Hotărâre nr.1306 din 21.09.2023 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Arhivei Comisiei Electorale Centrale

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

HOTĂRÂRE

pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea

şi funcţionarea Arhivei Comisiei Electorale Centrale

nr. 1306  din  21.09.2023

 (în vigoare 20.10.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 395-397 art. 981 din 20.10.2023

* * *

În temeiul art.25 lit.c), 32, 87 alin.(1) din Codul electoral nr.325/2022 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.426-427, art.770), Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Arhivei Comisiei Electorale Centrale (se anexează).

2. Se abrogă hotărârea Comisiei Electorale Centrale nr.1917/2008 "Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Arhivei Comisiei Electorale Centrale", cu modificările ulterioare.

3. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la hotărârea Comisiei Electorale Centrale

nr.1306 din 21 septembrie 2023

REGULAMENTUL

privind organizarea şi funcţionarea

Arhivei Comisiei Electorale Centrale

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte modul de organizare, funcţionare şi sursele de completare a Arhivei Comisiei Electorale Centrale (în continuare – Arhiva Comisiei).

2. Din motive de claritate şi fluiditate a textului, precum şi pentru a nu încărca textul cu dublete masculin/feminin, termenii folosiţi în prezentul regulament au forma de masculin generic şi poartă un caracter incluziv/nonsexist.

3. Documentele create în activitatea Comisiei Electorale Centrale şi cea a organelor electorale ierarhic inferioare fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.

4. Arhiva Comisiei este gestionată de Direcţia analiză şi documentare din cadrul Aparatului Comisiei Electorale Centrale în conformitate cu prevederile cadrului normativ şi documentele interne ale Comisiei.

5. Toate lucrările ce ţin de pregătirea documentelor pentru păstrare şi valorificarea lor ulterioară, crearea condiţiilor tehnice de păstrare a lor, înzestrarea depozitului de arhivă cu utilajul şi inventarul tehnologic necesar, precum şi cu tehnică birotică, efectuarea copiilor de pe documentele de arhivă, manipularea şi transportarea documentelor se efectuează de către Comisie şi din contul acesteia.

6. Preşedintele Comisiei poartă răspundere personală pentru integritatea documentelor prin intermediul Direcţiei analiză şi documentare şi Comisiei de expertiză din cadrul Comisiei Electorale Centrale. Comisia de expertiză, care se constituie prin dispoziţia preşedintelui Comisiei Electorale Centrale, include în componenţa sa cel puţin 3 membri, dintre care secretarul Comisiei Electorale Centrale, care este desemnat preşedinte, şi funcţionarul public din cadrul Direcţiei analiză şi documentare cu atribuţii privind buna funcţionare a arhivei, în calitate de secretar.

7. Comisia de expertiză exercită atribuţii privind stabilirea valorii ştiinţifice, istorice, economice şi socioculturale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat, fixarea termenelor lor de păstrare şi includerea documentelor cu termen de păstrare expirat în procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor.

II. TIPUL DOCUMENTELOR PĂSTRATE ÎN ARHIVA

COMISIEI ŞI SURSELE DE COMPLETARE A ARHIVEI

8. În Arhiva Comisiei se păstrează documente care vizează activitatea Comisiei Electorale Centrale şi cea a organelor electorale ierarhic inferioare şi conţine documente definitivate cu termen:

1) permanent de păstrare, fiind parte componentă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;

2) îndelungat de păstrare (peste 10 ani), necesare Comisiei Electorale Centrale în activitatea sa;

3) temporar de păstrare (până la 10 ani).

9. Arhiva departamentală a Comisiei păstrează provizoriu documentele:

1) create în activitatea Comisiei Electorale Centrale, consiliilor electorale de circumscripţie de nivelurile întâi şi al doilea şi birourilor electorale ale secţiilor de votare;

2) provenite de la autorităţile publice, concurenţii electorali, organizaţiile necomerciale din Republica Moldova, organizaţiile internaţionale, guvernele statelor străine şi organizaţiile neguvernamentale din străinătate.

III. PĂSTRAREA DOCUMENTELOR ÎN ARHIVA COMISIEI

Secţiunea 1.

Păstrarea provizorie a documentelor cu termen permanent de păstrare

10. Documentele cu termen permanent de păstrare, parte componentă a Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, se păstrează în Arhiva Comisiei provizoriu. Termenul de păstrare provizorie a documentelor poate fi prelungit la solicitarea Agenţiei Naţionale a Arhivelor.

11. Termenul fixat pentru păstrarea provizorie se calculează din anul emiterii documentului. După expirarea termenului de păstrare provizorie, documentele cu termen permanent de păstrare din fondul Arhivei Comisiei, sistematizate corespunzător, se transmit spre păstrare de stat Agenţiei Naţionale a Arhivelor, în modul stabilit.

12. Documentele cu termen permanent de păstrare sunt rezultate din:

1) activitatea de bază a Comisiei Electorale Centrale;

2) alegerile parlamentare;

3) alegerile prezidenţiale, inclusiv cu desfăşurarea turului al II-lea de scrutin;

4) alegerile locale generale, cu desfăşurarea, în unele localităţi, a turului II de scrutin, a votării repetate, a alegerilor noi şi a alegerilor parţiale;

5) referendumurile republicane şi locale.

13. Tipurile documentelor cu termen permanent de păstrare prevăzute la pct.12 sunt reflectate în Nomenclatorul dosarelor Comisiei Electorale Centrale.

14. Documentele cu termen permanent de păstrare nu se supun nimicirii.

Secţiunea 2.

Documentele cu termen îndelungat de păstrare

15. Documentele cu termen îndelungat de păstrare nu se transmit la păstrare de stat Agenţiei Naţionale a Arhivelor, dar se depozitează în fondul Arhivei Comisiei timp de 75 de ani.

16. Documentele cu termen îndelungat de păstrare rezultă din activitatea Direcţiei financiar-economice şi Serviciului resurse umane.

17. Pentru documentele al căror termen de păstrare este de 75 ani – "V", calcularea termenului de păstrare se efectuează ţinând cont de vârsta persoanei simbolizată prin "V" la momentul încheierii dosarului. Durata păstrării dosarului după definitivarea lui în lucrările de secretariat se echivalează cu diferenţa de 75 ani – "V".

18. Tipurile documentelor cu termen îndelungat de păstrare prevăzute la pct.15 şi 16 sunt reflectate în Nomenclatorul dosarelor Comisiei Electorale Centrale.

19. Documentele cu termen îndelungat de păstrare vor fi nimicite la expirarea termenului.

Secţiunea 3.

Documentele cu termen temporar de păstrare

20. Documentele cu termen temporar de păstrare nu se transmit la păstrare de stat Agenţiei Naţionale a Arhivelor. Acestea se depozitează în fondul Arhivei Comisiei până la expirarea termenelor de păstrare.

21. Documentele cu termen temporar de păstrare rezultă din activitatea subdiviziunilor Aparatului Comisiei Electorale Centrale precum şi documentele consiliilor electorale de circumscripţie de nivelurile întâi şi al doilea şi birourilor electorale ale secţiilor de votare.

22. Tipurile documentelor cu termen temporar de păstrare menţionate la pct.21 sunt reflectate în Nomenclatorul dosarelor Comisiei Electorale Centrale.

23. Documentele cu termen temporar de păstrare vor fi nimicite la expirarea termenului acestora.

Secţiunea 4.

Nimicirea documentelor cu termen de păstrare expirat

24. Pentru documentele cu termen de păstrare expirat, Comisia de expertiză a Comisiei Electorale Centrale, care activează în baza Regulamentului de funcţionare a Comisiei de expertiză, întocmeşte procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat.

25. După aprobarea procesului-verbal de către preşedintele Comisiei Electorale Centrale şi în urma obţinerii permisului de nimicire de la Agenţia Naţională a Arhivelor, documentele incluse în acesta se transmit organizaţiilor de prelucrare a maculaturii, pentru a fi nimicite prin macerare.

26. Transmiterea documentelor se efectuează prin act de predare – recepţionare.

IV. VALORIFICAREA DOCUMENTELOR

DIN FONDUL ARHIVEI COMISIEI

27. Documentele (dosarele) depozitate în fondul Arhivei Comisiei pot fi eliberate, în folosinţă temporară, membrilor Comisiei Electorale Centrale şi funcţionarilor Aparatului Comisiei Electorale Centrale. Evidenţa dosarelor eliberate se face într-un borderou electronic.

28. Eliberarea copiilor de pe documentele de arhivă solicitate de alte instituţii sau de către cetăţeni se efectuează de către funcţionarul Direcţiei analiză şi documentare responsabil de funcţionarea Arhivei Comisiei la cererea scrisă a solicitantului. Copiile eliberate sunt autentificate olograf de către secretarul Comisiei Electorale Centrale, iar Direcţia analiză şi documentare duce evidenţa acestora.

29. Ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă. În cazurile prevăzute de lege, se permite ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de păstrare, lăsând în loc o copie a documentului ridicat şi o menţiune privind cauzele eliberării originalului.

30. Documentele depozitate în fondul Arhivei Comisiei pot fi eliberate, la cerere, şi cercetătorilor, în scopul efectuării unor studii în domeniul electoral, cu permisiunea preşedintelui Comisiei Electorale Centrale.

31. Solicitanţii care utilizează documentele fondului Arhivei Comisiei poartă răspundere personală pentru integritatea fizică a acestora.

V. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE FUNCŢIONARULUI DIRECŢIEI ANALIZĂ

ŞI DOCUMENTARE RESPONSABIL DE ARHIVA COMISIEI

32. Pentru a îndeplini atribuţiile ce-i revin, funcţionarul public din cadrul Direcţiei analiză şi documentare cu atribuţii privind buna funcţionare a arhivei are dreptul:

1) să propună perfecţionarea activităţii arhivistice şi a bazei ei tehnico-materiale;

2) să verifice îndeplinirea regulilor stabilite pentru lucrul cu documentele de Arhivă de către membrii CEC şi funcţionarii Aparatului Comisiei Electorale Centrale;

3) să solicite de la membrii Comisiei Electorale Centrale şi funcţionarii Aparatului Comisiei Electorale Centrale documentele şi materialele necesare pentru completarea fondului Arhivei Comisiei, ordonate şi repartizate în dosare conform procedurilor stabilite.

33. Funcţionarul responsabil de Arhiva Comisiei este obligat:

1) să completeze Arhiva Comisiei cu documente îndosariate recepţionate de la subdiviziunile Aparatului Comisiei, ale căror componenţă este stabilită în capitolele II şi III;

2) să asigure ordonarea şi păstrarea documentelor fondului de Arhivă recepţionate de la subdiviziunile Aparatului Comisiei;

3) să întocmească elementele de aparat ştiinţifico-informativ (inventarele fondului, istoricul fondului, foaia de titlu etc.) şi să le prezinte spre examinare şi aprobare Agenţiei Naţionale a Arhivelor;

4) să organizeze utilizarea şi valorificarea documentelor prin informarea preşedintelui Comisiei Electorale Centrale asupra componenţei şi conţinutului documentelor păstrate în Arhiva Comisiei şi prin eliberarea, în modul stabilit, a dosarelor şi copiilor de pe documentele de arhivă solicitanţilor menţionaţi în capitolul IV.