Convenţia din 28.01.1981 pentru protecţia persoanelor referitor la prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal
ACT INTERNAŢIONAL
CONVENŢIA
pentru protecţia persoanelor referitor la prelucrarea
automatizată a datelor cu caracter personal
Strasbourg, 28 ianuarie 1981
(în vigoare 01.06.2008)
Tratate internaţionale vol.44 / pag.208, 2015
* * *
Notă: Convenţia ratificată prin Hotărîrea Parlamentului nr.483 din 02.07.1999
Vezi varianta engleză a Convenţiei
PREAMBUL
Statele membre ale Consiliului Europei, semnatare ale prezentei Convenţii,
considerând că scopul Consiliului Europei este de a realiza o uniune mai strînsă între membrii săi, respectând în mod special preeminenţa dreptului, precum şi drepturile şi libertăţile fundamentale ale omului;
considerând că este de dorit de a extinde protecţia drepturilor şi a libertăţilor fundamentale ale fiecăruia, în special a dreptului respectării vieţii private, luând în consideraţie intensificarea procesului de circulaţie transfrontalieră a datelor cu caracter personal, care constituie obiectul prelucrării automatizate;
reafirmând, în acelaşi timp, angajamentul Părţilor în favoarea libertăţii informaţiei fără a ţine cont de frontiere;
recunoscând necesitatea concilierii valorilor fundamentale ale respectării vieţii private şi ale circulaţiei libere a informaţiei între popoare,
au convenit asupra următoarelor:
CAPITOLUL I
DISPOZIŢII GENERALE
Articolul 1
Obiectul şi scopul
Scopul prezentei Convenţii este de a garanta, pe teritoriul fiecărei Părţi, tuturor persoanelor fizice indiferent de naţionalitate sau reşedinţă, respectarea drepturilor şi libertăţilor lor fundamentale, şi în mod special a dreptului la viaţa privată, în legătură cu prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal (protecţia datelor).
Articolul 2
Definiţiile
În scopul prezentei Convenţii:
a. "date cu caracter personal" înseamnă orice informaţie referitoare la o persoană fizică, identificată sau identificabilă ("persoana respectivă");
b. "fişier automatizat" înseamnă orice ansamblu de informaţii, care constituie obiectul unei prelucrări automatizate;
c. "prelucrarea automatizată" include operaţiunile consecutive efectuate în întregime sau parţial cu ajutorul procedurilor automatizate: înregistrarea datelor, supunerea acestor date operaţiilor logice şi/sau aritmetice, modificarea lor, nimicirea (ştergerea), extragerea sau difuzarea lor;
d. "administratorul fişierului" este persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, organizaţie sau oricare alt organ competent, conform legislaţiei naţionale, pentru a decide finalitatea fişierului prelucrat, tipuri de date cu caracter personal care trebuie înregistrate şi operaţiunile cărora pot fi supuse.
Articolul 3
Domeniul de aplicare
1. Părţile se obligă să aplice prezenta Convenţie la fişiere automatizate de date cu caracter personal şi la prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal în sectoarele public şi privat.
2. Orice stat poate, din momentul semnării ori depozitării instrumentului său de ratificare, acceptare, aprobare, aderare sau din orice alt moment ulterior, să aducă la cunoştinţă printr-o declaraţie adresată Secretarului General al Consiliului Europei:
a. că el nu va aplica prezenta Convenţie la unele categorii de fişiere automatizate de date cu caracter personal, a căror listă va fi depusă. Cu toate acestea el nu trebuie să includă în această listă tipurile de fişiere automatizate supuse dispoziţiilor de protecţie a datelor conform dreptului intern. Prin urmare, el va trebui să completeze această listă printr-o nouă declaraţie atunci când categoriile suplimentare de fişiere automatizate de date cu caracter personal vor fi supuse regimului de protecţie a datelor conform dreptului intern;
b. că el va aplica prezenta Convenţie şi pentru informaţiile aferente grupurilor de persoane, asociaţiilor, fundaţiilor, societăţilor, corporaţiilor sau altor organizaţii care întrunesc direct sau indirect persoane, indiferent dacă aceste organizaţii posedă ori nu personalitate juridică;
c. că el va aplica prezenta Convenţie şi pentru fişierele de date cu caracter personal, care nu constituie obiectul de prelucrare automatizată.
3. Orice stat care a extins domeniul de aplicare a prezentei Convenţii prin oricare declaraţie vizată în alineatul 2 (b) sau (c) ale acestui articol, poate să indice în această declaraţie că extinderile nu se vor aplica decât pentru unele categorii de fişiere de date cu caracter personal, lista cărora va fi depusă.
4. Orice Parte care, conform declaraţiei prevăzute în alineatul 2 (a) al acestui articol, a exclus unele categorii de fişiere automatizate de date cu caracter personal, nu poate cere aplicarea prezentei Convenţii pentru aceste categorii de fişiere unei Părţi care nu le-a exclus.
5. De asemenea, o Parte, care n-a recurs la una din extinderile prevăzute de alineatele 2 (b) şi (c) ale acestui articol, nu poate aplica prezenta Convenţie asupra acestor puncte în ceea ce priveşte altă Parte care a recurs la astfel de extinderi.
6. Cât priveşte statul care a formulat declaraţiile prevăzute de alineatul 2 al prezentului articol, ele vor intra în acţiune în momentul intrării în vigoare a Convenţiei, dacă acest stat le-a făcut din momentul semnării sau depozitării instrumentului de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare sau trei luni mai târziu din momentul primirii lor de către Secretarul General al Consiliului Europei, dacă ele (declaraţiile) au fost formulate ulterior. Aceste declaraţii vor putea fi retrase în întregime sau parţial printr-o notificare adresată Secretarului General al Consiliului Europei. Astfel de retrageri intră în vigoare după trei luni din momentul primirii notificării.
CAPITOLUL II
PRINCIPIILE DE BAZĂ PENTRU PROTECŢIA DATELOR
Articolul 4
Angajamentele Părţilor
1. Fiecare Parte adoptă în legea internă măsurile necesare asigurării funcţionării principiilor de bază pentru protecţia datelor enumerate în prezentul capitol.
2. Aceste măsuri trebuie să fie adoptate cel târziu în momentul intrării în vigoare a prezentei Convenţii în privinţa acelei Părţi.
Articolul 5
Caracteristica datelor
Datele cu caracter personal care constituie obiectul prelucrării automatizate sunt:
a. obţinute şi prelucrate în mod corect şi legal;
b. înregistrate pentru scopuri determinate şi legitime şi nu pot fi utilizate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
c. adecvate, pertinente şi nonexcesive scopurilor pentru care au fost înregistrate;
d. exacte şi dacă este necesar, actualizate;
e. păstrate sub o formă ce permite identificarea persoanelor respective pentru un termen nu mai mare decât cel necesar scopurilor pentru care au fost înregistrate datele.
Articolul 6
Categoriile particulare de date
Datele cu caracter personal referitoare la originea rasială, opiniile politice, convingerile religioase şi alte convingeri, cât şi datele cu caracter personal referitoare la sănătate sau la viaţa sexuală pot fi prelucrate în mod automat numai dacă dreptul intern prevede garanţiile necesare. Aceste prevederi se referă şi la datele cu caracter personal privind condamnările penale.
Articolul 7
Securitatea datelor
Trebuie să fie luate măsuri corespunzătoare de securitate pentru protejarea datelor cu caracter personal înregistrate în fişierele automatizate de date contra distrugerii accidentale sau neautorizate, sau pierderii accidentale cât şi contra accesului, modificării sau difuzării neautorizate.
Articolul 8
Garanţiile suplimentare pentru persoanele vizate
Orice persoană trebuie să aibă posibilitatea:
a. de a cunoaşte atât existenţa fişierului automatizat de date cu caracter personal, finalităţile sale principale, cât şi identitatea şi reşedinţa permanentă sau sediul principal al administratorului fişierului;
b. de a obţine într-un termen rezonabil şi fără amânare sau cheltuieli excesive atât confirmarea existenţei sau inexistenţei, în fişierul automatizat, a datelor cu caracter personal ce o vizează, precum şi comunicarea acestor informaţii într-o formă inteligibilă;
c. de a obţine, în caz de necesitate, rectificarea sau ştergerea acestor date în cazul când pe parcursul prelucrării lor au fost încălcate dispoziţiile dreptului intern care asigură efectul principiilor de bază enumerate în articolele 5 şi 6 ale prezentei Convenţii;
d. de a face recurs în cazul când nu i se răspunde la o cerere de confirmare sau, în caz de necesitate, de comunicare, de rectificare sau de ştergere a datelor, prevăzute la alineatele "b" şi "c" ale prezentului articol.
Articolul 9
Excepţiile şi restricţiile
1. Nu se admite nici o excepţie de la prevederile articolelor 5, 6 şi 8 ale prezentei Convenţii, decât în limitele definite de prezentul articol.
2. Este posibilă derogarea de la dispoziţiile articolelor 5, 6 şi 8 ale prezentei Convenţii în cazul când o astfel de derogare, prevăzută de legislaţia Părţii, constituie o măsură necesară într-o societate democratică:
a) pentru apărarea securităţii statului, siguranţei publice, în interesul sistemului monetar al statului sau represiunea infracţiunilor penale;
b) pentru protecţia persoanei vizate şi a drepturilor şi libertăţilor altora.
3. Restricţiile în exercitarea drepturilor vizate în alineatele "b", "c" şi "d" ale articolului 8 pot fi prevăzute de lege referitor la fişierele automatizate de date cu caracter personal utilizate în scopuri statistice ori cercetări ştiinţifice, evident, atunci când se încalcă drepturile la viaţa privată a persoanelor vizate.
Articolul 10
Sancţiunile şi recursurile
Fiecare Parte se obligă să stabilească sancţiuni şi recursuri adecvate vizând încălcările dispoziţiilor dreptului intern care fac efective principiile de bază pentru protejarea datelor enumerate în prezentul capitol.
Articolul 11
Protecţia suplimentară
Nici una din dispoziţiile prezentului capitol nu va fi interpretată drept o limitare sau o încălcare a dreptului fiecărei Părţi de a acorda persoanelor vizate o protecţie mai mare decât cea prevăzută de prezenta Convenţie.
CAPITOLUL III
FLUXURILE TRANSFRONTALIERE DE DATE
Articolul 12
Fluxurile transfrontaliere de date cu
caracter personal şi dreptul intern
1. Dispoziţiile următoare se aplică în cazul transferului peste frontierele naţionale, indiferent de suportul utilizat, a datelor cu caracter personal, care constituie obiectul prelucrărilor automatizate ori acumulate în scopul de a le supune unei astfel de prelucrări.
2. O Parte nu poate, având drept scop unic protecţia vieţii private, să interzică sau să supună unei autorizaţii speciale fluxurile transfrontaliere de date cu caracter personal destinate teritoriului unei alte Părţi.
3. Cu toate acestea fiecare Parte poate deroga de la dispoziţiile alineatului 2:
a) în măsura în care legislaţia sa prevede o reglementare specifică pentru unele categorii de date cu caracter personal sau de fişiere automatizate de date cu caracter personal, în dependenţă de caracterul acestor date sau fişiere, excepţie fiind cazul când regulamentul altei Părţi prezintă măsuri echivalente de protecţie;
b) în cazul când transferul este efectuat de pe teritoriul său spre teritoriul unui alt stat noncontractant via teritoriul altei Părţi, pentru a evita ca un astfel de transfer să neglijeze legislaţia Părţii menţionate la începutul prezentului alineat.
CAPITOLUL IV
AJUTORUL RECIPROC
Articolul 13
Cooperarea între Părţi
1. Părţile se obligă să-şi acorde sprijin reciproc pentru implementarea prezentei Convenţii:
2. În acest scop:
a) fiecare Parte desemnează una sau mai multe autorităţi a căror denumire şi adresă le comunică Secretarului General al Consiliului Europei;
b) fiecare Parte care a desemnat mai multe autorităţi indică în comunicatul amintit în alineatul precedent atribuţiile fiecărei autorităţi.
3. O autoritate desemnată de o Parte la cererea unei autorităţi numite de o altă Parte:
a) va furniza informaţii referitor la legislaţia sa şi practica sa administrativă în domeniul protecţiei datelor;
b) va lua, în conformitate cu dreptul său intern şi având drept scop unic protecţia vieţii private, toate măsurile adecvate pentru a furniza informaţii referitor la prelucrarea automatizată efectuată pe teritoriul său, cu excepţia datelor cu caracter personal, care constituie obiectul acestei prelucrări.
Articolul 14
Asistenţa pentru persoanele vizate cu
reşedinţa permanentă în străinătate
1. Fiecare Parte acordă asistenţă oricărei persoane cu reşedinţa în străinătate pentru ca această persoană să-şi exercite drepturile prevăzute de legislaţia sa internă, asigurând efectul principiilor enumerate în articolul 8 al prezentei Convenţii.
2. Dacă o astfel de persoană are reşedinţă pe teritoriul altei Părţi, ea trebuie să aibă posibilitatea de a-şi prezenta cererea prin intermediul unei autorităţi numite de această Parte.
3. Cererea de asistenţă trebuie să conţină toate indicaţiile necesare, mai ales privitor la:
a. numele, adresa şi toate celelalte elemente necesare pentru identificarea solicitantului;
b. fişierul automatizat de date cu caracter personal la care se referă cererea sau administratorul fişierului;
c. scopul cererii.
Articolul 15
Garanţiile privitor la asistenţa prestată de autorităţile desemnate
1. O autoritate desemnată de o Parte, care a primit informaţii de la o autoritate desemnată de altă Parte, fie conform unei cereri de asistenţă, fie că răspunde la o cerere de asistenţă formulată de ea însăşi nu va putea utiliza aceste informaţii în alte scopuri decât cele indicate în cererea de asistenţă.
2. Fiecare Parte va supraveghea ca persoanele care aparţin sau acţionează în numele autorităţii desemnate să respecte secretul sau confidenţialitatea acestei informaţii.
3. Nici într-un caz o autoritate desemnată nu va fi autorizată să formuleze, conform articolului 14, alineatul 2, o cerere de asistenţă în numele unei persoane cu reşedinţa în străinătate, din propria iniţiativă şi fără consimţământul acestei persoane.
Articolul 16
Respingerea cererilor de asistenţă
O autoritate desemnată, care a primit o cerere de asistenţă conform articolelor 13 sau 14 ale prezentei Convenţii nu poate refuza să o execute decât dacă:
a) cererea este incompatibilă cu atribuţiile în domeniul protecţiei datelor a autorităţilor împuternicite să răspundă;
b) cererea nu corespunde dispoziţiilor prezentei Convenţii;
c) executarea cererii va fi incompatibilă cu suveranitatea, securitatea sau ordinea publică a Părţii care a desemnat autoritatea, sau cu drepturile şi libertăţile fundamentale ale persoanelor subordonate jurisdicţiei acestei Părţi.
Articolul 17
Cheltuielile şi procedurile de asistenţă
1. Ajutorul reciproc pe care Părţile şi-l acordă conform articolului 13, cât şi asistenţa acordată persoanelor în străinătate conform articolului 14 nu va implica achitarea cheltuielilor şi taxelor, cu excepţia celor aferente experţilor şi translatorilor. Aceste cheltuieli şi taxe vor fi pe seama Părţii care a numit autoritatea ce a depus cererea de asistenţă.
2. Persoana implicată nu poate fi obligată să plătească, în legătură cu demersurile întreprinse de sine stătător pe teritoriul altei Părţi, alte cheltuieli şi taxe decât cele cerute de la persoanele care au reşedinţa pe teritoriul acestei Părţi.
3. Alte modalităţi referitoare la asistenţa vizând în mod special formele şi procedurile cât şi limbile vorbite vor fi stabilite direct între Părţile respective.
CAPITOLUL V
COMITETUL CONSULTATIV
Articolul 18
Componenţa comitetului
1. După intrarea în vigoare a prezentei Convenţii este format un Comitet consultativ.
2. Fiecare Parte numeşte un reprezentant şi un locţiitor în acest Comitet. Orice stat-membru al Consiliului Europei, care nu este Parte a Convenţiei are dreptul de a fi reprezentat în comitet de un observator.
3. Comitetul consultativ poate, printr-o decizie unanimă, să invite orice stat ce nu este membru al Consiliului Europei, şi care nu este Parte a Convenţiei să participe prin intermediul unui observator la una din şedinţele sale.
Articolul 19
Funcţiile comitetului
Comitetul consultativ:
a. poate face propuneri pentru a facilita sau a ameliora aplicarea Convenţiei;
b. poate face propuneri de amendament la prezenta Convenţie în conformitate cu articolul 21;
c. formulează un aviz privind orice propunere de amendament la prezenta Convenţie care-i este prezentat conform articolului 21, alineatul 3;
d. poate, la cererea unei Părţi, să-şi exprime părerea referitor la orice problemă de implementare a prezentei Convenţii.
Articolul 20
Procedura
1. Comitetul consultativ este convocat de Secretarul General al Consiliului Europei.
Prima sa reuniune are loc după 12 luni de la intrarea în vigoare a prezentei Convenţii. În continuare el se întruneşte cel puţin o dată la doi ani şi de fiecare dată când convocarea e cerută de cel puţin o treime din reprezentanţii Părţilor.
2. Majoritatea reprezentanţilor Părţilor constituie cvorumul necesar pentru desfăşurarea reuniunilor Comitetului consultativ.
3. La sfîrşitul fiecărei adunări Comitetul consultativ prezintă Comitetului Miniştrilor al Consiliului Europei un raport asupra activităţii sale şi asupra funcţionării Convenţiei.
4. În limita dispoziţiilor prezentei Convenţii, Comitetul consultativ îşi stabileşte Regulamentul interior.
CAPITOLUL VI
AMENDAMENTE
Articolul 21
Amendamente
1. Amendamente la prezenta Convenţie pot fi propuse de o Parte, de Comitetul Miniştrilor al Consiliului Europei sau de Comitetul consultativ.
2. Orice propunere de amendament este comunicată de către Secretarul General al Consiliului Europei statelor-membre ale Consiliului Europei şi fiecărui stat nemembru care a aderat sau a fost invitat să adere la prezenta Convenţie conform dispoziţiilor articolului 23.
3. Pe lângă aceasta, orice amendament propus de o Parte ori de către comitetul Miniştrilor este comunicat Comitetului consultativ, care prezintă Comitetului Miniştrilor părerea sa referitor la amendamentul propus.
4. Comitetul Miniştrilor examinează amendamentul propus şi orice aviz prezentat de către Comitetul consultativ şi-l poate aproba.
5. Textul oricărui amendament aprobat de către Comitetul Miniştrilor conform alineatului 4 al prezentului articol este transmis Părţilor spre acceptare.
6. Orice amendament aprobat conform alineatului 4 al prezentului articol va intra în vigoare în a treizecea zi după ce toate Părţile vor informa Secretarul General că ele l-au acceptat.
CAPITOLUL VII
CLAUZELE FINALE
Articolul 22
Intrarea în vigoare
1. Prezenta Convenţie este deschisă spre semnare statelor-membre ale Consiliului Europei. Ea va fi supusă ratificării, acceptării sau aprobării. Instrumentele de ratificare, acceptare sau aprobare vor fi depozitate la Secretarul General al Consiliului Europei.
2. Prezenta Convenţie va intra în vigoare din prima zi a lunii care urmează după o perioadă de trei luni din ziua când cinci state-membre ale Consiliului Europei îşi vor exprima consimţământul lor de a fi legate prin Convenţie conform dispoziţiilor alineatului precedent.
3. Pentru orice stat-membru care îşi va exprima ulterior consimţământul de a fi legat de Convenţie, aceasta va intra în vigoare în prima zi a lunii care urmează după perioada de trei luni din ziua depunerii instrumentului de ratificare, acceptare sau aprobare.
Articolul 23
Aderarea statelor nemembre
1. După intrarea în vigoare a prezentei Convenţii Comitetul Miniştrilor al Consiliului Europei va putea invita orice stat nemembru al Consiliului Europei să adere la prezenta Convenţie printr-o hotărîre luată de majoritatea prevăzută în articolul 20.d al statutului Consiliului Europei şi unanim de reprezentanţii statelor contractante cu drept de participare în comitet.
2. Pentru orice stat aderent Convenţia va intra în vigoare în prima zi a lunii, care urmează după perioada de trei luni de la depozitarea instrumentului de aderare la Secretarul General al Consiliului Europei.
Articolul 24
Clauza teritorială
1. Orice stat poate, în momentul semnării sau în momentul depunerii instrumentelor sale de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare să indice teritoriul sau teritoriile asupra cărora se va aplica prezenta Convenţie.
2. Orice stat poate în orice alt moment ulterior, printr-o declaraţie adresată Secretarului General al Consiliului Europei, să extindă aplicarea prezentei Convenţii asupra oricărui alt teritoriu indicat în declaraţie. Convenţia va intra în vigoare referitor la aceste teritorii în prima zi a lunii care urmează după o perioadă de trei luni de la aprobarea declaraţiei de către Secretarul General.
3. Orice declaraţie făcută în virtutea celor două paragrafe precedente va putea fi retrasă în ceea ce priveşte orice teritoriu indicat în această declaraţie printr-o notă adresată Secretarului General. Retragerea va avea efect din prima zi a lunii care urmează după o perioadă de şase luni după aprobarea notei de către Secretarul General.
Articolul 25
Rezerve
Nici o rezervă asupra dispoziţiilor prezentei Convenţii nu este admisă.
Articolul 26
Denunţarea
1. Orice Parte poate în orice moment să denunţe prezenta Convenţie adresând o notă Secretarului General al Consiliului Europei.
2. Denunţarea va avea efect din prima zi a lunii care urmează după o perioadă de şase luni de la primirea notei de către Secretarul General.
Articolul 27
Notificare
Secretarul General al Consiliului Europei va notifica statelor-membre ale Consiliului şi oricărui stat care a aderat la prezenta Convenţie:
a. orice semnare;
b. depozitarea oricărui instrument de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare;
c. orice dată de intrare în vigoare a prezentei Convenţii conform articolelor 22, 23 şi 24;
d. orice alt act, notă sau comunicare care are legătură cu prezenta Convenţie.
Drept care subsemnaţii, deplin autorizaţi în acest scop, au semnat prezenta Convenţie.
Întocmită la Strasbourg, la 28 ianuarie 1981, în limbile franceză şi engleză, ambele texte fiind în egală măsură autentice, într-un singur exemplar care trebuie să rămână în arhiva Consiliului Europei.
Secretarul General al Consiliului Europei va transmite câte o copie certificată fiecărui stat-membru al Consiliului Europei şi oricărui stat invitat să adere la prezenta Convenţie.
CONVENTION
FOR THE PROTECTION OF INDIVIDUALS WITH REGARD
TO AUTOMATIC PROCESSING OF PERSONAL DATA
Strasbourg, january 28, 1981
PREAMBLE
The member States of the Council of Europe, signatory hereto,
considering that the aim of the Council of Europe is to achieve greater unity between its members, based in particular on respect for the rule of law, as well as human rights and fundamental freedoms;
considering that it is desirable to extend the safeguards for everyone's rights and fundamental freedoms, and in particular the right to the respect for privacy, taking account of the increasing flow across frontiers of personal data undergoing automatic processing;
reaffirming at the same time their commitment to freedom of information regardless of frontiers;
recognising that it is necessary to reconcile the fundamental values of the respect for privacy and the free flow of information between peoples,
have agreed as follows:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Object and purpose
The purpose of this convention is to secure in the territory of each Party for every individual, whatever his nationality or residence, respect for his rights and fundamental freedoms, and in particular his right to privacy, with regard to automatic processing of personal data relating to him ("data protection").
Article 2
Definitions
For the purposes of this convention:
a. "personal data" means any information relating to an identified or identifiable individual ("data subject");
b. "automated data file" means any set of data undergoing automatic processing;
c. "automatic processing" includes the following operations if carried out in whole or in part by automated means: storage of data, carrying out of logical and/or arithmetical operations on those data, their alteration, erasure, retrieval or dissemination;
d. "controller of the file" means the natural or legal person, public authority, agency or any other body who is competent according to the national law to decide what should be the purpose of the automated data file, which categories of personal data should be stored and which operations should be applied to them.
Article 3
Scope
1. The Parties undertake to apply this convention to automated personal data files and automatic processing of personal data in the public and private sectors.
2. Any State may, at the time of signature or when depositing its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, or at any later time, give notice by a declaration addressed to the Secretary General of the Council of Europe:
a. that it will not apply this convention to certain categories of automated personal data files, a list of which will be deposited. In this list it shall not include, however, categories of automated data files subject under its domestic law to data protection provisions. Consequently, it shall amend this list by a new declaration whenever additional categories of automated personal data files are subjected to data protection provisions under its domestic law;
b. that it will also apply this convention to information relating to groups of persons, associations, foundations, companies, corporations and any other bodies consisting directly or indirectly of individuals, whether or not such bodies possess legal personality;
c. that it will also apply this convention to personal data files which are not processed automatically.
3. Any State which has extended the scope of this convention by any of the declarations provided for in sub-paragraph 2.b or c above may give notice in the said declaration that such extensions shall apply only to certain categories of personal data files, a list of which will be deposited.
4. Any Party which has excluded certain categories of automated personal data files by a declaration provided for in sub-paragraph 2.a above may not claim the application of this convention to such categories by a Party which has not excluded them.
5. Likewise, a Party which has not made one or other of the extensions provided for in subparagraphs 2b and c above may not claim the application of this convention on these points with respect to a Party which has made such extensions.
6. The declarations provided for in paragraph 2 above shall take effect from the moment of the entry into force of the convention with regard to the State which has made them if they have been made at the time of signature or deposit of its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, or three months after their receipt by the Secretary General of the Council of Europe if they have been made at any later time. These declarations may be withdrawn, in whole or in part, by a notification addressed to the Secretary General of the Council of Europe. Such withdrawals shall take effect three months after the date of receipt of such notification.
CHAPTER II
BASIC PRINCIPLES FOR DATA PROTECTION
Article 4
Duties of the Parties
1. Each Party shall take the necessary measures in its domestic law to give effect to the basic principles for data protection set out in this chapter.
2. These measures shall be taken at the latest at the time of entry into force of this convention in respect of that Party.
Article 5
Quality of data
Personal data undergoing automatic processing shall be:
a. obtained and processed fairly and lawfully;
b. stored for specified and legitimate purposes and not used in a way incompatible with those purposes;
c. adequate, relevant and not excessive in relation to the purposes for which they are stored;
d. accurate and, where necessary, kept up to date;
e. preserved in a form which permits identification of the data subjects for no longer than is required for the purpose for which those data are stored.
Article 6
Special categories of data
Personal data revealing racial origin, political opinions or religious or other beliefs, as well as personal data concerning health or sexual life, may not be processed automatically unless domestic law provides appropriate safeguards. The same shall apply to personal data relating to criminal convictions.
Article 7
Data security
Appropriate security measures shall be taken for the protection of personal data stored in automated data files against accidental or unauthorised destruction or accidental loss as well as against unauthorised access, alteration or dissemination.
Article 8
Additional safeguards for the data subject
Any person shall be enabled:
a. to establish the existence of an automated personal data file, its main purposes, as well as the identity and habitual residence or principal place of business of the controller of the file;
b. to obtain at reasonable intervals and without excessive delay or expense confirmation of whether personal data relating to him are stored in the automated data file as well as communication to him of such data in an intelligible form;
c. to obtain, as the case may be, rectification or erasure of such data if these have been processed contrary to the provisions of domestic law giving effect to the basic principles set out in Articles 5 and 6 of this convention;
d. to have a remedy if a request for confirmation or, as the case may be, communication, rectification or erasure as referred to in paragraphs b and c of this article is not complied with.
Article 9
Exceptions and restrictions
1. No exception to the provisions of Articles 5, 6 and 8 of this convention shall be allowed except within the limits defined in this article.
2. Derogation from the provisions of Articles 5, 6 and 8 of this convention shall be allowed when such derogation is provided for by the law of the Party and constitutes a necessary measure in a democratic society in the interests of:
a. protecting State security, public safety, the monetary interests of the State or the suppression of criminal offences;
b. protecting the data subject or the rights and freedoms of others.
3. Restrictions on the exercise of the rights specified in Article 8, paragraphs b, c and d, may be provided by law with respect to automated personal data files used for statistics or for scientific research purposes when there is obviously no risk of an infringement of the privacy of the data subjects.
Article 10
Sanctions and remedies
Each Party undertakes to establish appropriate sanctions and remedies for violations of provisions of domestic law giving effect to the basic principles for data protection set out in this chapter.
Article 11
Extended protection
None of the provisions of this chapter shall be interpreted as limiting or otherwise affecting the possibility for a Party to grant data subjects a wider measure of protection than that stipulated in this convention.
CHAPTER III
TRANSBORDER DATA FLOWS
Article 12
Transborder flows of personal data and domestic law
1. The following provisions shall apply to the transfer across national borders, by whatever medium, of personal data undergoing automatic processing or collected with a view to their being automatically processed.
2. A Party shall not, for the sole purpose of the protection of privacy, prohibit or subject to special authorisation transborder flows of personal data going to the territory of another Party.
3. Nevertheless, each Party shall be entitled to derogate from the provisions of paragraph 2:
a. insofar as its legislation includes specific regulations for certain categories of personal data or of automated personal data files, because of the nature of those data or those files, except where the regulations of the other Party provide an equivalent protection;
b. when the transfer is made from its territory to the territory of a non Contracting State through the intermediary of the territory of another Party, in order to avoid such transfers resulting in circumvention of the legislation of the Party referred to at the beginning of this paragraph.
CHAPTER IV
MUTUAL ASSISTANCE
Article 13
Co-operation between Parties
1. The Parties agree to render each other mutual assistance in order to implement this convention.
2. For that purpose:
a. each Party shall designate one or more authorities, the name and address of each of which it shall communicate to the Secretary General of the Council of Europe;
b. each Party which has designated more than one authority shall specify in its communication referred to in the previous sub-paragraph the competence of each authority.
3. An authority designated by a Party shall at the request of an authority designated by another Party:
a. furnish information on its law and administrative practice in the field of data protection;
b. take, in conformity with its domestic law and for the sole purpose of protection of privacy, all appropriate measures for furnishing factual information relating to specific automatic processing carried out in its territory, with the exception however of the personal data being processed.
Article 14
Assistance to data subjects resident abroad
1. Each Party shall assist any person resident abroad to exercise the rights conferred by its domestic law giving effect to the principles set out in Article 8 of this convention.
2. When such a person resides in the territory of another Party he shall be given the option of submitting his request through the intermediary of the authority designated by that Party.
3. The request for assistance shall contain all the necessary particulars, relating inter alia to:
a. the name, address and any other relevant particulars identifying the person making the request;
b. the automated personal data file to which the request pertains, or its controller;
c. the purpose of the request.
Article 15
Safeguards concerning assistance rendered by designated authorities
1. An authority designated by a Party which has received information from an authority designated by another Party either accompanying a request for assistance or in reply to its own request for assistance shall not use that information for purposes other than those specified in the request for assistance.
2. Each Party shall see to it that the persons belonging to or acting on behalf of the designated authority shall be bound by appropriate obligations of secrecy or confidentiality with regard to that information.
3. In no case may a designated authority be allowed to make under Article 14, paragraph 2, a request for assistance on behalf of a data subject resident abroad, of its own accord and without the express consent of the person concerned.
Article 16
Refusal of requests for assistance
A designated authority to which a request for assistance is addressed under Articles 13 or 14 of this convention may not refuse to comply with it unless:
a. the request is not compatible with the powers in the field of data protection of the authorities responsible for replying;
b. the request does not comply with the provisions of this convention;
c. compliance with the request would be incompatible with the sovereignty, security or public policy (ordre public) of the Party by which it was designated, or with the rights and fundamental freedoms of persons under the jurisdiction of that Party.
Article 17
Costs and procedures of assistance
1. Mutual assistance which the Parties render each other under Article 13 and assistance they render to data subjects abroad under Article 14 shall not give rise to the payment of any costs or fees other than those incurred for experts and interpreters. The latter costs or fees shall be borne by the Party which has designated the authority making the request for assistance.
2. The data subject may not be charged costs or fees in connection with the steps taken on his behalf in the territory of another Party other than those lawfully payable by residents of that Party.
3. Other details concerning the assistance relating in particular to the forms and procedures and the languages to be used, shall be established directly between the Parties concerned.
CHAPTER V
CONSULTATIVE COMMITTEE
Article 18
Composition of the committee
1. A Consultative Committee shall be set up after the entry into force of this convention.
2. Each Party shall appoint a representative to the committee and a deputy representative. Any member State of the Council of Europe which is not a Party to the convention shall have the right to be represented on the committee by an observer.
3. The Consultative Committee may, by unanimous decision, invite any non-member State of the Council of Europe which is not a Party to the convention to be represented by an observer at a given meeting.
Article 19
Functions of the committee
The Consultative Committee:
a. may make proposals with a view to facilitating or improving the application of the convention;
b. may make proposals for amendment of this convention in accordance with Article 21;
c. shall formulate its opinion on any proposal for amendment of this convention which is referred to it in accordance with Article 21, paragraph 3;
d. may, at the request of a Party, express an opinion on any question concerning the application of this convention.
Article 20
Procedure
1. The Consultative Committee shall be convened by the Secretary General of the Council of Europe.
Its first meeting shall be held within twelve months of the entry into force of this convention. It shall subsequently meet at least once every two years and in any case when one-third of the representatives of the Parties request its convocation.
2. A majority of representatives of the Parties shall constitute a quorum for a meeting of the Consultative Committee.
3. After each of its meetings, the Consultative Committee shall submit to the Committee of Ministers of the Council of Europe a report on its work and on the functioning of the convention.
4. Subject to the provisions of this convention, the Consultative Committee shall draw up its own Rules of Procedure.
CHAPTER VI
AMENDMENTS
Article 21
Amendments
1. Amendments to this convention may be proposed by a Party, the Committee of Ministers of the Council of Europe or the Consultative Committee.
2. Any proposal for amendment shall be communicated by the Secretary General of the Council of Europe to the member States of the Council of Europe and to every non-member State which has acceded to or has been invited to accede to this convention in accordance with the provisions of Article 23.
3. Moreover, any amendment proposed by a Party or the Committee of Ministers shall be communicated to the Consultative Committee, which shall submit to the Committee of Ministers its opinion on that proposed amendment.
4. The Committee of Ministers shall consider the proposed amendment and any opinion submitted by the Consultative Committee and may approve the amendment.
5. The text of any amendment approved by the Committee of Ministers in accordance with paragraph 4 of this article shall be forwarded to the Parties for acceptance.
6. Any amendment approved in accordance with paragraph 4 of this article shall come into force on the thirtieth day after all Parties have informed the Secretary General of their acceptance thereof.
CHAPTER VII
FINAL CLAUSES
Article 22
Entry into force
1. This convention shall be open for signature by the member States of the Council of Europe. It is subject to ratification, acceptance or approval. Instruments of ratification, acceptance or approval shall be deposited with the Secretary General of the Council of Europe.
2. This convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date on which five member States of the Council of Europe have expressed their consent to be bound by the convention in accordance with the provisions of the preceding paragraph.
3. In respect of any member State which subsequently expresses its consent to be bound by it, the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of deposit of the instrument of ratification, acceptance or approval.
Article 23
Accession by non-member States
1. After the entry into force of this convention, the Committee of Ministers of the Council of Europe may invite any State not a member of the Council of Europe to accede to this convention by a decision taken by the majority provided for in Article 20.d of the Statute of the Council of Europe and by the unanimous vote of the representatives of the Contracting States entitled to sit on the committee.
2. In respect of any acceding State, the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of deposit of the instrument of accession with the Secretary General of the Council of Europe.
Article 24
Territorial clause
1. Any State may at the time of signature or when depositing its instrument of ratification, acceptance, approval or accession, specify the territory or territories to which this convention shall apply.
2. Any State may at any later date, by a declaration addressed to the Secretary General of the Council of Europe, extend the application of this convention to any other territory specified in the declaration. In respect of such territory the convention shall enter into force on the first day of the month following the expiration of a period of three months after the date of receipt of such declaration by the Secretary General.
3. Any declaration made under the two preceding paragraphs may, in respect of any territory specified in such declaration, be withdrawn by a notification addressed to the Secretary General. The withdrawal shall become effective on the first day of the month following the expiration of a period of six months after the date of receipt of such notification by the Secretary General.
Article 25
Reservations
No reservation may be made in respect of the provisions of this convention.
Article 26
Denunciation
1. Any Party may at any time denounce this convention by means of a notification addressed to the Secretary General of the Council of Europe.
2. Such denunciation shall become effective on the first day of the month following the expiration of a period of six months after the date of receipt of the notification by the Secretary General.
Article 27
Notifications
The Secretary General of the Council of Europe shall notify the member States of the Council and any State which has acceded to this convention of:
a. any signature;
b. the deposit of any instrument of ratification, acceptance, approval or accession;
c. any date of entry into force of this convention in accordance with Articles 22, 23 and 24;
d. any other act, notification or communication relating to this Convention.
In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed this Convention.
Done at Strasbourg, the 28th day of January 1981, in English and in French, both texts being equally authoritative, in a single copy which shall remain deposited in the archives of the Council of Europe.
The Secretary General of the Council of Europe shall transmit certified copies to each member State of the Council of Europe and to any State invited to accede to this Convention.