Acord din 03.11.2015 de grant nr.TF019354 dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţionala pentru Dezvoltare în vederea realizării Proiectului "Fortificarea capacităţilor Sistemului Informaţional de Management în Educaţie (SIME)

ACORD BILATERAL

ACORD DE GRANT

dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională pentru

Dezvoltare în vederea realizării Proiectului "Fortificarea capacităţilor

Sistemului  Informaţional de Management în Educaţie (SIME)"

Chişinău, 3 noiembrie 2015

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 79-89 art.148 din 01.04.2016

* * *

Notă: Acordul Ratificat prin Legea nr.16 din 03.03.2016

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului

E.S. Anatol Arapu

Ministrul Finanţelor

Ministerul Finanţelor

str. Cosmonauţilor 7

Chişinău

Republica Moldova

Re: Grant nr.TF019354

Fortificarea capacităţilor – SIME

Excelenţă:

Drept răspuns la solicitarea pentru asistenţă financiară înaintată de Republica Moldova ("Beneficiar"), sunt bucuros să Vă informez că Banca Internaţională pentru Reconstrucţii şi Dezvoltare / Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare (numite colectiv "Banca Mondială"), acţionând drept administrator al fondurilor de grant acordate sub egida Fondului Fiduciar pentru Dezvoltarea Capacităţilor Statistice, propune să acorde Beneficiarului un Grant suma căruia nu va depăşi trei sute şaizeci şi cinci mii dolari SUA (365.000 USD) ("Grant") conform termenilor şi condiţiilor expuse sau la care se face referinţă în prezenta scrisoare – acord ("Acord"), care include în ataşament o Anexă, pentru a acorda asistenţă în finanţarea proiectului descris în Anexă ("Proiect").

Acest Grant este finanţat din fondul fiduciar menţionat mai sus, pentru care Banca Mondială primeşte contribuţii periodice din partea Donatorilor. În conformitate cu Secţiunea 3.02 din Condiţiile Standard (conform celor definite în Anexa la prezentul Acord), obligaţiile de plată ale Băncii Mondiale în legătură cu prezentul Acord sunt limitate la suma mijloacelor oferite de Donatori sub egida fondului fiduciar menţionat mai sus, iar dreptul Beneficiarului de a retrage mijloacele financiare din Grant depinde de disponibilitatea acestora.

Prin confirmarea acordului de mai jos, Beneficiarul atestă că este autorizat să încheie prezentul Acord şi să realizeze Proiectul în conformitate cu termenii şi condiţiile expuse sau la care se face referinţă în prezentul Acord.

Vă rugăm să confirmaţi acordul Beneficiarului vizând cele menţionate mai sus prin desemnarea unui oficial autorizat din partea Beneficiarului care să semneze şi să dateze copia inclusă a acestui Acord, reîntorcând-o ulterior Băncii Mondiale. Odată cu primirea de către Banca Mondială a copiei contrasemnate, prezentul Acord va intra în vigoare din data specificată de Banca Mondială în conformitate cu Secţiunea 4.02 din Anexa la prezentul Acord; în acelaşi timp oferta prezentului Acord se va considera drept retrasă, dacă Banca Mondială nu va primi copia contrasemnată a prezentului Acord în decurs de nouăzeci (90) de zile din momentul semnării prezentului Acord de către Banca Mondială, cu excepţia cazurilor în care Banca Mondială va stabili o dată mai târzie pentru scopul dat.

Cu respect,

Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare şi

Banca Internaţională pentru Reconstrucţii şi Dezvoltare

De către _________________

              Victoria Siryachenko

Director  de Ţară în  exerciţiu

Belarus, Moldova şi Ucraina

Europa şi Asia Centrală

AGREAT DE:

REPUBLICA MOLDOVA

De către:__________________________

                     Reprezentantul autorizat

Numele: Anatol ARAPU

Funcţia: Ministerul Finaţelor

Data: 3 noiembrie 2015

Anexe:

(1) Condiţiile standard pentru granturile oferite de Banca Mondială din diverse fonduri din 15 februarie 2012.

(2) Scrisoarea de debursare din aceeaşi dată ca şi prezentul Acord, împreună cu Îndrumările Băncii Mondiale cu privire la debursări pentru proiecte din 1 mai 2006.

(3) Îndrumările cu privire la prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în cadrul proiectelor finanţate din împrumuturile BIRD şi din creditele şi granturile AID din 15 octombrie 2006 şi revizuite în ianuarie 2011.

(4) Îndrumări: Achiziţia bunurilor, lucrărilor şi serviciilor neaferente consultanţilor din împrumuturile BIRD şi creditele şi granturile IDA de către împrumutătorii Băncii Mondiale din ianuarie 2011 şi revizuite în iulie 2014.

(5) Îndrumări: selectarea şi recrutarea consultanţilor din împrumuturile BIRD şi creditele şi granturile IDA de către împrumutătorii Băncii Mondiale din ianuarie 2011 şi revizuite în iulie 2014.

Grantul FFDM nr.TF019354

ANEXĂ

Articolul I

Condiţii standard; Definiţii

1.01. Condiţii standard. Condiţiile standard pentru granturile acordate de Banca Mondială din diverse fonduri din 15 februarie 2012 ("Condiţii standard") constituie o parte integrală a prezentului Acord.

1.02. Definiţii. Cu excepţia cazurilor în care contextul prevede altfel, termenii ortografiaţi cu litere majuscule, utilizaţi în prezentul Acord, au semnificaţia pe care Condiţiile standard sau Acordul le atribuie acestora; iar termenii adiţionali sunt definiţi după cum urmează:

(a) "Centru Tehnologii Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie" înseamnă un centru responsabil pentru tehnologiile informaţionale şi comunicaţionale în cadrul MEd.

(b) "SIME" înseamnă Sistem Informaţional de Management în Educaţie.

(c) "MEd" înseamnă Ministerul Educaţiei al Beneficiarului sau succesorul acestuia.

(d) "Politicile de garanţie ale Băncii Mondiale" înseamnă politicile şi procedurile operaţionale ale Băncii expuse în Manualul Operaţional al Băncii în OP/PB 4.01, 4.04, 4.36, 4.09, 4.11, 4.10, 4.12, 4.37, 7.50 şi 7.60, manualul dat fiind publicat pe www.WorldBank.org/opmanual.

Articolul II

Executarea Proiectului

2.01. Obiectivele şi descrierea Proiectului. Obiectivul Proiectului rezidă în fortificarea calităţii, deschiderii şi utilizării statisticilor educaţionale pentru a informa mai bine reformele educaţionale în derulare ale Beneficiarului.

Proiectul constă din următoarele părţi:

Partea I: Fortificarea capacităţilor statistice şi analitice

Oferirea de suport pentru: fortificarea capacităţilor MEd, Centrului Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie, autorităţilor locale şi şcolilor în ceea ce priveşte utilizarea SIME prin:

(a) evaluarea capacităţilor lor statistice şi fluxurilor lor informaţionale;

(b) realizarea instruirii cu privire la colectarea datelor, controlul calităţii, fluxurile informaţionale şi analiza datelor;

(c) revizuirea şi analiza operaţiunilor şi procedurilor statistice, cadrului managerial şi de reglementare pentru indicatorii educaţionali.

Partea II: Îmbunătăţirea calităţii şi fiabilităţii datelor colectate prin SIME

Oferirea de suport pentru:

(a) elaborarea şi implementarea mecanismelor de validare a datelor;

(b) introducerea semnăturilor digitale;

(c) elaborarea rapoartelor adiţionale prezente în SIME.

Partea III: Deschiderea datelor în sectorul educaţiei

Oferirea de suport pentru:

(a) evaluarea necesităţilor actorilor implicaţi privind datele educaţionale;

(b) crearea cataloagelor ale categoriilor de date identificate care necesită să fie colectate, compilate într-un mod prietenos utilizatorului, deschise şi actualizate în mod regulat;

(c) elaborarea paginilor web de date deschise pentru diseminarea şi vizualizarea interactivă a datelor educaţionale;

(d) realizarea unei campanii de comunicare cu privire la disponibilitatea datelor deschise în sectorul educaţiei pentru a încuraja controlul cetăţenilor asupra reformelor educaţionale.

2.02. Generalităţi privind executarea Proiectului. Beneficiarul îşi declară angajamentul faţă de obiectivele fondurilor Grantului. În scopul dat, Beneficiarul va realiza Proiectul prin intermediul MEd în conformitate cu prevederile stipulate în: (a) articolul II din Condiţiile Standard; (b) "Îndrumările cu privire la prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în proiectele finanţate din împrumuturile BIRD şi creditele şi granturile IDA" din 15 octombrie 2006 şi revizuite în ianuarie 2011 ("Îndrumări anticorupţie"); şi (c) prezentul articol II.

2.03. Aranjamentele instituţionale şi de altă natură. Beneficiarul va asigura, prin intermediul MEd, ca echipa de implementare a proiectului să fie menţinută pe tot parcursul implementării Proiectului într-un mod satisfăcător pentru Banca Mondială.

2.04. Vizibilitatea şi vizita donatorului. Beneficiarul va întreprinde sau va cauza întreprinderea tuturor măsurilor solicitate în mod rezonabil de către Banca Mondială întru identificarea publică a susţinerii Donatorului pentru Proiect.

2.05. Monitorizarea, raportarea şi evaluarea Proiectului. (a) Beneficiarul va monitoriza şi evalua progresul realizat în cadrul Proiectului şi va pregăti rapoartele Proiectului în conformitate cu prevederile Secţiunii 2.06 din Condiţiile Standard şi în baza indicatorilor acceptabili pentru Banca Mondială. Fiecare raport de Proiect va cuprinde perioada de 6 luni şi va fi prezentat Băncii Mondiale nu mai târziu de o lună după finele perioadei cuprinse de un astfel de raport.

(b) Beneficiarul va pregăti Raportul de finalizare în conformitate cu prevederile Secţiunii 2.06 din Condiţiile Standard. Raportul de finalizare va fi prezentat Băncii Mondiale nu mai târziu de şase luni după ziua de finalizare a Proiectului.

2.06. Managementul financiar. (a) Beneficiarul va asigura menţinerea unui sistem de management financiar în conformitate cu prevederile Secţiunii 2.07 din Condiţiile Standard.

(b) Beneficiarul va asigura ca rapoartele financiare intermediare ale Proiectului nesupuse auditului să fie pregătite şi prezentate Băncii Mondiale nu mai târziu de patruzeci şi cinci (45) de zile de la finele fiecărui semestru calendaristic, cuprinzând perioada semestrului şi fiind prezentate într-o formă şi cu un conţinut satisfăcătoare pentru Banca Mondială.

(c) La solicitarea Băncii Mondiale, Beneficiarul va supune rapoartele sale financiare unui audit în conformitate cu prevederile Secţiunii 2.07 (b) din Condiţiile Standard. Auditul dat al rapoartelor financiare va cuprinde întreaga perioadă în decursul căreia au fost efectuate retrageri din Contul Grantului. Rapoartele financiare supuse auditului pentru o astfel de perioadă de timp vor fi prezentate Băncii Mondiale nu mai târziu de şase (6) luni de la finele unei astfel de perioade.

2.07. Achiziţii. Toate bunurile, lucrările şi serviciile de consultanţă necesare pentru Proiect şi care urmează a fi finanţate, parţial sau totalmente, din mijloacele Grantului vor fi achiziţionate în conformitate cu cerinţele specificate sau reflectate în "Îndrumări: achiziţia bunurilor, lucrărilor şi serviciilor neaferente consultanţilor din împrumuturile BIRD şi creditele şi granturile IDA de către împrumutătorii Băncii Mondiale" din ianuarie 2011, revizuite în iulie 2014 ("Îndrumări vizând achiziţiile"), şi "Îndrumări: selectarea şi recrutarea consultanţilor din împrumuturile BIRD şi creditele şi granturile IDA de către împrumutătorii Băncii Mondiale" din ianuarie 2011, revizuite în iulie 2014 ("Îndrumări vizând consultanţii").

2.08. Orice contract pentru cheltuielile eligibile a fi finanţate parţial sau totalmente din mijloacele Grantului va fi inclus în planul de achiziţii pregătit de Beneficiar şi aprobat de Bancă în conformitate cu Îndrumările vizând achiziţiile şi Îndrumările vizând consultanţii, înainte de iniţierea procesului de achiziţie pentru un astfel de contract.

Articolul III

Retragerea mijloacelor Grantului

3.01. Cheltuieli eligibile. Beneficiarul poate retrage mijloace din Grant în corespundere cu prevederile stipulate în: (a) articolul III din Condiţiile Standard; (b) prezenta Secţiune şi (c) instrucţiunile suplimentare pe care Banca Mondială le poate specifica în scris în atenţia Beneficiarului (inclusiv "Îndrumările Băncii Mondiale vizând debursările în cadrul proiectelor" din mai 2006, revizuite periodic de Banca Mondială şi după cum se aplică prezentului Acord în conformitate cu astfel de instrucţiuni), pentru a finanţa 100% din cheltuielile eligibile, conform celor reflectate în următorul tabel.

În scopul alineatului dat, noţiunea de "instruire" înseamnă costuri rezonabile, conform celor aprobate de Banca Mondială, pentru instruirile care se vor realiza sub egida Proiectului, inclusiv taxa de instruire, costurile pentru deplasare şi cazare pentru participanţii la instruire, costurile asociate cu securizarea serviciilor instructorilor, arenda încăperilor pentru instruire, pregătirea şi reproducerea materialelor de instruire şi alte costuri care ţin direct de pregătirea şi implementarea cursurilor de instruire (excluzând bunurile şi serviciile consultanţilor).

3.02. Condiţiile de retragere. Fără a ţine cont de prevederile Secţiunii 3.01 din prezentul Acord, nu se vor efectua retrageri pentru plăţile realizate înainte de data contrasemnării acestui Acord de către Beneficiar.

3.03. Perioada de retragere. Data finalizării la care se face referinţă în Secţiunea 3.06 (c) din Condiţiile Standard este 31 ianuarie 2017.

Articolul IV

Intrarea în vigoare; Rezilierea

4.01. Prezentul Acord va intra în vigoare doar după prezentarea probelor satisfăcătoare către Banca Mondială precum că executarea şi prestarea prezentului Acord în numele Beneficiarului a fost autorizată în modul cuvenit de către toate acţiunile guvernamentale şi cele corporative necesare.

4.02. Cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul şi Banca Mondială vor conveni în alt mod, data intrării în vigoare a prezentului Acord va fi data în care Banca Mondială va înştiinţa Beneficiarul despre acceptarea sa a probelor solicitate în Secţiunea 4.01 din Anexa la prezentul Acord. În cazul în care, înainte de Data intrării în vigoare, se iscă vreun eveniment care împuterniceşte Banca Mondială să suspende dreptul Beneficiarului de a efectua retrageri din Contul Grantului dacă Acordul dat ar fi în vigoare, Banca Mondială ar putea să amâne înştiinţarea la care se face referinţă în prezenta Secţiune până ce evenimentul (sau evenimentele) dat(e) va (vor) înceta să existe.

4.03. Prezentul Acord şi toate obligaţiile părţilor în cadrul acestuia vor fi reziliate în cazul în care acesta nu a intrat în vigoare timp de şaizeci (60) de zile de la data prezentului Acord, cu excepţia situaţiei când Banca Mondială, după examinarea motivelor întârzierii, stabileşte o altă dată pentru scopurile acestei Secţiuni. Banca Mondială va înştiinţa cu promptitudine Beneficiarul despre o astfel de dată ulterioară.

Articolul V

Reprezentantul Beneficiarului; Adrese

5.01. Reprezentantul Beneficiarului. Reprezentantul Beneficiarului la care se face referinţă în Secţiunea 7.02 din Condiţiile Standard este Ministerul Finanţelor.

5.02. Adresa Beneficiarului. Adresa Beneficiarului la care se face referinţă în Secţiunea 7.01 din Condiţiile Standard este:

Ministerul Finanţelor

str. Cosmonauţilor 7

MD 2005

Chişinău,

Republica Moldova

Fax: (373) 2222 5393

5.03. Adresa Băncii Mondiale. Adresa Băncii Mondiale la care se face referinţă în Secţiunea 7.01 din Condiţiile Standard este:

Banca Internaţională pentru Reconstrucţii şi Dezvoltare / Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433

Statele Unite ale Americii

Condiţii Standard

pentru Granturile oferite de Banca Mondială

din Diferite Fonduri

15 februarie 2012

ARTICOLUL I

Introducere

Secţia 1.01. Aplicarea condiţiilor Standard. Aceste Condiţii Standard stabilesc termenii şi condiţiile generale aplicabile granturilor acordate de BIRD sau AID din diferite fonduri (altele decât resursele AID). Ele se aplică în măsura indicată în Acordul cu privire la Grant.

Secţia 1.02. Inconsistenţa cu Acordul cu privire la Grant. Dacă oricare prevederi ale Acordului cu privire la Grant nu vor fi consistente cu prevederile acestor Condiţii Standard, se vor aplica prevederile Acordului cu privire la Grant.

Secţia 1.03. Definiţiile. Cu excepţia oricăror prevederi contrare ale Acordului cu privire la Grant, cuvintele scrise cu Majuscule în aceste Condiţii Standard sau în Acordul cu privire la Grant vor avea acelaşi sens ca şi în Condiţiile Standard.

Secţia 1.04. Referinţele; Denumirile secţiilor. Referinţele în aceste Condiţii Standard la Articolele şi Secţiile vor însemna referinţe la Articolele şi Secţiile acestor Condiţii Standard. Denumirile sunt incluse în aceste Condiţii Standard doar pentru uşurinţa citirii şi nu se vor lua în consideraţie la interpretarea acestor Condiţii Standard.

ARTICOLUL II

Executarea Proiectului

Secţia 2.01. Executarea proiectului în general. Recipientul va asigura ca :

(a) Proiectul să fie implementat: (i) cu diligenţa şi eficienţa corespunzătoare; (ii) în conformitate cu standardele şi practicile administrative, tehnice, financiare, economice, de mediu şi sociale; şi (iii) în conformitate cu prevederile Acordului de Grant, inclusiv aceste Condiţii Standard; şi

(b) fondurile, facilităţile, serviciile şi celelalte resurse necesare pentru Proiect să fie acordate la timpul potrivit.

Secţia 2.02. Asigurarea. Recipientul va asigura ca o rezervă corespunzătoare să fie făcută pentru asigurarea oricăror bunuri necesare pentru Proiect şi finanţate din contul Grantului, împotriva pericolelor legate de achiziţionare, transportare şi livrare la locul instalării sau exploatării lor. Despăgubirile de asigurare se vor achita într-o valută uşor convertibilă pentru schimbarea sau reparaţia acestor bunuri.

Secţia 2.03. Achiziţionarea loturilor de pământ. Recipientul va prelua toate acţiunile necesare la timpul potrivit, astfel încât toate loturile de pământ şi toate drepturile asupra lor, necesare pentru executarea Proiectului, să fie prezentate Băncii Mondiale la prima cerere, inclusiv dovezile satisfăcătoare ale faptului că aceste loturi de pământ şi drepturi sunt disponibile pentru Proiect.

Secţia 2.04. Utilizarea Bunurilor, Lucrărilor şi Serviciilor; Întreţinerea Facilităţilor.

Recipientul va asigura ca:

(a) cu excepţia cazurilor în care Banca Mondială va stabili altfel, toate bunurile, lucrările şi serviciile finanţate din contul Grantului, să fie utilizate exclusiv pentru scopurile Proiectului; şi

(b) toate facilităţile relevante pentru Proiect să fie exploatate şi întreţinute corect, toate lucrările de reparaţie şi renovare fiind efectuate la timp, conform necesităţilor.

Secţia 2.05. Documentele şi Evidenţa. Recipientul va asigura ca:

(a) toate documentele aferente Proiectului să fie livrate la timp Băncii Mondiale, cu gradul de detaliere rezonabil stabilit de Banca Mondială;

(b) evidenţa să fie ţinută astfel încât să reflecte progresul Proiectului (inclusiv costurile şi beneficiile Proiectului), să identifice bunurile, lucrările şi serviciile finanţate din contul Grantului şi să permită dezvăluirea utilizării acestora în cadrul Proiectului, iar documentele respective să fie prezentate la cerere Băncii Mondiale;

(c) toate documentele referitoare la cheltuielile suportate în cadrul Proiectului trebuie să fie păstrate până la expirarea a cel puţin: (i) doi ani din Data Închiderii; sau (ii) dacă Banca Mondială va cere auditul Rapoartelor Financiare ale Recipientului conform prevederilor Secţiei 2.07 (b) de mai jos, în funcţie de ceea ce se va întâmpla mai târziu: (A) timp de un an din data primirii de către Banca Mondială a Rapoartelor Financiare cu concluzia de audit care vor cuprinde perioada în care s-au făcut ultimele retrageri din Contul de Grant; şi (B) doi ani din Data Închiderii; şi

(d) reprezentanţii Băncii Mondiale trebuie să fie în stare să examineze toate documentele descrise mai sus în paragrafele (b) şi (c), şi la dispoziţia lor fiind pusă toată informaţia asociată cu aceste documente, pe care aceştia o pot cere din timp în timp.

Secţia 2.06. Monitorizarea Proiectului, Raportarea şi Evaluarea. Recipientul:

(a) va asigura menţinerea politicilor şi procedurilor adecvate pentru monitorizarea şi evaluarea continuă, conform indicatorilor acceptabili pentru Banca Mondială, inclusiv indicatorii de progres ai Proiectului şi indicatorii atingerii obiectivelor lui; şi

(b) în caz de necesitate, dacă Acordul de Grant prevede acest lucru:

(i) (A) Va asigura elaborarea şi prezentarea Băncii Mondiale a unuia sau a mai multor rapoarte de proiecte ("Rapoarte de Proiecte"), care după formă şi conţinut vor corespunde cerinţelor Băncii Mondiale, integrând în sine rezultatele activităţilor de monitorizare şi evaluare şi setând măsurile recomandate de Recipient pentru a asigura executarea eficientă şi efectivă a Proiectului şi atingerea obiectivelor lui; fiecare raport de Proiect va cuprinde perioada indicată în Acordul de Grant şi va fi livrat Băncii Mondiale cel târziu la data indicată în Acordul de Grant; şi (B) va acorda Băncii Mondiale o oportunitate rezonabilă pentru un schimb de opinii cu Recipientul privind raportul respectiv, iar apoi pentru implementarea măsurilor recomandate, luând în consideraţie viziunile Băncii asupra obiectului; şi

(ii) va asigura elaborarea şi livrarea Băncii Mondiale, cel târziu la data indicată pentru acest scop în Acordul de Grant, unul sau mai multe rapoarte de finalizare ("Rapoarte de Finalizare"): (A) care vor cuprinde obiectele şi vor asigura gradul de detaliere cerute în mod rezonabil de Banca Mondială, după executarea Proiectului, îndeplinirea obligaţiilor respective de către Recipient şi de către Banca Mondială conform Acordului de Grant şi atingerea scopurilor Grantului; şi (B) un plan elaborat special pentru asigurarea viabilităţii realizărilor Proiectului.

Secţia 2.07. Management Financiar; Rapoartele Financiare; Auditul. Recipientul va asigura:

(a) aplicarea unui sistem de Management Financiar şi elaborarea Rapoartelor Financiare ("Rapoartele Financiare") în conformitate cu standardele contabile consistente şi acceptabile pentru Banca Mondială, astfel încât să reflecte operaţiunile, resursele şi cheltuielile suportate în cadrul Proiectului;

(b) în cazul în care Acordul de Grant va conţine prevederile respective: (i) Rapoartele Financiare vor fi periodic supuse auditului din partea auditorilor independenţi acceptabili pentru Banca Mondială, conform standardelor de acceptabile pentru Banca Mondială; şi (ii) Rapoartele Financiare cu concluziile de audit urmează a fi prezentate Băncii Mondiale cel târziu la data indicată în Acordul de Grant pentru acest scop, împreună cu alte informaţii aferente Rapoartelor Financiare şi auditorilor, conform cerinţelor rezonabile ale Băncii Mondiale, din timp în timp înaintate; şi

(c) Rapoartele Financiare cu concluziile de audit, prevăzute în paragraful (b) al acestei Secţii vor fi disponibile publicului la timpul potrivit, în modalitatea acceptabilă pentru Banca Mondială.

Secţia 2.08. Cooperarea şi Consultarea. Recipientul şi Banca Mondială vor coopera pe deplin pentru a atinge scopurile Grantului şi pentru a realiza obiectivele Proiectului şi, în acest sens, în perioada de implementare a Proiectului şi timp de zece ani după finalizarea acestuia:

(a) din timp în timp, părţile la cerere vor efectua schimbul de opinii referitor la Proiect şi la Grant, la îndeplinirea obligaţiilor reciproce conform Acordului de Grant şi vor prezenta una alteia informaţia respectivă;

(b) părţile vor comunica una alteia despre oricare impedimente sau pericole de interferenţă.

Secţia 2.09. Vizitele. Recipientul, în decursul perioadei de implementare a Proiectului şi timp de zece ani după finalizarea acestuia:

(a) Dacă el este Ţara-membră, Recipientul va permite reprezentanţilor Băncii Mondiale să viziteze orice părţi ale teritoriului său pentru scopurile aferente Grantului;

(b) Dacă el nu este Ţară-membră, el va lua toate măsurile pentru a permite Băncii Mondiale să viziteze orice părţi ale teritoriului Ţării-membre pentru scopurile aferente Grantului; şi

(c) Va permite reprezentanţilor Băncii Mondiale: (i) să viziteze orice obiecte şi locuri incluse în Proiect; şi (ii) să examineze Bunurile finanţate din contul Grantului şi orice documente aferente obligaţiilor prevăzute în Acordul de Grant.

Secţia 2.10. Zona Disputată

În cazul în care Proiectul se va afla într-o zonă disputată sau care va deveni obiect al disputei în viitor, nici finanţarea Proiectului din partea Băncii Mondiale, nici orice desemnare sau referinţă la orice atare zonă în Acordul de Grant nu vor constitui o concluzie a Băncii Mondiale în ceea ce priveşte legalitatea sau un oricare al statut al acestei zone şi nu vor afecta determinările în cadrul oricăror altor pretenţii asociate cu această zonă.

ARTICOLUL III

Retragerea Mijloacelor Băneşti din Contul de Grant

Secţia 3.01. Contul de Grant; Retragerile de Mijloace Băneşti în General; Valuta Retragerilor

(a) Banca Mondială va credita suma Grantului în valuta de denominare a Grantului pe Contul de Grant. Recipientul poate din timp în timp cere retragerea sumelor Grantului din Contul de Grant în conformitate cu prevederile Acordului de Grant şi prevederile acestor Condiţii Standard.

(b) Retragerile mijloacelor băneşti ale Grantului de pe Contul de Grant se vor efectua în valuta Grantului. Banca Mondială poate, la cererea Recipientului şi acţionând în calitate de Agent al său, în conformitate cu termenii şi condiţiile stabilite de Banca Mondială, procura alte valute indicate de Recipient în mod rezonabil din Contul de Grant, pentru achitarea Cheltuielilor Eligibile. În cazurile în care pentru scopurile Acordului de Grant sau acestor Condiţii Standard va fi nevoie de a determina echivalentele sumelor în diferite valute acestea se vor determina de către Banca Mondială.

Secţia 3.02. Insuficienţa de Mijloace Băneşti. Independent de prevederile Secţiei 3.01, retragerile de mijloace băneşti nu se vor efectua dacă în urma acestor retrageri suma totală a Grantului retras din Contul de Grant va depăşi suma pusă la dispoziţia Băncii Mondiale din resursele fondurilor de trust ale altor finanţatori pentru scopurile Grantului. Recipientul poartă riscul de Insuficienţă de Mijloace Băneşti, iar Banca Mondială nu va purta nici o răspundere în faţa Recipientului sau oricăror părţi terţe pentru orice cheltuieli sau orice obligaţii asumate în legătură cu Acordul de Grant, care ar depăşi suma disponibilă Băncii Mondiale pentru scopurile Grantului.

Secţia 3.03. Obligaţiile Speciale ale Băncii Mondiale. La cererea Recipientului şi conform condiţiilor stabilite între Recipientul şi Banca Mondială, Banca Mondială poate să asume Obligaţii Speciale cu emiterea garanţiilor scrise privind plata oricăror sume din cadrul Cheltuielilor Eligibile, independent de orice suspendare sau anulare a sumei Grantului ("Obligaţii Speciale").

Secţia 3.04. Cererile; Dovezile

(a) În cazul în care Recipientul va dori să retragă orice sumă din Contul de Grant sau să ceară de la Banca Mondială emiterea oricăror Obligaţii Speciale, Recipientul trebuie să prezinte Băncii Mondiale o cerere scrisă, care va corespunde cerinţelor rezonabile ale Băncii Mondiale în ceea ce priveşte forma şi conţinutul ("Cererea").

(b) Recipientul va prezenta Băncii Mondiale: (i) dovezile satisfăcătoare pentru Banca Mondială privind împuternicirile persoanei sau persoanelor de a semna fiecare Cerere şi mostrele autentificate de semnături ale fiecărei atare persoane; şi (ii) documentele sau alte dovezi care vor însoţi fiecare Cerere, conform indicaţiilor Băncii Mondiale, până la autorizarea sau după autorizarea de către Banca Mondială a oricăror retrageri prevăzute în Cerere ("Dovezile").

(c) Fiecare Cerere privind retragerea oricăror sume ale Grantului şi Dovezile respective trebuie să fie suficiente după formă şi conţinut, astfel încât să convingă Banca Mondială de faptul că Recipientul este în drept să efectueze retragerea sumelor respective din Contul de Grant, iar sumele respective vor fi utilizate exclusiv pentru scopurile specificate în Acordul de Grant. Cererile se vor perfecta la timpul corespunzător pentru finanţarea Cheltuielilor Eligibile.

(d) Banca Mondială va achita sumele retrase de către Recipient din Contul de Grant doar Recipientului sau persoanelor indicate de Recipient.

Secţia 3.05. Conturile Desemnate

(a) Recipientul poate deschide şi menţine unul sau mai multe conturi desemnate pe care Banca Mondială, la cererea Recipientului, poate depune sumele retrase din Contul de Grant ca avansuri pentru scopurile Proiectului ("Conturile Desemnate"). Toate Conturile Desemnate vor fi deschise într-o instituţie financiară acceptabilă pentru Banca Mondială, în conformitate cu termenii şi condiţiile acceptabile pentru Banca Mondială.

(b) Depunerile de mijloace băneşti şi plăţile de pe Conturile Desemnate se vor efectua în conformitate cu Acordul de Grant şi aceste Condiţii Standard, inclusiv în conformitate cu orice instrucţiuni pe care Banca Mondială le poate emite din timp în timp Recipientului. Banca Mondială, conform prevederilor Acordului de Grant şi instrucţiunilor respective, poate sista depunerile pe orice atare conturi, informându-l pe Recipientul despre acest fapt. În acest caz Banca Mondială îl va informa pe Recipient despre procedurile aplicabile retragerilor respective din Contul de Grant.

Secţia 3.06. Cheltuielile Eligibile. Recipientul va asigura ca mijloacele băneşti ale Grantului să fie utilizate exclusiv pentru finanţarea cheltuielilor care, excepţie făcând cele special prevăzute în Acordul de Grant, vor corespunde cerinţelor următoare ("Cheltuielile Eligibile"):

(a) Plata se efectuează pentru achitarea preţului rezonabil al bunurilor, lucrărilor sau serviciilor necesare pentru Proiect, care se finanţează din mijloacele Grantului şi sunt procurate în conformitate cu prevederile Acordului de Grant;

(b) Plat nu este interzisă prin decizia Consiliului de Securitate al Naţiunilor Unite aprobată în conformitate cu Capitolul VII al Acordului Naţiunilor Unite; şi

(c) Plata: (i) este efectuată pe sau după data indicată în Acordul de Grant în acest scop; şi (ii) cu excepţia cazurilor special stabilite de Banca Mondială, este îndreptată pentru finanţarea cheltuielilor efectuate până la Data Închiderii.

Secţia 3.07. Taxele de Finanţare

(a) În Acordul de Grant pot să se conţină prevederi privind faptul că mijloacele băneşti ale Grantului nu pot fi retrase pentru achitarea oricăror Taxe colectate sau plătibile în teritoriul Ţării-membre sau, în cazul Cheltuielilor Eligibile, la momentul importării, fabricaţiei, procurării sau livrării. În acest caz, dacă sumele oricăror atare Taxe se vor micşora sau se vor mări, Banca Mondială poate, înştiinţându-l pe Recipient despre acest fapt, ajusta procentajul Cheltuielilor Eligibile ce urmează a fi finanţate din contul Grantului indicat în Acordul de Grant, pentru a asigura respectarea limitelor impuse acestor retrageri.

(b) La lipsa oricăror specificări în acest sens utilizarea oricăror mijloace băneşti ale Grantului pentru achitarea acestor Taxe se va supune politicii Băncii Mondiale de utilizare economicoasă şi eficientă a mijloacelor băneşti acordate în formă de credite şi granturi. În acest sens, dacă Banca Mondială la orice moment va determina că suma oricăror atare Taxe este excesivă sau că orice atare Taxă este discriminatorie sau nerezonabilă, Banca Mondială poate ajusta procentajul Cheltuielilor Eligibile ce urmează a fi finanţate din mijloacele băneşti ale Grantului, conform prevederilor Acordului de Grant, pentru a asigura respectarea politicilor Băncii Mondiale, informându-l pe Recipient despre acest fapt.

Secţia 3.08. Realocarea. Dacă, în opinia Băncii Mondiale, o sumă oarecare a Grantului alocată unei categorii de Cheltuieli Eligibile prevăzute în Acordul de Grant va fi insuficientă pentru finanţarea cheltuielilor din această categorie, Banca Mondială poate, înştiinţându-l pe Recipient despre acest fapt:

(a) Să realoce o oricare altă sumă a Grantului la categoria respectivă, dacă aceasta, în opinia Băncii Mondiale, nu este necesară pentru alte Cheltuieli Eligibile, astfel încât să fie acoperit neajunsul preconizat; şi

(b) Dacă realocarea respectivă nu va acoperi complet neajunsul preconizat, Banca Mondială poate să reducă procentajul Cheltuielilor Eligibile ce urmează a fi finanţate din categoria respectivă, pentru continuarea retragerilor de mijloace băneşti în vederea acoperirii cheltuielilor respective până la capăt.

ARTICOLUL IV

Anularea; Suspendarea; Restituirea grantului

Secţia 4.01. Anularea de către Recipient. Recipientul poate, prin expedierea înştiinţării corespunzătoare în adresa Băncii Mondiale, anula orice sumă neretrasă a Grantului. Totodată, Recipientul nu poată să anuleze orice sume incluse în Obligaţiile Speciale.

Secţia 4.02. Suspendarea de către Banca Mondială. Banca Mondială poate, prin expedierea înştiinţării corespunzătoare Recipientului, suspenda dreptul Recipientului de a face retrageri din Contul de Grant în cazul survenirii sau continuării oricăror din evenimentele descrise mai jos. Suspendarea va continua până ce Banca Mondială nu îl va înştiinţa pe Recipient despre restabilirea dreptului său de a face retrageri.

(a) Interferenţa. În cazul în care Grantul va fi acordat unui Recipient care nu este Ţară-membră, iar Ţara-membră: (i) a luat sau a permis luarea oricăror măsuri care ar face imposibilă sau care ar cauza impedimente pentru implementarea Proiectului sau onorarea de către Recipient a obligaţiilor sale asumate conform Acordului de Grant; sau (ii) nu este capabilă să acorde o oportunitate rezonabilă reprezentanţilor Băncii Mondiale să viziteze orice părţi ale teritoriilor sale în legătură cu Grantul sau Proiectul.

(b) Incapacitatea de a onora obligaţiile. Recipientul este incapabil să onoreze orice obligaţii prevăzute în Acordul de Grant.

(c) Fraudele şi Corupţia. Dacă la orice moment Banca Mondială va stabili că oricare reprezentant al Recipientului (sau al Ţării-membre, dacă Recipientul nu este Ţară-membră, sau un oricare alt Recipient al oricăror sume din contul Grantului) este implicat în practici corupte, frauduloase, de impunere sau de înţelegeri secrete în ceea ce priveşte utilizarea mijloacelor băneşti ale Grantului, fără ca Recipientul (sau Ţara-membră sau oricare alt atare recipient) să preia măsuri corespunzătoare spre satisfacţia Băncii Mondiale, pentru combaterea acestor practici.

(a) Suspendarea Încrucişată. BIRD sau AID a suspendat complet sau parţial dreptul Recipientului (sau dreptul Ţării-membre, dacă Recipientul nu este Ţară-membră) de a efectua retrageri în cadrul oricăror acorduri cu BIRD sau AID, din cauza incapacităţii Recipientului (sau Ţării-membre) de a îşi onora oricare obligaţii conform acordurilor concluse sau oricăror altor înţelegeri cu BIRD sau AID.

(d) Situaţia Extraordinară. În rezultatul evenimentelor survenite după data Acordului de Grant a apărut o situaţie extraordinară care face imposibilă implementarea Proiectului sau onorarea obligaţiilor sale de către Recipient în conformitate cu Acordul de Grant.

(e) Falsul în declaraţii. Recipientul a făcut anumite declaraţii sau garanţii în cadrul Acordului de Grant sau în legătură cu acesta, pe care s-a bazat Banca Mondială în luarea deciziei privind punerea Grantului la dispoziţie, ar acestea s-au dovedit a fi incorecte în orice aspect material.

(f) Cesiunea Obligaţiilor; Înstrăinarea Activelor. Recipientul (sau oricare altă entitate responsabilă pentru implementarea oricăror componente ale Proiectului) , fără consimţământul Băncii Mondiale: (i) a cedat sau a transferat, complet sau parţial, oricare din obligaţiile sale asumate sau concluse în urma semnării Acordului de Grant; sau (ii) a vândut, a transmis în arendă, a transferat, a cedat sau în alte modalităţi a dispus de orice proprietate sau de activele finanţate complet sau parţial din contul Grantului; cu toate acestea, prevederile acestui paragraf nu se vor aplica la tranzacţiile efectuate în cadrul activităţilor obişnuite de afaceri, care în opinia Băncii Mondiale: (A) nu afectează în mod material şi advers capacitatea Recipientului (sau oricărei entităţi) de a îşi onora oricare obligaţii asumate sau concluse în urma semnării Acordului de Grant sau de a atinge obiectivele Proiectului; şi (B) dacă Grantul a fost pus la dispoziţia Recipientului care nu este Ţară-membră, acest fapt nu afectează în mod material şi advers starea financiară sau activităţile Recipientului (sau oricărei entităţi).

(h) Calitatea de membru. Ţara-membră: (i) i-a fost suspendată calitatea de membră a BIRD sau AID; sau (ii) i-a fost suspendată calitatea de membră a Fondului Monetar Internaţional.

(i) Starea Recipientului. Dacă Grantul a fost acordat Recipientului care nu este Ţară-membră:

(i) au fost iniţiate orice acţiuni în vederea dizolvării, lichidării sau suspendării activităţilor Recipientului (sau a oricăror altor entităţi responsabile pentru implementarea oricăror componente ale Proiectului).

(ii) Recipientul (sau oricare altă entitate responsabilă pentru implementarea oricăror componente ale Proiectului) şi-a terminat existenţa în forma juridică în care se afla la data Acordului de Grant.

(iii) În opinia Băncii Mondiale, caracterul juridic, drepturile de proprietate sau controlul asupra Recipientului (sau oricărei altei entităţi responsabile pentru implementarea oricăror componente ale Proiectului) s-au modificat comparativ cu situaţia de la data Acordului de Grant astfel încât în mod material şi advers afectează capacitatea Recipientului (sau oricărei altei entităţi responsabile pentru implementarea oricăror componente ale) de a îşi onora obligaţiile asumate conform Acordului de Grant, sau de a atinge obiectivele Proiectului.

(j) Ineligibilitatea. BIRD sau AID l-au declarat pe Recipient (altul decât Ţara-membră) ineligibil pentru a primi mijloacele băneşti acordate de BIRD sau AID sau în alte modalităţi de a participa la pregătirea sau implementarea oricăror Proiecte finanţate complet sau parţial de BIRD sau AID, în urma: (i) determinării făcute de BIRD sau AID că Recipientul s-a implicat în practici frauduloase, corupte, de impunere sau de înţelegeri secrete în legătură cu utilizarea mijloacelor băneşti acordate de BIRD sau AID; şi/sau (ii) declarării făcute de altă parte finanţatoare că Recipientul este ineligibil pentru primirea mijloacelor băneşti acordate de acea parte finanţatoare sau pentru participare la pregătirea sau implementarea oricăror Proiecte finanţate integral sau parţial de acea parte finanţatoare în urma determinării făcute de acea parte finanţatoare că Recipientul s-a implicat în practici frauduloase, corupte, de impunere sau de înţelegeri secrete în legătură cu utilizarea mijloacelor băneşti acordate de acea parte finanţatoare.

(k) Eveniment Suplimentar. A survenit un oricare alt eveniment indicat în Acordul de Grant pentru scopurile acestei Secţii ("Eveniment Suplimentar de Suspendare").

Secţia 4.03. Anularea de către Banca Mondială. Banca Mondială poate să anuleze dreptul Recipientului de a face retrageri din suma rămasă a Grantului şi poate anula orice atare sumă, dacă în privinţa oricărei atare sume se vor întâmpla următoarele evenimente, înştiinţându-l pe Recipient despre acest fapt:

(a) Suspendarea. Dreptul Recipientului de a face retrageri din Contul de Grant a fost suspendat în privinţa oricăror sume ale Grantului pentru o perioadă continuă de treizeci zile.

(b) Sumele ce nu mai sunt necesare. Banca Mondială determină, după consultare cu Recipientul, că o sumă a Grantului nu mai este necesară pentru finanţarea Cheltuielilor Eligibile.

(c) Fraudele şi Corupţia. La orice moment Banca Mondială va determina că orice sumă din mijloacele băneşti acordate în cadrul Grantului a fost utilizată pentru practici corupte, frauduloase, de înţelegeri secrete sau de impunere în care sunt implicaţi reprezentanţii Recipientului (sau Ţării-membre, dacă Recipientul nu este Ţară-membră, sau oricare alt recipient al mijloacelor băneşti din contul Grantului), iar Recipientul (sau ţara-membră, sau un oricare alt recipient al mijloacelor băneşti din contul Grantului) nu a luat măsuri adecvate şi la timpul potrivit pentru combaterea acestor practici, satisfăcătoare pentru Banca Mondială.

(d) Procurările neautorizate. La orice moment Banca Mondială: (i) determină că procurările în cadrul oricăror contracte finanţate din contul Grantului nu corespund procedurilor expuse în acest document sau prevederilor Acordului de Grant; şi (ii) stabileşte suma cheltuielilor în cadrul oricărui atare contract, care de altfel ar fi fost eligibile pentru finanţare din contul Grantului.

(e) Data Închiderii. După Data Închiderii o sumă oarecare rămâne neretrasă din contul Grantului.

Secţia 4.04. Sumele aferente Obligaţiilor Speciale Neafectate. Anularea sau suspendarea de către Banca Mondială nu se vor aplica sumelor incluse în oricare Obligaţii Speciale, cu excepţia cazurilor expres prevăzute în Obligaţiile Speciale respective.

Secţia 4.05. Rambursarea Grantului

(a) Dacă Banca Mondială va determina că o sumă a Grantului a fost utilizată într-un mod inconsistent cu prevederile Acordului de Grant sau prevederile acestor Condiţii Standard, Recipientul, după ce va primi o înştiinţare corespunzătoare de la Banca Mondială, va rambursa în cel mai scurt termen suma respectivă Băncii Mondiale. Utilizarea inconsistentă va include, dar nu se va limita la următoarele:

(i) utilizarea sumelor respective pentru a achita cheltuielile care nu sunt Cheltuieli Eligibile; sau

(ii) (A) implicarea în practici corupte, frauduloase, de înţelegeri secrete sau de impunere în legătură cu utilizarea sumei respective, sau (B) utilizarea acestor sume pentru finanţarea contractelor, la procurarea sau executarea cărora aceste practici au fost utilizate de reprezentanţii Recipientului (sau reprezentanţii Ţării-membre, dacă Recipientul nu este Ţară-membră, sau altui recipient de sume din cadrul Grantului), dacă în ambele cazuri Recipientul (sau Ţara-membră, sau un alt recipient) nu vor lua măsuri corespunzătoare şi la timpul potrivit pentru combaterea acestor practici, satisfăcătoare pentru Banca Mondială.

(b) Cu excepţia cazurilor în care Banca Mondială va stabili altfel, Banca Mondială va anula toate sumele rambursate conform acestei Secţii.

Secţia 4.06. Aplicarea continuă. Independent de orice anulare, suspendare sau rambursare a mijloacelor băneşti conform acestui Articol, toate prevederile Acordului de Grant vor rămâne în forţă deplină şi efect, cu excepţia cazurilor special prevăzute în aceste Condiţii Standard.

ARTICOLUL V

Exercitabilitatea; Arbitrajul

Secţia 5.01. Exercitabilitatea. Drepturile şi obligaţiile Recipientului şi Băncii Mondiale în cadrul acestui Acord de Grant vor fi valabile şi se vor exercita în conformitate cu prevederile Acordului, independent de legislaţia oricăror state sau a oricăror subdiviziuni politice a lor, care poate să conţină alte prevederi. Nici Recipientul, nici Banca Mondială nu vor fi în drept să înainteze oricare pretenţii privind nevalabilitatea sau imposibilitatea de exercitare a oricăror prevederi ale acestor Condiţii Standard sau ale Acordului de Grant din cauza aplicării oricăror prevederi ale Acordului de Constituire BIRD sau AID, în funcţie de caz.

Secţia 5.02. Incapacitatea de exercitare a drepturilor. Nici o reţinere sau omitere în exercitarea oricăror drepturi, împuterniciri sau remedii care pot fi disponibile oricărei părţi în cadrul acestui Acord de Grant în cazul oricăror încălcări comise de cealaltă parte, nu va afecta oricare atare drepturi, împuterniciri sau remedii şi nu se va considera o dezicere sau o cedare pentru atare încălcări. Nici o acţiune a acestei părţi în privinţa oricărei încălcări sau oricărei cedări nu va afecta şi nu va invalida oricare drepturi, împuternici sau remedii disponibile acesteia în cazul oricăror altor încălcări sau încălcărilor ulterioare.

Secţia 5.03. Soluţionarea litigiilor. Orice divergenţe între părţile la Acordul de Grant şi orice pretenţii înaintate de către oricare parte altei părţi în legătură cu acest Acord de Grant, care nu vor putea fi soluţionate pe cale paşnică între părţi vor fi referite pentru soluţionare unui tribunal de arbitraj ("Tribunal de Arbitraj") în conformitate cu prevederile de mai jos.

(a) Părţile în litigiu vor fi Banca Mondială pe de o parte şi Recipientul pe de altă parte.

(b) Tribunalul de Arbitraj va fi alcătuit din trei arbitri desemnaţi în felul următor: (i) primul arbitru va fi desemnat de Banca Mondială; (ii) al doilea arbitru va fi desemnat de către Recipient; şi (iii) al treilea arbitru ("Superarbitru") va fi desemnat prin acordul părţilor, iar dacă părţile nu vor putea ajunge la înţelegere, de către Preşedintele Curţii Internaţionale de Justiţie. Dacă şi Preşedintele Curţii Internaţionale de Justiţie nu va putea face acest lucru, atunci Superarbitrul va fi desemnat de către Secretarul General al Naţiunilor Unite. Dacă oricare parte se va dovedi a fi incapabilă să îşi desemneze un arbitru, arbitrul respectiv urmează a fi desemnat de către Superarbitru. În cazul demisiei, decesului sau incapacităţii de a îşi exercita îndatoririle a oricărui arbitru desemnat în conformitate cu această Secţie, arbitrul-succesor va fi desemnat în aceeaşi modalitate prevăzută în această Secţie pentru desemnarea arbitrului iniţial şi arbitrul-succesor va dispune de toate drepturile şi obligaţiile arbitrului original.

(c) O procedură de arbitraj poate fi iniţiată în conformitate cu prevederile acestei Secţii prin înaintarea unei înştiinţări de către partea ce iniţiază procedura, în adresa altei părţi. Înştiinţarea respectivă va conţine o expunere a naturii litigiului sau pretenţiei referite arbitrajului şi a soluţiei dorite. Concomitent în înştiinţare se va indica şi numele arbitrului desemnat de către partea care iniţiază procedura. În decursul a treizeci zile din data înştiinţării cealaltă parte va comunica părţii iniţiatoare numele arbitrului desemnat de ea.

(d) Dacă în decursul unei perioade de şaizeci de zile din data primirii înştiinţării cu privire la iniţierea procedurii de arbitraj părţile nu vor desemna un Superarbitru, oricare dintre părţi poate cere desemnarea Superarbitrului conform prevederilor paragrafului (b) al acestei Secţii.

(e) Şedinţele Tribunalului de Arbitraj vor fi convocate şi ţinute la timpul şi în locul stabilite de Superarbitru. În continuare Tribunalul de Arbitraj va stabili locurile şi datele şedinţelor sale.

(f) Tribunalul de Arbitraj va soluţiona toate chestiunile aferente competenţei sale şi în conformitate cu prevederile acestei Secţii, excepţie făcând cazurile în care părţile vor stabili altfel, îşi va determina procedurile sale. Toate deciziile Tribunalului de Arbitraj se vor lua prin majoritatea voturilor.

(g) Tribunalul de Arbitraj va asigura ambelor părţi dreptul la un proces echitabil şi îşi va emite decizia în formă scrisă. Decizia poate fi emisă şi în cazul lipsei argumentelor. Decizia semnată de majoritatea completului Tribunalului de Arbitraj va constitui o decizie a Tribunalului de Arbitraj. Fiecare parte va primi câte un exemplar semnat al deciziei. Oricare atare decizie emisă în conformitate cu prevederile acestei Secţii va fi finală şi obligatorie pentru părţile la Acordul de Grant. Fiecare parte va respecta şi va executa oricare atare decizie emisă de Tribunalul de Arbitraj în conformitate cu prevederile acestei Secţii.

(h) Părţile vor stabili suma de remunerare a arbitrilor şi a altor persoane necesare pentru efectuarea procedurilor de arbitraj. Dacă părţile nu vor ajunge la înţelegere privind această sumă până la convocarea şedinţei Tribunalului de Arbitraj, Tribunalul de Arbitraj va stabili suma rezonabilă a remunerării sale, luând în consideraţie circumstanţele existente. Fiecare parte îşi va achita propriile cheltuieli în cadrul procedurilor de arbitraj. Cheltuielile suportate de Tribunalul de Arbitraj vor fi împărţite între părţi şi vor fi achitate de ele în sume egale. Orice chestiuni privind împărţirea cheltuielilor suportate de Tribunalul de Arbitraj sau chestiuni aferente procedurii de achitare a acestor cheltuieli vor fi soluţionate de Tribunalul de Arbitraj.

(i) Prevederile privind soluţionarea litigiilor, expuse în această Secţie, vor înlocui oricare alte proceduri de soluţionare a litigiilor între părţile la Acordul de Grant sau oricăror altor pretenţii care pot să se nască între părţi în legătură cu Acordul de Grant.

(j) Dacă în decursul a treizeci de zile din data livrării exemplarelor deciziei de arbitraj părţilor decizia respectivă nu va fi executată, fiecare parte poate: (i) solicita recunoaşterea şi executarea deciziei de arbitraj în orice instanţă de judecată de jurisdicţie competentă, cu emiterea deciziei de judecată împotriva altei părţi; (ii) solicita executarea forţată a deciziei sus-numite; sau (iii) exercita alte remedii disponibile împotriva părţii respective pentru executarea silită a deciziei şi prevederilor Acordului de Grant. Prin derogare de la prevederile de mai sus, dacă Recipientul este Ţară-membră, această Secţie nu va autoriza obţinerea unei decizii de judecată sau exercitarea silită a deciziei de arbitraj în privinţa Recipientului, excepţie făcând cazurile în care aceasta este posibilă prin alte modalităţi, ci nu doar pe baza prevederilor acestei Secţii.

(k) Înmânarea oricărui document judiciar sau a oricăror înştiinţări cu privire la orice procese prevăzute în această Secţie sau în legătură cu oricare alte procese privind executarea silită a oricăror decizii de arbitraj în conformitate cu prevederile acestei Secţii se va efectua în conformitate cu prevederile Secţiei 7.01. Părţile la Acordul de Grant se dezic de la oricare alte cerinţe privind înmânarea oricăror documente judiciare sau a oricăror înştiinţări.

ARTICOLUL VI

Intrarea în vigoare; Rezilierea

Secţia 6.01. Intrarea în vigoare. Excepţie făcând cazurile în care Acordul de Grant prevede altfel, Acordul de Grant va intra în vigoare din data semnării lui de către toate părţile la Acordul de Grant.

Secţia 6.02. Rezilierea. Acordul de Grant şi toate obligaţiile părţilor se vor considera reziliate atunci când toate obligaţiile vor fi onorate pe deplin.

ARTICOLUL VII

Prevederi suplimentare

Secţia 7.01. Înştiinţările şi cererile. Orice înştiinţare (sau cerere) expediată în legătură cu Acordul de Grant se va perfecta în formă scrisă. Înştiinţarea (sau cererea) se va considera expediată corespunzător (sau făcută) dacă va fi livrată personal sau prin poştă, prin telex sau fax (sau, dacă acest lucru este permis de Acordul de Grant, prin alte mijloace de comunicaţii electronice) destinatarului înştiinţării (sau cererii) ("Destinatarului") la adresa indicată în Acordul de Grant pentru acest scop (sau la oricare altă adresă indicată de Destinatar printr-o înştiinţare corespunzător expediată părţii care expediază înştiinţarea sau cererea respectivă) ("Adresă"). Corespondenţa prin fax urmează a fi confirmată prin poştă.

Secţia 7.02. Acţiunile din numele Recipientului. Reprezentantul desemnat de către Recipient în Acordul de Grant pentru scopurile acestei Secţii (sau o oricare altă persoană autorizată în formă scrisă de către un atare reprezentant cu acest scop) ("Reprezentantul Recipientului") poate exercita oricare acţiuni necesare sau permise conform prevederilor Acordului de Grant şi poate semna orice documente necesare sau permise conform Acordului de Grant în numele Recipientului.

Secţia 7.03. Confirmarea împuternicirilor. Recipientul va prezenta Băncii Mondiale: (a) dovezile suficiente ale împuternicirilor conferite Reprezentantului Recipientului; şi (b) mostra autentificată a semnăturii Reprezentantului respectiv.

Secţia 7.04. Numărul de exemplare. Acordul de Grant poate fi semnat în mai multe exemplare, fiecare din ele fiind un original.

Secţia 7.05. Dezvăluirea informaţiilor. Banca Mondială poate dezvălui informaţiile despre Acordul de Grant şi oricare date referitoare la Acordul de Grant în conformitate cu politica sa privind accesul la informaţie în vigoare la data dezvăluirii.

ANEXA

Definiţiile

1. "Eveniment Suplimentar de Suspendare" înseamnă orice eveniment de suspendare indicat în Acordul de Grant pentru scopurile Secţiei 4.02 (k).

2. "Adresa" înseamnă adresa Destinatarului indicată în Secţia 7.01, unde se vor expedia înştiinţările şi cererile în conformitate cu prevederile Acordului de Grant.

3. "Destinatarul" înseamnă partea căreia vor fi adresate înştiinţările şi cererile pentru scopurile Secţiei 7.01.

4. "Cererea" înseamnă o cerere înaintată de către Recipient conform prevederilor Secţiei 3.04 privind retragerea unei sume a Grantului de pe Contul de Grant sau privind emiterea de către Banca Mondială a Obligaţiilor Speciale pentru o sumă anumită a Grantului.

5. "Tribunalul de Arbitraj" înseamnă Tribunalul de Arbitraj stabilit conform prevederilor Secţiei 5.03.

6. "Data Închiderii" înseamnă data stabilită în Acordul de Grant (sau o dată mai târzie, indicată în înştiinţarea expediată de Banca Mondială Recipientului) după care Banca Mondială poate, înştiinţându-l pe Recipient despre acest fapt, anula dreptul Recipientului de a mai face retrageri de pe Contul de Grant.

7. "Raport de Progres" înseamnă fiecare raport ce urmează a fi elaborat şi prezentat Băncii Mondiale potrivit prevederilor Secţiei 2.06 (b) (ii).

8. "Contul Desemnat" înseamnă fiecare cont indicat în Secţia 3.05, pe care Banca poate depune sumele retrase de pe Contul de Grant în calitate de avansuri pentru scopurile Proiectului.

9. "Dolar", "$" şi "USD" înseamnă valuta legitimă a Statelor Unite ale Americii.

10. "Cheltuielile Eligibile" înseamnă cheltuielile, achitarea cărora corespunde cerinţelor Secţiei 3.06 şi care ulterior sunt eligibile pentru finanţare din contul Grantului.

11. "Rapoartele Financiare" înseamnă Rapoartele Financiare care se vor perfecta pentru Proiect în conformitate cu Secţia 2.07.

12. "Grantul" înseamnă grantul oferit în conformitate cu Acordul de Grant.

13. "Contul de Grant" înseamnă contul deschis de Banca Mondială în registrele sale de evidenţă în numele Recipientului, pe care se va credita Grantul în conformitate cu Secţia 3.01 (a).

14. "Acordul de Grant" înseamnă Acordul de Grant conclus între Recipient şi Banca Mondială cu privire la punerea Grantului la dispoziţie, cu modificările ulterioare. "Acordul de Grant" include aceste Condiţii Standard în măsura în care acestea se aplică la Acordul de Grant şi toate anexele şi acordurile suplimentare la Acordul de Grant.

15. "BIRD" înseamnă Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare.

16. "AID" înseamnă "International Development Association" - Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare.

17. "Ţara-membră" înseamnă ţara-membră a Băncii Mondiale, pe teritoriul căreia, sau în limitele subdiviziunilor politice sau administrative ale căreia se implementează Proiectul. Dacă Grantul este pus la dispoziţie de către Banca Mondială unei atare ţări-membre ca unei părţi la Acordul de Grant, noţiunile de "Ţară-membră" şi "Recipient" vor însemna una şi aceeaşi entitate.

18. "Proiectul" înseamnă Proiectul descris în Acordul de Grant pentru care este oferit Grantul. Descrierea Proiectului poate fi modificată din timp în timp conform înţelegerilor între Recipientul şi Banca Mondială.

19. "Raportul de Proiect" înseamnă fiecare raport cu privire la Proiect ce urmează a fi elaborat şi prezentat Băncii Mondiale pentru scopurile Secţiei 2.06 (b) (i).

20. "Recipientul" înseamnă partea la Acordul de Grant, căreia îi este pus la dispoziţie Grantul.

21. "Reprezentantul Recipientului" înseamnă reprezentantul indicat în Secţia 7.02 desemnat de către Recipient în Acordul de Grant sau împuternicit în formă scrisă de acest reprezentant pentru scopurile acestei Secţii.

22. "Obligaţiile Speciale" înseamnă orice Obligaţii Speciale emise sau concluse de către Banca Mondială conform prevederilor Secţiei 3.03.

23. "Dovezile" înseamnă dovezile şi documentele ce urmează a fi prezentate Băncii Mondiale în conformitate cu Secţia 3.04 (b) în legătură cu o Cerere.

24. "Taxele" includ impozitele, plăţile obligatorii, taxele de orice natură, care sunt aplicabile conform situaţiei la data concluderii Acordului de Grant sau pot fi aplicate după acea dată.

25. "Superarbitru" înseamnă al treilea arbitru desemnat conform Secţiei 5.03 (b).

26. "Banca Mondială" înseamnă: (a) BIRD, dacă Grantul este oferit sau administrat de BIRD; (b) AID, dacă Grantul este oferit sau administrat de AID; şi (c) colectiv, BIRD şi AID, dacă Grantul este oferit sau administrat în comun de BIRD şi AID.

E.S. Anatol Arapu

Ministrul Finanţelor

Ministerul Finanţelor

str. Cosmonauţilor 7

Chişinău

Republica Moldova

Excelenţă:

Ref: Grant nr: TF019354

(Consolidarea capacităţii - SIME)

Instrucţiuni suplimentare: Scrisoare de debursare

Prin prezenta ne referim la Scrisoarea Acord (în continuare "Acord") dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare (în continuare "Banca Mondială"), acţionând în calitate de administrator al granturilor oferite în cadrul Fondului Fiduciar pentru Consolidarea Capacităţii în domeniul Statisticii (abr. eng. – TFSCB) în contextul proiectului menţionat, din data 6 august, 2015. Acordul prevede că Banca Mondială poate emite instrucţiuni suplimentare privind retragerea mijloacelor din Grantul TF019354 (în continuare "Grant"). Prezenta scrisoare (în continuare "Scrisoare de debursare"), cu toate modificările ulterioare periodice, conţine instrucţiuni adiţionale.

Ghidul Băncii Mondiale cu privire la debursări pentru proiecte din 1 mai 2006 (în continuare "Ghidul cu privire la debursări") (Anexa 1) constituie parte integrantă a Scrisorii de debursare. Modul în care dispoziţiile Ghidului cu privire la debursări sunt aplicabile Grantului sunt descrise în continuare. Secţiunile şi subsecţiunile incluse între paranteze mai jos se referă la secţiunile şi subsecţiunile relevante din Ghidul cu privire la debursări, iar termenii scrişi cu majusculă au semnificaţia atribuită acestora de Ghidul cu privire la debursări, cu excepţia cazurilor când semnificaţia acestor termeni este modificată prin prezenta scrisoare.

I. Aranjamentele de debursare

(i) Metodele de debursare (Secţiunea 2). În cadrul Grantului pot fi utilizate următoarele metode de debursare:

• Rambursare;

• Plată în acont/avans;

• Plată directă.

(ii) Termenul-limită pentru debursare (Subsecţiunea 3.7). Termenul-limită pentru debursare este 4 luni după data de încheiere specificată în Acordul de Grant. Orice modificare a acestui termen va fi comunicată Băncii Mondiale.

(iii) Condiţiile de debursare (Subsecţiunea 3.8). Vă puteţi referi la condiţia (condiţiile) de debursare cuprinse în secţiunea 3.02 a Acordului de Grant.

II. Retragerea fondurilor din Grant

(i) Semnături autorizate (Subsecţiunea 3.1).

Scrisoarea de autorizare a semnatarului în formularul anexat (Anexa 2) va fi remisă Băncii Mondiale la adresa indicată mai jos, asigurând înscrierea numelui (numelor) şi a specimenului semnăturii (semnăturilor) funcţionarilor autorizaţi să semneze cererile de retragere:

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, DC 20433

United States of America

În atenţia: [Numele directorului regional] sau [Semnatarul autorizat al Acordului de Grant]

(ii) Cererile de retragere (Subsecţiunile 3.2- 3.3). Remiteţi cererile de retragere completate, împreună cu documentele justificative, prin intermediul portalului web Client Connection al Băncii Mondiale, respectând instrucţiunile pentru livrarea electronică. În cazul în care beneficiarul nu dispune de acces la internet, Banca Mondială poate permite remiterea cererilor de retragere, împreună cu documentele justificative, în corespundere cu subsecţiunea 3.3, la următoarea adresă:

The World Bank

Trg J.F.Kennedya 6b/III

HR-10000 Zagreb, Croatia

În atenţia: Direcţia împrumuturi

(iii) Livrarea electronică (Subsecţiunea 3.4). Banca Mondială poate permite Beneficiarului să remită Băncii cererile de retragere în format electronic (fără documente justificative) prin intermediul Conexiunii pentru clienţi/"Client Connection" a Băncii Mondiale. Opţiunea de remitere a cererilor în mod electronic poate fi activată în cazul în care: (a) Beneficiarul a desemnat în formă scrisă, în conformitate cu termenii stipulaţi în subparagraful (i) din prezenta Secţiune, funcţionarii săi care sunt autorizaţi să semneze şi să remită cererile de retragere, precum şi să primească dispozitive sigure de identificare ("token-uri") din partea Băncii Mondiale în scopul remiterii unor astfel de cereri pe cale electronică; şi (b) toţi funcţionarii desemnaţi de către Beneficiar s-au înregistrat în calitate de utilizatori ai "Client Connection". În cazul în care Banca Mondială agreează, aceasta va asigura Beneficiarul cu token-uri pentru funcţionarii desemnaţi. Ulterior, funcţionarii desemnaţi pot remite cererile de retragere în mod electronic, completând în acest scop Formularul 2380, care poate fi accesat prin intermediul "Client Connection" (https://clientconnection.worldbank.org). Beneficiarul poate să continue întocmirea şi furnizarea cererilor pe suport de hârtie. Banca Mondială îşi rezervă dreptul şi poate, la discreţia sa, să respingă, temporar sau permanent, prezentarea cererilor electronice de către Beneficiar.

(iv) Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor pentru procesarea cererilor de retragere. Prin desemnarea funcţionarilor care să accepte token-urile şi prin alegerea opţiunii de remitere a cererilor în format electronic, Beneficiarul confirmă prin intermediul unei scrisori de autorizare acordul său de a: (a) respecta Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative ("Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor") incluse în Anexa 5; şi (b) distribui fiecărui astfel de funcţionar un exemplar de "Termene şi condiţii de utilizare a token-urilor", asigurând respectarea acestora de către funcţionarii în cauză.

(v) Valoarea minimă a cererilor (Subsecţiunea 3.5). Valoarea minimă a cererilor pentru rambursări şi plăţi directe este de 30,000 dolari SUA.

(vi) Aconturile (Secţiunile 5 şi 6)

• Tipul de cont[uri] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.3): segregate

• Valuta contului [conturilor] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.4): dolari SUA

• Instituţia financiară în care vor fi deschise contul [conturile] desemnat[e] (Subsecţiunea 5.5): Banca Naţională a Moldovei

• Plafonul (Subsecţiunea 6.1): 50,000 dolari SUA

III. Raportarea utilizării Fondurilor din Grant

(i) Documentaţia justificativă (Secţiunea 4). Fiecare cerere de retragere urmează a fi însoţită de documentaţia justificativă în conformitate cu cele prevăzute în continuare:

• Pentru solicitările de rambursare:

o Devizul de cheltuieli în formularul anexat (Anexa 4);

o Înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile (de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului) pentru plăţile conform contratelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale;

o Lista plăţilor conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale, în formularul anexat (Anexa 5).

• Pentru raportarea cheltuielilor eligibile achitate din contul desemnat:

o Devizul de cheltuieli în formularul anexat (Anexa 4)

o Înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile (de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului) pentru plăţile conform contratelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale;

o Lista plăţilor conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale, în formularul anexat (Anexa 5); şi

o Reconcilierea contului desemnat, conform formularului anexat (Anexa 6), cu o copie a extrasului de cont.

• Pentru solicitările de plată directă: înregistrări despre evidenţa cheltuielilor eligibile, de exemplu, copii ale bonurilor de plată, facturilor furnizorului.

(ii) Frecvenţa raportării cheltuielilor eligibile achitate din contul desemnat (Subsecţiunea 6.3): lunar.

IV. Alte instrucţiuni de debursare:

i) Reconcilierea contului desemnat şi extrasul de cont: O declaraţie de reconciliere a activităţii contului desemnat şi un extras de cont urmează a fi prezentate cu fiecare cerere de retragere, raportând asupra utilizării mijloacelor din Grant.

V. Alte informaţii importante

Informaţii suplimentare referitoare la aranjamentele de debursare pot fi găsite în Ghidul cu privire la debursări disponibil pe site-ul public al Băncii Mondiale: https://www.worldbank.org şi pe site-ul protejat "Client Connection": https://clientconnection.worldbank.org. Exemplare tipărite ale acestora sunt disponibile la cerere.

Pe site-ul web "Client Connection" dvs. veţi reuşi să întocmiţi şi să remiteţi cereri de retragere, să monitorizaţi situaţia Grantului în timp real şi să obţineţi informaţii cu privire la politicile conexe, date financiare şi date despre achiziţii.

În cazul în care încă n-aţi recurs la această opţiune, Banca Mondială recomandă să vă înregistraţi în calitate de utilizator al site-ului web "Client Connection" (https://clientconnection.worldbank.org). Pe acest site web dvs. veţi reuşi să întocmiţi şi să remiteţi cereri de retragere, să monitorizaţi situaţia Grantului în timp real şi să obţineţi informaţii cu privire la politicile conexe, date financiare şi date despre achiziţii. Toţi demnitarii autorizaţi de către Beneficiar să semneze şi să trimită aplicaţii prin mijloace electronice sunt rugaţi să se înregistreze cu "Client Connection" anterior activării opţiunii de trimitere a aplicaţiilor în formă electronică. În vederea obţinerii unor informaţii detaliate despre site-ul web şi despre aranjamentele de înregistrare puteţi contacta Banca Mondială prin email la: (clientconnection@worldbank.org).

În cazul în care aveţi întrebări conexe celor expuse anterior, luaţi legătura cu WFALD-TF printr-un email adresat WFALD-tf@worldbank.org şi utilizând numărul fondului fiduciar ca referinţă.

Cu respect,

Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare

__________________________

Viktoria Siryachenko

Director de Ţară în exerciţiu

Belarus, Moldova şi Ucraina

Europa şi Asia Centrală

Anexe

1. Ghidul cu privire la debursări pentru proiecte al Băncii Mondiale, 1 mai 2006

2. Formularul pentru semnăturile autorizate

3. Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative din 1 martie 2013

4. Formularul devizului de cheltuieli

5. Formularul pentru plăţi conform contractelor supuse analizei ex-ante a Băncii Mondiale

6. Declaraţia de reconciliere a contului desemnat

Anexa 2

Formular pentru Scrisoarea de autorizare a semnatarului

[antet]

[Adresa]

[Oraşul] [Ţara]

[DATA]

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433

United States of America

În atenţia: [Directorul regional]

Subiect: Grant nr.____-___ (____________ proiect)

Prin prezenta facem referinţe la Acordul de Grant (în continuare "Acord") dintre Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare/Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare] (în continuare "Banca Mondială")], acţionând în calitate de [administrator al fondului fiduciar], şi [numele beneficiarului] (în continuare "Beneficiar"), din data _______, pentru Grantul menţionat. Pentru realizarea obiectivelor prevăzute de Secţiunea 2.03 din Condiţiile generale după cum este definit în Acord, oricare ¹[una] din persoanele, ale căror specimen de semnătură autentificat apare mai jos, este autorizată să semneze, în numele Beneficiarului, cererile de retragere în cadrul acestui Grant.

În scopul remiterii cererilor către Banca Mondială, ²[fiecare] din persoanele, ale căror specimen de semnătură autentificat apare mai jos, este autorizată să semneze, în numele Beneficiarului, acţionând ³[individual] ⁴[în comun], să remită cererile şi dovada în susţinerea termenelor şi condiţiilor specificate de către Banca Mondială.

⁵[Aceasta confirmă faptul că Beneficiarul autorizează astfel de persoane să accepte token-urile şi să remită cererile însoţite de documentele justificative către Banca Mondială prin mijloace electronice. Recunoscând integral faptul că Banca Mondială se va baza pe asemenea reprezentări şi garanţii, inclusiv fără limitare, pe reprezentările şi garanţiile cuprinse în Termenele şi condiţiile de utilizare a dispozitivelor sigure de identificare în legătură cu folosirea mijloacelor electronice în vederea procesării cererilor şi a documentelor justificative ("Termenele şi condiţiile de utilizare a token-urilor"), Beneficiarul reprezintă şi garantează Băncii Mondiale faptul că va distribui fiecărui astfel de funcţionar un exemplar de "Termene şi condiţii de utilizare a token-urilor", asigurând respectarea acestora de către funcţionarii în cauză.]

Această autorizare substituie şi elimină orice autorizaţie existentă actualmente în înregistrările Băncii Mondiale referitoare la acest Acord.

______________________

¹ Instrucţiune pentru Beneficiar: Stipulaţi cazul în care aplicaţiile trebuie semnate de către mai multe persoane, de câte anume, care sunt posturile acestora şi dacă sunt aplicabile anumite praguri. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

² Instrucţiune pentru Beneficiar: Stipulaţi cazul în care aplicaţiile trebuie semnate în comun de către mai multe persoane, în caz afirmativ, indicaţi vă rog numărul efectiv. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

³ Instrucţiune pentru Beneficiar: Utilizaţi aceste paranteze în cazul în care oricare din persoanele autorizate poate semna; dacă această condiţie nu este aplicabilă, o puteţi elimina. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

⁴ Instrucţiune pentru Beneficiar: Utilizaţi aceste paranteze numai în cazul în care este necesar ca fiecare aplicaţie să fie semnată în comun de câteva persoane; dacă această condiţie nu este aplicabilă, o puteţi elimina. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

⁵ Instrucţiune pentru Beneficiar: Adăugaţi acest alineat în cazul în care Beneficiarul doreşte să autorizeze persoanele listate să accepte token-urile şi să trimită aplicaţiile prin mijloace electronice; dacă această condiţie nu este aplicabilă, puteţi elimina acest alineat. Ştergeţi această notă de subsol din scrisoarea finală remisă Băncii Mondiale.

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

[Numele], [funcţia] Specimenul semnăturii: ____________________

Cu profund respect,

      / semnat /

______________

       [Funcţia]

Anexa 3

Termeni şi condiţii  de utilizare a datelor de identificare securizată

în legătură cu folosirea mijloacelor electronice pentru procesarea

cererilor şi documentelor justificative

1 martie 2013

Banca Mondială (Banca)⁶ va asigura date de identificare securizată (DIS) pentru a permite Împrumutatului⁷ să prezinte cereri de retragere sau cereri pentru angajamente speciale conform Acordului (Acordurilor) şi documentaţiei justificative (cum ar fi cereri şi documentaţie justificativă, împreună numite Cereri în Termenii şi condiţiile prezente de utilizare) la Bancă în mod electronic, în termenii şi condiţiile de utilizare specificate aici.

DIS pot fi bazate (a) pe hardware (Jeton fizic) sau (b) pe software (Jeton soft). Banca îşi rezervă dreptul de a determina care tip de DIS este cel mai potrivit.

_________________________

⁶ "Banca" înseamnă BIRD şi AID.

⁷ "Împrumutat" înseamnă împrumutat al unui împrumut BIRD, credit AID sau avans al Mecanismului de pregătire a proiectului şi beneficiarul unui grant.

A. Identificarea Utilizatorilor.

1. Împrumutatul va fi obligat să identifice într-o Scrisoare de semnatar autorizată (SSA) prezentată în modul cuvenit şi primită de Bancă fiecare persoană care va fi autorizată să prezinte Cereri. Banca va asigura fiecare persoană identificată în SSA (Semnatar) cu DIS, după cum este prevăzut mai jos. Împrumutatul trebuie de asemenea să comunice imediat Băncii dacă un Semnatar nu mai este autorizat de Împrumutat să acţioneze în calitate de Semnatar.

2. Fiecare Semnatar trebuie să se înregistreze ca utilizator pe pagina web a Băncii Client Connection (CC) (clientconnection@worldbank.org) înainte de primirea DIS. Înregistrarea pe CC va cere Semnatarului să creeze o parolă CC (Parola CC). Semnatarul este obligat să nu comunice nimănui Parola sa CC sau să păstreze sau să salveze Parola CC în scris sau în altă formă. După înregistrare ca utilizator CC, Semnatarul va primi un nume unic de identificare a contului.

B. Iniţializarea DIS.

1. Înainte de iniţializarea DIS de către un Semnatar, Semnatarul va confirma că a citit, a înţeles şi este de acord să respecte Termenii şi condiţiile prezente de utilizare.

2. În cazul în care se utilizează un Jeton fizic, imediat după primirea Jetonului fizic, Semnatarul va accesa CC folosind numele său de cont şi Parola CC şi va înregistra Jetonul său fizic şi va crea un număr de identificare personală (NIP) care va fi folosit în legătură cu folosirea Jetonului său fizic, după care Jetonul fizic va fi iniţializat pentru folosire de către Semnatar exclusiv în scopul prezentării Cererilor. În cazul în care se utilizează un Jeton soft, Semnatarul va accesa CC folosind numele său de cont şi Parola CC şi va crea un număr de identificare personală care va fi folosit în legătură cu folosirea Jetonului său soft, după care Jetonul soft va fi iniţializat exclusiv în scopul prezentării Cererilor. După iniţializarea DIS, Semnatarul va fi un "Utilizator DIS". Banca va menţine în baza sa de date un cont de utilizator (Cont) pentru fiecare Utilizator DIS în scopul gestionării DIS a Utilizatorului DIS. Nici Împrumutătorul, nici Utilizatorul DIS nu va avea acces la Cont.

3. Înainte de prima utilizare a DIS de către Utilizatorul DIS, Împrumutătorul trebuie să asigure că Utilizatorul DIS a primit toate materialele de instruire oferite de Bancă pentru în utilizarea DIS.

C. Utilizarea DIS.

1. Utilizarea DIS se limitează cu stricteţe la utilizare în procesul de prezentare a Cererilor de către Utilizatorul DIS în modul prevăzut de Bancă în Acord (Acorduri) şi Termenii şi condiţiile prezente. Orice alt tip de utilizare a DIS este interzis.

2. Banca nu-şi asumă nici o responsabilitate sau răspundere pentru utilizarea nepotrivită a DIS de către Utilizatorul DIS, alţi reprezentanţi ai Împrumutătorului sau părţi terţe.

3. Împrumutătorul se angajează să asigure şi reprezintă şi garantează Băncii (Banca bazându-se expres pe această reprezentare şi garanţie în acordarea DIS) că fiecare Utilizator DIS înţelege şi va respecta Termenii şi condiţiile prezente de utilizare, inclusiv următoarele, fără limitări:

4. Securitate

4.1. Utilizatorul DIS nu va comunica nimănui NIP-ul său şi nu va păstra sau salva NIP în scris sau altă formă.

4.2. Utilizatorul DIS nu va permite nimănui să utilizeze DIS-ul său pentru prezentarea unei Cereri la Bancă.

4.3. Utilizatorul DIS trebuie întotdeauna să se deconecteze din CC când nu foloseşte sistemul. Nedeconectarea corectă poate crea o rută în sistem care este neprotejată.

4.4. Dacă Utilizatorul DIS crede că o parte terţă a aflat NIP-ul său sau a pierdut Jetonul fizic, el/ea trebuie să notifice imediat clientconnection@worldbank.org.

4.5. Împrumutătorul trebuie să notifice imediat Banca la clientconnection@worldbank.org despre orice DIS pierdut, furat sau compromis şi să întreprindă paşi rezonabili pentru a asigura că DIS vizat este dezactivat imediat.

5. Rezervarea dreptului de a dezactiva DIS

5.1. Împrumutătorul trebuie să-şi rezerve dreptul de a revoca autorizarea Utilizatorului DIS de a utiliza DIS din orice motiv.

5.2. Banca îşi rezervă dreptul, la propria sa discreţie, să dezactiveze temporar sau permanent un DIS, un Cont de Utilizator DIS sau ambele.

6. Întreţinerea Jetoanelor fizice

6.1. Jetoanele fizice vor rămâne în proprietatea Băncii.

6.2. Banca va livra fizic un Jeton fizic fiecărui Semnatar desemnat să primească unul în modul care va fi determinat de Bancă şi care va fi satisfăcător pentru ea.

6.3. Jetoanele fizice conţin instrumente delicate şi sofisticate şi de aceea urmează a fi tratate cu grijă şi nu pot fi cufundate în lichide, expuse la temperaturi extreme, zdrobite sau îndoite. De asemenea, Jetoanele fizice urmează a fi păstrate la o distanţă mai mare de cinci (5) cm de dispozitive care generează radiaţie electromagnetică (REM), cum ar fi telefoanele mobile, APD în bază de telefon, telefoane smart şi alte dispozitive similare. Jetoanele fizice urmează a fi purtate şi păstrate separat de careva dispozitive REM. În apropiere (la distanţă de mai puţin de 5 cm), aceste dispozitive pot emite niveluri înalte de REM care pot interfera cu funcţionarea corectă a echipamentului electronic, inclusiv a Jetonului fizic.

6.4. Fără derogare de la Termenii şi condiţiile prezente de utilizare, alte instrucţiuni tehnice privind utilizarea şi întreţinerea corectă a Jetoanelor fizice sunt disponibile la http://www.rsa.com.

7. Înlocuire

7.1. Jetoanele fizice pierdute, deteriorate, compromise (în condiţiile 4.5 de mai sus) sau distruse vor fi înlocuite din contul Împrumutătorului.

7.2. Banca îşi rezervă dreptul, la propria sa discreţie, de a nu înlocui un Jeton fizic în caz de utilizare nepotrivită sau de a nu reactiva un Cont al Utilizatorului DIS.

Anexa 4

Deviz de cheltuieli (DC)

Anexa 5

Anexa 6

BANCA MONDIALĂ

ÎNDRUMĂRI PRIVIND DEBURSĂRILE PENTRU PROIECTE

DEPARTAMENTUL ÎMPRUMUTURI

1 mai 2006

Drepturi de autor © 2006

Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare/

BANCA MONDIALĂ

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433, U.S.A.

Prima publicare: Iulie 2006

Îndrumările Băncii Mondiale

privind debursările pentru proiecte

1 mai 2006

1. Scop

1.1 Scopul acestor Îndrumări este de a prezenta procedurile Băncii privind debursarea sumelor din împrumut pentru proiecte.¹ În mod concret, Îndrumările explică (a) diversele metode utilizate de Bancă pentru debursarea sumelor din împrumut, (b) cerinţele de retragere din Contul de împrumut, (c) tipurile documentelor justificative pe care debitorul trebuie să le prezinte pentru a demonstra utilizarea sumelor din împrumut pentru cheltuieli eligibile, (d) criteriile de stabilire a conturilor desemnate, (e) termenii şi condiţiile aplicabile avansurilor, (f) tipurile de măsuri pe care Banca le poate lua dacă stabileşte că sumele din împrumut nu sunt necesare sau au fost utilizate în scopuri neeligibile şi (g) consecinţa rambursărilor.

_____________________________

¹"Banca" include BIRD şi IDA; "împrumutul" include credit şi grant; "debitorul" include debitorul unui împrumut BIRD, credit IDA sau avans oferit prin intermediul Facilităţii de Pregătire a Proiectului şi beneficiarul unui grant; şi "Acordul de împrumut" include acordul cu Banca privind oferirea unui credit, grant sau avans. Prezentele Îndrumări privind debursările se aplică tuturor împrumuturilor, creditelor şi avansurilor acordate prin intermediul Facilităţii de Pregătire a Proiectului, precum şi granturilor finanţate prin intermediul Fondului de Dezvoltare Instituţională şi Fondului Global de Mediu, cu excepţia cazului în care se prevede altfel în Politica operaţională 10.20, Operaţiuni ale Fondului Global de Mediu (va apărea în curând). Prezentele Îndrumări se aplică şi altor granturi executate de beneficiari, finanţate din fonduri fiduciare, cu excepţia cazului în care, în mod excepţional, termenii acordului cu donatorul prevăd cerinţe diferite. Prezentele Îndrumări nu se aplică împrumuturilor oferite din cadrul Politicii de dezvoltare.

2. Metodele de efectuare a debursărilor

2.1 Banca stabileşte aranjamentele de efectuare a debursărilor pentru o operaţiune, în consultare cu debitorul şi luând în considerare, printre altele, evaluarea metodelor de management financiar şi achiziţii ale debitorului, planul de achiziţii şi fluxurile de numerar previzionate ale operaţiunii, precum şi experienţa Băncii de efectuare a debursărilor către debitor.

2.2 Din Contul de împrumut creat pentru fiecare împrumut, Banca debursează sumele către debitor sau la ordinul acestuia, utilizând una sau mai multe metode de debursare indicate mai jos, stabilite de Bancă.

(a) Rambursarea: Banca poate rambursa debitorului cheltuielile eligibile de finanţare potrivit Acordului de împrumut ("cheltuieli eligibile") pe care debitorul le-a finanţat anterior din resurse proprii.

(b) Avansul: Banca transferă avansul din împrumut pe un cont special al debitorului pentru finanţarea cheltuielilor eligibile pe măsura apariţiei acestora şi pentru care vor fi furnizate documente justificative la o dată ulterioară (a se vedea secţiunea 5. "Conturi desemnate").

(c) Plăţi directe: La cererea debitorului, Banca poate efectua plăţi direct către o parte terţă (de ex. un furnizor, antreprenor, consultant) pentru cheltuieli eligibile.

(d) Angajamentul special: Banca poate plăti unei terţe părţi sume pentru cheltuieli eligibile, în baza unor angajamente speciale încheiate în scris, la cererea debitorului şi în termenii şi condiţiile convenite între Bancă şi debitor.

3. Tragerea sumelor din împrumut

3.1 Semnături autorizate. Înainte ca sumele din împrumut să fie trase sau angajate din Contul de împrumut, reprezentantul autorizat al debitorului (desemnat în Acordul de împrumut) trebuie să furnizeze Băncii (a) numele persoanelor autorizate să semneze cererile de retragere şi cererile pentru angajamente speciale (denumite colectiv "Cereri") şi (b) specimenul autentificat al semnăturilor acestor persoane. Debitorul trebuie să indice clar dacă Cererile necesită mai mult de o semnătură şi să informeze imediat Banca cu privire la orice modificări apărute în legătură cu dreptul de semnătură.

3.2 Cererile. Cererile trebuie transmise Băncii având forma şi conţinutul pe care Banca le poate solicita în mod rezonabil. Formularele de cerere sunt disponibile online pe pagina web de contact cu clienţii http://clientconnection.worldbank.org sau pot fi furnizate de către Bancă la cerere.

3.3 Pentru a trage avansuri din Contul de împrumut, debitorul trebuie să prezinte o cerere de tragere semnată în original. Pentru a trage din Contul de împrumut sume în vederea rambursărilor şi plăţilor directe, precum şi pentru a raporta utilizarea avansurilor, debitorul trebuie să prezinte o cerere de tragere semnată în original, împreună cu o copie a documentelor justificative (a se vedea secţiunea 4. "Cerinţe privind documentele justificative"). Pentru un angajament special din Contul de împrumut, debitorul trebuie să prezinte o cerere de angajament special semnată în original, împreună cu o copie a acreditivului documentar. Banca îşi rezervă dreptul de a refuza sau de a examina copiile Cererilor şi documentelor justificative şi, la discreţia sa, poate restitui sau distruge copiile.

3.4 Furnizarea pe cale electronică. Banca poate autoriza debitorul să utilizeze mijloace electronice, în modul şi în termenii şi condiţiile prevăzute de Bancă, pentru a furniza Băncii cererile şi documentele justificative. Cererile şi documentele justificative furnizate în conformitate cu acest subpunct se consideră că au fost trimise Băncii pentru a îndeplini cerinţele prevăzute la subpunctele 3.2 şi 3.3 din prezentele Îndrumări.

3.5 Suma minimă a Cererilor. Banca stabileşte o sumă minimă pentru Cererile de rambursare, plată directă şi angajament special. Banca îşi rezervă dreptul de a refuza Cererile care sunt sub această sumă minimă.

3.6 Perioada de debursare a împrumutului. Banca procesează Cererile doar după ce Acordul de împrumut a fost declarat în vigoare, în conformitate cu termenii din Acordul de împrumut. Cheltuielile pentru care se depun Cererile trebuie să fie:

(a) plătite (i) la sau după data Acordului de împrumut sau (ii) în cazul operaţiunilor care permit finanţare retroactivă, la sau după data anterioară indicată în acel scop în Acordul de împrumut; şi

(b) suportate la sau înainte de data de încheiere indicată sau menţionată în Acordul de împrumut ("Data de închidere"), cu excepţia cazului în care se convine altfel în mod specific cu Banca.

3.7 Perioada de debursare a împrumutului se încheie la termenul-limită stabilit de Bancă pentru primirea cererilor de tragere şi a documentelor justificative ("Termenul-limită de efectuare a debursărilor"). Termenul-limită de efectuare a debursărilor poate să coincidă cu Data de închidere sau poate fi la cel mult patru luni după Data de închidere. De obicei, pentru a susţine finalizarea normală a proiectului şi închiderea Contului de împrumut, Banca nu acceptă cererile de tragere sau documentele justificative primite după Termenul-limită de efectuare a debursărilor. Debitorul va informa cu promptitudine Banca, înainte de aceste date, despre orice întârzieri de implementare preconizate sau probleme administrative excepţionale. Banca va informa debitorul despre orice excepţie pe care Banca o poate face în legătură cu Termenul-limită de efectuare a debursărilor.

3.8 Condiţiile de efectuare a debursărilor. Dacă Acordul de împrumut conţine o condiţie de debursare pentru o anumită categorie de cheltuieli, Banca va debursa sumele din împrumut pentru acea categorie doar după ce condiţia respectivă a fost îndeplinită şi Banca a informat debitorul în acest sens.

4. Cerinţe privind documentele justificative

4.1 Debitorul prezintă Băncii documente justificative care demonstrează că sumele din împrumut au fost sau sunt utilizate pentru a finanţa cheltuieli eligibile.

4.2 Pentru angajamente speciale, banca comercială transmite direct Băncii confirmarea sa că au fost îndeplinite condiţiile de deblocare a plăţilor angajate în vederea tragerii.

4.3 Tipurile documentelor justificative. Banca solicită copii ale documentelor originale care confirmă cheltuielile eligibile ("Evidenţe") sau rapoarte de sinteză privind cheltuielile ("Sinteze"), cu forma şi conţinutul aprobate de Bancă. Evidenţele includ documente precum facturi şi chitanţe. O Sinteză poate fi (a) raportul financiar intermediar neauditat, solicitat în temeiul Acordului de împrumut ("Raportul financiar intermediar") sau (b) o declaraţie privind cheltuielile, care rezumă cheltuielile eligibile suportate într-o perioadă anume ("Declaraţia cheltuielilor"). În toate cazurile, debitorul trebuie să păstreze originalele documentelor ce confirmă cheltuielile eligibile şi să le pună la dispoziţie pentru audit sau control.

4.4 Banca stabileşte tipurile documentelor justificative pe care debitorul trebuie să le prezinte, ţinând cont de metoda de debursare utilizată. Documentele justificative pot fi:

(a) Pentru cereri de rambursare: (i) Rapoartele financiare intermediare, (ii) Declaraţiile de cheltuieli, (iii) Evidenţele, sau (iv) Evidenţele solicitate de Bancă pentru cheltuieli specifice şi Declaraţiile cheltuielilor pentru toate celelalte cheltuieli;

(b) Pentru raportări cu privire la utilizarea avansurilor: (i) Rapoartele financiare intermediare, (ii) Declaraţiile de cheltuieli, (iii) Evidenţele sau (iv) Evidenţele solicitate de Bancă pentru cheltuieli specifice şi Declaraţiile cheltuielilor pentru toate celelalte cheltuieli;

(c) Pentru cereri de plăţi directe: Evidenţele; şi

(d) Orice alte documente justificative pe care Banca le poate solicita anunţând debitorul.

4.5 Nerespectarea obligaţiei de a prezenta rapoarte financiare auditate. Dacă debitorul nu prezintă oricare din rapoartele financiare auditate, solicitate în conformitate cu şi în termenul prevăzut de Acordul de împrumut, Banca poate, la discreţia sa, să decidă respingerea cererilor de retragere justificate prin Sinteze, chiar dacă acele rapoarte sunt însoţite de Evidenţe.

5. Conturi desemnate

5.1 Debitorul poate deschide unul sau mai multe conturi desemnate, în care Banca, la cererea debitorului, poate depune sumele trase din Contul de împrumut cu scopul de a achita cheltuielile eligibile pe măsura apariţiei acestora ("Contul desemnat"). Înainte ca Banca să autorizeze deschiderea unui Cont desemnat, debitorul trebuie să aibă capacitate administrativă adecvată, controale interne, proceduri de contabilitate şi audit pentru a asigura utilizarea eficientă a Contului desemnat.

5.2 Banca poate decide să nu permită utilizarea Conturilor desemnate pentru proiecte noi, dacă debitorul nu a rambursat avansuri nedocumentate în Contul desemnat al unui alt împrumut acordat debitorului sau garantat de debitor, în termen de două luni de la Termenul-limită de efectuare a debursărilor pentru acel împrumut.

5.3 Tipul Contului desemnat. Un Cont desemnat poate fi deschis în oricare din cele două moduri prezentate mai jos, după caz, pentru operaţiunea în cauză, în modul stabilit şi anunţat de către Bancă.

(a) Cont segregat: este un cont al debitorului în care pot fi depuse doar sumele din împrumutul din partea Băncii; sau

(b) Cont comun: este un cont al debitorului în care pot fi depuse sumele din împrumutul din partea Băncii şi sumele din alte surse de finanţare a operaţiunilor (de ex., resursele debitorului şi/sau fondurile altor parteneri de dezvoltare).

5.4 Valuta Contului desemnat. Conturile desemnate trebuie să fie deschise într-o valută acceptabilă pentru Bancă. În ţările care au o valută liber convertibilă, Conturile desemnate pot fi deschise în valuta debitorului sau într-o altă valută liber convertibilă. De asemenea, Banca poate accepta Conturi desemnate în monedă locală, atunci când, printre altele, moneda naţională (chiar dacă nu este liber convertibilă) este stabilă şi cheltuielile care vor fi finanţate sunt în principal în această monedă. Debitorul suportă toate riscurile legate de fluctuaţiile cursului de schimb între (a) valuta împrumutului şi valuta Contului desemnat al debitorului şi (b) valuta Contului desemnat al debitorului şi valuta sau valutele cheltuielilor proiectului.

5.5 Instituţii financiare. Contul desemnat trebuie deschis şi menţinut la o instituţie financiară acceptată de către Bancă, conform termenilor şi condiţiilor acceptabile pentru Bancă. Pentru a fi acceptată de către Bancă, instituţia financiară propusă de debitor trebuie în general să îndeplinească toate cerinţele următoare:

(a) să fie solidă financiar;

(b) să fie autorizată să menţină Contul desemnat în valuta convenită între Bancă şi debitor;

(c) să fie auditată cu regularitate şi să aibă rapoartele de audit satisfăcătoare;

(d) să fie capabilă să efectueze prompt un număr mare de tranzacţii;

(e) să fie capabilă să efectueze o gamă largă de servicii bancare la un nivel satisfăcător;

(f) să fie capabilă să prezinte un extras detaliat din Contul desemnat;

(g) să facă parte dintr-o reţea satisfăcătoare de bănci corespondente; şi

(h) să perceapă comisioane rezonabile pentru serviciile prestate.

5.6 Banca îşi rezervă dreptul să refuze deschiderea şi/sau menţinerea Contului desemnat la o instituţie financiară, dacă acea instituţie a emis sau emite pretenţia de a separa, a bloca sau a opri sumele unui împrumut al Băncii depozitate într-un Cont desemnat menţinut de acea instituţie.

6. Termeni şi condiţii aplicabile avansurilor

6.1 Plafonul. Banca informează debitorul despre suma maximă din împrumut care poate fi depusă în Contul desemnat ("Plafonul"). Banca, la discreţia sa, poate stabili Plafonul ca (a) o sumă fixă sau (b) o sumă care este ajustată periodic pe parcursul implementării proiectului în baza prognozelor periodice privind necesităţile de numerar ale proiectului.

6.2 Solicitarea avansului. Debitorul poate solicita un avans, care nu depăşeşte Plafonul minus suma cumulată a avansurilor primite anterior de către debitor, pentru care debitorul nu a prezentat încă documente justificative. De obicei, pentru a susţine închiderea normală a Contului de împrumut, Banca nu transferă avansul din împrumut în Contul desemnat după Data de închidere.

6.3 Frecvenţa de raportare a cheltuielilor eligibile achitate din Contul desemnat. Debitorul prezintă rapoarte privind utilizarea avansului din împrumut transferat în Contul desemnat, la intervale notificate debitorului de către Bancă ("Perioada de raportare"). Debitorul trebuie să asigure că toate sumele depuse în Contul desemnat sunt trecute în cont şi utilizarea lor este raportată anterior Termenului-limită de efectuare a debursărilor. După acest termen, debitorul trebuie să restituie Băncii orice avansuri care nu sunt contabilizate încă sau sunt rămase în Contul desemnat.

6.4 Retragerea avansurilor. Banca nu este obligată să facă depuneri în Contul desemnat dacă:

(a) Banca stabileşte că depunerea respectivă ar duce la depăşirea Plafonului (a se vedea subpunctul 6.2 "Solicitarea avansului");

(b) Banca nu este convinsă că cheltuielile proiectului, planificate de către debitor, justifică depunerea. Banca poate, anunţând debitorul, să ajusteze suma pe care o depune sau să tragă alte depuneri în Contul desemnat, până când este convinsă că necesităţile financiare ale proiectului justifică alte depuneri;

(c) Debitorul nu ia măsurile necesare ca urmare a deciziilor luate de Bancă în temeiul subpunctelor 7.1 şi 7.2 din prezentele Îndrumări;

(d) Debitorul nu prezintă oricare din rapoartele financiare auditate, solicitate în conformitate cu şi în termenul prevăzut de Acordul de împrumut;

(e) Banca stabileşte că toate tragerile ulterioare ale sumelor din împrumut trebuie efectuate de către debitor direct din Contul de împrumut; sau

(f) Banca a anunţat debitorul despre intenţia sa de a suspenda în întregime sau parţial dreptul debitorului de a efectua trageri din Contul de împrumut.

6.5 Avansuri în exces. Dacă, în orice moment, Banca stabileşte că o sumă depusă în Contul desemnat nu va fi necesară pentru a acoperi alte plăţi legate de cheltuieli eligibile ("Suma excedentară"), Banca poate, la discreţia sa, să ceară debitorului să ia una din cele două măsuri de mai jos. La notificarea de către Bancă, debitorul trebuie să ia imediat măsura necesară:

(a) Să ofere dovezi satisfăcătoare pentru Bancă, într-un termen indicat de către Bancă, despre faptul că Suma excedentară va fi utilizată pentru cheltuieli eligibile. Dacă dovezile nu sunt oferite în termenul indicat, debitorul trebuie să restituie Băncii cu promptitudine Suma excedentară; sau

(b) Să restituie cu promptitudine Suma excedentară.

7. Cheltuieli neeligibile

7.1 Cheltuieli neeligibile în general. Dacă Banca stabileşte că o sumă din împrumut a fost utilizată pentru a achita cheltuieli care nu sunt eligibile conform Acordului de împrumut ("cheltuieli neeligibile"), Banca poate, la discreţia sa, să ceară debitorului să ia una din cele două măsuri de mai jos. La notificarea de către Bancă, debitorul trebuie să ia imediat măsura necesară:

(a) Să restituie Băncii suma echivalentă; sau

(b) În mod excepţional, să prezinte documente înlocuitoare care confirmă alte cheltuieli eligibile.

7.2 Cheltuieli neeligibile achitate din Contul desemnat. Dacă Banca stabileşte că o plată efectuată din Contul desemnat nu a fost justificată prin dovezi furnizate Băncii sau a fost utilizată pentru cheltuieli neeligibile, Banca poate, la discreţia sa, să ceară debitorului să ia una din cele două măsuri de mai jos. La notificarea de către Bancă, debitorul trebuie să ia imediat măsura necesară:

(a) Să prezinte dovezile suplimentare solicitate de Bancă;

(b) Să depună suma echivalentă în Contul desemnat;

(c) Să restituie Băncii suma echivalentă; sau

(d) În mod excepţional, să prezinte documente înlocuitoare care confirmă alte cheltuieli eligibile.

8. Rambursări

8.1 Decizia debitorului de a rambursa. Debitorul poate, după ce a anunţat Banca, să ramburseze tot împrumutul sau orice parte din acesta, prin depunere către Bancă în Contul desemnat, pentru a credita Contul de împrumut.

8.2 Consecinţa rambursărilor. Banca va stabili dacă rambursările efectuate către Bancă în conformitate cu secţiunile 6 şi 7 şi subpunctul 8.1 din prezentele Îndrumări vizând debursările vor credita Contul de împrumut pentru o tragere ulterioară sau pentru anulare. Debitorii trebuie să ştie că rambursările sumelor din împrumut pot avea ca rezultat schimbarea taxelor de reziliere şi/sau costurilor generate de modificarea condiţiilor contractuale pe sume pentru care baza ratei dobânzii sau valuta a fost convertită sau acoperită împotriva riscurilor.

8.3 Alte obligaţii neafectate de rambursări. Rambursările sumelor din împrumut nu afectează mijloacele de apărare juridică ale Băncii în temeiul Acordului de împrumut.

BANCA MONDIALĂ

Departamentul

Împrumuturi al Băncii

Mondiale

1818 H Street, NW

Washington, DC 20433

Email: wbdisbursement@worldbank.org

NORMATIVE

privind prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în

proiectele finanţate prin credite BIRD şi credite şi granturi AID

din 15 octombrie 2006 şi revizuit în ianuarie 2011

Scopul şi principiile generale

1. Prezentele normative sunt menite să prevină şi să combată frauda şi corupţia care pot apărea în legătură cu utilizarea veniturilor de finanţare ale Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD) sau ale Asociaţiei Internaţionale pentru Dezvoltare (AID), în timpul pregătirii şi/sau punerii în aplicare a proiectelor de investiţii finanţate de BIRD/IDA. Acestea stabilesc principiile generale, cerinţele şi sancţiunile aplicabile persoanelor şi entităţilor care primesc, sunt responsabile pentru depunerea sau transferul, sau să iau sau influenţează deciziile privind utilizarea unor astfel de venituri.

2. Toate persoanele şi entităţile menţionate la alineatul 1 de mai sus trebuie să respecte cele mai înalte standarde de etică. Mai exact, toate aceste persoane şi entităţi trebuie să ia toate măsurile corespunzătoare pentru a preveni şi a combate frauda şi corupţia, precum şi să se abţină de la implicarea în fraudă şi corupţie în legătură cu utilizarea veniturilor finanţate de BIRD sau IDA.

Aspecte juridice

3. Acordul de Credit¹ prevede un Credit² ce reglementează raporturile juridice dintre Debitor³ şi Banca⁴ cu privire la proiectul special pentru care creditul este făcut. Responsabilitatea pentru punerea în aplicare a proiectului⁵ în baza Acordului de credit, inclusiv utilizarea veniturilor de credit, revine Debitorului. Banca, la rîndul său, are datoria fiduciară în conformitate cu Articolele sale din Acord să "ia măsuri pentru a se asigura că veniturile din orice credit sunt utilizate numai în scopul pentru care a fost acordat creditul, cu atenţia cuvenită considerentelor de economie şi eficienţă şi fără să se ţină seama de influenţe sau consideraţii politice sau de alt gen noneconomic".⁶ Aceste Normative constituie un element important al acestor dispoziţii şi sunt făcute aplicabile pentru pregătirea şi punerea în aplicare a proiectului în conformitate cu dispoziţiile Acordului de credit.

_______________________

¹ Trimiterile din aceste Normative la "Acordul de credit" includ orice Acord de Garanţie care prevede o garanţie de Ţară Membră a unui Credit BIRD, Acordul de finanţare care prevede un credit AID sau Grant AID, acord care prevede un avans de pregătire a proiectului sau Grantul Fondului de Dezvoltare Instituţională (FID), Grantul Fondului Fiduciar sau Acord de Credit prevede o Subvenţie a Fondului Fiduciar executată de Beneficiar sau de credit în cazul în care aceste Normative sunt aplicabile la un astfel de acord, şi Acordul de Proiect cu o Entitate de Implementare a Proiectului în legătură cu oricare dintre cele de mai sus.

² Trimiterile la "Credit" sau "Credite" includ creditele BIRD, precum şi credite AID şi granturi, avansuri de elaborare a proiectului, granturi FID şi subvenţii ale Fondului Fiduciar executate de beneficiar sau credite pentru proiecte în care aceste Normative sunt aplicabile în temeiul acordului care prevede un astfel de grant şi/sau credit, dar exclude creditarea politicii de dezvoltare, cu excepţia cazului în care Banca este de acord cu Debitorul în scopuri specificate pentru care pot fi utilizate veniturile de credit.

³ Trimiterile din aceste Normative la "Debitorul" includ beneficiarul unui credit sau grant AID sau al unui grant sau credit al Fondului Fiduciar. În unele cazuri, un Credit BIRD poate fi făcut unei entităţi, alta decît ţara membră. În astfel de cazuri, trimiterile din aceste Normative la "Debitor" include ţara membră în calitate de garant al creditului, cu excepţia cazului în care contextul impune altfel. În unele cazuri, proiectul, sau o parte a proiectului, este realizat de o Entitate de Implementare a Proiectului cu care Banca a semnat un Acord de Proiect. În astfel de cazuri, trimiterile din aceste Normative la "Debitorul" include Entitatea de punere în aplicare a Proiectului, astfel cum sunt definite în Acordul de Credit.

⁴ Referirile din aceste Normative la "Banca" include atît BIRD cît şi AID.

⁵ Referirile din aceste Normative la "proiect" înseamnă Proiectul cum este definit în Acordul de credit.

⁶ Articole din Acordul BIRD, Articolul III, Secţiunea 5 (b); Articole din Acordul AID, articolul V, Secţiunea 1 (g).

Domeniul aplicării

4. Următoarele dispoziţii ale acestor Normative acoperă frauda şi corupţia, care pot apărea în legătură cu utilizarea veniturilor de credit în timpul pregătirii şi punerii în aplicare a unui proiect finanţat, în total sau în parte, de Banca. Aceste Normative acoperă frauda şi corupţia în deturnarea directă a veniturilor de credit pentru cheltuieli neeligibile, precum şi fraudă şi corupţie întreprinse cu scopul de a influenţa orice decizie cu privire la utilizarea veniturilor de credit. Toate aceste cazuri de fraudă şi corupţie sunt considerate, în sensul prezentelor Normative, să apară "în legătură cu utilizarea veniturilor de credit".

5. Aceste Normative se aplică faţă de Debitor şi toate celelalte persoane sau entităţi care, fie primesc venituri de credit pentru uz propriu (de exemplu, "utilizatorii finali"), persoane sau entităţi, cum ar fi agenţi fiscali care sunt responsabili pentru depunerea sau transferul veniturilor de credit (dacă sunt sau nu sunt beneficiari de astfel de venituri), şi persoane sau entităţi care iau sau influenţează luarea deciziilor în ceea ce priveşte utilizarea veniturilor de credit. Toate aceste persoane şi entităţi sunt menţionate în aceste Normative, ca "beneficiari ai veniturilor de credit", fie sau nu se află în posesia fizică a unor astfel de venituri.⁷

6. Cerinţele specifice de politică ale Băncii privind frauda şi corupţia în legătură cu procurarea sau executarea de contracte de bunuri, lucrări sau servicii finanţate din sumele de un credit de la Banca, sunt acoperite în Normative de Achiziţii⁸ şi Normative de Consultanţă⁹, ca fiecare astfel de Normative de Achiziţii şi Normative de Consultanţă sunt aplicabile unui anumit credit.

Definiţiile practicilor care constituie fraudă şi corupţie

7. Prezentele Normative abordează următoarele practici definite atunci cînd angajate de către beneficiarii veniturilor de credit în legătură cu utilizarea unor astfel de venituri:¹⁰

a) O "practică coruptă" este oferirea, darea, primirea sau solicitarea, direct sau indirect, a oricărui lucru de valoare pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei alte părţi.¹¹

b) O "practică frauduloasă" este orice acţiune sau omisiune, inclusiv o denaturare, care cu bună ştiinţă sau din imprudenţă¹² induce în eroare, sau încearcă să inducă în eroare, o parte pentru a obţine un beneficiu financiar sau de alt gen sau pentru a evita o obligaţie.

c) O "practică de complicitate" este un aranjament între două sau mai multe părţi destinate realizării un scop necorespunzător, inclusiv de a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei alte părţi.

d) O "practică coercitivă" este afectarea sau dăunarea, sau ameninţare să afecteze sau să dăuneze, direct sau indirect, orice proprietate a părţii pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile altei părţi.

e) O "practică obstructivă" este (i) în mod deliberat distrugerea, falsificarea, modificarea sau ascunderea dovezilor faţă de anchetă sau depunerea declaraţiilor false anchetatorilor, în scopul de a împiedica în mod semnificativ o anchetă a Băncii asupra acuzaţiilor de practică coruptivă, frauduloasă, coercitivă sau de complicitate; şi/sau ameninţare, hărţuire sau intimidare a oricărei părţi pentru a preveni să divulge cunoştinţele sale despre aspectele relevante pentru anchetă sau de la urmărirea anchetei, sau (ii) acte destinate să împiedice în mod semnificativ exercitarea drepturilor contractuale ale Băncii de audit sau de acces la informaţii.¹³

8. Practicile de mai sus, definite astfel, sunt uneori denumite colectiv în aceste Normative ca "fraudă şi corupţie".

Acţiunile Debitorului pentru prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în legătură cu utilizarea veniturilor de credit

9. Întru realizarea scopului mai sus-menţionat şi a principiilor generale, Debitorul va:

(a) lua toate măsurile necesare pentru a preveni practicile corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive şi obstructive în legătură cu utilizarea veniturilor de credit, inclusiv (dar fără a se limita la): (i) adoptarea de practici fiduciare şi administrative adecvate şi aranjamente instituţionale pentru a se asigura că sumele creditului sunt utilizate numai în scopul pentru care creditul a fost acordat, şi (ii) asigurarea că toţi reprezentanţii săi¹⁴ implicaţi în proiect şi toţi beneficiarii veniturilor de credit cu care încheie un acord în legătură cu Proiect, primesc cîte o copie a acestor Normative şi sunt conştienţi de conţinutul acestora;

(b) raporta imediat Băncii orice acuzaţii de fraudă şi corupţie în legătură cu utilizarea veniturilor de credit care vin în atenţia acesteia;

(c) în cazul în care Banca stabileşte că orice persoană sau entitate menţionată în litera (a) de mai sus s-a angajat în practici corupte, frauduloase, secrete, coercitive sau obstructive în legătură cu utilizarea veniturilor de credit, să ia măsuri în timp util şi adecvat, satisfăcătoare pentru Bancă, pentru a soluţiona astfel de practici, atunci când acestea apar;

(d) include astfel de dispoziţii în acordurile sale cu fiecare beneficiar al veniturilor de credit pe care Banca poate solicita pentru a da efect deplin acestor Normative, inclusiv (dar fără a se limita la) dispoziţii (i) care necesită un astfel beneficiar ca să respecte punctul 10 din prezentele Normative, (ii) care necesită ca un astfel de beneficiar să permită Băncii să inspecteze toate conturile şi înregistrările sale şi alte documente legate de proiect care trebuie menţinute în temeiul Acordului de credit şi să facă auditul lor de către sau în numele Băncii, (iii) asigurarea încetării anticipate sau suspendării de către Debitor a acordului în cazul în care astfel de beneficiar este declarat neeligibil de către Banca, în conformitate cu alineatul 11 de mai jos; şi (iv) care necesită restituirea de către astfel de beneficiar de orice sumă a creditului cu privire la care a avut loc frauda şi corupţia;

(e) să coopereze pe deplin cu reprezentanţii Băncii, în orice investigaţie asupra acuzaţiilor de fraudă şi corupţie în legătură cu utilizarea veniturilor de credit; şi

(f) în cazul în care Banca declară orice beneficiar al veniturilor de împrumut neeligibil aşa cum este descris în paragraful 11 de mai jos, să ia toate măsurile necesare şi adecvate pentru a da efect deplin unei astfel de declaraţii, printre altele, (i) exercitînd dreptul Debitorului de a rezilia înainte de termen sau a suspenda acordul între Debitor şi astfel de beneficiar şi/sau (ii) să caute restituire.

Alţi Beneficiari ai Veniturilor de Credit

10. Întru realizarea scopului sus-menţionat şi a principiilor generale, fiecare beneficiar al veniturilor de credit, care intră într-un acord cu Debitor (sau cu un alt beneficiar al veniturilor de credit) cu privire la proiectul va:

(a) desfăşura activităţile legate de proiect, în conformitate cu principiile generale şi prevederile acordului cu Debitorul menţionat la alineatul 9 (d) de mai sus; şi să includă dispoziţii similare în orice acorduri privind Proiectul în care poate intra cu alţi beneficiari ai veniturilor de credit;

(b) raporta imediat Băncii orice acuzaţii de fraudă şi corupţie în legătură cu utilizarea veniturilor de credit, care îi atrag atenţia;

(c) coopera pe deplin cu reprezentanţii Băncii în orice investigaţie de acuzaţie în fraudă şi corupţie în legătura cu utilizarea veniturilor de credit;

(d) lua toate măsurile necesare pentru a preveni practici corupte, frauduloase, de coluziune, coercitive şi obstructive de reprezentanţii săi (dacă există) în legătură cu utilizarea veniturilor de credit, inclusiv (dar fără a se limita la): (i) adoptarea practicilor adecvate fiduciare şi administrative şi aranjamente instituţionale pentru a se asigura că veniturile de credit sunt utilizate numai în scopul pentru care a fost acordat creditul, şi (ii) să se asigure că toţi reprezentanţii săi au primit cîte o copie a acestor Normative şi cunosc conţinutul acestora;

(e) în cazul în care orice reprezentant al unui astfel de beneficiar este declarat neeligibil în conformitate cu punctul 11 de mai jos, va lua toate măsurile necesare şi adecvate pentru a da efect deplin unei astfel de declaraţii, printre altele, fie prin îndepărtarea reprezentantului de la toate sarcinile şi responsabilităţile în legătură cu proiect, sau, la cererea Băncii sau în alt mod adecvat, să încheie relaţia sa contractuală cu astfel de reprezentant; şi

(f) în cazul în care acesta a încheiat un acord legat de proiect cu o altă persoană sau entitate care este declarată neeligibilă în conformitate cu punctul 11 de mai jos, să ia toate măsurile necesare şi adecvate pentru a da efect deplin unei astfel de declaraţii, printre altele, (i) prin exercitarea dreptului de a rezilia sau suspenda înainte de termen un astfel de acord şi/sau (ii) să caute restituirea.

Sancţiuni şi Acţiunile corespunzătoare ale Băncii în cazuri de fraudă şi corupţie

11. În sprijinul scopului sus-menţionat şi a principiilor generale, Banca va avea dreptul de a sancţiona, în conformitate cu politici şi proceduri ale Băncii predominante, de sancţionare a oricărei persoane fizice sau juridice¹⁵ alta decît Ţara Membră¹⁶ inclusiv (dar fără a se limita la) declararea în mod public o astfel de persoană sau entitate neeligibilă, fie pe termen nelimitat sau pentru o perioadă de timp: (i) să fie atribuit un contract finanţat de Banca; (ii) de a beneficia de un contract finanţat de Bancă, financiar sau de altă natură, de exemplu, ca un subantreprenor; şi (iii) de a participa altfel la pregătirea sau punerea în aplicare a proiectului sau a oricărui alt proiect finanţat, în total sau parţial, de către Bancă

(a) în cazul în care, în orice moment, Banca stabileşte¹⁷ că astfel de persoane fizice sau juridice au fost implicate în practici corupte, frauduloase, secrete, coercitive sau obstructive în legătură cu utilizarea veniturilor de credit¹⁸;

(b) în cazul în care un alt finanţator, cu care Banca a încheiat un acord pentru executarea reciprocă a hotărîrilor în cazuri de excludere, a declarat astfel de persoane fizice sau juridice neeligibile pentru a primi venituri de finanţări realizate de astfel de finanţator sau altfel să participe la pregătirea sau punerea în aplicare a oricărui proiect finanţat în totalitate sau parţial, de un astfel de finanţator, cum ar fi un rezultat al unei decizii unui astfel de finanţator că persoana sau entitatea a fost implicată în practici frauduloase, corupte, coercitive sau secrete în legătură cu utilizarea veniturilor unei finanţări realizate de astfel de finanţator; sau

(c) în cazul în care Departamentul de Servicii Generale al Băncii a considerat persoana sau entitatea a fi nonresponsabilă, pe baza de fraudă şi corupţie în legătură cu achiziţiile corporatiste ale Grupului Băncii Mondiale.

Diverse

12. Prevederile acestor Normative nu limitează orice alte drepturi, obligaţii sau mijloace¹⁹ ale Băncii sau Debitorului conform Acordului de credit sau orice alt document la care Banca şi Debitorul sunt ambele părţi.

____________________________________

⁷ Anumite persoane sau entităţi pot intra sub incidenţa mai mult de o categorie identificată la punctul 5. Un intermediar financiar, de exemplu, poate primi plata pentru serviciile sale, va transfera fonduri către utilizatorii finali şi va face sau va influenţa deciziile privind utilizarea veniturilor de credit.

⁸ Normative: Achiziţii în cadrul Creditelor BIRD şi Creditelor AID, mai 2004, revizuite în octombrie 2006 şi mai 2010, şi Normative: Achiziţii de bunuri, lucrări şi servicii nonconsultanţă în cadrul creditelor BIRD şi creditelor AID & Granturi către Debitorii Băncii Mondiale din ianuarie 2011, ca astfel de normative de achiziţii pot fi modificate din cînd în cînd.

⁹ Normative: Selectarea şi Angajarea Consultanţilor de către Debitorii Băncii Mondiale, mai 2004, cum a fost revizuit în octombrie 2006 şi mai 2010, precum şi Normative: Selectarea şi Angajarea Consultanţilor conform Creditelor BIRD şi Creditelor AID & Granturi de către Creditaţii Băncii Mondiale din ianuarie 2011, la fel cum astfel de Normative pentru Servicii de Consultanţă pot fi modificate din cînd în cînd.

¹⁰ Cu excepţia cazului în care se prevede altfel în Acordul de credit, ori de cîte ori aceşti termeni sunt folosiţi în Acordul de credit, inclusiv în Condiţiile Generale aplicabile, au semnificaţiile prevăzute la punctul 7 din prezentele Normative.

¹¹ Exemple tipice de practici corupte sunt luare de mită şi "mita".

¹² Pentru a acţiona "cu bună ştiinţă sau din neglijenţă", actorul fraudulos trebuie să ştie că informaţiile sau impresia transportată este falsă, sau să fie din neglijenţă indiferent dacă este adevărat sau fals. Inexactitate simplă in astfel de informaţii sau impresii, comise prin neglijenţă simplă, nu este suficientă pentru a constitui practica frauduloasă.

¹³ Astfel de drepturi includ cele prevăzute pentru, printre altele, în alineatul 9(d) de mai jos.

¹⁴ Referirile din aceste Normative la "reprezentanţi" ai unei entităţi includ, de asemenea, funcţionarii săi, ofiţerii, angajaţii şi agenţii.

¹⁵ Ca şi în cazul ofertanţilor în contextul achiziţiilor publice, Banca poate sancţiona, de asemenea, persoanele fizice şi juridice care se angajează în fraudă sau corupţie în cursul aplicării pentru a deveni un beneficiar al veniturilor de credit (de exemplu, o bancă care oferă documentaţie falsă, astfel încît să se califice drept un intermediar financiar în cadrul unui proiect finanţat de Banca), indiferent dacă acestea sunt de succes.

¹⁶ În sensul prezentelor Normative, "Ţară membră" include funcţionari şi angajaţi ai guvernului naţional sau de la oricare dintre subdiviziunile sale politice sau administrative, precum şi a întreprinderilor de stat aflate în proprietatea guvernului şi agenţii care nu sunt eligibili pentru: (i) suma licitată în conformitate cu punctul 1.8 (b ) din Normative: Achiziţii în cadrul Creditelor BIRD şi creditelor AID, mai 2004, revizuit în octombrie 2006 şi mai 2010, şi punctul 1.10 (b) din Normative: Achiziţii de mărfuri, lucrări şi servicii de nonconsultanţă în cadrul creditelor BIRD şi creditelor AID & Granturi de către Debitorii Băncii Mondiale din ianuarie 2011; sau (ii) să participe conform alin 1.11 (b) din Normative: Selectarea şi angajarea consultanţilor de către Debitorii Băncii Mondiale, mai 2004, revizuit în octombrie 2006 şi mai 2010, şi punctul 1.13(b) din Normative: Selectarea şi angajarea consultanţilor conform Creditelor BIRD şi Creditelor AID şi subvenţiilor de către Debitorii Băncii Mondiale din ianuarie 2011.

¹⁷ Banca a fondat un Consiliu de Sancţionare, şi procedurile aferente, cu scopul de a face astfel de determinări. Procedurile Consiliului de Sancţionare stabileşte setul complet de sancţiuni disponibile la Bancă.

¹⁸ Sancţiunea poate, fără a se limita, include, de asemenea restituirea oricărei sume a creditului cu privire la care a avut loc un comportament sancţionat. Banca poate publica identitatea oricărei persoane fizice sau juridice declarate neeligibile, în conformitate cu punctul 11.

¹⁹ Acordul de credit asigură Banca cu anumite drepturi şi mijloace pe care le poate exercita cu privire la Credit, în caz de fraudă şi corupţie în legătură cu utilizarea veniturilor de credit, în condiţiile descrise aici.

CLASIFICARE: PUBLIC

GHID PENTRU

ACHIZIŢIA  BUNURILOR, LUCRĂRILOR  ŞI

SERVICIILOR  ALTELE DECÂT  DE  CONSULTANŢĂ  ÎN  CADRUL

ÎMPRUMUTURILOR BIRD ŞI CREDITELOR ŞI GRANTURILOR AID

DE CĂTRE ÎMPRUMUTAŢII BĂNCII MONDIALE

Ediţia ianuarie 2011

Revizuit: iulie 2014

Iulie 2014. Revizuire

Alineatul 3.18 – Achiziţii în cadrul împrumuturilor garantate de Bancă a fost revizuit pentru a include prevederi privind obligaţiunile de plată.

Acronime

I. INTRODUCERE

Scop

1.1 Scopul acestui Ghid este a informa entităţile care derulează un proiect finanţat în întregime sau parţial printr-un împrumut din partea Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD), un credit sau un grant din partea Asociaţiei Internaţionale pentru Dezvoltare (AID),¹ un avans pentru pregătirea proiectului (PPA), un grant din partea Băncii sau un fond fiduciar administrat de Bancă şi executat de beneficiar,² despre politicile care reglementează achiziţia de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă³, necesare proiectului. Acordul de împrumut reglementează raporturile de drept dintre Împrumutat şi Bancă, iar Ghidul se aplică la achiziţia de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă pentru proiect, după cum prevede Acordul. Drepturile şi obligaţiile Împrumutatului şi ale furnizorilor de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă pentru proiect sunt reglementate de documentele de licitaţie⁴ şi de contractele semnate de Împrumutat cu furnizorii de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă, şi nu de acest Ghid sau de Acordurile de împrumut. Nimeni altcineva în afară de părţile la Acordul de împrumut nu va obţine drepturi pe seama acestuia, nici nu va avea pretenţii faţă de sumele împrumutului.

Considerente generale

1.2 Responsabilitatea implementării proiectului, şi deci a atribuirii şi administrării contractelor în cadrul proiectului, aparţine Împrumutatului.⁵ În ceea ce priveşte Banca, Statutul acesteia cere ca Banca "să asigure că sumele unui împrumut sunt utilizate doar în scopul pentru care a fost acordat împrumutul, cu atenţia cuvenită aspectelor de economie şi eficienţă şi fără a ţine cont de influenţe sau aspecte politice sau noneconomice"⁶ şi a instituit proceduri detaliate în acest sens. Deşi în practică normele şi procedurile specifice de achiziţii care trebuie aplicate în implementarea unui proiect depind de circumstanţele cazului respectiv, cerinţele Băncii se bazează în general pe patru considerente:

(a) necesitatea economiei şi eficienţei în implementarea proiectului, inclusiv în achiziţia bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă implicate;

(b) interesul Băncii în a oferi tuturor ofertanţilor eligibili din ţările dezvoltate şi în curs de dezvoltare⁷ aceleaşi informaţii şi oportunitatea egală de a concura la furnizarea bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă finanţate de Bancă;

(c) interesul Băncii în stimularea dezvoltării contractării interne şi sectoarelor de producere din ţara debitoare; şi

(d) importanţa transparenţei în procesul de achiziţie.

1.3 Concurenţa deschisă este baza unor achiziţii publice eficiente. Împrumutaţii trebuie să aleagă cea mai potrivită metodă pentru achiziţia respectivă. În majoritatea cazurilor, o licitaţie internaţională competitivă (LIC) administrată corespunzător, cu acordarea preferinţei pentru bunuri fabricate pe plan intern şi, dacă este cazul, pentru contractanţi interni⁸ care să execute lucrări în condiţiile prescrise, este cea mai potrivită metodă. Prin urmare, în majoritatea cazurilor Banca cere Împrumutaţilor săi să obţină bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă prin LIC deschisă furnizorilor, prestatorilor de servicii şi contractanţilor eligibili.⁹ Secţiunea II a acestui Ghid descrie procedura pentru LIC.

1.4 Dacă LIC nu este cea mai potrivită metodă de achiziţie, se pot utiliza altele. Secţiunea III descrie celelalte metode de achiziţie şi situaţiile în care aplicarea lor ar putea fi mai adecvată. Metodele specifice care pot fi utilizate la o achiziţie în cadrul unui anumit proiect sunt prevăzute în Acordul de împrumut. Contractele care vor fi finanţate în cadrul proiectului şi metoda de achiziţie a acestora, conform Acordului de împrumut, sunt precizate în Planul de achiziţii, după cum se indică la alin.1.18 din acest Ghid.

____________________

¹ Cerinţele de achiziţii ale BIRD şi AID sunt identice. În acest Ghid, referirile la "Bancă" includ atât BIRD, cât şi AID, iar referirile la "împrumuturi" includ împrumuturile BIRD, creditele sau granturile AID, granturile Băncii, fondurile fiduciare administrate de Bancă şi executate de beneficiar, precum şi avansurile pentru pregătirea proiectului (PPA).

Referirile la "Acordul de împrumut" includ acordul juridic dintre Bancă şi Împrumutat şi pot include acordul de proiect dintre Bancă şi entitatea care implementează proiectul.

Referirile la "Împrumutat" includ beneficiarii de împrumut, credit, grant şi PPA care execută aceste proiecte şi pot include subîmprumutaţii sau entităţile care implementează proiectele.

² În măsura în care acordul care prevede administrarea de către Bancă a acestor fonduri fiduciare nu contravine prevederilor respective ca excepţii, inclusiv în temeiul Acordului Principiilor Fiduciare ale ONU (FPA) sau unui Fond Fiduciar Multidonator (FFMD) în situaţii de urgenţă.

³ În acest Ghid, referirile la "bunuri" şi "lucrări" includ servicii conexe precum transport, asigurare, instalare, dare în exploatare, instruire şi întreţinere iniţială. "Bunurile" includ mărfuri, materie primă, utilaje, echipamente, vehicule şi instalaţii industriale. Prevederile acestui Ghid se aplică şi serviciilor altele decât de consultanţă, pentru care aspectele fizice ale activităţii predomină, sunt licitate şi contractate pe baza performanţei unui rezultat fizic măsurabil, şi pentru care standardele de performanţă pot fi identificate clar şi aplicate consecvent, de exemplu foraj, fotografie aeriană, imagini din satelit, cartografiere şi alte operaţiuni similare. Acest Ghid nu se referă la servicii de consultanţă (de ex. consiliere), cărora li se aplică Ghidul: Selectarea şi angajarea consultanţilor în cadrul Împrumuturilor BIRD şi Creditelor şi Granturilor AID de către Împrumutaţii Băncii Mondiale (menţionat în acest document ca Ghidul pentru consultanţi).

⁴ În sensul acestui Ghid, termenii "licitaţie" şi "tender" au aceeaşi semnificaţie.

⁵ În unele cazuri, Împrumutatul acţionează doar ca intermediar şi proiectul este executat de o altă agenţie sau entitate. În acest Ghid, referirile la Împrumutat includ aceste agenţii sau entităţi, precum şi subîmprumutaţii în cadrul acordurilor de recreditare.

⁶ Statutul Băncii, articolul III, punctul 5(b); Statutul AID, articolul V, punctul 1(g).

⁷ A se vedea alin.1.8, 1.9 şi 1.10.

⁸ În sensul acestui Ghid, termenul "contractant" se referă doar la o firmă care prestează servicii de construcţii.

⁹ A se vedea alin.1.8, 1.9 şi 1.10.

Aplicabilitatea Ghidului

1.5 Principiile, normele şi procedurile prezentate în acest Ghid se aplică tuturor contractelor de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă, finanţate în întregime sau parţial din împrumuturile Băncii.¹⁰ Prevederile din această Secţiune I se aplică tuturor celorlalte secţiuni din Ghid. Pentru achiziţia contractelor de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă, care nu sunt finanţate în întregime sau parţial dintr-un împrumut al Băncii, ci incluse în domeniul de aplicare al proiectului din Acordul de împrumut, Împrumutatul poate adopta alte norme şi proceduri. În aceste cazuri, Banca trebuie să se convingă că procedurile utilizate vor îndeplini obligaţiile Împrumutatului de a asigura execuţia proiectului cu diligenţă şi eficienţă, şi că bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă achiziţionate:

(a) au o calitate satisfăcătoare şi sunt compatibile cu bilanţul proiectului;

(b) vor fi livrate sau finalizate în timp util; şi

(c) au preţuri care nu afectează viabilitatea economică şi financiară a proiectului.

Conflicte de interese

1.6 Potrivit politicii Băncii, o firmă care participă la un proces de achiziţie în cadrul proiectelor finanţate de Bancă nu trebuie să aibă conflict de interese. O firmă în care există un conflict de interese nu va fi eligibilă pentru atribuirea unui contract.

1.7 Se consideră că o firmă are un conflict de interese într-un proces de achiziţie, dacă:

(a) furnizează bunuri, lucrări sau servicii (dar nu de consultanţă) rezultate din sau legate direct de serviciile de consultanţă pentru pregătirea sau implementarea proiectului, prestate de ea sau de oricare afiliat care controlează în mod direct sau indirect, este controlat de sau se află sub control comun împreună cu acea firmă. Această prevedere nu se aplică diverselor firme (consultanţi, contractanţi sau furnizori) care îndeplinesc împreună obligaţiile Contractantului în cadrul unui contract la cheie sau de proiectare şi construcţie;¹¹ sau

(b) prezintă mai mult de o ofertă, fie separat, fie ca partener într-o asociere în participaţie la o altă ofertă, cu excepţia ofertelor alternative permise. Aceasta va duce la descalificarea tuturor ofertelor în care este implicat acel ofertant. Totuşi, acest fapt nu limitează includerea acelei firme ca subcontractant în mai mult de o ofertă. Participarea unui ofertant ca subcontractant la o altă ofertă este permisă doar pentru anumite tipuri de achiziţii, cu condiţia primirii notei fără obiecţii a Băncii şi dacă se permite de către documentele standard de licitaţie ale Băncii care se aplică acelor tipuri de achiziţii; sau

(c) acea firmă (inclusiv personalul său) are o relaţie strânsă, de afaceri sau de familie, cu un specialist al Împrumutatului (sau al agenţiei de implementare a proiectului, sau al unui beneficiar al unei părţi a împrumutului), care: (i) este implicat direct sau indirect în elaborarea documentelor de licitaţie sau a caietului de sarcini pentru contract şi/sau în procesul de evaluare a acelui contract; sau (ii) ar putea fi implicat în implementarea sau supravegherea acelui contract, cu excepţia cazului când conflictul rezultat dintr-o astfel de relaţie a fost soluţionat într-un mod acceptabil pentru Bancă, pe parcursul procesului de achiziţii şi execuţiei contractului; sau

(d) acea firmă nu respectă o altă condiţie privind conflictul de interese, conform documentelor standard de licitaţie ale Băncii relevante pentru procesul de achiziţie în cauză.

Eligibilitatea

1.8 Pentru a stimula concurenţa, Banca permite companiilor şi persoanelor din orice stat să furnizeze bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă pentru proiecte finanţate de Bancă. Orice condiţii de participare vor fi limitate la cele esenţiale pentru a asigura capacitatea companiei de a îndeplini contractul în cauză.¹²

1.9 În contextul unui contract care va fi finanţat în întregime sau parţial dintr-un împrumut al Băncii, Banca nu permite unui Împrumutat să refuze participarea la un proces de achiziţie sau atribuirea contractului unei companii din motive care nu au legătură cu: (i) capacitatea şi resursele acesteia de a executa cu succes contractul în cauză; sau (ii) situaţii de conflict de interese menţionate la alin.1.6 şi 1.7 de mai sus.

1.10 Ca excepţii de la alin.1.8 şi 1.9 precedente:

(a) Companiile dintr-un stat sau bunurile produse într-un stat pot fi excluse dacă, (i) în materie de drept sau reglementări oficiale, ţara Împrumutatului interzice relaţiile comerciale cu acel stat, cu condiţia că Banca are garanţia că acea excludere nu împiedică o concurenţă reală pentru furnizarea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor altele decât de consultanţă solicitate; sau (ii) printr-un act de respectare a deciziei Consiliului de Securitate al ONU, adoptată conform Capitolului VII din Carta Naţiunilor Unite, ţara Împrumutatului interzice orice import de bunuri din acel stat, sau orice plăţi către o persoană sau o entitate din acel stat. Dacă ţara Împrumutatului interzice plăţile către o anumită companie sau pentru anumite bunuri prin acel act de respectare, compania respectivă poate fi exclusă.

(b) Întreprinderile sau instituţiile de stat din ţara Împrumutatului pot participa în ţara Împrumutatului numai dacă pot confirma că (i) au autonomie juridică şi financiară, (ii) activează în temeiul dreptului comercial, şi (iii) nu sunt agenţii dependente de Împrumutat sau subîmprumutat.¹³

(c) O companie sancţionată de Bancă în conformitate cu alin.1.16(d) din acest Ghid sau cu politicile anticorupţie şi procedurile de sancţiuni ale Grupului Băncii Mondiale¹⁴ nu este eligibilă pentru atribuirea unui contract finanţat de Bancă sau pentru a beneficia financiar sau în alt mod de un contract finanţat de Bancă în perioada de timp stabilită de Bancă.

Contractarea în avans şi finanţarea retroactivă

1.11 Împrumutatul ar putea dori să treacă la etapele iniţiale ale achiziţiei înainte de semnarea Acordului de împrumut cu Banca. În aceste cazuri, procedurile de achiziţie, inclusiv publicitatea, trebuie să fie conforme cu Ghidul pentru ca eventualele contracte să fie eligibile pentru finanţare de către Bancă, iar Banca va examina procesul utilizat de către Împrumutat. Împrumutatul îşi asumă pe propriul risc o astfel de contractare în avans, iar orice acord al Băncii privind procedurile, documentele sau propunerea de atribuire nu obligă Banca să ofere un împrumut pentru proiectul în cauză. Dacă contractul este semnat, rambursarea de către Bancă a oricăror plăţi efectuate de Împrumutat în temeiul contractului înainte de semnarea Acordului de împrumut constituie finanţare retroactivă şi este permisă doar în limitele prevăzute de Acordul de împrumut.

Asocieri în participaţie

1.12 Orice firmă poate participa la licitaţie în mod independent sau într-o asociere în participaţie cu firme interne şi/sau externe. O asociere în participaţie poate fi constituită pe termen lung (independent de o anumită ofertă) sau pentru o ofertă specifică. Asocierea în participaţie va numi una din firme ca reprezentant al ei, iar toţi membrii ei vor semna contractul şi vor purta răspundere solidară pentru întregul contract. Banca nu acceptă condiţii de licitaţie sau de contractare care necesită asocieri în participaţie obligatorii sau alte forme de asociere obligatorie între firme.

Examinarea de către Bancă

1.13 Banca examinează procedurile de achiziţie, documentele, rapoartele de evaluare a ofertei, recomandările de atribuire şi contractele Împrumutatului pentru a se asigura că procesul de achiziţie se desfăşoară în conformitate cu procedurile convenite. Procedurile de examinare sunt descrise în Anexa 1. Planul de achiziţii aprobat de Bancă¹⁵ va specifica în ce măsură aceste proceduri de examinare se aplică la diversele categorii de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă care vor fi finanţate în întregime sau parţial din împrumutul Băncii.

Achiziţia neconformă

1.14 Banca nu finanţează cheltuieli în cadrul unui contract de bunuri, lucrări sau servicii altele decât de consultanţă, dacă Banca a ajuns la concluzia că acel contract: (a) nu a fost atribuit în conformitate cu prevederile convenite în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii pentru care Banca a emis nota fără obiecţii; (b) nu a putut fi atribuit ofertantului desemnat altfel drept câştigător, din cauza unei amânări intenţionate sau altor acţiuni ale Împrumutatului care au dus la întârzieri nejustificate, oferta câştigătoare nemaifiind disponibilă, sau respingerii nejuste a unei oferte; sau (c) presupune implicarea unui reprezentant al Împrumutatului sau a unui beneficiar al unei părţi din sumele împrumutului în acte de fraudă şi corupţie potrivit alin.1.16(c). În astfel de cazuri, fie în examinarea prealabilă, fie în examinarea ulterioară, Banca va declara achiziţia drept neconformă, iar politica Băncii prevede anularea părţii din împrumut alocată bunurilor, lucrărilor sau serviciilor altele decât de consultanţă care au fost achiziţionate necorespunzător. În plus, Banca poate utiliza alte mijloace de apărare juridică prevăzute în Acordul de împrumut. Chiar dacă contractul este atribuit după primirea notei fără obiecţii din partea Băncii, Banca poate totuşi să declare achiziţia drept neconformă şi să aplice pe deplin politicile şi mijloacele sale de apărare juridică, indiferent dacă împrumutul a fost închis sau nu, în cazul în care Banca ajunge la concluzia că nota fără obiecţii a fost emisă în baza unor informaţii incomplete, incorecte sau înşelătoare furnizate de Împrumutat sau clauzele şi condiţiile contractului au fost modificate în mod substanţial fără ca Banca să emită nota fără obiecţii.

Referinţa la Bancă

1.15 Atunci când face referire la Bancă în documentele de achiziţie, Împrumutatul va utiliza următorul text¹⁶:

"[numele Împrumutatului] a primit [sau a solicitat] un [împrumut] de la [Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare] ("Banca") într-o sumă echivalentă în USD, pentru a acoperi costul [denumirea proiectului] şi intenţionează să utilizeze o parte din sumele acestui [împrumut] pentru plăţi eligibile prevăzute în acest Contract. Plăţile de către Bancă se vor face numai la solicitarea [numele Împrumutatului sau împuternicitului acestuia] şi după aprobarea de către Bancă şi vor respecta, în toate privinţele, termenii şi condiţiile Acordului [de împrumut]. Acordul [de împrumut] interzice orice retragere din contul [de împrumut] în scopul oricărei plăţi către persoane sau entităţi, sau pentru orice import de bunuri, dacă acea plată sau acel import, conform informaţiilor Băncii, este interzis/ă printr-o decizie a Consiliului de Securitate al ONU, adoptată în temeiul Capitolului VII din Carta Naţiunilor Unite.¹⁷ Nimeni altcineva în afară de [numele Împrumutatului] nu va obţine drepturi pe seama Acordului de împrumut, nici nu va avea pretenţii faţă de sumele [din împrumut]."¹⁸

_______________________________

¹⁰ Se includ aici contractele achiziţionate de un agent de achiziţii sau un manager de construcţii angajat de Împrumutat în temeiul alin.3.11 din acest Ghid.

Banca poate accepta utilizarea sistemelor de achiziţii publice din ţara Împrumutatului - menţionată ca Utilizarea sistemelor naţionale (UCS) - pentru achiziţii în temeiul alin.3.20 din acest Ghid. În aceste cazuri, Acordul de împrumut între Împrumutat şi Bancă trebuie să indice procedurile de achiziţie aplicabile ale Împrumutatului, cu aplicarea completă a Secţiunii I şi a altor părţi din acest Ghid pe care Banca le consideră relevante.

¹¹ A se vedea alin.2.4

¹² Banca permite companiilor şi persoanelor din Taiwan şi China să furnizeze bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă pentru proiecte finanţate de Bancă.

¹³ Altele decât unităţile de lucru în regie, permise conform alin.3.9.

Pentru a fi eligibilă, o întreprindere sau o instituţie de stat trebuie să confirme, spre satisfacţia Băncii, prin orice documente relevante, inclusiv Statutul său şi alte informaţii pe care Banca le poate solicita, că: (i) este o persoană juridică separată de guvern, (ii) nu primeşte în prezent subvenţii substanţiale sau suport bugetar, (iii) activează ca orice societate comercială şi, printre altele, nu este obligată să transfere guvernului excedentele sale, poate obţine drepturi şi obligaţii, poate împrumuta fonduri, fiind responsabilă pentru rambursarea datoriilor sale, şi poate fi declarată în faliment; şi (iv) nu participă la vreo licitaţie pentru un contract care urmează a fi atribuit de către departamentul sau agenţia de stat care, conform legilor şi regulamentelor aplicabile, este autoritatea sa de raportare sau de supraveghere sau are capacitatea de a o influenţa sau controla.

¹⁴ În sensul acestui subpunct, politicile anticorupţie relevante ale Grupului Băncii Mondiale sunt prevăzute în Directivele privind prevenirea şi combaterea fraudelor şi corupţiei în cadrul proiectelor finanţate prin împrumuturi BIRD şi credite sau granturi AID, precum şi în Directivele anticorupţie pentru tranzacţiile garantate de CFI, MIGA şi Banca Mondială. Procedurile de sancţiuni ale Băncii sunt publicate pe pagina web externă a Băncii.

¹⁵ A se vedea alin.1.18.

¹⁶ Se va modifica în mod corespunzător în cazul unui credit sau grant de la AID sau unui fond fiduciar.

¹⁷ Condiţiile generale aplicabile acordurilor de împrumut şi garanţie ale BIRD, articolul V, punctul 5.01; Condiţiile generale aplicabile acordurilor de credit pentru dezvoltare ale AID, articolul V, punctul 5.01.

¹⁸ Se va înlocui cu termenii "credit", "Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare" şi "Acord de credit", după caz.

Frauda şi corupţia

1.16 Politica Băncii solicită ca Împrumutaţii (inclusiv beneficiarii împrumuturilor Băncii), ofertanţii, furnizorii, contractanţii şi agenţii (declaraţi sau nu), subcontractanţii, consultanţii subcontractaţi, prestatorii de servicii ai acestora, precum şi tot personalul acestora, să respecte cel mai înalt standard de etică în timpul achiziţiei şi execuţiei contractelor finanţate de Bancă.¹⁹ În conformitate cu această politică, Banca:

(a) defineşte, în sensul acestei prevederi, următoarele noţiuni:

(i) "practică coruptă" înseamnă oferirea, acordarea, primirea sau solicitarea, în mod direct sau indirect, a oricărui obiect de valoare pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile celeilalte părţi;²⁰

(ii) "practică frauduloasă" înseamnă orice acţiune sau inacţiune, inclusiv denaturarea, care, cu bună ştiinţă sau din neglijenţă, induce în eroare sau încearcă să inducă în eroare una dintre părţi pentru a obţine un beneficiu financiar sau de altă natură sau pentru a evita o obligaţie;²¹

(iii) "practică ilicită" înseamnă o înţelegere între două sau mai multe părţi, destinată atingerii unui scop inadecvat, inclusiv influenţarea în mod necorespunzător a acţiunilor unei alte părţi;²²

(iv) "practică coercitivă" înseamnă deteriorarea sau lezarea, sau ameninţarea cu deteriorarea sau lezarea, în mod direct sau indirect, a unei părţi sau a bunurilor unei părţi pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei părţi;²³

(v) "practică obstructivă" înseamnă

(aa) distrugerea, falsificarea, modificarea sau ascunderea în mod intenţionat a unor dovezi materiale pentru o investigaţie sau oferirea de declaraţii false către investigatori, cu scopul de a împiedica în mod semnificativ o investigaţie a Băncii în cazul sesizărilor de practici corupte, frauduloase, coercitive sau ilicite; şi/sau ameninţarea, hărţuirea sau intimidarea oricărei părţi cu scopul de a o împiedica de la împărtăşirea cunoştinţelor privind chestiuni relevante pentru investigaţie sau pentru continuarea investigaţiei; sau

(bb) fapte menite să afecteze în mod semnificativ desfăşurarea inspecţiei Băncii şi drepturile de audit prevăzute la alineatul 1.16(e) de mai jos.

(b) va respinge o propunere de atribuire, dacă stabileşte faptul că ofertantul recomandat pentru atribuire, sau oricare din angajaţii, agenţii, subcontractanţii, consultanţii subcontractaţi, prestatorii de servicii, furnizorii acestuia şi/sau personalul acestora s-a implicat, în mod direct sau indirect, în practici corupte, frauduloase, ilicite, coercitive sau obstructive atunci când a concurat pentru prezentul contract;

(c) va declara achiziţie neconformă şi va anula partea din împrumut alocată în baza unui contract, în cazul în care constată, în orice moment, că reprezentanţii Împrumutatului sau ai unui beneficiar al unei părţi a împrumutului s-au angajat în practici corupte, frauduloase, ilicite, coercitive sau obstructive în timpul procesului de achiziţie sau în implementarea contractului în cauză, fără ca Împrumutatul să fi luat măsuri oportune şi adecvate, satisfăcătoare pentru Bancă, pentru a aborda acele practici atunci când au apărut, inclusiv prin neinformarea Băncii în mod oportun la momentul aflării acelor practici;

(d) va sancţiona o companie sau o persoană, oricând, conform procedurilor dominante ale Băncii referitoare la sancţiuni,²⁴ inclusiv prin declararea publică a acelei companii sau persoane ca neeligibilă, pe termen nelimitat sau pe o perioadă precizată de timp: (i) pentru atribuirea unui contract finanţat de Bancă; şi (ii) pentru a candida²⁵ drept subcontractant, consultant, furnizor sau prestator de servicii al unei companii eligibile în alt mod căreia i s-a atribuit un contract finanţat de Bancă;

(e) va cere includerea, în documentele de licitaţie şi în contractele finanţate de un împrumut al Băncii, a unei clauze care solicită ca ofertanţii, furnizorii şi contractanţii, precum şi subcontractanţii, agenţii, angajaţii, consultanţii, prestatorii de servicii sau furnizorii acestora să permită Băncii inspecţia tuturor conturilor, evidenţelor şi altor documente referitoare la prezentarea ofertelor şi execuţia contractului, precum şi auditul acestora de către auditori numiţi de Bancă; şi

(f) va cere ca, atunci când un Împrumutat achiziţionează bunuri, lucrări sau servicii altele decât de consultanţă direct de la o agenţie ONU, în conformitate cu alineatul 2.10 din acest Ghid, în temeiul unui acord semnat între Împrumutat şi agenţia respectivă, prevederile de mai sus ale acestui alineat 1.16 referitoare la sancţiuni pentru fraudă şi corupţie să fie aplicate în întregime tuturor furnizorilor, contractanţilor, prestatorilor de servicii, consultanţilor, subcontractanţilor, precum şi angajaţilor acestora, care au semnat contracte cu agenţia ONU.

Ca excepţie la cele de mai sus, alineatele 1.16(d) şi (e) nu se vor aplica agenţiei ONU şi personalului acesteia, iar alineatul 1.16(e) nu se va aplica contractelor dintre agenţia ONU şi furnizorii şi prestatorii de servicii ai acesteia. În aceste cazuri, agenţiile ONU vor aplica propriile lor reglementări pentru investigarea acuzaţiilor de fraudă sau corupţie, sub rezerva clauzelor şi condiţii convenite de Bancă şi agenţia ONU, inclusiv obligaţia de a informa periodic Banca despre deciziile şi măsurile luate. Banca îşi rezervă dreptul de a cere Împrumutatului să apeleze la mijloace de apărare juridică, cum ar fi suspendarea sau rezilierea. Agenţiile ONU vor consulta lista Băncii referitoare la companiile şi persoanele suspendate sau excluse. În cazul în care o agenţie ONU semnează un contract sau un ordin de achiziţie cu o companie sau o persoană suspendată sau exclusă de către Bancă, Banca nu va finanţa cheltuielile aferente şi va aplica alte mijloace de apărare juridică, dacă va fi cazul.

1.17 Cu acordul explicit al Băncii, Împrumutatul poate introduce, în formularele de ofertă pentru contracte finanţate de Bancă, un angajament al ofertantului de a respecta, atunci când concurează pentru un contract sau execută un contract, legile naţionale privind combaterea fraudelor şi corupţiei (inclusiv mitei) enumerate în documentele de licitaţie.²⁶ Banca va accepta introducerea acestui angajament, la cererea ţării debitoare, cu condiţia că termenii care reglementează acest angajament sunt satisfăcători pentru Bancă.

Planul de achiziţii

1.18 Elaborarea unui plan de achiziţii realist²⁷ pentru un proiect este esenţială pentru monitorizarea şi implementarea cu succes a proiectului. Ca parte a pregătirii proiectului, Împrumutatul va elabora un plan preliminar de achiziţii, însă aproximativ, pentru întregul domeniu de aplicare al proiectului. Împrumutatul va elabora, cel puţin, un plan de achiziţii detaliat şi cuprinzător, care va include toate contractele pentru care se vor lua măsuri de achiziţii în primele 18 (optsprezece) luni ale implementării proiectului. Se va ajunge la un acord cu Bancă cel târziu în timpul negocierilor privind împrumutul. Împrumutatul va actualiza planurile de achiziţii pe toată durata proiectului, cel puţin anual, prin includerea contractelor atribuite anterior şi a celor care urmează a fi achiziţionate în următoarele 12 (douăsprezece) luni. Toate planurile de achiziţii, precum şi actualizările sau modificările acestora, fac obiectul examinării prealabile²⁸ şi notei fără obiecţii din partea Băncii înainte de implementare. După negocierea împrumutului, Banca va publica pe pagina web externă a Băncii planul de achiziţii iniţial convenit şi toate actualizările acestuia după ce a furnizat nota fără obiecţii.

____________________________

¹⁹ În acest context, orice acţiune de a influenţa procesul de achiziţie sau execuţia contractului pentru un folos necuvenit este inadecvată.

²⁰ În sensul acestui alineat, termenul "cealaltă parte" se referă la un funcţionar public care acţionează în legătură cu procesul de achiziţie sau execuţia contractului. În acest context, termenul "funcţionar public" include personalul Băncii Mondiale şi angajaţii altor organizaţii care iau sau examinează decizii referitoare la achiziţii.

²¹ În sensul acestui alineat, termenul "parte" se referă la un funcţionar public; termenii "beneficiu" şi "obligaţie" se referă la procesul de achiziţie sau la execuţia contractului; expresia "acţiune sau inacţiune" are scopul de a influenţa procesul de achiziţie sau execuţia contractului.

²² În sensul acestui alineat, termenul "părţi" se referă la participanţii procesului de achiziţie (inclusiv funcţionari publici) care încearcă, fie ei înşişi, fie prin intermediul altei persoane sau entităţi care nu participă la procesul de achiziţie sau selecţie, să simuleze concurenţa, să stabilească preţuri de ofertă la niveluri artificiale şi necompetitive, sau să se informeze reciproc despre preţurile de ofertă sau alte condiţii.

²³ În sensul acestui alineat, termenul "parte" se referă la un participant la procesul de achiziţie sau execuţia contractului.

²⁴ O companie sau o persoană poate fi declarată ca neeligibilă pentru atribuirea unui contract finanţat de Bancă: (i) la finalizarea procedurilor de sancţiuni ale Băncii, inclusiv, printre altele, prin excludere reciprocă, conform înţelegerii cu alte instituţii financiare internaţionale, inclusiv bănci multilaterale de dezvoltare, şi prin aplicarea procedurilor administrative corporative ale Grupului Băncii Mondiale privind sancţiunile pentru achiziţii prin fraudă şi corupţie; şi (ii) ca urmare a suspendării temporare sau suspendării temporare anticipate în legătură cu o procedură de sancţiune în curs. A se vedea nota de subsol 14 şi alineatul 8 din Anexa 1 a acestui Ghid.

²⁵ Un subcontractant, consultant, producător, furnizor sau prestator de servicii candidat (sunt utilizate denumiri diferite, în funcţie de documentul de licitaţie) este cel care a fost: (i) fie inclus de către ofertant în cererea de precalificare sau în oferta sa pentru că posedă experienţă specifică şi esenţială şi know-how care permit ofertantului să îndeplinească cerinţele de calificare pentru oferta respectivă; (ii) fie numit de către Împrumutat.

²⁶ Ca exemplu, acest angajament ar putea fi formulat astfel: "Ne angajăm ca, atunci când concurăm pentru (şi, dacă ne va fi atribuit, atunci când executăm) contractul de mai sus, să respectăm cu stricteţe legile privind combaterea fraudelor şi corupţiei în vigoare în ţara [Achizitorului] [Beneficiarului], care au fost enumerate de către [Achizitor] [Beneficiar] în documentele de licitaţie pentru acest contract."

²⁷ Planul de achiziţii, inclusiv actualizările acestuia, va prezenta cel puţin (i) o descriere succintă a bunurilor, lucrărilor şi/sau serviciilor altele decât de consultanţă necesare proiectului, pentru care se vor lua măsuri de achiziţii în perioada respectivă; (ii) metodele de achiziţie propuse, care sunt permise conform Acordului de împrumut; (iii) orice prevedere pentru aplicarea preferinţei interne în conformitate cu alineatul 2.55; (iv) cerinţa de examinare a Băncii şi pragurile respective; şi (v) calendarul principalelor activităţi de achiziţie, precum şi orice alte informaţii pe care Banca le poate solicita în mod rezonabil. Dacă există foarte multe contracte mici şi asemănătoare, acestea pot fi comasate. Pentru proiecte sau componente de proiect care sunt bazate pe cerere, cum ar fi dezvoltarea orientată comunitar (CDD), abordările sectoriale (AS), etc., la care nu pot fi identificate în avans contracte specifice sau calendarele acestora, se va conveni cu Banca un model adecvat al planului de achiziţii în vederea monitorizării şi implementării achiziţiilor. Dacă proiectul include achiziţia serviciilor de consultanţă, planul de achiziţii trebuie să mai indice metodele de selecţie a acestor servicii, în conformitate cu următorul Ghid: Selectarea şi angajarea consultanţilor în cadrul Împrumuturilor BIRD şi Creditelor şi Granturilor AID de către Împrumutaţii Băncii Mondiale.

²⁸ A se vedea Anexa 1.

II. LICITAŢIA INTERNAŢIONALĂ COMPETITIVĂ

A. Generalităţi

Introducere

2.1 Obiectivul licitaţiei internaţionale competitive (LIC), conform acestui Ghid, este să ofere tuturor ofertanţilor eligibili potenţiali²⁹ o informare oportună şi adecvată despre cerinţele unui Împrumutat şi o oportunitate egală de a participa la licitaţia pentru bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă necesare.

Tipul şi dimensiunea contractelor

2.2 Documentele de licitaţie trebuie să indice clar tipul contractului care va fi încheiat şi să conţină prevederile contractuale propuse corespunzător acestuia. Cele mai întâlnite tipuri de contracte prevăd plăţi pe bază de sumă forfetară, preţuri unitare, cost rambursabil plus comisioane, sau combinaţii ale acestora. Contractele cu cost rambursabil sunt acceptate de Bancă doar în circumstanţe excepţionale, cum ar fi condiţii de mare risc sau cazuri când costurile nu pot fi stabilite în avans cu o precizie suficientă. Aceste contracte vor include stimulente corespunzătoare pentru limitarea costurilor.

2.3 Dimensiunea şi domeniul de aplicare ale contractelor vor depinde de amploarea, natura şi locaţia proiectului. Pentru proiecte care necesită o varietate de bunuri şi lucrări, sunt atribuite în general contracte separate de furnizare şi/sau instalare a diferitelor elemente de echipamente şi instalaţii³⁰ şi de lucrări.

2.4 În anumite cazuri, în special la instalaţii şi unităţi industriale şi energetice de mari dimensiuni, Banca poate accepta sau solicita un contract cu responsabilitate unică, în care elemente separate de echipamente şi lucrări sunt grupate într-un pachet de contracte.³¹ Un contract cu responsabilitate unică poate fi un contract "la cheie", în care o entitate îşi asumă responsabilitatea totală pentru furnizarea unei instalaţii sau unităţi industriale complet echipate şi gata pentru exploatare.³² Contractele care implică construcţia, instalarea sau montajul, precum şi serviciile aferente, pot fi de asemenea atribuite contractanţilor în cadrul contractelor de management.³³

2.5 La un proiect care necesită elemente de echipamente sau lucrări similare dar separate, ofertele pot fi solicitate în cadrul unei proceduri de tranşă şi pachet, care va atrage atenţia companiilor mici şi mari, şi care ar putea, la alegerea lor, să liciteze pentru contracte separate (tranşe) sau pentru un grup de contracte similare (pachet). Toate ofertele şi combinaţiile de oferte vor fi primite până la acelaşi termen şi vor fi deschise şi evaluate simultan, pentru a se stabili oferta sau combinaţia de oferte având cel mai avantajos cost pentru Împrumutat.³⁴

Licitaţia în două etape

2.6 În cazul contractelor pentru: (a) instalaţii mari sau complexe, atribuite ca şi contracte cu responsabilitate unică (inclusiv la cheie) de proiectare, furnizare şi instalare, sau contracte cu responsabilitate unică de furnizare şi instalare a unei unităţi sau instalaţii; (b) lucrări cu caracter complex şi special; sau (c) tehnologii complexe ale informaţiei şi comunicaţiilor care fac obiectul unor progrese tehnologice rapide, elaborarea unor specificaţii tehnice complete în avans poate fi indezirabilă sau imposibilă. Datorită caracterului complex al acestor contracte şi pentru a evita abaterile de la specificaţiile Împrumutatului, Banca poate solicita utilizarea procedurii de licitaţie în două etape. Mai întâi sunt invitate ofertele tehnice fără preţuri, pe baza unui proiect conceptual sau a specificaţiilor de funcţionare, supuse unor clarificări şi ajustări tehnice şi comerciale, urmând apoi prezentarea documentelor de licitaţie modificate³⁵, a ofertelor tehnice finale şi a ofertelor cu preţuri, la etapa a doua.

Notificarea şi publicitatea

2.7 Notificarea la timp a oportunităţilor de licitaţie este esenţială într-o licitaţie competitivă. Împrumutatul trebuie să întocmească şi să prezinte Băncii Notificarea generală de achiziţii. Banca va dispune publicarea acesteia în UN Development Business (UNDB online) şi pe pagina web externă a Băncii.³⁶ Notificarea generală de achiziţii va conţine informaţii despre Împrumutat (sau potenţialul Împrumutat), suma şi scopul împrumutului, domeniul de aplicare al achiziţiilor care reflectă Planul de achiziţii, numele, numărul de telefon (sau fax) şi adresa/ele agenţiei(iilor) Împrumutatului responsabile pentru achiziţii şi adresa unui portal electronic utilizat pe scară largă, cu acces naţional şi internaţional gratuit, sau pagina web unde vor fi publicate ulterior Notificările specifice de achiziţii. Dacă este cunoscută, trebuie indicată data programată pentru disponibilitatea documentelor de precalificare sau licitaţie. Documentele de precalificare sau licitaţie aferente, după caz, nu vor fi făcute publice înainte de data publicării Notificării generale de achiziţii.

2.8 Invitaţiile pentru precalificare sau licitaţie, după caz, vor fi publicate ca Notificări specifice de achiziţii în cel puţin un ziar de circulaţie naţională din ţara Împrumutatului, în Monitorul Oficial sau pe o pagină web cu largă utilizare sau pe un portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit, în limbile engleză, franceză sau spaniolă, sau la alegerea Împrumutatului, într-o limbă naţională conform alineatului 2.15. Aceste invitaţii vor fi publicate şi pe UNDB online. Notificarea va fi transmisă într-un termen suficient pentru ca potenţialii ofertanţi să poată obţine documentele de precalificare sau de licitaţie şi să-şi pregătească şi să trimită răspunsurile lor.³⁷ Banca va dispune publicarea simultană a tuturor Notificărilor specifice de achiziţii, întocmite şi prezentate de Împrumutaţi, pe pagina web externă a Băncii.

___________________________

²⁹ A se vedea alin.1.8, 1.9 şi 1.10.

³⁰ În sensul acestui Ghid, "instalaţii" se referă la echipamente instalate, de exemplu într-o unitate de producţie.

³¹ De obicei, aceste contracte cu responsabilitate unică includ diverse instalaţii, echipamente, utilaje, materiale sau părţi ale acestora, precum şi toate activităţile de achiziţie, furnizarea şi montajul şi/sau instalarea echipamentelor, construcţia unei unităţi complete sau lucrările de specialitate necesare unităţii. Acestea pot fi contracte de furnizare şi instalare, în care Împrumutatul elaborează şi rămâne responsabil pentru proiectul de bază şi proiectul tehnic detaliat, sau contracte de proiectare, furnizare şi instalare, în care Contractantul elaborează şi răspunde pentru proiectul tehnic.

³² Un contract la cheie este un contract cu responsabilitate unică bazat pe un preţ "sumă forfetară", în care plăţile sunt efectuate conform etapelor contractuale atunci când acestea sunt realizate. La astfel de contracte, de obicei Beneficiarul asigură doar proiectul de bază (adică parametrii principali ai proiectului tehnic).

³³ În construcţii, un Gestionar de contract nu execută de obicei lucrarea în mod direct, ci o externalizează şi gestionează activitatea altor contractanţi, asumându-şi complet responsabilitatea şi riscul pentru preţ, calitate şi execuţie la timp.

În schimb, un manager de construcţii este un consultant sau un agent pentru Împrumutat, care nu-şi asumă acest risc. Dacă este finanţat de Bancă, managerul de construcţii trebuie selectat conform Ghidului pentru consultanţi (alineatul 3.11).

³⁴ Pentru procedurile de evaluare a ofertei, a se vedea alin.2.49 - 2.54.

³⁵ La revizuirea documentelor de licitaţie în etapa a doua, Împrumutatul va respecta confidenţialitatea ofertelor tehnice ale ofertanţilor prezentate în prima etapă, conform cerinţelor de transparenţă şi drepturilor de proprietate intelectuală.

³⁶ UNDB Online este o publicaţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite. Informaţii despre abonamente sunt disponibile la: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). Pagina web externă a Băncii Mondiale: www.worldbank.org.

³⁷ A se vedea alin.2.44.

Precalificarea ofertanţilor

2.9 Precalificarea este necesară de obicei pentru lucrări complexe sau în alte situaţii în care costurile ridicate de elaborare a unor oferte detaliate ar putea descuraja concurenţa, de exemplu echipamente proiectate special, instalaţii industriale, servicii de specialitate, informaţii şi tehnologii complexe, contracte cu responsabilitate unică (inclusiv la cheie), contracte de proiectare şi construcţie sau contracte de management. De asemenea, precalificarea asigură faptul că sunt invitaţi la licitaţie doar cei care au capacităţi şi resurse adecvate. Precalificarea se va baza în totalitate pe capacitatea şi resursele potenţialilor ofertanţi eligibili de a executa în mod satisfăcător contractul, luând în considerare factori obiectivi şi măsurabili precum (a) experienţă generală şi specifică relevantă, performanţă anterioară satisfăcătoare şi finalizarea cu succes a unor contracte asemănătoare într-un termen dat; (b) situaţia financiară; şi, dacă este cazul, (c) capacităţile în termeni de instalaţii de construcţie şi/sau fabricaţie.

2.10 Invitaţia de precalificare în vederea licitaţiei unor contracte specifice sau grupuri de contracte asemănătoare va fi publicată şi anunţată în modul prevăzut la alineatele 2.7 şi 2.8 de mai sus. Celor care au răspuns invitaţiei li se vor trimite domeniul de aplicare al contractului şi o precizare a cerinţelor de calificare. Împrumutatul va utiliza documentele standard de precalificare emise de Bancă, cu modificări minime care sunt necesare şi acceptate de Bancă. Vor fi acceptaţi toţi solicitanţii care îndeplinesc criteriile specificate. Împrumutaţii trebuie să informeze toţi solicitanţii despre rezultatele precalificării. Imediat ce precalificarea este finalizată, documentele de licitaţie vor fi puse la dispoziţia potenţialilor ofertanţi calificaţi. La precalificarea pentru grupuri de contracte care vor fi atribuite fie la aceeaşi dată, fie într-o perioadă de timp, se poate impune o limită privind numărul sau valoarea totală a contractelor atribuite unui ofertant, pe baza capacităţilor tehnice şi resurselor financiare ale ofertantului de a îndeplini criteriile de calificare pentru contractele grupate. Dacă perioada de timp dintre decizia Împrumutatului privind lista companiilor precalificate şi emiterea cererilor de ofertă este mai mare de 12 (douăsprezece) luni, Banca poate solicita desfăşurarea unui nou proces de precalificare prin publicarea unui alt anunţ. Verificarea informaţiilor despre ofertanţii precalificaţi, inclusiv angajamentele lor curente, se va face la momentul atribuirii contractului, împreună cu verificarea privind personalul şi echipamentele. Atribuirea contractului către un ofertant poate fi anulată, dacă se consideră că acel ofertant nu mai îndeplineşte criteriile de calificare necesare în ceea ce priveşte capacităţile tehnice şi resursele financiare pentru a executa cu succes contractul. Dacă nu există solicitanţi precalificaţi sau numărul lor este foarte mic, fapt care poate duce la lipsa concurenţei, Împrumutatul poate emite o invitaţie de precalificare revizuită, cu condiţia obţinerii notei fără obiecţii din partea Băncii.

B. Documentele de licitaţie

Generalităţi

2.11 Documentele de licitaţie trebuie să prezinte toate informaţiile necesare pentru ca un potenţial ofertant să elaboreze o ofertă pentru bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă care urmează a fi furnizate. Deşi nivelul de detaliu şi complexitate variază în funcţie de dimensiunea şi natura pachetului şi contractului propus la licitaţie, aceste documente includ în general: Cererea de ofertă; Instrucţiunile pentru ofertanţi şi Fişa de date privind licitaţia; Formularul sau Scrisoarea de ofertă; Formularul de contract; Condiţiile contractului, atât generale cât şi specifice; specificaţiile şi desenele; datele tehnice relevante (inclusiv geologice şi de mediu); Lista bunurilor sau Devizul estimativ; momentul livrării sau graficul de finalizare; anexele necesare, cum ar fi formulare pentru diverse valori mobiliare. Baza pentru evaluarea ofertelor şi selecţia celei mai avantajoase oferte va fi prezentată clar în Instrucţiunile pentru ofertanţi şi/sau specificaţii. Dacă se percepe o taxă pentru documentele de licitaţie, aceasta trebuie să fie rezonabilă şi să reflecte doar costul redactării, imprimării sau publicării acestor documente în format electronic, precum şi livrarea lor către potenţialii ofertanţi, iar mărimea sa nu va descuraja ofertanţii calificaţi. Documentele de licitaţie pentru lucrări pot indica costul total estimat al contractului, dar nu vor conţine estimările de cost detaliate ale Împrumutatului, cum ar fi Listele de Preţuri. Împrumutatul poate utiliza un sistem electronic pentru a distribui documentele de licitaţie, cu condiţia că Banca este convinsă de gradul de adecvare al acestui sistem. Dacă documentele de licitaţie sunt distribuite în mod electronic, sistemul electronic trebuie să fie sigur, pentru a evita modificarea documentelor de licitaţie, şi să nu limiteze accesul ofertanţilor la aceste documente. În următoarele alineate sunt oferite îndrumări privind componentele esenţiale ale documentelor de licitaţie.

2.12 Împrumutaţii vor utiliza documente standard de licitaţie (DSL) corespunzătoare emise de Bancă, cu modificări minime acceptate de Bancă pentru a aborda condiţii specifice proiectului. Orice modificări trebuie introduse doar prin intermediul fişelor de date privind licitaţia sau contractul, sau prin intermediul condiţiilor speciale ale contractului, şi nu făcând schimbări în formularea standard a DSL. Dacă nu au fost emise DSL-uri relevante, Împrumutatul va utiliza alte condiţii standard recunoscute pe plan internaţional ale contractului şi formulare de contract acceptate de către Bancă.

Valabilitatea ofertelor şi Garanţia de participare la licitaţie

2.13 Ofertanţii trebuie să prezinte oferte valabile pentru perioada specificată în documentele de licitaţie, cu date suficiente pentru ca Împrumutatul să efectueze compararea şi evaluarea ofertelor, şi să obţină toate aprobările necesare în cadrul entităţii Împrumutatului şi nota fără obiecţii a Băncii privind recomandarea atribuirii (dacă se solicită în Planul de achiziţii), astfel încât contractul să poată fi atribuit în acea perioadă.

2.14 Împrumutaţii au opţiunea de a solicita o garanţie bancară de participare la licitaţie. Atunci când este utilizată, Garanţia bancară de participare la licitaţie va avea suma şi forma prevăzute în documentele de licitaţie³⁸ şi va fi valabilă o perioadă (în general, 4 (patru) săptămâni peste perioada de valabilitate a ofertelor) suficientă pentru ca Împrumutatul să aibă un termen rezonabil de acţiune dacă garanţia trebuie executată. Garanţiile de participare la licitaţie vor fi restituite ofertanţilor care nu au fost selectaţi, imediat ce s-a semnat contractul cu ofertantul câştigător. În locul Garanţiei de participare la licitaţie, Împrumutatul poate cere ofertanţilor să semneze o declaraţie prin care aceştia acceptă ca, în cazul în care îşi retrag sau îşi modifică ofertele în perioada de valabilitate sau nu reuşesc să semneze contractul sau să prezinte Garanţia de bună execuţie în termenul stabilit în documentele de licitaţie dacă sunt declaraţi câştigători, eligibilitatea lor pentru orice contract cu entitatea care a lansat invitaţia va fi suspendată pe perioada indicată în documentele de licitaţie.

Limba

2.15 Documentele de precalificare şi de licitaţie trebuie întocmite în una din următoarele limbi aleasă de Împrumutat: Engleză, franceză sau spaniolă. În afară de limbile de mai sus, Împrumutatul are opţiunea de a emite versiuni ale acestor documente, traduse într-o altă limbă care trebuie să fie: (a) limba naţională a ţării Împrumutatului; sau (b) limba utilizată pentru tranzacţii comerciale la nivel naţional în ţara Împrumutatului, ambele numite în continuare "limba naţională".³⁹ Dacă aceste documente sunt emise în două limbi, companiile au opţiunea de a-şi prezenta cererea de precalificare sau oferta, după caz, în oricare din cele două limbi în care sunt emise documentele. Contractul semnat cu ofertantul câştigător va fi redactat întotdeauna în limba în care a fost prezentată oferta, care trebuie să fie limba de reglementare a relaţiilor contractuale dintre Împrumutat şi ofertant. Dacă contractul este semnat în limba naţională, Împrumutatul va oferi Băncii o traducere exactă a contractului în limba engleză, franceză sau spaniolă atunci când prezintă contractul original, în conformitate cu Anexa 1. Nu se solicită, nici nu se permite ofertanţilor să semneze contracte redactate în mai mult de o limbă.

____________________________

³⁸ Garanţia de participare la licitaţie va avea formatul în conformitate cu DSL şi va fi emisă de o bancă sau o instituţie financiară cu reputaţie, de exemplu, o companie de asigurări, de obligaţiuni sau de garantare, selectată de ofertant. Dacă garanţia este emisă de o instituţie financiară aflată în afara ţării Împrumutatului, acea instituţie financiară trebuie să aibă o instituţie financiară corespondentă în ţara Împrumutatului, pentru ca garanţia să fie valabilă. Ofertanţii vor putea prezenta garanţii bancare emise direct de banca aleasă de ei aflată într-o ţară eligibilă.

³⁹ Banca trebuie să fie mulţumită de limbajul utilizat. Împrumutatul îşi asumă întreaga responsabilitate pentru traducerea corectă a documentelor în limba naţională. În cazul oricărei diferenţe faţă de documentele redactate în limba engleză, franceză sau spaniolă, textul celor din urmă va prevala.

Claritatea documentelor de licitaţie

2.16 Documentele de licitaţie trebuie formulate astfel încât să permită şi să stimuleze concurenţa internaţională şi vor prezenta clar şi precis lucrarea care trebuie executată, locaţia lucrării, bunurile care trebuie furnizate, locul de livrare sau de instalare, graficul de livrare sau finalizare, cerinţele minime de performanţă, cerinţele de garanţie şi de întreţinere, precum şi orice alte clauze şi condiţii relevante. În plus, documentele de licitaţie vor defini, dacă este cazul, testele, standardele şi metodele care vor fi aplicate pentru a verifica dacă echipamentele livrate sau lucrările executate corespund cu specificaţiile. Desenele vor fi în concordanţă cu textul specificaţiilor şi va fi indicată o ordine între desene şi text.

2.17 Documentele de licitaţie trebuie să specifice orice factori, în afară de preţ, care vor fi luaţi în considerare la evaluarea ofertelor şi modul cum aceşti factori vor fi cuantificaţi sau evaluaţi. Dacă sunt permise oferte bazate pe proiecte, materiale, grafice de finalizare, condiţii de plată şi alte elemente alternative, trebuie prevăzute condiţiile de acceptare şi metoda de evaluare a acestora.

2.18 Tuturor ofertanţilor potenţiali li se vor oferi aceleaşi informaţii şi li se vor asigura oportunităţi egale de obţinere a informaţiilor suplimentare în timp util. Împrumutaţii vor asigura acces rezonabil la locaţiile proiectului pentru ca potenţialii ofertanţi să le poată vizita. Pentru contracte de lucrări sau de livrări complexe, în special cele care necesită renovarea unor lucrări sau echipamente existente, se poate organiza o conferinţă înainte de licitaţie, la care potenţialii ofertanţi să se întâlnească cu reprezentanţii Împrumutatului pentru a cere clarificări (personal sau online). Procesul-verbal al conferinţei va fi transmis tuturor ofertanţilor potenţiali, o copie fiind transmisă Băncii (pe hârtie sau electronic). Toate modificările documentelor de licitaţie, inclusiv cele privind informaţii suplimentare, clarificări şi corecţii ale erorilor, vor fi transmise fiecărui destinatar al documentelor de licitaţie iniţiale şi tuturor ofertanţilor înregistraţi, cu suficient timp înainte de termenul de primire a ofertelor, pentru ca ofertanţii să poată lua măsurile corespunzătoare. Orice modificare în documentele de licitaţie se va introduce sub forma unui act adiţional. Dacă va fi cazul, termenul final va fi prelungit. Banca va primi o copie (transmisă pe hârtie sau electronic) şi va fi consultată pentru emiterea notei fără obiecţii atunci când contractul face obiectul examinării prealabile.

Standarde

2.19 Standardele şi specificaţiile tehnice menţionate în documentele de licitaţie vor promova concurenţa în măsura maxim posibilă, asigurând totodată performanţa esenţială sau alte cerinţe pentru bunurile şi/sau lucrările achiziţionate. În măsura posibilă, Împrumutatul va specifica standarde acceptate la nivel internaţional, de exemplu cele emise de Organizaţia Internaţională de Standardizare, pe care echipamentele, materialele sau manopera trebuie să le respecte. Dacă standardele internaţionale sunt indisponibile sau neadecvate, pot fi specificate standarde naţionale. În toate cazurile, documentele de licitaţie trebuie să menţioneze că vor fi acceptate şi echipamente, materiale sau manoperă care respectă alte standarde, dar care asigură cel puţin o echivalenţă substanţială.

Utilizarea denumirilor de marcă

2.20 Specificaţiile vor fi bazate pe caracteristici relevante şi/sau cerinţe de performanţă. Referinţele la denumiri de marcă, numere de catalog sau alte clasificări similare trebuie evitate. Dacă trebuie menţionată o denumire de marcă sau un număr de catalog al unui anumit producător pentru a clarifica o specificaţie altfel incompletă, se vor adăuga cuvintele "sau echivalent" după acea referinţă. Specificaţia va permite acceptarea ofertelor de bunuri care au caracteristici asemănătoare şi care asigură o performanţă cel puţin echivalentă substanţial cu cele indicate. Înainte ca Împrumutatul să emită documentele de licitaţie pentru bunuri specifice cu o denumire de marcă ce nu are echivalent, în special pentru sisteme de tehnologia informaţiilor, Împrumutatul va trimite Băncii spre examinare şi obţinerea notei fără obiecţii o justificare completă, inclusiv cauzele de compatibilitate cu sisteme existente şi investiţiile anterioare în elementul de marcă.

Calcularea preţului

2.21 Ofertele de bunuri vor fi solicitate pe baza CIP⁴⁰ (loc de destinaţie) pentru toate bunurile fabricate peste hotare şi care trebuie importate. Ofertele de bunuri care au fost importate anterior vor fi solicitate pe baza CIP (loc de destinaţie) în mod separat, indicând valoarea efectivă a taxelor vamale şi drepturilor de import plătite deja. Ofertele de bunuri produse în ţara Împrumutatului vor fi solicitate pe baza EXW⁴¹ (franco fabrică, preţ loco de fabrică sau produs gata de utilizare) plus costul transportului intern şi asigurării până la locul de destinaţie. Ofertanţii vor putea obţine transport maritim şi de alt tip, precum şi asigurarea aferentă, de la orice sursă eligibilă.⁴² Dacă ofertantul trebuie să presteze servicii de instalare, dare în exploatare sau alte servicii similare, precum în cazul contractelor de furnizare şi instalare, ofertantul va indica preţul acestor servicii.

2.22 În cazul contractelor cu responsabilitate unică (inclusiv la cheie), ofertantul trebuie să indice preţul instalaţiei montate la locul de exploatare, inclusiv toate costurile pentru livrarea echipamentelor, transportul maritim şi local, asigurare, instalare şi dare în exploatare, precum şi lucrările conexe şi toate celelalte servicii incluse în domeniul de aplicare al contractului, de exemplu proiectare, întreţinere, exploatare, etc. Dacă nu se specifică altfel în documentele de licitaţie, preţul unui contract la cheie va include toate taxele, impozitele şi alte impuneri.⁴³

2.23 Ofertanţii de lucrări şi servicii altele decât de consultanţă trebuie să indice preţuri unitare sau preţuri cu sumă forfetară pentru execuţia lucrărilor sau prestarea serviciilor altele decât de consultanţă, iar aceste preţuri vor include toate taxele, impozitele şi alte impuneri. Ofertanţii vor putea obţine toţi factorii de producţie (cu excepţia forţei de muncă necalificate) din orice sursă eligibilă, astfel încât oferta să fie cât mai competitivă.

______________________

⁴⁰ Dacă ţara Împrumutatului are mai mult de o limbă naţională şi legislaţia naţională solicită ca actele oficiale să fie emise în toate limbile naţionale, Împrumutatul va utiliza o limbă naţională în documentele de precalificare sau de licitaţie şi poate emite versiuni traduse în celelalte limbi.

A se vedea şi alte definiţii pentru Incoterms 2010 curente, revizuite periodic şi publicate de Camera Internaţională de Comerţ (ICC), 38 Cours Albert 1er, 75008, Paris, Franţa. CIP înseamnă transport şi asigurare plătite până la (locul de destinaţie). Acest termen poate fi utilizat indiferent de modul de transport, inclusiv transporturi multimodale. Termenul CIP se referă la taxe vamale şi alte taxe de import neplătite, pentru plata cărora este responsabil Împrumutatul, pentru bunuri fie importate deja, fie care urmează a fi importate. Pentru bunuri importate deja, preţul CIP indicat trebuie să difere de valoarea iniţială de import a acestor bunuri, declarată în vamă, şi trebuie să includă orice rabat sau adaos al agentului sau reprezentantului local, precum şi toate costurile locale, exceptând taxele vamale şi de import, care vor fi achitate de achizitor.

⁴¹ Preţul EXW va include toate taxele, costurile de vânzare şi alte impozite plătite deja sau plătibile pentru componentele şi materiile prime folosite la producerea sau montarea echipamentelor din ofertă. Bunurile fabricate includ bunuri asamblate.

⁴² A se vedea alin.1.8, 1.9 şi 1.10.

⁴³ Bunurile din oferte pentru contracte la cheie pot fi solicitate pe baza DDP (denumirea locului de destinaţie), iar ofertanţii vor fi liberi să aleagă cea mai bună variantă între bunuri importate sau bunuri fabricate în ţara Împrumutatului, atunci când îşi pregătesc ofertele.

Ajustarea preţului

2.24 Documentele de licitaţie vor menţiona fie că (a) preţurile de ofertă sunt fixe, fie că (b) vor avea loc ajustări de preţ pentru a reflecta eventualele modificări (în sus sau în jos) din componentele de cost majore ale contractului, de exemplu forţă de muncă, echipamente, materiale, combustibil. De obicei, prevederile privind ajustarea preţului nu sunt necesare în contracte simple care implică livrarea bunurilor sau finalizarea lucrărilor în termen de 18 (optsprezece) luni, dar trebuie incluse în contracte care durează peste 18 (optsprezece) luni. Documentele de licitaţie pentru contracte de durată mai scurtă pot include o prevedere similară pentru ajustarea preţului atunci când se aşteaptă ca inflaţia să crească pe plan local sau extern. Totuşi, practica standard este să se obţină preţuri ferme pentru unele tipuri de echipamente, indiferent de timpul de livrare, iar în aceste cazuri nu sunt necesare prevederi în legătură cu ajustarea preţului.

2.25 Preţurile vor fi ajustate utilizând una sau mai multe formule prescrise, care separă preţul total în componente care sunt ajustate prin indici de preţ stabiliţi pentru fiecare componentă. Formula/ele şi data de bază pentru aplicare trebuie clar indicate în documentele de licitaţie. Dacă moneda de plată diferă între sursa factorului de producţie şi indicele corespondent, în formulă se va aplica un factor de corecţie pentru a evita ajustarea incorectă. În circumstanţe excepţionale, documentele de licitaţie pot prevedea ajustarea preţului pe baza unor dovezi documentare (inclusiv facturi actuale) oferite de Furnizor sau Contractant.

Transporturi şi asigurări

2.26 Documentele de licitaţie vor permite furnizorilor şi contractanţilor să obţină servicii de transport şi asigurare de la orice sursă eligibilă. Documentele de licitaţie vor indica tipurile şi condiţiile de asigurare furnizate de ofertant. De obicei, se solicită o poliţă de asigurare "toate riscurile" la toate contractele. Pentru contracte de bunuri şi cu responsabilitate unică, despăgubirea plătită în asigurarea de transport va fi de cel puţin 110% (o sută zece procente) din preţul CIP al bunurilor care vor fi importate, în moneda contractului sau într-o valută liber convertibilă, pentru a permite înlocuirea promptă a bunurilor pierdute sau deteriorate. Pentru proiecte mari de construcţie sau de livrare şi instalare, cu mai mulţi contractanţi la un şantier, Împrumutatul poate obţine o asigurare totală (sau "pachet") a proiectului, caz în care Împrumutatul va solicita concurenţă pentru acea asigurare, prin proceduri acceptate de Bancă, dacă Banca urmează să finanţeze costul asigurării.

2.27 Ca excepţie, dacă un Împrumutat nu doreşte să obţină acoperire de asigurare prin intermediul contractului, ci doreşte să încheie acorduri proprii sau să rezerveze serviciile de transport şi asigurare unor companii naţionale sau altor surse desemnate, Împrumutatul va oferi dovezi satisfăcătoare pentru Bancă, că (a) există resurse disponibile imediat pentru plata promptă, într-o valută liber convertibilă dintre monedele de plată ale contractului, a despăgubirilor necesare pentru a înlocui bunurile pierdute sau deteriorate, şi (b) riscurile sunt acoperite în mod adecvat. Pe lângă aceasta, la importul de bunuri, ofertanţii trebuie să indice preţurile FCA (locul de expediere) sau CPT (locul de destinaţie)⁴⁴ în afară de preţul CIP (locul de destinaţie) specificat în alin.2.21. Selectarea celei mai avantajoase oferte se va face pe baza preţului CIP (locul de destinaţie), dar Împrumutatul poate semna contractul pe baza condiţiilor FCA sau CPT, luând măsuri proprii privind transportul şi/sau asigurarea. În aceste circumstanţe, finanţarea Băncii se va limita la costul FCA sau CPT al contractului.

Prevederi referitoare la monedă

2.28 Documentele de licitaţie vor indica moneda sau monedele în care ofertanţii trebuie să-şi prezinte preţurile, procedura de conversie într-o singură monedă a preţurilor exprimate în diverse monede, în scopul comparării ofertelor, precum şi monedele în care se va plăti preţul contractului. Următoarele prevederi (alineatele 2.29-2.33) au rolul (a) să asigure faptul că ofertanţii au posibilitatea de a minimiza riscul cursului de schimb pentru moneda ofertei şi cea a plăţii, şi deci pot oferi cele mai bune preţuri; (b) să acorde ofertanţilor din ţări cu monede slabe opţiunea de a utiliza o monedă mai puternică, asigurând astfel o bază mai solidă pentru preţurile de ofertă; şi (c) să asigure echitatea şi transparenţa procesului de evaluare.

Moneda ofertei

2.29 Documentele de licitaţie vor menţiona că ofertantul poate exprima în orice monedă preţul ofertei. Dacă ofertantul doreşte să exprime preţul ofertei ca o sumă de valori în diverse monede străine, o poate face, cu condiţia ca preţul să includă cel mult trei monede străine. Mai mult, Împrumutatul poate cere ofertanţilor să indice partea din preţul de ofertă care reprezintă costuri locale suportate în moneda⁴⁵ ţării Împrumutatului.

2.30 În documentele de licitaţie pentru lucrări, Împrumutatul poate cere ofertanţilor să indice preţul de ofertă numai în moneda locală, împreună cu cerinţele de plăţi în cel mult trei monede străine, la alegerea lor, pentru factorii de producţie preconizaţi din afara ţării Împrumutatului, exprimate ca procent din preţul de ofertă, precum şi cursurile de schimb utilizate în acele calcule.

Conversia valutară pentru compararea ofertelor

2.31 Preţul ofertei este suma tuturor plăţilor efectuate în diverse monede, cerute de ofertant. În scopul comparării preţurilor, preţurile ofertelor vor fi convertite într-o singură monedă aleasă de Împrumutat (moneda locală sau o valută străină convertibilă) şi menţionate în documentele de licitaţie. Împrumutatul poate face conversia utilizând cursurile de vânzare (schimb) pentru valutele respective indicate de o sursă oficială (de exemplu banca centrală), sau de o bancă comercială sau de un ziar cu circulaţie internaţională, pentru tranzacţii similare la o dată selectată în avans, sursa şi data fiind specificate în documentele de licitaţie, cu condiţia că acea dată nu este mai devreme de 4 (patru) săptămâni înainte de termenul primirii ofertelor, nici după data iniţială prevăzută pentru expirarea perioadei de valabilitate a ofertei.

Moneda de plată

2.32 Preţul Contractului va fi plătit în moneda sau monedele în care s-a solicitat plata în oferta ofertantului câştigător, conform alin.2.29.

2.33 Dacă se solicită indicarea preţului de ofertă în moneda locală, dar ofertantul a cerut plata în valute străine exprimate ca procente din preţul ofertei, cursurile de schimb utilizate în scopul plăţilor vor fi cele specificate de ofertant în ofertă, astfel încât să se asigure că valoarea părţilor în valută străină ale ofertei este menţinută fără vreo pierdere sau vreun câştig.

Termenii şi condiţiile de plată

2.34 Condiţiile de plată vor fi în conformitate cu practicile comerciale internaţionale aplicabile bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă.

(a) Contractele pentru furnizarea de bunuri trebuie să prevadă plata deplină la livrare şi control, la cerere, a bunurilor contractate, cu excepţia contractelor care implică instalarea şi punerea în funcţiune, caz în care o parte a plăţii poate fi efectuată după ce Furnizorul şi-a îndeplinit toate obligaţiile din contract. În mod normal, Banca solicită utilizarea acreditivelor astfel încât să se asigure plata promptă către Furnizor. În contracte importante de echipamente şi instalaţii, se vor include prevederi pentru avansuri adecvate, iar în contracte de lungă durată, pentru plata pe măsura execuţiei în perioada de producţie sau montaj.

(b) Contractele de lucrări vor prevedea, în cazuri adecvate, avansuri de mobilizare, avansuri pentru echipamente şi materiale ale Contractantului, plăţi regulate pe măsura execuţiei şi sume reţinute rezonabile, care vor fi eliberate la momentul respectării obligaţiilor Contractantului în temeiul contractului.

2.35 Orice plată în avans pentru mobilizare şi cheltuieli similare, efectuată la momentul semnării unui contract de bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă, trebuie să aibă legătură cu suma estimată a acestor cheltuieli şi să fie indicată în documentele de licitaţie. Sumele şi calendarul altor avansuri care vor fi acordate, de exemplu pentru materiale livrate la şantier în vederea lucrărilor, trebuie de asemenea specificate. Documentele de licitaţie trebuie să indice demersurile făcute pentru orice garanţie necesară plăţilor în avans.

2.36 Documentele de licitaţie vor indica metoda de plată şi condiţiile oferite, dacă sunt permise metode şi condiţii alternative de plată, şi dacă da, modul cum acestea vor afecta evaluarea ofertei.

Oferte alternative

2.37 Documentele de licitaţie vor preciza când se permite ofertanţilor să prezinte oferte alternative, cum trebuie prezentate ofertele alternative, cum trebuie prezentate preţurile de ofertă şi pe ce bază vor fi evaluate ofertele alternative.

Condiţiile contractului

2.38 Documentele contractului vor preciza domeniul de aplicare al lucrării care trebuie executată, al bunurilor care trebuie furnizate, al serviciilor care trebuie prestate, drepturile şi obligaţiile Împrumutatului şi ale Furnizorului sau Contractantului, precum şi funcţiile şi autoritatea Inginerului, Arhitectului sau Managerului de construcţii, dacă este angajat de către Împrumutat, în supravegherea şi administrarea contractului. În afară de condiţiile generale ale contractului, vor fi incluse orice condiţii speciale pentru bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă care trebuie achiziţionate, precum şi locaţia proiectului. Condiţiile contractului trebuie să asigure o alocare echilibrată a riscurilor şi responsabilităţilor.

Garanţia de bună execuţie şi Suma reţinută

2.39 Contractele de lucrări şi contractele cu responsabilitate unică necesită garanţii în sumă suficientă pentru a proteja Împrumutatul în cazul încălcării contractului de către Contractant. Această garanţie trebuie oferită în formă şi sumă suficientă, aşa cum indică Împrumutatul în documentul de licitaţie.⁴⁶ Suma garanţiei poate să varieze în funcţie de tipul garanţiei furnizate şi de natura şi amploarea lucrărilor sau instalaţiilor. O parte din această garanţie trebuie să fie valabilă suficient de mult timp după data de finalizare a lucrărilor sau instalaţiilor, astfel încât să acopere perioada de garanţie sau de întreţinere până la recepţia finală de către Împrumutat. Contractele de lucrări pot să prevadă o sumă reţinută, ca procent din fiecare plată periodică, până la recepţia finală. Se poate permite contractanţilor înlocuirea sumei reţinute cu o garanţie echivalentă, sub forma unei garanţii bancare, după acceptarea provizorie.

2.40 La contractele de furnizare a bunurilor, necesitatea Garanţiei de bună execuţie depinde de condiţiile de piaţă şi de practica comercială pentru un anumit tip de bunuri. Se poate cere furnizorilor sau producătorilor să ofere o garanţie în sumă corespunzătoare şi rezonabilă pentru a asigura protecţie în cazul neexecutării contractului. Dacă este necesar, garanţia va acoperi şi obligaţiile de garanţie, precum şi orice cerinţe de instalare sau dare în exploatare, în conformitate cu SBD DSL aplicabil.

_____________________________

⁴⁴ Transportator gratuit (denumirea localităţii), respectiv transport plătit până la (denumirea locului de destinaţie), Incoterms 2010.

⁴⁵ Denumită în continuare "monedă locală".

⁴⁶ Garanţia de bună execuţie va avea formatul în conformitate cu DSL şi va fi emisă de o bancă sau o instituţie financiară cu reputaţie, de exemplu, o companie de asigurări, de obligaţiuni sau de garantare, selectată de ofertant. Dacă garanţia este emisă de o instituţie financiară aflată în afara ţării Împrumutatului, acea instituţie financiară trebuie să aibă o instituţie financiară corespondentă în ţara Împrumutatului, pentru ca garanţia să fie valabilă. Ofertanţii vor putea prezenta garanţii bancare emise direct de banca aleasă de ei aflată într-o ţară eligibilă.

Clauze privind daune-interese şi prime

2.41 Prevederi referitoare la daune-interese sau alte prevederi similare în volum corespunzător vor fi incluse în condiţiile contractului atunci când întârzierile în livrarea bunurilor, în finalizarea lucrărilor sau incapacitatea bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă de a satisface cerinţele de performanţă ar duce la costuri suplimentare, pierdere de venit sau pierderea altor beneficii pentru Împrumutat. De asemenea, se pot include prevederi referitoare la plata unei prime către furnizori sau contractanţi pentru finalizarea lucrărilor sau livrarea bunurilor înaintea termenului specificat în contract, atunci când această finalizare sau livrare în avans este în beneficiul Împrumutatului.

Forţă majoră

2.42 Condiţiile contractului trebuie să prevadă că incapacitatea părţilor de a-şi respecta obligaţiile care le revin în temeiul contractului nu se va considera neîndeplinire a obligaţiilor dacă este cauzată de un eveniment de forţă majoră definit în condiţiile contractului.

Legislaţia aplicabilă şi soluţionarea litigiilor

2.43 Condiţiile contractului trebuie să includă prevederi referitoare la legislaţia aplicabilă şi forul de soluţionare a litigiilor. Arbitrajul comercial internaţional desfăşurat într-un loc neutru are avantaje practice faţă de alte metode de soluţionare a litigiilor. Prin urmare, Banca solicită Împrumutaţilor să utilizeze acest tip de arbitraj în contractele de achiziţie a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă, cu excepţia cazurilor când Banca a acceptat în mod specific să renunţe la această cerinţă din motive justificate, cum ar fi reglementări naţionale şi proceduri de arbitraj echivalente, sau când contractul a fost atribuit unui ofertant din ţara Împrumutatului. Banca nu va fi desemnată drept arbitru, nici nu va fi solicitată să numească un arbitru.⁴⁷ În cazul contractelor de execuţie a lucrărilor, contractelor de furnizare şi instalare şi contractelor cu responsabilitate unică (inclusiv la cheie), prevederea referitoare la soluţionarea litigiilor va include mecanisme precum comitete de examinare a litigiilor sau conciliatori, care au rolul de a accelera procesul de soluţionare a litigiilor.

______________________

⁴⁷ Totuşi, se înţelege că oficialii Centrului Internaţional pentru Reglementarea Diferendelor relative la Investiţii (ICSID) au libertatea de a numi arbitri, în calitatea pe care o au.

C. Deschiderea ofertei, evaluarea şi atribuirea contractului

Timpul pentru pregătirea ofertelor

2.44 Timpul permis pentru pregătirea şi prezentarea ofertelor va fi stabilit acordând atenţia cuvenită circumstanţelor specifice ale proiectului şi importanţei şi complexităţii contractului. În general, pentru LIC trebuie acordat un termen de minim 6 (şase) săptămâni de la publicarea cererii de ofertă sau punerea la dispoziţie a documentelor de licitaţie, oricare dintre acestea survine mai târziu. Dacă sunt implicate lucrări de amploare sau elemente complexe de echipamente, această perioadă va fi în general de minim 12 (douăsprezece) săptămâni pentru a permite potenţialilor ofertanţi să efectueze investigaţii înainte de a-şi prezenta ofertele. În aceste cazuri, Împrumutatul este încurajat să convoace conferinţe înainte de licitaţie şi să organizeze vizite în teren. Ofertanţilor li se va permite să trimită ofertele prin poştă sau să le prezinte personal. De asemenea, Împrumutaţii pot utiliza sisteme electronice care permit ofertanţilor să-şi prezinte ofertele prin mijloace electronice, cu condiţia că Banca este convinsă de gradul de adecvare al acestor sisteme, inclusiv, printre altele, că ele sunt sigure, păstrează integritatea, confidenţialitatea şi autenticitatea ofertelor prezentate şi folosesc semnătura electronică sau alte metode echivalente pentru a asocia ofertanţii cu ofertele. Termenul final şi locul de primire a ofertelor vor fi specificate în cererea de ofertă.

Procedurile de deschidere a ofertei

2.45 Data deschiderii ofertelor va fi data limită de primire a ofertelor sau imediat⁴⁸ după aceasta şi va fi anunţată în cererea de ofertă, împreună cu locul deschiderii ofertelor. Împrumutatul va deschide toate ofertele primite până la termenul de prezentare a ofertelor, la locul indicat în documentele de licitaţie, indiferent de numărul de oferte primite până la acel termen. La deschiderea ofertelor, Împrumutatul nu va pune în discuţie meritele vreunei oferte, nici nu va respinge vreo ofertă. Ofertele vor fi deschise public; ofertanţii sau reprezentanţii lor pot fi prezenţi (în persoană sau online, atunci când se utilizează licitaţia electronică). Numele ofertantului şi suma totală a fiecărei oferte, inclusiv a ofertelor alternative, dacă au fost solicitate şi permise, se vor citi cu voce tare (şi postate online, atunci când se utilizează licitaţia electronică) şi se vor înregistra la deschidere, iar copia procesului-verbal se va trimite imediat Băncii şi tuturor ofertanţilor care au prezentat ofertele la timp. Ofertele primite după data prevăzută, precum şi cele care nu sunt deschise şi citite la deschiderea ofertei, nu sunt luate în considerare.

Clarificări sau modificări ale ofertelor

2.46 Cu excepţia cazului în care se prevede altfel în alineatele 2.63 şi 2.64 din acest Ghid, ofertanţilor nu li se cere, nici nu li se permite să-şi modifice ofertele, inclusiv prin creşterea sau scăderea voluntară a preţurilor de ofertă, după termenul de primire a ofertelor. Împrumutatul va solicita ofertanţilor clarificări necesare pentru a le evalua ofertele, dar nu va cere, nici nu va permite ofertanţilor să modifice conţinutul sau preţul ofertelor după deschiderea ofertelor. Solicitările de clarificare şi răspunsurile ofertanţilor vor fi în scris, pe hârtie sau printr-un sistem electronic satisfăcător pentru Bancă.⁴⁹

Confidenţialitatea

2.47 După deschiderea publică a ofertelor, informaţiile privind examinarea, clarificarea şi evaluarea ofertelor, precum şi recomandările privind atribuirea contractului, vor fi dezvăluite ofertanţilor sau altor persoane care nu sunt implicate oficial în procesul de licitaţie abia atunci când informaţiile privind atribuirea contractului sunt publicate.

Examinarea ofertelor

2.48 Împrumutatul va evalua dacă ofertele (a) îndeplinesc cerinţele de eligibilitate prevăzute în alin.1.8, 1.9 şi 1.10 din acest Ghid, (b) au fost semnate în mod corespunzător, (c) sunt însoţite de garanţiile necesare sau de o declaraţie semnată conform alineatului 2.14 din acest Ghid, (d) corespund cu documentele de licitaţie, şi (e) în general, sunt în ordine în alte privinţe. Dacă o ofertă, inclusiv în ceea ce priveşte Garanţia de participare la licitaţie solicitată, nu este corespunzătoare, adică prezintă abateri semnificative sau rezerve faţă de termenii, condiţiile şi specificaţiile din documentele de licitaţie, nu este luată în considerare mai departe. Împrumutatul nu va permite, nici nu va cere ofertantului să corecteze sau să elimine abaterile semnificative sau rezervele după ce ofertele au fost deschise.⁵⁰

Evaluarea şi compararea ofertelor

2.49 Evaluarea ofertelor are scopul de a stabili costul pentru Împrumutat al fiecărei oferte, într-un mod care permite o comparare pe baza costului evaluat al ofertelor. Sub rezerva alineatului 2.58, oferta cu cel mai avantajos cost,⁵¹ dar nu neapărat cu cel mai mic preţ, va fi selectată pentru atribuirea contractului.

2.50 Preţul de ofertă citit la deschiderea ofertelor va fi ajustat pentru a se corecta orice erori aritmetice. De asemenea, în scopul evaluării, se vor face ajustări pentru orice abateri sau rezerve cuantificabile nesemnificative. Prevederile de ajustare a preţului, care se aplică pe perioada de implementare a contractului, nu se iau în calcul la evaluarea ofertei.

2.51 Evaluarea şi compararea ofertelor se face pe baza preţurilor CIP (locul de destinaţie) pentru furnizarea bunurilor importate⁵² şi pe baza preţurilor EXW, plus costul transportului intern şi asigurării până la locul de destinaţie, pentru bunurile produse în ţara Împrumutatului, împreună cu preţurile oricăror servicii de instalare, instruire, dare în exploatare şi altor servicii similare altele decât de consultanţă.⁵³

Documentele de licitaţie vor specifica factorii relevanţi, pe lângă preţul ofertei, care vor fi luaţi în considerare la evaluarea ofertei, precum şi modul în care aceştia vor fi aplicaţi cu scopul de a stabili cea mai avantajoasă ofertă. Pentru bunuri şi echipamente, se pot lua în considerare alţi factori, inclusiv, printre altele, graficul de plată, termenul de livrare, costurile de exploatare, eficienţa şi compatibilitatea echipamentelor, disponibilitatea deservirii şi pieselor de schimb, instruirea aferentă, siguranţa şi beneficiile ecologice. Ceilalţi factori, în afară de preţ, utilizaţi pentru a stabili cea mai avantajoasă ofertă vor fi, dacă este posibil, în expresie bănească, prezentată în prevederile de evaluare ale documentelor de licitaţie.⁵⁴

În contracte de lucrări şi contracte la cheie, contractanţii sunt responsabili pentru toate taxele, impozitele şi alte impuneri,⁵⁵ iar ofertanţii vor ţine cont de aceşti factori la pregătirea ofertelor. Ofertele vor fi evaluate şi comparate pe această bază. Evaluarea ofertelor de lucrări se va face numai în expresie bănească. Nu se acceptă nici o procedură conform căreia ofertele aflate peste sau sub un prag prestabilit de evaluare sunt descalificate automat. Dacă timpul este un factor critic, valoarea finalizării anticipate pentru Împrumutat se poate lua în considerare, conform unor criterii prezentate în documentele de licitaţie, doar dacă condiţiile contractului prevăd sancţiuni proporţionale pentru încălcare.

Împrumutatul va elabora un raport detaliat privind evaluarea şi compararea ofertelor, prezentând motivele concrete pe care s-a bazat recomandarea de atribuire a contractului. Împrumutaţii vor oferi, cel puţin, toate informaţiile solicitate în formularul standard al raportului de evaluare a ofertelor, emis de Bancă, pe lângă alte informaţii pe care Banca le consideră relevante.

________________________

⁴⁸ Acordând timp suficient ofertelor să ajungă la locul anunţat pentru deschiderea publică.

⁴⁹ A se vedea alin.2.44.

⁵⁰ Referitor la corecţii, a se vedea alin.2.50.

⁵¹ A se vedea alin.2.52.

⁵² Împrumutaţii pot solicita preţuri CIP (şi oferte comparate pe baza acestora) doar atunci când bunurile sunt transportate pe mare şi nu sunt închise în containere. Preţurile CIF nu se vor utiliza decât pentru transport maritim. În cazul bunurilor fabricate, e puţin probabil ca preţurile CIF să fie adecvate, fiindcă aceste bunuri sunt de obicei transportate în containere. Preţurile CIP se pot utiliza pentru orice mod de transport, inclusiv transport maritim şi multimodat.

⁵³ La evaluarea ofertelor nu se va ţine cont de: (a) taxele vamale şi alte taxe percepute pentru bunuri importate având indicat preţul CIP (care nu include taxe vamale); (b) taxe de vânzare şi alte impozite similare percepute în legătură cu vânzarea sau livrarea bunurilor.

⁵⁴ În mod excepţional, se poate indica ponderea relativă, atunci când specificaţiile nu pot fi definite exact sau alţi factori, în afară de preţ, nu pot fi întotdeauna în expresie bănească, de exemplu la achiziţia tehnologiilor informaţionale complexe şi manualelor.

⁵⁵ Cu excepţia cazului în care documentele de licitaţie prevăd altfel pentru unele contracte la cheie (a se vedea alin.2.22).

Preferinţe interne

La cererea Împrumutatului, şi aşa cum se prevede în Planul de achiziţii convenit şi prezentat în documentele de licitaţie, evaluarea ofertelor poate include o marjă de preferinţă pentru:

(a) bunuri fabricate în ţara Împrumutatului, atunci când se compară ofertele acestor bunuri cu ofertele de bunuri fabricate peste hotare; şi

(b) lucrări din state membre care au PNB⁵⁶ pe cap de locuitor sub un prag indicat, atunci când se compară oferte de la contractanţi interni eligibili cu oferte de la companii externe.

Dacă este permisă preferinţa pentru bunuri fabricate pe plan intern sau pentru contractanţi interni, metodele şi etapele prevăzute în Anexa 2 a acestui Ghid vor fi aplicate în evaluarea şi compararea ofertelor.

Prelungirea valabilităţii ofertelor

Împrumutatul va finaliza evaluarea ofertelor şi atribuirea contractului în perioada iniţială de valabilitate a ofertelor, astfel încât să nu fie nevoie de prelungiri. O prelungire a valabilităţii ofertelor, dacă este justificată de circumstanţe excepţionale, trebuie solicitată în scris tuturor ofertanţilor înainte de data expirării. Prelungirea va acoperi perioada minimă necesară finalizării evaluării, obţinerii notelor fără obiecţii şi atribuirii contractului. În cazul contractelor cu preţ fix, sunt permise cereri pentru a doua prelungire şi prelungiri ulterioare doar dacă Împrumutatul a oferit un mecanism adecvat, prevăzut în DSL relevant al Băncii, pentru a ajusta preţul indicat de ofertantul câştigător cu scopul de a reflecta orice creştere a costului factorilor de producţie pentru contract în perioada de prelungire. Oricând se solicită prelungirea perioadei de valabilitate a ofertelor, ofertanţilor nu li se va cere, nici nu li se va permite să modifice preţul (de bază) indicat sau alte condiţii din ofertele lor. Ofertanţii au dreptul să refuze acceptarea unei astfel de prelungiri. Dacă documentele de licitaţie solicită Garanţia de participare la licitaţie, ofertanţii îşi pot exercita dreptul de a refuza acceptarea unei astfel de prelungiri fără a li se confisca Garanţia de participare la licitaţie, fiind astfel descalificaţi, dar cei care doresc să prelungească valabilitatea ofertelor lor trebuie să ofere o extindere adecvată a Garanţiei de participare la licitaţie.

Postcalificarea ofertanţilor

În cazul în care nu există solicitanţi precalificaţi, Împrumutatul va stabili dacă ofertantul a cărui ofertă are cel mai avantajos cost posedă capacitatea şi resursele necesare pentru a executa în mod eficient contractul conform ofertei. Criteriile care trebuie îndeplinite vor fi prezentate în documentele de licitaţie, iar dacă ofertantul nu le îndeplineşte, oferta va fi respinsă. În acest caz, Împrumutatul va proceda în mod similar cu următorul ofertant care are cea mai avantajoasă ofertă.

Atribuirea contractului

Împrumutatul va atribui contractul, în perioada de valabilitate a ofertelor, acelui ofertant care îndeplineşte standardele corespunzătoare privind capacitatea şi resursele, şi a cărui ofertă s-a stabilit că (i) corespunde documentelor de licitaţie, şi (ii) are cel mai avantajos cost.⁵⁷ Nu se va cere, nici nu se va permite unui ofertant să-şi asume responsabilităţi pentru lucrări care nu sunt prevăzute în documentele de licitaţie, sau să modifice în alt mod oferta prezentată iniţial, ca şi condiţie pentru atribuire.

Publicarea atribuirii contractului

Împrumutatul va asigura respectarea procedurii de publicare a atribuirii contractului conform alineatului 7 din Anexa 1.

Respingerea tuturor ofertelor

Documente de licitaţie prevăd de obicei că Împrumutatul poate respinge toate ofertele. Respingerea tuturor ofertelor este justificată atunci când nu există o concurenţă efectivă, sau nici una din oferte nu este corespunzătoare, sau nici un ofertant nu îndeplineşte criteriile de calificare specificate, sau preţul de ofertă al ofertantului câştigător cu cea mai avantajoasă ofertă este mult mai mare decât costul estimat şi actualizat sau bugetul disponibil al Împrumutatului. Lipsa concurenţei nu se stabileşte numai pe baza numărului de ofertanţi. Chiar şi atunci când este prezentată o singură ofertă, procesul de licitaţie poate fi considerat valabil dacă oferta a beneficiat de o publicitate adecvată, criteriile de calificare nu au fost restrictive în mod nejustificat şi preţurile sunt rezonabile în comparaţie cu valorile de piaţă. Dacă toate ofertele sunt respinse, Împrumutatul va examina cauzele care justifică respingerea ofertelor şi va revizui corespunzător documentele de licitaţie⁵⁸ înainte de a lansa o nouă cerere de oferte. Revizuirea criteriilor de calificare este justificată doar când acestea au fost prea stricte.

Dacă, din motive justificate, publicarea unui alt anunţ nu este fezabilă, sau respingerea se datorează faptului că nici o ofertă nu este corespunzătoare, pot fi solicitate noi oferte, cu condiţia obţinerii notei fără obiecţii a Băncii, de la companiile precalificate iniţial, sau, în absenţa precalificării, de la toate companiile care au achiziţionat documentele de licitaţie iniţiale. În mod excepţional şi în cazuri justificate, Banca poate accepta să fie invitate din nou doar companiile care au prezentat oferte în primă instanţă.

Nu se permite respingerea tuturor ofertelor şi solicitarea unor noi oferte, pe baza aceloraşi documente ale licitaţiei şi contractului, doar cu scopul de a obţine preţuri mai mici. Dacă cea mai avantajoasă ofertă admisibilă depăşeşte cu o marjă substanţială estimările de cost actualizate ale Împrumutatului, Împrumutatul va cerceta cauzele costului excesiv şi va lua în considerare solicitarea unor noi oferte conform alineatelor precedente. Ca alternativă, Împrumutatul poate negocia cu ofertantul cu cea mai avantajoasă ofertă, pentru a încerca să obţină un contract satisfăcător printr-o reducere a domeniului de aplicare şi/sau o realocare a riscului şi responsabilităţii, ceea ce se poate reflecta în reducerea preţului contractului. Totuşi, reducerea substanţială a domeniului de aplicare sau modificarea documentelor contractului ar putea necesita o nouă depunere de oferte.

Înainte de respingerea tuturor ofertelor, solicitarea unor noi oferte sau iniţierea negocierilor cu ofertantul cu cea mai avantajoasă ofertă se va obţine nota fără obiecţii a Băncii.

________________________

⁵⁶ Produsul naţional brut, definit anual de către Bancă.

⁵⁷ Menţionate ca "ofertantul cu cea mai avantajoasă ofertă", respectiv "cea mai avantajoasă ofertă".

⁵⁸ Revizuirea poate implica domeniul de aplicare sau condiţiile contractului, sau cel puţin criteriile de postcalificare (în absenţa precalificării) sau proiectarea şi specificaţiile etc., sau o combinaţie a acestora.

Informare succintă din partea Împrumutatului

În anunţul privind atribuirea contractului, menţionat la alin.2.60 şi alin.7 din Anexa 1, Împrumutatul va menţiona că orice ofertant care doreşte să afle motivele pentru care oferta sa nu a fost selectată trebuie să solicite o explicaţie din partea Împrumutatului. Împrumutatul va oferi prompt o explicaţie în scris privind motivele respingerii acelei oferte. Dacă un ofertant solicită o întâlnire de informare, el va suporta toate costurile de participare la acea întâlnire.

D. LIC modificată

Operaţiuni care implică un programul de importuri⁵⁹

Dacă împrumutul prevede finanţare pentru un program de importuri, se poate utiliza LIC cu prevederi simplificate privind publicitatea şi moneda la contracte de valoare mare, conform Acordului de împrumut.⁶⁰

Prevederile simplificate privind notificarea achiziţiilor în cadrul LIC nu necesită Notificare generală de achiziţii. Notificările specifice de achiziţii vor fi publicate în cel puţin un ziar de circulaţie naţională din ţara Împrumutatului (sau în Monitorul Oficial, în cazul în care există, sau pe o pagină web cu largă utilizare sau pe un portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit), în afară de UNDB online şi pagina web externă a Băncii. Perioada permisă pentru prezentarea ofertelor poate fi redusă la 4 (patru) săptămâni. Ofertele şi plata pot fi limitate la o monedă cu utilizare largă în comerţul internaţional.

___________________________

⁵⁹ A se vedea alin.3.12.

⁶⁰ În mod normal, achiziţia contractelor mai mici se face conform procedurilor urmate de entităţile private sau publice care se ocupă de importuri, sau altor practici comerciale acceptate de Bancă, potrivit alin.3.13.

Achiziţia mărfurilor

Preţurile de piaţă ale unor mărfuri precum cereale, furaje, ulei comestibil, combustibili, îngrăşăminte şi metale variază în funcţie de cerere şi ofertă la un moment dat. Multe mărfuri sunt cotate pe pieţe de mărfuri consacrate. De multe ori, achiziţia implică mai multe atribuiri pentru cantităţi parţiale, cu scopul de a asigura securitatea aprovizionării, precum şi mai multe achiziţii într-o perioadă de timp, pentru a profita de condiţii de piaţă favorabile şi a menţine stocurile la un nivel redus. Se poate întocmi o listă de ofertanţi precalificaţi, cărora li se trimit solicitări periodice. Ofertanţii pot fi invitaţi să indice preţuri legate de preţul de piaţă la data expedierii sau înainte de aceasta. Valabilitatea ofertei trebuie să fie cât mai scurtă. Pentru ofertă şi plată se poate utiliza o singură monedă, în care este exprimat de obicei preţul mărfii pe piaţă. Aceasta trebuie specificată în documentul de licitaţie. Documentele de licitaţie ar putea permite prezentarea ofertelor prin telex sau fax, sau prin mijloace electronice, iar în aceste cazuri fie nu se solicită Garanţia de participare la licitaţie, fie ofertanţii precalificaţi au prezentat Garanţii de participare la licitaţie permanente, valabile pe o perioadă de timp specificată. Vor fi utilizate condiţii şi formulare standard ale contractului, în concordanţă cu practicile de pe piaţă.

III. ALTE METODE DE ACHIZIŢIE

Generalităţi

3.1 Această secţiune descrie metodele de achiziţie care pot fi utilizate atunci când LIC nu este cea mai economică şi eficientă metodă de achiziţie şi atunci când alte metode sunt considerate mai potrivite⁶¹ sau, în cazul alin.3.20, atunci când Banca a acceptat utilizarea sistemului de achiziţie publică din ţara Împrumutatului. Politicile Băncii privind marjele de preferinţă pentru contracte de bunuri fabricate pe plan intern, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă nu se aplică altor metode de achiziţie în afară de LIC. Alineatele 3.2 - 3.5 şi alineatul 3.7 descriu metodele utilizate în general, în ordine descrescătoare a preferinţei, iar celelalte alineate descriu metodele utilizate în cazuri specifice.

Licitaţie internaţională limitată

3.2 Licitaţia internaţională limitată (LIL) este în esenţă LIC prin invitaţie directă fără o publicitate deschisă. Această metodă de achiziţie poate fi adecvată dacă (a) există un număr limitat de furnizori, sau (b) alte motive excepţionale justifică abaterea de la procedurile complete ale LIC. În cadrul LIL, Împrumutaţii vor solicita oferte de la potenţiali furnizori aflaţi pe o listă suficient de lungă pentru a asigura preţuri competitive, listă care va include toţi furnizorii dacă numărul lor este limitat. Preferinţele interne nu sunt aplicabile în evaluarea ofertelor în cadrul LIL. În afară de publicitate şi preferinţe, procedurile LIC se vor aplica în toate privinţele, inclusiv publicarea atribuirii contractului conform alineatului 7 din Anexa 1.

Licitaţie naţională competitivă

3.3 Licitaţia naţională competitivă (LNC) este procedura de licitaţie competitivă utilizată în mod normal pentru achiziţii publice în ţara Împrumutatului şi poate fi cea mai potrivită metodă de achiziţie a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă, care, prin natură şi domeniu de aplicare, nu au şanse să atragă concurenţa externă. Pentru a putea fi utilizate în achiziţii finanţate de Bancă, aceste proceduri trebuie revizuite şi modificate⁶² după necesitate, pentru a asigura economie, eficienţă, transparenţă şi o largă compatibilitate cu prevederile din Secţiunea I a acestui Ghid.⁶³ LNC poate fi cea mai potrivită metodă de achiziţie dacă se preconizează că ofertanţii externi nu vor fi interesaţi, pentru că (a) contractul nu are dimensiune şi valoare mare, (b) lucrările sunt dispersate în spaţiu sau în timp, (c) lucrările necesită multă forţă de muncă, sau (d) bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă sunt disponibile local, la preţuri mai mici decât pe piaţa internaţională. De asemenea, procedurile LNC pot fi utilizate dacă avantajele LIC sunt depăşite clar de povara administrativă sau financiară inerentă.

3.4 Textul complet al anunţului va fi publicat într-un ziar naţional cu largă circulaţie, în limba naţională definită în alin.2.15, sau în Monitorul Oficial, cu condiţia ca acesta să aibă o largă circulaţie, sau pe o pagină web cu largă utilizare sau pe un portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit. Împrumutatul poate publica o versiune prescurtată a textului anunţului, inclusiv informaţiile minime relevante, în presa naţională, cu condiţia ca textul complet să fie publicat simultan în Monitorul Oficial sau pe o pagină web cu largă utilizare sau pe un portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit. Notificarea va fi transmisă într-un termen suficient pentru ca potenţialii ofertanţi să poată obţine documentele relevante. Documentele de licitaţie pot fi emise în limba naţională. Pentru oferte şi plată se utilizează în general moneda din ţara Împrumutatului. Pe lângă aceasta, documentele de licitaţie trebuie să conţină instrucţiuni clare privind modul de prezentare a ofertelor, modul de indicare a preţurilor, locul şi termenul de prezentare a ofertelor. Se va acorda un timp adecvat pentru elaborarea şi prezentarea ofertelor. Procedurile trebuie să asigure o concurenţă adecvată, pentru a avea preţuri rezonabile, iar metodele utilizate la evaluarea ofertelor şi atribuirea contractului trebuie să fie obiective şi comunicate tuturor ofertanţilor în documentele de licitaţie, fără a fi aplicate arbitrar. Compararea tuturor ofertelor şi atribuirea contractului pot fi bazate pe costul total la destinaţie, inclusiv toate impozitele şi taxele. De asemenea, procedurile vor include deschiderea publică a ofertelor, publicarea rezultatelor evaluării şi publicarea atribuirii contractului conform alineatului 7 din Anexa 1. Împrumutaţii vor institui un mecanism eficient şi independent de contestaţie, care permite ofertanţilor să depună contestaţii şi asigură rezolvarea acestora în mod oportun. Companiilor străine care doresc să participe la LNC trebuie să li se permită acest lucru, în termenii şi condiţiile predominante care se aplică ofertanţilor naţionali.

Cumpărarea

3.5 Cumpărarea este o metodă de achiziţie bazată pe compararea cotaţiilor de preţ obţinute de la mai mulţi furnizori (în cazul bunurilor), contractanţi (în cazul lucrărilor de construcţie) sau prestatori de servicii (în cazul serviciilor altele decât de consultanţă), în număr de minim trei, pentru a asigura preţuri competitive, fiind o metodă potrivită pentru achiziţia unor cantităţi limitate de bunuri gata de utilizare, mărfuri cu specificaţie standard de mică valoare sau lucrări de construcţie simple, de mică valoare,⁶⁴ atunci când metodele mai competitive nu se justifică prin cost şi eficienţă. Dacă Împrumutatul nu a putut să obţină minim trei cotaţii, el va indica Băncii motivele acestui fapt şi va justifica de ce nu s-a putut lua în considerare o altă metodă competitivă, obţinând nota fără obiecţii înainte de a continua pe baza răspunsurilor primite deja. Cererile de cotaţii trebuie să conţină descrierea şi cantitatea bunurilor sau specificaţiile lucrărilor, precum şi data şi locul de livrare (sau finalizare). Cotaţiile pot fi prezentate prin scrisoare, fax sau mijloace electronice. Evaluarea cotaţiilor va respecta principiile licitaţiei deschise. Termenii ofertei acceptate vor fi incluşi într-o comandă de cumpărare sau un contract succint.

Acorduri-cadru

3.6 Un acord-cadru (AC) este un acord pe termen lung cu furnizori, contractanţi şi prestatori de servicii altele decât de consultanţă, care prevede clauze şi condiţii în temeiul cărora se pot face achiziţii specifice (comenzi ferme) pe toată durata acordului. AC se bazează în general pe preţuri care sunt fie convenite în prealabil, fie stabilite în etapa de comandă fermă, prin concurenţă sau printr-un proces care permite revizuirea lor fără o concurenţă ulterioară.⁶⁵ AC pot fi acceptate ca alternativă la metodele cumpărare şi LNC pentru: (a) bunuri care pot fi achiziţionate gata de utilizare sau bunuri de uz general cu specificaţii standard; (b) servicii altele decât de consultanţă, simple ca natură şi care pot fi solicitate periodic de aceeaşi agenţie (sau mai multe agenţii) ale Împrumutatului; sau (c) contracte de valoare redusă pentru lucrări în cadrul unor operaţiuni urgente. Împrumutatul va prezenta Băncii, pentru a primi nota fără obiecţii, circumstanţele şi justificarea utilizării AC, abordarea specifică şi modelul adoptat, procedurile de selecţie şi atribuire, clauzele şi condiţiile contractelor. AC nu trebuie să limiteze concurenţa externă şi vor fi limitate la o durată maximă de 3 (trei) ani. Procedurile AC aplicabile proiectului sunt cele ale Împrumutaţilor, pe care Banca le consideră acceptabile şi care trebuie menţionate în Acordul de împrumut. Sumele agregate maxime pentru utilizarea AC vor fi prevăzute în Planul de achiziţii, în funcţie de riscuri, şi în nici un caz nu vor fi mai mari decât sumele agregate maxime aplicabile LNC, fiind convenite cu Banca. AC trebuie să respecte toate principiile directoare şi procedurile LNC conform alineatelor 3.3 şi 3.4, inclusiv, dar nu numai procedurile pentru publicitate, concurenţă liberă şi corectă, un mecanism de contestaţie eficient şi independent, criterii transparente de evaluare şi selecţie a ofertelor. Publicarea atribuirii AC va respecta procedura descrisă în alineatul 7 din Anexa 1.

_______________________

⁶¹ Contractele nu vor fi divizate în unităţi mai mici pentru a le face mai puţin atractive pentru procedurile LIC; orice propunere de divizare a unui contract în pachete mai mici necesită în prealabil nota fără obiecţii din partea Băncii.

⁶² Orice astfel de modificare trebuie reflectată în Acordul de împrumut.

Banca, la cererea Împrumutatului, poate accepta ca documentele de licitaţie în cadrul procedurilor LNC să includă o clauză care prevede că o companie sau o persoană din ţara Împrumutatului, supusă unei sancţiuni de excludere de la atribuirea unui contract de către organul judiciar competent din ţara Împrumutatului şi potrivit legislaţiei relevante din acea ţară, nu este eligibilă pentru finanţare din partea Băncii, cu condiţia că Banca a stabilit că acea companie sau persoană s-a implicat în acte de fraudă sau corupţie şi că a beneficiat de proces echitabil în cadrul procedurilor judiciare.

⁶³ Această metodă este diferită de cele din cadrul programului de testare a UCS descris în alin.3.20.

⁶⁴ În scopul cumpărării şi al achiziţiei de la agenţiile ONU conform alin.3.10(c) din acest Ghid, un contract de valoare redusă nu trebuie să depăşească în mod normal 100.000 USD pentru bunuri şi mărfuri gata de utilizare şi 200.000 USD pentru lucrări de construcţie simple. Pragurile aplicabile fiecărui proiect sunt definite în Planul de achiziţii.

⁶⁵ Împrumutaţii au adoptat modele diferite pentru AC, cu diverse denumiri. Cele mai frecvente trei modele, bazate pe metode de concurenţă închise sau deschise, în una sau două etape, sunt: (i) "AC închis" bazat pe criterii prestabilite, inclusiv pentru atribuirea "comenzilor ferme" semnate cu unul sau mai mulţi furnizori/contractanţi, şi care nu permite nou-veniţi pe durata acordului; (ii) "AC închis" cu o restricţie pentru nou-veniţi, dar realizat în două etape: în prima etapă se selectează mai mult de un furnizor/contractant, iar în a doua etapă comenzile ferme sunt stabilite prin concurenţă între furnizorii/contractanţii selectaţi în prima etapă şi contractul se atribuie ofertantului cu cea mai avantajoasă ofertă, pe baza preţului oferit şi condiţiilor de livrare; şi (iii) "AC deschis", tot pe baza unei abordări în două etape, conform modelului de mai sus, dar fără vreo restricţie privind participarea nou-veniţilor.

Contractare directă

3.7 Contractarea directă are loc fără concurenţă (din sursă unică) şi poate fi o metodă adecvată în următoarele circumstanţe. Împrumutatul va prezenta Băncii, spre examinare şi primirea notei fără obiecţii, o justificare suficient de detaliată, inclusiv argumentarea alegerii contractării directe în locul unui proces de achiziţii competitive, precum şi motivul pentru care recomandă o anumită companie, în toate cazurile, cu excepţia contractelor aflate sub un prag stabilit pe baza riscurilor şi domeniului de aplicare al proiectului şi prevăzut în Planul de achiziţii.

(a) Un contract existent pentru bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă, atribuit conform unor proceduri acceptabile pentru Bancă, poate fi extins la bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă suplimentare având un caracter similar. În aceste cazuri, Banca trebuie să fie convinsă că prin concurenţa ulterioară nu se poate obţine vreun avantaj şi că preţurile prevăzute în contractul extins sunt rezonabile. Prevederile acestei extinderi, dacă se consideră posibilă în avans, trebuie incluse în contractul iniţial;

(b) standardizarea echipamentelor sau pieselor de schimb, pentru a fi compatibile cu echipamentele existente, poate justifica achiziţii suplimentare de la furnizorul iniţial. Pentru ca aceste achiziţii să fie justificate, echipamentele iniţiale trebuie să fie adecvate, noile elemente trebuie să fie în general în număr mai mic decât cele existente, preţul trebuie să fie rezonabil, iar avantajele unei alte mărci sau surse de echipamente trebuie să fi fost examinate şi respinse din motive acceptate de Bancă;

(c) echipamentele necesare sunt deţinute de o singură sursă şi pot fi obţinute doar de la aceasta;

(d) achiziţia anumitor bunuri de la un furnizor specific este esenţială pentru a obţine performanţa necesară sau garanţia funcţională a unui echipament, unei instalaţii sau unei unităţi;

(e) în cazuri excepţionale, de exemplu, dar nu numai ca reacţie la dezastre naturale sau situaţii de urgenţă declarate de Împrumutat şi confirmate de Bancă; şi

(f) în circumstanţe care sunt conforme cu dispoziţiile alineatului 3.10 privind achiziţia de la agenţii ONU.

3.8 Publicarea atribuirii contractului se va face prin procedura descrisă în alineatul 7 din Anexa 1.

Lucrul în regie

3.9 Lucrul în regie, adică lucrări precum construcţia şi montajul echipamentelor şi servicii altele decât de consultanţă oferite de o agenţie de stat din ţara Împrumutatului, care utilizează personal şi echipamente proprii,⁶⁶ poate fi unica metodă practică de achiziţie în anumite situaţii. Utilizând lucrul în regie, Împrumutatul trebuie să stabilească sume agregate maxime, pentru care Banca să ofere nota fără obiecţii, şi să aplice verificări şi inspecţii ale calităţii la fel de riguroase ca în cazul contractelor atribuite terţilor. Lucrul în regie va fi justificat şi va putea fi utilizat doar după primirea notei fără obiecţii a Băncii, în oricare din următoarele circumstanţe:

(a) volumul lucrărilor de construcţie şi montaj implicate nu poate fi stabilit în avans;

(b) lucrările de construcţie şi montaj sunt reduse ca amploare, dispersate sau aflate în locaţii izolate, iar companiile specializate de construcţii nu au şanse să liciteze la preţuri rezonabile;

(c) lucrările de construcţie şi montaj trebuie executate fără a întrerupe operaţiunile permanente;

(d) riscurile de întrerupere inevitabilă a lucrării sunt suportate mai bine de Împrumutat decât de un contractant;

(e) serviciile de specialitate altele decât de consultanţă, precum cartarea aero-fotografică şi cartografierea, în materie de drept sau reglementări oficiale din ţara Împrumutatului cu privire la securitatea naţională, pot fi prestate doar de către agenţii specializate ale guvernului; sau

(f) reparaţii urgente pentru a preveni daune ulterioare, care necesită atenţie promptă, sau lucrări care trebuie executate în zone afectate de conflicte, de care firmele private nu sunt interesate.

Achiziţiile de la agenţiile ONU

3.10 Pot exista situaţii în care achiziţia directă de la agenţiile⁶⁷ ONU, respectând procedurile de achiziţie ale acestora, este cea mai adecvată metodă de achiziţie:

(a) cantităţi mici de bunuri gata de utilizare, în principal în domeniile învăţământ şi sănătate;

(b) bunuri medicale pentru tratamentul oamenilor şi animalelor, inclusiv vaccinuri, medicamente şi produse farmaceutice, dispozitive de profilaxie medicală şi contraceptive, echipamente biomedicale, cu condiţia că: (i) numărul furnizorilor este limitat; (ii) agenţia ONU este calificată în mod unic şi excepţional pentru achiziţia acestor bunuri şi a eventualelor servicii aferente, altele decât de consultanţă, dacă este cazul; şi (iii) Împrumutatul utilizează formularul standard de acord între un Împrumutat şi o agenţie ONU pentru achiziţia bunurilor şi prestarea anumitor servicii, acceptat de Bancă;

(c) contracte de valoare redusă (definite în nota de subsol 64) pentru lucrări simple, atunci când agenţiile ONU au rol de contractanţi sau angajează direct mici antreprenori şi forţă de muncă calificată sau necalificată; sau

(d) în cazuri excepţionale, de exemplu ca reacţie la dezastre naturale sau situaţii de urgenţă declarate de Împrumutat şi confirmate de Bancă.

Agenţi de achiziţii şi manageri de construcţii

3.11 Dacă Împrumutaţii nu au organizarea, resursele şi experienţa necesară, ei pot (sau li se solicită de către Bancă) să angajeze ca agent o companie specializată în gestionarea achiziţiilor. Managerii de construcţii pot fi angajaţi în mod similar, contra unei taxe, de ex. la contracte de lucrări diverse care implică reconstrucţie, reparaţii, reabilitare şi construcţii noi în situaţii de urgenţă şi post-conflict, sau atunci când sunt implicate multe contracte de valoare mică, sau Împrumutatul are capacitate limitată. Agentul de achiziţii sau Managerul de construcţii va utiliza toate metodele de achiziţie prevăzute în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii, aprobate de Bancă în numele Împrumutatului, inclusiv DSL-urile Băncii, procedurile de examinare şi documentaţia. Această prevedere se aplică şi atunci când agenţiile ONU au rol de agenţi de achiziţii. Împrumutatul va include în contract măsuri de consolidare a capacităţilor, conform înţelegerii cu Banca.⁶⁸

______________________

⁶⁶ Se consideră unitate de lucru în regie o unitate de construcţii aparţinând statului, care nu este autonomă din punct de vedere managerial, juridic sau financiar. Lucrul în regie mai este numit "forţă de muncă directă", "forţe ministeriale" sau "lucrare directă".

⁶⁷ Termenul agenţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite se referă la departamente, agenţii de specialitate ale ONU, birourile regionale (de ex. Organizaţia Panamericană a Sănătăţii - PAHO), fondurile şi programele acestora.

Pentru a obţine nota fără obiecţii, Împrumutatul va trimite Băncii o justificare completă şi proiectul acordului cu agenţia ONU.

⁶⁸ Ghidul pentru consultanţi se aplică pentru selecţia agenţilor de achiziţii şi managerilor de construcţii, precum şi a prestatorilor de servicii de inspecţie. Costul sau taxa pentru agenţi de achiziţii şi manageri de construcţii sau prestatori de servicii de inspecţie (a se vedea alin.3.12) este eligibil pentru finanţare din împrumutul Băncii, dacă Acordul de împrumut şi Planul de achiziţii prevăd acest lucru, şi doar dacă termenii şi condiţiile de selecţie şi angajare sunt acceptate de Bancă.

Servicii de inspecţie

3.12 Inspecţia şi certificarea importurilor înainte de expediere este una din garanţiile Împrumutatului, în special atunci când ţara are un program semnificativ de importuri. De obicei, inspecţia şi certificarea vizează calitatea, cantitatea şi caracterul rezonabil al preţului. La importurile achiziţionate prin proceduri LIC nu se verifică preţul, ci doar calitatea şi cantitatea. La importurile care nu sunt achiziţionate prin LIC se poate verifica însă şi preţul. De asemenea, pot fi incluse servicii de control fizic. De obicei, prestatorii serviciilor de inspecţie sunt plătiţi pe baza unei taxe percepute după valoarea bunurilor. Costurile de certificare a importurilor nu se iau în considerare la evaluarea ofertelor în cadrul LIC.

Achiziţii din împrumuturi la instituţii şi entităţi de intermediere financiară

3.13 Când împrumutul oferă fonduri pentru o instituţie sau o entitate de intermediere financiară (sau o agenţie desemnată de aceasta), cum ar fi o instituţie de credit agricol, o companie de finanţare a dezvoltării sau un fond de dezvoltare a infrastructurii, care urmează a fi împrumutate unor beneficiari precum persoane fizice, întreprinderi private, întreprinderi mici şi mijlocii sau întreprinderi comerciale autonome din sectorul public pentru finanţarea parţială a unor subproiecte, bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă se achiziţionează de obicei de către beneficiarii respectivi, conform unor metode de achiziţie bine instituite în sectorul privat sau unor practici comerciale acceptate de Bancă. Totuşi, chiar în aceste situaţii, licitaţia internaţională competitivă (deschisă sau limitată) sau licitaţia naţională competitivă poate fi cea mai adecvată metodă pentru achiziţia unor elemente unice de mari dimensiuni sau atunci când cantităţi mari de bunuri similare pot fi grupate împreună pentru achiziţia în vrac.⁶⁹ Atunci când fondurile împrumutului sunt împrumutate unor beneficiari din sectorul public sau pentru contracte mari şi complexe, se va acorda atenţie utilizării metodelor de achiziţie competitivă prevăzute în acest Ghid. Dacă fondurile sunt împrumutate pentru operaţiuni ale unui parteneriat public-privat (PPP), se aplică alin.3.14 şi 3.15 de mai jos.

Documentul (sau manualul) de implementare a proiectului va descrie principiile directoare de bază şi procedurile aplicabile pentru împrumut. Printre altele, aceste principii vor include prevederi obligatorii conform cărora beneficiarii de împrumut nu trebuie să atribuie contracte companiilor mamă sau afiliate, decât dacă există un acord care prevede condiţii de egalitate. Documentaţia trebuie să prevadă principalele responsabilităţi ale instituţiilor şi entităţilor de intermediere financiară (sau ale agenţiilor desemnate de acestea), cum ar fi: (a) evaluarea capacităţii beneficiarilor de a efectua achiziţia în mod eficient; (b) aprobarea unor planuri acceptabile pentru achiziţia bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă şi pentru selecţia consultanţilor, după caz; (c) convenirea măsurilor de supraveghere în cadrul fiecărui sub-împrumut (conform prevederilor împrumutului Băncii) pentru achiziţiile care vor fi efectuate de beneficiari, astfel încât să se asigure respectarea metodelor şi practicilor comerciale din sectorul privat convenite în cadrul sub-împrumuturilor; şi (d) păstrarea tuturor evidenţelor relevante pentru examinarea ulterioară şi auditurile Băncii, la solicitare. Instituţia sau entitatea de intermediere financiară (sau agenţia desemnată de aceasta) trebuie să se convingă de caracterul rezonabil al preţului contractelor atribuite beneficiarilor pe piaţa respectivă, angajând auditori independenţi, dacă va fi cazul.

Achiziţii în cadrul acordurilor de parteneriat public-privat (PPP)

3.14 Dacă Banca participă la finanţarea costului unui proiect sau unui contract achiziţionat în cadrul unor acorduri PPP, de exemplu BOO/BOT/BOOT,⁷⁰ concesiuni sau acorduri similare cu sectorul privat, se va utiliza oricare din următoarele proceduri de achiziţie, prevăzute în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii aprobate de către Bancă:

(a) Concesionarul sau antreprenorul în cadrul unui contract de tip BOO/BOT/BOOT sau similar va fi selectat de Împrumutat pe baza procedurilor de licitaţie competitivă deschisă acceptate de Bancă,⁷¹ care pot avea mai multe etape, cu scopul de a se obţine combinaţia optimă a criteriilor de evaluare, de exemplu costul şi importanţa finanţării oferite, specificaţiile de funcţionare ale instalaţiei oferite, costul pentru utilizatorul final, alte venituri generate de instalaţie pentru concesionar sau antreprenor, perioada de amortizare a instalaţiei. Concesionarul sau antreprenorul selectat în acest mod va fi apoi liber să achiziţioneze bunurile, lucrările şi serviciile de consultanţă şi altele decât de consultanţă necesare instalaţiei, de la surse eligibile, utilizând propriile sale proceduri. În acest caz, Documentul de evaluare a proiectului (DEP) şi Acordul de împrumut vor indica tipurile cheltuielilor suportate de acel concesionar sau antreprenor pentru care se aplică finanţarea Băncii.

Sau,

(b) Dacă acel concesionar sau antreprenor nu a fost selectat în modul prevăzut în alin.3.14(a) de mai sus, bunurile, lucrările sau serviciile altele decât de consultanţă necesare instalaţiei, care vor fi finanţate de Bancă, trebuie achiziţionate în conformitate cu procedurile LIC sau LIL pentru achiziţii de valoare mare, definite în Secţiunea II, şi cu alte metode adecvate de achiziţie acceptate de Bancă pentru contracte de valoare mai mică, iar serviciile de consultanţă în conformitate cu Ghidul pentru consultanţi.

3.15 Sub rezerva prevederilor din alin.3.14(b), Banca poate accepta, în cazuri excepţionale, cum ar fi extinderi la scară mică ale sistemelor existente exploatate de un concesionar sau un antreprenor deţinător, care este fie o companie privată, fie o companie de stat, şi atunci când nu poate fi garantată o metodă competitivă deschisă, utilizarea procedurilor de achiziţie ale acelei companii, cu condiţia că: (i) entitatea îndeplineşte criteriile din alin.1.10(b) al acestui Ghid; (ii) Banca stabileşte că sunt acceptabile capacităţile, procedurile şi practicile de achiziţie pe care se bazează entitatea în cadrul activităţii sale normale; (iii) sub rezerva prevederilor din alin.1.7(a), entitatea nu acordă vreo preferinţă şi nu atribuie contracte companiilor sale mamă sau afiliate, şi nici acţionarilor majoritari ai săi; şi (iv) procedurile de achiziţie asigură concurenţă loială, economie, eficienţă, calitate şi transparenţă. Banca va efectua examinări ulterioare, în mod periodic în timpul implementării, pentru a se convinge că rămân acceptabile capacităţile şi practicile de achiziţie şi că au fost respectate procedurile de achiziţie convenite în cadrul împrumutului.

____________________________

⁶⁹ Banca va examina metodele şi procedurile de achiziţie şi selecţie a consultanţilor din sectorul privat şi practicile comerciale din ţara Împrumutatului pentru a stabili aplicabilitatea lor. Procedurile şi practicile din sectorul privat nu fac obiectul aceleiaşi supravegheri ca în cazul utilizării fondurilor publice, deci sunt mai simple, cu luarea deciziei într-un singur punct şi cu o documentaţie mai redusă. În mod normal, Banca acceptă numai proceduri care îndeplinesc cel puţin cerinţele naţionale stabilite de camera de comerţ, întreprinderi selectate din sectorul privat, banca centrală sau autorităţile de licenţiere a importurilor şi organele vamale. Nu este necesar ca acordurile de împrumut sau planurile de achiziţie să indice praguri pentru utilizarea contractelor în funcţie de valoare, indiferent de metodele de achiziţie şi practicile comerciale adoptate. Având în vedere că aceste proiecte sunt determinate de cerere, elaborarea unor planuri de achiziţie conform alin.1.18 nu este fezabilă întotdeauna, în special atunci când selecţia consultanţilor se face de către beneficiari. Dacă este fezabil şi practic, se vor elabora planuri de achiziţie simplificate, pe baza unei liste orientative de activităţi eligibile care trebuie efectuate.

⁷⁰ BOO: Construcţie-Deţinere-Operare; BOT: Construcţie-Operare-Transfer; BOOT: Construcţie-Deţinere-Operare-Transfer.

⁷¹ Pentru proiecte precum drumuri cu taxă, tunele, porturi, poduri, centrale electrice, staţii de evacuare a deşeurilor şi sisteme de distribuţie a apei. Licitaţie competitivă deschisă înseamnă: 1) licitaţie internaţională competitivă, sau 2) licitaţie naţională competitivă pentru contracte având o valoare estimată sub pragurile stabilite de managerii regionali de achiziţii. În plus, se poate lua în considerare invitaţia directă, cum ar fi procedurile LIL. Toate aceste proceduri trebuie examinate de Bancă înainte de acceptare.

Achiziţii pe bază de performanţă

3.16 Achiziţia pe bază de performanţă⁷², numită şi achiziţie bazată pe rezultat, se referă la procese de achiziţie competitive (LIC, LIL sau LNC), care conduc la o relaţie contractuală în care plăţile se fac pentru rezultate măsurabile, în locul metodei tradiţionale în care se măsoară factorii de producţie. Specificaţiile tehnice definesc rezultatul dorit şi rezultatele care vor fi măsurate, inclusiv modul de măsurare. Aceste rezultate au scopul de a satisface o necesitate funcţională, în termeni de calitate, cantitate şi fiabilitate. Plata se face în funcţie de cantitatea rezultatelor livrate, cu condiţia ca livrarea să fie la nivelul de calitate solicitat. Se pot face reduceri din plăţi (sau reţineri) dacă nivelul calităţii rezultatelor este mai scăzut, iar în anumite cazuri se pot plăti prime pentru un nivel de calitate mai ridicat al rezultatelor. În mod normal, documentele de licitaţie nu prevăd factorii de producţie, nici metoda de lucru pentru contractant. Contractantul este liber să propună cea mai potrivită soluţie, pe baza unei experienţe suficiente şi bine probate, şi trebuie să demonstreze că nivelul calităţii specificat în documentele de licitaţie va fi atins.

3.17 Achiziţia pe bază de performanţă (sau achiziţia bazată pe rezultat) poate implica: (a) prestarea serviciilor altele decât de consultanţă, plătite pe bază de rezultate; (b) proiectarea, furnizarea, construcţia (sau reabilitarea) şi darea în exploatare a unei instalaţii care va fi exploatată de Împrumutat; sau (c) proiectarea, furnizarea, construcţia (sau reabilitarea) unei instalaţii şi prestarea serviciilor altele decât de consultanţă pentru exploatarea şi întreţinerea acesteia pe o anumită perioadă după darea în exploatare.⁷³ În cazurile în care se solicită proiectarea, furnizarea şi/sau construcţia, în mod normal se utilizează precalificarea şi licitaţia în două etape, conform alineatului 2.6.

Achiziţii în cadrul împrumuturilor şi obligaţiunilor de plată garantate de Bancă

3.18 Dacă Banca garantează rambursarea unui împrumut făcut de un alt creditor sau plata unei obligaţiuni de plată a statului fără legătură cu un împrumut, bunurile, lucrările şi serviciile altele decât de consultanţă finanţate de acel împrumut sau acea obligaţiune de plată vor fi achiziţionate cu atenţia cuvenită aspectelor de economie şi eficienţă şi conform unor proceduri care respectă cerinţele din alin.1.5. Banca poate face o examinare a tranzacţiilor de achiziţie finanţate în acest mod.

Participarea comunităţii la procesul de achiziţie

3.19 Dacă, în interesul durabilităţii proiectului sau pentru a realiza anumite obiective sociale ale proiectului, în unele componente selectate ale proiectului se recomandă (a) participarea comunităţilor locale şi/sau organizaţiilor neguvernamentale (ONG-uri) la lucrări de construcţie şi furnizarea serviciilor altele decât de consultanţă, sau (b) sporirea utilizării experienţei, bunurilor şi materialelor locale, sau (c) utilizarea unor tehnologii care necesită un volum mare de muncă şi altor tehnologii adecvate, procedurile de achiziţie, specificaţiile şi pachetele de contract vor fi adaptate corespunzător pentru a reflecta aceste aspecte, cu condiţia să fie acceptate de Bancă. Procedurile propuse şi activităţile de proiect efectuate prin participarea comunităţii vor fi prezentate în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii sau în documentul (sau manualul) relevant de implementare a proiectului, aprobat de Bancă şi pus la dispoziţia publicului de către Împrumutat. Având în vedere că proiectele de dezvoltare orientată comunitar (CDD) sunt bazate pe cerere, este posibil ca uneori să nu fie fezabilă elaborarea planurilor de achiziţie detaliate la momentul negocierii, aşa cum se solicită conform alin.1.18, pentru componenta CDD a proiectelor, în special când achiziţia activităţilor sau activităţile însele se execută direct de către comunitate. Dacă este practic, se pot elabora planuri de achiziţie simplificate, pe baza unei liste orientative de activităţi eligibile care trebuie efectuate.⁷⁴

Utilizarea sistemelor naţionale

3.20 Utilizarea sistemelor naţionale (UCS) se referă la utilizarea procedurilor şi metodelor de achiziţie prevăzute în sistemul de achiziţii publice existent în ţara Împrumutatului, care s-a stabilit că sunt compatibile cu acest Ghid şi acceptate de Bancă în cadrul programului Băncii de testare a utilizării sistemelor naţionale⁷⁵. Acestea pot fi folosite de către Împrumutaţi în proiecte-pilot care au fost aprobate de Bancă în cadrul programului de testare.

_________________________

⁷² Utilizarea achiziţiei pe bază de performanţă în proiectele finanţate de Bancă va fi acceptată de Bancă în urma unei analize tehnice satisfăcătoare a diferitelor opţiuni disponibile, va fi identificată în DEP şi inclusă în Planul de achiziţii.

⁷³ Exemple ale acestui tip de achiziţie: (i) în cazul achiziţiei serviciilor: prestarea serviciilor medicale, adică plata unor servicii specifice, precum vizite la oficiu, anumite analize de laborator, etc.; (ii) în cazul achiziţiei unei instalaţii: proiectarea, achiziţia, construcţia şi darea în exploatare a unei centrale termoelectrice care va fi exploatată de Împrumutat; (iii) în cazul achiziţiei unei amenajări şi unor servicii: proiectarea, achiziţia, construcţia (sau reabilitarea) unui drum, precum şi exploatarea şi întreţinerea drumului pe o durată de 5 (cinci) ani după construcţie.

⁷⁴ Proiectele CDD prevăd în general un număr mare de contracte cu valoare redusă pentru bunuri şi servicii de consultanţă şi altele decât de consultanţă, precum şi un număr mare de lucrări de mici dimensiuni dispersate în zone izolate. Procedurile de achiziţie utilizate frecvent includ cumpărarea, licitaţia competitivă locală cu invitarea potenţialilor ofertanţi de bunuri şi lucrări aflaţi în comunitate şi în jurul acesteia, contractarea directă pentru bunuri, lucrări şi servicii altele decât de consultanţă având valoare mică, precum şi utilizarea forţei de muncă şi resurselor din comunitate. Documentul (sau manualul) de implementare a proiectului menţionat în Acordul de împrumut va descrie suficient de detaliat toate măsurile, metodele şi procedurile de achiziţie, inclusiv rolurile, responsabilităţile şi gradul de participare a comunităţii în general (inclusiv, în anumite circumstanţe, comitete comunitare de licitaţie, dacă va fi necesar), etapele simplificate pentru toate metodele de achiziţie aplicabile, furnizarea asistenţei tehnice sau a oricărui alt tip de asistenţă necesar de către comunitate, procedurile de plată şi de ţinere a evidenţelor, formularele de contract simplificate care vor fi utilizate, rolurile şi funcţiile de supraveghere ale agenţiei de implementare, etc. Măsurile de supraveghere a achiziţiilor de către Bancă, inclusiv analizele tehnice şi financiare şi cerinţele de audit, vor fi indicate în DEP, în Acordul de împrumut, în Planul de achiziţii simplificat şi în documentul (sau manualul) de implementare a proiectului. Domeniul de aplicare al auditului ar trebui să includă verificarea cantităţii şi calităţii bunurilor, lucrărilor şi serviciilor achiziţionate şi a utilizării adecvate a fondurilor.

⁷⁵ Programul de testare este descris în documentul Consiliului din 3 şi 25 martie 2008 intitulat "Utilizarea sistemelor naţionale în operaţiuni susţinute de Bancă: Programul de testare propus" (R2008-0036 şi 0036 şi 0036/1), aprobat de Consiliul Directorilor Executivi al Băncii la 24 aprilie 2008.

ANEXA 1: EXAMINAREA DE CĂTRE BANCĂ A DECIZIILOR CU PRIVIRE

LA ACHIZIŢII ŞI PUBLICAREA ATRIBUIRII CONTRACTELOR

Programarea achiziţiilor

1. Banca va examina⁷⁶ planurile de achiziţii şi actualizările acestora care sunt elaborate de Împrumutaţi în conformitate cu alineatul 1.18. Acestea trebuie să corespundă cu Planul de implementare a proiectului, Acordul de împrumut şi acest Ghid.

Examinarea prealabilă

2. Pentru toate contractele⁷⁷ care sunt supuse examinării prealabile din partea Băncii:

(a) În cazurile în care se utilizează precalificarea, Împrumutatul va furniza Băncii, înainte de a solicita precalificarea, versiunea preliminară a documentelor care se vor utiliza, inclusiv invitaţia la precalificare, chestionarul de precalificare şi metodologia de evaluare, împreună cu descrierea procedurilor de publicitate utilizate, şi va introduce în procedură şi în documente acele modificări pe care Banca le solicită în mod rezonabil. Raportul de evaluare a cererilor primite de Împrumutat, lista ofertanţilor precalificaţi propuşi, împreună cu o declaraţie privind calificarea acestora şi motivele excluderii de la precalificare a oricărui solicitant, vor fi furnizate Băncii de către Împrumutat pentru observaţiile Băncii, înainte ca solicitanţii să fie anunţaţi despre decizia Împrumutatului, iar Împrumutatul va face în această listă acele adăugiri, eliminări sau modificări pe care Banca le solicită în mod rezonabil.

_________________________

⁷⁶ Alineatele 11 - 15 din Anexa III prezintă măsurile luate de Bancă drept răspuns la comunicările ofertanţilor, inclusiv plângerile acestora, şi cererile de informare ale ofertanţilor.

⁷⁷ Pragurile de examinare prealabilă sunt în expresie bănească, stabilite pe baza unor riscuri evaluate şi prezentate în Planul de achiziţii pentru toate metodele de achiziţie aplicabile împrumutului. Acestea vor reprezenta valoarea totală a contractului, inclusiv toate impozitele şi taxele datorate în temeiul contractului. Pentru contractele achiziţionate pe baza contractării directe conform alin.3.7, Împrumutatul va furniza Băncii o copie a specificaţiilor şi a proiectului de contract, pentru a primi nota fără obiecţii înainte de execuţia contractului. Contractul va fi executat doar după ce Banca a transmis nota fără obiecţii, iar dispoziţiile din alin.2(h) al acestei Anexe se aplică pentru contractul executat.

(b) Înainte de solicitarea ofertelor, Împrumutatul va furniza Băncii pentru observaţiile acesteia versiunea proiect a documentelor de licitaţie, inclusiv cererea de ofertă, Instrucţiunile pentru ofertanţi, inclusiv baza pentru evaluarea ofertelor şi atribuirea contractului, precum şi condiţiile contractului şi specificaţiile lucrărilor de construcţie, furnizării de bunuri sau instalării de echipamente, etc., după caz, împreună cu descrierea procedurilor de publicitate urmate pentru licitaţie (dacă nu s-a utilizat precalificarea), şi va face în aceste documente modificările pe care Banca le solicită în mod rezonabil. Orice modificare ulterioară necesită nota fără obiecţii a Băncii înainte de a fi emisă către potenţialii ofertanţi.

(c) După ce ofertele au fost primite şi evaluate, Împrumutatul va furniza Băncii, înainte de a se lua decizia finală privind atribuirea, într-un termen suficient pentru examinare, un raport detaliat (elaborat de experţi acceptaţi de către Bancă, dacă Banca solicită astfel) privind evaluarea şi compararea ofertelor primite (pentru fiecare etapă, în cazul licitaţiei în două etape şi acordurilor-cadru), împreună cu recomandările de atribuire şi alte informaţii pe care Banca le solicită în mod rezonabil. Dacă Banca stabileşte că atribuirea preconizată este incompatibilă cu Acordul de împrumut şi/sau Planul de achiziţii, Banca va informa prompt Împrumutatul şi va indica motivele care stau la baza opiniei sale. În caz contrar, Banca va oferi nota fără obiecţii pentru recomandarea de atribuire a contractului. Împrumutatul va atribui contractul după ce a primit nota fără obiecţii din partea Băncii.

(d) Dacă Împrumutatul solicită o prelungire a valabilităţii ofertei pentru a finaliza procesul de evaluare, a obţine aprobările interne necesare şi nota fără obiecţii a Băncii şi a face atribuirea, el va solicita Băncii o notă fără obiecţii prealabilă pentru prima cerere de prelungire, dacă aceasta este mai mare de 4 (patru) săptămâni, precum şi pentru toate cererile de prelungire ulterioare, indiferent de perioadă.

(e) Dacă, după publicarea atribuirii, Împrumutatul primeşte contestaţii sau plângeri din partea ofertanţilor, Împrumutatul va trimite Băncii pentru examinare şi observaţii o copie a plângerii, observaţiile Împrumutatului privind fiecare problemă din plângere şi o copie a răspunsului Împrumutatului.

(f) Dacă, în urma analizei unei contestaţii, Împrumutatul îşi modifică recomandarea de atribuire a contractului, el va trimite Băncii pentru a primi nota fără obiecţii motivele deciziei respective şi un raport de evaluare revizuit. Împrumutatul va oferi republicarea atribuirii contractului, conform alineatului 7 din Anexa 1 a acestui Ghid.

(g) Termenii şi condiţiile contractului, fără nota fără obiecţii prealabilă a Băncii, nu vor fi foarte diferiţi de cei pe baza cărora au fost cerute ofertele sau s-a solicitat precalificarea contractanţilor, în cazul în care există.

(h) O copie conformă a contractului, a Garanţiei pentru plata în avans şi a Garanţiei de bună execuţie, dacă acestea au fost solicitate, vor fi furnizate prompt Băncii după semnare şi înainte de prezentarea către Bancă a primei cereri de retragere a fondurilor din Contul de împrumut în legătură cu acel contract. Când plăţile pentru contract se vor face dintr-un Cont special (CS), copia contractului, a Garanţiei pentru plata în avans şi a Garanţiei de bună execuţie, dacă acestea au fost solicitate, vor fi furnizate Băncii înainte de efectuarea primei plăţi din CS în legătură cu acel contract.

(i) Toate rapoartele de evaluare vor fi însoţite de un rezumat al achiziţiilor într-o formă prevăzută de Bancă. Descrierea şi suma contractului, împreună cu numele şi adresa ofertantului câştigător, fac obiectul publicării de către Bancă în conformitate cu alin.2(h) de mai sus, la momentul primirii copiei semnate a contractului de la Împrumutat.

(j) Împrumutatul va păstra toată documentaţia cu privire la fiecare contract pe parcursul implementării proiectului şi ulterior până la doi ani după Data de închidere a Acordului de împrumut. Documentaţia va include, fără limitare, următoarele: (i) originalul semnat al fiecărui contract şi toate amendamentele sau actele adiţionale ulterioare; (ii) ofertele în original, toate documentele şi corespondenţa în legătură cu achiziţia şi implementarea contractului, inclusiv cele în susţinerea evaluării ofertelor, precum şi recomandarea de atribuire făcută Băncii; şi (iii) facturile sau certificatele de plată, precum şi certificatele de inspecţie, livrare, finalizare şi recepţie a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă. Pentru contractele atribuite pe baza contractării directe, documentaţia va include justificarea utilizării acestei metode, capacitatea tehnică şi financiară a companiei şi originalul semnat al contractului. Împrumutatul va furniza aceste documente Băncii, la cerere, pentru a fi examinate de Bancă sau de consultanţii/auditorii acesteia.

(k) Banca poate declara achiziţie neconformă pentru oricare din motivele prevăzute la alin.1.14 din Ghid, inclusiv dacă stabileşte că bunurile, lucrările sau serviciile altele decât de consultanţă nu au fost achiziţionate în conformitate cu procedurile şi metodele convenite, reflectate în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii, pentru care Banca a oferit nota fără obiecţii, sau că contractul în sine nu respectă aceste proceduri. Banca va informa prompt Împrumutatul despre motivele acestei declaraţii.

3. Modificări ale contractului semnat. În cazul contractelor supuse examinării prealabile, înainte de a se conveni (a) o prelungire semnificativă a termenului prevăzut pentru executarea contractului; sau (b) o modificare substanţială a domeniului de aplicare al serviciilor sau alte modificări semnificative în clauzele şi condiţiile contractului; sau (c) un ordin de variaţie sau amendament (exceptând cazurile de urgenţă extremă) care, separat sau împreună cu toate ordinele de variaţie sau amendamentele emise anterior, creşte suma iniţială a contractului cu peste 15% (cincisprezece procente); sau (d) rezilierea propusă a contractului, Împrumutatul va solicita nota fără obiecţii a Băncii. Dacă Banca stabileşte că propunerea este incompatibilă cu Acordul de împrumut şi/sau Planul de achiziţii, Banca va informa prompt Împrumutatul şi va indica motivele care stau la baza opiniei sale. O copie a oricărui amendament al contractului va trebui prezentată Băncii pentru înregistrare.

4. Traduceri. Dacă un contract atribuit conform procedurilor LIC face obiectul examinării prealabile şi este redactat în limba naţională,⁷⁸ Împrumutatul are responsabilitatea de a oferi Băncii o traducere exactă a raportului de evaluare a ofertei şi a proiectului contractului parafat, într-o limbă de circulaţie internaţională specificată în documentele de licitaţie (engleză, franceză sau spaniolă). De asemenea, se va furniza Băncii o traducere exactă pentru orice modificare ulterioară a contractului respectiv.

Examinarea ulterioară

5. În mod normal, examinările ulterioare ale achiziţiilor (PPR) sunt efectuate de către Bancă. Împrumutatul va păstra toată documentaţia cu privire la fiecare contract nereglementat de alineatul 2 al acestei Anexe pe parcursul implementării proiectului şi ulterior până la doi ani după Data de închidere a Acordului de împrumut. Documentaţia va include, fără limitare, originalul semnat al contractului şi toate amendamentele sau actele adiţionale ulterioare, ofertele, raportul de evaluare a ofertei şi recomandarea de atribuire, facturile sau certificatele de plată, precum şi certificatele de inspecţie, livrare, finalizare şi recepţie a bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă, pentru a fi examinate de Bancă sau de consultanţii/auditorii Băncii. De asemenea, Împrumutatul va furniza aceste documente Băncii, la cerere. Banca poate declara achiziţie neconformă pentru oricare din motivele prevăzute la alin.1.14 din Ghid, inclusiv dacă stabileşte că bunurile, lucrările sau serviciile altele decât de consultanţă nu au fost achiziţionate în conformitate cu procedurile şi metodele convenite, reflectate în Acordul de împrumut şi detaliate în Planul de achiziţii, pentru care Banca a oferit nota fără obiecţii, sau că contractul în sine nu respectă aceste proceduri şi metode. Banca va informa prompt Împrumutatul despre motivele acestei declaraţii. De asemenea, în funcţie de riscurile şi domeniul de aplicare ale proiectului (de ex. existenţa multor contracte simple şi cu valoare mică), Banca poate conveni cu Împrumutatul desemnarea unor entităţi independente pentru a efectua PPR, conform termenilor, condiţiilor şi procedurilor de raportare acceptate de Bancă. În astfel de cazuri, Banca va examina rapoartele prezentate de Împrumutat şi îşi păstrează dreptul de a efectua în mod direct examinări ulterioare în timpul implementării proiectului, dacă va fi necesar.

Modificări de la examinarea ulterioară la examinarea prealabilă

6. Un contract care are costul estimat sub pragul de examinare prealabilă al Băncii, indicat în Planul de achiziţii, face obiectul examinării ulterioare în cazul în care preţul ofertantului cu cea mai avantajoasă ofertă depăşeşte pragul respectiv. Toate documentele referitoare la achiziţii care au fost procesate deja, inclusiv raportul de evaluare şi recomandarea de atribuire, vor fi prezentate Băncii pentru examinare prealabilă şi obţinerea notei fără obiecţii înainte de atribuirea contractului. Dacă, dimpotrivă, preţul ofertantului selectat este sub pragul de examinare prealabilă, procesul de examinare prealabilă va continua. În anumite circumstanţe, Banca poate cere Împrumutatului să aplice un proces de examinare prealabilă pentru un contract aflat sub pragul de examinare prealabilă al Băncii, atunci când există o plângere cu un caracter grav. De asemenea, când metoda de achiziţie trebuie modificată deoarece estimările de cost sunt mai mari sau mai mici decât se evaluase anterior, de exemplu de la LNC la LIC sau invers, Planul de achiziţii va fi modificat de Împrumutat şi prezentat Băncii pentru examinare şi nota fără obiecţii.

Publicarea atribuirii contractului

7. Împrumutatul va publica pe UNDB online informaţii despre toate contractele licitate prin LIC şi LIL, contractele cu concesionari în cadrul PPP şi subproiectele din cadrul împrumuturilor către instituţii şi entităţi de intermediere financiară, precum şi despre toate contractele directe, exceptând cele din prezenta, iar în presa naţională⁷⁹ informaţii despre toate contractele atribuite prin LNC, inclusiv cele atribuite prin acorduri-cadru şi lucru în regie, şi contractele directe având valoare mică (a se vedea nota de subsol 64). Publicarea va avea loc în termen de două săptămâni de la primirea notei fără obiecţii a Băncii privind recomandarea de atribuire pentru contracte supuse examinării prealabile a Băncii şi în termen de două săptămâni de la decizia de atribuire a Împrumutatului pentru contracte supuse examinării ulterioare a Băncii. Se vor publica numărul ofertei şi numărul lotului, precum şi următoarele informaţii, dacă este relevant şi aplicabil pentru fiecare metodă: (a) numele fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă; (b) preţurile de ofertă citite la deschiderea ofertelor; (c) preţurile evaluate ale fiecărei oferte evaluate; (d) numele ofertanţilor ale căror oferte au fost respinse ca necorespunzătoare sau nu îndeplinesc criteriile de calificare sau nu au fost evaluate, cu motivele respective; şi (e) numele ofertantului câştigător, preţul final total al contractului, durata şi rezumatul domeniului de aplicare al contractului. Banca va publica atribuirea contractelor supuse examinării prealabile pe pagina web externă a Băncii, la momentul primirii de la Împrumutat a unei copii conforme a contractului semnat şi a Garanţiei de bună execuţie, dacă este cazul, în conformitate cu alin.2(h) de mai sus.

____________________________

⁷⁸ A se vedea alin.2.15.

⁷⁹ Într-un ziar naţional cu largă circulaţie şi/sau în Monitorul Oficial, cu condiţia ca acesta să aibă o largă circulaţie, sau pe o pagină web cu largă utilizare sau pe un portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit, în limba naţională definită în alin.2.15.

Obligaţia de diligenţă privind politicile şi procedurile de sancţiuni ale Băncii

8. Atunci când evaluează ofertele, Împrumutatul trebuie să verifice eligibilitatea ofertanţilor în listele cu companii şi persoane suspendate sau excluse de către Bancă, potrivit alin.1.16(d) din acest Ghid şi/sau alin.1.23(d) din Ghidul pentru consultanţi, liste care sunt publicate pe pagina web externă a Băncii. Împrumutatul va aplica suplimentar obligaţia de diligenţă, prin supravegherea şi monitorizarea atentă a oricărui contract în derulare (supus examinării prealabile sau ulterioare) executat de o companie sau o persoană care a fost sancţionată de Bancă după ce contractul respectiv a fost semnat. Împrumutatul nu va semna noi contracte, nici vreun amendament, inclusiv o prelungire a termenului de finalizare, o modificare sau un ordin de variaţie la un contract în derulare, cu o companie sau o persoană suspendată sau exclusă, după data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii în lipsa examinării prealabile şi notei fără obiecţii a Băncii. Banca va finanţa cheltuieli suplimentare doar dacă acestea au fost suportate înaintea datei de finalizare a contractului iniţial sau datei de finalizare revizuite (i) la contracte supuse examinării prealabile, într-un amendament pentru care Banca a oferit nota fără obiecţii, şi (ii) la contracte supuse examinării ulterioare, într-un amendament semnat înainte de data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii. Banca nu va finanţa un nou contract, un amendament sau un act adiţional care introduce o modificare semnificativă într-un contract existent, care a fost semnat cu o companie sau o persoană suspendată sau exclusă, la sau după data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii.

ANEXA 2: PREFERINŢE INTERNE

Preferinţa pentru bunurile fabricate pe plan intern

1. Cu acordul Băncii, Împrumutatul poate oferi, la evaluarea ofertelor în cadrul procedurilor LIC, o marjă de preferinţă ofertelor care includ anumite bunuri fabricate în ţara Împrumutatului, atunci când le compară cu oferte ale aceloraşi bunuri fabricate în alte ţări. În aceste cazuri, documentele de licitaţie vor indica clar orice preferinţă acordată bunurilor fabricate pe plan intern şi vor conţine informaţii necesare pentru a stabili dacă o ofertă poate beneficia de acea preferinţă. Naţionalitatea producătorului sau furnizorului nu este o condiţie în acest sens. Metodele şi etapele prevăzute în acest Ghid vor fi aplicate în evaluarea şi compararea ofertelor.

2. Pentru comparare, ofertele care corespund vor fi clasificate în trei grupe:

(a) Grupa A: oferte numai de bunuri fabricate în ţara Împrumutatului, dacă ofertantul demonstrează, spre satisfacţia Împrumutatului şi a Băncii, că (i) forţa de muncă, materia primă şi componentele din ţara Împrumutatului reprezintă cel puţin 30% (treizeci de procente) din preţul EXW al produsului oferit, şi (ii) unitatea de producţie unde vor fi fabricate sau asamblate bunurile este implicată în fabricaţia/asamblarea bunurilor respective cel puţin de la data prezentării ofertei.

(b) Grupa B: toate celelalte oferte de bunuri fabricate în ţara Împrumutatului.

(c) Grupa C: oferte de bunuri fabricate peste hotare care au fost deja importate sau vor fi importate direct.

3. Preţul indicat pentru bunuri în ofertele din grupele A şi B va include toate taxele şi impozitele plătite sau datorate pentru materiale de bază sau componente achiziţionate pe piaţa internă sau importate, dar nu va include impozitul de vânzare şi alte taxe similare pentru produsul finit. Preţul indicat pentru bunuri în ofertele din grupa C va fi CIP (locul de destinaţie), care nu include taxele vamale şi alte taxe de import plătite deja sau care vor fi plătite.

4. În prima etapă, toate ofertele evaluate din fiecare grupă vor fi comparate pentru a se stabili cea mai avantajoasă ofertă în fiecare grupă. Cele mai avantajoase oferte vor fi comparate între ele şi, dacă în urma comparării, o ofertă din grupa A sau grupa B este cea mai avantajoasă, ea va fi selectată pentru atribuire.

5. Dacă în urma comparării descrise la alin.4 mai sus, cea mai avantajoasă ofertă este din grupa C, toate ofertele din grupa C vor fi comparate suplimentar cu cea mai avantajoasă ofertă din grupa A, după ce se adaugă la preţul evaluat al bunurilor din fiecare ofertă din grupa C, doar în scopul acestei comparări suplimentare, o sumă egală cu 15% (cincisprezece procente) din preţul de ofertă CIP respectiv pentru bunurile care vor fi importate şi care au fost deja importate. Ambele preţuri vor include reducerile necondiţionate şi se vor corecta orice erori aritmetice. Dacă oferta din grupa A este cea mai avantajoasă, ea va fi selectată pentru atribuire. Dacă nu, cea mai avantajoasă ofertă din grupa C va fi selectată conform alin.4 de mai sus.

6. Nu se va aplica nici o marjă de preferinţă contractelor la cheie pentru furnizarea unui număr de elemente separate de echipamente, precum şi celor de montaj, instalare şi/sau construcţie potrivit alin.2.4 din Secţiunea II.⁸⁰ Totuşi, cu condiţia notei fără obiecţii a Băncii, ofertele pentru contracte la cheie pot fi solicitate şi evaluate pe baza preţurilor DDP⁸¹ (denumirea locului de destinaţie) în cazul bunurilor fabricate peste hotare.

7. În cazul contractelor cu responsabilitate unică (altele decât la cheie) pentru instalaţii industriale şi unităţi de mari dimensiuni, definite în alin.2.4 din Secţiunea II, marja de preferinţă nu se va aplica la întregul pachet, ci doar la echipamentele fabricate pe plan local. Pentru echipamentele oferite din străinătate se va indica preţul CIP, iar pentru cele oferite pe plan local, preţul EXW. Toate celelalte componente, cum ar fi proiectare, construcţie, transport local, asigurare până la locul de destinaţie, montaj, instalare şi supraveghere, după caz, vor avea preţurile indicate separat. Ofertele nu vor fi incluse în grupele A, B sau C. La compararea ofertelor, doar preţul CIP al fiecărei oferte de echipamente din afara ţării Împrumutatului va fi crescut cu 15% (cincisprezece procente). Nu se va aplica vreo preferinţă pentru servicii altele decât de consultanţă sau lucrări conexe incluse în pachet. Va fi selectată pentru atribuire oferta cea mai avantajoasă, stabilită conform criteriilor de evaluare a ofertelor, inclusiv preferinţa internă, dacă este cazul, aplicată în modul descris mai sus.

Preferinţa pentru contractanţii interni

8. La contracte de lucrări care vor fi atribuite pe baza LIC, Împrumutaţii eligibili pot oferi, cu acordul Băncii, o marjă de preferinţă de 7,5% (şapte procente şi jumătate) contractanţilor interni,⁸² conform şi sub rezerva următoarelor dispoziţii:

(a) Contractanţii care solicită această preferinţă trebuie să ofere, ca parte a datelor pentru calificare,⁸³ informaţiile, inclusiv detalii despre proprietar, care sunt necesare pentru a stabili dacă, în conformitate cu clasificarea creată de Împrumutat şi acceptată de Bancă, un anumit contractant sau grup de contractanţi se califică pentru o preferinţă internă. Documentele de licitaţie vor indica în mod clar preferinţa şi metoda care se va utiliza în evaluarea şi compararea ofertelor pentru a pune în aplicare acea preferinţă.

(b) După ce ofertele au fost primite şi examinate de Împrumutat, ofertele care corespund vor fi clasificate în următoarele grupe:

(i) Grupa A: oferte din partea contractanţilor interni eligibili pentru preferinţă.

(ii) Grupa B: oferte din partea altor contractanţi.

__________________________

⁸⁰ Această prevedere nu se referă la furnizarea bunurilor cu supravegherea instalării în cadrul aceluiaşi contract, care se consideră un contract de furnizare a bunurilor, şi deci este eligibil pentru aplicarea preferinţei interne la componenta bunuri.

⁸¹ În Incoterms 2010, DDP reprezintă "Livrat cu taxele vamale plătite", prin care vânzătorul livrează cumpărătorului bunurile cu taxele de import achitate, fără a fi descărcate dintr-un mijloc de transport sosit la locul de destinaţie indicat. Vânzatorul trebuie să suporte toate costurile şi riscurile aferente transportării bunurilor, inclusiv, dacă este cazul, orice taxe de import din ţara de destinaţie, precum şi descărcarea la destinaţia finală, ca parte a contractului la cheie. În state care scutesc de taxe ofertanţii pentru importuri în cadrul contractelor finanţate de Bancă, compararea în scopul evaluării ofertelor se va face pa baza lipsei scutirii de taxe şi impozite la importul bunurilor fabricate peste hotare, iar documentele de licitaţie pot indica faptul că, înainte de semnarea contractului, achizitorul şi ofertantul câştigător vor identifica suma taxelor datorate pentru importul bunurilor oferite care rezultă din acea scutire. Totuşi, suma contractului care va fi semnat nu va include suma totală identificată a taxelor şi impozitelor scutite.

⁸² Preferinţa pentru contractanţii interni este aplicabilă doar în statele care se califică.

⁸³ În etapa de precalificare şi/sau de licitaţie.

9. Ca primă etapă de evaluare, toate ofertele evaluate din fiecare grupă vor fi comparate pentru a se stabili cea mai avantajoasă ofertă, iar cele mai avantajoase oferte din fiecare grupă vor fi apoi comparate între ele. Dacă în urma comparării, o ofertă din grupa A este cea mai avantajoasă, ea va fi selectată pentru atribuire. Dacă o ofertă din grupa B este cea mai avantajoasă, ca a doua etapă de evaluare, toate ofertele din grupa B vor fi comparate apoi cu cea mai avantajoasă ofertă din grupa A. Doar în scopul acestei comparări suplimentare, o sumă egală cu 7,5% (şapte procente şi jumătate) din preţul de ofertă respectiv, cu erorile aritmetice corectate, inclusiv reducerile necondiţionate dar fără sume provizionate (anticipate) şi costul lucrărilor în regie, în cazul în care există, va fi adăugat la preţul evaluat al fiecărei oferte din grupa B. Dacă oferta din grupa A este cea mai avantajoasă, ea va fi selectată pentru atribuire. Dacă nu, va fi selectată cea mai avantajoasă ofertă din grupa B, în baza primei etape de evaluare.

ANEXA 3: ORIENTĂRI PENTRU OFERTANŢI

Scop

1. Această anexă oferă îndrumări potenţialilor ofertanţi care doresc să participe la achiziţii finanţate de Bancă.

Responsabilitatea pentru achiziţie

2. Responsabilitatea implementării proiectului, şi deci a plăţii bunurilor, lucrărilor şi serviciilor altele decât de consultanţă din cadrul proiectului, aparţine exclusiv Împrumutatului. În ceea ce priveşte Banca, Statutul acesteia cere ca Banca să asigure că sumele unui împrumut al Băncii sunt plătite doar pe măsura apariţiei cheltuielilor. Debursările din sumele unui împrumut se fac doar la cererea Împrumutatului. Împrumutatul prezintă Băncii o cerere de tragere, împreună cu documentele justificative necesare pentru a demonstra că sumele au fost sau sunt utilizate în conformitate cu Acordul de împrumut şi Planul de achiziţii.⁸⁴ După cum s-a subliniat în alin.1.2 din acest Ghid, Împrumutatul este responsabil din punct de vedere juridic pentru achiziţie. El solicită, primeşte şi evaluează ofertele, apoi atribuie contractul. Contractul se încheie între Împrumutat şi Furnizor sau Contractant. Banca nu este parte la contract.

Rolul Băncii

3. După cum se menţionează în alin.1.13 din acest Ghid, Banca examinează procedurile de achiziţie, documentele, rapoartele de evaluare a ofertei, recomandările de atribuire şi contractele, pentru a se asigura că procesul de achiziţie se desfăşoară în conformitate cu procedurile convenite, prevăzute în Acordul de împrumut. În cazul contractelor majore, documentele sunt examinate de Bancă înainte de a fi emise, aşa cum se prevede în Anexa 1.⁸⁵ De asemenea, dacă la orice etapă a procesului de achiziţii (chiar şi după atribuirea contractului) Banca conchide că nu au fost respectate în mod semnificativ procedurile convenite, Banca poate declara achiziţie neconformă, conform alin.1.14. Totuşi, dacă un Împrumutat a atribuit un contract după ce a obţinut nota fără obiecţii a Băncii, Banca va declara achiziţie neconformă doar dacă nota fără obiecţii a fost emisă pe baza unor informaţii incomplete, incorecte sau înşelătoare furnizate de Împrumutat. Mai mult, dacă Banca stabileşte că reprezentanţii Împrumutatului sau ai ofertantului s-au implicat în practici corupte sau frauduloase, Banca poate aplica sancţiunile prevăzute în alin.1.16 din acest Ghid.

4. Banca a publicat documente standard de licitaţie (DSL) pentru diferite tipuri de achiziţii. După cum se menţionează în alin.2.10 şi 2.12 din acest Ghid, este obligatoriu ca Împrumutatul să utilizeze aceste documente, cu modificări minime pentru a aborda aspecte specifice ţării şi proiectului. Documentele de precalificare şi de licitaţie sunt finalizate şi emise de Împrumutat.

Informaţiile privind licitaţia

5. Informaţiile privind oportunităţi de licitaţie în cadrul LIC pot fi obţinute din Notificarea generală de achiziţii şi Notificările specifice de achiziţii, descrise în alin.2.7 şi 2.8 din acest Ghid. Îndrumări generale cu privire la participare, precum şi informaţii prealabile despre oportunităţile de afaceri în proiectele viitoare pot fi obţinute de pe pagina web a Băncii Mondiale⁸⁶ şi de la InfoShop⁸⁷. DEP sunt disponibile şi de la InfoShop şi de pe pagina web a Băncii la momentul aprobării împrumutului.

__________________________

⁸⁴ Pentru informaţii suplimentare despre politicile şi procedurile de debursare ale Băncii, a se vedea Îndrumările Băncii Mondiale privind debursările pentru proiecte şi Manualul privind efectuarea debursărilor pentru clienţii Băncii Mondiale (disponibile pe pagina web a Băncii www.worldbank.org/projects).

⁸⁵ În afară de contextul achiziţiilor efectuate în cadrul programului de testare a UCS descris în alin.3.20, când toate contractele vor fi supuse examinării ulterioare a Băncii.

⁸⁶ www.worldbank.org.

⁸⁷ Adresa InfoShop este adresa Băncii Mondiale: 1818 H Steet, N.W., Washington, D.C. 20433, U.S.A. Baza de date a proiectelor este disponibilă la www.worldbank.org/proiect.

Rolul ofertantului

6. După ce un ofertant a primit documentaţia de precalificare sau de licitaţie, el trebuie să studieze atent documentele pentru a decide dacă poate satisface condiţiile tehnice, comerciale şi contractuale, iar dacă da, îşi poate pregăti oferta. După aceasta, ofertantul va trebui să analizeze în mod critic documentele, pentru a vedea dacă nu există ambiguităţi, omisiuni sau contradicţii interne, sau orice alte prevederi în specificaţiile tehnice sau în alte condiţii, care sunt neclare sau par a fi discriminatorii ori restrictive; dacă da, el trebuie să solicite clarificări de la Împrumutat, în termenul prevăzut în acest scop în documentele de licitaţie.

7. Criteriile şi metodologia de selecţie a ofertantului câştigător sunt prezentate în documentele de licitaţie, în general în Instrucţiunile pentru ofertanţi şi în Specificaţii. Dacă acestea sunt neclare, trebuie să se ceară clarificări de la Împrumutat, în mod similar.

8. În legătură cu aceasta, ţinem să menţionăm că documentele de licitaţie specifice, emise de Împrumutat, reglementează fiecare proces de achiziţie, după cum este menţionat în alin.1.1 al acestui Ghid. Dacă un ofertant consideră că oricare dispoziţie din documente nu corespunde cu acest Ghid, el trebuie să indice Împrumutatului acest lucru.

9. Ofertantul are responsabilitatea de a sesiza orice ambiguităţi, omisiuni sau contradicţii, etc., înainte de prezentarea ofertei sale, pentru a fi sigur că prezintă o ofertă în deplină conformitate cu cerinţele licitaţiei, inclusiv toate documentele justificative solicitate în documentele de licitaţie. Ofertele care nu respectă cerinţele (tehnice şi comerciale) de importanţă critică vor fi respinse. Dacă un ofertant doreşte să se abată de la o cerinţă mai puţin importantă sau să propună o soluţie alternativă, el trebuie să urmeze strict instrucţiunile în acest sens oferite în documentele de licitaţie ale Împrumutatului, în special dispoziţiile privind abaterile. Soluţiile alternative trebuie oferite doar când sunt permise în documentele de licitaţie. În afară de cazul când documentaţia de licitaţie indică în mod clar cerinţe tehnice şi comerciale obligatorii şi facultative, ofertantul îşi asumă responsabilitatea deplină că orice abateri sau condiţii din oferta sa pot fi considerate semnificative şi au ca rezultat respingerea ofertei. După recepţionarea şi deschiderea publică a ofertelor, ofertanţilor nu li se va cere, nici nu li se va permite să schimbe preţul sau conţinutul ofertei.

Confidenţialitatea

10. După cum se menţionează în alin.2.47 din acest Ghid, procesul de evaluare a ofertelor trebuie să fie confidenţial până la publicarea atribuirii contractului. Această condiţie este esenţială pentru ca examinatorii Împrumutatului şi ai Băncii să evite orice imixtiuni inadecvate, reale sau percepute. Dacă la această etapă un ofertant doreşte să prezinte Împrumutatului, Băncii sau ambilor informaţii suplimentare, trebuie să o facă în formă scrisă.

Acţiuni din partea Băncii

11. Ofertanţii pot trimite Băncii copii ale comunicărilor lor privind probleme şi întrebări adresate Împrumutatului, sau pot scrie direct Băncii, atunci când Împrumutatul nu oferă un răspuns prompt sau comunicarea este o plângere împotriva Împrumutatului. Toate aceste comunicări trebuie adresate Şefului grupului de lucru pentru proiect, cu o copie către Directorul de ţară pentru ţara debitoare şi către Directorul regional de achiziţii. Numele Şefilor grupului de lucru sunt disponibile în DEP.

12. Comunicările primite de Bancă de la potenţiali ofertanţi până la data de închidere a primirii ofertelor vor fi, dacă este cazul, redirecţionate Împrumutatului cu observaţiile Băncii şi sfaturi pentru acţiune sau reacţie.

13. Comunicările, inclusiv plângerile, primite de la ofertanţi după deschiderea ofertelor vor fi gestionate după cum urmează. În cazul contractelor care nu au fost examinate prealabil de Bancă, comunicarea sau fragmentele sale relevante, dacă sunt considerate adecvate, va fi redirecţionată Împrumutatului pentru examinare şi acţiuni corespunzătoare. Împrumutatul va oferi Băncii toată documentaţia relevantă, pentru examinare şi observaţii. În cazul contractelor care au făcut obiectul examinării prealabile, comunicarea va fi examinată de Bancă, în consultare cu Împrumutatul. Dacă sunt necesare date suplimentare pentru a finaliza procesul, ele vor fi obţinute de la Împrumutat. Dacă sunt necesare informaţii sau clarificări de la ofertant, Banca va cere Împrumutatului să le obţină şi să facă observaţii pe marginea lor sau să le includă, dacă va fi cazul, în raportul de evaluare. Examinarea Băncii se va încheia doar atunci când comunicarea este analizată complet. Comunicările primite de la ofertanţi în legătură cu acuzaţii de fraudă şi corupţie⁸⁸ pot justifica un tratament diferit, din motive de confidenţialitate. În aceste cazuri, Banca va manifesta atenţia şi discreţia cuvenită atunci când comunică Împrumutatului informaţii considerate adecvate.

14. Cu excepţia confirmării primirii, Banca nu va intra în discuţii sau nu va ţine corespondenţă cu nici un ofertant în timpul procesului de evaluare şi examinare a achiziţiei, până la publicarea atribuirii contractului.

___________________________

⁸⁸ Raportarea suspiciunilor de fraudă şi corupţie se poate face direct la Vicepreşedinţia pentru integritate a Băncii (INT) prin e-mail: investigations_hotline@worldbank.org; prin intermediul paginii web a Băncii Mondiale; prin intermediul liniei telefonice permanente operată de un terţ: număr gratuit +1-800-831-0463, centru de apeluri +1-704-556-7046 (sunt disponibili interpreţi, se acceptă apeluri anonime); sau contactând INT la sediul Băncii din Washington D.C.: +1-202-458-7677.

Prezentare succintă din partea Băncii

15. După cum se menţionează în alin.2.65, dacă, după avizul de atribuire, un ofertant doreşte să evalueze motivele pentru care oferta sa nu a fost selectată, va trebui să expedieze o cerere Împrumutatului. Dacă ofertantul nu este mulţumit de explicaţia scrisă oferită şi doreşte să solicite o întâlnire cu Banca, o poate face adresându-se Directorului regional de achiziţii pentru ţara debitoare, care va organiza o întâlnire la nivel corespunzător cu personalul relevant. Scopul acestei întâlniri este doar discuţia privind oferta ofertantului, şi nu schimbarea poziţiei Băncii care a fost transmisă Împrumutatului, nici discutarea ofertelor concurenţilor.

CLASIFICARE: PUBLIC

NORMATIVE

SELECTAREA ŞI ANGAJAREA CONSULTANŢILOR ÎN CADRUL

CREDITELOR BIRD ŞI CREDITELOR AID ŞI GRANTURILOR

OFERITE DE CĂTRE DEBITORII BĂNCII MONDIALE

Ianuarie 2011

Revizuit, iulie 2014

Punctul 3.14 - Achiziţii în cadrul creditelor garantate de Bancă a fost revizuit pentru a include prevederi despre obligaţiile de plată.

Acronime

DCC      Dezvoltarea condusă de comunitate

REAŢ    Raportul de evaluare privind achiziţiile ţării

SCC      Selectarea pe baza calificării consultanţilor

EI         Exprimarea interesului

SBF      Selectarea în cadrul unui buget fix

APF      Acord pe principii fiduciare

BIRD    Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (Banca Mondială)

CISDI   Centrul Internaţional pentru Soluţionarea Disputelor de Investiţii

AID      Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare

CLN     Contract de livrare nedeterminată

IFC      Corporaţia Financiară Internaţională

VPI      Vicepreşedinţia de integritate

IPC      Instrucţiuni pentru consultanţi

SCMMC Selectarea pe baza celui mai mic cost

SI        Scrisoare de invitaţie

FFMD  Fondul Fiduciar Multidonator

AGMI  Agenţia pentru Garantare Multilaterală a Investiţiilor

RLF     Rezumatul lunar de funcţionare

ONG   Organizaţia nonguvernamentală

DEP    Documentul de evaluare a proiectului

PPP    Pregătirea prealabilă a proiectului

AUA    Analiza Ulterioară a Achiziţiilor

DIP     Documentul cu Informaţii despre Proiect

SBC    Selectarea bazată pe calitate

SBCC Selectarea bazată pe calitate şi cost

CEI    Cerere pentru Exprimarea Interesului

CDO  Cerere de ofertă

CS     Cont special

SSU   Selectare pe sursă unică

ADS   Abordarea Desfăşurată de Sector

TDR  Termeni de Referinţă

USN   Utilizarea sistemelor naţionale

ONU  Organizaţia Naţiunile Unite

UNDB Dezvoltarea Afacerii a Organizaţiei Naţiunilor Unite

I. INTRODUCERE

Scop

1.1 Scopul acestor Normative este de a defini politicile şi procedurile Băncii pentru selectare, contractare şi monitorizarea consultanţilor necesare pentru proiectele care sunt finanţate integral sau parţial de un credit de la Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD), un credit sau un grant de la Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare (AID)¹, Pregătirea Prealabilă a Proiectului (PPP), un grant de la Bancă, sau un fond fiduciar² administrat de Bancă şi executate de către beneficiar.

1.2 Acordul de credit reglementează raporturile juridice între Debitor şi Bancă, iar aceste Normative se aplică la selectarea şi angajarea consultanţilor pentru proiect în conformitate cu dispoziţiile Acordului de credit. Drepturile şi obligaţiile Debitorului³ şi consultantului sunt reglementate de cererea specifică de ofertă (CDO)⁴ emisă de către Debitor şi de contractul semnat de către Debitor cu consultantul, şi nu de aceste Normative sau Acordul de credit. Nici o altă parte decît părţile Acordului de Credit nu va obţine nici un drept din acestea sau nu va avea orice pretenţie la venituri de credit.

1.3 În sensul prezentelor Normative, termenul "consultanţi" include o varietate largă de entităţi publice şi private, inclusiv firme de consultanţă, firme de inginerie, manageri de construcţii, firme de management, agenţi de achiziţii, furnizorii de servicii de acceptare, auditori, agenţiile Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU), agenţii şi alte organizaţii multinaţionale, bănci de investiţii şi bănci comerciale, universităţi, instituţii de cercetare, agenţii guvernamentale, organizaţii nonguvernamentale (ONG-uri), şi persoane fizice.⁵ Debitorii Băncii utilizează aceste entităţi în calitate de consultanţi pentru a ajuta într-o gamă largă de activităţi, cum ar fi consiliere de politică; reforme instituţionale; management; servicii de inginerie; supraveghere de construcţii; servicii financiare; servicii de achiziţii; studii sociale şi de mediu; şi identificarea, pregătirea şi punerea în aplicare a proiectelor pentru a completa capacităţile Debitorilor în aceste domenii.

______________________________

¹ Cerinţe BIRD şi IDA sunt identice. Trimiterile din aceste Normative la "Banca" includ atît BIRD cît şi AID, precum şi trimiterile la "credite" includ credite sau granturi atît BIRD cît şi AID, precum şi subvenţii de la Bancă, fonduri fiduciare administrate de Bancă şi executate de către beneficiar, şi Pregătirea prealabilă a proiectului (PPP).

Trimiterile la "Acordul de credit" include acordul legal între Bancă şi Debitor, şi poate include acordul de proiect între Bancă şi entitatea de implementare a proiectului.

Trimiterile la "Debitorul" includ credit, credit, grant, şi beneficiarii PPP care execută astfel de proiecte, şi pot include subdebitori sau entităţi de implementare a proiectului.

² În măsura în care acordul prevede astfel de fonduri fiduciare sau subvenţii pentru a fi administrate de Bancă nu intră în conflict cu aceste dispoziţii ca excepţii, inclusiv conform Acordului de Principii Fiduciare (APF) ale ONU sau Fondului fiduciar multidonator (FFMD) în cazul situaţiilor de urgenţă.

³ În unele cazuri, Debitorul acţionează numai ca un intermediar, iar proiectul este realizat de o altă agenţie sau entitate. Referirile din aceste Normative la Debitori includ astfel de agenţii şi entităţi, precum şi debitori secundari în baza "acordurilor privind subcreditare".

⁴ A se vedea Anexa 2.

⁵ A se vedea punctele 3.15 -3.21 pentru tipuri particulare de consultanţi şi Secţiunea V pentru consultanţi individuali.

Aspecte generale

1.4 Debitorul este responsabil pentru pregătirea şi punerea în aplicare a proiectului şi, prin urmare, pentru selectarea consultantului, precum şi acordarea şi administrarea ulterioară a contractului. Banca, la rîndul său, este impusă de articolele din acord (Articolele din acord ale Băncii, articolul III, Secţiunea 5(b); precum şi a articolelor din acord ale AID, articolul V, secţiunea 1(g)) pentru a "asigura că veniturile oricărui credit sunt utilizate numai în scopurile pentru care a fost acordat creditul, cu atenţia cuvenită la considerente de economie şi eficienţă şi fără a ţine seama de influenţe politice sau alte influenţe noneconomice", şi a stabilit proceduri detaliate în acest scop. În timp ce normele şi procedurile specifice care trebuiesc urmate pentru angajarea consultanţilor depind de circumstanţele cazului particular, cinci aspecte principale ghidează politica Băncii cu privire la procesul de selectare:

(a) nevoia de servicii de înaltă calitate,

(b) necesitatea de economie şi eficienţă,

(c) necesitatea de a oferi tuturor consultanţilor eligibili posibilitatea de a concura în furnizarea serviciilor finanţate de Banca,

(d) interesul Băncii în încurajarea dezvoltării şi utilizării consultanţilor naţionali în ţările membre în curs de dezvoltare, şi

(e) nevoia de transparenţă în procesul de selectare.

1.5 Banca consideră că, în majoritatea cazurilor, aceste aspecte pot fi cel mai bine abordate printr-o concurenţă între firme calificate de pe lista scurtă în care selectarea se bazează pe calitatea propunerii şi, dacă este cazul, pe costul serviciilor care trebuiesc prestate. Secţiunile II şi III din prezentele Normative descriu diferitele metode de selectare a consultanţilor, acceptate de Bancă şi circumstanţele în care acestea sunt adecvate. Cît timp selectarea bazată pe calitate şi cost (SBCC) este metoda cea mai frecvent recomandată, Secţiunea II din prezentele Normative descrie în detaliu procedurile pentru SBCC. Cu toate acestea, SBCC nu este metoda cea mai adecvată de selectare pentru toate cazurile; prin urmare, secţiunea III descrie şi alte metode de selectare, precum şi circumstanţele în care acestea sunt mai potrivite.

1.6 Metode particulare care ar putea fi urmate pentru selectarea consultanţilor în cadrul unui anumit proiect sunt prevăzute în Acordul de Credit. Contractele specifice care urmează să fie finanţate în cadrul proiectului, şi metoda lor de selectare, în conformitate cu prevederile Acordului de Credit, se specifică în Planul de Achiziţii aşa cum este indicat la punctul 1.25 din prezentele Normative.

Aplicabilitatea Normativelor

1.7 Serviciile de consultanţă la care se aplică aceste Normative au un caracter intelectual şi de consultanţă. Prezentele Normative nu se aplică altor tipuri de servicii pentru care aspecte fizice ale activităţii predomină, sunt licitate şi contractate, pe baza performanţelor de o putere fizică măsurabilă, şi pentru care standardele de performanţă pot fi identificate în mod clar şi consecvent aplicate, cum ar fi de foraj, fotografii aeriene, imagini din satelit, cartografiere, şi operaţiuni similare, precum şi construcţia de lucrări, fabricarea de bunuri, precum şi exploatarea şi întreţinerea instalaţiilor sau de uzină.⁶

1.8 Principiile, regulile şi procedurile enunţate în prezentele Normative se aplică tuturor contractelor de servicii de consultanţă finanţate integral sau parţial din creditele Băncii.⁷ Dispoziţiile descrise în prezenta Secţiune I se aplică la toate celelalte Secţiuni ale prezentelor Normative. În achiziţionarea de servicii de consultanţă care nu sunt finanţate din astfel de surse, dar sunt incluse în domeniul proiectului acordului de credit, Debitorul poate adopta alte reguli şi proceduri. În astfel de cazuri, Banca trebuie să se asigure că: (a) procedurile care urmează să fie utilizate vor îndeplini obligaţiile Debitorului de a implementa cu sîrguinţă şi eficient proiectul, şi va conduce la selectarea consultanţilor care au calificările necesare; (b) consultantul selectat va efectua atribuirea în conformitate cu programul convenit; şi (c) domeniul de aplicare a serviciilor este în concordanţă cu nevoile proiectului.

Conflictul de interese

1.9 Politica Băncii cere ca consultanţii să oferă consiliere profesională, obiectivă şi imparţială şi în orice moment să ţină de interesele clientului mai presus de orice, fără nici o consideraţie pentru activitatea viitoare şi că, în prestarea serviciilor de consultanţă vor evita conflictele cu alte alocări şi propriile lor interese corporative. Consultanţi nu vor fi angajaţi pentru orice misiune care ar fi în conflict cu obligaţiile lor anterioare sau curente faţă de alţi clienţi, sau care-i pot plasa într-o poziţie de a fi în imposibilitatea de a efectua atribuirea în interesul Debitorului. Fără a se limita la generalitatea celor de mai sus, consultanţii nu vor fi angajaţi în condiţiile prezentate mai jos:

(a) Conflict între activităţi de consultanţă şi achiziţii de bunuri, lucrări sau servicii nonconsultanţă (de exemplu, alte servicii decît serviciile acoperite de aceste Normative⁸): O firmă care a fost angajată de către Debitor pentru a furniza bunuri, lucrări sau servicii de nonconsultanţă pentru un proiect; sau orice afiliat care controlează direct sau indirect este controlat de sau este sub control comun cu acea firmă, trebuie să fie descalificat de la furnizarea serviciilor de consultanţă care rezultă din sau este direct legat de aceste bunuri, lucrări sau servicii de nonconsultanţă. În schimb, o firmă angajată pentru a oferi servicii de consultanţă pentru pregătirea (înainte de intrare în vigoare a creditului) sau punerea în aplicare a unui proiect, sau orice afiliat care controlează direct sau indirect, este controlat de sau este sub control comun cu firma, va fi descalificat de la furnizarea ulterioară a bunurilor, lucrărilor sau serviciilor (altele decît serviciile de consultanţă care fac obiectul prezentelor Normative) rezultate din sau legate în mod direct de serviciile de consultanţă pentru astfel de pregătire sau punere în aplicare. Această prevedere nu se aplică diferitelor firme (consultanţi, antreprenori, sau furnizori), care împreună îndeplinesc obligaţiile Antreprenorului pe un contract de predare la cheie, de design sau de construcţie.

_________________________

⁶ Aceste servicii din urmă sunt licitate şi contractate, pe baza performanţei rezultatelor fizice măsurabile şi achiziţionate în conformitate cu Normativele actuale: Achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii de nonconsultanţă în cadrul creditelor BIRD şi Creditelor şi Granturilor AID, se face referire aici ca "Normative pentru achiziţii".

⁷ Aceasta include selectarea consultanţilor de către un Agent de Achiziţii sau de Manager în Construcţii în conformitate cu alineatul 3.17 din prezentele Normative.

Banca poate fi de acord cu utilizarea sistemelor de achiziţii publice ale ţării Debitorului - numit Utilizarea Sistemului Naţional (USN) - pentru selectarea consultanţilor (inclusiv persoane fizice) în conformitate cu punctul 3.12 din prezentele Normative. În astfel de cazuri, Acordul de credit între Debitor şi Bancă va descrie procedurile aplicabile de selectare a Debitorului, şi aplicarea deplină a Secţiunii I şi orice alte părţi ale acestor Normative pot fi considerate relevante de către Bancă.

⁸ A se vedea punctul 1.7 din prezentele Normative.

(b) Conflict între atribuiri de consultare: Nici consultanţi (inclusiv personalul lor şi subconsultanţi), nici orice afiliat care controlează direct sau indirect, este controlat de sau este sub control comun cu firma, va fi angajat pentru orice misiune care, prin natura sa, poate fi în conflict cu o altă atribuire a consultanţilor. Ca de exemplu, consultanţi care ajută un client în procesul de privatizare a patrimoniului public nu trebuie nici să cumpere, nici să recomande cumpărătorilor astfel de active. În mod similar, consultanţi angajaţi pentru a pregăti Termenii de Referinţă (TDR) pentru o atribuire nu vor fi angajaţi pentru atribuirea în cauză.

(c) Relaţia cu personalul Debitorului: Consultanţii (inclusiv experţii lor şi alt personal şi subconsultanţi), care au o relaţie strînsă de afaceri sau de familie cu personalul profesionist al Debitorului (sau al agenţiei de punere în aplicare a proiectului sau a recipientului unei părţi a creditului), care sunt implicaţi în mod direct sau indirect în orice parte a: (i) pregătirii TDR pentru atribuire, (ii) procesului de selectare pentru contract sau (iii) supravegherii unui asemenea contract nu poate încheia un contract, atît timp cît conflictul care rezultă din această relaţie nu va fi rezolvat într-un mod acceptabil pentru Bancă de-a lungul procesului de selectare şi executare a contractului.

(d) Un consultant depune o singură propunere, fie individual, fie ca un partener al întreprinderii mixte în altă propunere. În cazul în care un consultant, inclusiv un partener al întreprinderii mixte, susţine sau participă la mai mult de o propunere, toate aceste propuneri vor fi descalificate. Acest lucru, cu toate acestea, nu exclude ca o firmă de consultanţă să participe în calitate de subconsultant sau ca o persoană fizică să participe ca membru al echipei, în mai mult de o propunere, atunci cînd circumstanţele justifică şi dacă este permis de CDO.

Avantaj competitiv neloial

1.10 Echitate şi transparenţă în procesul de selectare cere ca consultanţi sau filialele lor, care concurează pentru o atribuire specifică să nu obţină un beneficiu competitiv de a avea servicii de consultanţă prestate în legătură cu atribuirea în cauză. În acest scop, Debitorul va pune la dispoziţia tuturor consultanţilor preselectaţi, împreună cu cererea de propuneri, toate informaţiile care ar da în acest sens unui consultant un avantaj competitiv.

Eligibilitatea

1.11 Pentru a stimula concurenţa, Banca permite consultanţilor (firme şi persoane fizice) din toate ţările să ofere servicii de consultanţă pentru proiecte finanţate de Bancă.⁹ Orice condiţii de participare sunt limitate la cele care sunt esenţiale pentru a asigura capacitatea firmei de a îndeplini contractul în cauză.

1.12 În legătură cu orice contract care urmează să fie finanţat în întregime sau în parte, dintr-un credit al Băncii, Banca nu permite unui Debitor să refuze participarea la o preselectare sau la selectare sau la atribuirea unui consultant pentru motive care nu au legătură cu: (i) capacitatea şi resursele pentru a îndeplini cu succes contractul; sau (ii) situaţii cu conflictul de interese reglementate de punctul 1.9 de mai sus.

1.13 Ca o excepţie de la punctele 1.11 şi 1.12 de mai sus:

(a) Consultanţii pot fi excluşi în cazul în care: (i) ca o chestiune legală sau de reglementare oficială, ţara Debitorului interzice relaţiile comerciale cu ţara consultantului, cu condiţia că Banca este de acord ca o astfel de excludere să nu se opună unei concurenţe efective pentru procurarea serviciilor de consultanţă necesare; sau (ii) printr-un act de conformitate cu o decizie a Consiliului de Securitate al Organizaţiei Naţiunilor Unite, adoptată în temeiul capitolului VII din Statutul Organizaţiei Naţiunilor Unite, ţara Debitorului interzice orice plăţi către orice ţară, persoană sau entitate. În cazul în care ţara Debitorului interzice plăţile către o anumită firmă sau pentru bunuri speciale prin astfel de act de conformitate, acea firmă poate fi exclusă.

(b) Întreprinderi sau instituţii guvernamentale din ţara Debitorului pot participa în ţara Debitorului numai dacă se poate stabili că acestea (i) sunt autonome din punct de vedere juridic şi financiar, (ii) funcţionează în conformitate cu dreptul comercial şi (iii) nu sunt dependente de agenţii ale Debitorului sau sub-debitorului.¹⁰

(c) Prin derogare de la litera (b), în cazul în care serviciile universităţilor aflate în proprietatea guvernului sau centrele de cercetare sau alte instituţii din ţara Debitorului sunt de natură unică şi excepţională, inclusiv din cauza absenţei unei alternative adecvate din sectorul privat; şi participarea lor este esenţială pentru implementarea proiectului, Banca poate conveni asupra angajării acestor instituţii pe o bază de la caz la caz. Pe aceeaşi bază, profesorii universitari sau oameni de ştiinţă de la instituţii de cercetare pot fi contractaţi individual în baza finanţării Băncii.

(d) Funcţionarii guvernamentali şi funcţionarii publici din ţara Debitorului pot fi angajaţi numai în cadrul unor contracte de consultanţă din ţara Debitorului, fie ca persoane fizice, fie ca membri ai echipei de experţi propuşi de o firmă de consultanţă, cu condiţia că o astfel de angajare nu intră în conflict cu orice lege referitor la muncă sau alte legi sau regulamente, sau politici din ţara Debitorului şi în cazul în care (i) sunt în concediu pe cont propriu, sau au demisionat sau s-au pensionat; (ii) nu sunt angajaţi de către agenţia la care au lucrat înainte de a merge în concediu pe cont propriu, au demisionat, sau s-au pensionat¹¹; şi (iii) angajarea lor nu ar crea un conflict de interese (a se vedea punctul 1.9).

(e) O firmă sau o persoană sancţionată de către Bancă în conformitate cu punctul 1.23 (d) din prezentele Normative sau în conformitate cu Grupul Băncii Mondiale pentru politicile anti-corupţie şi procedurile de sancţionare¹² este neeligibilă pentru a încheia un contract finanţat de Bancă, sau a beneficia de un contract finanţat de Bancă, financiar sau în orice alt mod, în perioada de timp pe care Banca o va stabili.

__________________________

⁹ Banca permite firmelor şi persoanelor fizice din Taiwan, China, pentru a oferi servicii de consultanţă pentru proiecte finanţate de Bancă.

¹⁰ Pentru a fi eligibil, o întreprindere cu capital de stat sau instituţie trebuie să stabilească spre satisfacţia Băncii, prin toate documentele relevante, inclusiv Statul ei şi alte informaţii pe care Banca poate solicita, că: (i) este o entitate juridică separată de guvern; (ii) nu primeşte în prezent nici un fel de subvenţii sau sprijin bugetar; (iii) funcţionează ca orice întreprindere comercială, şi, printre altele, nu este obligată să transmită surplusul guvernului, poate dobîndi drepturi şi responsabilităţi, credita fonduri şi să fie răspunzător pentru rambursarea datoriilor sale, şi poate fi declarată falimentară; şi (iv) nu este în proces de licitare pentru un contract care urmează să fie acordat de către Departamentul sau agenţie a guvernului, care în conformitate cu legile sau reglementările lor aplicabile este autoritatea de raportare sau de supraveghere a întreprinderii sau are capacitatea de a exercita o influenţă sau control asupra întreprinderii sau instituţiei.

¹¹ În caz de demisie sau pensionare, pentru o perioadă de cel puţin 6 (şase) luni, sau perioada stabilită prin dispoziţiile statutare aplicabile faţă de funcţionari publici în ţara Debitorului, oricare dintre acestea este mai lungă. Profesori sau personal şi experţi în domenii de specialitate de la universităţi, instituţii de învăţămînt şi instituţiile de cercetare pot fi contractate individual prin cumul, cu condiţia ca aceştia au fost angajaţi permanenţi ai instituţiilor lor pentru un an sau mai mult inainte de a fi contractaţi şi astfel angajarea este justificată pentru serviciile solicitate.

¹² În sensul prezentului alineat, politicile Grupul Băncii Mondiale privind politicile de combatere a corupţiei sunt stabilite în Normativele privind prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în proiectele finanţate prin credite BIRD şi credite şi granturi AID, precum şi în Normativele Anticorupţie pentru CIF, AGMI şi Tranzacţii de garantare ale Băncii Mondiale. Procedurile de sancţiuni ale Bancii sunt făcute publice pe site-ul extern al Băncii.

Contractare avansată şi finanţare retroactivă

1.14 În anumite situaţii, cum ar fi pentru a accelera punerea în aplicare a proiectului, Debitorul poate, cu acordul Băncii, dori să procedeze la selectarea consultanţilor înainte ca Acordul de credit aferent să fie semnat. Acest proces este denumit ca precontractare. În astfel de cazuri, procedurile de selectare, inclusiv publicitate, trebuie să fie în conformitate cu aceste Normative, iar Banca va analiza procesul utilizat de către Debitor. Un Debitor se angajează în astfel de precontractare pe propriul risc, şi orice aprobare emisă de Bancă cu privire la proceduri, documentaţie sau propunerea de atribuire nu obligă Banca să elibereze un credit pentru proiectul în cauză. Dacă contractul este semnat, rambursarea de către Bancă de orice plăţi efectuate de către Debitor în conformitate cu contract, înainte de semnarea creditului se face referire la finanţare ca la una retroactivă şi este permisă numai în limitele specificate în Acordul de credit.

Asociaţii între Consultanţi

1.15 Consultanţii se pot asocia, unul cu celălalt, în formă de întreprindere mixtă sau a unui acord de subconsultanţă pentru a completa domeniile lor de expertiză, să consolideze capacitatea de reacţie tehnică a propunerilor lor şi să facă disponibile fonduri comune mai mari de experţi, să ofere abordări şi metode mai bune, şi, în unele cazuri, să ofere preţuri mai mici. O astfel de asociaţie poate fi de lungă durată (independent de orice atribuire particulară) sau pentru o atribuire specifică. În cazul în care Debitorul are o asociere în forma unei întreprinderi mixte, asociaţia va numi una dintre firme pentru a reprezenta asociaţia; toţi membrii societăţii mixte sau reprezentantul acestora în baza unei procure, vor semna contractul. Toţi membrii societăţii mixte trebuie să fie solidari şi individual responsabili pentru întreaga atribuire. După finalizarea preselecţiilor şi emiterea Cererilor de Ofertă (CDO), orice asociaţie în formă de întreprindere mixtă sau subconsultanţă in rîndul firmelor preselectate este permisă numai cu acordul Debitorului. Debitorii nu solicită ca consultanţii să formeze asociaţii cu orice firmă specifică sau grupul de firme sau să includă orice persoană fizică specială în propunerile lor, dar pot încuraja asocierea cu firme naţionale calificate.

Revizuirea, Asistenţa şi Monitorizarea Băncii

1.16 Banca analizează angajarea consultanţilor de Debitor pentru a se asigura că procesul de selectare se desfăşoară în conformitate cu dispoziţiile prezentelor Normative. Procedurile de revizuire sunt descrise în Anexa 1.

1.17 În situaţii excepţionale, atunci cînd Debitorul este în imposibilitatea de a pregăti o preselectare sau o listă lungă, şi ca răspuns la cererea sa scrisă, Banca poate asista Debitorul în crearea listelor scurte¹³ sau listelor lungi¹⁴ de firme pe care Banca se aşteaptă să fie capabilă să exercite atribuirea. Asigurarea unor astfel de liste nu reprezintă o susţinere a consultanţilor. Debitorul îşi păstrează responsabilitatea de a verifica eligibilitatea şi calificările firmelor de pe listă, şi poate şterge orice nume sau adăuga alte nume pe care doreşte; cu toate acestea, lista scurtă finală se prezintă Băncii pentru aprobare înainte ca Debitorul să emită CDO.

1.18 Debitorul este responsabil pentru supravegherea performanţei consultanţilor şi asigurarea că ei îndeplinesc atribuirea în conformitate cu contract. Fără să-şi asume responsabilităţile Debitorului sau consultanţilor, personalul Băncii monitorizează calitatea muncii consultanţilor, dacă este necesar să se asigure că aceasta este efectuată în conformitate cu standardele adecvate şi se bazează pe date fiabile. După caz, Banca poate lua parte la discuţii între Debitor şi consultanţi şi, dacă este necesar, poate ajuta Debitorul în abordarea problemelor legate de atribuire. În cazul în care o parte semnificativă a atribuirii se efectuează la sediile consultanţilor, Banca poate, cu acordul Debitorului, vizita aceste sedii pentru a analiza munca consultanţilor.

Procurări eşuate

1.19 Banca nu finanţează cheltuielile în cadrul unui contract de servicii de consultanţă în cazul în care Banca ajunge la concluzia că astfel de contract: (a) nu a fost acordat în conformitate cu dispoziţiile ale Acordului de credit şi, cum este detaliat în Planul de Achiziţii¹⁵ la care Banca nu a emis aprobare; (b) nu a putut fi acordat consultantului altfel determinat de succes din cauza comportamentului intenţionat tergiversant sau altor acţiuni ale Debitorului rezultate în întîrzieri nejustificate, sau propunerea de succes ne mai fiind disponibilă, sau respingerea greşită a oricărei propuneri; sau (c) implică angajarea unui reprezentant al Debitorului, sau unui recipient al oricărei părţi din sumele creditului, în fraudă şi corupţie conform punctului 1.23 (c). În astfel de cazuri, fie în curs de revizuire, înainte sau după, Banca va declara procurări eşuate, şi este politica Băncii de a anula acea parte a creditului alocată serviciilor care au fost supuse procurării eşuate. Banca poate, în plus, să exercite alte măsuri prevăzute în Acordul de Credit. Chiar şi după ce contractul este atribuit după obţinerea aprobării Băncii, Banca poate declara încă de procurări eşuate şi se aplică în întregime politicile şi măsurile sale, indiferent dacă creditul a fost închis sau nu, în cazul în care ajunge la concluzia că aprobarea nu a fost eliberată pe baza informaţiilor incomplete, inexacte sau care induc în eroare, furnizate de către Debitor sau că termenii şi condiţiile contractului au fost modificate în mod substanţial, fără aprobarea Băncii.

___________________________

¹³ Lista scurtă: a se vedea punctul 2.6, 2.7 şi 2.8.

¹⁴ Listă lungă: o listă preliminară de firme potenţiale din care va fi stabilită lista scurtă.

¹⁵ A se vedea punctul 1.25.

Referire la Bancă

1.20 Debitorul va utiliza următorul text¹⁶ atunci cînd se referă la Bancă în CDO şi documentele de contract:

"[Numele Debitorului] a primit [sau, "a solicitat"] un [credit] de la [Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare] ("Banca"), într-o sumă echivalentă a _____ dolari SUA, pentru costul de [denumirea proiectului], şi intenţionează să aplice o parte din veniturile din acest [Credit] pentru plăţile eligibile în cadrul acestui Contract. Plăţile de către Banca vor fi efectuate numai la cererea [numele Debitorului sau desemnatului] şi după aprobarea de către Banca, şi vor fi supuse, în toate privinţele, termenilor şi condiţiilor Acordului de [Credit]. Acordul de [Creditului] interzice o retragere din Contul de [Credit] în scopul de orice plată către persoane sau entităţi, sau pentru orice import de bunuri, în cazul în care o astfel de plată sau import, la cunoaşterea Băncii, este interzisă printr-o decizie a Consiliului de Securitate al Organizaţiei Naţiunilor Unite adoptată în temeiul Capitolului VII din Statutul Organizaţiei Naţiunilor Unite. Nici o altă parte decît [numele Debitorului] nu va deriva orice drepturi din Acordul de [Creditul] sau nu va avea nici o pretenţie la sumele [Creditului]."

Formarea sau transferul de cunoştinţe

1.21 În cazul în care atribuirea include o componentă importantă de formare sau de transfer de cunoştinţe personalului Debitorului sau consultanţilor naţionali, TDR va indica obiectivele, natura, domeniul de aplicare, precum şi obiectivele programului de formare, inclusiv detalii cu privire la formatori şi cursanţi, abilităţi de a fi transferate, interval de timp, şi măsurile de monitorizare şi evaluare. Costul pentru programul de formare trebuie să fie inclus în contractul consultantului şi în bugetul pentru atribuire.

Limba

1.22 CDO şi propunerile vor fi pregătite în una din limbile, selectate de către Debitor: engleză, franceză sau spaniolă. În plus faţă de una dintre limbile menţionate mai sus, Debitorul are opţiunea de a emite versiunile traduse ale acestor documente în altă limbă pe care ar trebui să fie: (i) limba naţională a Debitorului; sau (ii) limba folosită la nivel naţional în ţara Debitorului pentru tranzacţii comerciale, în continuare fiecare se numeşte "Limba Naţională".¹⁷ În cazul în care lista scurtă cuprinde numai cetăţeni în conformitate cu alineatul 2.7, Banca poate conveni ca Debitorul să emită CDO numai în Limba Naţională. În cazul în care CDO-ul este eliberată în două limbi, consultanţi au posibilitatea de a prezenta propuneri în oricare din cele două limbi în care este emisă CDO. Contractul semnat cu consultantul cîştigător va fi întotdeauna scris în limba în care a fost prezentată propunerea sa, care este limba care guvernează relaţiile contractuale între Debitor şi consultant. În cazul în care contractul este semnat în Limba Naţională, Debitorul va asigura Banca cu o traducere exactă a contractului în limba engleză, franceză sau spaniolă în momentul depunerii contractului iniţial, conform Anexei 1. Consultanţilor nici li se va cere şi nici le va fi permis de a semna contracte în mai multe limbi.

Fraudă şi corupţie

1.23 Politica Băncii de a solicita ca Debitorii (inclusiv beneficiarii de credite bancare), consultanţii şi agenţii lor (fie declaraţi sau nu), sub-antreprenori, subconsultanţii, furnizorii de servicii sau furnizori, precum şi orice personal al acestora, să respecte cel mai înalt standard de etică în timpul selectării şi executării contractelor finanţate de Bancă.¹⁸ În conformitate cu această politică, Banca:

(a) defineşte, în sensul prezentei dispoziţii, termenii prezentaţi mai jos, după cum urmează:

(i) "practici corupte" este dare, oferire, primire sau solicitare, în mod direct sau indirect, de orice valoare pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile altei părţi;¹⁹

(ii) "practică frauduloasă" este orice act sau omisiune, inclusiv declaraţii false, care cu bună-ştiinţă sau din neglijenţă, induce în eroare sau încearcă să inducă în eroare, o parte pentru a obţine beneficii financiare sau de alt gen, sau pentru a evita o obligaţie;²⁰

(iii) "practici coluzive" este un acord între două sau mai multe părţi destinate realizării unui scop necorespunzător, inclusiv de a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei alte părţi;²¹

(iv) "practici coercitive" este afectarea sau dăunarea, sau ameninţare să afecteze sau să dăuneze, direct sau indirect, oricărei părţi sau proprietăţii părţii pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei părţi;²²

(v) "practică obstructivă"

(aa) în mod deliberat distrugere, falsificare, modificare sau disimulare de dovezi pentru a ancheta sau a face declaraţii false în faţa anchetatorilor pentru a împiedica în mod semnificativ o anchetă a Băncii asupra acuzaţiilor de practică de corupţie, frauduloasă, coercitivă sau coluzivă; şi/sau ameninţarea, hărţuire sau intimidare a oricărei părţi pentru a preveni să divulge cunoştinţele sale despre aspectele relevante ale investigaţiei sau de la urmărirea anchetei, sau

(bb) acte destinate să împiedice în mod semnificativ exercitarea drepturilor la inspecţie şi audit ale Băncii prevăzute de alin.1.23 (e) de mai jos;

(b) va respinge o propunere de acordare în cazul în care stabileşte că consultantul recomandat pentru acordare sau orice membru al personalului său, sau agenţii săi sau subconsultanţi, subcontractori, furnizori de servicii, furnizori şi/sau angajaţii acestora, direct sau indirect, s-au implicat în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive pe parcursul concurării pentru contractul în cauză;

(c) va declara procurări eşuate şi va anula partea din Creditul, alocată unui contract în cazul în care stabileşte, la orice moment, că reprezentanţii Debitorului sau recipientului al oricărei părţi din sumele Creditului s-au angajat în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive în timpul procesului de selectare sau punere în aplicare a contractului în cauză, fără ca Debitorul să fi luat măsuri la timp şi adecvate satisfăcătoare pentru Banca pentru a aborda astfel de practici, atunci apar, inclusiv prin faptul că nu a informat Banca în timp util în momentul în care a cunoscut despre practici;

(d) va sancţiona o firmă sau o persoană fizică, în orice moment, în conformitate cu procedurile de sancţiuni în vigoare ale Băncii,²³ inclusiv prin declararea în mod public, că o firmă sau persoană fizică este neeligibilă, fie pe termen nelimitat sau pentru o perioadă de timp: (i) să fie acordat un contract finanţat de Bancă; şi (ii) să fie numit²⁴ subconsultant, furnizor sau prestator de servicii al unei firme de altfel eligibile fiind acordat un contract finanţat de Bancă;

(e) va cere ca o clauză să fie inclusă în CDO şi în contractele finanţate de Bancă despre un credit bancar care are nevoie de consultanţi şi agenţi, personal, subconsultanţi, subcontractanţi, furnizori de servicii sau furnizorii lor, pentru a permite Băncii să inspecteze toate conturile, înregistrările şi alte documente referitoare la depunerea propunerilor şi executare a contractului, precum şi de a le fi audiat de către auditori numiţi de Bancă; şi

(f) va cere ca, atunci cînd un Debitor selectează o agenţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU) de a furniza servicii de asistenţă tehnică, în conformitate cu punctul 3.15 conform unui acord semnat între Debitor şi agenţia ONU, dispoziţiile de mai sus ale prezentului paragraf 1.23 în ceea ce priveşte sancţiunile pentru fraudă sau corupţie se aplică în totalitate faţă de consultanţi şi subconsultanţi, furnizori, prestatori de servicii, contractori, subcontractori şi angajaţii lor, care au semnat contracte cu agenţia ONU. Ca o excepţie de la cele de mai sus, punctele 1.23 (d) şi (e) nu se vor aplica faţă de agenţia ONU şi angajaţii săi, şi punctul 1.23 (e) nu se va aplica contractelor dintre agenţia ONU şi furnizorii săi şi furnizorii de servicii. În astfel de cazuri, agenţiile ONU vor aplica propriile norme şi reglementări pentru investigarea acuzaţiilor de fraudă sau de corupţie care fac obiectul unor astfel de termeni şi condiţii pe care Banca şi agenţia ONU pot conveni, inclusiv obligaţia de a informa periodic Banca despre deciziile şi acţiunile luate. Banca îşi rezervă dreptul de a solicita de la Debitor să aplice măsuri, cum ar fi suspendarea sau încetarea. Agenţiile ONU vor consulta lista Băncii cu firme şi persoane fizice suspendate sau puse sub interdicţie. În cazul în care o Agenţie ONU semnează un contract sau o comandă de achiziţie cu o firmă sau o persoană fizică suspendată sau exclusă de Bancă, Banca nu va finanţa cheltuielile aferente şi va aplica alte căi de atac, după caz.

1.24 Cu acordul specific al Băncii, un Debitor poate introduce în CDO pentru contractele finanţate de Bancă, o cerinţă ca consultantul să includă în propunere o obligaţie a consultantului de a respecta, în competiţie pentru şi executarea unui contract, legile ţării împotriva fraudei şi corupţiei (inclusiv mita), cum sunt enumerate în CDO.²⁵ Banca va accepta introducerea unei astfel de cerinţe, la cererea ţării Debitorului, cu condiţia ca regimul de reglementare a unei astfel de obligaţii să fie satisfăcător pentru Bancă.

_________________________

¹⁶ Să fie modificate corespunzător în cazul unui credit de la AID sau un fond de grant sau fiduciar.

¹⁷ Banca trebuie să fie mulţumită cu limba de utilizare. Debitorul îşi asumă întreaga responsabilitate pentru traducerea corectă a documentelor în Limba Naţională. În caz de orice discrepanţă cu documentele în limba engleză, franceză sau spaniolă textul din urmă prevalează.

În cazul în care Debitorul are mai mult de o Limbă Naţională şi o lege naţională prevede ca actele oficiale să fie emise în toate limbile naţionale, Debitorul va folosi o limbă naţională în CDO şi poate emite versiuni traduse în celelalte limbi.

¹⁸ În acest context, orice acţiune întreprinsă de un consultant sau orice membru al personalului său, sau agenţii săi, sau subconsultanţi, subcontractori, furnizori de servicii, furnizori, şi/sau angajaţii acestora, pentru a influenţa procesul de selectare sau executarea contractului pentru un folos necuvenit este improprie.

¹⁹ În sensul prezentului subparagraf, "o altă parte" se referă la un funcţionar public acţionînd în legătură cu procesul de selectare sau executare a contractului. În acest context, "funcţionar public" include personalul Băncii Mondiale şi angajaţii altor organizaţii care iau sau analizează deciziile de selectare.

²⁰ În sensul prezentului subparagraf, "parte", se referă la un funcţionar public; termenii "beneficiu" şi "obligaţia" se referă la procesul de selectare sau executare a contractului; şi "faptul sau omisiune" este destinat să influenţeze procesul de selectare sau executare a contractului.

²¹ În sensul prezentului subparagraf, "părţile" se referă la participanţii la procesul de achiziţii sau de selectare (inclusiv funcţionari publici) care încearcă fie ei înşişi, fie prin intermediul unei alte persoane sau entităţi care nu participă la procesul de achiziţii sau de selectare, să stimuleze concurenţa sau să stabilească preţurile de contract la niveluri artificiale, necompetitive, sau sunt secrete pentru alte preţuri de ofertă sau alte condiţii.

²² În sensul prezentului subparagraf, "partea", se referă la un participant în procesul de selectare sau executare a contractului.

²³ O firmă sau persoană fizică poate fi declarată neeligibilă pentru atribuireea unui contract finanţat de Bancă la: (i) finalizarea procedurilor de sancţionare ale Băncii, conform procedurilor sale de sancţiuni, inclusiv, printre altele, excludere încrucişată convenită cu alte Instituţii Financiare Internaţionale, inclusiv Băncile Multilaterale de Dezvoltare, precum şi prin aplicarea procedurilor corporative administrative de sancţiuni de achiziţii ale Grupului Băncii Mondiale pentru fraudă şi corupţie; şi (ii) ca urmare a suspendării temporare sau suspendarea temporară precoce în legătură cu o procedură de sancţiuni în curs de desfăşurare. A se vedea adnotarea 12 şi punctul 8 din Anexa 1 la prezentele Normative.

²⁴ Un subconsultant, furnizor sau furnizorul de servicii numit este unul care a fost fie: (i) inclus de către consultant în propunerea sa, pentru că aduce o experienţă specifică şi semnificativă şi know-how, care sunt considerate în evaluarea tehnică a propunerii consultantului pentru serviciile speciale; sau (ii) desemnat de Debitor.

²⁵ Ca un exemplu, o astfel de obligaţie ar putea avea următorul cuprins: "Ne angajăm ca, în competiţie pentru (şi, în cazul în care atribuirea se face în favoarea noastră, în executarea) contractului de mai sus, vom respecta legile împotriva fraudei şi corupţiei în vigoare în ţara Clientului, ca astfel de legi au fost enumerate de catre Client in CDO pentru acest contract."

Planul de achiziţii

1.25 Prepararea unui Plan de achiziţii realist²⁶ pentru un proiect este esenţială în scopul monitorizării cu succes şi punerii în aplicare. Ca parte a pregătirii proiectului, Debitorul va pregăti un Plan de Achiziţii preliminar, cu toate acestea de probă, pentru întreaga sferă de aplicare a proiectului. La un nivel minim, Debitorul va pregăti un Plan de achiziţii detaliat şi cuprinzător, inclusiv toate contractele pentru care selectarea firmelor şi persoanelor fizice va avea loc în primele 18 (optsprezece) luni de implementare a proiectului. La un acord cu Banca se va ajunge cel mai tîrziu în timpul negocierilor de credit. Debitorul va actualiza Planurile de achiziţii pe întreaga durată a proiectului, cel puţin anual, prin includerea contractelor acordate anterior şi care vor fi achiziţionate în următoarele 12 (douăsprezece) luni. Toate planurile de achiziţii şi actualizările sau modificările acestora fac obiectul analizei²⁷ prealabile a Băncii şi aprobării înainte de implementare. După negocieri de credit, Banca va organiza publicarea pe site-ul său extern a Planului de Achiziţii iniţial acordat şi toate actualizările ulterioare după ce s-a ajuns la aprobare.

____________________

²⁶ Planul de achiziţii, inclusiv actualizările acestora sunt stabilite la un nivel minim (i) o scurtă descriere a serviciilor de consultanţă necesare pentru proiectul pentru care invitaţii de propuneri urmează să fie emise în cursul perioadei în cauză; (ii) metodele propuse de selecţie autorizate în temeiul acordului de credit; (iii) cerinţele şi pragurile de revizuire ale Băncii; şi (iv) calendarul pentru activităţile cheie de selectare, precum şi orice alte informaţii pe care Banca poate solicita în mod rezonabil. Pentru proiectele sau componente ale acestora, care sunt conduse de caracterul cererii, cum ar fi Dezvoltarea Condusă de Comunitate (DCC), Abordările Desfăşurate de Sector (ADS) etc. în cazul în care contractele specifice sau orarul lor nu pot fi identificate în prealabil, un şablon potrivit din Planul de achiziţii va fi convenit cu Banca pentru monitorizarea şi punerea în aplicare a selectării consultanţilor. În cazul în care proiectul include achiziţionarea de bunuri, lucrări şi servicii care nu sunt de consultanţă, Planul de Achiziţii ar trebui să includă, de asemenea, metodele de achiziţii publice în conformitate cu Normative: Achiziţiei de mărfuri, Lucrări şi Servicii de nonconsultanţă în cadrul creditelor BIRD şi Creditelor & Granturilor AID de Debitorii Băncii Mondiale.

²⁷ A se vedea Anexa 1.

III. SELECTARE BAZATĂ PE CALITATE ŞI COST (SBCC)

Procesul de selectare

2.1 SBCC utilizează un proces competitiv in rîndul firmelor de pe lista scurtă care ia în considerare calitatea propunerii şi costul serviciilor în selectarea firmei de succes. Cost ca un factor de selectare va fi utilizat judicios. Ponderea relativă să se acorde calităţii şi costul se stabileşte pentru fiecare caz în funcţie de caracterul atribuirii.

2.2 Procesul de selectare trebuie să includă următoarele etape:

(a) pregătirea TDR;

(b) pregătirea devizului a costurilor şi a bugetului şi criteriilor de preselectare;

(c) publicitate;

(d) pregătirea listei scurte a consultanţilor;

(e) pregătirea şi eliberarea CDO (care ar trebui să includă: Scrisoarea de invitaţie (SDI), Instrucţiuni pentru Consultanţi (IPC), TDR şi proiectul contractului propus);

(f) primirea de propuneri;

(g) evaluarea propunerilor tehnice: luarea în considerare a calităţii;

(h) deschiderea publică a ofertelor financiare;

(i) evaluarea propunerii financiare;

(j) evaluarea finală a calităţii şi a costurilor; şi

(k) negocieri şi acordarea contractului firmei selectate.

Termeni de referinţă (TDR)

2.3 Debitorul este responsabil pentru pregătirea TDR pentru atribuire. TDR se pregătesc de către o persoană(e) sau o firmă specializată în domeniul numirii. Domeniul de aplicare al serviciilor descrise în TDR este compatibil cu bugetul disponibil. TDR va defini în mod clar obiectivele, scopurile şi domeniul de aplicare al numirii şi va furniza informaţii de bază (inclusiv o listă de studii relevante existente şi datele de bază) pentru a facilita pregătirea de către consultanţi a propunerilor lor. Dacă transferul de cunoştinţe sau formarea este un obiectiv, ar trebui să fie subliniat în mod specific, împreună cu detalii privind numărul de personal care urmează să fie instruit, şi aşa mai departe, pentru a permite consultanţilor să estimeze resursele necesare. TDR enumeră serviciile şi studiile necesare pentru asigurarea serviciilor de consultanţă şi rezultatele aşteptate (de exemplu, rapoarte, date, hărţi, studii etc.). Cu toate acestea, TDR nu trebuie să fie prea detaliat şi inflexibil, astfel încît consultanţii concurenţi să poată propune propria metodologie şi de personal. Firmele sunt încurajate să comenteze TDR în propunerile lor. Debitorul şi responsabilităţile respective ale consultanţilor ar trebui să fie clar definite în TDR.

Estimarea costurilor (Buget)

2.4 Prepararea unui deviz a costurilor bine gîndit este esenţial dacă resursele bugetare realiste vor fi alocate. Estimarea costurilor se bazează pe evaluarea de către Debitor a resurselor necesare pentru a efectua atribuirea: timpul experţilor, suportul logistic, precum şi intrări fizice (de exemplu, vehicule, echipamente de laborator). Costurile se împart în două mari categorii: (a) taxa sau remunerare (în funcţie de tipul de contract folosit), şi (b) articole rambursabile, şi divizate în costuri străine şi locale. Costul intrărilor timpului experţilor se estimează pe baza unei evaluări realiste a expertizelor naţionale şi internaţionale necesare. CDO indică nivelul estimat al intrărilor de timp al experţilor sau costul total estimat al contractului, dar nu şi estimările detaliate, cum ar fi taxele.

Publicitate

2.5 Pentru toate proiectele, Debitorul este obligat să pregătească şi să prezinte Băncii o Notificare Generală privind Achiziţii. Banca va asigura publicarea acesteia în Dezvoltarea Afacerilor ONU on-line (UNDB on-line) şi pe site-ul extern al Băncii.²⁸ Pentru a obţine exprimările de interes (EDI), Debitorul trebuie să includă o listă de sarcini de consultanţă preconizate în Notificarea Generală privind Achiziţii, şi va face publicitate pentru o cerere de exprimare a interesului (CEI) pentru fiecare contract pentru firmele de consultanţă în Monitorul Oficial, cu condiţia că este de largă circulaţie, sau în cel puţin într-un ziar sau revistă tehnică sau financiară, de circulaţie naţională din ţara Debitorului, sau într-un portal electronic utilizat pe scară largă, cu acces gratuit la nivel naţional şi internaţional în limba engleză, franceză sau spaniolă.²⁹ În plus, sarcinile preconizate cu costul mai mare de 300.000 dolari SUA vor fi publicate în UNDB on-line.³⁰ Debitorii pot, de asemenea, în astfel de cazuri să facă publicitate CEI într-un ziar internaţional sau o revistă tehnică sau financiară. Informaţiile solicitate trebuie să fie minimul necesar pentru a face o impresie cu privire la capacitatea firmei şi să nu fie atît de complexe încît să descurajeze consultanţi să-şi exprime interesul. CEI includ cel puţin următoarele informaţii aplicabile alocării: calificările necesare şi experienţa firmei, dar nu date biologice ale experţilor individuali; criterii pentru preselecţie; şi dispoziţiile cu privire la conflictul de interese. Nu mai puţin de 14 (paisprezece) zile de la data postării pe UNDB on-line sunt oferite pentru răspunsuri, înainte de pregătirea listei scurte. Prezentarea tîrzie a unui răspuns la o CEI nu trebuie să fie un motiv de respingere a acesteia, cu excepţia cazului că Debitorul a pregătit deja o preselectare, în funcţie de CEI primite, care îndeplineşte condiţiile prevăzute la punctul 2.6 de mai jos. Banca va organiza publicarea simultană a tuturor CEI pregătite şi prezentate de Debitori pe site-ul extern al Băncii.

Lista Scurtă a Consultanţilor

2.6 Debitorul este responsabil pentru pregătirea preselectărilor. Debitorul va atrage prima atenţie acelor firme care exprimă interes, care au calificările relevante. Preselectarea va cuprinde şase firme cu o răspîndire geografică largă, cu (i) nu mai mult de două firme din orice ţară, cu excepţia cazului că nu există alte firme calificate identificate pentru a îndeplini această cerinţă³¹; şi (ii) cel puţin o întreprindere dintr-o ţară în curs de dezvoltare, cu excepţia cazului că nu a putut fi identificată nici o firmă calificată din ţările în curs de dezvoltare. Atunci cînd oricare dintre cerinţele de mai sus nu pot fi respectate, pe baza de EDI primite, Debitorul poate solicita direct interes din partea firmelor calificate pe baza cunoştinţelor proprii, sau să ceară asistenţa Băncii, în conformitate cu punctul 1.17. În mod excepţional, Banca poate accepta preselectarea care conţine un număr mai mic de firme, atunci cînd nu există firme calificate suficiente care şi-au exprimat interesul pentru atribuire specifică, atunci cînd nu au putut fi identificate firme suficient de calificate, sau atunci cînd dimensiunea contractului sau caracterul atribuirii nu justifică concurenţă mai mare. După ce Banca a emis aprobarea faţă de preselectare, Debitorul nu va face modificări fără aprobarea Băncii. Firmele care au exprimat interesul, precum şi orice altă firmă sau entitate care solicită în mod specific acest lucru, li se furnizează lista finală de firme de către Debitor.

2.7 Lista scurtă poate cuprinde în totalitate consultanţi naţionali (firme înregistrate sau fondate în ţară), în cazul în care atribuirea este mai jos de rata maximă (sau rate maxime), stabilită în Planul de Achiziţii aprobat de Bancă³², un număr suficient de firme naţionale calificate este disponibil pentru a avea o preselectare de firme cu costuri competitive, şi atunci cînd concurenţa, inclusiv consultanţi străini este, la prima vedere, nejustificată sau consultanţii străini nu şi-au exprimat interesul. Aceleaşi rate vor fi utilizate în operaţiunile de creditare ale Băncii în susţinerea Abordării Desfăşurate a Sectorului (ADS)³³ (în care sunt reunite fonduri guvernamentale şi/sau donatoare), ca prag sub care listele scurte vor fi compuse în întregime din firme naţionale selectate în conformitate cu procedurile convenite cu Banca. Cu toate acestea, în cazul în care firmele străine exprimă interesul, acestea vor fi luate în considerare.

2.8 Lista scurtă ar trebui să cuprindă, în mod normal consultanţi din aceeaşi categorie cu obiectivele de afaceri similare, capacităţi corporative, experienţa şi domeniul de expertiză, şi care au întreprins misiuni de caracter şi complexitate similară. Întreprinderi sau instituţii de stat şi organizaţiile nonprofit (ONG-uri, Universităţi, agenţii ONU etc.) nu ar trebui să fie, în mod normal incluse în aceeaşi preselectare, împreună cu firmele din sectorul privat, cu excepţia cazului cînd ele funcţionează ca societăţi comerciale care îndeplinesc cerinţele punctului 1.13(b) din prezentele Normative. Dacă se foloseşte tipul mixt, selectarea trebuie să fie în mod normal, efectuată folosind Selectarea bazată pe calitate (SBC) sau Selectarea bazată pe calificările consultanţilor (SCC) (pentru misiuni mici).³⁴ Lista scurtă nu va include Consultanţii individuali. În cele din urmă, în cazul în care aceeaşi firmă este considerată pentru includerea în listele scurte pentru misiuni concurente, Debitorul va evalua capacitatea generală a firmei de a efectua mai multe contracte, înainte de includerea ei în mai multe preselectări.

______________________

²⁸ UNDB on-line este o publicaţie a Naţiunilor Unite. Informaţii despre abonament sunt disponibile la: Business Development, Organizaţia Naţiunilore Unite, GCPO C/P 5850, New York, NY 10163-5850, Statele Unite ale Americii (site-ul: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). Site-ul Extern al Băncii Mondiale: www.worldbank.org.

²⁹ În plus, la alegerea Debitorului, în limba naţională astfel cum este definită în conformitate cu punctul 1.22.

³⁰ În mod excepţional, în cazul în care Banca a fost de acord să cuprindă în lista scurtă doar consultanţi naţionali, Banca poate conveni ca Debitorul să nu publice în UNDB on-line contractele peste US $ 300.000. Pragurile în US Dollar indicate de-a lungul acestor Normative includ toate impozitele şi taxele, dacă este cazul.

³¹ În scopul de a stabili o preselectare, naţionalitatea unei firme este cea a ţării în care este înregistrată sau fondată, şi, în cazul întreprinderilor mixte, cetăţenia partenerului principal.

³² Ratele în dolari se determină în fiecare caz în parte, luînd în considerare caracterul proiectului, capacitatea consultanţilor naţionali, precum şi complexitatea misiuni. Rata (sau rate), în mod normal nu trebuie să depăşească suma definită în Raportul de evaluare a achiziţiilor ţării (REAŢ) pentru Ţara Debitorului sau a altor evaluări similare efectuate de Bancă. Ratele în dolari pentru fiecare ţară de credit vor fi postate pe site-ul extern al Băncii.

Banca poate conveni, la cererea Debitorului, ca CDO pentru astfel de misiuni să includă o clauză de declarare neeligibilă pentru Bancă să finanţeze o firmă din ţara Debitorului, care este sub o sancţiune de excludere de la acordarea unui contract de către autoritatea judiciară corespunzătoare din ţara Debitorului şi în conformitate cu legile sale relevante, cu condiţia ca Banca a stabilit că firma a fost implicată în fraudă sau corupţie, iar procedura judiciară i-a oferit firmei procesul adecvat.

³³ ADS reprezintă o abordare de agenţiile de dezvoltare pentru a sprijini programele conduse de ţări a căror scară este mai mare decît un singur proiect. El de obicei cuprinde un sector întreg sau porţiuni mari din unul.

³⁴ Praguri în dolari cu definirea "mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinînd seama de natura şi complexitatea misiunii, dar nu trebuie să depăşească 300.000 dolari SUA, altele decît în cazuri excepţionale, cum ar fi situaţiile de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de către Bancă.

Pregătirea şi eliberarea cererii de ofertă (CDO)

2.9 CDO trebuie să includă: (a) o scrisoare de invitaţie, (b) Instrucţiuni pentru consultanţi şi fişa de date, (c) TDR şi (d) tipul de contract propus. Debitorii trebuie să utilizeze CDO standardizate, emise de Bancă cu modificări minime, acceptabile pentru Bancă, după cum este necesar pentru a aborda condiţiile specifice ale proiectului. Orice astfel de modificări vor fi introduse numai prin fişa de date a CDO. Debitorii enumeră toate documentele incluse în CDO. Debitorul poate utiliza un sistem electronic pentru a distribui CDO, cu condiţia că Banca este mulţumită cu adecvarea unui astfel de sistem. În cazul în care CDO este distribuită în format electronic, sistemul electronic va fi sigur pentru a evita modificările în CDO şi nu trebuie să limiteze accesul consultanţilor preselectaţi la CDO.

Scrisoare de invitaţie (SDI)

2.10. SDI precizează intenţia Debitorului de a încheia un contract de prestări de servicii de consultanţă, sursa fondurilor, detalii cu privire la client, precum şi data, ora şi adresa pentru depunerea propunerilor.

Instrucţiuni pentru consultanţi şi fişa cu date (IPC)

2.11 IPC trebuie să conţină toate informaţiile necesare care ar ajuta consultanţii să pregătească oferte receptive şi să aducă cît mai multă transparenţă posibilă în procedura de selectare prin furnizarea informaţiilor cu privire la procesul de evaluare şi prin indicarea criteriilor şi factorilor de evaluare, greutăţile lor, şi scorul de calitate minim de trecere. IPC trebuie să indice fie o estimare de intrări a experţilor principali (în persoană-luni) necesari de consultanţi sau bugetului estimat, dar nu şi ambele. Consultanţii, cu toate acestea, trebuie să fie liberi pentru a pregăti propriile estimări ale timpului experţilor pentru a efectua numirea şi de a oferi costul corespunzător în ofertele lor. Cînd, în cadrul contractelor bazate pe timp, serviciile sunt de caracter de rutină sau nu au nevoie de o abordare inovatoare, Debitorul poate, cu condiţia că Banca nu are obiecţii, solicita ca consultanţii să includă în propunerea lor acelaşi nivel de intrări din timpul experţilor aşa cum este indicat în CDO, în caz contrar propunerea lor financiară se ajustează în vederea comparării ofertelor şi luarea deciziei de acordare. IPC trebuie să specifice perioada de valabilitate a ofertei, care trebuie să fie adecvată pentru evaluarea propunerilor, decizia privind acordare, analiza Băncii şi finalizarea negocierilor contractuale. O listă detaliată a informaţiilor care ar trebui incluse în IPC este prevăzută în Anexa 2.

Contract

2.12 Secţiunea IV a acestor Normative prezintă pe scurt cele mai frecvente tipuri de contracte. Creditaţii vor utiliza Formularul Standard corespunzător al Contractului emis de Bancă cu modificări minime, acceptabile pentru Bancă, după cum este necesar pentru a aborda problemele specifice de ţară şi de proiect. Orice astfel de modificări vor fi introduse numai prin Fişele de date a contractului sau prin Condiţiile speciale ale contractului şi nu prin introducerea modificărilor în modul de redactare a condiţiilor contractuale generale incluse în Formularul standard al contractului. Aceste forme ale contractului acoperă cea mai mare parte a serviciilor de consultanţă. Cînd aceste forme nu sunt adecvate (de exemplu, control înainte de expediere, servicii de achiziţii, formare a studenţilor în universităţi, publicitatea activităţilor de privatizare, sau twinning), Debitorii trebuie să utilizeze alte forme contractuale acceptabile pentru Banca.

Primirea şi deschiderea propunerilor

2.13 Debitorul va oferi suficient timp pentru ca consultanţii să pregătească propunerile lor. Termenul acordat va depinde de atribuire, dar în mod normal, nu trebuie să fie mai mic de patru săptămîni sau mai mare de trei luni (de exemplu, pentru misiuni care necesită stabilirea unei metodologii sofisticate, pregătirea unui plan multidisciplinar). În acest interval, firmele pot solicita rectificări cu privire la informaţiile prezentate în CDO. Debitorul va furniza aceste rectificări, în scris, şi le va copia pentru toate firmele de pe lista scurtă (care intenţionează să prezinte propuneri). Dacă este necesar, Debitorul va prelungi termenul-limită de depunere a propunerilor. Propunerile tehnice şi financiare sunt depuse în acelaşi timp. Nu vor fi acceptate modificări ale ofertelor tehnice sau financiare după termenul-limită, deşi ofertele modificate pot fi depuse înainte de termenul-limită. Pentru a proteja integritatea procesului, propunerile tehnice şi financiare se depun în plicuri sigilate separate. Un comitet de funcţionari ales de Debitor de la departamentele corespunzătoare (tehnic, financiar, juridic, după caz), va deschide toate propunerile tehnice primite pînă la termenul-limită de depunere a propunerilor la locul desemnat prevăzut în CDO indiferent de numărul ofertelor primite de astfel de termen. La deschiderea ofertelor tehnice, în prezenţa consultanţilor care doresc să participe, Debitorul nici nu va respinge nici nu va discuta meritele oricărei propuneri. Toate propunerile primite după data limită vor fi declarate întîrziate şi respinse, şi returnate nedeschise prompt. Comitetul va citi cu voce tare numele consultanţilor care au depus propuneri, prezenţa sau absenţa de plicuri financiare sigilate în mod corespunzător, precum şi orice alte informaţii considerate adecvate. Propunerile financiare vor rămîne sigilate şi vor fi depuse la un auditor cu reputaţie publică sau autoritate independentă³⁵ pînă cînd sunt deschise în conformitate cu punctul 2.23. Debitorii pot utiliza sisteme electronice care permit consultanţilor să prezinte propuneri prin mijloace electronice, cu condiţia că Banca este mulţumită de adecvare a sistemului, inclusiv, printre altele, că sistemul este securizat; menţine integritatea, confidenţialitatea, autenticitatea propunerilor depuse; şi utilizează un sistem de semnătură electronică sau echivalent pentru a păstra consultanţii legaţi de propunerile lor.

Rectificarea sau modificarea ofertelor

2.14 Dacă nu se prevede altfel la punctele 2.27 la 2.29 din secţiunea II şi la punctul 1 (p) din Anexa 2 din prezentele Normative, consultanţii nu for fi solicitaţi, şi nici nu le va fi permis de a modifica propunerile lor în orice mod, după termenul-limită pentru depunerea propunerilor. În timp ce evaluează propunerile, Debitorul va efectua evaluarea doar pe baza propunerilor tehnice şi financiare prezentate, şi nu va cere consultanţilor rectificări, cu excepţia interogări superficiale cu aprobarea Băncii.

Evaluarea propunerilor: Examinarea Calităţii şi costului

2.15 Evaluarea propunerilor se efectuează în două etape: în primul rînd calitatea, iar apoi costul. Evaluatorii de propuneri tehnice nu trebuie să aibă acces la propunerile financiare pînă la încheierea evaluării tehnice, inclusiv oricărui comentariu bancar şi aprobării. Propunerile financiare vor fi deschise numai după aceea. Evaluarea se realizează în deplină conformitate cu prevederile CDO.

Evaluarea calităţii

2.16 Avînd în vedere necesitatea de servicii de înaltă calitate, calitatea evaluării propunerilor tehnice este esenţială. Debitorul va evalua fiecare propunere tehnică, utilizînd o comisie de evaluare a cel puţin 3 (trei), şi în mod normal nu mai mult de 7 (şapte) membri, inclusiv specialişti calificaţi în sectorul de atribuire în cauză. Fiecare membru al comitetului nu trebuie să fie într-o situaţie de conflict de interese conform punctului 1.9 litera (c), şi să certifice în acest sens înainte de a participa la evaluare. În cazul în care Banca stabileşte că evaluarea tehnică este în contradicţie cu CDO sau nu evaluează în mod corespunzător punctele forte sau punctele slabe ale propunerilor, şi comisia nu reuşeşte să abordeze situaţia în timp util, Banca poate solicita Debitorului să formeze o nouă comisie de evaluare, inclusiv experţi internaţionali în domeniul misiunii, dacă este necesar.

2.17 Evaluarea tehnică ia în considerare criteriile indicate la punctul 2.18 şi subcriteriile indicate la punctele 2.19 şi 2.20 reflectate în CDO. CDO trebuie să descrie fiecare astfel de criteriu şi subcriteriu, împreună cu valorile lor relative maxime şi să prezinte valoarea tehnică minimă generală, mai jos de care o propunere va fi respinsă ca necorespunzătoare. Rata indicativă pentru valoarea tehnică minimă generală este de 70-85 (între şaptezeci şi optzeci şi cinci) pe o scară de la 1 la 100 (de la unu la o sută). Punctajul maxim pentru fiecare criteriu şi punctajul tehnic minim general se determină în funcţie de caracterul şi complexitatea atribuirii specifice.

2.18 Criteriile includ: (a) experienţa consultantului referitor la atribuire, (b) calitatea metodologiei propuse, (c) calificările propuse ale experţilor principali, (d) transferul de cunoştinţe, în caz că se cere de TDR şi (e) gradul de participare a cetăţenilor în rîndul experţilor principali în îndeplinirea atribuirii. Acestea trebuie să fie cuprinse în rata indicativă a valorilor specificate mai jos, cu excepţia cazului aprobării din partea Băncii. Punctajul maxim pentru "Participarea experţilor naţionali", aşa cum este indicat mai jos, nu trebuie să depăşească 10 (zece).

2.19 Debitorul va împărţi, în mod normal, aceste criterii în subcriterii. Fiecare criteriu este, în cele din urmă, evaluat pe baza ponderii atribuite subcriteriului respectiv. De exemplu, subcriterii pentru metodologia ar putea fi inovarea şi nivelul de detaliere. Cu toate acestea, numărul de subcriterii ar trebui să ţină de esenţial. Banca se pronunţă împotriva utilizării listelor extrem de detaliate ale subcriteriilor care ar putea reda evaluării un aer de exerciţiu mecanic mai mult decît a unei evaluări profesionale a propunerilor. Ponderea acordată experienţei poate fi relativ modestă, deoarece acest criteriu a fost deja luat în considerare în preselectarea consultantului. Mai multă pondere trebuie să se acorde metodologiei în cazul atribuirilor mai complexe (de exemplu, fezabilitate multidisciplinară sau studii manageriale).

2.20 Numai experţii principali ar trebui să fie evaluaţi. Din moment ce ei determină în cele din urmă calitatea performanţei, mai multă pondere ar trebui să se atribuie acestui criteriu în cazul în care propunerea de atribuire este complexă. Debitorul va analiza calificările şi experienţa experţilor principali propuşi din curriculum vitae, care trebuie să fie corecte, complete şi semnate de un funcţionar autorizat al firmei de consultanţă şi de persoana fizică propusă. Persoanele fizice vor fi împărţite în următoarele trei subcriterii, corespunzător sarcinii:

(a) calificări generale: studii generale şi formarea, lungimea experienţei, funcţiile deţinute, numirile anterioare în calitate de expert de echipă, experienţa în ţările în curs de dezvoltare, şi aşa mai departe;

(b) conformitatea pentru atribuire: studiile, formarea şi experienţa în sectorul specific, domeniu, subiectul şi aşa mai departe, relevante pentru atribuire particulară; şi

(c) experienţă în regiune: cunoaşterea limbii locale, culturii, sistemului administrativ, organizării guvernamentale, şi aşa mai departe.

2.21 Debitorii evaluează fiecare propunere pe baza corespunderii cu TDR. O propunere se consideră necorespunzătoare şi va fi respinsă la acest stadiu dacă acesta nu corespunde aspectelor importante descrise în CDO. Propunerile tehnice care conţin orice informaţii financiare materiale se declară necorespunzătoare.

2.22 Membrii comisiei de evaluare evaluează propunerile în conformitate cu criteriile de evaluare specificate în CDO, independent unul de celălalt, şi fără nici o influenţă externă din partea oricărei persoane sau entităţi. O propunere va fi respinsă în cazul în care nu obţine punctajul tehnic minim general specificat în CDO. La sfîrşitul procesului de evaluare, Debitorul va pregăti un Raport de Evaluare Tehnică utilizînd formularul-tip al Băncii al Raportului de evaluare sau a unui alt raport acceptat de Bancă. Raportul trebuie să fundamenteze rezultatele evaluării şi să justifice scorurile tehnice totale atribuite fiecărei propuneri prin descrierea punctelor forte şi punctelor slabe relative ale propunerilor. Diferenţe mari în punctajul individual acordat unei propuneri pentru acelaşi criteriu sau subcriteriu de diferiţi membri vor fi indicate şi în raportul de evaluare tehnică va fi dată justificarea. În cazul contractelor în baza analizei prealabile, raportul de evaluare tehnică, inclusiv fişele de evaluare detaliată ale fiecărui membru al Comitetului trebuie să fie prezentate Băncii pentru analiză şi aprobare. Toate înregistrările referitoare la evaluare, cum ar fi fişele de evaluare individuală, se păstrează în conformitate cu alineatele 2(k) şi 5 din Anexa 1.

__________________________

³⁵ O entitate independentă trebuie să nu aibă interes direct sau indirect sau implicarea în atribuirea în cauză.

³⁶ Transferul de cunoştinţe poate fi obiectivul principal al unor atribuiri; în astfel de cazuri, trebuie să se indice în TDR şi, numai cu condiţia lipsei de obiecţii din partea Băncii, se poate acorda o pondere mai mare, pentru a-i reflecta importanţa.

³⁷ După cum se reflectă prin participarea cetăţenilor în rîndul experţilor principali (fie prezentaţi de firme străine sau naţionale), şi calculat ca raportul timpului experţilor naţionali principali (în persoană-luni) faţă de numărul total al timpului experţilor naţionali (în persoană-luni) din propunere.

Deschiderea Ofertelor Financiare şi Evaluarea Costului

2.23 După ce Raportul de Evaluare Tehnică este completat (precum şi pentru contracte în baza analizei prealabile, după ce Banca a emis acceptul său), Debitorul va informa consultanţii propunerile cărora nu au îndeplinit cerinţele tehnice minime de calificare sau au fost considerate necorespunzătoare conform CDO şi TDR, şi că propunerile lor financiare vor fi returnate nedeschise după semnarea contractului. În plus, Debitorul va informa fiecare dintre consultanţii sus-menţionaţi despre punctajul lor tehnic general, precum şi punctajul obţinut pentru fiecare criteriu şi subcriteriu, dacă este cazul. Debitorul va notifica simultan consultanţii care au acumulat punctajul tehnic minim general, despre data, ora şi locul stabilit pentru deschiderea ofertelor financiare. Data de deschidere se stabileşte acordînd timp suficient consultanţilor pentru a face aranjamentele necesare participării la deschiderea ofertelor financiare. Propunerile financiare vor fi deschise în prezenţa reprezentanţilor consultanţilor care doresc să participe (în persoană sau online). Numele consultantului, punctajul tehnic, inclusiv repartizarea pe criteriu, precum şi preţurile totale oferite se vor citi cu voce tare (şi postate online, atunci cînd este utilizată depunerea electronică a propunerilor) şi înregistrate în momentul deschiderii propunerilor financiare. Debitorul va pregăti, de asemenea, procesul-verbal de deschidere şi o copie a acestui proces se transmite imediat Băncii şi tuturor consultanţilor care au depus ofertele.

2.24 Debitorul va evalua şi va compara propunerile financiare în conformitate cu următoarele proceduri. Preţurile se transformă într-o valută unică selectată de către Debitor (în valută locală sau în valută străină complet convertibilă) cum se menţionează în CDO. Debitorul va face această conversie folosind ratele de vînzare (de schimb) pentru acele valute cotate de către o sursă oficială (cum ar fi Banca Centrală), sau de o bancă comercială, sau de către un ziar de circulaţie internaţională pentru tranzacţii similare. CDO trebuie să precizeze sursa a cursului de schimb care urmează să fie utilizat şi data acelui curs de schimb, cu condiţia că data nu va fi mai devreme de patru săptămîni înainte de termenul-limită de depunere a propunerilor, nici mai tîrziu de data iniţială a expirării perioadei de valabilitate a propunerii. Pentru un contract pe bază de timp,³⁸ orice erori aritmetice vor fi corectate, iar preţurile vor fi ajustate în cazul în care ele nu reuşesc să reflecte toate intrările incluse în propunerile tehnice respective. Pentru un contract de sume forfetare, consultantul se consideră că a inclus toate preţurile în propunerea sa financiară, astfel încît nici corectări aritmetice, nici ajustări de preţuri nu se efectuează, şi preţul total, suma netă a taxelor înţelese în conformitate cu alineatul 2.25 de mai jos, incluse în propunerea financiară se consideră a fi preţul de ofertă.

2.25 În scopul evaluării, preţurile de ofertă exclud taxele indirecte identificabile locale³⁹ pe contract şi impozitul pe venit, plătit ţării Debitorului cu privire la remunerarea serviciilor prestate în ţara Debitorului de către experţii nonrezidenţi şi alt personal al consultantului. În situaţii excepţionale, atunci cînd impozitele indirecte nu pot fi identificate în întregime de către Debitor la evaluarea ofertelor financiare, Banca poate fi de acord că acele preţuri, doar în scopul evaluării, includ toate taxele plătibile în ţara Debitorului. Preţul total oferit trebuie să includă remunerarea consultanţilor şi alte cheltuieli, cum ar fi călătoria, traducerea, tipărirea raportului sau cheltuieli de secretariat. Propunerii cu cel mai mic preţ total de ofertă poate fi acordat un punctaj financiar de 100 (o sută), precum şi altor propuneri acordate punctaje financiare care sunt invers proporţionale preţurilor lor. Alternativ, o metodologie direct proporţională sau de alt gen poate fi utilizată în atribuirea punctajelor propunerilor financiare. Metodologia care va fi utilizată, trebuie să fie descrisă în CDO.

Evaluare Combinată de Calitate şi Cost

2.26 Punctajul total se obţine prin ponderarea punctajelor pentru calitate şi cost, şi prin sumarea lor. Ponderea pentru "cost" va fi aleasă, ţinînd seama de complexitatea atribuirii şi importanţa relativă a calităţii. Cu excepţia tipurilor de servicii menţionate în Secţiunea III, ponderea costului trebuie să fie în mod normal de 20 (douăzeci) de puncte dintr-un punctaj total de 100 (o sută). Coeficienţii propuşi pentru calitate şi cost vor fi specificaţi în CDO. Firma care obţine cel mai mare punctaj total va fi invitată pentru negocieri.

Negocierile şi Acordarea Contractului

2.27 Negocierile trebuie să includă discuţii pe seama TDR, metodologiei, intrărilor Debitorului, şi condiţiilor speciale ale contractului. Aceste discuţii nu trebuie să modifice în mod substanţial domeniul iniţial de aplicare al serviciilor în cadrul TDR sau termenii contractului, şi mai puţin să fie afectată calitatea produsului final, preţul său şi relevanţa evaluării iniţiale. Nu ar trebui să fie reduceri majore în intrări de lucru numai pentru a satisface costul estimat sau bugetul disponibil. TDR-ul final şi metodologia convenită se include în "Descrierea Serviciilor", care fac parte din contract.

2.28 Societăţii selectate nu i se va permite să înlocuiască experţii principali, cu excepţia cazului că ambele părţi sunt de acord că întîrzieri nejustificate în procesul de selectare fac o astfel de substituire inevitabilă sau că astfel de schimbări sunt necesare pentru a îndeplini obiectivele atribuirii.⁴⁰ În cazul în care acest lucru nu este cazul şi dacă se stabileşte că experţii principali au fost incluşi în propunerea fără a confirma disponibilitatea acestora, firma poate fi descalificată, iar procesul va fi continuat de firma clasată pe locul următor. Experţii principali propuşi pentru înlocuire trebuie să aibă calificări egale sau mai bune decît experţii principali propuşi iniţial.⁴¹

__________________________

³⁸ A se vedea secţiunea IV cu privire la formele contractelor.

³⁹ Toate impozitele indirecte percepute de pe facturi contractuale, la nivel de Stat, Naţional (sau Judeţean) şi Municipal, cum ar fi impozitul pe vînzări, TVA, accize, şi taxe şi impozite similare.

⁴⁰ Definirea realistă a perioadelor de valabilitate propunerii în CDO şi realizarea unei evaluări eficiente ce minimizează acest risc.

⁴¹ A se vedea Anexa 2 alineatul 1(p) pentru mai multe detalii.

2.29 Negocierile financiare trebuie să includă clarificarea obligaţiei fiscale a consultanţilor în ţara Debitorului (dacă este cazul) şi modul în care această obligaţie fiscală a fost sau ar trebui să fie reflectată în contract. Plăţile efectuate în temeiul contractelor forfetare se bazează pe livrarea de rezultate (sau produse), prin urmare, preţul oferit va include toate costurile (timpul experţilor, cheltuieli extra, de călătorie, cazare etc.). Prin urmare, în cazul în care metoda de selectare pentru un contract forfetar a inclus costul ca un factor de evaluare, preţul oferit nu va fi negociat. În cazul contractelor bazate pe timp, plata se bazează pe intrări (timpul experţilor şi cheltuieli rambursabile) şi preţul oferit va include ratele experţilor şi o estimare a valorii cheltuielilor rambursabile. În cazul în care metoda de selectare include costul ca un factor de evaluare, negocierile ratelor experţilor nu vor avea loc, cu excepţia unor circumstanţe speciale, cum ar fi de exemplu, ratele experţilor oferite sunt mult mai mari decît ratele de obicei percepute de consultanţi pentru contracte similare. În consecinţă, interdicţia negocierii nu exclude dreptul clientului de a cere clarificări şi, în cazul în care taxele sunt foarte mari, pentru a cere schimbarea lor, după consultarea obligatorie cu Banca. Cheltuielile rambursabile trebuie să fie plătite la cheltuielile reale suportate cu costul la prezentarea bonurilor şi, prin urmare, nu sunt supuse negocierilor. Cu toate acestea, în cazul în care clientul doreşte să definească plafoane pentru preţurile unitare ale anumitor cheltuieli rambursabile (cum ar fi ratele de călătorie sau de cazare), acestea ar trebui să indice nivelurile maxime ale acestor rate în CDO sau să definească o diurnă în CDO.

2.30 În cazul în care negocierile cu consultantul clasat cel mai sus eşuează, Debitorul va informa consultantul în cauză, în scris, despre toate problemele nerezolvate şi dezacorduri, şi îi va oferi o ultimă oportunitate de a răspunde în scris. Negocierile contractului nu se încheie numai pentru considerente bugetare. Dacă există încă vreun dezacord, Debitorul va informa consultantul, în scris, despre intenţia de a renunţa la negocieri. Negocierile pot fi apoi reziliate după obţinerea acordului Băncii, iar consultantul clasat pe locul următor va fi invitat la negocieri. Debitorul va furniza Băncii pentru revizuire procesul-verbal al negocierilor şi toate comunicările relevante, precum şi motivele pentru o astfel de reziliere. Odată cu începerea negocierilor cu următoarea firmă, Debitorul nu va redeschide negocierile anterioare. După finalizarea cu succes a negocierilor, şi după ce Banca a emis acordul său asupra contractului negociat şi parafat, Debitorul va notifica prompt alte firme de pe lista scurtă despre faptul că ele nu au avut succes.

Publicarea Acordării Contractului

2.31 Procedura de publicare a acordării contractului este specificat la punctul 7 din Anexa 1.

Raportul detaliat al Debitorului

2.32 În publicarea acordării contractului menţionat la alineatul 2.31, Debitorul va specifica faptul că orice consultant care doreşte să stabilească motivele pentru care propunerea sa nu a fost selectată, ar trebui să solicite o explicaţie din partea Debitorului. Debitorul va furniza prompt, în scris, o explicaţie de ce astfel de propunere nu a fost selectată. În cazul în care un consultant cere o întîlnire de debriefing, consultantul suportă toate costurile de participare la o astfel de întîlnire de debriefing.

Respingerea tuturor propunerilor şi reinvitaţia

2.33 Debitorul va fi justificat în respingerea tuturor propunerilor numai dacă: (i) toate propunerile sunt necorespunzătoare, deoarece acestea nu reuşesc să răspundă la aspecte importante ale TDR sau prezintă deficienţe majore în corespundere cu TDR în conformitate cu punctul 2.21; sau (ii) toate propunerile nu reuşesc să atingă punctajul tehnic minim specificat în CDO; sau (iii) în cazul în care preţul oferit al propunerii de succes este substanţial mai mare decît bugetul disponibil sau devizul costurilor recent actualizat. În cel din urmă caz, ca o alternativă a reinvitaţiei, fezabilitatea creşterii bugetului sau scăderii domeniului de aplicare al serviciilor firmei ar trebui să fie investigată în consultare cu Banca. Cu toate acestea, în conformitate cu punctul 2.27, orice reducere substanţială a domeniului de aplicare a serviciilor nu va fi acceptabilă şi va necesita o reinvitaţie. Dacă costul este un factor în evaluarea pentru un contract pe bază de timp, numărul de persoane-luni propus de consultant poate fi negociat, cu condiţia că aceasta să nu compromită calitatea sau să nu afecteze negativ atribuirea. Chiar şi în astfel de cazuri, ratele experţilor, în mod normal, nu vor fi negociate, conform punctului 2.29.

2.34 Înainte ca toate propunerile să fie respinse şi să fie invitate noi propuneri, Debitorul va notifica Banca, indicînd motivele respingerii tuturor propunerilor, şi trebuie să obţină acordul Băncii înainte de a continua cu respingerea şi noul proces. Noul proces poate include revizuirea CDO, inclusiv şi TDR, lista scurta şi bugetul. Aceste revizuiri vor fi convenite cu Banca.

Confidenţialitatea

2.35 Informaţii referitoare la evaluarea propunerilor şi recomandări cu privire la acordări nu vor fi divulgate consultanţilor care au depus propuneri sau altor persoane care nu sunt implicate în mod oficial în proces, pînă la publicarea acordării contractului, cu excepţia cazurilor prevăzute la punctele 2.23 şi 2.30.

III. ALTE METODE DE SELECTARE

3.1 Această Secţiune descrie metodele de selectare, altele decît SBCC, precum şi circumstanţele în care acestea sunt acceptabile. Toate dispoziţiile secţiunii II (SBCC) se aplică pentru alte metode de selectare în conformitate cu secţiunea III, cu excepţia cazului că o altă dispoziţie a fost identificată în mod specific în secţiunea III, caz în care, aceasta din urmă se aplică.⁴² Debitorii utilizează CDO standard aplicabilă, emisă de Banca cu modificări minime, acceptabilă Băncii, după cum este necesar pentru a aborda condiţiile specifice proiectului, cu excepţia cazului în care se prevede altfel la punctele 3.8, 3.12, 3.13, 3.14 şi 3.15 din prezenta Secţiune.

________________________

⁴² De exemplu, un Debitor: (i) folosind procedura cu un singur plic mai degrabă decît cea cu două plicuri conform metodei de SBC; (ii) nu indică în CDO numărul estimat de persoane-luni în cadrul unei metode de SBF; (iii) nu utilizează o EI conform metodei SSU sau nu face publicitate a EI-urilor pe UNDB conform metodei SCC; (iv) nu utilizează CDO standard al Băncii şi forma contractului pentru contractele de valoare foarte mică (se referă la nota 46), în baza metodelor, cum ar fi SCC; (v) realizarea negocierii de preţ conform metodei SBC, SCC sau SSU, sau Practicile Comerciale; (vi) selectează un consultant în baza programului-pilot de Utilizare a Sistemelor Naţionale, în conformitate cu punctul 3.12; (vii) utilizează un factor de preţ mai mare de 20% (douăzeci la sută), atunci cînd angajeză un Agent de Achiziţii, un Agent de Inspecţie, o Bancă de Investiţii, sau un Auditor; (viii) nu urmează procedurile SBCC conform Practicilor Comerciale etc.

Selectare bazată pe calitate (SBC)

3.2 SBC este adecvată pentru următoarele tipuri de atribuiri:

a) atribuiri complexe sau extrem de specializate pentru care este dificil să se definească TDR precişi şi cheltuielile necesare din partea consultanţilor, şi pentru care clientul se aşteaptă ca consultanţii să demonstreze inovare în propunerile lor (de exemplu, studii economice rurale sau de sector, studii de fezabilitate multisectorială, proiectarea unei instalaţii de remediere a deşeurilor periculoase sau a unui plan urbanistic, reformele din sectorul financiar);

(b) atribuiri care au un impact mare în aval şi în care obiectivul este de a avea cei mai buni experţi (de exemplu, fezabilitatea şi proiectarea structurală inginerească unor astfel de infrastructuri majore ca baraje mari, studii de politică de importanţă naţională, studii manageriale ale agenţiilor guvernamentale mari); şi

(c) atribuiri care pot fi efectuate în moduri semnificativ diferite, astfel încît propunerile nu vor fi comparabile (de exemplu, consiliere de management şi studii de sector şi de politică în care valoarea serviciilor depinde de calitatea analizei).

3.3 În SBC, CDO poate solicita prezentarea doar unei propuneri tehnice (fără propunerea financiară), sau cererea de depunere a ambelor propuneri tehnice şi financiare, în acelaşi timp, dar în plicuri separate (sistem cu două-plicuri). CDO oferă fie bugetul estimat sau timpul estimat al experţilor principali, precizînd că aceste informaţii sunt oferite doar ca o indicaţie şi că consultanţii sunt liberi să propună propriile lor estimări.

3.4 Dacă au fost invitate doar propunerile tehnice, după evaluarea propunerilor tehnice, folosind aceeaşi metodologie ca şi în SBCC, Debitorul va cere consultantului cu propunerea tehnică pe locul cel mai înalt clasată, să prezinte o propunere financiară detaliată. Debitorul şi consultantul vor negocia apoi propunerea financiară⁴³ şi contractul. Toate celelalte aspecte ale procesului de selectare trebuie să fie identice cu cele ale SBCC, inclusiv publicarea acordării contractului în conformitate cu punctul 2.31 şi punctul 7 al Anexei 1, cu excepţia faptului că numai preţul contractului firmei cîştigătoare este publicat. Dacă consultanţii au fost invitaţi să prezinte propunerile financiare din start, împreună cu propunerile tehnice, garanţii sunt construite după SBCC pentru a se asigura că doar propunerea financiară a firmei selectate este deschisă, iar restul a fost returnat nedeschis, după ce negocierile sunt încheiate cu succes.

Selectarea în cadrul unui Buget Fix (SBF)

3.5 Această metodă este adecvată numai atunci cînd atribuirea este simplă şi poate fi definită cu precizie şi, atunci cînd bugetul este fix. CDO-ul va indica bugetul disponibil şi va solicita de la consultanţi să prezinte cele mai bune propuneri tehnice şi financiare în plicuri separate, în cadrul bugetului. TDR trebuie să fie deosebit de bine pregătit pentru a se asigura că bugetul este suficient pentru consultanţi ca să-şi îndeplinească sarcinile aşteptate. CDO-ul trebuie să indice în mod clar dacă bugetul include taxe sau impozite achitabile în ţara Debitorului, precum şi suma tuturor cheltuielilor prezentate de client. Evaluarea tuturor propunerilor tehnice se efectuează mai întîi ca în metoda SBCC. Apoi propunerile financiare se deschid în condiţiile prevăzute în punctul 2.23. Propunerile care depăşesc bugetul indicat vor fi respinse. Consultantul care a prezentat propunerea tehnică clasată pe cel mai înalt loc printre altele, va fi selectat şi invitat să negocieze contractul. Acordarea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

Selectarea pe baza celui mai mic cost (SCMMC)

3.6 Această metodă este, în general, adecvată pentru selectarea consultanţilor pentru acordarea cu caracter standard sau de rutină (audituri, proiectare inginerească a lucrărilor necomplexe, şi aşa mai departe) în cazul în care există practici şi standarde bine stabilite. Conform acestei metode, se stabileşte o notă "minimă" de calificare pentru "calitate". Propunerile, care urmează să fie prezentate în două plicuri, sunt invitate dintr-o preselecţie. Propunerile tehnice se deschid şi se evaluează primele. Cei care întrunesc mai puţin decît nota minimă de calificare⁴⁴ sunt respinse, iar propunerile financiare ale restului se deschid în condiţiile prevăzute în punctul 2.23. Firma cu cel mai mic preţ va fi selectată. Conform acestei metode, se stabileşte nota minimă de calificare, înţelegînd că toate propunerile de mai sus concurează în mod minimal doar pe "cost". Nota minimă de calificare se menţionează în CDO. Atribuirea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

Selectare pe baza calificării consultanţilor (SCC)

3.7 Această metodă poate fi utilizată pentru alocări mici⁴⁵ sau situaţii de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de Banca pentru care nevoia pentru emiterea unei CDO şi pregătirea şi evaluarea propunerilor competitive nu este justificată. În astfel de cazuri, Debitorul va pregăti TDR şi va obţine exprimări ale interesului, care includ informaţii privind experienţa şi calificările lor, în cele din urmă printr-o CEI care poate fi necesară, de la cît mai multe firme posibile, şi cel puţin trei firme calificate, cu experienţă relevantă. Firme care au experienţa necesară şi competenţa relevantă pentru atribuire vor fi evaluate şi comparate, şi cea mai calificată şi experimentată firmă va fi selectată. Numai firma selectată va fi solicitată să prezinte o propunere tehnică si financiară combinată şi, dacă o astfel de propunere este receptivă şi acceptabilă, sunt invitaţi să negocieze contractul. Ambele aspecte tehnice şi financiare ale propunerii pot fi negociate. În cazul în care negocierile eşuează cu firma selectată, se aplică prevederile punctului 2.30. Procesul-verbal al negocierilor trebuie să fie pregătit şi semnat de ambele părţi. Acordarea contractului se va publica în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

Selectare pe sursă unică (SSU)

3.8 Selectare pe sursă unică a consultanţilor nu oferă beneficiile concurenţei în ceea ce priveşte calitatea şi costul, lipsit de transparenţă în selectare, şi ar putea încuraja practici inacceptabile. Prin urmare, selectarea pe sursă unică se utilizează numai în cazuri excepţionale. Justificarea pentru selectarea pe sursă unică va fi examinată în contextul intereselor generale ale clientului şi ale proiectului, şi responsabilitatea Băncii de a asigura economie şi eficienţă şi să ofere şanse egale pentru toţi consultanţii calificaţi.

3.9 Selectare pe sursă unică poate fi adecvată în următoarele cazuri, şi numai dacă prezintă un avantaj clar faţă de concurenţă: (a) pentru sarcini care reprezintă o continuare firească a activităţii anterioare efectuate de firma (vezi următorul paragraf); (b) în cazuri excepţionale, cum ar fi, dar fără a se limita la, ca răspuns la calamităţi naturale şi pentru situaţii de urgenţă, declarate de Debitor şi recunoscute de Bancă; (c) pentru alocări foarte mici⁴⁶; sau (d) atunci cînd o singură firmă este calificată sau are o experienţă de valoare excepţională pentru atribuire. În toate aceste cazuri, Debitorul nu este obligat să emită o CDO şi prezintă Băncii pentru analiză şi aprobare CDO-ul atribuirii, o justificare suficient de detaliată, inclusiv justificarea alegerii selectării pe sursă unică în loc de un proces de selectare competitivă, şi baza pentru a recomanda o firmă în special, cu excepţia contractelor de mai jos de pragul definit pe baza riscurilor şi domeniului de aplicare al proiectului, şi stabilite în Planul de Achiziţii.

3.10 Cînd continuitate pentru munca în aval este esenţială, CDO iniţială va sublinia această perspectivă, şi, în cazul în care este practic, factorii utilizaţi pentru selectarea consultantului ia probabilitatea continuării în raport. Continuitate în abordarea tehnică, experienţa acumulată, şi răspundere profesională continuă a aceluiaşi consultant poate continua cu consultantul iniţial preferat pentru un nou concurs depinde de executarea satisfăcătoare în atribuirea iniţială. Pentru astfel de atribuiri în aval, Debitorul va cere consultantului selectat iniţial să pregătească propuneri tehnice şi financiare pe baza TDR furnizate de Debitor, care vor fi apoi negociate.

3.11 În cazul în care atribuirea iniţială nu a fost acordată pe bază de concurs sau a fost acordată în baza finanţării legate sau în cazul în care atribuirea în aval este substanţial mai mare în valoare, un proces competitiv acceptabil pentru Bancă va fi urmat în mod normal, în care consultantul care efectuează activitatea iniţială nu este exclus din considerare în cazul în care îşi exprimă interesul. Bancă va lua în considerare excepţii din această regulă numai în circumstanţe speciale şi numai atunci cînd un proces competitiv nou nu este posibil. Acordarea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

Utilizarea sistemelor naţionale

3.12 Utilizarea sistemelor naţionale (USN) se referă la metodele de selectare a consultanţilor (inclusiv persoane fizice) avute în sistemul de achiziţii publice în vigoare în ţara Debitorului, care au fost stabilite şi acceptabile pentru Bancă în condiţii de utilizare a Programului-Pilot al Băncii de Utilizare a Sistemelor Naţionale.⁴⁷ Acestea pot fi folosite de Debitori, în proiecte-pilot aprobate de către Bancă în cadrul unui astfel de Program-Pilot.

Selectarea Consultanţilor în Credite Instituţiilor şi Entităţilor Financiare Intermediare

3.13 În cazul în care creditul prevede fonduri pentru o instituţie sau entitate financiară intermediară (sau agenţia sa desemnată) pentru a recredita beneficiarii, cum ar fi persoane fizice, întreprinderi din sectorul privat, întreprinderi mici şi mijlocii, sau întreprinderi comerciale autonome din sectorul public, pentru finanţarea parţială a subproiectelor, selectarea consultanţilor este de obicei efectuată de către beneficiarii respectivi, în conformitate cu metodele bine stabilite de achiziţii din sectorul privat sau practicile comerciale care ar trebui să fie acceptabile pentru Banca.⁴⁸ Cînd fondurile de credit se recreditează beneficiarilor din sectorul public sau pentru atribuiri mari şi complexe, se ia în considerare utilizarea metodelor competitive stabilite în aceste Normative.

____________________________

⁴³ Negocieri financiare conform SBCC includ negocierile de remunerare a tuturor consultanţilor şi alte cheltuieli.

⁴⁴ Această metodă nu poate fi folosită ca un substitut pentru SBCC şi vor fi utilizate numai pentru cazurile specifice de natură tehnică standard şi de rutină, în cazul în care componenta intelectuală este minoră. Pentru această metodă, nota minimă de calificare este de 70 (şaptezeci) de puncte sau mai mult.

⁴⁵ Praguri în dolari definite "mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinînd seama de caracterul şi complexitatea acordării, dar nu trebuie să depăşească suma de 300.000 dolari SUA, în afara cazurilor excepţionale.

⁴⁶ Praguri în dolari definite "foarte mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinînd seama de caracterul şi complexitatea acordării, dar nu trebuie să depăşească suma de 100.000 dolari SUA, în afara cazurilor excepţionale.

⁴⁷ Programul-pilot este descris în lucrarea Consiliului din 3 şi 25 Martie a anului 2008, intitulată "Utilizarea Sistemelor Naţionale în Operaţiuni Susţinute de Bancă: Programul-Pilot Propus" (R2008- 0036 şi 0036 şi 0036/1), aprobat de Consiliul Directorilor Executivi al Băncii la 24 aprilie, 2008.

⁴⁸ Pentru alte detalii, consultaţi punctul 3.13 (Achiziţii în cadrul Creditelor Instituţiilor şi Entităţilor Financiare Intermediare) din Normativele: Achiziţii de Bunuri, Lucrări şi Servicii Non-Consultanţă în cadrul Debitorilor Creditelor BIRD şi Creditelor şi AID, şi Granturilor Băncii Mondiale.

Selectarea Consultanţilor în baza Creditelor şi Obligaţiilor de Plată Garantate de Bancă

3.14 Dacă Banca garantează rambursarea unui credit făcut de către un alt creditor, sau garantează plata unei obligaţii de plată nonîmprumut legate de guvern, serviciile de consultanţă finanţate de creditul menţionat sau obligaţia de plată menţionată va fi obţinută cu atenţia cuvenită faţă de principiile şi procedurile care îndeplinesc cerinţele punctului 1.8. Banca poate efectua o revizuire a operaţiunilor de achiziţii finanţate pe această bază.

Selectarea Tipurilor Particulare de Consultanţi

3.15 Selectarea Agenţiilor ONU. Agenţiile ONU⁴⁹ pot fi o sursă unică a Debitorilor atunci cînd ei sunt unici sau extrem de calificaţi pentru a furniza asistenţă tehnică şi consultanţă în domeniul lor de expertiză. Banca poate conveni ca agenţiile ONU să respecte propriile lor proceduri pentru: (a) selectarea subconsultanţilor şi experţilor independenţi, precum şi furnizarea de bunuri necesare minime pentru a executa contractul; (b) atribuirile mici astfel cum sunt definite la nota de subsol 45 de la punctul 3.7 ale prezentelor Normative; şi (c), în anumite circumstanţe, ca răspuns la calamităţi naturale şi pentru situaţii de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de Bancă. Debitorul va folosi formularul standard al Acordului Băncii între un Debitor şi o Agenţie ONU pentru furnizarea de asistenţă tehnică agreată de Bancă. Debitorul va prezenta Băncii pentru aprobare o justificare completă şi forma proiectului Acordului cu agenţia ONU înainte de a-l semna. Agenţiile ONU nu vor primi nici un tratament preferenţial atunci cînd participă la un proces de selectare competitivă, cu excepţia cazului că Debitorii pot accepta privilegiile şi imunităţile acordate agenţiilor ONU şi personalului acestora în temeiul convenţiilor internaţionale existente şi poate conveni cu agenţii ONU privind regimul special de plată necesar conform statutului agenţiei, cu condiţia că acestea sunt acceptabile pentru Bancă. Pentru a neutraliza privilegiile Agenţiilor ONU, precum şi alte avantaje, cum ar fi scutirea de taxe, facilităţi, precum şi dispoziţii speciale de plată, se utilizează metoda SBC, sau metoda SCC pentru atribuiri mici (a se vedea nota de subsol 45).

3.16 Utilizarea Organizaţiilor Nonguvernamentale (ONG-uri). ONG-urile nu sunt organizaţii create pentru obţinerea profitului care pot fi calificate doar pentru a ajuta la pregătirea, gestionarea, şi punerea în aplicare a proiectelor, în principal din cauza implicării lor şi cunoaşterea problemelor locale, nevoilor comunităţii şi/sau abordărilor participative. ONG-urile pot fi incluse în lista scurtă în cazul în care îşi exprimă interesul şi cu condiţia că Debitorul şi Banca sunt mulţumiţi cu calificările lor. Pentru atribuiri care pun accentul pe participare şi cunoştinţele locale considerabile, lista scurtă poate cuprinde în întregime ONG-uri. Dacă este aşa, o metodă de selectare corespunzătoare (SBCC, SBF, SCMMC sau SCC), în funcţie de caracterul, complexitatea şi dimensiunea atribuirii, va fi urmată, şi criteriile de evaluare trebuie să reflecte calificările unice ale ONG-urilor, cum ar fi cunoştinţe locale, scara de funcţionare şi experienţa anterioară relevantă. Debitorii pot selecta ONG-uri pe baza sursei unice, cu condiţia că criteriile menţionate la punctul 3.9 din prezentele Normative sunt îndeplinite.

3.17 Agenţii de Achiziţii şi Manageri de Construcţii. Cînd unui Debitor îi lipseşte organizare, resurse, sau experienţa necesară, poate fi eficient şi eficace pentru ca acesta să angajeze, în calitate de agent, o firma care este specializată in manipularea achiziţiilor. Cînd agenţii de achiziţii sunt folosiţi în mod special ca "agenţi" de manipulare a achiziţionării de produse specifice şi, în general, lucrînd din propriile birouri, aceştia sunt plătiţi, de obicei, cu un procent din valoarea achiziţiilor manipulate, sau o combinaţie a unui astfel de procent şi un onorariu fix. În astfel de cazuri, Agenţii de Achiziţii se selectează folosind proceduri de SBCC cu costuri fiind la o pondere de pînă la 50% (cincizeci la sută). Cu toate acestea, atunci cînd Agenţii de Achiziţii prestează doar servicii de consultanţă pentru achiziţii sau acţionează ca "agenţi" pentru întregul proiect într-un birou specific pentru astfel de proiect, care sunt plătiţi de obicei pe ore, şi în astfel de cazuri, aceştia vor fi selectaţi în urma Procedurilor potrivite pentru alte atribuiri de consultanţă, utilizînd procedurile SBCC şi contractul pe unitate de timp specificat în prezentele Normative. Agentul trebuie să urmeze toate procedurile de achiziţii prezentate în Acordul de credit şi în Planul de Achiziţii aprobat de Banca pe numele Debitorului, inclusiv utilizarea Cererii Standard de Propuneri a Băncii, procedurile de revizuire şi documentaţia. Dispoziţiile menţionate anterior se aplică şi pentru Manageri de Construcţii.

3.18 Servicii de acceptare. Debitorii ar putea dori să angajeze furnizori de servicii de acceptare şi certificare a produselor înainte de expediere sau la sosirea în ţara Debitorului. Acceptarea, de obicei, acoperă calitatea şi cantitatea mărfurilor în cauză şi caracterul rezonabil al preţurilor. Furnizorii de servicii de acceptare trebuie să fie selectaţi prin procedurile SBCC dînd costurilor o pondere de pînă la 50% (cincizeci la sută) şi folosind un format de contract cu plăţile bazate pe un procentaj din valoarea bunurilor acceptate şi certificate.

3.19 Bănci. Băncile de investiţii şi băncile comerciale, societăţile financiare şi managerii de fonduri angajaţi de Debitori pentru vînzarea activelor, emiterea instrumentelor financiare şi alte tranzacţii financiare corporative, în special în contextul operaţiunilor de privatizare, vor fi selectate în conformitate cu SBCC. CDO precizează criteriile de selectare relevante activităţii - de exemplu experienţa in alocări similare sau reţeaua de cumpărători potenţiali - şi costul serviciilor. În plus la remunerarea tradiţională (numită "taxă de reţinere"), compensarea include un "onorariu de succes"; această taxă poate fi fixă, dar, de obicei, este exprimată ca procent din valoarea activelor sau altor instrumente financiare propuse spre vînzare. CDO indică faptul că evaluarea costurilor va lua în considerare taxa de succes, fie in combinaţie cu taxa de reţinere sau aparte. În cazul în care, se ia aparte, o taxă standard de reţinere va fi prescrisă pentru toţi consultanţii preselectaţi şi indicaţi în CDO, şi punctajul financiar se bazează pe taxa de succes. Pentru evaluarea combinată (în special pentru contracte mari), costului poate fi acordată o pondere mai mare decît cea recomandată la punctul 2.26.

CDO-ul trebuie să precizeze în mod clar ordinea în care vor fi prezentate propunerile şi modul în care acestea vor fi comparate.

3.20 Cenzorii. În mod normal cenzorii îndeplinesc sarcinile de audit în conformitate cu standardele profesionale şi TDR bine definite. Aceştia vor fi selectaţi în conformitate cu SBCC, cu costul ca un factor substanţial de selectare (40-50 de puncte) sau prin "Selectarea bazată pe cel mai mic cost" descris la punctul 3.6. pentru atribuiri mici⁵⁰ metoda SCC poate fi folosită.

______________________

⁴⁹ O agenţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite se referă la departamentele Organizaţiei Naţiunilor Unite, agenţiile specializate şi birouri regionale (de exemplu, PanAmerican Health Organization - PAHO), fonduri, şi programe.

Debitorul va prezenta Băncii pentru aprobarea ei o justificare completă şi forma proiectului acordului cu agenţia ONU.

⁵⁰ Vezi nota 45.

3.21 Antreprenori de Prestare a Serviciilor. Proiectele pot implica angajarea unui număr mare de persoane fizice care prestează servicii pe bază de contract. Selectarea lor în calitate de consultanţi individuali sau printr-o firmă, se efectuează în conformitate cu secţiunea V din prezentele Normative. Fişele de post, calificările minime, termenii de angajare, metodele de selectare în cazul angajării în baza contractului cu o firmă, şi gradul de revizuire de către Bancă a acestei documentaţii şi metodele trebuie să fie descrise în documentaţia de proiect. Contractul trebuie să fie inclus în Planul de Achiziţii propus spre revizuire de către Banca

IV. TIPURI DE CONTRACTE ŞI PREVEDERI IMPORTANTE

Tipuri de Contracte

4.1.Contract forfetar.⁵¹ Acest tip de contract este utilizat în principal pentru atribuiri în care domeniul de aplicare şi durata serviciilor şi ieşirile necesare ale consultanţilor sunt clar definite. El este utilizat pe scară largă pentru studii de planificare simplă şi de fezabilitate, studii de mediu, proiectarea detaliată a structurilor standard sau comune, pregătirea sistemelor de prelucrare a datelor şi aşa mai departe. Plăţile sunt legate de ieşiri (rezultatele lucrărilor) cum ar fi rapoarte, desene, liste de cantităţi, documentele de licitaţie şi programele software. Contractul trebuie să includă preţul fix pentru activităţile care urmează să fie efectuate de către consultant şi nu va fi supus nici unei ajustări a preţurilor, cu excepţia celor prevăzute la punctul 4.7 din prezentele Normative. Contractele forfetare sunt uşor de administrat, deoarece funcţionează pe principiul de preţ fix pentru un domeniu de aplicare fix şi plăţile sunt datorate pe bază de rezultate şi etape clar specificate.

4.2.Contract pe unitate de timp.⁵² Acest tip de contract este potrivit atunci cînd este dificil de stabilit sau de fixat domeniul de aplicare şi durata serviciilor, fie pentru că sunt legate de activităţile desfăşurate de alte persoane pentru care perioada de finalizare poate varia, fie din cauza că intrările consultanţilor necesare pentru atingerea obiectivelor atribuirii este dificil de evaluat. Acesta este utilizat pe scară largă pentru studii complexe, supravegherea construcţiilor, servicii de consultanţă şi majoritatea alocărilor de formare. Plăţile sunt bazate pe oră, zilnic, săptămînal, sau lunar acordate pentru experţi (care sunt în mod normal menţionaţi în contract) şi pe elemente nerambursabile cu utilizarea cheltuielilor actuale şi/sau preţuri unitare convenite. Ratele pentru experţi includ remunerarea, costurile sociale, cheltuieli suplimentare, profit şi după caz, indemnizaţiile speciale. Contractul trebuie să includă o sumă de plafon din totalul plăţilor care trebuiesc efectuate consultanţilor. Această sumă de plafon ar trebui să includă o alocaţie de urgenţă pentru serviciile neprevăzute şi de durată, şi o dispoziţie de ajustare a preţurilor pentru inflaţie în conformitate cu punctul 4.7 din prezentele Normative. Contractele pe unitate de timp necesită să fie monitorizate îndeaproape şi administrate de client pentru a se asigura că repartizarea progresează satisfăcător şi că plăţile solicitate de consultanţi sunt adecvate.

_________________________

⁵¹ Formular standard de Contract pentru Servicii de Consultanţă (Remunerare Forfetară).

⁵² Forma standard de Contract pentru servicii de consultanţă (Alocările Complexe pe Unitate de Timp). Aceste documente sunt disponibile pe site-ul Băncii www.worldbank.org/procure.

4.3.Contractul pentru Avans şi/sau Onorariu Neprevăzut (de Succes). Contracte pentru avans şi onorariu neprevăzut sunt utilizate pe scară largă atunci cînd consultanţii (bănci sau societăţi financiare) pregătesc întreprinderile pentru vînzare sau fuziuni ale firmelor, în special în operaţiunile de privatizare. Remunerarea consultantului include un avans şi un onorariu de succes, acesta din urmă fiind în mod normal exprimat ca procent din preţul de vînzare al activelor.

4.4.Contract procentual. Aceste contracte sunt utilizate în mod obişnuit pentru furnizorii de achiziţii şi serviciilor de acceptare. Contracte procentuale se referă direct la taxele plătite consultantului la costul estimat sau real de construcţie a proiectului, sau costul bunurilor procurate sau acceptate. Contractele sunt negociate pe baza normelor de piaţă pentru serviciile şi/sau costurile estimate persoană-luni pentru servicii, sau oferta competitivă. Ar trebui să se ţină seama de faptul că, în cazul serviciilor de arhitectură sau inginerie, contracte procentuale implicit lipsesc de stimulare pentru proiectare economică şi sunt, prin urmare, descurajate. De aceea se recomandă utilizarea unui astfel de contract pentru servicii de arhitectură, doar dacă se bazează pe un cost ţintă fix şi acoperă serviciile definite precis (dar nu, de exemplu, şi lucrări de supraveghere).

4.5 Contract de livrare nedeterminată (CLN) sau Acord de preţ. CLN-uri sunt utilizate atunci cînd Debitorii trebuie să aibă acces rapid şi continuu la servicii "de gardă" de consultanţă specializate pentru o anumită activitate, proporţiile şi calendarul cărora nu poate fi definit în prealabil. CLN-uri sunt de obicei folosite pentru a păstra "consilieri", arbitri de experţi, membri de colegiu, sau experţi să participe la proiectarea sau punerea în aplicare a subproiectelor sau sarcinilor complexe în timpul executării proiectelor finanţate de Banca (de exemplu, panoul de baraj, consilii de soluţionare a litigiilor, reforme instituţionale, sfaturi de achiziţii, rezolvarea problemelor tehnice, evaluarea problemelor de securitate, şi aşa mai departe), în mod normal, pentru o perioadă de cel puţin un an. Serviciile sunt oferite de firmele calificate printr-o listă de experţi propuşi pe care se angajează să pună la dispoziţie prin scrisori de intenţie ca răspuns la o CEI cu stabilirea criteriilor de selectare axate pe calificările relevante şi expertiza experţilor necesari. Debitorii stabilesc o listă lungă de experţi calificaţi. Debitorul şi firmele sunt de acord cu privire la ratele de taxe prestabilite care trebuiesc plătite pentru experţi şi în condiţii standard de contract şi plăţile sunt efectuate pe baza timpului efectiv cheltuit. Experţii sunt selectaţi din lista lungă pe baza unei cereri "de renunţare" cu TDR specific pentru atribuire, pe baza evaluării/comparaţiei calitative a CV-urilor experţilor propuşi sau nivelul taxelor şi un contract specific este semnat pentru fiecare atribuire.

Prevederi importante

4.6 Valuta. CDO-ul precizează în mod clar că firmele pot exprima preţul pentru serviciile lor în orice monedă complet convertibilă. În cazul în care consultanţii doresc să-şi exprime preţul ca o sumă de valori în diferite valute străine, ei pot face acest lucru, cu condiţia că propunerea include nu mai mult de trei monede străine. Debitorul poate solicita consultanţilor să indice partea din preţul reprezentînd costurile locale suportate în valuta ţării Debitorului. Plată în conformitate cu contractul se va face în valuta sau valutele în care se solicită plata din propunere.

4.7 Ajustarea preţurilor. Pentru a regla ratele de remunerare într-un contract pe unitate de timp pentru inflaţie străină şi/sau locală, o dispoziţie de ajustare a preţului va fi inclusă în contract, dacă este de aşteptat să depăşească durata de 18 (optsprezece) luni. Contractele pe unitate de timp de o durată mai scurtă pot include o prevedere pentru ajustare a preţurilor, atunci cînd inflaţia locală sau străină este de aşteptat să fie ridicată şi imprevizibilă. Contracte forfetare, în general, nu trebuie să fie supuse ajustării automate a preţului atunci cînd durata lor se aşteaptă să fie mai mică de 18 (optsprezece) luni, cu excepţia contractelor multianuale de mică valoare (de exemplu, cu cenzorii). Preţul unui contract forfetar poate fi modificat în mod excepţional în cazul în care domeniul de aplicare al serviciilor se extinde dincolo de ceea ce a fost prevăzut din start în TDR şi contract.

4.8 Condiţii de achitare. Dispoziţii de plată, inclusiv sumele care urmează să fie plătite, grafic de plăţi, şi procedurile de plată, vor fi convenite în timpul negocierilor contractuale. Plăţile pot fi efectuate la intervale regulate (ca în cadrul contractelor pe unitate de timp) sau pentru ieşirile convenite (ca în cadrul contractelor forfetare). Plăţile pentru toate avansurile (de exemplu, pentru costurile de mobilizare) vor fi asigurate de o garanţie de plată în avans sau garanţii, cu excepţia cazului contractelor de valoare mică aşa cum sunt definite la nota 34. În cazul în care valoarea avansului este de 10% (zece procente) din valoarea contractului sau mai puţin, Debitorul poate decide să nu solicite o astfel de gaj sau garanţie, caz în care acest lucru ar trebui să fie specificat în proiectul contractului inclus în CDO.

4.9 Plăţile se efectuează cu promptitudine, în conformitate cu prevederile contractuale. În acest scop:

(a) consultanţii pot fi plătiţi direct de către Banca, la cererea Debitorului, sau excepţional printr-o Scrisoare de Credit;

(b) se reţin doar sumele aflate în litigiu, cu restul facturii plătite în conformitate cu contractul; şi

(c) contractul trebuie să prevadă plata taxelor de finanţare în cazul în care plata este întîrziată din vina clientului, dincolo de termenul acordat în contract; rata taxelor se specifică în contract.

4.10 Propunerea şi titluri de performanţă şi daune-interese. Propunere şi titluri de performanţă nu sunt recomandate pentru serviciile de consultanţă, dar, dacă este necesar, vor fi într-o sumă rezonabilă. Aplicarea lor este de multe ori obiectul unor chemări în judecată, de ele se poate uşor de abuzat, şi au tendinţa de a creşte costurile industriei de consultanţă, fără beneficii evidente, care sunt, în cele din urmă, transmise Debitorului. În plus, pentru că livrarea la timp a serviciilor de natură intelectuală şi de consultanţă este condiţionată în multe feluri de acţiunile clientului, provocînd astfel dificultatea de instituire a responsabilităţii exclusive a consultantului, atunci cînd există întîrzieri nu este recomandată aplicarea de daune-interese pentru servicii de consultanţă.

4.11 Contribuţia Debitorului. Debitorul poate numi membrii propriului personal profesionist pentru atribuire în diferite capacităţi. Contractul semnat între Debitor şi consultant va oferi detalii privind conducerea personalului, cunoscut sub numele de personal omolog, precum şi facilităţile oferite de Debitor, cum ar fi locuinţa, spaţii de oficii, servicii de secretariat, utilităţi, materiale şi vehicule. Contractul trebuie să indice măsurile pe care le poate întreprinde consultantul dacă oricare dintre elemente nu poate fi furnizat sau trebuie să fie retras în timpul atribuirii şi compensaţia pe care o va primi consultantul într-un astfel de caz.

4.12 Conflictul de interese. Consultantul nu va primi nici o remunerare în legătura cu atribuire cu excepţia celor prevăzute în contract. Consultantul şi filialele sale nu se angajează în consultanţă sau alte activităţi care intră în conflict cu interesul clientului în conformitate cu contractul. Contractul trebuie să includă prevederi care limitează angajamentul viitor al consultantului pentru alte servicii care rezultă din sau în legătură directă cu servicii de consultanţă ale firmei, în conformitate cu cerinţele punctelor 1.9 şi 1.10 din prezentele Normative.

4.13 Răspunderea profesională. Se aşteaptă ca consultantul să îndeplinească lucrul cu diligenţa corespunzătoare şi în conformitate cu standardele în vigoare ale profesiei. Aşa cum răspunderea consultantului faţă de Debitor va fi guvernată de legea în vigoare, contractul nu trebuie să se ocupe de această problemă atît timp cît părţile nu doresc să limiteze această răspundere. Dacă ei fac acest lucru, ei trebuie să se asigure că (a) nu trebuie să existe nici o astfel de limitare în caz de neglijenţă serioasă a consultantului sau conduită intenţionat necorespunzătoare; (b) răspunderea consultantului faţă de Debitor nu poate, în nici un caz, să fie limitată la mai puţin de un coeficient din valoarea totală a contractului care urmează să fie indicată în CDO şi în condiţiile speciale ale contractului (valoarea unei astfel de limitări va depinde de fiecare caz specific);⁵³ şi (c) orice astfel de limitare poate ţine numai de răspunderea consultantului faţă de client şi nu cu răspunderea consultantului faţă de terţi.

4.14 Substituirea experţilor. În timpul unei alocări, dacă este necesară o substituire (de exemplu, din cauza problemelor de sănătate sau pentru că un expert se dovedeşte a fi necorespunzător sau devine altfel neeligibil), consultantul va propune alţi experţi de cel puţin acelaşi nivel de calificare pentru aprobarea de către Debitor.

4.15 Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor. Contractul trebuie să includă prevederile care ţin de legea aplicabilă şi forumul pentru soluţionarea litigiilor. Contractele consultanţilor includ întotdeauna o clauză despre soluţionarea litigiilor. Arbitrajul Comercial Internaţional într-un loc neutru are avantaje practice faţă de alte metode de soluţionare a litigiilor. Prin urmare, Banca cere ca Debitorii să folosească acest tip de arbitraj în contracte oferite consultanţilor străini, cu excepţia cazului în care Banca a fost de acord în mod expres să renunţe la această cerinţă din motive justificate, cum ar fi reglementările naţionale şi procedurile de arbitraj echivalente. Banca nu va fi numită în calitate de arbitru sau nu i se va cere să numească un arbitru.⁵⁴

 ____________________________

⁵³ Debitorul este încurajat să protejeze asigurarea împotriva riscurilor potenţiale peste aceste limite. Coeficientul trebuie să fie mai mare de 1 (unu). În cazul în care s-ar putea să nu fie nevoie de cerinţele de răspundere profesională, Debitorul va explica motivele din care solicită Băncii aprobarea CDO-ului.

⁵⁴ Se înţelege, totuşi, că oficialii Centrului Internaţional pentru Soluţionarea Disputelor de Investiţii (CISDI) au libertatea de a numi ca arbitri pe funcţionarii CISDI.

V. SELECTAREA CONSULTANŢILOR INDIVIDUALI

5.1 Consultanţii individuali⁵⁵ sunt angajaţi în atribuiri pentru care (a) nu este necesară o echipă de experţi, (b) nu se cere suportul profesional suplimentar exterior (sediul de acasă) şi (c) experienţa şi calificările persoanei fizice sunt cerinţa primordială. Cînd coordonarea, administrarea sau responsabilitatea colectivă poate deveni dificilă din cauza numărului de persoane, ar fi recomandabil să angajeze o firmă. Cînd consultanţi individuali calificaţi nu sunt disponibili sau nu pot semna un contract direct cu un Debitor ca urmare a unui acord prealabil cu o firmă, Debitorul poate invita firmele să ofere consultanţi individuali calificaţi pentru atribuire.

5.2 Anunţul de căutare a exprimării interesului (EI) este bine venit, mai ales atunci cînd Debitorul nu cunoaşte persoane cu experienţă şi calificate sau de disponibilitatea acestora, sau serviciile sunt complexe, sau există un potenţial de beneficii din publicitate mai larg, sau în cazul în care este obligatorie în conformitate cu legislaţia naţională. Aceasta nu poate, cu toate acestea, să fie necesară în toate cazurile şi nu ar trebui să aibă loc pentru contractele cu valoare mică.⁵⁶ Toate invitaţiile pentru EI ar trebui să specifice criteriile de selectare, care se bazează doar pe experienţă şi calificări. Cînd firmele sunt invitate să propună consultanţi individuali, EI va clarifica faptul că numai experienţa şi calificările persoanelor vor fi utilizate în procesul de selectare şi că experienţa lor corporativă nu va fi luată în considerare, şi va specifica dacă contractul va fi semnat cu firma sau persoanele propuse.

5.3 Consultanţii individuali sunt selectaţi pe baza experienţei lor relevante, calificărilor şi capacităţii de a îndeplini atribuirea. Ei nu trebuie să prezinte propuneri şi se vor lua în considerare în cazul în care întrunesc cerinţele minime relevante pe care le stabileşte Debitorul pe baza caracterului şi complexităţii atribuirii, şi evaluaţi pe baza de fundal academic şi experienţă relevantă specifică şi ,după caz, cunoaşterea condiţiilor locale, cum ar fi limba naţională, cultura, sistemele administrative şi organizarea guvernamentală. Selectarea se efectuează prin compararea capacităţii totale relevante a cel puţin trei candidaţi calificaţi printre cei care, în mod direct sau prin intermediul unei firme, au exprimat interesul în atribuire sau au fost studiaţi în mod direct de către Debitor. Persoanele propuse pentru a fi angajate de către Debitor vor fi cei mai experimentaţi şi cel mai bine calificaţi şi sunt pe deplin capabili să realizeze atribuirea. Debitorul va negocia un contract cu consultantul individual ales sau firma, după caz, după ce a ajuns la acord privind termenii şi condiţiile satisfăcătoare ale contractului, inclusiv onorariile rezonabile şi alte cheltuieli.

5.4 Selectarea consultanţilor individuali nu este în mod normal obiectul unei revizuiri în prealabil. Debitorul, cu toate acestea, va obţine aprobarea Băncii: (a) atunci cînd nu a fost în măsură să compare cel puţin trei candidaţi calificaţi înainte de angajare, caz în care acesta trebuie să indice motivele; (b) înainte de a invita firmele pentru a oferi serviciile prestate de consultanţi individuali în conformitate cu alineatul 5.1 din prezentele Normative; (c) în caz că negocierile cu persoana selectată eşuează înainte de a trece la negocieri cu următoare cea mai bună persoana fizică sau firma, după caz; şi (d) în caz de selectare pe bază de sursă unică în conformitate cu alineatul 5.6 din prezentele Normative. Banca impune, de asemenea, revizuirea prealabilă a selectării anumitor categorii de consultanţi individuali.⁵⁷

_____________________________

⁵⁵ Consultanţi individuali ale căror servicii sunt necesare în contextul programului-pilot USN al Băncii vor fi selectaţi în conformitate cu metodologia descrisă la punctul 3.12 şi cu condiţia că atribuirea cade sub plafonul stabilit de Banca.

⁵⁶ Publicitatea pentru EI nu se face în mod normal, în cazul contractelor individuale mai mici de 50.000 doalri SUA. Un astfel de prag, cu toate acestea, trebuie să fie stabilit în fiecare caz în parte, luînd în considerare natura, complexitatea şi riscurile atribuirii.

Banca poate conveni, la cererea Debitorului, că astfel de sarcini să facă obiectul suspendării pentru finanţare de către Bancă a persoanelor din ţara Debitorului care sunt sub o sancţiune de excludere să le fie acordat un contract de către autoritatea judiciară competentă a ţării Debitorului şi în temeiul legilor sale relevante, cu condiţia că Banca a stabilit că persoana a fost implicată în fraudă sau corupţie, iar procedura judiciară a oferit persoanei fizice procesul adecvat.

⁵⁷ Cei angajaţi pentru asistenţă tehnică de lungă durată sau servicii de consultanţă pe durata proiectului (peste pragul de revizuire prealabilă stabilit în Acordul de Credit sau Planul de Achiziţii) şi (indiferent de pragul de revizuire prealabilă) cei care sunt angajaţi pentru muncă legală sau activităţi de achiziţii legate de proiect. Revizuirea prealabilă a TDR-ul consultanţilor individuali de către Banca este obligatorie, cu excepţia cazurilor cum poate fi stabilit de Managerii Regionali de Achiziţii ai Băncii pentru atribuiri limitate, simple şi de mică valoare.

5.5 Atunci cînd un contract este semnat cu o firmă de consultanţă pentru a oferi consultanţi individuali, fie personalul permanent sau asociaţi sau alţi experţi pe care poate recruta, dispoziţii despre conflictul de interese descrise în prezentele Normative se aplică firmei-mamă. Nu se permite înlocuirea oricărei persoane fizice care a fost iniţial propusă şi evaluată, în astfel de cazuri, contractul va fi semnat cu următorul consultantul clasat.

5.6 Consultanţi individuali pot fi selectaţi pe baza sursei unice cu o justificare corespunzătoare în cazuri excepţionale, cum ar fi: (a) sarcini care sunt o continuare a muncii anterioare, pe care consultantul a efectuat şi pentru care a fost selectat prin concurs; (b) alocări cu o durată totală aşteptată de mai puţin de 6 (şase) luni; (c) situaţii de urgenţă şi (d) în cazul în care persoana este singurul consultantul calificat pentru atribuire. Debitorul va prezenta Băncii pentru revizuire şi aprobare TDR-ul atribuirii, o justificare suficient de detaliată, inclusiv justificarea alegerii selectării pe baza de sursă unică în loc de un proces de selectare competitivă, şi baza pentru a recomanda un anumit consultant individual în toate aceste cazuri, cu excepţia contractelor mai mici de pragul definit pe baza riscurilor şi domeniului de aplicare al proiectului, şi stabilit în Planul de Achiziţii.

ANEXA 1: ANALIZA DE CĂTRE BANCA SELECTĂRII CONSULTAŢILOR

ŞI PUBLICAREA OFERTEI CONTRACTELOR

Programarea procesului de selectare

1. Banca trebuie să analizeze⁵⁸ Planul de Achiziţii şi actualizările lor pregătite de Debitori în conformitate cu dispoziţiile punctului 1.25. Aceştia trebuie să fie în concordanţă cu Planul de Implementare a Proiectului, Acordul de Credit, şi aceste Normative.

Revizuire Prealabilă

2. În ceea ce priveşte toate contractele⁵⁹ care sunt supuse revizuirii prealabile a Băncii: (a) Înainte de a invita propuneri, Debitorul va prezenta Băncii pentru revizuire şi aprobare estimarea costurilor propuse şi CDO-ul (inclusiv lista scurtă). Debitorul va face modificări la lista scurtă şi documentele la cererea rezonabilă a Băncii. Orice modificare ulterioară va solicita aprobarea Băncii înainte de eliberarea CDO-ului pentru consultanţii preselectaţi.⁶⁰

___________________________

⁵⁸ Punctele 11-15 din Anexa III stabilesc acţiunile întreprinse de Banca ca răspuns la comunicările din partea ofertanţilor, inclusiv plîngerile ofertantului şi cererile de raportare detaliată a ofertantului.

⁵⁹ Valoarea totală a contractului, inclusiv toate impozitele şi taxele trebuie să fie baza pentru a determina dacă un contract ar trebui să fie obiectul unei revizuiri prealabile sau ulterioare de către Bancă.

⁶⁰ În cazul contractelor care urmează să fie atribuite în conformitate cu punctul 3.11 în cazul în care un proces competitiv nou nu este posibil, Debitorul nu va iniţia negocieri fără prezentarea Băncii pentru examinare justificarea necesară şi primirea aprobării Băncii, şi trebuie să respecte cerinţele prezentului alineat 2 de mai sus, în toate punctele de vedere relevante.

(b) După evaluarea propunerilor tehnice, Debitorul va oferi Băncii, în timp suficient pentru analiza sa, un raport de evaluare tehnică (pregătit, în cazul în care Banca va solicita, de către experţi acceptabili pentru Banca, în conformitate cu alineatul 2.16) şi o copie a propunerilor, dacă sunt solicitate de Banca. În cazul în care Banca stabileşte că evaluarea tehnică este în contradicţie cu prevederile CDO-ului, aceasta informează cu promptitudine Debitorul şi precizează motivele pentru determinarea acesteia; în caz contrar, Banca trebuie să elibereze aprobarea evaluării tehnice. Debitorul va solicita, de asemenea, Băncii o aprobare în cazul în care raportul de evaluare recomandă respingerea tuturor propunerilor.

(c) Debitorul poate trece la deschiderea propunerilor financiare numai după primirea aprobării Băncii pentru evaluarea tehnică. Cînd costul este un factor în alegerea consultantului, Debitorul poate continua cu evaluarea financiară, în conformitate cu prevederile CDO. Debitorul va prezenta Băncii raportul final de evaluare, împreună cu recomandarea sa a consultantului de succes. Debitorul va notifica firma care a primit cel mai mare punctaj total de evaluarea finală cu intenţia sa de a atribui contractul firmei şi va invita firma pentru negocieri. În cazul în care Banca constată orice discrepanţe în evaluarea financiară, în conformitate cu propriile sale revizuiri sau din cauza unei plîngeri, aceasta va notifica prompt Debitorul care abordează cu promptitudine toate problemele ridicate în conformitate cu cerinţele Băncii înainte de a începe negocierile cu consultantul de succes sau va suspenda negocierile dacă deja le-a început. În astfel de cazuri, nu se iau măsuri suplimentare pînă cînd Banca eliberează aprobarea sa pentru recomandarea Debitorului.

(d) În cazul în care Debitorul necesită o prelungire a perioadei de valabilitate a propunerilor pentru a finaliza evaluarea, obţine autorizaţiile interne necesare sau aprobarea Băncii, sau face acordarea, ar trebui să încerce să obţină aprobarea Băncii pentru prima solicitare de prelungire în cazul în care este pentru o perioadă mai mare de patru săptămîni, precum şi pentru toate cererile ulterioare de prelungire, indiferent de durata perioadei.

(e) În cazul în care Debitorul primeşte plîngeri de la consultanţi, acesta trimite imediat reclamantului o confirmare şi Băncii pentru a analiza şi a comenta o copie a plîngerii; comentariile Debitorului cu privire la fiecare problemă ridicată în plîngere şi o copie a răspunsului propus trimite reclamantului.

(f) În cazul în care, ca urmare a analizei unei plîngeri sau din orice alt motiv, Debitorul schimbă recomandarea de atribuire a contractului, motivele acestei decizii şi un raport de evaluare revizuit se prezintă Băncii pentru aprobare. Debitorul va prezenta o republicare a acordării contractului în formatul punctului 7 din prezenta Anexă. Dacă negocierile cu consultantul de succes eşuează, Debitorul va prezenta Băncii pentru analiză procesul-verbal al negocierilor şi motivele pentru eşecul suportat. După finalizarea procedurii descrise la punctul 2.30 din prezentele Normative şi obţinerea aprobării Băncii, negocierile pot fi reziliate, iar firma clasată pe următorul loc poate fi invitată pentru negocieri.

(g) După finalizarea negocierilor sau în cazul selectării pe baza de sursă unică, Debitorul va prezenta Băncii, in timp suficient pentru analiza sa, o copie a contractului negociat propus spre semnare de către Debitor, care a fost parafat de către consultantul de succes. În cazul în care contractul negociat a dus la substituirea experţilor principali sau la orice modificare a TDR şi a originalului contractului propus, Debitorul va evidenţia modificările şi va oferi o explicaţie de ce aceste modificări sunt necesare şi acceptabile pentru Debitor.

(h) În cazul în care Banca stabileşte că raportul final de evaluare, recomandarea pentru atribuire şi/sau contractul negociat nu sunt conforme cu dispoziţiile din CDO, ea informează cu promptitudine pe Debitor şi motivează determinarea acesteia. În caz contrar, Banca va prezenta aprobare finală pentru acordarea contractului. Debitorul trebuie să confirme acordarea şi să semneze contractul numai după ce a primit aprobarea Băncii.

(i) Un exemplar conform al contractului va fi prezentat Băncii imediat după semnarea sa şi înainte de depunerea la Bancă a primei cereri de retragere de fonduri din Contul de Credit, în ceea ce priveşte un astfel de contract. Cînd plăţile contractuale se fac de pe un Cont Special (CS), o copie a contractului trebuie să fie prezentată Băncii înainte de efectuarea primei plăţi de pe CS în ceea ce priveşte un astfel de contract.

(j) Descrierea şi valoarea contractului, împreună cu numele şi adresa consultantului, cu excepţia persoanei fizice, este condiţionată de publicare de către Bancă în conformitate cu punctul 2(i) de mai sus la primirea copiei contractului semnat de Debitor.

(k) Debitorul va păstra toate documentele cu privire la fiecare contract în timpul implementării proiectului pînă la doi ani după data de închidere a Acordului de Credit. Această documentaţie ar trebui să includă, dar să nu se limiteze la: (i) originalul semnat al fiecărui contract şi toate modificările sau completările ulterioare; (ii) propuneri originale, toate documentele şi corespondenţa referitoare la selectarea şi punerea în aplicare a contractului, inclusiv cele parvenite în sprijinul evaluării propunerilor (inclusiv fişele cu punctaj individual), precum şi recomandarea de acordare eliberată Băncii; şi (iii) facturi de plată sau certificate. Pentru contractele atribuite pe baza unei metode SSU, documentaţia trebuie să includă justificarea folosirii metodei, calificările şi experienţa consultantului selectat şi originalul semnat al contractului. Debitorul va prezenta astfel de documentaţie Băncii, la cerere, pentru examinare de către Bancă sau de către consultanţii/auditori săi.

3. Modificarea contractului semnat. În cazul contractelor supuse revizuirii prealabile, înainte de a accepta: (a) o prelungire a timpului prevăzut pentru executarea unui contract; (b) orice modificare substanţială în domeniul de aplicare a serviciilor, substituirea experţilor principali sau alte modificări semnificative ale termenilor şi condiţiilor contractului; sau (c) încetarea propusă a contractului, Debitorul va solicita aprobarea Băncii. În cazul în care Banca stabileşte că modificările propuse ar fi în contradicţie cu prevederile Acordului de Credit şi/sau Planul de Achiziţii, aceasta informează imediat Debitorul şi motivele care stau la baza acestei determinări. O copie a tuturor modificărilor ale contractului va fi prezentată Băncii pentru înregistrare.

4. Traduceri. Dacă un contract este supus unei revizuiri prealabile şi este scris în Limba Naţională⁶¹, Debitorul are responsabilitatea de a prezenta Băncii o traducere exactă a rapoartelor tehnice şi celor combinate de evaluare şi proiectul parafat al contractului negociat într-o limbă de uz internaţional menţionată în CDO (engleză, franceză sau spaniolă). O traducere exactă va fi, de asemenea, prezentată Băncii pentru orice modificări ulterioare ale acestor contracte.

Revizuire ulterioară

5. Analizele Ulterioare ale Achiziţiilor (AUA) în mod normal sunt efectuate de către Bancă. Debitorul va păstra toate documentele cu privire la fiecare contract nereglementat de punctul 2 din prezenta Anexă în timpul implementării proiectului şi pînă la doi ani de la data închiderii Acordului de Credit. Această documentaţie ar trebui să includă, dar nu se limitează la, originalul semnat al contractului şi toate modificările ulterioare sau acte adiţionale, propunerile iniţiale, raportul de evaluare tehnică şi raportul de evaluare combinată, recomandarea pentru acordare, şi facturile de plată sau certificatele pentru examinare de către Bancă sau de către consultanţii/auditorii săi. Pentru contractele acordate în baza selectării pe sursă unică, aceasta trebuie să includă înregistrarea de justificare, calificările şi experienţa consultanţilor şi originalul semnat al contractului. Debitorul va prezenta, de asemenea, astfel de documente Băncii, la cerere. Banca poate declara procurări eşuate pentru oricare dintre motivele prevăzute la alin 1.19 a acestor Normative, inclusiv în cazul în care stabileşte că contractul nu a fost acordat în conformitate cu procedurile şi metodele agreate reflectate în Acordul de Credit şi detaliate în Planul de Achiziţii pentru care Banca a eliberat aprobarea, sau contractul în sine nu este în concordanţă cu astfel de proceduri şi metode. Banca va informa cu promptitudine Debitorul cu privire la motivele pentru astfel de determinare. Banca poate, de asemenea, în funcţie de riscurile şi domeniul de aplicare al proiectului (de exemplu, implicarea multor contracte de mică valoare şi contracte simple), să fie de acord cu Debitorul, că desemnează entităţi independente pentru a efectua AUA, în conformitate cu termenii, condiţiile şi procedurile de raportare acceptabile la Banca. În astfel de cazuri, Banca va revizui rapoartele prezentate de Debitor şi îşi rezervă dreptul de a efectua analiza ulterioară pe parcursul implementării proiectului, care poate fi necesară.

Schimbare de la Analiza Ulterioară la Analiza Prealabilă

6. Un contract al cărui deviz al costurilor a fost sub pragul de analiză prealabila al Băncii indicat în Planul de Achiziţii va cădea sub incidenţa analizei prealabile, mai degrabă decît a unei analize ulterioare, dacă oferta financiară a firmei selectate depăşeşte un astfel de prag. Toată documentaţia de achiziţii, deja procesată, inclusiv raportul de evaluare şi recomandarea de acordare, se depune la Bancă pentru analiza prealabilă şi aprobare, înainte de acordare a contractului. Cînd, dimpotrivă, oferta financiară a firmei selectate scade sub pragul de analiză prealabilă, procesul de analiză prealabilă continuă. În anumite circumstanţe, Banca poate solicita Debitorului de a urma un proces de analiză prealabilă pentru un contract sub pragul de analiză prealabilă stabilit în Planul de Achiziţii, de exemplu, în cazul unei plîngeri pe care Banca a stabilit de a fi de natură gravă . De asemenea, în cazul în care metoda de selectare necesită schimbări ca urmare a devizelor de costuri mai mari sau mai mici decît evaluate anterior, planul de achiziţii se modifică de către Debitor şi se prezintă Băncii pentru analiză şi aprobare.

Publicarea Acordării Contractelor

7. Debitorul va publica informaţii pe UNDB online pentru toate contractele în cazul în care lista scurtă a inclus orice firmă străină şi toate contractele de selectare pe sursă unică acordate firmelor străine şi în presă Naţională⁶² - toate contractele în care lista scurtă cuprinde numai firme naţionale şi toate contractele de selectare pe sursă unică acordate întreprinderilor naţionale. Această publicare trebuie să fie efectuată în termen de două săptămîni de la primirea aprobării Băncii pentru acordarea contractului conform alin.2(h) şi 2(j) din prezenta Anexă pentru contractele care fac obiectul analizei prealabile a Băncii, şi în termen de două săptămîni de negocieri de succes cu firma selectată pentru contractele care fac obiectul unei analize ulterioare a Băncii. Publicaţiile trebuie să includă următoarele informaţii ca relevante şi aplicabile pentru fiecare metodă: (a) numele tuturor consultanţilor din lista scurtă, cu specificarea celor care au prezentat propuneri; (b) punctajul tehnic general şi punctajul atribuit pentru fiecare criteriu şi sub-criteriu fiecărui consultant; (c) preţurile oferite de fiecare consultant ca citite şi ca evaluate; (d) punctajul final combinat şi clasamentul final al consultanţilor; şi (e) numele consultantului de succes şi preţul total, durata, domeniul sumar de aplicare al contractului. Aceleaşi informaţii trebuie să fie trimise tuturor consultanţilor care au prezentat propuneri. Banca va organiza publicarea acordării contractelor în curs de revizuire prealabilă pe site-ul său exterior după primirea de la Debitor a cîte un exemplar al contractelor, semnat în conformitate cu alineatul 2 litera (i) de mai sus.

_________________________

⁶¹ A se vedea punctul 1.22.

⁶² Într-un ziar naţional de largă circulaţie şi/sau în Monitorul Oficial, cu condiţia că aceasta este de mare tiraj, sau pe un site utilizat pe scară largă sau portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit, în Limba Naţională astfel cum este stabilit în conformitate cu punctul 2.15.

Diligenţa cuvenită privind politicile şi procedurile de sancţionare ale Băncii

8. La efectuarea evaluării propunerilor, Debitorul va verifica eligibilitatea consultanţilor din listele de firme şi persoane fizice interzise şi suspendate de către Bancă, în conformitate cu punctul 1.23(d) din aceste Normative şi/sau punctul 1.16(d) din Normativele pentru achiziţii, care sunt postate pe site-ul extern al Băncii. Debitorul va aplica diligenţa cuvenită suplimentară prin supravegherea îndeaproape şi monitorizarea oricărui contract în curs (fie în curs de revizuire prealabilă sau ulterioară) executat de către o firmă sau persoană care a fost sancţionată de Banca după semnarea unui astfel de contract. Debitorul nu va semna contracte noi şi nici acorduri adiţionale, inclusiv nici o extindere a termenului de finalizare, la un contract în curs de desfăşurare, cu o firmă sau persoană suspendată sau exclusă de la data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii, fără analiza prealabilă şi aprobarea Băncii. Banca va finanţa cheltuieli suplimentare doar în cazul în care acestea au fost efectuate înainte de data de finalizare a contractului iniţial sau data de finalizare revizuită: (i) pentru contractele de analiză prealabilă, într-un acord adiţional la care Banca şi-a exprimat aprobarea; şi (ii) pentru contractele de analiză ulterioară, într-un acord adiţional semnat înainte de data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii. Banca nu va finanţa nici un contract nou sau nici un acord adiţional sau de modificări, care introduce o modificare materială la orice contract existent, care a fost semnat cu o firmă sau persoană suspendată sau exclusă la data sau după data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii.

ANEXA 2: INSTRUCŢIUNI PENTRU CONSULTANŢI

ŞI FIŞA DE DATE (IPC) DIN CDO⁶³

____________________________

⁶³ Prezenta Secţiune nu se aplică în cazul contractelor care urmează să fie acordate cu ajutorul Programului-Pilot USN descris la punctul 3.12.

1. Debitorul va utiliza CDO-uri standard, emise de Banca, care includ IPC, care cuprind instrucţiuni relevante, după caz, pentru majoritatea dintre metodele de selectare. Dacă, în situaţii excepţionale, Debitorul are nevoie să modifice IPC-ul standard, modificarea se face prin intermediul fişei cu date tehnice şi nu prin modificarea textului principal. IPC-ul trebuie să includă informaţii adecvate cu privire la următoarele aspecte ale atribuirii:

(a) o foarte scurtă descriere a atribuirii;

(b) formate standard pentru propunerile tehnice şi financiare;

(c) numele şi datele de contact ale oficialilor cui se transmit rectificările şi cu care reprezentantul consultanţilor se întruneşte, dacă este necesar;

(d) detalii privind procedura de selectare care trebuie urmată, inclusiv: (i) descrierea procesului de două etape, după caz; (ii) o listă a criteriilor de evaluare tehnică şi punctajul oferit pentru fiecare criteriu; (iii) detalii privind evaluarea financiară; (iv) ponderile relative pentru calitate şi pentru cost, în cazul SBCC; (v) punctajul minim de trecere pentru calitate; şi (vi) detalii cu privire la deschiderea ofertelor financiare;

(e) o estimare a nivelului de cheltuieli ale experţilor principali (în persoană-luni) necesar din partea consultanţilor sau bugetul total, dar nu ambele;

(f) indicarea experienţei minime, realizării academice şi aşa mai departe, aşteptate de la experţi principali;

(g) detaliile şi starea oricărei finanţări externe;

(h) informaţii cu privire la negocierile şi informaţii financiare care se solicită firmei selectate în timpul negocierii contractului;

(i) termenul limită de depunere a propunerilor;

(j) valută(ele) în care costurile serviciilor vor fi exprimate, comparate şi plătite;

(k) trimitere la orice lege a ţării Debitorului care poate fi relevantă în mod particular, pentru contractul propus consultanţilor;

(l) o declaraţie că o firmă şi oricare dintre filialele sale va fi descalificată de la furnizarea descendentă de bunuri, lucrări sau servicii în cadrul proiectului în cazul în care, după opinia Băncii, astfel de activităţi constituie un conflict de interese cu serviciile oferite în cadrul atribuirii;

(m) metoda în care propunerea va fi înaintată, inclusiv cerinţa ca propunerile tehnice şi financiare să fie sigilate şi transmise separat într-un mod care să asigure că evaluarea tehnică nu este influenţată de preţ;

(n) o cerere ca firma invitată (i) să confirme primirea CDO-ului şi (ii) să informeze Debitorul dacă va fi sau nu prezentarea unei propuneri;

(o) lista scurtă a consultanţilor invitaţi să prezinte propuneri şi dacă sunt acceptabile sau nu asociaţii între consultanţii preselectaţi;

(p) perioada pentru care propunerile consultanţilor vor fi valabile şi în care consultanţii se angajează să menţină, fără schimbare, experţii principali propuşi, şi trebuie să deţină atît ratele propuse cît şi preţul total; în cazul extinderii perioadei de valabilitate a propunerii, este dreptul consultanţilor să nu-şi menţină propunerea. În cazul în care consultanţii sunt de acord să prelungească perioada de valabilitate a propunerii lor, ei trebuie să facă acest lucru fără nici o schimbare în propunerile lor originale şi să mai confirme şi disponibilitatea tuturor experţilor principali, aşa cum a fost propus iniţial cu excepţia celor prevăzute mai jos. Dacă oricare dintre experţii principali nu este disponibil în acest moment şi consultanţii, în timp ce extind valabilitatea propunerii lor, trebuie să solicite înlocuirea a unui astfel de expert cu altul, ei trebuie să ofere o justificare adecvată şi probe, spre satisfacţia Debitorului. Propunerea va fi respinsă în cazul în care se constată că expertul indisponibil a fost propus fără confirmarea acestuia/acesteia, dacă motivele prevăzute pentru înlocuire sau justificarea este inacceptabilă sau calificările şi experienţa expertului de înlocuit nu sunt egale sau mai bune decît cele ale expertului propus iniţial. Dacă este acceptabil, nici o altă modificare în propunerea tehnică sau financiară nu va fi permisă. Punctajul evaluării tehnice bazate pe experţi principali, propunerile financiare, precum şi alte detalii ale propunerii iniţiale rămîn neschimbate.

(q) data anticipată la care se aşteaptă ca consultantul selectat să înceapă atribuirea;

(r) o declaraţie care să indice (i) dacă este sau nu contractul consultanţilor şi a personalului va fi exonerat sau nu de taxe; şi dacă nu (ii) care taxa probabilă va fi sau unde se pot obţine aceste informaţii în timp util şi o declaraţie care necesită ca consultantul să includă în propunerea sa financiară o sumă separată în mod clar identificată, pentru a acoperi taxele;

(s) în cazul în care nu sunt incluse în TDR sau în proiectul contractului, detalii cu privire la servicii, facilităţi, echipamentele şi personalul care urmează să fie asigurat de către Debitor;

(t) executarea în etape a atribuirii, dacă este cazul, şi probabilitatea însărcinării atribuirilor următoare;

(u) procedura de a manipula cu rectificarea informaţiilor oferite în CDO; şi

(v) orice condiţii pentru subcontractarea unei părţi a atribuirii.

ANEXA 3: GHID PENTRU CONSULTANŢI

Scopul

1. Această anexă oferă îndrumare pentru consultanţii care doresc să participe la servicii de consultanţă finanţate de Banca.

Responsabilitatea pentru selectarea consultanţilor

2. Responsabilitatea pentru implementarea proiectului şi, prin urmare, pentru achitarea serviciilor de consultanţă în cadrul proiectului, aparţine exclusiv Debitorului. Banca, la rîndul său, este impusă de Acord să se asigure că fondurile sunt plătite dintr-un credit bancar deodată ce apar cheltuielile. Intrările din sumele unui credit sau unui grant se fac numai la cererea Debitorului. Debitorul prezintă cerere de retragere Băncii, împreună cu documentele justificative necesare pentru a demonstra că fondurile au fost sau sunt utilizate în conformitate cu Acordul de Credit şi Planul de Achiziţii.⁶⁴ După cum este subliniat la punctul 1.4 din prezentele Normative, Debitorul este responsabil pentru selectarea şi angajarea consultanţilor. Acesta invită, primeşte şi evaluează propunerile şi acordă contractul. Contractul este încheiat între Debitor şi Consultant. Banca nu este parte a contractului.

__________________

⁶⁴ Pentru informaţii suplimentare despre politicile şi procedurile de debursare ale Băncii vedeţi Normative de debursare ale Băncii Mondiale pentru Proiecte şi Manualul de debursare pentru Clienţii Băncii Mondiale (disponibile pe site-ul Băncii la www.worldbank.org/projects).

Rolul Băncii

3. După cum se menţionează în prezentele Normative (Anexa 1), Banca analizează CDO-ul, evaluarea propunerilor, recomandările de acordare, precum şi contractul pentru a se asigura că procesul se desfăşoară în conformitate cu procedurile convenite, astfel cum se prevede în Acordul de Credit şi detaliate în Planul de Achiziţii. Pentru toate contractele care fac obiectul unei revizuiri prealabile a Băncii, Banca analizează documentele înainte de a fi emise, aşa cum este descris în Anexa 1. De asemenea, în cazul în care în orice moment în procesul de selectare (chiar şi după acordarea contractului) Banca concluzionează că procedurile convenite nu au fost urmate în orice privinţă importantă, Banca poate declara procurări eşuate, aşa cum este descris la punctul 1.19. Cu toate acestea, în cazul în care un Debitor a acordat un contract, după obţinerea aprobării Băncii, Banca va declara procurări eşuate numai dacă aprobarea a fost emisă pe baza unor informaţii incomplete, inexacte sau care induc în eroare, prezentate de către Debitor. În plus, în cazul în care Banca stabileşte că de practicile corupte sau frauduloase s-au ocupat reprezentanţii Debitorului sau ai Consultantului, Banca poate impune sancţiunile aplicabile prevăzute la punctul 1.23 din prezentele Normative.

4. Banca publică CDO-uri standard şi contracte pentru diferite tipuri de servicii de consultanţă. După cum se menţionează la punctele 2.9 şi 2.12 din prezentele Normative, Debitorul este obligat să utilizeze aceste documente, cu modificări minime acceptabile Băncii pentru a rezolva problemele specifice proiectului. Debitorul finalizează şi emite aceste documente, ca parte a CDO-ului.

Informaţiile cu privire la serviciile Consultantului

5. Informaţii privind serviciile consultantului, inclusiv o scurtă descriere a caracterului serviciilor, calendarul, costul estimat şi intrările de timp ale experţilor, şi aşa mai departe, vor fi, în primul rînd, incluse în Documentul cu Informaţii despre Proiect (DIP), care descrie proiectele în curs de pregătire. În acelaşi timp, informaţii similare vor fi, de asemenea, incluse în descrierea fiecărui proiect în Rezumatul Lunar de Funcţionare (RLF). Aceste informaţii vor fi actualizate în permanenţă. Fiecare proiect cere publicarea unui Anunţ de Achiziţii Generale în Dezvoltarea Afacerilor a Organizaţiilor Naţiunilor Unite (UNDB online)⁶⁵ care va include o descriere mai detaliată a serviciilor solicitate, agenţia clientului şi costul bugetar. În cazul contractelor de valoare mare⁶⁶, aceasta va fi urmată de un aviz specific care caută o "exprimare a interesului" în UNDB on-line. Documentul de Evaluare a Proiectului (DEP) va prezenta informaţii şi mai detaliate.

6. DIP şi RLF sunt disponibile pe internet şi din InfoShop⁶⁷ în Bancă. DEP este disponibil după aprobarea creditului. UNDB este disponibil prin intermediul abonamentului on-line.

________________________

⁶⁵ UNDB on-line este o publicaţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite. Informaţii de abonament sunt disponibile din: Dezvoltarea Afacerilor, Organizaţia Naţiunilor Unite, Cutia Poştală GCPO 5850, New York, NY 10163-5850, Statele Unite ale Americii (site-ul: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org).

⁶⁶ Contractele aşteptate să coste mai mult de echivalentul a 300.000 dolari SUA, cu excepţia cazului cînd lista scurtă cuprinde doar consultanţi naţionali (vezi punctele 2.5 şi 2.7 din prezentele Normative).

⁶⁷ Adresa InfoShop, de asemenea, este adresa Băncii Mondiale: 1818 H Street, NW, Washington, D.C. 20433, Statele Unite ale Americii. Baza de Date de Proiect este disponibilă la www.worldbank.org/projects.

Rolul Consultanţilor

7. Cînd consultanţii primesc CDO şi în cazul în care pot îndeplini cerinţele TDR şi condiţiile comerciale şi contractuale, aceştia ar trebui să facă demersurile necesare pentru a pregăti o propunere receptivă (de exemplu, să viziteze ţara atribuirii, să caute asociaţii, colectarea documentaţiei, înfiinţarea echipei de pregătire). În cazul în care consultanţii găsesc în documentele CDO-ului - mai ales în procedura de selectare şi criteriile de evaluare – orice ambiguitate, omisiune sau contradicţie internă, sau orice facilitate care este neclară sau pare discriminatorie sau restrictivă, acestea ar trebui să ceară rectificări din partea Debitorului, în formă scrisă, în termenul specificat în CDO pentru introducerea rectificărilor.

8. În această privinţă, trebuie de subliniat faptul că o CDO specifică emisă de către Debitor reglementează fiecare selectare, după cum se menţionează la punctul 1.2 din prezentele Normative. Dacă consultanţii simt că oricare dintre prevederile CDO-ului sunt în contradicţie cu aceste Normative, acestea ar trebui să ridice această problemă cu Debitorul.

9. Consultanţii ar trebui să se asigure că prezintă o propunere complet receptivă, inclusiv toate documentele justificative solicitate în CDO. Este esenţial să se asigure acurateţea în curricula vitae ale experţilor principali depuse cu propunerile. Curricula vitae vor fi semnate de către consultanţi şi persoanele fizice şi datate. După primirea şi deschiderea propunerilor tehnice, consultanţilor nici nu li se va cere, nici nu li se va permite să schimbe fondul, experţii principali şi aşa mai departe. Nerespectarea cerinţelor importante va duce la respingerea propunerii. În mod similar, odată cu primirea propunerilor, consultanţilor nici nu li se va cere nici nu li se va permite să schimbe taxa citată şi aşa mai departe, cu excepţia momentului negocierilor efectuate în conformitate cu prevederile CDO. În cazul în care o prelungire a valabilităţii propunerilor a fost motivul pentru care experţii principali nu au fost disponibili pentru o companie, o schimbare a experţilor principali cu o calificare echivalentă sau mai bună ar putea fi posibilă conform punctului 2.28 al acestor Normative şi alineatului 1 (p) din Anexa 2.

Confidenţialitatea

10. După cum se menţionează la punctul 2.35, procesul de evaluare a propunerilor este confidenţial pînă la publicarea acordării contractului, cu excepţia dezvăluirii punctelor tehnice aşa cum este indicat la punctele 2.23 şi 2.30. Confidenţialitatea permite Debitorului şi analiştilor Băncii să evite realitatea sau percepţia interferenţei necorespunzătoare. Dacă, în timpul procesului de evaluare, consultanţii doresc să aducă informaţii suplimentare la cunoştinţa Debitorului, Banca sau ambele ar trebui să facă acest lucru în scris.

Acţiunea Băncii

11. Dacă consultanţii doresc să ridice probleme sau întrebări despre procesul de selectare, ei pot trimite Băncii copii cu comunicatele lor prin intermediul Debitorului sau pot scrie Băncii direct în cazul în care Debitorul nu răspunde prompt sau în cazul în care comunicatul este o plîngere împotriva Debitorului. Toate aceste comunicate ar trebui să fie adresate Conducătorului Echipei de Sarcină a proiectului, cu o copie pentru Directorul de Ţară pentru ţara-debitoare şi pentru Directorul Regional de Achiziţii. Numele Conducătorilor Echipei de Sarcină sunt disponibile în DEP.

12. Comunicatele primite de Banca de la consultanţii preselectaţi înainte de data-limită de depunere a propunerii, dacă este cazul, trebuie să se trimită Debitorului împreună cu comentariile şi sfaturile Băncii de acţiune sau de răspuns.

13. Comunicatele, inclusiv plîngerile, Banca le primeşte de la consultanţi după ce deschiderea propunerilor tehnice se face după cum urmează. În cazul contractelor care nu fac obiectul revizuirii prealabile a Băncii, orice comunicare sau extrasele sale relevante, după cum se consideră necesar, vor fi trimise Debitorului pentru examinarea cuvenită şi luarea măsurilor corespunzătoare. Debitorul trebuie să prezinte toate documentele relevante Băncii pentru analiză şi comentarii. În cazul contractelor care fac obiectul revizuirii prealabile, Banca va examina comunicarea, în consultare cu Debitorul, şi în cazul în care are nevoie de informaţii suplimentare, le va cere de la Debitor. Dacă informaţiile sau rectificările suplimentare sunt necesare din partea consultantului, Banca va cere Debitorului să le obţină şi să le comenteze sau să le includă, după caz, în raportul de evaluare. Revizuirea Băncii nu va fi finalizată pînă la examinarea şi luarea în considerare completă a comunicării. Comunicările primite de la consultanţi care implică acuzaţii de fraudă şi corupţie⁶⁸ pot justifica un tratament diferit din motive de confidenţialitate. În astfel de cazuri, Banca va aplica atenţia şi discreţia cuvenită în schimbul de informaţii considerate adecvate împreună cu Debitorul.

___________________________

68 Reporting on suspected fraud and corruption can be done directly to the Bank Integrity Vice Presidency (INT) by email: investigations_hotline@worldbank.org; through the World Bank website; through the 24-hour hotline operated by a third party: toll free +1-800-831-0463, collect calls +1-704-556-7046 (interpreters are available, anonymous calls accepted); or by contacting INT at the Bank's Headquarter office in Washington, D.C.: +1-202-458-7677.

14. În afară de confirmarea primirii comunicatelor, Banca nu va intra în discuţii sau corespondenţă cu nici un consultant în procesul de selectare şi de revizuire, pînă la publicarea acordării contractului.

Raportul detaliat al Băncii

15. Dacă după acordarea contractului, un consultant doreşte să se asigure de motivele pentru care nu a fost selectată propunerea sa, acesta ar trebui să adreseze cererea sa Debitorului conform indicaţiilor punctului 2.32. În cazul în care consultantul nu este mulţumit cu explicaţia scrisă dată şi/sau raportul detaliat al Debitorului, şi doreşte să se întîlnească cu Banca, el se poate adresa Managerului Regional pe Achiziţii pentru ţara-debitoare, care va aranja o întîlnire la nivelul corespunzător şi cu personalul relevant. Scopul unei astfel de întîlniri este doar de a discuta propunerea consultantului, şi nu de a inversa poziţia Băncii care a fost transmisă Debitorului sau pentru a discuta propunerile concurenţilor.

ACORD DE GRANT

nr.TF019354 dintre Republica Moldova şi Asociaţia Internaţională

pentru  Dezvoltare  în  vederea  realizării  Proiectului  "Fortificarea

capacităţilor Sistemului Informaţional de Management în Educaţie (SIME)"

3 noiembrie 2015

H.E. Anatol Arapu

Minister of Finance

Ministry of Finance

Cosmonautilor str. 7

Chisinau

Republic of Moldova

Re: Grant No. TF019354

Strengthening Capacity – EMIS

Excellency:

In response to the request for financial assistance made on behalf of the Republic of Moldova ("Recipient"), I am pleased to inform you that the International Bank for Reconstruction and Development/International Development Association (collectively, the "World Bank"), acting as administrator of grant funds provided under the Trust Fund for Statistical Capacity Building, proposes to extend to the Recipient a grant in an amount not to exceed three hundred sixty-five thousand United States Dollars (US$365,000) ("Grant") on the terms and conditions set forth or referred to in this letter agreement ("Agreement"), which includes the attached Annex, to assist in the financing of the project described in the Annex ("Project").

This Grant is funded out of the abovementioned trust fund for which the World Bank receives periodic contributions from the Donors. In accordance with Section 3.02 of the Standard Conditions (as defined in the Annex to this Agreement), the World Bank′s payment obligations in connection with this Agreement are limited to the amount of funds made available to it by the Donors under the abovementioned trust fund, and the Recipient′s right to withdraw the Grant proceeds is subject to the availability of such funds.

The Recipient represents, by confirming its agreement below, that it is authorized to enter into this Agreement and to carry out the Project in accordance with the terms and conditions set forth or referred to in this Agreement.

Please confirm the Recipient′s agreement to the foregoing by having an authorized official of the Recipient sign and date the enclosed copy of this Agreement, and returning it to the World Bank. Upon receipt by the World Bank of this countersigned copy, this Agreement shall become effective as of the date specified by the World Bank in accordance with Section 4.02 of the Annex to this Agreement; provided, however, that the offer of this Agreement shall be deemed withdrawn if the World Bank has not received he countersigned copy of this Agreement within ninety (90) days after the date of this Agreement by the World Bank, unless the World Bank shall have established a later date for such purpose.

Very truly yours,

INTERNATIONAL DEVELOPMENT ASSOCIATION and

INTERNATIONAL BANK FOR RECONSTRUCTION AND DEVELOPMENT

By_______________________

Viktoria Siryachenko

Acting Country Director

Belarus, Moldova and Ukraine,

Europe and Central Asia

AGREED:

REPUBLIC OF MOLDOVA

By:__________________________

                 Authorized Representative

Name: _______________________

Title: ________________________

Date: ________________________

Enclosures:

(1) Standard Conditions for Grants Made by the World Bank Out of Various Funds, dated February 15, 2012;

(2) Disbursement Letter of the same date as this Agreement, together with World Bank Disbursement Guidelines for Projects, dated May 1, 2006;

(3) Guidelines on Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects Financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants, dated October 15, 2006 and revised in January 2011;

(4) Guidelines: Procurement of Goods, Works and Non-consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits and Grants by World Bank Borrowers, dated January 2011 and revised in July 2014; and

(5) Guidelines: Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits and Grants by World Bank Borrowers, dated January 2011 and revised in July 2014.

MDTF Grant No. TF019354

ANNEX

Article I

Standard Conditions; Definitions

1.01. Standard Conditions. The Standard Conditions for Grants Made by the World Bank out of Various Funds dated February 15, 2012 ("Standard Conditions"), constitute an integral part of this Agreement.

1.02. Definitions. Unless the context requires otherwise, the capitalized terms used in this Agreement have the meanings ascribed to them in the Standard Conditions or in this Agreement; and the below additional terms have the following meanings:

(a) "Center for Information and Communication Technologies in Education" means a center responsible for information and communication technologies within MoE.

(b) "EMIS" means education management information system.

(c) "MoE" means the Recipient′s Ministry of Education, or any successor thereto.

(d) "World Bank Safeguard Policies" means the Bank operational policies and procedures set forth in the Bank′s Operational Manual under OPs/BPs 4.01, 4.04, 4.36, 4.09, 4.11, 4.10, 4.12, 4.37, 7.50 and 7.60, as said manual is published underwww.WorldBank.org/opmanual.

Article II

Project Execution

2.01. Project Objectives and Description. The objective of the Project is to strengthen the quality, openness and use of education statistics to better inform the ongoing education reforms of the Recipient.

The Project consists of the following parts:

Part I: Strengthening statistical and analytical capacity

Provision of support for: strengthening the capacity of the MoE, the Center for Information and Communication Technologies in Education, local authorities and schools in using EMIS through:

(a) assessing of their statistical capacity and information flows;

(b) carrying out Training on data collection, quality controls, information flows and analysis of the data; and

(c) reviewing and analyzing the statistical operations and procedures, regulatory and managerial framework for educational indicators.

Part II: Improving Quality and Reliability of Data Collected through EMIS

Provision of support for:

(a) developing and implementing data validation mechanisms;

(b) introducing digital signatures; and

(c) elaborating additional present reports in EMIS.

Part III: Opening Data in Education Sector

Provision of support for:

(a) assessing of education data needs of the stakeholders;

(b) creating catalogs of the identified data categories that need to be collected, compiled in user-friendly manner, opened and regularly updated;

(c) developing the open data webpages for dissemination and interactive visualization of educational data; and

(d) carrying out an outreach campaign on the education sector open data availability to encourage citizens oversight of the education reforms.

2.02. Project Execution Generally. The Recipient declares its commitment to the objectives of the grant funds. To this end, the Recipient shall carry out the Project through MoE in accordance with the provisions of: (a) Article II of the Standard Conditions; (b) the "Guidelines on Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects Financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants", dated October 15, 2006 and revised in January 2011 ("Anti-Corruption Guidelines"); and (c) this Article II.

2.03. Institutional and Other Arrangements. The Recipient shall ensure, through MoE, that the project implementation team is maintained throughout the implementation of the Project in a manner satisfactory to the World Bank.

2.04. Donor Visibility and Visit. The Recipient shall take or cause to be taken all such measures as the World Bank may reasonably request to identify publicly the Donors′ support for the Project.

2.05. Project Monitoring, Reporting and Evaluation. (a) The Recipient shall monitor and evaluate the progress of the Project and prepare Project Reports in accordance with the provisions of Section 2.06 of the Standard Conditions and on the basis of the indicators acceptable to the World Bank. Each Project Report shall cover the period of six (6) months, and shall be furnished to the World Bank not later than one month after the end of the period covered by such report.

(b) The Recipient shall prepare the Completion Report in accordance with the provisions of Section 2.06 of the Standard Conditions. The Completion Report shall be furnished to the World Bank not later than six (6) months after the closing date.

2.06. Financial Management. (a) The Recipient shall ensure that a financial management system is maintained in accordance with the provisions of Section 2.07 of the Standard Conditions.

(b) The Recipient shall ensure that interim unaudited financial reports for the Project are prepared and furnished to the World Bank not later than forty-five (45) days after the end of each calendar semester, covering the semester, in form and substance satisfactory to the World Bank.

(c) The Recipient shall, upon the World Bank′s request, have its Financial Statements audited in accordance with the provisions of Section 2.07 (b) of the Standard Conditions. Such audit of the Financial Statements shall cover the entire period during which the withdrawals from the Grant Account were made. The audited Financial Statements for such period shall be furnished to the World Bank not later than six (6) months after the end of such period.

2.07. Procurement. All goods and/or consulting services required for the Project and to be financed, fully or partially, out of the proceeds of the Grant shall be procured in accordance with the requirements set forth or referred to in the "Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits and Grants by World Bank Borrowers", dated January 2011, revised in July 2014 ("Procurement Guidelines"), and the "Guidelines: Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits and Grants by World Bank Borrowers", dated January 2011, revised in July 2014 ("Consultant Guidelines").

2.08. Any contract for Eligible Expenditures to be financed in full or in part out of the proceeds of the Grant shall be included in the procurement plan prepared by the Recipient and approved by the Bank in accordance with the Procurement Guidelines and the Consultant Guidelines, prior to initiating the procurement process for any such contract.

Article III

Withdrawal of Grant Proceeds

3.01. Eligible Expenditures. The Recipient may withdraw the proceeds of the Grant in accordance with the provisions of: (a) Article III of the Standard Conditions; (b) this Section; and (c) such additional instructions as the World Bank may specify by notice to the Recipient (including the "World Bank Disbursement Guidelines for Projects" dated May 2006, as revised from time to time by the World Bank and as made applicable to this Agreement pursuant to such instructions), to finance 100% of Eligible Expenditures as set forth in the following table.

For the purposes of this paragraph, the term "Training" means the reasonable costs, as shall have been approved by the World Bank, for training and workshops conducted under the Project, including tuition, travel and subsistence costs for training and workshop participants, costs associated with securing the services of trainers and workshop speakers, rental of training and workshop facilities, preparation and reproduction of training and workshop materials, and other costs directly related to training course and workshop preparation and implementation (but excluding goods and consulting services).

3.02. Withdrawal Conditions. Notwithstanding the provisions of Section 3.01 of this Agreement, no withdrawal shall be made for payments made prior to the date of countersignature of this Agreement by the Recipient.

3.03. Withdrawal Period. The Closing Date referred to in Section 3.06 (c) of the Standard Conditions is January 31, 2017.

Article IV

Effectiveness; Termination

4.01. This Agreement shall not become effective until evidence satisfactory to the World Bank has been furnished to the World Bank that the execution and delivery of this Agreement on behalf of the Recipient has been duly authorized by all necessary governmental and corporate actions.

4.02. Except as the Recipient and the World Bank shall otherwise agree, the date on which this Agreement shall enter into effect shall be the date upon which the World Bank dispatches to the Recipient notice of its acceptance of the evidence required pursuant to Section 4.01 of this Annex. If, before the Effective Date, any event has occurred which would have entitled the World Bank to suspend the right of the Recipient to make withdrawals from the Grant Account if this Agreement had been effective, the World Bank may postpone the dispatch of the notice referred to in this Section until such event (or events) has (or have) ceased to exist.

4.03. This Agreement and all obligations of the parties under it shall terminate if it has not entered into effect by the date sixty (60) days after the date of this Agreement, unless the World Bank, after consideration of the reasons for the delay, establishes a later date for the purpose of this Section. The World Bank shall promptly notify the Recipient of such later date.

Article V

Recipient′s Representative; Addresses

5.01. Recipient′s Representative. The Recipient′s Representative referred to in Section 7.02 of the Standard Conditions is the Minister of Finance.

5.02. Recipient′s Address. The Recipient′s Address referred to in Section 7.01 of the Standard Conditions is:

Cosmonautilor str. 7

Chisinau

Republic of Moldova

Facsimile:

(373) 2222 5393

5.03. World Bank′s Address. The World Bank′s Address referred to in Section 7.01 of the Standard Conditions is:

International Bank for Reconstruction and Development/International Development Association

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433

United States of America

STANDARD CONDITIONS

FOR GRANTS MADE BY THE

WORLD BANK

OUT OF

VARIOUS FUNDS

Dated February 15, 2012

ARTICLE I

Introductory Provisions

Section 1.01. Application of Standard Conditions. These Standard Conditions set forth certain terms and conditions generally applicable to grants made by IBRD or IDA out of various funds (other than IDA resources). They apply to the extent specified in the Grant Agreement.

Section 1.02. Inconsistency with Grant Agreement. If any provision of the Grant Agreement is inconsistent with a provision of these Standard Conditions, the provision of the Grant Agreement shall govern.

Section 1.03. Definitions. Except as otherwise provided in the Grant Agreement, wherever capitalized terms are used in these Standard Conditions or in the Grant Agreement, they have the meanings ascribed to them in these Standard Conditions.

Section 1.04. References; Headings. References in these Standard Conditions to Articles and Sections are to the Articles and Sections of these Standard Conditions. Their headings are inserted in these Standard Conditions for reference only and shall not be taken into consideration in interpreting these Standard Conditions.

ARTICLE II

Project Execution

Section 2.01. Project Execution Generally. The Recipient shall ensure that:

(a) the Project is carried out: (i) with due diligence and efficiency; (ii) in conformity with appropriate administrative, technical, financial, economic, environmental and social standards and practices; and (iii) in accordance with the provisions of the Grant Agreement, including these Standard Conditions; and

(b) the funds, facilities, services and other resources required for the Project are provided promptly as needed.

Section 2.02. Insurance. The Recipient shall ensure that adequate provision is made for the insurance of any goods required for the Project and to be financed out of the proceeds of the Grant, against hazards incident to the acquisition, transportation and delivery of the goods to the place of their use or installation. Any indemnity for such insurance shall be payable in a freely usable currency to replace or repair such goods.

Section 2.03. Land Acquisition. The Recipient shall ensure that all action is taken to acquire as and when needed all land and rights to land that are required to carry out the Project and shall promptly furnish to the World Bank, upon its request, evidence satisfactory to the World Bank that such land and rights are available for the Project.

Section 2.04. Use of Goods, Works and Services; Maintenance of Facilities. The Recipient shall ensure that:

(a) except as the World Bank shall otherwise agree, all goods, works and services financed out of the proceeds of the Grant are used exclusively for the purposes of the Project; and

(b) all facilities relevant to the Project are at all times properly operated and maintained and all necessary repairs and renewals of such facilities are made promptly as needed.

Section 2.05. Documents; Records. The Recipient shall ensure that:

(a) all documents related to the Project are promptly furnished to the World

Bank upon its request, in such detail as the World Bank shall reasonably request;

(b) records are maintained adequate to record the progress of the Project (including its cost and the benefits to be derived from it), to identify the goods, works and services financed out of the proceeds of the Grant and to disclose their use in the Project, and such records are furnished to the World Bank promptly upon its request;

(c) all records evidencing expenditures under the Project are retained until at least: (i) two years after the Closing Date; or (ii) if the World Bank requires audits of the Recipient′s Financial Statements pursuant to Section 2.07 (b) below, the later of: (A) one year after the World Bank has received the audited Financial Statements covering the period during which the last withdrawal from the Grant Account was made; and (B) two years after the Closing Date; and

(d) the representatives of the World Bank are able to examine all records referred to above in paragraphs (b) and (c), and are provided all such information concerning such records as they may from time to time reasonably request.

Section 2.06. Project Monitoring, Reporting and Evaluation. The Recipient shall:

(a) ensure the maintenance of policies and procedures adequate to enable it to monitor and evaluate on an ongoing basis, in accordance with indicators acceptable to the World Bank, the progress of the Project and the achievement of its objectives; and

(b) if so required in accordance with the provisions of the Grant Agreement:

(i) (A) ensure the preparation and delivery to the World Bank of one or more project reports ("Project Reports"), in form and substance satisfactory to the World Bank, integrating the results of such monitoring and evaluation activities and setting out measures recommended by the Recipient to ensure the continued efficient and effective execution of the Project, and to achieve the Project′s objectives; each Project Report to cover the period specified in the Grant Agreement and to be furnished to the World Bank not later than the date specified for that purpose in the Grant Agreement; and (B) afford the World Bank a reasonable opportunity to exchange views with the Recipient on such report, and thereafter implement such recommended measures, taking into account the World Bank′s views on the matter; and

(ii) ensure the preparation and delivery to the World Bank, not later than the date specified for that purpose in the Grant Agreement, of one or more completion reports ("Completion Reports"): (A) of such scope and in such detail as the World Bank shall reasonably request, on the execution of the Project, the performance by the Recipient and the World Bank of their respective obligations under the Grant Agreement and the accomplishment of the purposes of the Grant; and (B) a plan designed to ensure the sustainability of the Project′s achievements.

Section 2.07. Financial Management; Financial Statements; Audits. The Recipient shall ensure that:

(a) a financial management system is maintained and financial statements ("Financial Statements") are prepared in accordance with consistently applied accounting standards acceptable to the World Bank, both in a manner adequate to reflect the operations, resources and expenditures related to the Project;

(b) if so required in accordance with the provisions of the Grant Agreement: (i) the Financial Statements are periodically audited by independent auditors acceptable to the World Bank, in accordance with consistently applied auditing standards acceptable to the World Bank; and (ii) the Financial Statements, as so audited, are furnished to the World Bank not later than the date specified in the Grant Agreement for that purpose, together with such other information concerning the audited Financial Statements and such auditors, as the World Bank may from time to time reasonably request; and

(c) the Financial Statements audited pursuant to paragraph (b) of this Section are made publicly available in a timely fashion and in a manner acceptable to the World Bank.

Section 2.08. Cooperation and Consultation. The Recipient and the World Bank shall cooperate fully to assure that the purposes of the Grant and the objectives of the Project will be accomplished, and to this end, throughout the implementation of the Project and for a period of ten years thereafter:

(a) from time to time, at the request of either of them, exchange views on the

Project, the Grant, and the performance of their respective obligations under the Grant Agreement, and furnish to the other party all such information related to such matters as it shall reasonably request; and

(b) promptly inform the other party of any condition which interferes with, or threatens to interfere with, such matters.

Section 2.09. Visits. The Recipient shall, throughout the implementation of the Project and for a period of ten years thereafter:

(a) if it is the Member Country, enable the representatives of the World Bank to visit any part of its territory for purposes related to the Grant;

(b) if it is not the Member Country, take all measures required on its part to enable the World Bank to visit any part of the Member Country′s territory for purposes related to the Grant; and

(c) enable the World Bank′s representatives: (i) to visit any facilities and sites included in the Project; and (ii) to examine the goods financed out of the proceeds of the Grant, and any documents relevant to the performance of its obligations under the Grant Agreement.

Section 2.10. Disputed Area

In the event that the Project is in an area which is or becomes disputed, neither the World Bank′s financing of the Project, nor any designation of or reference to such area in the Grant Agreement, is intended to constitute a judgment on the part of the World Bank as to the legal or other status of such area or to prejudice the determination of any claims with respect to such area.

ARTICLE III

Withdrawal of Grant Proceeds

Section 3.01. Grant Account; Withdrawals Generally; Currency of Withdrawals

(a) The World Bank shall credit the amount of the Grant in the currency of denomination of the Grant to the Grant Account. The Recipient may from time to time request withdrawals of amounts of the Grant from the Grant Account in accordance with the provisions of the Grant Agreement and of these Standard Conditions.

(b) Withdrawals of the proceeds of the Grant from the Grant Account shall be made in the currency of denomination of the Grant. The World Bank may, at the request and acting as an agent of the Recipient, and on such terms and conditions as the World Bank shall determine, purchase with such currency withdrawn from the Grant Account such other currencies as the Recipient shall reasonably request to meet payments for Eligible Expenditures. Whenever it shall be necessary for the purpose of the Grant Agreement or these Standard Conditions to determine the value of one currency in terms of another, such value shall be as reasonably determined by the World Bank.

Section 3.02. Funding Shortfall. Notwithstanding the provisions of Section 3.01, no withdrawals shall be made if, as a result of such withdrawal, the total amount of the Grant withdrawn from the Grant Account would exceed the amount available to the World Bank from trust fund resources provided to it by other financiers for the purposes of the Grant. The Recipient shall bear the risk of any such funding shortfall, and the World Bank shall not have any liability whatsoever to the Recipient or to any third parties in respect of any expenditures or liabilities incurred in connection with the Grant Agreement which exceed the amount made available to the World Bank for the purposes of the Grant.

Section 3.03. Special Commitment by the World Bank. At the Recipient′s request and on such terms and conditions as the Recipient and the World Bank shall agree, the World Bank may enter into special commitments in writing to pay amounts for Eligible Expenditures notwithstanding any subsequent suspension or cancellation of an amount of the Grant ("Special Commitment").

Section 3.04. Applications; Supporting Evidence

(a) When the Recipient wishes to withdraw an amount from the Grant Account or to request the World Bank to enter into a Special Commitment, the Recipient shall deliver to the World Bank a written application for the purpose in such form and substance as the World Bank shall reasonably request ("Application").

(b) The Recipient shall furnish to the World Bank: (i) evidence satisfactory to the World Bank of the authority of the person or persons authorized to sign each Application and the authenticated specimen signature of each such person; and (ii) such documents and other evidence in support of each Application as the World Bank shall specify, whether before or after the World Bank has permitted any withdrawal requested in the Application ("Supporting Evidence").

(c) Each Application for an amount of the Grant, and its Supporting Evidence, must be sufficient in form and substance to satisfy the World Bank that the Recipient is entitled to withdraw such amount from the Grant Account, and that such amount will be used only for the purposes specified in the Grant Agreement. Applications shall be made promptly in relation to Eligible Expenditures.

(d) The World Bank shall pay the amounts withdrawn by the Recipient from the Grant Account only to, or on the order of, the Recipient.

Section 3.05. Designated Accounts

(a) The Recipient may open and maintain one or more designated accounts into which the World Bank may, at the request of the Recipient, deposit amounts withdrawn from the Grant Account as advances for purposes of the Project ("Designated Accounts"). All Designated Accounts shall be opened in a financial institution acceptable to the World Bank, and on terms and conditions acceptable to the World Bank.

(b) Deposits into, and payments out of, any Designated Account shall be made in accordance with the Grant Agreement and these Standard Conditions and such additional instructions as the World Bank may specify from time to time by notice to the Recipient. The World Bank may, in accordance with the Grant Agreement and such instructions, cease making deposits into any such account upon notice to the Recipient. In such case, the World Bank shall notify the Recipient of the procedures to be used for subsequent withdrawals from the Grant Account.

Section 3.06. Eligible Expenditures. The Recipient shall ensure that the proceeds of the Grant are used exclusively to finance expenditures which, except as otherwise provided in the Grant Agreement, satisfy the following requirements ("Eligible Expenditures"):

(a) the payment is for the reasonable cost of goods, works or services required for the Project, to be financed out of the proceeds of the Grant and procured, all in accordance with the provisions of the Grant Agreement;

(b) the payment is not prohibited by a decision of the United Nations Security

Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations; and

(c) the payment: (i) is made on or after the date specified in the Grant Agreement for that purpose; and (ii) except as the World Bank may otherwise agree, is for expenditures incurred prior to the Closing Date.

Section 3.07. Financing Taxes

(a) The Grant Agreement may specify that the proceeds of the Grant may not be withdrawn to pay for Taxes levied by, or in the territory of, the Member Country on or in respect of Eligible Expenditures, or on their importation, manufacture, procurement or supply. In such case, if the amount of any such Taxes decreases or increases, the World Bank may, by notice to the Recipient, adjust the percentage of such Eligible Expenditures to be financed out of the proceeds of the Grant specified in the Grant Agreement, as required to ensure consistency with such limitation on withdrawals.

(b) In the absence of such specification, the use of any proceeds of the Grant to pay for such Taxes is nevertheless subject to the World Bank′s policy of requiring economy and efficiency in the use of the proceeds of its credits and grants. To that end, if the World Bank at any time determines that the amount of any such Tax is excessive, or that such Tax is discriminatory or otherwise unreasonable, the World Bank may, by notice to the Recipient, adjust the percentage of such Eligible Expenditures to be financed out of the proceeds of the Grant specified in the Grant Agreement, as required to ensure consistency with such policy of the World Bank.

Section 3.08. Reallocation. If, in the World Bank′s opinion, an amount of the Grant allocated to a category of Eligible Expenditures under the Grant Agreement will be insufficient to finance the expenditures under such category, the World Bank may, by notice to the Recipient:

(a) reallocate to such category any other amount of the Grant which in the World Bank′s opinion is not needed for other Eligible Expenditures, to the extent required to meet the estimated shortfall; and

(b) if such reallocation will not fully meet the estimated shortfall, reduce the percentage of Eligible Expenditures to be financed under such category, in order that further withdrawals for such expenditures may continue until all such expenditures have been made.

ARTICLE IV

Cancellation; Suspension; Grant Refund

Section 4.01. Cancellation by the Recipient. The Recipient may, by notice to the World Bank, cancel any unwithdrawn amount of the Grant, except that the Recipient may not cancel any such amount that is subject to a Special Commitment.

Section 4.02. Suspension by the World Bank. The World Bank may, by notice to the Recipient, suspend the right of the Recipient to make withdrawals from the Grant Account if any of the following events occurs and is continuing. Such suspension shall continue until the World Bank has notified the Recipient that such right to make withdrawals has been restored.

(a) Interference. If the Grant has been made to a Recipient which is not the Member Country, the Member Country has: (i) taken or permitted to be taken any action which would prevent or interfere with the execution of the Project or the performance by the Recipient of its obligations under the Grant Agreement; or (ii) failed to afford a reasonable opportunity for representatives of the World Bank to visit any part of its territory for purposes related to the Grant or the Project.

(b) Performance Failure. The Recipient has failed to perform any obligation under the Grant Agreement.

(c) Fraud and Corruption. At any time, the World Bank determines that any representative of the Recipient (or the Member Country, if the Recipient is not the Member Country, or any other recipient of any of the proceeds of the Grant) has engaged in corrupt, fraudulent, coercive or collusive practices in connection with the use of the proceeds of the Grant, without the Recipient (or the Member Country or any other such recipient) having taken timely and appropriate action satisfactory to the World Bank to address such practices when they occur.

(d) Cross Suspension. IBRD or IDA has suspended in whole or in part the right of the Recipient (or of the Member Country, if the Recipient is not the Member Country) to make withdrawals under any agreement with IBRD or with IDA because of a failure by the Recipient (or by the Member Country) to perform any of its obligations under such agreement or any other agreement with IBRD or IDA.

(e) Extraordinary Situation. As a result of events which have occurred after the date of the Grant Agreement, an extraordinary situation has arisen which makes it improbable that the Project can be carried out or that the Recipient will be able to perform its obligations under the Grant Agreement.

(f) Misrepresentation. A representation made by the Recipient in or pursuant to the Grant Agreement, or any representation or statement furnished by the Recipient and intended to be relied upon by the World Bank in making the Grant, was incorrect in any material respect.

(g) Assignment of Obligations; Disposition of Assets. The Recipient (or any other entity responsible for implementing any part of the Project) has, without the consent of the World Bank: (i) assigned or transferred, in whole or in part, any of its obligations arising under or entered into pursuant to the Grant Agreement; or (ii) sold, leased, transferred, assigned, or otherwise disposed of any property or assets financed wholly or in part out of the proceeds of the Grant; provided, however, that the provisions of this paragraph shall not apply with respect to transactions in the ordinary course of business which, in the opinion of the World Bank: (A) do not materially and adversely affect the ability of the Recipient (or such other entity) to perform any of its obligations arising under or entered into pursuant to the Grant Agreement or to achieve the objectives of the Project; and (B) if the Grant has been made to a Recipient which is not the Member Country, do not materially and adversely affect the financial condition or operation of the Recipient (or such other entity).

(h) Membership. The Member Country: (i) has been suspended from membership in or ceased to be a member of IBRD or of IDA; or (ii) has ceased to be a member of the International Monetary Fund.

(i) Condition of Recipient. If the Grant has been made to a Recipient which is not the Member Country:

(i) Any action has been taken for the dissolution, disestablishment or suspension of operations of the Recipient (or of any other entity responsible for implementing any part of the Project).

(ii) The Recipient (or any other entity responsible for implementing any part of the Project) has ceased to exist in the same legal form as that prevailing as of the date of the Grant Agreement.

(iii) In the opinion of the World Bank, the legal character, ownership or control of the Recipient (or of any other entity responsible for implementing any part of the Project) has changed from that prevailing as of the date of the Grant Agreement so as to materially and adversely affect the ability of the Recipient (or such other entity) to perform any of its obligations arising under or entered into pursuant to the Grant Agreement, or to achieve the objectives of the Project.

(j) Ineligibility. IBRD or IDA has declared the Recipient (other than the Member Country) ineligible to receive proceeds of any financing made by IBRD or IDA or otherwise to participate in the preparation or implementation of any project financed in whole or in part by IBRD or IDA, as a result of: (i) a determination by IBRD or IDA that the Recipient has engaged in fraudulent, corrupt, coercive or collusive practices in connection with the use of the proceeds of any financing made by IBRD or IDA; and/or (ii) a declaration by another financier that the Recipient is ineligible to receive proceeds of any financing made by such financier or otherwise to participate in the preparation or implementation of any project financed in whole or in part by such financier as a result of a determination by such financier that the Recipient has engaged in fraudulent, corrupt, coercive or collusive practices in connection with the use of the proceeds of any financing made by such financier.

(k) Additional Event. Any other event specified in the Grant Agreement for the purposes of this Section has occurred ("Additional Event of Suspension").

Section 4.03. Cancellation by the World Bank. The World Bank may, by notice to the Recipient, terminate the right of the Recipient to make withdrawals with respect to an unwithdrawn amount of the Grant, and cancel such amount, if any of the following events occurs with respect to such amount:

(a) Suspension. The right of the Recipient to make withdrawals from the Grant Account has been suspended with respect to any amount of the Grant for a continuous period of thirty days.

(b) Amounts not Required. The World Bank determines, after consultation with the Recipient, that an amount of the Grant will not be required to finance Eligible Expenditures.

(c) Fraud and Corruption. At any time, the World Bank determines, with respect to any amount of the proceeds of the Grant, that corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices were engaged in by representatives of the Recipient (or the Member Country, if the Recipient is not the Member Country, or any other recipient of the proceeds of the Grant), without the Recipient (or the Member Country or other recipient of the proceeds of the Grant) having taken timely and appropriate action satisfactory to the World Bank to address such practices when they occur.

(d) Misprocurement. At any time, the World Bank: (i) determines that the procurement of any contract to be financed out of the proceeds of the Grant is inconsistent with the procedures set forth or referred to in the Grant Agreement; and (ii) establishes the amount of expenditures under such contract which would otherwise have been eligible for financing out of the proceeds of the Grant.

(e) Closing Date. After the Closing Date, there remains an unwithdrawn amount of the Grant.

Section 4.04. Amounts Subject to Special Commitment Unaffected. No cancellation or suspension by the World Bank shall apply to amounts subject to any Special Commitment, except as expressly provided in the Special Commitment.

Section 4.05. Grant Refund

(a) If the World Bank determines that an amount of the Grant has been used in a manner inconsistent with the provisions of the Grant Agreement or these Standard Conditions, the Recipient shall, upon notice by the World Bank to the Recipient, promptly refund such amount to the World Bank. Such inconsistent use shall include, without limitation:

(i) use of such amount to make a payment for an expenditure that is not an Eligible Expenditure; or

(ii) (A) engaging in corrupt, fraudulent, collusive or coercive practices in connection with the use of such amount, or (B) use of such amount to finance a contract during the procurement or execution of which such practices were engaged in by representatives of the Recipient (or the Member Country, if the Recipient is not the Member Country, or other recipient of such amount of the Grant), in either case without the Recipient (or Member Country, or other such recipient) having taken timely and appropriate action satisfactory to the World Bank to address such practices when they occur.

(b) Except as the World Bank may otherwise determine, the World Bank shall cancel all amounts refunded pursuant to this Section.

Section 4.06. Continued Effectiveness. Notwithstanding any cancellation, suspension or refund under this Article, all the provisions of the Grant Agreement shall continue in full force and effect, except as specifically provided in these Standard Conditions.

ARTICLE V

Enforceability; Arbitration

Section 5.01. Enforceability. The rights and obligations of the Recipient and the World

Bank under the Grant Agreement shall be valid and enforceable in accordance with their terms notwithstanding the law of any state or of any of its political subdivisions to the contrary. Neither the Recipient nor the World Bank shall be entitled in any proceeding under this Article to assert any claim that any provision of these Standard Conditions or of the Grant Agreement is invalid or unenforceable because of any provision of the Articles of Agreement of IBRD or IDA, as the case may be.

Section 5.02. Failure to Exercise Rights. No delay in exercising, or omission to exercise, any right, power or remedy accruing to any party under the Grant Agreement upon any default shall impair any such right, power or remedy or be construed to be a waiver thereof or an acquiescence in such default. No action of such party in respect of any default, or any acquiescence by it in any default, shall affect or impair any right, power or remedy of such party in respect of any other or subsequent default.

Section 5.03. Arbitration. Any controversy between the parties to the Grant Agreement and any claim by any such party against the other arising under the Grant Agreement which has not been settled by agreement of the parties shall be submitted to arbitration by an arbitral tribunal ("Arbitral Tribunal") as hereinafter provided.

(a) The parties to such arbitration shall be the World Bank on the one side and the Recipient on the other side.

(b) The Arbitral Tribunal shall consist of three arbitrators appointed as follows: (i) one arbitrator shall be appointed by the World Bank; (ii) a second arbitrator shall be appointed by the Recipient; and (iii) the third arbitrator ("Umpire") shall be appointed by agreement of the parties or, if they do not agree, by the President of the International Court of Justice or, failing appointment by said President, by the Secretary- General of the United Nations. If either side fails to appoint an arbitrator, such arbitrator shall be appointed by the Umpire. In case any arbitrator appointed in accordance with this Section resigns, dies or becomes unable to act, a successor arbitrator shall be appointed in the same manner as prescribed in this Section for the appointment of the original arbitrator and such successor shall have all the powers and duties of such original arbitrator.

(c) An arbitration proceeding may be instituted under this Section upon notice by the party instituting such proceeding to the other party. Such notice shall contain a statement setting forth the nature of the controversy or claim to be submitted to arbitration, the nature of the relief sought and the name of the arbitrator appointed by the party instituting such proceeding. Within thirty days after such notice, the other party shall notify to the party instituting the proceeding the name of the arbitrator appointed by such other party.

(d) If, within sixty days after the notice instituting the arbitration proceeding, the parties have not agreed upon an Umpire, either party may request the appointment of an Umpire as provided in paragraph (b) of this Section.

(e) The Arbitral Tribunal shall convene at such time and place as shall be fixed by the Umpire. Thereafter, the Arbitral Tribunal shall determine where and when it shall sit.

(f) The Arbitral Tribunal shall decide all questions relating to its competence and shall, subject to the provisions of this Section and except as the parties shall otherwise agree, determine its procedure. All decisions of the Arbitral Tribunal shall be by majority vote.

(g) The Arbitral Tribunal shall afford to the parties a fair hearing and shall render its award in writing. Such award may be rendered by default. An award signed by a majority of the Arbitral Tribunal shall constitute the award of the Arbitral Tribunal. A signed counterpart of the award shall be transmitted to each party. Any such award rendered in accordance with the provisions of this Section shall be final and binding upon the parties to the Grant Agreement. Each party shall abide by and comply with any such award rendered by the Arbitral Tribunal in accordance with the provisions of this Section.

(h) The parties shall fix the amount of the remuneration of the arbitrators and such other persons as are required for the conduct of the arbitration proceedings. If the parties do not agree on such amount before the Arbitral Tribunal convenes, the Arbitral Tribunal shall fix such amount as shall be reasonable under the circumstances. Each party shall defray its own expenses in the arbitration proceedings. The costs of the Arbitral Tribunal shall be divided between and borne equally by the parties. Any question concerning the division of the costs of the Arbitral Tribunal or the procedure for payment of such costs shall be determined by the Arbitral Tribunal.

(i) The provisions for arbitration set forth in this Section shall be in lieu of any other procedure for the settlement of controversies between the parties to the Grant Agreement or of any claim by any such party against the other such party arising under the Grant Agreement.

(j) If, within thirty days after counterparts of the award have been delivered to the parties, the award has not been complied with, any party may: (i) enter judgment upon, or institute a proceeding to enforce, the award in any court of competent jurisdiction against any other party; (ii) enforce such judgment by execution; or (iii) pursue any other appropriate remedy against such other party for the enforcement of the award and the provisions of the Grant Agreement. Notwithstanding the foregoing, if the Recipient is the Member Country, this Section shall not authorize any entry of judgment or enforcement of the award against the Recipient except as such procedure may be available otherwise than by reason of the provisions of this Section.

(k) Service of any notice or process in connection with any proceeding under this Section or in connection with any proceeding to enforce any award rendered pursuant to this Section may be made in the manner provided in Section 7.01. The parties to the Grant Agreement waive any and all other requirements for the service of any such notice or process.

ARTICLE VI

Effectiveness; Termination

Section 6.01. Effectiveness. Unless otherwise specified in the Grant Agreement, the Grant Agreement shall become effective on the date as of which it has been executed by all parties to the Grant Agreement.

Section 6.02. Termination. The Grant Agreement and all obligations of the parties under it shall forthwith terminate when all such obligations have been fully performed.

ARTICLE VII

Miscellaneous

Section 7.01. Notices and Requests. Any notice (or request) pursuant to the Grant Agreement shall be in writing. Such notice (or request) shall be deemed to have been duly given (or made) when it has been delivered by hand or by mail, telex or facsimile (or, if permitted under the Grant Agreement, by other electronic means) to the party to which such notice (or request) is directed ("Addressee"), at the address specified in the Grant Agreement for the purpose (or at such other address as the Addressee shall have designated by notice to the party giving such notice or making such request) ("Address"). Deliveries made by facsimile transmission shall also be confirmed by mail.

Section 7.02. Action on Behalf of the Recipient. The representative designated by the Recipient in the Grant Agreement, for the purpose of this Section (or any person authorized in writing by such representative for the purpose) ("Recipient′s Representative"), may take any action required or permitted to be taken pursuant to the Grant Agreement, and execute any documents required or permitted to be executed pursuant to the Grant Agreement on behalf of the Recipient.

Section 7.03. Evidence of Authority. The Recipient shall furnish to the World Bank: (a) sufficient evidence of the authority of the Recipient′s Representative; and (b) the authenticated specimen signature of such representative.

Section 7.04. Execution in Counterparts. The Grant Agreement may be executed in several counterparts, each of which shall be an original.

Section 7.05. Disclosure. The World Bank may disclose the Grant Agreement and any information related to the Grant Agreement in accordance with its policy on access to information, in effect at the time of such disclosure.

APPENDIX

Definitions

1. "Additional Event of Suspension" means any event of suspension specified in the Grant Agreement for the purpose of Section 4.02 (k).

2. "Address" means the address of the Addressee referred to in Section 7.01, to which notices and requests pursuant to the Grant Agreement are to be directed.

3. "Addressee" means the party to which notices and requests are to be directed for the purpose of Section 7.01.

4. "Application" means an application made by the Recipient pursuant to Section 3.04 for withdrawal of an amount of the Grant from the Grant Account or to request the World Bank to enter into a Special Commitment with respect to an amount of the Grant.

5. "Arbitral Tribunal" means the arbitral tribunal established pursuant to Section 5.03.

6. "Closing Date" means the date specified in the Grant Agreement (or such later date as the World Bank shall establish by notice to the Recipient) after which the World Bank may, by notice to the Recipient, terminate the right of the Recipient to withdraw from the Grant Account.

7. "Completion Report" means each report to be prepared and furnished to the World Bank pursuant to Section 2.06 (b) (ii).

8. "Designated Account" means each account referred to in Section 3.05 into which the Bank may deposit amounts withdrawn from the Grant Account as advances for purposes of the Project.

9. "Dollar", "$" and "USD" each means the lawful currency of the United States of America.

10. "Eligible Expenditure" means an expenditure the payment for which meets the requirements of Section 3.06 and which is consequently eligible for financing out of the proceeds of the Grant.

11. "Financial Statements" means the financial statements to be maintained for the Project in accordance with Section 2.07.

12. "Grant" means the grant provided for in the Grant Agreement.

13. "Grant Account" means the account opened by the World Bank in its books in the name of the Recipient to which the Grant is credited in accordance with Section 3.01 (a).

14. "Grant Agreement" means the grant agreement between the Recipient and the World Bank providing for the Grant, as such agreement may be amended from time to time. "Grant Agreement" includes these Standard Conditions as applied to the Grant Agreement, and all appendices, schedules and agreements supplemental to the Grant Agreement.

15. "IBRD" means the International Bank for Reconstruction and Development.

16. "IDA" means the International Development Association.

17. "Member Country" means the member of the World Bank in whose territory the Project is carried out or any of such member′s political or administrative subdivisions. If the Grant is extended by the World Bank to such member as a party to the Grant Agreement, the term "Member Country" and "Recipient" refer to the same entity

18. "Project" means the project described in the Grant Agreement, for which the Grant is made, as the description of such project may be amended from time to time by agreement between the Recipient and the World Bank.

19. "Project Report" means each report on the Project to be prepared and furnished to the World Bank for the purpose of Section 2.06 (b) (i).

20. "Recipient" means the party to the Grant Agreement to which the Grant is made.

21. "Recipient′s Representative" means the representative referred to in Section 7.02 designated by the Recipient in the Grant Agreement or authorized in writing by such representative for the purpose of such Section.

22. "Special Commitment" means any special commitment entered into or to be entered into by the World Bank pursuant to Section 3.03.

23. "Supporting Evidence" means the evidence and documents to be furnished to the World Bank in accordance with Section 3.04 (b) in connection with an Application.

24. "Taxes" includes imposts, levies, fees and duties of any nature, whether in effect at the date of the Grant Agreement or imposed after that date.

25. "Umpire" means the third arbitrator appointed pursuant to Section 5.03 (b).

26. "World Bank" means: (a) IBRD if the Grant is made or administered by IBRD; (b) IDA if the Grant is made or administered by IDA; and (c) collectively, IBRD and IDA if the Grant is made or administered by both IBRD and IDA.

H.E. Anatol Arapu

Minister of Finance

Ministry of Finance

Cosmonautilor str. 7

Chisinau

Republic of Moldova

Excellency:

Re: Grant No: TF019354

(Strengthening capacity - EMIS)

Additional Instructions: Disbursement Letter

I refer to the Letter Agreement ("Agreement") between the Republic of Moldova, and the International Bank for Reconstruction and Development ("World Bank"), acting as administrator of grant funds provided under Trust Fund for Statistical Capacity Building (TFSCB) Trust Fund for the above-referenced project, dated August 6, 2015. The Agreement provides that the World Bank may issue additional instructions regarding the withdrawal of the proceeds of Grant TF019354 ("Grant"). This letter ("Disbursement Letter"), as revised from time to time, constitutes the additional instructions.

The attached World Bank Disbursement Guidelines for Projects, dated May 1, 2006, ("Disbursement Guidelines") (Attachment 1), are an integral part of the Disbursement Letter. The manner in which the provisions in the Disbursement Guidelines apply to the Grant is specified below. Sections and subsections in parentheses below refer to the relevant sections and subsections in the Disbursement Guidelines and, unless otherwise defined in this letter, the capitalized terms used have the meanings ascribed to them in the Disbursement Guidelines.

I. Disbursement Arrangements

(i) Disbursement Methods (section 2). The following Disbursement Methods may be used under the Grant:

• Reimbursement

• Advance

• Direct Payment

(ii) Disbursement Deadline Date (subsection 3.7). The Disbursement Deadline Date is 4 months after the Closing Date specified in the Grant Agreement. Any changes to this date will be notified by the World Bank.

(iii) Disbursement Conditions (subsection 3.8). Please refer to the Withdrawal Condition(s) in Section 3.02 of the Grant Agreement.

II. Withdrawal of Grant Proceeds

(i) Authorized Signatures (subsection 3.1).

A letter in the Form attached (Attachment 2) should be furnished to the World Bank at the address indicated below providing the name(s) and specimen signature(s) of the official(s) authorized to submit Applications:

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, DC 20433

United States of America

Attention: [Country Director′s Name] or [Authorized Signatory of Grant Agreement]

(ii) Applications (subsections 3.2- 3.3). Please provide completed applications for withdrawal, together with supporting documents, through the World Bank′s Client Connection, web-based portal, following the instructions for electronic delivery. In the case the recipient does not have internet access, the World Bank may permit the delivery of applications for withdrawal, together with supporting documents, in accordance with subsection 3.3, to the following address:

The World Bank

Trg J.F.Kennedya 6b/III

HR-10000 Zagreb, Croatia

Attention: Loan Department

(iii) Electronic Delivery (subsection 3.4) The World Bank may permit the Recipient to electronically deliver to the Association Applications (with supporting documents) through the Association′s Client Connection, web-based portal. The option to deliver Applications to the World Bank by electronic means may be effected if: (a) the Recipient has designated in writing, pursuant to the terms of subparagraph (i) of this Section, its officials who are authorized to sign and deliver Applications and to receive secure identification credentials ("SIDC") from the World Bank for the purpose of delivering such Applications by electronic means; and (b) all such officials designated by the Recipient have registered as users of Client Connection. If the World Bank agrees, the World Bank will provide the Recipient with SIDC for the designated officials. Following which, the designated officials may deliver Applications electronically by completing Form 2380, which is accessible through Client Connection (https://clientconnection.worldbank.org). The Recipient may continue to exercise the option of preparing and delivering Applications in paper form. The World Bank reserves the right and may, in its sole discretion, temporarily or permanently disallow the electronic delivery of Applications by the Recipient.

(iv) Terms and Conditions of Use of SIDC to Process Applications. By designating officials to accept SIDC and by choosing to deliver the Applications electronically, the Recipient confirms through the authorized signatory letter its agreement to: (a) abide by the Terms and Conditions of Use of Secure Identification Credentials in connection with Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation ("Terms and Conditions of Use of SIDC") provided in Attachment [3]; and (b) to deliver the Terms and Conditions of Use of SIDC to each such official and to cause such official to abide by those terms and conditions.

(v) Minimum Value of Applications (subsection 3.5). The Minimum Value of Applications for Reimbursements and Direct Payments is USD 30,000

(vi) Advances (sections 5 and 6)

• Type of Designated Account[s] (Subsection 5.3): Segregated,

• Currency of Designated Account[s] (subsection 5.4): USD

• Financial Institution at which the Designated Account[s] Will Be Opened (subsection 5.5): National Bank of Moldova

• Ceiling (subsection 6.1) USD 50,000

III. Reporting on Use of Grant Proceeds

(i) Supporting Documentation (section 4). Supporting documentation should be provided with each application for withdrawal as set out below:

• For requests for Reimbursement:

o Statement of Expenditure in the form attached (Attachment 4)

o Records evidencing eligible expenditures (e.g., copies of receipts, supplier invoices) for payments against contracts subject to The World Bank′s Prior review;

o List of payments against contracts that are subject to The World Bank′s prior review, in the form attached (Attachment 5)

• For reporting eligible expenditures paid from the Designated Account:

o Statement of Expenditure in the form attached (Attachment 4)

o Records evidencing eligible expenditures (e.g., copies of receipts, supplier invoices) for payments against contracts subject to The World Bank′s Prior review;

o List of payments against contracts that are subject to the World Bank′s prior review, in the form attached (Attachment 5); and,

o A reconciliation of the Designated Account, in the form attached (Attachment 6), with a copy of the bank statement.

• For requests for Direct Payment: records evidencing eligible expenditures, e.g., copies of receipts, supplier invoices

(ii) Frequency of Reporting Eligible Expenditures Paid from the Designated Account (subsection 6.3): Monthly

IV. Other Disbursement Instructions:

i). DA Reconciliation & Bank statement: A Designated Account activity reconciliation statement and Bank Statement should be submitted with each withdrawal application reporting on the use of Grant proceeds

V. Other Important Information

For additional information on disbursement arrangements, please refer to the Disbursement Handbook available on the World Bank′s public website at https://www.worldbank.org and its secure website "Client Connection" at https://clientconnection.worldbank.org. Print copies are available upon request.

From the Client Connection website, you will be able to download Applications, monitor the near real-time status of the Grant, and retrieve related policy, financial, and procurement information.

If you have not already done so, the World Bank recommends that you register as a user of the Client Connection website (https://clientconnection.worldbank.org). From this website you will be able to download Applications, monitor the near real-time status of the Grant, and retrieve related policy, financial, and procurement information. All Recipient officials authorized to sign and deliver Applications by electronic means are required to register with Client Connection before electronic delivery can be affected. For more information about the website and registration arrangements, please contact the World Bank by email at (clientconnection@worldbank.org).

If you have any queries in relation to the above, please contact WFALD-TF by sending an email to WFALD-tf@worldbank.org and using the trust fund number as a reference.

Very truly yours,

INTERNATIONAL DEVELOPMENT ASSOCIATION AND

INTERNATIONAL BANK FOR RECONSTRUCTION AND DEVELOPMENT

By ________________________

Viktoria Siryachenko

Acting Country Director

Belarus, Moldova and Ukraine

Europe and Central Asia

Attachments

1. World Bank Disbursement Guidelines for Projects, dated May 1, 2006

2. Form for Authorized Signatures

3. Terms and Conditions of Use of Secure Identification Credentials in connection with Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation, dated March 1, 2013

4. Form of Statement of Expenditures

5. Form of Payments Against Contracts Subject to the World Bank′s Prior Review

6. Designated Account Reconciliation Statement

Attachment [2]

Form of Authorized Signatory Letter

[Letterhead]

Ministry of Finance

[Street address]

[City] [Country]

[DATE]

The World Bank

1818 H Street, N.W.

Washington, D.C. 20433

United States of America

Attention: [Country Director]

Dear [Country Director]:

Re: Grant No. ____-___ (____________ Project)

I refer to the Grant Agreement ("Agreement") between the [International Bank for Reconstruction and Development/International Development Association] ("World Bank")], acting as [administrator of name of the trust fund], and [name of recipient] (the "Recipient"), dated _______, providing the above Grant. For the purposes of Section 3.04 (b) of the Standard Conditions, as defined in the Agreement, any [¹one] of the persons whose authenticated specimen signatures appear below is authorized on behalf of the Recipient to sign applications for withdrawal under this Grant.

For the purpose of delivering Applications to the World Bank, ²[each] of the persons whose authenticated specimen signatures appears below is authorized on behalf of the Recipient, acting ³[individually] ⁴[jointly], to deliver Applications, and evidence in support thereof on the terms and conditions specified by the World Bank.

⁵[This confirms that the Recipient is authorizing such persons to accept Secure Identification Credentials (SIDC) and to deliver the Applications and supporting documents to the World Bank by electronic means. In full recognition that the World Bank shall rely upon such representations and warranties, including without limitation, the representations and warranties contained in the Terms and Conditions of Use of Secure Identification Credentials in connection with Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation ("Terms and Conditions of Use of SIDC"), the Recipient represents and warrants to the World Bank that it will cause such persons to abide by those terms and conditions.]

This Authorization replaces and supersedes any Authorization currently in the World Bank records with respect to this Agreement.

[Name], [position] Specimen Signature: ____________________

[Name], [position] Specimen Signature: ____________________

[Name], [position] Specimen Signature: ____________________

Yours truly,

/ signed /

______________

[Position]

Attachment [3]

Terms  and Conditions  of Use of  Secure  Identification

Credentials in connection with Use of Electronic Means

to Process Applications and Supporting Documentation

March 1, 2013

The World Bank (Bank)⁶ will provide secure identification credentials (SIDC) to permit the Borrower⁷ to deliver applications for withdrawal and applications for special commitments under the Agreement(s) and supporting documentation (such applications and supporting documentation together referred to in these Terms and Conditions of Use as Applications) to the Bank electronically, on the terms and conditions of use specified herein.

SIDC can be either: (a) hardware-based (Physical Token), or (b) software-based (Soft Token). The Bank reserves the right to determine which type of SIDC is most appropriate.

A. Identification of Users.

1. The Borrower will be required to identify in a completed Authorized Signatory Letter (ASL) duly delivered to and received by the Bank each person who will be authorized to deliver Applications. The Bank will provide SIDC to each person identified in the ASL (Signatory), as provided below. The Borrower shall also immediately notify the Bank if a Signatory is no longer authorized by the Borrower to act as a Signatory.

2. Each Signatory must register as a user on the Bank′s Client Connection (CC) website (https://clientconnection.worldbank.org) prior to receipt of his/her SIDC. Registration on CC will require that the Signatory establish a CC password (CC Password). The Signatory shall not reveal his/her CC Password to anyone or store or record the CC Password in written or other form. Upon registration as a CC user, the Signatory will be assigned a unique identifying account name.

B. Initialization of SIDC.

1. Prior to initialization of SIDC by a Signatory, the Signatory will acknowledge having read, understood and agreed to be bound by these Terms and Conditions of Use.

2. Where a Physical Token is to be used, promptly upon receipt of the Physical Token, the Signatory will access CC using his/her account name and CC Password and register his/her Physical Token and set a personal identification number (PIN) to be used in connection with the use of his/her Physical Token, after which the Physical Token will be initialized for use by the Signatory exclusively for purposes of delivering Applications. Where a Soft Token is to be used, the Signatory will access CC using his/her account name and CC Password and set a personal identification number (PIN) to be used in connection with the use of his/her Soft Token, after which the Soft Token will be initialized for use by the Signatory exclusively for purposes of delivering Applications. Upon initialization of the SIDC, the Signatory will be a "SIDC User". The Bank will maintain in its database a user account (Account) for each SIDC User for purposes of managing the SIDC of the SIDC User. Neither the Borrower nor the SIDC User will have any access to the Account.

3. Prior to first use of the SIDC by the SIDC User, the Borrower shall ensure that the SIDC User has received training materials provided by the Bank in use of the SIDC.

C. Use of SIDC.

1. Use of the SIDC is strictly limited to use in the delivery of Applications by the SIDC User in the manner prescribed by the Bank in the Agreement(s) and these Terms and Conditions. Any other use of the SIDC is prohibited.

2. The Bank assumes no responsibility or liability whatsoever for any misuse of the SIDC by the SIDC User, other representatives of the Borrower, or third parties.

3. The Borrower undertakes to ensure, and represents and warrants to the Bank (such representation and warranty being expressly relied upon by the Bank in granting SIDC) that each SIDC User understands and will abide by, these Terms and Conditions of Use, including without limitation the following:

4. Security

4.1. The SIDC User shall not reveal his/her PIN to anyone or store or record the PIN in written or other form.

4.2. The SIDC User shall not allow anyone else to utilize his/her SIDC to deliver an Application to the Bank.

4.3. The SIDC User shall always logout from CC when not using the system. Failure to logout properly can create a route into the system that is unprotected.

4.4. If the SIDC User believes a third party has learned his/her PIN or has lost his/her Physical Token he/she shall immediately notify clientconnection@worldbank.org.

4.5 The Borrower shall immediately notify the Bank at clientconnection@worldbank.org of any lost, stolen or compromised SIDC, and take other reasonable steps to ensure such SIDC are disabled immediately.

5. Reservation of Right to Disable SIDC

5.1. The Borrower shall reserve the right to revoke the authorization of a SIDC User to use a SIDC for any reason.

5.2. The Bank reserves the right, in its sole discretion, to temporarily or permanently disable a SIDC, de-activate a SIDC User′s Account or both.

6. Care of Physical Tokens

6.1. Physical Tokens will remain the property of the Bank.

6.2. The Bank will physically deliver a Physical Token to each Signatory designated to receive one in a manner to be determined by and satisfactory to the Bank.

6.3. Physical Tokens contain delicate and sophisticated instrumentation and therefore should be handled with due care, and should not be immersed in liquids, exposed to extreme temperatures, crushed or bent. Also, Physical Tokens should be kept more than five (5) cm from devices that generate electromagnetic radiation (EMR), such as mobile phones, phone-enabled PDAs, smart phones and other similar devices. Physical Tokens should be carried and stored separate from any EMR device. At close range (less than 5 cm), these devices can output high levels of EMR that can interfere with the proper operation of electronic equipment, including the Physical Token.

6.4. Without derogating from these Terms and Conditions of Use, other technical instructions on the proper use and care of Physical Tokens are available at http://www.rsa.com.

7. Replacement

7.1. Lost, damaged, compromised (in terms of 4.5, above) or destroyed Physical Tokens will be replaced at the expense of the Borrower.

7.2. The Bank reserves the right, in its sole discretion, not to replace any Physical Token in the case of misuse, or not to reactivate a SIDC User′s Account.

___________________________

¹ Instruction to the Recipient when sending this letter to the World Bank: Stipulate if more than one person needs to sign Applications, and how many or which positions, and if any thresholds apply. Please delete this footnote in final letter that is sent to the World Bank.

² Instruction to the Recipient: Stipulate if more than one person needs to jointly sign Applications, if so, please indicate the actual number. Please delete this footnote in final letter that is sent to the World Bank.

³ Instruction to the Recipient: Use this bracket if any one of the authorized persons may sign; if this is not applicable, please delete. Please delete this footnote in final letter that is sent to the World Bank.

⁴ Instruction to the Recipient: Use this bracket only if several individuals must jointly sign each Application; if this is not applicable, please delete. Please delete this footnote in final letter that is sent to the World Bank.

⁵ Instruction to the Recipient: Add this paragraph if the Recipient wishes to authorize the listed persons to accept Tokens and to deliver Applications by electronic means; if this is not applicable, please delete the paragraph. Please delete this footnote in final letter that is sent to the World Bank.

⁶ "Bank" includes IBRD and IDA.

⁷ "Borrower" includes the borrower of an IBRD loan, IDA credit, or Project Preparation Facility advance and the recipient of a grant.

[Attachment 4]

Statement of Expenditures (SOE)

Attachment [5]

Attachment [6]

THE WORLD BANK

DISBURSEMENT GUIDELINES FOR PROJECTS

LOAN DEPARTMENT May 1, 2006

Copyright © 2006

The International Bank for Reconstruction and Development/ THE WORLD BANK

1818 H Street, N.W. Washington, D.C. 20433, U.S.A.

First Printing: July 2006

World Bank

Disbursement Guidelines for Projects

May 1, 2006

1. Purpose

1.1 The purpose of these Guidelines is to set out the Bank′s procedures for disbursement of loan proceeds for projects.¹ Specifically, the Guidelines explain (a) the different methods used by the Bank to disburse loan proceeds, (b) the requirements for withdrawal from the Loan Account, (c) the types of supporting documentation that the borrower may be required to provide to demonstrate the use of loan proceeds for eligible expenditures, (d) the criteria for establishing designated accounts, (e) the terms and conditions applicable to advances, (f ) the types of actions that the Bank may take if it determines that loan proceeds are not needed or have been used for ineligible purposes, and (g) the consequence of refunds.

2. Disbursement Methods

2.1 The Bank establishes disbursement arrangements for an operation in consultation with the borrower and taking into consideration, inter alia, an assessment of the borrower′s financial management and procurement arrangements, the procurement plan and cash flow needs of the operation, and its disbursement experience with the borrower.

2.2 The Bank disburses proceeds from the Loan Account established for each loan, to or on the order of the borrower, using one or more of the disbursement methods set forth below, as determined by the Bank.

(a) Reimbursement: The Bank may reimburse the borrower for expenditures eligible for financing pursuant to the Loan Agreement ("eligible expenditures") that the borrower has prefinanced from its own resources.

(b) Advance: The Bank may advance loan proceeds into a designated account of the borrower to finance eligible expenditures as they are incurred and for which supporting documents will be provided at a later date (see section 5, "Designated Accounts").

(c) Direct Payment: The Bank may make payments, at the borrower′s request, directly to a third party (e.g., supplier, contractor, consultant) for eligible expenditures.

(d) Special Commitment: The Bank may pay amounts to a third party for eligible expenditures under special commitments entered into, in writing, at the borrower′s request and on terms and conditions agreed between the Bank and the borrower.

3. Withdrawal of Loan Proceeds

3.1 Authorized Signatures. Before loan proceeds may be withdrawn or committed from the Loan Account, the authorized representative of the borrower (as designated in the Loan Agreement) must furnish to the Bank (a) the name(s) of the official(s) authorized to sign applications for withdrawal and applications for a special commitment (collectively, "Applications"), and (b) the authenticated specimen signature(s) of the official(s). The borrower must indicate clearly if more than one signature is required on Applications and must notify the Bank promptly of any changes in signature authority.

3.2 Applications. Applications must be provided to the Bank in such form and include such information as the Bank may reasonably request. Application forms are available online from the Client Connection Web site at http://clientconnection.worldbank.org or from the Bank upon request.

3.3 For withdrawal from the Loan Account for advances, the borrower should provide an original signed application for withdrawal. For withdrawal from the Loan Account for reimbursements and direct payments and for reporting on the use of advances, the borrower should provide an original signed application for withdrawal together with one copy of supporting documents (see section 4, "Supporting Documentation Requirements"). For a special commitment from the Loan Account, the borrower should provide an original signed application for a special commitment together with one copy of the letter of credit. The Bank reserves the right not to accept or review duplicate copies of Applications and supporting documents and may at its discretion return or destroy the duplicates.

3.4 Electronic Delivery. The Bank may authorize the borrower to use electronic means, in a manner and on terms and conditions specified by the Bank, to deliver Applications and supporting documentation to the Bank. Applications and supporting documentation delivered in accordance with this subsection will be deemed to have been provided to the Bank for the purposes of satisfying the requirements of subsections 3.2 and 3.3 of these Guidelines.

3.5 Minimum Value of Applications. The Bank establishes a minimum value for Applications for reimbursement, direct payment, and special commitment. The Bank reserves the right not to accept Applications that are below such minimum value.

3.6 Loan Disbursing Period. The Bank processes Applications only after the Loan Agreement has been declared effective in accordance with the terms of the Loan Agreement. The expenditures for which the Applications are made must be:

(a) paid for (i) on or after the date of the Loan Agreement, or (ii) in the case of operations that permit retroactive financing, on or after the earlier date specified in the Loan Agreement for that purpose; and

(b) incurred on or before the closing date specified or referred to in the Loan Agreement ("Closing Date"), except as otherwise specifically agreed with the Bank.

3.7 The loan disbursing period ends on the final date established by the Bank for receipt by the Bank of applications for withdrawal and supporting documentation (the "Disbursement Deadline Date"). The Disbursement Deadline Date may be the same as the Closing Date, or up to four months after the Closing Date. Normally, to support orderly project completion and closure of the Loan Account, the Bank does not accept applications for withdrawal or supporting documentation received after the Disbursement Deadline Date. The borrower should promptly inform the Bank of any expected implementation delays or exceptional administrative issues before these dates. The Bank notifies the borrower of any exception that the Bank may make to the Disbursement Deadline Date.

3.8 Disbursement Conditions. If the Loan Agreement contains a disbursement condition for a specific expenditure category, the Bank will disburse loan proceeds for that category only after the disbursement condition has been fulfilled and the Bank has notified the borrower to this effect.

4. Supporting Documentation Requirements

4.1 The borrower provides supporting documentation to the Bank to show that loan proceeds have been or are being used to finance eligible expenditures.

4.2 For special commitments, the commercial bank provides its confirmation directly to the Bank that conditions for release of payments committed for withdrawal have been met.

4.3 Types of Supporting Documentation. The Bank requires either copies of the original documents evidencing eligible expenditures ("Records") or summary reports of expenditure ("Summary Reports") in such form and substance as the Bank may specify. Records include such documents as invoices and receipts. A Summary Report may be either (a) the interim un-audited financial report required under the Loan Agreement ("Interim Financial Report") or (b) a statement of expenditure summarizing eligible expenditures paid during a stated period ("Statement of Expenditure"). In all cases, the borrower is responsible for retaining the original documents evidencing eligible expenditures and making them available for audit or inspection.

4.4 The Bank determines the types of supporting documentation that the borrower should provide, taking into consideration the disbursement method used. The supporting documentation may be the following:

(a) For applications for reimbursement: (i) Interim Financial Reports, (ii) Statements of Expenditure, (iii) Records, or (iv) Records required by the Bank for specific expenditures and Statements of Expenditure for all other expenditures;

(b) For reporting on the use of advances: (i) Interim Financial Reports, (ii) Statements of Expenditure, (iii) Records, or (iv) Records required by the Bank for specific expenditures and Statements of Expenditure for all other expenditures;

(c) For applications for direct payments: Records;

and

(d) Any other supporting documentation that the Bank may request by notice to the borrower.

4.5 Failure to Provide Audited Financial Statements. If the borrower fails to provide any of the audited Financial Statements required in accordance with, and within the period of time specified in, the Loan Agreement, the Bank may at its discretion decide not to accept applications for withdrawal supported by Summary Reports, even if such reports are accompanied by Records.

5. Designated Accounts

5.1 The borrower may open one or more designated accounts into which the Bank may, at the borrower′s request, deposit amounts withdrawn from the Loan Account for the purpose of paying for eligible expenditures as they are incurred ("Designated Account"). Before the Bank authorizes establishment of a Designated Account, the borrower must have adequate administrative capability, internal controls, and accounting and auditing procedures to ensure effective use of the Designated Account.

5.2 The Bank may decide not to permit the use of Designated Accounts in new projects if the borrower has failed to refund undocumented advances in the Designated Account of any other loan to, or guaranteed by, the borrower within two months after the Disbursement Deadline Date for such loan.

5.3 Type of Designated Account. A Designated Account may be established in one of the two ways set out below, as appropriate for the operation concerned, as determined and notified by the Bank.

(a) Segregated Account: this is an account of the borrower into which only proceeds of the loan may be deposited; or

(b) Pooled Account: this is an account of the borrower into which the loan proceeds and proceeds of other financing for the operation (e.g., borrower resources and/ or financing by other development partners) may be deposited.

5.4 Currency of the Designated Account. Designated Accounts must be in a currency acceptable to the Bank. In countries that have a freely convertible currency, Designated Accounts may be held in the currency of the borrower or any freely convertible currency. The Bank may also agree to local currency Designated Accounts when, inter alia, the country′s currency (even if not freely convertible) is stable and the expenditures to be financed are primarily in local currency. The borrower bears all risks associated with foreign exchange fluctuations between (a) the currency of denomination of the loan and that of the borrower′s Designated Account, and (b) the currency of denomination of the borrower′s Designated Account and the currency or currencies of project expenditures.

5.5 Financial Institution. Designated Accounts must be opened and maintained in a financial institution acceptable to the Bank on terms and conditions acceptable to the Bank. To be acceptable to the Bank, the financial institution proposed by the borrower should generally meet all the following requirements:

(a) be financially sound;

(b) be authorized to maintain the Designated Account in the currency agreed between the Bank and the borrower;

(c) be audited regularly, and receive satisfactory audit reports;

(d) be able to execute a large number of transactions promptly;

(e) be able to perform a wide range of banking services satisfactorily;

(f) be able to provide a detailed statement of the Designated Account;

(g) be part of a satisfactory correspondent banking network;

and

(h) charge reasonable fees for its services.

5.6 The Bank reserves the right not to accept a financial institution for the opening and/or maintenance of a Designated Account if such institution has asserted or asserts a claim to set off, seize, or attach the proceeds of any Bank loan on deposit in a Designated Account maintained by it.

6. Terms and Conditions Applicable to Advances

6.1 Ceiling. The Bank notifies the borrower of the maximum amount of loan proceeds that may be on deposit in a Designated Account (the "Ceiling"). The Bank, at its discretion, may establish the Ceiling as either (a) a fixed amount, or (b) an amount that is adjusted from time to time during project implementation based on periodic forecasts of project cash flow needs.

6.2 Applications for Advances. The borrower may apply for an advance in an amount up to the Ceiling less the aggregate amount of those advances previously received by the borrower for which the borrower has not yet provided supporting documentation. Normally, to support orderly closure of the Loan Account, the Bank does not advance loan proceeds into the Designated Account after the Closing Date.

6.3 Frequency of Reporting Eligible Expenditures Paid from the Designated Account. The borrower reports on the use of loan proceeds advanced to the Designated Account at intervals specified by the Bank by notice to the borrower ("Reporting Period"). The borrower should ensure that all amounts deposited in the Designated Account are accounted for and their use reported prior to the Disbursement Deadline Date. After this date, the borrower must refund to the Bank any advances still unaccounted for or remaining in the Designated Account.

6.4 Withholding Advances. The Bank is not required to make any deposit into the Designated Account if:

(a) The Bank determines that payment of the deposit would result in exceeding the Ceiling (see subsection 6.2, "Applications for Advances");

(b) The Bank is not satisfied that the borrower′s planned project expenditures justify the deposit. The Bank may, by notice to the borrower, adjust the amount it deposits or withhold further deposits into the Designated Account until it is satisfied that the financial needs of the project warrant further deposits;

(c) The borrower fails to take the action required pursuant to the determinations made by the Bank under subsections 7.1 and 7.2 of these Guidelines;

(d) The borrower fails to provide any of the audited Financial Statements required in accordance with, and within the period of time specified in, the Loan Agreement;

(e) The Bank determines that all further withdrawals of loan proceeds should be made by the borrower directly from the Loan Account; or

(f) The Bank has notified the borrower of its intention to suspend in whole or in part the borrower′s right to make withdrawals from the Loan Account.

6.5 Excess Advances. If at any time the Bank determines that any amount deposited in the Designated Account will not be required to cover further payments for eligible expenditures ("Excess Amount"), it may, at its discretion, require the borrower to take one of the two actions listed below. Upon notification by the Bank, the borrower must promptly take the action requested:

(a) Provide evidence satisfactory to the Bank within a period specified by the Bank that the Excess Amount will be used to pay for eligible expenditures. If the evidence is not furnished within the time period specified, the borrower must promptly refund the Excess Amount to the Bank; or

(b) Refund the Excess Amount promptly.

7. Ineligible Expenditures

7.1 Ineligible Expenditures Generally. If the Bank determines that any amount of the loan was used to pay for an expenditure that is not eligible pursuant to the Loan Agreement ("ineligible expenditure"), the Bank may, at its discretion, require the borrower to take one of the two actions listed below. Upon notification by the Bank, the borrower must promptly take the action requested:

(a) Refund an equivalent amount to the Bank; or

(b) Exceptionally, provide substitute documentation evidencing other eligible expenditures.

7.2 Ineligible Expenditures Paid from the Designated Account. If the Bank determines that any payment out of the Designated Account was not justified by the evidence furnished to the Bank or was made for an ineligible expenditure, the Bank may, at its discretion, require the borrower to take one of the actions listed below. Upon notification by the Bank, the borrower must promptly take the action requested:

(a) Provide the additional evidence requested by the Bank;

(b) Deposit an equivalent amount into the Designated Account;

(c) Refund an equivalent amount to the Bank; or

(d) Exceptionally, provide substitute documentation evidencing other eligible expenditures.

8. Refunds

8.1 Borrower Decision to Refund. The borrower may, upon notice to the Bank, refund all or any amount of the loan on deposit in the Designated Account to the Bank for credit to the Loan Account.

8.2 Consequence of Refunds. The Bank shall determine whether refunds made to the Bank in accordance with sections 6 and 7 and subsection 8.1 of these Disbursement Guidelines will be credited to the Loan Account for subsequent withdrawal or for cancellation. Borrowers should be aware that refunds of loan proceeds may result in swap termination fees and/or unwinding costs for amounts for which the interest rate basis or currency has been converted or hedged.

8.3 Other Obligations Unaffected by Refunds. Refunds of amounts of the loan do not affect any remedies of the Bank under the Loan Agreement.

______________________________

¹ "Bank" includes IBRD and IDA; "loan" includes credit and grant; "borrower" includes the borrower of an IBRD loan, IDA credit, or Project Preparation Facility advance and the recipient of a grant; and "Loan Agreement" includes the agreement with the Bank providing for a credit, grant, or advance. These Disbursement Guidelines apply to all loans, credits, advances under the Project Preparation Facility, and grants financed under the Institutional Development Fund and Global Environment Facility unless otherwise provided in Operational Policy 10.20, Global Environment Facility Operations (forthcoming). These Guidelines also apply to other recipient executed grants financed from trust funds unless, exceptionally, the terms of the agreement with the donor make provision for different requirements. They do not apply to Development Policy loans.

GUIDELINES

On Preventing and Combating Fraud and Corruption in

Projects Financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants

Dated October 15, 2006 and Revised in January, 2011

Purpose and General Principles

1. These Guidelines are designed to prevent and combat fraud and corruption that may occur in connection with the use of proceeds of financing from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) or the International Development Association (IDA) during the preparation and/or implementation of IBRD/IDA-financed investment projects. They set out the general principles, requirements and sanctions applicable to persons and entities which receive, are responsible for the deposit or transfer of, or take or influence decisions regarding the use of, such proceeds.

2. All persons and entities referred to in paragraph 1 above must observe the highest standard of ethics. Specifically, all such persons and entities must take all appropriate measures to prevent and combat fraud and corruption, and refrain from engaging in, fraud and corruption in connection with the use of the proceeds of IBRD or IDA financing.

Legal Considerations

3. The Loan Agreement¹ providing for a Loan² governs the legal relationships between the Borrower³ and the Bank⁴ with respect to the particular project for which the Loan is made. The responsibility for the implementation of the project⁵ under the Loan Agreement, including the use of Loan proceeds, rests with the Borrower. The Bank, for its part, has a fiduciary duty under its Articles of Agreement to "make arrangements to ensure that the proceeds of any loan are used only for the purposes for which the loan was granted, with due attention to considerations of economy and efficiency and without regard to political or other non-economic influences or considerations." ⁶ These Guidelines constitute an important element of those arrangements and are made applicable to the preparation and implementation of the project as provided in the Loan Agreement.

Scope of Application

4. The following provisions of these Guidelines cover fraud and corruption that may occur in connection with the use of Loan proceeds during the preparation and implementation of a project financed, in whole or in part, by the Bank. These Guidelines cover fraud and corruption in the direct diversion of Loan proceeds for ineligible expenditures, as well as fraud and corruption engaged in for the purpose of influencing any decision as to the use of Loan proceeds. All such fraud and corruption is deemed, for purposes of these Guidelines, to occur "in connection with the use of Loan proceeds".

5. These Guidelines apply to the Borrower and all other persons or entities which either receive Loan proceeds for their own use (e.g., "end users"), persons or entities such as fiscal agents which are responsible for the deposit or transfer of Loan proceeds (whether or not they are beneficiaries of such proceeds), and persons or entities which take or influence decisions regarding the use of Loan proceeds. All such persons and entities are referred to in these Guidelines as "recipients of Loan proceeds", whether or not they are in physical possession of such proceeds.⁷

6. The Bank′s specific policy requirements on fraud and corruption in connection with the procurement or execution of contracts for goods, works or services financed out of the proceeds of a Loan from the Bank, are covered in the Procurement Guidelines⁸ and the Consultant Guidelines⁹, as each such Procurement Guidelines and Consultants Guidelines are applicable to a particular Loan.

Definitions of Practices Constituting Fraud and Corruption

7. These Guidelines address the following defined practices when engaged in by recipients of Loan proceeds in connection with the use of such proceeds:¹⁰

a) A "corrupt practice" is the offering, giving, receiving or soliciting, directly or indirectly, of anything of value to influence improperly the actions of another party.¹¹

b) A "fraudulent practice" is any act or omission, including a misrepresentation, that knowingly or recklessly¹² misleads, or attempts to mislead, a party to obtain a financial or other benefit or to avoid an obligation.

c) A "collusive practice" is an arrangement between two or more parties designed to achieve an improper purpose, including to influence improperly the actions of another party.

d) A "coercive practice" is impairing or harming, or threatening to impair or harm, directly or indirectly, any party or the property of the party to influence improperly the actions of a party.

e) An "obstructive practice" is (i) deliberately destroying, falsifying, altering or concealing of evidence material to the investigation or making false statements to investigators in order to materially impede a Bank investigation into allegations of a corrupt, fraudulent, coercive or collusive practice; and/or threatening, harassing or intimidating any party to prevent it from disclosing its knowledge of matters relevant to the investigation or from pursuing the investigation, or (ii) acts intended to materially impede the exercise of the Bank′s contractual rights of audit or access to information.¹³

8. The above practices, as so defined, are sometimes referred to collectively in these Guidelines as "fraud and corruption".

Borrower Actions to Prevent and Combat Fraud and Corruption in connection with the Use of Loan Proceeds

9. In furtherance of the above-stated purpose and general principles, the Borrower will:

(a) take all appropriate measures to prevent corrupt, fraudulent, collusive, coercive and obstructive practices in connection with the use of Loan proceeds, including (but not limited to) (i) adopting appropriate fiduciary and administrative practices and institutional arrangements to ensure that the proceeds of the Loan are used only for the purposes for which the Loan was granted, and (ii) ensuring that all of its representatives¹⁴ involved with the project, and all recipients of Loan proceeds with which it enters into an agreement related to the Project, receive a copy of these Guidelines and are made aware of its contents;

(b) immediately report to the Bank any allegations of fraud and corruption in connection with the use of Loan proceeds that come to its attention;

(c) if the Bank determines that any person or entity referred to in (a) above has engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive or obstructive practices in connection with the use of Loan proceeds, take timely and appropriate action, satisfactory to the Bank, to address such practices when they occur;

(d) include such provisions in its agreements with each recipient of Loan proceeds as the Bank may require to give full effect to these Guidelines, including (but not limited to) provisions (i) requiring such recipient to abide by paragraph 10 of these Guidelines, (ii) requiring such recipient to permit the Bank to inspect all of their accounts and records and other documents relating to the project required to be maintained pursuant to the Loan Agreement and to have them audited by, or on behalf of, the Bank, (iii) providing for the early termination or suspension by the Borrower of the agreement if such recipient is declared ineligible by the Bank under paragraph 11 below; and (iv) requiring restitution by such recipient of any amount of the loan with respect to which fraud and corruption has occurred;

(e) cooperate fully with representatives of the Bank in any investigation into allegations of fraud and corruption in connection with the use of loan proceeds; and

(f) in the event that the Bank declares any recipient of Loan proceeds ineligible as described in paragraph 11 below, take all necessary and appropriate action to give full effect to such declaration by, among other things, (i) exercising the Borrower′s right to terminate early or suspend the agreement between the Borrower and such recipient and/or (ii) seeking restitution.

Other Recipients of Loan Proceeds

10. In furtherance of the above-stated purpose and general principles, each recipient of Loan proceeds which enters into an agreement with the Borrower (or with another recipient of Loan proceeds) relating to the Project will:

(a) carry out its project-related activities in accordance with the above-stated general principles and the provisions of its agreement with the Borrower referred to in paragraph 9 (d) above; and include similar provisions in any agreements related to the Project into which it may enter with other recipients of Loan proceeds;

(b) immediately report to the Bank any allegations of fraud and corruption in connection with the use of loan proceeds that come to its attention;

(c) cooperate fully with representatives of the Bank in any investigation into allegations of fraud and corruption in connection with the use of loan proceeds;

(d) take all appropriate measures to prevent corrupt, fraudulent, collusive, coercive and obstructive practices by its representatives (if any) in connection with the use of loan proceeds, including (but not limited to): (i) adopting appropriate fiduciary and administrative practices and institutional arrangements to ensure that the proceeds of the loan are used only for the purposes for which the loan was granted, and (ii) ensuring that all its representatives receive a copy of these Guidelines and are made aware of its contents;

(e) in the event that any representative of such recipient is declared ineligible as described in paragraph 11 below, take all necessary and appropriate action to give full effect to such declaration by, among other things, either removing such representative from all duties and responsibilities in connection with the project or, when requested by the Bank or otherwise appropriate, terminating its contractual relationship with such representative; and

(f) in the event that it has entered into a project-related agreement with another person or entity which is declared ineligible as described in paragraph 11 below, take all necessary and appropriate action to give full effect to such declaration by, among other things, (i) exercising its right to terminate early or suspend such agreement and/or (ii) seeking restitution.

Sanctions and Related Actions by the Bank in Cases of Fraud and Corruption

11. In furtherance of the above-stated purpose and general principles, the Bank will have the right to sanction in accordance with prevailing Bank′s sanctions policies and procedures, any individual or entity ¹⁵ other than the Member Country ¹⁶ , including (but not limited to) declaring such individual or entity ineligible publicly, either indefinitely or for a stated period of time: (i) to be awarded a Bank-financed contract; (ii) to benefit from a Bank-financed contract, financially or otherwise, for example as a sub-contractor; and (iii) to otherwise participate in the preparation or implementation of the project or any other project financed, in whole or in part, by the Bank,

(a) if at any time the Bank determines ¹⁷ that such individual or entity has engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive or obstructive practices in connection with the use of Loan proceeds;¹⁸

(b) if another financier with which the Bank has entered into an agreement for the mutual enforcement of debarment decisions has declared such individual or entity ineligible to receive proceeds of financings made by such financier or otherwise to participate in the preparation or implementation of any project financed in whole or in part by such financier as a result of a determination by such financier that the individual or entity has engaged in fraudulent, corrupt, coercive or collusive practices in connection with the use of the proceeds of a financing made by such financier; or

(c) if the Bank′s General Services Department has found the individual or entity to be non-responsible on the basis of fraud and corruption in connection with World Bank Group corporate procurement.

Miscellaneous

12. The provisions of these Guidelines do not limit any other rights, remedies¹⁹ or obligations of the Bank or the Borrower under the Loan Agreement or any other document to which the Bank and the Borrower are both parties.

___________________________

¹ References in these Guidelines to "Loan Agreement" include any Guarantee Agreement providing for a guarantee by the Member Country of an IBRD Loan, Financing Agreement providing for an IDA Credit or IDA Grant, agreement providing for a project preparation advance or Institutional Development Fund (IDF) Grant, Trust Fund Grant or Loan Agreement providing for a recipient- executed trust fund grant or loan in cases where these Guidelines are made applicable to such agreement, and the Project Agreement with a Project Implementing Entity related to any of the above.

² References to "Loan" or "Loans" include IBRD loans as well as IDA credits and grants, project preparation advances, IDF grants and recipient-executed trust fund grants or loans for projects to which these Guidelines are made applicable under the agreement providing for such grant and/or loan, but excludes development policy lending, unless the Bank agrees with the Borrower on specified purposes for which loan proceeds may be used.

³ References in these Guidelines to the "Borrower" include the recipient of an IDA credit or grant or of a trust fund grant or loan. In some cases, an IBRD Loan may be made to an entity other than the Member Country. In such cases, references in these Guidelines to "Borrower" include the Member Country as Guarantor of the Loan, unless the context requires otherwise. In some cases, the project, or a part of the project, is carried out by a Project Implementing Entity with which the Bank has entered into a Project Agreement. In such cases, references in these Guidelines to the "Borrower" include the Project Implementing Entity, as defined in the Loan Agreement.

⁴ References in these Guidelines to the "Bank" include both IBRD and IDA.

⁵ References in these Guidelines to the "project" means the Project as defined in the Loan Agreement.

⁶ IBRD′s Articles of Agreement, Article III, Section 5(b); IDA′s Articles of Agreement, Article V, Section 1(g).

⁷ Certain persons or entities may fall under more than one category identified in paragraph 5. A financial intermediary, for example, may receive payment for its services, will transfer funds to end users and will make or influence decisions regarding the use of loan proceeds.

⁸ Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, May 2004, as revised October 2006 and May 2010, and Guidelines: Procurement of Goods, Works and Non-Consulting Services Under IBRD Loans And IDA Credits & Grants By World Bank Borrowers dated January 2011, as such Procurement Guidelines may be amended from time to time.

⁹ Guidelines: the Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers, May 2004, as revised October 2006 and May 2010, and Guidelines: Selection and Employment of Consultants Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers dated January 2011, as such Consultant Guidelines may be amended from time to time.

¹⁰ Unless otherwise specified in the Loan Agreement, whenever these terms are used in the Loan Agreement, including in the applicable General Conditions, they have the meanings set out in paragraph 7 of these Guidelines.

¹¹ Typical examples of corrupt practice include bribery and "kickbacks".

¹² To act "knowingly or recklessly", the fraudulent actor must either know that the information or impression being conveyed is false, or be recklessly indifferent as to whether it is true or false. Mere inaccuracy in such information or impression, committed through simple negligence, is not enough to constitute fraudulent practice.

¹³ Such rights include those provided for, inter alia, in paragraph 9(d) below.

¹⁴ References in these Guidelines to "representatives" of an entity also include its officials, officers, employees and agents.

¹⁵ As in the case for bidders in the procurement context, the Bank may also sanction individuals and entities which engage in fraud or corruption in the course of applying to become a recipient of Loan proceeds (e.g., a bank which provides false documentation so as to qualify as a financial intermediary in a Bank-financed project) irrespective of whether they are successful.

¹⁶ For purposes of these Guidelines, "Member Country" includes officials and employees of the national government or of any of its political or administrative subdivisions, and government owned enterprises and agencies that are not eligible to: (i) bid under paragraph 1.8(b) of the Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, May 2004, as revised October 2006 and May 2010, and paragraph 1.10(b) of the Guidelines: Procurement of Goods, Works and Non-Consulting Services Under IBRD Loans And IDA Credits & Grants By World Bank Borrowers dated January 2011;or (ii) participate under paragraph 1.11(b) of the Guidelines: the Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers, May 2004, as revised October 2006 and May 2010, and paragraph 1.13(b) of the Guidelines: Selection and Employment of Consultants Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers dated January 2011.

¹⁷ The Bank has established a Sanctions Board, and related procedures, for the purpose of making such determinations. The procedures of the Sanctions Board sets forth the full set of sanctions available to the Bank.

¹⁸ The sanction may, without limitation, also include restitution of any amount of the loan with respect to which sanctionable conduct has occurred. The Bank may publish the identity of any individual or entity declared ineligible under paragraph 11.

¹⁹ The Loan Agreement provides the Bank with certain rights and remedies which it may exercise with respect to the Loan in the event of fraud and corruption in connection with the use of Loan proceeds, in the circumstances described therein.

CLASSIFICATION: PUBLIC

GUIDELINES

PROCUREMENT OF GOODS, WORKS, AND

NON-CONSULTING SERVICES UNDER IBRD

LOANS AND IDA CREDITS & GRANTS

BY WORLD BANK BORROWERS

January 2011

Revised July 2014

July 2014 Revision

Paragraph 3.18 – Procurement under loans Guaranteed by the Bank has been revised to include provisions for payment obligations.

Acronyms

BOO     Build, own, operate

BOOT   Build, own, operate, transfer

BOT     Build, operate, transfer

CDD     Community Driven Development

CIF      Cost, Insurance, and Freight

CIP      Carriage and Insurance Paid (place of destination)

CPT     Carriage Paid To (named place of destination)

DDP    Delivered Duty Paid

EXW    Ex works, Ex factory, or Off-the-Shelf

FA       Framework Agreements

FCA    Free Carrier (named place)

FPA    Fiduciary Principles Accord

GNP   Gross National Product

IBRD  International Bank for Reconstruction and Development (World Bank)

ICB     International Competitive Bidding

ICC     International Chamber of Commerce

ICSID  International Centre for Settlement of Investment Disputes

IDA     International Development Association

IFC     International Finance Corporation

LIB     Limited International Bidding

MDTF Multi Donor Trust Fund

MIGA Multilateral Investment Guarantee Agency

NCB   National Competitive Bidding

NGO  Nongovernmental organization

PAD   Project Appraisal Document

PPA   Project Preparation Advance

PPP   Public Private Partnership

PPR   Procurement Post Review

SA     Special Account

SBDs Standard Bidding Documents

SWAp Sector Wide Approach

UCS   Use of Country Systems

UN      United Nations

UNDB United Nations Development Business

I. INTRODUCTION

Purpose

1.1 The purpose of these Guidelines is to inform those carrying out a project that is financed in whole or in part by a loan from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD), a credit or grant from the International Development Association (IDA),¹ a project preparation advance (PPA), a grant from the Bank, or a trust fund administered by the Bank and executed by the recipient,² of the policies that govern the procurement of goods, works, and non-consulting services³ required for  the project. The Loan Agreement governs the legal relationships between the Borrower and the Bank, and the Guidelines are made applicable to procurement of goods, works, and non- consulting services for the project, as provided in the agreement. The rights and obligations of the Borrower and the providers of goods, works, and non-consulting services for the project are governed by the bidding⁴ documents, and by the contracts signed by the Borrower with the providers of goods, works, and non-consulting services, and not by these Guidelines or the Loan Agreements. No party other than the parties to the Loan Agreement shall derive any rights therefrom or have any claim to loan proceeds.

__________________________

¹ Procurement requirements of IBRD and IDA are identical. References in these Guidelines to "the Bank" include both IBRD and IDA, and references to "loans" include IBRD loans, as well as IDA credits or grants, grants from the Bank, trust funds administered by the Bank and executed by the recipient, and project preparation advances (PPAs).

References to "Loan Agreement" include the legal agreement between the Bank and Borrower, and may include the project agreement between the Bank and project implementing entity.

References to "Borrower" include loan, credit, grant, and PPA recipients that execute such projects, and may include sub-borrowers

or project implementing entities.

² To the extent that the agreement providing for such trust funds to be administered by the Bank does not conflict with these provisions as exceptions, including under the UN Fiduciary Principles Accord (FPA) or a Multi Donor Trust Fund (MDTF) in emergency situations.

³ References to "goods" and "works" in these Guidelines include related services such as transportation, insurance, installation, commissioning, training, and initial maintenance. "Goods" includes commodities, raw material, machinery, equipment, vehicles, and industrial plant. The provisions of these Guidelines also apply to non-consulting services for which the physical aspects of the activity predominate, are bid and contracted on the basis of performance of a measurable physical output, and for which performance standards can be clearly identified and consistently applied, such as drilling, aerial photography, satellite ima gery, mapping, and similar operations. These Guidelines do not refer to consulting (e.g., advisory) services, to which the current Guidelines: Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers apply (referred to herein as Consultant Guidelines).

⁴ For the purposes of these Guidelines, the words "bid" and "tender" shall have the same meaning.

General Considerations

1.2  The responsibility for the implementation of the project, and therefore for the award and administration of contracts under the project, rests with the Borrower.⁵ The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to "ensure that the proceeds of any loan are used only for the purposes for which the loan was granted, with due attention to considerations of economy and efficiency and without regard to political or other non- economic influences or considerations,"⁶ and it has established detailed procedures for this purpose. While in practice the specific procurement rules  and procedures to be followed in the implementation of a project depend on the circumstances of the particular case, four considerations generally guide the Bank′s requirements:

________________________________

⁵ In some cases, the Borrower acts only as an intermediary and the project is carried out by another agency or entity. References in these Guidelines to the Borrower include such agencies and entities, as well as Sub-Borrowers under on-lending arrangements.

⁶ The Bank′s Articles of Agreement, Article III, Section 5(b); and IDA′s Articles of Agreement, Article V, Section 1(g).

(a) the need for economy and efficiency in the implementation of the project, including the procurement of the goods, works, and non-consulting services involved;

(b) the Bank′s interest in giving all eligible bidders from developed and developing countries⁷ the same information and equal opportunity to compete in providing goods, works, and non-consulting services financed by the Bank;

(c) the Bank′s interest in encouraging the development of domestic contracting and manufacturing industries in the Borrowing country; and

(d)  the importance of transparency in the procurement process.

1.3 Open competition is the basis for efficient public procurement. Borrowers shall select the most appropriate method for the specific procurement. In most cases, International Competitive Bidding (ICB), properly administered, and with the allowance for preferences for domestically  manufactured goods and, where appropriate, for domestic contractors⁸ for works under prescribed conditions is the most appropriate method. In most cases, therefore, the Bank requires its Borrowers to obtain goods, works, and non-consulting services through ICB open to eligible suppliers, service providers, and contractors.⁹ Section II of these Guidelines describes the procedures for ICB.

___________________________

⁷ See paragraphs 1.8, 1.9, and 1.10.

⁸ For purposes of these Guidelines, "Contractor" refers only to a firm providing construction services.

⁹ See paragraphs 1.8, 1.9, and 1.10.

1.4 Where ICB is not the most appropriate method of procurement, other methods of procurement may be used. Section III describes these other methods of procurement and the circumstances under  which their application would be more appropriate. The particular methods that may be followed  for procurement under a given project are provided for in the Loan Agreement. The specific contracts to be financed under the project, and their method of procurement, consistent with the Loan Agreement, are specified in the Procurement Plan as indicated in paragraph 1.18 of these Guidelines.

Applicability of Guidelines

1.5  The principles, rules, and  procedures  outlined in these Guidelines apply to all contracts for goods, works, and non-consulting services financed in whole or in part from Bank loans.¹⁰ The provisions described under this Section I apply to all other Sections of the Guidelines. For the procurement of those contracts for goods, works, and non- consulting services not financed in whole or in part from a Bank loan, but included in the project scope of the loan agreement, the Borrower may adopt other rules and procedures. In such cases, the Bank shall be satisfied that the procedures to be used will fulfill the Borrower′s obligations to cause the project to be carried out diligently and efficiently, and that the goods, works, and non-consulting services to be procured:

_________________________

¹⁰ This includes contracts procured by a Procurement Agent or Construction Manager employed by the Borrower under paragraph

3.11 of these Guidelines.

The Bank may agree to the use of the public procurement systems of the Borrower′s country –referred to as the Use of Country System (UCS)--for procurement under paragraph 3.20 of these Guidelines. In such cases, the Loan Agreement between the Borrower and the Bank shall describe the applicable procurement procedures of the Borrower, and the full application of Section I

and any other parts of these Guidelines as may be deemed relevant by the Bank.

(a) are of satisfactory quality and are compatible with the balance of the project;

(b)  will be delivered or completed in timely fashion; and

(c) are priced so as not to affect adversely the economic and financial viability of the project.

Conflict of Interest

1.6  Bank policy requires that a firm participating in a procurement process under Bank- financed projects shall not have a conflict of interest. Any firm found to have a conflict of interest shall be ineligible for award of a contract.

1.7  A firm shall be considered to have a conflict of interest in a procurement process if:

(a)  such firm is providing goods, works, or non-consulting services resulting from or

directly related to consulting services for the preparation or implementation of a project that it provided or were provided by any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm. This provision does not apply to the various firms (consultants, contractors, or suppliers) which together are performing the Contractor′s obligations under a turnkey or design and built contract;¹¹ or

(b) such firm submits more than one bid, either individually or as a  joint venture partner in another bid, except for permitted alternative bids. This will result in the disqualification of all bids in which the Bidder is involved. However, this does not limit the inclusion of a firm as a sub-contractor in more than one bid. Only for certain types of procurement, the participation of a Bidder as a sub-contractor in another bid may be permitted subject to the Banks′ no objection and as allowed by the Bank′s Standard Bidding Documents applicable to such types of procurement; or

(c) such firm (including its personnel) has a close business or family relationship with a professional staff of the Borrower (or of the project implementing agency, or of a recipient of a part of the loan) who: (i) are directly or indirectly involved in the preparation of the bidding documents or specifications of the contract, and/or the bid evaluation process of such contract; or (ii) would be involved in the implementation or supervision of such contract unless the conflict stemming from such relationship has been resolved in a manner acceptable to the Bank throughout the procurement process and execution of the contract; or

(d)  such firm does not comply with any other conflict of interest situation as specified in the Bank′s Standard Bidding Documents relevant to the specific procurement process.

_______________________

¹¹ See paragraph 2.4.

Eligibility

1.8  To foster competition, the Bank permits firms and individuals from all countries to offer goods, works, and non-consulting services for Bank-financed projects. Any conditions for participation shall be limited to those that are essential to ensure the firm′s capability to fulfill the contract in question.¹²

1.9  In connection with any contract to be financed in whole or in part from a Bank loan, the Bank does not permit a Borrower to deny participation in a procurement process or award to a firm for reasons unrelated to: (i) its capability and resources to successfully perform the contract; or (ii) the conflict of interest situations covered under paragraphs

1.6 and 1.7 above.

1.10 As exceptions to the foregoing paragraphs 1.8 and 1.9:

(a)  Firms of a country or goods manufactured in a country may be excluded if, (i) as a matter of law or official regulation, the Borrower′s country prohibits commercial relations with that country, provided that the Bank is satisfied that such exclusion does not preclude effective competition for the supply of goods, works, and non- consulting services required, or (ii) by an act of compliance with a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations, the Borrower′s country prohibits any import of goods from, or payments to, a particular country, person, or entity. Where the Borrower′s country prohibits payments to a particular firm or for particular goods by such an act of compliance, that firm may be excluded.

(b) Government-owned enterprises or institutions of the Borrower′s country may participate in the Borrower′s country only if they can establish that they (i) are legally and financially autonomous, (ii) operate under commercial law, and (iii) are not dependent agencies of the Borrower or Sub-Borrower.¹³

(c) A firm sanctioned by the Bank in accordance with paragraph 1.16(d) of these Guidelines, or the World Bank Group Anti-Corruption policies and sanctions procedures,¹⁴ shall be ineligible to be  awarded a Bank-financed contract or to benefit from a Bank-financed contract, financially or in any other manner, during the period of time determined by the Bank.

____________________________

¹² The Bank permits firms and individuals from Taiwan, China to offer goods, works, and non-consulting services for Bank-financed projects.

¹³ Other than Force Account units, as permitted under paragraph 3.9.

To be eligible, a government-owned enterprise or institution shall establish to the Bank′s satisfaction, through all relevant documents, including its Charter and other information the Bank may request, that it: (i) is a legal entity separate from the government; (ii) does not currently receive substantial subsidies or budget support; (iii) operates like any commercial enterprise, and, inter alia, is not obliged to pass on its surplus to the government, can acquire rights and liabilities, borrow funds and be liable for repayment of its debts, and can be declared bankrupt; and (iv) is not bidding for a contact to be awarded by the department or agency of the government which under their applicable laws or regulations is the reporting or supervisory authority of the enterprise or has the ability to exercise influence or control over the enterprise or institution.

¹⁴ For the purpose of this sub-paragraph, the relevant World Bank Group Anti-Corruption policies are set forth in the Guidelines On Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants, and in the Anti-Corruption Guidelines for IFC, MIGA, and World Bank Guarantee Transactions. The Bank′s sanctions procedures are publicly disclosed on the Bank′s external website.

Advance Contracting and Retroactive Financing

1.11  The Borrower may wish to proceed with the initial steps of procurement before signing the related Bank loan. In such cases, the procurement procedures, including advertising, shall be in accordance with the Guidelines in order for the eventual contracts to be eligible for Bank financing, and the Bank shall review the process used by the Borrower. A Borrower undertakes such advance contracting at its own risk, and any concurrence by the Bank with the procedures, documentation, or proposal for award does not commit the Bank to make a loan for the project in question. If the contract is signed, reimbursement by the Bank of any payments made by the Borrower under the contract prior to loan signing is referred to as retroactive financing and is only permitted within the limits specified in the Loan Agreement.

Joint Ventures

1.12 Any firm may bid independently or in joint venture either with domestic firms and/or with foreign firms. A joint venture may be for the long term (independent of any particular bid) or for a specific bid. The joint venture shall appoint one of the firms to represent it, and all its members shall sign the contract and be jointly and severally liable for the entire contract. The Bank does not accept conditions of bidding or contracting which require mandatory joint ventures or other forms of mandatory association between firms.

Bank Review

1.13 The Bank reviews the Borrower′s procurement procedures, documents, bid evaluations, award recommendations, and contracts to ensure  that the procurement process is carried out in accordance with the agreed procedures. These review procedures are described in Appendix 1. The Procurement Plan approved by the Bank¹⁵ shall specify the extent to which these review procedures shall apply in respect of the different categories of goods, works, and non-consulting services to be financed, in whole or in part, from the Bank loan.

__________________

15 See paragraph 1.18.

Misprocurement

1.14 The Bank does not finance expenditures under a contract for goods, works, or non- consulting services if the Bank concludes that such contract: (a) has not been awarded in accordance with the agreed provisions of the Loan Agreement and as further elaborated in the Procurement Plan to which the Bank provided no objection; (b) could not be awarded to the bidder otherwise determined successful due to willful dilatory conduct or other actions of the Borrower resulting in unjustifiable delays, the successful bid being no longer available, or the wrongful rejection of any bid; or (c) involves the engagement of a representative of the Borrower, or a recipient of any part of the Loan proceeds, in fraud and corruption as per paragraph 1.16(c). In such cases, whether under prior or post review, the Bank will declare misprocurement, and it is the Bank′s policy to cancel that portion of the loan allocated to the goods, works, or non-consulting services that have been misprocured. The Bank may, in addition, exercise other remedies provided for under the Loan Agreement. Even once the contract is awarded after obtaining a no objection from the Bank, the Bank may still declare misprocurement and apply in full its policies and remedies regardless of whether of the loan has closed or not, if it concludes that the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower or the terms and conditions of the contract had been substantially modified without the Bank′s no objection.

Reference to Bank

1.15 The Borrower shall use the following text¹⁶ when referring to the Bank in procurement documents:

"[Name of Borrower] has received [or, ‘has applied for′] a [loan] from the [International Bank for Reconstruction and Development] (the "Bank") in an amount equivalent to US$, toward the cost of [name of project], and intends to apply a portion of the proceeds of this [Loan] to eligible payments under this Contract. Payments by the Bank will be made only at the request of [name of Borrower or designate] and upon approval by the Bank, and will be subject, in all respects, to the terms and conditions of the [Loan] Agreement. The [Loan] Agreement prohibits a withdrawal from the [Loan] Account for the purpose of any payment to persons or entities, or for any import of goods, if such payment or import, to the knowledge of the Bank, is prohibited by a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations.¹⁷ No party other than [name of Borrower] shall derive any rights from the Loan Agreement or have any claim to the proceeds of the [Loan]."¹⁸

________________________

¹⁶ To be suitably modified in the case of a credit from IDA or a grant or a trust fund.

¹⁷ IBRD′s General Conditions Applicable to Loans and Guarantee Agreements; Article V; Section 5.01 and IDA′s General

Conditions Applicable to Development Credit Agreements; Article V; Section 5.01.

¹⁸ Substitute "credit," "International Development Association," and "Credit Agreement," as appropriate.

Fraud and Corruption

1.16 It is the Bank′s policy to require that Borrowers (including beneficiaries of Bank loans), bidders, suppliers, contractors and their agents (whether declared or not), sub- contractors, sub-consultants, service providers or suppliers, and any personnel thereof, observe the highest standard of ethics during the procurement and execution of Bank- financed contracts.¹⁹ In pursuance of this policy, the Bank:

(a)  defines, for the purposes of this provision, the terms set forth below as follows:

(i) "corrupt practice" is the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or indirectly, of anything of value to influence improperly the actions of another party;²⁰

(ii) "fraudulent practice" is any act or omission, including a misrepresentation, that knowingly or recklessly misleads, or attempts to mislead, a party to obtain a financial or other benefit or to avoid an obligation;²¹

________________________________

¹⁹ In this context, any action to influence the procurement process or contract execution for undue advantage is improper.

²⁰ For the purpose of this sub-paragraph, "another party" refers to a public official acting in relation to the procurement process or contract execution. In this context, "public official" includes World Bank staff and employees of other organizations taking or reviewing procurement decisions.

²¹ For the purpose of this sub-paragraph, "party" refers to a public official; the terms "benefit" and "obligation" relate to the procurement process or contract execution; and the "act or omission" is intended to influence the procurement process or contract execution.

(iii) "collusive practice" is an arrangement between two or more parties designed to achieve an improper purpose, including to influence improperly the actions of another party;²²

(iv) "coercive practice" is impairing or harming, or threatening to impair or harm, directly or indirectly, any party or the property of the party to  influence improperly the actions of a party;²³

(v) "obstructive practice" is

(aa) deliberately destroying, falsifying, altering, or concealing of evidence material to the investigation or  making  false statements  to investigators in order to materially impede a Bank investigation into allegations of a corrupt, fraudulent, coercive or collusive practice; and/or threatening, harassing or intimidating any party to prevent it from disclosing its knowledge of matters relevant to the investigation or from pursuing the investigation, or

(bb) acts intended to materially impede the exercise of the Bank′s inspection and audit rights provided for under paragraph 1.16(e) below.

(b) will reject a proposal for award if it determines that the bidder recommended for award, or any of its personnel, or its agents, or its sub-consultants, sub-contractors, service providers, suppliers and/or their employees, has, directly or indirectly, engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices in competing for the contract in question;

(c) will declare misprocurement and cancel the portion of the loan allocated to a contract if it determines at any time that representatives of the Borrower or of a recipient of any part of the proceeds of the loan engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices during the procurement or the implementation of  the contract in question, without the Borrower having taken timely and appropriate action satisfactory to the Bank to address such practices when they occur, including by failing to inform the Bank in a timely manner at the time they knew of the practices;

(d) will sanction a firm or individual, at any time, in accordance with the prevailing Bank′s sanctions procedures,²⁴ including by publicly declaring such firm or individual ineligible, either indefinitely or for a stated period of time: (i) to be awarded a Bank-financed contract; and (ii) to be a nominated²⁵ sub-contractor, consultant, supplier, or service provider of an otherwise eligible firm being awarded a Bank-financed contract;

_____________________

22 For the purpose of this sub-paragraph, "parties" refers to participants in the procurement process (including public officials) attempting either themselves, or through another person or entity not participating in the procurement or selection process, to simulate competition or to establish bid prices at artificial, non-competitive levels, or are privy to each other′s bid prices or other conditions.

23 For the purpose of this sub-paragraph, "party" refers to a participant in the procurement process or contract execution.

24 A firm or individual may be declared ineligible to be awarded a Bank financed contract upon: (i) completion of the Bank′s sanctions proceedings as per its sanctions procedures, including, inter alia, cross-debarment as agreed with other International Financial Institutions, including Multilateral Development Banks, and through the application the World Bank Group corporate administrative procurement sanctions procedures for fraud and corruption; and (ii) as a result of temporary suspension or early temporary suspension in connection with an ongoing sanctions proceeding. See footnote 14 and paragraph 8 of Appendix 1 of these Guidelines.

25 A nominated sub-contractor, consultant, manufacturer or supplier, or service provider (different names are used depending on the particular bidding document) is one which has either been: (i) included by the bidder in its pre-qualification application or bid because it brings specific and critical experience and know-how that allow the bidder to meet the qualification requirements for the particular bid; or (ii) appointed by the Borrower.

(e)  will require that a clause be included in bidding documents and in contracts financed by a Bank loan, requiring bidders, suppliers and contractors, and their sub- contractors, agents, personnel, consultants, service providers, or suppliers, to permit the Bank to inspect all accounts,  records, and other documents relating to the submission of bids and contract performance, and to have them audited by auditors appointed by the Bank; and

(f) will require that, when a Borrower procures goods, works or non-consulting services directly from a United Nations (UN) agency in accordance with paragraph 3.10 of these Guidelines under an agreement signed between the Borrower and the UN agency, the above provisions of this paragraph 1.16 regarding sanctions on fraud or corruption shall apply in their entirety to all suppliers, contractors, service providers, consultants, sub-contractors or sub-consultants, and their employees that signed contracts with the UN agency.

As an exception to the foregoing, paragraphs 1.16(d) and (e) will not apply to the UN agency and its employees, and paragraph 1.16(e) will not apply to the contracts between the UN agency and its suppliers and service providers. In such cases, the UN agencies will apply their own rules and regulations for investigating allegations of fraud or corruption subject to such terms and conditions as the Bank and the UN agency may agree, including an obligation to periodically inform the Bank of the decisions and actions taken. The Bank retains the right to require the Borrower to invoke remedies such as suspension or termination. UN agencies shall consult the Bank′s list of firms and individuals suspended or debarred. In the event a UN

agency signs a contract or purchase order with a firm or an individual suspended or debarred by the Bank, the Bank will not finance the related expenditures and will apply other remedies as appropriate.

1.17 With the specific agreement of the Bank, a Borrower may introduce, into bid forms for contracts financed by the Bank, an undertaking of the bidder to observe, in competing for and executing a contract, the country's laws against fraud and corruption (including bribery), as listed in the bidding documents.²⁶ The Bank will accept the introduction of such undertaking at the request of the Borrowing country, provided the arrangements governing such undertaking are satisfactory to the Bank.

_________________________

^{26 As an example, such an undertaking might read as follows: "We undertake that, in competing for (and, if the award is made to us, in executing) the above contract, we will strictly observe the laws against fraud and corruption in force in the country of the [Purchaser] [Employer], as such laws have been listed by the [Purchaser] [Employer] in the bidding documents for this contrac t."}

Procurement Plan

1.18 The preparation of a realistic procurement plan²⁷ for a project is critical for its successful monitoring and implementation. As part of the project preparation, the Borrower shall prepare a preliminary procurement plan, however tentative, for the entire scope of the project. At a minimum, the Borrower shall prepare a detailed and comprehensive procurement plan including all contracts for which procurement action is to take place in the first 18 (eighteen) months of project implementation. An agreement with the Bank shall be reached at the latest during loan negotiations. The Borrower shall update procurement plans throughout the duration of the project at least annually by including contracts previously awarded and to be procured in the next 12 (twelve) months. All procurement plans and their updates or modifications shall be subject to the Bank′s prior review²⁸ and no objection before implementation. After loan negotiations, the Bank shall arrange the publication on its external website of the agreed initial procurement plan and all subsequent updates once it has provided a no objection.

_____________________________

27  The Procurement Plan, including their updates, shall set forth at a minimum (i) a brief description of goods, works, and/or non- consulting services required for the project for which procurement action is to take place during the period in question; (ii) the proposed methods of procurement as permitted under the Loan Agreement; (iii) any provision for the application of domestic preference in accordance with paragraph 2.55; (iv) the Bank review requirement and thresholds; and (v) the time schedule for key procurement activities, and any other information that the Bank may reasonably require. Large numbers of small and similar contracts may be  clubbed. For projects or their components that are  demand driven in  nature  such as Community Driven Development (CDD), Sector Wide Approaches (SWAps), etc. where specific contracts or their time-schedules cannot be identified in advance; a suitable template of the Procurement Plan shall be agreed with the Bank for monitoring and implementation of procurement. If the Project includes the procurement of consulting services, the Procurement Plan should also include the methods for their selection in accordance with the Guidelines: Selection and Employment of Consultants under IBRD Loans and IDA Credits and Grants by World Bank Borrowers.

28 See Appendix 1.

II. INTERNATIONAL COMPETITIVE BIDDING

A. General

Introduction

2.1 The objective of International Competitive Bidding (ICB), as described in these Guidelines, is to provide all eligible prospective bidders²⁹ with timely and adequate notification of a Borrower′s requirements and an equal opportunity to bid for the required goods, works, and non-consulting services.

Type and Size of Contracts

2.2  The bidding documents shall clearly state the type of contract to be entered into and contain the proposed contract provisions appropriate therefor. The most common types of contracts provide for payments on the basis of a lump-sum, unit prices, reimbursable cost plus fees, or combinations thereof. Reimbursable cost contracts are acceptable to the Bank only in exceptional circumstances such as conditions of high risk or where costs cannot be determined in advance with sufficient accuracy. Such contracts shall include appropriate incentives to limit costs.

2.3  The size and scope of individual contracts will depend on the magnitude, nature, and location of the project. For projects requiring a variety of goods and works, separate contracts generally are awarded for the supply and/or installation of different items of equipment and plant³⁰ and for the works.

2.4  In certain cases, in particular for large industrial and power plants and facilities, the Bank may accept or require a single responsibility contract in which discrete items of equipment and works are grouped into a contract package.³¹ A single responsibility contract may be a turnkey contract in which one entity assumes total responsibility to provide an industrial plant or facility fully-equipped and ready for operation (at the "turn of the key").³² Contracts involving construction, installation or assembly, and related services may also be awarded to contractors under management contracts.³³

2.5  For a project requiring similar but separate items of equipment or works, bids may be invited under a slice and package procedure that would attract the interest of both small and large firms, which could be allowed, at their option, to bid for individual contracts (slices) or for a group of similar contracts (package). All bids and combinations of bids shall be received by the same deadline and opened and evaluated simultaneously so as to determine the bid or combination of bids offering the lowest evaluated cost to the Borrower.³⁴

_______________________________

²⁹ See paragraphs 1.8, 1.9, and 1.10.

³⁰ For purposes of these Guidelines, "plant" refers to installed equipment, as in a production facility.

³¹ Typically, such single responsibility contracts include various plants, equipment, machinery, materials or parts thereof, and include all procurement activities, the supply and assembly and/or installation of equipment, the construction of a complete facility or specialized works to be incorporated in the facility. Such contracts could be a Supply and Installation contract where the Borrower prepares and remains responsible for basic and detailed engineering and design, or a Design, Supply, and Installation contract where the Contractor prepares and is also responsible for the engineering and design.

³² A turnkey contract is a single responsibility contract based on a "lump-sum" price under which payments are made as per contractual milestones when they are met. For such contracts, usually only the basic design (i.e. the main parameters of the engineering project) is provided by the Employer.

³³ In construction, a Management Contractor usually does not perform the work directly but contracts out and manages the work of other contractors, taking on the full responsibility and risk for price, quality, and timely performance. Conversely, a Construction Manager is a consultant for, or agent of, the Borrower, who does not take on such risks. If financed by the Bank, the Construction Manager shall be selected under the Consultant Guidelines (paragraph 3.11).

34 See paragraphs 2.49 - 2.54 for the bid evaluation procedures.

Two-Stage Bidding

2.6 In the case of contracts for: (a) large complex facilities awarded as single responsibility (including as turnkey) contracts for the design, supply and installation, or single responsibility contracts for the supply and installation of a facility or plant; (b) works of a complex and special nature; or (c) complex information and communication technology that are  subject to rapid technology  advances, it may be undesirable or impractical to prepare complete technical specifications in advance. Due to the complex nature of such contracts and in order to avoid deviations from the Borrower′s specifications, the Bank may require the use of a two-stage bidding procedure. First, un- priced technical proposals on the basis of a conceptual design or performance specifications are invited, subject to technical as well as commercial clarifications and adjustments, to be followed by amended bidding documents³⁵ and the submission of final technical and priced bids in the second stage.

______________________________

³⁵ In revising the bidding documents in the second stage, the Borrower shall respect the confidentiality of the bidders′ technical proposals used in the first stage, consistent with requirements of transparency and intellectual property rights.

Notification and Advertising

2.7  Timely notification of bidding opportunities is essential in competitive bidding. The Borrower is required to prepare and submit to the Bank a General Procurement Notice. The Bank will arrange for its publication in UN Development Business online (UNDB online) and on the Bank′s external website.³⁶ The General Procurement Notice shall contain information concerning the Borrower (or prospective Borrower), amount and purpose of the loan, scope of procurement reflecting the Procurement Plan, and the name, telephone (or fax) number, and address(es) of the Borrower′s agency(ies) responsible for procurement, and the address of a widely used electronic portal with free national and international access or website where the subsequent Specific Procurement Notices will be posted. If known, the scheduled date for availability of prequalification or bidding documents should be indicated. The related prequalification or bidding documents, as the case may be, shall not be released to the public earlier than the date of publication of the General Procurement Notice.

2.8  Invitations to prequalify or to  bid, as the case may be, shall be advertised as Specific Procurement Notices in at least one newspaper of national circulation in the Borrower′s country, or in the official gazette, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access, in English, French, or Spanish, or at the option of the Borrower, in a national language as defined under paragraph 2.15. Such invitations shall also be published in UNDB online. Notification shall be given in sufficient time to enable prospective bidders to obtain prequalification or bidding documents and prepare and submit their responses.³⁷ The Bank will arrange the simultaneous publication of all Specific Procurement Notices prepared and submitted by the Borrowers on the Bank′s external website.

___________________________

³⁶ UNDB online is a publication of the United Nations. Subscription information is available from: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). World Bank External Website: www.worldbank.org.

³⁷ See paragraph 2.44.

Prequalification of Bidders

2.9 Prequalification is usually necessary for large or complex works, or in any other circumstances in which the high costs of preparing detailed bids could discourage competition, such as custom-designed equipment, industrial plant, specialized services, some complex information and technology and contracts to be let under single responsibility (including turnkey), design and build, or management contracting. This also ensures that invitations to bid are extended only to those who have adequate capabilities and resources. Prequalification shall be based entirely upon the capability and resources of prospective eligible bidders to perform the particular contract satisfactorily, taking into account objective and measurable factors, including: (a) relevant general and specific experience, and satisfactory past performance and successful completion of similar contracts over a given period; (b) financial position; and, where relevant, (c) capability of construction and/or manufacturing facilities.

2.10 The invitation to prequalify for bidding on specific contracts or groups of similar contracts shall be advertised and notified as described in paragraphs 2.7 and 2.8 above. The scope of the contract and a clear statement of the requirements for qualification shall be sent to those who responded to the invitation. The Borrower shall use the Standard Prequalification Document issued by the Bank with minimum changes as may be necessary and acceptable to the Bank. All such applicants that meet the specified criteria shall be allowed to bid. Borrowers shall inform all applicants of the results of prequalification. As soon as the prequalification is completed, the bidding documents shall be made available to the qualified prospective bidders. For prequalification for groups of contracts to be awarded either at the same time or over a period of time, a limit for the number or total value of awards to any one bidder may be made on the basis of the bidder′s technical capability and financial resources to meet qualification criteria for the combined contracts. When the time elapsed between the Borrower′s decision with regard to the list of prequalified firms and the issuance of bid invitations is longer than 12 (twelve) months, the Bank may require that the a new prequalification process be conducted through  re-advertisement. The verification of the information upon which bidders were prequalified, including their current commitments, shall be carried out at the time of the award of contract, along with their capability with respect to personnel and equipment. The award may be denied to a bidder that is judged to no longer meet the required qualification criteria with respect to technical capability and financial resources to successfully perform the contract. If none or very few applicants are found to be prequalified, which would result in a lack of competition, the Borrower may issue a revised prequalification invitation subject to the Bank′s prior no objection.

B. Bidding Documents

General

2.11 The bidding documents shall furnish all information necessary for a prospective bidder to prepare a bid for the goods, works, and non-consulting services to be provided. While the detail and complexity of these documents may vary with the size and nature of the proposed bid package and contract, they generally include: invitation to bid; instructions to bidders and bid data sheet; form or letter of bid; form of contract; conditions of contract, both general and particular; specifications and drawings; relevant technical data (including of geological and environmental nature); list of goods or bill of quantities; delivery time or schedule of completion; and necessary appendices, such as formats for various securities. The basis for bid evaluation and selection of the lowest evaluated bid shall be clearly outlined in the instructions to bidders and/or the specifications. If a fee is charged for the bidding documents, it shall be reasonable and reflect only the cost of their typing, printing or publishing in an electronic format, and delivery to prospective bidders, and shall not be so high as to discourage qualified bidders. The bidding documents for works may indicate the estimated total cost of the contract, but shall not indicate detailed Borrower′s cost estimates such as priced bills of quantities. The Borrower may use an electronic system to distribute bidding documents, provided that the Bank is satisfied with the adequacy of such system. If bidding documents are distributed electronically, the electronic system shall be secure to avoid modifications to the bidding documents and shall not restrict the access of Bidders to the bidding documents. Guidance on critical components of the bidding documents are given in the following paragraphs.

2.12 Borrowers shall use the appropriate Standard Bidding Documents (SBDs) issued by the Bank with minimum changes, acceptable to the Bank, as necessary to address project- specific conditions. Any such changes shall be introduced only through bid or contract data sheets, or through special conditions of contract, and not by introducing changes in the standard wording of the Bank′s SBDs. When no relevant SBDs have been issued, the Borrower shall use other internationally recognized standard conditions of contract and contract forms acceptable to the Bank.

Validity of Bids and Bid Security

2.13 Bidders shall be required to submit bids valid for a period specified in the bidding documents which shall be sufficient to enable the Borrower to complete the comparison and evaluation of bids, and obtain all the necessary approvals within the Borrower′s entity and the Bank′s no objection to the recommendation of award (if required in the Procurement Plan) so that the contract can be awarded within that period.

2.14 Borrowers have the option of requiring a bid security. When used, the bid security shall be in the amount and form specified in the bidding documents³⁸ and shall remain valid for a period (generally 4 (four) weeks beyond the validity period for the bids) sufficient to provide reasonable time for the Borrower to act if the security is to be called. Bid securities shall be released to unsuccessful bidders once the contract has been signed with the winning bidder. In place of a bid security, the Borrower may require bidders to sign a declaration accepting that if they withdraw or modify their bids during the period of validity or they are awarded the contract and they fail to sign the contract or to submit a performance security before the deadline defined in the bidding documents, the bidder will be suspended for the period of time specified in the bidding documents from being eligible to bid for any contract with the entity that invited bids.

_______________________

³⁸ The format of the bid security shall be in accordance with the SBDs and shall be issued by a reputable bank or financial institution, such as an insurance, or bonding or surety company, selected by the bidder. If the security is issued by a financial institution that is located outside the country of the Borrower, such financial institution shall have a correspondent financial institution located in the country of the Borrower to make it enforceable. Bidders shall be allowed to submit bank guarantees directly issued by the bank of their choice located in any eligible country.

Language

2.15 Prequalification and bidding documents shall be prepared in one of the following languages, selected by the Borrower: English, French, or Spanish. In addition to one of the above languages, the Borrower has the option to issue translated versions of these documents in another language which should either be: (a) the national language of the Borrower; or (b) the language used nation-wide in the Borrower′s country for commercial transactions, hereinafter both are called the "National Language".³⁹ If these documents are issued  in two languages, firms shall have the option to submit their prequalification application or bid, as the case may be, in any one of the two languages in which these documents are issued. The contract signed with the winning bidder shall always be written in the language in which its bid was submitted, which shall be the one that governs the contractual relations between the Borrower and the bidder. If the contract is signed in the National Language, the Borrower shall provide the Bank with an accurate translation of the contract in English, French, or Spanish when submitting the original contract in accordance with Appendix 1. Bidders shall neither be required nor permitted to sign contracts in more than one language.

_______________________

³⁹ The Bank shall be satisfied with the language to be used. The Borrower shall take full responsibility for the correct translation of the documents in the National Language. In case of any discrepancy with the documents in English, French, or Spanish, the text in the latter shall prevail.

If the Borrower has more than one National Language and a national law requires official acts to be issued in all national languages, the Borrower shall use one National Language in the prequalification or bidding documents, and may issue translated versions in the other languages.

Clarity of Bidding Documents

2.16 Bidding documents shall be so worded as to permit and encourage international competition and shall set forth clearly and precisely the work to be carried out, the location of the work, the goods to be supplied, the place of delivery or installation, the schedule for delivery or completion, minimum performance requirements, and the warranty and maintenance requirements, as well as any other pertinent terms and conditions. In addition, the bidding documents, where appropriate, shall define the tests, standards, and methods that will be employed to judge the conformity of equipment as delivered, or works as performed, with the specifications. Drawings shall be consistent with the text of the specifications, and an order of precedence between the two shall be specified.

2.17 The bidding documents shall specify any factors, in addition to price, which will be taken into account in evaluating bids, and how such factors will be quantified or otherwise evaluated. If bids based on alternative  designs, materials, completion schedules, payment terms, etc. are permitted, conditions for their acceptability and the method of their evaluation shall be expressly stated.

2.18 All prospective bidders shall be provided the same information, and shall be assured of equal opportunities to obtain additional information on a timely basis. Borrowers shall provide reasonable access to project sites for visits by  prospective bidders. For works or complex supply contracts, particularly for those requiring refurbishing existing works or equipment, a pre-bid conference may be arranged whereby potential bidders may  meet with Borrower representatives to seek clarifications (in person or online). Minutes of the conference shall be provided to all prospective bidders with a copy to the Bank (in hard copy or sent electronically). All modifications of bidding documents,  including with regard to additional information,  clarifications, and corrections of errors, shall be sent to each recipient of the original bidding documents and all bidders on record in sufficient time before the deadline for receipt of bids to enable bidders to take appropriate actions. Any modification to the bidding documents shall be introduced in the form of an addendum. If necessary, the deadline shall be extended. The Bank shall receive a copy (in hard copy or sent electronically) and be consulted for issuing a no objection when the contract is subject to prior review.

Standards

2.19 Standards and technical specifications quoted in bidding documents shall promote the broadest possible competition, while assuring the critical performance or other requirements for the goods and/or works under procurement. As far as possible, the Borrower shall specify internationally accepted standards such as those issued by the International Standards Organization with which the equipment or materials or workmanship shall comply. Where such international standards are unavailable or are inappropriate, national standards may be specified. In all cases, the bidding documents shall state that equipment, material, or workmanship meeting other standards, which promise at least substantial equivalence, will also be accepted.

Use of Brand Names

2.20 Specifications shall be based on relevant characteristics and/or performance requirements. References to brand names, catalog numbers, or similar classifications shall be avoided. If it is necessary to  quote a brand name or catalog number of a particular manufacturer to clarify an otherwise incomplete specification, the words "or equivalent" shall be added after such reference. The specification shall permit the acceptance of offers for goods which have similar characteristics and which provide performance at least substantially equivalent to those specified. Before the Borrower issues bidding documents for specific goods with a brand name that does not have any equivalent, especially for Information Technology Systems, it shall submit to the Bank for review and no objection a comprehensive justification, including grounds of compatibility with existing systems and previous investments in the branded item.

Pricing

2.21 Bids for goods shall be invited on the basis of CIP⁴⁰ (place of destination) for all goods manufactured abroad and to be imported. Bids for goods that were previously imported shall be invited on the basis of CIP (place of destination) separately indicating the actual amount of customs duties and import taxes already paid. Bids for goods manufactured in the Borrower′s country shall be invited on the basis of EXW⁴¹ (ex works, ex factory, or off-the-shelf) plus cost of inland transportation and insurance to the place  of destination. Bidders shall be allowed to arrange for ocean and other transportation and related insurance from any eligible source.⁴² Where installation, commissioning, or other similar services are required to be performed by the bidder, as in the case of supply and installation contracts, the bidder shall be required to quote for these services.

2.22 In the case of single responsibility (including turnkey) contracts, the bidder shall be required to quote the price of the installed facility or plant at site, including all costs for supply of equipment, marine and local transportation and insurance, installation, and commissioning, as well as associated works and all other services included in the scope of contract such as design, maintenance, operation, etc. Unless otherwise specified in the bidding documents, a turnkey contract price shall include all duties, taxes, and other levies.⁴³

__________________________

⁴⁰ Refer for further definitions to the current Incoterms 2010, or as revised from time to time, published by the International Chamber of Commerce (ICC), 38 Cours Albert 1er, 75008, Paris, France. CIP is carriage and insurance paid to (named place of destination). This term may be used irrespective of the mode of transport, including multimodal transport. CIP term is for custom duties and other import taxes unpaid, payment for which is the responsibility of the Borrower, either for goods previously imported or that will be imported. For previously imported goods, the quoted CIP price shall be distinguishable from the original import value of these goods declared to customs and shall include any rebate or mark-up of the local agent or representative and all local costs except import duties and taxes, which will be paid by the purchaser.

⁴¹ The EXW price shall include all duties, sales, and other taxes already paid or payable for the components and raw materials u sed in the manufacture or assembly of the equipment offered in the bid. Manufactured goods include assembled goods.

⁴² See paragraphs 1.8, 1.9, and 1.10.

⁴³ Goods in bids for turnkey contracts may be invited on the basis of DDP (named place of destination) and Bidders should be free to choose the best arrangement between imported goods or goods manufactured in the country of the Borrower, in the preparation of their bids.

2.23 Bidders for works and non-consulting services shall be required to quote unit prices or lump sum prices for the performance of the works or non-consulting services, and such prices shall include all duties, taxes, and other levies. Bidders shall be allowed to obtain all inputs (except for unskilled labor) from any eligible source so that they may offer their most competitive bids.

Price Adjustment

2.24 Bidding documents shall state either that (a) bid prices will be fixed or (b) that price adjustments will be made to reflect any changes (upwards or downwards) in major cost components of the contract, such as labor, equipment,  materials, and fuel.  Price adjustment provisions are usually not necessary in simple contracts involving delivery of goods or completion of works within 18 (eighteen) months, but shall be included in contracts which extend beyond 18 (eighteen) months. The bidding documents for contracts of shorter duration may also include a similar provision for price adjustment when future local or foreign inflation is expected to be high. However, it is standard practice to obtain firm prices for some types of equipment regardless of the delivery time and, in such cases, price adjustment provisions are not needed.

2.25 Prices shall be adjusted by the use of a prescribed formula (or formulae) which breaks down the total price into components that are adjusted by price indices specified for each component The formula(e) and the base date for application shall be clearly defined in the bidding documents. If the payment currency is different from the source of the input and corresponding index, a correction factor shall be applied in the formulae, to avoid incorrect adjustment. Under exceptional circumstances, bidding documents may provide for price adjustment on the basis of documentary evidence (including actual invoices) provided by the Supplier or Contractor.

Transportation and Insurance

2.26 Bidding documents shall permit suppliers and contractors to arrange transportation and insurance from any eligible source. Bidding documents shall state the types and terms of insurance to be provided by the bidder. For all contracts, usually an All Risk form of policy shall be specified. For goods and for single responsibility contracts, the indemnity payable under transportation insurance shall be at least 110% (one hundred ten percent) of the CIP price of the goods to be imported in the currency of the contract or in a freely convertible currency to enable prompt replacement of lost or damaged goods. For large construction or supply and install projects with several contractors on a site, a "wrap-up" or total project insurance arrangement may be obtained by the Borrower, in which case the Borrower shall seek competition for such insurance under procedures acceptable to the Bank if the cost of insurance is to be financed by the Bank.

2.27 As an exception, if a Borrower does not wish to obtain insurance coverage through the contract, and wishes to make its own arrangements or to reserve transportation and insurance to national companies or other designated sources, it shall provide evidence satisfactory to the Bank that (a) resources are readily available for prompt payment, in a freely convertible currency among the currencies of payment of the contract, of the indemnities required to replace lost or damaged goods, and (b) risks are adequately covered.  In addition, for the import of goods, bidders shall be asked to quote FCA (named place of dispatch) or CPT (named place of destination)⁴⁴ prices in addition to the CIP (place of destination) price specified in paragraph 2.21. The selection of the lowest evaluated bid shall be on the basis of the CIP (place of destination) price,  but the Borrower may sign the contract on FCA or CPT terms and make its own arrangements for transportation and/or insurance. Under such circumstances, Bank financing shall be limited to the FCA or CPT cost of the contract.

_________________________

⁴⁴ Incoterms 2010 for free carrier (named place) and for carriage paid to (named place of destination), respectively.

Currency Provisions

2.28 Bidding documents shall state the currency or currencies in which bidders are to state their prices, the procedure for conversion of prices expressed in different currencies into a single currency for the purpose of comparing bids, and the currencies in which the contract price will be paid. The following provisions (paragraphs 2.29-2.33) are intended to (a) ensure that bidders have the opportunity to minimize any exchange risk with regard to the currency of bid and of payment, and hence may offer their best prices; (b) give bidders in countries with weak currencies the option to use a stronger currency and thus provide a firmer basis for their bid price; and (c) ensure fairness and transparency in the evaluation process.

Currency of Bid

2.29 Bidding documents shall state that the bidder may express the bid price in any currency. If the bidder wishes to express the bid price as a sum of amounts in different foreign currencies, they may do so, provided the price includes no more than three foreign currencies. Furthermore, the Borrower may require bidders to state the portion of the bid price representing local costs incurred in the currency⁴⁵ of the country of the Borrower.

_______________________

⁴⁵ Hereafter referred to as "local currency".

2.30 In bidding documents for works, the Borrower may require bidders to state the bid price entirely in the local currency, along with the requirements for payments in up to three foreign currencies of their choice for expected inputs from outside the Borrower′s country, expressed as a percentage of the bid price, together with the exchange rates used in such calculations.

Currency Conversion for Bid Comparison

2.31 The bid price is the sum of all payments in various currencies required by the bidder. For the purpose of comparing prices, bid prices shall be converted to a single currency selected by the Borrower (local currency or fully convertible foreign currency) and stated in the bidding documents. The Borrower shall make this conversion by using the selling (exchange) rates for those currencies quoted by an official source (such as the Central Bank) or by a commercial bank or by an internationally circulated newspaper for similar transactions on a date selected in advance,  with such source and date to be specified in the bidding documents, provided that the date shall not be earlier than 4 (four) weeks prior to the deadline for the receipt of bids, nor later than the original date for the expiry of the period of bid validity.

Currency of Payment

2.32 Payment of the contract price shall be made in the currency or currencies in which payment has been requested in the bid of the successful bidder as per paragraph 2.29.

2.33 When the bid price is required to be stated in the local currency but the bidder has requested payment in foreign currencies expressed as a percentage of the bid price, the exchange rates to be used for purposes of payments shall be those specified by the bidder in the bid, so as to ensure that the value of the foreign currency portions of the bid is maintained without any loss or gain.

Terms and Methods of Payment

2.34 Payment terms shall be in accordance with the international commercial practices applicable to the specific goods, works, and non-consulting services.

(a) Contracts for supply of goods shall provide for full payment on the delivery and inspection, if so required, of the contracted goods except for contracts involving installation and commissioning, in which case a portion of the payment may be made after the Supplier has complied with all its obligations under the contract. The Bank normally requires the use of letters of credit so as to assure prompt payment to the Supplier. In major contracts for equipment and plant, provisions shall be made for suitable advances and, in contracts of long duration, for progress payments during the period of manufacture or assembly.

(b) Contracts for works shall provide, in appropriate cases for mobilization advances, advances on Contractor′s equipment and materials, regular progress payments, and reasonable retention amounts to be released upon compliance with the Contractor′s obligations under contract.

2.35 Any advance payment for mobilization and similar expenses, made upon signature of a contract  for goods, works, and non-consulting services, shall be related to the estimated amount of these expenses and be specified in the bidding documents. Amounts and timing of other advances to be made, such as for materials delivered to the site for incorporation in the works, shall also be specified. The bidding documents shall specify the arrangements for any security required for advance payments.

2.36 Bidding documents shall specify the payment method and terms offered, whether alternative payment methods and terms will be allowed, and, if so, how the terms will affect bid evaluation.

Alternative Bids

2.37 The bidding documents shall clearly indicate when bidders are allowed to submit alternative bids, how alternative bids should be submitted, how bid prices should be offered, and the basis on which alternative bids shall be evaluated.

Conditions of Contract

2.38 The contract documents shall clearly define the scope of work to be performed, the goods to be supplied, the services to be provided, the rights and obligations of the Borrower and of the Supplier or Contractor, and the functions and authority of the Engineer, Architect, or Construction Manager, if one is employed by the Borrower, in the supervision and administration of the contract. In addition to the general conditions of contract, any particular conditions for the specific goods, works, and non-consulting services to be procured and the location of the project shall be included. The conditions of contract shall provide a balanced allocation of risks and liabilities.

Performance Security and Retention Money

2.39 Contracts for works and single responsibility contracts shall require security in an amount sufficient to protect the Borrower in case of breach of contract by the Contractor.

This security shall be provided in an appropriate form and amount, as specified by the Borrower in the bidding document.⁴⁶ The amount of the security may vary, depending on the type of security furnished and on the nature and magnitude of the works or facilities. A portion of this security shall extend sufficiently beyond the date of completion of the works or facilities to cover the defects liability or maintenance period up to final acceptance by the Borrower. Contracts for works may provide for a percentage of each periodic payment to be held as retention money until final acceptance. Contractors may be allowed to replace retention money with an equivalent security in the form of a Bank security or guarantee after provisional acceptance.

______________________________

⁴⁶ The format of the performance security shall be in accordance with the SBDs and shall be issued by a reputable bank or financial institution, such as an insurance, or bonding or surety company, selected by the bidder. If the security is issued by a financial institution located outside the country of the Borrower, such financial institution shall have a correspondent financial institution located in the country of the Borrower to make it enforceable. Bidders shall be allowed to submit bank guarantees directly issued by the bank of their choice located in any eligible country.

2.40 In contracts for the supply of goods, the need for performance security depends on the market conditions and commercial practice for the particular kind of goods. Suppliers or manufacturers may be required to provide a security in an appropriate and reasonable amount to protect against nonperformance of the contract. The security shall, if required, also cover warranty obligations and any installation or commissioning requirements in accordance with the applicable SBD.

Liquidated Damages and Bonus Clauses

2.41 Provisions for liquidated damages or similar provisions in an appropriate amount shall be included in the conditions of contract when delays in the delivery of goods, completion of works, or failure of the goods, works, and non-consulting services to meet performance requirements would result in extra cost, or loss of revenue, or loss of other benefits to the Borrower. Provision may also be made for a bonus to be paid to suppliers or contractors for completion of works or delivery of goods ahead of the times specified in the contract when such earlier completion or delivery would be of benefit to the Borrower.

Force Majeure

2.42 The conditions of contract shall stipulate that failure on the part of the parties to perform their obligations under the contract will not be considered a default if such failure is the result of an event of force majeure as defined in the conditions of contract.

Applicable Law and Settlement of Disputes

2.43 The conditions of contract shall include provisions dealing with the applicable law and the forum for the settlement of disputes. International commercial arbitration in a neutral venue has practical advantages over other methods for the settlement of disputes. Therefore, the Bank requires that Borrowers use this type of arbitration in contracts for the procurement of goods, works, and non-consulting services unless the Bank has specifically agreed to waive this requirement for justified reasons such as equivalent national regulations and arbitration procedures, or the contract has been awarded to a bidder from the Borrower′s country. The Bank shall not be named arbitrator or be asked to name an arbitrator.⁴⁷ In case of works contracts, supply and installation contracts, and single responsibility (including turnkey) contracts, the dispute settlement provision shall include mechanisms such as dispute review boards or adjudicators, which are designed to permit a speedier dispute settlement.

______________________

⁴⁷ It is understood, however, that officials of the International Centre for Settlement of Investment Disputes (ICSID) shall remain free to name arbitrators in their capacity as ICSID officials.

C. Bid Opening, Evaluation, and Award of Contract

Time for Preparation of Bids

2.44 The time allowed for the preparation and submission of bids shall be determined with due consideration of the particular circumstances of the project and the magnitude and complexity of the contract. Generally, not less than 6 (six) weeks from the date of the invitation to bid or the date of availability of bidding documents, whichever is later, shall be allowed for ICB. Where large works or complex items of equipment are involved, this period shall generally be not less than 12 (twelve) weeks to enable prospective bidders to conduct investigations before submitting their bids. In such cases, the Borrower is encouraged  to convene pre-bid  conferences  and arrange site visits.  Bidders shall be permitted to submit bids by mail or in person. Borrowers may also use electronic systems permitting bidders to submit bids by electronic means, provided the Bank is satisfied with the adequacy of the system, including, inter alia, that the system is secure, maintains the integrity, confidentiality, and authenticity of bids submitted, and uses an electronic signature system or equivalent to keep bidders bound to their bids. The deadline and place for receipt of bids shall be specified in the invitation to bid.

Bid Opening Procedures

2.45 The time for the bid opening shall be the same as for the deadline for receipt of bids or promptly⁴⁸ thereafter, and shall be announced, together with the place for bid opening, in the invitation to bid. The Borrower shall open all bids received by the deadline for bid submission at the designated place stipulated in the bidding documents, irrespective of the number of bids received by such deadline. At the bid opening, the Borrower shall neither discuss the merits of any bid nor reject any bid. Bids shall be opened in public; bidders or their representatives shall be allowed to be present (in person or online when electronic bidding is used). The name of the bidder and total amount of each bid, and of any alternative bids, if they have been requested or permitted, shall be read aloud (and posted online when electronic bidding is used) and recorded when opened, and a copy of this record shall be promptly sent to the Bank and to all bidders who submitted bids in time. Bids received after the time stipulated, as well as those not opened and read out at bid opening, shall not be considered.

____________________________

⁴⁸ To allow sufficient time to take the bids to the place announced for public bid opening.

Clarifications or Alterations of Bids

2.46 Except as otherwise provided in paragraphs 2.63 and 2.64 of these Guidelines, bidders shall not be requested or permitted to alter their bids, including through any voluntary increase or decrease in bid prices, after the deadline for receipt of bids. The Borrower shall ask bidders for clarification needed to evaluate their bids but shall not ask or permit bidders to change the substance or price of their bids after the bid opening. Requests for clarification and the bidders′ responses shall be made in writing, in hard copy or by an electronic system satisfactory to the Bank.⁴⁹

_____________________

⁴⁹ See paragraph 2.44.

Confidentiality

2.47 After the public opening of bids, information relating to the examination, clarification, and evaluation of bids and recommendations concerning awards shall not be disclosed to bidders or other persons not officially concerned with this process until the publication of the award of contract.

Examination of Bids

2.48 The Borrower shall ascertain whether the bids (a) meet the eligibility requirements specified in paragraph 1.8, 1.9, and 1.10 of these Guidelines, (b) have been properly signed, (c) are accompanied by the required securities or required declaration signed as specified in paragraph 2.14 of the Guidelines, (d) are substantially responsive to the bidding documents, and (e) are otherwise generally in order. If a bid, including with regard to the required bid security, is not substantially responsive, that is if it contains material deviations from or reservations to the terms, conditions, and specifications in the bidding documents, it shall not be considered further. The bidder shall neither be permitted nor invited by the Borrower to correct or withdraw material deviations or reservations once bids have been opened.⁵⁰

_______________________

⁵⁰ See paragraph 2.50 regarding corrections.

Evaluation and Comparison of Bids

2.49 The purpose of bid evaluation is to determine the cost to the Borrower of each bid in a manner that permits a comparison on the basis of their evaluated cost. Subject to paragraph 2.58, the bid with the lowest evaluated cost,⁵¹ but not necessarily the lowest submitted price, shall be selected for award.

______________________

⁵¹ See paragraph 2.52.

2.50 The bid price read out at the bid opening shall be adjusted to correct any arithmetical errors. Also, for the purpose of evaluation, adjustments shall be made for any quantifiable non-material  deviations  or reservations. Price  adjustment provisions applying to the period of implementation of the contract shall not be taken into account in the evaluation.

2.51 The evaluation and comparison of bids shall be on CIP (place of destination) prices for the supply of imported goods⁵² and EXW prices, plus cost of inland transportation and insurance to the place of destination, for goods manufactured within the Borrower′s country, together with prices for any required installation, training, commissioning, and other similar non-consulting services.⁵³

__________________________

⁵² Borrowers may ask for prices on a CIF basis (and bids compared on that same basis) only when the goods are carried by sea and the goods are not containerized. CIF shall not be used for anything other than sea transport. In the case of manufactured goods, it is unlikely that the choice of CIF will be appropriate, because these goods are usually containerized. CIP can be used for any mode of transport, including sea and multimodal transport.

⁵³ The evaluation of bids shall not take into account: (a) customs duties and other taxes levied on imported goods quoted CIP (which are exclusive of custom duties); (b) sales and similar taxes levied in connection with the sale or delivery of the goods

2.52 Bidding documents shall also specify the relevant factors in addition to price to be considered in bid evaluation and the manner in which they will be applied for the purpose of determining the lowest evaluated bid. For goods and equipment, other factors may be taken into consideration including, among others, payment schedule, delivery time, operating costs, efficiency and compatibility of the equipment, availability of service and spare parts, and related training, safety, and environmental benefits. The factors other than price to be used for determining the lowest evaluated bid shall be, to the extent practicable, expressed in monetary terms in the evaluation provisions in the bidding documents.⁵⁴

______________________

⁵⁴ Exceptionally, relative weight may be given when specifications cannot be precisely defined or factors other than price cannot always be expressed in monetary terms such as may occur for the procurement of complex information technology and textbooks.

2.53 Under works and turnkey contracts, contractors are responsible for all duties, taxes, and other levies,⁵⁵ and bidders shall take these factors into account in preparing their bids. The evaluation and comparison of bids shall be on this basis. Bid evaluation for works shall be strictly in monetary terms. Any procedure under which bids above or below a predetermined assessment of bid values are automatically disqualified is not acceptable.

If time is a critical factor, the value of early completion to the Borrower may be taken into account according to criteria presented in the bidding documents, only if the conditions of contract provide for commensurate penalties for noncompliance.

_____________________

⁵⁵ Unless bidding documents specify otherwise for some turnkey contracts (see paragraph 2.22).

2.54 The Borrower shall prepare a detailed report on the evaluation and comparison of bids setting forth the specific reasons on which the recommendation is based for the award of contract. Borrowers shall provide as a minimum all information required in the Standard Form of Bid Evaluation Report issued by the Bank in addition to other information the Bank deems relevant.

Domestic Preferences

2.55 At the request of the Borrower, and as stipulated in the agreed Procurement Plan and set forth in the bidding documents, a margin of preference may be provided in the evaluation of bids for:

(a)  goods manufactured in the country of the Borrower when comparing bids offering such goods with those offering goods manufactured abroad; and

(b) works in member countries below a specified threshold of GNP⁵⁶ per capita, when comparing bids from eligible domestic contractors with those from foreign firms.

2.56 Where preference for domestically manufactured goods or for domestic contractors is allowed, the methods and stages set forth in Appendix 2 to these Guidelines shall be followed in the evaluation and comparison of bids.

_____________________

⁵⁶ Gross national product as defined annually by the Bank.

Extension of Validity of Bids

2.57 Borrowers shall complete evaluation of bids and the award of contract within the initial period of bid validity so that extensions are not necessary. An extension of bid validity, if justified by exceptional circumstances, shall be requested in writing from all bidders before the expiration date. The extension shall be for the minimum period required to complete the evaluation, obtain the necessary no objections, and award the contract. In the case of fixed price contracts, requests for second and subsequent extensions may be permissible only if the Borrower has provided an appropriate mechanism as provided in the Bank′s relevant SBD to adjust the quoted price of the winning bidder to reflect any increase in the cost of inputs for the contract over the period of extension. Whenever an extension of bid validity period is requested, bidders shall not be requested or be permitted to change the quoted (base) price or other conditions of their bid. Bidders shall have the right to refuse to grant such an extension. If the bidding documents require a bid security, bidders may exercise their right to refuse to grant such an extension without forfeiting their bid security and are hence disqualified, but those who are willing to extend the validity of their bid shall be required to provide a suitable extension of bid security.

Postqualification of Bidders

2.58 If bidders have not been prequalified, the Borrower shall determine whether the bidder whose bid has been determined to offer the lowest evaluated cost has the capability and resources to effectively carry out the contract as offered in the bid. The criteria to be met shall be set out in the bidding documents, and if the bidder does not meet them, the bid shall be rejected. In such an event, the Borrower shall make a similar determination for the next-lowest evaluated bidder.

Award of Contract

2.59 The Borrower shall award the contract, within the period of the validity of bids, to the bidder who meets the appropriate standards of capability and resources and whose bid has been determined (i) to be substantially responsive to the bidding documents and (ii) to offer the lowest evaluated cost.⁵⁷ A bidder shall neither be required nor permitted, as a condition of award, to undertake responsibilities for work not stipulated in the bidding documents or otherwise to modify the bid as originally submitted.

________________________

⁵⁷ Referred to as "lowest evaluated bidder" and "lowest evaluated bid", respectively.

Publication of the Award of Contract

2.60 The Borrower  shall ensure that the procedure for  publication of the award of contract as specified in paragraph 7 of Appendix 1 is followed.

Rejection of All Bids

2.61 Bidding documents usually provide that Borrowers may reject all bids. Rejection of all bids is justified when  there is lack of effective competition,  or all bids are not substantially responsive, or no bidder meets the specified qualification criteria, or the bid price of the lowest evaluated winning bid is substantially higher than the Borrower′s updated estimated cost or available budget. Lack of competition shall not be determined solely on the basis of the number of bidders. Even when only one bid is submitted, the bidding process may be considered valid, if the bid was satisfactorily advertised, the qualification criteria were not unduly restrictive, and prices are reasonable in comparison to market values. If all bids are rejected, the Borrower shall review the causes justifying the rejection of all bids and make appropriate revisions to the bidding documents⁵⁸ before re-inviting bids. The revision of qualification criteria may be justified only when they were set too stringently.

______________________

⁵⁸ Such revisions may relate to the scope or conditions of contract, or minimum post qualification criteria (in the absence of prequalification), or the design and specifications, etc. or a combination thereof.

2.62 If for justified reasons, re-advertisement is not practical or the rejection is due to all of the bids being nonresponsive, new bids may be invited, with the prior no objection of the Bank, from the initially prequalified firms, or, in the absence of prequalification, from all firms that purchased the initial bidding documents. Exceptionally, when justified, the Bank may agree to re-invite only those firms that submitted bids in the first instance.

2.63 All bids shall not be rejected and new bids invited on the same bidding and contract documents solely for the purpose of obtaining lower prices. If the lowest evaluated responsive bid exceeds the Borrower′s updated cost estimates by a substantial margin, the Borrower shall investigate causes for the excessive cost and consider requesting new bids as described in the previous paragraphs. Alternatively, the Borrower may negotiate with the lowest evaluated bidder to try to obtain a satisfactory contract through a reduction in the scope and/or a reallocation of risk and responsibility which can be reflected in a reduction of the contract price. However, substantial reduction in the scope or modification to the contract documents may require rebidding.

2.64 The Bank′s prior no objection shall be obtained before rejecting all bids, soliciting new bids, or entering into negotiations with the lowest evaluated bidder.

Debriefing by the Borrower

2.65 In the  publication of the  award  of contract referred to in paragraph 2.60 and paragraph 7 of Appendix 1, the Borrower shall specify that any bidder who wishes to ascertain the grounds on which its bid was not selected, should request an explanation from the Borrower. The Borrower shall promptly provide in writing an explanation of why such bid was not selected. If a bidder requests a debriefing meeting, the bidder shall bear all their costs of attending such a debriefing meeting.

D. Modified ICB

Operations Involving a Program of Imports⁵⁹

2.66 Where the loan provides financing for a program of imports, ICB with simplified advertising and currency provisions may be used for large-value contracts, as defined in the Loan Agreement.⁶⁰

_______________________

⁵⁹ Also see paragraph 3.12.

⁶⁰ Procurement of smaller contracts is normally carried out in accordance with procedures followed by the private or public entity handling the imports, or other established commercial practices acceptable to the Bank, as described in paragraph 3.13.

2.67 The simplified provisions for notification of ICB procurement do not require a General Procurement Notice. Specific Procurement Notices shall be inserted in at least one newspaper of national circulation in the Borrower′s country (or in the official gazette, if any, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access) in addition to UNDB online and the Bank′s external website. The period allowed for submission of bids may be reduced to 4 (four) weeks. Bidding and payment may be limited to one currency widely used in international trade.

Procurement of Commodities

2.68 Market prices of commodities, such as grain, animal feed, cooking oil, fuel, fertilizer, and metals, fluctuate depending upon the demand and supply at any particular time. Many are quoted in established commodity markets. Procurement often involves multiple awards for partial quantities to assure security of supply and multiple purchases over a period of time to take advantage of favorable market conditions and to keep inventories low. A list of prequalified  bidders may be drawn up to whom  periodic invitations are issued. Bidders may be invited to quote prices linked to the market price at the time of or prior to the shipments. Bid validities shall be as short as possible. A single currency in which the commodity is usually priced in the market may be used for bidding and payment. The currency  shall be specified in the bidding document. Bidding documents may permit telexed or faxed bids or bids submitted by electronic means, and in such cases either no bid security is required, or standing bid securities valid over a specified period of time have been submitted by prequalified bidders. Standard contract conditions and forms consistent with market practices shall be used.

III. OTHER METHODS OF PROCUREMENT

General

3.1 This Section describes the methods of procurement that can be used where ICB would not be the most economic and efficient method of procurement, and where other methods are deemed more appropriate⁶¹ or in the case of paragraph 3.20, when the Bank has agreed to the use of the public procurement system of the Borrower country. The Bank′s policies with respect to margins of preference for domestically manufactured goods, works, and non-consulting services contracts do not apply to methods of procurement other than ICB. Paragraphs 3.2 to 3.5 and paragraph 3.7 describe the generally used methods in descending order of preference and the remaining paragraphs describe the methods used in specific circumstances.

______________________

⁶¹ Contracts shall not be divided into smaller units in order to make them less attractive for ICB procedures; any proposal to d ivide a contract into smaller packages shall require the prior no objection of the Bank.

Limited International Bidding

3.2 Limited International Bidding (LIB) is essentially ICB by direct invitation without open advertisement. It may be an appropriate method of procurement where (a) there is only a limited number of suppliers, or (b) other exceptional reasons may justify departure from full ICB procedures. Under LIB, Borrowers shall seek bids from a list of potential suppliers broad enough to assure competitive prices, such list to include all suppliers when there are only a limited number. Domestic preferences are not applicable in the evaluation of bids under LIB. In all respects other than advertisement and preferences, ICB procedures shall apply, including the publication of the award of contract as indicated in paragraph 7 of Appendix 1.

National Competitive Bidding

3.3 National Competitive Bidding (NCB) is the competitive bidding procedure normally used for public procurement in the country of the Borrower, and may be the most appropriate method of procurement of goods, works, and non-consulting services which, by their nature or scope, are unlikely to attract foreign competition. To be acceptable for use in Bank-financed procurement, these procedures shall be reviewed and modified⁶² as necessary to assure economy, efficiency, transparency, and broad consistency with the provisions included in Section I of these Guidelines.⁶³ NCB may be the most appropriate method of procurement where foreign bidders are not expected to be interested because (a) of the size and value of the contract, (b) works are scattered geographically or spread over time, (c) works are labor intensive, or (d) the goods, works, and non-consulting services are available locally at prices below the international market.

NCB procedures may also be used where the advantages of ICB are clearly outweighed by the administrative or financial burden involved.

________________________

⁶² Any such modification shall be reflected in the Loan Agreement.

The Bank may agree, if requested by the Borrower, that bidding documents under NCB procedures include a clause rendering ineligible for Bank financing a firm, or an individual, of the Borrower country that is under a sanction of debarment from being awarded a contract by the appropriate judicial authority of the Borrower country and pursuant to its relevant laws, provided that the Bank has determined that the firm, or the individual, has engaged in fraud or corruption and the judicial proceeding afforded the firm or the individual adequate due process.

⁶³ This method is distinct from those under the UCS Piloting Program described in paragraph 3.20.

3.4 The complete text of advertisement shall be published in a national newspaper of wide circulation in the National Language as defined under paragraph 2.15, or in the official gazette, provided that it is of wide circulation, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access. The Borrower may publish a shorter version of the advertisement text, including the minimum relevant information, in the national press provided that the full text is simultaneously published in the official gazette or on a widely  used website or electronic portal with free national and international access. Notification shall be given to prospective bidders in sufficient time to enable them to obtain relevant documents. Bidding documents may be issued in the National Language. The currency of the country of the Borrower is generally used for the purposes of bidding and payment. In addition, the bidding documents shall provide clear instructions on how bids should be submitted, how prices should be offered, and the place and time for submission of bids. Adequate response time for the preparation and submission of bids shall be provided. The procedures shall provide for adequate competition in order to ensure reasonable prices, and methods used in the evaluation of bids and the awards of contract shall be objective and made known to all bidders in the bidding documents and not be applied arbitrarily. The comparison of all bids and the award of contract may be based on the total cost at destination including all taxes and duties. The procedures shall also include public opening of bids, publication of results of evaluation and of the award of contract as per paragraph 7 of Appendix 1. Borrowers shall have an effective and independent protest mechanism in place allowing bidders to protest and have their protests handled in a timely manner. If foreign firms wish to participate in NCB they shall be allowed to do so on the prevailing NCB terms and conditions that apply to national bidders.

Shopping

3.5 Shopping is a procurement method based on comparing price quotations obtained from several suppliers (in the case of goods), from several contractors (in the case of civil works), or service providers (in the case of non-consulting services) with a minimum of three, to assure competitive prices, and is an appropriate method for procuring limited quantities of readily available off-the-shelf goods or standard specification commodities of small value, or simple civil works of small value⁶⁴ when more competitive methods are not justified on the basis of cost and efficiency. If the Borrower has been unable to obtain at least three quotations, it shall provide the Bank with the reasons and justification why no other competitive method  could be considered and obtain  a no objection before proceeding on the basis of the only responses already received. Requests for quotations shall indicate the description and quantity of the goods or specifications of works, as well as desired delivery (or completion) time and place. Quotations may be submitted by letter, facsimile, or by electronic means. The evaluation of quotations shall follow the same principles as of open bidding. The terms of the accepted offer shall be incorporated in a purchase order or brief contract.

________________________

⁶⁴ For the purpose of Shopping, and procurement from UN agencies under paragraph 3.10(c) of these Guidelines, a small value contract should normally not exceed US$100,000 for off-the-shelf goods and commodities and US$200,000 for simple civil works. Thresholds applicable to each project are defined in the Procurement Plan.

Framework Agreements

3.6  A Framework Agreement (FA) is a long-term agreement with suppliers, contractors and providers of non-consulting services which sets out terms and conditions under which specific procurements (call-offs) can be  made throughout the term of the agreement. FAs are generally based on prices that are either pre-agreed, or determined at the call-off stage through competition or a process allowing their revision without further competition.⁶⁵ FAs may be permitted as an alternative to the Shopping and NCB methods for: (a) goods that can be procured off-the-shelf, or are of common use with standard specifications; (b) non-consulting services that are of a simple and non-complex nature and may be required from time to time by the same agency (or multiple agencies) of the Borrower; or (c) small value contracts for works under emergency operations. The Borrower shall submit to the Bank for its no objection the circumstances and justification for the use of an FA, the particular approach and model adopted, the procedures for selection and award, and the terms and conditions of the contracts. FAs shall not restrict foreign competition, and should be limited to a maximum duration of 3 (three) years. FA procedures applicable to the project are those of the Borrowers that have been deemed acceptable by the Bank, and shall be described in the Loan Agreement. Maximum aggregate amounts for the use  of an FA shall be set in the procurement plan in accordance with risks and in no case higher than the applicable NCB maximum aggregate amounts, and shall be agreed with the Bank. FAs shall follow all guiding principles and procedures of NCB under paragraphs 3.3 and 3.4, including but not limited to the procedures for advertisement, fair and open competition, an effective and independent protest mechanism, and transparent bid evaluation and selection criteria. Publication of award of the FA shall follow the procedure described in paragraph 7 of Appendix 1.

_____________________

⁶⁵ Borrowers have adopted different models of FAs under different names. The three most commonly used models, based on closed or open, one-stage or two-stage, competition methods, are: (i) "Closed FA" based on predefined criteria including for the award of "call offs", signed with one or multiple suppliers/contractors and not permitting new entrants during the duration of the agreement; (ii) "Closed FA" with a restriction on new entrants but conducted in two stages: a first stage to select more than one supplier/contractor, and a second stage when call-offs are decided through competition among suppliers/contractors selected at the first stage and the award is made to the lowest evaluated bidder based on the offered priced and delivery conditions; and (iii) "Open FA" also following a two-stage approach as per the above model, but without any restrictions on the participation of new entrants.

Direct Contracting

3.7  Direct contracting is contracting without competition (single-source) and may be an appropriate method under the following circumstances. The Borrower shall submit to the Bank for its review and no objection a sufficiently detailed justification, including the rationale for direct contracting instead of a competitive procurement process and the basis for recommending a particular firm in all such cases, except for contracts below a threshold defined on the basis of risks and the scope of the project, and set forth in the Procurement Plan.

(a) An existing contract for goods, works, and non-consulting services, awarded in accordance with procedures acceptable to the Bank, may be extended for additional goods, works, and non-consulting services of a similar nature. The Bank shall be satisfied in such cases that no advantage could be obtained by further competition and that the prices on the extended contract are reasonable. Provisions for such an extension, if considered likely in advance, shall be included in the original contract;

(b) standardization of equipment or spare parts, to be compatible with existing equipment, may justify additional purchases from the original Supplier. For such purchases to be justified, the original equipment shall be suitable, the number of new items shall generally be less than the existing number, the price shall be reasonable, and the advantages of another make or source of equipment shall have been considered and rejected on grounds acceptable to the Bank;

(c)  the required equipment is proprietary and obtainable only from one source;

(d) the procurement of certain goods from a particular supplier is essential to achieve the required performance or functional guarantee of  an equipment or  plant or facility;

(e) in exceptional cases, such as, but not limited to, in response to natural disasters and emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank; and

(f) in circumstances that are in accordance with the provisions of paragraph 3.10 for procurement from UN Agencies.

3.8 The procedure for the publication of the award of contract is described in paragraph 7 of Appendix 1.

Force Account

3.9 Force Account, which are works such as construction and installation of equipment and non-consulting services carried out by a government department of the Borrower′s country using its own personnel and equipment,⁶⁶ may be the only practical method of procurement under specific circumstances. The use of Force Account requires that the Borrower sets maximum aggregate amounts for the use of Force Account, to which the Bank shall give its  no objection, and  applies the same rigorous  quality checks and inspection as for contracts awarded to third parties. Force Account shall be justified and may only be used, after Bank no objection, under any of the following circumstances:

(a)  quantities of construction and installation works that are involved cannot be defined in advance;

(b) construction and installation works are small and scattered or in remote locations for which qualified construction firms are unlikely to bid at reasonable prices;

(c)  construction and installation works are required to be carried out without disrupting ongoing operations;

(d) risks of unavoidable work interruption are better borne by the Borrower than by a contractor;

(e) specialized non-consulting services such as aerial surveys and mapping, as a matter of Borrower′s law or official regulations for consideration such as national security, can only be carried out by specialized branches of the government; or

(f) urgent repairs to prevent further damages, requiring prompt attention, or works to be carried out in conflict-affected areas where private firms may not be interested.

______________________

⁶⁶ A government-owned construction unit that is not managerially, legally, or financially autonomous shall be considered a Force Account unit. "Force Account" is otherwise known as "direct labor", "departmental forces", or "direct work".

Procurement from United Nations Agencies

3.10 There may be situations in which procurement directly from agencies⁶⁷ of the UN, following their own procurement procedures may be the most appropriate method of procurement:

(a) of small quantities of off-the-shelf goods, primarily in the fields of education and health;

(b) of health-related goods for the treatment of humans and animals, including vaccines, drugs and pharmaceuticals, preventive health and contraceptive devices, and biomedical equipment, provided that: (i) the number of suppliers is limited; (ii) the UN agency is uniquely or exceptionally qualified to procure such goods and related incidental non-consulting services, if any; and (iii) the Borrower uses the standard form of Agreement between a Borrower and a UN agency for the procurement of supplies and provision of certain services agreed by the Bank;

(c) of small value contracts (as defined in footnote 64) for works of a simple nature when the UN agencies act as contractors, or directly hire small contractors, and skilled or unskilled labor; or

(d) in exceptional cases, such as in response to natural disasters and emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank.

________________________

⁶⁷ An agency of the United Nations refers to the United Nations departments, specialized agencies and their regional offices (e.g., the PanAmerican Health Organization - PAHO), funds and programmes.

The Borrower shall submit to the Bank for its no objection a full justification and the draft form of agreement with the UN agency.

Procurement Agents and Construction Managers

3.11 Where Borrowers lack the necessary organization, resources, and experience, Borrowers may wish (or be required by the Bank) to employ, as their agent, a firm specializing in handling procurement. Construction Managers may be employed in a similar manner for a fee, e.g., to contract for miscellaneous works involving reconstruction, repairs, rehabilitation, and new construction in emergency and post- conflict situations, or where large numbers of small contracts are involved, or when the capacity of the Borrower is limited. The Procurement Agent or Construction Manager shall follow all the procurement methods provided for in the Loan Agreement and as further  elaborated in the Procurement Plan approved by the Bank on behalf of the Borrower, including the use of Bank SBDs, review procedures, and documentation. This also applies in cases where UN agencies act as Procurement Agents. The Borrower shall include capacity-building measures in the contract, as agreed with the Bank.⁶⁸

_______________________

⁶⁸ The Consultant Guidelines shall apply for the selection of Procurement Agents and Construction Managers, as well as inspection services providers. The cost or fee of the Procurement Agents and Construction Managers or inspection services providers (see paragraph 3.12) is eligible for financing from the Bank loan, if so provided in the Loan Agreement and in the Procurement Plan, and provided that the terms and conditions of selection and employment are acceptable to the Bank.

Inspection Services

3.12 Pre-shipment inspection and certification of imports is one of the safeguards for the Borrower, particularly where the country has a large import program. The inspection and certification usually covers quality, quantity, and reasonableness of price. Imports procured through ICB procedures shall not be subject to price verification, but only verification for quality and quantity. However, imports not procured through ICB may additionally be subjected to price verification. Physical inspection services may also be included. The inspection service providers are ordinarily paid for on a fee basis levied on the value of the goods. Costs for certification of imports shall not be considered in the evaluation of bids under ICB.

Procurement in Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities

3.13 When the loan provides funds to a financial intermediary institution or entity (or its designated agency) such as an agricultural credit institution, a development finance company, or an infrastructure development fund, to be on-lent to beneficiaries such as individuals, private sector enterprises, small and medium enterprises, or autonomous commercial enterprises of the public sector for the partial financing of subprojects, procurement of goods, works, and non-consulting services is usually undertaken by the respective beneficiaries in accordance with well-established private sector procurement methods or commercial practices that shall be acceptable to the Bank. However, even in these situations, open or limited international or national competitive bidding may be the most appropriate procurement method for the purchase of large single items or in cases where large quantities of like goods can be grouped together for bulk purchasing.⁶⁹ When loan funds are on-lent to public sector beneficiaries or for large and complex contracts, consideration shall be given to the use of competitive procurement methods set forth in these Guidelines. If the funds are on-lent for Public Private Sector Partnership (PPP) operations, paragraphs 3.14 and 3.15 below shall apply.

The Project Implementation  Document (or Manual) shall describe the basic guiding principles and acceptable procedures applicable to the loan. These principles shall, inter alia, include mandatory provisions that beneficiaries of the loan shall not award contracts to their parent or affiliate companies unless there is an established arms-length arrangement. The documentation shall define the main responsibilities of financial intermediary institutions and entities (or of their designated agencies) such as: (a) assessing the capacity of the beneficiaries to carry out procurement efficiently; (b) approving acceptable plans for the procurement of goods, works, and non-consulting services, and the selection of consultants as may  be applicable; (c) agreeing to supervision and oversight arrangements under each sub-loan (consistently with the provisions under the Bank loan) for the procurement to be carried out by the beneficiaries so as to ensure compliance with the agreed private sector methods and commercial practices under the sub-loans; and (d) maintaining all relevant records for the Bank′s post review and audits when requested. The financial intermediary institution or entity (or its designated agency) should satisfy itself with the reasonableness of the price of contracts awarded by the beneficiaries in the particular market through the hiring of an independent entity or auditors, if necessary.

_______________________

⁶⁹ The Bank shall review the methods and procedures of procurement and selection of consultants of the private sector and the commercial practices in the country of the Borrower to determine their acceptability. Private sector procedures and practices are not subject to the same oversight as when public funds are used, and are therefore simpler with single-point decision making and require less documentation. The Bank normally accepts only procedures that at least meet national requirements as established by the chamber of commerce, selected and established private sector enterprises, the central bank, or import licensing and customs authorities. There is no need to specify in the Loan Agreements or Procurement Plans thresholds by value of contracts for their use regardless of the adopted specific procurement methods and commercial practices. Given the demand-driven nature of such projects, it may not be always practical to prepare Procurement Plans as per paragraph 1.18, especially when the selection of consultants is conducted by the beneficiaries. Simplified procurement plans, where feasible and practical, should be prepared based on an indicative list of eligible activities to be implemented.

Procurement under Public Private Partnership (PPP) Arrangements

3.14 Where the Bank is participating in financing the cost of a project or a contract procured under PPP arrangements such as a BOO/BOT/BOOT,⁷⁰ concessions or similar type of private sector arrangement, either of the following procurement procedures shall be used, as provided for  in the Loan Agreement and further elaborated in the Procurement Plan approved by the Bank:

(a) The concessionaire or entrepreneur under a BOO/BOT/BOOT or similar type of contract shall be selected by the Borrower under open competitive bidding procedures determined acceptable by the Bank,⁷¹ which may include several stages in order to arrive at the optimal combination of evaluation criteria, such as the cost and magnitude of the financing offered, the performance specifications of the facility offered, the cost charged to the end user, other income generated for the concessionaire or entrepreneur by the facility, and the period of the facility′s depreciation. The said concessionaire or entrepreneur selected in this manner shall then be free  to procure  the goods, works, and consulting and non-consulting services required for the facility from eligible sources, using its own procedures. In this case, the Project Appraisal Document (PAD) and the Loan Agreement shall specify the types of expenditures to be incurred by the said concessionaire or entrepreneur towards which Bank financing will apply.

Or,

(b) If the said concessionaire or entrepreneur has not been selected in the manner set forth in paragraph 3.14(a) above, the goods, works, or non-consulting services required for the facility and to be financed by the Bank shall be procured in accordance with ICB or LIB procedures for large value procurement as defined in Section II and other appropriate procurement methods determined acceptable by the Bank for smaller value contracts, and for consulting services in accordance with the Consultant Guidelines.

________________________

⁷⁰ BOO: Build, Own, Operate; BOT: Build, Operate, Transfer; BOOT: Build, Own, Operate, Transfer.

⁷¹ For projects such as toll roads, tunnels, harbors, bridges, power stations, waste disposal plants, and water distribution systems. Open competitive bidding means: 1) international competitive bidding, or 2) national competitive bidding for contracts of an estimated value below thresholds set by the Regional Procurement Managers. In addition, direct invitation such as LIB procedures may be considered. All such procedures shall be subject to Bank review before acceptance.

3.15 Notwithstanding the provisions under paragraph 3.14(b), the Bank may accept, in exceptional cases such as small scale expansions of existing systems operated by an incumbent concessionaire or entrepreneur that is either a privately-owned or a government-owned company, and when an open competitive method may not be warranted, the use of the procurement procedures of such company provided that: (i) the entity meets the  criteria under paragraph 1.10(b)  of these Guidelines; (ii) the Bank determines to be acceptable the procurement capacity and practices and procedures that the entity relies upon as part of its normal business operations; (iii) subject to provisions under paragraph 1.7(a), the entity does not grant any preference or award contracts to their parents or affiliates or controlling shareholders; and (iv) procurement procedures ensure fair competition, economy, efficiency, quality, and transparency. The Bank shall conduct post reviews from time to time during implementation to satisfy itself that the procurement capacity and practices remain acceptable, and that the procurement procedures agreed under the loan were followed.

Performance Based Procurement

3.16 Performance Based Procurement⁷², also called Output Based Procurement, refers to competitive procurement processes (ICB, LIB, or NCB) resulting in a contractual relationship where payments are made for measured outputs instead of the traditional way where inputs are measured. The technical specifications define the desired result and which outputs will be measured including how they will be measured. Those outputs aim at satisfying a functional need in terms of quality, quantity, and reliability. Payment is made in accordance with the quantity of outputs delivered, subject to their delivery at the level of quality required. Reductions from payments (or retentions) may be made for lower-quality level of outputs and, in certain cases, premiums may be paid for higher quality level of outputs. The bidding documents do not normally prescribe the inputs, nor a work method for the Contractor. The Contractor is free to propose the most appropriate solution, based on mature and well-proven experience, and shall demonstrate that the level of quality specified in the bidding documents will be achieved.

________________________

⁷² The use of Performance Based Procurement in Bank-financed projects shall be agreed by the Bank as the result of a satisfactory technical analysis of the different options available and shall be identified in the PAD and incorporated in the Procurement Plan.

3.17 Performance Based Procurement (or Output Based Procurement) can involve: (a) the provision of non-consulting services to be paid on the basis of outputs; (b) design, supply, construction (or rehabilitation), and commissioning of a facility to be operated by the Borrower; or (c) design, supply, construction (or rehabilitation) of a facility, and provision of non-consulting services for its operation and maintenance for a defined period of years after its commissioning.⁷³ For the cases where design, supply, and/or construction are required, prequalification is normally adopted and the use of two-stage bidding as indicated in paragraph 2.6 shall normally apply.

______________________

⁷³ Examples of such type of procurement are: (i) for the case of procurement of services: provision of medical services, i.e. payments for specific services, like office visits, or defined laboratory tests, etc.; (ii) for the case of procurement of a facility: design, procurement, construction, and commissioning of a thermal power plant to be operated by the Borrower; (iii) for the case of procurement of a facility and services: design, procurement, construction (or rehabilitation) of a road, and operation and maintenance of the road for 5 (five) years after construction.

Procurement under Loans and Payment Obligations Guaranteed by the Bank

3.18 If the Bank guarantees the repayment of a loan made by another lender, or guarantees the payment of a non-loan related government payment obligation, the goods, works, and non-consulting services financed by said loan or said payment obligation shall be procured with due attention to economy and efficiency and in accordance with procedures which meet the requirements of paragraph 1.5. The Bank may conduct a review of the procurement transactions financed on this basis.

Community Participation in Procurement

3.19 Where, in the interest of project sustainability, or to achieve certain specific social objectives of the project, it is desirable in selected project components to (a) call for the participation of local communities and/or nongovernmental organizations (NGOs) in civil works and the delivery of non-consulting services, or (b) increase the utilization of local know-how, goods, and materials, or (c) employ labor-intensive and other appropriate technologies, the procurement procedures, specifications, and contract packaging shall be suitably adapted to reflect these considerations, provided that these are acceptable to the Bank. The procedures proposed and the project activities to be carried out by community participation shall be outlined in the Loan Agreement and  further elaborated in  the Procurement Plan or the relevant Project Implementation Document (or Manual) approved by the Bank and made publicly available by the Borrower. Given the demand- driven nature of Community Driven Development (CDD) projects, it may not always be practical to prepare detailed procurement plans at the time of negotiations as required under paragraph 1.18 for the CDD component of the projects, especially when the procurement of activities or the activities themselves are carried out directly by the community. Simplified procurement plans may be prepared, if practical, based on an indicative list of eligible activities to be implemented.⁷⁴

_______________________

⁷⁴ CDD projects generally envisage a large number of small value contracts for goods and both non-consulting and consulting services, and a large number of small works scattered in remote areas. Commonly used procurement procedures include Shopping, local competitive bidding inviting prospective bidders for goods and works located in and around the local community, direct contracting for small value goods, works, and non-consulting services, and the use of community labor and resources. The Project Implementation Document (or Manual) as referred to in the Loan Agreement shall describe in sufficient details all procurement arrangements, methods, and procedures including the roles, the responsibilities, and the extent of participation of the community in general (including in certain circumstances community tender committees as may be needed), simplified steps for all applicable methods of procurement, provisions for any technical or other assistance required by the community, payment procedures, and procedures for maintenance of records, simplified forms of contracts to be used, roles and oversight functions of the implementing agency, etc. The Bank′s procurement supervision arrangements, including technical and financial reviews and auditing requirements, shall be indicated in the PAD, the Loan Agreement, the simplified Procurement Plan, and the Project Implementation Document (or Manual). The audit scope should cover verification of both quality and quantity of goods, works, and services procured and proper use of funds.

Use of Country Systems

3.20 The Use of Country Systems (UCS) refers to the use of the procurement procedures and methods contemplated in the public procurement system in place in the country of the Borrower that have been determined to be consistent with these Guidelines and acceptable to the Bank under the Bank′s Use of Country Systems Piloting Program⁷⁵.They may be used by Borrowers in pilot projects that have been approved by the Bank under such Piloting Program.

__________________________

⁷⁵ The Piloting Program is described in the Board paper dated March 3 and March 25, 2008 entitled Use of Country Systems in Bank- Supported Operations: Proposed Piloting Program ( R2008-0036 and 0036 and 0036/1), approved by the Bank′s Board of Executive Directors on April 24, 2008.

APPENDIX 1: REVIEW BY THE BANK OF PROCUREMENT

DECISIONS AND PUBLICATION OF AWARDS OF CONTRACTS

Scheduling of Procurement

1. The Bank shall review⁷⁶ Procurement Plans and their updates that are prepared by the Borrowers in accordance with provisions under paragraph 1.18. They shall be consistent with the Project Implementation Plan, the Loan Agreement, and these Guidelines.

_________________________

⁷⁶ Paragraphs 11 to 15 of Appendix III set forth the actions taken by the Bank in response to communications from bidders, including bidder complaints, and bidder requests for debriefing.

Prior Review

2. With respect to all contracts⁷⁷ which are subject to the Bank′s prior review:

(a)  In cases where prequalification is used, the Borrower shall, before prequalification submissions are invited, furnish the Bank with the draft documents to be used, including the text of the invitation to prequalify, the prequalification questionnaire, and the evaluation methodology, together with  a description of the advertising procedures to be followed, and shall introduce such modifications in said procedure and documents as the Bank shall reasonably request. The report evaluating the applications received by the Borrower, the list of proposed prequalified bidders, together with a statement of their qualifications and of the reasons for the exclusion of any applicant for prequalification, shall be furnished by the Borrower to the Bank for its comments before the applicants are notified of the Borrower′s decision, and the Borrower shall make such additions to, deletions from, or modifications in the said list as the Bank shall reasonably request.

(b) Before bids are invited, the Borrower shall furnish to the Bank for its comments, draft bidding documents, including the invitation to bid, instructions to bidders, including the basis of bid evaluation and contract award, and the conditions of contract and specifications for the civil works, supply of goods, or installation of equipment, etc., as the case may be, together with a description of the advertising procedures to be followed for the bidding (if prequalification has not been used), and shall make such modifications in the said documents as the Bank shall reasonably request. Any further modification shall require the Bank′s no objection before it is issued to the prospective bidders.

(c) After bids have been received and evaluated, the Borrower shall, before a final decision on the award is made, furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a detailed report (prepared, if the Bank shall so request, by experts acceptable to the Bank), on the evaluation and comparison of the bids received (for each stage in case of two-stage  bidding and framework agreements)  together with  the recommendations for award and  such  other information as the  Bank shall reasonably request. The Bank shall, if it determines that the intended award would be inconsistent with the Loan Agreement and/or the Procurement Plan, promptly inform the Borrower and state the reasons for such determination. Otherwise, the Bank shall provide  its no objection to the  recommendation for the award of contract. The Borrower shall award the contract only after receiving  the no objection from the Bank.

(d) If the Borrower requires an extension of bid validity to complete the process of evaluation, obtain necessary internal clearances and Bank no objection, and to make the award, it shall seek the Bank′s prior no objection for the first request for extension, if it is longer than 4 (four) weeks, and for all subsequent requests for extension, irrespective of the period.

(e) If after publication of the award the Borrower receives protests or complaints from bidders, a copy of the complaint, the Borrower′s comments on each issue raised in the complaint, and a copy of the Borrower′s response shall be sent to the Bank for its review and comments.

(f) If as result of analysis of a protest the Borrower changes its contract award recommendation, the reasons for such decision and a revised evaluation report shall be submitted to the Bank for no objection. The Borrower shall provide a republication of the contract award in the format of paragraph 7 of Appendix 1 of these Guidelines.

(g) The terms and conditions of a contract shall not, without the Bank′s prior no objection, materially differ from those on which bids were asked or prequalification of contractors, if any, was invited.

(h) One conformed copy of the contract, and of the advance payment security and the performance security  if they were requested, shall be furnished to the Bank promptly after its signing and prior to the submission to the Bank of the first application for withdrawal of funds from the Loan Account in respect of such contract. When payments for the contract are to be made out of a Special Account (SA), copies of the contract, and the advance payment security and the performance security if they were requested, shall be furnished to the Bank prior to the making of the first payment out of the SA in respect of such contract.

(i) All evaluation reports shall be accompanied by a summary of the procurement on a form provided by the Bank. The description and amount of the contract, together with the name and address of the successful bidder, shall be subject to public disclosure by the Bank in accordance with paragraph 2(h) above upon receipt of the signed copy of the contract from the Borrower.

(j) The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract during project implementation until two years after the closing  date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to: (i) the signed original of each contract and all subsequent amendments or addenda; (ii) original bids,  all documents and  correspondence related to  the procurement and implementation of the contract, including those in support of the evaluation of bids, and the recommendation for award made to the Bank; and (iii) the payment invoices or certificates, as well as the certificates for the inspection, delivery, completion, and acceptance of goods, works, and non-consulting  services. For contracts awarded on the basis of direct contracting, the documentation shall include the justification for using the method, the technical and financial capacity of the firm, and the signed original of the contract. The Borrower shall furnish such documentation to the Bank upon request for examination by the Bank or by its consultants/auditors.

(k) The Bank may declare misprocurement for any of the reasons provided in paragraph 1.14 of the Guidelines, including if it determines that the goods, works, or non-consulting services were not procured in accordance with the agreed procedures and methods reflected in the Loan Agreement and further detailed in the Procurement Plan to which the Bank gave its no objection, or that the contract itself is not consistent with such procedures. The Bank shall promptly inform the Borrower of the reasons for such determination.

______________________________

⁷⁷ Prior review thresholds are expressed in monetary terms, determined on the basis of assessed risks, and stated in the Procurement Plan for all procurement methods applicable to the Loan. They shall represent the total value of the contract, including all taxes and duties if payable under the contract. For contracts procured on the basis of direct contracting under paragraph 3.7, the Borrower shall furnish to the Bank for its no objection prior to contract execution, a copy of the specifications and the draft contract. The contract shall be executed only after the Bank has given its no objection, and the provisions in paragraph 2(h) of this Appendix shall apply with respect to the executed contract.

3. Modifications of the signed contract. In the case of contracts subject to prior review, before agreeing to (a) a material extension of the stipulated time for performance of a contract; or (b) any substantial modification of  the scope of services or other significant changes to the terms and conditions of the contract; or (c) any variation order or amendment (except in cases of extreme urgency) which, singly or combined with all variation orders or amendments previously issued, increase the original contract amount by more than 15% (fifteen percent); or (d) the proposed termination of the contract, the Borrower shall seek the Bank′s no objection. If the Bank determines that the proposal would be inconsistent with the provisions of the Loan Agreement and/or Procurement Plan, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. A copy of all amendments to the contract shall be furnished to the Bank for its record.

4. Translations. If a contract awarded under ICB procedures is subject to prior review and is written in the National Language,⁷⁸ the Borrower has the responsibility to furnish to the Bank an accurate translation of the bid evaluation report and the initialed draft contract in the internationally used language specified in the bidding documents (English, French, or Spanish). An accurate translation shall also be furnished to the Bank for any subsequent modifications of such contracts.

____________________________

⁷⁸ Refer to paragraph 2.15.

Post Review

5. Procurement Post Reviews (PPRs) are normally carried out by the Bank. The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract not governed by paragraph 2 of this Appendix during project implementation and up to two years after the closing date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to, the signed original of the contract and all subsequent amendments or addenda, the bids, the bid evaluation report and the  recommendation for award, the payment invoices or certificates, as well as the certificates for inspection, delivery, completion and acceptance of goods, works, and non-consulting services, for examination by the Bank or by its consultants/auditors. The Borrower shall also furnish such documentation to the Bank upon request. The Bank may declare misprocurement for any of the reasons provided in paragraph 1.14 of the Guidelines, including if it determines that the goods, works,  or non-consulting services were  not procured in accordance with the agreed procedures and methods reflected in the Loan Agreement and further detailed in the Procurement Plan to which the Bank gave its no objection, or that the contract itself is not consistent with such procedures and methods. The Bank shall promptly inform the Borrower of the reasons for such determination. The Bank may also, depending on risks and the scope of the project (e.g., involving many small value and simple contracts), agree with the Borrower that they appoint independent entities to carry out PPRs, in accordance with terms, conditions, and reporting procedures acceptable to the Bank. In such cases, the Bank will review the reports submitted by the Borrower, and retains its right to directly conduct post reviews during project implementation as may be needed.

Change from Post Review to Prior Review

6. A contract whose  cost estimate was below the Bank′s  prior review threshold indicated in the Procurement Plan shall fall under prior review if the price of the lowest evaluated bidder exceeds such threshold. All related procurement documentation already processed, including the evaluation report and recommendation for award, shall be submitted to the Bank for its prior review and no objection before the award of contract. When, to the contrary, the price of the selected bidder falls below the prior review threshold, the prior review process shall continue. Under certain circumstances, the Bank may require the Borrower to follow a prior review process for a contract below the Bank′s prior review threshold in the case of a complaint it has determined to be of a serious nature. Also, when the procurement method requires change due to higher or lower cost estimates than previously assessed, for example from NCB to ICB or inversely, the Procurement Plan shall be modified by the Borrower and submitted to the Bank for review and no objection.

Publication of the Award of Contract

7. The Borrower shall publish information on UNDB online for all contracts under ICB and LIB, contracts with concessionaires under PPP arrangements and sub-projects under Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities, and all direct contracts, except as hereunder, and in the National press⁷⁹ for all contracts under NCB, including those awarded under Framework Agreements and under Force Account, and small value direct contracts (see footnote 64). Such publication shall be within two weeks of receiving the Bank′s no objection to the award recommendation for contracts subject to the Bank′s prior review, and within two weeks of the Borrower′s award decision for contracts subject to the Bank′s post review. Publications shall include the bid, lot numbers, and the following information, as relevant and applicable for each method: (a) the name of each bidder that submitted a bid; (b) bid prices as read out at bid opening; (c) evaluated prices of each bid that was evaluated; (d) the names of bidders whose bids were either rejected as nonresponsive or not meeting qualification criteria, or not evaluated, with the reasons thereof; and (e) the name of the winning bidder, the final total contract price, as well as the duration and summary scope of the contract. The Bank will arrange the publication of the awards of contract under prior review on its external website upon receipt from the Borrower of a conformed copy of the signed contract and the performance security if applicable in accordance with paragraph 2(h) above.

_____________________

⁷⁹ In a national newspaper of wide circulation and/or in the official gazette provided that it is of wide circulation, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access, in the National Language as defined under paragraph 2.15.

Due Diligence concerning the Bank′s Sanctions Policies and Procedures

8. When conducting the evaluation of bids, the Borrower shall check the eligibility of bidders from the lists of firms and individuals debarred and suspended, pursuant to paragraph 1.16(d) of these Guidelines and/or paragraph 1.23(d) of the Consultants Guidelines, by the Bank that are posted on the Bank′s external website. The Borrower shall apply additional due diligence by closely supervising and monitoring any on-going contract (whether under prior or post review) executed by a firm or individual which has been sanctioned by the Bank after such contract was signed. The Borrower shall neither sign any new contracts nor sign an amendment, including any extension of time for completion or a change or variation order, to an on-going contract with a suspended or debarred firm or individual after the effective date of the suspension or debarment without the Bank′s prior review and no objection. The Bank will only finance additional expenditures if they were incurred before the completion date of the original contract or the completion date as revised (i) for prior review contracts, in an amendment to which the Bank has given its no objection, and (ii) for post review contracts, in an amendment signed before the effective date of suspension or debarment. The Bank will not finance any new contract, or any amendment or addendum introducing a material modification to any existing contract that was signed with a suspended or debarred firm or individual on or after the effective date of suspension or debarment.

APPENDIX 2: DOMESTIC PREFERENCES

Preference for Domestically Manufactured Goods

1. The Borrower may, with the agreement of the Bank, grant a margin of preference in the evaluation of bids under ICB procedures to bids offering certain goods manufactured in the country of the Borrower, when compared to bids offering such goods manufactured elsewhere. In such cases, bidding documents shall clearly indicate any preference to be granted to domestically manufactured goods and the information required to establish the eligibility of a bid for such preference. The nationality of the manufacturer or Supplier is not a condition for such eligibility. The methods and stages set forth hereunder shall be followed in the evaluation and comparison of bids.

2. For comparison, responsive bids shall be classified in one of the following three groups:

(a) Group A: bids exclusively offering goods manufactured in the country of the Borrower if the bidder establishes to the satisfaction of the Borrower and the Bank that (i) labor, raw material, and components from within the country of the Borrower will account for 30% (thirty percent) or more of the EXW price of the product offered, and (ii) the production facility in which those goods will be manufactured or assembled has been engaged in manufacturing/assembling such goods at least since the time of bid submission.

(b)  Group B: all other bids offering goods manufactured in the country of the Borrower.

(c) Group C: bids offering goods manufactured abroad that have been already imported or that will be directly imported.

3. The price quoted for goods in bids of Groups A and B shall include all duties and taxes paid or payable on the basic materials or components purchased in the domestic market or imported, but shall exclude the sales and similar taxes on the finished product. The price quoted for goods in bids of Group C shall be on CIP (place of destination), which is exclusive of customs duties and other import taxes already paid or to be paid.

4. In the first step, all evaluated bids in each group shall be compared to determine the lowest bid in each group. Such lowest evaluated bids shall be compared with each other and if, as a result of this comparison, a bid from Group A or Group B is the lowest, it shall be selected for the award.

5. If as a result of the comparison under paragraph 4 above, the lowest evaluated bid is a bid from Group C, all bids from Group C shall be further compared with the lowest evaluated bid from Group A after adding to the evaluated price of goods offered in each bid from Group C, for the purpose of this further comparison only, an amount equal to 15% (fifteen percent) of the respective CIP bid price for goods to be imported and already imported goods. Both prices shall include unconditional discounts and be corrected for arithmetical errors. If the bid from Group A is the lowest, it shall be selected for award. If  not, the lowest evaluated bid from Group C shall be selected as per paragraph 4 above.

6. No margin of preference shall apply to turnkey contracts for the supply of a number of discrete items of equipment as well as assembly, installation, and/or construction as defined in paragraph 2.4 of Section II.⁸⁰ However, with the Bank′s no objection, bids for turnkey contracts may be invited and evaluated on the basis of DDP⁸¹ (named place of destination) prices for goods manufactured abroad.

___________________________

⁸⁰ This does not refer to the supply of goods with supervision of installation in the same contract which is considered a contract for the supply of goods, and therefore eligible for the application of domestic preference to the goods component.

⁸¹ DDP in Incoterms 2010 stands for "Delivered Duty Paid" where the seller delivers the goods to the buyer, cleared for import, and not unloaded from any arriving means of transport at the named place of destination. The seller has to bear all the costs and risks involved in bringing the goods thereto including, where applicable, any duty for import in the country of destination, and unloading at final destination as part of the turnkey contract. In countries that exempt bidders on imports under contracts financed by the Bank, comparison for bid evaluation purposes shall be made on the basis of non-exemption of duties and taxes on importation of goods manufactured abroad and the bidding documents may indicate that, before contract signature, the purchaser and the winning bidder will identify the amount of taxes payable for importation of the goods offered resulting from that exemption. However, the contract amount to be signed will not include the identified total amount of exempted duties and taxes.

7. In the case of single responsibility (other than turnkey) contracts for large industrial plants and facilities as defined in paragraph 2.4 of Section II, the margin of preference shall not be applied to the whole package but only to the locally manufactured equipment. Equipment offered from abroad shall be quoted CIP and equipment offered locally shall be quoted EXW. All other components, such as design, construction, local transportation, and insurance to the place of destination, assembly, installation, and supervision, as applicable, shall be quoted separately. Bids will not be classified into Groups A, B, or C. In the comparison of bids, only the CIP price of each bid of the equipment offered from outside the Borrower′s country shall be increased by 15% (fifteen percent). No preference shall be applied for any associated or non-consulting services or works included in the package. The bid determined to be the lowest evaluated in accordance with the bid evaluation criteria including  domestic preference, if applicable, and applied as above, shall be selected for award.

Preference for Domestic Contractors

8. For contracts for works to be awarded on the basis of ICB, eligible Borrowers may, with the agreement of the Bank, grant a margin of preference of 7.5% (seven and one- half percent) to domestic contractors,⁸² in accordance with, and subject to, the following provisions:

(a)  Contractors applying for such preference shall be asked to provide, as part of the data for qualification,⁸³ such information, including details of ownership, as shall be required to determine whether, according to the classification established by the Borrower and accepted by the Bank, a particular contractor or group of contractors qualifies for a domestic preference. The bidding documents shall clearly indicate the preference and the method that will be followed in the evaluation and comparison of bids to give effect to such preference.

(b) After bids have been received and reviewed by the Borrower, responsive bids shall be classified into the following groups:

(i) Group A: bids offered by domestic contractors eligible for the preference.

(ii) Group B: bids offered by other contractors.

________________________

⁸² Preference for domestic contractors is applicable only in countries which qualify.

⁸³ At the prequalification and/or at the bidding stage.

9. All evaluated bids in each group shall, as a first evaluation step, be compared to determine the lowest bid, and the lowest evaluated bids in each group shall be further compared with each other. If, as a result of this comparison, a bid from Group A is the lowest, it shall be selected for the award. If a bid from Group B is the lowest, as a second evaluation step, all bids from Group B shall then be further compared with the lowest evaluated bid from Group A. For the purpose of this further comparison only, an amount equal to 7.5% (seven and one-half percent) of the respective bid price corrected for arithmetical errors, including unconditional discounts but excluding provisional sums and the cost of day works, if any, shall be added to the evaluated price offered in each bid from Group B. If the bid from Group A is the lowest, it shall be selected for award. If not, the lowest evaluated bid  from Group B based on the first evaluation step shall be selected.

APPENDIX 3: GUIDANCE TO BIDDERS

Purpose

1. This Appendix provides guidance to potential bidders wishing to participate in

Bank-financed procurement.

Responsibility for Procurement

2. The responsibility for the implementation of the project, and  therefore for  the payment of goods, works, and non-consulting services under the project, rests solely with the Borrower. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to ensure that funds are paid from a Bank loan only as expenditures are incurred. Disbursements of the proceeds of a loan are made only at the Borrower's request. The Borrower submits withdrawal application to the Bank together with required supporting documentation to demonstrate that the funds have been or are being used in accordance with the Loan Agreement and the Procurement Plan.⁸⁴ As emphasized in paragraph 1.2 of these Guidelines, the Borrower is legally responsible for the procurement. It invites, receives, and evaluates bids, and awards the contract. The contract is between the Borrower and the Supplier or Contractor. The Bank is not a party to the contract.

____________________

⁸⁴ For additional information about the Bank′s disbursement policies and procedures see The World Bank Disbursement Guidelines for Projects and Disbursement Handbook for World Bank Clients (available on the Bank′s website at www.worldbank.org/projects).

Bank′s Role

3. As stated in paragraph 1.13 of these Guidelines, the Bank reviews the procurement procedures, documents, bid evaluations, award recommendations, and the contract to ensure that the process is carried out in accordance with agreed procedures, as required in the Loan Agreement. In the case of major contracts, the documents are reviewed by the Bank prior to their issue, as described in Appendix 1.⁸⁵ Also, if, at any time in the procurement process (even after the award of contract), the Bank concludes that the agreed procedures were not followed in any material respect, the Bank may declare misprocurement, as described in paragraph 1.14. However, if a Borrower has awarded a contract after obtaining the Bank′s no objection, the Bank will declare misprocurement only if the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower. Furthermore, if the Bank determines that corrupt or fraudulent practices were engaged in by representatives of the Borrower or of the bidder, the Bank may impose the applicable sanctions set forth in paragraph 1.16 of these Guidelines.

_________________________

⁸⁵ Except in the context of procurement conducted under the UCS Piloting Program described in paragraph 3.20, where all contracts will be subject to the Bank′s post review.

4. The Bank has published SBDs for various types of procurement. As stated in paragraphs 2.10 and 2.12 of the Guidelines, it is mandatory for the Borrower to use these documents, with minimum changes to address country- and project-specific issues. The prequalification and bidding documents are finalized and issued by the Borrower.

Information on Bidding

5. Information on bidding opportunities under ICB may be obtained from the General Procurement Notice and the Specific Procurement Notices as described in paragraphs 2.7 and 2.8 of these Guidelines. General guidance on participation, as well as advance information on business opportunities in upcoming projects, may be obtained from the World Bank website⁸⁶ as well as from the InfoShop⁸⁷. PADs are also available from the InfoShop and on the Bank′s website upon approval of the loan.

____________________

⁸⁶  www.worldbank.org.

⁸⁷ The InfoShop address is the World Bank address at 1818 H Street, N.W., Washington, D.C. 20433, U.S.A. The Project Database is available at www.worldbank.org/projects

Bidder′s Role

6. Once a bidder receives the prequalification or bidding document, the bidder should study the documents carefully to decide if it can meet the technical, commercial, and contractual conditions, and if so, proceed to prepare its bid. The bidder should then critically review the documents to see if there is any ambiguity, omission, or internal contradiction, or any feature of specifications or other conditions which are unclear or appear discriminatory or restrictive; if so, it should seek clarification from the Borrower, in writing, within the time period specified in the bidding documents for seeking clarifications.

7. The criteria and methodology for selection of the successful bidder are outlined in the bidding documents, generally under Instructions to Bidders and Specifications. If these are not clear, clarification should be similarly sought from the Borrower.

8. In this connection, it should be emphasized that the specific bidding documents issued by the Borrower govern each procurement process, as stated in paragraph 1.1 of these Guidelines. If a bidder feels that any of the provisions in  the documents are inconsistent with the Guidelines, it should also raise this with the Borrower.

9. It is the responsibility of the bidder to raise any issue of ambiguity, contradiction, omission, etc., prior to the submission of its bid, to ensure  submission of a fully responsive and compliant bid, including all the supporting documents requested in the bidding  documents. Noncompliance with critical (technical and commercial) requirements will result in rejection of the bid. If a bidder wishes to propose deviations to a non-critical requirement or propose an alternative solution, it should strictly follow instructions on these aspects given in the Borrower′s bidding documents in particular provisions dealing with deviations. Alternative solutions should be offered only when authorized in the bidding documents. Unless the bidding document clearly identified mandatory  and non-mandatory technical and commercial requirements, the bidder assumes full responsibility that any deviations or conditions in its bid may be deemed material and result in the rejection of its bid. Once bids are received and publicly opened, bidders will not be required or permitted to change the price or substance of a bid.

Confidentiality

10. As stated in paragraph 2.47 of these Guidelines, the process of bid evaluation shall be confidential until the publication of the award of contract. This is essential to enable the Borrower and Bank reviewers to avoid either the reality or perception of improper interference. If at this stage a bidder wishes to bring additional information to the notice of the Borrower, the Bank, or both, it should do so in writing.

Action by the Bank

11.  Bidders are free to send copies of their communications on issues and questions with the Borrower to the Bank or to write to the Bank directly, when Borrowers do not respond promptly, or the communication is a complaint against the Borrower. All such communications should be addressed to the Task Team Leader for the project, with a copy to the Country Director for the borrowing country and to the Regional Procurement Manager. Names of Task Team Leaders are available in the PAD.

12. Communications received by the Bank from potential bidders, prior to the closing date for submission of the bids, will, if appropriate, be referred to the Borrower with the Bank′s comments and advice for action or response.

13.  Communication, including complaints, received from bidders after the opening of the bids, will be handled as follows. In the case of contracts not subject to prior review by the Bank, the communication or its relevant extracts, as deemed appropriate, will be sent to the Borrower for due consideration and appropriate action. The Borrower shall provide to the Bank all relevant documentation for the Bank′s review and comments. In the cases of contracts subject to the prior review process, the communication will be examined by the Bank, in consultation with the Borrower. If additional data is required to complete this process, these will be obtained from the Borrower. If additional information or clarification is required from the bidder, the Bank will ask the Borrower to obtain it and comment or incorporate it, as appropriate, in the evaluation report. The Bank′s review will not be completed until the communication is fully examined and considered.

Communications received from bidders involving allegations of fraud and corruption⁸⁸ may warrant a different treatment due to reasons of confidentiality. In such cases, the Bank  shall apply due care and  discretion in sharing with the Borrower information deemed appropriate.

___________________________

⁸⁸ Reporting on suspected fraud and corruption can be done directly to the Bank Integrity Vice Presidency (INT) by email: investigations_hotline@worldbank.org; through the World Bank website; through the 24-hour hotline operated by a third party: toll free +1-800-831-0463, collect calls +1-704-556-7046 (interpreters are available, anonymous calls accepted); or by contacting INT at the Bank's Headquarter office in Washington D.C.: +1-202-458-7677.

14. Except for acknowledgment, the Bank will not enter into discussion or correspondence with any bidder during the evaluation and review process of the procurement, until the award of contract is published.

Debriefing by the Bank

15.  As stated in paragraph 2.65, if, after notification of award, a bidder wishes to ascertain the grounds on which its bid was not selected, it should address its request to the Borrower. If the bidder is not satisfied with the written explanation given and wishes to seek a meeting with the Bank, it may do so by addressing the Regional Procurement Manager for the Borrowing country, who will arrange a meeting at the appropriate level and with the relevant staff. The purpose of such meeting is only to discuss the bidder′s bid, and neither to reverse the Bank′s position that has been conveyed to the Borrower nor to discuss the bids of competitors.

CLASSIFICATION: PUBLIC

GUIDELINES

SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS

UNDER IBRD LOANS AND IDA CREDITS & GRANTS

BY WORLD BANK BORROWERS

January 2011

Revised July 2014

July 2014 Revision

Paragraph 3.14 – Procurement under loans Guaranteed by the Bank has been revised to include provisions for payment obligations.

Acronyms

CDD     Community Driven Development

CPAR  Country Procurement Assessment Report

CQS    Selection Based on Consultants′ Qualifications

EOI     Expression of Interest

FBS     Selection under a Fixed Budget

FPA     Fiduciary Principles Accord

IBRD   International Bank for Reconstruction and Development (World Bank)

ICSID  International Centre for Settlement of Investment Disputes

IDA     International Development Association

IDC     Indefinite Delivery Contract

IFC     International Finance Corporation

INT     Integrity Vice Presidency

ITC     Instructions to Consultants

LCS    Least-Cost Selection

LOI     Letter of Invitation

MDTF  Multi Donor Trust Fund

MIGA  Multilateral Investment Guarantee Agency

MOS   Monthly Operational Summary

NGO   Nongovernmental Organization

PAD    Project Appraisal Document

PPA    Project Preparation Advance

PPR    Procurement Post Review

PID     Project Information Document

QBS   Quality-Based Selection

QCBS Quality- and Cost-Based Selection

REOI  Request for Expressions of Interest

RFP    Request for Proposal

SA      Special Account

SSS    Single-Source Selection

SWAp Sector Wide Approach

TOR   Terms of Reference

UCS    Use of Country Systems

UN      United Nations

UNDB United Nations Development Business

I. INTRODUCTION

Purpose

1.1 The purpose of these Guidelines is to define the Bank′s policies and procedures for selecting, contracting, and monitoring consultants required for projects that are financed in whole or in part by a loan from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD), a credit or a grant from the International Development Association (IDA),¹ a project preparation advance (PPA), a grant from the Bank, or a trust fund² administered by the Bank and executed by the recipient.

1.2 The Loan Agreement governs the legal relationships between the Borrower and the Bank, and these Guidelines apply to the selection and employment of consultants for the project as provided in the Loan Agreement. The rights and obligations of the Borrower³ and the consultant are governed by the specific Request for Proposals (RFP)⁴ issued by the Borrower and by the contract signed by the Borrower with the consultant, and not by these Guidelines or the Loan Agreement. No party other than the parties to the Loan Agreement shall derive any rights therefrom or have any claim to loan proceeds.

1.3 For the purpose of these Guidelines, the term "consultants" includes a wide variety of private and public entities, including consulting firms, engineering firms, Construction Managers, management firms, Procurement Agents, inspection service providers, auditors, United Nations (UN) agencies and other multinational organizations, investment and merchant banks, universities, research institutions, government agencies, nongovernmental organizations (NGOs), and individuals.⁵ Bank Borrowers use these entities as consultants to help in a wide range of activities, such as policy advice; institutional reforms; management; engineering services; construction supervision; financial services; procurement services; social and environmental studies; and identification, preparation, and implementation of projects to complement Borrowers′ capabilities in these areas.

_________________________

¹ Requirements of IBRD and IDA are identical. References in these Guidelines to "the Bank" include both IBRD and IDA, and references to "loans" include IBRD loans, as well as IDA credits or grants, grants from the Bank, trust funds administered by the Bank and executed by the recipient, and project preparation advances (PPAs).

References to "Loan Agreement" include the legal agreement between the Bank and Borrower, and may include the project agreement between the Bank and project implementing entity.

References to "Borrower" include loan, credit, grant, and PPA recipients that execute such projects, and may include sub-borrowers or project implementing entities.

² To the extent that the agreement providing for such trust funds or grants to be administered by the Bank does not conflict with these provisions as exceptions, including under the UN Fiduciary Principles Accord (FPA) or a Multi Donor Trust Fund (MDTF) in emergency situations.

³ In some cases, the Borrower acts only as an intermediary, and the project is carried out by another agency or entity. References in these Guidelines to the Borrower include such agencies and entities, as well as Sub-Borrowers under "on-lending arrangements."

⁴ See Appendix 2.

⁵ See paragraphs 3.15 -3.21 for particular types of consultants, and Section V for individual consultants.

General Considerations

1.4 The Borrower is responsible for preparing and implementing the project, and therefore for selecting the consultant, and awarding and subsequently administering the contract. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement (Bank′s Articles of Agreement, Article III, Section 5(b); and IDA′s Articles of Agreement, Article V, Section 1(g)) to "ensure that the proceeds of any loan are used only for the purposes for which the loan was granted, with due attention to considerations of economy and efficiency and without regard to political or other non-economic influences or considerations," and it has established detailed procedures for this purpose. While the specific rules and procedures to be followed for employing consultants depend on the circumstances of the particular case, five main considerations guide the Bank′s policy on the selection process:

(a) the need for high-quality services,

(b) the need for economy and efficiency,

(c) the need to give all eligible consultants an opportunity to compete in providing the services financed by the Bank,

(d) the Bank′s interest in encouraging the development and use of national consultants

in its developing member countries, and

(e) the need for transparency in the selection process.

1.5 The Bank considers that, in the majority of cases, these considerations can best be addressed through competition among qualified short-listed firms in which the selection is based on the quality of the proposal and, where appropriate, on the cost of the services to be provided. Sections II and III of these Guidelines describe the different methods of selection of consultants accepted by the Bank and the circumstances in which they are appropriate. Since Quality- and Cost-Based Selection (QCBS) is the most commonly recommended method, Section II of these Guidelines describes in detail the procedures for QCBS. However, QCBS is not the most appropriate method of selection for all cases; therefore, Section III describes other methods of selection and the circumstances in which they are more appropriate.

1.6 The particular methods that may be followed for the selection of consultants under a given project are provided for in the Loan Agreement. The specific contracts to be financed under the project, and their method of selection, consistent with the provisions of the Loan Agreement, shall be specified in the Procurement Plan as indicated in paragraph 1.25 of these Guidelines.

Applicability of Guidelines

1.7 The consulting services to which these Guidelines apply are of an intellectual and advisory nature. These Guidelines do not apply to other types of services for which the physical aspects of the activity predominate, are bid and contracted on the basis of performance of a measurable physical output, and for which performance standards can be clearly identified and consistently applied, such as drilling, aerial photography, satellite imagery, mapping, and similar operations, as well as construction of works, manufacture of goods, and operation and maintenance of facilities or plant.⁶

1.8 The principles, rules, and procedures outlined in these Guidelines apply to all contracts for consulting services financed in whole or in part from Bank loans.⁷ The provisions described under this Section I apply to all other Sections of these Guidelines. In procuring consulting services not financed from such sources but included in the project scope of the loan agreement, the Borrower may adopt other rules and procedures. In such cases, the Bank shall satisfy itself that: (a) the procedures to be used will fulfill the Borrower′s obligations to diligently and efficiently implement the project, and will result in the selection of consultants who have the required qualifications; (b) the selected consultant will carry out the assignment in accordance with the agreed schedule; and (c) the scope of the services is consistent with the needs of the project.

_______________________

⁶ These latter services are bid and contracted on the basis of performance of measurable physical outputs and procured in accordance with the current Guidelines: Procurement of Goods,Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants, referred to herein as the "Procurement Guidelines".

⁷ This includes the selection of consultants by a Procurement Agent or Construction Manager employed by the Borrower under paragraph 3.17 of these Guidelines.

The Bank may agree to the use of the public procurement systems of the Borrower country – referred to as the Use of Country System (UCS)–for the selection of consultants (including individuals) under paragraph 3.12 of these Guidelines. In such cases, the Loan Agreement between the Borrower and the Bank shall describe the applicable selection procedures of the Borrower, and the full application of Section I and any other parts of these Guidelines as may be deemed relevant by the Bank.

Conflict of Interest

1.9 Bank policy requires that consultants provide professional, objective, and impartial advice and at all times hold the client′s interests paramount, without any consideration for future work, and that in providing advice they avoid conflicts with other assignments and their own corporate interests. Consultants shall not be hired for any assignment that would be in conflict with their prior or current obligations to other clients, or that may place them in a position of being unable to carry out the assignment in the best interest of the Borrower. Without limitation on the generality of the foregoing, consultants shall not be hired under the circumstances set forth below:

(a) Conflict between consulting activities and procurement of goods, works, or non- consulting services (i.e., services other than consulting services covered by these Guidelines⁸): A firm that has been engaged by the Borrower to provide goods, works, or non-consulting services for a project, or any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be disqualified from providing consulting services resulting from or directly related to those goods, works, or non-consulting services. Conversely, a firm hired to provide consulting services for the preparation (before Loan effectiveness) or implementation of a project, or any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be disqualified from subsequently providing goods, works, or services (other than consulting services covered by these Guidelines) resulting from or directly related to the consulting services for such preparation or implementation. This provision does not apply to the various firms (consultants, contractors, or suppliers) which together are performing the Contractor′s obligations under a turnkey or design and build contract.

________________________

⁸ See paragraph 1.7 of these Guidelines.

(b) Conflict among consulting assignments: Neither consultants (including their personnel and sub-consultants), nor any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be hired for any assignment that, by its nature, may be in conflict with another assignment of the consultants. As an example, consultants assisting a client in the privatization of public assets shall neither purchase, nor advise purchasers of, such assets. Similarly, consultants hired to prepare Terms of Reference (TOR) for an assignment shall not be hired for the assignment in question.

(c) Relationship with Borrower′s staff: Consultants (including their experts and other personnel, and sub-consultants) that have a close business or family relationship with a professional staff of the Borrower (or of the project implementing agency, or of a recipient of a part of the loan) who are directly or indirectly involved in any part of: (i) the preparation of the TOR for the assignment, (ii) the selection process for the contract, or (iii) the supervision of such contract may not be awarded a contract, unless the conflict stemming from this relationship has been resolved in a manner acceptable to the Bank throughout the selection process and the execution of the contract.

(d) A consultant shall submit only one proposal, either individually or as a joint venture partner in another proposal. If a consultant, including a joint venture partner, submits or participates in more than one proposal, all such proposals shall be disqualified. This does not, however, preclude a consulting firm to participate as a sub-consultant, or an individual to participate as a team member, in more than one proposal when circumstances justify and if permitted by the RFP.

Unfair Competitive Advantage

1.10 Fairness and transparency in the selection process require that consultants or their affiliates competing for a specific assignment do not derive a competitive advantage from having provided consulting services related to the assignment in question. To that end, the Borrower shall make available to all the short-listed consultants, together with the request for proposals, all information that would in that respect give a consultant a competitive advantage.

Eligibility

1.11 To foster competition, the Bank permits consultants (firms and individuals) from all countries to offer consulting services for Bank-financed projects.⁹ Any conditions for participation shall be limited to those that are essential to ensure the firm′s capability to fulfill the contract in question.

1.12 In connection with any contract to be financed in whole or in part from a Bank loan, the Bank does not permit a Borrower to deny participation in a short-listing or selection process or award to a consultant for reasons unrelated to: (i) its capability and resources to successfully perform the contract; or (ii) the conflict of interest situations covered under paragraph 1.9 above.

1.13 As an exception to the foregoing paragraphs 1.11 and 1.12:

(a) Consultants may be excluded if: (i) as a matter of law or official regulations, the Borrower′s country prohibits commercial relations with the consultant′s country, provided that the Bank is satisfied that such exclusion does not preclude effective competition for the procurement of the consulting services required; or (ii) by an act of compliance with a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations, the Borrower′s country prohibits any payments to any country, person, or entity. Where the Borrower′s country prohibits payments to a particular firm or for particular goods by such an act of compliance, that firm may be excluded.

(b) Government-owned enterprises or institutions of the Borrower′s country may participate in the Borrower′s country only if they can establish that they (i) are legally and financially autonomous, (ii) operate under commercial law, and (iii) are not dependent agencies of the Borrower or Sub-Borrower.¹⁰

(c) As an exception to (b), when the services of government-owned universities or research centers or other institutions in the Borrower′s country are of unique and exceptional nature including because of the absence of a suitable private sector alternative, and their participation is critical to project implementation, the Bank may agree on the hiring of those institutions on a case-by-case basis. On the same basis, university professors or scientists from research institutes can be contracted individually under Bank financing.

(d) Government officials and civil servants of the Borrower′s country may only be hired under consulting contracts in the Borrower′s country, either as individuals or as members of the team of experts proposed by a consulting firm, provided that such hiring does not conflict with any employment or other laws or regulations, or policies of the Borrower′s country and if they (i) are on leave of absence without pay, or have resigned or retired; (ii) are not being hired by the agency they were working for before going on leave of absence without pay, resigning, or retiring¹¹; and (iii) their hiring would not create a conflict of interest (see paragraph 1.9).

(e) A firm or an individual sanctioned by the Bank in accordance with paragraph 1.23(d) of these Guidelines or in accordance with the World Bank Group anti-corruption policies and sanctions procedures¹² shall be ineligible to be awarded a Bank-financed contract, or to benefit from a Bank-financed contract, financially or in any other manner, during such period of time as the Bank shall determine.

________________________

⁹ The Bank permits firms and individuals from Taiwan, China to offer consulting services for Bank-financed projects.

¹⁰ To be eligible, a government-owned enterprise or institution shall establish to the Bank′s satisfaction, through all relevant documents, including its Charter and other information the Bank may request, that it: (i) is a legal entity separate from the government; (ii) does not currently receive any subsidies or budget support; (iii) operates like any commercial enterprise, and, inter alia, is not obliged to pass on its surplus to the government, can acquire rights and liabilities, borrow funds and be liable for repayment of its debts, and can be declared bankrupt; and (iv) is not bidding for a contact to be awarded by the department or agency of the government which under their applicable laws or regulations is the reporting or supervisory authority of the enterprise or has the ability to exercise influence or control over the enterprise or institution.

¹¹ In the case of resignation or retirement, for a period of at least 6 (six) months, or the period established by statutory provisions applying to civil servants in the Borrower′s country, whichever is longer. Professors or staff and experts in specialized fields from universities, educational institutions, and research institutes can be contracted individually on a part-time basis provided that they have been full-time employees of their institutions for a year or more before being contracted and such hiring is justified for the services required.

¹² For purposes of this paragraph, the relevant World Bank Group Anti-Corruption policies are set forth in the Guidelines On Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants, and in the Anti-Corruption Guidelines for IFC, MIGA, and World Bank Guarantee Transactions. The Bank′s sanctions procedures are publicly disclosed on the Bank′s external website.

Advance Contracting and Retroactive Financing

1.14 In certain circumstances, such as to accelerate project implementation, the Borrower may, with the Bank′s no objection, wish to proceed with the selection of consultants before the related Loan Agreement is signed. This process is referred to as advance contracting. In such cases, the selection procedures, including advertisement, shall be in accordance with these Guidelines, and the Bank shall review the process used by the Borrower. A Borrower undertakes such advance contracting at its own risk, and any no objection issued by the Bank with regard to the procedures, documentation, or proposal for award does not commit the Bank to make a loan for the project in question. If the contract is signed, reimbursement by the Bank of any payments made by the Borrower under the contract prior to loan signing is referred to as retroactive financing and is only permitted within the limits specified in the Loan Agreement.

Associations between Consultants

1.15 Consultants may associate with each other in the form of a joint venture or of a sub- consultancy agreement to complement their respective areas of expertise, strengthen the technical responsiveness of their proposals and make available bigger pools of experts, provide better approaches and methodologies, and, in some cases, offer lower prices. Such an association may be for the long term (independent of any particular assignment) or for a specific assignment. If the Borrower employs an association in the form of a joint venture, the association shall appoint one of the firms to represent the association; all members of the joint venture, or their representative with a power of attorney, shall sign the contract. All members of the joint venture shall be jointly and severally liable for the entire assignment. Once the short list is finalized, and Requests for Proposals (RFP) are issued, any association in the form of joint venture or sub-consultancy among short-listed firms shall be permissible only with the approval of the Borrower. Borrowers shall not require consultants to form associations with any specific firm or group of firms or include any particular individual in their proposals, but may encourage association with qualified national firms.

Bank Review, Assistance, and Monitoring

1.16 The Bank reviews the Borrower′s hiring of consultants to satisfy itself that the selection process is carried out in accordance with the provisions of these Guidelines. The review procedures are described in Appendix 1.

1.17 Under exceptional circumstances, when the Borrower is unable to prepare a short list or long list and in response to its written request, the Bank may assist the Borrower in creating short lists¹³ or long lists¹⁴ of firms that the Bank expects to be capable of undertaking the assignment. The provision of such lists does not represent an endorsement of the consultants. The Borrower retains the responsibility to verify the eligibility and qualifications of the listed firms, and may delete any name or add other names as it wishes; however, the final short list shall be submitted to the Bank for its no objection before the Borrower issues the RFP.

_____________________________

¹³ Short List: see paragraph 2.6, 2.7, and 2.8.

¹⁴ Long List: a preliminary list of potential firms from which the short list will be established.

1.18 The Borrower is responsible for supervising the consultants′ performance and ensuring that they carry out the assignment in accordance with the contract. Without assuming the responsibilities of the Borrower or the consultants, Bank staff shall monitor the quality of the consultants′ work as necessary to satisfy themselves that it is being carried out according to appropriate standards and is based on reliable data. As appropriate, the Bank may take part in discussions between the Borrower and consultants and, if necessary, may help the Borrower in addressing issues related to the assignment. If a significant portion of the assignment is being carried out in the consultants′ home offices, the Bank may, with the Borrower′s agreement, visit these offices to review the consultants′ work.

Misprocurement

1.19 The Bank does not finance expenditures under a contract for consulting services if the Bank concludes that such contract: (a) has not been awarded in accordance with the agreed provisions of the Loan Agreement and as further elaborated in the Procurement Plan¹⁵ to which the Bank provided no objection; (b) could not be awarded to the consultant otherwise determined successful due to willful dilatory conduct or other actions of the Borrower resulting in unjustifiable delays, or the successful proposal being no longer available, or the wrongful rejection of any proposal; or (c) involves the engagement of a representative of the Borrower, or a recipient of any part of the proceeds of the Loan, in fraud and corruption as per paragraph 1.23(c). In such cases, whether under prior or post review, the Bank will declare misprocurement, and it is the Bank′s policy to cancel that portion of the loan allocated to the services that have been misprocured. The Bank may, in addition, exercise other remedies provided for under the Loan Agreement. Even once the contract is awarded after obtaining a no objection from the Bank, the Bank may still declare misprocurement and apply in full its policies and remedies regardless of whether the loan has closed or not, if it concludes that the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower or that the terms and conditions of the contract had been substantially modified without the Bank′s no objection.

________________________

¹⁵ See paragraph 1.25.

Reference to the Bank

1.20 The Borrower shall use the following text¹⁶ when referring to the Bank in the RFP

and contract documents:

"[Name of the Borrower] has received [or, ‘has applied for′] a [loan] from the [International Bank for Reconstruction and Development] (the "Bank") in an amount equivalent to US$, toward the cost of [name of project], and intends to apply a portion of the proceeds of this [Loan] to eligible payments under this Contract. Payments by the Bank will be made only at the request of [name of Borrower or designate] and upon approval by the Bank, and will be subject, in all respects, to the terms and conditions of the [Loan] Agreement. The [Loan] Agreement prohibits a withdrawal from the [Loan] Account for the purpose of any payment to persons or entities, or for any import of goods, if such payment or import, to the knowledge of the Bank, is prohibited by a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations. No party other than [name of Borrower] shall derive any rights from the [Loan] Agreement or have any claim to the proceeds of the [Loan]."

______________________

¹⁶ To be suitably modified in the case of a credit from IDA or a grant or a trust fund.

Training or Transfer of Knowledge

1.21 If the assignment includes an important component for training or transfer of knowledge to Borrower staff or national consultants, the TOR shall indicate the objectives, nature, scope, and goals of the training program, including details on trainers and trainees, skills to be transferred, time frame, and monitoring and evaluation arrangements. The cost for the training program shall be included in the consultant′s contract and in the budget for the assignment.

Language

1.22 The RFP and the proposals shall be prepared in one of the following languages, selected by the Borrower: English, French, or Spanish. In addition to one of the above languages, the Borrower has the option to issue translated versions of these documents in another language which should either be: (i) the national language of the Borrower; or (ii) the language used nation-wide in the Borrower′s country for commercial transactions, hereinafter each is called the "National Language".¹⁷ When the short list only comprises nationals as per paragraph 2.7, the Bank may agree that the Borrower issue the RFP only in the National Language. If the RFP is issued in two languages, consultants shall have the option to submit proposals in either of the two languages in which the RFP is issued. The contract signed with the winning consultant shall always be written in the language in which its proposal was submitted which shall be the language that governs the contractual relations between the Borrower and the consultant. If the contract is signed in the National Language, the Borrower shall provide the Bank with an accurate translation of the contract in English, French, or Spanish when submitting the original contract as per Appendix 1. Consultants shall neither be required nor permitted to sign contracts in more than one language.

______________________

¹⁷ The Bank shall be satisfied with the language to be used. The Borrower shall take full responsibility for the correct translation of the documents in the National Language. In case of any discrepancy with the documents in English, French, or Spanish the text in the latter shall prevail.

If the Borrower has more than one National Language and a national law requires official acts to be issued in all national languages, the Borrower shall use one National Language in the RFP and may issue translated versions in the other languages.

Fraud and Corruption

1.23 It is the Bank′s policy to require that Borrowers (including beneficiaries of Bank loans), consultants, and their agents (whether declared or not), sub-contractors, sub- consultants, service providers or suppliers, and any personnel thereof, observe the highest standard of ethics during the selection and execution of Bank-financed contracts.¹⁸ In pursuance of this policy, the Bank:

(a) defines, for the purposes of this provision, the terms set forth below as follows:

(i) "corrupt practice" is the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or indirectly, of anything of value to influence improperly the actions of another party;¹⁹

(ii) "fraudulent practice" is any act or omission, including misrepresentation, that knowingly or recklessly misleads, or attempts to mislead, a party to obtain financial or other benefit or to avoid an obligation;²⁰

(iii) "collusive practices" is an arrangement between two or more parties designed to achieve an improper purpose, including to influence improperly the actions of another party;²¹

(iv) "coercive practices" is impairing or harming, or threatening to impair or harm, directly or indirectly, any party or the property of the party to influence improperly the actions of a party;²²

(v) "obstructive practice"

(aa) deliberately destroying, falsifying, altering, or concealing of evidence material to the investigation or making false statements to investigators in order to materially impede a Bank investigation into allegations of a corrupt, fraudulent, coercive, or collusive practice; and/or threatening, harassing, or intimidating any party to prevent it from disclosing its knowledge of matters relevant to the investigation or from pursuing the investigation, or

(bb) acts intended to materially impede the exercise of the Bank′s inspection and audit rights provided for under paragraph 1.23(e) below.

(b) will reject a proposal for award if it determines that the consultant recommended for award, or any of its personnel, or its agents, or its sub-consultants, sub-contractors, service providers, suppliers and/or their employees, has, directly or indirectly, engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices in competing for the contract in question;

(c) will declare misprocurement and cancel the portion of the Loan allocated to a contract if it determines at any time that representatives of the Borrower or of a recipient of any part of the proceeds of the Loan were engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices during the selection process or the implementation of the contract in question, without the Borrower having taken timely and appropriate action satisfactory to the Bank to address such practices when they occur, including by failing to inform the Bank in a timely manner at the time they knew of the practices;

(d) will sanction a firm or an individual, at any time, in accordance with prevailing Bank′s sanctions procedures,²³ including by publicly declaring such firm or individual ineligible, either indefinitely or for a stated period of time: (i) to be awarded a Bank-financed contract; and (ii) to be a nominated²⁴ sub-consultant, supplier, or service provider of an otherwise eligible firm being awarded a Bank- financed contract;

(e) will require that a clause be included in the RFP and in contracts financed by a Bank loan requiring consultants, and their agents, personnel, sub-consultants, sub- contractors, service providers, or suppliers, to permit the Bank to inspect all accounts, records, and other documents relating to the submission of proposals and contract performance, and to have them audited by auditors appointed by the Bank; and

(f) will require that, when a Borrower selects a United Nation (UN) agency to provide technical assistance services in accordance with paragraph 3.15 under an agreement signed between the Borrower and the UN agency, the above provisions of this paragraph 1.23 regarding sanctions on fraud or corruption shall apply in their entirety to consultants and their sub-consultants, suppliers, service providers, contractors, sub-contractors, and their employees, that signed contracts with the UN agency. As an exception to the foregoing, paragraphs 1.23(d) and (e) will not apply to the UN agency and its employees, and paragraph 1.23(e) will not apply to the contracts between the UN agency and its suppliers and service providers. In such cases, the UN agencies will apply their own rules and regulations for investigating allegations of fraud or corruption subject to such terms and conditions as the Bank and the UN agency may agree, including an obligation to periodically inform the Bank of the decisions and actions taken. The Bank retains the right to require the Borrower to invoke remedies such as suspension or termination. UN agencies shall consult the Bank′s list of firms and individuals suspended or debarred. In the event a UN agency signs a contract or purchase order with a firm or an individual suspended or debarred by the Bank, the Bank will not finance the related expenditures and will apply other remedies as appropriate.

1.24 With the specific agreement of the Bank, a Borrower may introduce, into the RFP for contracts financed by the Bank, a requirement that the consultant include in the proposal an undertaking of the consultant to observe, in competing for and executing a contract, the country′s laws against fraud and corruption (including bribery), as listed in the RFP.²⁵ The Bank will accept the introduction of such a requirement at the request of the Borrowing country, provided the arrangements governing such undertaking are satisfactory to the Bank.

_______________________

¹⁸ In this context, any action taken by a consultant or any of its personnel, or its agents, or its sub-consultants, sub-contractors, service providers, suppliers, and/or their employees, to influence the selection process or contract execution for undue advantage is improper.

¹⁹ For the purpose of this sub-paragraph, "another party" refers to a public official acting in relation to the selection process or contract execution. In this context "public official" includes World Bank staff and employees of other organizations taking or reviewing selection decisions.

²⁰ For the purpose of this sub-paragraph, "party" refers to a public official; the terms "benefit" and "obligation" relate to the selection process or contract execution; and the "act or omission" is intended to influence the selection process or contract execution.

²¹ For the purpose of this sub-paragraph, "parties" refers to participants in the procurement or selection process (including public officials) attempting either themselves, or through another person or entity not participating in the procurement or selection process, to simulate competition or to establish contract prices at artificial, non-competitive levels, or are privy to each other′s bid prices or other conditions.

²² For the purpose of this sub-paragraph, "party" refers to a participant in the selection process or contract execution.

²³ A firm or individual may be declared ineligible to be awarded a Bank-financed contract upon: (i) completion of the Bank′s sanctions proceedings as per its sanctions procedures, including, inter alia, cross-debarment as agreed with other International Financial Institutions, including Multilateral Development Banks, and through the application the World Bank Group corporate administrative procurement sanctions procedures for fraud and corruption; and (ii) as a result of temporary suspension or early temporary suspension in connection with an ongoing sanctions proceeding. See footnote 12 and paragraph 8 of Appendix 1 of these Guidelines.

²⁴ A nominated sub-consultant, supplier, or service provider is one which has been either: (i) included by the consultant in its proposal because it brings specific and critical experience and know-how that are accounted for in the technical evaluation of the consultant′s proposal for the particular services; or (ii) appointed by the Borrower.

²⁵ As an example, such an undertaking might read as follows: "We undertake that, in competing for (and, if the award is made to us, in executing) the above contract, we will observe the laws against fraud and corruption in force in the country of the Client, as such laws have been listed by the Client in the RFP for this contract."

Procurement Plan

1.25 The preparation of a realistic Procurement Plan²⁶ for a project is critical for its successful monitoring and implementation. As part of the project preparation, the Borrower shall prepare a preliminary Procurement Plan, however tentative, for the entire scope of the project. At a minimum, the Borrower shall prepare a detailed and comprehensive Procurement Plan including all contracts for which the selection of firms and individuals is to take place in the first 18 (eighteen) months of project implementation. An agreement with the Bank shall be reached at the latest during loan negotiations. The Borrower shall update Procurement Plans throughout the duration of the project at least annually by including contracts previously awarded and to be procured in the next 12 (twelve) months. All Procurement Plans and their updates or modifications shall be subject to the Bank′s prior review²⁷ and no objection before implementation. After loan negotiations, the Bank shall arrange the publication on its external website of the agreed initial Procurement Plan and all subsequent updates once it has provided a no objection.

____________________________

²⁶ The Procurement Plan including their updates shall set forth at a minimum (i) a brief description of consulting services required for the project for which invitations for proposals are to be issued during the period in question; (ii) the proposed methods of selection as permitted under the loan agreement; (iii) the Bank review requirements and thresholds; and (iv) the time schedule for key selection activities, and any other information that the Bank may reasonably require. For projects, or their components, that are deman d driven in nature such as Community Driven Development (CDD), Sector Wide Approaches (SWAps), etc. where specific contracts, or their time-schedules, cannot be identified in advance, a suitable template of the Procurement Plan shall be agreed with the Bank for the monitoring and implementation of the selection of consultants. If the project includes the procurement of goods, works, and non consulting services, the Procurement Plan should also include the methods for their procurement in accordance with the Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers.

²⁷ See Appendix 1.

II. QUALITY- AND COST-BASED SELECTION (QCBS)

The Selection Process

2.1 QCBS uses a competitive process among short-listed firms that takes into account the quality of the proposal and the cost of the services in the selection of the successful firm. Cost as a factor of selection shall be used judiciously. The relative weight to be given to the quality and cost shall be determined for each case depending on the nature of the assignment.

2.2 The selection process shall include the following steps:

(a) preparation of the TOR;

(b) preparation of cost estimate and the budget, and short-listing criteria;

(c) advertising;

(d) preparation of the short list of consultants;

(e) preparation and issuance of the RFP (which should include: the Letter of Invitation

(LOI), Instructions to Consultants (ITC), the TOR, and the proposed draft contract);

(f) receipt of proposals;

(g) evaluation of technical proposals: consideration of quality;

(h) public opening of financial proposals;

(i) evaluation of financial proposal;

(j) final evaluation of quality and cost; and

(k) negotiations and award of the contract to the selected firm.

Terms of Reference (TOR)

2.3 The Borrower shall be responsible for preparing the TOR for the assignment. The TOR shall be prepared by a person(s) or a firm specialized in the area of the assignment. The scope of the services described in the TOR shall be compatible with the available budget. The TOR shall define clearly the objectives, goals, and scope of the assignment and provide background information (including a list of existing relevant studies and basic data) to facilitate the consultants′ preparation of their proposals. If transfer of knowledge or training is an objective, it should be specifically outlined along with details of the number of staff to be trained, and so forth, to enable consultants to estimate the required resources. The TOR shall list the services and surveys necessary to carry out the assignment and the expected outputs (for example, reports, data, maps, surveys, etc.). However, the TOR should not be too detailed and inflexible, so that competing consultants may propose their own methodology and staffing. Firms shall be encouraged to comment on the TOR in their proposals. The Borrower′s and consultants′ respective responsibilities should be clearly defined in the TOR.

Cost Estimate (Budget)

2.4 Preparation of a well-thought-through cost estimate is essential if realistic budgetary resources are to be earmarked. The cost estimate shall be based on the Borrower′s assessment of the resources needed to carry out the assignment: experts′ time, logistical support, and physical inputs (for example, vehicles, laboratory equipment). Costs shall be divided into two broad categories: (a) fee or remuneration (according to the type of contract used), and (b) reimbursable items, and further divided into foreign and local costs. The cost of experts′ time inputs shall be estimated based on a realistic assessment of required international and national expertise. The RFP shall indicate the estimated level of experts′ time inputs or the estimated total cost of the contract, but not detailed estimates such as fees.

Advertising

2.5 For all projects, the Borrower is required to prepare and submit to the Bank a General Procurement Notice. The Bank will arrange for its publication in UN Development Business online (UNDB online) and on the Bank′s external website.²⁸ To obtain expressions of interest (EOIs), the Borrower shall include a list of expected consulting assignments in the General Procurement Notice, and shall advertise a request for expressions of interest (REOI) for each contract for consulting firms in the national gazette, provided that it is of wide circulation, or in at least one newspaper, or technical or financial magazine, of national circulation in the Borrower′s country, or in a widely used electronic portal with free national and international access in English, French, or Spanish.²⁹ In addition, assignments expected to cost more than US$300,000 shall be advertised in UNDB online.³⁰ Borrowers may also in such cases advertise REOIs in an international newspaper or a technical or financial magazine. The information requested shall be the minimum required to make a judgment on the firm′s suitability and not be so complex as to discourage consultants from expressing interest. REOIs shall at a minimum include the following information applicable to the assignment: required qualifications and experience of the firm, but not individual experts′ bio data; short-listing criteria; and conflict of interest provisions. No less than 14 (fourteen) days from date of posting on UNDB online shall be provided for responses, before preparation of the short list. The late submission of a response to an REOI shall not be a cause for its rejection unless the Borrower has already prepared a short list, based on received EOIs, that meets the conditions set below in paragraph 2.6. The Bank will arrange the simultaneous publication of all REOIs prepared and submitted by the Borrowers on the Bank′s external website.

_____________________________

²⁸ UNDB online is a publication of the United Nations. Subscription information is available from: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). World Bank External Website: www.worldbank.org.

²⁹ In addition, at the option of the Borrower, in the National Language as defined under paragraph 1.22.

³⁰ Exceptionally, when the Bank has agreed to a short list comprising only national consultants, the Bank may agree that the Borrower does not publish in the UNDB online contracts above US$300,000. US Dollar thresholds indicated throughout these Guidelines include all taxes and duties, if applicable.

Short List of Consultants

2.6 The Borrower is responsible for preparing short lists. The Borrower shall give first consideration to those firms expressing interest that possess the relevant qualifications. Short lists shall comprise six firms with a wide geographic spread, with (i) no more than two firms from any one country unless there are no other qualified firms identified to meet this requirement;³¹ and (ii) and at least one firm from a developing country, unless no qualified firms from developing countries could be identified. When any of the above requirements cannot be met on the basis of received EOIs, the Borrower may directly solicit interest from qualified firms based on its own knowledge, or request Bank assistance in accordance with paragraph 1.17. Exceptionally, the Bank may agree to short lists comprising a smaller number of firms when there are not enough qualified firms having expressed interest for the specific assignment, when enough qualified firms could not be identified, or when the size of the contract or the nature of the assignment does not justify wider competition. Once the Bank has issued a no objection to a short list, the Borrower shall not modify it without the Bank′s no objection. Firms that expressed interest, as well as any other firm or entity that specifically requests so, shall be provided the final short list of firms by the Borrower.

2.7 The short list may comprise entirely national consultants (firms registered or incorporated in the country), if the assignment is below the ceiling (or ceilings) established in the Procurement Plan approved by the Bank,³² a sufficient number of qualified national firms is available for having a short list of firms with competitive costs, and when competition including foreign consultants is prima facie not justified or foreign consultants have not expressed interest. These same ceilings will be used in Bank lending operations supporting Sector Wide Approaches (SWAps)³³ (in which government and/or donor funds are pooled) as the threshold below which short lists will be composed entirely of national firms selected under procedures agreed with the Bank. However, if foreign firms express interest, they shall be considered.

2.8 The short list should normally comprise consultants of the same category with similar business objectives, corporate capacity, experience and field of expertise, and that have undertaken assignments of a similar nature and complexity. Government-owned enterprises or institutions and not-for-profit organizations (NGOs, Universities, UN Agencies, etc.) should not normally be included in the same short list along with private sector firms, unless they operate as commercial entities meeting the requirements of paragraph 1.13(b) of these Guidelines. If mixing is used, the selection should normally be made using Quality-Based Selection (QBS) or Selection Based on the Consultants′ Qualifications (CQS) (for small assignments).³⁴ The short list shall not include Individual Consultants. Finally, if the same firm is considered for inclusion in short lists for concurrent assignments, the Borrower shall assess the firm′s overall capacity to perform multiple contracts before including it in more than one short list.

______________________

³¹ For the purpose of establishing a short list, the nationality of a firm is that of the country in which it is registered or incorporated, and, in the case of Joint Ventures, the nationality of its lead partner.

³² Dollar ceilings shall be determined in each case, taking into account the nature of the project, the capacity of national consultants, and the complexity of the assignments. The ceiling (or ceilings) shall normally not exceed the amount defined in the Country Procurement Assessment Report (CPAR) for the Country of the Borrower or other similar assesments conducted by the Bank. The dollar ceilings for each borrowing country will be posted on the Bank′s external website.

The Bank may agree, if requested by the Borrower, that the RFPs for such assignments include a clause rendering ineligible for Bank financing a firm of the Borrower country that is under a sanction of debarment from being awarded a contract by the appropriate judicial authority of the Borrower country and pursuant to its relevant laws, provided that the Bank has determined that the firm has engaged in fraud or corruption and the judicial proceeding afforded the firm adequate due process.

³³ SWAps represent an approach by development agencies to support country-led programs whose scale is greater than a single project. It typically encompasses an entire sector or large portions of one.

³⁴ Dollar thresholds defining "small" shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$300,000 other than in exceptional cases such as emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank.

Preparation and Issuance of the Request for Proposals (RFP)

2.9 The RFP shall include: (a) a Letter of Invitation, (b) Instructions to Consultants and Data Sheet, (c) the TOR, and (d) the proposed type of contract. Borrowers shall use the applicable standard RFPs issued by the Bank with minimal changes, acceptable to the Bank, as necessary to address project-specific conditions. Any such changes shall be introduced only through the RFP data sheet. Borrowers shall list all the documents included in the RFP. The Borrower may use an electronic system to distribute the RFP, provided that the Bank is satisfied with the adequacy of such system. If the RFP is distributed electronically, the electronic system shall be secure to avoid modifications to the RFP and shall not restrict the access of short-listed consultants to the RFP.

Letter of Invitation (LOI)

2.10 The LOI shall state the intention of the Borrower to enter into a contract for the provision of consulting services, the source of funds, the details of the client, and the date, time, and address for submission of proposals.

Instructions to Consultants and Data Sheet (ITC)

2.11 The ITC shall contain all necessary information that would help consultants prepare responsive proposals, and shall bring as much transparency as possible to the selection procedure by providing information on the evaluation process and by indicating the evaluation criteria and factors, their respective weights, and the minimum passing quality score. The ITC shall indicate either an estimate of the key experts′ inputs (in person-months) required of the consultants or the estimated budget, but not both. Consultants, however, shall be free to prepare their own estimates of experts′ time to carry out the assignment and to offer the corresponding cost in their proposals. When, under time-based contracts, the services are of a routine nature or do not require an innovative approach, the Borrower may, subject to the Bank′s no objection, require the consultants to include in their proposal the same level of experts′ time inputs as indicated in the RFP, failing which their financial proposal shall be adjusted for the purpose of comparison of proposals and decision for award. The ITC shall specify the proposal validity period, which should be adequate for the evaluation of proposals, decision on award, Bank review, and finalization of contract negotiations. A detailed list of the information that should be included in the ITC is provided in Appendix 2.

Contract

2.12 Section IV of these Guidelines briefly outlines the most common types of contracts. Borrowers shall use the appropriate Standard Form of Contract issued by the Bank with minimum changes, acceptable to the Bank, as necessary to address specific country and project issues. Any such changes shall be introduced only through Contract Data Sheets or through Special Conditions of Contract and not by introducing changes in the wording of the General Conditions of Contract included in the Bank′s Standard Form. These forms of contract cover the majority of consulting services. When these forms are not appropriate (for example, for pre-shipment inspection, procurement services, training of students in universities, advertising activities in privatization, or twinning), Borrowers shall use other contract forms acceptable to the Bank.

Receipt and Opening of Proposals

2.13 The Borrower shall allow enough time for the consultants to prepare their proposals. The time allowed shall depend on the assignment, but normally shall not be less than four weeks or more than three months (for example, for assignments requiring establishment of a sophisticated methodology, preparation of a multidisciplinary master plan). During this interval, the firms may request clarifications about the information provided in the RFP. The Borrower shall provide these clarifications in writing and copy them to all firms on the short list (who intend to submit proposals). If necessary, the Borrower shall extend the deadline for submission of proposals. The technical and financial proposals shall be submitted at the same time. No amendments to the technical or financial proposal shall be accepted after the deadline, although amended proposals may be submitted before such deadline. To safeguard the integrity of the process, the technical and financial proposals shall be submitted in separate sealed envelopes. A committee of officials drawn by the Borrower from the relevant departments (technical, finance, legal, as appropriate), shall open all technical proposals received by the deadline for the submission of proposals at the designated place stipulated in the RFP irrespective of the number of proposals received by such deadline. At the opening of technical proposals, in the presence of consultants wishing to attend, the Borrower shall neither reject nor discuss the merits of any proposal.

All proposals received after the deadline shall be declared late and rejected and promptly returned unopened. The committee shall read aloud the names of the consultants that submitted proposals, the presence or absence of duly sealed financial envelopes, and any other information deemed appropriate. The financial proposals shall remain sealed and shall be deposited with a reputable public auditor or independent authority³⁵ until they are opened in accordance with paragraph 2.23. Borrowers may use electronic systems permitting consultants to submit proposals by electronic means, provided the Bank is satisfied with the adequacy of the system, including, inter alia, that the system is secure; maintains the integrity, confidentiality, and authenticity of proposals submitted; and uses an electronic signature system or equivalent to keep consultants bound to their proposals.

__________________________

³⁵ An independent entity shall have no direct or indirect interest or involvement with the assignment in question.

Clarification or Alteration of Proposals

2.14 Except as otherwise provided in paragraphs 2.27 to 2.29 of Section II and paragraph

1(p) of Appendix 2 of these Guidelines, consultants shall neither be requested nor permitted to alter their proposals in any way after the deadline for the submission of proposals. While evaluating proposals, the Borrower shall conduct the evaluation solely on the basis of the submitted technical and financial proposals, and shall not ask consultants for clarifications, except for perfunctory queries with the prior no objection of the Bank.

Evaluation of Proposals: Consideration of Quality and Cost

2.15 The evaluation of the proposals shall be carried out in two stages: first the quality, and then the cost. Evaluators of technical proposals shall not have access to the financial proposals until the technical evaluation, including any Bank reviews and no objection, is concluded. Financial proposals shall be opened only thereafter. The evaluation shall be carried out in full conformity with the provisions of the RFP.

Evaluation of the Quality

2.16 Given the need for high quality services, the quality of the evaluation of technical proposals is paramount. The Borrower shall evaluate each technical proposal using an evaluation committee of at least 3 (three), and normally no more than 7 (seven), members including qualified specialists in the sector of the assignment under consideration. Each member of the committee shall not be in a conflict of interest situation as per paragraph 1.9(c), and certify to that effect before participating in the evaluation. When the Bank determines that the technical evaluation is inconsistent with the RFP or does not properly evaluate the strengths or weaknesses of the proposals, and the committee fails to address the situation in a timely manner, the Bank may require the Borrower to form a new evaluation committee, including international experts in the sector of the assignment, if necessary.

2.17 The technical evaluation shall take into account the criteria indicated in paragraph

2.18 and the sub-criteria indicated in paragraphs 2.19 and 2.20 as reflected in the RFP. The RFP shall describe each such criterion and sub-criterion along with their relative maximum scores and disclose the overall minimum technical score below which a proposal will be rejected as nonresponsive. The indicative range for the overall minimum technical score is 70 to 85 (seventy to eighty-five) on a scale of 1 to 100 (one to one hundred). The maximum score for each criterion and the minimum overall technical score shall be determined based on the nature and complexity of the specific assignment.

2.18 The criteria shall include: (a) the consultant′s relevant experience for the assignment, (b) the quality of the methodology proposed, (c) the qualifications of the key experts proposed, (d) the transfer of knowledge, if required in the TOR, and (e) the extent of the participation of nationals among key experts in the performance of the assignment. They shall be within the indicative range of scores specified below, except with the no objection of the Bank. The maximum score for the "Participation by national experts" as indicated below shall not exceed 10 (ten).

Consultant′s specific experience:    0 to 10

Methodology:                                 20 to 50

Key experts:                                   30 to 60

Transfer of knowledge:³⁶               0 to 10

Participation by national experts:³⁷ 0 to 10

Total:                                           100

__________________________________

³⁶ Transfer of knowledge may be the main objective of some assignments; in such cases, it shall be indicated in the TOR and, only with

Bank prior no objection, may be given a higher weight to reflect its importance.

³⁷ As reflected by the participation of nationals among key experts (whether presented by foreign or national firms), and calculated as the ratio of key national experts′ time (in person-months) to the total number of key experts′ time (in person-months) in the proposal.

2.19 The Borrower shall normally divide these criteria into sub-criteria. Each criterion shall then be scored on the basis of the weights assigned to respective sub-criteria. For example, sub-criteria under methodology might be innovation and level of detail. However, the number of sub-criteria should be kept to the essential. The Bank recommends against the use of exceedingly detailed lists of sub-criteria that may render the evaluation a mechanical exercise more than a professional assessment of the proposals. The weight given to experience can be relatively modest, since this criterion has already been taken into account when short-listing the consultant. More weight shall be given to the methodology in the case of more complex assignments (for example, multidisciplinary feasibility or management studies).

2.20 Only the key experts should be evaluated. Since they ultimately determine the quality of performance, more weight shall be assigned to this criterion if the proposed assignment is complex. The Borrower shall review the qualifications and experience of proposed key experts in their curricula vitae, which must be accurate, complete, and signed by an authorized official of the consulting firm and the individual proposed. The individuals shall be rated in the following three sub-criteria, as relevant to the task:

(a) general qualifications: general education and training, length of experience, positions held, previous assignments as team expert, experience in developing countries, and so forth;

(b) adequacy for the assignment: education, training, and experience in the specific sector, field, subject, and so forth, relevant to the particular assignment; and

(c) experience in the region: knowledge of the local language, culture, administrative system, government organization, and so forth.

2.21 Borrowers shall evaluate each proposal on the basis of its responsiveness to the TOR. A proposal shall be considered unsuitable and shall be rejected at this stage if it fails to comply with important aspects described in the RFP. Technical proposals containing any material financial information shall be declared nonresponsive.

2.22 The members of the evaluation committee shall evaluate proposals in accordance with the evaluation criteria specified in the RFP, independently of each other, and without any external influence from any person or entity. A proposal shall be rejected if it fails to achieve the overall minimum technical score specified in the RFP. At the end of the evaluation process, the Borrower shall prepare a Technical Evaluation Report using the Bank′s standard form of evaluation report or another report acceptable to the Bank. The report shall substantiate the results of the evaluation and justify the total technical scores assigned to each proposal by describing the relative strengths and weaknesses of the proposals. Large differences in the individual scores given to a proposal for the same criterion or sub-criterion by different members shall be addressed and a justification be provided in the technical evaluation report. In the case of contracts subject to prior review, the technical evaluation report including the detailed evaluation sheets of each committee member shall be submitted to the Bank for its review and no objection. All records relating to the evaluation, such as individual score sheets, shall be retained in accordance with paragraphs 2(k) and 5 of Appendix 1.

Opening of Financial Proposals and Evaluation of Cost

2.23 After the Technical Evaluation Report is completed (and for prior review contracts, after the Bank has issued its no objection), the Borrower shall inform consultants whose proposals did not meet the minimum qualifying technical score or were considered nonresponsive to the RFP and TOR that their financial proposals will be returned unopened after the signature of the contract. In addition, the Borrower shall inform each of the above consultants of their overall technical score as well as scores obtained for each criterion and sub-criterion if any. The Borrower shall simultaneously notify the consultants that have secured the minimum overall technical score of the date, time, and place set for opening the financial proposals. The opening date shall be set allowing sufficient time for consultants to make arrangements to attend the opening of the financial proposals. The financial proposals shall be opened in the presence of representatives of the consultants who choose to attend (in person or online). The name of the consultant, the technical scores, including the break-down by criterion, and the offered total prices shall be read aloud (and posted online when electronic submission of proposals is used) and recorded when the financial proposals are opened. The Borrower shall also prepare the minutes of the opening and a copy of this record shall be promptly sent to the Bank and to all consultants who submitted proposals.

2.24 The Borrower shall then evaluate and compare the financial proposals in accordance with the following procedures. Prices shall be converted to a single currency selected by the Borrower (local currency or fully convertible foreign currency) as stated in the RFP. The Borrower shall make this conversion by using the selling (exchange) rates for those currencies quoted by an official source (such as the Central Bank) or by a commercial bank or by an internationally circulated newspaper for similar transactions. The RFP shall specify the source of the exchange rate to be used and the date of that exchange rate, provided that the date shall not be earlier than four weeks prior to the deadline for submission of proposals, nor later than the original date of expiration of the period of validity of the proposal. For a time-based contract,³⁸ any arithmetical errors shall be corrected, and prices shall be adjusted if they fail to reflect all inputs that are included in the respective technical proposals. For a lump-sum contract, the consultant is deemed to have included all prices in its financial proposal, so neither arithmetical corrections nor price adjustments shall be made, and the total price, net of taxes understood as per paragraph 2.25 below, included in the financial proposal shall be considered as the offered price.

2.25 For the purpose of evaluation, the offered prices shall exclude local identifiable indirect taxes³⁹ on the contract and income tax payable to the country of the Borrower on the remuneration of services rendered in the country of the Borrower by non-resident experts and other personnel of the consultant. In exceptional circumstances, when indirect taxes cannot be fully identified by the Borrower when evaluating the financial offers, the Bank may agree that prices, for the purpose of evaluation only, include all taxes payable to the country of the Borrower. The offered total price shall include all consultants′ remuneration and other expenses such as travel, translation, report printing, or secretarial expenses. The proposal with the lowest offered total price may be given a financial score of 100 (one hundred) and other proposals given financial scores that are inversely proportional to their prices. Alternatively, a directly proportional or other methodology may be used in allocating the scores to the financial proposals. The methodology to be used shall be described in the RFP.

__________________________

³⁸ Refer to Section IV on forms of contracts.

³⁹ All indirect taxes levied on the contract invoices, at National, State (or Provincial), and Municipal levels, such as sales tax, VAT, excise tax, and similar taxes and levies.

Combined Quality and Cost Evaluation

2.26 The total score shall be obtained by weighting the quality and cost scores and adding them. The weight for the "cost" shall be chosen, taking into account the complexity of the assignment and the relative importance of quality. Except for the type of services specified in Section III, the weight for cost shall normally be 20 (twenty) points out of a total score of 100 (one hundred). The proposed weightings for quality and cost shall be specified in the RFP. The firm obtaining the highest total score shall be invited for negotiations.

Negotiations and the Award of Contract

2.27 Negotiations shall include discussions of the TOR, the methodology, Borrower′s inputs, and special conditions of the contract. These discussions shall not substantially alter the original scope of services under the TOR or the terms of the contract, lest the quality of the final product, its price, and the relevance of the initial evaluation be affected. Major reductions in work inputs should not be made solely to meet the estimated cost or available budget. The final TOR and the agreed methodology shall be incorporated in the "Description of Services" which shall form part of the contract.

2.28 The selected firm should not be allowed to substitute key experts, unless both parties agree that undue delays in the selection process make such substitution unavoidable or that such changes are critical to meet the objectives of the assignment.⁴⁰ If this is not the case and if it is established that key experts were included in the proposal without confirming their availability, the firm may be disqualified and the process continued with the next ranked firm. The key experts proposed for substitution shall have qualifications equal to or better than the key experts initially proposed.⁴¹

________________________

⁴⁰ Defining realistic proposal validity periods in the RFP and carrying out an efficient evaluation minimizes this risk.

⁴¹ Refer to Appendix 2 paragraph 1(p) for more details.

2.29 Financial negotiations shall include clarification of the consultants′ tax liability in the Borrower′s country (if any) and how this tax liability has been or would be reflected in the contract. Payments under lump-sum contracts are based on the delivery of outputs (or products), hence the offered price shall include all costs (experts′ time, overhead, travel, hotel, etc.). Consequently, if the selection method for a lump-sum contract included cost as a factor in evaluation, the offered price shall not be negotiated. In the case of time-based contracts, payment is based on inputs (experts′ time and reimbursables) and the offered price shall include experts′ rates and an estimation of the amount of reimbursables. When the selection method includes cost as a factor in evaluation, negotiations of experts′ rates shall not take place, except in special circumstances, like for example, experts′ rates offered are much higher than typically charged rates by consultants for similar contracts.

Consequently, the prohibition of negotiation does not preclude the right of the client to ask for clarifications, and, if the fees are very high, to ask for their change, after due consultation with the Bank. Reimbursables are to be paid on actual expenses incurred at cost upon presentation of receipts and therefore are not subject to negotiations. However, if the client wants to define ceilings for unit prices of certain reimbursables (like travel or hotel rates), they should indicate the maximum levels of those rates in the RFP or define a per diem in the RFP.

2.30 If the negotiations with the highest ranked consultant fail, the Borrower shall inform the concerned consultant in writing of all pending issues and disagreements, and provide them a final opportunity to respond in writing. Contract negotiations shall not be terminated only for budget considerations. If there is still disagreement, the Borrower shall inform the consultant in writing of its intention to terminate negotiations. Negotiations may then be terminated after obtaining the Bank′s no objection, and the next ranked consultant invited for negotiations. The Borrower shall furnish to the Bank for review the minutes of negotiations and all relevant communications, as well as the reasons for such termination. Once negotiations have commenced with the next ranked firm, the Borrower shall not reopen the earlier negotiations. After negotiations are successfully completed and the Bank has issued its no objection to the initialed negotiated contract, the Borrower shall promptly notify other firms on the short list that they were unsuccessful.

Publication of the Award of Contract

2.31 The procedure for publication of the award of contract is specified in paragraph 7 of Appendix 1.

Debriefing by the Borrower

2.32 In the publication of contract award referred to in paragraph 2.31, the Borrower shall specify that any consultant who wishes to ascertain the grounds on which its proposal was not selected should request an explanation from the Borrower. The Borrower shall promptly provide in writing an explanation of why such proposal was not selected. If a consultant requests a debriefing meeting, the consultant shall bear all their costs of attending such a debriefing meeting.

Rejection of All Proposals, and Re-invitation

2.33 The Borrower will be justified in rejecting all proposals only if: (i) all proposals are nonresponsive because they fail to respond to important aspects of the TOR or present major deficiencies in complying with the TOR in accordance with paragraph 2.21; or (ii) all proposals fail to achieve the minimum technical score specified in the RFP; or (iii) if the offered price of the successful proposal is substantially higher than the available budget or a recently updated cost estimate. In the latter case, as an alternative to re-invitation, the feasibility of increasing the budget or scaling down the scope of services with the firm should be investigated in consultation with the Bank. However, in accordance with paragraph 2.27, any substantial reduction in the scope of services will not be acceptable and will require a re-invitation. If cost is a factor in the evaluation for a time-based contract, the number of person-months proposed by the consultant may be negotiated, provided that it does not compromise quality or adversely affect the assignment. Even in such cases, the experts′ rates shall not normally be negotiated, as per paragraph 2.29.

2.34 Before all the proposals are rejected and new proposals are invited, the Borrower shall notify the Bank, indicating the reasons for rejection of all proposals, and shall obtain the Bank′s no objection before proceeding with the rejection and the new process. The new process may include revising the RFP, including the TOR, the short list, and the budget. These revisions shall be agreed upon with the Bank.

Confidentiality

2.35 Information relating to evaluation of proposals and recommendations concerning awards shall not be disclosed to the consultants who submitted the proposals or to other persons not officially concerned with the process, until the publication of the award of contract, except as provided in paragraphs 2.23 and 2.30.

III. OTHER METHODS OF SELECTION

General

3.1 This Section describes the selection methods other than QCBS, and the circumstances under which they are acceptable. All provisions of Section II (QCBS) shall apply for other methods of selection under Section III unless a different provision has been specifically identified in Section III, in which case, the latter shall apply.⁴² Borrowers shall use the applicable standard RFP issued by the Bank with minimal changes, acceptable to the Bank, as necessary to address project-specific conditions, except as otherwise provided in paragraphs 3.8, 3.12, 3.13, 3.14, and 3.15 of this Section.

__________________________

⁴² For example, a Borrower: (i) using a one-envelope rather than a two-envelope procedure under the QBS method; (ii) not indicating in the RFP the estimated number of person-months under an FBS method; (iii) not using an EOI under an SSS method or not advertising EOIs on UNDB under the CQS method; (iv) not using the Bank′s standard RFP and form of contract for very small value contracts (refer to footnote 46) under methods such as CQS; (v) conducting price negotiations as allowed under a QBS, CQS, or SSS method, or Commercial Practices; (vi) selecting a consultant under the Use of Country Systems piloting program in accordance with paragraph 3.12; (vii) using a higher than 20% (twenty percent) price factor when hiring a Procurement Agent, an Inspection Agent, an Investment Bank, or an Auditor ; (viii) not following QCBS procedures under Commercial Practices; etc.

Quality-Based Selection (QBS)

3.2 QBS is appropriate for the following types of assignments:

(a) complex or highly specialized assignments for which it is difficult to define precise TOR and the required input from the consultants, and for which the client expects the consultants to demonstrate innovation in their proposals (for example, country economic or sector studies, multi-sector feasibility studies, design of a hazardous waste remediation plant or of an urban master plan, financial sector reforms);

(b) assignments that have a high downstream impact and in which the objective is to have the best experts (for example, feasibility and structural engineering design of such major infrastructure as large dams, policy studies of national significance, management studies of large government agencies); and

(c) assignments that can be carried out in substantially different ways, such that proposals will not be comparable (for example, management advice, and sector and policy studies in which the value of the services depends on the quality of the analysis).

3.3 In QBS, the RFP may request submission of a technical proposal only (without the financial proposal), or request submission of both technical and financial proposals at the same time, but in separate envelopes (two-envelope system). The RFP shall provide either the estimated budget or the estimated time of key experts, specifying that this information is given as an indication only and that consultants shall be free to propose their own estimates.

3.4 If technical proposals alone were invited, after evaluating the technical proposals using the same methodology as in QCBS, the Borrower shall ask the consultant with the highest ranked technical proposal to submit a detailed financial proposal. The Borrower and the consultant shall then negotiate the financial proposal⁴³ and the contract. All other aspects of the selection process shall be identical to those of QCBS, including the publication of the award of contract as described in paragraph 2.31 and paragraph 7 of Appendix 1, except that only the contract price of the winning firm is published. If consultants were requested to provide financial proposals initially together with the technical proposals, safeguards shall be built in as in QCBS to ensure that the financial proposal of only the selected firm is opened and the rest returned unopened, after the negotiations are successfully concluded.

______________________

⁴³ Financial negotiations under QBS include negotiations of all consultant′s remuneration and other expenses.

Selection under a Fixed Budget (FBS)

3.5 This method is appropriate only when the assignment is simple and can be precisely defined and when the budget is fixed. The RFP shall indicate the available budget and request the consultants to provide their best technical and financial proposals in separate envelopes, within the budget. The TOR should be particularly well-prepared to make sure that the budget is sufficient for the consultants to perform the expected tasks. The RFP shall clearly indicate whether the budget includes taxes or levies payable in the Borrower country, and the price of any inputs provided by the client. The evaluation of all technical proposals shall be carried out first as in the QCBS method. Then the financial proposals shall be opened as stipulated in paragraph 2.23. Proposals that exceed the indicated budget shall be rejected. The consultant who has submitted the highest ranked technical proposal among the rest shall be selected and invited to negotiate a contract. The award of contract shall be published as described in paragraph 7 of Appendix 1.

Least-Cost Selection (LCS)

3.6 This method is generally appropriate for selecting consultants for assignments of a standard or routine nature (audits, engineering design of noncomplex works, and so forth) where well-established practices and standards exist. Under this method, a "minimum" qualifying mark for the "quality" is established. Proposals, to be submitted in two envelopes, are invited from a short list. Technical proposals are opened first and evaluated. Those securing less than the minimum qualifying mark⁴⁴ are rejected, and the financial proposals of the rest shall be opened as stipulated in paragraph 2.23. The firm with the lowest price shall then be selected. Under this method, the minimum qualifying mark shall be established, understanding that all proposals above the minimum compete only on "cost". The minimum qualifying mark shall be stated in the RFP. The award of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

_________________________

⁴⁴ This method shall not be used as a substitute for QCBS and shall be used only for the specific cases of very standard and routine technical nature where the intellectual component is minor. For this method ,the minimum qualifying mark shall be 70 (seventy) points or higher.

Selection Based on the Consultants′ Qualifications (CQS)

3.7 This method may be used for small⁴⁵ assignments or emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank for which the need for issuing an RFP, and preparing and evaluating competitive proposals is not justified. In such cases, the Borrower shall prepare the TOR and obtain expressions of interest that include information on their experience and qualifications, eventually through an REOI as may be needed, from as many firms as possible, and at least three qualified firms with relevant experience. Firms having the required experience and competence relevant to the assignment shall be assessed and compared, and the best qualified and experienced firm shall be selected. Only the selected firm shall be asked to submit a combined technical and financial proposal and, if such proposal is responsive and acceptable, be invited to negotiate a contract. Both technical and financial aspects of the proposal may be negotiated. If the negotiations fail with the selected firm, the provisions of paragraph 2.30 apply. The minutes of negotiations shall be prepared and signed by both parties. Awards of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

_____________________

⁴⁵ Dollar thresholds defining "small" shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$300,000, other than in exceptional cases.

Single-Source Selection (SSS)

3.8 Single-source selection of consultants does not provide the benefits of competition in regard to quality and cost, lacks transparency in selection, and could encourage unacceptable practices. Therefore, single-source selection shall be used only in exceptional cases. The justification for single-source selection shall be examined in the context of the overall interests of the client and the project, and the Bank′s responsibility to ensure economy and efficiency and provide equal opportunity to all qualified consultants.

3.9 Single-source selection may be appropriate in the following cases, and only if it presents a clear advantage over competition: (a) for tasks that represent a natural continuation of previous work carried out by the firm (see next paragraph); (b) in exceptional cases, such as, but not limited to, in response to natural disasters and for emergency situations both declared by the Borrower and recognized by the Bank; (c) for very small⁴⁶ assignments; or (d) when only one firm is qualified or has experience of exceptional worth for the assignment. In all such cases, the Borrower is not required to issue an RFP and shall submit to the Bank for its review and no objection the TOR of the assignment, a sufficiently detailed justification including the rationale for single-source selection instead of a competitive selection process, and the basis for recommending a particular firm, except for contracts below a threshold defined on the basis of risks and the scope of the project, and set forth in the Procurement Plan.

___________________________

⁴⁶ Dollar thresholds defining "very small" shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$100,000 other than in exceptional cases.

3.10 When continuity for downstream work is essential, the initial RFP shall outline this prospect, and, if practical, the factors used for the selection of the consultant shall take the likelihood of continuation into account. Continuity in the technical approach, experience acquired, and continued professional liability of the same consultant may make continuation with the initial consultant preferable to a new competition subject to satisfactory performance in the initial assignment. For such downstream assignments, the Borrower shall ask the initially selected consultant to prepare technical and financial proposals on the basis of the TOR furnished by the Borrower, which shall then be negotiated.

3.11 If the initial assignment was not awarded on a competitive basis or was awarded under tied financing or if the downstream assignment is substantially larger in value, a competitive process acceptable to the Bank shall normally be followed in which the consultant carrying out the initial work is not excluded from consideration if it expresses interest. The Bank will consider exceptions to this rule only under special circumstances and only when a new competitive process is not practicable. The award of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

Use of Country Systems

3.12 The Use of Country Systems (UCS) refers to the methods for selecting consultants (including individuals) contemplated in the public procurement system in place in the country of the Borrower that have been determined to be acceptable to the Bank under the Bank′s Use of Country Systems Piloting Program.⁴⁷ They may be used by Borrowers in pilot projects that have been approved by the Bank under such Piloting Program.

____________________________

⁴⁷ The Piloting Program is described in the Board paper dated March 3 and March 25, 2008 entitled Use of Country Systems in Bank- Supported Operations: Proposed Piloting Program (R2008-0036 and 0036 and 0036/1) approved by the Bank′s Board of Executive Directors on April 24, 2008.

Selection of Consultants in Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities

3.13 When the loan provides funds to a financial intermediary institution or entity (or its designated agency) to be on-lent to beneficiaries such as individuals, private sector enterprises, small and medium enterprises, or autonomous commercial enterprises of the public sector, for the partial financing of sub-projects, the selection of consultants is usually undertaken by the respective beneficiaries in accordance with well-established private sector procurement methods or commercial practices that shall be acceptable to the Bank.⁴⁸ When loan funds are on-lent to public sector beneficiaries or for large and complex assignments, consideration shall be given to the use of competitive methods set forth in these Guidelines.

_____________________

⁴⁸ For other details, refer to paragraph 3.13 (Procurement in Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities) of the Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers.

Selection of Consultants under Loans and Payment Obligations Guaranteed by the Bank

3.14 If the Bank guarantees the repayment of a loan made by another lender, or guarantees the payment of a non-loan related government payment obligation, the consulting services financed by the said loan or said payment obligation shall be procured with due attention to principles and procedures that meet the requirements of paragraph 1.8. The Bank may conduct a review of the procurement transactions financed on this basis.

Selection of Particular Types of Consultants

3.15 Selection of UN Agencies. Agencies of the UN⁴⁹ may be single-sourced by Borrowers when they are uniquely or exceptionally qualified to provide technical assistance and advice in their area of expertise. The Bank may agree that UN agencies follow their own procedures for: (a) the selection of their sub-consultants and individual experts, and the supply of the minimum necessary goods to perform the contract; (b) small assignments as defined in footnote 45 of paragraph 3.7 of these Guidelines; and (c) under certain circumstances in response to natural disasters and for emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank. The Borrower shall use the Bank′s standard form of Agreement between a Borrower and a UN agency for the provision of technical assistance agreed by the Bank. The Borrower shall submit to the Bank for its no objection a complete justification and the draft form of Agreement with the UN agency before signing it. UN agencies shall not receive any preferential treatment when participating in a competitive selection process, except that Borrowers may accept the privileges and immunities granted to UN agencies and their staff under existing international conventions and may agree with UN agencies on special payment arrangements required according to the agency′s charter, provided these are acceptable to the Bank. To neutralize the privileges of UN Agencies, as well as other advantages such as tax exemption, facilities, and special payment provisions, the QBS method, or the CQs method for small assignments (see footnote 45), shall be used.

___________________________

⁴⁹ An agency of the United Nations refers to the United Nations departments, specialized agencies and their regional offices (e.g., the PanAmerican Health Organization - PAHO), funds, and programmes.

The Borrower shall submit to the Bank for its no objection a complete justification and the draft form of agreement with the UN agency.

3.16 Use of Nongovernmental Organizations (NGOs). NGOs are not for profit organizations that may be uniquely qualified to assist in the preparation, management, and implementation of projects, essentially because of their involvement and knowledge of local issues, community needs, and/or participatory approaches. NGOs may be included in the short list if they express interest and provided that the Borrower and the Bank are satisfied with their qualifications. For assignments that emphasize participation and considerable local knowledge, the short list may entirely comprise NGOs. If so, an appropriate selection method (QCBS, FBS, LCS, or CQS), based on the nature, complexity, and size of the assignment, shall be followed, and the evaluation criteria shall reflect the unique qualifications of NGOs, such as local knowledge, scale of operation, and prior relevant experience. Borrowers may select the NGO on a single-source basis, provided the criteria outlined in paragraph 3.9 of these Guidelines are fulfilled.

3.17 Procurement Agents and Construction Managers. When a Borrower lacks the necessary organization, resources, or experience, it may be efficient and effective for it to employ, as its agent, a firm that specializes in handling procurement. When Procurement Agents are specifically used as "agents" handling the procurement of specific items and generally working from their own offices, they are usually paid a percentage of the value of the procurements handled, or a combination of such a percentage and a fixed fee. In such cases, Procurement Agents shall be selected using QCBS procedures with cost being given a weight up to 50% (fifty percent). However, when Procurement Agents provide only advisory services for procurement or act as "agents" for a whole project in a specific office for such project, they are usually paid on a time basis, and in such cases, they shall be selected following the appropriate procedures for other consulting assignments using QCBS procedures and time-based contract specified in these Guidelines. The Agent shall follow all the procurement procedures outlined in the Loan Agreement and in the Procurement Plan approved by the Bank on behalf of the Borrower, including use of Bank Standard Request for Proposals, review procedures, and documentation. The above provisions apply as well to Construction Managers.

3.18 Inspection Services. Borrowers may wish to employ inspection service providers to inspect and certify goods prior to shipment or on arrival in the Borrower country. The inspection usually covers the quality and quantity of the goods concerned and reasonableness of price. Inspection service providers shall be selected using QCBS procedures giving cost a weight up to 50% (fifty percent) and using a contract format with payments based on a percentage of the value of goods inspected and certified.

3.19 Banks. Investment and commercial banks, financial firms, and fund managers hired by Borrowers for the sale of assets, issuance of financial instruments, and other corporate financial transactions, notably in the context of privatization operations, shall be selected under QCBS. The RFP shall specify selection criteria relevant to the activity–for example, experience in similar assignments or network of potential purchasers–and the cost of the services. In addition to the conventional remuneration (called a "retainer fee"), the compensation includes a "success fee"; this fee can be fixed, but is usually expressed as a percentage of the value of the assets or other financial instruments to be sold. The RFP shall indicate that the cost evaluation will take into account the success fee, either in combination with the retainer fee or alone. If alone, a standard retainer fee shall be prescribed for all short-listed consultants and indicated in the RFP, and the financial scores shall be based on the success fee. For the combined evaluation (notably for large contracts), cost may be accorded a weight higher than recommended in paragraph 2.26.

The RFP shall specify clearly how proposals will be presented and how they will be compared.

3.20 Auditors. Auditors typically carry out auditing tasks under well-defined TOR and professional standards. They shall be selected according to QCBS, with cost as a substantial selection factor (40-50 points) or by the "Least-Cost Selection" outlined in paragraph 3.6. For small⁵⁰ assignments, the CQS method may be used.

_______________________

⁵⁰ See footnote 45.

3.21 Service Delivery Contractors. Projects may involve hiring large numbers of individuals who deliver services on a contract basis. Their selection, as individual consultants or through a firm, shall be carried out in accordance with Section V of these Guidelines. The job descriptions, minimum qualifications, terms of employment, the selection methods when through a contract with a firm, and the extent of Bank review of this documentation and methods shall be described in the project documentation. The contract shall be included in the Procurement Plan to be reviewed by the Bank.

IV. TYPES OF CONTRACTS AND IMPORTANT PROVISIONS

Types of Contracts

4.1 Lump-Sum Contract.⁵¹ This type of contract is used mainly for assignments in which the scope and the duration of the services and the required output of the consultants are clearly defined. It is widely used for simple planning and feasibility studies, environmental studies, detailed design of standard or common structures, preparation of data processing systems, and so forth. Payments are linked to outputs (deliverables) such as reports, drawings, bills of quantities, bidding documents, and software programs. The contract shall include a fixed price for the activities to be carried out by the consultant and shall not be subject to any price adjustment, except as provided in paragraph 4.7 of these Guidelines. Lump-sum contracts are easy to administer because they operate on the principle of fixed price for a fixed scope, and payments are due on clearly specified outputs and milestones.

4.2 Time-Based Contract.⁵² This type of contract is appropriate when it is difficult to define or fix the scope and the duration of the services, either because they are related to activities carried out by others for which the completion period may vary, or because the input of the consultants required for attaining the objectives of the assignment is difficult to assess. It is widely used for complex studies, supervision of construction, advisory services, and most training assignments. Payments are based on agreed hourly, daily, weekly, or monthly rates for experts (who are normally named in the contract) and on reimbursable items using actual expenses and/or agreed unit prices. The rates for experts include remuneration, social costs, overhead, profit, and, where appropriate, special allowances. The contract shall include a ceiling amount of total payments to be made to the consultants. This ceiling amount should include a contingency allowance for unforeseen services and duration, and a provision for price adjustment for inflation as provided in paragraph 4.7 of these Guidelines. Time-based contracts need to be closely monitored and administered by the client to ensure that the assignment is progressing satisfactorily and that payments claimed by the consultants are appropriate.

4.3 Retainer and/or Contingency (Success) Fee Contract. Retainer and contingency fee contracts are widely used when consultants (banks or financial firms) are preparing companies for sales or mergers of firms, notably in privatization operations. The remuneration of the consultant includes a retainer and a success fee, the latter being normally expressed as a percentage of the sale price of the assets.

4.4 Percentage Contract. These contracts are commonly used for procurement and inspection service providers. Percentage contracts directly relate the fees paid to the consultant to the estimated or actual project construction cost, or the cost of the goods procured or inspected. The contracts are negotiated on the basis of market norms for the services and/or estimated person-month costs for the services, or competitively bid. It should be borne in mind that in the case of architectural or engineering services, percentage contracts implicitly lack incentive for economic design and are hence discouraged. Therefore, the use of such a contract for architectural services is recommended only if it is based on a fixed target cost and covers precisely defined services (but not, for example, works supervision).

4.5 Indefinite Delivery Contract (IDCs) or Price Agreement. IDCs are used when Borrowers need to have quick and continuing access to "on call" specialized advisory services for a particular activity, the extent and timing of which cannot be defined in advance. IDCs are commonly used to retain "advisers", expert adjudicators, members of panels, or experts to participate in the design or implementation of sub-projects or complex tasks during the execution of Bank-financed projects (for example, dam panel, dispute resolution boards, institutional reforms, procurement advice, technical troubleshooting, evaluation of safeguard issues, and so forth), normally for a period of at least a year. The services are offered by qualified firms through a list of proposed experts they commit to make available in letters of intent in response to an REOI setting selection criteria focusing on the relevant qualifications and expertise of the required experts. Borrowers shall then establish a long list of qualified experts. The Borrower and the firms agree on pre- established fee rates to be paid for the experts and on standard conditions of contract, and payments are made on the basis of the time actually spent. Experts shall be selected from the long list on the basis of a "call off" request with specific TOR for the assignment, based on the qualitative evaluation/comparison of the CVs of the proposed experts or the fees level, and a specific contract is signed for each assignment.

_______________________

⁵¹ Standard form of Contract for Consultants′ Services (Lump-Sum Remuneration).

⁵² Standard form of Contract for Consultants′ Services (Complex Time-Based Assignments). These documents are available on the Bank′s website at www.worldbank.org/procure.

Important Provisions

4.6 Currency. RFPs shall clearly state that firms may express the price for their services in any fully convertible currency. If the consultants wish to express the price as a sum of amounts in different foreign currencies, they may do so, provided the proposal includes no more than three foreign currencies. The Borrower may require consultants to state the portion of the price representing local costs incurred in the currency of the Borrower′s country. Payment under the contract shall be made in the currency or currencies in which the payment is requested in the proposal.

4.7 Price Adjustment. To adjust the remuneration rates in a time-based contract for foreign and/or local inflation, a price adjustment provision shall be included in the contract if its duration is expected to exceed 18 (eighteen) months. Time-based contracts of a shorter duration may include a provision for price adjustment when local or foreign inflation is expected to be high and unpredictable. Lump-sum contracts shall not generally be subject to automatic price adjustment when their duration is expected to be less than 18 (eighteen) months, except for small-value multi-year contracts (for example, with auditors). The price of a lump-sum contract may be exceptionally amended when the scope of the services is extended beyond what was contemplated in the original TOR and contract.

4.8 Payment Provisions. Payment provisions, including amounts to be paid, schedule of payments, and payment procedures, shall be agreed upon during contract negotiations. Payments may be made at regular intervals (as under time-based contracts) or for agreed outputs (as under lump-sum contracts). Payments for all advances (for example, for mobilization costs) shall be secured by an advance payment security or guarantee, except in the case of small value contracts as defined in footnote 34. If the amount of the advance is 10% (ten percent) of the contract amount or less, the Borrower may decide not to require such a security or guarantee, in which case this should be specified in the draft contract included in the RFP.

4.9 Payments shall be made promptly in accordance with the contract provisions. To that end:

(a) consultants can be paid directly by the Bank at the request of the Borrower or exceptionally through a Letter of Credit;

(b) only disputed amounts shall be withheld, with the remainder of the invoice paid in accordance with the contract; and

(c) the contract shall provide for the payment of financing charges if payment is delayed due to the client′s fault beyond the time allowed in the contract; the rate of charges shall be specified in the contract.

4.10 Proposal and Performance Securities, and Liquidated Damages. Proposal and performance securities are not recommended for consultants′ services, but shall, if required, be in a reasonable amount. Their enforcement is often subject to judgment calls, they can be easily abused, and they tend to increase the costs to the consulting industry without evident benefits, which are eventually passed on to the Borrower. In addition, because the timely delivery of services of an intellectual and advisory nature is contingent in many ways upon actions by the client, thereby rendering difficult establishing the sole responsibility of the consultant, when there are delays, the application of liquidated damages is not recommended for consulting services.

4.11 Borrower′s Contribution. The Borrower may assign members of its own professional staff to the assignment in different capacities. The contract between the Borrower and the consultant shall give the details governing such staff, known as counterpart staff, as well as facilities that shall be provided by the Borrower, such as housing, office space, secretarial support, utilities, materials, and vehicles. The contract shall indicate measures the consultant can take if any of the items cannot be provided or have to be withdrawn during the assignment, and the compensation the consultant will receive in such a case.

4.12 Conflict of Interest. The consultant shall not receive any remuneration in connection with the assignment except as provided in the contract. The consultant and its affiliates shall not engage in consulting or other activities that conflict with the interest of the client under the contract. The contract shall include provisions limiting future engagement of the consultant for other services resulting from or directly related to the firm′s consulting services in accordance with the requirements of paragraphs 1.9 and 1.10 of these Guidelines.

4.13 Professional Liability. The consultant is expected to carry out its assignment with due diligence and in accordance with prevailing standards of the profession. As the consultant′s liability to the Borrower will be governed by the applicable law, the contract need not deal with this matter unless the parties wish to limit this liability. If they do so, they should ensure that (a) there must be no such limitation in case of the consultant′s gross negligence or willful misconduct; (b) the consultant′s liability to the Borrower may in no case be limited to less than a multiplier of the total value of the contract to be indicated in the RFP and in the special conditions of the contract (the amount of such limitation will depend on each specific case);⁵³ and (c) any such limitation may deal only with the consultant′s liability toward the client and not with the consultant′s liability toward third parties.

4.14 Substitution of Experts. During an assignment, if substitution is necessary (for example, because of ill health or because an expert proves to be unsuitable or becomes otherwise ineligible), the consultant shall propose other experts of at least the same level of qualifications for approval by the Borrower.

4.15 Applicable Law and Settlement of Disputes. The contract shall include provisions dealing with the applicable law and the forum for the settlement of disputes. Consultants′ contracts shall always include a clause for settlement of disputes. International commercial arbitration in a neutral venue has practical advantages over other methods for the settlement of disputes. Therefore, the Bank requires that Borrowers use this type of arbitration in contracts awarded to foreign consultants unless the Bank has specifically agreed to waive this requirement for justified reasons, such as equivalent national regulations and arbitration procedures. The Bank shall not be named an arbitrator or be asked to name an arbitrator.⁵⁴

______________________

⁵³ The Borrower is encouraged to secure insurance for potential risks above these limits. The multiplier should be more than 1 (one). Where there may be no need for professional liability requirements, the Borrower shall explain the reasons in seeking the Bank′s no objection to the RFP.

⁵⁴ It is understood, however, that officials of the International Centre for Settlement of Investment Disputes (ICSID) shall remain free to name arbitrators in their capacity as ICSID officials.

V. SELECTION OF INDIVIDUAL CONSULTANTS

5.1 Individual consultants⁵⁵ are employed on assignments for which (a) a team of experts is not required, (b) no additional outside (home office) professional support is required, and (c) the experience and qualifications of the individual are the paramount requirement. When coordination, administration, or collective responsibility may become difficult because of the number of individuals, it would be advisable to employ a firm. When qualified individual consultants are unavailable or cannot sign a contract directly with a Borrower due to a prior agreement with a firm, the Borrower may invite firms to provide qualified individual consultants for the assignment.

5.2 Advertisement for seeking expressions of interest (EOI) is encouraged, particularly when the Borrower does not have knowledge of experienced and qualified individuals or of their availability, or the services are complex, or there is potential benefits from wider advertising, or if it is mandatory under national law. It may not, however, be required in all cases and should not take place for small value contracts.⁵⁶ All invitations for EOIs should specify selection criteria that are solely based on experience and qualifications. When firms are invited to propose individual consultants, EOIs shall clarify that only the experience and qualifications of individuals shall be used in the selection process, and that their corporate experience shall not be taken into account, and specify whether the contract would be signed with the firm or the proposed individuals.

5.3 Individual consultants are selected on the basis of their relevant experience, qualifications, and capability to carry out the assignment. They do not need to submit proposals and shall be considered if they meet minimum relevant requirements which shall be determined by the Borrower on the basis of the nature and complexity of the assignment, and assessed on the basis of academic background and relevant specific experience, and, as appropriate, knowledge of local conditions such as national language, culture, administrative systems, and government organization. The selection shall be carried out through the comparison of the relevant overall capacity of at least three qualified candidates among those who have, directly or through a firm, expressed interest in the assignment or have been approached directly by the Borrower. Individuals selected to be employed by the Borrower shall be the most experienced and best qualified, and shall be fully capable of carrying out the assignment. The Borrower shall negotiate a contract with the selected individual consultant, or the firm as the case may be, after reaching agreement on satisfactory terms and conditions of the contract, including reasonable fees and other expenses.

5.4 The selection of individual consultants is normally not subject to prior review. The Borrower shall, however, obtain the Bank′s no objection: (a) when it has not been able to compare at least three qualified candidates before hiring, in which case it shall provide the reasons; (b) before it invites firms to offer the services of individual consultants as per paragraph 5.1 of these Guidelines; (c) in case negotiations with the selected individual fail before proceeding to negotiate with the next best individual, or firm as the case may be; and (d) in case of single-source selection as per paragraph 5.6 of these Guidelines. The Bank also requires prior review of the selection of certain categories of individual consultants.⁵⁷

5.5 When a contract is signed with a consulting firm to provide individual consultants, either its permanent staff or associates or other experts it may recruit, the conflict of interest provisions described in these Guidelines shall apply to the parent firm. No substitution of any individual who was initially proposed and evaluated shall be permitted, and in such a case, the contract will be signed with the next ranked consultant.

5.6 Individual consultants may be selected on a single-source basis with due justification in exceptional cases such as: (a) tasks that are a continuation of previous work that the consultant has carried out and for which the consultant was selected competitively; (b) assignments with a total expected duration of less than 6 (six) months; (c) urgent situations; and (d) when the individual is the only consultant qualified for the assignment. The Borrower shall submit to the Bank for its review and no objection the TOR of the assignment, a sufficiently detailed justification, including the rationale for single-source selection instead of a competitive selection process, and the basis for recommending a particular individual consultant in all such cases, except for contracts below a threshold defined on the basis of risks and the scope of the project, and set forth in the Procurement Plan.

________________________

⁵⁵ Individual consultants whose services are required in the context of the Bank′s UCS piloting program will be selected in accordance with the methodolgy referrred to in paragraph 3.12, and provided that the assignment falls below the ceiling determined by the Bank.

⁵⁶ Advertising for EOIs shall not normally take place for individual contracts below US$50,000. Such threshold shall, however, be determined in each case, taking into account the nature, complexity, and risks of the assignment.

The Bank may agree, if requested by the Borrower, that such assignments be subject to ineligibility for Bank financing of individuals of the Borrower country who are under a sanction of debarment from being awarded a contract by the appropriate judicial authority of the Borrower country and pursuant to its relevant laws, provided that the Bank has determined that the individual has engaged in fraud or corruption and the judicial proceeding afforded the individual adequate due process.

⁵⁷ Those being hired for long-term technical assistance or advisory services for the duration of the project (above the prior review threshold set forth in the Loan Agreement or Procurement Plan), and (without regard to the prior review threshold) those being hired for legal work or project-related procurement activities. The prior review of TOR of individual consultants by the Bank is mandatory except as may be determined by the Bank Regional Procurement Managers for limited, simple, and small value assignments.

APPENDIX 1: REVIEW BY THE BANK OF THE SELECTION OF

CONSULTANTS AND PUBLICATION OF AWARDS OF CONTRACTS

Scheduling the Selection Process

1. The Bank shall review⁵⁸ Procurement Plans and their updates prepared by the Borrowers in accordance with provisions under paragraph 1.25. They shall be consistent with the Project Implementation Plan, the Loan Agreement, and these Guidelines.

Prior Review

2. With respect to all contracts⁵⁹ that are subject to the Bank′s prior review:

(a) Before inviting proposals, the Borrower shall furnish to the Bank for its review and no objection the proposed cost estimate and RFP (including the short list). The Borrower shall make such modifications to the short list and the documents as the Bank reasonably requests. Any further modification shall require the Bank′s no objection before the RFP is issued to the short-listed consultants.⁶⁰

_________________________

⁵⁸ Paragraphs 11 to 15 of Appendix III set forth the actions taken by the Bank in response to communications from bidders, including bidder complaints and bidder requests for debriefing.

⁵⁹ The total value of the contract including all taxes and duties shall be the basis to determine whether a contract should be subject to prior or post review by the Bank.

⁶⁰ In the case of contracts to be awarded under paragraph 3.11 where a new competitive process is not practicable, the Borrower shall not initiate negotiations without first furnishing to the Bank for its consideration the required justification and receiving the Bank′s no objection, and shall otherwise follow the requirements of this paragraph 2 above in all relevant respects.

(b) After the technical proposals have been evaluated, the Borrower shall furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a technical evaluation report (prepared, if the Bank shall so request, by experts acceptable to the Bank pursuant to paragraph 2.16) and a copy of the proposals, if requested by the Bank. If the Bank determines that the technical evaluation is inconsistent with the provisions of the RFP, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination; otherwise, the Bank shall issue a no objection to the technical evaluation. The Borrower shall also request the Bank′s no objection if the evaluation report recommends rejection of all proposals.

(c) The Borrower may proceed with the opening of the financial proposals only after receiving the Bank′s no objection to the technical evaluation. When cost is a factor in the selection of the consultant, the Borrower may then proceed with the financial evaluation in accordance with the provisions of the RFP. The Borrower shall furnish to the Bank the final evaluation report along with its recommendation of the successful consultant. The Borrower shall notify the firm that received the highest total score in the final evaluation of its intention to award the contract to the firm and shall invite the firm for negotiations. If the Bank notes any discrepancies in the financial evaluation pursuant to its own review or due to a complaint, it shall promptly notify the Borrower which shall address promptly all issues raised to the satisfaction of the Bank before proceeding for negotiations with the successful consultant or suspend negotiations if already commenced. In such cases, further action shall not be taken until the Bank has given its no objection to the Borrower′s recommendation.

(d) If the Borrower requires an extension of the validity of the proposals to complete the evaluation, obtain necessary internal clearances or Bank no objection, or make the award, it should seek the Bank′s prior no objection for the first request of extension if such is for a period longer than four weeks, and for all subsequent requests for extension, irrespective of the duration of the period.

(e) If the Borrower receives complaints from consultants, it shall promptly send to the complainant an acknowledgment, and to the Bank for review and comments a copy of the complaint, the Borrower′s comments on each issue raised in the complaint, and a copy of the proposed response to the complainant.

(f) If as a result of the analysis of a complaint, or any other reason, the Borrower changes its contract award recommendation, the reasons for such decision and a revised evaluation report shall be submitted to the Bank for no objection. The Borrower shall provide a republication of the contract award in the format of paragraph 7 of this Appendix. If the negotiations fail with the successful consultant, the Borrower shall furnish to the Bank for review the minutes of negotiations and reasons for failure. After completion of the procedure outlined in paragraph 2.30 of these Guidelines, and obtaining the Bank′s no objection, the negotiations may be terminated and the next ranked firm be invited for negotiations.

(g) After negotiations are completed, or in the case of single-source selection, the Borrower shall furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a copy of the negotiated contract proposed to be signed by the Borrower which has been initialed by the successful consultant. If the negotiated contract resulted in substitution of key experts or any changes in the TOR and original proposed contract, the Borrower shall highlight the changes and provide an explanation of why these changes are necessary and acceptable to the Borrower.

(h) If the Bank determines that the final evaluation report, the recommendation for award, and/or the negotiated contract are inconsistent with the provisions of the RFP, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. Otherwise, the Bank shall provide its final no objection to the contract award. The Borrower shall confirm the award and sign the contract only after receiving the no objection from the Bank.

(i) One conformed copy of the contract shall be furnished to the Bank promptly after its signing and prior to the submission to the Bank of the first application for withdrawal of funds from the Loan Account in respect of such contract. When payments for the contract are to be made out of a Special Account (SA), a copy of the contract shall be furnished to the Bank prior to the making of the first payment out of the SA in respect of such contract.

(j) The description and amount of the contract, together with the name and address of the consultant, except if an individual, shall be subject to public disclosure by the Bank in accordance with paragraph 2(i) above upon receipt of the signed copy of the contract from the Borrower.

(k) The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract during project implementation until two years after the closing date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to: (i) the signed original of each contract and all subsequent amendments or addenda; (ii) original proposals, all documents and correspondence related to the selection of and implementation of the contract, including those in support of the evaluation of the proposals (including individual score sheets), and the recommendation for award made to the Bank; and (iii) payment invoices or certificates. For contracts awarded on the basis of an SSS method, the documentation shall include the justification for using the method, the qualifications and experience of the selected consultant, and the signed original of the contract. The Borrower shall furnish such documentation to the Bank upon request for examination by the Bank or by its consultants/auditors.

3. Modification of the Signed Contract. In the case of contracts subject to prior review, before agreeing to: (a) an extension of the stipulated time for performance of a contract; (b) any substantial modification of the scope of services, substitutions of key experts, or other significant changes to the terms and conditions of the contract; or (c) the proposed termination of the contract, the Borrower shall seek the Bank′s no objection. If the Bank determines that the proposed modifications would be inconsistent with the provisions of the Loan Agreement and/or Procurement Plan, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. A copy of all amendments to the contract shall be furnished to the Bank for its record.

4. Translations. If a contract is subject to prior review and is written in the National Language,⁶¹ the Borrower has the responsibility to furnish to the Bank an accurate translation of the technical and combined evaluation reports and the initialed negotiated draft contract in the internationally used language specified in the RFP (English, French, or Spanish). An accurate translation shall also be furnished to the Bank for any subsequent modifications of such contracts.

_____________________

⁶¹ Refer to paragraph 1.22.

Post Review

5. Procurement Post Reviews (PPRs) are normally carried out by the Bank. The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract not governed by paragraph 2 of this Appendix during project implementation and up to two years after the closing date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to, the signed original of the contract and all subsequent amendments or addenda, the original proposals, the technical evaluation report and the combined evaluation report, the recommendation for award, and the payment invoices or certificates for examination by the Bank or by its consultants/auditors. For contracts awarded on the basis of single-source selection, it shall include the record of justification, the qualifications and experience of the consultants, and the signed original of the contract. The Borrower shall also furnish such documentation to the Bank upon request. The Bank may declare misprocurement for any of the reasons provided in paragraph 1.19 of these Guidelines, including if it determines that the contract was not awarded in accordance with the agreed procedures and methods reflected in the Loan Agreement and further elaborated in the Procurement Plan to which the Bank gave its no objection, or the contract itself is not consistent with such procedures and methods. The Bank shall promptly inform the Borrower of the reasons for such determination. The Bank may also, depending on risks and the scope of the project (e.g., involving many small value and simple contracts), agree with the Borrower that they appoint independent entities to carry out PPRs, in accordance with terms, conditions and reporting procedures acceptable to the Bank. In such cases, the Bank will review the reports submitted by the Borrower, and retains its right to directly conduct post reviews during project implementation as may be needed.

Change from Post Review to Prior Review

6. A contract whose cost estimate was below the Bank′s prior review threshold indicated in the Procurement Plan shall fall under prior review rather than post review if the financial offer of the selected firm exceeds such threshold. All related procurement documentation already processed, including the evaluation report and recommendation for award, shall be submitted to the Bank for its prior review and no objection before award of the contract. When, to the contrary, the financial offer of the selected firm falls below the prior review threshold, the prior review process shall continue. Under certain circumstances, the Bank may require the Borrower to follow a prior review process for a contract under the prior review threshold set in the Procurement Plan, for example, in the case of a complaint that the Bank has determined to be of a serious nature. Also, when the selection method requires change due to higher or lower cost estimates than previously assessed, the procurement plan shall be modified by the Borrower and submitted to the Bank for review and no objection.

Publication of Awards of Contracts

7. The Borrower shall publish information on UNDB online for all contracts when the short list included any foreign firm and all single-source selection contracts awarded to foreign firms, and in the National press⁶² all contracts where the short list comprises only National firms and all single-source selection contracts awarded to National firms. Such publication shall be within two weeks after receiving the Bank′s no objection for award of the contract as per paragraphs 2(h) and 2(j) of this Appendix for contracts subject to the Bank′s prior review, and within two weeks of successful negotiations with the selected firm for contracts subject to the Bank′s post review. Publications shall include the following information as relevant and applicable for each method: (a) the names of all consultants in the short list, specifying those that submitted proposals; (b) the overall technical scores and scores assigned for each criterion and sub-criterion to each consultant; (c) the prices offered by each consultant as read out and as they have been evaluated; (d) the final combined scores and the final ranking of the consultants; and (e) the name of the successful consultant and the total price, duration, and summary scope of the contract. The same information shall be sent to all consultants who have submitted proposals. The Bank will arrange the publication of the award of contracts under prior review on its external website upon receipt from the Borrower of a conformed copy of the signed contract in accordance with paragraph 2(i) above.

_____________________

⁶² In a national newspaper of wide circulation and/or in the official gazette, provided that it is of wide circulation, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access, in the National Language as defined under paragraph 2.15.

Due Diligence concerning the Bank′s Sanctions Policies and Procedures

8. When conducting the evaluation of proposals, the Borrower shall check the eligibility of consultants from the lists of firms and individuals debarred and suspended, pursuant to paragraph 1.23(d) of these Guidelines and/or paragraph 1.16(d) of the Procurement Guidelines, by the Bank that are posted on the Bank′s external website. The Borrower shall apply additional due diligence by closely supervising and monitoring any on-going contract (whether under prior or post review) executed by a firm or individual which has been sanctioned by the Bank after such contract was signed. The Borrower shall neither sign any new contracts nor sign an amendment, including any extension of time for completion, to an on-going contract with a suspended or debarred firm or individual after the effective date of the suspension or debarment without the Bank′s prior review and no objection. The Bank will only finance additional expenditures if they were incurred before the completion date of the original contract or the completion date as revised: (i) for prior review contracts, in an amendment to which the Bank has given its no objection; and (ii) for post review contracts, in an amendment signed before the effective date of suspension or debarment. The Bank will not finance any new contract, or any amendment or addendum introducing a material modification to any existing contract that was signed with a suspended or debarred firm or individual on or after the effective date of suspension or debarment.

APPENDIX 2: INSTRUCTIONS TO CONSULTANTS

AND DATA SHEET (ITC) OF THE RFP⁶³

_______________________

⁶³ This Section does not apply in the case of contracts to be awarded using the UCS Piloting Program described in paragraph 3.12.

1. The Borrower shall use the standard RFPs issued by the Bank, which include the ITC, covering relevant instructions as applicable for most of the methods of selection. If under exceptional circumstances, the Borrower needs to amend the standard ITC, it shall do so through the technical data sheet and not by amending the main text. The ITC shall include adequate information on the following aspects of the assignment:

(a) a very brief description of the assignment;

(b) standard formats for the technical and financial proposals;

(c) the names and contact information of officials to whom clarifications shall be addressed and with whom the consultants′ representative shall meet, if necessary;

(d) details of the selection procedure to be followed, including: (i) a description of the two-stage process, if appropriate; (ii) a listing of the technical evaluation criteria and weights given to each criterion; (iii) the details of the financial evaluation; (iv) the relative weights for quality and cost in the case of QCBS; (v) the minimum pass score for quality; and (vi) the details on the opening of financial proposals;

(e) an estimate of the level of key experts′ inputs (in person-months) required of the consultants or the total budget, but not both;

(f) indication of minimum experience, academic achievement, and so forth, expected of key experts;

(g) details and status of any external financing;

(h) information on negotiations and financial and other information that shall be required of the selected firm during negotiation of the contract;

(i) the deadline for submission of proposals;

(j) currency(ies) in which the costs of services shall be expressed, compared, and paid;

(k) reference to any laws of the Borrower′s country that may be particularly relevant to the proposed consultants′ contract;

(l) a statement that the firm and any of its affiliates shall be disqualified from providing downstream goods, works, or services under the project if, in the Bank′s judgment, such activities constitute a conflict of interest with the services provided under the assignment;

(m) the method in which the proposal shall be submitted, including the requirement that the technical proposals and financial proposals be sealed and submitted separately in a manner that shall ensure that the technical evaluation is not influenced by price;

(n) a request that the invited firm (i) acknowledges receipt of the RFP and (ii) informs the Borrower whether or not it will be submitting a proposal;

(o) the short list of consultants being invited to submit proposals and whether or not associations between short-listed consultants are acceptable;

(p) the period for which the consultants′ proposals shall be held valid and during which the consultants shall undertake to maintain, without change, the proposed key experts, and shall hold to both the proposed rates and total price; in case of extension of the proposal validity period, the right of the consultants not to maintain their proposal. If the consultants agree to extend the validity of their proposal, they shall do so without any change in their original proposals and also confirm the availability of all key experts as originally proposed except as provided hereunder. If any of the key experts is unavailable at this time and the consultants, while extending the validity of their proposal, request to replace such expert with another one, they shall provide adequate justification and evidence to the satisfaction of the Borrower. The proposal shall be rejected if it is established that the unavailable expert was proposed without his/her confirmation, if the provided reasons for the replacement or the justification is unacceptable, or the qualifications and experience of the replacement expert are not equal or better to those of the originally proposed expert. If acceptable, no other changes in the technical or financial proposal shall be permitted. The technical evaluation scores based on key experts, the financial proposals, and other details of the original proposal shall remain un-changed.

(q) the anticipated date on which the selected consultant shall be expected to commence the assignment;

(r) a statement indicating (i) whether or not the consultants′ contract and personnel shall be tax-free or not; and if not, (ii) what the likely tax burden will be or where this information can be obtained in a timely basis and a statement requiring that the consultant shall include in its financial proposal a separate amount clearly identified, to cover taxes;

(s) if not included in the TOR or in the draft contract, details of the services, facilities, equipment, and staff to be provided by the Borrower;

(t) phasing of the assignment, if appropriate, and likelihood of follow-up assignments;

(u) the procedure to handle clarifications about the information given in the RFP; and

(v) any conditions for subcontracting part of the assignment.

APPENDIX 3: GUIDANCE TO CONSULTANTS

Purpose

1. This appendix provides guidance to consultants wishing to participate in Bank- financed consulting services.

Responsibility for the Selection of Consultants

2. The responsibility for the implementation of the project, and therefore for the payment of consulting services under the project, rests solely with the Borrower. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to ensure that funds are paid from a Bank loan only as expenditures are incurred. Disbursements of the proceeds of a loan or a grant are made only at the Borrower's request. The Borrower submits withdrawal applications to the Bank together with required supporting documentation to demonstrate that the funds have been or are being used in accordance with the Loan Agreement and the Procurement Plan.⁶⁴ As emphasized in paragraph 1.4 of these Guidelines, the Borrower is responsible for the selection and employment of consultants. It invites, receives, and evaluates proposals and awards the contract. The contract is between the Borrower and the Consultant. The Bank is not a party to the contract.

___________________________

⁶⁴ For additional information about the Bank′s disbursement policies and procedures see The World Bank Disbursement Guidelines for Projects and Disbursement Handbook for World Bank Clients (available on the Bank′s website at www.worldbank.org/projects).

Bank′s Role

3. As stated in these Guidelines (Appendix 1) the Bank reviews the RFP, the evaluation of proposals, award recommendations, and contract to ensure that the process is carried out in accordance with agreed procedures, as required in the Loan Agreement and further elaborated in the Procurement Plan. For all contracts subject to the Bank′s prior review, the Bank reviews the documents before they are issued, as described in Appendix 1. Also, if at any time in the selection process (even after the award of contract) the Bank concludes that the agreed procedures were not followed in any substantial respect, the Bank may declare misprocurement, as described in paragraph 1.19. However, if a Borrower has awarded a contract after obtaining the Bank′s no objection, the Bank will declare misprocurement only if the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower. Furthermore, if the Bank determines that corrupt or fraudulent practices were engaged in by representatives of the Borrower or of the consultant, the Bank may impose the applicable sanctions set forth in paragraph 1.23 of these Guidelines.

4. The Bank publishes standard RFPs and contracts for different types of consulting services. As stated in paragraphs 2.9 and 2.12 of these Guidelines, it is mandatory for the Borrower to use these documents, with minimum changes acceptable to the Bank to address project-specific issues. The Borrower finalizes and issues these documents as part of the RFP.

Information on Consultant Services

5. Information on consultant services, including a brief description of the nature of services, timing, estimated cost and experts′ time inputs, and so forth, will be, in the first instance, included in the Project Information Document (PID), which describes projects under preparation. At the same time, similar information will also be included in the description of each project in the Monthly Operational Summary (MOS). Such information will be continuously updated. Each project requires the publication of a General Procurement Notice in the United Nations Development Business (UNDB online)⁶⁵ which will include a more detailed description of the required services, the client agency, and the budgeted cost. In the case of large-value contracts,⁶⁶ this will be followed by a specific notice seeking "expression of interest" in UNDB online. The Project Appraisal Document (PAD) will provide yet more detailed information.

6. The PID and the MOS are available on the Internet and from the InfoShop⁶⁷ in the Bank. The PAD is available after the loan is approved. UNDB is available through online subscription.

_____________________

⁶⁵ UNDB online is a publication of the United Nations. Subscription information is available from: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org).

⁶⁶ Contracts expected to cost more than US$300,000 equivalent, except when the short list only comprises national consultants (see paragraphs 2.5 and 2.7 of these Guidelines).

⁶⁷ The InfoShop address is also the World Bank address: 1818 H Street, N.W., Washington, D.C. 20433, USA. The Project Database is available at www.worldbank.org/projects.

Consultants′ Role

7. When consultants receive the RFP, and if they can meet the requirements of the TOR and the commercial and contractual conditions, they should make the arrangements necessary to prepare a responsive proposal (for example, visiting the country of the assignment, seeking associations, collecting documentation, setting up the preparation team). If the consultants find in the RFP documents–especially in the selection procedure and evaluation criteria–any ambiguity, omission or internal contradiction, or any feature that is unclear or that appears discriminatory or restrictive, they should seek clarification from the Borrower, in writing, within the period specified in the RFP for seeking clarifications.

8. In this connection, it should be emphasized that the specific RFP issued by the Borrower governs each selection, as stated in paragraph 1.2 of these Guidelines. If consultants feel that any of the provisions in the RFP are inconsistent with these Guidelines, they should also raise this issue with the Borrower.

9. Consultants should ensure that they submit a fully responsive proposal including all the supporting documents requested in the RFP. It is essential to ensure accuracy in the curricula vitae of key experts submitted with the proposals. The curricula vitae shall be signed by the consultants and the individuals and dated. Once technical proposals are received and opened, consultants shall not be required nor permitted to change the substance, the key experts, and so forth. Noncompliance with important requirements will result in rejection of the proposal. Similarly, once financial proposals are received, consultants shall not be required or permitted to change the quoted fee and so forth, except at the time of negotiations carried out in accordance with the provisions of the RFP. If an extension of validity of proposals was the reason that key experts were not available for a company, a change of key experts with equivalent or better qualification might be possible as per paragraph 2.28 of these Guidelines and paragraph 1(p) of Appendix 2.

Confidentiality

10. As stated in paragraph 2.35, the process of proposal evaluation shall be confidential until the publication of contract award, except for the disclosure of the technical points as indicated in paragraphs 2.23 and 2.30. Confidentiality enables the Borrower and the Bank′s reviewers to avoid either the reality or perception of improper interference. If, during the evaluation process, consultants wish to bring additional information to the notice of the Borrower, the Bank, or both, they should do so in writing.

Action by the Bank

11. If consultants wish to raise issues or questions about the selection process, they may send the Bank copies of their communications with the Borrower, or they may write to the Bank directly when the Borrower does not respond promptly or when the communication is a complaint against the Borrower. All such communications should be addressed to the Task Team Leader for the project, with a copy to the Country Director for the borrowing country and to the Regional Procurement Manager. Names of the Task Team Leaders are available in the PAD.

12. Communications received by the Bank from short-listed consultants prior to the closing date for submission of the proposal shall be, if appropriate, referred to the Borrower with the Bank′s comments and advice for action or response.

13. Communications, including complaints, the Bank receives from consultants after the opening of the technical proposals will be handled as follows. In the case of contracts not subject to prior review by the Bank, any communication or its relevant extracts, as deemed appropriate, will be sent to the Borrower for due consideration and appropriate action. The Borrower shall provide all relevant documentation to the Bank for review and comments. In the case of contracts subject to prior review, the Bank shall examine the communication, in consultation with the Borrower, and if it needs additional information, shall request it from the Borrower. If additional information or clarification is required from the consultant, the Bank shall ask the Borrower to obtain it and comment on or incorporate it, as appropriate, in the evaluation report. The Bank′s review will not be completed until the communication is fully examined and considered. Communications received from consultants involving allegations of fraud and corruption⁶⁸ may warrant a different treatment due to reasons of confidentiality. In such cases, the Bank shall apply due care and discretion in sharing information deemed appropriate with the Borrower.

_______________________

⁶⁸ Reporting on suspected fraud and corruption can be done directly to the Bank Integrity Vice Presidency (INT) by email: investigations_hotline@worldbank.org; through the World Bank website; through the 24-hour hotline operated by a third party: toll free +1-800-831-0463, collect calls +1-704-556-7046 (interpreters are available, anonymous calls accepted); or by contacting INT at the Bank's Headquarter office in Washington, D.C.: +1-202-458-7677.

14. Besides acknowledging receipt of communications, the Bank shall not enter into discussion or correspondence with any consultant during the selection and review process, until award of the contract is published.

Debriefing by the Bank

15. If after contract award, a consultant wishes to ascertain the grounds on which its proposal was not selected, it should address its request to the Borrower as indicated in paragraph 2.32. If the consultant is not satisfied with the written explanation given and/or debriefing by the Borrower, and wishes to seek a meeting with the Bank, it may address the Regional Procurement Manager for the borrowing country, who will arrange a meeting at the appropriate level and with the relevant staff. The purpose of such meeting is only to discuss the consultant′s proposal, and neither to reverse the Bank′s position that has been conveyed to the Borrower nor to discuss the proposals of competitors.