Hotărîre nr.228 din 16.05.2006 pentru aprobarea Instrucţiunii privind lucrările de secretariat în Comisia Electorală Centrală

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

H O T Ă R Î R E

pentru aprobarea Instrucţiunii privind lucrările de secretariat

în Comisia Electorală Centrală

nr.  228  din  16.05.2006

 (în vigoare 16.06.2006) 

Monitorul Oficial nr. 91-94 art.324 din 16.06.2006

* * *

În scopul organizării lucrărilor de secretariat în Comisia Electorală Centrală şi în organele electorale inferioare şi întru executarea punctului 2 din Hotărîrea Guvernului nr.618 din 5 octombrie 1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, în conformitate cu prevederile art.18 alin.(2) şi art.22 din Codul electoral, Comisia Electorală Centrală HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Instrucţiunea privind lucrările de secretariat în Comisia Electorală Centrală.

2. Se abrogă:

Hotărîrea nr.418 din 30 septembrie 1998 "Cu privire la aprobarea Instrucţiunii privind păstrarea documentelor şi ordinea de eliberare a dosarelor din locul de păstrare".

Hotărîrea nr.419 din 30 septembrie 1998 "Privind aprobarea Instrucţiunii cu privire la eliminarea (nimicirea) documentelor privind pregătirea şi efectuarea alegerilor parlamentare, pentru funcţia de Preşedinte al Republicii Moldova, locale şi a referendumului".

Aprobată

prin hotărîrea CEC nr.228

din 16 mai 2006

I N S T R U C Ţ I U N E

privind lucrările de secretariat în Comisia Electorală Centrală

I. Dispoziţii generale

1. Prezenta Instrucţiune determină cerinţele de bază faţă de organizarea lucrului cu documentele oficiale, cu excepţia celor secrete, la Comisia Electorală Centrală (în continuare - Comisia) şi reglementează modul de primire, evidenţă, ordonare, perfectare şi multiplicare a documentelor, controlul asupra rezolvării, păstrării şi utilizării acestora.

2. Lucrările de secretariat cu caracter secret se organizează în baza Legii nr.106 din 17.05.1994 cu privire la secretul de stat şi a Regulamentului "Cu privire la asigurarea regimului secret în organele puterii legislative, executive, judiciare, organele administraţiei publice locale, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile Republicii Moldova", aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.638-8 din 18.09.1995.

3. Documentele Comisiei constituie proprietate a statului şi sînt reglementate de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova, de actele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă.

4. Prezenta Instrucţiune este obligatorie pentru toţi funcţionarii Comisiei, precum şi pentru toate organele electorale inferioare.

5. Răspunderea pentru organizarea şi ţinerea corectă a lucrărilor de secretariat, precum şi pentru păstrarea documentelor o poartă şeful aparatului, indicaţiile sale fiind obligatorii pentru toţi funcţionarii aparatului Comisiei.

6. Şeful aparatului este obligat:

- să ia măsuri pentru reducerea volumului corespondenţei, evitînd emiterea unor documente în probleme ce pot fi soluţionate pe cale verbală;

- să controleze periodic modul de executare a lucrărilor de secretariat şi de păstrare a documentelor de arhivă;

- să stabilească un regim care ar exclude prezentarea proiectelor de documente la semnat fără a fi verificate şi vizate de executant şi de consultantul-redactor;

- să aducă la cunoştinţă noilor angajaţi prezenta Instrucţiune.

7. Funcţionarii aparatului Comisiei poartă răspundere personală pentru integritatea şi confidenţialitatea documentelor aflate la ei în vederea soluţionării.

8. În cazul demisiei sau concedierii lucrătorul este obligat să predea toate documentele şefului aparatului printr-un act de predare-primire, iar în cazul transferului în altă funcţie sau plecării în deplasare pe o perioadă îndelungată să predea documentele aflate în lucru unui alt angajat, la indicaţia conducerii Comisiei.

II. Organizarea circulaţiei documentelor

1. Ordinea circulaţiei şi rezolvării documentelor de intrare

9. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei intrate la Comisie se face în mod centralizat în anticameră.

10. Prin prelucrarea iniţială a corespondenţei se are în vedere verificarea integrităţii (existenţa documentelor, inclusiv a anexelor), fixarea faptului recepţionării şi pregătirea pentru transmiterea acesteia destinatarului. Corespondenţa expediată greşit pe adresa Comisiei se reexpediază destinatarului indicat.

11. Atunci cînd corespondenţa este primită direct de şeful aparatului sau de conducerea Comisiei, ea se transmite în aceeaşi zi în anticameră pentru înregistrare.

12. Toate plicurile, cu excepţia celor cu menţiunea "Personal", se deschid, verificîndu-se integritatea documentelor. Dacă se constată deteriorări, lipsa documentului sau a anexei, despre aceasta se comunică secretariatului expeditorului. De regulă, plicurile se distrug. Plicurile se păstrează în cazul în care adresa expeditorului se poate identifica numai după plic, sau în cazurile cînd data expedierii înscrisă pe document diferă cu mai mult de 5 zile de cea indicată pe plic.

13. Plicurile cu inscripţia "Secret" se transmit persoanei responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat cu caracter secret, numită prin dispoziţia preşedintelui Comisiei.

14. Mesajul telefonic (telefonograma) se înscrie într-un registru special indicîndu-se denumirea instituţiei, numele şi prenumele, funcţia expeditorului, precum şi cele ale persoanei care l-a recepţionat, data şi ora cînd a fost primită.

15. Pe toate documentele de intrare, pe prima filă pe recto, în colţul drept de jos se aplică parafa de înregistrare, conţinînd numărul de înregistrare, data şi, după caz, ora înregistrării.

16. Documentele intrate se înregistrează în registrul corespondenţei intrate. Indicele de înregistrare este constituit din abrevierea denumirii complete a Comisiei, prin cratimă indicele dosarului din nomenclator şi prin bară numărul de ordine al documentului intrat. De exemplu: CEC-6/23.

17. Documentele intrate, după înregistrarea acestora, se transmit preşedintelui iar în lipsa acestuia vicepreşedintelui spre examinare şi aplicarea rezoluţiei. Examinarea se face într-un termen scurt, de regulă, în ziua primirii documentului.

18. Rezoluţia se aplică pe un formular special şi conţine indicaţii privind modul şi termenul de rezolvare, caracterul documentului şi numele executantului.

19. Documentele conţin o singură rezoluţie. Rezoluţiile ulterioare servesc pentru a concretiza modul de soluţionare sau pentru a indica coexecutanţii.

20. Responsabil pentru rezolvarea documentului este prima persoană din lista celor nominalizate în rezoluţie. Acesteia i se rezervă dreptul de a-i convoca pe coexecutanţi.

21. După aplicarea rezoluţiei, originalul documentelor se transmite pentru păstrare în anticameră, iar copiile persoanelor care sînt responsabile de executare şi control a acestora.

22. În registrul corespondenţei intrate se înscriu la rubricile respective numele executantului şi termenul de rezolvare (dacă este indicat).

Documentele cu termen de rezolvare se iau la control. În registre menţiunea cu privire la control se fixează la rubrica "Note".

23. Redistribuirea corespondenţei de la un executant la altul se realizează la indicaţia conducerii Comisiei numai prin intermediul anticamerei.

24. Documentele rezolvate se îndosariază.

2. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire şi celor interne

în procesul pregătirii lor

25. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire include elaborarea proiectului de document, verificarea lui, vizarea, definitivarea, coordonarea, semnarea, înregistrarea şi expedierea.

26. Toate documentele Comisiei se întocmesc în conformitate cu Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 şi cu prezenta Instrucţiune.

27. Documentele interne (dispoziţii, procese-verbale etc.) se elaborează, se perfectează şi se rezolvă în cadrul Comisiei. Documentele interne semnate se transmit subdiviziunilor responsabile de executare.

28. Documentele semnate şi transmise pentru expediere se înregistrează în registre de evidenţă conform nomenclatorului.

29. Toată corespondenţa se expediază prin anticameră. Documentele transmise pentru expediere se prelucrează şi se expediază în aceeaşi zi. Prelucrarea constă în verificarea corectitudinii întocmirii documentului transmis pentru expediere (prezenţa semnăturilor respective, numărul de exemplare şi anexele indicate), înscrierea pe document a indicelui de înregistrare şi a datei. Documentele expediate pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic.

30. În caz de necesitate, secretarul Comisiei întocmeşte lista destinatarilor documentului semnat.

31. În funcţie de localitate şi de caracterul corespondenţei, aceasta se expediază destinatarului prin poştă sau prin curier special.

32. Corespondenţa prin fax se efectuează numai în cazul soluţionării unor chestiuni cu caracter urgent sau la solicitarea adresantului.

33. Toată corespondenţa guvernamentală, transmisă ministerelor şi departamentelor prin curier special, se înmînează acestora contra semnătură în registrele de evidenţă ale Comisiei.

34. Semnăturile celor care primesc corespondenţa şi borderourile pentru corespondenţa interurbană se păstrează în anticameră.

35. Consultantul din anticameră este responsabil de expedierea la timp a corespondenţei pe adresele indicate.

36. Copia de pe documentul expediat împreună cu materialele în baza cărora a fost elaborat se păstrează conform nomenclatorului.

III. Elaborarea şi definitivarea proiectelor de documente

37. Documentele se elaborează, de regulă, de funcţionarii aparatului, în perioada electorală şi de membrii Comisiei conform domeniului încredinţat.

38. Documentele se imprimă pe blanchete ce conţin următoarele elemente: stema Comisiei, aprobată de Comisia Naţională de Heraldică prin procesul-verbal nr.78-III din 13 decembrie 2004, denumirea completă a Comisiei, adresa juridică, codul poştal, numărul de telefon şi de fax, denumirea tipului de document (după caz), numărul de înregistrare, data, funcţia, numele şi prenumele persoanei care semnează, semnătura.

39. Pentru a atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el se datează şi se certifică prin semnare şi aplicarea ştampilei Comisiei.

40. După elaborare, proiectul documentului se transmite spre verificare consultantului-redactor, şefului aparatului, altor persoane (după caz).

41. Verificarea se face prin vizarea proiectului de către executant şi de celelalte persoane indicate la punctul 41, după care executantul îl prezintă secretarului Comisiei sau, după caz, vicepreşedintelui pentru coordonare. Viza conţine semnătura descifrabilă a semnatarului. Vizele se aplică pe exemplarele documentelor ce rămîn la Comisie, pe ultima pagină, pe recto.

42. După coordonare cu secretarul Comisiei, proiectul documentului se transmite spre examinare preşedintelui sau în şedinţa Comisiei.

43. Dacă în document au intervenit amendamente, textul cu modificările operate se transmite consultantului-redactor pentru verificare.

44. Pînă la transmiterea documentului pregătit spre semnare executantul trebuie să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa vizelor şi a anexelor. Documentul este prezentat spre semnare (aprobare) însoţit de materialele în baza cărora a fost elaborat.

45. Documentul definitivat se transmite pentru semnare conducerii Comisiei.

IV. Întocmirea unor tipuri de acte ale Comisiei

1. Pregătirea hotărîrilor Comisiei

46. În activitatea sa Comisia adoptă hotărîri.

47. Toate hotărîrile se intitulează. Titlul reflectă esenţa obiectului hotărîrii. Textul hotărîrii este alcătuit, de regulă, din două părţi: de constatare şi de dispoziţie. În partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru adoptarea hotărîrii, în partea de dispoziţie se enumeră acţiunile preconizate. Partea de dispoziţie a hotărîrii începe cu cuvîntul "HOTĂRĂŞTE", care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul din alineatul precedent, după care se pun două puncte. Acţiunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numerotează cu cifre arabe.

48. Proiectele de hotărîri se elaborează de funcţionarii aparatului şi/sau de membrii Comisiei. La pregătirea proiectelor de hotărîri persoana responsabilă de elaborare este obligată:

- să studieze minuţios materialele în baza cărora urmează să fie elaborată hotărîrea;

- să verifice documentele anterior adoptate în probleme similare;

- să fundamenteze din punct de vedere juridic partea de constatare a textului hotărîrii;

- să întocmească proiectele, respectîndu-se succesiunea logică a ideilor, fără contradicţii sau omisiuni în dezvoltarea argumentaţiei, exprimate în fraze simple, scurte, care să cuprindă relatarea cît mai clară şi succintă a problemei abordate;

- în caz de necesitate, să se consulte cu alţi specialişti din cadrul Comisiei.

Textul trebuie să fie corect din punct de vedere semantic, precum şi al respectării regulilor de ortografie şi punctuaţie.

49. Proiectul de hotărîre elaborat se transmite spre verificare consultantului-jurist şi consultantului-redactor. Proiectele de hotărîri sînt vizate de către funcţionarii aparatului care au fost implicaţi la elaborarea acestora.

50. În baza proiectelor de hotărîri elaborate, se întocmeşte proiectul ordinii de zi, care se aprobă de secretarul Comisiei, şi se prezintă pentru informare membrilor Comisiei cu 24 de ore înainte de şedinţă. Proiectul ordinii de zi se plasează pe site-ul oficial al Comisiei în acelaşi termen.

51. Proiectele hotărîrilor se multiplică şi se transmit membrilor Comisiei pentru informare doar după ce sînt vizate de secretarul Comisiei, în cazul absenţei acestuia, se vizează de preşedintele ori vicepreşedintele CEC.

52. Raportorilor în cadrul şedinţei Comisiei li se prezintă proiectele de hotărîri împreună cu materialele în baza cărora au fost elaborate. Pentru ceilalţi membri ai Comisiei se prezintă doar proiectele de hotărîri.

53. După examinare în cadrul şedinţei, textul hotărîrii se definitivează în baza modificărilor şi completărilor potrivit propunerilor acceptate şi se prezintă pentru semnare secretarului şi preşedintelui Comisiei.

54. Hotărîrile adoptate în cadrul şedinţelor se numerotează succesiv în decursul mandatului Comisiei.

55. Hotărîrile se legalizează cu ştampila Comisiei şi se expediază celor vizaţi, precum şi organelor interesate.

56. Hotărîrile adoptate şi semnate se plasează în termen de 24 ore pe site-ul oficial al Comisiei şi se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

57. Hotărîrile Comisiei sînt îndosariate conform nomenclatorului. Dosarele se păstrează în arhiva Comisiei pînă la predarea acestora Serviciului de Stat de Arhivă.

2. Întocmirea proceselor-verbale

58. Procesul-verbal - este documentul prin care se consemnează cu exactitate fapte, acţiuni, discuţii şi hotărîri ale unei şedinţe, adunări constituite.

59. La Comisie se întocmesc cîteva tipuri de procese-verbale:

- procese-verbale ale şedinţelor Comisiei;

- procese-verbale ale şedinţelor comisiei de atestare a funcţionarilor din aparatul Comisiei;

- procese-verbale ale şedinţelor grupului de lucru privind achiziţiile publice ale Comisiei ş.a.

60. Procesele-verbale au următoarea structură:

- titlul cu indicarea felului şedinţei, data ei; după caz, ora la care începe;

- menţiuni prealabile (membrii prezenţi, persoanele invitate);

- ordinea de zi;

- expunerea dezbaterilor, numele raportorilor şi ale persoanelor care au luat cuvîntul;

- hotărîrile adoptate;

- semnăturile.

61. Procesele-verbale ale şedinţelor Comisiei se numerotează succesiv în decursul mandatului Comisiei.

62. După caz, procesele-verbale ale şedinţelor Comisiei se întocmesc în baza înregistrării efectuate la dictafon. Responsabil de înregistrarea acestora este consultantul în sarcina căruia este pusă această activitate conform atribuţiilor funcţionale.

63. Procesele-verbale ale şedinţelor Comisiei sînt semnate de preşedintele şi secretarul Comisiei şi se legalizează cu ştampila Comisiei. Celelalte tipuri de procese-verbale sînt semnate de membrii comisiilor sau grupurilor de lucru constituite în scopul realizării unor anumite activităţi.

64. Procesele-verbale se îndosariază conform nomenclatorului.

3. Întocmirea dispoziţiilor

65. Pentru organizarea activităţii sale interne, Comisia emite dispoziţii.

66. Dispoziţia, de regulă, este alcătuită din două părţi: constatatoare şi dispozitivă. În partea constatatoare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea dispoziţiei, în partea dispozitivă se enumeră acţiunile preconizate. Partea dispozitivă începe cu cuvîntul "DISPUN", care se tipăreşte cu majuscule, după care se pun două puncte. Acţiunile preconizate se dispun pe puncte, ce se numerotează cu cifre arabe. În dispoziţie se indică executantul concret: subdiviziunea structurală sau persoana.

67. Dispoziţia este semnată de preşedintele Comisiei.

68. Dispoziţiile se numerotează în consecutivitate pentru fiecare an calendaristic.

4. Prescripţii privind întocmirea scrisorilor oficiale

69. Scrisoarea oficială este un act administrativ. Scrisorile se imprimă pe blanchete pentru scrisori şi sînt semnate de conducerea Comisiei.

70. În afară de elementele indicate la pct.39, blanchetele pentru scrisori conţin indicele de înregistrare al documentului.

71. Conţinutul scrisorii (textul) este alcătuit dintr-o formulare scurtă, care justifică sau enunţă chestiunea ce urmează a fi tratată. Tratarea cuprinde expunerea chestiunii respective cu datele şi argumentele necesare pentru înţelegerea şi rezolvarea ei.

72. Elementele accesorii ale scrisorii sînt menţiunile despre anexele la scrisoare, numele complet şi prenumele notat prin iniţiale ale executantului, menţiunile speciale (personal, confidenţial etc.).

73. În scrisorile de răspuns se indică în mod obligatoriu indicele sau denumirea documentului la care se răspunde.

74. Copia de pe scrisoare şi materialele în baza cărora a fost întocmită se restituie anticamerei care le plasează în dosare conform nomenclatorului.

75. Mesajul telefonic (telefonograma) serveşte pentru transmiterea informaţiilor prin telefon. La transmiterea mesajului telefonic se indică destinatarul, funcţia, numele şi prenumele semnatarului, data şi ora cînd a fost transmisă şi numărul de telefon/fax al Comisiei.

V. Dactilografierea şi multiplicarea documentelor

76. Documentele cu volum mic (10 pagini - dactilografiate pe foi de formatul A4, corp de literă 14, interliniaj 1,5) se dactilografiază de către executant. Materialele cu un volum mai mare de 10 pagini se transmit în anticameră pentru a se lua decizia în privinţa dactilografierii lor.

77. Multiplicarea documentelor se efectuează la aparatul de multiplicat al Comisiei şi/sau pe cale tipografică. Numărul de copii este stabilit de şeful aparatului.

78. Toate tipurile de formulare, registre, chestionare, liste etc. se transmit la tipografie cu autorizarea secretarului Comisiei.

VI. Controlul asupra soluţionării documentelor şi a executării

indicaţiilor date de conducerea Comisiei

79. Controlul asupra rezolvării în termen a documentelor şi a executării indicaţiilor date de conducerea Comisiei este asigurat de secretarul Comisiei.

80. Controlul asupra termenelor de rezolvare a documentelor şi de executare a indicaţiilor formulate în scris se realizează de către consultantul din anticameră. Evidenţa termenelor se ţine într-un registru special, întocmit pe suport electronic.

81. Indicaţiile date de conducerea Comisiei sînt executate de funcţionarii aparatului.

82. Dacă termenul de soluţionare nu este indicat în mod expres, atunci acesta nu va depăşi 30 de zile de la data înregistrării.

Indicaţiile cu menţiunea "urgent" se execută în termen de 3 zile.

Indicaţiile cu menţiunea "operativ" se execută în termen de 10 zile.

83. Termenele de soluţionare se calculează în zile calendaristice, pornind de la data înregistrării documentului sau a indicaţiei. Dacă în documentul de intrare este indicat termenul care presupune primirea răspunsului, acest termen trebuie respectat.

84. După luarea la control a documentului sau a indicaţiei, consultantul responsabil de controlul asupra termenelor de rezolvare:

a) execută o copie de pe documentul cu rezoluţia anexată sau de pe indicaţie şi o îndosariază;

b) cu 3-5 zile înainte de expirarea termenului de soluţionare, solicită de la executanţi informaţii despre mersul îndeplinirii;

c) solicită executanţilor să prezinte, cu cel puţin 3 zile înainte de expirarea termenului de executare, cererea de prelungire a termenului cu argumentele de rigoare;

d) informează şeful aparatului privind încălcarea termenelor de soluţionare;

e) prezintă secretarului Comisiei la sfîrşitul fiecărei luni, informaţii privind soluţionarea în termen.

85. Dacă pe parcursul soluţionării se constată imposibilitatea respectării termenului indicat, executantul adresează conducerii o cerere argumentată privind prelungirea termenului. Decizia privind prelungirea termenului de executare sau scoaterea de la control este luată de către persoana care a fixat termenul.

86. Pentru încălcarea termenelor de soluţionare, conducerea Comisiei poate aplica sancţiuni disciplinare.

VII. Întocmirea nomenclatorului şi constituirea dosarelor

1. Întocmirea nomenclatorului

87. În scopul întocmirii corecte şi evidenţei dosarelor se aprobă anual nomenclatorul dosarelor Comisiei.

88. Nomenclatorul dosarelor reprezintă o listă a tuturor dosarelor constituite la Comisie pe baza indicatorului termenelor de păstrare, sub forma unui tabel, în care se înscriu, pe compartimente, grupele de documente create de acestea în raport cu problema la care se referă cu indicarea termenelor de păstrare.

89. La întocmirea nomenclatorului dosarelor se iau în considerare direcţiile de bază ale activităţii Comisiei, conform regulamentului şi nomenclatorului dosarelor din anul precedent.

90. Nomenclatorul dosarelor serveşte la repartizarea şi clasificarea documentelor rezolvate în dosare, ca indicator al indicilor documentelor şi al termenului de păstrare a dosarelor, în calitate de schemă pentru întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi cu termen îndelungat (mai mult de 10 ani) de păstrare în arhiva Comisiei.

91. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către persoana responsabilă de păstrarea documentelor în Comisie, se coordonează cu Serviciul de Stat de Arhivă, se aprobă de către preşedintele Comisiei şi se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie al fiecărui an nou.

92. Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci cînd au loc schimbări în structura unităţii. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni în cadrul ei, nomenclatorul se completează cu denumirile acestora şi grupele de dosare constituite. În acest scop în fiecare compartiment al nomenclatorului se lasă numere de rezervă. Exemplarul anual al nomenclatorului este un document ce se păstrează şi se include în compartimentul nomenclatorului respectiv al Comisiei.

93. După aprobarea nomenclatorului dosarelor Comisiei, compartimentele de muncă ale acesteia primesc extrase corespunzătoare pentru organizarea corectă a lucrărilor de secretariat.

94. În nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regulă, publicaţiile Parlamentului şi ale Guvernului, broşurile şi alte publicaţii similare.

95. Nomenclatorul dosarelor se compune din şapte părţi:

I. Activitatea curentă a Comisiei.

II. Alegerile parlamentare.

III. Alegerile locale.

IV. Referendumurile.

V. Completarea vacanţei funcţiei de deputat în Parlamentul Republicii Moldova.

VI. Completarea vacanţei funcţiei de consilier local.

VII. Nomenclatura registrelor contabile.

96. Fiecare parte din nomenclatorul dosarelor, expus sub formă de tabel, se compune din trei rubrici:

1) indicele dosarului;

2) denumirea dosarului;

3) termenul de păstrare.

În prima parte indicele dosarului este compus din denumirea abreviată a Comisiei, în celelalte părţi din abrevierea AP, AL, R, VDP şi, respectiv, VCL, NRC şi prin cratimă numărul de ordine al dosarelor.

Denumirile dosarelor se stabilesc în funcţie de conţinutul documentelor grupate în dosare.

În rubrica a treia se indică termenul de păstrare, articolul indicatorului, aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

97. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o notă de totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv.

2. Constituirea dosarelor

98. Constituirea dosarelor înseamnă gruparea documentelor rezolvate în dosare, conform nomenclatorului.

99. Gruparea documentelor în dosare se efectuează pentru ţinerea lucrărilor de secretariat la sfîrşitul fiecărui an calendaristic. La gruparea dosarelor se ţine cont de următoarele: se grupează numai documentele rezolvate, documentele care vizează aceleaşi probleme şi au acelaşi termen de păstrare.

100. Documentele din dosar se ordonează cronologic, în ordinea numerelor de intrare sau a datei, începînd cu numărul cel mai mic, astfel încît actele mai vechi - din ianuarie - să fie la începutul dosarului, iar cele mai noi - din decembrie - la sfîrşitul dosarului. Se înlătură documentele inutile, dubletele, maculatoarele, documentele din alt domeniu, de asemenea acele, agrafele, clamele metalice.

101. Documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare se clasifică în dosare separate.

102. Hotărîrile, materialele în baza cărora au fost elaborate şi procesele-verbale se includ în dosarele hotărîrilor adoptate.

103. Dispoziţiile referitoare la activitatea de bază se grupează separat de cele referitoare la personalul scriptic.

104. În dosarele personale documentele se grupează în ordinea intrării lor.

105. Petiţiile se grupează separat conform Legii cu privire la petiţii.

106. Corespondenţa se clasifică în dosare pe perioada anului calendaristic şi include toate documentele ce apar în procesul soluţionării problemei. Corespondenţa se sistematizează în consecutivitate cronologică: documentul-răspuns se ataşează la documentul-solicitare.

La reluarea corespondenţei pe anumite chestiuni din anul trecut, documentele se includ în dosarul anului curent, cu indicarea indexului dosarului din anul trecut, în care se păstrează documente precedente, ce tratează aceeaşi problemă.

107. Indicaţiile metodice şi controlul asupra corectitudinii grupării dosarelor intră în obligaţiunile şefului aparatului.

108. În procesul clasificării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor (prezenţa semnăturilor, ştampilei, datelor, indicilor). Documentele perfectate greşit se restituie executantului spre finisare.

109. În scopul selectării documentelor pentru păstrare în arhiva de stat şi stabilirea termenelor de păstrare se efectuează expertiza valorii acestora.

3. Expertiza valorii documentelor

110. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii nominale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare în arhiva de stat şi stabilirea termenelor de păstrare, precum şi pentru nimicirea celor cu termen expirat.

111. În scopul organizării şi efectuării expertizei valorii documentelor se creează comisia permanentă de expertiză prin dispoziţie a conducerii Comisiei.

112. Expertiza valorii documentelor se efectuează anual. Selectarea documentelor se face în baza Indicatorului termenelor de păstrare, a nomenclatorului dosarelor.

113. Ca rezultat al expertizei valorii documentelor, se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent, cu termen de lungă durată şi ale personalului scriptic, precum şi procese-verbale de nimicire a documentelor, al căror termen de păstrare a expirat. Nimicirea documentelor se execută prin ardere sau fărîmiţare în bucăţele cu dimensiuni ce nu trebuie să depăşească 2 - 2,5 cm.

114. Distrugerea documentelor oficiale din proprie iniţiativă este interzisă.

4. Perfectarea dosarelor

115. La finele fiecărui an şi la finele fiecărei campanii electorale documentele se pregătesc pentru predare la arhiva Comisiei. În scopul acesta se efectuează definitivarea şi perfectarea dosarelor constituite în cursul anului, care constă în:

- numerotarea filelor dosarelor: numerotarea începe cu numărul 1; filele se numerotează în colţul din dreapta, sus, cu pix. În dosarele compuse din mai multe volume filele fiecărui volum se numerotează separat; fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file;

- coaserea dosarelor, ce ar asigura citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;

- completarea datelor pe coperta dosarului: se indică numărul dosarului, data începerii, data încheierii, numărul de file, după caz numărul volumului;

- verificarea conformităţii denumirilor dosarelor cu componenţa documentelor incluse în el. În cazurile necesare, în denumirea dosarului se pot face rectificări.

116. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an.

117. Dosarele cu termen temporar de păstrare nu sînt supuse perfectării.

5. Întocmirea inventarelor dosarelor

118. La finele fiecărui an se face inventarul dosarelor închise, ce conţin documente cu termen permanent, cu termen de lungă durată şi ale personalului, care au fost supuse expertizei, grupate şi definitivate conform prezentei Instrucţiuni.

119. Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de evidenţă, ce reprezintă o listă sistematizată a denumirilor dosarelor şi a numărului de volume pentru fiecare dosar.

120. Inventarele se întocmesc separat pentru:

- dosarele cu termen permanent de păstrare;

- dosarele cu termen de lungă durată;

- dosarele personalului.

121. Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) inventare nu se întocmesc.

122. Persoana responsabilă de păstrarea documentelor în arhiva Comisiei întocmeşte inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare, cu termen de lungă durată şi ale personalului scriptic, care în viitor vor servi drept bază pentru predarea documentelor la păstrare în arhiva de stat.

123. La întocmirea inventarelor se respectă următoarele cerinţe:

- în inventar se includ doar dosarele închise (scoase din lucrările de secretariat);

- denumirile dosarelor se înscriu în ordinea în care acestea figurează în nomenclator;

- fiecare dosar este inclus în inventar avînd un număr aparte. Dacă dosarul este compus din 2-3 volume, fiecare volum se numerotează separat.

124. Inventarele verificate şi semnate de preşedintele comisiei permanente de expertiză se expediază spre aprobare Serviciului de Stat de Arhivă.

6. Păstrarea provizorie a documentelor

125. Din momentul deschiderii dosarelor şi pînă la predarea lor la arhiva Comisiei ele se păstrează în încăperile compartimentelor de muncă.

126. Dosarele se păstrează în dulapuri ce se încuie, pentru a le proteja de praf şi raze solare şi a le asigura integritatea.

127. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului permite găsirea cu uşurinţă şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe uşa din interiorul dulapului, pe cotoarele dosarelor se notează indicele din nomenclator.

128. Extragerea documentelor din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă.

129. Remiterea dosarelor în interes de serviciu se face în baza unui registru în care se indică indicele dosarului, data eliberării şi restituirii, persoana căreia i-a fost eliberat dosarul, semnătura de primire şi restituire.

130. Notele marginale sau sublinierile în documentele eliberate din arhivă pentru uz de serviciu sînt interzise.

131. Multiplicarea originalelor arhivate este o atribuţie a persoanei responsabile de păstrarea documentelor în arhivă şi coordonată cu secretarul Comisiei.

7. Depunerea documentelor spre păstrare la arhiva Comisiei

132. În arhiva Comisiei se depun dosarele cu termen permanent de păstrare, cu termen îndelungat de păstrare (mai mult de 10 ani) şi dosarele personalului scriptic. Transmiterea se efectuează conform inventarelor aprobate de către Serviciul de Stat de Arhivă.

133. Procesul pregătirii documentelor şi dosarelor pentru păstrare în arhiva Comisiei este controlat de şeful aparatului.

134. Primirea documentelor se face de către persoana responsabilă de păstrarea documentelor în prezenţa lucrătorului care le predă şi se consemnează într-un act de predare-primire.

135. Persoana responsabilă de păstrarea documentelor este obligată să ţină evidenţa inventarelor documentelor şi a circulaţiei acestora pe parcursul păstrării lor în arhiva Comisiei.

136. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării, deteriorării ireparabile, cînd sînt predate la păstrare în arhiva de stat sau cînd se constată lipsa acestora.

În toate cazurile menţionate mai sus, persoana responsabilă de păstrarea documentelor este obligată să întocmească procesul-verbal, care va fi prezentat comisiei permanente de expertiză spre aprobare, fiind coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă.

137. După expirarea termenelor-limită de păstrare provizorie a documentelor Comisiei, stabilite de Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat, ele se depun la păstrare permanentă în arhiva de stat.