corecta neregulile şi fraudele, şi, în caz de necesitate, va cere în judecată recuperarea mijloacelor financiare achitate în mod necuvenit.

“Neregularitate” înseamnă orice încălcare a Acordului de Finanţare, a contactelor de implementare şi a devizelor de cheltuieli de program, sau a legislaţiei UE în urma unor acţiuni sau inacţiuni ale anumitor persoane, care au dus sau ar putea duce la prejudicierea fondurilor UE, fie prin reducerea sau pierderea venitului datorat UE, sau prin introducerea unor articole de cheltuieli nejustificate.

“Fraudă” însemnă orice acţiune sau inacţiune intenţionată referitor la:

- folosirea sau prezentarea declaraţiilor sau documentelor false, incorecte sau incomplete, care duce la delapidarea sau reţinerea ilegală a mijloacelor financiare din bugetul general al UE sau FED;

- nedezvăluirea informaţiei în încălcarea unei obligaţii specifice, care are acelaşi efect;

- aplicarea incorectă a mijloacelor financiare în cauză în alte scopuri decât cele pentru care au fost oferite iniţial.

17.3 Beneficiarul se angajează să ia toate măsurile corespunzătoare pentru a remedia orice practici de corupţie activă sau pasivă în procesul de punere în aplicare a Acordului de Finanţare.

“Corupţia pasivă” este definită ca fiind acţiunea deliberată a unei persoane oficiale care, direct sau printr-un intermediar, cere ori primeşte un avantaj de orice fel pentru sine sau pentru un terţ ori, acceptă o promisiune pentru un astfel de avantaj în scopul de a acţiona sau de a se abţine de la o acţiune în legătură cu atribuţiile sale ori în exerciţiul funcţiilor sale, cu încălcarea acestor atribuţii, într-o manieră care să prejudicieze sau prezintă pericol să prejudicieze interesele financiare ale UE.

“Corupţia activă” este definită ca fiind acţiunea deliberată a oricărei persoane care promite sau oferă direct ori printr-un intermediar un avantaj de orice fel unei persoane oficiale, pentru sine sau pentru un terţ, în scopul de a acţiona sau de a se abţine de la o acţiune în legătură cu atribuţiile sale ori în exerciţiul funcţiilor sale, cu încălcarea acestor atribuţii, într-o manieră care să prejudicieze sau prezintă pericol să prejudicieze interesele financiare ale UE.

17.4 Beneficiarul înştiinţa imediat Comisia (persoanele de contact, conform subpunctului 3 din Articolul 1.8 din Condiţiile Generale), despre numele entităţilor, în privinţa cărora există hotărâri intrate în vigoare pentru fraudă, corupţie, participare într-o organizaţie criminală, activitate de spălare de bani sau orice altă activitate ilegală, care poate fi în detrimentul intereselor financiare ale UE.

17.5 Dacă Beneficiarul nu ia măsurile corespunzătoare pentru a preveni orice practici de corupţie sau fraudă, Comisia poate adopta ea însăşi astfel de măsuri de precauţie, inclusiv prin suspendarea prezentului Acord de Finanţare.

Articolul 18 – Suspendarea plăţilor

18.1 Fără a aduce atingere la suspendarea sau rezilierea prezentului acord de finanţare, în conformitate cu Articolele 26 şi 27, respectiv, Comisia poate suspenda plăţile, parţial sau integral, dacă:

a) Comisia a stabilit sau are motive serioase de îngrijorare, în baza informaţiilor primite, şi trebuie să verifice, dacă Beneficiarul a comis careva erori substanţiale, neregularităţi sau fraude în cadrul procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare sau în procesul de implementare a acţiunii, sau dacă Beneficiarul nu şi-a respectat obligaţiile în temeiul prezentului Acord de Finanţare, inclusiv obligaţiile legate de implementarea planului de Comunicare şi Vizibilitate;

b) Comisia a stabilit sau are motive serioase de îngrijorare, în baza informaţiilor primite, şi trebuie să verifice, dacă Beneficiarul a comis erori, neregularităţi sau fraude sistemice sau recurente sau dacă şi-a încălcat obligaţiile în temeiul prezentului Acord de Finanţare, cu condiţia că, aceste erori, neregularităţi, fraude sau încălcări ale obligaţiilor, au un impact material asupra procesului de implementare a prezentului Acord de Finanţare sau pune la îndoială fiabilitatea sistemului de control intern al Beneficiarului sau legalitatea şi regularitatea cheltuielilor subiacente;

c) Comisia suspectează de faptul că Beneficiarul a comis substanţiale erori, neregularităţi, fraude sau încălcări ale obligaţiilor în cadrul procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare sau în procesul de implementare a acţiunii şi trebuie să verifice dacă acestea au avut loc;

d) este necesar a preveni prejudicierea serioasă a intereselor financiare ale UE.

18.2 Comisia va informa imediat Beneficiarul despre suspendarea plăţilor şi despre motivele suspendării.

18.3 Suspendarea plăţilor va avea efectul de suspendare a termenului-limită pentru orice solicitare de plată în aşteptare.

18.4 Pentru reluarea plăţilor, Beneficiarul trebuie să depună eforturi pentru a remedia situaţia care a dus la suspendare, cât mai curând posibil, şi trebuie să informeze Comisia despre orice progrese realizate în această privinţă. Deîndată ce Comisia va considera că condiţiile pentru reluarea plăţilor au fost îndeplinite, aceasta va informa Beneficiarul.

Articolul 19 – Alocarea sumelor recuperate de către Comisie pentru acţiune

Dacă acţiunea este finanţată din cadrul FED, sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de către Comisie, sumele primite din garanţiile financiare depuse în baza procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, sumele primite din penalităţile financiare impuse candidaţilor, ofertanţilor, solicitanţilor, contractanţilor şi beneficiarilor de subvenţii, precum şi despăgubirile acordate Comisiei, vor fi alocate pentru acţiune.

Articolul 20 – Dreptul la stabilire şi reşedinţă

20.1 În cazul când acest lucru este justificat prin natura contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, Beneficiarul va acorda, persoanelor fizice şi juridice, care participă la invitaţiile de licitaţie pentru încheierea contractelor de îndeplinire a lucrărilor, furnizare sau prestare a serviciilor sau la cererile de propuneri, şi entităţile, cărora li se vor încredinţa sarcinile de implementară bugetară, menţionate în Anexa I, dreptul de şedere provizorie şi reşedinţă pe teritoriul Beneficiarului. Dreptul în cauză va rămâne în vigoare timp de o lună după atribuirea contractului.

20.2 Beneficiarul va acorda drepturi similare contractanţilor şi beneficiarilor de subvenţii, entităţilor, cărora li s-au încredinţat sarcinile de implementară bugetară, menţionate în Anexa I (Dispoziţii Tehnice şi Administrative), persoanelor fizice a căror servicii sunt necesare pentru realizarea acţiunii şi membrilor familiilor acestora, pe întreaga durată de implementare a acţiunii.

Articolul 21 – Prevederi fiscale şi vamale

21.1 Beneficiarul va aplica în cazul contractelor de achiziţii publice şi subvenţionare, finanţate de UE, cele mai favorizate impozite şi taxe vamale aplicate faţă de Statele sau organizaţiile internaţionale pentru dezvoltare cu care acesta deţine relaţii.

Dacă Beneficiarul este un stat ACP, nu se vor lua în considerare normele aplicate de acesta pentru alte State ACP sau pentru alte state în curs de dezvoltare pentru a stabili tratamentul Statului celui mai favorizat.

21.2 Dacă se aplică un Acord-cadru, care include prevederi mai detaliate referitor la chestiunea dată, se vor aplica şi prevederile în cauză.

Articolul 22 – Confidenţialitatea

22.1 Beneficiarul este de acord ca documentele şi informaţiile sale, deţinute de o entitate cu care Beneficiarul este în relaţii contractuale, să poată fi transmise Comisiei de către entitatea dată pentru scopul unic de implementare a Acordul de Finanţare în cauză sau a altui acord. Comisia va respecta toate acordurile de confidenţialitate convenite între Beneficiar şi entitatea menţionată.

22.2 Fără a aduce atingere Articolului 16 din Condiţiile Generale, Beneficiarul şi Comisia trebuie să păstreze confidenţialitate asupra oricăror documente, informaţii sau altor materiale ce se referă în mod direct la implementarea prezentului Acord de Finanţare, şi care sunt clasificate ca fiind confidenţiale.

22.3 Înainte de a face publică astfel de informaţie, este nevoie de acordul prealabil scris al ambelor părţi.

22.4 Părţile vor rămâne supuse obligaţiei de confidenţialitate pe o perioadă de 5 ani după încheierea perioadei de executare.

Articolul 23 – Utilizarea studiilor

Contractul, care se referă la orice studiu finanţat în temeiul prezentului Acord de Finanţare, va include dreptul Beneficiarului şi Comisiei de a folosi datele din studiul în cauză, de a le publica sau dezvălui terţilor.

Articolul 24 – Consultaţii între Beneficiar şi Comisie

24.1 Beneficiarul şi Comisia se vor consulta reciproc înainte de a da curs oricărui conflict referitor la implementarea sau interpretarea Acordului de Finanţare, conform Articolului 29 din Condiţiile Generale.

24.2 În cazul în care Comisia constată existenţa unor probleme în derularea procedurilor legate de gestionarea prezentului Acord de Finanţare, aceasta stabileşte toate contactele necesare cu Beneficiarul pentru a remedia situaţia şi, ia orice măsuri necesare.

24.3 Consultarea poate duce la modificarea, suspendarea sau rezilierea Acordului de Finanţare.

24.4 Comisia trebuie să informeze regulat Beneficiarul despre implementarea activităţilor descrise în Anexa I, care nu face parte de Partea Întâi a prezentelor Condiţii Generale.

Articolul 25 – Modificarea Acordului de Finanţare

25.1 Orice modificare la Acordul de Finanţare trebuie să fie efectuată în scris, şi să includă schimbul de scrisori.

25.2 Dacă iniţiatorul modificării este Beneficiarul, acesta va prezenta Comisiei cererea în cauză, cu cel puţin trei luni înainte de intrarea în vigoare a modificării, cu excepţia cazurilor motivate în modul corespunzător de către Beneficiar şi acceptate de către Comisie. În cazuri excepţionale de ajustare a obiectivelor acţiunii şi/sau creşterii contribuţiei UE, cererea trebuie înaintată cu cel puţin 6 luni înainte de intrarea în vigoare a modificării.

25.3 Dacă modificarea nu afectează semnificativ obiectivele activităţii implementate conform Părţii Întâi a prezentelor Condiţii Generale, şi dacă aceasta se referă doar la unele modificări minore, care nu afectează soluţia tehnică adoptată, şi dacă aceasta nu implică nici o realocare de fonduri, sau dacă implică realocări de fonduri, dar care sunt în limita fondurilor de rezervă, Beneficiarul va înştiinţa Comisia, cât mai curând posibil, despre modificare şi justificarea ei în scris, şi va aplica modificarea dată.

25.4 Folosirea fondurilor de rezervă va fi efectuată cu acordul preliminar în scris al Comisiei.

25.5 Dacă Comisia va considera că Beneficiarul nu-şi mai îndeplineşte satisfăcător sarcinile încredinţate conform Articolului 1.1 din Condiţiile Generale şi fără a aduce atingere Articolelor 26 şi 27 din Condiţiile Generale, Comisia poate decide să reia sarcinile încredinţate Beneficiarului, pentru a continua implementarea activităţilor din numele Beneficiarului, după înştiinţarea în scris a acestuia.

Articolul 26 – Suspendarea Acordului de Finanţare

26.1 Contractul de Finanţare poate fi suspendat în următoarele cazuri:

- Comisia poate suspenda implementarea Acordului de Finanţare, dacă Beneficiarul îşi încalcă una din obligaţiile sale conform Acordului de Finanţare.

- Comisia poate suspenda implementarea Acordului de Finanţare, dacă Beneficiarul îşi încalcă una din obligaţiile sale stabilite în conformitate cu procedurile şi documentele standard menţionate în Articolul 1.3 şi 5.3 din Condiţiile Generale.

- Comisia poate suspenda Acordul de Finanţare, dacă Beneficiarul îşi încalcă obligaţiile sale referitoare la respectarea dreptului omului, principiilor democratice şi legii, şi în cazuri grave de corupţie.

- Acordul de Finanţare poate fi suspendat în cazuri de forţă majoră, definite mai jos. “Forţă majoră” înseamnă orice situaţii sau evenimente imprevizibile şi excepţionale care, nu sunt imputabile părţilor şi care le împiedică să-şi îndeplinească oricare dintre obligaţiile lor, şi care nu pot fi atribuite erorii sau neglijenţei părţilor (sau a contractanţilor, agenţilor sau angajaţilor acestora) şi se dovedesc a fi invincibile în pofida tuturor măsurile întreprinse. Defecţiunile echipamentului sau materialului sau întârzierea punerii acestora la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate drept forţă majoră. Nu se consideră că partea corespunzătoare şi-a încălcat obligaţiile dacă, ea este împiedicată în îndeplinirea lor de o circumstanţă de forţă majoră, despre care cealaltă parte este informată în modul corespunzător. Partea, care se confruntă cu o circumstanţă de forţă majoră, trebuie să înştiinţeze fără întârziere cealaltă parte, cu indicarea naturii, duratei probabile şi efectele previzibile ale problemei, şi să ia toate măsurile necesare pentru minimizarea daunelor posibile.

- Nici una dintre Părţi nu va purta răspundere pentru încălcarea obligaţiilor în temeiul prezentului Acord de Finanţare, dacă se află în imposibilitatea de a îndeplini obligaţiile în temeiul unei circumstanţe de forţă majoră, cu condiţia că aceasta va întreprinde măsuri pentru minimizarea daunelor posibile.

26.2 Comisia poate suspenda prezentul Acord de Finanţare fără notificare preliminară.

26.3 Comisia poate lua orice măsură de precauţie corespunzătoare, înainte ca suspendarea să aibă loc.

26.4 La transmiterea notificării despre suspendare, vor fi indicate consecinţele ei asupra contractelor în derulare şi contractelor de subvenţionare, acordurilor de delegare şi devizelor de cheltuieli de program ce urmează a fi semnate.

26.5 Suspendarea Acordului de Finanţare nu aduce atingere suspendării plăţilor şi rezilierii Acordului de Finanţare de către Comisie, în conformitate cu Articolul 18 şi 27 din Condiţiile Generale.

26.6 Părţile pot relua punerea în aplicare a Acordului de Finanţare odată ce condiţiile permit acest lucru, fiind necesară aprobarea prealabilă scrisă a Comisiei. Acest lucru nu va aduce atingere oricăror modificări la Acordul de Finanţare, care pot fi necesare pentru adaptarea acţiunii la noile condiţii de implementare, inclusiv, după caz, extinderea perioadei de implementare, sau rezilierea Acordului de Finanţare, în conformitate cu Articolul 27.

Articolul 27 – Rezilierea Acordului de Finanţare

27.1 Dacă problemele care au dus la suspendarea Acordului de Finanţare nu au fost soluţionate în timpul unei perioade maxime de 180 zile, oricare dintre părţi este în drept să rezilieze Acordul de Finanţare, în baza unei notificări transmise în prealabil cu 30 de zile.

27.2 Prezentul Acord de Finanţare va fi reziliat, în mod automat, dacă în decurs de trei ani de la semnarea acestuia:

a) nu a generat careva plăţi;

b) nu a fost semnat nici un contract de implementare sau acord de delegare;

c) şi, dacă acţiunea este finanţată de FED, nu a fost semnat nici un deviz de cheltuieli de program.

27.3 La transmiterea notificării despre suspendare, vor fi indicate consecinţele ei asupra contractelor în derulare şi contractelor de subvenţionare, acordurilor de delegare şi devizelor de cheltuieli de program ce urmează a fi semnate.

Articolul 28 – Dispoziţii privind soluţionarea litigiilor

28.1 Orice diferend referitor la prezentul Acord de Finanţare, care nu poate fi soluţionat în termen de şase luni, prin consultări între părţi, conform Articolului 24 al prezentelor Condiţii Generale, va fi soluţionat prin intermediul arbitrajului, la cererea uneia dintre părţi.

Dacă Beneficiarul este un stat ACP sau autoritate sau organizaţiei regională ACP şi acţiunea în cauză este finanţată de FED, diferendul va fi înaintat spre soluţionare, iniţial în arbitraj, iar după consultările menţionate în Articolul 24 din Condiţiile Generale, către Consiliul de Miniştri ACP-CE, sau, în perioada dintre întrunirile acestuia, către Comitetul de Ambasadori al ACP-CE, conform Articolului 98 din Acordul de Parteneriat ACP-CE. Dacă Consiliul sau Comitetul nu reuşesc să soluţioneze diferendul, oricare dintre părţi poate solicita soluţionarea diferendului în arbitraj în conformitate cu Articolul 28.2, 28.3 şi 28.4.

28.2 Fiecare dintre părţi va desemna un arbitru, în termen de 30 de zile din data cererii de arbitraj. În caz contrar, fiecare dintre părţi poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitri (Haga) desemnarea celui de-al doilea arbitru. Cei doi arbitri, la rândul său, vor desemna un al treilea arbitru, în teren de 30 de zile. În caz contrar, fiecare dintre părţi poate solicita Secretarului General al Curţi Permanente de Arbitri (Haga) desemnarea celui de-al treilea arbitru.

28.3 Cu excepţia cazurilor când va fi decis altfel de către arbitri, se aplică procedura stipulată în Regulile Opţionale de Arbitraj cu Implicarea Organizaţiilor Internaţionale ale Curţii Permanente de Arbitri. Deciziile arbitrilor vor fi adoptate cu majoritate de voturi, în termen de trei luni.

28.4 Fiecare dintre părţi trebuie să ia măsurile necesare pentru punerea în aplicare a deciziei arbitrilor.

FINANCING AGREEMENT SECTOR REFORM CONTRACT

SPECIAL CONDITIONS

The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting on behalf of the European Union, hereinafter referred to as “the EU”,

of the one part, and

Government of the Republic of Moldova, hereinafter referred to as “the Beneficiary”,

of the other part,

have agreed as follows:

Article 1 - Nature of the action

1.1. The EU agrees to finance and the Beneficiary agrees to accept the financing of the following budget support action:

ENPARD Moldova - Support to Agriculture and Rural Development

CRIS decision number: ENI/2014/034-128

This action is financed from the EU Budget under the following basic act: Regulation (EU) No 232/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014 establishing a European Neighbourhood Instrument.

1.2. The total estimated cost of this action is EUR 64075000 and the maximum EU contribution to this action is set at EUR 64000000.

This budget support action is composed of:

(a) a budget support component with a maximum EU contribution of EUR 53000000;

(b) a complementary support component with a total estimated cost of EUR 11075000 and a maximum EU contribution of EUR 11000000.

1.3. The Beneficiary shall not co-finance the action.

Estimated co-financing by potential grant beneficiaries to the complementary support component: EUR 75000.

Article 2 - Execution period

2.1. The execution period of this Financing Agreement as defined in Article 15 of Annex II (General Conditions) shall commence on the entry into force of this Financing Agreement and end 84 months after this date.

2.2. The duration of the operational implementation phase is fixed at 60 months.

2.3. The duration of the closure phase is fixed at 24 months.

Article 3 - Addresses

All communications concerning the implementation of this Financing Agreement shall be in writing, shall refer expressly to this action as identified in Article 1.1 of these Special Conditions and shall be sent to the following addresses:

a) for the Commission

Mr Pirkka TAPIOLA

Head of the EU Delegation to the Republic of Moldova 12, Kogalniceanu Street MD-2001 Chisinau Republic of Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

b) for the Beneficiary

Mr. Chiril Gaburici

Prime Minister of the Republic of Moldova 1, Piata Marii Adunari Nationale

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

Article 4 - OLAF contact point

The contact point of the Beneficiary having the appropriate powers to cooperate directly with the European Anti-Fraud Office (OLAF) in order to facilitate OLAF′s operational activities shall be:

Mr Serafim Urechean

President

Court of Accounts of the Republic of Moldova

Address: Stefan cel Mare Bd. 69, Chisinau 2001, Moldova

Tel: +373 22 233-776

e-mail: s_urechean@ccrm.md

Article 5 - Annexes

5.1. This Financing Agreement is composed of:

(a) these Special Conditions;

(b) Annex I: Technical and Administrative Provisions, detailing the objectives, expected results, activities, description of the budget-implementation tasks entrusted and budget of this Action;

(c) Annex II: General Conditions;

(d) Annex III: Reporting Template - not applicable to and not included in this Financing Agreement;

and

(e) Annex IV: Management Declaration Template - not applicable to and not included in this Financing Agreement.

5.2. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of the Annexes and, on the other hand, the provisions of these Special Conditions, the latter shall take precedence. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of Annex I (Technical and Administrative Provisions) and, on the other hand, the provisions of Annex II (General Conditions), the latter shall take precedence.

Article 6 - Provisions derogating from or supplementing Annex II (General Conditions)

The foreign exchange transfers will be accounted for under the value date of the notification of credit to the EUR account of the Ministry of Finance of the Republic of Moldova held at the National Bank of Moldova.

The exchange rate will be the official exchange rate set by the National Bank of Moldova, on the value date of the notification of credit¹.

_______________________

¹ According to the methodology approved and published on the official web-site of the National Bank of Moldova: Regulation on the Setting of the Official Exchange Rate of Moldovan Leu against Foreign Currencies, Decision of the Council of Administration of the National Bank of Moldova No.3 of January 15, 2009, Official Monitor of the Republic of Moldova, No.27-29 of February 10, 2009, Art.100.

Article 7 - Entry into force

This Financing Agreement shall enter into force on the date on which the Commission receives a notification from the Beneficiary confirming the completion of the internal procedures of the Beneficiary necessary for its entry into force. The Commission shall inform the Beneficiary of the date of the receipt of this notification. This Financing Agreement shall not enter into force if such a notification is not received by the Commission by 31 December 2015.

Done in English in two original copies, one copy being handed to the Commission and one to the Beneficiary.

 

ANNEX I TO FINANCING AGREEMENT NO ENI/2014/034-128

TECHNICAL AND ADMINISTRATIVE PROVISIONS

1. DESCRIPTION

1.1. Objectives

General objective:

The general objective of this Sector Reform Contract is to: 1) assist the Government of the Republic of Moldova¹ in eradicating poverty, promoting sustainable and inclusive growth, and consolidating and improving democratic and economic governance; 2) to foster confidence building in the Republic of Moldova, by targeting - through a specific component - regions and territorial administrative units with a special status.

Specific objectives:

The specific objectives are to: 1) improve the financial capability of the Government to achieve agricultural and rural development policy objectives; 2) promote agricultural and rural development policies and reforms; 3) improve service delivery in the agricultural and rural sector; 4) improve governance in agricultural and rural development; 5) address the basic needs of the population; 6) sustainable management of natural resources, including water and biodiversity and 7) foster cooperation with regions and territorial administrative units with a special status.

_________________________

¹ Hereafter referred as Moldova

1.2. Expected results

The expected results of budget support are:

- Improved design and implementation of agricultural and rural development policies, notably with respect to:

• legal and regulatory frameworks;

• institutional strengthening and capacity building of agricultural and rural development policy and implementation bodies.

- Improved service delivery, notably with respect to:

■ In the area of competitiveness of the agricultural and agri-food sector through restructuring and modernisation:

• increased investment in the modernisation of the agriculture, agri-food and feed chains meeting EU food safety and quality requirements;

• improved education, research and extension services in the agricultural and agri-food sector, including facilitating information systems, and

• improved access to capital, input and output markets for farmers.

■ In the area of ensuring the sustainable management of natural resources:

• improved sustainable agricultural land and water management practices;

• increased use of environmentally friendly production practices and products ensuring biodiversity;

• reduction of the agriculture areas affected by natural disasters (floods and droughts), and

• mitigation of climate change.

■ In the area of improving conditions for living and working in rural areas:

• enhanced investment in physical infrastructure and rural services in support of the development of the agricultural and agri-food sector; and

- Increased employment and income opportunities in rural areas in support of the agricultural and the agri-food sector. Improvements in key indicators of service delivery with respect to reduced geographical and gender disparities of access and quality.

The expected results of complementary support are:

- Improved capacities and capabilities of the Moldovan Agriculture Intervention and Payment Agency (AIPA) to design, formulate, implement and monitor and evaluate agricultural, agri-processing and rural development support schemes;

- Gradual alignment of AIPA institutional set-up and procedural practices in line with EU practices;

- Regions and territorial administrative units with a special status are fully involved and grasp the benefits of the National Agriculture and Rural Development Strategy (ARDS). For the Confidence Building Measures component, it is suggested to develop an intervention focusing on three pillars: 1) Enhanced dialogue between central authorities and regions and territorial administrative units with a special status on Agriculture and Rural Development (through experts missions, seminars, joint study tours etc.); 2) Promotion of local entrepreneurship; 3) Mobilization and capacity building of local authorities and refurbishment of small-scale infrastructures.

- Stronger gender equality and woman empowerment consciousness by the Ministry for Agriculture and Food Industry (MAFI) and subordinated agencies whilst implementing the ARDS;

- Better monitoring and evaluation quality and enhanced understanding of the ARDS implementation by the Moldovan “public” at large; and

- Enhanced sector policy dialogue between Government and local authorities as well as sector-relevant CSOs, especially SME organisations.

1.3. Main activities

Main activities to implement the budget support package are budget support dialogue and policy dialogue, financial transfer, performance assessment, reporting and capacity development and will include:

- Continued policy dialogue with the Government with a particular focus on areas reflected in the programme′s objectives;

- Regular monitoring of budget support eligibility criteria of macro-economic and PFM developments, budget transparency, as well as progress in implementation of the public policy;

- Transfer of funds to State Budget against the achieved results from the policy matrix;

- Continued effort to reinforce Government′s capacities in the area of PFM in the context of existing programmes;

- Continued dialogue between the EU Delegation and other donors to coordinate and further align our development cooperation with a view to avoiding duplication of activities and relieving the Government from multiple reporting duties.

1.3.1. Budget Support

Main activities to be carried out within the framework of the Budget Support component of this SRC will include:

- Engagement in dialogue around conditions and Government reform priorities;

- Verification of conditions and the payment of budget support against the results achieved according to the policy matrix.

1.3.2. Complementary support

Main activities to be carried out will include:

- Grants/Call for Proposals to promote Civil Society Organisations′ (CSOs) and local authorities involvement in the implementation of ARD policy supporting especially actions that are gender equality and woman empowerment oriented;

- Call for proposal for capacity building of the Agricultural Intervention and Payment Agency (AIPA ) through a Twinning project;

- Procurement of a Technical Assistance (TA) service contract to accompany the implementation of the SRC. Main activities foreseen include capacity-building and institutional-strengthening TA services in the area of:

• improving competitiveness of the agri-food sector through restructuring and modernisation;

• ensuring the sustainable management of natural resources including water and biodiversity;

• improving adjustment to the EU food safety and quality standards as specified in the AA/DCFTA;

• improving conditions for living and working in rural areas covering, amongst others: the development of agri-food sector physical infrastructure; stimulating local community involvement in rural development, including by benefiting from the LEADER EU best practices;

• supporting, especially MAFI, in designing, carrying out and reporting on the accompanying SRC performance achievements using proven monitoring and evaluation tools;

• supporting, especially MAFI and its subordinated agencies, in improving the effectiveness and efficiency of their operations and staff skills through the design and delivery of cross-component or component-specific capacity-building and institutional-strengthening actions including - but not limited to - formal training, study tours, mentoring approaches, etc.

- Procurement of external reviews to assess compliance with budget support conditions, evaluation and audit missions;

- Confidence Building Measures for those regions of Moldova that have a tense relationship with central authorities through Indirect Management with UNDP.

2. IMPLEMENTATION

2.1. Indicative operational implementation period

The indicative operational implementation period of this action is as specified in Article 2 of the Special Conditions.

2.2. Amounts allocated for budget support

The indicative amount allocated to the Priority Area II “Agriculture and Rural Development” under the Single Support Framework (2014-2017) is 30% of the total bilateral allocation to Moldova (ranging from EUR 335000000 to EUR 410000000). EUR 64000000 from this envelope is to be delivered under the present Sector Reform Contract (EUR 53000000 for budget support component and EUR 11000000 for complementary support component).

2.3. Criteria and indicative schedule of disbursement of budget support

2.3.1. Budget Support details

Budget support is provided as direct untargeted budget support to the national Treasury. The crediting of the euro transfers disbursed into Moldovan Lei will be undertaken at the appropriate exchange rates in line with Article 6 of the Special Conditions.

The indicative schedule of disbursements is summarised in the table below (all figures in EUR millions) based on fiscal year of the partner country.

2.3.2. Disbursement criteria

The general conditions for disbursement of all tranches are as follows:

(i) Satisfactory progress in the implementation of the action-relevant chapters of the 2014-2020 Agricultural and Rural Development Strategy (ARDS) and continued credibility and relevance thereof;

(ii) Implementation of a credible stability-oriented macroeconomic policy;

(iii) Satisfactory progress in the implementation of the Strategy for Development of Public Finance Management 2013-2020;

(iv) Satisfactory progress with regard to the public availability of timely, comprehensive and sound budgetary information.

In case of a significant deterioration of fundamental values, budget support disbursements may be formally suspended in line with Article 27.1 of the general conditions of the financing agreement, or temporarily suspended or reduced.

The disbursement arrangements and timetable are described in Annex 2 of these Technical and Administrative Provisions (TAPs).

The base tranche is paid upon compliance to general conditions for disbursement only.

The specific conditions for variable payment tranches will be covering the following three budget support component areas: a) agricultural and agri-food sector modernisation and restructuring; b) ensuring the sustainable management of natural resources and c) improving living and working conditions in rural areas.

Evaluation of fulfillment of the general and specific conditions for disbursement of all tranches will be carried out by the European Commission prior to each request for payment of the tranche by the Government of Moldova.

The performance indicators used for disbursements are described in Annex 1 of these TAPs. The chosen performance targets and indicators specified in Annex 1 will apply for the duration of the programme. However, in duly justified circumstances, the Government of Moldova may submit a request to the Commission for the targets and indicators to be changed. The changes agreed to the targets and indicators may be authorised by exchange of letters between the two parties.

2.4. Details on complementary support

2.4.1. Grants: call for proposal “Strengthening role of civil society and local authorities in ENPARD context” (direct management implemented by the Commission as the Contracting Authority)

(a) Objectives of the grants, fields of intervention, priorities of the year and expected results

The objective of the grants is to support specific ARD sector development actions, especially actions that are gender equality and woman empowerment oriented, enhancing civil society organisations and local authority associations′ role.

Expected results of this action are: a) stronger gender equality and woman empowerment consciousness by MAFI and subordinated agencies whilst implementing the ARDS; b) better monitoring and evaluation quality and enhanced understanding of the ARDS implementation by the Moldovan “public” at large and c) enhanced sector policy dialogue between Government and local authorities as well as sector-relevant CSOs, especially SME organisations.

(b) Eligibility conditions

Application is open to local/international CSOs including CSOs that are SME associations and to local authorities.

(c) Essential selection and award criteria

The essential selection criteria are financial and operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are relevance of the proposed action to the objectives of the call; design, effectiveness, feasibility, sustainability and cost-effectiveness of the action.

Priority will be given to the actions that are promoting cooperation and improving structured dialogue between civil society organizations, local authorities and relevant line ministries.

(d) Maximum rate of co-financing

The maximum possible rate of co-financing for grants under this call is 80%.

The maximum possible rate of co-financing may be up to 100 % in accordance with Article 192 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012, if full funding is essential for the action to be carried out. The essentiality of full funding will be justified by the Commission in the award decision, in respect of the principles of equal treatment and sound financial management.

(e) Indicative trimester to launch the call

2^nd quarter of 2015.

2.4.2. Grants: call for proposals for twinning project with AIPA (direct management implemented by the Commission as the Contracting Authority)

(a) Objectives

The Twinning call for proposals modality will be used for implementing actions under objectives defined in section 1.1, providing assistance to the Agency for Intervention and Payment in Agriculture (AIPA) with the objective of strengthening the institutional capacity to administer agriculture and rural development support measures in line with EU norms and standards.

(b) Eligibility conditions

In line with Article 5(10)(b) of Regulation (EU) No 236/2014, participation in Twining call for proposals is limited to public administrations of the EU member States, being understood as central or regional authorities of a Member State as well as their bodies and administrative structures and private law bodies entrusted with a public service mission under their control provided they act for the account and under the responsibility of that member State.

(c) Essential selection and award criteria

The essential selection criterion is the operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are the technical expertise of the applicant and the relevant methodology and sustainability of the proposed action.

(d) Maximum rate of co-financing

The rate of co-financing for the twining grant contracts is 100%².

(e) Indicative quarter to launch the call

2^nd quarter of 2015.

_________________________

² As provided for in the Twinning Manual.

2.4.3. Procurement (direct management implemented by the Commission as the Contracting Authority)

2.4.4. Indirect management with an international organisation as the Contracting Authority

A part of this action, with the objective of fostering cooperation with regions and territorial administrative units with a special status, will be implemented in indirect management with the United Nations Development Programme (UNDP) in accordance with Article 58(1)(c) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012. This implementation is justified because of 1) Successful UNDP implementation of similar confidence building measures programmes in the Transnistrian region; 2) Building forward on lessons learnt and best practices from previous experience on engagement with regions and territorial administrative units with a special status; 3) Knowledge of the region and of the local authorities; 4) Absence of credible implementing alternatives.

The UNDP would undertake the following tasks:

a) Ensure enhanced cooperation with regions and territorial administrative units with a special status - on Agriculture and Rural Development.

This component will aim at promoting dialogue between central and local authorities through expert missions, seminars, joint study tours in order to foster the local implementation of the ARDS and help the beneficiary regions to grasp its benefits. An ‘intervention package′ to enhance good governance and local public management in specified areas will be designed and applied. Benchmarking and peer review with similar municipalities from outside target regions will foster the exchange of best practices and experiences, and confidence building measures.

b) Promote local entrepreneurship.

Support will be provided to enhance SMEs development, strengthen and connect to national networks existing business support infrastructure; promote the culture of entrepreneurship through various innovative actions. Through targeted assistance programs access to finance will be improved and production based for SMEs will be diversified. Important sector development strategies will be updated and better represented in the national framework; together with specific support in the statistic field to improved availability of data.

c) Mobilise and build capacity of local authorities and refurbish small-scale infrastructures.

In line with Strategy for Agriculture and Rural Development (priority 3) support will be provided to enhance investment in physical infrastructure and rural services, as well as to stimulate local community involvement in rural development. To achieve that, a holistic approach will be pursued, encouraging the cooperation of rural inhabitants in decision making processes and development of their communities. Inter-municipal cooperation with other Moldovan localities will also be encouraged. In this respect, it is proposed to replicate – and amplify – the intervention logic tested successfully in the Left bank of the Nistru/Dniester River.

For part of these tasks UNDP will conclude and manage contracts.

The entrusted entity is currently undergoing the ex-ante assessment in accordance with Article 61(1) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012. In anticipation of the results of this review, the Commission deems that, based on preliminary evaluation and on the long-standing and problem-free cooperation with this entity, it can be entrusted with budget-implementation tasks under indirect management.

2.4.5. Scope of geographical eligibility for procurement and grants

The geographical eligibility in terms of place of establishment for participating in procurement and grant award procedures and in terms of origin of supplies purchased as established in the basic act shall apply.

The responsible authorising officer may extend the geographical eligibility in accordance with Article 9(2)(b) of Regulation (EU) 236/2014 on the basis of urgency or of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, or other duly substantiated cases where the eligibility rules would make the realisation of this action impossible or exceedingly difficult.

2.5. Indicative budget

2.6. Performance monitoring and donor coordination

Monitoring missions will take place at the end of the financial year to review the progress of the reform, checking financial and budget executions reports in order to collect evidence on the funding and the budget allocations.

Six-monthly programme steering committee meetings, organised and held under the auspices of MAFI, and to which all relevant action stakeholders including EU Delegation to Moldova will be invited, will review and assess overall performance in achieving the SRC′s reform objectives and indicators. At these meeting corrective measures, if so warranted, will also be discussed and agreed upon.

Donor coordination

Agriculture and Rural Development

Donor coordination in Moldova is characterised by governmental ownership, mutual accountability through a high level Joint Partnership Council and a transparent gathering and presentation of all donor related information.

There is a large number of donors, both multilateral as well as bi-lateral, assisting Moldova in the field of agriculture and rural development. The most significant of these are the European Union (e.g. ESRA sectoral budget support programme, support to the use of biomass for energy - and EIB – Wine Sector Restructuring Programme), United States (USAID - Agricultural Competitiveness and Enterprise Development Project and MCC – High Value Agriculture and Irrigation Infrastructure Reconstruction Programme) and World Bank (Rural Investment and Services Project and Moldova Agricultural Competitiveness Project). Most of these donor programmes and projects have a strong capacity-building and institutional-strengthening component that will undoubtedly contribute to the sector reform focus envisaged under this programme.

Both the State Chancellery as well as the Ministry for Agriculture and Food Industries (MAFI) organises at regular intervals national or sector coordination council meetings to which involved donor organisations are invited. During these meetings, intervention coordination between the different donor institutions is sought after in view of either creating intervention synergies and/or avoiding duplications and overlaps. Both the State Chancellery as well as MAFI try to ensure that donor interventions are in line with the 2014-2020 NDS or the different sector strategies.

Confidence Building Measures

A relatively low share of international assistance is redirected to regions and territorial administrative units with a special status. Turkey, which enjoys close cultural links with the Gagauz people, has developed some direct assistance programme to the region in the fields of irrigation and post-secondary education. The USAID is implementing a nation-wide programme to support local authorities that has benefitted to Comrat City Hall.

The OSCE has been active in documenting and brokering discussions on a potential reform of the autonomous status though the organization does not provide direct funding to the region.

The EU, in the framework of the energy and biomass projects³, has funded seven local projects. In addition, the EU Delegation is currently considering the possibility to redirect part of the funds committed under the support to Confidence Building Measures programme⁴ in order to provide immediate and highly visible assistance to the region by refurbishing small-scale social infrastructures.

Under Decision ENPI/2013/024-401 (Confidence Building Measures IV), EUR 5 million are earmarked to support the creation of an enabling environment for regional development by building institutional capacity and local authorities and civil society engagement. In this respect, the proposed action, by focusing on socio-economic development and business, would contribute to long term, consistent and inclusive development of the region.

_________________________

³ ENPI/2010/258-556 Moldova Energy and Biomass Project

⁴ ENPI/2012/284-007  Support to Confidence Building Measures

2.7. Evaluation and audit

The European Commission can launch audits any time and an evaluation after completion of the Programme.

For complementary support, the Commission may also carry out external evaluations, as follows:

(a) a mid-term evaluation mission;

The Beneficiary and the Commission shall analyse the conclusions and recommendations of the mid-term evaluation and jointly decide on the follow-up action to be taken and any adjustments necessary, including, if indicated, the reorientation of the project. The reports of the other evaluation and monitoring missions will be given to the Beneficiary, in order to take into account any recommendations that may result from such missions.

(b) a final evaluation, at the beginning of the closing phase;

(c) an ex-post evaluation.

2.8. Communication and visibility

Communication and visibility of the EU is a legal obligation for all external actions funded by the EU.

This action shall contain communication and visibility measures which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan for the Action, to be elaborated before the start of implementation and supported with the budget indicated in section 2.5 above.

The communication and visibility measures shall be implemented either (a) by the Commission, and/or (b) by the partner country, contractors, grant beneficiaries and entrusted entities. Appropriate contractual obligations shall be included in, respectively, financing agreements, procurement, grant contracts and delegation agreements.

The Communication and Visibility Manual for European Union External Action shall be used to establish the Communication and Visibility Plan of the Action and the appropriate contractual obligations.

As part of the Financing Agreement, the Moldovan Government ensures that the visibility of the EU contribution to the SRC is given appropriate coverage in the various publicity media by organising press conferences, public events and issuing press release after the disbursement of each tranche. The accompanying TA Service Contract will endeavour to further enhance the positive image of the EU in the context of its work in Moldova and specific provision for this purpose will be included in this TA Service Contract.

At appropriate milestones during the SRC duration and after appropriate events, press releases will be issued, by MAFI in co-operation with the EU Delegation to Moldova. In all these actions, the EU visibility guidelines will be strictly adhered to.

Annexes

1. Performance indicators used for disbursements

2. Disbursement arrangements and timetable

Annex 2: Disbursement arrangements and timetable

This appendix covers the following four main areas according to the country/intervention sector context: (1) responsibilities; (2) the indicative disbursement timetable; (3) the general conditions for each disbursement tranche; (4) the specific conditions for each disbursement tranche.

1. Responsibilities

On the basis of the disbursement conditions stipulated in the Financing Agreement, the Government of Moldova will send a formal request to the European Commission for the disbursement of each tranche in accordance with the timetable specified in Table A below. The request must include: (i) a full analysis and justification for payment of the funds, with the required supporting documents attached and (ii) a financial information form, duly signed, to facilitate the corresponding payment.

2. Indicative disbursement timetable

An indicative timetable is given below:

3. General conditions for the disbursement of each tranche

The general conditions set out below for the disbursement of each tranche shall apply to the disbursement of all tranches and all tranche release requests must be accompanied by all appropriate information and documents.

4. Specific conditions for the disbursement of tranches

The specific conditions for the disbursement set out in Table C and D shall apply to the disbursement of a specific tranche. Tranche release requests must be accompanied by all appropriate information and documents on the specific conditions.

5. Variable tranche calculation

The Variable Tranches allow for less than the full tranche being disbursed in case of only partial compliance i.e. failure to fulfil certain Specific Conditions. Failure to fulfill, or partial fulfillment, of the Specific Conditions attached to the performance tranche will result in the irrevocable loss of the entire or partial amount corresponding to non-fulfilled or partially fulfilled specific condition(s).

The method for attributing a score to each sub-indicator will be as follows:

i) score 1 for target met,

and

ii) score 0 for target not met or partially met.

Where serious doubts exist about the quality of the data provided, a data verification exercise can be carried out to inform payment decisions. An external expert could be recruited to verify data claims on a sample basis, verifying data directly where possible or through cross-checking data with other, typically non-governmental, stakeholders.

The baseline for calculating the variable tranche will be “roll-forward” with each successive year′s performance data. This means that the results achieved in the first year for the programme effectively become the baseline against which the second year′s performance is assessed.

The method to determine the variable tranche disbursement will be based on the weight of each main indicator as indicated in Table D. The aggregation of scores related to multiple sub-indicators under the same main indicator will determine the share of the amount related to main indicator to be paid. All sub-indicators included under the same main indicator have the same weight. Example: if 8 out of 9 sub-indicators are achieved, 8/9 of the amount related to that main indicator will be paid.

In exceptional cases, where exceptional events or changing circumstances have prevented meeting previously agreed targets, it may be possible to waive or neutralise an indicator condition. In this case, the related amount can either be transferred to the next tranche or reallocated to the other indicators of the same tranche. Such cases must be requested by Government of Moldova to the relevant authority within the European Commission and can be authorised by the latter through an exchange of letters between the two parties.

In exceptional and duly justified cases financing agreements can allow for a re-assessment of certain unmet targets in the following year against the original target if there is a positive trend and the Government did not reach the target because of external shocks. Such cases should be specified in the indicator documentation sheets.

  ANNEX II - GENERAL CONDITIONS

Contents

Part One: Provisions Applicable to Activities for which the Beneficiary is the Contracting Authority

Article 1 - General principles

Article 2 - Deadline for the signature of the procurement and grant contracts by the Beneficiary

Article 3 - Visibility

Article 4 - Provisions on payments made by the Commission to contractors and grant beneficiaries on behalf of the Beneficiary

Article 5 - Programme estimate

Article 6 - Payments to the Beneficiary implementing the imprest component of a programme estimate 

Article 7 - Publication of information on procurement and grant contracts by the Beneficiary

Article 8 - Recovery of funds

Article 9 - Financial claims under procurement and grant contracts

Article 10 - Cost overruns and ways of financing them

Part Two: Provisions Applicable to Budget Support

Article 11 - Policy dialogue

Article 12 - Verification of conditions and disbursement

Article 13 - Transparency of budget support

Article 14 - Recovery of budget support

Part Three: Provisions Applicable to This Action as a Whole, Irrespective of the Management Mode

Article 15 - Execution period and contracting deadline in direct management

Article 16 - Verifications and checks by the Commission, the European Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

Article 17 - Tasks of the Beneficiary in fighting irregularities, fraud and corruption

Article 18 - Suspension of payments

Article 19 - Allocation of funds recovered by the Commission to the action

Article 20 - Right of establishment and residence

Article 21 - Tax and customs provisions

Article 22 - Confidentiality

Article 23 - Use of studies

Article 24 - Consultation between the Beneficiary and the Commission

Article 25 - Amendment of this Financing Agreement

Article 26 - Suspension of this Financing Agreement

Article 27 - Termination of this Financing Agreement

Article 28 - Dispute settlement arrangements

Part One: Provisions Applicable to Activities for which the

Beneficiary is the Contracting Authority

Article 1 - General principles

1.1 The purpose of Part One is to define the budget-implementation tasks entrusted to the Beneficiary in indirect management as described in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and to define the rights and obligations of the Beneficiary and of the Commission in carrying out these tasks.

Part One shall apply to the budget-implementation tasks related to the EU contribution alone or in combination with the funds of the Beneficiary or of a third party where such funds are implemented in joint co-financing, i.e. where they are pooled. These tasks encompass the implementation by the Beneficiary as contracting authority of procurement and grant award procedures, and the awarding, signing and enforcing the resulting procurement and grant contracts.

As a rule, the Commission shall carry out related payments to contractors and grant beneficiaries. However, the Beneficiary shall carry out certain payments including to its own staff on the basis of a programme estimate as defined in Article 5 of these General Conditions.

Where the Beneficiary is an ACP State and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the sixth subparagraph of Article 35(1) and in Article 35(2) of Annex IV to the ACP-EC Partnership Agreement.

Where the Beneficiary is an OCT and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the exercise of tasks entrusted shall also respect the conditions of Article 86(3) of Council Decision 2013/755/EU of 25 November 2013 on the association of the overseas countries and territories with the European Union (Overseas Association Decision) .

1.2 The Beneficiary shall remain responsible for the fulfillment of the obligations stipulated in this Financing Agreement even if it designates other entities identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain budget-implementation tasks in the context of the implementation of a programme estimate referred to in Article 5 of these General Conditions. The Commission, in particular, reserves the right to suspend payments, and to suspend and/or terminate this Financing Agreement on the basis of the acts, omissions and/or situations of any designated entity.

1.3 The tasks identified in Article 1.1 of these General Conditions shall be carried out by the Beneficiary in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement and grant contracts, in force at the time of the launch of the procedure in question.

1.4 The Beneficiary shall set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system. The Beneficiary shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination and avoid situations of conflict of interest.

A conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of any responsible person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a tenderer or applicant, or contractor or grant beneficiary.

Internal control system is a process aimed at providing reasonable assurance that operations are effective, efficient and economical, that the reporting is reliable, that assets and information are safeguarded, that fraud and irregularities are prevented, detected and corrected, and that risks relating to the legality and regularity of the financial operation are adequately managed, taking into account the multiannual character of the activities as well as the nature of the payments concerned.

In particular, where the Beneficiary carries out payments pursuant to a programme estimate, the functions of the authorising and accounting officers shall be segregated and mutually incompatible and the Beneficiary shall operate an accounting system that provides accurate, complete, reliable and timely information. The Beneficiary shall also reasonably protect data enabling the identification of a natural person (personal data).

1.5 Where made a part of this Financing Agreement pursuant to Article 5 of the Special Conditions, the report on the implementation of the tasks entrusted to the Beneficiary shall follow the template provided in Annex III. However, where programme estimates are used pursuant to Article 5 of these General Conditions, the report shall follow the requirements stipulated in the standard documents referred to in Article 5.3 of these General Conditions. Where made a part of this Financing Agreement pursuant to Article 5 of the Special Conditions, the management declaration shall follow the template provided in Annex IV.

1.6 An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

1.7 The Beneficiary shall conduct the procurement and grant award procedures and conclude the resulting contracts in the language of this Financing Agreement.

1.8 The Beneficiary shall inform the Commission when a candidate, tenderer or applicant is in a situation of exclusion from participating in procurement and grant award procedures referred to in Article 1.3 and when a contractor or grant beneficiary has been guilty of making false declarations or has made substantial errors or committed irregularities and fraud, or has been found in serious breach of its contractual obligations.

In such cases, without prejudice to the power of the Commission to take measures against such entity according to the applicable Financial Regulation, financial penalties mentioned in the provisions on administrative and financial penalties of the General Conditions of procurement and grant contracts concluded by the Beneficiary pursuant to standard documents referred to in Article 1.3 may be imposed on the contractors and grant beneficiaries by the Beneficiary if this is allowed by its national law. Such financial penalties shall be imposed following an adversarial procedure ensuring the right of defense of the contractor or grant beneficiary.

The Beneficiary may take into account, as appropriate and on its own responsibility the information contained in the Central Exclusion Database, when awarding procurement and grant contracts. Access to the information can be provided through the liaison point(s) or via consultation to the Commission¹ (European Commission, Directorate- General for Budget, Accounting Officer of the Commission, BRE2-13/505, B-1049 Brussels, Belgium and by email to BUDG-C01-EXCL-DB@ec.europa.eu  in copy to the Commission address identified in Article 3 of the Special Conditions). The Commission may refuse payments to a contractor or grant beneficiary in an exclusion situation.

1.9 The Beneficiary shall keep all relevant financial and contractual supporting documents from the date of the entry into force of this Financing Agreement or as from an earlier date which is stipulated as the start date of cost eligibility in Article 6 of the Special Conditions for five years as from the end of the execution period, in particular, the following:

Procurement procedures:

a. Forecast notice with proof of publication of the procurement notice and any corrigenda

b. Appointment of shortlist panel

c. Shortlist report (incl. annexes) and applications

d. Proof of publication of the shortlist notice

e. Letters to non-shortlisted candidates

f. Invitation to tender or equivalent

g. Tender dossier including annexes, clarifications, minutes of the meetings, proof of publication

h. Appointment of the evaluation committee

i. Tender opening report, including annexes

j. Evaluation / negotiation report, including annexes and bids received²

k. Notification letter

l. Supporting documents

m. Cover letter for submission of contract

n. Letters to unsuccessful candidates

o. Award / cancellation notice, including proof of publication

p. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence Calls for proposals and direct award of grants:

a. Appointment of the evaluation committee

b. Opening and administrative report including annexes and applications received³

c. Letters to successful and unsuccessful applicants following concept note evaluation

d. Concept note evaluation report

e. Evaluation report of the full application or negotiation report with relevant annexes

f. Eligibility check and supporting documents

g. Letters to successful and unsuccessful applicants with approved reserve list following full application evaluation

h. Cover letter for submission of grant contract

l. Award/cancellation notice with proof of publication

j. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

In case of programme estimates: In addition to the above, all relevant documentation relating to payments, recoveries and operating costs.

1.10 The Beneficiary shall ensure an appropriate protection of personal data. Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. Any involving the processing of personal data, such as collection, recording, organization, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the Beneficiary and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of this Financing Agreement.

In particular, the Beneficiary shall take appropriate technical and organizational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:

a) Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;

b) Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;

c) Design its organizational structure in such a way that it meets the above requirements.

^{_____________________________________________}

¹ The Beneficiary shall be allowed to have direct access to the Central exclusion database through a liaison point when the Beneficiary certifies to the Commission service responsible that it applies the adequate data protection measures as provided in the Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1).

² Elimination of unsuccessful bids five years after the closure of the procurement procedure

³ Elimination of unsuccessful applications three years after the closure of the grant procedure.

Article 2 - Deadline for the signature of the procurement and grant contracts by the Beneficiary

2.1 The procurement and grant contracts shall be duly signed by both parties during the operational implementation phase of this Financing Agreement and at the latest within three years of the entry into force of this Financing Agreement. Additional procurement and grant contracts resulting from an amendment of this Financing Agreement that adds new activities and increases the EU contribution shall be duly signed by both parties during the operational implementation phase of this Financing Agreement and at the latest within three years of the entry into force of that amendment of this Financing Agreement.

Where this action is financed from the EDF, programme estimates referred to in Article 5 of these General Conditions shall also be endorsed by the Commission within that three-year deadline.

That three-year deadline may not be extended, except when the action is financed by the EDF. The extension shall be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

2.2 However, the following transactions may be signed at any time during the operational implementation phase.

a. procurement and grant contracts implementing the imprest component of a programme estimate financed under the EDF;

b. amendments to procurement and grant contracts already signed;

c. individual procurement contracts to be concluded after early termination of an existing procurement contract;

d. amendment of this Financing Agreement resulting from the change of the entity charged with the entrusted tasks, referred to in Article 1.2 of these General Conditions; the amendment shall also stipulate a new period within which procurement and grant contracts shall be concluded by this new entity in accordance

with Article 2.1:

e. Contracts relating to audit and evaluation, which may also be signed during the closure phase.

2.3 After expiry of the three years of the entry into force of this Financing Agreement, any financial balance for activities entrusted to the Beneficiary for which contracts have not been duly signed shall be decommitted by the Commission.

2.4 Article 2.3 shall not apply to any financial balance of the contingency reserve or to funds available again after early termination of a contract. This balance or funds may be used to finance contracts referred to in Article 2.2.

2.5 A procurement or grant contract which has not given rise to any payment within three years of its signature shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted.

Article 3 - Visibility

The Beneficiary shall take the necessary measures to ensure the visibility of EU funding for the activities entrusted to it or for other activities under this action. These measures shall either be defined in Annex I (Technical and Administrative Provisions) or shall be agreed later between the Beneficiary and the Commission.

These communication and information measures shall comply with the Communications and Visibility Manual for EU External Actions laid down and published by the Commission, in force at the time of the measures.

Article 4 - Provisions on payments made by the Commission to contractors and grant beneficiaries on behalf of the Beneficiary

4.1 The Beneficiary shall provide the Commission with the approved payment requests within the following deadlines, starting from the date of receipt of the payment request, not counting the periods of suspension of the time-limit for payment:

(a) for pre-financing specified in the procurement or grant contract:

(i) 15 calendar days for an action financed under the Budget;

(ii) 30 calendar days for an action financed under the EDF;

b) 45 calendar days for other payments.

The Commission shall act in accordance with Articles 4.6 and 4.7 within the period amounting to the time-limit for payment provided for in the procurement and grant contracts minus the above deadlines.

4.2 Upon receipt of a payment request from a contractor or grant beneficiary, the Beneficiary shall inform the Commission of its receipt and shall immediately examine whether the request is admissible, i.e. whether it contains the identification of that contractor or grant beneficiary, the contract concerned, the amount, the currency and the date. If the Beneficiary concludes that the request is inadmissible, it shall reject it and inform the contractor or grant beneficiary of this rejection and of its reasons within 30 days of receipt of the request. The Beneficiary shall also inform the Commission of this rejection and its reasons.

4.3 Upon receipt of an admissible payment request, the Beneficiary shall examine whether a payment is due, i.e. whether all contractual obligations justifying the payment have been fulfilled, including examining a report, where applicable. If the Beneficiary concludes that a payment is not due, it shall inform the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. The dispatch of this information suspends the time-limit for payment. The Commission shall receive a copy of the information so dispatched. The Commission shall also be informed of the reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary. That reply or action aimed at correcting the non-compliance with its contractual obligations shall restart the time-limit for payment. The Beneficiary shall examine this reply or action pursuant to this paragraph.

4.4 If the Commission disagrees with the Beneficiary′s conclusion that a payment is not due, it shall inform the Beneficiary thereof. The Beneficiary shall re-examine its positions and, if it concludes that the payment is due, it shall inform thereof the contractor or grant beneficiary. The suspension of the time-limit for payment shall be lifted upon dispatch of this information. The Beneficiary shall also inform the Commission. The Beneficiary shall further proceed as provided for in Article 4.5.

If disagreement between the Beneficiary and the Commission persists, the Commission may pay the undisputed part of the invoiced amount provided that it is clearly separable from the disputed amount. It shall inform the Beneficiary and the contractor or grant beneficiary of this partial payment.

4.5 Where the Beneficiary concludes that the payment is due, it shall transfer the payment request and all necessary accompanying documents to the Commission for approval and payment. It shall provide an overview of how many days of the time-limit for payment are left and of all periods of suspension of this time-limit.

4.6 After transfer of the payment request pursuant to Article 4.5, if the Commission concludes that the payment is not due, it shall inform the Beneficiary and, in copy, the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. Informing the contractor or grant beneficiary shall have the effect of suspending the time-limit for payment, as provided for in the contract concluded. A reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary shall be treated by the Beneficiary in accordance with Article 4.3.

4.7 Where the Beneficiary and the Commission concludes that the payment is due, the Commission shall execute the payment.

4.8 Where late-payment interest is due to the contractor or grant beneficiary, it shall be allocated between the Beneficiary and the Commission pro rata to the days of delay in excess of the time limits stipulated in Article 4.1, subject to the following:

(a) the number of days used by the Beneficiary is calculated from the date of the registration of an admissible payment request referred to in Article 4.3 to the date of the transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.5 and from the date of information by the Commission referred to Article 4.6 to the following transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.5. Any period of suspension of the time-limit for payment shall be deducted.

(b) the number of days used by the Commission is calculated from the date following that of transfer of the request by the Beneficiary referred to in Article 4.5 to the date of payment and from the date of transfer to the date of informing the Beneficiary pursuant to Article 4.6.

4.9 Any circumstances unforeseen by the above procedure shall be solved in a spirit of cooperation between the Beneficiary and the Commission by analogy to the above provisions while respecting the contractual relations of the Beneficiary with the contractor or grant beneficiary.

Where feasible, one party shall cooperate at the request of the other party in providing useful information for the assessment of the payment request, even before the payment request is formally transferred to or returned from the first party.

Article 5 - Programme estimate

5.1 When the Beneficiary is additionally entrusted with making payments to contractors, grant beneficiaries and/or in the context of direct labour, it shall do so on the basis of a programme estimate agreed by the Beneficiary and the Commission beforehand.

5.2 The programme estimate is a document laying down the programme of activities to be carried out and the human and material resources required, the corresponding budget and the detailed technical and administrative implementing arrangements for the execution of these activities over a specified period by means of procurement, grants and/or direct labour.

The programme estimate shall have an imprest component and a component of specific commitments.

Under the imprest component of a programme estimate, the Beneficiary shall be entrusted with implementing the procurement and grant award procedures and carry out the related payments and the payments for direct labour.

Under the component for specific commitments, the Beneficiary shall carry out tasks as referred to in the second subparagraph of Article 1.1 of these General Conditions; the Commission shall carry out related payment to contractors and grant beneficiaries. Certain identified activities, including audits, evaluations and recourse to the framework contract, shall be implemented directly by the Commission.

Where the action is financed under the EDF, the tasks described in Annex I may be implemented by a body governed by private law on the basis of a service contract, awarded by the Beneficiary in accordance with the procedures and standard documents referred to in Article 1.3.

5.3 All programme estimates implementing the Financing Agreement must respect the procedures and standard documents concerning programme estimates and laid down by the Commission, in force at the time of the adoption of the programme estimate in question.

Ordinary operating costs incurred by the entity in charge of the tasks entrusted to the Beneficiary referred to in Articles 1.1 and 5.1 of these General Conditions shall be eligible for EU financing under the imprest component of a programme estimate during the entire duration of the execution period of this Financing Agreement, unless an earlier start of cost eligibility is stipulated in Article 6 of the Special Conditions. These costs are incurred in carrying out budget-implementation tasks and include local staff, utilities (e.g. water, gas, and electricity), rental of premises, consumables, maintenance, short-term business trips and fuel for vehicles. They shall not include purchase of vehicles or of any other equipment, or any operational activity. Article 1.3 and 2.1 of these General Conditions shall not apply to these ordinary operating costs.

5.4 The Beneficiary shall submit to the Commission annually, by the date stipulated in Article 6 of the Special Conditions, a management declaration signed by the Beneficiary at the appropriate level using the template in Annex IV.

Article 6 - Payments to the Beneficiary implementing the imprest component of a programme estimate

6.1 The Commission shall transfer funds no later than 30 calendar days after the date on which it registers an admissible payment request for pre-financing from the Beneficiary which contains the date, the amount and the currency; the time-limit shall be 90 calendar days for a payment request for replenishment or closure. Late-payment interest shall be due pursuant to the applicable Financial Regulation. The time-limit for the payment may be suspended by the Commission by informing the Beneficiary, at any time during the period referred to above, that the payment request cannot be met, either because the amount is not due or because the appropriate supporting documents have not been produced. If information which puts in doubt the eligibility of expenditure appearing in a payment request comes to the notice of the Commission, the Commission may suspend the time-limit for the payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is indeed eligible. The suspension and the reasons for it shall be communicated to the Beneficiary as soon as possible. The time-limit for the payment shall resume once the missing supporting documents have been provided or the payment request has been corrected.

6.2 The Commission shall make payments to a bank account opened at a financial institution accepted by the Commission.

6.3 The Beneficiary shall guarantee that funds paid by the Commission can be identified in this bank account.

6.4 Transfers in euro shall, if necessary, be converted into the Beneficiary′s national currency as and when payments have to be made by the Beneficiary, at the bank rate in force on the day of payment by the Beneficiary.

6.5 The imprest component of a programme estimate which has not given rise to any payment to the Beneficiary within three years of the conclusion of the programme estimate shall be automatically terminated, and the corresponding committed amount shall be decommitted.

Article 7 - Publication of information on procurement and grant contracts by the Beneficiary

7.1 The Beneficiary undertakes to publish each year in a dedicated and easily accessible place of its internet site, for each procurement and grant contract for which it is contracting authority under the programme estimates referred to in Article 5, its nature and purpose, the name and locality of the contractor (contractors in case of a consortium) or grant beneficiary (grant beneficiaries in case of a multi-beneficiary grant), as well as the amount of the contract.

The locality of a natural person shall be a region at NUTS2 level. The locality of a legal person shall be its address.

If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the Beneficiary.

Article 6 of the Special Conditions shall stipulate the location, on the internet or otherwise, of the place of publication; reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission.

7.2 Scholarships to, and direct financial support of natural persons most in need shall be published anonymously and in an accumulated manner by category of expenditure.

Otherwise, names of natural persons shall be replaced by “natural person” two years after publication. The name of a legal entity containing that of a natural person involved in this entity shall be treated as a natural person′s name.

Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.

The Beneficiary shall present a list of data to be published on natural persons with any justifications for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior approval to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS2 level.

7.3 Publication of the procurement and grant contracts concluded (i.e. signed by the Beneficiary and the contractor or grant beneficiary) during the reporting period shall take place within six months following the date for submitting the report pursuant to Article 6 of Special Conditions.

7.4 Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The Beneficiary shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior approval to such publication waiver.

7.5 Where the Commission carries out payments to contractors and grant beneficiaries, it shall ensure the publication of information on procurement and grant contracts according to its rules..

Article 8 - Recovery of funds

8.1 The Beneficiary shall take any appropriate measures to recover the funds unduly paid.

Amounts unduly paid and recovered by the Beneficiary, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed by the Beneficiary on candidates, tenderers, applicants, contractors or grant beneficiaries, as well as damages awarded to the Beneficiary shall be returned to the Commission.

8.2 Without prejudice to the above responsibility of the Beneficiary to recover funds unduly paid, the Beneficiary agrees that the Commission may, in accordance with the provisions of the Financial Regulation applicable and this Financing Agreement, formally establish an amount as being unduly paid under procurement and grant contracts financed under Part One and proceed to its recovery by any means on behalf of the Beneficiary, including by offsetting the amount owed by the contractor or grant beneficiary against any of his claims against the EU and by forced recovery before the competent courts.

8.3 To this end, the Beneficiary shall provide to the Commission all the documentation and information necessary. The Beneficiary hereby empowers the Commission to carry out the recovery in particular by calling on a guarantee of a contractor or grant beneficiary of which the Beneficiary is the contracting authority or by offsetting the funds to be recovered against any amounts owed to the contractor or grant beneficiary by the Beneficiary as contracting authority and financed by the EU under this or another Financing Agreement or by forced recovery before the competent courts.

8.4 The Commission shall inform the Beneficiary that the recovery proceedings have been initiated (including where necessary before a national court).

8.5 Where the Beneficiary is a sub-delegatee of an entity with which the Commission concluded a delegation agreement, the Commission may recover funds from the Beneficiary which are due to the entity but which the entity was not able to recover itself.

Article 9 - Financial claims under procurement and grant contracts

The Beneficiary undertakes to confer with the Commission before taking any decision concerning a request for compensation made by a contractor or grant beneficiary and considered by the Beneficiary to be justified in whole or in part. The financial consequences may be borne by the EU only where the Commission has given its prior approval. Such prior approval is also required for any use of funds committed under the present Financing Agreement to cover costs arising from disputes relating to contracts.

Article 10 - Cost overruns and ways of financing them

10.1 Individual overruns of the budget headings of the activities implemented by the Beneficiary shall be dealt with by reallocating funds within the overall budget, in accordance with Article 25 of these General Conditions.

10.2 Wherever there is a risk of overrunning the amount foreseen for the activity implemented by the Beneficiary, the Beneficiary shall immediately inform the Commission and seek its prior approval for the corrective activities planned to cover the overrun, proposing either to scale down the activities or to draw on its own or other non-EU resources.

10.3 If the activities cannot be scaled down, or if the overrun cannot be covered either by the Beneficiary′s own resources or other resources, the Commission may, at the Beneficiary′s duly substantiated request, decide to grant additional EU financing. Should the Commission take such a decision, the excess costs shall be financed, without prejudice to the relevant EU rules and procedures, by the release of an additional financial contribution to be set by the Commission. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

Part Two: Provisions Applicable to Budget Support

Article 11 - Policy dialogue

The Beneficiary and the EU commit to engage in a regular constructive dialogue at the appropriate level on the implementation of this Financing Agreement.

Where the Beneficiary is an ACP State and this action is financed under the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, this dialogue may form a part of the broader political dialogue provided for in Article 8 of the ACP-EC Partnership Agreement.

Article 12 - Verification of conditions and disbursement

12.1. The Commission shall verify the conditions for the payment of the tranches of the budget support component, as identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions).

Where the Commission concludes that the conditions for payment are not fulfilled, it shall inform the Beneficiary thereof without undue delay.

12.2. Disbursement requests submitted by the Beneficiary shall be eligible for EU financing provided that they are in accordance with the provisions set out in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and that they are submitted during the operational implementation phase.

12.3. The Beneficiary shall apply its national foreign exchange regulations in a nondiscriminatory manner to all disbursements of the budget support component.

Article 13 - Transparency of budget support

The Beneficiary hereby agrees to the publication by the Commission, of this Financing Agreement and any amendment thereof, including by electronic means, and of such basic information on the budget support which the Commission deems appropriate. Such publication shall not contain any data in violation of the EU laws applicable to the protection of personal data.

Article 14 - Recovery of budget support

All or part of the budget support disbursements may be recovered by the Commission, with due respect to the principle of proportionality, if the Commission establishes that payment has been vitiated by a serious irregularity attributable to the Beneficiary, in particular if the Beneficiary provided unreliable or incorrect information, or if corruption or fraud was involved.

Part Three: Provisions Applicable to This Action as a Whole,

 Irrespective of the Management Mode

Article 15 - Execution period and contracting deadline in direct management

15.1 The execution period of this Financing Agreement shall comprise two phases:

- an operational implementation phase, in which the principal operational activities of the action are carried out. This phase shall start on the entry into force of this Financing Agreement and end with the opening of the closure phase;

- a closure phase, during which final audits and evaluation are carried out and contracts and programme estimates for the implementation of this Financing Agreement are technically and financially closed. The duration of this phase is stipulated in Article 2.3 of the Special Conditions. It starts after the end of the operational implementation phase. Only expenditure necessary for the closure shall be eligible.

These periods shall be reflected in the agreements to be concluded by the Beneficiary and by the Commission in the implementation of this Financing Agreement, in particular in delegation agreements and procurement and grant contracts.

15.2 Costs related to the principal operational activities shall be eligible for EU financing only if they have been incurred during the operational implementation phase; the costs incurred by the Beneficiary before the entry into force of this Financing Agreement shall not be eligible for EU financing unless provided otherwise in Article 6 of the Special Conditions. Costs related to final audits and evaluation, and to closure activities shall be eligible until the end of the closure phase.

15.3 Any balance remaining from the EU contribution will be automatically decommitted no later than six months after the end of the execution period.

15.4 In exceptional and duly substantiated cases, a request may be made for the extension of the operational implementation phase and correlatively of the execution period. If the extension is requested by the Beneficiary, the request must be made at least three months before the end of the operational implementation phase and approved by the Commission before that end. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.5 In exceptional and duly substantiated cases, and after the end of the operational implementation phase, a request may be made for the extension of the closure phase and correlatively of the execution period. If the extension is requested by the Beneficiary, the request must be made at least three months before the end of the closure phase and approved by the Commission before that end. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.6 Article 2 of these General Conditions shall apply to activities implemented by the Commission as contracting authority (direct management) with the exception of the second and third subparagraph of Article 2.1.

Article 16 - Verifications and checks by the Commission, the European Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

16.1 The Beneficiary shall assist and support the verifications and checks carried out by the Commission, OLAF and the European Court of Auditors at their request.

The Beneficiary agrees to the Commission, OLAF and the European Court of Auditors conducting documentary and on-the-spot controls on the use made of EU financing under the activities under this Financing Agreement and carrying out a full audit, if necessary, on the basis of supporting documents of accounts and accounting documents and any other documents relating to the financing of the activities, throughout the duration of this Financing Agreement and for five years from the end of the execution period.

16.2 The Beneficiary also agrees that OLAF may carry out on-the-spot checks and verifications in accordance with the procedures laid down by EU law for the protection of the EU′s financial interests against fraud and other irregularities.

To that end, pursuant to Regulation (EC, Euratom) No 2185/96 and to Regulation (EC, Euratom) No 883/2013, the Beneficiary shall grant officials of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors and their authorized agents access to sites and premises at which operations financed under this Financing Agreement are carried out, including their computer systems, and to any documents and computerized data concerning the technical and financial management of those operations, and to take every appropriate measure to facilitate their work. Access by authorized agents of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors shall be granted on conditions of strict confidentiality with regard to third parties, without prejudice to public law obligations to which they are subject. Documents must be accessible and filed in a manner permitting easy inspection, the Beneficiary being bound to inform the Commission, OLAF or the European Court of Auditors of the exact location at which they are kept.

16.3 The checks and audits described above shall also apply to contractors and grant beneficiaries, and subcontractors who have received EU financing.

16.4 The Beneficiary shall be notified of on the spot missions by agents appointed by the Commission, OLAF or the European Court of Auditors.

Article 17 - Tasks of the Beneficiary in fighting irregularities, fraud and corruption

17.1 The Beneficiary shall immediately inform the Commission of any element brought to its attention which arouses suspicions of irregularities, fraud or corruption and of any measure taken or planned to deal with them.

17.2 The Beneficiary shall ensure and check regularly that the actions financed from the budget are effectively carried out and implemented correctly. It shall take appropriate measures to prevent, detect and correct irregularities and fraud and where necessary, bring prosecutions and recover funds unduly paid.

“Irregularity” shall mean any infringement of this Financing Agreement, implementing contracts and programme estimates or of EU law resulting from an act or omission by anyone who has, or would have, the effect of prejudicing the funds of the EU, either by reducing or losing revenue owed to the EU, or by an unjustified item of expenditure.

“Fraud” shall mean any intentional act or omission concerning:

- the use or presentation of false, incorrect or incomplete, statements or documents which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or the EDF;

- non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect;

- the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

17.3 The Beneficiary undertakes to take every appropriate measure to prevent, detect and punish any practices of active or passive corruption during the implementation of the Financing Agreement.

“Passive corruption” shall mean the deliberate action of an official, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or for a third party, or accepts a promise of such an advantage, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

“Active corruption” shall mean the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official, for himself or for a third party, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

17.4 The Beneficiary shall immediately inform the Commission (contacts pursuant to the third subparagraph of the Article 1.8 of the General Conditions) of the name of the entity that has been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organization, money laundering or any other illegal activity detrimental to the EU′s financial interests.

17.5 If the Beneficiary does not take appropriate measures to prevent fraud, irregularities and corruption, the Commission may adopt precautionary measures including the suspension of this Financing Agreement.

Article 18 - Suspension of payments

18.1 Without prejudice to the suspension or termination of this Financing Agreement according to Articles 26 and 27, respectively, the Commission may suspend payments partially or fully, if:

a) the Commission has established that or has serious concerns, on the basis of information it received, and needs to verify, whether the Beneficiary has committed substantial errors, irregularities or fraud in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action, or the Beneficiary has failed to comply with its obligations under this Financing Agreement, including obligations regarding the implementation of the Communications and Visibility plan;

b) the Commission has established that or has serious concerns, on the basis of information it received, and needs to verify, whether the Beneficiary has committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations under this or other Financing Agreements, provided that those errors, irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on the implementation on this Financing Agreement or call into question the reliability of the Beneficiary′s internal control system or the legality and regularity of the underlying expenditure;

c) the Commission suspects that the Beneficiary committed substantial errors, irregularities, fraud or breach of obligations in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action and needs to verify whether they have occurred.

d) it is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the EU.

18.2 The Commission shall immediately inform the Beneficiary about the suspension of payments and of the reasons for this suspension.

18.3 The suspension of payments shall have the effect of suspending payment time-limits for any payment request pending.

18.4 In order to resume payments the Beneficiary shall endeavor to remedy the situation leading to the suspension as soon as possible and shall inform the Commission of any progress made in this respect. The Commission shall, as soon as it considers that the conditions for resuming payments have been met, inform the Beneficiary thereof.

Article 19 - Allocation of funds recovered by the Commission to the action

Where the action is financed under the EDF, amounts unduly paid and recovered by the Commission, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed on candidates, tenderers, applicants, contractors or grant beneficiaries, as well as damages awarded to the Commission shall be allocated to this action.

Article 20 - Right of establishment and residence

20.1 Where justified by the nature of the procurement or grant contract, the Beneficiary shall entitle natural and legal persons participating in invitations to tender for works, supply or service contracts or calls for proposals and entities expected to be entrusted with budget- implementation tasks identified in Annex I with a provisional right of establishment and residence in the Beneficiary′s territory (ies). This right shall remain valid for one month after the contract is awarded.

20.2 The Beneficiary shall also entitle procurement contractors and grant beneficiaries, entities entrusted with budget-implementation tasks identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions), natural persons whose services are required for the performance of this action and members of their families with similar rights during the implementation of the action.

Article 21 - Tax and customs provisions

21.1 The Beneficiary shall apply to procurement contracts and grants financed by the EU the most favored tax and customs arrangements applied to States or international development organizations with which it has relations.

Where the Beneficiary is an ACP State, account shall not be taken of arrangements applied by it to the other ACP States or to other developing countries for the purpose of determining the most-favored-State treatment.

21.2 Where a Framework Agreement is applicable, which includes more detailed provisions on this subject, these provisions shall apply as well.

Article 22 - Confidentiality

22.1 The Beneficiary agrees that its documents and data held by an entity with which the Beneficiary is in a contractual relationship regarding them may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of implementing this or another Financing Agreement. The Commission shall respect all confidentiality arrangements agreed between the Beneficiary and that entity.

22.2 Without prejudice to Article 16 of these General Conditions, the Beneficiary and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of this Financing Agreement that is classified as confidential.

22.3 The Parties shall obtain each other′s prior written consent before publicly disclosing such information.

22.4 The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.

Article 23 - Use of studies

The contract related to any study financed under this Financing Agreement shall include the right for the Beneficiary and for the Commission to use the study, to publish it and to disclose it to third parties.

Article 24 - Consultation between the Beneficiary and the Commission

24.1 The Beneficiary and the Commission shall consult each other before taking any dispute relating to the implementation or interpretation of this Financing Agreement further pursuant to Article 29 of these General Conditions.

24.2 Where the Commission becomes aware of problems in carrying out procedures relating to management of this Financing Agreement, it shall establish all necessary contacts with the Beneficiary to remedy the situation and take any steps that are necessary.

24.3 The consultation may lead to the amendment, suspension or termination of this Financing Agreement.

24.4 The Commission shall regularly inform the Beneficiary of the implementation of activities described in Annex I which do not fall under Part One of these General Conditions.

Article 25 - Amendment of this Financing Agreement

25.1 Any amendment of this Financing Agreement shall be made in writing, including an exchange of letters.

25.2 If the request for an amendment comes from the Beneficiary, the latter shall submit that request to the Commission at least three months before the amendment is intended to enter into force, except in cases which are duly substantiated by the Beneficiary and accepted by the Commission. In the exceptional cases of an adjustment of the objectives of the action and/or an increase in the EU contribution, such request shall be submitted at least six months before the amendment is intended to enter into force.

25.3 If the adjustment both does not significantly affect the objectives of the activity implemented pursuant to Part One of these General Conditions, and if it concerns matters of detail which do not affect the technical solution adopted, and if it does not include the reallocation of funds, or if it concerns reallocations of funds within the limit of the contingency reserve, the Beneficiary shall inform the Commission of the adjustment and its justification in writing as soon as possible and may apply that adjustment.

25.4 The use of contingency reserve provided for an action shall be subject to the Commission′s prior written approval.

25.5 Where the Commission considers that the Beneficiary ceases to perform satisfactorily the tasks entrusted pursuant to Article 1.1 of these General Conditions and without prejudice to Articles

26 and 27 of these General Conditions, the Commission may decide to retake the tasks entrusted from the Beneficiary in order to continue the implementation of the activities on behalf of the Beneficiary after informing the latter in writing.

Article 26 - Suspension of this Financing Agreement

26.1 The Financing Agreement may be suspended in the following cases:

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Beneficiary breaches an obligation under this Financing Agreement.

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Beneficiary breaches any obligation set under the procedures and standard documents referred to in Article 1.3 and 5.3 of these General Conditions.

- The Commission may suspend this Financing Agreement if the Beneficiary breaches an obligation relating to respect for human rights, democratic principles and the rule of law and in serious cases of corruption.

- This Financing Agreement may be suspended in cases of force majeure, as defined below. “Force majeure” shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the parties′ control which prevents either of them from fulfilling any of their obligations, not attributable to error or negligence on their part (or the part of their contractors, agents or employees) and proves insurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment or material or delays in making them available, labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure. A party shall not be held in breach of its obligations if it is prevented from fulfilling them by a case of force majeure of which the other party is duly informed. A party faced with force majeure shall inform the other party without delay, stating the nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and take any measure to minimize possible damage.

- Neither of the Parties shall be held liable for breach of its obligations under this Financing Agreement if it is prevented from fulfilling them by force majeure, provided it takes measures to minimize any possible damage.

26.2 The Commission may suspend this Financing Agreement without prior notice.

26.3 The Commission may take any appropriate precautionary measure before suspension takes place.

26.4 When the suspension is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts, delegation agreements and programme estimates and for such contracts, delegation agreements and programme estimates to be signed shall be indicated.

26.5 A suspension of this Financing Agreement is without prejudice to the suspension of payments and termination of this Financing Agreement by the Commission in accordance with Article 18 and 27 of the General Conditions.

26.6 The parties shall resume the implementation of the Financing Agreement once the conditions allow with the prior written approval of the Commission. This is without prejudice to any amendments of this Financing Agreement which may be necessary to adapt the action to the new implementing conditions, including, if possible, the extension of the implementation period, or the termination of this Financing Agreement in accordance with Article 27.

Article 27 - Termination of this Financing Agreement

27.1. If the issues which led to the suspension of this Financing Agreement have not been resolved within a maximum period of 180 days, either party may terminate this Financing Agreement at 30 days′ notice.

27.2. This Financing Agreement shall be automatically terminated, if within the period of three years of its signature:

a) it has not given rise to any payment;

b) no implementing contract or delegation agreement has been signed;

c) and where this action is financed under the EDF, no programme estimate has been signed;

27.3 When the termination is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts, delegation agreements and programme estimates and for such contracts, delegation agreements and programme estimates to be signed shall be indicated.

Article 28 - Dispute settlement arrangements

28.1 Any dispute concerning this Financing Agreement which cannot be settled within a six-month period by the consultations between the parties provided for in Article 24 of these General Conditions may be settled by arbitration at one of the parties′ request.

Where the Beneficiary is an ACP State or an ACP regional body or organization and this action is financed under the EDF, the dispute shall be submitted, prior to arbitration and after the consultations provided for in Article 24 of these General Conditions, to the ACP-EC Council of Ministers, or, between its meetings, to the ACP-EC Committee of Ambassadors, pursuant to Article 98 of the ACP-EC Partnership Agreement. If the Council or Committee does not succeed in settling the dispute, either party may request settlement of the dispute by arbitration in accordance with Articles 28.2, 28.3 and 28.4.

28.2 Each party shall designate an arbitrator within 30 days of the request for arbitration. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration (The Hague) to designate a second arbitrator. The two arbitrators shall in their turn designate a third arbitrator within 30 days. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration to designate the third arbitrator.

28.3 Unless the arbitrators decide otherwise, the procedure laid down in the Permanent Court of Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organizations and States shall apply. The arbitrators′ decisions shall be taken by a majority within a period of three months.

28.4 Each party shall be bound to take the measures necessary for the application of the arbitrators′ decision.