Hotărâre nr.280 din 07.11.2024 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea instituţiilor financiare nebancare

BANCA NAŢIONALĂ A MOLDOVEI

H O T Ă R Â R E

pentru aprobarea Regulamentului cu privire la cerinţele

privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi

finanţării terorismului în activitatea instituţiilor

financiare nebancare

nr. 280  din  07.11.2024

 (în vigoare 15.11.2024) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 470-472 art. 897 din 15.11.2024

* * *

În temeiul art.27 alin.(1) lit.c) din Legea nr.548/1995 cu privire la Banca Naţională a Moldovei (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2015, nr.297-300, art.544), art.106 alin.(11), din Legea nr.92/2022 privind activitatea de asigurare sau de reasigurare (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.129-133 art.229), art.13 alin.(3) şi (14), art.15 alin.(2) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.58-66, art.133), Comitetul executiv al Băncii Naţionale a Moldovei

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea instituţiilor financiare nebancare, conform anexei.

2. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Hotărârea Comitetului executiv

al Băncii Naţionale a Moldovei

nr.280 din 7 noiembrie 2024

REGULAMENT

cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor

şi finanţării terorismului în activitatea instituţiilor financiare nebancare

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea instituţiilor financiare nebancare (în continuare - Regulament) se aplică entităţilor raportoare stabilite la art.4 alin.(1) lit.e) şi lit.g) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi sucursalelor şi reprezentanţelor din străinătate ale acestora (în continuare - instituţii financiare nebancare), după cum urmează:

a) organizaţiile de creditare nebancară;

b) asociaţiile de economii şi împrumut;

c) asigurătorii sau reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau reasigurări care desfăşoară activitate în limitele claselor de asigurări de viaţă, inclusiv cele cu participarea la investiţii.

2. Instituţiile financiare nebancare aplică prezentul Regulament în relaţiile de afaceri cu clienţii săi şi la efectuarea tranzacţiilor (plăţilor) cu aceştia.

3. Prezentul Regulament stabileşte cerinţei privind: programul intern, identificarea şi evaluarea de către instituţia financiară nebancară a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului; aplicarea măsurilor de precauţie privind clienţii, inclusiv a măsurilor de precauţie simplificată şi sporită; raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte; păstrarea datelor; organizarea şi realizarea elementelor aferente sistemului de control intern; implementarea sancţiunilor financiare aferente activităţilor teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă.

4. Termenii şi expresiile utilizate în prezentul Regulament au semnificaţiile prevăzute în Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, Legea nr.92/2022 privind activitatea de asigurare sau de reasigurare, Legea nr.1/2018 cu privire la organizaţiile de creditare nebancară, Legea nr.139/2007 asociaţiilor de economii şi împrumut, Legea nr.548/1995 cu privire la Banca Naţională Moldovei, precum şi în actele normative ale Băncii Naţionale a Moldovei şi ale Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor aferente domeniului prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului. De asemenea, în sensul prezentului Regulament se utilizează următorii termeni:

tranzacţie semnificativă - tranzacţie (operaţiune) care depăşeşte limita valorică stabilită în politicile interne ale instituţiei financiare nebancare luând în consideraţie riscurile asociate clienţilor şi operaţiunilor efectuate;

identificatorul unic al companiei (legal entity identifier) – un cod alfanumeric, alcătuit din 20 caractere, care identifică în mod unic o persoană juridică, stabilit în conformitate cu standardul ISO 17442.

Capitolul II

RESPONSABILITĂŢI

5. Instituţia financiară nebancară elaborează şi pune în aplicare programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

6. Instituţia financiară nebancară dispune de un sistem de control intern adecvat pentru a identifica, evalua, monitoriza şi înţelege riscurile de spălare a banilor şi finanţare a terorismului. Aceasta întreprinde măsurile necesare, implicând resurse suficiente, pentru a minimiza şi a gestiona cu eficacitate riscurile identificate.

7. Instituţia financiară nebancară este responsabilă pentru aprobarea şi implementarea eficientă a programului intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi conformarea activităţii prevederilor legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

8. Instituţia financiară nebancară desemnează persoanele din rândul membrilor consiliului şi/sau organului executiv, inclusiv ale celor cu funcţii de conducere de rang superior/sau administratorul, investite cu atribuţii de executare a cerinţelor actelor normative în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului şi de asigurare a conformităţii politicilor şi procedurilor cu aceste cerinţe.

9. Subdiviziunea de audit intern a instituţiei financiare nebancare sau o entitate de audit/auditor extern efectuează, cel puţin anual, evaluarea caracterului adecvat şi a conformităţii activităţii instituţiei financiare nebancare cu programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Rezultatele evaluării se comunică administratorului/membrilor Consiliului şi/sau organului executiv, iar, la solicitare, şi Băncii Naţionale a Moldovei.

Capitolul III

CERINŢE FAŢĂ DE PROGRAMUL INTERN PRIVIND PREVENIREA ŞI

COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR ŞI FINANŢĂRII TERORISMULUI

10. Instituţia financiară nebancară elaborează programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în conformitate cu prevederile Legii nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, prezentului Regulament, actelor normative ale Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, emise întru executarea acestei legi ţinând cont de practica general acceptată în acest domeniu, inclusiv documentele Grupului de Acţiune Financiară Internaţională (GAFI). Programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului reprezintă politici, metode, practici, proceduri şi controale interne, inclusiv reguli de cunoaştere a clientului, care promovează normele de etică şi profesionalism în sectorul nebancar şi previne utilizarea instituţiilor financiare nebancare în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului de către grupuri criminale organizate sau de către asociaţii acestora. Acest program trebuie să asigure efectuarea operaţiunilor într-un mod sigur şi prudent.

11. La elaborarea programului intern se iau în consideraţie mărimea, complexitatea, natura şi volumul activităţilor instituţiei financiare nebancare, tipurile (categoriile) de clienţi, gradul (nivelul) de risc asociat cu diferiţi clienţi sau categoriile acestora şi operaţiunile desfăşurate de aceştia, agenţii şi sucursalele prin intermediul cărora îşi desfăşoară activitatea. Programul intern se aprobă de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior desemnată responsabilă de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor instituţiei financiare nebancare cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

12. Programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului va prevedea, fără a se limita la următoarele:

1) obligaţiile membrilor consiliului, executivului, inclusiv ale persoanei responsabile cu funcţii de conducere de rang superior, şi/sau administratorul instituţiei financiare nebancare, care trebuie să includă cel puţin:

a) determinarea domeniilor de activitate ale instituţiei financiare nebancare vulnerabile riscului spălării banilor şi finanţării terorismului. Domeniile de activitate vulnerabile riscului spălării banilor şi finanţării terorismului pot fi, fără a se limita la: operaţiunile efectuate de către societăţile de asigurări şi de reasigurări, intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări cu activitate în categoria "asigurări de viaţă", inclusiv cele cu participarea la investiţii şi alte tipuri de anuităţi, operaţiunile de brokeraj şi administrare fiduciară, activităţile de creditare nebancară, acordare de împrumuturi/credite şi acceptarea depunerilor de economii, leasing financiar, operaţiunile de factoring;

b) elaborarea măsurilor necesare pentru implementarea politicilor şi procedurilor de cunoaştere a clienţilor, inclusiv a celor cu grad de risc sporit;

c) desemnarea persoanelor investite cu atribuţii de executare a Legii nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţarea terorismului, inclusiv cele cu funcţii de conducere de rang superior;

d) aprobarea tranzacţiilor semnificative ale clienţilor cu grad de risc sporit;

e) punerea în aplicare a programului intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv descrierea responsabilităţilor personalului la diferite nivele ierarhice;

f) punerea în aplicare a procedurilor interne privind accesul într-un timp rezonabil al personalului responsabil la informaţia necesară exercitării obligaţiunilor de serviciu;

g) determinarea mecanismului de protecţie a persoanelor responsabile de asigurarea conformităţii şi a angajaţilor care raportează încălcări ale legislaţiei privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului;

h) remedierea deficienţelor identificate în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv raportarea tranzacţiilor suspecte către Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor;

2) proceduri de identificare, evaluare, control şi întreprinderea măsurilor de minimizare a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

3) proceduri de acceptare a clienţilor care stabilesc cel puţin categoriile de clienţi pe care instituţia financiară nebancară îşi propune să-i atragă şi nivelul ierarhic al personalului care aprobă iniţierea relaţiei de afaceri cu aceştia, în funcţie de gradul de risc asociat, tipurile de produse şi servicii care le sunt furnizate;

4) măsuri de identificare, verificare şi monitorizare a clienţilor şi beneficiarilor efectivi în funcţie de gradul de risc asociat (regulile de cunoaştere a clientului), criteriile şi modul de trecere a clienţilor dintr-o categorie cu un grad de risc în alta;

5) proceduri şi cerinţe privind aplicarea măsurilor de precauţie privind cunoaşterea clienţilor, inclusiv a măsurilor de precauţie simplificate şi sporite pentru fiecare dintre categoriile de clienţi, produse, servicii ori operaţiuni supuse acestor măsuri, măsuri de gestionarea riscurilor în cazul stabilirii relaţiei de afaceri până la verificarea identităţii clientului şi a beneficiarului efectiv;

6) proceduri de monitorizare a operaţiunilor efectuate de clienţi în scopul depistării tranzacţiilor semnificative, complexe şi neordinare, fără un scop legal sau economic clar, a activităţilor şi tranzacţiilor suspecte;

7) măsuri de identificare şi monitorizare a clienţilor şi operaţiunilor efectuate de clienţi cu ţările/jurisdicţiile ce nu dispun de sisteme efective de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, ori reprezintă un risc sporit datorită nivelului înalt de criminalitate şi de corupţie şi/sau sunt implicate în activităţi teroriste;

8) modul de colectare şi păstrare a datelor precum şi de stabilire a accesului la acestea;

9) proceduri de raportare internă şi către autorităţile competente privind activităţile şi tranzacţiile suspecte de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, ori de nerespectare a procedurilor interne sau a actelor normative în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

10) proceduri şi măsuri de verificare a modului de conformare la normele elaborate şi de evaluare a eficienţei acestora;

11) standarde pentru selectare, angajare a personalului şi programe continue de instruire a acestuia în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

12) proceduri privind identificarea şi evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului, inclusiv măsurile de minimizare a acestora, legate de utilizarea tehnologiilor informaţionale, inclusiv cele noi, procurate sau elaborate în cadrul produselor şi serviciilor oferite de instituţia financiară nebancară.

13. Instituţia financiară nebancară revizuieşte (actualizează), ori de câte ori este necesar, programul intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, dar cel puţin anual, ţinând cont de prevederile legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

Capitolul IV

EVALUAREA RISCURILOR DE SPĂLARE A BANILOR ŞI FINANŢARE

A TERORISMULUI. ABORDAREA BAZATĂ PE RISC

14. Instituţia financiară nebancară este obligată să:

1) întreprindă acţiuni privind identificarea şi evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului în domeniul propriu de activitate, ţinând cont de evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului la nivel naţional, precum şi, după caz, de criteriile şi factorii stabiliţi de Banca Naţională a Moldovei şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor;

2) consemneze într-un raport de evaluare rezultatele evaluării în domeniul propriu de activitate a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, care se aprobă de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior desemnată responsabilă de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului din cadrul instituţiei financiare nebancare, iar la cerere se prezintă Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor şi/sau Băncii Naţionale a Moldovei.

15. Instituţia financiară nebancară, în urma rezultatelor evaluării riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, asigură implementarea abordării bazate pe risc, inclusiv prin alocarea resurselor tehnologice, materiale şi umane corespunzătoare, pentru ca acţiunile de prevenire şi diminuare a spălării banilor şi finanţării terorismului să fie proporţionale cu riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului identificate în domeniul propriu de activitate.

16. În scopul implementării pct.14, instituţia financiară nebancară efectuează şi actualizează anual evaluarea riscurilor în domeniul propriu de activitate, proces care presupune cel puţin:

1) elaborarea unui raport scris prin care se determină ţările sau jurisdicţiile geografice, produsele şi serviciile prestate, canalul de distribuţie a acestora, clienţii şi operaţiunile cu grad de risc sporit, ponderea şi impactul acestora asupra activităţii sale;

2) întocmirea unui plan de acţiuni în scopul minimizării riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului identificate.

17. Instituţia financiară nebancară identifică şi evaluează riscurile de spălare a banilor şi finanţarea terorismului până la:

1) lansarea şi dezvoltarea de produse şi servicii noi;

2) utilizarea tehnologiilor noi sau aflate în dezvoltare, atât pentru produsele şi serviciile noi, cât şi pentru cele existente.

18. În procesul de evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, instituţia financiară nebancară utilizează diverse surse de informaţii pentru a identifica, gestiona şi diminua riscurile aferente domeniului său de activitate. Aceasta include luarea în considerare a tipologiilor, a indicatorilor de risc, a ghidurilor şi/sau recomandărilor emise de autorităţile competente naţionale şi internaţionale. La identificarea şi evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului la care poate fi expusă, instituţia financiară nebancară trebuie să ia în considerare cel puţin următorii factori:

1) scopul iniţierii unei relaţii de afaceri sau efectuării unei tranzacţii ocazionale, care va include informaţii cu privire la tipul produselor şi/sau serviciilor solicitate, destinaţia plăţii, volumul activelor depuse sau mărimea tranzacţiilor efectuate de client, frecvenţa tranzacţiilor şi durata relaţiei de afaceri.

2) clienţii şi terţii afiliaţi (de ex. beneficiarii efectivi a clienţilor/- terţilor părţi), clienţi cu structura proprietăţii şi structura de control neobişnuite sau complexe, persoane expuse politic, identificaţi cu grad de risc sporit, precum şi sursa bunurilor şi/sau sursa averii deţinute de către aceştia;

3) ţările de destinaţie (jurisdicţiile) cu care instituţia financiară nebancară efectuează tranzacţii, în special, cu niveluri ridicate de criminalitate, corupţie sau alte activităţi infracţionale, ţările care sunt supuse sancţiunilor, embargourilor sau măsurilor similare instituite de către organizaţiile internaţionale de profil, ţările care nu dispun de sisteme efective de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, care acordă finanţare sau sprijin pentru activităţi teroriste sau pe teritoriul cărora activează organizaţii teroriste desemnate, ţările (jurisdicţiile) cu risc sporit desemnate/ monitorizate de Grupul de Acţiune Financiară Internaţională (GAFI);

4) reţele de distribuţie cum ar fi tranzacţiile, produsele şi serviciile oferite direct clientului şi/sau prin intermediul agenţilor, intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, lanţuri lungi de intermediari, vânzarea produselor şi serviciilor (la distanţă) prin intermediul tehnologiilor electronice online, poştale sau telefonice;

5) volumul obligaţiilor asumate, mărimea tranzacţiilor, luând în considerare activitatea instituţiei financiare nebancare şi profilul clienţilor săi.

19. Instituţia financiară nebancară păstrează şi actualizează, conform programului intern, datele statistice din domeniul propriu de activitate necesare procesului de identificare şi evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

Capitolul V

MĂSURI DE PRECAUŢIE PRIVIND CLIENŢII

Secţiunea 1

Proceduri de acceptare a clientului

20. Procedura de acceptare a clientului cuprinde identificarea şi verificarea identităţii clientului, a beneficiarului efectiv al clientului şi, dacă este cazul a persoanelor împuternicite să acţioneze în numele lor, în baza unor informaţii, date sau documente obţinute dintr-o sursă sigură şi independentă. Aceasta include, de asemenea, înţelegerea scopului şi naturii relaţiei de afaceri (acolo unde este relevant) şi, în situaţii de risc sporit, obţinerea de informaţii suplimentare.

21. Procedurile de acceptare a clientului vor include mai multe etape în funcţie de gradul de risc al clienţilor. Deciziile de iniţiere continuare sau încetare a relaţiilor de afaceri cu clienţii cu un grad de risc sporit sunt luate de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior responsabilă de asigurarea implementării şi conformităţii politicilor şi procedurilor cu cerinţele de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

22. Instituţia financiară nebancară nu stabileşte relaţii de afaceri cu persoanele, grupurile sau entităţile implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă, incluse în lista menţionată la art.34 alin.(11) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţarea terorismului. Despre refuzul de a stabili relaţii de afaceri cu acestea, instituţia financiară nebancară informează neîntârziat Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, în termen de cel mult 24 ore, prezentând toate datele deţinute cu privire la acest caz.

23. Procedurile de acceptare a clientului nu trebuie să afecteze accesul publicului larg la serviciile oferite de instituţia financiară nebancară la piaţa nebancară.

Secţiunea a 2-a

Măsuri de precauţie privind clienţii

24. Instituţia financiară nebancară aplică, în funcţie de risc, măsuri de precauţie privind clienţii şi beneficiarii efectivi:

1) la iniţierea relaţiilor de afaceri;

2) atunci când există o suspiciune de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, independent de derogări, scutiri sau limite stabilite;

3) atunci când există suspiciuni privind veridicitatea, suficienţa şi precizia datelor de identificare obţinute anterior.

25. La aplicarea măsurilor standard de precauţie privind clienţii în cazurile prevăzute la pct.24, instituţia financiară nebancară obţine cel puţin următoarele informaţii:

1) pentru clienţii - persoane fizice:

a) numele şi prenumele;

b) data şi locul naşterii;

c) cetăţenia şi datele documentului de identitate (IDNP, seria şi numărul, data eliberării, codul organului care l-a eliberat (dacă există) sau alţi indici unici dintr-un act de identitate ce conţine fotografia titularului);

d) adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă;

e) numărul de telefon, fax, adresa poştei electronice (e-mail, dacă există);

f) ocupaţia, funcţia deţinută şi/sau denumirea angajatorului;

g) sursa venitului;

h) identitatea beneficiarului efectiv;

i) scopul şi natura relaţiei de afaceri sau a tranzacţiei ocazionale (scopul iniţierii relaţiei de afaceri sau al efectuării tranzacţiei ocazionale, tipul produsului şi serviciului solicitat, tipul tranzacţiilor, volumul activelor preconizate pentru a fi depuse, volumul şi frecvenţa tranzacţiilor preconizate, potenţiala durată a relaţiei de afaceri, etc.);

2) pentru persoane juridice şi întreprinzătorii individuali:

a) denumirea, forma juridică de organizare, actul de constituire şi actul privind înregistrarea de stat;

b) sediul/adresa de activitate;

c) numărul de identificare de stat (IDNO), conform certificatului de înregistrare şi/sau extrasului din Registrul de stat eliberat de către organul abilitat cu dreptul de a efectua înregistrarea de stat;

d) adresa de corespondenţă, alta decât sediul (dacă există);

e) identitatea persoanei fizice împuternicită de a gestiona contul (reprezentantul), legalitatea împuternicirilor (în cazul lipsei unei astfel de persoane, se indică administratorul persoanei juridice);

f) identitatea beneficiarului efectiv a persoanei juridice;

g) identitatea persoanelor care deţin poziţii de management superior, precum şi împuternicirile acestora de reprezentare;

h) drepturi şi obligaţiunile organului de conducere de gestionare a companiei, care reies din documentele primare de înregistrare sau actul de constituire;

i) natura şi scopul activităţii, legitimitatea acestora;

j) scopul şi natura relaţiei de afaceri sau a tranzacţiei ocazionale (scopul iniţierii relaţiei de afaceri sau al efectuării tranzacţiei ocazionale, tipul produsului şi serviciului solicitat, tipul tranzacţiilor, volumul activelor preconizate pentru a fi depuse, volumul şi frecvenţa tranzacţiilor preconizate, potenţiala durată a relaţiei de afaceri, etc.);

3) pentru fiducii şi construcţii juridice similare:

a) denumirea şi dovada de încorporare/înregistrare, actul fiduciar;

b) sediul/ adresa de activitate şi ţara de înregistrare;

c) natura, scopul şi obiectul activităţii (ca exemplu: discreţionar, testamentar, etc);

d) identitatea fondatorului, administratorului, protectorului (dacă există), beneficiarilor sau clasele de beneficiari şi a oricărei alte persoane care exercită în ultimă instanţă un control efectiv (în cazul altor tipuri de construcţii juridice similare fiduciilor – identitatea persoanelor care au poziţii echivalente);

e) descrierea scopului/activităţii;

f) scopul şi natura relaţiei de afaceri sau a tranzacţiei ocazionale (scopul iniţierii relaţiei de afaceri sau al efectuării tranzacţiei ocazionale, tipul produsului şi serviciului solicitat, tipul tranzacţiilor, volumul activelor preconizate pentru a fi depuse, volumul şi frecvenţa tranzacţiilor preconizate, potenţiala durată a relaţiei de afaceri, etc.);

4) pentru beneficiarii de asigurări de viaţă (poliţelor de asigurare de viaţă) şi asigurări cu participarea la investiţii (anuităţilor), suplimentar se vor obţine următoarele date:

a) numele persoanei în cazul beneficiarilor care sunt persoane identificate după nume (numele şi prenumele beneficiarului poliţei de asigurare de viaţă);

b) pentru beneficiarii desemnaţi după caracteristici sau categorie (de exemplu, soţia sau copiii la momentul în care intervine cazul asigurat) ori prin alte mijloace (de exemplu, prin testament), se vor obţine suficiente informaţii privind beneficiarii respectivi, astfel încât instituţia financiară nebancară să poată stabili identitatea acestuia la momentul plăţii.

26. La identificarea unui grad de risc sporit şi aplicarea măsurilor de precauţie sporită privind clienţii, instituţia financiară nebancară va obţine suplimentar la măsurile stabilite în pct.25, următoarele informaţii:

1) În cazul clientului - persoana fizică:

a) oricare alt nume utilizat (nume marital, nume deţinut anterior);

b) codul poştal, adresa de e-mail, numărul telefonului mobil;

c) statutul de rezident/nerezident;

d) genul (sexul);

e) numele angajatorului, dacă există;

f) sursa averii clientului;

g) sursa mijloacelor băneşti aferente tranzacţiei;

2) pentru persoanele juridice şi întreprinzătorii individuali:

a) identificatorul unic al companiei, dacă există;

b) numărul de telefon, adresa de email şi fax (dacă există);

c) situaţia financiară;

d) sursa mijloacelor băneşti aferente tranzacţiei;

3) pentru fiducii sau construcţii juridice similare:

a) numărul de telefon, adresa de e-mail şi fax (dacă există);

b) sursa mijloacelor băneşti aferente tranzacţiei.

27. În caz de atribuire, totală sau parţială, către un terţ a unei asigurări de viaţă şi asigurări cu participarea la investiţii prevăzute de legislaţia cu privire la asigurări, instituţia financiară nebancară care cunoaşte despre atribuirea respectivă identifică beneficiarul efectiv la momentul atribuirii către persoana fizică sau juridică care primeşte, pentru beneficiul propriu, valoarea poliţei cedate.

28. Instituţia financiară nebancară identifică beneficiarul efectiv al clientului şi adoptă măsuri rezonabile, adecvate şi bazate pe risc pentru verificarea identităţii acestuia, astfel încât să aibă certitudinea că ştie cine este beneficiarul efectiv şi înţelege structura proprietăţii şi structura de control a clientului. Pentru identificarea beneficiarului efectiv instituţia financiară nebancară obţine cel puţin informaţiile descrise la pct.25 subpct.1) lit.a)-f) şi în funcţie de riscul identificat, suplimentar pct.26 subpct.1) lit.a) - fe).

29. La identificarea beneficiarului efectiv al clientului - persoană juridică, inclusiv în cazul când acesta are o structură de proprietate complexă (persoană juridică a căror proprietari direcţi nu sunt persoane fizice), instituţia financiară nebancară determină beneficiarul efectiv în baza documentelor de înregistrare corespunzătoare. Dacă nu există motive de suspiciune privind tăinuirea informaţiei privind beneficiarul efectiv şi în cazul în care după epuizarea tuturor mijloacelor posibile stabilite conform pct.28, se constată că nici o persoană nu întruneşte condiţiile legale pentru a fi identificată în calitate de beneficiar efectiv (nici o persoană fizică nu este acţionar majoritar sau nu exercită controlul direct sau indirect - prin alte modalităţi), cu titlu de excepţie, persoana fizică care ocupă funcţia de administrator al clientului este considerată beneficiar efectiv. Instituţia financiară nebancară păstrează toată informaţia şi documentele acumulate în procesul de determinare a calităţii de beneficiar efectiv al clientului persoană juridică, inclusiv cele care demonstrează epuizarea tuturor mijloacelor posibile de identificare şi le prezintă, la cerere, Băncii Naţionale a Moldovei şi Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor. La identificarea beneficiarului efectiv al persoanelor juridice cu scop lucrativ (comercial), organizaţiilor necomerciale, al fiduciilor sau construcţiilor juridice similare sau a altor tipuri de persoane juridice (inclusiv care administrează şi distribuie fonduri), instituţia financiară nebancară va ţine cont de criteriile de identificare stabilite la art.5² din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi de Ghidul Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor privind identificarea beneficiarului efectiv.

 30. Atunci când clientul sau deţinătorul pachetului de control este o societate ale cărei valori mobiliare sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată/sistem multilateral de tranzacţionare care impune cerinţe de divulgare a informaţiilor, fie prin norme bursiere, fie prin legislaţia aplicabilă, pentru a asigura transparenţa adecvată a beneficiarului efectiv, sau este o sucursală cu capital majoritar al unei astfel de societăţi nu este necesară identificarea şi verificarea identităţii oricărui dintre acţionari sau beneficiari efectivi ai acestor societăţi. Instituţia financiară nebancară obţine datele de identificare relevante din registre publice, de la client sau din alte surse sigure.

31. Instituţia financiară nebancară determină dacă persoana fizică sau juridică care iniţiază o relaţie de afaceri activează în numele său (declaraţia persoanei privind beneficiarul efectiv), iar în cazul în care iniţierea relaţiei de afaceri este efectuată de către reprezentant, instituţia financiară nebancară solicită procura, legalizată în modul stabilit de legislaţie. Instituţia financiară nebancară aplică măsuri de identificare a reprezentantului, precum şi evaluează necesitatea aplicării măsurilor de precauţie sporită, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament. Declaraţia persoanei privind beneficiarul efectiv este completată de către beneficiarul efectiv sau de către reprezentant şi conţine informaţia conform pct.25 subpct.1), lit.a)-f) şi în funcţie de riscul identificat, suplimentar pct.26 subpct.1), lit.a)-fe).

32. La identificarea clientului, instituţia financiară nebancară verifică informaţia prezentată care se referă atât la client, cât şi la beneficiarul efectiv.

33. Instituţia financiară nebancară verifică identitatea clientului şi a beneficiarului efectiv la iniţierea relaţiei de afaceri, iar în situaţiile cu risc scăzut, conform pct.53 subpct.1) din prezentul Regulament.

34. Instituţia financiară nebancară verifică identitatea beneficiarilor asigurărilor de viaţă (poliţelor de asigurare de viaţă) şi asigurărilor cu participarea la investiţii (anuităţilor), menţionaţi la pct.25 subpct.4), la momentul plăţii.

35. În vederea verificării informaţiei prezentate la identificarea clienţilor şi a beneficiarilor efectivi, instituţia financiară nebancară utilizează documente, date şi informaţii obţinute din surse sigure şi independente. Măsurile aplicate trebuie să fie proporţionale riscului pe care clientul şi tipurile de documente prezentate le impun. În acest scop, instituţia financiară nebancară utilizează proceduri documentare şi nedocumentare de verificare:

1) pentru clienţii - persoane fizice:

a) confirmarea identităţii clientului sau beneficiarului efectiv dintr-un act de identitate sau alt act echivalent valabil emis de autorităţi publice competente, care includ o fotografie a titularului (de exemplu, buletin de identitate, paşaport, permis de şedere etc.);

b) confirmarea datei şi locului de naştere dintr-un act de identitate sau alt act echivalent valabil emis de autorităţi publice competente (de exemplu, certificatul de naştere, buletin de identitate, paşaport, permis de şedere, etc);

c) confirmarea validităţii documentelor de identitate oficiale furnizate de către o persoană autorizată (de exemplu notari, consulate etc., prin accesarea registrelor de stat publice sau alte registre private);

d) confirmarea adresei de reşedinţă, prin solicitarea facturilor pentru serviciile comunale, a actelor privind plata impozitelor, a informaţiei de la autorităţile publice sau de la alte persoane;

e) confirmarea informaţiei prezentate după deschiderea contului/stabilirea relaţiei de afaceri – prin contactarea clientului prin telefon sau remiterea unei scrisori pentru confirmarea informaţiei prezentate, fax sau e-mail (dacă există);

f) verificarea referinţei furnizate de altă instituţie financiară nebancară/bancă;

g) verificarea informaţiei prin utilizarea bazelor de date publice, private sau alte surse sigure şi independente (de exemplu: referinţa birourilor istoriei de credit);

2) pentru clienţii - persoane juridice şi întreprinzătorii individuali – prin orice metodă corespunzătoare în funcţie de gradul de risc, astfel încât instituţia financiară nebancară să se asigure de veridicitatea informaţiei, cum ar fi:

a) verificarea existenţei legale a persoanei juridice prin verificarea înscrisului în Registrul de stat al persoanelor juridice sau, după caz, într-un alt registru public sau privat sau alte surse sigure independente (ca exemplu: avocaţi, contabili, etc).

b) obţinerea unei copii a actului de constituire, statut sau memorandumului de asociere, contractului de parteneriat;

c) verificarea informaţiei despre client în bazele de date publice sau private privind relaţiile de afaceri existente;

d) analiza situaţiei financiare, dacă este cazul;

e) efectuarea unei verificări şi/sau investigaţii individuale sau prin intermediul altei persoane pentru determinarea, existenţei procesului de insolvabilitate sau lichidare, vânzare sau remedierea altor probleme financiare potenţiale;

f) obţinerea referinţei unei instituţii financiare nebancare/bancă cu care clientul a avut anterior relaţii de afaceri, dacă există;

g) contactarea clientului prin telefon sau fax, prin intermediul serviciilor poştale sau e-mail, verificarea informaţiei plasate pe pagina web a clientului, dacă există, sau efectuarea unei vizite la sediul sau la altă adresă indicată de persoana juridică şi întreprinzătorul individual;

h) verificarea identificatorului unic al companiei şi datele asociate în baza de acces publică.

3) fiducii sau construcţii juridice similare, instituţia financiară nebancară verifică informaţia cel puţin prin obţinerea copiei documentului care confirmă natura şi existenta legală a deţinătorului de cont (ca exemplu: actul fiduciar, declaraţia de trust, registrul organizaţiilor de caritate etc.). Alte proceduri de verificare pot include:

a) confirmarea documentelor prezentate dintr-o sursă independentă, cu reputaţie ireproşabilă aşa ca, cabinetul avocatului/birou asociat de avocaţi, contabili etc.;

b) obţinerea referinţei instituţiei financiare nebancare/băncii până la stabilirea relaţiei de afaceri;

c) accesarea sau căutarea în bazele de date private şi publice sau alte surse independente şi sigure;

d) verificarea identităţii persoanelor autorizate şi beneficiarului efectiv;

4) pentru beneficiarul efectiv - măsurile prevăzute la subpct.1);

5) în cazul în care o persoană este împuternicită în numele clientului să deschidă cont sau să efectueze tranzacţii, instituţia financiară nebancară verifică identitatea acesteia, precum şi identitatea persoanei în numele căreia acţionează, utilizând aceleaşi proceduri descrise în prezentul Regulament.

36. Documentele prezentate în vederea identificării clientului şi a beneficiarului efectiv, precum şi în vederea verificării identităţii acestora, trebuie să fie valabile la data prezentării lor, iar copiile acestora se stochează/arhivează de către instituţia financiară nebancară corespunzător procedurilor interne stabilite. Documentele se prezintă de către client în original sau în copie (fotocopie) legalizate conform legislaţiei aplicabile. În cazul prezentării documentelor în copie (fotocopie) care nu sunt legalizate în modul corespunzător, instituţia financiară nebancară solicită prezentarea originalelor documentelor pentru coroborarea informaţiei şi datelor prezentate. În cazul identificării şi verificării identităţii clientului la distanţă, instituţia financiară nebancară solicită şi obţine informaţiile şi documentele necesare în conformitate cu reglementările Băncii Naţionale a Moldovei privind cerinţele pentru identificarea şi verificarea identităţii clienţilor prin intermediul mijloacelor electronice.

37. La identificarea şi verificarea identităţii clientului instituţia financiară nebancară obţine şi prelucrează datele cu caracter personal, inclusiv şi prin mijloace de identificare electronică, în conformitate cu cerinţele Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.

38. Pe parcursul relaţiei de afaceri instituţia financiară nebancară revizuieşte şi actualizează informaţia cu privire la identificarea clienţilor şi a beneficiarilor efectivi în funcţie de riscul asociat. Acesta actualizează informaţia la necesitate, luând în considerare factorii relevanţi, dar cel puţin, pentru clienţii cu grad de risc sporit - anual, pentru clienţii cu grad de risc mediu – o dată la 2 ani, iar pentru cei cu grad de risc scăzut - o dată la 3 ani. Factorii relevanţi care pot determina necesitatea actualizării informaţiei includ cel puţin: neaplicarea anterioară a măsurilor de identificare, perioada aplicării acestora, gradul de adecvare a datelor obţinute, noi cerinţe normative privind măsurile de precauţie şi/sau schimbarea circumstanţelor relevante privind clientul.

Secţiunea a 3-a

Măsuri de monitorizare a activităţilor şi operaţiunilor

39. Instituţia financiară nebancară trebuie să adapteze amploarea măsurilor de monitorizare a activităţilor şi operaţiunilor clienţilor în conformitate cu evaluarea instituţională a riscurilor şi profilurilor de risc individuale ale clienţilor. Monitorizarea sporită este aplicată pentru situaţii cu risc sporit. Sistemele de monitorizare trebuie revizuite periodic, dar nu mai rar de o dată pe an.

40. Instituţia financiară nebancară monitorizează continuu activităţile, operaţiunile clientului sau relaţia de afaceri cu acesta. Acţiunile de monitorizare continuă cuprind:

1) determinarea operaţiunilor ordinare (specifice) ale clientului;

2) examinarea minuţioasă a tranzacţiilor pe parcursul relaţiei de afaceri pentru a avea siguranţa că acestea sunt în corespundere cu informaţia deţinută de către instituţia financiară nebancară, cu activitatea şi riscul asociat clientului. Examinarea operaţiunilor presupune cel puţin ca instituţia financiară nebancară să dispună de sisteme eficiente şi proceduri pentru depistarea activităţilor sau tranzacţiilor suspecte. Depistarea activităţilor sau tranzacţiilor suspecte poate fi realizată prin stabilirea limitelor valorice ale tranzacţiilor pentru o grupă particulară sau categorie de operaţiuni. O atenţie deosebită se acordă operaţiunilor care depăşesc aceste limite valorice şi operaţiunilor ce nu au scop economic clar;

3) verificarea faptului dacă documentele şi informaţiile acumulate în procesul monitorizării clienţilor şi tranzacţiilor sunt actualizate şi relevante, inclusiv pentru categoriile clienţilor sau relaţiile de afaceri cu grad de risc sporit;

4) identificarea activităţilor şi operaţiunilor suspecte, inclusiv a celor potenţiale, precum şi a surselor mijloacelor băneşti utilizate în aceste activităţi şi operaţiuni;

5) raportarea către persoana responsabilă cu funcţii de conducere de rang superior a informaţiei necesare pentru identificarea, analiza şi monitorizarea eficientă a conturilor şi operaţiunilor clienţilor, inclusiv pentru clienţii cu grad de risc sporit;

6) monitorizarea în timp real a tuturor tranzacţiilor (plăţilor) efectuate de clienţi sau potenţialii clienţi pentru a depista persoanele, grupurile sau entităţile implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă, inclusiv în scopul identificării plăţilor pentru prevenirea efectuării acestora cu încălcarea sancţiunilor, interdicţiilor sau altor restricţii aplicate.

41. Instituţia financiară nebancară acordă atenţie sporită tuturor tranzacţiilor semnificative, complexe şi neordinare care aparent nu au un scop legal sau economic. Instituţia financiară nebancară examinează natura şi scopul acestor tranzacţii, iar constatările le documentează în scris şi ia măsuri de precauţie sporită în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament. În astfel de situaţii instituţia financiară nebancară obţine documente confirmative la efectuarea tranzacţiilor şi determină sursa mijloacelor băneşti utilizate (contracte, facturi fiscale/facturi, documente de expediţie, declaraţii vamale, certificate despre salariu, dări de seamă fiscale, rapoarte de activitate, alte documente).

42. Persoana responsabilă cu funcţii de rang superior a instituţiei financiare nebancare are responsabilitatea pentru documentarea, păstrarea şi comunicarea cu personalul relevant al acestuia despre rezultatele monitorizării, precum şi orice probleme care apar şi soluţionarea lor.

43. Instituţia financiară nebancară, din oficiu sau la solicitare se abţine de la executarea activităţilor şi tranzacţiilor cu bunuri, inclusiv cu mijloace financiare, pentru un termen de 5 zile lucrătoare, dacă stabileşte suspiciuni care pot indica despre acţiuni de spălare a banilor, infracţiuni predicat, acţiuni de finanţare a terorismului sau a proliferării armelor de distrugere în masă, în curs de pregătire, de tentativă, de realizare ori deja realizate.

44. Instituţia financiară nebancară aplică cerinţele pct.43 la solicitarea Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor sau din proprie iniţiativă. La aplicarea cerinţelor pct.43 din proprie iniţiativă, instituţia financiară nebancară informează imediat, dar nu mai târziu de 24 de ore de la momentul abţinerii, Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor despre decizia luată.

45. Instituţia financiară nebancară în cazul aplicării cerinţelor pct.43, poate solicita clientului furnizarea datelor şi informaţiei suplimentare, inclusiv a documentelor confirmative privind operaţiunile efectuate, în scopul aplicării corespunzătoare a măsurilor de precauţie, şi în special, pentru înţelegerea scopului şi a naturii relaţiei de afaceri, precum şi sursa bunurilor implicate.

46. Măsurile aplicate conform pct.43 pot înceta din oficiu la expirarea termenului pentru care au fost aplicate sau înainte de expirarea termenului doar în baza permisiunii scrise a Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor. Dispoziţiile prezentului punct nu exonerează instituţia financiară nebancară de la obligaţiile stabilite în art.5 alin.(3) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi programul intern, elaborat conform pct.12.

47. Instituţia financiară nebancară este obligată:

1) să nu efectueze nicio activitate sau tranzacţie, inclusiv printr-un cont de plăţi şi să nu stabilească nicio relaţie de afaceri, în cazul în care nu poate asigura respectarea cerinţelor pct.25-28, 33-35 şi 40,41;

2) în cazul unei relaţii de afaceri existente, să termine relaţia de afaceri în cazul în care instituţia financiară nebancară nu poate asigura respectarea cerinţelor pct.25-28, 33-35 şi 40,41;

3) atunci când există o suspiciune privind spălarea banilor sau finanţarea terorismului şi instituţia financiară nebancară consideră în mod rezonabil că respectarea cerinţelor pct.25-28, 33-35 şi 40,41 va determina încălcarea obligaţiei de nedivulgare, să nu finalizeze procesul de aplicare a măsurilor de precauţie în raport cu potenţialul client;

4) să transmită formularele speciale privind raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte, în circumstanţele indicate la subpct.1) - 3) Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor în conformitate cu art.11 din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. În acest caz, instituţia financiară nebancară este în drept să nu explice clientului motivul refuzului.

48. Instituţia financiară nebancară nu va deschide şi ţine conturi anonime, casete de siguranţă anonime, conturi pe nume fictive, carnete de economii anonime, nu va emite şi nu va accepta plăţi efectuate prin utilizarea de carduri preplătite anonime, nu va stabili sau nu va continua o relaţie de afaceri cu o instituţie financiară nebancară fictivă/bancă fictivă sau cu o instituţie financiară nebancară/bancă despre care se ştie că permite altei instituţii financiare nebancare fictive/bănci fictive să utilizeze conturile sale sau care pune la dispoziţie pentru clienţii săi conturi anonime.

Secţiunea a 4-a

Informaţia obţinută de la persoanele terţe

49. Instituţia financiară nebancară poate să recurgă la informaţia care o deţin persoanele terţe, pentru a realiza măsurile prevăzute la pct.25-28, 33, 34 şi 35 în următoarele condiţii:

1) persoanele terţe reprezintă entităţile raportoare prevăzute la art.4 alin.(1) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, rezidente sau cele similare situate într-o altă ţară (jurisdicţie), care sunt supravegheate adecvat şi îndeplinesc cerinţe similare celor prevăzute de Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv prin măsurile de precauţie privind clienţii şi de păstrare a datelor, şi;

2) persoanele terţe nu sunt rezidente în jurisdicţiile cu risc sporit.

50 Instituţiile financiare nebancare care apelează la persoane terţe dispun de proceduri eficiente pentru a se asigura că obţin de la acestea, imediat:

1) toate informaţiile necesare aferente măsurilor prevăzute la pct.25-28, 33, 34 şi 35;

2) la cerere, copiile datelor de identificare şi alte documente aferente măsurilor prevăzute la pct.25-28, 33, 34 şi 35, inclusiv datele obţinute prin intermediul mijloacelor electronice.

51. Instituţia financiară nebancară are responsabilitatea finală privind realizarea măsurilor prevăzute la pct.25-28, 33, 34 şi 35 în cazul în care apelează la persoane terţe.

Capitolul VI

MĂSURI DE PRECAUŢIE SIMPLIFICATĂ PRIVIND CLIENŢII

52. Instituţia financiară nebancară aplică măsuri de precauţie simplificată privind clienţii atunci când, prin natura lor, pot prezenta un risc redus de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului.

53. Măsurile de precauţie simplificată privind clienţii cuprind măsurile de precauţie privind clienţii prevăzute la pct.24 şi 25 în cadrul unei proceduri simplificate aferente riscului redus de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, care include:

1) verificarea identităţii clientului şi a beneficiarului efectiv după stabilirea relaţiei de afaceri atunci când aceasta este necesar pentru a nu întrerupe practicile comerciale normale;

2) limitarea obţinerii de informaţii specifice sau efectuarea de măsuri specifice privind scopul şi natura relaţiei de afaceri şi deducerea scopului şi naturii relaţiei de afaceri din tipul tranzacţiilor sau a relaţiei de afaceri stabilită;

3) reducerea frecvenţei actualizărilor datelor de identificare a clienţilor în cazul unei relaţii de afaceri stabilite;

4) reducerea gradului de monitorizare continuă a tranzacţiei sau a relaţiei de afaceri.

În cazul în care identitatea clientului şi beneficiarului efectiv nu a fost verificată până la stabilirea relaţiei de afaceri, instituţia financiară nebancară asigură realizarea acestei măsuri cât mai curând posibil după contactul iniţial, dar nu mai târziu de o lună. Până la finalizarea măsurilor de verificare, instituţia financiară nebancară nu permite efectuarea tranzacţiilor (operaţiunilor) prin intermediul contului sau stabileşte condiţiile specifice de utilizare a acestuia (limite valorice, tipuri de servicii sau produse etc.), în conformitate cu politicile şi procedurile interne.

54. Instituţia financiară nebancară, în baza evaluării proprii şi în corespundere cu rezultatele evaluării riscurilor la nivel naţional, stabileşte factorii care generează riscuri reduse de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului şi care determină necesitatea aplicării măsurilor de precauţie simplificată privind clienţii, aceştia includ cel puţin următorii factori:

a) pentru sectorul de creditare nebancară:

1) sume reduse pentru plăţi, depuneri sau retrageri de numerar;

2) număr de plăţi, de depunere sau răscumpărare limitate, inclusiv retragerea numerarului într-o anumită perioadă de timp;

3) contul poate stoca doar valori limitate de fonduri aferente unui produs sau serviciu;

4) produsul sau serviciul poate fi folosit doar la nivel naţional;

5) produsul sau serviciul este acceptat de un număr limitat de agenţi, a căror activitate este cunoscută instituţiei financiare nebancare;

6) mijloacele băneşti sunt acceptate ca mijloc de plată pentru tipuri limitate de servicii sau produse cu risc scăzut;

7) clientul este o societate ale cărei valori mobiliare sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată/sistem multilateral de tranzacţionare, care impune cerinţe pentru a asigura transparenţa adecvată a beneficiarului efectiv;

8) clientul are o istorie îndelungată cu instituţia financiară nebancară sau cu agenţii acestuia (dosarul clientului cuprinde informaţii cum ar fi subscrierea de credit, măsurile de identificare a clientului actualizate);

9) produsele şi serviciile sunt limitate şi bine definite pentru un cerc de clienţi, cu scopul de a spori incluziunea financiară.

b) pentru sectorul asigurărilor de viaţă:

1) poliţele de asigurare de viaţă includ prima anuală ce nu depăşeşte valoarea de 20 000 de lei sau prima unică ce nu depăşeşte valoarea de 50 000 de lei;

2) la achiziţionarea poliţelor de asigurare pentru sistemele de pensii nu există o clauză de răscumpărare şi poliţa nu poate fi utilizată drept garanţie;

3) la achiziţionarea sistemelor de pensii, anuităţilor sau programelor similare care asigură salariaţilor beneficii de pensii, contribuţiile se realizează prin deduceri de salarii, iar normele sistemului nu permit ca drepturile beneficiarilor să fie transferate;

4) poliţele de viaţă distribuite prin intermediul unor agenţi în bază contractuală, pentru a încheia asigurări de viaţă în favoarea angajaţii lor, ca parte a unui pachet de beneficii;

5) produse care se plătesc numai la deces şi/sau în caz de invaliditate;

6) reasiguratorul sau intermediarul în asigurări sau în reasigurări este rezident al jurisdicţiei cu nivel redus de corupţie şi de criminalitate, care dispune de un sistem eficient de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului conform standardelor internaţionale şi este supusă regulat evaluării de către organizaţiile internaţionale de profil;

7) clientul are o istorie îndelungată cu instituţia financiară nebancară (dosarul clientului cuprinde informaţii cum ar fi subscrierea de asigurări, măsurile de identificare a clientului actualizate).

Instituţia financiară nebancară, în baza evaluării riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului la nivel naţional, precum şi în baza criteriilor şi factorilor stabiliţi de către Banca Naţională a Moldovei, acumulează informaţii suficiente pentru a identifica dacă clientul, tranzacţiile sau relaţiile de afaceri întrunesc condiţiile menţionate la prezentul punct.

55. Instituţia financiară nebancară nu aplică măsuri de precauţie simplificată în cazul existenţei suspiciunii cu privire la spălarea banilor sau finanţarea terorismului.

Capitolul VII

MĂSURI DE PRECAUŢIE SPORITE PRIVIND CLIENŢII

56. În vederea aplicării legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţia financiară nebancară stabileşte categoriile clienţilor, activităţile şi tranzacţiile ce prezintă un grad de risc sporit pe baza unor indicatori stabiliţi în funcţie de volumul tranzacţiilor efectuate, tipul serviciilor solicitate, tipul activităţii desfăşurate, circumstanţele economice, reputaţia ţării de origine a clientului, plauzibilitatea explicaţiilor oferite de client, limitele valorice prestabilite pe categorii de tranzacţii.

57. În baza evaluării proprii, instituţia financiară nebancară stabileşte factorii care generează riscuri sporite şi care determină necesitatea aplicării măsurilor de precauţie sporită privind clienţii. Factorii care generează riscuri sporite sunt:

a) pentru sectorul de creditare nebancară:

1) clientul este o persoană juridică a cărei structură face dificilă identificarea beneficiarului efectiv sau a celor care deţin controlul acesteia;

2) clientul este reticent în a furniza informaţii despre beneficiar, informaţii cu privire la achiziţionarea unui produs sau oferă informaţii incomplete, neveridice sau contradictorii;

3) clientul care nu se prezintă personal la identificare cu excepţia clientului identificat prin aplicarea mijloacelor electronice;

4) relaţiile de afaceri sau tranzacţiile la distanţa, fără anumite măsuri de protecţie, cum ar fi semnătura electronică;

5) persoanele juridice cu rol de structuri de administrare a bunurilor personale;

6) clientul efectuează întotdeauna tranzacţii sub limita stabilită de raportare;

7) sursa averii şi/sau sursa fondurilor clientului destinate pentru acordarea împrumutului/creditului sau depunerilor de economii nu este clară;

8) tranzacţiile efectuate/primite de la terţi necunoscuţi clientului sau neasociaţi acestuia;

9) operaţiunea nu este însoţită de informaţiile necesare despre plătitor sau beneficiar;

10) clientul rambursează împrumutul/creditul anticipat înainte de scadenţa obligaţiei contractuale, dar nu poate prezenta o justificare a sursei fondurilor;

11) clientul sau un terţ garantează împrumutul/creditul cu bunuri de valoare înaltă sau alte active, fără a avea un sens economic, având posibilitatea utilizării acestor bunuri sau active direct (fără a contracta un împrumut/credit);

12) nerambursarea aparent neîntemeiată a împrumutului/creditului garantat, cu scopul de a determina declanşarea procedurii de exercitare a dreptului de gaj/ipotecă;

13) clientul solicită o perioadă de rambursare a împrumutului/creditului foarte scurtă, contrar capacităţii financiare a acestuia, fără careva explicaţii plauzibile şi documente care confirmă sursa mijloacelor băneşti;

14) activul/bunul a fost procurat în numerar şi imediat a fost gajat;

15) împrumuturile ipotecare sunt achitate integral înainte de prima rată de scadenţă, contrar capacităţii financiare a acestuia, fără careva explicaţii plauzibile şi documente care confirmă sursa mijloacelor băneşti;

16) activul/bunul gajat se află într-o jurisdicţie cu risc sporit;

17) clientul solicită schimbarea metodei obişnuite de rambursare a împrumutului/creditului, fără careva argumente clare şi întemeiate;

18) plăţile primite de la terţi necunoscuţi sau neasociaţi

19) bunul procurat în leasing este folosit de către o terţă persoană în lipsa unor raporturi juridice determinate cu locatarul;

20) alţi factori identificaţi în cadrul evaluării riscurilor.

b) pentru sectorul asigurărilor de viaţă:

1) clientul nu este interesat de caracteristicile produsului de asigurare;

2) vârsta clientului este neobişnuită pentru tipul de produs solicitat (de exemplu clientul este foarte tânăr sau foarte bătrân);

3) profesia sau activităţile clientului sunt considerate a fi susceptibile de a fi legate de acţiunea de spălare a banilor, de exemplu, acestea sunt cunoscute ca fiind generatoare de fluxuri foarte mari de lichidităţi sau expuse unui risc înalt de corupţie;

4) produsul de asigurare solicitat nu corespunde necesităţilor clientului;

5) clientul este reticent în a furniza informaţii de identificare la achiziţionarea unui produs sau care oferă informaţii minime sau aparent fictive;

6) interesul sporit şi nejustificat pentru condiţiile de rezoluţiune a contractului de asigurare;

7) rezoluţiunea anticipată nemotivată a contractului de asigurare indiferent de condiţii, chiar şi cu penalităţi, în special atunci când restituirea sumelor se realizează în conturi bancare diferite;

8) achitarea unei prime de asigurare sau a unor active de valoare înaltă comparativ cu veniturile clientului;

9) modificări ale contractului de asigurare în vederea stabilirii noului asigurat, beneficiar al asigurării sau direcţionarea beneficiului (prima, despăgubire, anuitate etc.) către noii terţi păgubiţi;

10) asigurătorului i se aduce la cunoştinţă schimbarea beneficiarului doar atunci când se prezintă cererea de despăgubire, iar clientul suportă un cost ridicat, solicitând rezoluţiunea asigurării;

11) asigurătorul, clientul, beneficiarul sau beneficiarul efectiv al beneficiarului se află în jurisdicţii diferite;

12) asistentul în brokeraj nu respectă cerinţele programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţarea terorismului a brokerului de asigurare şi/sau de reasigurare aferent aplicării măsurilor de precauţie privind clienţii;

13) împrumutarea anticipată a unei sumei maxime în asigurări de viaţă;

14) plata în avans/exces a primelor de asigurare, cu depunerea anticipată a cererii de rambursare;

15) achitarea primei de asigurare de la o jurisdicţie străină asociată cu un grad sporit de risc de spălarea banilor şi finanţarea terorismului;

16) acţiuni intermediare neordinare, cum ar fi comision foarte mare (inclusiv care depăşeşte cheltuielile de achiziţie ale asigurătorului pentru produsul de asigurare), rambursări, lipsa măsurilor de precauţie privind clientul şi practici neobişnuite de vânzare;

17) deţinătorii de poliţe de asigurare de viaţă şi/sau beneficiarul contractului sunt societăţi a căror structură face dificilă identificarea beneficiarului efectiv;

18) deţinătorii de poliţe de asigurare de viaţă şi/sau beneficiarul contractului de asigurare sunt societăţi cu deţinători de acţiuni în custodie;

19) cererea clientului de a schimba sau de a majora suma asigurată şi/sau plata primelor de asigurare este neobişnuită sau excesivă;

20) tranzacţiile efectuate, primele de asigurare achitate de terţi necunoscuţi clientului sau neasociaţi acestuia;

21) beneficiarul poliţei de asigurare şi/sau agentul/intermediarul în asigurări şi/sau în reasigurări are rezidenţa sau este asociat cu jurisdicţii cu risc sporit de spălarea banilor şi finanţarea terorismului;

22) clientul este reprezentat de o altă persoană împuternicită să acţioneze în numele acestuia;

23) alţi factori identificaţi în cadrul evaluării riscurilor.

58. Instituţiile financiare nebancare aplică măsuri de precauţie sporită privind clienţii, suplimentar celor prevăzute la pct.26, în situaţiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, cel puţin prin:

1) obţinerea informaţiei suplimentare despre client şi beneficiarul efectiv (genul de activitate, volumul activelor, cifra de afacere, altă informaţie disponibilă din surse publice, internet), precum şi actualizarea frecventă a datelor de identificare ale clientului şi beneficiarului efectiv;

2) obţinerea informaţiei suplimentare despre natura şi scopul relaţiei de afaceri;

3) obţinerea informaţiei despre sursa bunurilor clientului, a beneficiarului efectiv şi a sursei averii deţinute de către client;

4) obţinerea informaţiei despre scopul activităţii sau tranzacţiei în curs de pregătire, de realizare sau deja realizate;

5) obţinerea aprobării de către persoana responsabilă cu funcţii de conducere de rang superior a iniţierii sau continuării relaţiei de afaceri;

6) realizarea monitorizării sporite a relaţiei de afaceri prin creşterea numărului şi frecvenţei verificărilor efectuate prin selectarea activităţilor şi tranzacţiilor care necesită examinare adiţională;

7) solicitarea ca prima plată a operaţiunilor să se efectueze printr-un cont deschis în numele clientului la o bancă care aplică măsuri similare de precauţie privind clienţii;

8) implementarea sistemelor informatice specializate în scopul asigurării eficienţei gestiunii informaţiei cu referire la identificarea, analizarea şi monitorizarea clienţilor şi operaţiunilor acestora.

59. În cazul în care clientul nu se prezintă personal la identificare (de exemplu, în cazul relaţiilor prin corespondenţă sau prin telefon, e-mail, internet sau alte mijloace electronice), instituţia financiară nebancară aplică măsuri de precauţie sporită prin utilizarea de mecanisme de tipul semnăturii electronice, a metodelor biometrice, cheilor de sesiune etc. Cu ocazia primei vizite a clientului la instituţia financiară nebancară se solicită documentele şi informaţiile conform cerinţelor prezentului Regulament. Suplimentar, instituţia financiară nebancară aplică una sau mai multe din următoarele măsuri:

1) solicită documentele de identificare a clientului eliberate de către o autoritate sau un organ competent, inclusiv a specimenului de semnătură, alte documente, după caz, pentru completarea dosarului clientului;

2) ia măsuri de protecţie a autenticităţii documentelor în formă electronică transmise instituţiei financiare nebancare;

3) utilizează informaţia prezentată de un partener (prestator, agent, bancă) în care clientul are deschis un cont şi care aplică cel puţin aceleaşi măsuri de cunoaştere a clientului şi este supusă unei supravegheri efective;

4) solicită ca prima plată să fie efectuată în numele clientului printr-un cont deschis la altă bancă, care aplică cel puţin aceleaşi măsuri de cunoaştere a clientului şi este supusă unei supravegheri efective, la necesitate;

5) stabilirea şi menţinerea unei modalităţi de contact cu clientul, independentă de modalitatea prin care sunt realizate operaţiunile cu clientul la distanţă.

60. În tranzacţiile sau în relaţiile de afaceri cu persoanele expuse politic, cu membrii de familie ai persoanelor expuse politic şi cu persoanele cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi a persoanelor expuse politic, instituţia financiară nebancară, suplimentar la măsurile de precauţie prevăzute la pct.25 şi 26, întreprinde măsuri ce cuprind:

1) elaborarea şi implementarea sistemelor adecvate de gestionare a riscurilor, inclusiv a procedurilor bazate pe evaluarea riscurilor, pentru a stabili dacă un client, potenţial client sau beneficiarul efectiv al unui client este persoană expusă politic;

2) obţinerea aprobării persoanei responsabile cu funcţii de conducere de rang superior la stabilirea sau continuarea relaţiilor de afaceri cu astfel de clienţi;

3) adoptarea şi aplicarea măsurilor adecvate privind stabilirea sursei averii şi a sursei bunurilor implicate în relaţia de afaceri sau în operaţiunile cu astfel de clienţi;

4) efectuarea monitorizării sporite şi continue a relaţiei de afaceri şi/sau a tranzacţiilor cu aceşti clienţi;

În relaţiile de afaceri sau în cazul tranzacţiilor cu persoanele expuse politic, cu membrii de familie ai persoanelor expuse politic şi cu persoanele cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi ai persoanelor expuse politic, instituţia financiară nebancară aplică măsurile de precauţie sporită prevăzute la subpunctele 1) – 4) pentru o perioadă de 12 luni de la încetarea exercitării funcţiei publice importante la nivel naţional sau internaţional. După expirarea acestei perioade, în baza unei evaluări a riscului care determină dacă persoana respectivă mai prezintă sau nu riscuri aferente persoanelor expuse politic, banca aplică măsurile de precauţie în funcţie de riscul identificat.

61. Instituţiile financiare nebancare - asiguratorii/reasiguratorii/intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări întreprind măsuri pentru a stabili dacă beneficiarii unei poliţe de asigurare de viaţă sau ai unei poliţe de asigurare cu participarea la investiţii şi/sau, după caz, beneficiarul efectiv al beneficiarului sunt persoane expuse politic, persoane cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi sau membrii de familie ai unor astfel de persoane expuse politic. Măsurile respective se adoptă cel târziu la momentul plăţii sau la momentul atribuirii, totale sau parţiale, a poliţei. În cazul în care au fost identificate riscuri sporite, participanţii profesionişti, suplimentar la măsurile de precauţie pentru clienţi prevăzute la pct.25-28, întreprind următoarele:

a) informează persoana responsabilă cu funcţii de conducere de rang superior înainte de plata veniturilor corespunzătoare poliţei de asigurare;

b) efectuează o examinare sporită a întregii relaţii de afaceri cu asiguratul;

c) raportează Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor tranzacţia de plată a veniturilor corespunzătoare poliţei de asigurare.

62. În relaţiile de afaceri sau în cazul tranzacţiilor cu clienţii şi instituţiile financiare din ţările (jurisdicţiile) cu risc sporit desemnate/monitorizate de GAFI, suplimentar la măsurile de precauţie sporită prevăzute de prezentul capitol, instituţia financiară nebancară aplică, în conformitate cu acţiunile solicitate de GAFI şi în dependenţă de risc, una sau mai multe din următoarele măsuri:

1) limitarea desfăşurării relaţiilor de afaceri şi/sau a efectuării tranzacţiilor în/din ţara (jurisdicţia) cu risc sporit sau cu persoane din această ţară (jurisdicţie) ori, după caz, încetarea acestora;

2) evaluarea, modificarea sau, după caz, încetarea relaţiei cu instituţia corespondentă - din ţara (jurisdicţia) cu risc spori;

3) efectuarea auditului extern pentru sucursalele sau reprezentanţele instituţiei financiare nebancare situate în ţările (jurisdicţiile) în cauză;

4) închiderea sucursalei, a reprezentanţei instituţiei financiare nebancare situate în ţările (jurisdicţiile) în cauză.

63. Măsurile prevăzute la pct.62 precum şi alte măsuri de precauţie sporită, urmează a fi aplicate şi în cazul în care acestea sunt solicitate de Banca Naţională a Moldovei sau Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor.

Capitolul VIII

ASISTENŢII ÎN BROKERAJ

64. Brokerii de asigurare şi/sau de reasigurare care desfăşoară activitatea prin intermediul asistenţilor în brokeraj trebuie să asigure includerea acestora în programul intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului şi să efectueze monitorizarea lor în vederea implementării cerinţelor legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului. În acest sens, procedurile, politicile şi metodele interne ale brokerilor de asigurare şi/sau de reasigurare, vor include, cel puţin, aspecte precum:

1) aplicarea măsurilor de precauţie privind asistentul în brokeraj la iniţierea relaţiei de afaceri (la semnarea contractului de mandat) şi obţinerea de informaţii cu privire la forma juridică (persoană fizică sau persoană juridică) a acestuia, structura de proprietate şi control a asistentului în brokeraj, cu identificarea beneficiarului efectiv al acestuia şi înregistrarea ulterioară a asistentului în brokeraj în Registrul asistenţilor în brokeraj, ţinut de brokerul de asigurare şi/ sau de reasigurare;

2) instituirea de reguli şi proceduri de verificare a asistentului în brokeraj pentru a înţelege natura, amploarea şi complexitatea activităţii acestuia, în special riscurile aferente activităţii de asigurare şi reasigurare de viaţă, tipurile de asigurări de viaţă, numărul şi/sau valoarea încasărilor/plăţilor efectuate (primele de asigurare/reasigurare, indemnizaţie de asigurare), numărul de clienţi (contractanţi, asiguraţi, reasiguraţi, beneficiarii în asigurări), informaţii privind conformitatea anterioară la prevederile legislaţiei;

3) asigurarea instruirii continue a personalului propriu, a asistentului în brokeraj privind cerinţele legale aplicabile în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, programul, politicile şi procedurile interne ale brokerului de asigurare şi/sau de reasigurare, în scopul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului prin intermediul activităţii de asigurare sau de reasigurare;

4) furnizarea de îndrumări şi asistenţă asistentului în brokeraj pentru respectarea programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului a brokerului de asigurare şi/sau de reasigurare.

65. Brokerul de asigurare şi/sau de reasigurare monitorizează activitatea asistentului în brokeraj în scopul asigurării implementării corespunzătoare de către acesta a cerinţelor programului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului a brokerului de asigurare şi/sau de reasigurare. Gradul şi natura monitorizării a asistentului în brokeraj depinde de volumul operaţiunilor acestuia, metoda de monitorizare utilizată (manuală, automată sau combinată), rezultatele monitorizărilor anterioare (dacă este cazul), tipurile de clienţi şi tipul de asigurare de viaţă oferită clienţilor. În cadrul monitorizării activităţii asistentului în brokeraj şi aplicării abordării bazate pe risc, brokerul de asigurare şi/sau de reasigurare identifică criteriile specifice de risc pentru atribuirea gradului de risc asistentului în brokeraj, iar în caz de necesitate revizuieşte gradul de risc atribuit.. Criteriile specifice definite în acest scop trebuie revizuite în mod periodic pentru a determina dacă sunt adecvate pentru nivelurile de risc stabilite.

66. Brokerul de asigurare şi/sau de reasigurare, în scopul gestionării şi minimizării riscurilor specifice care derivă din activitatea unui asistent în brokeraj pune în aplicare cel puţin următoarele măsuri:

1) crearea şi ţinerea unui registru al asistenţilor în brokeraj cu risc sporit;

2) necesitatea aplicării măsurilor de precauţie sporite în cazurile corespunzătoare;

3) aplicarea limitelor la încasările/plăţile în numerar aferente asigurărilor de viaţă;

4) asigurarea instruirii asistenţilor în brokeraj cu privire la indicatorii specifici de suspiciune şi standardele de raportare.

Capitolul IX

RAPORTAREA ACTIVITĂŢILOR ŞI A TRANZACŢIILOR

67. Instituţia financiară nebancară este obligat să raporteze Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, în conformitate cu art.11 din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, despre:

1) bunurile suspecte, activităţile sau tranzacţiile suspecte de spălare a banilor, de infracţiuni predicat şi de finanţare a terorismului, care sunt în curs de pregătire, de tentativă, de realizare sau sunt deja realizate - imediat, în cel mult 24 de ore de la identificarea actului sau circumstanţelor care generează suspiciuni;

2) activităţile sau tranzacţiile clienţilor în numerar în valoare de cel puţin 200 000 de lei, realizate printr-o operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au o legătură între ele, efectuate în decursul unei luni, începând cu prima zi şi terminând cu ultima zi a lunii - până la data de 5 a lunii următoare lunii în care au fost efectuate activităţile sau tranzacţiile;

3) tranzacţiile clienţilor realizate printr-o operaţiune a cărei valoare este de cel puţin 200 000 de lei şi care nu se încadrează în prevederile subpct.2) - până la data de 10 a lunii următoare lunii în care au fost efectuate tranzacţiile.

68. Instituţia financiară nebancară va dispune de:

1) proceduri scrise, reieşind din prevederile Legii nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului aduse la cunoştinţă întregului personal, care prevăd raportarea de către personal a tuturor activităţilor şi tranzacţiilor suspecte;

2) mecanisme de depistare a activităţilor şi tranzacţiilor suspecte conform criteriilor stabilite, inclusiv de autorităţile competente;

3) proceduri de informare a persoanei responsabile de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor instituţiei financiare nebancare cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv a persoanelor responsabile cu funcţii de conducere de rang superior privind aspectele ce ţin de prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

69. Instituţia financiară nebancară transmite, printr-un canal securizat în adresa Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor formularul special privind raportarea activităţilor sau tranzacţiilor specificate la pct.67.

70. Forma, structura, conţinutul, precum şi modul de raportare, primire şi confirmare a formularelor speciale sunt prevăzute de instrucţiunea şi procedura cu privire la raportarea activităţilor sau tranzacţiilor, elaborată şi aprobată de către Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor.

Capitolul X

PĂSTRAREA DATELOR

71. Instituţia financiară nebancară păstrează toate documentele şi informaţiile necesare pentru respectarea măsurilor de precauţie privind clienţii şi beneficiarii efectivi, inclusiv dacă sunt disponibile, informaţiile obţinute prin intermediul mijloacelor electronice, serviciilor de încredere relevante sau prin orice alt proces de identificare sigur, la distanţă sau electronic, reglementat, recunoscut, aprobat sau acceptat de autorităţile naţionale abilitate prin lege, şi copiile documentelor de identificare, arhiva conturilor şi documentelor primare, corespondenţă de afaceri, rezultatele analizelor şi cercetărilor efectuate, pe o perioadă de 5 ani de la încetarea relaţiei de afaceri sau de la data efectuării unei tranzacţii ocazionale. Datele păstrate trebuie să fie suficiente ca să permită reconstituirea fiecărei tranzacţii în maniera în care să servească în caz de necesitate ca probă în cadrul procedurii penale, contravenţionale şi altor proceduri legale.

72. Procedurile de păstrare a documentelor şi informaţiei vor include cel puţin următoarele:

1) ţinerea unui registru al clienţilor şi al beneficiarului efectiv identificaţi, care va conţine cel puţin: denumirea/numele şi prenumele clientului; IDNO/IDNP; numărul contului, dacă există şi sau serviciul/produsul acordat; data stabilirii relaţiei/efectuării tranzacţiei;

2) păstrarea tuturor înregistrărilor privind tranzacţiile sau activităţile, documentelor primare şi a corespondenţei de afaceri;

3) păstrarea dosarelor privind identificarea şi verificarea clienţilor, a beneficiarilor efectivi, privind monitorizarea operaţiunilor clienţilor şi păstrarea documentelor confirmative aferente operaţiunilor;

4) păstrarea informaţiei privind operaţiunile efectuate (tipul, volumul, destinaţia etc.), inclusiv cele complexe şi neordinare;

5) păstrarea în formă arhivată a dosarelor privind identitatea clienţilor şi a beneficiarilor efectivi, a informaţiei privind operaţiunile şi corespondenţa de afaceri în condiţii de siguranţă şi disponibilitate operativă.

73. La solicitarea Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor sau Băncii Naţionale a Moldovei, conform art.9 alin.(2¹) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţia financiară nebancară prelungeşte termenul de păstrare pentru anumite tipuri de documente şi informaţii prevăzute la pct.71, pentru o perioadă care nu poate depăşi 5 ani suplimentari.

Capitolul XI

CERINŢE PRIVIND SISTEMUL DE CONTROL INTERN

74. Instituţia financiară nebancară stabileşte politici, proceduri şi dispune de un sistem de control intern care va asigura conformarea continuă cu actele normative şi de un program intern în domeniu prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului ce va contribui la minimizarea riscurilor aferente.

75. Sistemul de control intern al instituţiei financiare nebancare depinde de o serie de factori, inclusiv natura, amploarea şi complexitatea afacerii instituţiei financiare nebancare, diversitatea operaţiunilor sale, inclusiv baza de clienţi, profilul de produs şi activitate, gradul de risc asociat fiecărei jurisdicţii a operaţiunilor şi canalelor sale de distribuţie, adică măsura în care instituţia financiară nebancară interacţionează direct cu clientul său sau prin intermediul agenţilor săi.

76. Brokerul de asigurare şi/sau de reasigurare, care desfăşoară activitatea prin intermediul asistenţilor în brokeraj, urmează să includă asistenţii în brokeraj în sistemul de control intern în scopul verificării respectării de către aceştia a prevederilor programului intern de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

77. Sistemul de control intern al instituţiei financiare nebancare va include următoarele elemente:

1) efectuarea auditului de către personalul instituţiei financiare nebancare sau de către o entitate de audit/auditor extern în vederea verificării respectării programului intern privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Funcţiile auditului în acest scop sunt:

a) evaluarea independentă a programului privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi a respectării cerinţelor legislaţiei;

b) monitorizarea activităţii personalului prin testarea conformării;

c) testarea modului de realizare a tranzacţiilor în caz de necesitate;

d) informarea persoanelor cu funcţii de conducere de rang superior, responsabile de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor, privind rezultatele verificării şi recomandarea asupra măsurilor necesare a fi întreprinse pentru minimizarea riscurilor şi înlăturarea neajunsurilor identificate.

2) desemnarea persoanelor responsabile de asigurarea conformării instituţiei financiare nebancare cu actele normative în vigoare privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Persoana responsabilă cu funcţii de conducere de rang superior desemnată din rîndul membrilor Consiliului instituţiei financiare nebancare şi/sau organului executiv are, cel puţin, următoarele atribuţii:

a) acordă consultaţii angajaţilor instituţiei financiare nebancare în problemele ce apar în timpul realizării programului privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv în ce priveşte identificarea şi examinarea clienţilor instituţiei financiare nebancare şi evaluarea riscului de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

b) ia decizii în baza informaţiei primite;

c) întreprinde măsuri privind raportarea Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor a informaţiei în conformitate cu legislaţia;

d) organizează instruirea angajaţilor instituţiei financiare nebancare în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv a asistenţilor în brokeraj de către brokerii de asigurare şi/sau reasigurare;

e) colaborează cu serviciul de audit în vederea verificării conformării activităţii instituţiei financiare nebancare la legislaţia în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

f) îndeplineşte alte funcţii în corespundere cu prezentul Regulament şi documentele interne ale instituţiei financiare nebancare.

78. Persoana, care efectuează auditul instituţiei financiare nebancare, analizează realizarea programului privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului de către instituţiei financiare nebancare şi prezintă în scris, persoanei responsabile cu funcţii de conducere de rang superior a instituţiei financiare nebancare un raport privind rezultatele analizei efectuate.

79. Instituţia financiară nebancară va dispune de programe de selectare şi instruire continuă a personalului în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului. Instituţia financiară nebancară asigură deţinerea de către personalul său a cunoştinţelor, calităţilor şi abilităţilor corespunzătoare pentru îndeplinirea eficientă a responsabilităţilor de conformare la cerinţele de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

80. Programele de selectare şi instruire indicate la pct.79 vor cuprinde diverse aspecte ale procesului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului şi obligaţiunile conform legislaţiei în domeniu, inclusiv:

1) instruirea personalului nou angajat referitor la importanţa şi cerinţele de bază ale programelor respective;

2) instruirea anuală a personalului de "prima linie" (angajaţii care nemijlocit intră în contact cu clienţii) referitor la verificarea identităţii clienţilor noi, monitorizarea conturilor clienţilor existenţi pe bază continuă, depistarea indicilor şi raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte şi a celor supuse raportării, etc;

3) actualizarea regulată a responsabilităţilor personalului;

4) noile tehnici, metode şi tendinţe de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

5) nivelul implicării personalului în procesul de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

Conţinutul şi programul instruirii personalului trebuie să fie adaptat la necesităţile individuale ale instituţiei financiare nebancare.

81. La deschiderea de sucursale sau reprezentanţe pe teritoriul altor state, precum şi pe parcursul activităţii acestora, în condiţiile legislaţiei, instituţia financiară nebancară aplică cerinţele şi măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului în conformitate cu sistemul de control intern propriu, politicile şi procedurile interne şi actele normative ale Republicii Moldova, în măsura în care legislaţia ţării gazde permite. În cazul în care, în ţara gazdă cerinţele de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului sunt insuficiente, instituţia financiară nebancară trebuie să asigure implementarea cerinţelor actelor normative ale Republicii Moldova, în măsura în care legislaţia ţării gazde permite. Dacă ţara gazdă nu permite aplicarea corespunzătoare a cerinţelor actelor normative ale Republicii Moldova, instituţia financiară nebancară aplică măsuri suplimentare corespunzătoare pentru a diminua riscul de spălare a banilor şi finanţare a terorismului şi informează Banca Naţională a Moldovei în decurs de 2 luni despre acest fapt. Banca Naţională poate aplica măsuri de supraveghere potrivit cadrului legal, pentru asigurarea respectării de către sucursalele deschise pe teritoriul altor state a actelor normative aferente domeniului dat, iar dacă se constată nerespectarea acestora, Banca Naţională a Moldovei poate limita activitatea sau retrage aprobarea emisă pentru deschiderea sucursalelor pe teritoriul altor state. În aplicarea prezentului punct, Banca Naţională a Moldovei emite standarde tehnice privind tipul de măsuri suplimentare, precum şi măsurile minime care trebuie realizate de instituţia financiară nebancară în cazul în care normele de drept ale altei ţări (jurisdicţii) nu permit punerea în aplicare a măsurilor prevăzute în prezentul punct.

82. Instituţia financiară nebancară comunică şi implementează prevederile programelor proprii pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în cadrul sucursalelor reprezentanţelor şi altor subdiviziuni deţinute, inclusiv al celor situate în alte ţări. În scopul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţia financiară nebancară efectuează schimb de date cu sucursalele, reprezentanţele şi alte subdiviziuni deţinute în condiţiile respectării cerinţelor actelor normative.

83. În cazul deschiderii sucursalelor pe teritoriul altor state, la nivelul grupului financiar, sistemul de control intern şi programul privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului va include, pe lângă elementele stabilite la pct.77, 79, 80 următoarele elemente adiţionale:

1) politici şi proceduri privind schimbul de informaţii în scopul aplicării măsurilor de precauţie privind clienţii şi de gestionare cu eficacitatea riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

2) cerinţe privind furnizarea informaţiei în cadrul grupului privind clienţi, conturi şi tranzacţii, atunci când aceasta este necesar pentru aplicarea măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului;

3) cerinţe adecvate privind păstrarea confidenţialităţii informaţiei supuse schimbului ce constituie secret profesional şi date cu caracter personal, precum şi modul de prelucrare a acestor informaţii.

Capitolul XII

CERINŢE PRIVIND APLICAREA MĂSURILOR

RESTRICTIVE INTERNAŢIONALE

84. Instituţia financiară nebancară aplică imediat măsuri restrictive aferente activităţilor teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă în privinţa bunurilor, inclusiv a celor obţinute din sau generate de bunuri care aparţin sau sunt deţinute ori controlate, direct sau indirect, integral sau în comun, de persoanele, grupurile şi entităţile implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masa care fac obiectul măsurilor restrictive, precum şi de persoanele, grupurile şi entităţile care acţionează în numele, la indicaţia, care aparţin sau sunt controlate, direct sau indirect, de aceste persoane, grupuri şi entităţi.

85. Pentru punerea în aplicare a măsurilor restrictive conform pct.84, instituţia financiară nebancară elaborează proceduri şi reguli interne care trebuie să includă cel puţin următoarele elemente:

1) proceduri de colectare, păstrare şi actualizare a listei persoanelor, grupurilor şi entităţilor implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă care fac obiectul măsurilor restrictive internaţionale (inclusiv prin utilizarea bazelor de date existente), conform cerinţelor Legii nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi Legii nr.25/2016 privind aplicarea măsurilor restrictive internaţionale, folosind în acest scop inclusiv Ordinul Serviciului de Informaţii şi Securitate nr.14/2019 privind lista persoanelor, grupurilor şi entităţilor implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă;

2) proceduri de verificare/depistare a persoanelor sau entităţilor desemnate şi a operaţiunilor/plăţilor în care sunt implicate bunuri, aplicabile potenţialilor clienţi, clienţilor existenţi şi solicitanţilor de operaţiuni/poliţe de asigurare de viaţă şi anuităţi;

3) competenţele persoanelor cu responsabilităţi în implementarea procedurilor şi regulilor interne pentru punerea în aplicare a măsurilor restrictive internaţionale de blocare a fondurilor;

4) procedurile de informare/raportare, intern şi către Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor.

86. Instituţia financiară nebancară, la identificarea bunurilor inclusiv a celor obţinute din sau generate de bunuri, care aparţin sau sunt deţinute ori controlate, direct sau indirect, integral sau în comun, de persoanele, grupurile şi entităţile implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă care fac obiectul măsurilor restrictive, întreprinde succesiv următorii paşi:

1) prin decizia (ordinul) persoanei responsabile cu funcţii de conducere de rang superior a instituţiei financiare nebancare se abţine, pentru un termen nedeterminat, de la executarea activităţilor şi tranzacţiilor care sunt în curs de pregătire, tentativă, de realizare ori sunt deja realizate, în favoarea sau beneficiul, direct sau indirect, în mod integral sau parţial, al persoanelor, grupurilor şi entităţilor implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masa care fac obiectul măsurilor restrictive, al persoanelor juridice/ entităţilor care aparţin sau sunt controlate, direct sau indirect, de aceste persoane, grupuri şi entităţi, precum şi al persoanelor, grupurilor şi entităţilor care acţionează în numele, la indicaţia acestor persoane, grupuri şi entităţi;

2) informează imediat, dar nu mai târziu de 24 ore din momentul aplicării măsurii restrictive, Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor despre abţinerea, pentru un termen nedeterminat, de la executarea activităţilor şi tranzacţiilor. Informaţia transmisă în adresa autorităţii menţionate va cuprinde cel puţin următoarele elemente:

a) date şi informaţii (nume/denumire; IDNO/IDNP, dacă există; ţara de origine/rezidenţă; lista autorităţii/organizaţiei la care face referinţă măsura restrictivă aplicată etc) despre persoana, grupul sau entitatea identificată;

b) date şi informaţii (volumul; moneda; destinatarul; destinaţia, etc.) despre bunul identificat;

c) informarea despre decizia persoanei responsabile cu funcţii de conducere de rang superior a instituţiei financiare nebancare cu privire la abţinerea, pentru un termen nedeterminat, de la executarea activităţilor şi tranzacţiilor cu referire la bunul identificat;

3) dacă este cazul, instituţia financiară nebancară acceptă plăţi suplimentare, efectuate de o parte terţă, sau majorarea valorii bunurilor asupra cărora au fost aplicate măsurile restrictive şi extinde aplicabilitatea măsurilor restrictive asupra bunurilor suplimentare, ţinând cont de cerinţele pct.86 subpct.1), precum şi informează despre acest fapt Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor ţinând cont de cerinţele pct.86 subpct.2) lit.a) şi b);

4) informează Banca Naţională a Moldovei despre măsura restrictivă aplicată, ţinând cont de cerinţele pct.86 subpct.2) lit.a) şi b).

87. În cazul unor îndoieli sau suspiciuni care nu permit stabilirea unei convingeri ferme privind identitatea persoanei, grupului sau entităţii incluse în lista menţionată la art.34 alin.(11) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, instituţia financiară nebancară informează neîntârziat despre aceasta, în termen de cel mult 24 de ore, Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor.

88. Instituţia financiară nebancară monitorizează permanent paginile web oficiale ale Organizaţiei Naţiunilor Unite, Uniunii Europene şi Serviciului de Informaţii şi Securitate, pentru asigurarea aplicabilităţii corespunzătoare a măsurilor restrictive asupra persoanelor, grupurilor şi entităţilor implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă.

Capitolul XIII

ALTE DISPOZIŢII

89. În cazul în care se constată încălcarea prevederilor prezentului Regulament, a obligaţiilor prevăzute de legislaţia privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, Banca Naţională a Moldovei aplică sancţiuni în conformitate cu legislaţia în vigoare.

90. În aplicarea prezentului Regulament, instituţia financiară nebancară informează Banca Naţională a Moldovei despre activităţile suspecte şi incidentele de fraudă care prezintă riscuri semnificative pentru siguranţa, buna funcţionare sau reputaţia instituţiei financiare nebancare.