Hotărîre nr.5 din 27.02.2014 privind Raportul auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă "Care au fost progresele reale şi care sînt perspectivele automatizării Registrului unic de licenţiere?"

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

privind Raportul auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de

performanţă “Care au fost progresele reale şi care sînt perspectivele

automatizării Registrului unic de licenţiere?”

nr. 5  din  27.02.2014

 (în vigoare 21.03.2014) 

Monitorul Oficial nr.66-71 art.10 din 21.03.2014

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa directorului Camerei de Licenţiere dl V.Guznac, preşedintelui Î.S. “Camera Înregistrării de Stat” dl V.Cebotari, vicedirectorului general al Întreprinderii de Stat “Centrul Resurselor Informaţionale de Stat “Registru”” dl V.Ciornîi, directorului adjunct al Departamentului reglementare şi supraveghere bancară în cadrul Băncii Naţionale a Moldovei dl M.Dohotaru, şefului Direcţiei juridice şi reglementări în cadrul Consiliului Coordonator al Audiovizualului dl M.Oţel, şefului adjunct al Direcţiei generale asistenţă juridică în cadrul Comisiei Naţionale a Pieţei Financiare dna T.Ciobanu, şefului Departamentului reglementări, investiţii şi calitate în cadrul Agenţiei Naţionale pentru Reglementare în Energetică dl Gh.Lupan, şefului Direcţiei dezvoltare reglementări în cadrul Agenţiei Naţionale pentru Reglementare în Comunicaţii Electronice şi Tehnologia Informaţiei dna A.Baiduz, şefului Serviciului e-Transformare în cadrul Ministerului Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor dl D.Calalb, precum şi a altor persoane responsabile din cadrul entităţilor auditate, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, a examinat Raportul auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă “Care au fost progresele reale şi care sînt perspectivele automatizării Registrului unic de licenţiere?”, efectuat la Camera de Licenţiere.

Misiunea de audit a fost realizată în temeiul art.28 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008 şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014, avînd drept scop obţinerea probelor de audit competente, relevante şi rezonabile pentru susţinerea raţionamentelor, constatărilor şi concluziilor formulate în Raportul de audit, precum şi pentru înaintarea recomandărilor constructive, fiabile şi utile.

Auditul a fost planificat şi s-a desfăşurat potrivit Standardelor Internaţionale de Audit, Manualului de audit al performanţei şi Manualului de audit al tehnologiilor informaţionale, aprobate de Curtea de Conturi.

Misiunea de audit şi-a propus să răspundă la următoarea întrebare:

Au fost realizate scopurile trasate aferente automatizării Registrului unic de licenţiere?

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Camera de Licenţiere este organul public de specialitate în subordinea Ministerului Economiei, care implementează politica statului în domeniul licenţierii activităţii de întreprinzător. Conform competenţei, aceasta asigură controlul asupra respectării de către titularii de licenţe a condiţiilor stabilite de cadrul legal, care sînt obligatorii la desfăşurarea genului de activitate supus licenţierii.

Reieşind din specificul domeniului auditat, în conformitate cu procedurile aplicate şi aspectele evaluate, echipa de audit a identificat numeroase impedimente şi limitări, care au generat rezultate modeste în automatizarea proceselor din domeniul licenţierii activităţii de întreprinzător. Situaţia curentă reprezintă un risc major pentru capacitatea Camerei de Licenţiere privind realizarea obiectivelor în domeniul aplicării tehnologiilor informaţionale şi comunicaţiilor de micşorare a poverii administrative şi facilitare a activităţii de antreprenoriat, conform prevederilor legale.

În prezent, deşi au fost efectuate mai multe activităţi care au vizat direct sau indirect dezvoltarea subsistemului informaţional automatizat Registrul unic de licenţiere, se constată un nivel redus al performanţelor la acest capitol şi o pondere scăzută a automatizării proceselor de business la licenţierea activităţii de întreprinzător.

Misiunea de audit a identificat diverşi factori şi numeroase obstacole ale căror efecte nu au putut fi atenuate din cauza lipsei de activităţi structurate la capitolul gestiunea riscurilor şi managementul proiectelor. Astfel, ţinînd cont de complexitatea aspectelor necesare automatizării, efectele negative au avut un impact considerabil, fiind amplificate de situaţia nefavorabilă în domeniul tehnologiilor informaţionale şi comunicaţiilor la nivel de ţară, de subfinanţarea sectorului şi de reticenţa factorilor externi.

Activităţi de implementare şi dezvoltare a Registrului menţionat au fost efectuate în cadrul Strategiei Naţionale de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică” în anul 2007^1,2, iar ulterior – în cadrul Proiectului “Reglementarea activităţii de antreprenoriat şi administrarea fiscală” (USAID|BIZTAR).

____________________

¹ Hotărîrea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 “Privind Strategia Naţională de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică”.

² Hotărîrea Guvernului nr.606 din 01.06.2007 “Cu privire la unele acţiuni de implementare a Strategiei Naţionale de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică” în anul 2007”.

Urmare a realizării misiunii de audit, s-a constatat că activităţile menţionate nu au generat rezultatele scontate. Procesele de creare, implementare şi dezvoltare a subsistemului informaţional automatizat Registrul unic de licenţiere nu au fost documentate corespunzător. În special, se accentuează lipsa Regulamentului de funcţionare, a Concepţiei, descrierii tehnice şi arhitecturii sistemului, precum şi a codului sursă. Aceasta face imposibilă buna gestiune a sistemului, ajustarea şi dezvoltarea lui.

Se atestă că scopurile trasate privind automatizarea Registrului unic de licenţiere nu au fost atinse, iar în prezent posibilităţile de redresare a situaţiei pot fi privite doar din perspectiva conceptualizării unei abordări noi asupra modului de automatizare a proceselor aferente domeniului licenţiere. Astfel, în condiţii de existenţă a unor probleme tehnice şi funcţionale, subsistemul respectiv nu poate asigura la un nivel tolerant exactitatea, veridicitatea, integritatea şi disponibilitatea datelor. Acest fapt generează riscuri asociate şi afectează direct procesul de formare şi funcţionare a altor sisteme importante, dintre care menţionăm Registrul de stat al unităţilor de drept şi serviciul electronic “e-Licenţiere”.

Serviciul electronic “e-Licenţiere” este destinat solicitării în regim on-line a eliberării/prelungirii/reperfectării licenţelor. Din cauza problemelor tehnice şi lipsei documentaţiei aferente subsistemului informaţional automatizat Registrul unic de licenţiere, nu a putut fi asigurată interconexiunea serviciului electronic cu Registrul, schimbul de date fiind ineficient. Persistenţa problemelor tehnice şi lipsa de fiabilitate a Registrului unic de licenţiere pune în pericol funcţionarea serviciului electronic.

În cadrul Programului de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare” au fost planificate activităţi de îmbunătăţire şi simplificare a procesului de eliberare şi evidenţă a documentelor permisive, de facilitare a procedurilor de reglementare a micului business, inclusiv prin crearea “ghişeului unic” şi desemnarea organului unic de licenţiere – Camera de Licenţiere.

În acest scop, este necesară unificarea modului de automatizare a proceselor de eliberare şi evidenţă a actelor cu caracter permisiv în cadrul Camerei de Licenţiere, în baza unei soluţii fiabile, flexibile şi scalabile. Astfel, pentru a exclude eventualele consecinţe ale riscurilor ce derivă din problemele existente în domeniul tehnologiilor informaţionale şi comunicaţiilor, urmează a fi efectuate investiţii inteligente şi asigurată creşterea numărului de personal specializat.

Reieşind din circumstanţele enumerate şi problemele tehnice descrise în Raportul de audit, se impune necesitatea conlucrării eficiente a tuturor părţilor interesate, în vederea realizării obiectivelor strategice ale Guvernului pe acest segment strategic.

Pentru identificarea căilor univoce în abordarea problemelor existente la capitolul aplicarea pe larg a tehnologiilor informaţionale şi automatizării proceselor, precum şi pentru promovarea principiului existenţei unui organ unic de licenţiere şi crearea “ghişeului unic” este primordială implicarea mai activă şi eficientă a Guvernului în gestiunea şi monitorizarea proiectelor de automatizare, în stabilirea corectă a priorităţilor de finanţare.

Antrenarea tuturor instituţiilor de stat cu domenii de responsabilitate ce ţin de formarea primară sau înregistrarea datelor şi evenimentelor pentru crearea unui spaţiu informaţional unic integrat la nivel de ţară trebuie privită drept sarcină de primă importanţă, care urmează a fi promovată de Guvern şi de instituţiile abilitate cu aceasta.

O prezentare detaliată a constatărilor misiunii de audit, precum şi recomandările de rigoare sînt expuse în Raportul de audit, care este parte integrantă a prezentei Hotărîri.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă “Care au fost progresele reale şi care sînt perspectivele automatizării Registrului unic de licenţiere?”, care se anexează la prezenta Hotărîre.

2. Hotărîrea şi Raportul de audit se remit:

2.1. Ministerului Economiei, Ministerului Finanţelor, Ministerului Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor, Camerei de Licenţiere, Î.S. “CRIS “Registru”” şi se recomandă să ia atitudine, conform competenţelor, referitor la constatările auditului, cu luarea măsurilor de rigoare în vederea executării recomandărilor din Raport şi din prezenta Hotărîre;

2.2. Ministerului Economiei, Ministerului Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor, Camerei de Licenţiere, Î.S. “CRIS “Registru”” şi se recomandă să asigure identificarea documentaţiei tehnice şi a codului sursă ale subsistemului informaţional automatizat Registrul unic de licenţiere, cu transmiterea acestora, în modul stabilit, Camerei de Licenţiere pentru asigurarea unui proces eficient de gestiune şi funcţionare a acestuia;

2.3. Ministerului Muncii, Protecţiei Sociale şi Familiei şi se propune, în mod repetat, să examineze statutul personalului din domeniul tehnologiilor informaţionale şi comunicaţiilor în cadrul autorităţilor administraţiei publice centrale, precum şi nivelul de salarizare al acestuia, pentru determinarea metodelor şi modelelor de motivare a lui, în scopul minimizării fluctuaţiei cadrelor şi asigurării continuităţii şi durabilităţii procesului de dezvoltare a domeniului vizat, cu înaintarea Guvernului spre examinare a propunerilor respective;

2.4. Centrului de Guvernare Electronică, pentru identificarea posibilităţilor de asigurare a unui proces eficient de asistenţă şi consultanţă în reingineria, managementul şi gestiunea proceselor de asigurare a continuităţii în funcţionare şi a dezvoltării ulterioare a serviciului electronic “e-Licenţiere”, precum şi în integrarea acestuia în circuitul de date aferent eliberării actelor cu caracter permisiv;

2.5. Guvernului, pentru informare şi luare de atitudine, şi se recomandă, în comun cu conducerea Ministerului Finanţelor şi Ministerului Economiei, să prevadă posibilităţi de finanţare continuă a activităţilor în domeniul formării principiului existenţei unui organ unic de licenţiere şi creării “ghişeului unic” la licenţierea activităţii de întreprinzător.

3. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit Preşedintelui Republicii Moldova, Parlamentului, Comisiei permanente economie, buget şi finanţe a Parlamentului, pentru documentare şi o posibilă utilizare la luarea deciziilor privind reformele de susţinere a politicii în domeniul tehnologiilor informaţionale.

4. Despre implementarea recomandărilor auditului, precum şi despre măsurile întreprinse pentru executarea subpunctelor 2.1-2.4 din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni.

5. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.5 din 27.02.2014

RAPORTUL

auditului tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă

“Care au fost progresele reale şi care sînt perspectivele

automatizării Registrului unic de licenţiere?”

1. LISTĂ DE ABREVIERI

2. SUMAR EXECUTIV

Curtea de Conturi a iniţiat auditul tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă la Camera de Licenţiere în vederea identificării registrelor, serviciilor şi proceselor interne de interes sporit, evaluării modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale pentru eficientizarea activităţilor aferente, precum şi localizării zonelor problematice.

Constatările şi concluziile din Raportul de audit ar putea servi şi ca argument de sensibilizare a factorilor implicaţi în reformarea domeniului de licenţiere a activităţii de întreprinzător.

Camera de Licenţiere reprezintă un organ cu atribuţii importante în organizarea şi reglementarea activităţii agenţilor economici de diferit tip. Documentele permisive eliberate de aceasta vizează diverse ramuri ale economiei naţionale, constituind un spectru complex. Deşi pe parcursul anilor numărul domeniilor în care Camera de Licenţiere a eliberat documente permisive a variat simţitor, actualmente aceasta gestionează licenţierea a 32 genuri de activitate. Responsabilitatea Camerei de Licenţiere se referă şi la activităţile de control¹ (controale planificate şi inopinate) în sfera licenţierii.

____________________

¹ Legea nr.451-XV din 30.07.2001 privind reglementarea prin licenţiere a activităţii de întreprinzător (în continuare – Legea nr.451-XV din 30.07.2001).

Reieşind din aria extinsă a sectoarelor vizate în activitatea de licenţiere, din necesitatea analizei şi prelucrării a numeroase documente cu caracter specific compartimentelor indicate, este evidentă dependenţa directă de competenţa şi profesionalismul angajaţilor antrenaţi în acest proces. Totodată, se amplifică riscul şi eventualele efecte negative legate de factorul uman şi posibilele intenţii frauduloase.

În scopul excluderii cît mai masive a operaţiilor manuale în activitatea de licenţiere, un rol important i-a fost atribuit automatizării gestiunii proceselor aferente domeniului licenţierii, în anul 2003 fiind iniţiată automatizarea Registrului unic de licenţiere în cadrul Î.S. “CRIS “Registru””.

Ulterior, prin Hotărîrea Guvernului nr.1266 din 21.11.2007² s-a decis crearea şi implementarea SIA RUL, care reprezintă un instrument de gestionare a informaţiei cu privire la licenţele eliberate, prelungite, reperfectate, suspendate, reluate şi retrase. Astfel, SIA RUL a fost conceput drept componentă funcţională şi structurală a SIA RSUD, contribuind la formarea resurselor informaţionale de bază ale Republicii Moldova.

____________________

² Hotărîrea Guvernului nr.1266 din 21.11.2007 “Cu privire la crearea şi implementarea subsistemului informaţional automatizat “Registrul unic de licenţiere”” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1266 din 21.11.2007).

În condiţiile menţionate, calitatea şi eficienţa procesului de formare a RUL are un impact considerabil asupra realizării programelor strategice ale Guvernului^3,4,5 şi asupra reformării Camerei de Licenţiere⁶. Pornind de la necesitatea furnizării datelor veridice către SIA RSUD, care este Registrul de stat de bază, soluţia tehnică utilizată pentru automatizarea RUL urmează să corespundă celor mai înalte cerinţe în domeniul securităţii, integrităţii, exactităţii, veridicităţii şi disponibilităţii datelor.

____________________

³ Programul de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare 2011-2014”.

⁴ Legea nr.166 din 11.07.2012 pentru aprobarea Strategiei naţionale de dezvoltare “Moldova 2020” (în continuare – Legea nr.166 din 11.07.2012).

⁵ Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013 “Cu privire la aprobarea Strategiei reformei cadrului de reglementare a activităţii de întreprinzător pentru anii 2013-2020 şi a Planului de acţiuni pentru implementarea acesteia în anii 2013-2015” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013).

⁶ Programul de dezvoltare strategică al Camerei de Licenţiere, aprobat prin Ordinul Directorului Camerei de Licenţiere nr.1g din 29.01.2013 (în continuare – PDS al Camerei de Licenţiere).

Însă, după operarea modificărilor în soluţia tehnică, efectuate în cadrul Proiectului USAID|BIZTAR în perioada 2008-2011, Camera de Licenţiere a întrerupt unilateral schimbul de date cu Î.S. “CRIS “Registru””. Drept rezultat, procesul de formare a datelor SIA RSUD a fost afectat considerabil. În prezent, prin intermediul SIA RUL este automatizată doar evidenţa licenţelor eliberate sau retrase, fiind cuprins un set restrîns de date.

Evaluările auditului au atestat lipsa controalelor generale TI în cadrul Camerei de Licenţiere, deficitul personalului calificat şi persistenţa problemelor tehnice în funcţionarea SIA RUL. A fost constatat un nivel extrem de redus în documentarea proceselor ciclului de viaţă aferent creării, implementării, dezvoltării şi mentenanţei SIA RUL, fapt ce determină dependenţa totală de furnizor, imposibilitatea operării de modificări şi a monitorizării funcţionalităţii sistemului.

În condiţiile descrise, fiind incert viitorul sistemului, a fost implementat serviciul electronic “e-Licenţiere”. Luînd în calcul lansarea serviciului menţionat, pentru care nu a putut fi asigurată interconexiunea cu SIA RUL, se impune necesitatea conceptualizării unei abordări noi asupra modului de automatizare a proceselor aferente domeniului licenţiere.

În conformitate cu Programul de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare 2011-2014”; cu Strategia naţională de dezvoltare “Moldova 2020”⁷, precum şi cu documentul de politici prin care aceasta este pusă în aplicare şi reglementată⁸; cu Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei⁹ şi Programul de dezvoltare strategică al Camerei de Licenţiere, este planificată simplificarea procesului de eliberare şi evidenţă a documentelor permisive, facilitarea procedurilor aferente reglementării micului business, inclusiv prin crearea “ghişeului unic” şi desemnarea organului unic de licenţiere.

____________________

⁷ Legea nr.166 din 11.07.2012.

⁸ Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013.

⁹ Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei, Anexă la Hotărîrea Colegiului ME nr.1 din 30 ianuarie 2012 (în continuare – Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei).

Pentru realizarea obiectivelor menţionate, este necesară, în special, unificarea modului de automatizare a proceselor de eliberare şi evidenţă a actelor cu caracter permisiv în cadrul Camerei de Licenţiere, în baza unei soluţii fiabile, flexibile şi scalabile. Astfel, pentru a exclude eventualele consecinţe ale riscurilor ce derivă din problemele existente în domeniul TIC, urmează a fi efectuate investiţii inteligente şi asigurată creşterea numărului personalului specializat. Dacă vor fi respectate principiile de performanţă şi automatizarea va acoperi întreg spectrul proceselor de business, va putea fi obţinută plus-valoarea necesară redirecţionării resurselor în domeniul TIC.

Un alt aspect important care solicită o atenţie sporită este necesitatea unei planificări financiare adecvate pentru asigurarea continuităţii funcţionării SIA “e-Licensing”, a cărei perioadă de garanţie expiră în octombrie 2014, iar Camera de Licenţiere nu posedă capacităţi pentru gestiunea independentă a acestuia.

În situaţia creată, reieşind din importanţa domeniului, necesitatea circulaţiei datelor şi beneficiile ce vor putea fi obţinute prin automatizarea proceselor, este esenţială conlucrarea constructivă între părţile interesate: Ministerul Economiei; Ministerul Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor; Camera de Licenţiere; Î.S. “CRIS “Registru””; Î.S. “Camera Înregistrării de Stat” şi alte instituţii ce eliberează acte cu caracter permisiv.

3. INTRODUCERE

Cerinţele şi procedurile de licenţiere sînt reglementate prin Legea nr.451-XV din 30.07.2001, precum şi prin actele normative speciale care ţin de specificul domeniului vizat.

În sensul acestei Legi, licenţa este definită drept act administrativ cu caracter permisiv, eliberat de autoritatea de licenţiere în procesul de reglementare a activităţii de întreprinzător, ce atestă dreptul titularului de licenţă de a desfăşura, pentru o perioadă stabilită, genul de activitate indicat în aceasta, integral sau parţial, cu respectarea obligatorie a condiţiilor de licenţiere.

În conformitate cu art.8 alin.(1) din Legea nr.451-XV din 30.07.2001, în prezent în Republica Moldova sînt supuse reglementării prin licenţiere 44 genuri de activitate (dintre care: de către Camera de Licenţiere – 32; BNM – 1; CNPF – 5; ANRE – 3; ANRCETI –2; şi CCA – 1).

Se relevă că licenţele reprezintă doar un segment din actele cu caracter permisiv destinate reglementării activităţii de întreprinzător. Astfel, de către diferite organe de specialitate mai sînt eliberate autorizaţii, patente, permisiuni, certificate etc. În acest context, reformele Guvernului îndreptate spre facilitarea activităţilor de întreprinzător ar trebui să ia în considerare perspectivele de unificare a instrumentelor de evidenţă a tuturor actelor cu caracter permisiv.

Potrivit pct.8 din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Economiei, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.690 din 13.11.2009¹⁰, Ministerul Economiei, prin intermediul Camerei de Licenţiere:

____________________

¹⁰ Hotărîrea Guvernului nr.690 din 13.11.2009 “Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Economiei, structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al acestuia”.

- implementează politica statului şi asigură respectarea legislaţiei în domeniul licenţierii;

- eliberează, reperfectează, reînnoieşte licenţele, eliberează copii şi duplicate ale acestora, realizează acţiunile prevăzute de lege pentru suspendarea, retragerea, recunoaşterea nevalabilităţii licenţelor;

- efectuează controlul asupra respectării de către titularii de licenţe a condiţiilor de licenţiere cu cooptarea, după caz, a reprezentanţilor instituţiilor cu funcţii de reglementare şi de control, conform competenţei;

- emite prescripţii privind lichidarea încălcărilor ce ţin de condiţiile de licenţiere şi avertizează titularul licenţei despre posibila suspendare sau retragere a licenţei;

- ţine dosarele de licenţiere şi Registrul unic de licenţiere, oferă nelimitat date din registrul autorităţilor administraţiei publice, eliberează extrase din registru.

Ţinîndu-se cont de necesitatea automatizării RUL şi a proceselor aferente formării acestuia, pe parcursul anilor 2007-2013, în unele documente de politici au fost aprobate diverse obiective, şi anume:

- în Planul de acţiuni pentru implementarea guvernării electronice în anul 2007¹¹ a fost trasată sarcina de creare şi implementare a subsistemului Registrul unic de licenţiere ca parte a SIA RSUD pînă la finele anului 2007;

____________________

¹¹ Hotărîrea Guvernului nr.606 din 01.06.2007 “Cu privire la unele acţiuni de implementare a Strategiei Naţionale de edificare a societăţii informaţionale – “Moldova electronică” în anul 2007” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.606 din 01.06.2007).

- în cadrul proiectului USAID|BIZTAR “Reforma cadrului de reglementare a activităţii de întreprinzător şi a administrării fiscale în Moldova”, au fost planificate activităţi de ajustare, înlăturare a erorilor, precum şi de introducere a informaţiei în SIA RUL;

- în cadrul Programului strategic de modernizare tehnologică a guvernării (e-Transformare)¹², precum şi documentelor de politici prin care acesta este pus în aplicare şi reglementat^13,14,15, a fost planificată lansarea şi utilizarea serviciului electronic “e-Licenţiere” către decembrie 2012.

____________________

¹² Hotărîrea Guvernului nr.710 din 20.09.2011 “Cu privire la aprobarea Programului strategic de modernizare tehnologică a guvernării (e-Transformare)”.

¹³ Hotărîrea Guvernului nr.709 din 20.09.2011 “Cu privire la unele măsuri în domeniul e-Transformare a guvernării”.

¹⁴ Hotărîrea Guvernului nr.44 din 26.01.2012 “Privind aprobarea Planului de acţiuni pe anul 2012 pentru implementarea Programului strategic de modernizare tehnologică a guvernării (e-Transformare)”.

¹⁵ Hotărîrea Guvernului nr.195 din 04.04.2012 “Cu privire la aprobarea Planului de acţiuni pentru o Guvernare Deschisă pe anii 2012-2013”.

Prin Programul de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare 2011-2014”; Strategia naţională de dezvoltare “Moldova 2020”¹⁶, precum şi documentele de politici prin care aceasta este pusă în aplicare şi reglementată¹⁷; Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei¹⁸, Programul de Dezvoltare Strategică pentru anii 2013-2015 al Camerei de Licenţiere¹⁹ au fost aprobate un şir de obiective aferente domeniului de reglementare prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, cum ar fi:

____________________

¹⁶ Legea nr.166 din 11.07.2012.

¹⁷ Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013.

¹⁸ Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei.

¹⁹ PDS al Camerei de Licenţiere.

♦ implementarea principiului existenţei unui organ unic de licenţiere – Camera de Licenţiere;

♦ ajustarea SIA RUL la prevederile legislaţiei din domeniul reglementării prin licenţiere a activităţii de întreprinzător;

♦ includerea acţiunii de modernizare a RUL în procesul de digitalizare a serviciilor publice etc.

Pentru exercitarea atribuţiilor sale în domeniul evidenţei licenţelor, Camera de Licenţiere utilizează SIA RUL. Reieşind din planurile strategice ale Guvernului, în general, şi ale Ministerului Economiei de comun cu Camera de Licenţiere, în particular, în domeniul automatizării proceselor de business aferente gestiunii actelor permisive, aplicarea unei soluţii fiabile şi complexe este o prioritate stringentă.

În cadrul Camerei de Licenţiere a fost atestat un nivel redus de automatizare a proceselor de business, fapt ce reduce din eficienţa şi economicitatea activităţii acesteia. În prezent, prin intermediul SIA RUL este automatizată doar evidenţa licenţelor eliberate sau retrase, fiind cuprins un spectru limitat de date, iar prin intermediul SIA “e-Licensing” se efectuează doar solicitarea privind eliberarea, prelungirea şi reperfectarea licenţelor. Aceste două sisteme nu sînt interconectate eficient din cauza mai multor probleme de ordin tehnic şi de documentare (care vor fi descrise în cele ce urmează).

Constatăm că doar prin automatizarea completă a proceselor de business va putea fi asigurată creşterea eficienţei, iar prin implementarea principiului “ghişeului unic” vor putea fi obţinute beneficiile scontate. Totodată, reformarea instituţiei necesită o finanţare adecvată şi o planificare eficientă a mijloacelor pe termen mediu şi lung.

Numărul licenţelor valabile (reglementate de Camera de Licenţiere), la finele anului 2013, este de 10,8 mii. Veniturile realizate în urma colectării taxei pentru eliberarea/prelungirea şi reperfectarea licenţelor (reglementate de Camera de Licenţiere), în anul 2013, au constituit 109,0 mil.lei, ceea ce este cu 17,4 mil. lei (19,0%) mai mult faţă de anul 2012. Ponderea cea mai mare a taxelor colectate revine licenţelor (eliberate/prelungite şi reperfectate) aferente genului de activitate “jocuri de noroc”, ceea ce reprezintă 84,9% (92,5 mil.lei).

Deşi veniturile la bugetul de stat acumulate din taxa pentru eliberarea/prelungirea şi reperfectarea licenţelor (reglementate de Camera de Licenţiere) sînt în continuă creştere, se atestă o finanţare redusă a cheltuielilor Camerei de Licenţiere (în special, în domeniul TIC), activităţi care afectează implementarea reformelor în domeniu.

În contextul neajunsurilor în gestionarea TIC, deficienţelor tehnice ale SIA RUL şi riscurilor asociate funcţionării acestuia, se relevă importanţa unei finanţări constante şi eficiente a activităţilor de automatizare în sectorul licenţierii. Creşterea veniturilor la bugetul de stat şi iniţiativele majore ale Guvernului în domeniu trebuie privite ca argumente de sensibilizare a factorilor de decizie despre importanţa acestui sector. În această ordine de idei, se atestă tergiversarea creării premiselor şi instrumentelor necesare stimulării creşterii randamentului în domeniul activităţii de antreprenoriat.

Finanţarea cheltuielilor Camerei de Licenţiere înregistrează o descreştere, în anul 2013 cu 3,7% faţă de anul 2007, iar a cheltuielilor destinate dezvoltării domeniului TIC, respectiv, cu 87,3%. În evoluţie, ponderea cheltuielilor aferente domeniului TIC, în totalul cheltuielilor, în anul 2013 a constituit 3,9%, fiind cu 26,1 puncte procentuale mai mică faţă de anul 2007. (Evoluţia cheltuielilor pentru Camera de Licenţiere, precum şi a cheltuielilor destinate dezvoltării domeniului TIC, în perioada 2007-2013, este reflectată în Diagrama nr.1.)

Sursă: Informaţii prezentate de Camera de Licenţiere.

În perioada 2007-2013, cheltuielile în domeniul TIC finanţate de la bugetul de stat au fost utilizate, în special, la crearea SIA RUL (552,5 mii lei), care reprezintă 50,0% din totalul cheltuielilor destinate dezvoltării domeniului (1107,4 mii lei), restul mijloacelor financiare (554,9 mii lei) fiind cheltuite pentru achiziţia unor sisteme informaţionale, a lucrărilor de mentenanţă, precum şi a tehnicii de calcul.

Se atestă că, în anii 2009-2012, Camera de Licenţiere a beneficiat şi de donaţii în mărime de 1033,9 mii lei, orientate spre dezvoltarea TIC, dintre care 508,3 mii lei au reprezentat lucrări de înlăturare a erorilor, de ajustare a unor funcţionalităţi, precum şi de introducere a informaţiilor în SIA RUL (efectuate cu sprijinul USAID|BIZTAR²⁰).

____________________

²⁰ Proiectul “Reforma Cadrului de Reglementare a Activităţii de Întreprinzător şi a Administrării Fiscale în Moldova” (USAID|BIZTAR) are drept scop îmbunătăţirea mediului de afaceri din Moldova prin reducerea poverii administrative din sectorul privat, optimizarea sistemului fiscal, reducerea oportunităţilor pentru corupţie, îmbunătăţirea accesului persoanelor fizice şi juridice la informaţii guvernamentale şi consolidarea dialogului public-privat.

Deşi, conform înregistrărilor contabile, valoarea SIA RUL constituie 1060,8 mii lei, au existat şi alte cheltuieli indirecte, care nu pot fi luate în evidenţă. Astfel, pentru realizarea, implementarea şi exploatarea SIA RUL au fost antrenaţi experţi şi consultanţi internaţionali, au fost efectuate instruiri şi organizate studii, care, în ansamblu, constituie investiţii ce trebuie luate în considerare.

Ţinîndu-se cont de obiectivele strategice ale Guvernului^21,22,23, Ministerul Economiei, precum şi Camera de Licenţiere, au planificat în documentele de politici^24,25 unele acţiuni de modernizare şi dezvoltare a SIA RUL (pentru anul 2013), însă acestea nu au fost corelate cu o viziune strategică de dezvoltare, complementată de obiective şi activităţi în domeniul TIC, iar din lipsă de finanţare acestea nu au fost realizate. Deşi activităţile menţionate vin să completeze obiectivele generale, nu a fost stabilită o interferenţă a activităţilor şi sarcinilor, plasînd dezvoltarea sectorului TIC (din cadrul Camerei de Licenţiere) într-o conjunctură ce favorizează şi mai mult scindarea şi izolarea acestuia.

____________________

²¹ Programul de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare 2011-2014”.

²² Legea nr.166 din 11.07.2012.

²³ Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013.

²⁴ Programul de dezvoltare strategică pe anii 2012-2014 al Ministerului Economiei.

²⁵ PDS al Camerei de Licenţiere.

Camera de Licenţiere a întreprins unele măsuri în vederea planificării pe termen scurt (anul 2014) şi mediu (anii 2014-2016) a mijloacelor financiare orientate spre dezvoltarea SIA RUL. Aceste mijloace urmează a fi îndreptate spre implementarea cu succes a principiului existenţei unui organ unic de licenţiere (Camera de Licenţiere). În condiţiile persistenţei problemelor tehnice, obiectivele menţionate nu sînt tangibile realizării.

Reieşind din obiectivele strategice ale Guvernului, se consideră oportună crearea unei soluţii fiabile unice la eliberarea tuturor actelor cu caracter permisiv, necesare reglementării activităţilor de antreprenoriat, şi crearea “ghişeului unic”.

În contextul celor menţionate, se concluzionează că, datorită deficienţelor şi problemelor existente, SIA RUL nu poate fi considerat pasibil utilizării sau extinderii pentru atingerea obiectivelor strategice în domeniul licenţierii. Astfel, conchidem importanţa orientării cît mai operative a tuturor instituţiilor implicate (ME, Camera de Licenţiere, CGE şi a altor organe ce eliberează acte permisive în domeniu) spre segregarea eforturilor şi conlucrarea eficientă în scopul creării unei noi soluţii unice, necesare gestiunii automatizate a actelor cu caracter permisiv. Sistemul existent (SIA RUL) urmează a fi gestionat eficient pînă cînd vor exista premisele şi vor fi respectate condiţiile necesare elaborării unei noi platforme, în conformitate cu necesităţile funcţionale şi strategice ale tuturor subiecţilor interesaţi.

4. SFERA ŞI ABORDAREA AUDITULUI

Curtea de Conturi, în calitate de instituţie care realizează auditul public extern, fiind motivată de interesul sporit din partea societăţii, organismelor internaţionale şi donatorilor străini privind reformarea sectorului afacerilor şi, în special, a domeniului reglementării prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, cu implementarea şi utilizarea eficientă a TIC, a iniţiat şi a efectuat auditul tehnologiilor informaţionale cu elemente de performanţă în domeniul respectiv.

Auditul s-a axat, în mare parte, pe identificarea registrelor, serviciilor şi proceselor interne de un interes sporit, pe evaluarea modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale pentru eficientizarea activităţilor aferente.

Reieşind din nivelul scăzut de automatizare a proceselor la exercitarea atribuţiilor şi din numeroasele neajunsuri în domeniul automatizării, abordarea de audit a fost una bazată pe probleme, prin identificarea riscurilor şi constrîngerilor, precum şi a eventualelor metode de ameliorare a situaţiei, finalitatea fiind eficientizarea activităţii instituţiilor de resort.

Acţiunile de audit au fost iniţiate în scopul localizării zonelor în care rezultatele activităţii manageriale au înregistrat un nivel redus, precum şi al determinării şi analizei, din diferite perspective, a cauzelor care le-au generat, cu formularea recomandărilor menite să îmbunătăţească managementul în domeniu, să excludă riscurile, să minimizeze efectul deficienţelor existente şi să eficientizeze utilizarea resurselor.

Obiectivul general al auditului a constat în evaluarea eficienţei activităţilor de automatizare în domeniul reglementării prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, prin prisma furnizării de rezultate, obţinerii de plus-valoare şi respectării cadrului legal specific, cu identificarea problemelor şi imperfecţiunilor cu care se confruntă domeniul, dar şi cu propunerea metodelor şi căilor adecvate de optimizare a rezultatelor.

Obiectivul specific al auditului urmează să răspundă la întrebarea: “Au fost realizate scopurile trasate aferente automatizării Registrului unic de licenţiere?”

Misiunea de audit a expus în prezentul Raport constatările şi concluziile principale ale auditului, precum şi recomandările privind remedierea situaţiilor constatate, considerîndu-le relevante pentru entităţile auditate, Parlament, Guvern, societate, partenerii internaţionali, precum şi pentru alte părţi interesate.

În această conjunctură, se urmăreşte ca prezentul Raport de audit să servească drept un demers de sensibilizare a factorilor implicaţi în procesul de reformă şi modernizare a domeniului reglementării prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, atît în ceea ce priveşte identificarea şi alocarea resurselor suficiente pentru accelerarea implementării tehnologiilor moderne performante, cît şi în creşterea stabilităţii, utilităţii şi eficienţei acestora, prin clarificarea unor aspecte tehnice, metodologice şi procedurale.

Domeniul de aplicare a auditului şi Metodologia de audit sînt expuse în Anexa la prezentul Raport.

5. CONSTATĂRILE DE AUDIT

Obiectivul auditului: “Au fost realizate scopurile trasate aferente automatizării Registrului unic de licenţiere?”

5.1. Descrierea procesului de creare şi implementare a SIA RUL

În mod firesc, automatizarea proceselor de business ale Camerei de Licenţiere trebuie să reprezinte o prioritate în dezvoltarea strategică şi reformarea instituţiei, pentru a putea asigura optimizarea şi eficientizarea procedurilor interne. În prezent, soluţia tehnică aplicată pentru automatizarea evidenţei licenţelor acoperă o parte din activităţile Camerei de Licenţiere. Menţionăm că, chiar şi pentru procesele incluse de SIA RUL, nu a fost exclusă metoda tradiţională (manuală).

În scopul realizării pct.24 din Planul de acţiuni pentru implementarea guvernării electronice în anul 2007²⁶, prin Hotărîrea Guvernului nr.1266 din 21.11.2007 s-a stabilit că drept beneficiar pentru crearea şi implementarea SIA RUL este Camera de Licenţiere, iar antreprenor general – MTIC şi structurile subordonate acestuia (Î.S. “CRIS “Registru””). Conform pct.2 din această hotărîre²⁷, MTIC şi structurile subordonate acestuia trebuiau să elaboreze documentaţia tehnică şi să implementeze SIA RUL pe etape, pînă la 25.12.2007. Potrivit sarcinii tehnice, prin intermediul sistemului urmau a fi realizate următoarele acţiuni:

____________________

²⁶ Hotărîrea Guvernului nr.606 din 01.06.2007.

²⁷ Hotărîrea Guvernului nr.1266 din 21.11.2007.

1) ţinerea evidenţei automatizate a licenţelor eliberate de Camera de Licenţiere;

2) automatizarea proceselor de evidenţă a licenţelor eliberate, suspendate, reperfectate, anulate şi revizuite;

3) asigurarea autorităţilor administraţiei publice cu informaţii complete şi veridice privind licenţierea unităţilor de drept;

4) ţinerea evidenţei unice a datelor statistice despre licenţe.

În urma evaluărilor efectuate s-a constatat că scopurile urmărite prin implementarea SIA RUL au fost realizate parţial, persistînd probleme tehnice, totodată existînd incertitudine faţă de posibilitatea înlăturării acestora din cauza lipsei documentaţiei şi conlucrării ineficiente cu elaboratorul sistemului. Suplimentar, se relevă nivelul nesatisfăcător în gestiunea TIC, deficitul de personal tehnic calificat, lipsa controalelor generale TI şi finanţarea insuficientă a domeniului, care nu au permis înlăturarea deficienţelor tehnice, creînd incertitudine faţă de capacitatea actuală a instituţiei de a redresa situaţia.

Problemele constatate de către misiunea de audit denotă existenţa unor riscuri majore aferente controalelor generale TI în cadrul entităţii, lipsa instrumentelor de gestionare a riscurilor, iar automatizarea proceselor din activitatea Camerei de Licenţiere nu este la un nivel înalt. Astfel, este necesară planificarea unor activităţi coerente concrete, orientate spre diminuarea efectelor negative, bazate pe analiza detaliată a fiabilităţii şi a perspectivelor de dezvoltare în continuare a SIA RUL.

Se atestă că finanţarea domeniului TIC nu acoperă necesităţile de ajustare şi dezvoltare a soluţiilor tehnice existente, inclusiv a celor noi. Deşi obiectivele strategice instituţionale vor rezuma inevitabil cerinţa implementării noilor tehnologii şi soluţii tehnice, direcţiile strategice în domeniul TIC nu sînt formalizate şi nu fac parte din activităţile PDS pentru anii 2013-2015 al Camerei de Licenţiere. Planificarea mijloacelor financiare pentru domeniul TIC nu este bazată pe analize sau studii ale problemelor şi necesităţilor reale, dar, mai degrabă, pe raţionamente de moment ori pentru soluţionarea unor situaţii dificile.

Deficienţele în procesul de achiziţie, implementare şi modificare au condiţionat

existenţa mai multor probleme în funcţionarea SIA RUL

În scopul elaborării soft-ului SIA RUL, au fost achiziţionate lucrări de la Î.S. “CRIS “Registru””, elaborarea de facto a programului fiind executată de o companie subcontractată. Prin semnarea actului de primire-predare în anul 2007 (care confirmă că antreprenorul a elaborat, livrat, testat şi transmis către Camera de Licenţiere software-ul SIA RUL), a fost consemnată darea în exploatare a SIA RU, dar care, la acel moment, s-a efectuat cu anumite rezerve referitor la funcţionalităţile SI, fapt demonstrat prin întocmirea suplimentului din 01.10.2008 (supliment la actul de primire-predare), care descrie anumite necesităţi de ajustare a sistemului. Conform pct.3 din documentul menţionat, actul de dare în exploatare industrială urma să fie semnat după definitivarea lucrărilor de ajustare şi sincronizare a tuturor funcţiilor şi procedurilor SIA RUL stipulate în suplimentul la actul respectiv.

După semnarea actului de primire-predare, în perioada ianuarie-decembrie 2008 Camera de Licenţiere, cu suportul financiar al proiectului USAID|BIZTAR şi în colaborare cu subcontractorul, au efectuat introducerea în SIA RUL a informaţiei despre titularii de licenţe. Deşi, conform sarcinii tehnice, Camera de Licenţiere urma să deţină un sistem care să automatizeze procesele de evidenţă a licenţelor şi să asigure ţinerea evidenţei unice a datelor statistice despre licenţe, obiectivele trasate nu au fost realizate.

Se denotă că sarcinile de creare a SIA RUL, precum şi unele activităţi trasate în Planul de acţiuni²⁸ pentru implementarea guvernării electronice în anul 2007 nu au fost atinse în totalitate. Procesele interne ale Camerei de Licenţiere nu sînt automatizate, fiind necesară implicarea angajaţilor în operarea manuală a unor operaţiuni (de exemplu, efectuarea rapoartelor statistice (prin editare manuală)), iar ţinerea Registrului se face în două forme: electronică şi scriptică. În contextul celor menţionate, se concluzionează şi flexibilitatea redusă a sistemului, persistenţa problemelor tehnice, inexactitatea datelor, care, în condiţiile lipsei de documentare, transformă utilizarea sistemului într-un risc.

____________________

²⁸ Hotărîrea Guvernului nr.606 din 01.06.2007.

Reieşind din necesitatea unificării metodelor de automatizare a proceselor aferente eliberării actelor permisive şi implementării “ghişeului unic”, este importantă conceptualizarea unei soluţii universale scalabile, pentru asigurarea continuităţii funcţionării acesteia în condiţiile modificărilor operate în cadrul legal.

5.2. Documentarea proceselor ciclului de viaţă aferent implementării SIA RUL

Documentarea proceselor ciclului de viaţă aferent implementării SIA RUL este insuficientă,

neactualizată şi neconformă reglementărilor tehnice în vigoare

În procesul ciclului de viaţă al sistemului software, de fiecare proces sînt legate artefacte²⁹, care se transmit la intrarea sau la ieşirea procesului dat. Artefactele intrate se utilizează ca date iniţiale pentru activitatea ulterioară. Ele conţin informaţii despre proiect ori se prezintă în rol de componente furnizate prin contract.

____________________

²⁹ Element al informaţiei, utilizat sau generat în procesul de elaborare a sistemului software sau de exploatare a produsului software.

Unul dintre tipurile de bază de artefacte este documentaţia proiectului. Documentaţia este rezultatul înregistrării informaţiei stocate pe parcursul acţiunilor sau proceselor ciclului de viaţă al sistemului software. Lista şi conţinutul documentelor elaborate trebuie să corespundă reglementărilor tehnice acceptate de părţile (antreprenor şi beneficiar) implicate în procesul de implementare. Astfel, documentaţia tehnică urma să corespundă Reglementării tehnice RT 38370656-002:2006, aprobată prin Ordinul ministrului tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor nr.78 din 01.06.2006³⁰.

____________________

³⁰ Ordinul ministrului tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor nr.78 din 01.06.2006 “Cu privire la aprobarea Reglementării tehnice “Procesele ciclului de viaţă al software-ului” RT 38370656 - 002:2006” (în continuare – Ordinul ministrului TIC nr.78 din 01.06.2006).

În acest context, se relevă că nu au fost elaborate şi aprobate Concepţia şi Regulamentul de funcţionare şi organizare a Registrului, fapt ce contravine art.16 alin.(3) din Legea nr.71-XVI din 22.03.2007³¹, precum şi cerinţelor Ordinului ministrului tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor menţionat. Lipsa acestor acte a creat impedimente în dezvoltarea sistemului şi a condiţionat o implementare şi exploatare anevoioasă a acestuia.

____________________

³¹ Legea nr.71-XVI din 22.03.2007 cu privire la registre (în continuare – Legea nr.71-XVI din 22.03.2007).

Fiind solicitate documentele aferente proceselor ciclului de viaţă al SIA RUL, au fost obţinute doar 9 din 24 de acte (ce ţin de proiectare, elaborare, implementare, exploatare, mentenanţă şi utilizare) ale software-ului, dintre care doar 5 vizează perioada de implementare a Hotărîrii Guvernului nr.1266 din 21.11.2007. De asemenea, misiunii de audit nu i-au fost prezentate documentele cu referire la lucrările efectuate cu suportul Proiectului USAID|BIZTAR din cauza lipsei acestora la entitate (persoanele responsabile din cadrul instituţiei nu dispun de informaţii referitor la absenţa acestora).

S-a constatat că, potrivit actului de primire-predare a SIA RUL, elaboratorul (Î.S. “CRIS “Registru””) a transmis Camerei de Licenţiere produsul software şi documentele aferente conform contractului. Totodată, nu a fost indicat explicit faptul transmiterii codului sursă, necesar gestiunii şi dezvoltării conforme a soluţiei tehnice, astfel fiind imposibilă realizarea oricăror intervenţii în modul de funcţionare a SIA RUL, operarea de modificări sau modernizarea acestuia. De aceea, pe parcursul perioadei de exploatare, precum şi în procesul de interacţiune sau schimbului de date cu alte sisteme (în special, cu SIA “e-Licensing”), există incertitudinea privind calitatea, exactitatea şi disponibilitatea datelor.

Datorită lipsei unui angajat responsabil direct de funcţionarea sau dezvoltarea SIA RUL şi de documentaţia tehnică a sistemului, echipa de audit a obţinut informaţii din diferite surse (Î.S. “CRIS “Registru””, CGE, MTIC), acestea uneori avînd caracter contradictoriu şi incert pentru înţelegerea adecvată a proceselor tehnice.

În temeiul celor expuse, accentuăm lipsa de continuitate a proceselor ciclului de viaţă al SIA RUL şi incapacitatea părţilor implicate (Camera de Licenţiere şi Î.S. “CRIS “Registru””) de a oferi o descriere completă a modului de funcţionare a sistemului. Astfel, evaluările efectuate şi concluziile expuse de misiunea de audit au fost orientate spre identificarea şi evaluarea riscurilor majore, precum şi a eventualelor metode de minimizare sau excludere a acestora.

Pentru a prezenta o succintă retrospectivă a riscurilor asociate utilizării SIA RUL, se identifică cele mai importante:

1. dependenţa totală de o companie privată terţă, care nu are capacităţi să intervină pentru înlăturarea problemelor tehnice, dezvoltarea sau ajustarea sistemului. Multe din problemele tehnice nu au fost înlăturate o perioadă îndelungată de timp şi încă mai persistă;

2. codul sursă, descrierea, arhitectura sistemului, precum şi documentele ciclului de viaţă nu sînt disponibile. Modificările operate pe parcurs nu au fost documentate corespunzător;

3. SIA RUL nu funcţionează dacă unele dintre componentele serverului sînt schimbate sau completate, fapt ce condiţionează stoparea acestuia pentru o perioadă nedeterminată, în caz de apariţie a problemelor de echipament;

4. în condiţiile lipsei controalelor generale TI, deficitul de personal calificat şi uzura morală a echipamentului pot genera evenimente care ar compromite securitatea, integritatea şi disponibilitatea datelor, iar posibilitatea de corupere, deteriorare sau modificare neautorizată a datelor nu poate fi eliminată şi nici identificată;

5. SIA RUL nu reprezintă o soluţie complexă care ar satisface cerinţele privind automatizarea proceselor interne ale Camerei de Licenţiere, astfel nu poate fi asigurată eficientizarea activităţii;

6. capacităţile funcţionale, precum şi posibilităţile de interacţiune informaţională nu pot asigura atingerea obiectivelor de automatizare a proceselor de business ale Camerei de Licenţiere;

7. deşi obiectele de evidenţă menţionate în SIA RUL, în mare parte, ar fi compatibile cu cele ale SIA RSUD, posibilitatea tehnică de efectuare a schimbului de date nu este realizată, necesitînd investigaţii şi analize suplimentare. Drept urmare, este necesară revizuirea soluţiei tehnice destinată automatizării procesului de licenţiere a activităţii de întreprinzător.

Cu referire la posibilitatea înlăturării erorilor/ajustării soluţiei tehnice şi la asigurarea continuităţii proceselor, menţionăm că, odată cu efectuarea unor modificări în SIA RUL în cadrul Proiectului USAID|BIZTAR, acestea nefiind documentate, versiunile iniţiale ale documentelor procesului ciclului de viaţă nu au fost completate. Astfel, chiar şi documentele existente nu pot fi considerate veridice din motiv că nu au fost actualizate conform modificărilor operate pe parcurs.

Deşi în sarcina tehnică a fost stipulată distinct necesitatea respectării prevederilor RT 38370656-002:2006, modul în care au fost documentate procesele aferente elaborării, dezvoltării, mentenanţei şi ajustării SIA RUL creează impedimente şi incertitudine în oricare dintre aspectele de perspectivă, astfel nefiind asigurată continuitatea procesului. Deşi în perioada 2007-2013 pentru dezvoltarea SIA RUL au fost cheltuite mijloace financiare de peste un milion de lei, reieşind din rezultatele modeste în automatizarea proceselor aferente activităţilor de licenţiere şi din problemele de ordin tehnic atestate de audit, putem concluziona un nivel redus de eficienţă a sistemului.

Domeniul licenţierii reprezintă procese destul de complexe, care se modifică şi se ajustează în mod continuu, motiv pentru care automatizarea acestora poate fi eficientă doar în cazul garantării fiabilităţii, flexibilităţii şi integrităţii soluţiei utilizate. SIA RUL nu numai că nu poate fi considerat fiabil, acesta reprezintă riscuri considerabile privind onorarea atribuţiilor de bază de către Camera de Licenţiere, ME, precum şi privind prestarea serviciilor calitative către mediul de afaceri prin intermediul serviciului “e-Licenţiere”.

5.3. Probleme tehnice identificate în cadrul executării lucrărilor de automatizare

a procesului de gestiune a informaţiei cu privire la licenţe

Gestionarea şi monitorizarea utilizatorilor este efectuată cu neglijarea

principiilor securităţii informaţionale

Securitatea informaţiei se realizează prin implementarea de proceduri care urmează să prevină compromiterea activelor informaţionale şi să asigure confidenţialitatea, integritatea şi disponibilitatea datelor procesate într-un sistem informatic. Operaţiunile/procesările din cadrul acestor sisteme necesită a fi monitorizate în scopul depistării abaterilor şi identificării la timp a fraudelor sau erorilor. Pentru asigurarea integrităţii datelor, este necesar a pune la punct un sistem de gestiune a drepturilor de acces al utilizatorilor şi de monitorizare a acţiunilor lor.

Se atestă că SIA RUL este utilizat fără respectarea principiilor securităţii informaţionale în domeniul gestiunii utilizatorilor. În prezent, sînt aplicate elemente de identificare comune (nume de utilizator şi parolă), astfel activităţile în sistem nu pot fi asociate cu o persoană concretă.

Drepturile utilizatorilor nu sînt gestionate eficient, deoarece sistemul are predefinite doar două roluri: de administrator şi de utilizator. Nu sînt prevăzute şi nu se utilizează proceduri aferente păstrării şi analizei jurnalelor de activitate şi de sistem (activity logs, system logs). Conform afirmaţiilor responsabililor din cadrul entităţii, SIA RUL nu dispune de instrumentele necesare gestiunii şi analizei jurnalelor de activitate.

În contextul atestării unor deficienţe majore la gestionarea utilizatorilor, accentuăm persistenţa riscurilor asociate cu fraudarea, distrugerea, modificarea şi accesarea neautorizată a datelor în cadrul SIA RUL. Reieşind din costul mare al unor tipuri de licenţe (de exemplu, taxa pentru licenţele aferente genului de activitate “jocuri de noroc”), probabilitatea apariţiei factorului motivant pentru materializarea riscurilor de securitate este mare. Astfel, semnalăm un nivel ridicat al vulnerabilităţii sistemului la riscurile de securitate, fiind condiţionată şi imposibilitatea de a asigura la un nivel tolerant integritatea, exactitatea şi disponibilitatea datelor.

Deficienţele constatate sînt determinate de procesul defectuos de implementare a sistemului din cauza neimplicării corespunzătoare a părţilor interesate (Camera de Licenţiere şi MTIC).

Circuitul datelor aferent activităţii de licenţiere este ineficient şi nu poate asigura

disponibilitatea, integritatea, exactitatea şi acurateţea datelor

Conform concepţiei RSUD³², acesta este destinat pentru colectarea, prelucrarea, stocarea, actualizarea şi analiza datelor cu privire la unităţile de drept. Potrivit aceluiaşi document, RSUD a fost conceput să conţină un contur (conturul automatizat de evidenţă şi control al licenţelor (“Licenţe”)) pentru stocarea şi procesarea datelor din licenţe (contururile şi principalele surse de informaţii ale RSUD sînt prezentate în figurile nr.1 şi nr.2).

____________________

³² Hotărîrea Guvernului nr.272 din 06.03.2002 “Despre măsurile privind crearea sistemului informaţional automatizat “Registrul de stat al unităţilor de drept” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.272 din 06.03.2002).

Sursă: Hotărîrea Guvernului nr.272 din 06.03.2002.

Astfel, acest contur exercită următoarele funcţii: evidenţa licenţelor eliberate; evidenţa cartelelor de licenţiere mecanolizibile; evidenţa prelungirii termenelor de valabilitate a licenţelor; evidenţa licenţelor nevalabile (în cazul anulării, expirării termenului de valabilitate, exceptării genului de activitate de la licenţiere etc.).

Ţinîndu-se cont de cele menţionate, Camera de Licenţiere este responsabilă de formarea RUL. În acest context, se atestă responsabilitatea directă a Camerei de Licenţiere pentru organizarea condiţiilor tehnice şi juridice necesare ţinerii, automatizării şi dezvoltării RUL. Reieşind din cele expuse, în conformitate cu necesităţile de funcţionare a SIA RUL, este evidentă importanţa interacţiunii informaţionale cu SIA RSUD.

Se denotă că, la momentul desfăşurării misiunii de audit, interconexiunea SIA RSUD şi SIA RUL nu era realizată, Î.S. “CRIS “Registru”” invocînd sistarea unilaterală, în anul 2011, a procesului de către Camera de Licenţiere, cauzele nefiindu-i cunoscute.

Astfel, s-a constatat că în anul 2011 au fost finalizate activităţile aferente dezvoltării SIA RUL, realizate cu suportul Proiectului USAID|BIZTAR, care însă nu au fost coordonate cu MTIC şi/sau cu Î.S. “CRIS “Registru””. În urma stopării schimbului de date, au fost compromise mai multe principii ale creării şi funcţionării SIA RSUD³³, în special:

____________________

³³ Hotărîrea Guvernului nr.272 din 06.03.2002.

• principiul integrităţii, plenitudinii şi veridicităţii datelor;

• principiul controlului asupra formării şi utilizării RSUD, exercitat prin intermediul unui şir de măsuri tehnico-organizaţionale şi aplicaţii de program, menite să asigure calitatea înaltă a resurselor informaţionale de stat, gradul maxim de siguranţă a păstrării şi gestionării lor, inclusiv corectitudinea utilizării acestora în conformitate cu standardele prevăzute de legislaţia în vigoare.

Odată cu intrarea în vigoare a Legii nr.235 din 26.10.2012³⁴, au fost operate modificări în Legea nr.220-XVI din 19.10.2007³⁵. Astfel, Î.S. “Camera Înregistrării de Stat”, “din oficiu sau la cererea persoanelor interesate, inclusiv a persoanei juridice, fără adoptarea deciziei, înregistrează în Registrul de stat (Registrul de stat al persoanelor juridice, Registrul de stat al întreprinzătorilor individuali – registre care reprezintă contururi ale RSUD) menţiuni referitoare la licenţele eliberate, suspendate, retrase sau anulate – conform informaţiei prezentate de autorităţile de licenţiere”.

____________________

³⁴ Legea nr.235 din 26.10.2012 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative.

³⁵ Legea nr.220-XVI din 19.10.2007 privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali.

În acest sens, între Camera de Licenţiere şi Î.S. “Camera Înregistrării de Stat” este semnat un acord de colaborare, care presupune prezentarea de către prima a informaţiei referitoare la licenţele eliberate, suspendate, retrase sau anulate. Camera de Licenţiere nu poate respecta acest angajament din motive tehnice, şi anume lipsa posibilităţii de export (în SIA RUL) a formatului de fişier necesar Camerei Înregistrării de Stat. Informaţia este prezentată doar în format *.pdf prin poşta electronică. Această situaţie determină imposibilitatea organului înregistrării de stat (Î.S. “Camera Înregistrării de Stat”) de a completa operativ informaţia despre licenţe în SIA RSUD.

Pentru buna funcţionare a SIA RUL, este necesar schimbul de date cu cel puţin SIA RSP şi SIA RSUD. Astfel, nefiind realizat schimbul de date, informaţia din cadrul SIA RUL nu poate corespunde cerinţelor de integritate, exactitate şi veridicitate.

SIA RUL nu este înscris în Registrul de stat al operatorilor de date cu caracter personal

Sistemul informaţional Registrul de evidenţă al operatorilor de date cu caracter personal asigură punerea în aplicare a art.23 şi art.28 din Legea nr.133 din 08.07.2011³⁶. Potrivit Legii, operatorii de date cu caracter personal sînt obligaţi să notifice Centrului Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal despre operaţiunile de prelucrare a datelor, destinate să servească unui scop, şi să-i prezinte informaţii privind implementarea unei politici instituţionale de securitate conforme cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor menţionate la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14.12.2010³⁷.

____________________

³⁶ Legea nr.133 din 08.07.2011 privind protecţia datelor cu caracter personal (în continuare – Legea nr.133 din 08.07.2011).

³⁷ Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14.12.2010 “Privind aprobarea Cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.1123 din 14.12.2010).

În conformitate cu art.3 din Legea nr.133 din 08.07.2011, în calitate de operator se consideră persoana fizică sau persoana juridică de drept public sau de drept privat, inclusiv autoritatea publică, orice altă instituţie ori organizaţie care, în mod individual sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal prevăzute în mod expres de legislaţia în vigoare.

Procedurile de notificare şi înregistrare se realizează de către operatorul de date cu caracter personal sau de persoana împuternicită de către acesta, pentru fiecare sistem de evidenţă a datelor, prin intermediul aplicaţiei accesibile la pagina de internet www.registru.datepersonale.md, în conformitate cu prevederile art.23-28 din Legea nr.133 din 08.07.2011 şi cu Regulamentul Registrului de evidenţă a operatorilor de date cu caracter personal³⁸. Deşi în cadrul SIA RUL sînt păstrate şi prelucrate date cu caracter personal, acesta nu este înregistrat în Registrul de stat al operatorilor de date cu caracter personal. Echipa de audit a atestat că, în cadrul Camerei de Licenţiere, nu este reglementat domeniul protecţia datelor cu caracter personal, astfel nefiind respectat cadrul legal. Situaţia în cauză necesită o abordare constructivă urgentă.

____________________

³⁸ Hotărîrea Guvernului nr.296 din 15.05.2012 “Privind aprobarea Regulamentului Registrului de evidenţă a operatorilor de date cu caracter personal”.

Echipamentul destinat funcţionării SIA RUL şi infrastructura internă a Camerei de Licenţiere

reprezintă motive de îngrijorare şi necesită îmbunătăţiri

Serverul destinat funcţionării SIA RUL a fost instalat în anul 2006 şi este uzat moral. Componentele fizice ale serverului pot ieşi din funcţiune în orice moment. Serverul nu este asigurat cu o alimentare neîntreruptă cu energie electrică, nefiind instalat nici măcar un simplu UPS (Uninterruptible Power Supply). Astfel, serverul se deconectează la orice pană de curent, fiind afectată integritatea sistemului de operare şi a unor componente fizice, care pot înceta să funcţioneze în orice moment. Deşi în anul 2010 pentru funcţionarea SIA RUL a fost transmis un server nou (în valoare de 67 mii lei), cu parametri tehnici mai buni, acesta nu este utilizat din cauza imposibilităţii tehnice de transfer a SIA RUL în alt mediu hardware.

Entitatea a reclamat că, în cazul modificării unor componente ale serverului SIA RUL, acesta încetează să funcţioneze, fiind necesară intervenţia reprezentanţilor companiei subcontractate, fapt ce implică pierderi de timp şi cheltuieli suplimentare neplanificate.

În condiţiile uzurii morale a echipamentului, lipsei posibilităţii de asigurare a alimentării neîntrerupte cu energie electrică şi blocării sistemului în caz de modificare a componentelor serverului, există riscuri majore necontrolate care pot afecta activitatea instituţiei.

Modul în care sînt efectuate copiile de rezervă este ineficient şi nu corespunde

cerinţelor de securitate informaţională

Deşi sînt efectuate copii de rezervă ale bazei de date, acest proces nu este reglementat, poartă un caracter haotic şi nu cuprinde toate elementele necesare restabilirii funcţionalităţii SIA RUL în cazul producerii unor incidente. Cele relatate denotă lipsa de instrumente tehnice fiabile pentru asigurarea continuităţii procesului de exploatare şi recuperarea funcţionalităţii SIA RUL.

Funcţionarea SIA “e-Licensing” este afectată de calitatea datelor din SIA RUL

şi de fiabilitatea acestuia

În urma implementării în cadrul Camerei de Licenţiere (noiembrie 2012) a serviciului electronic “e-Licenţiere” (care permite depunerea declaraţiilor/cererilor pentru eliberarea/prelungirea sau reperfectarea licenţei în regim on-line), destinat să contribuie nemijlocit la acumularea informaţiei veridice în SIA RUL şi ulterior în SIA RSUD, se identifică necesitatea schimbului de date între aceste două platforme (SIA “e-Licensing” şi SIA RUL). Din cauză că nu există descrierea şi structura SIA RUL şi nu pot fi operate modificări în acesta, organizarea schimbului de date sau interconexiunea cu alte SI este foarte dificilă de realizat.

În circumstanţele descrise, pentru funcţionarea SIA “e-Licensing” a fost permisă accesarea unor date din SIA RUL, a căror veridicitate, exactitate şi disponibilitate nu poate fi asigurată. Reieşind din problemele tehnice descrise şi cele de garantare a veridicităţii, integrităţii, exactităţii şi disponibilităţii datelor din SIA RUL, funcţionarea corectă şi neîntreruptă a SIA “e-Licensing” nu poate fi asigurată (în cazul stopării SIA RUL, depunerea declaraţiilor/cererilor de eliberare/prelungire/reperfectare a licenţelor în regim on-line nu este posibilă).

În consecinţă, în situaţia în care ţinerea registrelor departamentale nu este automatizată, iar schimbul de date între părţile participante la procesul de acumulare a datelor este organizat într-un mod necorespunzător, se identifică riscul ca informaţia din RSUD să fie incompletă şi inexactă. În această ordine de idei, pornind de la necesităţile de asigurare a veridicităţii, integrităţii şi exactităţii datelor în RSUD şi în registrele din care acesta este constituit, este necesară realizarea schimbului securizat de date între părţile responsabile de formarea resurselor informaţionale de stat.

SIA “e-Licensing” a contribuit la optimizarea unor activităţi ale Camerei de Licenţiere

Odată cu lansarea serviciului “e-Licenţiere”, au fost optimizate unele activităţi ale Camerei de Licenţiere:

1. solicitarea on-line pentru eliberarea, prelungirea şi reperfectarea licenţelor eliberate de Camera de Licenţiere (serviciul respectiv este aplicat doar pentru 32 tipuri de licenţă, care ţin de competenţa Camerei de Licenţiere). Aceasta a permis evitarea cozilor la oficiul Camerei de Licenţiere şi a necesităţii de deplasare la oficiu a solicitanţilor;

2. SIA “e-Licensing” presupune scanarea şi ataşarea documentelor confirmative necesare. Aceasta contribuie la excluderea treptată a dosarelor pe suport de hîrtie pentru evidenţa licenţelor.

În cazul în care solicitarea se efectuează la sediul Camerei de Licenţiere (în regim tradiţional), copiile documentelor confirmative sînt confruntate cu originalele acestora, iar în cazul solicitării on-line – responsabilitatea pentru veridicitatea actelor anexate la cerere revine solicitantului (veridicitatea actelor ataşate electronic este verificată în urma controalelor efectuate de Camera de Licenţiere). Deşi lansarea SIA “e-Licenţiere” a contribuit la eficientizarea procesului aferent eliberării, prelungirii sau reperfectării licenţelor, există mai multe aspecte ce urmează a fi îmbunătăţite. Activităţile aferente procesului de eliberare a licenţei, în mare parte, se bazează pe confirmarea validităţii documentelor solicitate, responsabilitatea fiind atribuită solicitantului. Informaţia acumulată prin scanarea actelor confirmative este foarte importantă pentru verificările ulterioare sau pentru alte cazuri prevăzute de legislaţie (de exemplu, anchete etc.).

În prezent, serviciul electronic de aplicare pentru licenţă nu se utilizează în toate cazurile, fiind încă dominantă metoda tradiţională (în anul 2013 a constituit 66,0% din numărul total al cererilor depuse). Pentru solicitările prin intermediul serviciului “e-Licenţiere”, cererile cu documentele confirmative şi deciziile se păstrează în format digital, iar pentru solicitările în mod tradiţional şi cele efectuate pînă la lansarea serviciului electronic se păstrează în dosare pe suport de hîrtie. Reieşind din cele menţionate, excluderea dosarelor pe suport de hîrtie nu este reală în viitorul apropiat.

Camera de Licenţiere nu are acces la mediul de administrare a SIA “e-Licensing”

În prezent, accesul personalului Camerei de Licenţiere la instrumentele de administrare şi la codul sursă sînt restricţionate din cauză că sistemul se află în evidenţa CGE, care, conform acordului de garanţie, în această perioadă nu are dreptul de transmitere către terţi a produsului. Respectiv, la finele perioadei de garanţie, Camera de Licenţiere urmează să preia gestionarea independentă a SIA “e-Licensing”, însă, din lipsa capacităţilor interne pentru administrarea acestuia, se impune necesitatea prevederii resurselor pentru externalizarea serviciilor menţionate.

La elaborarea şi implementarea SIA “e-Licensing” au fost omise unele aspecte funcţionale

În conformitate cu declaraţiile angajaţilor Camerei de Licenţiere, soluţia tehnică existentă nu corespunde în totalitate necesităţilor funcţionale. În principal, deficienţele se rezumă la:

• schimbul informaţional de date cu Trezoreria de Stat este instabil (conexiunea prin FTP nu este constantă, denumirea fişierelor *.dbf şi conţinutul cîmpurilor acestor fişiere influenţează schimbul de date, fiind atestate erori);

• anumite cîmpuri, atît pentru partea publică, cît şi pentru utilizatorii din cadrul Camerei nu sînt “pre-populate” (completate automat) prin extragerea automată a datelor din sistemele informaţionale ale Î.S. “Camera Înregistrării de Stat” sau ale Î.S. “CRIS “Registru””;

• pentru unele tipuri de licenţe nu sînt create toate cîmpurile şi funcţionalităţile necesare etc.

Acest fapt s-a datorat, în special, lipsei personalului tehnic calificat în cadrul Camerei de Licenţiere (care urma să asigure formularea exactă a cerinţelor tehnice), precum şi descrierii inexacte a proceselor de business la momentul creării caietului de sarcini.

5.4. Gestiunea TIC în cadrul Camerei de Licenţiere

Există numeroşi factori ce nu permit asigurarea gestiunii conforme şi eficiente a domeniului TIC

În prezent, Camera de Licenţiere, ca şi majoritatea instituţiilor de stat, se confruntă, din mai multe motive, cu probleme în asigurarea unei gestiuni conforme şi eficiente a domeniului TIC, după cum urmează:

1. lipsa posibilităţii de a asigura instituţia cu suficient personal calificat în domeniul TIC şi fluctuaţia mare a acestuia;

2. nivelul general scăzut al cunoştinţelor şi culturii angajaţilor în domeniul TIC;

3. lipsa directivelor strategice de dezvoltare a domeniului TIC şi necorelarea iniţiativelor în domeniu cu obiectivele strategice ale instituţiei;

4. investiţiile nesemnificative şi lipsite de continuitate în domeniu;

5. ineficienţa proceselor interne din perspectiva automatizării acestora;

6. lipsa descrierii proceselor de business şi modificările frecvente în cadrul de reglementare şi cel metodologic;

7. reglementarea incompletă a domeniului TIC la nivel naţional;

8. inexactitatea şi lipsa de disponibilitate a resurselor informaţionale, a clasificatoarelor şi a identificatorilor.

În condiţiile descrise, orice iniţiativă de automatizare este supusă unor riscuri considerabile, nefiind posibilă asigurarea eficienţei şi eficacităţii. În cadrul Camerei de Licenţiere a fost identificat un singur domeniu important necesar automatizării, care se referă la ţinerea RUL şi a activităţilor aferente formării acestuia.

Automatizarea proceselor în domeniul licenţierii urmează a fi revizuită

şi realizată în baza unei soluţii fiabile complexe

Echipa de audit a analizat procesele interne aferente activităţilor de eliberare, prelungire, reperfectare şi anulare a licenţelor, pentru a identifica posibilităţi de eficientizare şi optimizare a acestora. În acest scop şi reieşind din necesitatea de asigurare a transparenţei activităţii în cadrul Camerei de Licenţiere, în condiţiile de persistenţă a problemelor în sectorul TIC, este evidentă elaborarea unei concepţii pentru redresarea situaţiei din domeniul licenţierii. Precum a fost menţionat, soluţiile tehnice existente (SIA RUL, SIA “e-Licensing”) acoperă domenii distincte, dar nu este garantată integrarea acestora, nefiind cuprinse toate activităţile de licenţiere în cadrul entităţii auditate. Astfel, pentru creşterea performanţelor şi eficientizarea activităţii Camerei de Licenţiere, se impune abordarea complexă a reformării şi restructurării instituţiei, prin prisma aplicării noilor tehnologii. Însă, realizarea acestui obiectiv poate fi compromisă din cauza problemelor şi deficienţelor în domeniul TIC. În acest context, echipa de audit a identificat mai multe aspecte de importanţă sporită, care urmează a fi îmbunătăţite, fiind enunţate şi analizate în prezentul Raport.

O oportunitate de eficientizare a iniţiativelor de automatizare, de creştere a nivelului de interoperabilitate şi de flexibilitate a soluţiei este utilizarea ECMP³⁹. Prin folosirea acestei platforme vor putea fi obţinute economii de resurse şi va fi catalizat schimbul de date cu alte SIA.

____________________

³⁹ Enterprise Content Management Platform – platformă comună destinată implementării serviciilor electronice de tip programare on-line, registru şi eliberare de autorizări, gestionată de CGE.

Auditul a constatat lipsa controalelor generale TI în cadrul Camerei de Licenţiere

Misiunea de audit a stabilit un nivel redus de reglementare a domeniului TIC, deficitul de personal calificat (activează o singură persoană), lipsa controalelor generale TI şi existenţa mai multor riscuri asociate sectorului TIC. Neajunsurile constatate în gestionarea TIC trebuie să îngrijoreze conducerea Ministerului Economiei şi a Camerei de Licenţiere.

După cum a fost menţionat, RUL reprezintă un element-cheie în formarea resurselor informaţionale necesare înregistrării persoanelor juridice. Pentru a asigura un impact maxim al eforturilor de automatizare, urmează a fi atrasă o atenţie deosebită capacităţilor interne de gestionare a domeniului TIC şi de reglementare a acestuia. În scopul excluderii suprasolicitării şi lipsei de interes a angajaţilor, nu este oportună stabilirea obiectivelor prea ambiţioase, care vor necesita activităţi imediate de amploare.

Primul pas reprezintă determinarea univocă a direcţiilor strategice de dezvoltare a TIC, intercalarea lor în strategia generală a instituţiei şi ramurii, în general. Importantă este identificarea resurselor necesare realizării activităţilor strategice şi, în special, asigurarea cu personal calificat.

Concomitent cu procesul de aliniere la obiectivele majore, este importantă reglementarea generală a aspectelor ce ţin de gestionarea domeniului TIC. Astfel, paşii următori vizează reglementarea securităţii informaţiei şi protecţia datelor cu caracter personal. Documentele de reglementare exprimă angajamentele entităţii faţă de respectarea principiilor şi regulilor la acest capitol.

În aceeaşi ordine de idei, conducerea entităţii trebuie să identifice metode de majorare pînă la minimum 3 numărul de personal în domeniul TIC şi să aplice procedee de motivare suplimentară, astfel încît să le poată suplini şi păstra. La fel de importantă este instruirea tuturor angajaţilor antrenaţi în utilizarea SIA RUL în tematici ce ţin de securitatea informaţională la locul de muncă, managementul proiectelor, gestionarea riscurilor şi asigurarea continuităţii.

Pentru a putea formula o viziune optimă asupra perspectivelor domeniului TIC şi a modalităţilor de creştere a performanţelor în condiţiile unei gestiuni conforme, trebuie luate în calcul posibilităţile reale şi circumstanţele nefavorabile menţionate anterior. Astfel, realizarea obiectivelor de reformare a Camerei de Licenţiere urmează a fi privite doar prin prisma creşterii rolului tehnologiilor informaţionale prin investiţii inteligente şi implicarea hotărîtă a conducerii Ministerului Economiei.

Reieşind din capacităţile limitate în domeniul TIC şi necesitatea unor reforme majore pentru remedierea situaţiei, a fost considerată inoportună iterarea neajunsurilor şi lipsurilor în domeniul TIC, cu formularea de recomandări în acest sens. Astfel, primordială este acceptarea de către conducerea Ministerului Economiei şi a Camerei de Licenţiere a provocărilor pentru reformarea activităţii de bază în domeniul licenţierii, prin recunoaşterea rolului TIC şi promovarea aplicării acestora în condiţii conforme şi eficiente.

Consolidarea capacităţilor Camerei de Licenţiere în domeniul gestiunii TIC, conceptualizarea şi implementarea unei soluţii fiabile complexe în sectorul licenţierii vor permite realizarea obiectivelor strategice ale Guvernului^40,41,42 şi eficientizarea proceselor de evidenţă a licenţelor, precum şi reglementarea activităţii de întreprinzător, implicit dezvoltarea întreprinderilor mici şi mijlocii.

____________________

⁴⁰ Programul de activitate al Guvernului pentru anii 2011-2014 “Integrare Europeană: Libertate, Democraţie, Bunăstare 2011-2014”.

⁴¹ Legea nr.166 din 11.07.2012.

⁴² Hotărîrea Guvernului nr.1021 din 16.12.2013.

6. RECOMANDĂRI

1. Conducerea Camerei de Licenţiere, de comun cu Ministerul Economiei şi Ministerul Finanţelor, să asigure un proces eficient de planificare a mijloacelor financiare, necesare asigurării unei bune funcţionări a domeniului TIC, reieşind din obiectivele strategice stabilite.

2. Conducerea Camerei de Licenţiere, de comun cu Ministerul Economiei, să asigure:

2.1. elaborarea şi aprobarea unui plan de acţiuni, necesar asigurării continuităţii în funcţionarea şi dezvoltarea ulterioară a serviciului electronic “e-Licenţiere”, precum şi integrarea acestuia în circuitul de date aferent eliberării actelor cu caracter permisiv;

2.2. identificarea mijloacelor financiare şi realizarea renovării infrastructurii tehnologice a Camerei de Licenţiere în conformitate cu standardele internaţionale în domeniu;

2.3. elaborarea şi aprobarea documentelor aferente dezvoltării tehnologiilor informaţionale în conformitate cu direcţia de dezvoltare selectată; efectuarea investiţiilor reieşind din perspectivele de integrare ulterioară în eventuala infrastructură tehnologică nouă;

2.4. implementarea principiilor de obţinere a plus-valorii în cadrul proiectelor, precum şi stabilirea indicatorilor necesari în acest sens;

2.5. un nivel cît mai înalt de implementare a controalelor generale, divizarea distinctă a domeniilor de responsabilitate, cu posibilitatea externalizării treptate a unor activităţi;

2.6. elaborarea şi implementarea documentelor de politici în domeniul securităţii informaţionale, managementului proiectelor şi al riscurilor;

2.7. instruirea continuă a angajaţilor în domeniul securităţii informaţionale, managementului proiectelor, gestionarea riscurilor şi asigurării continuităţii proceselor;

2.8. identificarea posibilităţilor de creştere a unităţilor de personal în domeniul TIC, precum şi de instruire şi motivare a acestuia;

2.9. segregarea sarcinilor şi atribuţiilor aferente gestiunii TIC, precum şi instruirea persoanelor implicate, conform competenţelor;

2.10. conceptualizarea unei noi abordări a automatizării şi evidenţei în domeniul licenţierii, care să acopere integral procesele aferente;

2.11. analiza oportunităţii de aplicare şi utilizare a ECMP pentru automatizarea proceselor RUL;

2.12. elaborarea şi implementarea procedurii şi instrumentelor necesare pentru efectuarea copiilor de rezervă complete ale părţilor funcţionale ale SIA RUL, care să asigure restabilirea funcţionalităţii acestuia în termene cît mai restrînse;

2.13. examinarea oportunităţii de utilizare a soluţiilor gata pentru automatizarea proceselor, în scopul excluderii dependenţei de furnizori şi persoanele-cheie, astfel fiind posibilă obţinerea de beneficii considerabile şi de plus-valoare pe termen lung.

3. Conducerea Ministerului Economiei şi Camerei de Licenţiere, de comun cu Ministerul Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor şi Î.S. “CRIS “Registru””, să asigure identificarea şi actualizarea documentelor aferente procesului ciclului de viaţă pentru SIA RUL.

4. Conducerea Camerei de Licenţiere, de comun cu Ministerul Economiei, Ministerul Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor şi Î.S. “CRIS “Registru””, să efectueze:

4.1. o analiză amplă a componentelor SIA RUL şi, luînd în considerare capacităţile sale interne, să decidă oportunitatea dezvoltării ulterioare a acestuia sub aspectul importanţei şi eficienţei alocării de resurse;

4.2. o reevaluare a modului de realizare a soluţiei tehnice pentru RUL, astfel încît să fie luată în considerare necesitatea reingineriei proceselor, precum şi să prevadă posibilitatea utilizării metodelor moderne scalabile de automatizare a RUL;

4.3. identificarea metodelor de excludere a dependenţei funcţionării SIA RUL de mediul fizic şi de transferare a acestuia pe alt echipament.

5. Conducerea Camerei de Licenţiere să asigure:

5.1. elaborarea şi aprobarea Regulamentului şi Concepţiei necesare formării RUL;

5.2. realizarea acţiunilor necesare înregistrării SIA RUL în Registrul de stat al operatorilor de date cu caracter personal;

5.3. elaborarea şi aplicarea documentelor necesare respectării prevederilor legislaţiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

5.4. identificarea soluţiilor pentru asigurarea principiilor securităţii informaţionale.

7. CONCLUZII

Misiunea de audit a constatat ratarea obiectivelor la crearea SIA RUL şi efectul negativ al acestui fapt asupra misiunii Guvernului de realizare a reformării domeniului de reglementare prin licenţiere a activităţii de întreprinzător.

Reieşind din deficienţele şi problemele tehnice identificate, precum şi ţinînd cont de riscurile asociate, echipa de audit menţionează un grad sporit de îngrijorare în privinţa perspectivelor de utilizare şi dezvoltare a SIA RUL. Decizia privind viitorul sistemului urmează a fi luată de Camera de Licenţiere, de comun cu alte părţi interesate (MTIC, ME, Î.S. “CRIS “Registru””), conform disponibilului de resurse şi priorităţilor instituţionale de dezvoltare a sistemului menţionat şi a SIA RSUD.

În mod firesc, lipsa controalelor generale TI şi, în special, a instrumentelor de gestionare a riscurilor nu permit entităţii şi altor subiecţi antrenaţi să perceapă şi să conştientizeze riscurile efective şi urmările materializării acestora, fapt ce nu trebuie să le limiteze domeniul de responsabilitate. Echipa de audit consideră că o parte din riscuri pot fi controlate, altele temporar acceptate, însă decizia despre o probabilă renunţare la soluţia tehnică existentă trebuie să fie bazată pe o analiză complexă a tuturor factorilor conecşi, inclusiv a disponibilităţii resurselor.

8. ANEXĂ

Domeniul de aplicare a auditului şi metodologia de audit

Domeniul de aplicare a auditului cuprinde instituţiile publice de specialitate implicate în implementarea reformelor în sectorul afacerilor şi, în special, în reglementarea prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, procesul de automatizare a domeniului menţionat, care trebuie să corespundă standardelor europene, şi oricare alte activităţi specifice aferente domeniului vizat.

Metodologia de audit a cuprins principalele proceduri de audit, precum: observarea directă, examinarea documentelor, listelor de verificare şi a chestionarelor. În cadrul acţiunii de audit au fost colectate, sintetizate, analizate şi interpretate toate tipurile de probe de audit: fizice, verbale, documentare, analitice.

Pe parcursul misiunii de audit, la efectuarea activităţilor aferente, echipa de audit a Curţii de Conturi s-a ghidat de:

1. ISSAI 300 “Principiile fundamentale ale auditului de performanţă”⁴³;

____________________

⁴³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

2. Manualul de audit al performanţei⁴⁴;

____________________

⁴⁴ Aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.37 din 17.06.2010.

3. Standardele de audit al tehnologiilor informaţionale⁴⁵;

____________________

⁴⁵ Aprobate prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.54 din 22.12.2009.

4. Manualul de audit al tehnologiilor informaţionale⁴⁶;

____________________

⁴⁶ Aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.69 din 30.12.2010.

5. Actele normative şi legislative în vigoare, standardele naţionale şi internaţionale în domeniul TI;

6. Cadrul CoBIT, SDLC Review Guidelines ale ISACA, ITIL v.3 şi bunele practici internaţionale.

În scopul obţinerii probelor de audit, au fost aplicate următoarele tehnici, metodologii şi proceduri de audit:

• pentru a identifica problemele existente şi riscurile aferente domeniului TIC, au fost analizate strategiile aprobate la nivel naţional şi concepţiile de reformare a unor structuri din sectorul afacerilor, în special, din domeniul reglementării prin licenţiere a activităţii de întreprinzător, precum şi respectarea termenelor de executare a acţiunilor, fiind apreciată consecutivitatea logică a acestora. Astfel, au fost determinate constrîngerile, factorii interni şi cei externi care influenţează mersul realizării acţiunilor;

• pentru a determina natura şi cauza factorilor ce influenţează atingerea obiectivelor, a fost analizat contextul realizării acţiunilor şi dependenţa de alte reforme;

• pentru evaluarea obiectivelor trasate de Camera de Licenţiere în automatizarea proceselor aferente ţinerii RUL, modului de reglementare a acestuia, precum şi pentru identificarea instituţiilor responsabile de realizarea activităţilor în acest sens, au fost studiate actele normative în domeniu, documentele cu caracter tehnic disponibile şi rapoartele de evaluare, testare şi de activitate disponibile;

• au fost identificate şi analizate domeniile în care Camera de Licenţiere întîmpină dificultăţi la exercitarea atribuţiilor sale şi are nevoie de suport pentru a exclude impedimentele şi riscurile şi pentru a favoriza metodele eficiente de conlucrare între instituţiile responsabile, implicate în realizarea şi implementarea proiectelor în domeniul TIC;

• au fost identificate acţiunile prioritare ce urmau a fi realizate la etapele incipiente şi care au condiţionat unele obstacole în atingerea obiectivelor finale, în condiţii de eficienţă;

• pentru a analiza exercitarea de către Camera de Licenţiere a atribuţiilor de posesor al RUL, au fost examinate actele normative în domeniu şi documentele contabile aferente înregistrării activelor;

• pentru formarea unei opinii asupra controalelor generale TI din cadrul Camerei de Licenţiere, au fost studiate documentele aferente Programului de dezvoltare strategică pentru anii 2013-2015 al Camerei de Licenţiere şi alte acte relevante domeniului;

• pentru aprecierea rezultatelor aplicării controalelor generale TI din cadrul Camerei de Licenţiere, au fost purtate discuţii cu persoane responsabile din diferite poziţii-cheie;

• pentru determinarea modului şi corectitudinii de realizare a unor acţiuni contractuale aferente creării şi dezvoltării SIA RUL, au fost studiate şi examinate actele normative privind ţinerea acestuia, documentele privind cheltuielile efective ale Camerei de Licenţiere, precum şi au fost purtate discuţii cu responsabilii de domenii;

• pentru obţinerea unor date mai specifice şi pentru efectuarea unor analize structurate, au fost elaborate şi înaintate diferite tipuri de chestionare şi analizate rezultatele acestora;

• rezultatele şi concluziile obţinute au fost comunicate responsabililor de la Ministerul Economiei, Camera de Licenţiere, MTIC, CGE, Î.S. “CRIS “Registru””, cu care au fost discutate constatările şi posibilele metode de îmbunătăţire a situaţiei.