Hotărîre nr.2350 din 23.12.2013 cu privire la aprobarea Planului de dezvoltare instituţională a Comisiei Electorale Centrale pentru anii 2014-2015

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Planului de dezvoltare instituţională

a Comisiei Electorale Centrale pentru anii 2014-2015

nr. 2350  din  23.12.2013

 (în vigoare 23.12.2013) 

Monitorul Oficial nr.110-114 art.571 din 09.05.2014

* * *

În scopul îmbunătăţirii nivelului de dezvoltare instituţională a Comisiei Electorale Centrale, asigurării realizării misiunii, funcţiilor-cheie şi obiectivelor strategice ale autorităţii electorale, în conformitate cu Planul strategic al Comisiei Electorale Centrale pentru anii 2012-2015, aprobat prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale nr.1028 din 9 decembrie 2011, precum şi în temeiul art.18 alin.(2) din Codul electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Planul de dezvoltare instituţională a Comisiei Electorale Centrale pentru anii 2014-2015 (se anexează).

2. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data adoptării, se publică pe site-ul oficial al Comisiei Electorale Centrale şi în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la hotărîrea Comisiei

Electorale Centrale

nr.2350 din 23 decembrie 2013

PLANUL

de dezvoltare instituţională a Comisiei Electorale Centrale

pentru anii 2014-2015

SUMAR

I. Planul de dezvoltare instituţională (PDI) reprezintă un document intern care îşi propune să prioritizeze acţiunile CEC în vederea îmbunătăţirii nivelului de dezvoltare instituţională al CEC necesar realizării optime a misiunii, funcţiilor-cheie şi obiectivelor strategice ale CEC.

II. Domeniile de dezvoltare instituţională propuse spre intervenţie sînt următoarele: structura organizaţională, managementul general, managementul resurselor umane, managementul financiar, comunicarea externă, infrastructura TI şi logistica.

III. Acţiunile de dezvoltare instituţională au fost propuse în baza obiectivelor stabilite în Planul strategic al CEC pe anii 2012-2015, bunelor practici în domeniu, precum şi în urma discuţiilor cu 3 şefi de subdiviziuni din cadrul Aparatului CEC.

IV. Structura organizaţională şi funcţională CEC a fost definitivată în anul 2012, fiind elaborate şi aprobate în 2013 Regulamente de organizare şi funcţionare pentru fiecare subdiviziune structurală. Domeniul care necesită intervenţie ţine de revizuirea fişelor de post pentru funcţiile ale căror sarcini au de suferit modificări în urma implementării procesului de certificare a sistemului de management al calităţii şi securităţii informaţiei (SMCSI) intern conform standardelor internaţionale ISO/9001:2008 şi ISO/IEC 27001:2005.

V. Managementul general în CEC este unul orientat spre activităţi (în baza Planurilor şi Rapoartelor elaborate). Domeniul de intervenţie propus ţine de modificarea procesului de planificare şi raportare a rezultatelor, atît în conformitate cu prevederile cadrului normativ recent aprobat în CEC, precum şi prin prisma managementului bazat pe obiective şi rezultate.

VI. Managementul resurselor umane în cadrul CEC are loc în conformitate cu prevederile legislaţiei de referinţă. Domeniile de intervenţie ţin de motivarea financiară şi nefinanciară a personalului, precum şi de consolidarea capacităţilor şi a rolului SRU în mai multe procese manageriale care au loc în cadrul CEC.

VII. Managementul financiar are loc în baza prevederilor cadrului legislativ de referinţă şi normativ intern. Domeniul de intervenţie ţine de consolidarea capacităţilor Direcţiei financiar-economice privind întocmirea devizelor de cheltuieli şi asistenţa metodologică a organelor electorale inferioare în probleme de gestionare a mijloacelor financiare alocate.

VIII. Comunicarea externă are loc în mod eficient. CEC dispune de două pagini web informative (www.cec.md şi www.votează.md) şi de pagini pe reţele de socializare, conducerea CEC este vizibilă în presă. Una dintre recomandările de bază ţine de elaborarea Strategiei de comunicare a CEC.

INTRODUCERE

Comisia Electorală Centrală (CEC) este organ de stat constituit pentru realizarea politicii electorale, organizarea şi desfăşurarea alegerilor. CEC este chemată să asigure exprimarea voinţei libere a cetăţenilor prin apărarea principiilor democratice şi normelor de drept electoral. Comisiei Electorale Centrale îi revine un loc determinant în asigurarea funcţionării mecanismelor electorale democratice din societate, iar pentru aceasta este nevoie de o funcţionare corectă a organului electoral ierarhic superior.

Pe măsura creşterii gradului de complexitate a proceselor electorale, reformarea instituţională este necesară. Schimbările calitative sînt impuse şi de necesitatea perfecţionării mecanismelor de management şi a proceselor tehnologice, diversificării relaţiilor şi formelor de cooperare, dar şi de imperativul menţinerii competitivităţii în raport cu progresele în domeniul electoral ale altor state.

În acest sens CEC şi-a propus să realizeze schimbări în acord cu noile necesităţi, inclusiv cu modificările aduse Codului electoral, stabilindu-şi priorităţi, obiective şi un plan de implementare. Astfel, a fost aprobat Planul strategic al CEC pe anii 2012-2015, prin hotărîrea nr.1028 din 9 decembrie 2011.

În vederea asigurării realizării optime a prevederilor Planului strategic este foarte important ca CEC să-şi îmbunătăţească procesele interne de management, de utilizare optimă a resurselor alocate, în baza unor sisteme moderne de management. De asemenea, o prioritate a CEC este şi îmbunătăţirea serviciilor prestate prin aplicarea sistemelor de management al calităţii. În acest context, elaborarea şi aplicarea unui Plan de dezvoltare instituţională este hotărîtor pentru îmbunătăţirea acestor procese.

Scopul Planului de dezvoltare instituţională (PDI) este de a oferi un cadru de acţiuni-cheie necesare de întreprins pentru obţinerea rezultatelor scontate şi durabile în cadrul CEC, orientate spre prestarea unor servicii electorale de calitate. Astfel, PDI constituie un document complex care stabileşte obiectivele de dezvoltare la nivel de management intern al CEC, acţiunile pentru realizarea acestor obiective, indicatorii de produs/rezultat, precum şi termenele de realizare a acestor acţiuni.

În activitatea sa CEC este asistată de un aparat de lucru ale cărui structură şi efectiv-limită se aprobă de către aceasta. Personalul aparatului este compus din funcţionari publici, supuşi reglementărilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, şi personal contractual, care desfăşoară activităţi auxiliare, supus reglementărilor legislaţiei muncii. Pe lîngă responsabilităţile menţionate în Constituţie şi Codul electoral, CEC are atribuţii suplimentare privind transpunerea în practică a prevederilor Legii nr.101-XVI din 15 mai 2008 cu privire la Concepţia Sistemului informaţional automatizat de stat "Alegeri".

1. Metodologia aplicată

Activitatea de analiză şi evaluare organizaţională a fost realizată prin aplicarea diferitor metode cantitative şi calitative de cercetare, din perspectiva unei abordări participative, cu implicarea angajaţilor CEC.

Au fost aplicate următoarele metode de analiză şi evaluare:

Analiza documentelor

Au fost analizate materialele/documentele relevante fiecărui domeniu evaluat: regulamentul intern al Aparatului CEC, fişele de post, rapoartele de activitate, rapoartele financiare etc. De asemenea, a fost analizat Raportul de evaluare instituţională şi Planul de acţiuni pentru Dezvoltarea instituţională a CEC, realizat de expertul Theo Vermeulen, specialist în dezvoltarea instituţională în anul 2011.

Interviuri semistructurate

Au fost purtate discuţii privind toate aspectele evaluate cu şeful aparatului CEC şi cu 3 şefi de subdiviziuni din cadrul Aparatului CEC. De asemenea, pe dimensiuni specifice, precum planificarea financiară, managementul resurselor umane, au fost desfăşurate interviuri separate cu persoanele responsabile de acest domeniu.

Analiza punctelor forte şi a punctelor slabe

În baza evaluării efectuate, a fost realizată analiza punctelor forte şi slabe ale instituţiei (privind resursele financiare, umane, tehnice/informaţionale, produsele/serviciile) în raport cu atribuţiile CEC şi componentele evaluate.

2. Analiza SWOT a CEC

În Planul strategic al CEC sînt constatate punctele tari şi slabe ale instituţiei, oportunităţile de care aceasta poate profita şi riscurile la care este supusă. Concluziile la care s-a ajuns în domeniul instituţional (intern) formulate în Planul strategic îşi păstrează actualitatea. În cele ce urmează le prezentăm cu adăugirile de rigoare.

PUNCTE TARI – bază pentru ameliorarea performanţei Comisiei Electorale Centrale

Respectarea valorilor şi principiilor fundamentale. Comisia Electorală Centrală şi-a afirmat deschis apartenenţa la valorile democratice europene şi internaţionale. În toată activitatea sa ea tinde să fie cît mai transparentă şi deschisă conlucrării cu alţi actori electorali. Observatorii naţionali şi internaţionali în rapoartele lor confirmă faptul că alegerile organizate de Comisia Electorală Centrală întrunesc majoritatea standardelor internaţionale în domeniu şi apreciază independenţa funcţională a Comisiei.

Perfecţionarea continuă a procesului electoral. Comisia Electorală Centrală utilizează tehnologii moderne pentru realizarea activităţilor sale, inclusiv în perioada electorală. Comisia lucrează intens la îmbunătăţirea calităţii listelor electorale conlucrînd în acest sens cu instituţii guvernamentale. Munca membrilor şi angajaţilor CEC este orientată spre îmbunătăţirea modului în care este administrat întreg procesul electoral. Regulamentele şi instrucţiunile aprobate de CEC au drept scop asigurarea executării legislaţiei în domeniu şi unicităţii aplicării procedurilor electorale de către organele electorale şi alţi subiecţi implicaţi în procesul electoral.

Profesionalism. În cadrul Aparatului CEC activează persoane cu pregătire în domeniu, profesioniste, responsabile, disciplinate în muncă, multe dintre ele au experienţa a cel puţin 4 scrutine naţionale. Anual are loc evaluarea performanţelor personalului ca instrument de management modern, iar pentru a asigura un nivel înalt al calităţii de organizare şi desfăşurare a alegerilor în fiecare unitate administrativ-teritorială, CEC a demarat crearea Registrului funcţionarilor electorali – sistem de evidenţă a persoanelor cu drept de a activa în organe electorale inferioare. Capacitatea de instruire a Comisiei Electorale Centrale s-a fortificat odată cu crearea în luna decembrie a anului 2011 a Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă CEC (CICDE) fapt care contribuie la sporirea profesionalismului funcţionarilor electorali.

Reprezentanţii CEC sînt capabili să-şi desfăşoare activităţile în mai multe limbi, ceea ce facilitează schimbul de experienţă cu autorităţile electorale din alte ţări, dar şi conlucrarea cu partenerii de dezvoltare.

Relaţii externe dezvoltate. Comisia Electorală Centrală are relaţii bune cu partenerii străini şi subiecţii electorali (mass-media, ONG, autorităţile publice, partidele politice etc.). CEC este membru instituţional al Asociaţiei Oficialilor Electorali din Europa (ACEEEO), al Asociaţiei Mondiale a Autorităţilor Electorale (A-WEB) şi al Reţelei oficialilor electorali din statele francofone. Datorită capacităţii CEC de a atrage şi gestiona asistenţă externă, au fost realizate mai multe proiecte comune care în ansamblu cu alte activităţi ale CEC au contribuit la sporirea ratei de participare a cetăţenilor la alegeri şi creşterea încrederii cetăţenilor în procesul electoral.

Implementarea Sistemului de Management al Securităţii Informaţiei şi Sistemului de Management al Calităţii, în conformitate cu standardele internaţionale ISO/IEC 27001:2005 şi ISO 9001:2008. În vederea creşterii credibilităţii în organele electorale şi eficacităţii propriei activităţi Comisia Electorală Centrală, începînd cu semestrul al doilea al anului 2013, se află în proces de implementare a standardelor internaţionale menite să asigure un nivel înalt al managementului calităţii şi securităţii informaţiei. În acest sens, CEC a aprobat Politica de securitate a informaţiei în cadrul Comisiei Electorale Centrale şi Declaraţia de politică în domeniul calităţii. Aceste documente stabilesc contextul organizaţional necesar unei dezvoltări instituţionale durabile.

Autonomia financiar-materială. În vederea eficientizării procesului electoral, Comisia Electorală Centrală şi-a stabilit ca obiectiv strategic obţinerea autonomiei financiare. În premieră în luna septembrie 2012 Comisia i-a prezentat direct Parlamentului devizul de cheltuieli pentru funcţionarea CEC şi pentru alegerile locale noi preconizate să se desfăşoare în anul 2013, acestea fiind incluse în bugetul de stat.

CEC prezintă anual Parlamentului, pînă la data de 1 octombrie, propunerile privind includerea în bugetul de stat a cheltuielilor pentru funcţionarea sa şi efectuarea alegerilor. Propunerile respective sînt însoţite de avizul Ministerului Finanţelor. În bugetul de stat pe anul 2013 a fost prevăzută suma necesară pentru procurarea tehnicii de calcul (laptop-uri) în fiecare secţie de votare. Calculatoarele vor avea acces la Internet şi la aplicaţiile web ale CEC, ceea ce va facilita activitatea şi va diminua munca manuală, astfel micşorînd influenţa factorului uman şi evitarea erorilor provocate de acesta. Tehnica de calcul achiziţionată va fi utilizată în alegerile următoare în scopul implementării Sistemului automatizat de stat "Alegeri".

PUNCTE SLABE – aspecte organizaţionale interne care ar putea fi îmbunătăţite pentru sporirea performanţei Comisiei Electorale Centrale

Baza financiar-materială. Ultimele modificări operate la Codul electoral, şi anume prevederile referitoare la modul de remunerare a membrilor organelor electorale, au influenţat negativ nivelul exercitării atribuţiilor (responsabilităţilor) de către persoanele implicate în procesul de organizare a alegerilor, afectînd totodată, climatul psihologic şi starea de spirit a funcţionarilor electorali din cadrul organelor electorale. Impactul acestei intervenţii legislative se va răsfrînge nefavorabil atît asupra modului de organizare şi desfăşurare a procesului electoral în ansamblu, cît şi asupra randamentului de participare şi implicare activă a persoanelor în sistemul organelor electorale, în particular.

Structura organizaţională. În pofida faptului că la finele anului 2011 a fost aprobată o nouă structură organizaţională a Aparatului CEC, noile condiţii şi atribuţii delegate CEC impun necesitatea revizuirii acestei structuri în vederea optimizării procesului organizaţional şi funcţional al instituţiei. Astfel, se identifică necesitatea instituirii unei subdiviziuni specializate în domeniul controlului finanţării partidelor politice şi a campaniilor electorale. De asemenea, potrivit recomandărilor formulate în Raportul auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă, aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.3 din 28 ianuarie 2013, se indică asupra necesităţii examinării oportunităţii privind identificarea metodelor de stimulare şi motivare a personalului TI din cadrul instituţiei, pentru minimizarea efectului fluctuaţiei acestora, precum şi pentru asigurarea continuităţii dezvoltării domeniului.

În plus, sistemul de salarizare inechitabil al funcţionarilor CEC în raport cu alte autorităţi publice centrale, inclusiv cele de specialitate (spre ex., ministere, Curtea de Conturi) influenţează negativ procesul de recrutare şi motivare a personalului cu calificare înaltă.

Referitor la funcţionarii electorali din organele electorale inferioare, constatăm că fluctuaţia cadrelor este extrem de pronunţată din cauza faptului că aceste organe au caracter temporar. Personalul implicat este adesea fără experienţă şi cunoştinţe suficiente, supus riscului de subiectivism politic. În această situaţie, Comisia Electorală Centrală este lipsită de pîrghii pentru a dirija activitatea organelor electorale inferioare cu aplicarea măsurilor de sancţionare a celor care nu fac faţă sarcinilor puse.

Baza legală. Lipsa corelării între Codul electoral şi unele legi conexe creează obstacole în aplicare şi posibilităţi de interpretare arbitrară. Prin urmare, se impune necesitatea uniformizării procedurilor electorale în vederea încorporării acestora în legislaţia electorală, asigurînd un sistem unitar care să conţină şi să cuprindă reglementările în domeniul electoral per ansamblu (codificarea acestora).

OPORTUNITĂŢI – lucrurile de care Comisia Electorală Centrală ar putea profita într-o măsură mai mare pentru a-şi spori performanţa

Reforme şi dezvoltarea continuă. Una dintre oportunităţile care urmează a fi valorificate de CEC este reforma sistemului de management. Aceasta ar duce la:

- revizuirea, la necesitate, a unei noi structuri organizatorice şi instituirea unui management strategic pe termen lung;

- crearea organelor electorale inferioare permanente.

Asigurarea organelor electorale inferioare cu echipamente tehnice moderne şi programe informaţionale va duce la scăderea erorilor provocate de factorul uman.

Cooperarea internaţională. Comisia Electorală Centrală deja profită de suportul unui număr impunător de experţi şi consultanţi internaţionali. Demonstrînd devotament şi eficienţă pe calea reformării şi îmbunătăţirii practicilor electorale, CEC are posibilitatea de a atrage mai multe resurse financiare externe.

Folosirea masivă a inovaţiilor tehnologice. O oportunitate disponibilă pentru CEC este implementarea integrală a Legii nr.101-XVI din 15 mai 2008 cu privire la Concepţia Sistemului informaţional automatizat de stat "Alegeri". În general, exploatarea la maxim a inovaţiilor tehnologice în domeniul electoral va constitui un avantaj.

Parteneriat durabil. Stabilirea unui parteneriat durabil cu alte autorităţi ale administraţiei publice implicate în procesul electoral, dar şi cooperarea regională constituie posibilităţi de dezvoltare şi perfecţionare a practicilor electorale, dar şi a calităţilor profesionale ale funcţionarilor electorali.

RISCURI/AMENINŢĂRI – lucruri care împiedică/ pot împiedica (în cazul în care se vor produce) performanţa Comisiei Electorale Centrale

Instabilitate politică. Evenimentele electorale neprogramate pot să împiedice implementarea planurilor existente, să provoace oboseală care să conducă la erori umane sau tehnice.

Încredere redusă. Comportamentul şi activitatea tuturor subiecţilor electorali au influenţă asupra integrităţii şi credibilităţii procesului electoral.

Acoperire financiară insuficientă. Lipsa resurselor financiare suficiente în bugetul CEC poate provoca dependenţă de asistenţa financiară a donatorilor în realizarea unor activităţi cheie ale Comisiei.

Alte riscuri posibile în măsură să afecteze performanţa instituţională:

- Modificările legislative frecvente, în special în ajunul perioadei electorale.

- Modificarea legislaţiei electorale de către Parlament fără consultarea Comisiei Electorale Centrale.

- Depăşirea termenelor de implementare a Sistemului informaţional automatizat de stat "Alegeri".

- Implementarea parţială a legislaţiei ce vizează funcţia publică şi statutul funcţionarului public.

3. Constatări, concluzii şi recomandări-cheie privind procesele interne de management

Constatări şi concluzii:

▪ Aparatul CEC şi fiecare subdiviziune structurală din cadrul acestuia dispun de un Regulament de organizare şi funcţionare a activităţii, elaborat în baza unui format unic, standardizat. Regulamentele stabilesc clar misiunea, funcţiile de bază, atribuţiile, împuternicirile, drepturile şi responsabilităţile, precum şi reglementează organizarea activităţii subdiviziunii. Regulamentele la nivel de subdiviziune au fost aprobate în data de 1 aprilie 2013.

▪ Toate funcţiile publice din cadrul aparatului CEC dispun de fişe de post, care necesită a fi ajustate la prevederile Regulamentelor de organizare şi funcţionare la nivel de subdiviziune, ţinîndu-se cont de recomandările Raportului de audit al Curţii de Conturi din 2013, eventualele modificări ale legislaţiei electorale (spre ex., domeniul finanţării partidelor politice şi a campaniilor electorale), precum şi prevederile Legii nr.155/2011 pentru aprobarea Clasificatorului unic al funcţiilor publice.

Recomandări:

♦ Ajustarea fişelor de post ale tuturor funcţiilor publice existente în cadrul aparatului CEC la prevederile noilor Regulamente la nivel de subdiviziune şi prevederile Clasificatorului unic al funcţiilor publice (Legea nr.155/2011) la rubrica "Cerinţe faţă de titularul funcţiei publice", recomandările Raportului de audit al Curţii de Conturi din 2013, eventualele modificări ale legislaţiei electorale.

♦ Informarea tuturor titularilor funcţiilor publice despre modificările operate în fişa postului revăzută.

Constatări şi concluzii:

▪ Planificarea anuală a activităţii la nivel de CEC/aparat CEC/subdiviziune. Procesul de planificare a activităţii în cadrul CEC, aparatului CEC, subdiviziune structurală, are loc anual, aşa cum prevede cadrul normativ în vigoare (HG nr.94/2013). Planificarea activităţilor are loc în baza propunerilor parvenite din partea subdiviziunilor CEC şi în baza directivelor şi priorităţilor stabilite de către conducerea CEC în strictă conformitate cu obiectivele şi acţiunile stabilite în Planul strategic – de sus în jos, "în cascadă". Structura Planului anual de acţiuni la nivel de CEC şi fiecare subdiviziune din cadrul aparatului CEC corespunde structurii-tip prevăzute de HG nr.94/2013.

▪ Planificarea anuală a activităţii la nivel de fiecare funcţionar public. În cadrul CEC activitatea fiecărui funcţionar public este planificată prin stabilirea a 3-5 obiective individuale de activitate şi indicatori de performanţă, aşa cum prevede Regulamentul cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public. Totuşi, calitatea formulării obiectivelor lasă de dorit şi relaţia acestora cu planul anual de acţiuni la nivel de subdiviziune nu este întotdeauna corelată. Acest fapt se datorează că şefii de subdiviziuni, care sînt direct responsabili de calitatea formulării obiectivelor, au beneficiat de instruire şi consultanţă individuală în domeniu insuficiente.

▪ Organizarea şi coordonarea muncii. În cadrul aparatului CEC, de regulă, au loc şedinţe practic săptămînal cu şefii de subdiviziuni, iar în cadrul subdiviziunilor structurale – frecvenţa şedinţelor diferă de la o subdiviziune la alta, în funcţie de stilul de conducere al şefului de subdiviziune. Sînt înregistrate şedinţe de o durată prelungită, de peste 1.5 ore, iar în baza studiului privind necesităţile de dezvoltare profesională, unul din subiectele de care sînt interesaţi şefii de subdiviziuni – managementului şedinţelor şi managementului timpului.

▪ Controlul. Funcţia de control care include activităţi de monitorizare şi evaluare a activităţii personalului, precum şi la nivel de subdiviziune/autoritate publică are loc în conformitate cu prevederile cadrului normativ în vigoare. Unul din domeniile care necesită îmbunătăţire reprezintă formularea indicatorilor de rezultat şi de produs la nivel de obiective stabilite, de regulă, sînt stabiliţi preponderent indicatori statistici.

▪ Luarea deciziilor. Procesul de luare a deciziilor are loc pe verticală, unde deciziile strategice sînt luate de conducere, deciziile tactice şi operaţionale de şefii de subdiviziuni. Funcţionarii publici de execuţie, de regulă, nu iau decizii, în conformitate cu prevederile fişei postului. Tipurile de decizii care pot fi luate la diferite niveluri sînt reglementate de Regulamentele de organizare şi funcţionare la nivel de Aparat CEC şi fiecare subdiviziune structurală.

Recomandări:

♦ Elaborarea unui sistem de indicatori-cheie (KPIs) în domeniul electoral şi ce ţine de activitatea CEC, pentru a fi mai uşor monitorizate schimbările înregistrate în domeniu şi luarea deciziilor corecte şi la timp de factorii relevanţi.

♦ Instruirea tuturor şefilor de subdiviziuni în domeniul managementului (funcţii manageriale, instrumente manageriale, managementul echipelor, managementul timpului, managementul şedinţelor etc.).

♦ Instruirea tuturor şefilor de subdiviziuni în domeniul evaluării performanţelor colective (elaborarea Planului anual de acţiuni).

Constatări şi concluzii:

▪ Planificarea necesarului de personal. Planificarea necesarului de personal are loc în mod tradiţional, ca în majoritatea autorităţilor publice, prin estimarea numărului de unităţi de personal necesar pentru exercitarea eficientă a misiunii şi funcţiilor CEC.

▪ Asigurarea cu personalul necesar. Procesul de asigurare cu personalul necesar (prin concurs, promovare sau transfer) are loc în conformitate cu prevederile cadrului normativ în domeniu. În CEC activează comisia de concurs, iar SRU asigură secretariatul activităţii acesteia.

▪ Evaluarea performanţelor individuale. În mare parte, procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici are loc în conformitate cu prevederile cadrului normativ. În baza studiului de evaluare a necesităţilor de dezvoltare profesională, s-a constatat că şefii de subdiviziuni (evaluatorii) au nevoie de ateliere de instruire în domeniul stabilirii obiectivelor în mod SMART şi în oferirea de feedback constructiv în timpul interviului de evaluare.

▪ Dezvoltarea profesională continuă. Activităţile de dezvoltare profesională în cadrul CEC sînt desfăşurate atît sub formă de activităţi de instruire internă, cît şi externă. În mare parte, activităţile de dezvoltare profesională sînt finanţate de diferiţi parteneri de dezvoltare. Totuşi, la moment, nu este aprobat Planul de dezvoltare profesională a personalului CEC, care a fost elaborat în baza unui studiu de evaluare a necesităţilor de instruire/dezvoltare profesională realizat în februarie 2013. Pe lîngă CEC a fost creată o instituţie publică subordonată – Centrul de Instruire Continuă în Domeniul Electoral (CICDE) care are drept scop instruirea şi calificarea funcţionarilor electorali.

Salarizarea personalului. Funcţionarii publici din aparatul CEC sînt salarizaţi în conformitate cu Legea nr.48/2012. Totuşi, gradele de salarizare prevăzute pentru funcţiile publice din CEC se constată a fi inechitabile şi diminuate nejustificat în raport cu alte autorităţi publice centrale, inclusiv cele de specialitate (spre ex., ministere, Curtea de Conturi), fapt care influenţează negativ procesul de recrutare şi motivare a personalului cu calificare înaltă. Totodată, se reiterează constatările din capitolul II al prezentului Plan (Analiza SWOT a CEC, structura organizaţională), şi anume sub aspectul eventualelor modificări ale Codului electoral şi aplicării recomandărilor organelor de resort, precum şi al concluziilor formulate la compartimentul Managementul resurselor umane (complexitatea funcţiilor MRU şi obiectivele privind îmbunătăţirea sistemului intern de management al resurselor umane necesită mai multe persoane în SRU pentru a fi realizate la nivel calitativ şi în termen, astfel SRU urmează să fie constituit din 2 persoane: şef serviciu şi specialist principal).

▪ Motivarea nefinanciară. La momentul actual, în cadrul CEC nu există un Program de motivare nefinanciară a personalului CEC, care ar include setul de acţiuni menite de a consolida echipa, de motivare fără implicaţii financiare etc.

▪ Evidenţa şi administrarea personalului. La momentul actual, evidenţa datelor şi documentelor cu privire la personal are loc în mod tradiţional, manual, în conformitate cu prevederile cadrului normativ. În perspectivă, evidenţa şi administrarea personalului autorităţilor publice va avea loc în mod automatizat prin intermediul Registrului funcţiilor publice şi al funcţionarilor publici (RFPFP).

▪ Rolurile şi competenţele profesionale ale Serviciului resurse umane (SRU). Această subdiviziune structurală este formată dintr-un singur post de specialist principal. Din decembrie 2012, SRU şi-a început efectiv activitatea în cadrul CEC odată cu numirea în această funcţie a unei noi persoane, pînă atunci activitatea legată de resursele umane fiind exercitată de un consultant din cadrul Direcţiei juridice şi relaţii cu publicul. Luînd în considerare lipsa de experienţă profesională, SRU manifestă în mod preponderent rolul de "Birocrat" şi mai puţin de "Partener strategic", "Consultant intern", "Informator/Instructor". În perioada ianuarie – septembrie 2013, respectivul specialist principal a beneficiat de instruire şi consultanţă în domeniul MRU, fapt ce a îmbunătăţit prestaţia SRU în cadrul CEC, de asemenea şi specialistul principal SRU dispune de potenţial şi interes spre dezvoltare profesională continuă. Totuşi, complexitatea funcţiilor MRU şi obiectivele privind îmbunătăţirea sistemului intern de management al resurselor umane necesită mai multe persoane în SRU pentru a fi realizate la nivel calitativ sporit şi în termen.

▪ Politici şi proceduri interne MRU. Luînd în considerare că politica şi procedurile MRU în serviciul public sînt reglementate de Legea nr.158/2008, HG nr.201/2009, precum şi alte acte normative, CEC este limitată în elaborarea de proceduri interne. Totuşi, a fost aprobat în 2011 Regulamentul intern al Aparatului CEC, cerinţă stabilită de Codul muncii pentru toate instituţiile. Regulamentul reflectată aspecte ce ţin de sănătatea şi securitatea muncii, disciplina muncii etc.

Recomandări:

♦ SRU să fie constituit din 2 persoane: şef serviciu şi specialist principal, unde specialistul principal să fie responsabil de partea administrativă a funcţiunii resurse umane, iar şeful SRU – de elaborarea/dezvoltarea/îmbunătăţirea politicilor şi procedurilor interne de personal, desfăşurarea sondajelor şi studiilor interne privind factorii motivaţionali, satisfacţia muncii etc.

♦ Achiziţionarea diferitor instrumente moderne de recrutare şi selecţie profesională (DiSC, MBTI) şi instruirea a 1-2 persoane în interpretarea rezultatelor.

♦ Instruirea Comisiei de concurs privind tehnicile moderne de desfăşurare a unui interviu pentru funcţionarii publici de conducere, instruirea SRU privind utilizarea diferitor teste de personalitate/comportament pentru a putea fi depistat potenţialul de conducător şi/sau valorile candidatului, precum şi interpretarea testelor de evaluare a abilităţilor profesionale.

♦ Aprobarea Planului de dezvoltare profesională a personalului în baza exerciţiului/studiului de identificare a necesităţilor de dezvoltare profesională realizat în februarie 2013.

♦ Extinderea misiunii, sarcinilor şi ariilor de intervenţie a CICDE, precum şi dezvoltarea capacităţilor acestei instituţii de a presta servicii de instruire inclusiv personalului CEC. O experienţă similară o avem înregistrată la Ministerul Finanţelor, Serviciul Vamal, Inspectoratul Principal Fiscal de Stat. Astfel, prin crearea unei reţele de formatori din rîndurile practicienilor în domeniu ar putea avea loc instruirea debutanţilor din CEC prin intermediul CICDE, precum şi abordarea unor subiecte în domeniul electoral. De asemenea, prin CICDE pot fi organizate şi ateliere de instruire cu invitarea experţilor din străinătate.

♦ Realizarea unui exerciţiu de evaluare a posturilor din autorităţile publice autonome pentru a argumenta majorarea gradelor de salarizare pentru funcţiile publice din aceste instituţii.

♦ Efectuarea unui studiu privind identificarea factorilor motivaţionali ai personalului aparatului CEC şi elaborarea Programului de motivare nefinanciară a personalului CEC.

♦ Transferarea datelor cu privire la personal în RFPFP pentru a putea beneficia de prelucrarea statistică a datelor şi generarea diferitor rapoarte cu privire la personal.

♦ Instruirea tuturor şefilor de subdiviziuni în domeniul evaluării performanţelor individuale (stabilirea obiectivelor, derularea unui interviu de evaluare, acordare de feedback etc.).

Constatări şi concluzii:

▪ Pentru evidenţa contabilă în CEC se utilizează sistemul de gestiune contabilă "1C". Acesta corespunde în totalitate necesităţilor actuale.

▪ Instituţia îşi planifică şi gestionează bugetul anual în conformitate cu legislaţia în vigoare. În cazul în care este necesară majorarea alocaţiilor bugetare, instituţia este în stare să argumenteze majorarea solicitată, obţinînd acceptul Ministerului Finanţelor şi aprobarea de către Parlament.

▪ Bugetul instituţiei se execută cu ponderea de 95.5% (2012). Din totalul cheltuielilor ponderea cea mai mare reprezintă cheltuielile pentru retribuirea muncii, circa 53% (2012), iar pentru dezvoltarea organizaţională resurse financiare nu se planifică din cauza insuficienţei acestora. În acelaşi timp, CEC beneficiază de asistenţa tehnică din partea PNUD-Moldova, care include şi activităţi de dezvoltare instituţională.

▪ Informaţiile ce ţin de gestionarea resurselor financiare sînt de ordin intern. Informaţia privind sursele gestionate şi executarea bugetului este reflectată în Raportul anual al CEC, care este plasat pe pagina web a acesteia.

▪ Gestiunea financiară se realizează eficient în conformitate cu legislaţia în vigoare şi cu ajutorul sistemului informaţional automatizat. Resursele financiare nu sînt suficiente pentru realizarea tuturor sarcinilor instituţiei, de aceea este foarte importantă elaborarea unui plan de colectare de fonduri.

▪ Practica de planificare a bugetului în bază de programe este relativ nouă în instituţie, dar constituie un pas important în trecerea de la managementul bazat pe activităţi la managementul bazat pe rezultate.

▪ Direcţia financiar-economică (DFE) acordă suport metodologic organelor electorale inferioare în domeniul managementului financiar prin consultaţii şi elaborare de ghiduri în domeniu.

▪ Nu există atribuţii de scriere şi management a proiectelor în nici una din fişele postului, ceea ce diminuează posibilitatea CEC de a beneficia pe deplin de resursele financiare disponibile din partea comunităţii donatorilor.

▪ În viitorul apropiat, CEC va fi responsabil de asigurarea procesului de finanţare a partidelor politice, iar DFE va juca în rol crucial în acest proces. Numărul actual de unităţi de personal în DFE este insuficient pentru a realiza această funcţie cu resursele umane disponibile. În context, se optează pentru crearea unei subdiviziuni aparte de DFA cu atribuţii şi competenţe exclusive în domeniul controlului finanţării partidelor politice şi a campaniilor electorale.

Recomandări:

♦ Elaborarea bugetului instituţiei în bază de programe. Instruirea personalului DFE în domeniul bugetării pe programe pentru a putea fi elaborat şi aplicat bugetul în modul corespunzător.

♦ Instruirea şi consultarea echipei DFE privind noua modalitate de evidenţă a bugetului prin aplicarea Planului de conturi contabile conform standardelor internaţionale.

♦ Dezvoltarea capacităţilor echipei DFE privind finanţarea partidelor politice prin activităţi ce ţin de schimb de experienţă (ex. România) şi internship pentru cel puţin 2 persoane din DFE.

♦ Crearea unei noi subdiviziuni responsabile exclusiv de finanţarea partidelor politice: elaborarea de materialele metodologice în domeniu, evidenţa executării bugetelor alocate, verificarea rapoartelor etc. În vederea realizării acestor sarcini, în mod eficient, subdiviziunea nou-creată trebuie să dispună de 4-5 unităţi de personal, inclusiv o unitate cu studii juridice.

♦ Fortificarea rolului de consultant/informator al DFE pentru organele electorale inferioare în domeniul gestionării finanţelor alocate.

♦ Includerea atribuţiilor de relaţii cu comunitatea donatorilor, scrierea şi managementul proiectelor şi elaborării unei strategii/plan de colectare de fonduri în una din fişele postului sau crearea unei funcţii noi cu responsabilităţile menţionate.

♦ În vederea sporirii nivelului de credibilitate în faţa donatorilor şi a organizaţiilor internaţionale, precum şi în faţa beneficiarilor, se recomandă plasarea rapoartelor financiare, a bugetului instituţiei şi a informaţiilor financiare privind realizarea proiectelor de asistenţă tehnică pe pagina web a CEC.

Constatări şi concluzii:

▪ CEC este în proces de elaborare a Strategiei de comunicare, care include strategiile şi tehnicile de comunicare atît internă, cît şi externă cu instituţii media, autorităţi publice, cetăţeni etc. CEC dispune de 2 pagini web (www.cec.md, www.votează.md) care sînt actualizate periodic şi conţin informaţii-cheie despre serviciile prestate şi modalitatea de acces la aceste servicii, sînt suficient de accesibile pentru utilizatori. Structura paginilor web permite căutarea eficientă a informaţiei. Pagina www.cec.md este suficient de interactivă, deoarece oferă posibilitatea de a pune întrebări, a lăsa comentarii, a se programa în audienţă graţie noii aplicaţii "Anticamera on-line".

▪ CEC are conturi (pagini oficiale) pe reţelele de socializare Facebook, Twitter şi un canal pe Youtube unde sînt postate spoturile de educaţie electorală şi informare a alegătorilor, interviurile realizate cu conducerea CEC, precum şi diverse informaţii, noutăţi/ştiri în domeniul electoral. CEC dispune de o echipă bine pregătită în domeniul comunicării şi relaţiilor cu instituţiile media. Activităţile importante sînt pe larg mediatizate, sînt organizate briefinguri, conferinţe de presă, alte activităţi menite să informeze societatea despre activităţile realizate de CEC.

▪ Mass-media solicită informaţii de la CEC pe anumite subiecte ce ţin de procesul de pregătire şi desfăşurare a alegerilor. Conducerea CEC, deseori, oferă interviuri în presă în domeniul de activitate CEC, ceea ce susţine dezvoltarea unei imagini pozitive a instituţiei.

▪ Au fost încheiate acorduri de colaborare cu peste 10 ţări, care necesită a fi valorificate.

▪ Unul din aspectele care necesită a fi îmbunătăţit reprezintă comunicarea cu grupurile de iniţiativă, asociaţii care reprezintă diaspora cetăţenilor RM în diferite ţări.

Recomandări:

♦ Elaborarea şi aprobarea Strategiei de comunicare şi instruirea corespunzătoare a personalului pentru implementarea prevederilor din planul de comunicare.

♦ Promovarea intensă a celor două pagini web şi a conturilor de pe reţelele de socializare.

♦ Acumularea de experienţă de la instituţiile omoloage privind informarea cetăţenilor şi educaţia electorală a cetăţenilor.

♦ Elaborarea şi distribuirea diverselor materiale promoţionale care ar spori imaginea instituţiei, precum şi materiale cu conţinut specific destinat unui anumit grup ţintă din cetăţeni etc.

♦ Iniţierea şi dezvoltarea colaborării cu Biroul pentru Relaţii cu Diaspora, Cancelaria de Stat pentru a transmite mesajele/informaţiile despre procesul electoral cetăţenilor RM aflaţi peste hotare etc.

Constatări şi concluzii:

▪ CEC dispune de sediu cu birouri pentru personalul fiecărei subdiviziuni, o sală de conferinţe, bibliotecă, Centrul Media. Clădirea este asigurată cu pază de stat.

▪ Personalul CEC dispune de echipamentul necesar pentru exercitarea optimă a atribuţiilor de serviciu: calculator, imprimantă, telefon/fax, copiator; acces la Internet.

▪ Unele subdiviziuni sînt abonate la reviste de specialitate (Monitorul Oficial, Dreptul muncii, Dreptul, Buletine informative ale autorităţilor publice centrale etc.).

4. Plan de acţiuni privind dezvoltarea instituţională a CEC