Hotarîre nr.58 din 22.12.2014 cu privire la Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire la Raportul auditului conformităţii privind gestionarea

fondurilorpublice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali

nr. 58  din  22.12.2014

 (în vigoare 16.01.2015) 

Monitorul Oficial nr. 1-10 art.2 din 16.01.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa şefului Serviciului de Stat de Curieri Speciali, dl Vasile Pîslaraş, contabilului-şef al Serviciului de Stat de Curieri Speciali, dna Lidia Ninicu, şefului Direcţiei generale juridice a Ministerului Afacerilor Interne, dna Daniela Morari, şefului Direcţiei finanţele autorităţilor publice a Ministerului Finanţelor, dl Andrei Prisacari, precum şi a altor persoane cu funcţii de răspundere, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali.

^{___________________________________}

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).

Misiunea de audit s-a desfăşurat la Serviciul de Stat de Curieri Speciali, în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, potrivit Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014², avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali pe parcursul exerciţiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.

^{___________________________________}

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).

Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit³, iar probele de audit au fost obţinute prin testarea de fond şi evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern, cu folosirea diferitor tehnici şi metode.

^{___________________________________}

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Probele de audit obţinute denotă că deşi Serviciul de Stat de Curieri Speciali în calitate de executor primar de buget, şi-a orientat activităţile spre asigurarea conformităţii executării cheltuielilor, a gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezenţa unor neconformităţi. Astfel, aceste deficienţe se exprimă prin: (i) neconcordanţa actelor legislative şi normative care reglementează cadrul instituţional al Serviciului de Stat de Curieri Speciali; (ii) nedepunerea Declaraţiei privind buna guvernare; (iii) nerespectarea cadrului legal privind detaşarea personalului; (iv) nelegalizarea drepturilor patrimoniale asupra fondurilor publice gestionate (clădiri şi un teren); (v) nerespectarea regulilor generale de organizare contabilă la capitolul evidenţa mijloacelor fixe; (vi) neconformitatea documentării procedurilor de achiziţii publice.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali, care se anexează la prezenta Hotărîre.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Serviciului de Stat de Curieri Speciali şi se cere implementarea recomandărilor auditului expuse în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acţiuni;

2.2.Ministerului Afacerilor Interne şi se cere să elaboreze şi să înainteze spre aprobare proiectele actelor legislativ-normative privind stabilirea statutului Serviciului de Stat de Curieri Speciali şi al persoanelor atestate detaşate acestuia din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;

2.3.Ministerului Finanţelor şi se recomandă să examineze, prin prisma competenţelor legale, situaţiile consemnate de audit;

2.4.Guvernului Republicii Moldova, pentru informare şi soluţionare a situaţiilor cu privire la statutul instituţional al Serviciului de Stat de Curieri Speciali şi al persoanelor atestate detaşate acestuia din cadrul Ministerului Afacerilor Interne.

3. Se ia act că, pînă la definitivarea auditului, Serviciul de Stat de Curieri Speciali a înlăturat neconformităţile stabilite în evidenţa mijloacelor fixe şi s-a conformat cadrului regulator privind documentarea procedurilor de achiziţii.

4. Despre implementarea recomandărilor auditului şi executarea subpunctelor 2.1. şi 2.2. din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

5. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.58 din 22.12.2014

RAPORTUL

auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice

de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali

I. INTRODUCERE

Auditul conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali s-a efectuat în temeiul art.28 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹ şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014².

^{___________________________________}

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare).

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Curieri Speciali (în continuare – SSCS) pe parcursul exerciţiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.

Serviciul de Stat de Curieri Speciali, ca organ independent al administraţiei publice centrale, în calitate de executor primar de buget conform cadrului legal este responsabil de implementarea unui sistem de management financiar şi control intern eficient, avînd obligaţia de bună guvernare a fondurilor publice, precum şi de prevenire a erorilor şi fraudelor.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea conformităţii privind gestionarea fondurilor publice, evaluarea unor elemente ale sistemului de control intern ale entităţii, precum şi în obţinerea probelor de audit suficiente şi concludente pentru susţinerea constatărilor şi concluziilor de audit. Totodată, auditorii nu sînt responsabili de prevenirea faptelor de fraudă şi eroare.

Metodologia de audit. Auditul conformităţii privind gestionarea fondurilor publice a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit³, aplicînd abordarea bazată pe testarea unor elemente ale sistemului de control intern şi proceduri de fond. În vederea susţinerii constatărilor, formulării concluziilor şi recomandărilor, probele de audit au fost obţinute prin desfăşurarea procedurilor de audit, în baza unor eşantioane determinate la etapa planificării. Mărimea eşantionului din totalul colectivităţii a fost indicată separat pe fiecare caz constatat.

^{___________________________________}

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”.

În funcţie de abordarea auditului, ţinîndu-se cont de pragul de semnificaţie/nivelul materialităţii şi riscurile identificate, au fost auditate cheltuielile aferente compartimentelor ce ţin de: retribuirea muncii; plata mărfurilor şi serviciilor; deplasările în interes de serviciu. De asemenea, s-a auditat conformitatea proceselor aferente achiziţiilor publice şi administrării veniturilor provenite din mijloace speciale etc.

Avînd în vedere că raportarea auditului se efectuează pînă la încheierea anului de gestiune 2014, auditul a examinat conformitatea tranzacţiilor economice şi bancare pe eşantioane, inclusiv la data de 01.11.2014.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Serviciul de Stat de Curieri Speciali este parte componentă a forţelor şi mijloacelor de asigurare a securităţii statului şi funcţionează în interesele puterii legislative, executive şi judecătoreşti, precum şi în scopul apărării intereselor Republicii Moldova. Totodată, SSCS este organul de stat specializat în predarea operativă, în bază de contract şi fără plată, a corespondenţei parlamentare, prezidenţiale, guvernamentale, diplomatice, a trimiterilor ce constituie secret de stat şi comercial ale autorităţilor administraţiei publice, a corespondenţei şefilor de state, şefilor de guverne ale statelor participante la Acordul interguvernamental cu privire la Serviciul de Curieri Speciali al Comunităţii Statelor Independente, precum şi predarea, în bază de contract şi în conformitate cu tarifele aprobate de Guvern, a corespondenţei autorităţilor administraţiei publice şi corespondenţei agenţilor economici (inclusiv secrete), a cărui activitate este reglementată prin Legea nr.402-XV din 02.12.2004⁴, prin alte acte legislative şi normative.

^{___________________________________}

⁴ Legea Serviciului de Stat de Curieri Speciali nr.402-XV din 02.12.2004 (în continuare – Legea nr.402-XV din 01.12.2004).

Structura instituţională a SSCS, prin prisma competenţelor legale, se prezintă în Figura nr.1.

Sursă: Legea Serviciului de Stat de Curieri Speciali nr.402-XV din 02.12.2004.

În calitate de executor primar de buget⁵, SSCS este responsabil de planificarea bugetului în conformitate cu Normele metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor. Referitor la organizarea evidenţei contabile, SSCS urmează să se conducă de prevederile Legii contabilităţii⁶, instrucţiunile şi regulamentele aprobate de ministrul finanţelor⁷ aplicabile instituţiilor publice.

^{___________________________________}

⁵ Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind statutul, drepturile şi obligaţiunile executorilor de buget”.

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii).

⁷ Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice” (în continuare – Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

3.1. Cadrul instituţional al Serviciului de Stat de Curieri Speciali

Cadrul juridic al activităţii Serviciului de Stat de Curieri Speciali îl constituie Legea nr.402-XV din 02.12.2004, alte acte normative⁸, precum şi tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte.

^{___________________________________}

⁸ Hotărîrea Guvernului nr.635 din 29.06.2005 “Cu privire la Serviciul de Stat de Curieri Speciali” (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.635 din 29.06.2005).

Analiza cadrului legal şi instituţional aferent statutului juridic al entităţii a constatat că SSCS “este parte componentă a forţelor şi mijloacelor de asigurare a securităţii statului şi funcţionează în interesele puterii legislative, executive şi judecătoreşti, precum şi în scopul apărării intereselor Republicii Moldova”⁹. În acelaşi timp, potrivit art.10 alin.(3) din Legea nr.402-XV din 02.12.2004, “efectivul de trupă şi corpul de comandă ale serviciului se completează cu persoane atestate, detaşate din cadrele Ministerului Afacerilor Interne, care îşi exercită obligaţiile de serviciu în conformitate cu Legea nr.416-XII din 18.12.1990 cu privire la poliţie”.

^{___________________________________}

⁹ Art.1 alin.(1) din Legea nr.402-XV din 02.12.2004.

În contextul conceptului de reformare a Ministerului Afacerilor Interne (în continuare – MAI), a fost adoptată Legea cu privire la activitatea Poliţiei şi statutul poliţistului¹⁰. Astfel, urmare a adoptării Legii sus-menţionate, a fost abrogată Legea nr.416-XII din 18.12.1990 cu privire la poliţie, în consecinţă fiind imposibilă aplicarea prevederilor art.10 alin.(3) din Legea nr.402-XV din 02.12.2004, care au rămas în afara noului cadru legal. În acest sens, Guvernul, prin Indicaţia din 23.05.2013¹¹, a dispus organelor de resort să aducă legislaţia în vigoare în concordanţă cu noul cadru legal. Drept urmare a indicaţiei Guvernului, MAI a solicitat de la SSCS propuneri de modificare şi completare a actelor legislativ-normative care reglementează activitatea acestuia. Astfel, SSCS a remis la 29.03.2013 în adresa MAI propunerile¹² de modificare a Legii nr.402-XV din 02.12.2004.

^{___________________________________}

¹⁰ Legea nr.320 din 27.12.2012 “Cu privire la activitatea Poliţiei şi statutul poliţistului”.

¹¹ Indicaţia Guvernului nr.1212-74 din 25.03.2013.

¹² Scrisoarea SSCS nr.53 din 29.03.2013.

Auditul relevă că, în vederea asigurării concordanţei cadrului instituţional al SSCS cu prevederile noii Legi, pe parcursul anului 2014 au avut loc mai multe şedinţe ale grupului de lucru format în acest scop din reprezentanţii Cancelariei de Stat, SSCS, MAI şi Ministerului Finanţelor, în perioada auditată problema nefiind soluţionată. Astfel, auditul remarcă neconcordanţa normelor de drept¹³ privind cadrul instituţional al SSCS, care condiţionează incertitudini referitor la:

^{___________________________________}

¹³ Hotărîrea Guvernului nr.283 din 24.04.2013 “Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Inspectoratului General al Poliţiei al Ministerului Afacerilor Interne”; Hotărîrea Guvernului nr.635 din 29.06.2005.

1) conformitatea cheltuielilor pentru retribuirea muncii sub aspectul atribuirii gradelor speciale, calculării şi achitării indemnizaţiei, precum şi plăţilor aferente concediilor. Reieşind din cele menţionate, în vederea analizei cheltuielilor respective, auditul a aplicat proceduri de fond în conformitate cu normele/criteriile Hotărîrii Guvernului nr.650 din 12.06.2006 “Privind salarizarea militarilor, efectivului de trupă şi corpului de comandă angajaţi în serviciul organelor apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice”;

2) conformitatea procesului de detaşare din cadrul MAI a persoanelor atestate. Astfel, potrivit prevederilor art.10 alin.(3) din Legea nr.402-XV din 02.11.2004, “Efectivul de trupăşi corpul de comandăale serviciului se completeazăcu persoane atestate, care sînt detaşate din cadrele Ministerului Afacerilor Interne, care îşi exercită obligaţiile de serviciu în conformitate cu Legea nr.416-XII din 18 decembrie 1990 cu privire la poliţie”. În corespundere cu prevederile art.71 alin.(1) şi alin.(2) din Codul muncii¹⁴, detaşarea persoanelor poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult un an, iar în unele cazuri după necesitate, prin acordul părţilor, perioada detaşării poate fi prelungită cu încă cel mult un an. Verificările auditului asupra conformităţii respectării cadrului legal ce reglementează detaşarea au stabilit că 20 de persoane din 22 detaşate activează în cadrul SSCS mai mult de 2 ani, în aceste condiţii nefiind respectate prevederile Codului muncii.

^{___________________________________}

¹⁴ Codul muncii al Republicii Moldova nr.154-XV din 28.03.2003.

În concluzie, nesoluţionarea şi neclarificarea statutului atît al SSCS ca subdiviziune/autoritate, cît şi al persoanelor atestate detaşate din cadrul MAI condiţionează incertitudini privind raportul dintre angajat şi angajator.

Se menţionează că SSCS nu a demarat acţiunile de rigoare aferente implementării Legii nr.229 din 23.09.2010¹⁵ şi nu dispune de proceduri formalizate cu privire la controlul intern şi riscurile activităţii pentru toate domeniile. De asemenea, nu a emis Declaraţia privind buna guvernare, obligatorie în cadrul implementării managementului financiar şi control.

^{___________________________________}

¹⁵ Legea nr.229 din 23.09.2010 “Privind controlul financiar public intern”.

3.2. Conformitatea execuţiei cheltuielilor bugetare

În vederea realizării obiectivelor şi implementării activităţilor stabilite, conform Legii bugetului de stat pe anul 2014¹⁶ SSCS i-au fost aprobate iniţial limite de alocaţii în sumă de 3302,6 mii lei, inclusiv de la componenta de bază – 2582,6 mii lei (78,2%), şi de la componenta mijloace speciale – 720,0 mii lei (21,8%). Sinteza execuţiei de ansamblu a cheltuielilor de către SSCS, conform datelor raportate pentru anul de gestiune 2014 (9 luni), este prezentată în Tabelul nr.1.

^{___________________________________}

¹⁶ Legea bugetului de stat pe anul 2014 nr.339 din 23.12.2013.

Astfel, la 01.10.2014 totalul cheltuielilor de casă a fost executat la nivel de 86,6%, sau cu 395,0 mii lei mai puţin faţă de indicii precizaţi pentru perioada respectivă. Concomitent, cheltuielile efective au atins nivelul de 85,8%, sau cu 418,7 mii lei mai puţin în comparaţie cu indicii precizaţi.

În perioada auditată, SSCS a înregistrat la toate componentele datorii debitoare în sumă de 65,8 mii lei şi creditoare – de 191,9 mii lei. Totodată, auditul atestă neîntreprinderea măsurilor de încasare a datoriilor în perioada 2005-2011, fapt ce a cauzat formarea datoriilor debitoare şi creditoare în sume nesemnificative cu termenul de achitare expirat, fiind condiţionate şi de neefectuarea inventarierii acestora în anii precedenţi.

Analiza Rapoartelor privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale denotă că SSCS a dispus de mijloace speciale înregistrate în contul trezorerial, la situaţia din 01.11.2014, în sumă totală de 363,8 mii lei, sau cu 92,6 mii lei mai mult, comparativ cu începutul anului de gestiune. Auditul atestă că acestea provin din prestarea serviciilor cu plată privind predarea corespondenţei autorităţilor administraţiei publice şi agenţilor economici în baza contractelor de prestare a serviciilor şi conform tarifelor aprobate de Guvern.

Potrivit pct.194 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010, ţinerea evidenţei cheltuielilor reale trebuie efectuată în Registrul de evidenţă a alocaţiilor şi cheltuielilor reale¹⁷. Verificările efectuate de audit relevă că, contabilitatea SSCS nu respectă prevederile cadrului normativ şi nu ţine evidenţa cheltuielilor finanţate din contul bugetului de stat în Registrul de evidenţă a alocaţiilor şi cheltuielilor reale.

^{___________________________________}

¹⁷ Pct.194 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (Registrul de evidenţă a alocaţiilor şi cheltuielilor reale (Formularul nr.309-b)).

►Conformitatea cheltuielilor pentru retribuirea muncii

Verificările auditului asupra conformităţii cheltuielilor pentru retribuirea muncii efectuate pe un eşantion de cheltuieli semnificative, în aspectul categoriilor de salarizare, au constatat următoarele.

Pentru retribuirea muncii angajaţilor SSCS, în anul 2014 au fost aprobate alocaţii în sumă de 1954,1 mii lei, fiind executate numai din mijloacele de bază, pînă la 01.11.2014, în sumă de 1575,2 mii lei. La 01.11.2014, la compartimentul dat au fost înregistrate obligaţiuni de plată în sumă de 129,2 mii lei, care reprezintă salariul calculat şi neachitat pentru luna octombrie 2014, termenul de achitare fiind luna noiembrie a anului de gestiune.

Analiza efectuată de audit asupra datelor raportate referitor la personalul încadrat în SSCS a relevat că nivelul de completare a statelor de personal, la situaţia din 01.11.2014, a constituit 86,6%, sau 26 din 30 de unităţi aprobate, astfel înregistrîndu-se 4 funcţii vacante.

Auditul relevă că neconcordanţele dintre prevederile actelor legislative şi cadrul instituţional al SSCS generează şi unele incertitudini la aplicarea normelor aferente retribuirii muncii. În acest context, cheltuielile aferente retribuirii muncii au fost auditate prin prisma prevederilor Hotărîrii Guvernului nr.650 din 12.06.2006 “Privind salarizarea militarilor, efectivului de trupă şi corpului de comandă angajaţi în serviciul organelor apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice”.

Aplicarea procedurilor de fond asupra cheltuielilor de retribuire a muncii pe un eşantion de 32,1% din colectivitatea totală nu au identificat abateri care ar putea afecta conformitatea cheltuielilor la acest capitol.

► Conformitatea cheltuielilor pentru deplasările în interes de serviciu

Pentru anul 2014 SSCS i-au fost aprobate alocaţii aferente cheltuielilor la compartimentul deplasări în interes de serviciu în sumă de 393,1 mii lei, acestea fiind executate la data de 01.11.2014 în sumă de 232,3 mii lei.

Verificările auditului asupra conformităţii respectării cadrului regulator aferent deplasărilor în interes de serviciu denotă că contabilitatea SSCS nu a asigurat: (i) verificarea deplină a corectitudinii întocmirii deconturilor de avans, acestea nefiind semnate de către titularii de avans; (ii) aprobarea deconturilor respective de către conducătorul instituţiei; (iii) întocmirea şi prezentarea deconturilor de avans de către titulari privind întrebuinţarea sumelor de avans; (iv) calcularea corectă a diurnei achitate, fiind stabilit un caz în sumă nesemnificativă achitat mai puţin.

Neconformităţile constatate se datorează faptului că managerul operaţional (contabilul-şef) nu a asigurat procedura de aprobare şi verificare a decontărilor pentru deplasările în interes de serviciu conform cadrului legal¹⁸ şi normativ¹⁹. Astfel, deconturile pentru deplasările în interes de serviciu au fost perfectate de contabilul responsabil de evidenţa acestora, şi nu de titularul de avans.

^{___________________________________}

¹⁸ Art.11 alin.(1) şi alin.(2) din Legea nr.229 din 23.09.2010.

¹⁹ Hotărîrea Guvernului nr.10 din 05.01.2012 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din Republica Moldova”.

Notă:Pe parcursul misiunii de audit, contabilitatea SSCS a efectuat corectarea calculului diurnei.

► Conformitatea cheltuielilor pentrucombustibil

Cheltuielile aferente procurării combustibilului în anul 2014 au fost efectuate din mijloace speciale şi au însumat 393,8 mii lei, cu procurarea a 22 tone de combustibil. Verificările auditului referitor la conformitatea utilizării combustibilului au constatat că, la situaţia din 01.11.2014, cheltuielile efective au constituit 351,6 mii lei.

Evaluările auditului cu referire la conformitatea respectării cadrului normativ²⁰ ce reglementează acest domeniu au constatat următoarele: (i) conducerea²¹ SSCS a aprobat normele de consum al combustibilului pe perioada de iarnă şi vară pentru automobilele aflate în gestiune, acestea fiind conforme cadrului normativ; (ii) echipa de audit, în comun cu responsabilul entităţii, a efectuat inventarierea stocurilor de bonuri de combustibil şi le-a contrapus cu datele din evidenţa contabilă, nefiind stabilite divergenţe; (iii) persoanele responsabile au întocmit foile de parcurs ale automobilelor aflate în gestiunea SSCS, acestea fiind în conformitate cu actele normative²²; (iv) entitatea a respectat normele de consum al combustibilului.

^{___________________________________}

²⁰ Pct.134 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

²¹ Ordinul şefului SSCS nr.23/1 din 01.04.2011.

²² Aprobat prin Ordinul şefului Departamentului Analize Statistice şi Sociologice al Republicii Moldova nr.108 din 17.12.1998.

3.3. Conformitatea gestionării patrimoniului

SSCS dispune de mijloace fixe în valoare de 1487,4 mii lei, dintre care înregistrate la componenta de bază – 673,2 mii lei, şi la alte componente – 814,2 mii lei. Concomitent, intrarea de mijloace fixe în perioada auditată a însumat 80,7 mii lei, ca rezultat al procurării unui automobil. Ponderea majoră în totalul mijloacelor fixe înregistrate în perioada auditată revine maşinilor şi utilajelor – 46,8%, sau 696,0 mii lei, fiind urmate de clădiri – 45,3%, sau 673,2 mii lei.

Auditul a supus testării de fond toate mijloacele fixe înregistrate la subcontul “Clădiri” şi la subcontul “Terenuri”. Urmare a aplicării procedurilor de verificare a conformităţii înregistrării mijloacelor fixe, precum şi a observărilor directe asupra clădirilor, terenului şi altor mijloace fixe pe un eşantion de 65,0% din totalul mijloacelor fixe gestionate, au fost identificate următoarele nereguli.

Probele de audit atestă că pînă la momentul actual SSCS, contrar prevederilor art.17 alin.(4) din Legea contabilităţii, nu a reflectat şi evaluat în evidenţa contabilă terenul aferent clădirilor cu suprafaţa de circa 0,17 ha.

Mai mult decît atît, verificările auditului cu utilizarea informaţiei din Banca centrală de date a Cadastrului au constatat că după SSCS nu sînt înscrise drepturile de proprietate asupra bunurilor imobile. Astfel, SSCS, contrar art.26 alin.(1) din Legea Cadastrului bunurilor imobile nr.1543 din 25.02.1998, nu a înregistrat şi nici nu a solicitat înregistrarea drepturilor patrimoniale asupra imobilului cu suprafaţa de 196,5 m.p. şi a terenului aferent cu suprafaţa de 0,17 ha din str. A.Şciusev nr.85, acest fapt condiţionînd riscuri majore referitor la integritatea bunurilor patrimoniului public.

De asemenea, la subcontul “Clădiri” nu a fost asigurată reflectarea corectă a unui mijloc fix în valoare de 97,6 mii lei, fapt ce a condiţionat incertitudini în omologarea mijloacelor fixe conform categoriilor de destinaţie. Ca rezultat al acestor nereguli, se atestă că în aceeaşi mărime a fost majorată valoarea mijloacelor fixe reflectate la subcontul “Clădiri” şi, concomitent, micşorată valoarea la subcontul “Maşini şi utilaje”.

Totodată, contrar prevederilor pct.39 subpct.(9) din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010, entitatea a atribuit 32 de unităţi de armament în sumă de 139,6 mii lei la contul 071 “Obiecte de mică valoare şi scurtă durată în folosinţă”, pe cînd acestea urmau a fi reflectate la contul 013 “Maşini şi utilaje”.

În aceeaşi ordine de idei, auditul denotă că entitatea nu a asigurat evidenţa analitică a tuturor mijloacelor fixe prin completarea fişelor de inventar pentru fiecare obiect de inventar. Astfel, contrapunerea datelor din Registrul de evidenţă a mijloacelor fixe cu numărul fişelor de inventar ale mijloacelor fixe a relevat existenţa unei diferenţe de 21 de fişe în sumă de 73,9 mii lei.

Auditul atestă că iregularităţile constatate au afectat corectitudinea şi veridicitatea datelor din Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe (Formularul nr.5), prezentat Ministerului Finanţelor la 01.01.2014.

Notă:Pe parcursul auditului, SSCS s-a adresat Î.S. “Cadastru” cu solicitarea privind înregistrarea bunurilor imobile şi terenului aferent acestora şi a corectat evidenţa mijloacelor fixe aflate în gestiune.

Pentru verificarea corectitudinii reflectării soldurilor la începutul anului 2014, echipa de audit a examinat conformitatea efectuării procedurii de inventariere²³ pentru anul 2013, fiind constatate unele nereguli ce ţin de procesul de iniţiere, desfăşurare şi evaluare a rezultatelor inventarierii. Astfel,

^{___________________________________}

²³ Pct.7 din Ordinul ministrului finanţelor nr.60 din 29.05.2012 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea”: “inventarierea este un procedeu de control şi autentificare documentară a existenţei elementelor de activ şi datoriilor în expresie cantitativ-valorică sau numai valorică, după caz, care aparţin şi/sau se află în gestiunea temporară a entităţii la data efectuării acesteia”.

- deşi pentru iniţierea procesului de inventariere a fost emis Ordinul şefului SSCS²⁴ privind efectuarea inventarierii, s-a constatat că membrii comisiei de inventariere nu au solicitat de la gestionarii de mărfuri şi bunuri declaraţiile pe propria responsabilitate;

^{___________________________________}

²⁴ Ordinul şefului SSCS nr.93 din 30.10.2013 “Cu privire la efectuarea inventarierii anuale pe anul 2013”.

- contrar ordinului conducătorului SSCS, în procesul desfăşurării inventarierii nu au fost: supuse inventarierii toate bunurile ce aparţin entităţii; întocmite toate listele de inventariere a formularelor tipizate privind documentele băneşti şi documentele primare cu regim special; întocmite şi semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi gestionarul listelor de inventariere; supuse inventarierii toate tipurile de creanţe şi datorii cu confirmarea lor prin extrasul de conturi;

- în procesul de evaluare a rezultatelor inventarierii nu a fost întocmită o listă separată de inventariere a imobilizărilor corporale care nu sînt utilizate din diferite motive; a fost efectuată parţial compararea datelor înscrise în listele de inventariere cu datele contabile; nu a fost prezentată auditului decizia conducătorului referitor la rezultatele inventarierii.

Totodată, se denotă că Nota explicativă la rapoartele financiare prezentate Ministerului Finanţelor nu include informaţii privind rezultatele inventarierii.

3.4. Conformitatea achiziţiilor publice

Evaluarea conformităţii achiziţiilor publice relevă existenţa unor carenţe în organizarea achiziţiilor şi monitorizarea executării clauzelor contractuale, care se exprimă prin:

• nestabilirea prin Ordinul şefului SSCS²⁵ a obligaţiilor fiecărui membru al grupului de lucru;

^{___________________________________}

²⁵ Ordinul şefului SSCS nr.75/1 din 09.09.2011 “Cu privire la constituirea grupului de lucru pentru achiziţii”.

• efectuarea achiziţiilor publice în lipsa unui plan anual sau trimestrial al achiziţiilor publice;

• neasigurarea conform prevederilor cadrului normativ²⁶ a întocmirii şi păstrării regulamentare a dosarelor de achiziţii publice, acestea nefiind cusute, ştampilate şi numerotate, astfel încît să asigure integritatea lor şi să excludă posibilitatea sustragerii sau înlocuirii înscrisurilor pe care le conţin;

^{___________________________________}

²⁶ Hotărîrea Guvernului nr.9 din 17.01.2008 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la întocmirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice”.

• deficienţe în procedura de înregistrare, deschidere a ofertelor urmare a nesemnării declaraţiilor de imparţialitate, neînregistrării ofertelor participanţilor, neîntocmirii proceselor-verbale de deschidere a ofertelor şi nesemnării acestora de către agenţii economici participanţi la licitaţie;

• neîntocmirea de către grupul de lucru a procesului-verbal de deschidere a ofertelor;

• nedepunerea de către contractant a garanţiei în mărime de 19,7 mii lei pentru asigurarea bunei executări a contractelor la etapa semnării acestora (în cazul licitaţiei publice privind procurarea combustibilului);

• necompararea preţului din facturile fiscale cu cel din contractul de achiziţii de bunuri şi servicii;

• neprezentarea către Agenţia Achiziţii Publice a Dării de seamă semestriale privind contractele de mică valoare încheiate în sumă totală de 85,1 mii lei.

Notă:Pe parcursul auditului, SSCS a specificat în Anexa la Ordinul şefului SSCS responsabilităţile grupului de lucru.

3.5. Conformitatea administrării mijloacelor speciale

Potrivit cadrului normativ²⁷, SSCS, pe lîngă mijloacele de la componenta de bază, dispune şi de mijloace speciale, care provin din prestarea serviciilor de recepţionare, expediere şi distribuire a corespondenţei.

^{___________________________________}

²⁷ Ordinul ministrului finanţelor nr.94 din 31.12.2004 “Despre aprobarea Regulamentului cu privire la gestionarea mijloacelor speciale ale instituţiilor publice finanţate de la buget”.

Volumul veniturilor mijloacelor speciale din prestarea serviciilor a fost executat în proporţie de 123,8%, sau cu 133,6 mii lei mai mult faţă de indicatorii planificaţi. Totodată, volumul cheltuielilor efectuate din mijloacele speciale au fost executate în proporţie de 66,7%, sau cu 253,0 mii lei mai puţin faţă de indicatorii aprobaţi.

Verificările auditului privind conformitatea ţinerii evidenţei contabile a cheltuielilor efectuate din mijloacele speciale denotă că, contrar prevederilor pct.200 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010, persoanele responsabile din cadrul entităţii nu ţin evidenţa analitică a cheltuielilor pe tipuri de mijloace speciale şi pe articole de cheltuieli în conformitate cu Registrul de evidenţă a mijloacelor speciale.

În anul 2014 SSCS a încheiat 18 contracte cu autorităţile administraţiei publice în vederea prestării serviciilor de curierat, în sumă totală de 831,0 mii lei. Analiza auditului pe un eşantion constituit din 75,0% din suma totală a contractelor a stabilit că tarifele pentru prestarea serviciilor de recepţionare, expediere şi distribuire a corespondenţei de către SSCS au fost aplicate în conformitate cu cadrul normativ²⁸. Totodată, se menţionează că, în vederea asigurării că SSCS a încasat deplin şi conform veniturile provenite din mijloacele speciale, auditul a contrapus datele contractuale şi documentele primare cu cele din extrasele din Registrul încasărilor fondurilor speciale intrate temporar în posesia instituţiilor publice, divergenţe la situaţia din 01.11.2014 nefiind stabilite pe eşantionul verificat.

^{___________________________________}

²⁸ Hotarîrea Guvernului nr.635 din 29.06.2005.

IV. CONCLUZIE DE AUDIT

Probele de audit atestă că, deşi Serviciul de Stat de Curieri Speciali, în calitate de executor primar de buget, în perioada auditată şi în aspectele semnificative, a asigurat conformitatea gestionării fondurilor publice şi a întreprins măsuri pentru consolidarea managementului financiar şi control intern, auditul a identificat rezerve în cadrul proceselor auditate, a căror înlăturare ar asigura o mai bună guvernare a fondurilor publice. Astfel, cele mai importante neconformităţi sînt condiţionate de necorelarea actelor legislative care reglementează cadrul juridic al SSCS generînd un vid de norme şi interpretări ambigui cu privire la sistemul instituţional al entităţii, cu aplicarea neuniformă a unor prevederi legale. De asemenea, auditul denotă că: (i) SSCS nu a depus Declaraţia privind buna guvernare în cadrul implementării managementului financiar şi control; (ii) detaşarea personalului pentru satisfacerea serviciului în cadrul SSCS a fost efectuată cu abateri de la prevederile Codului muncii; (iii) nu au fost legalizate drepturile patrimoniale asupra clădirilor şi terenului din str. A.Şciusev nr.85; (iv) nu a fost efectuată corect omologarea mijloacelor fixe; (v) procedurile de achiziţii publice nu au fost documentate în conformitate cu cadrul normativ.

V. RECOMANDĂRI CONDUCERII SERVICIULUI DE STAT DE CURIERI SPECIALI

1. Să intensifice acţiunile privind aprobarea reglementărilor şi corelarea actelor legislative aferente cadrului instituţional.

2. Să implementeze normele prevăzute de Legea nr.229 din 23.09.2010 “Privind controlul financiar public intern”, prin identificarea şi descrierea proceselor aferente elementelor sistemului de control intern.

3. Să elaboreze Registrul riscurilor în vederea consolidării unui management financiar eficient.

4. Să elaboreze Registrul evidenţei cheltuielilor reale finanţate din contul bugetului de stat şi din contul mijloacelor speciale în conformitate cu Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

5. Să asigure conformitatea gestionării patrimoniului public, cu înregistrarea regulamentară în evidenţa contabilă (cantitativ şi valoric) a bunurilor imobile şi perfectarea obligatorie a drepturilor de proprietate asupra acestora.