Hotărîre nr.22 din 18.07.2011 privind Raportul auditului regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală Centrală şi la unele consilii electorale de circumscripţie

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind Raportul auditului regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru

desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală

Centrală şi la unele consilii electorale de circumscripţie

nr. 22  din  18.07.2011

 (în vigoare 05.08.2011) 

Monitorul Oficial nr.128-130 art.22 din 05.08.2011

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa preşedintelui Comisiei Electorale Centrale dl Iu.Ciocan, şefului Direcţiei financiare şi audit dna E.Oţel, viceministrului finanţelor dna M.Cărăuş, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală Centrală şi la unele consilii electorale de circumscripţie.

____________________

¹ M.O., 2008, nr.237-240, art.864.

Misiunea de audit s-a realizat în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2011, avînd ca scop atestarea situaţiilor financiare raportate de către Comisia Electorală Centrală (în continuare – CEC) la situaţia din 31.12.2010, precum şi evaluarea legalităţii şi regularităţii utilizării mijloacelor financiare la desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010.

Auditul a fost planificat şi s-a efectuat în conformitate cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi². În vederea susţinerii constatărilor, formulării concluziilor şi recomandărilor, precum şi exprimării opiniilor de audit, probele de audit au fost obţinute în urma aplicării procedurilor de evaluare a riscului şi a procedurilor de audit ulterioare, precum şi efectuării testelor de fond, cu folosirea diferitor tehnici şi metode: examinări, observări, confirmări, recalculări, intervievări etc.

____________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

Examinînd rezultatele auditului, audiind raportul prezentat şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţă, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Urmare efectuării auditului, s-a obţinut o bază rezonabilă referitor la faptul că situaţiile financiare raportate de CEC la 31.12.2010 privind utilizarea mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 sînt veridice sub toate aspectele semnificative, precum şi că operaţiunile şi tranzacţiile financiare, în ansamblu, sînt conforme reglementărilor în vigoare. Soldul alocaţiilor financiare în sumă de 2754,7 mii lei, rămas neutilizat la finele perioadei de raportare, a fost restabilit la bugetul de stat de către Ministerul Finanţelor.

Concomitent, auditul a relevat existenţa unor abateri în procesul de gestionare a resurselor financiare pentru desfăşurarea alegerilor parlamentare, care în perspectivă eventual ar provoca un anumit risc de nerespectare a rigorilor financiare. În acest context, se menţionează admiterea unor neconformităţi la retribuirea muncii personalului antrenat în desfăşurarea scrutinului, contractarea bunurilor materiale şi serviciilor fără stipularea în contracte a tuturor clauzelor obligatorii, trecerea neconformă la cheltuieli a bunurilor materiale, toate acestea fiind cauzate de nerespectarea întocmai a disciplinei financiar-bugetare, precum şi de lipsa controlului intern corespunzător.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c), art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală Centrală şi la unele consilii electorale de circumscripţie, anexat la prezenta Hotărîre.

2. Hotărîrea şi Raportul de audit se remit conducerii Comisiei Electorale Centrale şi se cer măsuri respective pentru implementarea recomandărilor auditului, indicate în Raport.

3. Prezenta Hotărîre se aduce la cunoştinţă Parlamentului Republicii Moldova.

4. Despre măsurile întreprinse pentru executarea pct.2 din prezenta Hotărîre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni.

5. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.22 din 18 iulie 2011

RAPORTUL

auditului regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea

alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală Centrală

şi la unele consilii electorale de circumscripţie

I. INTRODUCERE

Auditul regularităţii utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la Comisia Electorală Centrală (în continuare – CEC) şi la unele consilii electorale de circumscripţie a fost efectuat în conformitate cu art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi¹ şi în temeiul Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2011.

____________________

¹  Legea Curţii de Conturinr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare)

Scopul auditului a constat în atestarea Raportului financiar al CEC asupra utilizării mijloacelor financiare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010, în conformitate cu cadrul legal de raportare financiară, precum şi în evaluarea legalităţii şi regularităţii utilizării mijloacelor financiare.

Responsabilitatea factorilor de decizie ai CEC ţine de întocmirea şi prezentarea raportului financiar în conformitate cu cadrul legal de raportare financiară, respectarea prevederilor legale la utilizarea mijloacelor financiare destinate desfăşurării alegerilor Parlamentului în anul 2010, elaborarea şi implementarea unui sistem de management financiar şi control eficient, avînd şi obligaţia de a asigura prevenirea şi detectarea erorilor şi fraudelor.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în obţinerea probelor de audit suficiente şi adecvate pentru susţinerea concluziilor asupra Raportului financiar al CEC privind utilizarea mijloacelor financiare alocate pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 la situaţia din 31.12.2010, necesare pentru expunerea opiniei de audit asupra rapoartelor şi corectitudinii efectuării tranzacţiilor financiare la executarea cheltuielilor. Totodată, echipa de audit nu este responsabilă de veridicitatea soldurilor anterioare perioadei auditate şi de prevenirea fraudelor şi erorilor.

Metodologia de audit s-a bazat pe Standardele de audit ale Curţii de Conturi² şi a constat din acţiuni de colectare a probelor prin testarea de fond a documentelor primare, înregistrărilor contabile, registrelor contabile, raportului financiar, precum şi prin efectuarea unor observaţii, chestionări, solicitarea informaţiei.

____________________

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.58 din 28.12.2009 “Despre aprobarea Standardelor generale de audit şi Standardelor auditului regularităţii”.

II. PREZENTARE GENERALĂ

CEC este constituită pentru realizarea politicii electorale, organizarea şi desfăşurarea alegerilor. Potrivit Codului electoral³, CEC are 9 membri cu vot deliberativ: 7 membri desemnaţi de către Parlamentul Republicii Moldova, un membru – de către Preşedintele Republicii Moldova, şi un membru – de către Guvern.

____________________

³ Codul electoral nr.1381-XIII din 21.11.1997 (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Codul electoral).

Sistemul organelor electorale include: Comisia Electorală Centrală, consiliile electorale de circumscripţie şi birourile electorale ale secţiilor de votare.

În conformitate cu Hotărîrea CEC nr.3556 din 29.09.2010⁴, pentru desfăşurarea alegerilor parlamentare au fost instituite 37 de consilii electorale de circumscripţie de nivelul II, care, la rîndul lor, au constituit 2033 secţii de votare şi 2033 birouri electorale ale secţiilor de votare (inclusiv 75 de secţii de votare şi birouri electorale ale acestora create în afara Republicii Moldova).

____________________

⁴ Hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.3556 din 29.09.2010 “Cu privire la constituirea circumscripţiilor electorale de nivelul doi în unităţile administrativ-teritoriale ale Republicii Moldova pentru alegerile parlamentare anticipate din 28 noiembrie 2010”.

În activitatea sa, Comisia Electorală Centrală se conduce de Constituţia Republicii Moldova⁵, Codul electoral, de alte acte legislative în vigoare, precum şi de Regulamentul cu privire la activitatea Comisiei Electorale Centrale⁶, şi este asistată de un aparat ale cărui structură organizatorică şi state de personal au fost aprobate prin Hotărîrea CEC nr.312 din 04.10.2006⁷.

____________________

⁵ Constituţia Republicii Moldova din 29.07.1994 (cu modificările şi completările ulterioare).

⁶ Regulamentul cu privire la activitatea Comisiei Electorale Centrale, aprobat prin Hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.137 din 14.02.2006 (cu modificările şi completările ulterioare).

⁷ Hotărîrea Comisiei Electorale Centrale cu privire la structura şi personalul scriptic ale aparatului Comisiei Electorale Centrale nr.312 din 04.10.2006.

Ţinerea evidenţei contabile la CEC este reglementată de Regulile generale obligatorii de ţinere a contabilităţii şi de raportare financiară, prevăzute în Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007⁸, Instrucţiunea nr.93 din 19.07.2010.⁹, Instrucţiunea nr.397 din 14.12.2006¹⁰.

____________________

⁸ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.113-XVI).

⁹ Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

¹⁰ Instrucţiunea privind evidenţa contabilă a cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, aprobată prin Hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.397 din 14.12.2006.

La expirarea perioadelor de gestiune, CEC întocmeşte Raportul financiar, care include: Bilanţul executării bugetului (Forma nr.1)¹¹; Raportul privind executarea bugetului (Forma nr.2)¹², precum şi alte anexe.

____________________

¹¹ Anexa nr.1 – Copia bilanţului executării bugetului Comisiei Electorale Centrale la situaţia din 01.01.2011, cu anexele la nota explicativă.

¹² Anexa nr.2 – Copiile Rapoartelor privind executarea bugetului din contul cheltuielilor de bază de către Comisia Electorală Centrală, privind activitatea CEC (codul nr.286) şi privind efectuarea alegerilor parlamentare (codul nr.204) la situaţia din 01.01.2011.

Auditul regularităţii la CEC şi la unele consilii electorale de circumscripţie a fost planificat şi s-a desfăşurat în corespundere cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi şi cu Manualul de audit al regularităţii.

Reieşind din scopul auditului, au fost examinate Raportul financiar asupra gestionării mijloacelor financiare alocate pentru desfăşurarea alegerilor, Bilanţul privind executarea bugetului din contul veniturilor/cheltuielilor de bază şi Raportul privind executarea bugetului din contul cheltuielilor de bază pe perioada anului 2010 atît la CEC, cît şi la unele consilii electorale de circumscripţie.

Probele de audit au fost acumulate la faţa locului, ca rezultat al îmbinării informaţiei obţinute în urma aplicării procedurilor analitice şi efectuării testelor de fond asupra Raportului financiar întocmit la situaţia din 31.12.2010, registrelor contabile, documentelor primare, de analiză comparativă a datelor şi informaţiei financiare, în vederea obţinerii unor confirmări concludente, relevante şi rezonabile, care să susţină raţionamentul constatărilor de audit şi unele concluzii exhaustive privind activitatea entităţii supuse auditului. S-au solicitat o serie de informaţii, testate prin diferite metode şi tehnici de audit (verificare, recalculare, comparaţie, observaţii directe, analiză). Au fost examinate explicaţiile prezentate de persoane cu funcţii de răspundere de la entităţile auditate.

Reieşind din pragul de semnificaţie stabilit, precum şi din zonele identificate cu probabilitate de apariţie a riscurilor, au fost supuse evaluării următoarele aspecte: planificarea şi executarea devizelor de cheltuieli; cheltuielile pentru retribuirea muncii; cheltuielile pentru plata mărfurilor şi serviciilor.

Procedurile de audit au fost efectuate la: Comisia Electorală Centrală, Consiliul electoral al circumscripţiei electorale municipale (în continuare – CECEM) Chişinău nr.1, Consiliile electorale ale circumscripţiilor electorale raionale (în continuare – CECER): Cantemir nr.8; Criuleni nr.12; Floreşti nr.18; Ialoveni nr.21; Soroca nr.29; Străşeni nr.30; Ungheni nr.35.

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

3.1. Potrivit Legii bugetului de stat pe anul 2010 nr.133-XVIII din 23.12.2009 (cu modificările şi completările ulterioare), planurilor de finanţare întocmite de CEC din contul alocaţiilor de la bugetul de stat, pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor parlamentare au fost preconizate mijloace financiare în sumă totală de 40285,3 mii lei. Cheltuielile de casă şi cele efective s-au efectuat per ansamblu şi pe articole în parte, în limita cheltuielilor programate, în structura articolelor de cheltuieli nivelul execuţiei fiind cuprins între 42,4% şi 100,0%. Ponderea cea mai mare (de 92,6%, sau 34743,6 mii lei) în totalul cheltuielilor executate o deţin cheltuielile la art.113 “Mărfuri şi servicii”, inclusiv cheltuielile la art.113 alin.45 “Mărfuri şi servicii neatribuite la alte alineate” (remunerarea muncii persoanelor din componenţa birourilor electorale ale secţiilor de votare, contractate pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor, şi plăţile aferente, inclusiv primele de asigurare obligatorie de asistenţă medicală) în sumă de 28778,6 mii lei (76,7%), urmate de cheltuielile la art.111 “Retribuirea muncii” în sumă de 2020,4 mii lei (5,4%).

Soldul alocaţiilor financiare neutilizat după desfăşurarea alegerilor, rămas la conturile de execuţie bugetară ale CEC, consiliilor electorale de circumscripţie şi birourilor electorale ale secţiilor de votare, a constituit în total suma de 2754,7 mii lei, care a fost returnat la bugetul de stat, după cum prevede art.35 alin.(4) din Codul electoral.

În Anexă la prezentul Raport sînt prezentate, în mod informativ, date-cheie privind execuţia cheltuielilor pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor Parlamentului din 28.11.2010.

3.2. Aplicarea procedurilor de fond asupra categoriilor de operaţiuni semnificative a permis obţinerea unei baze rezonabile pentru consemnarea faptului că situaţiile financiare raportate de entitate sînt veridice sub toate aspectele semnificative, iar operaţiunile financiare sînt, în ansamblu, conforme reglementărilor în vigoare. Prin urmare, activităţile de audit asupra cheltuielilor care depăşesc pragul materialităţii, inclusiv asupra cheltuielilor pentru retribuirea muncii şi plăţilor ce derivă din acestea; achiziţiilor de bunuri, lucrări şi servicii nu au relevat existenţa neregularităţilor semnificative.

3.3.Concomitent, în cadrul auditului au fost constatate unele deficienţe ce ţin de conformitatea utilizării mijloacelor publice a căror valoare se încadrează în pragul de semnificaţie şi care nu afectează concluzia de mai sus, dar pe care considerăm oportun de a le evidenţia, în vederea îmbunătăţirii pe viitor a procesului de execuţie a mijloacelor publice. În acest context, se menţionează următoarele:

3.3.1. Deşi au fost înlăturate majoritatea deficienţelor constatate de auditele anterioare desfăşurate de Curtea de Conturi privind retribuirea muncii personalului antrenat în desfăşurarea alegerilor, prezentul audit mai denotă existenţa unor incorectitudini minore în domeniul dat. Astfel, la 3 CECER (din cele 8 supuse verificării) s-a constatat că, în rezultatul includerii de către angajatori în certificatele de salarizare de la locul permanent de lucru a unor plăţi neregulamentare, precum şi neverificării acestora de către persoanele responsabile din cadrul CECER, au fost efectuate plăţi salariale neargumentate în sumă totală de 4,8 mii lei.

3.3.2. Contrar prevederilor art.9 alin.(2) din Legea nr.134-XIII din 03.06.1994¹³, unele consilii electorale de circumscripţie au încheiat cu agenţii economici contracte de achiziţie a mărfurilor (benzină A-95, rechizite de birou, mărfuri destinate cheltuielilor de protocol) în sumă totală de 382,4 mii lei, fără stabilirea unor clauze obligatorii (după caz: cantitatea, preţul, termenul de livrare). Astfel de cazuri s-au stabilit la: CECER Străşeni nr.30 – în sumă de 65,2 mii lei; CECER Criuleni nr.12 – în sumă de 59,4 mii lei; CECER Ungheni nr.35 – în sumă de 136,2 mii lei; CECER Soroca nr.29 – în sumă de 81,0 mii lei; CECER Cantemir nr.8 – în sumă de 40,6 mii lei.

____________________

¹³ Legea vînzării de mărfuri nr.134-XIII din 03.06.1994 (cu modificările ulterioare).

Auditul a relevat că în toate contractele de prestare a serviciilor de către persoanele angajate (în scopul remunerării lor) pentru organizarea şi desfăşurarea alegerilor nu sînt stipulate preţurile şi volumul serviciilor, precum şi termenul de prestare a acestora, responsabilităţile pentru executarea calitativă a acestora. Aceste deficienţe prezintă un impediment în monitorizarea executării contractelor, ceea ce poate genera riscul de utilizare ineficientă a mijloacelor publice.

3.3.3. Decontarea bunurilor materiale utilizate la organizarea şi desfăşurarea alegerilor nu în toate cazurile s-a efectuat potrivit normelor prestabilite. Astfel, decontarea carburanţilor în sumă totală de 2203,6 mii lei s-a efectuat conform unor procese-verbale în formă liberă, cu toate că în mod regulamentar casarea la cheltuieli a combustibilului se efectuează în temeiul foilor de parcurs. CEC explică aceasta prin faptul că consiliile electorale de circumscripţie arendează unităţile de transport de la diferite persoane fizice, ceea ce, ca urmare, constituie un impediment în utilizarea foilor de parcurs. În acest context, se menţionează că CEC nu s-a condus de prevederile art.19 din Legea nr.113-XVI, care prevede că entităţile, în cazul cînd nu pot utiliza formulare tipizate, elaborează şi utilizează formulare de documente aprobate de conducere, care urmează să conţină un şir de elemente obligatorii, inclusiv: denumirea şi numărul documentului; data, conţinutul faptelor economice; etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice; funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice etc. Nedocumentarea conformă a trecerii la cheltuieli a bunurilor materiale poate atrage după sine riscul de fraudă la utilizarea acestora.

3.3.4. Evaluarea sistemului de control intern în cadrul instituţiei denotă existenţa unor deficienţe la organizarea acestuia, printre acestea menţionîndu-se:

- lipsa unor proceduri bine determinate în vederea identificării şi evaluării riscurilor aferente aspectelor operaţionale şi a metodelor de administrare a acestora;

- nestabilirea unor reguli sau proceduri scrise de dezvoltare a unui sistem eficient de comunicare a informaţiilor semnificative între CEC şi CECER;

- nereglementarea activităţilor de control intern, măsurilor şi acţiunilor de control, procedurilor care pot asigura realizarea deplină a directivelor conducerii.

Existenţa unor deficienţe privind modul de organizare a controlului intern la CEC a condiţionat apariţia abaterilor constatate în prezentul Raport, iar neconsolidarea acestuia pe viitor poate genera riscul de erori contabile, ţinînd cont de faptul că majoritatea specialiştilor CECER sînt antrenaţi doar pe perioada campaniilor electorale şi necesită suportul specialiştilor din cadrul CEC.

IV. CONCLUZII GENERALE DE AUDIT

Auditul a constatat că la utilizarea mijloacelor bugetare pentru desfăşurarea alegerilor Parlamentului în anul 2010 au fost respectate limitele şi destinaţiile alocaţiilor aprobate în aspectul clasificaţiei bugetare. Executarea efectivă a cheltuielilor s-a realizat în sume mai mici decît limitele de alocaţii aprobate, fiind înregistrate economii formate din surse neutilizate în sumă totală de 2754,7 mii lei, care au fost restituite la bugetul de stat.

Situaţiile financiare raportate de entitate sînt veridice sub toate aspectele semnificative, iar operaţiunile financiare sînt, în ansamblu, conforme reglementărilor în vigoare.

Totodată, auditul denotă existenţa unor deficienţe nesemnificative la execuţia mijloacelor bugetare pentru retribuirea muncii, la contractarea mărfurilor şi serviciilor, la decontarea unor bunuri şi servicii, condiţionate de nerespectarea întocmai a unor norme de reglementare a disciplinei financiar-bugetare, precum şi de lipsa unui control intern bine definit în cadrul CEC. Se menţionează necesitatea remedierii acestor deficienţe, dat fiind că în perspectivă ele ar putea genera riscul de utilizare ineficientă a mijloacelor publice.

Recomandări CEC:

1.Să examineze cazurile de remunerare neregulamentară a muncii personalului încadrat în desfăşurarea alegerilor, cu elaborarea şi implementarea unor proceduri şi politici de control intern eficiente, care să asigure excluderea pe viitor a neregularităţilor ce ţin de remunerarea muncii;

2. Să revadă structura, componentele, modelul contractelor de procurare a mărfurilor şi serviciilor în conformitate cu cadrul legal existent, prin stipularea condiţiilor contractuale obligatorii;

3. Să asigure organizarea şi ţinerea evidenţei contabile la consiliile electorale de circumscripţie în corespundere cu legislaţia în vigoare şi cu respectarea tuturor normelor legale, precum şi să elaboreze şi să aprobe, după caz, formulare tipizate privind decontarea la cheltuieli a bunurilor materiale;

4. Să întreprindă măsuri pentru implementarea componentelor controlului financiar public intern, în vederea gestionării optime a resurselor financiare publice.

V. OPINII DE AUDIT

Opinie fără rezerve privind Raportul financiar pe anul 2010

În opinia auditorului, bazată pe activităţile de audit efectuate, Raportul financiar, întocmit la situaţia din 31.12.2010, privind executarea devizului de cheltuieli pentru efectuarea alegerilor Parlamentului în anul 2010, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine reală şi fidelă.

Opinie fără rezerve privind regularitatea

În opinia auditorului, administrarea mijloacelor publice şi gestionarea patrimoniului public în anul 2010, sub toate aspectele semnificative, s-au efectuat regulamentar, cu excepţia unor deficienţe nesemnificative menţionate în prezentul Raport.