Acord de finanţare din 26.09.2016 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană privind Programul de suport pentru reforma administraţiei publice în Republica Moldova

ACORD BILATERAL

ACORD DE FINANŢARE

dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană

privind Programul de suport pentru reforma administraţiei

publice în Republica Moldova

Chişinău la 26 septembrie 201

 (în vigoare 04.10.2016) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 9-18 art. 39 din 13.01.2017

* * *

Notă: Ordinul MAE şi IE nr.1467-T-10 din 26.12.2016

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului de finanţare

CONDIŢII SPECIALE

Comisia Europeană, denumită în continuare “Comisia”, acţionând în numele Uniunii Europene, denumită în continuare “UE”,

pe de o parte, şi

Guvernul Republicii Moldova, denumită în continuare “Ţară Partener”,

pe de altă parte,

convin după cum urmează:

Articolul 1 – Tipul acţiunii

1.1. UE este de acord să finanţeze şi Ţara Partener este de acord să accepte finanţarea următoarelor acţiuni:

Suport pentru reforma administraţiei publice (RAP)

CRIS numărul deciziei: ENI/2015/038-933

Această acţiune este finanţată din bugetul UE în următorul act de bază: Instrumentul european de vecinătate.

1.2. Costul total estimat al acţiunii este de 15 000 000 EUR şi valoarea maximă a contribuţiei UE la aceste acţiuni este stabilită la 15 000 000 EUR.

1.3. Ţara Partener nu cofinanţează acţiunile.

Articolul 2 – Termenul de executare

2.1. Perioada de execuţie a prezentului acord de finanţare, astfel cum este definită la articolul 15 din anexa II (Condiţii Generale) începe la data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare şi se încheie la 72 luni după această dată.

2.2. Durata fazei de punere în aplicare operaţională este stabilită la 48 luni.

2.3. Durata etapei de închidere este stabilită la 24 luni.

Articolul 3 – Destinatarii

Toate comunicările privind punerea în aplicare a acestui acord de finanţare se încheie în scris, se referă explicit la prezenta acţiune, astfel cum a fost identificată la articolul 1.1 din prezentele condiţii speciale şi se trimit la următoarele adrese:

a) Pentru Comisie

Dl Pirkka TAPIOLA

Şeful delegaţiei UE în Republica Moldova

12, Kogălniceanu Street

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

b) pentru Ţara Partener

Dl Pavel FILIP

Prim-ministrul Republicii Moldova

1, Piaţa Marii Adunări Naţionale

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

Articolul 4 – punctul de contact OLAF

Punctul de contact al Ţării Partener care are competenţele corespunzătoare de a coopera în mod direct cu Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul de a facilita activităţile operaţionale ale OLAF sunt:

Dl Serafim Urechean

Preşedinte

Curtea de Conturi a Republicii Moldova

Adresă: Bd. Ştefan cel Mare 69, Chişinău, Moldova 2001

Tel: + 373 22 233-776

E-mail: s_urechean@ccrm.md

Articolul 5 – Anexe

5.1. Prezentul acord de finanţare se compune din:

(a) aceste condiţii speciale;

(b) Anexa I: Dispoziţiile tehnice şi administrative, precizând obiectivele, rezultatele preconizate, precum şi activităţile, descrierea sarcinilor de execuţie bugetară încredinţate şi bugetului acestei acţiuni;

(c) Anexa II: Condiţii generale;

(d) Anexa III: Model de raportare - care nu se aplică şi care nu este inclus în prezentul acord de finanţare;

(e) Anexa IV: Model de Declaraţie de management - care nu este inclus în prezentul acord de finanţare.

5.2. În cazul unui conflict între, pe de o parte, de dispoziţiile din anexe, iar, pe de altă parte, dispoziţiile acestor condiţii speciale, acestea din urmă prevalează. În cazul unui conflict între, pe de o parte, dispoziţiile anexei I (dispoziţii tehnice şi administrative) şi, pe de altă parte, dispoziţiile din anexa II (Condiţii Generale), acesta din urmă prevalează.

Articolul 6 – Intrarea în vigoare

Prezentul acord de finanţare intră în vigoare la data la care Comisia primeşte o notificare din partea Ţării Partener, care confirmă îndeplinirea procedurilor interne ale Ţării Partener necesare pentru intrarea sa în vigoare. Comisia va informa Ţara Partener cu privire la data primirii prezentei notificări. Prezentul acord de finanţare intră în vigoare după o astfel de notificare nu sunt primite de către Comisie până la 31 decembrie 2016.

Întocmit în două exemplare originale, un exemplar fiind transmis Comisiei şi unul Ţării Partener.

Anexa I:

Prevederi tehnice şi administrative

1. DESCRIEREA ACŢIUNII

1.1 Obiective/rezultate

Obiectivul general al acestei acţiuni este de a consolida capacitatea instituţională şi a resurselor umane ale administraţiei publice centrale şi locale să elaboreze şi să pună în aplicare politici bazate cuprinzătoare şi dovezi şi pentru a asigura furnizarea eficientă şi eficace a serviciilor publice de înaltă calitate, în conformitate cu principiile europene Administraţiei publice.

Obiectivele specifice sunt: (1) pentru a contribui la procesul orizontal de reformă a administraţiei publice în Moldova, în vederea sporirii eficienţei, eficacităţii şi responsabilităţii, prin îmbunătăţirea cadrului strategic, instituţional şi a capacităţilor administrative şi (2) pentru a consolida capacitatea administrativă a administraţiei moldoveneşti pentru a îndeplini cerinţele Agenda de Asociere, inclusiv prin punerea în aplicare a politicilor publice şi monitorizarea rezultatelor acestora, livrarea serviciilor publice, precum şi colectarea datelor statistice şi a sistemelor de prelucrare pentru o mai bună evaluare de impact economică şi socială a politicilor publice de către factorii de decizie şi cetăţeni.

Rezultate/Produse

Componenta 1: Procesul orizontal de reformă a administraţiei publice

1.1 Cadrul strategic al reformei administraţiei publice este cuprinzător, armonizat cu documentele de planificare centrale şi prevede planuri de implementare şi monitorizare a reformelor;

1.2 Organizarea instituţională, proceduri şi capacităţi de dezvoltare şi coordonare a politicilor incluzive şi bazate pe date concrete şi armonizarea legislativă sunt clarificate şi îmbunătăţite;

1.3 Profesionalismul şi transparenţa sistemului de management al resurselor umane sunt consolidate şi monitorizate în mod eficient ceea ce conduce la o capacitate profesională şi motivaţie a personalului crescută şi îmbunătăţită;

1.4 Mecanismul de implementare a reformelor privind furnizarea serviciilor publice în administraţie este consolidat şi serviciile prioritare selectate sunt reproiectate şi implementate la nivel de ţară.

Componenta 2: Dezvoltarea capacităţii administrative pentru Agenda de asociere

2.1 Datele prezentate de Biroul Naţional de Statistică (BNS) sunt utilizate de către factorii de decizie pentru politicile economice şi sociale de evaluare a impactului, precum şi pentru monitorizarea politicilor publice, inclusiv producerea sistematică de date de gen şi vârstă ori de câte ori este cazul.

1.2 Activităţi principale

Principalele activităţi care urmează să fie efectuate în cadrul componentei 1 includ:

Rezultatul 1.1

• Asistenţă Guvernului Republicii Moldova pentru armonizarea cadrului legislativ privind RAP pentru documentele de planificare centrale, precum şi elaborarea unor planuri de acţiuni bugetate şi gata să fie implementate;

• Asistenţă Guvernului Republicii Moldova în revizuirea structurii, regulilor şi procedurilor de reglementare a componenţei, a mandatelor, responsabilităţilor şi funcţionarea organismelor publice în administraţie;

• Asistenţă Guvernului Republicii Moldova de a dezvolta un sistem de monitorizare şi de raportare armonizat al RAP;

• Asistenţă în stabilirea şi funcţionarea Grupului de lucru al PAR şi continuitatea funcţionării Comitetului Naţional pentru RAP;

• Asistenţă pentru părţile interesate de bază (Cancelaria de Stat, Ministerul Finanţelor şi Parlamentul) pentru îmbunătăţirea transparenţei şi responsabilităţii administraţiei publice, în special faţă de Parlament şi organizaţiile societăţii civile.

Rezultatul 1.2

• Îmbunătăţirea mecanismelor de informare privind dezvoltarea politicilor;

• Asistenţă Guvernului în revizuirea şi punerea în aplicare a Regulamentului de procedură, care trebuie să permită un proces mai eficient, fiabil şi transparent de elaborare a politicilor în administraţia publică;

• Asistenţă pentru MAEIE (în aliniere cu Cancelaria de Stat şi Ministerul Finanţelor), pentru a clarifica şi de a delimita rolurile şi responsabilităţile în ceea ce priveşte armonizarea legislaţiei şi de a consolida funcţia de planificare a Agendei de asociere, prin includerea costurilor reformelor;

• Asistenţă pentru Cancelaria de Stat şi Ministerul Finanţelor pentru îndeplinirea funcţiilor de elaborare a politicilor în calitate de Centru al Guvernului;

• Asistenţă Guvernului Republicii Moldova pentru implementarea unui sistem unitar de evaluare a impactului economic şi social ex-ante a politicilor publice pentru un proces îmbunătăţit de elaborare de politici bazate pe dovezi;

• Activităţi de consolidare a capacităţilor pentru consolidarea mecanismelor de monitorizare şi de punere în aplicare a Acordului de asociere.

Rezultatul 1.3

• Revizuirea cadrului legal pentru serviciul public pentru a acoperi toate instituţiile care exercită sarcinile tipice ale administraţiei guvernamentale şi de a consolida o abordare bazată pe merit, de recrutare, evaluare, promovare şi concediere;

• Revizuirea sistemului de salarizare, la toate nivelurile, pentru a reduce discreţia conducerii pentru stabilirea bonusurilor şi promovărilor;

• Extinderea domeniului de aplicare a sistemului de management al resurselor umane şi conectarea acestuia cu sistemul de salarizare;

• Revizuirea sistemului de instruire pentru angajaţii publici pentru a creşte gradul de acoperire, eficienţă, adecvată nevoilor profilurilor principale ale angajaţilor, luând în considerare integrarea aspectelor transversale (gen, bazate pe drepturi, etică şi integritate), precum şi activităţile de consolidare a capacităţilor angajaţilor administraţiei publice;

• Asistenta pentru crearea unui sistem de monitorizare a capacităţilor profesionale şi a motivaţiei, în scopul de a propune mecanisme de îmbunătăţire a nivelului de satisfacţie la locul de muncă pentru angajaţii publici.

Rezultatul 1.4

• Reingineria serviciilor publice selectate din întreaga ţară (lista indicativă, subiect al modificării de comun acord între UE şi Guvernul Republicii Moldova):

(i) Deschiderea şi închiderea unei companii

(ii) Achiziţii publice - achiziţii publice electronice E-Achiziţii

(iii) Cererea de beneficii sociale (Serviciul de asigurări sociale)

(iv) Admiterea la instituţiile de învăţământ superior

(v) Înregistrarea terenurilor

• Digitalizarea serviciilor publice selectate se desfăşoară ca parte a reingineriei pentru a permite punerea în aplicare eficientă şi eficace.

Principalele activităţi care urmează să fie efectuate în cadrul componentei 2 includ:

Rezultatul 2.1

• Asistenţă Biroului Naţional de Statistică, în calitate de coordonator al sistemului statistic naţional, pentru consolidarea capacităţii sale de a accesa şi utiliza registrele administrative ale instituţiilor din Moldova, în scopuri statistice;

• Asistenţă pentru metodele de colectare a datelor, prin adoptarea de noi tehnologii şi proceduri îmbunătăţite;

• Asistenţă la sistemul informatic de prelucrare a datelor şi de publicare, în special prin sprijin pentru software-ul actualizat (şi / sau de dezvoltat), precum şi publicarea web a statisticilor;

• Asistenţă pentru definirea şi punerea în aplicare a sistemelor de modelare pentru a colecta date şi de a produce valori de referinţă cu privire la volumul de serviciilor livrate, costuri, opţiuni de alegere şi ratele de satisfacţie, în scopul de a monitoriza şi a evalua progresul în mod continuu.

1.3 Logica de intervenţie

Această acţiune vizează consolidarea Sistemului Administraţiei Publice din Moldova, la toate nivelurile, a eficienţei crescute, în special prin punerea în aplicare operaţională a principiilor de elaborare a politicilor într-un mod transparent, bazate pe date concrete, susţinute de îmbunătăţirea capacităţilor instituţionale şi umane.

2 IMPLEMENTAREA

2.1 Modalităţi de implementare

2.1.1 Activităţi în cadrul componentei 1

2.1.2 Activităţi în cadrul componentei 2

2.2 Domeniul de eligibilitate geografică pentru achiziţii publice şi granturi

Eligibilitatea geografică în ceea ce priveşte locul de stabilire pentru participarea la procedurile de achiziţii publice şi de acordare de granturi şi în ceea ce priveşte originea bunurilor achiziţionate astfel cum sunt stabilite în actul de bază se stabileşte în documentele contractuale relevante.

Ordonatorul de credite al Comisiei poate extinde eligibilitatea geografică, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE) nr 236/2014, pe baza de urgenţă sau de lipsa produselor şi a serviciilor pe pieţele din ţările în cauză, sau în alte cazuri justificate în mod corespunzător în cazul în care normele de eligibilitate ar face realizarea acestei acţiuni imposibilă sau extrem de dificilă.

2.3 Bugetul orientativ

2.4 Configurarea organizaţională şi responsabilităţi

O abordarea în mai multe părţi interesate va fi urmată într-un singur proiect Comitetul de Coordonare, care va asigura complementaritatea şi sinergiile dintre toate acţiunile care acoperă componenta 1. Principalii omologi ai activităţilor din cadrul componentei 1 va fi următoarea (lista este orientativă): Cancelaria de Stat; Reprezentanţi ai autorităţilor locale şi regionale; Academia de Administrare Publică; Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene; Ministerul Finanţelor; Ministerul Economiei.

Activităţile în cadrul componentei 2 vor avea următoarele părţi interesate în cazul proiectului Comitetul de Coordonare: Cancelaria de Stat; Biroul Naţional de Statistică; Ministerul Dezvoltării Regionale şi Construcţiilor.

2.5 Monitorizarea şi raportarea performanţei

La nivelul superior, monitorizarea strategică generală a punerii în aplicare a acestui program de implementare, va fi efectuată de către Comitetul Naţional RAP. Coordonarea generală a donatorilor va fi asigurată de către Coordonatorul Naţional.

În calitate de autoritate contractantă, Delegaţia Uniunii Europene în Republica Moldova va executa regulat sarcini de monitorizare conform planului său de monitorizare, folosind proceduri şi instrumente standard.

De zi cu zi, monitorizarea tehnică şi financiară a punerii în aplicare a acestei acţiuni va fi un proces continuu şi o parte a responsabilităţilor partenerului de implementare. În acest scop, partenerul de implementare trebuie să instituie un sistem permanent intern, de monitorizare tehnică şi financiară pentru acţiune şi să elaboreze rapoarte periodice de progres (nu mai puţin decît anual) şi rapoarte finale. Fiecare raport trebuie să prezinte un raport precis de implementare a acţiunii, dificultăţile întâmpinate, modificările introduse, precum şi gradul de realizare a rezultatelor sale (ieşiri şi rezultate directe) măsurate prin indicatori corespunzători, utilizând ca referinţă matricea. Raportul trebuie să fie dispus în aşa fel încât să permită monitorizarea mijloacelor avute în vedere şi angajate, şi detaliile bugetului acţiunii. Raportul final, narativ şi financiar, va acoperi întreaga perioadă a implementării acţiunii.

Comisia poate efectua vizite suplimentare de monitorizare a proiectului, atât prin intermediul personalului propriu şi prin consultanţi independenţi, recrutaţi direct de către Comisie pentru analizele independente de monitorizare (sau recrutaţi de către agentul responsabil contractat de Comisie pentru punerea în aplicare a acestor reexaminări).

2.6 Evaluare

Având în vedere natura acţiunii, o revizuire intermediară se va efectua, precum şi o evaluare finală pentru această acţiune şi a componentelor sale, prin intermediul consultanţilor independenţi contractaţi de către Comisie.

Acesta va fi realizat în scopuri de responsabilitate şi de învăţare la diferite niveluri (inclusiv pentru revizuirea politicilor), luând în considerare, în special, faptul că reforma administraţiei publice este o zonă centrală a cooperării UE-Republica Moldova.

Comisia trebuie să informeze partenerii de punere în aplicare cu cel puţin două luni înainte de datele prevăzute pentru misiunile de evaluare. Partenerii de implementare trebuie să colaboreze în mod eficient cu experţii de evaluare şi, printre altele, să le furnizeze toate informaţiile necesare şi documentare, precum şi accesul la spaţiile şi activităţile proiectului.

Rapoartele de evaluare vor fi partajate cu ţara parteneră şi alte părţi interesate. Partenerul de implementare şi Comisia trebuie să analizeze concluziile şi recomandările evaluărilor şi, acolo unde este cazul, în acord cu ţara parteneră, în comun decide cu privire la acţiunile care urmează să fie luate şi toate ajustările necesare, inclusiv, dacă este indicat, reorientarea proiectului.

Cu titlu informativ, două contracte pentru servicii de evaluare se încheie în baza unui contract-cadru, în primul trimestru 2018, iar evaluarea finală urmează să fie licitată în primul trimestru 2020. Contractele vor fi finanţate în cadrul bugetului acţiunii curente.

2.7 Auditul

Fără a aduce atingere obligaţiilor aplicabile contractelor încheiate pentru implementarea acestei acţiuni, Comisia poate, pe baza unei evaluări a riscurilor, contracta, misiuni de audit sau de verificare a cheltuielilor independente pentru una sau mai multe contracte sau acorduri.

Cu titlu informativ, două contracte pentru servicii de audit se încheie în baza unui contract-cadru, în primul trimestru, cu titlu indicativ 2019 şi în primul trimestru 2020.

2.8 Comunicare şi vizibilitate

Comunicarea şi vizibilitatea UE este o obligaţie legală pentru toate acţiunile externe finanţate de UE.

Această acţiune trebuie să conţină măsuri de comunicare şi vizibilitate care se bazează pe un anumit Plan de comunicare şi vizibilitate a acţiunii, care urmează să fie elaborat la începutul implementării şi să fie sprijinit cu bugetul indicat în secţiunea 5.5 de mai sus.

În ceea ce priveşte obligaţiile legale de comunicare şi de vizibilitate, măsurile trebuie puse în aplicare de către Comisie, ţara parteneră, antreprenorii, beneficiarii de grant şi / sau entităţi care îi sunt încredinţate. Obligaţiile contractuale corespunzătoare trebuie incluse în, respectiv, acordul de finanţare, contracte de achiziţii publice şi a contractelor de grant şi acordurile de delegare.

Acţiunile individuale trebuie să conţină măsuri de comunicare şi vizibilitate care trebuie să fie bazate pe un anumit Plan de comunicare şi vizibilitate, care urmează să fie elaborat la începutul implementării contractelor.

Manualul de comunicare şi vizibilitate pentru Uniunea Europeană Acţiune Externă trebuie să fie folosit pentru a stabili Planul de comunicare şi vizibilitate a acţiunii şi a obligaţiilor contractuale corespunzătoare. Activităţile de comunicare şi vizibilitate vor fi efectuate în conformitate cu Manualul de comunicare şi vizibilitate.

ANEXA II - CONDIŢII GENERALE

Partea întâi:

Prevederi aplicabile activităţilor pentru care

Beneficiarul este Autoritatea Contractantă

Articolul 1 - Principii generale

1.1 Scopul părţii întâi este acela de a defini sarcinile de execuţie a bugetului încredinţate Beneficiarului în gestiunea indirectă, aşa cum s-a descris în anexa I (dispoziţiile tehnice şi administrative), precum şi pentru a defini drepturile şi obligaţiile beneficiarului şi ale Comisiei în îndeplinirea acestor sarcini.

Partea întâi se aplică sarcinilor de execuţie a bugetului legate de contribuţia UE în mod individual sau în combinaţie cu fondurile beneficiarului sau ale unei terţe părţi în cazul în care aceste fonduri sunt puse în aplicare în cofinanţare comună, adică în cazul în care acestea sunt reunite. Aceste sarcini cuprind punerea în aplicare de către beneficiar în calitate de autoritate contractantă a procedurilor de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor, precum şi atribuirea, semnarea şi punerea în aplicare rezultate contractele de achiziţii şi subvenţii.

Ca regulă, Comisia efectuează plăţi aferente către contractanţi şi beneficiari de grant. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să efectueze anumite plăţi, inclusiv pentru personalul propriu, pe baza unei estimări de program, astfel cum sunt definite la articolul 5 din prezentele Condiţii Generale.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP, iar acţiunea este finanţată de FED în conformitate cu articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, sarcinile încredinţate sunt cele enumerate la literele (c) (k) al şaselea paragraf din articolul 35 alineatul (1) şi la articolul 35 alineatul (2) din anexa IV la Acordul de parteneriat ACP-CE.

În cazul în care Beneficiarul este o TTPM, iar acţiunea este finanţată de FED în conformitate cu articolul 1.1 din Condiţiile Speciale, exercitarea sarcinilor care îi sunt încredinţate trebuie să respecte şi condiţiile prevăzute la articolul 86 alineatul (3) din Decizia cu 2013/755 / UE din 25 noiembrie 2013 privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări cu Uniunea Europeană (peste mări Decizia de asociere).

1.2 Beneficiarul rămâne responsabil pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul acord de finanţare, chiar dacă aceasta desemnează alte entităţi identificate în anexa I (dispoziţiile tehnice şi administrative) pentru a îndeplini anumite sarcini de execuţie a bugetului, în contextul punerii în aplicare a unui program estimarea se face cu referire la articolul 5 din prezentele Condiţii generale. Comisia, în special, îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi de a suspenda şi / sau pune capăt prezentului acord de finanţare pe baza actelor, omisiuni şi / sau situaţii ale oricărei entităţi desemnate.

1.3 Sarcinile identificate la articolul 1.1 din prezentele Condiţii Generale se efectuează de către beneficiar, în conformitate cu procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de Comisie pentru atribuirea contractelor de achiziţie şi de grant, în vigoare la momentul lansării a procedurii în cauză.

1.4 Beneficiarul trebuie să instituie şi să asigure funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient. Beneficiarul trebuie să respecte principiile bunei gestiuni financiare, transparenţei şi nediscriminării şi să evite situaţiile de conflict de interese.

Un conflict de interese există în cazul în care exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane responsabile este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu un ofertant sau de solicitant, sau contractant sau de subvenţii beneficiar.

Sistemul de control intern este un proces menit să ofere o asigurare rezonabilă că operaţiunile sunt eficace, eficiente şi economice, că raportarea este de încredere, că activele şi informaţiile sunt protejate, că fraudele şi neregulile sunt prevenite, detectate şi corectate, şi că riscurile legate legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare sunt gestionate în mod adecvat, ţinând seama de caracterul multianual al activităţilor, precum şi natura plăţilor în cauză.

În special, în cazul în care Beneficiarul efectuează plăţi în conformitate cu un program de estimare, funcţiile de autorizare şi de contabilitate sunt separate şi incompatibile între ele, iar Beneficiarul trebuie să opereze un sistem de contabilitate care furnizează informaţii exacte, complete, fiabile şi în timp util. Beneficiarul trebuie, de asemenea, să protejeze în mod rezonabil datele care permit identificarea unei persoane fizice (date personale).

1.5 În cazul în care a făcut parte din prezentul acord de finanţare în temeiul articolului 5 din Condiţiile Speciale, raportul privind punerea în aplicare a sarcinilor încredinţate Beneficiarului trebuie să respecte modelul prevăzut în anexa III. Cu toate acestea, în cazul în care se utilizează estimările de program în conformitate cu articolul 5 din prezentele Condiţii Generale, raportul trebuie să respecte cerinţele stipulate în documentele standard prevăzute la articolul 5.3 din prezentele Condiţii Generale. În cazul în care a făcut parte din prezentul acord de finanţare în temeiul articolului 5 din Condiţiile Speciale, declaraţia de gestionare trebuie să respecte modelul prevăzut în anexa IV.

1.6 O opinie independentă de audit extern privind declaraţia de gestionare, efectuate în conformitate cu standardele de audit acceptate pe plan internaţional, nu trebuie să fie furnizate în acest caz, deoarece Comisia efectuează auditurile pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiilor făcute în declaraţia de gestiune şi legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente efectuate.

1.7 Beneficiarul efectuează procedurile de achiziţii şi de atribuire a subvenţiilor şi să încheie contractele care rezultă în limba prezentului acord de finanţare.

1.8 Beneficiarul trebuie să informeze Comisia atunci când un candidat, ofertant sau solicitant este într-o situaţie de excludere de la participarea la procedurile de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor prevăzute la articolul 1.3 şi atunci când un contractant sau beneficiar de grant a fost vinovat de declaraţii false sau a făcut erori semnificative sau nereguli comise şi fraudă, sau s-a constatat o încălcare gravă a obligaţiilor sale contractuale.

În astfel de cazuri, fără a aduce atingere competenţei Comisiei de a lua măsuri împotriva unei astfel de entităţi în conformitate cu regulamentul financiar aplicabil, penalităţi financiare menţionate în dispoziţiile privind sancţiunile administrative şi financiare ale Condiţiilor generale ale contractelor de achiziţii publice şi de finanţare încheiate de către beneficiar în temeiul la documentele standard menţionate la articolul 1.3 pot fi impuse contractori şi să acorde beneficiarilor de către beneficiar în cazul în care acest lucru este permis de legislaţia naţională. Astfel de sancţiuni financiare se impun în urma unei proceduri contradictorii de asigurare a dreptului la apărare al antreprenorului sau beneficiarului de grant.

Beneficiarul poate lua în considerare, după caz şi pe propria răspundere, informaţiile conţinute în baza de date centrală de excludere, la atribuirea contractelor de achiziţii şi subvenţii. Informaţiile pot fi furnizate prin punctul de legătură (e) sau prin consultarea Comisiei1 (Comisia Europeană, Direcţia Generală Buget, contabilul Comisiei, BRE2-13 / 505, B-1049 Bruxelles, Belgia şi e-mail la BUDG-C01-EXCL-DB@ec.europa.eu  în copie la adresa Comisiei identificată la articolul 3 din Condiţiile speciale). Comisia poate refuza plăţile către un contractant sau beneficiar de grant într-o situaţie de excludere.

1.9 Beneficiarul trebuie să păstreze toate documentele financiare şi contractuale relevante de sprijin de la data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare sau de la o dată anterioară, care este stipulată ca dată de începere a eligibilităţii costurilor în articolul 6 din Condiţiile Speciale timp de cinci ani începând de la sfârşitul perioadei de execuţie, în special următoarele:

Proceduri de achiziţie:

a. Notă cu dovada publicării anunţului de achiziţie şi orice erate

b. Numirea panoului de selecţie

c. Raportul de selecţie (inclusiv anexe) şi aplicaţii

d. Dovada publicării anunţului de selecţie

e. Scrisori către candidaţi nonpreselectaţi

f. Invitaţie la licitaţie sau echivalenta

g. Caietului de sarcini, inclusiv anexele, clarificări, procese-verbale ale reuniunilor, dovada publicării

h. Numirea comisiei de evaluare

i. Raportul de deschidere a ofertelor, inclusiv anexele

j. Raportul de evaluare / negociere, inclusiv anexele şi sumele licitate

k. Scrisoare de notificare

l. Documente justificative

m. Scrisoare de intenţie pentru depunerea contractului

n. Scrisori către candidaţii respinşi

o. Acordarea / Notă de anulare, inclusiv dovada publicării

p. Contracte semnate, amendamente, ciclişti şi solicită corespondenţe relevante

Propuneri de atribuire directă a subvenţiilor:

a. Numirea comisiei de evaluare

b. Deschiderea şi raportul administrativ, inclusiv anexele şi aplicaţiile

c. Scrisori către solicitanţii de succes şi fără succes ca urmare a evaluării nota conceptuală

d. Nota conceptuală a raportului de evaluare

e. Raportul de evaluare a cererii sau raport de negociere completat cu anexele relevante

f. Verificarea eligibilităţii şi a documentelor justificative

g. Scrisori către solicitanţi de succes şi fără succes cu lista de rezervă aprobat ca urmare a evaluării complete

h. Scrisoarea de intentie pentru depunerea contractului de grant

i. Notă privind acordarea / anularea, cu dovada publicării

j. Contracte semnate, amendamente, ciclişti şi corespondenţa relevantă

În cazul estimărilor programului: în plus faţă de cele de mai sus, toate documentele relevante referitoare la plăţi, recuperări şi costurile de exploatare.

1.10 Beneficiarul se asigură cu o protecţie adecvată a datelor cu caracter personal. Date personale înseamnă orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. Orice care implică prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea sau adaptarea modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, ştergerea sau distrugerea, se bazează pe reguli şi proceduri ale Beneficiarului şi se va face numai în măsura în care este necesar pentru punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare.

În special, Beneficiarul trebuie să ia măsurile corespunzătoare tehnice şi organizatorice de securitate în ceea ce priveşte riscurile inerente unei astfel de operaţiuni, precum şi natura informaţiilor referitoare la persoana fizică în cauză, în scopul de a:

a) împiedică accesul oricărei persoane neautorizate să obţină acces la sistemele informatice efectuarea unor astfel de operaţiuni, în special citirea, copierea, modificarea sau eliminarea suportului de stocare; introducerea de date neautorizată, precum şi orice divulgare neautorizată, modificarea sau ştergerea informaţiilor stocate;

b) să se asigure că utilizatorii autorizaţi ai unui sistem informatic care efectuează astfel de operaţiuni pot avea acces numai informaţiile la care se referă dreptul de acces a acestora;

c) proiectarea structurii sale organizatorice, astfel încât să îndeplinească cerinţele de mai sus.

Articolul 2 - Termenul-limită pentru semnarea

contractelor de achiziţie şi de grant de către beneficiar

2.1 Contractele de achiziţii publice şi de finanţare sunt semnate în mod corespunzător de către ambele părţi în timpul fazei operaţionale de punere în aplicare a prezentului acord de finanţare şi cel târziu în termen de trei ani de la data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare. Contracte suplimentare de achiziţii publice şi subvenţii care rezultă dintr-o modificare a prezentului acord de finanţare care adaugă noi activităţi şi sporeşte contribuţia UE va fi semnat în mod corespunzător de către ambele părţi în timpul fazei operaţionale de punere în aplicare a prezentului acord de finanţare şi cel târziu în termen de trei ani de la intrarea în vigoare a din această modificare a prezentului acord de finanţare.

În cazul în care această acţiune este finanţată din FED, estimările de program menţionate la articolul 5 din prezentele Condiţii Generale sunt de asemenea aprobate de Comisie în termen de trei ani.

Acest termen de trei ani nu poate fi prelungit, cu excepţia cazului în care acţiunea este finanţată de FED. Prelungirea se prevede la articolul 6 din Condiţiile Speciale.

2.2 Cu toate acestea, următoarele tranzacţii pot fi semnate în orice moment pe parcursul etapei de implementare operaţională.

A. contractele de achiziţii şi subvenţii de punere în aplicare a componentei unei estimări a conturilor de avans program finanţat în cadrul FED;

b. actele adiţionale la contractele de achiziţii şi subvenţii semnate deja;

c. contractele de achiziţii individuale care urmează să fie încheiate după rezilierea anticipată a unui contract de achiziţii publice existente;

d. modificarea prezentului acord de finanţare care rezultă din modificarea entităţii însărcinate cu sarcinile care îi sunt încredinţate, menţionate la articolul 1.2 din prezentele Condiţii Generale; modificarea se stipulează, de asemenea, o nouă perioadă în care contractele de achiziţii publice şi de grant se încheie prin această nouă entitate, în conformitate cu articolul 2.1:

e. Contractele referitoare la audit şi evaluare, care pot fi, de asemenea, semnate în timpul fazei de închidere.

2.3 După expirarea celor trei ani de la intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare, orice echilibru financiar pentru activităţile care îi sunt încredinţate Beneficiarului pentru care contractele nu au fost semnate în mod corespunzător se dezangajează de către Comisie.

2.4 Articolul 2.3 nu se aplică în cazul oricărui echilibru financiar al rezervei pentru cheltuieli neprevăzute sau a fondurilor disponibile din nou după încetarea anticipată a unui contract. Acest echilibru sau fonduri pot fi utilizate pentru a finanţa contractele menţionate la articolul 2.2.

2.5 Un contract de achiziţii publice sau de finanţare, care nu a dat naştere nici unei plăţi în termen de trei ani de la data semnării acestuia se încheie în mod automat, iar finanţarea acestuia trebuie să fie dezangajate.

Articolul 3 - Vizibilitate

Beneficiarul trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE pentru activităţile care îi sunt încredinţate sau pentru alte activităţi în cadrul acestei acţiuni. Aceste măsuri sunt definite în anexa I (dispoziţiile tehnice şi administrative) sau sunt convenite ulterior între beneficiar şi Comisie.

Aceste măsuri de comunicare şi de informare trebuie să respecte Manualul de comunicaţii şi vizibilitatea pentru acţiunile externe ale UE stabilite şi publicate de Comisie, în vigoare la momentul măsurilor.

Articolul 4 - Dispoziţii privind plăţile efectuate de Comisie către

contractanţi şi beneficiari de grant, în numele Beneficiarului

4.1 Beneficiarul trebuie să furnizeze Comisiei cererile de plată aprobate în următoarele termene, începând de la data primirii cererii de plată, nu de numărare perioadele de suspendare a termenului de plată:

(a) pentru prefinanţare specificate în contractul de achiziţie sau de grant:

(i) 15 zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul bugetului;

(ii) 30 de zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul FED;

b) 45 de zile calendaristice pentru alte plăţi.

Comisia acţionează în conformitate cu articolele 4.6 şi 4.7, în perioada în valoare de termenul-limită de plată prevăzută în contractele de achiziţii publice şi să acorde minus termenele de mai sus.

4.2 La primirea unei cereri de plată de la un contractant sau subvenţie beneficiar, Beneficiarul trebuie să informeze Comisia cu privire la primirea acesteia şi examinează imediat dacă cererea este admisibilă, şi anume dacă acesta conţine identificarea acelui contractant sau de grant beneficiarului, contractul în cauză, suma, valuta şi data. În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că cererea este inadmisibilă, acesta respinge şi informează contractantul sau beneficiarul acestei subvenţii respingerii şi a motivelor acesteia în termen de 30 de zile de la data primirii cererii. Beneficiarul trebuie, de asemenea, să informeze Comisia cu privire la această respingere şi motivele sale.

4.3 La primirea unei cereri de plată admisibilă, Beneficiarul examinează dacă o plată este datorată, adică dacă toate obligaţiile contractuale care justifică plata au fost îndeplinite, inclusiv examinarea unui raport, acolo unde este cazul. În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că o plată nu este datorată, acesta informează contractantul sau beneficiarul de grant al acestuia şi al motivelor. Expedierea acestor informaţii suspendă termenul de plată. Comisia primeşte o copie a informaţiilor, astfel expediate. Comisia este, de asemenea, informată cu privire la răspunsul sau acţiunea corectivă a contractantului sau a beneficiarului de grant. Acest răspuns sau o acţiune care vizează corectarea nerespectării obligaţiilor sale contractuale va relua termenul de plată. Beneficiarul va examina acest răspuns sau o acţiune în temeiul prezentului alineat.

4.4 În cazul în care Comisia nu este de acord cu concluzia Beneficiarului că o plată nu este datorată, acesta va informa Beneficiarul cu privire la aceasta. Beneficiarul va reexamina poziţiile sale şi, în cazul în care ajunge la concluzia că plata este datorată, acesta informează cu privire la aceasta contractantul sau să acorde beneficiarului. Suspendarea termenului de plată se ridică la expediere a acestor informaţii. Beneficiarul informează de asemenea Comisia. Beneficiarul va proceda în continuare astfel cum se prevede la articolul 4.5.

În cazul în care dezacordul între Beneficiar şi Comisie persistă, Comisia poate să plătească partea de necontestat a sumei facturate, cu condiţia că acesta este separat în mod evident suma contestată. Ea va informa Beneficiarul şi contractantul sau beneficiarul de grant al acestei plăţi parţiale.

4.5 În cazul în care Beneficiarul ajunge la concluzia că plata este datorată, aceasta transferă cererea de plată şi toate documentele necesare de însoţire a Comisiei pentru aprobare şi plată. Aceasta oferă o imagine de ansamblu a modului în care au mai rămas multe zile de la expirarea termenului de plată şi a tuturor perioadelor de suspendare a acestui termen.

4.6 După transferul cererii de plată în conformitate cu articolul 4.5, în cazul în care Comisia ajunge la concluzia că plata nu este datorată, acesta va informa Beneficiarul şi, în copie, contractantul sau beneficiarul de grant al acestuia şi al motivelor. Informarea contractantului sau subvenţie beneficiarul are ca efect suspendarea termenului de plată, astfel cum se prevede în contractul încheiat. Un răspuns sau o acţiune corectivă a contractantului sau a beneficiarului de grant sunt tratate de către beneficiar, în conformitate cu articolul 4.3.

4.7 În cazul în care Beneficiarul şi Comisia concluzionează că plata este datorată, Comisia efectuează plata.

4.8 În cazul în care dobânzile de întârziere se datorează contractantului sau beneficiarului de grant, acesta se alocă între beneficiar şi pro rata Comisiei în zilele de întârziere care depăşesc termenele prevăzute la articolul 4.1, sub rezerva următoarelor:

(a) numărul de zile utilizate de beneficiar se calculează de la data înregistrării unei cereri de plată admisibile menţionate la articolul 4.3 la data transferului cererii Comisiei menţionate la articolul 4.5 şi de la data de informaţii de către Comisie menţionate la articolul 4.6 la următorul transfer a cererii Comisiei menţionate la articolul 4.5. Orice perioadă de suspendare a termenului de plată se deduce;

(b) numărul de zile utilizate de Comisie se calculează de la data următoare a transferului cererii de către beneficiar menţionat la articolul 4.5 până la data plăţii şi de la data transferului la data informării Beneficiarului în conformitate la articolul 4.6.

4.9 Orice circumstanţe neprevăzute prin procedura de mai sus se soluţionează într-un spirit de cooperare între beneficiar şi Comisie prin analogie cu dispoziţiile menţionate anterior, respectând totodată relaţiile contractuale ale beneficiarului cu contractantul sau beneficiarul de grant.

Acolo unde este posibil, o parte cooperează la cererea celeilalte părţi în furnizarea de informaţii utile pentru evaluarea cererii de plată, chiar înainte de depunerea cererii de plată este transferată în mod oficial sau returnat de la prima petrecere.

Articolul 5 - Estimarea programului

5.1 În cazul în care Beneficiarul este suplimentar însărcinat cu efectuarea plăţilor către contractanţi, să acorde beneficiarilor şi / sau în contextul muncii directe, aceasta trebuie să facă acest lucru pe baza unei estimări de program convenit de către beneficiar şi Comisie în prealabil.

5.2 Estimarea programului este un document de stabilire a programului de activităţi care urmează să fie efectuate şi resursele umane şi materiale necesare, bugetul corespunzător şi modalităţile tehnice şi administrative detaliate de punere în aplicare pentru executarea acestor activităţi pe o perioadă determinată, prin intermediul achiziţiilor , subvenţii şi / sau forţei de muncă directe.

Devizul de program trebuie să aibă o componentă de avans şi o componentă a angajamentelor specifice.

În conformitate cu componenta estimării de avans programului, beneficiarul va încredinţa aplicarea de achiziţii şi de acordare a subvenţiilor procedurile şi să efectueze plăţile aferente şi plăţile pentru munca directă.

În cadrul componentei de angajamente specifice, Beneficiarul îşi îndeplineşte sarcinile menţionate la al doilea paragraf al articolului 1.1 din prezentele Condiţii Generale; Comisia efectuează plăţi legate de contractanţi şi beneficiari de grant. Anumite activităţi identificate, inclusiv audituri, evaluări şi recurgere la contractul-cadru, se aplică direct de către Comisie.

În cazul în care acţiunea este finanţată în cadrul FED, sarcinile descrise în anexa I pot fi puse în aplicare de către un organism de drept privat, pe baza unui contract de servicii, atribuit de către beneficiar, în conformitate cu procedurile şi documentele standard prevăzute la articolul 1.3 .

5.3 Toate estimările programului de punere în aplicare a acordului de finanţare trebuie să respecte procedurile şi documentele standard în ceea ce priveşte estimările programelor şi stabilite de Comisie, în vigoare la data adoptării estimării programului în cauză.

Costurile de funcţionare obişnuite suportate de către entitatea responsabilă cu sarcinile încredinţate Beneficiarului prevăzute la articolele 1.1 şi 5.1 din prezentele Condiţii generale sunt eligibile pentru finanţare din partea UE în cadrul componentei de avans a unei estimări de program pe întreaga durată a perioadei de execuţie a prezentul acord de finanţare, cu excepţia cazului în un început mai devreme de eligibilitate a costurilor este stipulată la articolul 6 din Condiţiile speciale. Aceste costuri sunt suportate în îndeplinirea sarcinilor de execuţie a bugetului şi includ personalul local, utilităţi (de exemplu, apă, gaz şi electricitate), închirierea spaţiilor, consumabile, întreţinere, călătorii de afaceri pe termen scurt şi combustibil pentru vehicule. Ele nu includ achiziţionarea de vehicule sau a oricărui alt echipament, sau orice activitate operaţională. Articolul 1.3 şi 2.1 din prezentele Condiţii Generale nu se aplică în cazul acestor costuri de funcţionare obişnuite.

5.4 Beneficiarul va transmite Comisiei anual, până la data prevăzută la articolul 6 din Condiţiile Speciale, o declaraţie de gestiune semnată de către Beneficiar la nivelul corespunzător, utilizând modelul din anexa IV.

Articolul 6 - Plăţi către Beneficiarul de punere în aplicare

a componentei unui avans program de estimare

6.1 Comisia transferă fonduri în termen de cel mult 30 de zile calendaristice de la data la care înregistrează o cerere de plată admisibilă pentru prefinanţare din partea Beneficiarului care conţine data, suma şi valuta; termenul este de 90 de zile calendaristice pentru o cerere de plată pentru reconstituirea sau închidere. Dobânzi de întârziere sunt datorate în conformitate cu regulamentul financiar aplicabil. Termenul-limită pentru plata poate fi suspendată de către Comisie, prin informarea Beneficiarului, în orice moment pe parcursul perioadei menţionate anterior, că cererea de plată nu poate fi îndeplinită, fie datorită faptului că suma nu este exigibilă, fie din cauză că documentele justificative corespunzătoare au nu a fost produsă. În cazul în care informaţiile care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii care apare într-o cerere de plată vine la cunoştinţa Comisiei, Comisia poate suspenda termenul de plată în vederea unei verificări suplimentare, inclusiv o verificare la faţa locului, în scopul de a determina, înainte de efectuarea plăţii, cheltuielile eligibile este într-adevăr. Suspendarea şi motivele acesteia, se comunică Beneficiarului cât mai curând posibil. Termenul-limită pentru plată se reia o dată documentele justificative care lipsesc au fost furnizate sau cererea de plată a fost corectată.

6.2 Comisia efectuează plăţi într-un cont bancar deschis la o instituţie financiară acceptată de Comisie.

6.3 Beneficiarul trebuie să garanteze că fondurile plătite de Comisie pot fi identificate în acest cont bancar.

6.4 Transferurile în euro trebuie, dacă este necesar, să fie convertite, în moneda naţională a Beneficiarului ca şi atunci când plăţile trebuie efectuate de către beneficiar, la cursul băncii în vigoare la data plăţii de către beneficiar.

6.5 Componenta unei estimări de avans de program, care nu a dat naştere nici unei plăţi către beneficiar în termen de trei ani de la încheierea estimării programului este încheiată în mod automat, iar suma angajată corespunzătoare trebuie să fie dezangajate.

Articolul 7 - Publicarea informaţiilor privind contractele

 de achiziţii publice şi acordarea de către Beneficiar

7.1 Beneficiarul se angajează să publice în fiecare an, într-un loc dedicat şi uşor accesibil de site-ul său de internet, pentru fiecare achiziţie şi subvenţii contract pentru care este autoritate contractantă în conformitate cu estimările de program menţionate la articolul 5, natura şi scopul său, numele şi localitate contractant (contractanţi în cazul unui consorţiu) sau beneficiar de grant (beneficiarii de grant în cazul unui grant multi-beneficiar), precum şi valoarea contractului.

Localitatea unei persoane fizice trebuie să fie o regiune la nivel NUTS2. Localitatea unei persoane juridice este adresa.

În cazul în care o astfel de publicare pe internet este posibilă, informaţiile sunt publicate prin orice alte mijloace adecvate, inclusiv jurnalul oficial al Beneficiarului.

Articolul 6 din Condiţiile Speciale stipulează locaţia, pe internet sau în alt mod, de la locul de publicare; se face trimitere la această locaţie în locul dedicat de pe site-ul de internet al Comisiei.

7.2 Burse pentru, şi sprijin financiar direct persoanelor fizice cele mai nevoiaşe se publică în mod anonim şi într-un mod acumulat pe categorii de cheltuieli.

În caz contrar, numele persoanelor fizice se înlocuieşte cu “persoană fizică”, la doi ani de la publicare. Denumirea persoanei juridice, care conţine cel al unei persoane fizice implicate în această entitate, trebuie să fie tratată ca numele unei persoane fizice.

Publicarea numelor persoanelor fizice se renunţă în cazul în care astfel de riscuri de publicare încalcă drepturile fundamentale ale acestora sau deteriorarea intereselor comerciale ale acestora.

Beneficiarul trebuie să prezinte o listă a datelor care urmează să fie publicate cu privire la persoanele fizice cu justificările derogărilor propuse de publicare a Comisiei, care trebuie să acorde aprobarea prealabilă a acestei liste. În cazul în care este necesar, Comisia finalizează localitatea persoanei fizice limitate la o regiune la nivel NUTS2.

7.3 Publicarea contractelor de achiziţie şi de grant încheiate (adică semnate de către beneficiar şi contractant sau beneficiar de grant) în timpul perioadei de raportare trebuie să aibă loc în termen de şase luni de la data de depunere a raportului în temeiul articolului 6 din Condiţiile Speciale.

7.4 Publicarea contractelor se poate renunţa în cazul în care o astfel de publicare riscă a afecta interesele comerciale ale antreprenorilor sau a beneficiarilor de granturi. Beneficiarul trebuie să prezinte o listă cu astfel de justificări Comisiei, care trebuie să acorde aprobarea înainte de această renunţare de publicare.

7.5 În cazul în care Comisia efectuează plăţile către contractanţi şi beneficiarii de grant, aceasta asigură publicarea informaţiilor privind contractele de achiziţii publice şi de subvenţii în conformitate cu normele sale.

Articolul 8 - Recuperarea fondurilor

8.1 Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a recupera fondurile plătite în mod nejustificat.

Sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de către beneficiar, sume din garanţii financiare depusă pe baza procedurilor de achiziţii publice şi de atribuire de subvenţii, sume din penalităţi financiare impuse de beneficiar pentru candidaţi, ofertanţi, solicitanţi, contractori sau beneficiarii de grant, precum şi despăgubiri acordate Beneficiarului vor fi returnate Comisiei.

8.2 Fără a aduce atingere responsabilităţii de mai sus a Beneficiarului pentru recuperarea fondurilor plătite în mod nejustificat, Beneficiarul este de acord că Comisia poate, în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului financiar aplicabil şi a prezentului acord de finanţare, să stabilească în mod oficial o sumă ca fiind plătită în mod necuvenit în cadrul achiziţiilor şi contractele de grant finanţate în conformitate cu partea întâi şi se procedează la recuperarea acesteia prin orice mijloace, în numele beneficiarului, inclusiv prin compensarea sumei datorate de către contractant sau beneficiarul de grant împotriva oricăreia dintre revendicările sale împotriva UE şi prin recuperarea forţată în faţa instanţelor competente.

8.3 În acest scop, Beneficiarul trebuie să furnizeze Comisiei toate documentele şi informaţiile necesare. Beneficiarul autorizează prin prezenta Comisia să efectueze recuperarea, în special, prin apelarea la o garanţie a unui beneficiar contractant sau de grant pentru care Beneficiarul este autoritatea contractantă sau prin compensarea fondurilor care urmează să fie recuperate împotriva oricăror sume datorate contractantului sau de grant beneficiarului de către beneficiar în calitate de autoritate contractantă şi finanţată de UE în temeiul prezentului sau un alt acord de finanţare sau prin recuperarea forţată în faţa instanţelor competente.

8.4 Comisia informează Beneficiarul că procedurile de recuperare au fost iniţiate (inclusiv, dacă este necesar, în faţa unei instanţe naţionale).

8.5 În cazul în care Beneficiarul este un sub-al unei entităţi delegate cu care Comisia a încheiat un acord de delegare, Comisia poate recupera fonduri de la beneficiar şi care sunt datorate entităţii, dar pe care entitatea nu a reuşit să se recupereze.

Articolul 9 - Creanţele financiare în baza unor

contracte de achiziţii publice şi subvenţii

Beneficiarul se angajează să confere cu Comisia înainte de a lua orice decizie cu privire la o cerere de despăgubire făcută de către un contractant sau beneficiar de grant şi luate în considerare de către beneficiar să fie justificată în totalitate sau parţial. Consecinţele financiare pot fi suportate de către UE, numai în cazul în care Comisia şi-a dat acordul prealabil. O astfel de aprobare prealabilă este necesară, de asemenea, pentru orice utilizare a fondurilor angajate în temeiul acordului de finanţare prezent pentru a acoperi cheltuielile rezultate din litigiile legate de contracte.

Articolul 10 - Depăşirile de costuri şi modalităţi

de finanţare a acestora

10.1 Depăşirile individuale ale liniilor bugetare ale activităţilor implementate de către beneficiar se soluţionează prin realocarea fondurilor în cadrul bugetului general, în conformitate cu articolul 25 din prezentele Condiţii Generale.

10.2 Ori de câte ori există un risc de depăşirea limitei de credit suma prevăzută pentru activitatea pusă în aplicare de către Beneficiar, Beneficiarul trebuie să informeze imediat Comisia şi să solicite aprobarea prealabilă pentru activităţile corective planificate să acopere depăşirea, propunând fie la scară în jos activităţile sau să se bazeze pe propriile sale resurse sau non-UE.

10.3 În cazul în care activităţile nu pot fi reduse, sau în cazul în care depăşirea nu poate fi acoperită fie prin resursele proprii ale beneficiarului sau alte resurse, Comisia poate decide, la cererea justificată în mod corespunzător Beneficiarului de a acorda o finanţare suplimentară din partea UE. În cazul în care Comisia ia o astfel de decizie, costurile suplimentare sunt finanţate, fără a aduce atingere normelor şi procedurilor relevante ale UE, prin eliberarea unei contribuţii financiare suplimentare care urmează să fie stabilită de către Comisie. Prezentul acord de finanţare se modifică în mod corespunzător.

Partea a doua:

Prevederi aplicabile sprijinului bugetar

Articolul 11 - Dialogul politic

Beneficiarul şi UE se angajează să se angajeze într-un dialog constructiv periodic la nivelul corespunzător cu privire la punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare.

Articolul 12 - Verificarea condiţiilor şi a plăţilor

12.1. Comisia verifică condiţiile pentru plata tranşelor a componentei de sprijin bugetar, astfel cum sunt identificate în anexa I (Dispoziţii tehnice şi administrative).

În cazul în care Comisia ajunge la concluzia că nu sunt îndeplinite condiţiile de plată, aceasta informează beneficiarul cu privire la aceasta, fără întârzieri nejustificate.

12.2. Cererile de eliberare a fondurilor depuse de către beneficiar sunt eligibile pentru finanţare UE, cu condiţia ca acestea să fie în conformitate cu dispoziţiile prevăzute în anexa I (dispoziţiile tehnice şi administrative) şi că acestea sunt transmise în timpul fazei de punere în aplicare operaţională.

12.3. Beneficiarul aplică reglementările sale naţionale de schimb valutar într-un mod nediscriminatoriu la toate tragerile din componenta de suport bugetar.

Articolul 13 - Transparenţa sprijinului bugetar

Beneficiarul este de acord, prin prezenta, la publicarea de către Comisie a prezentului acord de finanţare şi orice modificare a acestuia, inclusiv prin mijloace electronice, precum şi unor astfel de informaţii de bază privind sprijinul bugetar pe care Comisia le consideră adecvate. Această publicare nu trebuie să conţină niciun fel de date cu încălcarea legislaţiei UE aplicabile protecţiei datelor cu caracter personal.

Articolul 14 - Recuperarea sprijinului bugetar

Toate sau o parte din plăţile de sprijin bugetar pot fi recuperate de către Comisie, cu respectarea principiului proporţionalităţii, în cazul în care Comisia constată că plata

Partea a treia:

Prevederi aplicabile acestei acţiuni ca întreg,

indiferent de modul de gestionare

Articolul 15 - Perioada de execuţie şi contractare

 termen-limită în gestiune directă

15.1 Perioada de execuţie a prezentului acord de finanţare cuprinde două faze:

- O etapă de implementare operaţională, în care activităţile operaţionale principale ale acţiunii sunt efectuate. Această etapă începe la intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare şi se termină cu deschiderea fazei de închidere;

- O fază de închidere, pe parcursul căreia auditurile finale şi de evaluare sunt realizate şi contracte şi devize de program pentru punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare sunt închise punct de vedere tehnic şi financiar. Durata acestei faze este stipulată în Articolul 2.3 din Condiţiile Speciale. Acesta începe după încheierea etapei de implementare operaţională. Numai cheltuielile necesare pentru închidere sunt eligibile.

Aceste perioade se reflectă în acordurile care urmează să fie încheiate de către beneficiar şi de către Comisie în punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare, în special în cadrul acordurilor de delegare şi contracte de achiziţii şi subvenţii.

15.2 Costurile legate de activităţile operaţionale principale sunt eligibile pentru finanţare UE, numai în cazul în care acestea au fost efectuate în timpul fazei de punere în aplicare operaţională; costurile suportate de către beneficiar, înainte de intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare nu sunt eligibile pentru finanţare UE, cu excepţia cazului în care se prevede altfel la articolul 6 din Condiţiile Speciale. Costurile aferente auditurilor finale şi de evaluare, precum şi la activităţile de închidere sunt eligibile până la sfârşitul fazei de închidere.

15.3 Orice sold restant din contribuţia UE va fi dezangajate automat nu mai târziu de şase luni de la încheierea perioadei de execuţie.

15.4 În cazuri excepţionale şi justificate în mod corespunzător, o cerere poate fi făcută pentru extinderea fazei de implementare operaţională şi corelativ a perioadei de execuţie. În cazul în care extensia este solicitată de beneficiar, cererea trebuie să fie făcută cu cel puţin trei luni înainte de încheierea etapei de implementare operaţională şi aprobat de către Comisie înainte de acest scop. Prezentul acord de finanţare se modifică în mod corespunzător.

15.5 În cazuri excepţionale şi justificate în mod corespunzător, iar după încheierea etapei de implementare operaţională, o cerere poate fi făcută pentru prelungirea fazei de închidere şi corelativ a perioadei de execuţie. În cazul în care extensia este solicitată de beneficiar, cererea trebuie să fie făcută cu cel puţin trei luni înainte de încheierea fazei de închidere şi aprobat de către Comisie înainte de acest scop. Prezentul acord de finanţare se modifică în mod corespunzător.

15.6 Articolul 2 din prezentele Condiţii Generale se aplică activităţilor puse în aplicare de către Comisie, în calitate de autoritate contractantă (gestionare directă), cu excepţia celei de a doua şi al treilea paragraf al articolului 2.1.

Articolul 16 - Verificări efectuate de Comisie, Oficiul European

 de Luptă Antifraudă (OLAF) şi Curtea Europeană de Conturi

16.1 Beneficiarul va asista şi sprijini verificările şi controalele efectuate de către Comisie, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi, la cererea acestora.

Beneficiarul este de acord ca Comisia, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi să efectueze documentare şi controale la faţa locului privind utilizarea finanţării UE în cadrul activităţilor în temeiul prezentului acord de finanţare şi efectuarea unui audit complet, dacă este necesar, pe baza a documentelor de conturi şi a documentelor contabile, precum şi orice alte documente referitoare la finanţarea activităţilor de sprijin, pe toată durata prezentului acord de finanţare şi timp de cinci ani de la încheierea perioadei de execuţie.

16.2 Beneficiarul este de acord, de asemenea, că OLAF poate efectua controale la faţa locului şi verificări, în conformitate cu procedurile prevăzute de legislaţia UE privind protecţia intereselor financiare ale UE împotriva fraudei şi a altor abateri.

În acest scop, în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr.2185/96 şi a Regulamentului (CE, Euratom) nr.883/2013, Beneficiarul va acorda funcţionarilor Comisiei, OLAF şi Curţii Europene de Conturi şi accesul acestora la agenţii autorizaţi şi la amplasamentele şi incintele în care operaţiunile finanţate în temeiul prezentului acord de finanţare sunt efectuate, inclusiv sistemele informatice ale acestora, precum şi la orice documente şi date computerizate privind gestiunea tehnică şi financiară a acestor operaţiuni, precum şi să ia toate măsurile necesare pentru a facilita munca lor. Accesul către agenţii autorizaţi ai Comisiei, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi se acordă în condiţii de confidenţialitate strictă cu privire la terţe părţi, fără a aduce atingere obligaţiilor de drept public la care acestea sunt supuse. Documentele trebuie să fie accesibile şi depuse într-un mod care să permită inspecţia uşoară, Beneficiarul fiind obligat să informeze Comisia, OLAF sau Curtea Europeană de Conturi privind locaţia exactă la care acestea sunt păstrate.

16.3 Verificările şi auditurile descrise mai sus se aplică, de asemenea, pentru contractanţi să acorde beneficiarilor şi subcontractanţii care au primit finanţare din partea UE.

16.4 Beneficiarul va fi notificat cu privire la misiunile de la faţa locului de către agenţii desemnaţi de Comisie, OLAF sau Curtea de Conturi Europeană.

Articolul 17 - Atribuţiile beneficiarului în combaterea

neregulilor, a fraudei şi a corupţiei

17.1 Beneficiarul informează imediat Comisia cu privire la orice element adus la cunoştinţă care stârneşte suspiciuni de nereguli, fraude sau a corupţiei şi a oricărei măsuri luate sau planificate pentru a face faţă cu ei.

17.2 Beneficiarul se asigură şi verifică periodic dacă acţiunile finanţate din buget sunt realizate în mod eficient şi puse în aplicare în mod corect. Ea trebuie să ia măsurile adecvate pentru a preveni, detecta şi corecta neregulile şi fraudele şi, în cazul în care este necesar, aduc urmăriri şi recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit.

“Abatere” înseamnă orice încălcare a prezentului acord de finanţare, punerea în aplicare a contractelor şi a estimărilor programelor sau a legislaţiei UE, care rezultă dintr-o acţiune sau omisiune de orice persoană care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea fondurilor UE, fie prin reducerea sau pierderea veniturilor datorate către UE, sau printr-un element de cheltuieli nejustificate.

“Frauda” înseamnă orice act sau omisiune intenţionată cu privire la:

- Utilizarea sau prezentarea unor declaraţii sau documente care are ca efect deturnarea sau reţinerea abuzivă a fondurilor de la bugetul general al Uniunii Europene sau FED false, incorecte sau incomplete;

- Nedivulgarea informaţiilor prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect;

- Deturnarea acestor fonduri în alte scopuri decât cele pentru care au fost iniţial acordate.

17.3 Beneficiarul se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a preveni, detecta şi a pedepsi orice practici de corupţie activă sau pasivă în timpul punerii în aplicare a acordului de finanţare.

“Corupţia pasivă” înseamnă acţiunea deliberată a unui funcţionar, care, în mod direct sau printr-un intermediar, cereri sau primeşte avantaje de orice natură, pentru sine sau pentru un terţ, sau acceptă promisiunea unui astfel de avantaj, pentru a acţiona sau se abţine să acţioneze în conformitate cu obligaţiile sale sau în exercitarea funcţiilor sale în încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care are sau ar avea ca efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

“Corupţie activă” înseamnă acţiunea deliberată a promite sau dă, în mod direct sau printr-un intermediar, un avantaj de orice fel la un funcţionar, pentru sine sau pentru un terţ, pentru a acţiona sau a se abţine să acţioneze în conformitate cu datoria sau în exercitarea funcţiilor sale în încălcarea îndatoririlor sale oficiale, care are sau ar avea ca efect prejudicierea intereselor financiare ale UE.

17.4 Beneficiarul trebuie să informeze imediat Comisia (date de contact în conformitate cu al treilea paragraf al articolului 1.8 din Condiţiile Generale) a numelui entităţii care a făcut obiectul unei hotărâri, care are forţă de lucru judecat pentru fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie criminală, spălare de bani sau de orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene.

17.5 În cazul în care Beneficiarul nu ia măsuri corespunzătoare pentru prevenirea fraudei, a neregulilor şi a corupţiei, Comisia poate adopta măsuri de precauţie, inclusiv suspendarea prezentului acord de finanţare.

Articolul 18 - Suspendarea plăţilor

18.1 Fără a aduce atingere suspendării sau încetării prezentului acord de finanţare în conformitate cu articolele 26 şi 27, respectiv, Comisia poate suspenda plăţile parţial sau integral, în cazul în care:

a) Comisia a stabilit că sau are preocupări serioase, pe baza informaţiilor pe care le au primit, şi trebuie să verifice, dacă Beneficiarul a comis erori substanţiale, nereguli sau fraude în procedura de achiziţie şi de acordare a subvenţiilor sau în punerea în aplicare a acţiunii sau Beneficiarul nu a reuşit să se conformeze acesteia obligaţiile care decurg din prezentul acord de finanţare, inclusiv obligaţiile în ceea ce priveşte punerea în aplicare a comunicărilor şi a planului de vizibilitate;

b) Comisia a stabilit că sau are preocupări serioase, pe baza informaţiilor pe care le au primit, şi trebuie să verifice, dacă Beneficiarul a comis erori sistemice sau recurente, nereguli, fraude sau încălcarea obligaţiilor cuprinse în prezenta sau altor acorduri de finanţare, cu condiţia că aceste erori, nereguli, fraude sau încălcarea obligaţiilor au un impact semnificativ asupra punerii în aplicare asupra prezentului acord de finanţare sau pune sub semnul întrebării fiabilitatea sistemului de control intern al Beneficiarului sau legalitatea şi regularitatea cheltuielilor subiacente;

c) Comisia suspectează că beneficiarul a comis erori substanţiale, nereguli, fraude sau încălcarea obligaţiilor în procedura de achiziţie şi de acordare a subvenţiilor sau în punerea în aplicare a acţiunii şi trebuie să verifice dacă acestea au avut loc;

d) este necesară pentru a preveni deteriorarea semnificativă a intereselor financiare ale UE.

18.2 Comisia informează imediat Beneficiarul cu privire la suspendarea plăţilor şi motivele acestei suspendări.

18.3 Suspendarea plăţilor are ca efect suspendarea de plata termenelor pentru orice cerere de plată în aşteptare.

18.4 Pentru a relua plăţile, Beneficiarul va face eforturi pentru a remedia situaţia care duce la suspendarea, cât mai curând posibil, şi informează Comisia cu privire la orice progresele înregistrate în acest sens. Comisia adoptă, de îndată ce consideră că au fost îndeplinite condiţiile de reluare a plăţilor, să informeze Beneficiarul cu privire la aceasta.

Articolul 19 - Alocarea fondurilor recuperate de Comisie la acţiune

În cazul în care acţiunea este finanţată în cadrul FED, sumele plătite în mod necuvenit şi recuperate de Comisie, sumele din garanţiile financiare depuse pe baza unor proceduri de achiziţii publice şi de acordare a subvenţiilor, sumele din penalităţi financiare impuse candidaţilor, ofertanţi, solicitanţi, contractori sau beneficiarii de grant, precum şi despăgubiri acordate Comisiei, sunt alocate acestei acţiuni.

Articolul 20 - Dreptul de stabilire şi de şedere

20.1 În cazul în care este justificată de natura contractului de achiziţie sau de grant, Beneficiarul va da dreptul persoanelor fizice şi juridice care participă la cererile de ofertă pentru lucrări, bunuri sau servicii sau cereri de propuneri şi entităţi care urmează să li se încredinţeze sarcini de execuţie identificate în Buget anexa i, cu un drept provizoriu de stabilire şi de şedere pe teritoriul Beneficiarului (ilor). Acest drept va rămâne valabilă timp de o lună după contractul este atribuit.

20.2 Beneficiarul va da dreptul, de asemenea, contractori de achiziţii şi beneficiarii de grant, entităţile cărora li se încredinţează sarcini de execuţie a bugetului identificate în anexa I (tehnică şi Dispoziţii administrative), persoanele fizice ale căror servicii sunt necesare pentru îndeplinirea acestei acţiuni şi membrii familiilor acestora cu drepturi similare, în timpul punerii în aplicare a acţiunii.

Articolul 21 - Dispoziţii fiscale şi vamale

21.1 Beneficiarul se aplică în cazul contractelor de achiziţii şi subvenţii finanţate de către UE a regimului fiscal şi vamal cele mai favorizate aplicate statelor sau organizaţiilor internaţionale de dezvoltare, cu care are relaţii.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP, nu se ţine seama de aranjamentele aplicate de acesta celorlalte state ACP sau altor ţări în curs de dezvoltare, în scopul de a determina tratamentul cel mai favorizate de stat.

21.2 În cazul în care un acord-cadru este aplicabil, care include dispoziţii mai detaliate cu privire la acest subiect, aceste dispoziţii se aplică, de asemenea.

Articolul 22 - Confidenţialitatea

22.1 Beneficiarul este de acord că documentele şi datele deţinute de către o entitate cu care Beneficiarul este într-o relaţie contractuală cu privire la ele pot fi transmise Comisiei de către această entitate în unicul scop al aplicării prezentului sau a unui alt acord de finanţare. Comisia trebuie să respecte toate aranjamentele de confidenţialitate convenite între beneficiar şi acea entitate.

22.2 Fără a aduce atingere articolului 16 din prezentele Condiţii Generale, Beneficiarul şi Comisia păstrează confidenţialitatea oricărui document, informaţie sau alte materiale direct legate de punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare, care este clasificat ca fiind confidenţiale.

22.3 Părţile vor obţine consimţământul prealabil scris reciproc înainte de a dezvălui publicului astfel de informaţii.

22.4 Părţile rămân legate prin caracterul confidenţial, până la cinci ani de la încheierea perioadei de execuţie.

Articolul 23 - Utilizarea studiilor

Contractul legat de orice studiu finanţat în temeiul prezentului acord de finanţare include dreptul de beneficiar şi pentru Comisia să utilizeze acest studiu, să-l publice şi să-l divulge unor terţe părţi.

Articolul 24 - Consultarea între beneficiar şi Comisie

24.1 Beneficiarul şi Comisia se consultă reciproc înainte de a lua orice litigiu cu privire la punerea în aplicare sau interpretarea prezentului acord de finanţare în continuare în conformitate cu articolul 29 din prezentele Condiţii Generale. 24.2 În cazul în care Comisia constată probleme în desfăşurarea procedurilor legate de gestionarea prezentului acord de finanţare, acesta va stabili toate contactele necesare cu Beneficiarul pentru remedierea situaţiei şi ia orice măsuri care sunt necesare.

24.3 Consultarea poate conduce la modificarea, suspendarea sau încetarea prezentului acord de finanţare.

24.4 Comisia informează periodic Beneficiarul despre implementarea activităţilor descrise în anexa I, care nu intră în prima parte din aceste Condiţii Generale.

Articolul 25 - Modificarea prezentului acord de finanţare

25.1 Orice modificare a prezentului acord de finanţare se face în scris, inclusiv un schimb de scrisori.

25.2 În cazul în care cererea de modificare provine de la beneficiar, acesta din urmă trebuie să depună această cerere Comisiei, cu cel puţin trei luni înainte ca modificarea este destinat să intre în vigoare, cu excepţia cazurilor care sunt justificate în mod corespunzător de către beneficiar şi acceptate de Comisie . În cazurile excepţionale, de o ajustare a obiectivelor acţiunii şi / sau o creştere a contribuţiei UE, o astfel de cerere se depun cu cel puţin şase luni înainte ca modificarea este destinat să intre în vigoare.

25.3 În cazul în care ajustarea atât nu afectează în mod semnificativ obiectivele activităţii puse în aplicare în conformitate cu partea I din prezentele Condiţii Generale, şi în cazul în care se referă la chestiuni de detaliu care nu afectează soluţia tehnică adoptată, iar în cazul în care aceasta nu include realocarea fondurilor , sau în cazul în care se referă la realocări de fonduri în limita rezervei de urgenţă, Beneficiarul trebuie să informeze Comisia cu privire la ajustarea şi justificarea acesteia, în scris, cât mai curând posibil şi se pot aplica această ajustare.

25.4 Utilizarea rezervei de urgenţă prevăzută o acţiune este supusă unei aprobări scrise prealabile a Comisiei.

25.5 În cazul în care Comisia consideră că Beneficiarul încetează să îndeplinească în mod satisfăcător sarcinile care îi sunt încredinţate în temeiul articolului 1.1 din prezentele Condiţii Generale şi fără a aduce atingere articolelor26 şi 27 din prezentele Condiţii Generale, Comisia poate decide să reia sarcinile care îi sunt încredinţate de beneficiar, în scopul de a continua punerea în aplicare a activităţilor în numele Beneficiarului după informarea acestuia în scris.

Articolul 26 - Suspendarea prezentului acord de finanţare

26.1 Acordul de Finanţare poate fi suspendat în următoarele cazuri:

- Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare în cazul în care Beneficiarul încalcă o obligaţie în temeiul prezentului acord de finanţare.

- Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare în cazul în care Beneficiarul încalcă orice obligaţie stabilită în conformitate cu procedurile şi documentele standard prevăzute la articolul 1.3 şi 5.3 din prezentele Condiţii Generale.

- Comisia poate suspenda prezentul acord de finanţare, în cazul în care Beneficiarul încalcă o obligaţie referitoare la respectarea drepturilor omului, a principiilor democratice şi a statului de drept şi în cazuri grave de corupţie.

- Prezentul acord de finanţare poate fi suspendat în caz de forţă majoră, aşa cum este definit mai jos. “Forţa majoră” se înţelege orice situaţie imprevizibilă şi excepţională sau un eveniment mai presus de controlul părţilor care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile, care nu pot fi atribuite unei erori sau neglijenţă din partea acestora (sau din partea contractorilor lor, agenţilor sau angajaţilor ) şi se dovedeşte insurmontabil, în ciuda tuturor eforturilor. Defecte ale echipamentelor sau materialelor sau întârzierile în punerea lor la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. O parte nu va avea loc în încălcarea obligaţiilor sale în cazul în care este împiedicată să le îndeplinească de un caz de forţă majoră, a cărei cealaltă parte este informată în mod corespunzător. O parte se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă parte, fără întârziere, menţionând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua orice măsură pentru a minimiza posibilele daune.

- Nici una dintre părţi va fi considerată răspunzătoare pentru încălcarea obligaţiilor care îi revin în temeiul prezentului acord de finanţare în cazul în care acesta este împiedicat îndeplinirea lor de forţă majoră, cu condiţia să ia măsuri pentru a reduce la minimum orice deteriorare posibilă.

26.2 Comisia poate suspenda prezentul acord de finanţare fără o notificare prealabilă.

26.3 Comisia poate lua orice măsură de precauţie corespunzătoare înainte de suspendare are loc.

26.4 Atunci când suspendarea este notificată, consecinţele pentru sunt indicate în derulare contracte de achiziţii publice şi de grant, acordurile de delegare şi estimările de program şi pentru astfel de contracte, acorduri de delegare şi estimări ale programului care urmează să fie semnate.

26.5 O suspendare a acestui acord de finanţare nu aduce atingere suspendării plăţilor şi încetarea prezentului acord de finanţare de către Comisie, în conformitate cu articolul 18 şi 27 din Condiţiile Generale.

26.6 Părţile vor relua punerea în aplicare a acordului de finanţare, odată ce condiţiile permit cu aprobarea prealabilă scrisă a Comisiei. Acest lucru nu aduce atingere oricăror modificări ale prezentului acord de finanţare, care ar putea fi necesare pentru a se adapta acţiunii la noile condiţii de punere în aplicare, inclusiv, dacă este posibil, prelungirea perioadei de punere în aplicare sau rezilierea prezentului acord de finanţare, în conformitate cu articolul 27.

Articolul 27 - Încetarea prezentului acord de finanţare

27.1. În cazul în care problemele care au condus la suspendarea prezentului acord de finanţare nu au fost soluţionate într-o perioadă de maximum 180 de zile, oricare dintre părţi poate rezilia prezentul acord de finanţare cu un preaviz de 30 de zile.

27.2. Prezentul acord de finanţare se încheie în mod automat, dacă, în termen de trei ani de la semnare: a) nu a dat naştere nici unei plăţi;

b) nu a fost semnat nici un acord sau contract de delegare de punere în aplicare;

c) şi în cazul în care această acţiune este finanţată în cadrul FED, nici o estimare a programului nu a fost semnată;

27.3 În cazul în care rezilierea este notificat, consecinţele pentru sunt indicate în derulare contracte de achiziţii publice şi de grant, acordurile de delegare şi estimările de program şi pentru astfel de contracte, acorduri de delegare şi estimări ale programului care urmează să fie semnate.

Articolul 28 - Regimul de soluţionare a litigiilor

28.1 Orice litigiu cu privire la acest acord de finanţare, care nu pot fi soluţionate într-o perioadă de şase luni de consultări între părţi prevăzute la articolul 24 din prezentele Condiţii Generale pot fi soluţionate prin arbitraj la una dintre cererea părţilor.

În cazul în care Beneficiarul este un stat ACP sau a unui organism regional ACP sau o organizaţie şi această acţiune este finanţată în cadrul FED, diferendul va fi supus, înainte de arbitraj şi după consultările prevăzute la articolul 24 din prezentele Condiţii Generale, la ACP CE a Consiliului de Miniştri, sau, între reuniunile sale, Comitetului ACP-CE ambasadorilor, în conformitate cu articolul 98 din Acordul de parteneriat ACP-CE. În cazul în care Consiliul sau Comitetul nu reuşeşte să soluţioneze litigiul, oricare dintre părţi poate solicita soluţionarea litigiului prin arbitraj, în conformitate cu articolele 28.2, 28.3 şi 28.4.

28.2 Fiecare parte va desemna un arbitru în termen de 30 de zile de la cererea de arbitraj. În lipsa acestuia, oricare dintre părţi poate solicita secretarului general al Curţii Permanente de Arbitraj (Haga) să desemneze un al doilea arbitru. la rândul lor, cei doi arbitri vor desemna un al treilea arbitru în termen de 30 de zile. În lipsa acestuia, oricare dintre părţi poate solicita secretarului general al Curţii Permanente de Arbitraj să desemneze al treilea arbitru.

28.3 Cu excepţia cazului în care arbitrii decid altfel, se aplică procedura stabilită în Curtea Permanentă de Arbitraj conform Regulilor opţionale de arbitraj care implică organizaţii internaţionale şi statele. Deciziile arbitrilor se iau cu o majoritate în termen de trei luni.

28.4 Fiecare parte este obligată să ia măsurile necesare pentru aplicarea deciziei arbitrilor.

FINANCING AGREEMENT

SPECIAL CONDITIONS

The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting on behalf of the European Union, hereinafter referred to as “the EU”,

of the one part, and

the Government of the Republic of Moldova hereinafter referred to as “the Partner Country”,

of the other part,

have agreed as follows:

Article 1 - Nature of the action

1. The EU agrees to finance and the Partner Country agrees to accept the financing of the following action:

Support to Public Administration Reform (PAR)

CRIS number: ENI/2015/038-933

This action is financed from the EU Budget under the following basic act: European Neighbourhood Instrument.

1.2. The total estimated cost of this action is EUR 15,000,000 and the maximum EU contribution to this action is set at EUR 15,000,000.

1.3. The Partner Country shall not co-finance the action.

Article 2 – Execution period

2.1. The execution period of this Financing Agreement as defined in Article 15 of Annex II (General Conditions) shall commence on the entry into force of this Financing Agreement and end 72 months after this date.

2.2. The duration of the operational implementation phase is fixed at 48 months.

2.3. The duration of the closure phase is fixed at 24 months.

Article 3 – Addresses

All communications concerning the implementation of this Financing Agreement shall be in writing, shall refer expressly to this action as identified in Article 1.1 of these Special Conditions and shall be sent to the following addresses:

a) for the Commission

Mr Pirkka TAPIOLA

Head of the EU Delegation to the Republic of Moldova

12, Kogalniceanu Street

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

DELEGATION-MOLDOVA@eeas.europa.eu

b) for the Partner Country

Mr Pavel FILIP

Prime Minister of the Republic of Moldova

1, Piata Marii Adunari Nationale

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

Article 4 – OLAF contact point

The contact point of the Partner Country having the appropriate powers to cooperate directly with the European Anti-Fraud Office (OLAF) in order to facilitate OLAF′s operational activities shall be:

Mr Serafim Urechean

President

Court of Accounts of the Republic of Moldova

Address: Stefan cel Mare Bd. 69, Chisinau 2001, Moldova

Tel: +373 22 233-776

E-mail: s_urechean@ccrm.md

Article 5 - Annexes

5.1. This Financing Agreement is composed of:

(a) these Special Conditions;

(b) Annex I: Technical and Administrative Provisions, detailing the objectives, expected results, activities, description of the budget-implementation tasks entrusted and budget of this Action;

(c) Annex II: General Conditions.

(d) Annex III: Reporting Template – not applicable to and not included in this Financing Agreement;

(e) Annex IV: Management Declaration Template - not applicable to and not included in this Financing Agreement;

5.2. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of the Annexes and, on the other hand, the provisions of these Special Conditions, the latter shall take precedence. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of Annex I (Technical and Administrative Provisions) and, on the other hand, the provisions of Annex II (General Conditions), the latter shall take precedence.

Article 6 – Entry into force

This Financing Agreement shall enter into force on the date on which the Commission receives a notification from the Partner Country confirming the completion of the internal procedures of the Partner Country necessary for its entry into force. The Commission shall inform the Partner Country of the date of the receipt of this notification. This Financing Agreement shall not enter into force if such a notification is not received by the Commission by 31 December 2016.

Done in two original copies, one copy being handed to the Commission and one to the Partner Country.

Annex I

 Technical and Administrative Provisions

1. DESCRIPTION OF THE ACTION

1.1 Objectives/results

The overall objective of this action is to enhance the institutional and human resource capacity of the central and local public administrations to elaborate and implement inclusive and evidence based policy and to ensure the efficient and effective delivery of high quality public services in line with the European Principles of Public Administration.

The specific objectives are (1) to contribute to the horizontal Public Administration reform process in Moldova in order to improve efficiency, effectiveness and accountability by improving the strategic framework, institutional set-up and administrative capacities of Moldovan Public Administration and (2) to strengthen administrative capacity of Moldovan Administration to meet the requirements of the Association Agenda, including implementation of public policies and monitoring of their outcomes, delivery of public service, and statistical data collection and processing systems for better economic and social impact assessment of public policies by decision-makers and citizens.

Results/Outputs

Component 1: Horizontal Public Administration Reform process

1.1 The strategic framework of Public Administration Reform is comprehensive, harmonised across the central planning documents and provides for regular implementation plans and monitoring of reforms;

1.2 Institutional set-up, procedures and capacities for inclusive and evidence-based policy development and coordination and legal approximation are clarified and improved;

1.3 Professionalism and transparency of the human resources management system are strengthened and effectively monitored leading to increased and improved staff professional capacity and motivation;

1.4 Steering of public service delivery reforms across the administration is strengthened and selected priority services are re-engineered and implemented country-wide.

Component 2: Administrative capacity development for the Association Agenda

2.1 The data produced by the National Bureau of Statistics (NBS) is used by decision-makers for economic and social impact assessment policies as well as for monitoring of public policies, including systematic production of gender and age disaggregated data wherever appropriate.

1.2 Main activities

The main activities to be performed under component 1 include:

Result 1.1

• Assistance to the Government of Moldova to harmonise the legal framework on PAR across the central planning documents as well as the development of action plans budgeted and ready to implement;

• Assistance to the Government of Moldova in reviewing structure, rules and procedures regulating composition, mandates, responsibilities and functioning of public bodies across the administration;

• Assistance to the Government of Moldova to develop a harmonised PAR monitoring and reporting system;

• Assistance in the establishing and functioning of the PAR Task Force and the business continuity of the National Committee for PAR;

• Assistance to the core stakeholders (State Chancellery, Ministry of Finance and Parliament) for improving transparency and accountability of public administration, especially towards Parliament and Civil Society Organisations.

Result 1.2

• Upgrade of policy development information mechanisms;

• Assistance to the Government to revise and implement Rules of Procedure that must enable a most efficient, reliable and transparent policy development process across public administration;

• Assistance to the MFAEI (in alignment with State Chancellery and Ministry of Finance) to clarify and demarcate roles and responsibilities regarding the approximation of legislation and to strengthen its Association Agenda planning function by including costing of reforms;

• Assistance to the State Chancellery and Ministry of Finance or the fulfilment of the policy development functions as Centre of Government;

• Assistance to the Government of Moldova for implementation of an unified system of ex-ante economic and social impact assessment of public policies for an improved evidence based policy making process;

• Capacity building activities for the strengthening of the mechanisms of monitoring and implementation of the Association Agreement.

Result 1.3

• Review of the legal framework for the civil service to cover all institutions exercising typical tasks of governmental administration and to enhance a merit-based approach for recruitment, appraisal, promotion sand dismissals;

• Review of the salary system at all levels to reduce management′s discretion for establishing bonuses and promotions;

• Extending the scope of HR management system and linking it with the salary system;

• Review of training system for public employees to increase coverage, effectiveness, adequate to the needs of main profiles of employees taking into consideration the mainstreaming of cross-cutting issues (gender, rights based approach and ethics and integrity) andcapacity building activities for public administration employees;

• Assistance to enable a monitoring system of the professional capacity and motivation in order to propose mechanisms for improving the level of satisfaction at work for public employees.

Result 1.4

• Re-engineering of selected Public Services country-wide (indicative list, subject to modification by common agreement between EU and Government of Moldova):

(i) Opening and Closing a Business

(ii) Public Procurement – e-Procurement

(iii) Application for Social Benefits (Social Insurance Service)

(iv) Admission to the Higher Education Institutions

(v) Land registration

• Digitalisation of selected public services is carried out as part of the re-engineering to allow efficient and effective implementation.

The main activities to be performed under component 2 include:

Result 2.1

• Assistance to the National Bureau of Statistics as coordinator of the national statistical system for strengthening its capacity to access and use administrative registers of Moldovan institutions for statistical purposes;

• Assistance for data collection methods by adopting new technologies and procedures is improved;

• Assistance to IT system for data processing and dissemination, in particular through support for upgraded software (and/ or development) and web dissemination of statistics;

• Assistance to define and implement modelling systems to collect data and produce benchmarks on service delivery volumes, costs, channel choices and satisfaction rates in order to continuously monitor and evaluate progress.

1.3 Intervention logic

This action is aimed at consolidating the Public Administration System of Moldova at all levels, its increased efficiency and effectiveness, particularly through the operational implementation of the principles of the transparent and evidence based policy making, supported by the improved institutional and human resources capacities.

2 IMPLEMENTATION

2.1 Implementation modalities

2.1.1 Activities under component 1

2.1.2 Activities under component 2

2.2 Scope of geographical eligibility for procurement and grants

The geographical eligibility in terms of place of establishment for participating in procurement and grant award procedures and in terms of origin of supplies purchased as established in the basic act and set out in the relevant contractual documents shall apply.

The Commission′s authorising officer responsible may extend the geographical eligibility in accordance with Article 9(2)(b) of Regulation (EU) No 236/2014 on the basis of urgency or of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, or in other duly substantiated cases where the eligibility rules would make the achievement of this action impossible or exceedingly difficult.

2.3 Indicative budget

2.4 Organizational set-up and responsibilities

A multi-stakeholder approach will be followed in a single Project Steering Committee that will ensure complementarity and synergies between all actions covering the component 1.Main counterparts of the activities under component 1 will be the following (list is indicative):State Chancellery; Representatives from Regional and Local authorities; Academy of Public Administration; Ministry of Foreign Affairs and European Integration; Ministry of Finance; Ministry of Economy.

Activities under component 2 will have the following stakeholders in the relevant Project Steering Committee: State Chancellery; National Bureau of Statistics; Ministry of Regional Development and Construction.

2.5 Performance monitoring and reporting

At the top level, the overall strategic monitoring of the implementation of this programme implementation will be carried out by National PAR Committee. Overall donor coordination will be ensured by the National Coordinator.

As contracting authority, the European Union Delegation to the Republic of Moldova will execute regular monitoring tasks as per its monitoring plan, using standard procedures and tools.

The day-to-day technical and financial monitoring of the implementation of this action will be a continuous process and part of the implementing partner′s responsibilities. To this aim, the implementing partner shall establish a permanent internal, technical and financial monitoring system for the action and elaborate regular progress reports (not less than annual) and final reports. Every report shall provide an accurate account of implementation of the action, difficulties encountered, changes introduced, as well as the degree of achievement of its results (outputs and direct outcomes) as measured by corresponding indicators, using as reference the log frame matrix. The report shall be laid out in such a way as to allow monitoring of the means envisaged and employed and of the budget details for the action. The final report, narrative and financial, will cover the entire period of the action implementation.

The Commission may undertake additional project monitoring visits both through its own staff and through independent consultants recruited directly by the Commission for independent monitoring reviews (or recruited by the responsible agent contracted by the Commission for implementing such reviews).

2.6 Evaluation

Having regard to the nature of the action, amid-term review will be carried out as well as a final evaluation for this action and its components via independent consultants contracted by the Commission.

It will be carried out for accountability and learning purposes at various levels (including for policy revision), taking into account in particular the fact that the public administration reform is a central area of EU-Republic of Moldova cooperation.

The Commission shall inform the implementing partners at least two months in advance of the dates foreseen for the evaluation missions. The implementing partners shall collaborate efficiently and effectively with the evaluation experts, and inter alia provide them with all necessary information and documentation, as well as access to the project premises and activities.

The evaluation reports shall be shared with the partner country and other key stakeholders. The implementing partner and the Commission shall analyse the conclusions and recommendations of the evaluations and, where appropriate, in agreement with the partner country, jointly decide on the follow-up actions to be taken and any adjustments necessary, including, if indicated, the reorientation of the project.

Indicatively, two contracts for evaluation services shall be concluded under a framework contract in the first trimester 2018 and the final evaluation to be tendered in the first trimester 2020. The contracts will be funded under the budget of the current Action.

2.7 Audit

Without prejudice to the obligations applicable to contracts concluded for the implementation of this action, the Commission may, on the basis of a risk assessment, contract independent audits or expenditure verification assignments for one or several contracts or agreements.

Indicatively, two contracts for audit services shall be concluded under a framework contract indicatively in first trimester 2019 and first trimester 2020.

2.8 Communication and visibility

Communication and visibility of the EU is a legal obligation for all external actions funded by the EU.

This action shall contain communication and visibility measures which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan of the Action, to be elaborated at the start of implementation and supported with the budget indicated in section 2.3 above.

In terms of legal obligations on communication and visibility, the measures shall be implemented by the Commission, the partner country, contractors, grant beneficiaries and/or entrusted entities. Appropriate contractual obligations shall be included in, respectively, the financing agreement, procurement and grant contracts, and delegation agreements.

The individual actions shall each contain communication and visibility measures which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan, to be elaborated at the start of implementation of the contracts.

The Communication and Visibility Manual for European Union External Action shall be used to establish the Communication and Visibility Plan of the Action and the appropriate contractual obligations. The Communication and Visibility activities will be conducted in accordance with the Communication and Visibility Manual.

PART ONE:

Provisions Applicable to Activities for which the

Partner Country is the Contracting Authority

Article 1 - General principles

1.1 The purpose of Part One is to define the tasks entrusted to the Partner Country in indirect management as described in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and to define the rights and obligations of the Partner Country and of the Commission in carrying out these tasks.

Part One shall apply to the tasks related to the EU contribution alone or in combination with the funds of the Partner Country or of a third party where such funds are implemented in joint co-financing, i.e. where they are pooled.

These tasks encompass the implementation by the Partner Country as contracting authority of procurement and grant award procedures, and the awarding, signing and enforcing the resulting procurement and grant contracts.

The designation of entities pertaining to the Partner Country′s government or administrative structure and identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks, does not qualify as sub-delegation. Such entities shall respect the rights and obligations laid down in Part One for the Partner Country as contracting authorities, while at the same time the Partner Country remains fully responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement. References in the Financing Agreement to Partner Country also encompass those entities.

As contracting authority, the Partner Country shall act under Partial delegation, unless if it acts under the Imprest component of a programme estimate or under a Partner Country managed Pool fund:

- Under Partial delegation, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission controls ex ante all award procedures and executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries;

- Under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country acts as contracting authority for procurement and grant contracts, whereby it may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

- Under a Partner Country managed Pool fund, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission does not control ex ante any award procedure and the Partner Country executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries.

Where the Partner Country is an ACP State and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the sixth subparagraph of Article 35(1) and in Article 35(2) of Annex IV to the ACP-EC Partnership Agreement

Where the Partner Country is an OCT and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the implementation of tasks entrusted shall also respect the conditions of Article 86(3) of Council Decision 2013/755/EU of 25 November 2013 on the association of the overseas countries and territories with the European Union (Overseas Association Decision).

1.2 The Partner Country shall remain responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement even if it designates other entities identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks. The Commission, in particular, reserves the right to suspend payments, and to suspend and/or terminate this Financing Agreement on the basis of the acts, omissions and/or situations of any designated entity.

1.3 The Partner Country shall set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system. The Partner Country shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination and avoid situations of conflict of interest.

A conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of any responsible person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a tenderer or applicant, or contractor or grant beneficiary.

Internal control system is a process aimed at providing reasonable assurance that operations are effective, efficient and economical, that the reporting is reliable, that assets and information are safeguarded, that fraud and irregularities are prevented, detected and corrected, and that risks relating to the legality and regularity of the financial operation are adequately managed, taking into account the multiannual character of the activities as well as the nature of the payments concerned.

In particular, where the Partner Country carries out payments under the Imprest component of a programme estimate or in the framework of a Pool Fund managed by the Partner Country, the functions of the authorising and accounting officers shall be segregated and mutually incompatible and the Partner Country shall operate an accounting system that provides accurate, complete, reliable and timely information.

1.4 Outside the cases where the Partner Country applies its own (including in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund′s donors) procedures and standard documents for the award of procurement contracts and grant contracts, the Partner Country shall conduct the award procedures and conclude the resulting contracts and agreements in the language of this Financing Agreement.

1.5 The Partner Country shall take the necessary measures to ensure the visibility of EU funding for the activities entrusted to it or for other activities under this action. These measures shall either be defined in Annex I (Technical and Administrative Provisions) or shall be agreed later between the Partner Country and the Commission.

These communication and information measures shall comply with the Communications and Visibility Manual for EU External Actions laid down and published by the Commission, in force at the time of the measures.

1.6 Under Partial delegation and under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country shall keep all relevant financial and contractual supporting documents from the date of the entry into force of this Financing Agreement or as from an earlier date which is stipulated as the start date of cost eligibility in Article 6 of the Special Conditions for five years as from the end of the execution period, in particular, the following:

Procurement procedures:

a. Forecast notice with proof of publication of the procurement notice and any corrigenda

b. Appointment of shortlist panel

c. Shortlist report (incl. annexes) and applications

d. Proof of publication of the shortlist notice

e. Letters to non-shortlisted candidates

f. Invitation to tender or equivalent

g. Tender dossier including annexes, clarifications, minutes of the meetings, proof of publication

h. Appointment of the evaluation committee

i. Tender opening report, including nnexes

j. Evaluation / negotiation report, including annexes and bids received¹

k. Notification letter

l. Supporting documents

m. Cover letter for submission of contract

n. Letters to unsuccessful candidates

o. Award / cancellation notice, including proof of publication

p. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

_______________________

1 Elimination of unsuccessful bids five years after the closure of the procurement procedure

Calls for proposals and direct award of grants:

a. Appointment of the evaluation committee

b. Opening and administrative report including annexes and applications received²

c. Letters to successful and unsuccessful applicants following concept note evaluation

d. Concept note evaluation report

e. Evaluation report of the full application or negotiation report with relevant annexes

f. Eligibility check and supporting documents

g. Letters to successful and unsuccessful applicants with approved reserve list following fullapplication evaluation

h. Cover letter for submission of grant contract

i. Award/cancellation notice with proof of publication

j. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence.

_______________________

2 Elimination of unsuccessful applications three years after the closure of the grant procedure.

1.7 The Partner Country shall ensure an appropriate protection of personal data. Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. Any operation involving the processing of personal data, such as collection, recording, organisation, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the Partner Country and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of this Financing Agreement.

In particular, the Partner Country shall take appropriate technical and organisational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:

a) Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;

b) Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;

c) Design its organisational structure in such a way that it meets the above requirements.

Article 2 - Deadline for the signature of contracts

and agreements by the Partner Country

2.1 The procurement contracts and grant contracts shall be signed during the operational implementation phase of this Financing Agreement.

When implementing co-financed actions, the procurement contracts and grant contracts shall be concluded within the contracting deadline set out in the Special Conditions or set out for the imprest component of the programme estimate.

When the Action is not co-financed, procurement contracts and grant contracts shall be concluded at the latest within three years of the entry into force of this Financing Agreement.

Additional procurement contracts and grant contracts resulting from an amendment of this Financing Agreement which adds new activities and increases the EU contribution, shall be signed at the latest within three years of the entry into force of that amendment of this Financing Agreement, or for co-financed actions within the fixed contracting deadline.

The three years-deadline for non-cofinanced actions may not be extended, except when the action is financed by the EDF. In such cases, the extension shall be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

2.2 However, the following transactions may be signed at any time during the operational implementation phase:

a. amendments to procurement contracts and grant contracts already signed;

b. individual procurement contracts to be concluded after early termination of existing procurement contracts;

c. contracts relating to audit and evaluation, which may also be signed during the closure phase;

d. operating costs referred to in Article 5.1;

2.3 After expiry of the deadlines referred to in Article 2.1, the financial balance for the related activities entrusted to the Partner Country for which contracts have not been duly signed shall be decommitted by the Commission.

2.4 No such decommitment shall apply to the funds budgeted for audit and evaluations referred to in Article 2.2.c) or the operating costs referred to in Article 2.2.d).

Likewise, no such decommitment shall apply to any financial balance of the contingency reserve or to funds available again after early termination of a contract referred to in Article 2.2.b), which both may be used to finance contracts referred to in Article 2.2.

Article 3 - Exclusion and administrative sanctions

3.1 Exclusion criteria

3.1.1 When applying the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall accordingly ensure:

that a procurement or grant contract for a given EU financed procurement or grant procedure is not awarded to an economic operator or grant applicant who

a) has misrepresented the information required as a condition of participation in the procedure or has failed to supply that information;

b) was previously involved in the preparation of procurement documents where this entails a distortion of competition that cannot be remedied otherwise.

that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who either itself, or a person having powers of representation, decision making or control over it,

a) is bankrupt, subject to insolvency or winding-up procedures or in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under national laws or regulations;

b) is by final judgment or final administrative decision declared to be in breach of its obligations relating to the payment of taxes or social security contributions;

c) is by final judgment or final administrative decision declared to be guilty of grave professional misconduct;

d) is by final judgment declared to be guilty of fraud, corruption, participation in a criminal organisation, money laundering, terrorist-related offences, child labour or trafficking in human beings;

e) has shown significant deficiencies in complying with main obligations in the performance of an EU financed contract;

f) is by final judgment or final administrative decision declared to have committed an irregularity affecting the EU′s financial interest.

3.1.2 When applying its own (including, in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund′s donors) procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall adopt measures, in accordance with its own national legislation, to ensure that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who is in one of the situations referred to in Article 3.1.1, 1^st indent, a), Article 3.1.1, 2^nd indent, d) and Article 3.1.1, 2^nd indent, f).

The Partner Country may take into account, as appropriate and on its own responsibility, the information contained in the Commission′s Early Detection and Exclusion System when awarding procurement and grant contracts. Access to the information can be provided through the liaison point(s) or via consultation to the Commission (European Commission, Directorate-General for Budget, Accounting Officer of the Commission, BRE2-13/505, B-1049 Brussels, Belgium and by email to BUDG-C01-EXCL-DB@.ec.eiimp_a.eii in copy to the Commission address identified in Article 3 of the Special Conditions). The Commission may refuse payments to a contractor or grant beneficiary in an exclusion situation.

3.2 Information duty

The Partner Country shall inform the Commission when an economic operator or grant applicant is in a situation referred to in Article 3.1, or has committed irregularities and fraud, or has been found in serious breach of its contractual obligations.

3.3 Administrative sanctions

Where the Partner Country becomes aware of one of the situations referred to in Article 3.1 in the implementation of the tasks described in Annex I, the Partner Country shall, under the conditions of its national legislation, impose upon the economic operator or grant applicant, an exclusion from its future procurement or grant award procedures and/or a financial penalty proportional to the value of the contract concerned. Such financial penalties or exclusions shall be imposed following an adversarial procedure ensuring the right of defence of the person concerned.

With respect to the first paragraph, the Partner Country is considered in failure to act, among others, where:

- the Partner Country′s national legislation does not allow to impose an exclusion and/or a financial penalty,

- the protection of the EU′s financial interests requires to impose an administrative sanction within deadlines incompatible with the Partner Country′s internal procedures,

- the imposition of an administrative sanction requires a mobilisation of resources beyond the Partner Country′s means,

- its national legislation does not allow to exclude an economic operator from all EU financed award procedures.

In case of such failures, the Partner Country will notify its impediment to the Commission. The Commission may decide to impose an exclusion from future EU financed award procedures and/or a financial penalty between 2 % and 10 % of the total value of the contract concerned.

Article 4 - Partial delegation

Award procedures

4.1 The tasks shall be carried out by the Partner Country in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement contracts and grant contracts, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

4.2 To allow ex ante control, the Partner Country shall submit tender dossiers and documents for calls for proposals, to the Commission for approval before launching invitations to tender and calls for proposals. Likewise, the Partner Country shall invite the Commission to the opening of tenders and proposals, and shall provide the Commission with copies of tenders and proposals received. The Partner Country shall notify the Commission of the results of the examination of tenders and proposals and shall submit the award proposal, as well as the draft procurement contracts and grant contracts to the Commission for approval.

During the implementation of the procurement contracts and grant contracts, the Partner Country-shall equally submit draft addenda and draft administrative orders thereto, to the Commission for prior approval. The Partner Country shall invite the Commission for provisional and final acceptance.

Report

4.3 If Article 5 of the Special Conditions so provides, the report on the implementation of the tasks entrusted to the Partner Country shall follow the template provided in Annex III and the management declaration shall follow the template provided in Annex IV. An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payment procedures

4.4 The Partner Country shall provide the Commission with the approved payment requests withinthe following deadlines, starting from the date of receipt of the payment request, not counting the periods of suspension of the time-limit for payment:

(a) for pre-financing specified in the procurement contract and grant contract:

(i) 15 calendar days for an action financed under the Budget;

(ii) 30 calendar days for an action financed under the EDF;

b) 45 calendar days for other payments.

The Commission shall act in accordance with Articles 4.9 and 4.10 within the period amounting to the time-limit for payment provided for in the procurement contract and grant contracts minus the above deadlines.

4.5 Upon receipt of a payment request from a contractor or grant beneficiary, the Partner Country shall inform the Commission of its receipt and shall immediately examine whether the request is admissible, i.e. whether it contains the identification of that contractor or grant beneficiary, the contract or agreement concerned, the amount, the currency and the date. If the Partner Country concludes that the request is inadmissible, it shall reject it and inform the contractor or grant beneficiary of this rejection and of its reasons within 30 days of receipt of the request. The Partner Country shall also inform the Commission of this rejection and its reasons.

4.6 Upon receipt of an admissible payment request, the Partner Country shall examine whether a payment is due, i.e. whether all contractual obligations justifying the payment have been fulfilled, including examining a report, where applicable. If the Partner Country concludes that a payment is not due, it shall inform the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. The dispatch of this information suspends the time-limit for payment. The Commission shall receive a copy of the information so dispatched. The Commission shall also be informed of the reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary. That reply or action aimed at correcting the non-compliance with its contractual obligations shall restart the time-limit for payment. The Partner Country shall examine this reply or action pursuant to this paragraph.

4.7 If the Commission disagrees with the Partner Country′s conclusion that a payment is not due, it shall inform the Partner Country thereof. The Partner Country shall re-examine its positions and, if it concludes that the payment is due, it shall inform thereof the contractor or grant beneficiary. The suspension of the time-limit for payment shall be lifted upon dispatch of this information. The Partner Country shall also inform the Commission. The Partner Country shall further proceed as provided for in Article 4.8.

If disagreement between the Partner Country and the Commission persists, the Commission may pay the undisputed part of the invoiced amount provided that it is clearly separable from the disputed amount. It shall inform the Partner Country and the contractor or grant beneficiary of this partial payment.

4.8 Where the Partner Country concludes that the payment is due, it shall transfer the paymentrequest and all necessary accompanying documents to the Commission for approval and payment. It shall provide an overview of how many days of the time-limit for payment are left and of all periods of suspension of this time-limit.

4.9 After transfer of the payment request pursuant to Article 4.8, if the Commission concludes that the payment is not due, it shall inform the Partner Country and, in copy, the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. Informing the contractor or grant beneficiary shall have the effect of suspending the time-limit for payment, as provided for in the contract concluded. A reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary shall be treated by the Partner Country in accordance with Article 4.6.

4.10 Where the Partner Country and the Commission conclude that the payment is due, the Commission shall execute the payment.

4.11 Where late-payment interest is due to the contractor or grant beneficiary, it shall be allocated between the Partner Country and the Commission pro rata to the days of delay in excess of the time limits stipulated in Article 4.4, subject to the following:

(a) the number of days used by the Partner Country is calculated from the date of the registration of an admissible payment request referred to in Article 4.6 to the date of the transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8 and from the date of information by the Commission referred to Article 4.9 to the following transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8. Any period of suspension of the time-limit for payment shall be deducted;

(b) the number of days used by the Commission is calculated from the date following that of transfer of the request by the Partner Country referred to in Article 4.8 to the date of payment and from the date of transfer to the date of informing the Partner Country pursuant to Article 4.9.

4.12 Any circumstances unforeseen by the above procedure shall be solved in a spirit of cooperationbetween the Partner Country and the Commission by analogy to the above provisions while respecting the contractual relations of the Partner Country with the contractor or grant beneficiary.

Where feasible, one party shall cooperate at the request of the other party in providing useful information for the assessment of the payment request, even before the payment request is formally transferred to or returned from the first party.

4.13 A procurement contract or grant contract which has not given rise to any payment within twoyears of its signature shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted, except in case of litigation before judicial courts or arbitral bodies.

Article 5 - Imprest component of the programme estimate

Application

5.1 The programme estimate is a document laying down the programme of activities to be carried out and the human and material resources required, the corresponding budget and the detailed technical and administrative implementing arrangements for the execution of these operational activities over the operational implementation phase of this Financing Agreement.

The programme estimate implementing the Financing Agreement must respect the procedures and standard documents concerning programme estimates laid down by the Commission, in force at the time of the adoption of the programme estimate in question.

The body implementing those operational activities within the programme estimate, may be the central government of the Partner Country itself (central operations) or a commissioned public law or private law body with a public-service mission (public commissioned operations) or, under EDF only, a private law body without a public-service mission on the basis of a service contract (private commissioned operations).

The programme estimate shall have an Imprest component and may have a component of specific commitments.

Under the component of specific commitments, Article 4 shall apply.

Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

Direct labour relates to the operational activities which the implementing body executes directly using staff it employs and/or its existing resources (machinery, equipment, other inputs).

The operating costs incurred by the implementing body may be eligible for EU financing under the Imprest component of the programme estimate. If so, they shall be eligible for EU financing during the entire duration of the execution period of this Financing Agreement, unless an earlier start of cost eligibility is stipulated in Article 6 of the Special Conditions. Operating costs are costs of the implementing body incurred in carrying out implementation tasks and include local staff, utilities (e.g. water, gas, and electricity), rental of premises, consumables, maintenance, short-term business trips and fuel for vehicles. They shall not include procurement of vehicles or of any other equipment, or any operational activity. Such ordinary operating costs may be charged and paid in accordance with the implementing body′s own procedures.

Award procedures

5.2 Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may carry out, totally or partially, the award procedures for procurement and grant contracts in accordance with its own procedures and standard documents, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the Partner country′s implementing body:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system, and

- applies appropriate rules and procedures for procurement and/or grants.

To the extent that no such evidence is obtained, the award procedures for procurement and grant contracts shall be carried out by the implementing body in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

5.3 Under the Imprest component, unless the Technical and Administrative Arrangements of the programme estimate stipulate otherwise, the implementing body shall submit to the Commission for prior approval, the tender dossiers and proposals for award decision of procurement contracts whose value exceeds 100,000 EUR, as well as all guidelines for applications and proposals for award decisions of grant contracts, which follow the procedures and standard documents laid down and published by the Commission.

In addition to the record-keeping obligations laid down in Article 1.6 of these General Conditions, the Partner Country shall, during the same period, keep all relevant financial and contractual supporting documents.

Management declaration

5.4 The Partner Country shall submit to the Commission annually, by the date stipulated in Article 6 of the Special Conditions, a management declaration signed by the Partner Country using the template in Annex IV.

An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payments

5.5 The Commission shall transfer the first pre-financing instalment, upon signature of the programme estimate by all parties, within 60 calendar days where the programme estimate is financed by the EDF and 30 calendar days where it is financed from the EU Budget,

The Commission shall pay the further pre-financing instalments within 60 calendar days of receiving and approving the payment request and its reports.

Late-payment interest shall be due pursuant to the applicable Financial Regulation. The time-limit for the payment may be suspended by the Commission by informing the Partner Country, at any time during the period referred to above, that the payment request cannot be met, either because the amount is not due or because the appropriate supporting documents have not been produced. If information which puts in doubt the eligibility of expenditure appearing in a payment request comes to the notice of the Commission, the Commission may suspend the time-limit for the payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is indeed eligible. The suspension and the reasons for it shall be communicated to the Partner Country as soon as possible. The time-limit for the payment shall resume once the missing supporting documents have been provided or the payment request has been corrected.

5.6 The Commission shall make payments to a bank account opened at a financial institution accepted by the Commission.

5.7 The Partner Country shall guarantee that funds paid by the Commission can be identified in this bank account.

5.8 Transfers in euro shall, if necessary, be converted into the Partner Country′s national currency as and when payments have to be made by the Partner Country, at the bank rate in force on the day of payment by the Partner Country.

5.9 The Imprest component of the programme estimate which has not given rise to any payment to the Partner Country within two years of the conclusion of the programme estimate shall be automatically terminated, and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 6 - Pool Fund managed by the Partner Country

Application

6.1 The Partner Country managing a Pool Fund, may be eligible for an EU Contribution to that Pool Fund, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the managing entity within the Partner Country:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system;

- uses an accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a timely manner;

- is subject to an independent external audit, performed in accordance with internationally accepted auditing standards by an audit service functionally independent of the entity or person concerned;

- applies appropriate rules and procedures for procurement and grants;

- ensures the ex post publication of information on recipients; and ensures a reasonable protection of personal data.

Award procedures

6.2 Under the EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, the managing entity within the Partner Country shall carry out the tasks in accordance with its own procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, or with those agreed upon among the donors.

Implementation

6.3 In the case of an EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, in addition to therights and obligations already laid down in these General Conditions, further rules detailed in Annex V to the Financing Agreement shall apply to the Partner Country for the implementation of the EU Contribution to the Pool Fund.

Article 7 - Publication of information on procurement

 and grant contracts by the Partner

Country

7.1 The Partner Country undertakes to publish each year in a dedicated and easily accessible place of its internet site, for each procurement and grant contract for which it is contracting authority under the Imprest Component of the programme estimate referred to in Article 5 and the Pool Funds referred to in Article 6, its nature and purpose, the name and locality of the contractor (contractors in case of a consortium) or grant beneficiary (grant beneficiaries in case of a multi-beneficiary grant), as well as the amount of the contract.

The locality of a natural person shall be a region at NUTS2 level. The locality of a legal person shall be its address.

If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the Partner Country.

Article 6 of the Special Conditions shall stipulate the location, on the internet or otherwise, of the place of publication; reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission.

7.2 Scholarships and direct financial support to natural persons most in need shall be published anonymously and in an accumulated manner by category of expenditure.

Otherwise, names of natural persons shall be replaced by “natural person” two years after publication. The name of a legal entity containing that of a natural person involved in this entity shall be treated as a natural person′s name.

Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.

The Partner Country shall present a list of data to be published on natural persons with any justifications for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior authorisation to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS2 level.

7.3 Publication of the procurement and grant contracts concluded (i.e. signed by the Partner Country and the contractor or grant beneficiary) during the reporting period shall take place within six months following the date for submitting the report pursuant to Article 6 of Special Conditions.

7.4 Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The Partner Country shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior authorisation to such publication waiver.

7.5 Where the Commission carries out payments to contractors or grant beneficiaries pursuant to Article 4, it shall ensure the publication of information on procurement contracts and grant contracts according to its rules.

Article 8 - Recovery of funds

8.1 The Partner Country shall take any appropriate measures to recover the funds unduly paid. Amounts unduly paid and recovered by the Partner Country, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed by the Partner Country, as well as damages awarded to the Partner Country shall be returned to the Commission.

8.2 Without prejudice to the above responsibility of the Partner Country to recover funds unduly paid, the Partner Country agrees that the Commission may, in accordance with the provisions of the Financial Regulation applicable and this Financing Agreement, formally establish an amount as being unduly paid under procurement contracts and grant contracts financed under Part One and proceed to its recovery by any means on behalf of the Partner Country, including by offsetting the amount owed by the contractor or grant beneficiary against any of its claims against the EU and by forced recovery before the competent courts.

8.3 To this end, the Partner Country shall provide to the Commission all the documentation and information necessary. The Partner Country hereby empowers the Commission to carry out the recovery in particular by calling on a guarantee of a contractor or grant beneficiary of which the Partner Country is the contracting authority or by offsetting the funds to be recovered against any amounts owed to the contractor or grant beneficiary by the Partner Country as contracting authority and financed by the EU under this or another Financing Agreement or by forced recovery before the competent courts.

8.4 The Commission shall inform the Partner Country that the recovery proceedings have been initiated (including where necessary before a national court).

8.5 Where the Partner Country is a grant beneficiary, subdelegatee or implementing partner of an entity with which the Commission concluded a delegation agreement, the Commission may recover funds from the Partner Country which are due to the entity but which the entity was not able to recover itself.

Article 9 - Financial claims under contracts and agreements

The Partner Country undertakes to confer with the Commission before taking any decision concerning a request for compensation made by a contractor or grant beneficiary and considered by the Partner Country to be justified in whole or in part.The financial consequences may be borne by the EU only where the Commission has given its prior authorisation. Such prior authorisation is also required for any use of funds committed under the present Financing Agreement to cover costs arising from disputes relating to contracts or agreements.

Article 10 - Cost overruns and ways of financing them

10.1 Individual overruns of the budget headings of the activities implemented by the Partner Country shall be dealt with by reallocating funds within the overall budget, in accordance with Article 25 of these General Conditions.

10.2 Wherever there is a risk of overrunning the amount foreseen for the activity implemented by the Partner Country, the Partner Country shall immediately inform the Commission and seek its prior authorisation for the corrective activities planned to cover the overrun, proposing either to scale down the activities or to draw on its own or other non-EU resources.

10.3 If the activities cannot be scaled down, or if the overrun cannot be covered either by the Partner Country′s own resources or other resources, the Commission may, at the Partner Country′s duly substantiated request, decide to grant additional EU financing. Should the Commission take such a decision, the excess costs shall be financed, without prejudice to the relevant EU rules and procedures, by the release of an additional financial contribution to be set by the Commission. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

PART TWO:

Provisions Applicable to Budget Support

Article 11 - Policy dialogue

The Partner Country and the EU commit to engage in a regular constructive dialogue at the appropriate level on the implementation of this Financing Agreement.

Where the Partner Country is an ACP State and this action is financed under the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, this dialogue may form a part of the broader political dialogue provided for in Article 8 of the ACP-EC Partnership Agreement.

Article 12 - Verification of conditions and disbursement

12.1. The Commission shall verify the conditions for the payment of the tranches of the budget support component, as identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions).

Where the Commission concludes that the conditions for payment are not fulfilled, it shall inform the Partner Country thereof without undue delay.

12.2. Disbursement requests submitted by the Partner Country shall be eligible for EU financing provided that they are in accordance with the provisions set out in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and that they are submitted during the operational implementation phase.

12.3. The Partner Country shall apply its national foreign exchange regulations in a non-discriminatory manner to all disbursements of the budget support component.

12.4 If no payment to the Partner Country is made within two years of the entry into force of this Financing Agreement, its budget support component shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 13 - Transparency of budget support

The Partner Country hereby agrees to the publication by the Commission, of this Financing Agreement and any amendment thereof, including by electronic means, and of such basic information on the budget support which the Commission deems appropriate. Such publication shall not contain any data in violation of the EU laws applicable to the protection of personal data.

Article 14 - Recovery of budget support

All or part of the budget support disbursements may be recovered by the Commission, with due respect to the principle of proportionality, if the Commission establishes that payment has been vitiated by a serious irregularity attributable to the Partner Country, in particular if the Partner Country provided unreliable or incorrect information, or if corruption or fraud was involved.

PART THREE:

Provisions Applicable to this Action as a Whole,

Irrespective of the Management Mode

Article 15 - Execution period and contracting deadline

15.1 The execution period of this Financing Agreement shall comprise two phases:

- an operational implementation phase, in which the operational activities of the action are carried out. This phase shall start on the entry into force of this Financing Agreement or on the date stipulated in the Special Conditions and end with the opening of the closure phase.

- a closure phase, during which final audit and evaluation are carried out and contracts and the programme estimate for the implementation of this Financing Agreement are technically and financially closed. The duration of this phase is stipulated in Article 2.3 of the Special Conditions. It starts after the end of the operational implementation phase.

These periods shall be reflected in the agreements to be concluded by the Partner Country and by the Commission in the implementation of this Financing Agreement, in particular in delegation agreements and procurement and grant contracts.

15.2 Costs related to the operational activities shall be eligible for EU financing only if they have been incurred during the operational implementation phase; the costs incurred before the entry into force of this Financing Agreement shall not be eligible for EU financing unless provided otherwise in Article 6 of the Special Conditions. Costs related to final audits and evaluation, to closure activities and operating costs referred to in Article 5.1 shall be eligible until the end of the closure phase.

15.3 Any balance remaining from the EU contribution shall be automatically decommitted no later than six months after the end of the execution period.

15.4 In exceptional and duly substantiated cases, a request may be made for the extension of the operational implementation phase or the closure phase, as well as correctively of the execution period. If agreed upon, the Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.5 Article 2 of these General Conditions shall apply to procurement contracts and grant contracts awarded by the Commission as contracting authority (direct management) with the exception of the last subparagraph of Article 2.1.

Delegation Agreements concluded by the Commission are subject to a different contracting deadline set out by the EU Financial Regulation. If after expiry of that deadline, the related funds are to be de-committed, the Commission will duly inform the Partner Country thereof.

Article 16 - Verifications and checks bv the Commission, the

European Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

16.1 The Partner Country shall assist and support the verifications and checks carried out by the Commission, OLAF and the European Court of Auditors at their request.

The Partner Country agrees to the Commission, OLAF and the European Court of Auditors conducting documentary and on-the-spot controls on the use made of EU financing under the activities under this Financing Agreement and carrying out a full audit, if necessary, on the basis of supporting documents of accounts and accounting documents and any other documents relating to the financing of the activities, throughout the duration of this Financing Agreement and for five years from the end of the execution period.

16.2 The Partner Country also agrees that OLAF may carry out on-the-spot checks and verifications in accordance with the procedures laid down by EU law for the protection of the EU′s financial interests against fraud and other irregularities.

To that end, the Partner Country shall grant officials of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors and their authorised agents access to sites and premises at which operations financed under this Financing Agreement are carried out, including their computer systems, and to any documents and computerised data concerning the technical and financial management of those operations, and to take every appropriate measure to facilitate their work. Access by authorised agents of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors shall be granted on conditions of strict confidentiality with regard to third parties, without prejudice to public law obligations to which they are subject. Documents must be accessible and filed in a manner permitting easy inspection, the Partner Country being bound to inform the Commission, OLAF or the European Court of Auditors of the exact location at which they are kept.

16.3 The checks and audits described above shall also apply to contractors, grant beneficiaries and subcontractors who have received EU financing.

16.4 The Partner Country shall be notified of on the spot missions by agents appointed by the Commission, OLAF or the European Court of Auditors.

Article 17 - Tasks of the Partner Country in fighting

 irregularities, fraud and corruption

17.1 The Partner Country shall immediately inform the Commission of any element brought to its attention which arouses suspicions of irregularities, fraud or corruption and of any measure taken or planned to deal with them.

17.2 The Partner Country shall ensure and check regularly that the actions financed from the budget are effectively carried out and implemented correctly. It shall take appropriate measures to prevent, detect and correct irregularities and fraud and where necessary, bring prosecutions and recover funds unduly paid.

“Irregularity” shall mean any infringement of this Financing Agreement, implementing contracts and programme estimate or of EU law resulting from an act or omission by anyone who has, or would have, the effect of prejudicing the funds of the EU, either by reducing or losing revenue owed to the EU, or by an unjustified item of expenditure. “Fraud” shall mean any intentional act or omission concerning:

- the use or presentation of false, incorrect or incomplete, statements or documents which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or the EDF;

- non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect;

- the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

17.3 The Partner Country undertakes to take every appropriate measure to prevent, detect and punish any practices of active or passive corruption during the implementation of the Financing Agreement.

“Passive corruption” shall mean the deliberate action of an official, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or for a third party, or accepts a promise of such an advantage, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

“Active corruption” shall mean the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official, for himself or for a third party, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

17.4 If the Partner Country does not take appropriate measures to prevent fraud, irregularities and corruption, the Commission may adopt precautionary measures including the suspension of this Financing Agreement.

Article 18 - Suspension of payments

18.1 Without prejudice to the suspension or termination of this Financing Agreement according to Articles 26 and 27, respectively, the Commission may suspend payments partially or fully, if:

a) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it received, and needs to verify, the Partner Country has committed substantial errors, irregularities or fraud in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action, or the Partner Country has failed to comply with its obligations under this Financing Agreement, including obligations regarding the implementation of the Communication and Visibility plan;

b) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it received, and needs to verify, the Partner Country has committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations under this or other Financing Agreements, provided that those errors, irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on the implementation on this Financing Agreement or call into question the reliability of the Partner Country′s internal control system or the legality and regularity of the underlying expenditure;

c) the Commission suspects that the Partner Country committed substantial errors, irregularities, fraud or breach of obligations in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action and needs to verify whether they have occurred;

d) it is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the EU.

18.2 The Commission shall immediately inform the Partner Country about the suspension of payments and of the reasons for this suspension.

18.3 The suspension of payments shall have the effect of suspending payment time-limits for any payment request pending.

18.4 In order to resume payments the Partner Country shall endeavour to remedy the situation leading to the suspension as soon as possible and shall inform the Commission of any progress made in this respect. The Commission shall, as soon as it considers that the conditions for resuming payments have been met, inform the Partner Country thereof.

Article 19 - Allocation of funds recovered

by the Commission to the action

Where the action is financed under the EDF, amounts unduly paid and recovered by the Commission, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed, as well as damages awarded to the Commission shall be allocated to this action.

Article 20 - Right of establishment and residence

20.1 Where justified by the nature of the procurement contract or grant contract, the Partner Country shall entitle natural and legal persons participating in invitations to tender for works, supply or service contracts or calls for proposals and entities expected to be entrusted with implementation tasks identified in Annex I with a provisional right of establishment and residence in the Partner Country′s territory(ies). This right shall remain valid for one month after the contract is awarded.

20.2 The Partner Country shall also entitle procurement contractors and grant beneficiaries, entities entrusted with implementation tasks identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions), natural persons whose services are required for the performance of this action and members of their families with similar rights during the implementation of the action.

Article 21 - Tax and customs provisions

 and foreign exchange arrangements

21.1 The Partner Country shall apply to procurement contracts and grants contracts financed by theEU the most favoured tax and customs arrangements applied to States or international development organisations with which it has relations.

Where the Partner Country is an ACP State, account shall not be taken of arrangements applied by it to the other ACP States or to other developing countries for the purpose of determining the most-favoured-State treatment.

21.2 Where a Framework Agreement is applicable, which includes more detailed provisions on thissubject, these provisions shall apply as well.

Article 22 - Confidentiality

22.1 The Partner Country agrees that its documents and data held by an entity with which the Partner Country is in a contractual relationship regarding them may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of implementing this or another Financing Agreement. The Commission shall respect all confidentiality arrangements agreed between the Partner Country and that entity.

22.2 Without prejudice to Article 16 of these General Conditions, the Partner Country and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of this Financing Agreement that is classified as confidential.

22.3 The Parties shall obtain each other′s prior written consent before publicly disclosing such information.

22.4 The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.

Article 23 - Use of studies

The contract related to any study financed under this Financing Agreement shall include the right for the Partner Country and for the Commission to use the study, to publish it and to disclose it to third parties.

Article 24 - Consultation between the

Partner Country and the Commission

24.1 The Partner Country and the Commission shall consult each other before taking any dispute Financing Agreement - Annex II - General Conditions relating to the implementation or interpretation of this Financing Agreement further pursuant to Article 29 of these General Conditions.

24.2 Where the Commission becomes aware of problems in carrying out procedures relating to management of this Financing Agreement, it shall establish all necessary contacts with the Partner Country to remedy the situation and take any steps that are necessary.

24.3 The consultation may lead to the amendment, suspension or termination of this Financing Agreement.

24.4 The Commission shall regularly inform the Partner Country of the implementation of activities described in Annex I which do not fall under Parts One and Two of these General Conditions.

Article 25 - Amendment of this Financing Agreement

25.1 Any amendment of this Financing Agreement shall be made in writing, including an exchange of letters.

25.2 If the request for an amendment comes from the Partner Country, the latter shall submit that request to the Commission at least three months before the amendment is intended to enter into force, except in cases which are duly substantiated by the Partner Country and accepted by the Commission. In the exceptional cases of an adjustment of the objectives of the action and/or an increase in the EU contribution, such request shall be submitted at least six months before the amendment is intended to enter into force.

25.3 If the adjustment both does not significantly affect the objectives of the activity implemented pursuant to Part One of these General Conditions, and if it concerns matters of detail which do not affect the technical solution adopted, and if it does not include the reallocation of funds, or if it concerns reallocations of funds for an amount equivalent to the amount of the contingency reserve, the Partner Country shall inform the Commission of the adjustment and its justification in writing as soon as possible and may apply that adjustment.

25.4 The use of the contingency reserve provided for an action shall be subject to the Commission′s prior written approval.

25.5 Where the Commission considers that the Partner Country ceases to perform satisfactorily the tasks entrusted pursuant to Article 1.1 of these General Conditions and without prejudice to Articles 26 and 27 of these General Conditions, the Commission may decide to retake the tasks entrusted from the Partner Country in order to continue the implementation of the activities on behalf of the Partner Country after informing the latter in writing.

Article 26 - Suspension of this Financing Agreement

26.1 The Financing Agreement may be suspended in the following cases:

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation under this Financing Agreement.

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Partner Country breaches any obligation set under the procedures and standard documents referred to in Articles 1, 4, 5 and 6 of these General Conditions.

- The Commission may suspend this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation relating to respect for human rights, democratic principles and the rule of law and in serious cases of corruption.

- This Financing Agreement may be suspended in cases of force majeure, as defined below. “Force majeure” shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the parties′ control which prevents either of them from fulfilling any of their obligations, not attributable to error or negligence on their part (or the part of their contractors, agents or employees) and proves insurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment or material or delays in making them available, labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure. A party shall not be held in breach of its obligations if it is prevented from fulfilling them by a case of force majeure of which the other party is duly informed. A party faced with force majeure shall inform the other party without delay, stating the nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and take any measure to minimise possible damage.

- Neither of the Parties shall be held liable for breach of its obligations under this Financing Agreement if it is prevented from fulfilling them by force majeure, provided it takes measures to minimise any possible damage.

26.2 The Commission may suspend this Financing Agreement without prior notice.

26.3 The Commission may take any appropriate precautionary measure before suspension takes place.

26.4 When the suspension is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts, delegation agreements and programme estimate shall be indicated.

26.5 A suspension of this Financing Agreement is without prejudice to the suspension of payments and termination of this Financing Agreement by the Commission in accordance with Article 18 and 27 of the General Conditions.

26.6 The parties shall resume the implementation of the Financing Agreement once the conditions allow with the prior written approval of the Commission. This is without prejudice to any amendments of this Financing Agreement which may be necessary to adapt the action to the new implementing conditions, including, if possible, the extension of the implementation period, or the termination of this Financing Agreement in accordance with Article 27.

Article 27 - Termination of this Financing Agreement

27.1. If the issues which led to the suspension of this Financing Agreement have not been resolved within a maximum period of 180 days, either party may terminate this Financing Agreement at 30 days′ notice.

27.2. This Financing Agreement shall be automatically terminated, if no implementing contract has been signed within the deadlines of Article 2.

27.3 When the termination is notified, the consequences for the on-going procurement contracts, grant contracts and programme estimate shall be indicated.

Article 28 - Dispute settlement arrangements

28.1 Any dispute concerning this Financing Agreement which cannot be settled within a six-monthperiod by the consultations between the parties provided for in Article 24 of these General Conditions may be settled by arbitration at one of the parties′ request.

Where the Partner Country is an ACP State or an ACP regional body or organisation and this action is financed under the EDF, the dispute shall be submitted, prior to arbitration and after the consultations provided for in Article 24 of these General Conditions, to the ACP-EC Council of Ministers, or, between its meetings, to the ACP-EC Committee of Ambassadors, pursuant to Article 98 of the ACP-EC Partnership Agreement. If the Council or Committee does not succeed in settling the dispute, either party may request settlement of the dispute by arbitration in accordance with Articles 28.2, 28.3 and 28.4.

28.2 Each party shall designate an arbitrator within 30 days of the request for arbitration. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration (The Hague) to designate a second arbitrator. The two arbitrators shall in their turn designate a third arbitrator within 30 days. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration to designate the third arbitrator.

28.3 Unless the arbitrators decide otherwise, the procedure laid down in the Permanent Court of Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organisations and States shall apply. The arbitrators′ decisions shall be taken by a majority within a period of three months.

28.4 Each party shall be bound to take the measures necessary for the application of the arbitrators′ decision.