Convenţia din 08.09.1976 privind eliberarea extraselor multilingve de pe actele de stare civilă

ACT INTERNAŢIONAL

CONVENŢIE

privind eliberarea extraselor multilingve de pe actele de stare civilă

Viena, 8 septembrie 1976

(în vigoare 15.05.2008) 

Tratate internaţionale vol.44 / pag.352, 2015

* * *

Notă: Aderat prin Legea nr.4 din 07.02.2008

           Vezi varianta engleză a Convenţiei

Statele semnatare ale prezentei Convenţii, în scopul simplificării procedurii de eliberare a extraselor multilingve de pe unele acte de stare civilă, destinate utilizării în străinătate, au convenit asupra celor ce urmează:

Articolul 1

Extrasele de pe actele de stare civilă constatatoare ale naşterii, căsătoriei sau a decesului se stabilesc în conformitate cu formularele A, B şi C, anexate la prezenta Convenţie.

Fiecare Stat contractant eliberează aceste extrase, în exclusivitate persoanelor cu drept de obţinere a copiilor literale (conform originalului).

Articolul 2

Extrasele sunt eliberate în baza datelor iniţiale şi a menţiunilor operate ulterior pe acte.

Articolul 3

Fiecare Stat contractant este în drept să completeze formularele anexate la prezenta Convenţie cu rubrici şi simboluri care vor indica alte date sau menţiuni conţinute în act, cu condiţia, că acest text să fie în prealabil aprobat de Asambleea Generală a Comisiei Internaţionale Stare Civilă.

Totodată, fiecare Stat contractant este în drept să adauge o rubrică destinată unui număr de identificare.

Articolul 4

Orice înscriere pe formular este efectuată cu caractere latine de tipar; ele pot de asemenea să fie înscrise cu caracterele limbii utilizate la întocmirea actului, în temeiul căruia se eliberează extrasul.

Articolul 5

Datele sunt înscrise cu cifre arabe, indicând în consecutivitate sub simbolurile Jo, Mo şi An, ziua, luna şi anul. Ziua şi luna sunt indicate prin două cifre, iar anul prin patru cifre. Primele nouă zile ale lunii şi primele nouă luni ale anului sunt indicate prin cifre de la 01 la 09.

Denumirea oricărei localităţi este urmată de denumirea Statului unde această localitate este situată, ori de câte ori, extrasul provine de la alt stat decât cel indicat în extras.

Numărul de identificare este urmat de numele Statului care l-a atribuit.

Pentru a indica sexul sunt utilizate exclusiv simbolurile următoare: M = masculin, F = feminin.

Pentru a indica căsătoria, regimul separaţiei de corp, divorţul, anularea căsătoriei, decesului titularului actului de naştere, precum şi decesul soţului sau soţiei, sunt în exclusivitate utilizate următoarele simboluri: Mar = căsătorie; Sc = separaţia de corp; Div = divorţ; A = anulare; D = deces; Dm = decesul soţului; Df = decesul soţiei. Aceste simboluri sunt urmate de data şi locul producerii evenimentului. Simbolul “Mar” este urmat de numele şi prenumele soţului.

Articolul 6

Pe recto al fiecărui extras, formulele invariabile, cu excepţia simbolurilor prevăzute în articolul 5, sunt redactate cel puţin în două limbi, prima – limba oficială a statului de la care provine extrasul şi cea de-a doua, limba franceză.

Semnificaţia simbolurilor trebuie în acest caz indicată cel puţin în limba sau în una din limbile oficiale ale unui Stat care, la momentul semnării prezentei Convenţii, este membru al Comisiei Internaţionale Stare Civilă sau este parte la Convenţia de la Paris din 27 septembrie 1956 privind eliberarea anumitor extrase de stare civilă destinate utilizării în străinătate, precum şi în limba engleză.

Pe verso al fiecărui extras trebuie să figureze:

- o referinţă la Convenţie, în limbile indicate în alineatul doi al prezentului articol;

- traducerea formulelor invariabile, în conformitate cu alineatul doi al prezentului articol, doar dacă aceste limbi nu au fost utilizate pe recto;

- un rezumat al articolelor 3, 4 şi 7 ale Convenţiei, cel puţin în limba oficială a statului de la care provine extrasul.

Fiecare Stat care a aderat la prezenta Convenţie comunică Consiliului Federal Elveţian, de la depunerea actelor sale de aderare, traducerea în limba sau limbile sale oficiale formulele invariabile şi semnificaţia simbolurilor.

Această traducere este transmisă de Consiliul Federal Elveţian Statelor contractante şi Secretarului General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă.

Fiecare Stat contractant va fi în drept a include această traducere pe extrasele eliberate de acestea.

Articolul 7

Dacă conţinutul actului nu permite a completa o rubrică sau o parte a rubricii de pe extras, această rubrică sau parte a rubricii este considerată neutilizabilă, prin inserarea unei cratime.

Articolul 8

Extrasele conţin data eliberării lor şi sunt însoţite de semnătura şi sigiliul autorităţii care le-a eliberat. Ele au aceeaşi valoare juridică ca şi extrasele eliberate conform regulilor de drept intern, în vigoare, în Statul care le-a emis.

Extrasele produc efecte juridice fără legalizare sau o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui Stat parte la prezenta Convenţie.

Articolul 9

Sub restricţia acordurilor internaţionale privind eliberarea gratuită a expediţiilor sau extraselor de pe actele de stare civilă, extrasele eliberate în vederea aplicării prezentei Convenţii nu pot da curs drepturilor mai superioare ca extrasele stabilite în aplicarea legislaţiei interne în vigoare în Statul care le eliberează.

Articolul 10

Prezenta Convenţie nu creează obstacole în obţinerea copiilor de pe actele de stare civilă stabilite conform regulilor de drept intern ale ţării, autorităţile căreia au întocmit sau transcris aceste acte.

Articolul 11

Fiecare Stat contractant va putea, de la momentul semnării, notificării prevăzute în articolul 12 sau aderării, declara că-şi rezervă dreptul de a nu aplica prezenta Convenţie asupra extraselor de pe actele de naştere ale copiilor adoptaţi.

Articolul 12

Statele contractante vor notifica Consiliul Federal Elveţian realizarea procedurilor impuse de Constituţiile lor pentru a face aplicabilă pe teritoriul lor prezenta Convenţie.

Consiliul Federal Elveţian va aviza Statele contractante şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă cu privire la orice notificare în sensul alineatului precedent.

Articolul 13

Prezenta Convenţie va intra în vigoare începând cu ziua treizeci de la data depunerii a notificării a cincea şi va produce în acest caz efect între cinci State care au realizat această formalitate.

Pentru fiecare Stat contractant, care au realizat posterior formalitatea prevăzută în articolul precedent, prezenta Convenţie va produce efect începând cu ziua treizeci de la data depunerii notificării sale.

La intrarea în vigoare a prezentei Convenţii, guvernul statului depozitar va transmite textul Secretarului Naţiunilor Unite în vederea înregistrării şi publicării acestuia, conform articolului 102 a Cartei Naţiunilor Unite.

Articolul 14

Convenţia cu privire la eliberarea unor extrase de pe actele de stare civilă destinate utilizării în străinătate, semnată la Paris la 27 septembrie 1956, încetează a fi aplicabilă între Statele în care prezenta Convenţie a intrat în vigoare.

Articolul 15

Restricţia vizată în articolul 11 va putea în orice moment retrasă total sau parţial. Retragerea va fi notificată la Consiliul Federal Elveţian.

Consiliul Federal Elveţian va aviza Statele contractante şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă cu privire la orice notificare în sensul alineatului precedent.

Articolul 16

Prezenta Convenţie se aplică cu drept deplin asupra oricărui teritoriu metropolitan a fiecărui Stat contractant.

Fiecare Stat va putea, de la momentul semnării, notificării, aderării sau ulterior, declara prin notificare adresată Consiliului Federal Elveţian că dispoziţiile prezentei Convenţii sunt aplicabile pe unul sau mai multe teritorii extrametropolitane, în Statele sau teritoriile unde acesta îşi asumă responsabilitatea internaţională. Consiliul Federal Elveţian va aviza cu privire la această ultimă notificare fiecare Stat contractant şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă. Dispoziţiile prezentei Convenţii vor deveni aplicabile în teritoriul sau teritoriile desemnate în notificare din ziua şaizeci de la data la care Consiliul Federal Elveţian a primit notificarea menţionată.

Orice Stat care a efectuat o declaraţie, conform dispoziţiilor alineatului (2) al prezentului articol, va putea, ca urmare, declara în orice moment, prin notificare adresată Consiliului Federal Elveţian, că prezenta Convenţie va înceta să fie aplicabilă pe unul sau mai multe teritorii sau State desemnate în declaraţie.

Consiliul Federal Elveţian va aviza despre noua notificare fiecare Stat contractant şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă.

Convenţia va înceta să fie aplicabilă pe teritoriul vizat din ziua şaizeci de la data în care Consiliul Federal elveţian a primit notificarea.

Articolul 17

Orice Stat va putea adera la prezenta Convenţie după intrarea în vigoare a acesteia. Actul privind aderarea va fi depus către Consiliul Federal Elveţian. Acesta va aviza fiecare Stat contractant şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă privind orice depunere a actelor de aderare. Convenţia va intra în vigoare, pentru Statul aderent, din ziua treizeci de la data depunerii actului de aderare.

Articolul 18

Prezenta Convenţie va rămâne în vigoare fără limită de timp. Fiecare Stat contractant va avea totuşi dreptul de a o anula în orice moment prin intermediul unei notificări adresate în scris Consiliului Federal elveţian, care va informa despre aceasta Statele Contractante şi Secretarul General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă.

Acest drept de anulare nu va putea fi exercitat de un Stat înainte de expirarea unui termen de un an de la data intrării în vigoare a Convenţiei.

Nulitatea va produce efect după un termen de şase luni de la data la care Consiliul Federal Elveţian va primi notificarea prevăzută în alineatul unu al prezentului articol.

Drept pentru care, reprezentanţii subsemnaţi, fiind împuterniciţi în modul cuvenit, au semnat prezenta Convenţie.

Întocmită la Viena, la 8 septembrie 1978, într-un singur exemplar care va fi depus la arhiva Consiliului Federal Elveţian, iar copia certificată conform cu originalul va fi remisă pe cale diplomatică fiecărui Stat contractant şi Secretarului General al Comisiei Internaţionale Stare Civilă.

CONVENTION

on the issue of multilingual extracts from civil status records

Vienna, September 8, 1976

The signatory States to this Convention, being desirous of improving the rules on the issue of multilingual extracts from certain civil status records, particularly where they are to be used abroad, have agreed as follows:

Article 1

At the request of an interested party or when their use necessitates a translation, extracts from civil status records concerning births, marriages or deaths shall be prepared in conformity with forms A, B and C appended to this Convention.

In each Contracting State, such extracts shall be issued only to those persons who are entitled to obtain verbatim copies.

Article 2

Extracts shall be prepared on the basis of the original particulars and subsequent annotations appearing in the records.

Article 3

Each Contracting State shall have the option of supplementing the forms appended to this Convention with spaces and symbols showing other particulars or annotations in the record, provided that the wording used has received the prior approval of the General Assembly of the International Commission on Civil Status.

However, each Contracting State shall have the option of adding a space for the insertion of an identity number.

Article 4

All the entries to be made on the forms shall be written in Latin characters in detached script; they may also be written in the characters of the language used in drawing up the record to which they refer.

Article 5

Dates shall be written in Arabic numerals, denoting successively, under the symbols Jo, Mo and An, the day, month and year. The day and the month shall be indicated by two figures, and the year by four figures. The first nine days of the month and first months of the year shall be indicated by numbers running from 01 to 09.

The name of any place mentioned in an extract shall be followed by the name of the State in which that place is situated, whenever that State is not the State in which the extract is issued.

An identity number shall be preceded by the name of the State which assigned it.

To indicate sex, only the following symbols shall be used: M = male, F = female.

To indicate marriage, legal separation, divorce, annulment of marriage, death of the person to whom the record of birth relates, and death of a husband or wife, only the following symbols shall be used: Mar = marriage; Sc = legal separation; Div = divorce; A = annulment; D = death; Dm = death of husband; Df = death of wife. These symbols shall be followed by the date and place of the event. The symbol "Mar" shall also be followed by the name and forenames of the spouse.

Article 6

With the exception of the symbols for dates specified in Article 5, the standard forms of words on the front of each extract shall be printed in at least two languages, including the official language or one of the official languages of the State in which the extract is being issued and the French language.

The meaning of the symbols must be indicated therein at least in the official language or one of the official languages of each of the States which, at the time of signature of this Convention, are members of the International Commission on Civil Status or are bound by the Paris Convention of 27 September 1956 on the issue of certain extracts from civil status records for use abroad, and in the English language.

On the reverse of each extract there shall appear :

- a reference to the Convention, in the languages indicated in the second paragraph of this Article;

- a translation of the standard forms of words, in the languages indicated in the second paragraph of this Article, in so far as those languages have not been used on the front;

- a summary of Articles 3, 4, 5 and 7 of the Convention, at least in the language of the authority issuing the extract.

Each State acceding to this Convention shall, when depositing its instrument of accession, send to the Swiss Federal Council a translation in its official language or languages of the standard forms of words and of the meaning of the symbols.

The translation shall be transmitted by the Swiss Federal Council to the Contracting States and to the Secretary General of the International Commission on Civil Status.

Each Contracting State shall have the option of incorporating the translation in the extracts issued by its authorities.

Article 7

If a space or part of a space in the extract cannot be filled in from details appearing in the record, that space or part of a space shall be scored through.

Article 8

Extracts shall bear their date of issue, as well as the signature and seal of the issuing authority. They shall have the same value as extracts issued in accordance with the rules of domestic law in force in the State from which they emanate.

They shall be accepted without legalisation or equivalent formality in the territory of each of the States bound by this Convention.

Article 9

Without prejudice to the international agreements on the issue of copies of or extracts from civil status records free of charge, the charges payable for extracts issued pursuant to this Convention may not be higher than those payable for extracts prepared pursuant to the domestic legislation in force in the State from which they emanate.

Article 10

This Convention shall not prevent the obtainment of verbatim copies of civil status records, prepared in accordance with the rules of domestic law of the country in which those records were drawn up or transcribed.

Article 11

Each Contracting State may, at the time of signature, of the notification mentioned in Article 12 or of accession, declare that it reserves the option not to apply this Convention to extracts from records relating to the birth of adopted children.

Article 12

The Contracting States shall notify the Swiss Federal Council of the completion of the procedures required by their Constitutions to render this Convention applicable in their territory.

The Swiss Federal Council shall inform the Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status of any notification made pursuant to the preceding paragraph.

Article 13

This Convention shall enter into force from the thirtieth day following the date of deposit of the fifth notification and shall take effect from that day between the five States which have completed that formality.

For each Contracting State which completes the formality mentioned in the preceding Article at a later date, this Convention shall take effect from the thirtieth day following the date of deposit of its notification.

On the entry into force of this Convention, the depositary Government shall transmit the text thereof to the Secretariat of the United Nations for registration and publication, in accordance with Article 102 of the United Nations Charter.

Article 14

The Convention on the issue of certain extracts from civil status records for use abroad, signed at Paris on 27 September 1956, shall cease to apply between those States for which this Convention has entered into force.

Article 15

The reservation mentioned in Article 11 may be wholly or partially withdrawn at any time. The Swiss Federal Council shall be notified of any such withdrawal.

The Swiss Federal Council shall inform the Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status of any notification made pursuant to the preceding paragraph.

Article 16

This Convention shall apply “ipso iure” throughout the metropolitan territory of each Contracting State.

Any State may, at the time of signature, notification or accession or subsequently, declare by notification to the Swiss Federal Council that the provisions of this Convention shall apply to one or more of its extra-metropolitan territories or the States or territories for whose international relations it is responsible. The Swiss Federal Council shall inform each of the Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status of the last-mentioned notification. The provisions of this Convention shall become applicable in the territory or territories designated in the notification on the sixtieth day following the date on which the Swiss Federal Council receives the notification.

Any State which has made a declaration pursuant to the provisions of the second paragraph of this Article may subsequently declare at any time by notification to the Swiss Federal Council that this Convention shall cease to apply to one or more of the States or territories designated in the declaration.

The Swiss Federal Council shall inform each of the Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status of the further notification.

The Convention shall cease to apply to the territory concerned on the sixtieth day following the date on which the Swiss Federal Council receives that notification.

Article 17

Any State may accede to this Convention after it has entered into force. The instrument of accession shall be deposited with the Swiss Federal Council. The latter shall inform each of the Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status of every deposit of an instrument of accession. The Convention shall enter into force, for the acceding State, on the thirtieth day following the date of deposit of the instrument of accession.

Article 18

This Convention shall remain in force indefinitely. However, each Contracting State shall have the option of denouncing it at any time by written notification to the Swiss Federal Council, which shall give notice thereof to the other Contracting States and the Secretary General of the International Commission on Civil Status.

The option to denounce may not be exercised by a State before the expiry of a period of one year from the date on which the Convention entered into force for that State.

Denunciation shall take effect six months after the date on which the Swiss Federal Council receives the notification mentioned in the first paragraph of this Article.

In witness whereof the undersigned representatives, duly authorised to this end, have signed this Convention.

Done at Vienna, on 8 September 1976, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Swiss Federal Council and a certified copy of which shall be transmitted through diplomatic channels to each of the Contracting States and to the Secretary General of the International Commission on Civil Status.