Hotărîre nr.36-4 din 16.05.96 cu privire la adoptarea Instrucţiunii provizorii cu privire la ţinerea registrului de către deţinătorul nominal al hîrtiilor de valoare

COMISIA DE STAT PENTRU PIAŢA HÎRTIILOR DE VALOARE Hotărîre cu privire la adoptarea Instrucţiunii provizorii cu privire la ţinerea registrului de către deţinătorul nominal al hîrtiilor de valoare Nr.36-4 din 16.05.1996 Monitorul Oficial al R.Moldova nr.36-38/117 din 04.03.2005 * * * Abrogat: 13.04.2007 Hotărîrea CNVM nr.15/1 din 16.03.2007 În scopul reglementării procedurii de ţinere a registrului de către deţinătorii nominali COMISIA DE STAT PENTRU PIAŢA HÎRTIILOR DE VALOARE HOTĂRĂŞTE: 1. Se adoptă Instrucţiunea provizorie cu privire la ţinerea registrului de către deţinătorul nominal al hîrtiilor de valoare. Preşedintele Comisiei de Stat pentru Piaţa Hîrtiilor de Valoare Ion Hîncu Chişinău, 16 mai 1996. Nr.36-4. Instrucţiune provizorie cu privire la ţinerea registrului de către deţinătorul nominal al hîrtiilor de valoare CAPITOLUL I. DISPOZIŢII GENERALE ŞI FUNCŢIILE DEŢINĂTORULUI NOMINAL 1.Dispoziţii generale. 1.1. Prezenta Instrucţiune stabileşte cerinţele şi modul de ţinere de către deţinătorul nominal a registrului persoanelor, din ordinul cărora el deţine hîrtii de valoare. 1.2. Noţiunile de bază folosite în prezenta Instrucţiune. Deţinător nominal al hîrtiilor de valoare - participant profesionist la piaţa hîrtiilor de valoare, care deţine hîrtii de valoare din ordinul altei persoane şi nu este proprietarul lor. Posesorul real al hîrtiilor de valoare - persoana, căreia îi aparţin hîrtiile de valoare în drept de proprietate. Client - persoana, din ordinul căreia deţinătorul nominal deţine hîrtiile de valoare. Clientul poate fi deţinător real cît şi nominal, acţionînd din porunca altui client. Registrul deţinătorului nominal al hîrtiilor de valoare - sistemul unificat de înscrieri care conţine date despre fiecare client şi permite identificarea persoanelor respective, numărul, tipul şi emitentul hîrtiilor de valoare care aparţin fiecărui client. Darea de seamă informativă - document, eliberat de către deţinătorul nominal clientului, care reflectă situaţia pe contul lui. Documentele de evidenţă - acte contabile şi actele, care reflectă operaţiile cu hîrtii de valoare. 2. Justificarea funcţionării participantului profesionist în calitate de deţinător nominal. 2.1. Drepturile şi obligaţiile deţinătorului nominal sînt stabilite de legislaţia în vigoare şi de condiţiile contractului încheiat cu clientul. În contract pot fi indicate şi condiţii specifice de executare de către deţinătorul nominal a funcţiilor de administrare a hîrtiilor de valoare, de efectuare a operaţiunilor de vînzare-cumpărare, alte aspecte. Contractul - ordin încheiat de către client cu deţinătorul nominal în vederea deţinerii în numele deţinătorului nominal a hîrtiilor de valoare poate fi alcătuit ca un document aparte, să conţină o parte componentă a unui alt contract sau să rezulte din esenţa unui alt contract (contractul de instituirea trustului, alte contracte prevăzute de legislaţie). 2.2. Deţinători nominali pot fi brokerii/dealerii, companiile fiduciare, depozitarii, alţi participanţi profesionişti la piaţa hîrtiilor de valoare conform legislaţiei în vigoare. 2.3. Încheierea contractelor cu privire la deţinerea nominală a hîrtiilor de valoare evident prevede ţinerea registrului clienţilor de către deţinătorul nominal conform prevederilor prezentei Instrucţiuni. Deţinătorul nominal e în drept să ţină registrul de sine stătător sau să transmită ţinerea lui unui registrator independent în baza contractului încheiat cu el. 2.4. Deţinătorul nominal e în drept să ţină registrul de sine stătător numai după obţinerea licenţei la Comisia de Stat pentru Piaţa Hîrtiilor de Valoare pentru ţinerea registrului deţinătorilor hîrtiilor de valoare. Pentru a obţine licenţa respectivă deţinătorul nominal trebuie să dispună de: - licenţa participantului profesionist la piaţa hîrtiilor de valoare; - cel puţin doi specialişti cu atestate pentru dreptul de ţinere a registrului; - încăpere, echipament, sisteme computaţionale pentru ţinerea registrului în conformitate cu cerinţele stabilite de Regulamentul cu privire la licenţierea activităţii registratorilor hîrtiilor de valoare, Regulamentul cu privire la registrul acţionarilor şi registrul posesorilor de obligaţii ai societăţii pe acţiuni, cerinţele şi recomandările faţă de echipamentul şi încăperile destinate pentru ţinerea şi păstrarea registrului. 2.5. În cazul cînd deţinătorul nominal intenţionează să transmită ţinerea registrului clienţilor săi registratorului independent pentru obţinerea licenţei de ţinere a registrului deţinătorilor hărtiilor de valoare se va prezenta Comisiei de Stat pentru Piaţa Hîrtiilor de Valoare contractul respectiv încheiat cu registratorul independent. [Pct.2.5 introdus prin Hot.CSPHV nr.74/14 din 18.12.97] 3. Obligaţiile deţinătorului nominal. 3.1. Deţinătorul nominal nu e în drept să divulge persoanelor terţe informaţia referitoare la orice emitent sau client înregistrat, exclusiv cazurile stabilite de legislaţie. 3.2. Deţinătorul nominal e obligat sa asigure evidenţa izolată a hîrtiilor de valoare care aparţin clienţilor şi a hîrtiilor de valoare care-i aparţin în drept de proprietate, ţinerea registrului clienţilor în conformitate cu prezenta Instrucţiune şi legislaţia în vigoare. 3.3. Deţinătorul nominal al hîrtiilor de valoare, care le deţine din ordinul clientului, e obligat: - să efectueze toate operaţiunile necesare, orientate spre obţinerea de către persoanele respective a tuturor plăţilor care li se cuvin; - să efectueze tranzacţii şi operaţiuni cu acţiuni numai din ordinul şi în conformitate cu contractul încheiat cu persoana, din ordinul căreia el deţine acţiunile respective; - la cererea beneficiarului şi în conformitate cu condiţiile contractului deţinătorul nominal e obligat să introducă în registrul emitentului înscrierile privind transmiterea hîrtiilor de valoare pe numele clientului; - să execute conştiincios funcţiile prevăzute de prezenta Instrucţiune şi de legislaţie. CAPITOLUL II SISTEMUL DE ŢINERE A REGISTRULUI DE CĂTRE DEŢINĂTORUL NOMINAL 4. Elementele de bază ale sistemului de ţinere a registrului. 4.1. Pentru ţinerea registrului deţinătorul nominal trebuie să asigure: - înregistrarea în ordine cronologică a fiecărui eveniment care ar influenţa asupra numărului hîrtiilor de valoare care aparţin clienţilor (jurnalul de înregistrare, totalitatea tabelelor analitice, cărţilor, registrelor sau altor documente care corespund cerinţelor stabilite în p.5.1. al prezentei Instrucţiuni; - ţinerea conturilor personale ale clienţilor; - ţinerea conturilor personale ale emitenţilor; - prezentarea clienţilor a dărilor de seamă informative şi furnizarea altei informaţii privind situaţia pe cont; - evidenţa şi păstrarea documentelor care justifică introducerea înscrierilor în registru; - crearea unor fişiere de rezervă, dacă deţinătorul nominal ţine registrul pe purtători electronici; - alcătuirea listelor clienţilor care conform contractului încheiat cu deţinătorul nominal au dreptul să participe la adunarea generală a acţionarilor; - furnizarea informaţiei cu privire la adunarea generală şi a altei informaţii clienţilor care conform contractului încheiat cu deţinătorul nominal au dreptul la recepţionarea ei; - evidenţa tranzacţiilor cu hîrtiile de valoare ale beneficiarilor, precum şi a venitului calculat; - evidenţa cererilor (interpelărilor) clienţilor; - altă activitate în conformitate cu prezenta Instrucţiune; 5. Jurnalul de înregistrare. 5.1. Jurnalul de înregistrare este documentul unde se fixează toate evenimentele menite pentru înscrierea în registrul deţinătorului nominal. Fiecare înscriere se face în ordine cronologică şi conţine următoarea informaţie: - numărul înscrierii (numărul se acordă consecutiv conform timpului înscrierii); - data efectuării înscrierii; - numele, prenumele, patronimicul sau denumirea clientului ale cărui hîrtii de valoare constituie obiectul operaţiunii, numărul contului personal în registrul deţinătorului nominal, inclusiv numărul de hîrtii de valoare, numărul înregistrării de stat, tipul şi emitentul hîrtiilor de valoare care constituie obiectul operaţiunii, suma de bani, obţinută (cheltuită) la tranzacţionarea hîrtiilor de valoare; - evenimentul (operaţiunea) care a provocat reducerea/majorarea numărului de hîrtii de valoare (valorii) lor, precum şi venitului pe ele; - indicarea rechizitelor documentelor de evidenţă, care justifică înscrierea în registrul deţinătorului nominal, numărul şi data înregistrării şi primirea documentelor respective; 5.2. La finele fiecărui an calendaristic deţinătorul nominal poate exclude din registru informaţia, de care nu va fi nevoie în viitor, prin crearea unui jurnal de înregistrare nou care va începe cu lista tuturor clienţilor şi numerelor conturilor lor personale la data deschiderii jurnalului nou. Originalul jurnalului purtătorilor de informaţie pe hîrtie urmează să fie păstrat cel puţin 7 ani. 6. Contul personal al clientului. 6.1. Deţinătorul nominal e obligat să deschidă cont personal pentru fiecare client. Indiferent de numărul de emitenţi ai hîrtiilor de valoare care aparţin beneficiarului, pentru el se deschide un singur cont personal. Fiecărui cont personal i se acordă un număr aparte. 6.2. Conturile personale ale beneficiarilor trebuie să conţină următoarele date despre fiecare din titularii contului: - numărul contului personal; - denumirea (numele, prenumele, patronimicul) clientului; - tipul şi rechizitele documentului de identitate sau care autentifică înregistrarea de stat a întreprinderii; - adresa clientului, inclusiv codul poştal, telefon, fax, modem (dacă există); - codul ţării, rezidentul cărei este clientul, exclusiv cazurile cînd ţara respectivă este Moldova; - rechizitele contractului încheiat cu clientul cu privire la deţinerea nominală a hîrtiilor de valoare; - clientul este proprietar nominal sau real; - grupul de impozitare; - metoda preferabilă de obţinere a venitului pe hîrtii de valoare; - datele care permit repartizarea venitului pe hîrtii de valoare: numărul contului bancar, rechizitele bancare în cazul achitării venitului în virament; - dreptul de participare la adunarea generală; - dreptul la tranzacţionarea hîrtiilor de valoare; - pentru fiecare emitent în parte se indică numărul, tipul şi valoarea hîrtiilor de valoare care aparţin clientului; data şi numărul înscrierii respective în jurnalul de înregistrare privind procurarea lor, sau altă referire la această înscriere; - pentru fiecare înscriere care schimbă numărul şi preţul acţiunilor înregistrate pe numele clientului: data şi numărul înscrierii respective în registru sau altă referire la această înscriere; - plăţi din mijloacele clientului efectuate în calitate de impozit, remunerare, comision şi alte plăţi prevăzute de contract; - informaţia privind grevarea hîrtiilor de valoare cu obligaţiuni (numărul de hîrtii de valoare grevate cu obligaţiuni, tipul grevării, documentul în baza căruia au fost blocate hîrtiile de valoare şi termenul grevării); - bilanţul curent al acţiunilor (circulaţia hîrtiilor de valoare, inclusiv soldul) pe fiecare tip şi emitent; - bilanţul curent al venitului (cheltuielilor) beneficiarului pe operaţiunile cu hîrtii de valoare. 7. Contul de evidenţă al emitentului, ale cărui hîrtii de valoare le deţine deţinătorul nominal. 7.1. Deţinătorul nominal e obligat să deschidă cont de evidenţă pentru fiecare emitent, acţiunile cărui aparţin clientului. Pentru fiecare emitent se deschide numai un cont de evidenţă. 7.2. Contul de evidenţă al emitentului trebuie să conţină următoarele date despre fiecare emitent: - denumirea emitentului, adresa lui, telefon, fax, modem; - denumirea registratorului emitentului, adresa lui, telefonul, faxul, modemul; - lista clienţilor, care deţin hîrtii de valoare ale emitentului respectiv; numerele conturilor personale; numărul total, tipul, numărul înregistrării de stat al hîrtiilor de valoare care aparţin clienţilor; - date despre majorarea/reducerea şi soldul hîrtiilor de valoare ale emitentului pe contul fiecărui client, inclusiv data şi numărul înscrierii respective în jurnalul de înregistrare sau altă referire la această înscriere; - bilanţul curent pe fiecare tip de acţiuni ale emitentului, care aparţin clienţilor. 8. Modul de înscriere. 8.1. Dacă contractul încheiat cu deţinătorul nominal nu prevede condiţii speciale de executare a funcţiilor de deţinător nominal, înregistrarea modificării hîrtiilor de valoare pe conturile clienţilor se va baza pe datele documentelor de evidenţă ale deţinătorului nominal, precum şi pe ordinele, indicaţiile, dispoziţiile de transfer sau alte documente respective ale clientului, prevăzute de contractul încheiat. Ordinul (indicaţia) trebuie se conţină rechizitele de bază ale dispoziţiei de transfer aprobate de CSPHV. Modificarea rechizitelor clientului (numele, adresa etc.). se efectuează în registru în baza cererii lui. 8.2. Deţinătorul nominal este obligat să introducă în registru înscrierile care reflectă circulaţia hîrtiilor de valoare, modificarea informaţiei despre clienţii înregistraţi în cel mult 3 zile lucrătoare după executarea operaţiunilor sau cererilor respective ale clienţilor. 8.3. În cazul fracţionării sau consolidării acţiunilor emitentului, deţinătorul nominal este obligat în cel mult 10 zile din ziua recepţionării înştiinţării de la emitent sau de la registratorul lui independent să efectueze înscrierile respective în registrul clienţilor, care ar reflecta reducerea/majorarea numărului de acţiuni, înregistrate pe numele fiecărui beneficiar pe baza formulei fracţionării sau consolidării acţiunilor, care se conţine în procesul-verbal al adunării generale a emitentului care a adoptat hotărîrea cu privire la fracţionarea sau consolidarea acţiunilor. Despre necesitatea înscrierii operaţiunilor de fracţionare sau consolidare, deţinătorul nominal e înştiinţat de către deţinătorul registrului acţionarilor societăţii pe acţiuni care a luat decizia respectivă. 8.4. Deţinătorul nominal este obligat să verifice lunar numărul şi tipul hîrtiilor de valoare incluse în jurnalul de înregistrare, pe conturile personale ale clienţilor, conturile de evidenţă ale emitenţilor, cu hîrtiile de valoare de pe contul deţinătorului nominal în registrele acţionarilor emitenţilor respectivi cu reflectarea datelor de gestiune pe verificare într-o listă specială. 8.5. Înscrierile în registru trebuie să fie efectuate astfel, ca deţinătorul nominal să dispună sau să prezinte la prima cerere a organelor de stat împuternicite lista clienţilor inclusiv numărul, tipul şi emitentul hîrtiilor de valoare la ultima dată a evidenţei, de asemenea lista emitenţilor, numărul, tipul hîrtiilor de valoare care aparţin clienţilor, din ordinul cărora persoana respectivă execută funcţiile de deţinător nominal, precum şi registratorului emitentului lista persoanelor care au dreptul de a participa la adunarea generală. 9. Dările de seamă informative. 9.1. Deţinătorul nominal e obligat să prezinte clienţilor dările de seamă informative privind situaţia pe conturile lor personale. Dacă legislaţia nu prevede altă periodicitate de prezentare a dărilor de seamă, ea se stabileşte de către ambele părţi, dar nu mai rar decît o dată în an. Modul de gestiune se fixează în condiţiile contractului. 9.2. Darea de seamă informativă trebuie să conţină în mod obligatoriu următoarele date: - denumirea deţinătorului nominal care a prezentat darea de seamă; - numele, prenumele, patronimicul sau denumirea deplină a clientului; - data eliberării dării de seamă; - numărul şi tipul hîrtiilor de valoare pentru fiecare emitent, care aparţin clientului la data de gestiune; - circulaţia hîrtiilor de valoare în perioada de gestiune şi/sau soldul la finele perioadei de gestiune; - venitul calculat şi plătit beneficiarului, soldul de bani; - suma impozitelor reţinute, comisionului şi altor reţineri în conformitate cu legislaţia şi condiţiile contractului. 9.3. Deţinătorul nominal asigură accesul clientului la toate documentele şi înscrierile privind hîrtiile de valoare care îi aparţin şi circulaţia lor. 10. Funcţiile deţinătorului nominal la desfăşurarea adunării generale. 10.1. La cererea registratorului societăţii pe acţiuni deţinătorul nominal pregăteşte în termenul respectiv lista persoanelor care beneficiază de dreptul de a participa la adunarea generală a acţionarilor. În această listă trebuie să fie incluşi clienţii care conform contractului încheiat şi-au rezervat dreptul de a participa la adunarea generală, indicînd numele (denumirea) persoanei înregistrate, adresa ei, clasa acţiunilor şi numărul de acţiuni, de asemenea indicînd deţinătorul nominal, dacă conform contractelor încheiate dreptul de a participa la adunare generală se oferă deţinătorului nominal, se indică clasa acţiunilor şi numărul total de acţiuni care el e în drept să le prezinte la adunarea generală. CAPITOLUL III PROTECŢIA INFORMAŢIEI ŞI RESPONSABILITATEA DEŢINĂTORULUI NOMINAL 11. Protecţia şi păstrarea informaţiei. 11.1. Deţinătorul nominal trebuie să întreprindă măsuri pentru a asigura plenitudinea datelor care se conţin în registru. Măsurile indicate pot include parametrii de verificare, copierea periodică a fişierelor, la ţinerea subregistrului pe purtători electronici păstrarea copiilor registrului de către deţinătorul nominal în afara încăperilor proprii. 11.2. Deţinătorul nominal este obligat să păstreze în termenul stabilit de legislaţie şi prezenta Instrucţiune documentele care justifică introducerea înscrierilor şi modificărilor în registru. Documentele sus-numite se păstrează de către deţinătorul nominal cel puţin 3 ani din momentul recepţionării. Deţinătorul nominal este obligat să păstreze informaţia despre beneficiar cel puţin 3 ani din momentul, de cînd persoana respectivă nu mai este client. 12. Responsabilitatea deţinătorului nominal. 12.1. Deţinătorul nominal poartă răspundere şi este obligat să compenseze paguba pricinuită persoanelor respective în rezultatul executării necuvenite a obligaţiilor sale în conformitate cu condiţiile contractului şi legislaţia în vigoare. În cazul pierderii, deteriorării sau furtului jurnalului de înregistrare şi datelor de pe conturile personale ţinute de purtători electronici şi de purtători de informaţie pe hîrtie, deţinătorul este obligat să expedieze înştiinţările scrise Comisiei de Stat şi emitenţilor, în registrele cărora el este înregistrat ca deţinătorul nominal; să publice avizul respectiv în mass-media; fără a suspenda înscrierea în registru a restabili datele pierdute în termen de 9 zile din ziua pierderii. 12.2. Penalităţile privind obligaţiunile deţinătorului nominal ce nu sînt legate de executarea ordinelor beneficiarului nu pot fi reţinute din patrimoniul care se păstrează pe conturile beneficiarilor. Dacă brokerul este declarat falit, patrimoniul care se conţine pe conturile beneficiarilor nu poate fi inclus în patrimoniul supus vînzării. 12.3. Ţinerea registrului clienţilor de către deţinătorul nominal cu încălcarea cerinţelor Instrucţiunii în cauză va fi considerată drept motiv pentru revocarea licenţei pentru activitate de ţinere a registrului. În cazul revocării licenţei deţinătorul nominal în termen de 30 zile în mod obligatoriu aduce la cunoştinţa tuturor clienţilor săi informaţia privind evenimentul respectiv şi transmite ţinerea registrului unui registrator independent.