Hotărâri

Hotărâre nr.38/1 din 24.08.2018 cu privire la aprobarea Regulamentului privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară

Tipul documentului: Hotărâri
Data adoptării: 24.08.2018

COMISIA NAŢIONALĂ A PIEŢEI FINANCIARE

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Regulamentului privind măsurile de

prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării

terorismului pe piaţa financiară nebancară

nr. 38/1 din 24.08.2018

(în vigoare 28.10.2018)

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 366-376 art. 1457 din 28.09.2018

* * *

Abrogat: 23.01.2024

Hotărîrea CNPF nr.63/1 din 19.12.2023

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

al Republicii Moldova

nr.1358 din 18 septembrie 2018

Ministru___________ Victoria IFTODI

În temeiul art.8 lit.b), art.20 alin.(1), art.22 alin.(1) din Legea nr.192/1998 privind Comisia Naţională a Pieţei Financiare (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.117-126 BIS), art.13 alin.(3) şi alin.(14), art.15 alin.(1) lit.b) şi alin.(2) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.58-66, art.133), Comisia Naţională a Pieţei Financiare

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară, conform anexei.

2. Se abrogă Hotărârea Comisiei Naţionale a Pieţei Financiare nr.49/14 din 21.10.2011 cu privire la aprobarea Regulamentului privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară, înregistrată la Ministerul Justiţiei cu nr.855 din 22 noiembrie 2011 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2011, nr.206-215, art.1820).

PREŞEDINTELE COMISIEI
NAŢIONALE A PIEŢEI FINANCIARE	Valeriu CHIŢAN
Nr.38/1. Chişinău, 24 august 2018.

Aprobat

prin Hotărârea Comisiei Naţionale

a Pieţei Financiare

nr.38/1 din 24 august 2018

REGULAMENT

privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor

şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară (în continuare - Regulament) se aplică entităţilor raportoare determinate de art.4 alin.(1) lit.c) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (în continuare – Legea nr.308/2017), precum şi filialelor, sucursalelor şi reprezentanţelor din străinătate ale acestora. Prezentul Regulament stabileşte cerinţe privind: aplicarea măsurilor de precauţie, inclusiv de identificare a clientului şi a beneficiarului efectiv; identificarea şi evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului; controlul intern, elaborarea şi implementarea politicilor şi programelor proprii pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului; păstrarea datelor; raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte; precum şi alte cerinţe în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

2. Termenii şi expresiile utilizate în prezentul Regulament au semnificaţia atribuită acestora de Legea nr.308/2017 şi de actele normative subordonate legii emise de Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor (în continuare – SPCSB), precum şi de legislaţia aferentă domeniului pieţei financiare nebancare.

3. Entitatea raportoare este responsabilă pentru elaborarea, aprobarea şi asigurarea aplicării unor programe proprii adecvate privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, care vor asigura prevenirea şi depistarea la timp a operaţiunilor suspecte.

4. Entitatea raportoare desemnează persoanele, inclusiv din rândul membrilor Consiliului şi/sau organului executiv, investite cu atribuţii de executare a cerinţelor actelor normative în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului şi de asigurare a conformităţii politicilor şi procedurilor cu aceste cerinţe.

5. Entitatea raportoare întreprinde măsuri de identificare, evaluare şi minimizare a riscurilor în vederea prevenirii utilizării sau implicării entităţii raportoare în tranzacţii de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

Capitolul II

CERINŢE FAŢĂ DE PROGRAMELE PROPRII DE PREVENIRE ŞI

COMBATERE A SPĂLĂRII BANILOR ŞI FINANŢĂRII TERORISMULUI

6. Programele proprii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului reprezintă politici şi proceduri, inclusiv reguli cu privire la măsurile de identificare a clienţilor, norme de etică şi profesionalism în cadrul entităţii raportoare şi previn implicarea acesteia în acţiuni de spălare a banilor sau finanţare a terorismului. Politicile şi procedurile trebuie să asigure efectuarea operaţiunilor financiare într-un mod sigur şi prudent.

7. La elaborarea programelor proprii privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, entitatea raportoare transpune prezentul Regulament cu adaptarea la propria activitate în dependenţă de mărimea, complexitatea, natura şi volumul activităţilor, lista clienţilor, nivelul de risc asociat cu diferiţi clienţi şi operaţiunile desfăşurate de aceştia, ţinând cont de prevederile legislaţiei şi practica acceptată în domeniu.

8. Programele entităţii raportoare privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului se aprobă de către conducerea entităţii raportoare şi se supun revizuirii ori de câte ori este necesar, inclusiv urmare a modificărilor operate la legislaţia din domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

9. Programele proprii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară prevăd, fără a se limita la:

1) obligaţiile entităţii raportoare:

a) identificarea activităţilor vulnerabile spălării banilor şi finanţării terorismului, delimitarea atribuţiilor fiecărei subdiviziuni îndreptate spre prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. Activităţi vulnerabile spălării banilor şi finanţării terorismului pot fi, fără a se limita la: tranzacţiile complexe şi neordinare; operaţiunile financiare internaţionale; operaţiunile efectuate cu aplicarea tehnologiilor informaţionale noi; administrarea fiduciară; asigurările de viaţă şi alte tipuri de anuităţi; alte activităţi în conformitate cu prevederile legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

b) identificarea, evaluarea şi stabilirea măsurilor necesare în vederea minimizării riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului şi de prevenire a utilizării entităţii raportoare, în mod intenţionat sau nu, de către grupuri criminale organizate sau de către asociaţii acestora;

c) mecanismul de cunoaştere a clienţilor;

d) cunoaşterea surselor de informare a terţilor;

e) modul de aprobare a tranzacţiilor semnificative ale clienţilor cu grad de risc sporit;

f) obligaţia asigurării şi procedura înlăturării neconformităţilor identificate în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului pe piaţa financiară nebancară;

g) aplicarea politicilor şi procedurilor interne aferente prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

h) punerea în aplicare a procedurilor interne privind accesul în timp rezonabil al personalului responsabil la informaţia necesară exercitării atribuţiilor de serviciu;

i) persoanele responsabile de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor cu cerinţele legale în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

2) măsuri de identificare a clientului şi a beneficiarului efectiv (regulile "cunoaşte-ţi clientul");

3) proceduri de aplicare a măsurilor de precauţie privind clienţii: simplificată – atunci când, prin natura lor, pot prezenta un risc redus de spălare a banilor şi finanţare a terorismului şi, respectiv, sporită - atunci când, prin natura lor, pot prezenta un risc înalt de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

4) proceduri de raportare internă şi externă către autorităţile competente privind activităţile şi operaţiunile suspecte;

5) procedura de identificare, evaluare, monitorizare, gestionare şi diminuare a riscurilor spălării banilor şi finanţării terorismului în domeniul propriu de activitate;

6) modalităţi de ţinere a evidenţei informaţiilor corespunzătoare, precum şi stabilirea modului de acces la acestea;

7) proceduri şi măsuri de efectuare a auditului privind verificarea modului de conformare la normele elaborate şi de evaluare a eficienţei acestora;

8) standarde pentru angajare, măsuri de promovare a normelor etice şi profesionale şi un program continuu de pregătire a personalului în domeniul cunoaşterii clienţilor, inclusiv proceduri privind selectarea angajaţilor noi în baza criteriului de profesionalism înalt.

Capitolul III

EVALUAREA RISCURILOR DE SPĂLARE A BANILOR ŞI FINANŢARE

A TERORISMULUI ŞI ABORDAREA BAZATĂ PE RISC

10. Entitatea raportoare este obligată să identifice şi să evalueze riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului în domeniul propriu de activitate, ţinând cont de evaluarea riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului la nivel naţional, precum şi de criteriile şi factorii stabiliţi în acest sens.

11. Entitatea raportoare identifică şi evaluează riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului în domeniul propriu de activitate până la:

a) lansarea şi dezvoltarea de produse şi servicii noi;

b) utilizarea tehnologiilor noi sau aflate în dezvoltare, atât pentru produsele şi serviciile noi, cât şi pentru cele existente.

12. Rezultatele evaluării riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului se consemnează într-un raport de evaluare, care se aprobă de către persoana din conducere responsabilă de asigurarea conformităţii politicilor şi procedurilor cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului din cadrul entităţii raportoare şi se actualizează la necesitate sau cel puţin anual.

13. În procesul de evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului, entitatea raportoare utilizează diferite variabile aferente domeniului de activitate, inclusiv: destinaţia investiţiei, scopul, frecvenţa şi durata relaţiei de afaceri, volumul mijloacelor financiare depuse sau mărimea tranzacţiilor efectuate, categoria de produs sau serviciu prestat etc.

14. Entitatea raportoare ia în consideraţie şi factorii de risc, inclusiv cei referitor la clienţi, jurisdicţii, canale de distribuţie, precum şi:

1) Riscul legal – riscul că hotărârile instanţei de judecată sau contractele sunt dificile, pot afecta negativ operaţiunile sau situaţia entităţii raportoare sau sunt imposibile de executat. În scopul minimizării riscului legal, entitatea raportoare identifică persoanele fizice şi juridice, precum şi beneficiarul efectiv.

2) Riscul imaginii – risc care implică posibilitatea prejudicierea imaginii clientului, urmare a apariţiei publicităţii adverse privind practicile de afaceri ale entităţii raportoare şi ale beneficiarului efectiv.

3) Riscul operaţional – riscul pierderilor directe sau indirecte, care rezultă din procesele interne inadecvate sau eşuate, persoane sau evenimente externe.

4) Riscul tehnologiilor informaţionale – riscul care poate apărea în urma lansării tehnologiilor informaţionale noi şi a dezvoltării celor existente, când acestea pot crea condiţii favorabile pentru acţiuni de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

15. În procesul evaluării riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, entitatea raportoare asigură proporţionalitatea acţiunilor cu riscurile identificate în domeniul de activitate.

Capitolul IV

MĂSURI DE PRECAUŢIE PRIVIND CLIENŢII

Secţiunea 1

Măsuri de identificare şi verificare a clientului şi a beneficiarului efectiv

16. Entitatea raportoare nu este în drept să deschidă şi să ţină conturi anonime sau conturi pe nume fictive, să stabilească sau să menţină relaţie de afaceri cu o entitate fictivă sau cu o entitate despre care se ştie că permite unei entităţi fictive să utilizeze conturile sale.

17. Entitatea raportoare aplică măsuri de identificare a clienţilor, precum şi a beneficiarilor efectivi:

1) până la iniţierea relaţiilor de afaceri;

2) la efectuarea tuturor tipurilor de tranzacţii ocazionale:

a) în valoare de peste 20000 de lei – dacă tranzacţia se efectuează printr-o singură operaţiune, prin intermediul prestatorilor de servicii de plată, inclusiv cu utilizarea mijloacelor electronice;

b) în valoare de peste 300000 de lei – dacă tranzacţia se efectuează prin una sau mai multe operaţiuni care au legătură între ele, ţinând cont de cerinţele la nivel naţional;

3) atunci când există o suspiciune de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, independent de derogări, scutiri sau limite stabilite;

4) atunci când există suspiciuni privind veridicitatea, suficienţa şi precizia datelor de identificare obţinute anterior.

18. Entitatea raportoare identifică clientul şi adoptă măsuri adecvate bazate pe risc pentru verificarea identităţii, astfel încât să aibă certitudinea privind veridicitatea informaţiilor deţinute despre client, inclusiv structura proprietăţii şi structura de control ale acestuia. La solicitarea iniţierii operaţiunii/tranzacţiei entitatea raportoare identifică persoana pe numele căreia se stabileşte relaţia de afaceri, beneficiarul efectiv în numele căruia acţionează persoana, precum şi determină detaliile privind natura aranjamentelor existente.

19. Entitatea raportoare elaborează politici şi proceduri clare de acceptare a clientului, inclusiv o descriere a tipurilor de clienţi care par să impună un risc sporit instituţiei. La elaborarea acestor politici, situaţia clienţilor cu risc sporit implică examinarea experienţei profesionale a clienţilor, ţării de origine, activităţilor de afacere sau altor indicatori, având în vedere Recomandările cu privire la abordarea bazată pe risc a clienţilor de către entităţile raportoare în vederea prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, aprobate de către Comisia Naţională a Pieţei Financiare (în continuare – CNPF). Procedurile de acceptare a clienţilor includ mai multe etape în dependenţă de nivelul de risc al clienţilor şi pun accent pe clienţii cu un venit înalt a cărui sursă este neclară sau neidentificată. Deciziile privind relaţiile de afaceri cu clienţii cu un grad de risc sporit, se adoptă de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior a entităţii raportoare. Procesul de acceptare a clienţilor nu restricţionează accesul publicului larg la serviciile financiare.

20. Entitatea raportoare dispune de o politică şi o procedură sistematică de identificare a clienţilor (fie permanenţi sau ocazionali, persoane fizice sau juridice sau alte aranjamente legale) şi a beneficiarului efectiv, de instrumente adecvate de verificare din surse sigure şi independente a informaţiei despre clienţi şi despre tranzacţiile acestora.

21. Informaţia cu privire la identificarea clienţilor şi a beneficiarilor efectivi ai acestora se actualizează ori de câte ori este necesar, dar cel puţin anual - pentru clienţii cu grad de risc sporit şi odată la 3 ani - pentru cei cu grad de risc scăzut. Clientul confirmă că datele şi informaţiile furnizate entităţii raportoare sunt actuale şi corespund scopului şi naturii relaţiei de afaceri declarate.

22. Entitatea raportoare trebuie să poată demonstra organelor cu funcţii de supraveghere, prin documente confirmative, că amploarea măsurilor de precauţie întreprinse de aceasta este adecvată, având în vedere riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului.

23. La aplicarea măsurilor de identificare a clienţilor entitatea raportoare respectă prevederile legislaţiei aferente prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului prin obţinerea cel puţin a următoarelor informaţii:

1) În cazul clientului – persoană fizică:

a) numele, prenumele şi patronimicul, după caz;

b) data şi locul naşterii;

c) numărul de identificare (IDNP), seria şi numărul sau alţi indici unici conţinuţi într-un act de identitate oficial valabil, care conţine fotografia titularului (de exemplu: paşaport, buletin de identitate, permisul de şedere eliberat de autorităţile împuternicite ale Republicii Moldova, alte acte de identitate);

d) adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă;

e) numărul de telefon, adresa de poştă electronică (în cazul în care există);

f) cetăţenia;

g) ocupaţia şi/sau numele/denumirea angajatorului;

h) funcţia publică importantă deţinută, după caz;

i) numele beneficiarului efectiv;

j) scopul şi natura relaţiei cu entitatea raportoare, serviciul sau produsul solicitat;

k) sursa venitului.

2) În cazul clientului – persoană juridică:

a) denumirea clientului, forma juridică, actul de constituire şi dovada de înregistrare a persoanei juridice;

b) numărul de identificare de stat şi codul fiscal;

c) sediul/ adresa unde sunt desfăşurate operaţiunile de afaceri ale persoanei juridice, precum şi adresa de corespondenţa, după caz;

d) numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;

e) informaţia privind identitatea persoanelor care, potrivit actelor de constituire sunt investite cu competenţa de a conduce şi reprezenta entitatea (în cazul lipsei acestei informaţii, se indică administratorul persoanei juridice);

g) natura şi scopul activităţii;

h) scopul utilizării contului şi natura relaţiei cu entitatea raportoare;

i) identitatea beneficiarului efectiv.

3) Pentru beneficiarii bunurilor aflate sub orice formă de administrare fiduciară, care sunt desemnaţi după caracteristici particulare sau după categorie, entitatea raportoare va obţine suficiente informaţii cu privire la beneficiar, astfel încât să se asigure că va stabili identitatea acestuia la momentul plăţii sau al exercitării de către beneficiar a drepturilor sale dobândite.

4) Pentru beneficiarii de poliţe de asigurare de viaţă şi anuităţilor se vor obţine suplimentar următoarele date:

a) pentru persoana fizică sau juridică (inclusiv orice fel de aranjament legal) - numele şi prenumele beneficiarului poliţei;

b) pentru beneficiarii desemnaţi după caracteristică, categorie (de exemplu, soţia sau copii la momentul în care intervine cazul asigurat) sau prin alte mijloace (de exemplu, prin testament) – se vor obţine suficiente informaţii aferente beneficiarului poliţei, astfel încât entitatea raportoare să poată stabili identitatea acestuia la momentul plăţii.

24. La identificarea clienţilor, în baza riscului sporit identificat, entitatea raportoare va obţine suplimentar următoarele informaţii:

1) pentru clienţii - persoane fizice:

a) oricare alt nume utilizat (alt nume deţinut anterior);

b) adresa de serviciu, codul poştal, adresa de e-mail, numărul telefonului mobil;

c) statutul de rezident/nerezident;

d) sursa bunurilor clientului;

e) sursa mijloacelor financiare aferente operaţiunii/tranzacţiei;

2) pentru persoanele juridice, inclusiv cele care gestionează bunuri aflate sub administrare fiduciară: informaţii privind identitatea persoanelor care deţin poziţii de management superior, situaţia financiară şi sursa/destinaţia mijloacelor băneşti aferente operaţiunii/tranzacţiei.

25. Verificarea identităţii beneficiarilor poliţelor de asigurare de viaţă şi anuităţilor se va efectua la momentul plăţii. În caz de atribuire totală sau parţială, către un terţ, a unei asigurări de viaţă şi anuităţi, entitatea raportoare care cunoaşte despre atribuirea respectivă va identifica beneficiarul efectiv la momentul atribuirii către persoana fizică sau juridică care primeşte, pentru beneficiul propriu, valoarea poliţei cedate.

26. Beneficiarul unei poliţe de asigurare de viaţă va fi considerat de către entitatea raportoare un factor de risc în determinarea unei eventuale aplicări a măsurilor de precauţie sporită privind clienţii. În cazul în care entitatea raportoare stabileşte că un beneficiar – persoană juridică sau alt aranjament legal prezintă un risc sporit, măsurile de precauţie sporită vor include măsuri rezonabile de identificare şi verificare a identităţii beneficiarului efectiv al beneficiarului poliţei la momentul plăţii.

27. Entitatea raportoare identifică beneficiarul efectiv al clientului său şi întreprinde măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea beneficiarului efectiv pe bază de risc, utilizând informaţia relevantă sau datele obţinute din surse sigure, astfel încât să cunoască cine este beneficiarul efectiv. Pentru identificarea beneficiarului efectiv se vor utiliza aceleaşi proceduri de identificare ca şi pentru persoane fizice (pct.23 subpct.1) şi, în funcţie de riscul identificat, suplimentar măsurile prevăzute la pct.24 subpct.1) din prezentul Regulament).

28. La identificarea beneficiarilor efectivi ai clienţilor entitatea raportoare întreprinde următoarele măsuri:

1) în cazul persoanelor fizice: dacă contul este deschis pe numele unei anumite persoane, entitatea raportoare va determina dacă persoana respectivă activează în numele său (declaraţia persoanei privind beneficiarul efectiv);

2) în cazul persoanelor juridice: entitatea raportoare determină caracterul proprietăţii şi mecanismul de control asupra persoanei juridice şi aplică măsuri rezonabile la verificarea identităţii beneficiarilor efectivi. Întru corespunderea acestor cerinţe este necesară constatarea persoanelor fizice care deţin poziţii de control, a persoanelor fizice care elaborează politica persoanei juridice şi a persoanelor fizice care controlează această persoană (în baza documentelor de constituire, extrasului din Registru de stat etc.).

29. În cazul în care clientul sau proprietarul pachetului de control este o societate ale cărei valori mobiliare sunt admise spre tranzacţionare pe o piaţă reglementată care are obligaţia de dezvăluire publică a informaţiei în vederea asigurării transparenţei adecvate a beneficiarului efectiv, nu este necesară identificarea şi verificarea identităţii beneficiarului efectiv al acesteia.

30. Entitatea raportoare verifică identitatea clientului şi a beneficiarului efectiv până la stabilirea relaţiei de afaceri sau în momentul stabilirii relaţiei de afaceri sau efectuării unei tranzacţii prevăzute la pct.17 subpct.2) din prezentul Regulament, iar în situaţiile cu risc scăzut conform pct.53 subpct.1) din prezentul Regulament.

31. Verificarea identităţii clientului şi a beneficiarului efectiv se realizează pe baza documentelor oficiale, cum ar fi documentele de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului. Verificarea informaţiilor care nu se pot proba cu documentele menţionate mai sus, se va realiza prin orice metodă corespunzătoare, cum ar fi: confirmarea datei de naştere, de exemplu, din certificatul de naştere, paşaport, buletin de identitate, permisul de şedere eliberat de autorităţile împuternicite ale Republicii Moldova etc.; confirmarea adresei de reşedinţă în cazul în care nu corespunde cu domiciliul (de exemplu, informaţia de la autorităţi publice sau de la alte persoane abilitate etc.); contactarea clientului prin telefon, fax sau e-mail (în cazul în care există) pentru a confirma informaţia prezentată după deschiderea contului; confirmarea validităţii documentelor de identitate cu certificatele persoanelor autorizate, cu registrele de stat şi private.

32. Entitatea raportoare are obligaţia de a verifica dacă persoana juridică este înregistrată în Registrul de stat al persoanelor juridice sau, după caz, într-un alt registru public. Verificarea informaţiilor furnizate de client se va realiza prin orice metodă corespunzătoare, astfel încât entitatea raportoare să se asigure de veridicitatea acestor informaţii. În acest sens entitatea raportoare va utiliza cel puţin următoarele modalităţi: revizuirea ultimelor rapoarte financiare, utilizarea informaţiei independente în procesul de verificare, cum ar fi prin accesul public (registrele de stat) sau baze de date private, efectuarea unei analize pentru a vedea dacă clientul nu a fost sau nu este în proces de insolvabilitate sau lichidare, obţinerea referinţei unei entităţi raportoare cu care clientul a avut relaţii de afaceri, contactarea clientului prin telefon, prin intermediul serviciilor poştale sau e-mail, coroborarea cu informaţia prezentată pe pagina web a clientului sau efectuarea unei vizite pe teren la adresa indicată de persoana juridică.

33. În cazul în care o persoană fizică este împuternicită în numele clientului să deschidă cont sau să efectueze tranzacţii, entitatea raportoare verifică împuternicirile acesteia autentificate în modul stabilit de legislaţie, precum şi identifică şi verifică persoana în cauză, utilizând aceleaşi proceduri ca şi pentru persoanele fizice. Declaraţia persoanei privind beneficiarul efectiv este completată de către beneficiarul efectiv sau de către persoana împuternicită şi conţine informaţia conform pct.23 subpct.1) şi în dependenţă de riscul identificat, suplimentar pct.24 subpct.1) din prezentul Regulament.

34. În cazul deschiderii contului de către un intermediar în numele unui singur client sau în numele mai multor clienţi, entitatea raportoare solicită şi obţine informaţiile şi documentele corespunzătoare cu privire la identitatea intermediarului şi a persoanelor beneficiare în contul cărora acesta acţionează, precum şi detalii privind natura împuternicirii lui. Entitatea raportoare acceptă deschiderea a astfel de conturi numai cu condiţia că este capabilă să identifice atât intermediarii, cât şi beneficiarii efectivi ai mijloacelor băneşti. În cazul în care intermediarul nu are dreptul să acorde entităţii raportoare informaţia necesară privind beneficiarii, aceasta nu permite deschiderea contului.

35. În cazul în care clientul nu se prezintă personal la identificare, entitatea raportoare solicită informaţiile şi documentele necesare ţinând cont de prevederile pct.59 din prezentul Regulament.

36. Entitatea raportoare este obligată să se abţină de la stabilirea unor relaţii de afaceri, să înceteze ori să refuze îndeplinirea tranzacţiilor în cazul în care nu au fost prezentate actele stabilite pentru identificarea persoanei fizice sau juridice ori datele şi informaţiile obţinute sunt neautentice sau neveridice, sau există suspiciuni de spălare a banilor şi/sau finanţare a terorismului. Entitatea raportoare, în cazul apariţiei circumstanţelor descrise mai sus, informează organul abilitat în conformitate cu prevederile Legii nr.308/2017.

37. Documentele prezentate în vederea identificării şi verificării identităţii clientului şi a beneficiarului efectiv trebuie să fie valabile la data prezentării lor, iar copiile acestora se păstrează de către entitatea raportoare conform prevederilor prezentului Regulament şi a procedurilor interne stabilite.

38. În cazul în care nu este posibilă respectarea cerinţelor stabilite la pct.23, pct.26-28 şi pct.30-31 din prezentul Regulament, entitatea raportoare este obligată să nu efectueze nici o activitate sau tranzacţie, să nu deschidă un cont de plăţi, să nu stabilească o relaţie de afaceri ori să termine o relaţie de afaceri existentă, precum şi să raporteze circumstanţele, activităţile sau tranzacţiile suspecte SPCSB potrivit Legii nr.308/2017.

Secţiunea 2

Procedurile privind monitorizarea conturilor şi tranzacţiilor

39. Entitatea raportoare monitorizează continuu tranzacţiile sau relaţiile de afaceri cu clientul, pentru a se asigura că acestea sunt conforme informaţiilor furnizate. Procedurile privind monitorizarea continuă a conturilor şi a tranzacţiilor includ:

1) determinarea operaţiunilor ordinare (specifice) ale clientului;

2) monitorizarea operaţiunilor clientului în scopul determinării corespunderii operaţiunilor ordinare (specifice) pentru acel client sau pentru clienţii din cadrul categoriilor similare;

3) dispunerea de sisteme informaţionale manageriale adecvate în scopul prezentării persoanelor responsabile şi a analizei centralizate a informaţiei din cadrul tuturor sistemelor necesare pentru identificarea, analiza şi monitorizarea eficientă a conturilor clienţilor cu grad de risc sporit;

4) identificarea de către entitatea raportoare a operaţiunilor suspecte, inclusiv a celor ocazionale sau potenţiale, precum şi a surselor mijloacelor folosite de client în aceste operaţiuni.

40. Entitatea raportoare acordă atenţie sporită tuturor tranzacţiilor complexe şi neordinare (neobişnuite), care nu au un scop economic sau juridic clar. Entitatea raportoare examinează natura şi scopul acestor tranzacţii, iar constatările le documentează în scris, şi ia măsuri de precauţie sporite în conformitate cu cerinţele prezentului Regulament.

41. Pentru toate conturile, entitatea raportoare aplică măsuri pentru detectarea activităţilor sau persoanelor suspecte. Acest lucru poate fi efectuat prin stabilirea limitelor pentru un grup particular sau categorie de conturi. O atenţie deosebită se acordă tranzacţiilor care depăşesc aceste limite şi tranzacţiilor care presupun că clientul efectuează activităţi neobişnuite sau suspecte. Acestea pot include tranzacţii care nu par să aibă un sens economic sau comercial, sau care implică sume mari de bani care nu sunt specifice tranzacţiilor obişnuite sau aşteptate ale clientului.

42. În scopul monitorizării clienţilor şi tranzacţiilor acestora entitatea raportoare solicită documentele justificative care confirmă legalitatea tranzacţiilor şi determină sursa mijloacelor băneşti utilizate (contracte, facturi, documente de expediţie, declaraţii vamale, certificate de salariu, dări de seamă fiscale, rapoarte de activitate etc.).

43. Pentru categoria clienţilor cu un risc potenţial sporit se monitorizează toate tranzacţiile derulate prin conturile acestora. Fiecare entitate raportoare stabileşte persoanele care se încadrează în această categorie, luând în consideraţie tipul clientului (persoană fizică sau juridică), istoria acestuia, ţara de origine, funcţia publică importantă deţinută, specificul activităţii desfăşurate de către client, sursa fondurilor după caz, alţi indicatori de risc.

44. Pentru clienţii cu un risc potenţial sporit, entitatea raportoare dispune de sisteme de control intern care vor evidenţia în timp oportun lipsa sau insuficienţa documentaţiei corespunzătoare la deschiderea contului, tranzacţiile neobişnuite derulate prin contul clientului; acordă o atenţie sporită informaţiilor provenite de la terţe părţi în legătură cu aceste persoane; pune la curent persoana cu funcţii de conducere de rang superior cu situaţia monitorizării conturilor clienţilor cu risc sporit. Tranzacţiile de mare valoare a acestor clienţi se aprobă de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior.

45. Entitatea raportoare, având în vedere prevederile art.33 din Legea nr.308/2017, din oficiu sau la solicitare, se abţine de la executarea activităţilor şi tranzacţiilor cu bunuri, inclusiv mijloace financiare, pentru un termen de până la 5 zile lucrătoare, la stabilirea suspiciunilor pertinente care pot indica despre acţiuni de spălare a banilor, infracţiuni asociate acestora, acţiuni de finanţare a terorismului sau a proliferării armelor de distrugere în masă, în curs de pregătire, de tentativă, de realizare ori deja realizate.

46. Entitatea raportoare informează imediat SPCSB despre măsurile întreprinse, dar nu mai târziu de 24 de ore de la momentul abţinerii.

47. Măsurile aplicate conform cerinţelor pct.45 din prezentul Regulament încetează din oficiu în baza permisiunii scrise şi confirmate de SPCSB.

Secţiunea 3

Execuţia de către terţi

48. Entitatea raportoare poate utiliza informaţia deţinută de către persoanele terţe pentru a realiza măsurile prevăzute la pct.23-24, pct.26-28 şi pct.30-31 din prezentul Regulament, în următoarele condiţii:

1) entitatea raportoare dispune de posibilitatea de a obţine imediat informaţiile necesare aferente măsurilor prevăzute la pct.23-24, pct.26-28 şi pct.30-31 din prezentul Regulament, deţinute de către persoanele terţe;

2) entitatea raportoare adoptă şi implementează proceduri eficiente privind accesul operativ la copiile datelor de identificare şi la alte documente aferente măsurilor prevăzute la pct.23, 24, pct.26-28 şi pct.30, 31 din prezentul Regulament, deţinute de către persoanele terţe;

3) persoanele terţe sunt supravegheate adecvat şi îndeplinesc cerinţe similare celor prevăzute de Legea nr.308/2017;

4) persoanele terţe nu sunt rezidente în jurisdicţiile cu risc sporit.

49. Asigurătorul (reasiguratorul) este obligat să instituie reguli şi proceduri de identificare a clienţilor, să asigure instruirea continuă a personalului propriu, inclusiv a agentului de asigurare persoană fizică, fiind responsabil pentru toate acţiunile întreprinse de către agentul de asigurare persoană fizică în scopul executării prevederilor Legii nr.308/2017.

50. Entitatea raportoare poartă răspunderea finală pentru realizarea măsurilor prevăzute la pct.23, 24, pct.26-28 şi pct.30, 31 din prezentul Regulament de către persoanele terţe la care a apelat.

Capitolul V

MĂSURI DE PRECAUŢIE SIMPLIFICATĂ PRIVIND CLIENŢII

51. Entitatea raportoare aplică măsuri de precauţie simplificată privind clienţii atunci când poate prezenta un risc scăzut de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului prin natura acestuia.

52. Măsurile de precauţie simplificată privind clienţii implică obţinerea de suficiente informaţii despre aceştia, care să asigure entităţii raportoare legitimitatea încadrării clienţilor în categoria de clienţi cu grad scăzut de risc de spălare a banilor şi finanţare a terorismului conform legislaţiei, monitorizarea operaţiunilor acestora pentru detectarea tranzacţiilor suspecte şi stabilirea unei proceduri care să permită actualizarea şi adecvarea informaţiilor deţinute despre clienţi astfel încât entitatea raportoare să se asigure că aceştia se menţin în respectiva categorie de clienţi.

53. Măsurile de precauţie simplificată privind clienţii cuprind măsurile de precauţie privind clienţii prevăzute la pct.23 şi pct.27 din prezentul Regulament, în cadrul unei proceduri simplificate aferente riscului scăzut de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, care include:

1) verificarea identităţii clientului şi beneficiarului efectiv după stabilirea relaţiei de afaceri (de exemplu, dacă valoarea tranzacţiilor clientului depăşeşte un anumit prag definit);

2) actualizarea datelor de identificare conform pct.21 din prezentul Regulament;

3) reducerea gradului de monitorizare continuă a tranzacţiei sau a relaţiei de afaceri;

4) limitarea obţinerii informaţiilor privind scopul şi natura relaţiei de afaceri (de exemplu, deducerea acestora din tipul tranzacţiilor sau al relaţiei de afaceri stabilită).

54. Entitatea raportoare, în baza evaluării proprii, va stabili factorii care generează riscuri scăzute de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului şi care determină necesitatea aplicării măsurilor de precauţie simplificată privind clienţii, luând în considerare criteriile prevăzute de art.7 alin.(3) din Legea nr.308/2017, precum şi:

1) sume reduse pentru plăţi, depuneri sau retrageri de numerar;

2) număr de plăţi sau depuneri limitate şi periodice, inclusiv retragerea numerarului într-o anumită perioadă de timp;

3) contul poate stoca doar valori limitate de fonduri aferente unui produs sau serviciu;

4) produsul sau serviciul poate fi folosit doar la nivel naţional;

5) produsul sau serviciul este acceptat de un număr limitat de agenţi, a căror activitate este cunoscută entităţii raportoare;

6) activitatea clientului este tipică produsului/serviciului de care beneficiază şi constantă în timp;

7) caracteristicile produsului/serviciului nu permit mişcări pe cont sau nu pot fi retrase fonduri în favoarea altui client, cum ar fi beneficiile unui grup de clienţi;

8) produsul/serviciul include penalităţi semnificative pentru retrageri anticipate;

9) produsul/serviciul permite doar tranzacţii sau mişcări pe cont de la clienţi identificaţi sau în care toate fondurile revin clientului.

55. Entitatea raportoare nu aplică măsuri de precauţie simplificată în cazul existenţei suspiciunii cu privire la spălarea banilor sau finanţarea terorismului.

Capitolul VI

MĂSURI DE PRECAUŢIE SPORITĂ PRIVIND CLIENŢII

56. În procesul de punere în aplicare a legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, entitatea raportoare stabileşte categoria clienţilor şi a tranzacţiilor ce prezintă un grad de risc sporit, pe baza unor indicatori de risc care pot avea în vedere volumul activelor sau veniturilor, tipul serviciilor solicitate, tipul activităţii desfăşurate de client, circumstanţele economice, reputaţia ţării de origine, admisibilitatea explicaţiilor oferite de client, nivelurile valorice prestabilite pe categorii de tranzacţii.

57. Entitatea raportoare, în baza evaluării proprii, stabileşte factorii care generează riscuri sporite de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului şi care determină necesitatea aplicării măsurilor de precauţie sporită privind clienţii, luând în considerare criteriile prevăzute de art.8 alin.(2) din Legea nr.308/2017, precum şi:

1) produse sau servicii care permit efectuarea de operaţiuni în valori mari sau nelimitate de mijloace băneşti;

2) operaţiunile sunt efectuate de la unul sau mai mulţi plătitori din diferite ţări la un beneficiar local;

3) clientul efectuează operaţiuni în numele altei persoane;

4) tranzacţiile efectuate nu au un sens economic;

5) clientul efectuează întotdeauna tranzacţii puţin sub limita stabilită de raportare;

6) clientul pare să ştie puţin sau nu doreşte să furnizeze informaţii despre beneficiar;

7) operaţiunea nu este însoţită de informaţiile necesare despre plătitor sau beneficiar;

8) mijloacele băneşti trimise sau primite sunt în contradicţie cu venitul clientului (dacă este cunoscut);

9) alţi factori identificaţi în cadrul evaluării riscurilor.

58. Măsurile de precauţie sporită aplicate de către entitatea raportoare includ:

1) obţinerea informaţiei suplimentare despre client (de exemplu genul de activitate, volumul activelor şi/sau investiţiilor preconizate, natura şi scopul relaţiei de afaceri preconizate, informaţia disponibilă din alte surse publice, internet) şi actualizarea frecventă a informaţiei cu privire la identitatea clientului şi a beneficiarului efectiv;

2) obţinerea informaţiei suplimentare pentru stabilirea sau verificarea sursei mijloacelor băneşti şi a averii clientului;

3) obţinerea informaţiei privind scopul activităţii;

4) aprobarea de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior a începerii sau continuării relaţiei de afaceri cu astfel de clienţi;

5) monitorizarea sporită şi permanentă a relaţiei de afaceri, prin creşterea numărului şi timpului verificărilor efectuate şi selectarea activităţilor ce necesită examinare suplimentară;

6) solicitarea ca prima plată să fie efectuată de client prin intermediul unui cont deschis în numele clientului la o instituţie financiară care aplică cel puţin aceleaşi măsuri de precauţie privind clientul;

7) măsuri suplimentare prevăzute la pct.59 – 63 din prezentul Regulament.

59. În cazul în care persoana fizică sau juridică nu se prezintă personal la identificare, precum şi în momentul efectuării tranzacţiilor (relaţii prin corespondenţă sau prin telefon, e-mail, Internet sau alte mijloace electronice), entitatea raportoare aplică clienţilor în cauză procedurile de identificare şi standardele de monitorizare egale celor aplicabile clienţilor disponibili să se prezinte personal la entitatea raportoare (de exemplu, prin utilizarea semnăturii digitale, metode biometrice, chei de sesiune etc.). În cazul unor astfel de relaţii, măsurile efectuate de către entitatea raportoare includ:

1) certificarea documentaţiei transmise entităţii raportoare, inclusiv a specimenului de semnătură;

2) solicitarea documentelor suplimentare pentru a completa dosarul conform procedurilor de precauţie sporită a clienţilor;

3) aplicarea măsurilor de protecţie care să asigure autenticitatea documentaţiei transmise entităţii raportoare, în cazul documentelor în formă electronică;

4) acceptarea clientului utilizând procedurile care prevăd solicitarea informaţiei de la o altă entitate raportoare;

5) stabilirea şi menţinerea unei modalităţi de contact cu clientul, independentă de modalitatea prin care sunt realizate tranzacţiile cu clienţii la distanţă.

60. În cazul tranzacţiilor cu persoanele expuse politic, membrii familiilor precum şi persoanelor asociate persoanelor expuse politic, clienţilor nerezidenţi şi clienţilor sau proprietarilor beneficiari care primesc fonduri din străinătate, entitatea raportoare aplică suplimentar măsuri de precauţie, care pot include, dar nu se limitează la:

1) dispunerea de proceduri corespunzătoare, în dependenţă de risc, inclusiv de evaluare a riscurilor, pentru a stabili dacă un client, potenţial client sau beneficiarul efectiv al unui client este o persoană expusă politic;

2) aprobarea de către persoana cu funcţii de conducere de rang superior a începerii sau continuării relaţiei de afaceri cu astfel de clienţi şi/sau pentru realizarea acestor tranzacţii;

3) supravegherea sporită şi permanentă a relaţiilor de afaceri;

4) adoptarea de măsuri corespunzătoare pentru a stabili/verifica sursa mijloacelor băneşti;

5) gestiunea adecvată a informaţiei, care să permită furnizarea în timp util a informaţiilor necesare pentru identificarea, analiza şi monitorizarea efectivă a acestor tranzacţii, inclusiv luarea măsurilor privind informarea organului abilitat conform legislaţiei;

6) necesitatea ca persoanele împuternicite cu coordonarea activităţii de prestare a serviciilor clienţilor respectivi să cunoască şi să acorde o atenţie sporită informaţiilor provenite de la terţi în legătură cu aceste persoane.

61. Entitatea raportoare întreprinde măsuri pentru a stabili dacă beneficiarii unei poliţe de asigurare de viaţă sau ai unei anuităţi şi/sau, după caz, beneficiarul efectiv al beneficiarului sunt persoane expuse politic. Măsurile respective se adoptă cel târziu la momentul plăţii sau la momentul atribuirii, totale sau parţiale, a poliţei. În cazul în care au fost identificate riscuri sporite, entitatea raportoare, suplimentar la măsurile de precauţie, întreprinde următoarele:

1) informează persoana cu funcţii de conducere de rang superior înainte de plata veniturilor corespunzătoare poliţei de asigurare;

2) efectuează o examinare sporită a întregii relaţii de afaceri cu asiguratul.

62. În cazul persoanelor juridice care stabilesc relaţia de afaceri în scopul investirii şi administrării fiduciare a bunurilor, entitatea raportoare identifică persoana pe numele căreia se stabileşte relaţia de afaceri, beneficiarul în numele căruia acţionează persoana, precum şi determină detaliile privind natura aranjamentelor existente. Măsurile de identificare vor cuprinde, de asemenea, fondatorii administrării fiduciare, orice alte persoane care au predat bunuri în administrare fiduciară, orice beneficiar al administrării fiduciare şi persoanele cu drept de dispoziţie asupra bunurilor.

63. În cazul în care clienţii care acţionează în numele altor persoane, şi anume, care nu se prezintă personal la identificare şi persoane juridice cu rol de structuri de administrare a bunurilor personale, nu au dreptul să furnizeze entităţii raportoare informaţia necesară privind beneficiarii efectivi, entitatea raportoare nu va stabili o altă relaţie de afaceri cu aceştia.

Capitolul VII

RAPORTAREA ACTIVITĂŢILOR ŞI TRANZACŢIILOR

64. Entitatea raportoare dispune de proceduri clare – având în vedere prevederile Legii nr.308/2017, aduse la cunoştinţa personalului, care prevăd raportarea de către personal a tuturor tranzacţiilor şi activităţilor suspecte de spălare a banilor, de infracţiuni asociate acestora şi de finanţare a terorismului. Procedurile prevăd modul de informare, a conducerii şi, după caz, a serviciului de securitate internă, despre problemele ce ţin de prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

65. Entitatea raportoare este obligată să informeze imediat SPCSB despre bunurile suspecte, activităţile sau tranzacţiile suspecte de spălare a banilor, de infracţiuni asociate acestora şi de finanţare a terorismului, care sunt în curs de pregătire, de tentativă, de realizare sau sunt deja realizate. Datele privind activităţile, tranzacţiile suspecte şi bunurile suspecte se indică în formulare speciale, care se remit SPCSB în cel mult 24 de ore de la identificarea actului sau circumstanţelor care generează suspiciuni.

66. Entitatea raportoare completează un formular special pentru activităţile sau tranzacţiile clienţilor, realizate în numerar, printr-o operaţiune cu o valoare de cel puţin 100 mii de lei ori prin mai multe operaţiuni în numerar care par a avea o legătură între ele. Formularul se remite SPCSB în decurs de 10 zile calendaristice, începând cu prima zi a lunii de gestiune şi terminând cu ultima zi a lunii calendaristice.

67. Entitatea raportoare completează un formular special pentru tranzacţiile clienţilor realizate prin virament printr-o operaţiune în valoare de cel puţin 500 mii lei, care se remite SPCSB cel târziu la data de 15 a lunii următoare lunii de gestiune.

68. În cazuri de urgenţă este posibilă raportarea verbală a activităţilor sau tranzacţiilor prevăzute la pct.65-67 din prezentul Regulament, exprimată prin prezentarea datelor din formularul special către SPCSB în cadrul unei discuţii telefonice, cu prezentarea ulterioară a formularului special în format electronic, prin canalul securizat, în cel mult 24 de ore de la ora raportării verbale.

69. Forma, structura, precum şi modul de raportare, primire şi confirmare a formularelor speciale sunt prevăzute de instrucţiunea şi procedura cu privire la raportarea activităţilor sau tranzacţiilor, elaborate şi aprobate de către SPCSB.

70. Entitatea raportoare, persoanele cu funcţii de răspundere, reprezentanţii entităţii şi angajaţii acesteia sunt obligaţi să nu comunice persoanelor fizice sau juridice care efectuează activitatea sau tranzacţia ori terţilor despre transmiterea informaţiei către SPCSB.

71. Entitatea raportoare asigură protecţia angajaţilor, persoanelor cu funcţii de răspundere şi reprezentanţilor acestora de orice acţiuni ostile care pot interveni ca urmare a aplicării măsurilor de precauţie privind clienţii, a terminării relaţiilor de afaceri, a aplicării măsurilor asigurătorii, a transmiterii cu bună-credinţă a informaţiei către SPCSB şi organele cu funcţii de supraveghere a entităţilor raportoare, precum şi ca urmare a efectuării altor acţiuni în scopul executării prevederilor prezentului Regulament, cu excepţia cazurilor când aceste acţiuni au fost săvârşite cu rea-credinţă, din neglijenţă şi/sau prin abuz de serviciu.

Capitolul VIII

PĂSTRAREA DATELOR

72. Entitatea raportoare păstrează toate documentele şi informaţiile despre clienţi şi beneficiarii efectivi, obţinute în cadrul aplicării măsurilor de precauţie privind clienţii, inclusiv copiile documentelor de identificare, arhiva documentelor primare, corespondenţa de afaceri, rezultatele analizelor şi cercetărilor efectuate privind identificarea tranzacţiilor complexe şi neordinare, pe perioada activă a relaţiei de afaceri şi pe o perioadă de 5 ani după terminarea acesteia sau după data efectuării tranzacţiilor ocazionale, iar ulterior până la 5 ani în format electronic. Datele păstrate trebuie să fie suficiente ca să permită reconstituirea fiecărei activităţi sau tranzacţii astfel încât să servească în caz de necesitate ca probă în cadrul procedurii penale, contravenţionale şi altor proceduri legale.

73. Entitatea raportoare dispune de proceduri privind deţinerea şi păstrarea informaţiei, care includ cel puţin următoarele:

1) menţinerea unui registru al clienţilor identificaţi, care va include cel puţin: denumirea sau numele clientului, codul fiscal, numărul contului, data deschiderii, data închiderii;

2) păstrarea tuturor înregistrărilor privind tranzacţiile sau activităţile, inclusiv a documentelor primare şi a corespondenţei de afaceri;

3) păstrarea în formă arhivată a dosarelor privind identitatea clienţilor şi a beneficiarilor efectivi.

74. Entitatea raportoare asigură, în caz de solicitare, accesul organelor abilitate la documentele şi informaţia cu privire la identificarea şi verificarea clienţilor, a beneficiarului efectiv, precum şi privind monitorizarea operaţiunilor clienţilor, inclusiv documentele justificative. La solicitarea autorităţilor competente termenul privind deţinerea şi păstrarea informaţiei aferentă clienţilor şi operaţiunilor acestora poate fi prelungit pentru o perioadă determinată în solicitare, dar nu mai mult de 5 ani.

Capitolul IX

POLITICI, PROCEDURI ŞI CONTROL INTERN

75. Entitatea raportoare stabileşte politici, proceduri şi dispune de un sistem de control intern pentru a minimiza riscurile de spălare a banilor şi finanţare a terorismului şi care asigură conformarea entităţii raportoare cu cerinţele actelor legislative şi normative în domeniul dat.

76. În scopul asigurării respectării programelor proprii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, sistemul de control intern al entităţii raportoare va fi constituit din:

1) Prevederi speciale ce ţin de sistemul de control intern pentru a asigura conformarea continuă în vederea minimizării riscurilor aferente spălării banilor şi finanţării terorismului. Acestea trebuie să includă, dar să nu fie limitate la următoarele:

a) procedurile de identificare a tranzacţiilor complexe şi neordinare;

b) monitorizarea clienţilor care efectuează un volum mare de operaţiuni nespecifice activităţii;

c) procedurile interne privind raportarea tranzacţiilor suspecte;

d) monitorizarea continuă a operaţiunilor clientului, care se află în legătură nemijlocită cu relaţia de afaceri stabilită cu entitatea raportoare, în vederea identificării riscurilor adiţionale care pot apărea ca urmare a dezvoltării noilor tehnologii.

2) Un serviciu de audit al entităţii raportoare pentru verificarea conformării programelor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, prestat de către personalul entităţii raportoare sau de o persoană independentă, ale cărui funcţii includ cel puţin următoarele:

a) evaluarea independentă a politicilor interne şi a procedurilor entităţii raportoare, inclusiv respectarea cerinţelor legislaţiei;

b) monitorizarea activităţii personalului;

c) testarea tranzacţiilor în caz de necesitate;

d) atenţionarea organului de conducere privind rezultatele verificării.

3) O persoană cu atribuţii de luare a deciziilor, prin atribuirea responsabilităţii de a asigura că politica şi procedurile entităţii raportoare sunt în conformitate cu cerinţele şi reglementările în domeniul spălării banilor şi finanţării terorismului. Persoana de răspundere este abilitată cel puţin cu următoarele atribuţii:

a) acordă consultaţii personalului entităţii raportoare cu privire la întrebările apărute în timpul realizării programelor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv la identificarea şi examinarea clienţilor entităţii raportoare şi evaluarea riscului de spălare a banilor proveniţi din acţiuni ilegale (criminale) şi finanţare a terorismului;

b) ia decizii în baza informaţiei primite;

c) organizează instruirea personalului entităţii raportoare în problemele contracarării spălării banilor proveniţi din acţiuni ilegale (criminale) şi finanţării terorismului;

d) întreprinde măsuri privind prezentarea SPCSB a informaţiei în conformitate cu legislaţia în domeniu;

f) colaborează, după caz, cu serviciul de audit al entităţii raportoare în vederea verificării conformării activităţii entităţii raportoare legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

g) prezintă în scris, cel puţin o dată pe an, conducerii entităţii raportoare un raport privind rezultatele implementării programelor proprii privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, inclusiv informează asupra riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului identificate pe parcursul anului şi măsurile luate pentru minimizarea acestora;

h) îndeplineşte alte funcţii în corespundere cu prezentul Regulament şi documentele interne ale entităţii raportoare.

4) Norme interne ce prevăd răspunderea angajaţilor care în mod intenţionat nu îşi realizează atribuţiile de serviciu privind raportarea tranzacţiilor suspecte persoanei responsabile, serviciului de securitate internă sau direct autorităţilor de resort şi/sau contribuie personal la derularea operaţiunilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

77. Entitatea raportoare dispune de un program de selectare şi instruire continuă a personalului în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, adaptat la necesităţile individuale ale entităţii. Entitatea raportoare asigură deţinerea de către persoanele desemnate cu atribuţii de executare şi verificare a conformităţii legislaţiei în domeniul dat a cunoştinţelor, calităţilor şi abilităţilor corespunzătoare pentru îndeplinirea eficientă a responsabilităţilor.

78. Programul de selectare şi instruire trebuie să cuprindă toate aspectele procesului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului. Instruirea personalului trebuie să fie în dependenţă de nivelul implicării acestuia în proces. Cerinţele de instruire trebuie să includă cel puţin:

1) instruirea personalului nou referitor la cerinţele de bază şi importanţa programelor interne de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului;

2) instruirea personalului care nemijlocit intră în contact cu clienţii referitor la verificarea identităţii clienţilor noi, monitorizarea conturilor clienţilor deja existenţi în bază continuă şi detectarea indicilor de activitate suspectă;

3) instruiri regulate de actualizare a responsabilităţii personalului, inclusiv informarea privind noile tipologii şi tendinţe în domeniu.

79. La deschiderea de filiale, sucursale şi reprezentanţe pe teritoriul altor state, precum şi pe parcursul activităţii acestora, în condiţiile legislaţiei, entitatea raportoare aplică cerinţele şi măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului în conformitate cu sistemele de politici, proceduri şi programe proprii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului şi actele normative ale Republicii Moldova care implementează Recomandările Grupului Internaţional de Acţiune Financiară (FATF), în măsura în care legislaţia ţării gazde permite. În cazul în care în ţara gazdă cerinţele de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului sunt insuficiente, entitatea raportoare trebuie să asigure implementarea cerinţelor actelor normative ale Republicii Moldova în măsura în care legislaţia ţării gazde permite. Dacă ţara gazdă nu permite aplicarea corespunzătoare a cerinţelor actelor normative ale Republicii Moldova, entitatea raportoare aplică măsuri suplimentare corespunzătoare în vederea minimizării riscului de spălare a banilor şi finanţare a terorismului şi informează CNPF despre acest fapt în decurs de 2 luni din data aplicării acestora. Dacă se constată nerespectarea actelor legislative şi normative aferente domeniului dat de către filialele, sucursalele şi reprezentanţele entităţii raportoare deschise pe teritoriul altor state, CNPF poate limita activitatea acestora sau retrage aprobarea emisă pentru deschiderea filialelor, sucursalelor şi reprezentanţelor pe teritoriul altor state.

80. Entitatea raportoare comunică şi implementează prevederile programelor proprii pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în cadrul filialelor, sucursalelor reprezentanţelor şi altor subdiviziuni deţinute, inclusiv al celor situate în alte ţări. În scopul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, entitatea raportoare efectuează schimb de date cu filialele, sucursalele, reprezentanţele şi alte subdiviziuni deţinute în condiţiile respectării cerinţelor actelor normative.

Capitolul X

MĂSURI DE SUPRAVEGHERE

81. În scopul înlăturării deficienţelor constatate la respectarea de către entităţile raportoare a legislaţiei de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, CNPF poate dispune întreprinderea următoarele măsuri de către entitatea raportoare:

1) modificarea programelor proprii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului;

2) aplicarea măsurilor standard de precauţie privind clienţii pentru produse, operaţiuni şi/sau clienţi în cazul cărora normele interne ale entităţii raportoare stabilesc aplicarea de măsuri simplificate sau/şi impunerea obligaţiei de aplicare a măsurilor de precauţie sporite pentru operaţiuni ori clienţi în cazul cărora normele interne stabilesc aplicarea de măsuri standard de cunoaştere a clienţilor;

3) substituirea persoanei cu funcţie de conducere din cadrul entităţii raportoare responsabile de domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

4) întocmirea unui plan de minimizare a riscurilor identificate de spălare a banilor şi finanţare a terorismului;

5) efectuarea unei evaluări repetate a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

82. Nerespectarea prevederilor prezentului Regulament atrage după sine răspunderea în conformitate cu prevederile legislaţiei.