Instrucţiuni din ianuarie 2011 privind selectarea şi angajarea consultanţilor în cadrul împrumuturilor BIRD şi creditelor granturilor AID oferite către debitorii Băncii Mondiale, revizuite în iulie 2014

ACORD BILATERAL

INSTRUCŢIUNI

SELECTAREA ŞI ANGAJAREA CONSULTANŢILOR ÎN CADRUL

ÎMPRUMUTURILOR BIRD ŞI CREDITELOR GRANTURILOR

AID OFERITE CĂTRE DEBITORII BĂNCII MONDIALE

Ianuarie, 2011

Revizuite, iulie, 2014

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 478-490 art. 2228 din 30.12.2016

* * *

Notă: Vezi varianta engleză a Instrucţiuni

CLASIFICARE: PUBLIC

Revizuire din iulie 2014

Punctul 3.14 - Achiziţii în cadrul creditelor Garantate de Bancă a fost revizuit pentru a include prevederi despre obligaţiile de plată.

I. INTRODUCERE

Scop

1.1 Scopul acestor Instrucţiuni este de a defini politicile şi procedurile Băncii pentru selectare, contractare şi monitorizarea consultanţilor necesare pentru proiectele care sunt finanţate integral sau parţial de un împrumut de la Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD), un credit sau un grant de la Asociaţia Internaţională pentru Dezvoltare (AID)¹, Pregătirea Prealabilă a Proiectului (PPP), un grant de la Banca, sau un fond fiduciar² administrat de Banca şi executate de către beneficiar.

1.2 Acordul de credit reglementează raporturile juridice între Debitor şi Bancă, iar aceste Instrucţiuni se aplică la selectarea şi angajarea consultanţilor pentru proiect în conformitate cu dispoziţiile Acordului de credit. Drepturile şi obligaţiile Debitorului³ şi consultantului sunt reglementate de cererea specifică de ofertă (CDO)⁴ emisă de către Debitor şi de contractul semnat de către Debitor cu consultantul, şi nu de aceste Instrucţiuni sau Acordul de credit. Nici o altă parte decât părţile Acordului de Credit nu va obţine nici un drept din acestea sau nu va avea orice pretenţie la venituri de credit.

1.3 în sensul prezentelor Instrucţiuni, termenul “consultanţi” include o varietate largă de entităţi publice şi private, inclusiv firme de consultanţă, firme de inginerie, manageri de construcţii, firme de management, agenţi de achiziţii, furnizorii de servicii de acceptare, auditori, agenţiile Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU), agenţii şi alte organizaţii multinaţionale, bănci de investiţii şi bănci comerciale, universităţi, instituţii de cercetare, agenţii guvernamentale, organizaţii nonguvernamentale (ONG-uri), şi persoane fizice.⁵ Debitorii Băncii utilizează aceste entităţi în calitate de consultanţi pentru a ajuta într-o gamă largă de activităţi, cum ar fi consiliere de politică; reforme instituţionale; management; servicii de inginerie; supraveghere de construcţii; servicii financiare; servicii de achiziţii; studii sociale şi de mediu; şi identificarea, pregătirea şi punerea în aplicare a proiectelor pentru a completa capacităţile Debitorilor în aceste domenii.

______________________

¹Cerinţe BIRD şi IDA sunt identice. Trimiterile din aceste Instrucţiuni la "Banca" includ atâît BIRD cât şi AID, precum şi trimiterile la "credite" includ împrumuturile, credite sau granturi atît BIRD cît şi AID, precum şi subvenţii de la Banca, fonduri fiduciare administrate de Banca şi executate de către beneficiar, şi Pregătirea prealabilă a proiectului (PPP).

Trimiterile la "Acordul de credit" include acordul legal între Bancă şi Debitor, şi poate include acordul de proiect între Bancă şi entitatea de implementare a proiectului.

Trimiterile la "Debitorul" includ credit, credit, grant, şi beneficiarii PPP care execută astfel de proiecte, şi pot include sub-debitori sau entităţi de implementare a proiectului.

²În măsura în care acordul prevede astfel de fonduri fiduciare sau subvenţii pentru a fi administrate de Banca nu intră în conflict cu aceste dispoziţii ca excepţii, inclusiv conform Acordului de Principii Fiduaciare (APF) ale ONU sau Fondului fiduciar multidonator (FFMD) în cazul situaţiilor de urgenţă

³În unele cazuri, Debitorul acţionează numai ca un intermediar, iar proiectul este realizat de o altă agenţie sau entitate. Referirile din aceste Instrucţiuni la Debitori includ astfel de agenţii şi entităţi, precum şi debitori secundari în baza "acordurilor privind sub-creditare".

⁴A se vedea Anexa 2.

⁵A se vedea punctele 3.15 -3.21 pentru tipuri particulare de consultanţi, şi Secţiunea V pentru consultanţi individuali.

Aspecte generale

1.4 Debitorul este responsabil pentru pregătirea şi punerea în aplicare a proiectului şi, prin urmare, pentru selectarea consultantului, precum şi acordarea şi administrarea ulterioară a contractului. Banca, la rândul său, este impusă de articolele din acord (Articolele din acord ale Băncii, articolul III, Secţiunea 5(b) ; precum şi a articolelor din acord ale AID, articolul V, secţiunea 1(g)) pentru a “asigura că veniturile oricărui credit sunt utilizate numai în scopurile pentru care a fost acordat creditul, cu atenţia cuvenită la considerente de economie şi eficienţă şi fără a ţine seama de influenţe politice sau alte influenţe non-economice”, şi a stabilit proceduri detaliate în acest scop. în timp ce normele şi procedurile specifice care trebuiesc urmate pentru angajarea consultanţilor depind de circumstanţele cazului particular, cinci aspecte principale ghidează politica Băncii cu privire la procesul de selectare:

(a) nevoia de servicii de înaltă calitate,

(b) necesitatea de economie şi eficienţă,

(c) necesitatea de a oferi tuturor consultanţilor eligibili posibilitatea de a concura în furnizarea serviciilor finanţate de Bancă,

(d) interesul Băncii în încurajarea dezvoltării şi utilizării consultanţilor naţionali în ţările membre în curs de dezvoltare, şi

(e) nevoia de transparenţă în procesul de selectare.

1.5 Banca consideră că, în majoritatea cazurilor, aceste aspecte pot fi cel mai bine abordate printr-o concurenţă între firme calificate de pe lista scurtă în care selectarea se bazează pe calitatea propunerii şi, dacă este cazul, pe costul serviciilor care trebuiesc prestate. Secţiunile II şi III din prezentele Instrucţiuni descriu diferitele metode de selectare a consultanţilor, acceptate de Bancă şi circumstanţele în care acestea sunt adecvate. Cât timp selectarea bazată pe calitate şi cost (SBCC) este metoda cea mai frecvent recomandată, Secţiunea II din prezentele Instrucţiuni descrie în detaliu procedurile pentru SBCC. Cu toate acestea, SBCC nu este metoda cea mai adecvată de selectare pentru toate cazurile; prin urmare, secţiunea III descrie şi alte metode de selectare, precum şi circumstanţele în care acestea sunt mai potrivite.

1.6 Metode particulare care ar putea fi urmate pentru selectarea consultanţilor în cadrul unui anumit proiect sunt prevăzute în Acordul de Credit. Contractele specifice care urmează să fie finanţate în cadrul proiectului, şi metoda lor de selectare, în conformitate cu prevederile Acordului de Credit, se specifică în Planul de Achiziţii aşa cum este indicat la punctul 1.25 din prezentele Instrucţiuni.

Aplicabilitatea Instrucţiunilor

1.7 Serviciile de consultanţă la care se aplică aceste Instrucţiuni au un caracter intelectual şi de consultanţă. Prezentele Instrucţiuni nu se aplică altor tipuri de servicii pentru care aspecte fizice ale activităţii predomină, sunt licitate şi contractate, pe baza performanţelor de o putere fizică măsurabilă, şi pentru care standardele de performanţă pot fi identificate în mod clar şi consecvent aplicate, cum ar fi de foraj, fotografii aeriene, imagini din satelit, cartografiere, şi operaţiuni similare, precum şi construcţia de lucrări, fabricarea de bunuri, precum şi exploatarea şi întreţinerea instalaţiilor sau de uzină.⁶

1.8 Principiile, regulile şi procedurile enunţate în prezentele Instrucţiuni se aplică tuturor contractelor de servicii de consultanţă finanţate integral sau parţial din creditele Băncii.⁷ Dispoziţiile descrise în prezenta Secţiune I se aplică la toate celelalte Secţiuni ale prezentelor Instrucţiuni. în achiziţionarea de servicii de consultanţă care nu sunt finanţate din astfel de surse, dar sunt incluse în domeniul proiectului acordului de credit, Debitorul poate adopta alte reguli şi proceduri. în astfel de cazuri, Banca trebuie să se asigure că: (a) procedurile care urmează să fie utilizate vor îndeplini obligaţiile Debitorului de a implementa cu sârguinţă şi eficient proiectul, şi va conduce la selectarea consultanţilor care au calificările necesare; (b) consultantul selectat va efectua atribuirea în conformitate cu programul convenit; şi (c) domeniul de aplicare al serviciilor este în concordanţă cu nevoile proiectului.

______________________

⁶Aceste servicii din urmă sunt licitate şi contractate, pe baza performanţei rezultatelor fizice măsurabile şi achiziţionate în conformitate cu Instrucţiunile actuale: Achiziţia de mărfuri, lucrări şi servicii de nonconsultanţă în cadrul împrumuturilor BIRD şi Creditelor şi Granturilor AID, se face referire aici ca " Instrucţiuni pentru achiziţii".

⁷Aceasta include selectarea consultanţilor de către un Agent de Achiziţii sau de Manager în Construcţii în conformitate cu alineatul 3.17 din prezentele Instrucţiuni.

Banca poate fi de acord cu utilizarea sistemelor de achiziţii publice ale ţării Debitorului - numit Utilizarea Sistemului Naţional (USN) - pentru selectarea consultanţilor (inclusiv persoane fizice) în conformitate cu punctul 3.12 din prezentele Instrucţiuni. În astfel de cazuri, Acordul de credit între Debitor şi Bancă va descrie procedurile aplicabile de selectare a Debitorului, şi aplicarea deplină a Secţiunii I şi orice alte părţi ale acestor Instrucţiuni, pot fi considerate relevante de catre Bancă.

Conflictul de interese

1.9 Politica Băncii cere ca consultanţii să oferă consiliere profesională, obiectivă şi imparţială şi în orice moment să ţină de interesele clientului mai presus de orice, fără nici o consideraţie pentru activitatea viitoare şi că, în prestarea serviciilor de consultanţă vor evita conflictele cu alte alocări şi propriile lor interese corporative. Consultanţi nu vor fi angajaţi pentru orice misiune care ar fi în conflict cu obligaţiile lor anterioare sau curente faţă de alţi clienţi, sau care-i pot plasa într-o poziţie de a fi în imposibilitatea de a efectua atribuirea în interesul Debitorului. Fără a se limita la generalitatea celor de mai sus, consultanţi nu vor fi angajaţi în condiţiile prezentate mai jos:

(a) Conflict între activităţi de consultanţă şi achiziţii de bunuri, lucrări sau servicii nonconsultanţă (de exemplu, alte servicii decât serviciile acoperite de aceste Instrucţiuni⁸): O firmă care a fost angajată de către Debitor pentru a furniza bunuri, lucrări, sau servicii de nonconsultanţă pentru un proiect; sau orice afiliat care controlează direct sau indirect este controlat de, sau este sub control comun cu acea firmă, trebuie să fie descalificat de la furnizarea serviciilor de consultanţă care rezultă din sau este direct legat de aceste bunuri, lucrări sau servicii de nonconsultanţă. în schimb, o firmă angajată pentru a oferi servicii de consultanţă pentru pregătirea (înainte de intrare în vigoare a creditului) sau punerea în aplicare a unui proiect, sau orice afiliat care controlează direct sau indirect, este controlat de, sau este sub control comun cu firma, va fi descalificat de la furnizarea ulterioară a bunurilor, lucrărilor sau serviciilor (altele decât serviciile de consultanţă care fac obiectul prezentelor Instrucţiuni) rezultate din sau legate în mod direct de serviciile de consultanţă pentru astfel de pregătire sau punere în aplicare. Această prevedere nu se aplică diferitelor firme (consultanţi, antreprenori, sau furnizori), care împreună îndeplinesc obligaţiile Antreprenorului pe un contract de predare la cheie, de design sau de construcţie.

(b) Conflict între atribuiri de consultare: Nici consultanţi (inclusiv personalul lor şi subconsultanţi), nici orice afiliat care controlează direct sau indirect, este controlat de, sau este sub control comun cu firma, va fi angajat pentru orice misiune care, prin natura sa, poate fi în conflict cu o altă atribuire a consultanţilor. Ca de exemplu, consultanţi care ajută un client în procesul de privatizare a patrimoniului public nu trebuie nici să cumpere, nici să recomande cumpărătorilor astfel de active. în mod similar, consultanţi angajaţi pentru a pregăti Termenii de Referinţă (TDR) pentru o atribuire nu vor fi angajaţi pentru atribuirea în cauză.

(c) Relaţia cu personalul Debitorului: Consultanţii (inclusiv experţii lor şi alt personal şi subconsultanţi), care au o relaţie strânsă de afaceri sau de familie cu personalul profesionist al Debitorului (sau al agenţiei de punere în aplicare a proiectului sau a recipientului unei părţi a creditului), care sunt implicaţi în mod direct sau indirect în orice parte a: (i) pregătirii TDR pentru atribuire, (ii) procesului de selectare pentru contract sau (iii) supravegherii unui asemenea contract nu poate încheia un contract, atât timp cât conflictul care rezultă din această relaţie nu va fi rezolvat într-un mod acceptabil pentru Banca de-a lungul procesului de selectare şi executare a contractului.

(d) Un consultant depune o singură propunere, fie individual, fie ca un partener al întreprinderii mixte în altă propunere. în cazul în care un consultant, inclusiv un partener al întreprinderii mixte, susţine sau participă la mai mult de o propunere, toate aceste propuneri vor fi descalificate. Acest lucru, cu toate acestea, nu exclude ca o firmă de consultanţă să participe în calitate de subconsultant, sau ca o persoană fizică să participe ca membru al echipei, în mai mult de o propunere, atunci când circumstanţele justifică şi dacă este permis de CDO.

______________________

⁸A se vedea punctul 1.7 din prezentele Instrucţiuni.

Avantaj competitiv neloial

1.10 Echitate şi transparenţă în procesul de selectare cere ca consultanţi sau filialele lor, care concurează pentru o atribuire specifică să nu obţină un beneficiu competitiv de a avea servicii de consultanţă prestate în legătură cu atribuirea în cauză. în acest scop, Debitorul va pune la dispoziţia tuturor consultanţilor preselectaţi, împreună cu cererea de propuneri, toate informaţiile care ar da în acest sens unui consultant un avantaj competitiv.

Eligibilitatea

1.11 Pentru a stimula concurenţa, Banca permite consultanţilor (firme şi persoane fizice) din toate ţările să ofere servicii de consultanţă pentru proiecte finanţate de Banca.⁹ Orice condiţii de participare sunt limitate la cele care sunt esenţiale pentru a asigura capacitatea firmei de a îndeplini contractul în cauză.

1.12 în legătură cu orice contract care urmează să fie finanţat în întregime sau în parte, dintr-un credit al Băncii, Banca nu permite unui Debitor să refuze participarea la o preselectare sau la selectare sau la atribuirea unui consultant pentru motive care nu au legătură cu: (i) capacitatea şi resursele pentru a îndeplini cu succes contractul; sau (ii) situaţii cu conflictul de interese reglementate de punctul 1.9 de mai sus.

1.13 Ca o excepţie de la punctele 1.11 şi 1.12 de mai sus:

(a) Consultanţii pot fi excluşi în cazul în care: (i) ca o chestiune legală sau de reglementare oficială, ţara Debitorului interzice relaţiile comerciale cu ţara consultantului, cu condiţia că Banca este de acord ca o astfel de excludere să nu se opună unei concurenţe efective pentru procurarea serviciilor de consultanţă necesare; sau (ii) printr-un act de conformitate cu o decizie a Consiliului de Securitate al Organizaţiei Naţiunilor Unite, adoptată în temeiul capitolului VII din Statutul Organizaţiei Naţiunilor Unite, ţara Debitorului interzice orice plăţi către orice ţară, persoană sau entitate. în cazul în care ţara Debitorului interzice plăţile către o anumită firmă sau pentru bunuri speciale prin astfel de act de conformitate, acea firmă poate fi exclusă.

(b) întreprinderi sau instituţii guvernamentale din ţara Debitorului pot participa în ţara Debitorului numai dacă se poate stabili că acestea (i) sunt autonome din punct de vedere juridic şi financiar, (ii) funcţionează în conformitate cu dreptul comercial şi (iii) nu sunt dependente de agenţii ale Debitorului sau sub-Debitorului.¹⁰

(c) Prin derogare de la litera (b), în cazul în care serviciile universităţilor aflate în proprietatea guvernului sau centrele de cercetare sau alte instituţii din ţara Debitorului sunt de natură unică şi excepţională, inclusiv din cauza absenţei unei alternative adecvate din sectorul privat; şi participarea lor este esenţială pentru implementarea proiectului, Banca poate conveni asupra angajării acestor instituţii pe o bază de la caz la caz. Pe aceeaşi bază, profesorii universitari sau oameni de ştiinţă de la instituţii de cercetare pot fi contractaţi individual în baza finanţării Băncii.

(d) Funcţionarii guvernamentali şi funcţionarii publici din ţara Debitorului pot fi angajaţi numai în cadrul unor contracte de consultanţă din ţara Debitorului, fie ca persoane fizice, fie ca membri ai echipei de experţi propuşi de o firmă de consultanţă, cu condiţia că o astfel de angajare nu intră în conflict cu orice lege referitor la muncă sau alte legi sau regulamente, sau politici din ţara Debitorului şi în cazul în care (i) sunt în concediu pe cont propriu, sau au demisionat sau s-au pensionat; (ii) nu sunt angajaţi de către agenţia la care au lucrat înainte de a merge în concediu pe cont propriu, au demisionat, sau s-au pensionat¹¹; şi (iii) angajarea lor nu ar crea un conflict de interese (a se vedea punctul 1.9).

(e) O firmă sau o persoană sancţionată de către Bancă în conformitate cu punctul 1.23

(d) din prezentele Instrucţiuni sau în conformitate cu Grupul Băncii Mondiale pentru politicile anti-corupţie şi procedurile de sancţionare¹² este neeligibilă pentru a încheia un contract finanţat de Bancă, sau a beneficia de un contract finanţat de Bancă, financiar sau în orice alt mod, în perioada de timp pe care Banca o va stabili.

______________________

⁹Banca permite firmelor şi persoanelor fizice din Taiwan, China, pentru a oferi servicii de consultanţă pentru proiecte finanţate de Bancă.

¹⁰Pentru a fi eligibil, o întreprindere cu capital de stat sau instituţie trebuie să stabilească spre satisfacţia Băncii, prin toate documentele relevante, inclusiv Statul ei şi alte informaţii pe care Banca poate solicita, că: (i) este o entitate juridică separată de guvern; (ii) nu primeşte în prezent nici un fel de subvenţii sau sprijin bugetar; (iii) funcţionează ca orice întreprindere comercială, şi, printre altele, nu este obligată să transmită surplusul guvernului, poate dobândi drepturi şi responsabilităţi, credita fonduri şi să fie răspunzător pentru rambursarea datoriilor sale, şi poate fi declarată falimentară; şi (iv) nu este în proces de licitare pentru un contract care urmează să fie acordat de către Departamentul sau agenţie a guvernului, care în conformitate cu legile sau reglementările lor aplicabile este autoritatea de raportare sau de supraveghere a întreprinderii sau are capacitatea de a exercita o influenţă sau control asupra întreprinderii sau instituţiei.

¹¹În caz de demisie sau pensionare, pentru o perioadă de cel puţin 6 (şase) luni, sau perioada stabilită prin dispoziţiile statutare aplicabile faţă de funcţionari publici în ţara Debitorului, oricare dintre acestea este mai lungă. Profesori sau personal şi experţi în domenii de specialitate de la universităţi, instituţii de învăţământ, şi instituţiile de cercetare pot fi contractate individual prin cumul, cu condiţia ca aceştia au fost angajaţi permanenţi ai instituţiilor lor pentru un an sau mai mult înainte de a fi contractaţi şi astfel angajarea este justificată pentru serviciile solicitate.

¹²În sensul prezentului alineat, politicile Grupul Băncii Mondiale privind politicile de combatere a corupţiei sunt stabilite în Instrucţiunile privind prevenirea şi combaterea fraudei şi corupţiei în proiectele finanţate prin împrumuturile BIRD şi credite şi granturi AID, precum şi în Instrucţiunile Anti-corupţie pentru CIF, AGMI şi Tranzacţii de garantare ale Băncii Mondiale. Procedurile de sancţiuni ale Bancii sunt făcute publice pe site-ul extern al Băncii.

Contractare avansată şi finanţare retroactivă

1.14 în anumite situaţii, cum ar fi pentru a accelera punerea în aplicare a proiectului, Debitorul poate, cu acordul Băncii, dori să procedeze la selectarea consultanţilor înainte ca Acordul de credit aferent să fie semnat. Acest proces este denumit ca precontractare. în astfel de cazuri, procedurile de selectare, inclusiv publicitate, trebuie să fie în conformitate cu aceste Instrucţiuni, iar Banca va analiza procesul utilizat de către Debitor. Un Debitor se angajează în astfel de precontractare pe propriul risc, şi orice aprobare emisă de Banca cu privire la proceduri, documentaţie sau propunerea de atribuire nu obligă Banca să elibereze un credit pentru proiectul în cauză. Dacă contractul este semnat, rambursarea de către Banca de orice plăţi efectuate de către Debitor în conformitate cu contract, înainte de semnarea creditului se face referire la finanţare ca la una retroactivă şi este permisă numai în limitele specificate în Acordul de credit.

Asociaţii între Consultanţi

1.15 Consultanţii se pot asocia, unul cu celălalt, în formă de întreprindere mixtă sau a unui acord de subconsultanţă pentru a completa domeniile lor de expertiză, să consolideze capacitatea de reacţie tehnică a propunerilor lor şi să facă disponibile fonduri comune mai mari de experţi, să ofere abordări şi metode mai bune, şi, în unele cazuri, să ofere preţuri mai mici. O astfel de asociaţie poate fi de lungă durată (independent de orice atribuire particulară) sau pentru o atribuire specifică. în cazul în care Debitorul are o asociere în forma unei întreprinderi mixte, asociaţia va numi una dintre firme pentru a reprezenta asociaţia; toţi membrii societăţii mixte sau reprezentantul acestora în baza unei procure, vor semna contractul. Toţi membrii societăţii mixte trebuie să fie solidari şi individual responsabili pentru întreaga atribuire. După finalizarea preselecţiilor şi emiterea Cererilor de Ofertă (CDO), orice asociaţie în formă de întreprindere mixtă sau subconsultanţă în rândul firmelor preselectate este permisă numai cu acordul Debitorului. Debitorii nu solicită ca consultanţii să formeze asociaţii cu orice firmă specifică sau grupul de firme sau să includă orice persoană fizică specială în propunerile lor, dar pot încuraja asocierea cu firme naţionale calificate.

Revizuirea, Asistenţa şi Monitorizarea Băncii

1.16 Banca analizează angajarea consultanţilor de Debitor pentru a se asigura că procesul de selectare se desfăşoară în conformitate cu dispoziţiile prezentelor Instrucţiuni. Procedurile de revizuire sunt descrise în Anexa 1.

1.17 în situaţii excepţionale, atunci când Debitorul este în imposibilitatea de a pregăti o preselectare sau o listă lungă, şi ca răspuns la cererea sa scrisă, Banca poate asista Debitorul în crearea listelor scurte¹³ sau listelor lungi¹⁴ de firme pe care Banca se aşteaptă să fie capabilă să exercite atribuirea. Asigurarea unor astfel de liste nu reprezintă o susţinere a consultanţilor. Debitorul îşi păstrează responsabilitatea de a verifica eligibilitatea şi calificările firmelor de pe listă, şi poate şterge orice nume sau adăuga alte nume pe care doreşte; cu toate acestea, lista scurtă finală se prezintă Băncii pentru aprobare înainte ca Debitorul să emită CDO.

1.18 Debitorul este responsabil pentru supravegherea performanţei consultanţilor şi asigurarea că ei îndeplinesc atribuirea în conformitate cu contract. Fără să-şi asume responsabilităţile Debitorului sau consultanţilor, personalul Băncii monitorizează calitatea muncii consultanţilor, dacă este necesar să se asigure că aceasta este efectuată în conformitate cu standardele adecvate şi se bazează pe date fiabile. După caz, Banca poate lua parte la discuţii între Debitor şi consultanţi şi, dacă este necesar, poate ajuta Debitorul în abordarea problemelor legate de atribuire. în cazul în care o parte semnificativă a atribuirii se efectuează la sediile consultanţilor, Banca poate, cu acordul Debitorului, vizita aceste sedii pentru a analiza munca consultanţilor.

______________________

¹³Lista scurtă: a se vedea punctul 2.6, 2.7 şi 2.8.

¹⁴Listă lungă: o listă preliminară de firme potenţiale din care va fi stabilită lista scurtă.

Procurări eşuate

1.19 Banca nu finanţează cheltuielile în cadrul unui contract de servicii de consultanţă în cazul în care Banca ajunge la concluzia că astfel de contract: (a) nu a fost acordat în conformitate cu dispoziţiile ale Acordului de credit şi, cum este detaliat în Planul de Achiziţii¹⁵ la care Banca nu a emis aprobare; (b) nu a putut fi acordat consultantului altfel determinat de succes din cauza comportamentului intenţionat tergiversant sau altor acţiuni ale Debitorului rezultate în întârzieri nejustificate, sau propunerea de succes ne mai fiind disponibilă, sau respingerea greşită a oricărei propuneri; sau (c) implică angajarea unui reprezentant al Debitorului, sau unui recipient al oricărei părţi din sumele creditului, în fraudă şi corupţie conform punctului 1.23 (c). în astfel de cazuri, fie în curs de revizuire, înainte sau după, Banca va declara procurări eşuate, şi este politica Băncii de a anula acea parte a creditului alocată serviciilor care au fost supuse procurării eşuate. Banca poate, în plus, să exercite alte măsuri prevăzute în Acordul de Credit. Chiar şi după ce contractul este atribuit după obţinerea aprobării Băncii, Banca poate declara încă de procurări eşuate şi se aplică în întregime politicile şi măsurile sale, indiferent dacă creditul a fost închis sau nu, în cazul în care ajunge la concluzia că aprobarea nu a fost eliberată pe baza informaţiilor incomplete, inexacte sau care induc în eroare, furnizate de către Debitor sau că termenii şi condiţiile contractului au fost modificate în mod substanţial, fără aprobarea Băncii.

______________________

¹⁵ A se vedea punctul 1.25.

Referire la Bancă

1.20 Debitorul va utiliza următorul text¹⁶ atunci când se referă la Banca în CDO şi documentele de contract:

“[Numele Debitorului] a primit [sau, “a solicitat”] un [credit] de la [Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare] (“Banca”), într-o sumă echivalentă a _____ dolari SUA, pentru costul de [denumirea proiectului], şi intenţionează să aplice o parte din veniturile din acest [Credit] pentru plăţile eligibile în cadrul acestui Contract. Plăţile de către Bancă vor fi efectuate numai la cererea [numele Debitorului sau desemnatului] şi după aprobarea de către Banca, şi vor fi supuse, în toate privinţele, termenilor şi condiţiilor Acordului de [Credit]. Acordul de [Creditului] interzice o retragere din Contul de [Credit] în scopul de orice plată către persoane sau entităţi, sau pentru orice import de bunuri, în cazul în care o astfel de plată sau import, la cunoaşterea Băncii, este interzisă printr-o decizie a Consiliului de Securitate al Organizaţiei Naţiunilor Unite adoptată în temeiul Capitolului VII din Statutul Organizaţiei Naţiunilor Unite. Nici o altă parte decât [numele Debitorului] nu va deriva orice drepturi din Acordul de [Creditul] sau nu va avea nici o pretenţie la sumele [Creditului].”

______________________

¹⁶Să fie modificate corespunzător în cazul unui credit de la AID sau un fond de grant sau fiduciar.

Formarea sau transferul de cunoştinţe

1.21 în cazul în care atribuirea include o componentă importantă de formare sau de transfer de cunoştinţe personalului Debitorului sau consultanţilor naţionali, TDR va indica obiectivele, natura, domeniul de aplicare, precum şi obiectivele programului de formare, inclusiv detalii cu privire la formatori şi cursanţi, abilităţi de a fi transferate, interval de timp, şi măsurile de monitorizare şi evaluare. Costul pentru programul de formare trebuie să fie inclus în contractul consultantului şi în bugetul pentru atribuire.

Limba

1.22 CDO şi propunerile vor fi pregătite în una din limbile, selectate de către Debitor: engleză, franceză sau spaniolă. În plus, faţă de una dintre limbile menţionate mai sus, Debitorul are opţiunea de a emite versiunile traduse ale acestor documente în altă limbă pe care ar trebui să fie: (i) limba naţională a Debitorului; sau (ii) limba folosită la nivel naţional în ţara Debitorului pentru tranzacţii comerciale, în continuare fiecare se numeşte “Limba Naţională”.¹⁷ în cazul în care lista scurtă cuprinde numai cetăţeni în conformitate cu alineatul 2.7, Banca poate conveni ca Debitorul să emită CDO numai în Limba Naţională. în cazul în care CDO-ul este eliberată în două limbi, consultanţi au posibilitatea de a prezenta propuneri în oricare din cele două limbi în care este emisă CDO. Contractul semnat cu consultantul câştigător va fi întotdeauna scris în limba în care a fost prezentată propunerea sa, care este limba care guvernează relaţiile contractuale între Debitor şi consultant. în cazul în care contractul este semnat în Limba Naţională, Debitorul va asigura Banca cu o traducere exactă a contractului în limba engleză, franceză sau spaniolă în momentul depunerii contractului iniţial, conform Anexei 1. Consultanţilor nici li se va cere şi nici le va fi permis de a semna contracte în mai multe limbi.

______________________

¹⁷Banca trebuie să fie mulţumită cu limba de utilizare. Debitorul îşi asumă întreaga responsabilitate pentru traducerea corectă a documentelor în Limba Naţională. În caz de orice discrepanţă cu documentele în limba engleză, franceză sau spaniolă textul din urmă prevalează.

În cazul în care Debitorul are mai mult de o Limbă Naţională şi o lege naţională prevede ca actele oficiale să fie emise în toate limbile naţionale, Debitorul va folosi o limbă naţională în CDO şi poate emite versiuni traduse în celelalte limbi.

Fraudă şi corupţie

1.23 Politica Băncii de a solicita ca Debitorii (inclusiv beneficiarii de credite Bancare), consultanţii, şi agenţii lor (fie declaraţi sau nu), subantreprenori, subconsultanţii, furnizorii de servicii sau furnizori, precum şi orice personal al acestora, să respecte cel mai înalt standard de etică în timpul selectării şi executării contractelor finanţate de Bancă.¹⁸ în conformitate cu această politică, Banca:

(a) defineşte, în sensul prezentei dispoziţii, termenii prezentaţi mai jos, după cum urmează:

(i) “practici corupte” este dare, oferire, primire sau solicitare, în mod direct sau indirect, de orice valoare pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile altei părţi;¹⁹

(ii) “practică frauduloasă” este orice act sau omisiune, inclusiv declaraţii false, care cu bună ştiinţă sau din neglijenţă, induce în eroare, sau încearcă să inducă în eroare, o parte pentru a obţine beneficii financiare sau de alt gen, sau pentru a evita o obligaţie;²⁰

(iii) “practici coluzive” este un acord între două sau mai multe părţi destinate realizării unui scop necorespunzător, inclusiv de a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei alte părţi;²¹

(iv) “practici coercitive” este afectarea sau dăunarea, sau ameninţare să afecteze sau să dăuneze, direct sau indirect, oricărei părţi sau proprietăţii părţii pentru a influenţa în mod necorespunzător acţiunile unei părţi;²²

(v) “practică obstructivă”

(aa) în mod deliberat distrugere, falsificare, modificare, sau disimulare de dovezi pentru a ancheta sau a face declaraţii false în faţa anchetatorilor pentru a împiedica în mod semnificativ o anchetă a Băncii asupra acuzaţiilor de practică de corupţie, frauduloasă, coercitivă sau coluzivă; şi/sau ameninţarea, hărţuire sau intimidare a oricărei părţi pentru a preveni să divulge cunoştinţele sale despre aspectele relevante ale investigaţiei sau de la urmărirea anchetei, sau

(bb) acte destinate să împiedice în mod semnificativ exercitarea drepturilor la inspecţie şi audit ale Băncii prevăzute de alin 1.23 (e) de mai jos.

(b) va respinge o propunere de acordare în cazul în care stabileşte că consultantul recomandat pentru acordare, sau orice membru al personalului său, sau agenţii săi sau subconsultanţi, subcontractori, furnizori de servicii, furnizori şi/sau angajaţii acestora, direct sau indirect, s-au implicat în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive pe parcursul concurării pentru contractul în cauză;

(c) va declara procurări eşuate şi va anula partea din Creditul, alocată unui contract în cazul în care stabileşte, la orice moment, că reprezentanţii Debitorului sau recipientului al oricărei părţi din sumele Creditului s-au angajat în practici corupte, frauduloase, de complicitate, coercitive sau obstructive în timpul procesului de selectare sau punere în aplicare a contractului în cauză, fără ca Debitorul să fi luat măsuri la timp şi adecvate satisfăcătoare pentru Banca pentru a aborda astfel de practici, atunci apar, inclusiv prin faptul că nu a informat Banca în timp util în momentul în care a cunoscut despre practici;

(d) va sancţiona o firmă sau o persoană fizică, în orice moment, în conformitate cu procedurile de sancţiuni în vigoare ale Băncii,²³ inclusiv prin declararea în mod public, că o firmă sau persoană fizică este neeligibilă, fie pe termen nelimitat sau pentru o perioadă de timp: (i) să fie acordat un contract finanţat de Bancă; şi (ii) să fie numit²⁴ subconsultant, furnizor sau prestator de servicii al unei firme de altfel eligibile fiind acordat un contract finanţat de Bancă;

(e) va cere ca o clauză să fie inclusă în CDO şi în contractele finanţate de Bancă despre un credit bancar care are nevoie de consultanţi şi agenţi, personal, subconsultanţi, sub-contractanţi, furnizori de servicii sau furnizorii lor, pentru a permite Băncii să inspecteze toate conturile, înregistrările şi alte documente referitoare la depunerea propunerilor şi executare a contractului, precum şi de a le fi audiat de către auditori numiţi de Bancă; şi

(f) va cere ca, atunci când un Debitor selectează o agenţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite (ONU) de a furniza servicii de asistenţă tehnică, în conformitate cu punctul 3.15 conform unui acord semnat între Debitor şi agenţia ONU, dispoziţiile de mai sus ale prezentului paragraf 1.23 în ceea ce priveşte sancţiunile pentru fraudă sau corupţie se aplică în totalitate faţă de consultanţi şi subconsultanţi, furnizori, prestatori de servicii, contractori, sub-contractori şi angajaţii lor, care au semnat contracte cu agenţia ONU. Ca o excepţie de la cele de mai sus, punctele 1.23 (d) şi (e) nu se vor aplica faţă de agenţia ONU şi angajaţii săi, şi punctul 1.23 (e) nu se va aplica contractelor dintre agenţia ONU şi furnizorii săi şi furnizorii de servicii. în astfel de cazuri, agenţiile ONU vor aplica propriile norme şi reglementări pentru investigarea acuzaţiilor de fraudă sau de corupţie care fac obiectul unor astfel de termeni şi condiţii pe care Banca şi agenţia ONU pot conveni, inclusiv obligaţia de a informa periodic Banca despre deciziile şi acţiunile luate. Banca îşi rezervă dreptul de a solicita de la Debitor să aplice măsuri, cum ar fi suspendarea sau încetarea. Agenţiile ONU vor consulta lista Băncii cu firme şi persoane fizice suspendate sau puse sub interdicţie. în cazul în care o Agenţie ONU semnează un contract sau o comandă de achiziţie cu o firmă sau o persoană fizică suspendată sau exclusă de Bancă, Banca nu va finanţa cheltuielile aferente şi va aplica alte căi de atac, după caz.

1.24 Cu acordul specific al Băncii, un Debitor poate introduce în CDO pentru contractele finanţate de Bancă, o cerinţă ca consultantul să includă în propunere o obligaţiune a consultantului de a respecta, în competiţie pentru şi executarea unui contract, legile ţării împotriva fraudei şi corupţiei (inclusiv mita), cum sunt enumerate în CDO.²⁵ Banca va accepta introducerea unei astfel de cerinţe, la cererea ţării Debitorului, cu condiţia ca regimul de reglementare a unei astfel de obligaţiuni să fie satisfăcător pentru Bancă.

______________________

¹⁸În acest context, orice acţiune întreprinsă de un consultant sau orice membru al personalului său, sau agenţii săi, sau subconsultanţi, subcontractori, furnizori de servicii, furnizori, şi/sau angajaţii acestora, pentru a influenţa procesul de selectare sau executarea contractului pentru un folos necuvenit este improprie.

¹⁹În sensul prezentului subparagraf, "o altă parte» se referă la un funcţionar public acţionînd în legătură cu procesul de selectare sau executare a contractului. În acest context, "funcţionar public" include personalul Băncii Mondiale şi angajaţii altor organizaţii care iau sau analizează deciziile de selectare.

²⁰În sensul prezentului subparagraf, "parte", se referă la un funcţionar public; termenii "beneficiu" şi "obligaţia" se referă la procesul de selectare sau executare a contractului; şi "faptul sau omisiune" este destinat să influenţeze procesul de selectare sau executare a contractului.

²¹În sensul prezentului subparagraf, "părţile" se referă la participanţii la procesul de achiziţii sau de selectare (inclusiv funcţionari publici) care încearcă fie ei înşişi, fie prin intermediul unei alte persoane sau entităţi care nu participă la procesul de achiziţii sau de selectare, să stimuleze concurenţa sau să stabilească preţurile de contract la niveluri artificiale, necompetitive, sau sunt secrete pentru alte preţuri de ofertă sau alte condiţii.

²²În sensul prezentului subparagraf, "partea", se referă la un participant în procesul de selectare sau executare a contractului.

²³O firmă sau persoană fizică poate fi declarată neeligibilă pentru atribuirea unui contract finanţat de Bancă la: (i) finalizarea procedurilor de sancţionare ale Băncii, conform procedurilor sale de sancţiuni, inclusiv, printre altele, excludere încrucişată convenită cu alte Instituţii Financiare Internaţionale, inclusiv Băncile Multilaterale de Dezvoltare, precum şi prin aplicarea procedurilor corporative administrative de sancţiuni de achiziţii ale Grupului Băncii Mondiale pentru fraudă şi corupţie; şi (ii) ca urmare a suspendării temporare sau suspendarea temporară precoce în legătură cu o procedură de sancţiuni în curs de desfăşurare. A se vedea adnotare 12 şi punctul 8 din Anexa 1 la prezentele Instrucţiuni.

²⁴Un subconsultant, furnizor sau furnizorul de servicii numit, este unul care a fost fie: (i) inclus de către consultant în propunerea sa, pentru că aduce o experienţă specifică şi semnificativă şi know-how, care sunt considerate în evaluarea tehnică a propunerii consultantului pentru serviciile speciale; sau (ii) desemnat de Debitor.

²⁵Ca un exemplu, o astfel de obligaţiune ar putea avea următorul cuprins: "Ne angajăm ca, în competiţie pentru (şi, în cazul în care atribuirea se face în favoarea noastră, în executarea) contractului de mai sus, vom respecta legile împotriva fraudei şi corupţiei în vigoare în ţara Clientului, ca astfel de legi au fost enumerate de catre Client în CDO pentru acest contract."

Planul de achiziţii

1.25 Prepararea unui Plan de achiziţii realist²⁶ pentru un proiect este esenţială în scopul monitorizării cu succes şi punerii în aplicare. Ca parte a pregătirii proiectului, Debitorul va pregăti un Plan de Achiziţii preliminar, cu toate acestea de probă, pentru întreaga sferă de aplicare a proiectului. La un nivel minim, Debitorul va pregăti un Plan de achiziţii detaliat şi cuprinzător, inclusiv toate contractele pentru care selectarea firmelor şi persoanelor fizice va avea loc în primele 18 (optsprezece) luni de implementare a proiectului. La un acord cu Banca se va ajunge cel mai târziu în timpul negocierilor de credit. Debitorul va actualiza Planurile de achiziţii pe întreaga durată a proiectului, cel puţin anual, prin includerea contractelor acordate anterior şi care vor fi achiziţionate în următoarele 12 (douăsprezece) luni. Toate planurile de achiziţii şi actualizările sau modificările acestora fac obiectul analizei²⁷ prealabile a Băncii şi aprobării înainte de implementare. După negocieri de credit, Banca va organiza publicarea pe site-ul său extern a Planului de Achiziţii iniţial acordat şi toate actualizările ulterioare după ce s-a ajuns la aprobare.

______________________

²⁶Planul de achiziţii, inclusiv actualizările acestora sunt stabilite la un nivel minim (i) o scurtă descriere a serviciilor de consultanţă necesare pentru proiectul pentru care invitaţii de propuneri urmează să fie emise în cursul perioadei în cauză; (ii) metodele propuse de selecţie autorizate în temeiul acordului de credit; (iii) cerinţele şi pragurile de revizuire ale Băncii; şi (iv) calendarul pentru activităţile cheie de selectare, precum şi orice alte informaţii pe care Banca poate solicita în mod rezonabil. Pentru proiectele, sau componente ale acestora, care sunt conduse de caracterul cererii, cum ar fi Dezvoltarea Condusă de Comunitate (DCC), Abordările Desfăşurate de Sector (ADS) etc. În cazul în care contractele specifice, sau orarul lor, nu pot fi identificate în prealabil, un şablon potrivit din Planul de achiziţii va fi convenit cu Banca pentru monitorizarea şi punere în aplicare a selectării consultanţilor. În cazul în care proiectul include achiziţionarea de bunuri, lucrări şi servicii care nu sunt de consultanţă, Planul de Achiziţii ar trebui să includă, de asemenea, metodele de achiziţii publice în conformitate cu Instrucţiuni: Achiziţiei de mărfuri, Lucrări şi Servicii de nonconsultanţă în cadrul împrumuturilor BIRD şi Creditelor & Granturilor AID de Debitorii Băncii Mondiale.

²⁷A se vedea Anexa 1.

II. SELECTARE BAZATĂ PE CALITATE ŞI COST (SBCC)

Procesul de selectare

2.1 SBCC utilizează un proces competitiv în rândul firmelor de pe lista scurtă care ia în considerare calitatea propunerii şi costul serviciilor în selectarea firmei de succes. Cost ca un factor de selectare va fi utilizat judicios. Ponderea relativă să se acorde calităţii şi costul se stabileşte pentru fiecare caz în funcţie de caracterul atribuirii.

2.2 Procesul de selectare trebuie să includă următoarele etape:

(a) pregătirea TDR;

(b) pregătirea devizului a costurilor şi a bugetului şi criteriilor de preselectare;

(c) publicitate;

(d) pregătirea listei scurte a consultanţilor;

(e) pregătirea şi eliberarea CDO (care ar trebui să includă: Scrisoarea de invitaţie (SDI), Instrucţiuni pentru Consultanţi (IPC), TDR şi proiectul contractului propus);

(f) primirea de propuneri;

(g) evaluarea propunerilor tehnice: luarea în considerare a calităţii;

(h) deschiderea publică a ofertelor financiare;

(i) evaluarea propunerii financiare;

(j) evaluarea finală a calităţii şi a costurilor; şi

(k) negocieri şi acordarea contractului firmei selectate.

Termeni de referinţă (TDR)

2.3 Debitorul este responsabil pentru pregătirea TDR pentru atribuire. TDR se pregătesc de către o persoană(e) sau o firmă specializată în domeniul numirii. Domeniul de aplicare al serviciilor descrise în TDR este compatibil cu bugetul disponibil. TDR va defini în mod clar obiectivele, scopurile şi domeniul de aplicare al numirii şi va furniza informaţii de bază (inclusiv o listă de studii relevante existente şi datele de bază) pentru a facilita pregătirea de către consultanţi a propunerilor lor. Dacă transferul de cunoştinţe sau formarea este un obiectiv, ar trebui să fie subliniat în mod specific, împreună cu detalii privind numărul de personal care urmează să fie instruit, şi aşa mai departe, pentru a permite consultanţilor să estimeze resursele necesare. TDR enumeră serviciile şi studiile necesare pentru asigurarea serviciilor de consultanţă şi rezultatele aşteptate (de exemplu, rapoarte, date, hărţi, studii, etc.). Cu toate acestea, TDR nu trebuie să fie prea detaliat şi inflexibil, astfel încât consultanţii concurenţi să poată propune propria metodologie şi de personal. Firmele sunt încurajate să comenteze TDR în propunerile lor. Debitorul şi responsabilităţile respective ale consultanţilor ar trebui să fie clar definite în TDR.

Estimarea costurilor (Buget)

2.4 Prepararea unui deviz a costurilor bine gândit este esenţial dacă resursele bugetare realiste vor fi alocate. Estimarea costurilor se bazează pe evaluarea de către Debitor a resurselor necesare pentru a efectua atribuirea: timpul experţilor, suportul logistic, precum şi intrări fizice (de exemplu, vehicule, echipamente de laborator). Costurile se împart în două mari categorii: (a) taxa sau remunerare (ân funcţie de tipul de contract folosit), şi (b) articole rambursabile, şi divizate în costuri străine şi locale. Costul intrărilor timpului experţilor se estimează pe baza unei evaluări realiste a expertizelor naţionale şi internaţionale necesare. CDO indică nivelul estimat al intrărilor de timp al experţilor sau costul total estimat al contractului, dar nu şi estimările detaliate, cum ar fi taxele.

Publicitate

2.5 Pentru toate proiectele, Debitorul este obligat să pregătească şi să prezinte Băncii o Notificare Generală privind Achiziţii. Banca va asigura publicarea acesteia în Dezvoltarea Afacerilor ONU on-line (UNDB on-line) şi pe site-ul extern al Băncii.²⁸ Pentru a obţine exprimările de interes (EDI), Debitorul trebuie să includă o listă de sarcini de consultanţă preconizate în Notificarea Generală privind Achiziţii, şi va face publicitate pentru o cerere de exprimare a interesului (CEI) pentru fiecare contract pentru firmele de consultanţă în Monitorul Oficial, cu condiţia că este de largă circulaţie, sau în cel puţin într-un ziar sau revistă tehnică sau financiară, de circulaţie naţională din ţara Debitorului, sau într-un portal electronic utilizat pe scară largă, cu acces gratuit la nivel naţional şi internaţional în limba engleză, franceză sau spaniolă.²⁹ în plus, sarcinile preconizate cu costul mai mare de 300.000 dolari SUA vor fi publicate în UNDB on-line.³⁰ Debitorii pot, de asemenea, în astfel de cazuri să facă publicitate CEI într-un ziar internaţional sau o revistă tehnică sau financiară. Informaţiile solicitate trebuie să fie minimul necesar pentru a face o impresie cu privire la capacitatea firmei şi să nu fie atât de complexe încât să descurajeze consultanţi să-şi exprime interesul. CEI includ cel puţin următoarele informaţii aplicabile alocării: calificările necesare şi experienţa firmei, dar nu date biologice ale experţilor individuali; criterii pentru preselecţie; şi dispoziţiile cu privire la conflictul de interese. Nu mai puţin de 14 (paisprezece) zile de la data postării pe UNDB on-line sunt oferite pentru răspunsuri, înainte de pregătirea listei scurte. Prezentarea târzie a unui răspuns la o CEI nu trebuie să fie un motiv de respingere a acesteia, cu excepţia cazului că Debitorul a pregătit deja o preselectare, în funcţie de CEI primite, care îndeplineşte condiţiile prevăzute la punctul 2.6 de mai jos. Banca va organiza publicarea simultană a tuturor CEI pregătite şi prezentate de Debitori pe site-ul extern al Băncii.

______________________

²⁸UNDB on-line este o publicaţie a Naţiunilor Unite. Informaţii despre abonament sunt disponibile la: Business Development, Organizaţia Naţiunilor Unite, GCPO C/P 5850, New York, NY 10163-5850, Statele Unite ale Americii (site-ul: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). Site-ul Extern al Băncii Mondiale: www.worldbank.org.

²⁹În plus, la alegerea Debitorului, în limba naţională astfel cum este definită în conformitate cu punctul 1.22.

³⁰În mod excepţional, în cazul în care Banca a fost de acord să cuprindă în lista scurtă doar consultanţi naţionali, Banca poate conveni ca Debitorul să nu publice în UNDB on-line contractele peste US $ 300.000. Pragurile în US Dolar indicate de-a lungul acestor Instrucţiuni includ toate impozitele şi taxele, dacă este cazul.

Lista Scurtă a Consultanţilor

2.6 Debitorul este responsabil pentru pregătirea preselectărilor. Debitorul va atrage prima atenţie acelor firme care exprimă interes, care au calificările relevante. Preselectarea va cuprinde şase firme cu o răspândire geografică largă, cu (i) nu mai mult de două firme din orice ţară, cu excepţia cazului că nu există alte firme calificate identificate pentru a îndeplini această cerinţă³¹; şi (ii) cel puţin o întreprindere dintr-o ţară în curs de dezvoltare, cu excepţia cazului că nu a putut fi identificată nici o firmă calificată din ţările în curs de dezvoltare. Atunci când oricare dintre cerinţele de mai sus nu pot fi respectate, pe baza de EDI primite, Debitorul poate solicita direct interes din partea firmelor calificate pe baza cunoştinţelor proprii, sau să ceară asistenţa Băncii, în conformitate cu punctul 1.17. în mod excepţional, Banca poate accepta preselectarea care conţine un număr mai mic de firme, atunci când nu există firme calificate suficiente care şi-au exprimat interesul pentru atribuire specifică, atunci când nu au putut fi identificate firme suficient de calificate, sau atunci când dimensiunea contractului sau caracterul atribuirii nu justifică concurenţă mai mare. După ce Banca a emis aprobarea faţă de preselectare, Debitorul nu va face modificări fără aprobarea Băncii. Firmele care au exprimat interesul, precum şi orice altă firmă sau entitate care solicită în mod specific acest lucru, li se furnizează lista finală de firme de către Debitor.

2.7 Lista scurtă poate cuprinde în totalitate consultanţi naţionali (firme înregistrate sau fondate în ţară), în cazul în care atribuirea este mai jos de rata maximă (sau rate maxime), stabilită în Planul de Achiziţii aprobat de Bancă³², un număr suficient de firme naţionale calificate este disponibil pentru a avea o preselectare de firme cu costuri competitive, şi atunci când concurenţa, inclusiv consultanţi străini este, la prima vedere, nejustificată sau consultanţii străini nu şi-au exprimat interesul. Aceleaşi rate vor fi utilizate în operaţiunile de creditare ale Băncii în susţinerea Abordării Desfăşurate a Sectorului (ADS)³³ (ân care sunt reunite fonduri guvernamentale şi/sau donatoare), ca prag sub care listele scurte vor fi compuse în întregime din firme naţionale selectate în conformitate cu procedurile convenite cu Banca. Cu toate acestea, în cazul în care firmele străine exprimă interesul, acestea vor fi luate în considerare.

2.8 Lista scurtă ar trebui să cuprindă, în mod normal consultanţi din aceeaşi categorie cu obiectivele de afaceri similare, capacităţi corporative, experienţa şi domeniul de expertiză, şi care au întreprins misiuni de caracter şi complexitate similară. întreprinderi sau instituţii de stat şi organizaţiile nonprofit (ONG-uri, Universităţi, agenţii ONU, etc.) nu ar trebui să fie, în mod normal incluse în aceeaşi preselectare, împreună cu firmele din sectorul privat, cu excepţia cazului când ele funcţionează ca societăţi comerciale care îndeplinesc cerinţele punctului 1.13(b) din prezentele Instrucţiuni. Dacă se foloseşte tipul mixt, selectarea trebuie să fie în mod normal, efectuată folosind Selectarea bazată pe calitate (SBC) sau Selectarea bazată pe calificările consultanţilor (SCC) (pentru misiuni mici).³⁴ Lista scurtă nu va include Consultanţii individuali. în cele din urmă, în cazul în care aceeaşi firmă este considerată pentru includerea în listele scurte pentru misiuni concurente, Debitorul va evalua capacitatea generală a firmei de a efectua mai multe contracte, înainte de includerea ei în mai multe preselectări.

______________________

³¹În scopul de a stabili o preselectare, naţionalitatea unei firme este cea a ţării în care este înregistrată sau fondată, şi, în cazul întreprinderilor mixte, cetăţenia partenerului principal.

³²Ratele în dolari se determină în fiecare caz în parte, luînd în considerare caracterul proiectului, capacitatea consultanţilor naţionali, precum şi complexitatea misiuni. Rata (sau rate), în mod normal nu trebuie să depăşească suma definită în Raportul de evaluare a achiziţiilor ţării (REAŢ) pentru Ţara Debitorului sau a altor evaluărilor similare efectuate de Banca. Ratele în dolari pentru fiecare ţară de credit vor fi postate pe site-ul extern al Băncii.

Banca poate conveni, la cererea Debitorului, ca CDO pentru astfel de misiuni să includă o clauză de declarare neeligibilă pentru Banca să finanţeze o firmă din ţara Debitorului, care este sub o sancţiune de excludere de la acordarea unui contract de către autoritatea judiciară corespunzătoare din ţara Debitorului şi în conformitate cu legile sale relevante, cu condiţia ca Banca a stabilit că firma a fost implicată în fraudă sau corupţie, iar procedura judiciară i-a oferit firmei procesul adecvat.

³³ADS reprezintă o abordare de agenţiile de dezvoltare pentru a sprijini programele conduse de ţări a căror scară este mai mare decît un singur proiect. El de obicei cuprinde un sector întreg sau porţiuni mari din unul.

³⁴Praguri în dolari cu definirea "mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinînd seama de natura şi complexitatea misiunii, dar nu trebuie să depăşească 300.000 doalri SUA, altele decît în cazuri excepţionale, cum ar fi situaţiile de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de către Bancă.

Pregătirea şi eliberarea cererii de ofertă (CDO)

2.9 CDO trebuie să includă: (a) o scrisoare de invitaţie, (b) Instrucţiuni pentru consultanţi şi fişa de date, (c) TDR şi (d) tipul de contract propus. Debitorii trebuie să utilizeze CDO standardizate, emise de Banca cu modificări minime, acceptabile pentru Banca, după cum este necesar pentru a aborda condiţiile specifice ale proiectului. Orice astfel de modificări vor fi introduse numai prin fişa de date a CDO. Debitorii enumeră toate documentele incluse în CDO. Debitorul poate utiliza un sistem electronic pentru a distribui CDO, cu condiţia că Banca este mulţumită cu adecvarea unui astfel de sistem. în cazul în care CDO este distribuită în format electronic, sistemul electronic va fi sigur pentru a evita modificările în CDO şi nu trebuie să limiteze accesul consultanţilor preselectaţi la CDO.

Scrisoare de invitaţie (SDI)

2.10. SDI precizează intenţia Debitorului de a încheia un contract de prestări de servicii de consultanţă, sursa fondurilor, detalii cu privire la client, precum şi data, ora şi adresa pentru depunerea propunerilor.

Instrucţiuni pentru consultanţi şi fişa cu date (IPC)

2.11 IPC trebuie să conţină toate informaţiile necesare care ar ajuta consultanţii să pregătească oferte receptive şi să aducă cât mai multă transparenţă posibilă în procedura de selectare prin furnizarea informaţiilor cu privire la procesul de evaluare şi prin indicarea criteriilor şi factorilor de evaluare, greutăţile lor, şi scorul de calitate minim de trecere. IPC trebuie să indice fie o estimare de intrări a experţilor principali (în persoană-luni) necesari de consultanţi sau bugetului estimat, dar nu şi ambele. Consultanţii, cu toate acestea, trebuie să fie liberi pentru a pregăti propriile estimări ale timpului experţilor pentru a efectua numirea şi de a oferi costul corespunzător în ofertele lor. Când, în cadrul contractelor bazate pe timp, serviciile sunt de caracter de rutină sau nu au nevoie de o abordare inovatoare, Debitorul poate, cu condiţia că Banca nu are obiecţii, solicita ca consultanţii să includă în propunerea lor acelaşi nivel de intrări din timpul experţilor aşa cum este indicat în CDO, în caz contrar propunerea lor financiară se ajustează în vederea comparării ofertelor şi luarea deciziei de acordare. IPC trebuie să specifice perioada de valabilitate a ofertei, care trebuie să fie adecvată pentru evaluarea propunerilor, decizia privind acordare, analiza Băncii şi finalizarea negocierilor contractuale. O listă detaliată a informaţiilor care ar trebui incluse în IPC este prevăzută în Anexa 2.

Contract

2.12 Secţiunea IV a acestor Instrucţiuni prezintă pe scurt cele mai frecvente tipuri de contracte. Creditaţii vor utiliza Formularul Standard corespunzător al Contractului emis de Bancă cu modificări minime, acceptabile pentru Bancă, după cum este necesar pentru a aborda problemele specifice de ţară şi de proiect. Orice astfel de modificări vor fi introduse numai prin Fişele de date a contractului sau prin Condiţiile speciale ale contractului şi nu prin introducerea modificărilor în modul de redactare a condiţiilor contractuale generale incluse în Formularul standard al contractului. Aceste forme ale contractului acoperă cea mai mare parte a serviciilor de consultanţă. Când aceste forme nu sunt adecvate (de exemplu, control înainte de expediere, servicii de achiziţii, formare a studenţilor în universităţi, publicitatea activităţilor de privatizare, sau twinning), Debitorii trebuie să utilizeze alte forme contractuale acceptabile pentru Bancă.

Primirea şi deschiderea propunerilor

2.13 Debitorul va oferi suficient timp pentru ca consultanţii să pregătească propunerile lor. Termenul acordat va depinde de atribuire, dar în mod normal, nu trebuie să fie mai mic de patru săptămâni sau mai mare de trei luni (de exemplu, pentru misiuni care necesită stabilirea unei metodologii sofisticate, pregătirea unui plan multidisciplinar). în acest interval, firmele pot solicita rectificări cu privire la informaţiile prezentate în CDO. Debitorul va furniza aceste rectificări, în scris, şi le va copia pentru toate firmele de pe lista scurtă (care intenţionează să prezinte propuneri). Dacă este necesar, Debitorul va prelungi termenul limită de depunere a propunerilor. Propunerile tehnice şi financiare sunt depuse în acelaşi timp. Nu vor fi acceptate modificări ale ofertelor tehnice sau financiare după termenul limită, deşi ofertele modificate pot fi depuse înainte de termenul limită. Pentru a proteja integritatea procesului, propunerile tehnice şi financiare se depun în plicuri sigilate separate. Un comitet de funcţionari ales de Debitor de la departamentele corespunzătoare (tehnic, financiar, juridic, după caz), va deschide toate propunerile tehnice primite până la termenul limită de depunere a propunerilor la locul desemnat prevăzut în CDO indiferent de numărul de ofertelor primite de astfel de termen. La deschiderea ofertelor tehnice, în prezenţa consultanţilor care doresc să participe, Debitorul nici nu va respinge nici nu va discuta meritele oricărei propuneri. Toate propunerile primite după data limită vor fi declarate întârziate şi respinse, şi returnate nedeschise prompt. Comitetul va citi cu voce tare numele consultanţilor care au depus propuneri, prezenţa sau absenţa de plicuri financiare sigilate în mod corespunzător, precum şi orice alte informaţii considerate adecvate. Propunerile financiare vor rămâne sigilate şi vor fi depuse la un auditor cu reputaţie publică sau autoritate independentă³⁵ până când sunt deschise în conformitate cu punctul 2.23. Debitorii pot utiliza sisteme electronice care permit consultanţilor să prezinte propuneri prin mijloace electronice, cu condiţia că Banca este mulţumită de adecvare a sistemului, inclusiv, printre altele, că sistemul este securizat; menţine integritatea, confidenţialitatea, autenticitatea propunerilor depuse; şi utilizează un sistem de semnătură electronică sau echivalent pentru a păstra consultanţii legaţi de propunerile lor.

______________________

³⁵O entitate independentă trebuie să nu aibă interes direct sau indirect sau implicarea în atribuirea în cauză.

Rectificarea sau modificarea ofertelor

2.14 Dacă nu se prevede altfel la punctele 2.27 la 2.29 din secţiunea II şi la punctul 1 (p) din Anexa 2 din prezentele Instrucţiuni, consultanţi nu for fi solicitaţi, şi nici nu le va fi permis de a modifica propunerile lor în orice mod, după termenul limită pentru depunerea propunerilor. în timp ce evaluează propunerile, Debitorul va efectua evaluarea doar pe baza propunerilor tehnice şi financiare prezentate, şi nu va cere consultanţilor rectificări, cu excepţia interogări superficiale cu aprobarea Băncii.

Evaluarea propunerilor: Examinarea Calităţii şi costului

2.15 Evaluarea propunerilor se efectuează în două etape: în primul rând calitatea, iar apoi costul. Evaluatorii de propuneri tehnice nu trebuie să aibă acces la propunerile financiare până la încheierea evaluării tehnice, inclusiv oricărui comentariu bancar şi aprobării. Propunerile financiare vor fi deschise numai după aceea. Evaluarea se realizează în deplină conformitate cu prevederile CDO.

Evaluarea calităţii

2.16 Având în vedere necesitatea de servicii de înaltă calitate, calitatea evaluării propunerilor tehnice este esenţială. Debitorul va evalua fiecare propunere tehnică, utilizând o comisie de evaluare a cel puţin 3 (trei), şi în mod normal nu mai mult de 7 (şapte) membri, inclusiv specialişti calificaţi în sectorul de atribuire în cauză. Fiecare membru al comitetului nu trebuie să fie într-o situaţie de conflict de interese conform punctului 1.9 litera (c), şi să certifice în acest sens înainte de a participa la evaluare. în cazul în care Banca stabileşte că evaluarea tehnică este în contradicţie cu CDO sau nu evaluează în mod corespunzător punctele forte sau punctele slabe ale propunerilor, şi comisia nu reuşeşte să abordeze situaţia în timp util, Banca poate solicita Debitorului să formeze o nouă comisie de evaluare, inclusiv experţi internaţionali în domeniul misiunii, dacă este necesar.

2.17 Evaluarea tehnică ia în considerare criteriile indicate la punctul 2.18 şi subcriteriile indicate la punctele 2.19 şi 2.20 reflectate în CDO. CDO trebuie să descrie fiecare astfel de criteriu şi subcriteriu, împreună cu valorile lor relative maxime şi să prezinte valoarea tehnică minimă generală, mai jos de care o propunere va fi respinsă ca necorespunzătoare. Rata indicativă pentru valoarea tehnică minimă generală este de 70-85 (între şaptezeci şi optzeci şi cinci) pe o scară de la 1 la 100 (de la unu la o sută). Punctajul maxim pentru fiecare criteriu şi punctajul tehnic minim general se determină în funcţie de caracterul şi complexitatea atribuirii specifice.

2.18 Criteriile includ: (a) experienţa consultantului referitor la atribuire, (b) calitatea metodologiei propuse, (c) calificările propuse ale experţilor principali, (d) transferul de cunoştinţe, în caz că se cere de TDR şi (e) gradul de participare a cetăţenilor în rândul experţilor principali în îndeplinirea atribuirii. Acestea trebuie să fie cuprinse în rata indicativă a valorilor specificate mai jos, cu excepţia cazului aprobării din partea Băncii. Punctajul maxim pentru “Participarea experţilor naţionali”, aşa cum este indicat mai jos, nu trebuie să depăşească 10 (zece).

Experienţa specifică a consultantului:       de la 0 la 10

Metodologie:                                          de la 20 la 50

Experţi principali:                                    de la 30 la 60

Transfer de cunoştinţe:³⁶                         de la 0 la 10

Participarea experţilor naţionali:³⁷               de la 0 la 10

Total:                                                     100

2.19 Debitorul va împărţi, în mod normal, aceste criterii în subcriterii. Fiecare criteriu este, în cele din urmă, evaluat pe baza ponderii atribuite subcriteriului respectiv. De exemplu, subcriterii pentru metodologia ar putea fi inovarea şi nivelul de detaliere. Cu toate acestea, numărul de subcriterii ar trebui să ţină de esenţial. Banca se pronunţă împotriva utilizării listelor extrem de detaliate ale subcriteriilor care ar putea reda evaluării un aer de exerciţiu mecanic mai mult decât a unei evaluări profesionale a propunerilor. Ponderea acordată experienţei poate fi relativ modestă, deoarece acest criteriu a fost deja luat în considerare în preselectarea consultantului. Mai multă pondere trebuie să se acorde metodologiei în cazul atribuirilor mai complexe (de exemplu, fezabilitate multidisciplinară sau studii manageriale).

2.20 Numai experţii principali ar trebui să fie evaluaţi. Din moment ce ei determină în cele din urmă calitatea performanţei, mai multă pondere ar trebui să se atribuie acestui criteriu în cazul în care propunerea de atribuire este complexă. Debitorul va analiza calificările şi experienţa experţilor principali propuşi din curriculum vitae, care trebuie să fie corecte, complete şi semnate de un funcţionar autorizat al firmei de consultanţă şi de persoana fizică propusă. Persoanele fizice vor fi împărţite în următoarele trei subcriterii, corespunzător sarcinii:

(a) calificări generale: studii generale şi formarea, lungimea experienţei, funcţiile deţinute, numirile anterioare în calitate de expert de echipă, experienţa în ţările în curs de dezvoltare, şi aşa mai departe;

(b) conformitatea pentru atribuire: studiile, formarea şi experienţa în sectorul specific, domeniu, subiectul şi aşa mai departe, relevante pentru atribuire particulară; şi

(c) experienţă în regiune: cunoaşterea limbii locale, culturii, sistemului administrativ, organizării guvernamentale, şi aşa mai departe.

2.21 Debitorii evaluează fiecare propunere pe baza corespunderii cu TDR. O propunere se consideră necorespunzătoare şi va fi respinsă la acest stadiu dacă acesta nu corespunde aspectelor importante descrise în CDO. Propunerile tehnice care conţin orice informaţii financiare materiale se declară necorespunzătoare.

2.22 Membrii comisiei de evaluare evaluează propunerile în conformitate cu criteriile de evaluare specificate în CDO, independent unul de celălalt, şi fără nici o influenţă externă din partea oricărei persoane sau entităţi. O propunere va fi respinsă în cazul în care nu obţine punctajul tehnic minim general specificat în CDO. La sfârşitul procesului de evaluare, Debitorul va pregăti un Raport de Evaluare Tehnică utilizând formularul-tip al Băncii al Raportului de evaluare sau a unui alt raport acceptat de Bancă. Raportul trebuie să fundamenteze rezultatele evaluării şi să justifice scorurile tehnice totale atribuite fiecărei propuneri prin descrierea punctelor forte şi punctelor slabe relative ale propunerilor. Diferenţe mari în punctajul individual acordat unei propuneri pentru acelaşi criteriu sau subcriteriu de diferiţi membri vor fi indicate şi în raportul de evaluare tehnică va fi dată justificarea. în cazul contractelor în baza analizei prealabile, raportul de evaluare tehnică, inclusiv fişele de evaluare detaliată ale fiecărui membru al Comitetului trebuie să fie prezentate Băncii pentru analiză şi aprobare. Toate înregistrările referitoare la evaluare, cum ar fi fişele de evaluare individuală, se păstrează în conformitate cu alineatele 2(k) şi 5 din Anexa 1.

______________________

³⁶Transferul de cunoştinţe poate fi obiectivul principal al unor atribuiri; în astfel de cazuri, trebuie să se indice în TDR şi, numai cu condiţia lipsei de obiecţii din partea Băncii, se poate acorda o pondere mai mare, pentru a-i reflecta importanţa.

³⁷După cum se reflectă prin participarea cetăţenilor în rîndul experţilor principali (fie prezentaţi de firme străine sau naţionale), şi calculat ca raportul timpului experţilor naţionali principali (în persoană luni) faţă de numărul total al timpului experţilor naţionali (în persoană-luni) din propunere.

Deschiderea Ofertelor Financiare şi Evaluarea Costului

2.23 După ce Raportul de Evaluare Tehnică este completat (precum şi pentru contracte în baza analizei prealabile, după ce Banca a emis acceptul său), Debitorul va informa consultanţii propunerile cărora nu au îndeplinit cerinţele tehnice minime de calificare sau au fost considerate necorespunzătoare conform CDO şi TDR, şi că propunerile lor financiare vor fi returnate nedeschise după semnarea contractului. în plus, Debitorul va informa fiecare dintre consultanţi sus-menţionaţi despre punctajul lor tehnic general, precum şi punctajul obţinut pentru fiecare criteriu şi sub-criteriu, dacă este cazul. Debitorul va notifica simultan consultanţii care au acumulat punctajul tehnic minim general, despre data, ora şi locul stabilit pentru deschiderea ofertelor financiare. Data de deschidere se stabileşte acordând timp suficient consultanţilor pentru a face aranjamentele necesare participării la deschiderea ofertelor financiare. Propunerile financiare vor fi deschise în prezenţa reprezentanţilor consultanţilor care doresc să participe (în persoană sau online). Numele consultantului, punctajul tehnic, inclusiv repartizarea pe criteriu, precum şi preţurile totale oferite se vor citi cu voce tare (şi postate online, atunci când este utilizată depunerea electronică a propunerilor) şi înregistrate în momentul deschiderii propunerilor financiare. Debitorul va pregăti, de asemenea, procesul-verbal de deschidere şi o copie a acestui proces se transmite imediat Băncii şi tuturor consultanţilor care au depus ofertele.

2.24 Debitorul va evalua şi va compara propunerile financiare în conformitate cu următoarele proceduri. Preţurile se transformă într-o valută unică selectată de către Debitor (în valuta locală sau în valută străină complet convertibilă) cum se menţionează în CDO. Debitorul va face această conversie folosind ratele de vânzare (de schimb) pentru acele valute cotate de către o sursă oficială (cum ar fi Banca Centrală), sau de o bancă comercială, sau de către un ziar de circulaţie internaţională pentru tranzacţii similare. CDO trebuie să precizeze sursa a cursului de schimb care urmează să fie utilizat şi data acelui curs de schimb, cu condiţia ca data nu va fi mai devreme de patru săptămâni înainte de termenul limită de depunere a propunerilor, nici mai târziu de data iniţială a expirării perioadei de valabilitate a propunerii. Pentru un contract pe bază de timp,³⁸ orice erori aritmetice vor fi corectate, iar preţurile vor fi ajustate în cazul în care ele nu reuşesc să reflecte toate intrările incluse în propunerile tehnice respective. Pentru un contract de sume forfetare, consultantul se consideră că a inclus toate preţurile în propunerea sa financiară, astfel încât nici corectări aritmetice, nici ajustări de preţuri nu se efectuează, şi preţul total, suma netă a taxelor înţelese în conformitate cu alineatul 2.25 de mai jos, incluse în propunerea financiară se consideră a fi preţul de ofertă.

2.25 în scopul evaluării, preţurile de ofertă exclud taxele indirecte identificabile locale³⁹ pe contract şi impozitul pe venit, plătit ţării Debitorului cu privire la remunerarea serviciilor prestate în ţara Debitorului de către experţii nonrezidenţi şi alt personal al consultantului. în situaţii excepţionale, atunci când impozitele indirecte nu pot fi identificate în întregime de către Debitor la evaluarea ofertelor financiare, Banca poate fi de acord că acele preţuri, doar în scopul evaluării, includ toate taxele plătibile în ţara Debitorului. Preţul total oferit trebuie să includă remunerarea consultanţilor şi alte cheltuieli, cum ar fi călătoria, traducerea, tipărirea raportului sau cheltuieli de secretariat. Propunerii cu cel mai mic preţ total de ofertă poate fi acordat un punctaj financiar de 100 (o sută), precum şi altor propuneri acordate punctaje financiare care sunt invers proporţionale preţurilor lor. Alternativ, o metodologie direct proporţională sau de alt gen poate fi utilizată în atribuirea punctajelor propunerilor financiare. Metodologia care va fi utilizată, trebuie să fie descrisă în CDO.

______________________

³⁸A se vedea secţiunea IV cu privire la formele contractelor.

³⁹Toate impozitele indirecte percepute de pe facturi contractuale, la nivel de Stat, Naţional (sau Judeţean) şi Municipal, cum ar fi impozitul pe vînzări, TVA, accize, şi taxe şi impozite similare.

Evaluare Combinată de Calitate şi Cost

2.26 Punctajul total se obţine prin ponderarea punctajelor pentru calitate şi cost, şi prin sumarea lor. Ponderea pentru “cost” va fi aleasă, ţinând seama de complexitatea atribuirii şi importanţa relativă a calităţii. Cu excepţia tipurilor de servicii menţionate în Secţiunea III, ponderea costului trebuie să fie în mod normal de 20 (douăzeci) de puncte dintr-un punctaj total de 100 (o sută). Coeficienţii propuşi pentru calitate şi cost vor fi specificaţi în CDO. Firma care obţine cel mai mare punctaj total va fi invitată pentru negocieri.

Negocierile şi Acordarea Contractului

2.27 Negocierile trebuie să includă discuţii pe seama TDR, metodologiei, intrărilor Debitorului, şi condiţiilor speciale ale contractului. Aceste discuţii nu trebuie să modifice în mod substanţial domeniul iniţial de aplicare al serviciilor în cadrul TDR sau termenii contractului, şi mai puţin să fie afectată calitatea produsului final, preţul său şi relevanţa evaluării iniţiale. Nu ar trebui să fie reduceri majore în intrări de lucru numai pentru a satisface costul estimat sau bugetul disponibil. TDR-ul final şi metodologia convenită se include în “Descrierea Serviciilor”, care fac parte din contract.

2.28 Societăţii selectate nu i se va permite să înlocuiască experţii principali, cu excepţia cazului că ambele părţi sunt de acord că întârzieri nejustificate în procesul de selectare fac o astfel de substituire inevitabilă sau că astfel de schimbări sunt necesare pentru a îndeplini obiectivele atribuirii.⁴⁰ în cazul în care acest lucru nu este cazul şi dacă se stabileşte că experţii principali au fost incluşi în propunerea fără a confirma disponibilitatea acestora, firma poate fi descalificată, iar procesul va fi continuat de firma clasată pe locul următor. Experţii principali propuşi pentru înlocuire trebuie să aibă calificări egale sau mai bune decât experţii principali propuşi iniţial.⁴¹

2.29 Negocierile financiare trebuie să includă clarificarea obligaţiei fiscale a consultanţilor în ţara Debitorului (dacă este cazul) şi modul în care această obligaţie fiscală a fost sau ar trebui să fie reflectată în contract. Plăţile efectuate în temeiul contractelor forfetare se bazează pe livrarea de rezultate (sau produse), prin urmare, preţul oferit va include toate costurile (timpul experţilor, cheltuieli extra, de călătorie, cazare, etc.). Prin urmare, în cazul în care metoda de selectare pentru un contract forfetar a inclus costul ca un factor de evaluare, preţul oferit nu va fi negociat. în cazul contractelor bazate pe timp, plata se bazează pe intrări (timpul experţilor şi cheltuieli rambursabile) şi preţul oferit va include ratele experţilor şi o estimare a valorii cheltuielilor rambursabile. în cazul în care metoda de selectare include costul ca un factor de evaluare, negocierile ratelor experţilor nu vor avea loc, cu excepţia unor circumstanţe speciale, cum ar fi de exemplu, ratele experţilor oferite sunt mult mai mari decât ratele de obicei percepute de consultanţi pentru contracte similare. în consecinţă, interdicţia negocierii nu exclude dreptul clientului de a cere clarificări şi, în cazul în care taxele sunt foarte mari, pentru a cere schimbarea lor, după consultarea obligatorie cu Banca. Cheltuielile rambursabile trebuie să fie plătite la cheltuielile reale suportate cu costul la prezentarea bonurilor şi, prin urmare, nu sunt supuse negocierilor. Cu toate acestea, în cazul în care clientul doreşte să definească plafoane pentru preţurile unitare ale anumitor cheltuieli rambursabile (cum ar fi ratele de călătorie sau de cazare), acestea ar trebui să indice nivelurile maxime ale acestor rate în CDO sau să definească o diurnă în CDO.

2.30 în cazul în care negocierile cu consultantul clasat cel mai sus eşuează, Debitorul va informa consultantul în cauză, în scris, despre toate problemele nerezolvate şi dezacorduri, şi îi va oferi o ultimă oportunitate de a răspunde în scris. Negocierile contractului nu se încheie numai pentru considerente bugetare. Dacă există încă vreun dezacord, Debitorul va informa consultantul, în scris, despre intenţia de a renunţa la negocieri. Negocierile pot fi apoi reziliate după obţinerea acordului Băncii, iar consultantul clasat pe locul următor va fi invitat la negocieri. Debitorul va furniza Băncii pentru revizuire procesul-verbal al negocierilor şi toate comunicările relevante, precum şi motivele pentru o astfel de reziliere. Odată cu începerea negocierilor cu următoarea firmă, Debitorul nu va redeschide negocierile anterioare. După finalizarea cu succes a negocierilor, şi după ce Banca a emis acordul său asupra contractului negociat şi parafat, Debitorul va notifica prompt alte firme de pe lista scurtă despre faptul că ele nu au avut succes.

______________________

⁴⁰Definirea realistă a perioadelor de valabilitate propunerii în CDO şi realizarea unei evaluări eficiente ce minimizează acest risc.

⁴¹A se vedea Anexa 2 alineatul 1(p) pentru mai multe detalii.

Publicarea Acordării Contractului

2.31 Procedura de publicare a acordării contractului este specificat la punctul 7 din Anexa 1.

Raportul detaliat al Debitorului

2.32 În publicarea acordării contractului menţionat la alineatul 2.31, Debitorul va specifica faptul că orice consultant care doreşte să stabilească motivele pentru care propunerea sa nu a fost selectată, ar trebui să solicite o explicaţie din partea Debitorului. Debitorul va furniza prompt, în scris, o explicaţie de ce astfel de propunere nu a fost selectată. în cazul în care un consultant cere o întâlnire de debriefing, consultantul suportă toate costurile de participare la o astfel de întâlnire de de briefing.

Respingerea tuturor propunerilor şi reinvitaţie

2.33 Debitorul va fi justificat în respingerea tuturor propunerilor numai dacă: (i) toate propunerile sunt necorespunzătoare, deoarece acestea nu reuşesc să răspundă la aspecte importante ale TDR sau prezintă deficienţe majore în corespundere cu TDR în conformitate cu punctul 2.21; sau (ii) toate propunerile nu reuşesc să atingă punctajul tehnic minim specificat în CDO; sau (iii) în cazul în care preţul oferit al propunerii de succes este substanţial mai mare decât bugetul disponibil sau devizul costurilor recent actualizat. în cel din urmă caz, ca o alternativă a reinvitaţiei, fezabilitatea creşterii bugetului sau scăderii domeniului de aplicare al serviciilor firmei ar trebui să fie investigată în consultare cu Banca. Cu toate acestea, în conformitate cu punctul 2.27, orice reducere substanţială a domeniului de aplicare a serviciilor nu va fi acceptabilă şi va necesita o reinvitaţie. Dacă costul este un factor în evaluarea pentru un contract pe bază de timp, numărul de persoane-luni propus de consultant poate fi negociat, cu condiţia că aceasta să nu compromită calitatea sau să nu afecteze negativ atribuirea. Chiar şi în astfel de cazuri, ratele experţilor, în mod normal, nu vor fi negociate, conform punctul 2.29.

2.34 înainte ca toate propunerile să fie respinse şi să fie invitate noi propuneri, Debitorul va notifica Banca, indicând motivele respingerii tuturor propunerilor, şi trebuie să obţină acordul Băncii înainte de a continua cu respingerea şi noul proces. Noul proces poate include revizuirea CDO, inclusiv şi TDR, lista scurta şi bugetul. Aceste revizuiri vor fi convenite cu Banca.

Confidenţialitatea

2.35 Informaţii referitoare la evaluarea propunerilor şi recomandări cu privire la acordări nu vor fi divulgate consultanţilor care au depus propuneri sau altor persoane care nu sunt implicate în mod oficial în proces, până la publicarea acordării contractului, cu excepţia cazurilor prevăzute la punctele 2.23 şi 2.30.

III. ALTE METODE DE SELECTARE

3.1 Această Secţiune descrie metodele de selectare, altele decât SBCC, precum şi circumstanţele în care acestea sunt acceptabile. Toate dispoziţiile secţiunii II (SBCC) se aplică pentru alte metode de selectare în conformitate cu secţiunea III, cu excepţia cazului că o altă dispoziţie a fost identificată în mod specific în secţiunea III, caz în care, aceasta din urmă se aplică.⁴² Debitorii utilizează CDO standard aplicabilă, emisă de Banca cu modificări minime, acceptabilă Băncii, după cum este necesar pentru a aborda condiţiile specifice proiectului, cu excepţia cazului în care se prevede altfel la punctele 3.8, 3.12, 3.13, 3.14 şi 3.15 din prezenta Secţiune.

______________________

⁴²De exemplu, un Debitor: (i) folosind procedura cu un singur plic mai degrabă decît cea cu două plicuri conform metodei de SBC; (ii) nu indică în CDO numărul estimat de persoane-luni în cadrul unei metode de SBF; (iii) nu utilizează o EI conform metodei SSU sau nu face publicitate a EI-urilor pe UNDB conform metodei SCC; (iv) nu utilizează CDO standard al Băncii şi forma contractului pentru contractele de valoare foarte mică (se referă la nota 46), în baza metodelor, cum ar fi SCC; (v) realizarea negocierii de preţ conform metodei SBC, SCC sau SSU, sau Practicile Comerciale; (vi) selectează un consultant în baza programului-pilot de Utilizare a Sistemelor Naţionale, în conformitate cu punctul 3.12; (vii) utilizează un factor de preţ mai mare de 20% (douăzeci la sută), atunci cînd angajează un Agent de Achiziţii, un Agent de Inspecţie, o Bancă de Investiţii, sau un Auditor; (viii) nu urmează procedurile SBCC conform Practicilor Comerciale etc.

Selectare bazată pe calitate (SBC)

3.2 SBC este adecvată pentru următoarele tipuri de atribuiri:

a) atribuiri complexe sau extrem de specializate pentru care este dificil să se definească TDR precişi şi cheltuielile necesare din partea consultanţilor, şi pentru care clientul se aşteaptă ca consultanţii să demonstreze inovare în propunerile lor (de exemplu, studii economice rurale sau de sector, studii de fezabilitate multisectorială, proiectarea unei instalaţii de remediere a deşeurilor periculoase sau a unui plan urbanistic, reformele din sectorul financiar);

(b) atribuiri care au un impact mare în aval şi în care obiectivul este de a avea cei mai buni experţi (de exemplu, fezabilitatea şi proiectarea structurală inginerească unor astfel de infrastructuri majore ca baraje mari, studii de politică de importanţă naţională, studii manageriale ale agenţiilor guvernamentale mari); şi

(c) atribuiri care pot fi efectuate în moduri semnificativ diferite, astfel încât propunerile nu vor fi comparabile (de exemplu, consiliere de management şi studii de sector şi de politică în care valoarea serviciilor depinde de calitatea analizei).

3.3 în SBC, CDO poate solicita prezentarea doar unei propuneri tehnice (fără propunerea financiară), sau cererea de depunere a ambelor propuneri tehnice şi financiare, în acelaşi timp, dar în plicuri separate (sistem cu două plicuri). CDO oferă fie bugetul estimat sau timpul estimat al experţilor principali, precizând că aceste informaţii sunt oferite doar ca o indicaţie şi că consultanţii sunt liberi să propună propriile lor estimări.

3.4 Dacă au fost invitate doar propunerile tehnice, după evaluarea propunerilor tehnice, folosind aceeaşi metodologie ca şi în SBCC, Debitorul va cere consultantului cu propunerea tehnică pe locul cel mai înalt clasată, să prezinte o propunere financiară detaliată. Debitorul şi consultantul vor negocia apoi propunerea financiară⁴³ şi contractul. Toate celelalte aspecte ale procesului de selectare trebuie să fie identice cu cele ale SBCC, inclusiv publicarea acordării contractului în conformitate cu punctul 2.31 şi punctul 7 al Anexei 1, cu excepţia faptului că numai preţul contractului firmei câştigătoare este publicat. Dacă consultanţi au fost invitaţi să prezinte propunerile financiare din start, împreună cu propunerile tehnice, garanţii sunt construite după SBCC pentru a se asigura că doar propunerea financiară a firmei selectate este deschisă, iar restul a fost returnat nedeschis, după ce negocierile sunt încheiate cu succes.

______________________

⁴³Negocieri financiare conform SBCC includ negocierile de remunerare a tuturor consultanţilor şi alte cheltuieli.

Selectarea în cadrul unui Buget Fix (SBF)

3.5 Această metodă este adecvată numai atunci când atribuirea este simplă şi poate fi definită cu precizie şi, atunci când bugetul este fix. CDO-ul va indica bugetul disponibil şi va solicita de la consultanţi să prezinte cele mai bune propuneri tehnice şi financiare în plicuri separate, în cadrul bugetului. TDR trebuie să fie deosebit de bine pregătit pentru a se asigura că bugetul este suficient pentru consultanţi ca să-şi îndeplinească sarcinile aşteptate. CDO-ul trebuie să indice în mod clar dacă bugetul include taxe sau impozite achitabile în ţara Debitorului, precum şi suma tuturor cheltuielilor prezentate de client. Evaluarea tuturor propunerilor tehnice se efectuează mai întâi ca în metoda SBCC. Apoi propunerile financiare se deschid în condiţiile prevăzute în punctul 2.23. Propunerile care depăşesc bugetul indicat vor fi respinse. Consultantul care a prezentat propunerea tehnică clasată pe cel mai înalt loc printre altele, va fi selectat şi invitat să negocieze contractul. Acordarea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

Selectarea pe baza celui mai mic cost (SCMMC)

3.6 Această metodă este, în general, adecvată pentru selectarea consultanţilor pentru acordarea cu caracter standard sau de rutină (audituri, proiectare inginerească a lucrărilor necomplexe, şi aşa mai departe) în cazul în care există practici şi standarde bine stabilite. Conform acestei metode, se stabileşte o notă “minimă” de calificare pentru “calitate”. Propunerile, care urmează să fie prezentate în două plicuri, sunt invitate dintr-o preselecţie. Propunerile tehnice se deschid şi se evaluează primele. Cei care întrunesc mai puţin decât nota minimă de calificare⁴⁴ sunt respinse, iar propunerile financiare ale restului se deschid în condiţiile prevăzute în punctul 2.23. Firma cu cel mai mic preţ va fi selectată. Conform acestei metode, se stabileşte nota minimă de calificare, înţelegând că toate propunerile de mai sus concurează în mod minimal doar pe “cost”. Nota minimă de calificare se menţionează în CDO. Atribuirea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

______________________

⁴⁴Această metodă nu poate fi folosită ca un substitut pentru SBCC şi vor fi utilizate numai pentru cazurile specifice de natură tehnică standard şi de rutină, în cazul în care componenta intelectuală este minoră. Pentru această metodă, nota minimă de calificare este de 70 (şaptezeci) de puncte sau mai mult.

Selectare pe baza calificării consultanţilor (SCC)

3.7 Această metodă poate fi utilizată pentru alocări mici⁴⁵ sau situaţii de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de Banca pentru care nevoia pentru emiterea unei CDO şi pregătirea şi evaluarea propunerilor competitive nu este justificată. în astfel de cazuri, Debitorul va pregăti TDR şi va obţine exprimări ale interesului, care includ informaţii privind experienţa şi calificările lor, în cele din urmă printr-o CEI care poate fi necesară, de la cât mai multe firme posibile, şi cel puţin trei firme calificate, cu experienţă relevantă. Firme care au experienţa necesară şi competenţa relevantă pentru atribuire vor fi evaluate şi comparate, şi cea mai calificată şi experimentată firmă va fi selectată. Numai firma selectată va fi solicitată să prezinte o propunere tehnica si financiară combinată şi, dacă o astfel de propunere este receptivă şi acceptabilă, sunt invitaţi să negocieze contractul. Ambele aspecte tehnice şi financiare ale propunerii pot fi negociate. în cazul în care negocierile eşuează cu firma selectată, se aplică prevederile punctului 2.30. Procesul-verbal al negocierilor trebuie să fie pregătit şi semnat de ambele părţi. Acordarea contractului se va publica în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

______________________

⁴⁵Praguri în dolari definite "mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinând seama de caracterul şi complexitatea acordării, dar nu trebuie să depăşească suma de 300.000 dolari SUA, în afara cazurilor excepţionale.

Selectare pe sursă unică (SSU)

3.8 Selectare pe sursă unică a consultanţilor nu oferă beneficiile concurenţei în ceea ce priveşte calitatea şi costul, lipsit de transparenţă în selectare, şi ar putea încuraja practici inacceptabile. Prin urmare, selectarea pe sursă unică se utilizează numai în cazuri excepţionale. Justificarea pentru selectarea pe sursă unică va fi examinată în contextul intereselor generale ale clientului şi ale proiectului, şi responsabilitatea Băncii de a asigura economie şi eficienţă şi să ofere şanse egale pentru toţi consultanţii calificaţi.

3.9 Selectare pe sursă unică poate fi adecvată în următoarele cazuri, şi numai dacă prezintă un avantaj clar faţă de concurenţă: (a) pentru sarcini care reprezintă o continuare firească a activităţii anterioare efectuate de firma (vezi următorul paragraf); (b) în cazuri excepţionale, cum ar fi, dar fără a se limita la, ca răspuns la calamităţi naturale şi pentru situaţii de urgenţă, declarate de Debitor şi recunoscute de Bancă; (c) pentru alocări foarte mici⁴⁶; sau (d) atunci când o singură firmă este calificată sau are o experienţă de valoare excepţională pentru atribuire. în toate aceste cazuri, Debitorul nu este obligat să emită o CDO şi prezintă Băncii pentru analiză şi aprobare CDO-ul atribuirii, o justificare suficient de detaliată, inclusiv justificarea alegerii selectării pe sursă unică în loc de un proces de selectare competitivă, şi baza pentru a recomanda o firmă în special, cu excepţia contractelor de mai jos de pragul definit pe baza riscurilor şi domeniului de aplicare al proiectului, şi stabilite în Planul de Achiziţii.

3.10 Când continuitate pentru munca în aval este esenţială, CDO iniţială va sublinia această perspectivă, şi, în cazul în care este practic, factorii utilizaţi pentru selectarea consultantului ia probabilitatea continuării în raport. Continuitate în abordarea tehnică, experienţa acumulată, şi răspundere profesională continuă a aceluiaşi consultant poate continua cu consultantul iniţial preferat pentru un nou concurs depinde de executarea satisfăcătoare în atribuirea iniţială. Pentru astfel de atribuiri în aval, Debitorul va cere consultantului selectat iniţial să pregătească propuneri tehnice şi financiare pe baza TDR furnizate de Debitor, care vor fi apoi negociate.

3.11 în cazul în care atribuirea iniţială nu a fost acordată pe bază de concurs sau a fost acordată în baza finanţării legate sau în cazul în care atribuirea în aval este substanţial mai mare în valoare, un proces competitiv acceptabil pentru Bancă va fi urmat în mod normal, în care consultantul care efectuează activitatea iniţială nu este exclus din considerare în cazul în care îşi exprimă interesul. Banca va lua în considerare excepţii din această regulă numai în circumstanţe speciale şi numai atunci când un proces competitiv nou nu este posibil. Acordarea contractului se publică în conformitate cu punctul 7 din Anexa 1.

______________________

⁴⁶Praguri în dolari definite "foarte mici" se determină în fiecare caz în parte, ţinând seama de caracterul şi complexitatea acordării, dar nu trebuie să depăşească suma de 100.000 dolari SUA, în afara cazurilor excepţionale.

Utilizarea sistemelor naţionale

3.12 Utilizarea sistemelor naţionale (USN) se referă la metodele de selectare a consultanţilor (inclusiv persoane fizice) avute în sistemul de achiziţii publice în vigoare în ţara Debitorului, care au fost stabilite şi acceptabile pentru Bancă în condiţii de utilizare a Programului-Pilot al Băncii de Utilizare a Sistemelor Naţionale.⁴⁷ Acestea pot fi folosite de Debitori, în proiecte-pilot aprobate de către Bancă în cadrul unui astfel de Program-Pilot.

______________________

⁴⁷Programul-pilot este descris în lucrarea Consiliului din 3 şi 25 Martie a anului 2008, întitulată «Utilizarea Sistemelor Naţionale în Operaţiuni Susţinute de Banca : Programul-Pilot Propus» (R2008- 0036 şi 0036 şi 0036/1), aprobat de Consiliul Directorilor Executivi al Băncii la 24 aprilie, 2008.

Selectarea Consultanţilor în Credite Instituţiilor şi Entităţilor Financiare Intermediare

3.13 în cazul în care creditul prevede fonduri pentru o instituţie sau entitate financiară intermediară (sau agenţia sa desemnată) pentru a recredita beneficiarii, cum ar fi persoane fizice, întreprinderi din sectorul privat, întreprinderi mici şi mijlocii, sau întreprinderi comerciale autonome din sectorul public, pentru finanţarea parţială a subproiectelor, selectarea consultanţilor este de obicei efectuată de către beneficiarii respectivi, în conformitate cu metodele bine stabilite de achiziţii din sectorul privat sau practicile comerciale care ar trebui să fie acceptabile pentru Banca.⁴⁸ Când fondurile de credit se recreditează beneficiarilor din sectorul public sau pentru atribuiri mari şi complexe, se ia în considerare utilizarea metodelor competitive stabilite în aceste Instrucţiuni.

______________________

⁴⁸Pentru alte detalii, consultaţi punctul 3.13 (Achiziţii în cadrul Creditelor Instituţiilor şi Entităţilor Financiare Intermediare) din Instrucţiunile: Achiziţii de Bunuri, Lucrări şi Servicii Nonconsultanţă în cadrul Debitorilor Împrumuturilor BIRD şi Creditelor şi AID, şi Granturilor Băncii Mondiale.

Selectarea Consultanţilor în baza Creditelor şi Obligaţiilor de Plată Garantate de Bancă

3.14 Dacă Banca garantează rambursarea unui credit făcut de către un alt creditor, sau garantează plata unei obligaţii de plată nonîmprumut legate de guvern, serviciile de consultanţă finanţate de creditul menţionat sau obligaţia de plată menţionată va fi obţinută cu atenţia cuvenită faţă de principiile şi procedurile care îndeplinesc cerinţele punctului 1.8. Banca poate efectua o revizuire a operaţiunilor de achiziţii finanţate pe această bază.

Selectarea Tipurilor Particulare de Consultanţi

3.15 Selectarea Agenţiilor ONU. Agenţiile ONU⁴⁹ pot fi o sursă unică a Debitorilor atunci când ei sunt unic sau extrem de calificaţi pentru a furniza asistenţă tehnică şi consultanţă în domeniul lor de expertiză. Banca poate conveni ca agenţiile ONU să respecte propriile lor proceduri pentru: (a) selectarea subconsultanţilor şi experţilor independenţi, precum şi furnizarea de bunuri necesare minime pentru a executa contractul; (b) atribuirile mici astfel cum sunt definite la nota de subsol 45 de la punctul 3.7 ale prezentelor Instrucţiuni; şi (c), în anumite circumstanţe, ca răspuns la calamităţi naturale şi pentru situaţii de urgenţă declarate de către Debitor şi recunoscute de Bancă. Debitorul va folosi formularul standard al Acordului Băncii între un Debitor şi o Agenţie ONU pentru furnizarea de asistenţă tehnică agreată de Bancă. Debitorul va prezenta Băncii pentru aprobare o justificare completă şi forma proiectului Acordului cu agenţia ONU înainte de a-l semna. Agenţiile ONU nu vor primi nici un tratament preferenţial atunci când participă la un proces de selectare competitivă, cu excepţia cazului că Debitorii pot accepta privilegiile şi imunităţile acordate agenţiilor ONU şi personalului acestora în temeiul convenţiilor internaţionale existente şi poate conveni cu agenţii ONU privind regimul special de plată necesar conform statutului agenţiei, cu condiţia că acestea sunt acceptabile pentru Bancă. Pentru a neutraliza privilegiile Agenţiilor ONU, precum şi alte avantaje, cum ar fi scutirea de taxe, facilităţi, precum şi dispoziţii speciale de plată, se utilizează metoda SBC, sau metoda SCC pentru atribuiri mici (a se vedea nota de subsol 45).

3.16 Utilizarea Organizaţiilor Nonguvernamentale (ONG-uri). ONG-urile nu sunt organizaţii create pentru obţinerea profitului care pot fi calificate doar pentru a ajuta la pregătirea, gestionarea, şi punerea în aplicare a proiectelor, în principal din cauza implicării lor şi cunoaşterea problemelor locale, nevoilor comunităţii şi/sau abordărilor participative. ONG-urile pot fi incluse în lista scurtă în cazul în care îşi exprimă interesul şi cu condiţia că Debitorul şi Banca sunt mulţumiţi cu calificările lor. Pentru atribuiri care pun accentul pe participare şi cunoştinţele locale considerabile, lista scurtă poate cuprinde în întregime ONG-uri. Dacă este aşa, o metodă de selectare corespunzătoare (SBCC, SBF, SCMMC sau SCC), în funcţie de caracterul, complexitatea şi dimensiunea atribuirii, va fi urmată, şi criteriile de evaluare trebuie să reflecte calificările unice ale ONG-urilor, cum ar fi cunoştinţe locale, scara de funcţionare şi experienţa anterioară relevantă. Debitorii pot selecta ONG-uri pe baza sursei unice, cu condiţia că criteriile menţionate la punctul 3.9 din prezentele Instrucţiuni sunt îndeplinite.

3.17 Agenţii de Achiziţii şi Manageri de Construcţii. Când unui Debitor îi lipseşte organizare, resurse sau experienţa necesară, poate fi eficient şi eficace pentru ca acesta să angajeze, în calitate de agent, o firma care este specializată în manipularea achiziţiilor. Când agenţii de achiziţii sunt folosiţi în mod special ca “agenţi” de manipulare a achiziţionării de produse specifice şi, în general, lucrând din propriile birouri, aceştia sunt plătiţi, de obicei, cu un procent din valoarea achiziţiilor manipulate, sau o combinaţie a unui astfel de procent şi un onorariu fix. în astfel de cazuri, Agenţi de Achiziţii se selectează folosind proceduri de SBCC cu costuri fiind la o pondere de până la 50% (cincizeci la sută). Cu toate acestea, atunci când Agenţii de Achiziţii prestează doar servicii de consultanţă pentru achiziţii sau acţionează ca “agenţi” pentru întregul proiect într-un birou specific pentru astfel de proiect, care sunt plătiţi de obicei pe ore, şi în astfel de cazuri, aceştia vor fi selectaţi în urma Procedurilor potrivite pentru alte atribuiri de consultanţă, utilizând procedurile SBCC şi contractul pe unitate de timp specificat în prezentele Instrucţiuni. Agentul trebuie să urmeze toate procedurile de achiziţii prezentate în Acordul de credit şi în Planul de Achiziţii aprobat de Banca pe numele Debitorului, inclusiv utilizarea Cererii Standard de Propuneri a Băncii, procedurile de revizuire şi documentaţia. Dispoziţiile menţionate anterior se aplică şi pentru Manageri de Construcţii.

3.18 Servicii de acceptare. Debitorii ar putea dori să angajeze furnizori de servicii de acceptare şi certificare a produselor înainte de expediere sau la sosirea în ţara Debitorului. Acceptarea, de obicei, acoperă calitatea şi cantitatea mărfurilor în cauză şi caracterul rezonabil al preţurilor. Furnizorii de servicii de acceptare trebuie să fie selectaţi prin procedurile SBCC dând costurilor o pondere de până la 50% (cincizeci la sută) şi folosind un format de contract cu plăţile bazate pe un procentaj din valoarea bunurilor acceptate şi certificate.

3.19 Bănci. Băncile de investiţii şi băncile comerciale, societăţile financiare şi managerii de fonduri angajaţi de Debitori pentru vânzarea activelor, emiterea instrumentelor financiare şi alte tranzacţii financiare corporative, în special în contextul operaţiunilor de privatizare, vor fi selectate în conformitate cu SBCC. CDO precizează criteriile de selectare relevante activităţii - de exemplu experienţa in alocări similare sau reţeaua de cumpărători potenţiali - şi costul serviciilor. în plus la remunerarea tradiţională (numită “taxă de reţinere”), compensarea include un “onorariu de succes”; această taxă poate fi fixă, dar, de obicei, este exprimată ca procent din valoarea activelor sau altor instrumente financiare propuse spre vânzare. CDO indică faptul că evaluarea costurilor va lua în considerare taxa de succes, fie in combinaţie cu taxa de reţinere sau aparte. în cazul în care, se ia aparte, o taxă standard de reţinere va fi prescrisă pentru toţi consultanţii preselectaţi şi indicaţi în CDO, şi punctajul financiar se bazează pe taxa de succes. Pentru evaluarea combinată (ân special pentru contracte mari), costului poate fi acordată o pondere mai mare decât cea recomandată la punctul 2.26.

CDO-ul trebuie să precizeze în mod clar ordinea în care vor fi prezentate propunerile şi modul în care acestea vor fi comparate.

3.20 Cenzorii. În mod normal cenzorii îndeplinesc sarcinile de audit în conformitate cu standardele profesionale şi TDR bine definite. Aceştia vor fi selectaţi în conformitate cu SBCC, cu costul ca un factor substanţial de selectare (40-50 de puncte) sau prin “Selectarea bazată pe cel mai mic cost” descris la punctul 3.6. pentru atribuiri mici⁵⁰ metoda SCC poate fi folosită.

3.21 Antreprenori de Prestare a Serviciilor. Proiectele pot implica angajarea unui număr mare de persoane fizice care prestează servicii pe bază de contract. Selectarea lor în calitate de consultanţi individuali sau printr-o firmă se efectuează în conformitate cu secţiunea V din prezentele Instrucţiuni. Fişele de post, calificările minime, termenii de angajare, metodele de selectare în cazul angajării în baza contractului cu o firmă, şi gradul de revizuire de către Bancă a acestei documentaţii şi metodele trebuie să fie descrise în documentaţia de proiect. Contractul trebuie să fie inclus în Planul de Achiziţii propus spre revizuire de către Bancă.

______________________

⁴⁹O agenţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite se referă la departamentele Organizaţiei Naţiunilor Unite, agenţiile specializate şi birouri regionale (de exemplu, PanAmerican Health Organization - PAHO), fonduri, şi programe.

Debitorul va prezenta Băncii pentru aprobarea ei o justificare completă şi forma proiectului acordului cu agenţia ONU.

⁵⁰Vezi nota 45.

IV. TIPURI DE CONTRACTE ŞI PREVEDERI IMPORTANTE

Tipuri de Contracte

4.1.Contract forfetar.⁵¹ Acest tip de contract este utilizat în principal pentru atribuiri în care domeniul de aplicare şi durata serviciilor şi ieşirile necesare ale consultanţilor sunt clar definite. El este utilizat pe scară largă pentru studii de planificare simplă şi de fezabilitate, studii de mediu, proiectarea detaliată a structurilor standard sau comune, pregătirea sistemelor de prelucrare a datelor şi aşa mai departe. Plăţile sunt legate de ieşiri (rezultatele lucrărilor) cum ar fi rapoarte, desene, liste de cantităţi, documentele de licitaţie şi programele software. Contractul trebuie să includă preţul fix pentru activităţile care urmează să fie efectuate de către consultant şi nu va fi supus nici unei ajustări a preţurilor, cu excepţia celor prevăzute la punctul 4.7 din prezentele Instrucţiuni. Contractele forfetare sunt uşor de administrat, deoarece funcţionează pe principiul de preţ fix pentru un domeniu de aplicare fix şi plăţile sunt datorate pe bază de rezultate şi etape clar specificate.

4.2.Contract pe unitate de timp.⁵² Acest tip de contract este potrivit atunci când este dificil de stabilit sau de fixat domeniul de aplicare şi durata serviciilor, fie pentru că sunt legate de activităţile desfăşurate de alte persoane pentru care perioada de finalizare poate varia, fie din cauza că intrările consultanţilor necesare pentru atingerea obiectivelor atribuirii este dificil de evaluat. Acesta este utilizat pe scară largă pentru studii complexe, supravegherea construcţiilor, servicii de consultanţă şi majoritatea alocărilor de formare. Plăţile sunt bazate pe oră, zilnic, săptămânal, sau lunar acordate pentru experţi (care sunt în mod normal menţionaţi în contract) şi pe elemente nerambursabile cu utilizarea cheltuielilor actuale şi/sau preţuri unitare convenite. Ratele pentru experţi includ remunerarea, costurile sociale, cheltuieli suplimentare, profit şi după caz, indemnizaţiile speciale. Contractul trebuie să includă o sumă de plafon din totalul plăţilor care trebuiesc efectuate consultanţilor. Această sumă de plafon ar trebui să includă o alocaţie de urgenţă pentru serviciile neprevăzute şi de durată, şi o dispoziţie de ajustare a preţurilor pentru inflaţie în conformitate cu punctul 4.7 din prezentele Instrucţiuni. Contractele pe unitate de timp necesită să fie monitorizate îndeaproape şi administrate de client pentru a se asigura că repartizarea progresează satisfăcător şi că plăţile solicitate de consultanţi sunt adecvate.

4.3.Contractul pentru avans şi/sau Onorariu Neprevăzut (de Succes). Contracte pentru avans şi onorariu neprevăzut sunt utilizate pe scară largă atunci când consultanţii (bănci sau societăţi financiare) pregătesc întreprinderile pentru vânzare sau fuziuni ale firmelor, în special în operaţiunile de privatizare. Remunerarea consultantului include un avans şi un onorariu de succes, acesta din urmă fiind în mod normal exprimat ca procent din preţul de vânzare al activelor.

4.4.Contract procentual. Aceste contracte sunt utilizate în mod obişnuit pentru furnizorii de achiziţii şi serviciilor de acceptare. Contracte procentuale se referă direct la taxele plătite consultantului la costul estimat sau real de construcţie a proiectului, sau costul bunurilor procurate sau acceptate. Contractele sunt negociate pe baza normelor de piaţă pentru serviciile şi/sau costurile estimate persoană-luni pentru servicii, sau oferta competitivă. Ar trebui să se ţină seama de faptul că, în cazul serviciilor de arhitectură sau inginerie, contracte procentuale implicit lipsesc de stimulare pentru proiectare economică şi sunt, prin urmare, descurajate. De aceea, se recomandă utilizarea unui astfel de contract pentru servicii de arhitectură, doar dacă se bazează pe un cost ţintă fix şi acoperă serviciile definite precis (dar nu, de exemplu, şi lucrări de supraveghere).

4.5 Contract de livrare nedeterminată (CLN) sau Acord de preţ. CLN-uri sunt utilizate atunci când Debitorii trebuie să aibă acces rapid şi continuu la servicii “de gardă” de consultanţă specializate pentru o anumită activitate, proporţiile şi calendarul cărora nu poate fi definit în prealabil. CLN-uri sunt de obicei folosite pentru a păstra “consilieri”, arbitri de experţi, membri de colegiu, sau experţi să participe la proiectarea sau punerea în aplicare a subproiectelor sau sarcinilor complexe în timpul executării proiectelor finanţate de Banca (de exemplu, panoul de baraj, consilii de soluţionare a litigiilor, reforme instituţionale, sfaturi de achiziţii, rezolvarea problemelor tehnice, evaluarea problemelor de securitate, şi aşa mai departe), în mod normal, pentru o perioadă de cel puţin un an. Serviciile sunt oferite de firmele calificate printr-o listă de experţi propuşi pe care se angajează să pună la dispoziţie prin scrisori de intenţie ca răspuns la o CEI cu stabilirea criteriilor de selectare axate pe calificările relevante şi expertiza experţilor necesari. Debitorii stabilesc o listă lungă de experţi calificaţi. Debitorul şi firmele sunt de acord cu privire la ratele de taxe prestabilite care trebuiesc plătite pentru experţi şi în condiţii standard de contract şi plăţile sunt efectuate pe baza timpului efectiv cheltuit. Experţii sunt selectaţi din lista lungă pe baza unei cereri “de renunţare” cu TDR specific pentru atribuire, pe baza evaluării/comparaţiei calitative a CV-urilor experţilor propuşi sau nivelul taxelor şi un contract specific este semnat pentru fiecare atribuire.

______________________

⁵¹Formular standard de Contract pentru Servicii de Consultanţă (Remunerare Forfetară).

⁵²Forma standard de Contract pentru servicii de consultanţă (Alocările Complexe pe Unitate de Timp). Aceste documente sunt disponibile pe site-ul Băncii www.worldbank.org/procure.

Prevederi importante

4.6 Valuta. CDO-ul precizează în mod clar că firmele pot exprima preţul pentru serviciile lor în orice monedă complet convertibilă. în cazul în care consultanţii doresc să-şi exprime preţul ca o sumă de valori în diferite valute străine, ei pot face acest lucru, cu condiţia că propunerea include nu mai mult de trei monede străine. Debitorul poate solicita consultanţilor să indice partea din preţul reprezentând costurile locale suportate în valuta ţării Debitorului. Plată în conformitate cu contractul se va face în valuta sau valutele în care se solicită plata din propunere.

4.7 Ajustarea preţurilor. Pentru a regla ratele de remunerare într-un contract pe unitate de timp pentru inflaţie străină şi/sau locală, o dispoziţie de ajustare a preţului va fi inclusă în contract, dacă este de aşteptat să depăşească durata de 18 (optsprezece) luni. Contractele pe unitate de timp de o durată mai scurtă pot include o prevedere pentru ajustare a preţurilor, atunci când inflaţia locală sau străină este de aşteptat să fie ridicată şi imprevizibilă. Contracte forfetare, în general, nu trebuie să fie supuse ajustării automate a preţului atunci când durata lor se aşteaptă să fie mai mică de 18 (optsprezece) luni, cu excepţia contractelor multianuale de mică valoare (de exemplu, cu cenzorii). Preţul unui contract forfetar poate fi modificat în mod excepţional în cazul în care domeniul de aplicare al serviciilor se extinde dincolo de ceea ce a fost prevăzut din start în TDR şi contract.

4.8 Condiţii de achitare. Dispoziţii de plată, inclusiv sumele care urmează să fie plătite, grafic de plăţi, şi procedurile de plată, vor fi convenite în timpul negocierilor contractuale. Plăţile pot fi efectuate la intervale regulate (ca în cadrul contractelor pe unitate de timp) sau pentru ieşirile convenite (ca în cadrul contractelor forfetare). Plăţile pentru toate avansurile (de exemplu, pentru costurile de mobilizare) vor fi asigurate de o garanţie de plată în avans sau garanţii, cu excepţia cazului contractelor de valoare mică aşa cum sunt definite la nota 34. în cazul în care valoarea avansului este de 10% (zece procente) din valoarea contractului sau mai puţin, Debitorul poate decide să nu solicite o astfel de gaj sau garanţie, caz în care acest lucru ar trebui să fie specificat în proiectul contractului inclus în CDO.

4.9 Plăţile se efectuează cu promptitudine, în conformitate cu prevederile contractuale. în acest scop:

(a) consultanţii pot fi plătiţi direct de către Bancă, la cererea Debitorului, sau excepţional printr-o Scrisoare de Credit;

(b) se reţin doar sumele aflate în litigiu, cu restul facturii plătite în conformitate cu contractul; şi

(c) contractul trebuie să prevadă plata taxelor de finanţare în cazul în care plata este întârziată din vina clientului, dincolo de termenul acordat în contract; rata taxelor se specifică în contract.

4.10 Propunerea şi titluri de performanţă şi daune-interese. Propunere şi titluri de performanţă nu sunt recomandate pentru serviciile de consultanţă, dar, dacă este necesar, vor fi într-o sumă rezonabilă. Aplicarea lor este de multe ori obiectul unor chemări în judecată, de ele se poate uşor de abuzat, şi au tendinţa de a creşte costurile industriei de consultanţă, fără beneficii evidente, care sunt, în cele din urmă, transmise Debitorului. în plus, pentru că livrarea la timp a serviciilor de natură intelectuală şi de consultanţă este condiţionată în multe feluri de acţiunile clientului, provocând astfel dificultatea de instituire a responsabilităţii exclusive a consultantului, atunci când există întârzieri, nu este recomandată aplicarea de daune-interese pentru servicii de consultanţă.

4.11 Contribuţia Debitorului. Debitorul poate numi membrii propriului personal profesionist pentru atribuire în diferite capacităţi. Contractul semnat între Debitor şi consultant va oferi detalii privind conducerea personalului, cunoscut sub numele de personal omolog, precum şi facilităţile oferite de Debitor, cum ar fi locuinţa, spaţii de oficii, servicii de secretariat, utilităţi, materiale, şi vehicule. Contractul trebuie să indice măsurile pe care le poate întreprinde consultantul dacă oricare dintre elemente nu poate fi furnizat sau trebuie să fie retras în timpul atribuirii, şi compensaţia pe care o va primi consultantul într-un astfel de caz.

4.12 Conflictul de interese. Consultantul nu va primi nici o remunerare în legătura cu atribuire cu excepţia celor prevăzute în contract. Consultantul şi filialele sale nu se angajează în consultanţă sau alte activităţi care intră în conflict cu interesul clientului în conformitate cu contractul. Contractul trebuie să includă prevederi care limitează angajamentul viitor al consultantului pentru alte servicii care rezultă din sau în legătură directă cu servicii de consultanţă ale firmei, în conformitate cu cerinţele punctelor 1.9 şi 1.10 din prezentele Instrucţiuni.

4.13 Răspunderea profesională. Se aşteaptă ca consultantul să îndeplinească lucrul cu diligenţă corespunzătoare şi în conformitate cu standardele în vigoare ale profesiei. Aşa cum răspunderea consultantului faţă de Debitor va fi guvernată de legea în vigoare, contractul nu trebuie să se ocupe de această problemă atât timp cât părţile nu doresc să limiteze această răspundere. Dacă ei fac acest lucru, ei trebuie să se asigure că (a) nu trebuie să existe nici o astfel de limitare în caz de neglijenţă serioasă a consultantului sau conduită intenţionat necorespunzătoare; (b) răspunderea consultantului faţă de Debitor nu poate, în nici un caz, să fie limitată la mai puţin de un coeficient din valoarea totală a contractului care urmează să fie indicată în CDO şi în condiţiile speciale ale contractului (valoarea unei astfel de limitări va depinde de fiecare caz specific);⁵³ şi (c) orice astfel de limitare poate ţine numai de răspunderea consultantului faţă de client şi nu cu răspunderea consultantului faţă de terţi.

4.14 Substituirea experţilor. în timpul unei alocări, dacă este necesară o substituire (de exemplu, din cauza problemelor de sănătate sau pentru că un expert se dovedeşte a fi necorespunzător sau devine altfel neeligibil), consultantul va propune alţi experţi de cel puţin acelaşi nivel de calificare pentru aprobarea de către Debitor.

4.15 Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor. Contractul trebuie să includă prevederile care ţin de legea aplicabilă şi forumul pentru soluţionarea litigiilor. Contractele consultanţilor includ întotdeauna o clauză despre soluţionarea litigiilor. Arbitraj Comercial Internaţional într-un loc neutru are avantaje practice faţă de alte metode de soluţionare a litigiilor. Prin urmare, Banca cere ca Debitorii să folosească acest tip de arbitraj în contracte oferite consultanţilor străini, cu excepţia cazului în care Banca a fost de acord în mod expres să renunţe la această cerinţă din motive justificate, cum ar fi reglementările naţionale şi procedurile de arbitraj echivalente. Banca nu va fi numită în calitate de arbitru sau nu i se va cere să numească un arbitru.⁵⁴

______________________

⁵³Debitorul este încurajat să protejeze asigurarea împotriva riscurilor potenţiale peste aceste limite. Coeficientul trebuie să fie mai mare de 1 (unu). În cazul în care s-ar putea să nu fie nevoie de cerinţele de răspundere profesională, Debitorul va explica motivele din care solicită Băncii aprobarea CDO-ului.

⁵⁴Se înţelege, totuşi, că oficialii Centrului Internaţional pentru Soluţionarea Disputelor de Investiţii (CISDI) au libertatea de a numi ca arbitri pe funcţionarii CISDI.

V. SELECTAREA CONSULTANŢILOR INDIVIDUALI

5.1 Consultanţii individuali⁵⁵ sunt angajaţi în atribuiri pentru care (a) nu este necesară o echipă de experţi, (b) nu se cere suportul profesional suplimentar exterior (sediul de acasă) şi (c) experienţa şi calificările persoanei fizice sunt cerinţa primordială. Când coordonare, administrarea sau responsabilitatea colectivă poate deveni dificilă din cauza numărului de persoane, ar fi recomandabil să angajeze o firmă. Când consultanţi individuali calificaţi nu sunt disponibili sau nu pot semna un contract direct cu un Debitor ca urmare a unui acord prealabil cu o firmă, Debitorul poate invita firmele să ofere consultanţi individuali calificaţi pentru atribuire.

5.2 Anunţ de căutare a exprimării interesului (EI) este bine venit, mai ales atunci când Debitorul nu cunoaşte persoane cu experienţă şi calificate sau de disponibilitatea acestora, sau serviciile sunt complexe, sau există un potenţial de beneficii din publicitate mai larg, sau în cazul în care este obligatorie în conformitate cu legislaţia naţională. Aceasta nu poate, cu toate acestea, să fie necesară în toate cazurile şi nu ar trebui să aibă loc pentru contractele cu valoare mică.⁵⁶ Toate invitaţiile pentru EI ar trebui să specifice criteriile de selectare, care se bazează doar pe experienţă şi calificări. Când firmele sunt invitate să propună consultanţi individuali, EI va clarifica faptul că numai experienţa şi calificările persoanelor vor fi utilizate în procesul de selectare, şi că experienţa lor corporativă nu va fi luată în considerare, şi va specifica dacă contractul va fi semnat cu firma sau persoanele propuse.

5.3 Consultanţii individuali sunt selectaţi pe baza experienţei lor relevante, calificărilor şi capacităţii de a îndeplini atribuirea. Ei nu trebuie să prezinte propuneri şi se vor lua în considerare în cazul în care întrunesc cerinţele minime relevante pe care le stabileşte Debitorul pe baza caracterului şi complexităţii atribuirii şi evaluaţi pe baza de fundal academic şi experienţă relevantă specifică şi, după caz, cunoaşterea condiţiilor locale, cum ar fi limba naţională, cultura, sistemele administrative şi organizare guvernamentală. Selectarea se efectuează prin compararea capacităţii totale relevante a cel puţin trei candidaţi calificaţi printre cei care, în mod direct sau prin intermediul unei firme, au exprimat interesul în atribuire sau au fost studiaţi în mod direct de către Debitor. Persoanele propuse pentru a fi angajate de către Debitor vor fi cei mai experimentaţi şi cel mai bine calificaţi, şi sunt pe deplin capabili să realizeze atribuirea. Debitorul va negocia un contract cu consultantul individual ales sau firma, după caz, după ce a ajuns la acord privind termenii şi condiţiile satisfăcătoare ale contractului, inclusiv onorariile rezonabile şi alte cheltuieli.

5.4 Selectarea consultanţilor individuali nu este în mod normal obiectul unei revizuiri în prealabil. Debitorul, cu toate acestea, va obţine aprobarea Băncii: (a) atunci când nu a fost în măsură să compare cel puţin trei candidaţi calificaţi înainte de angajare, caz în care acesta trebuie să indice motivele; (b) înainte de a invita firmele pentru a oferi serviciile prestate de consultanţi individuali în conformitate cu alineatul 5.1 din prezentele Instrucţiuni; (c) în caz că negocierile cu persoana selectată eşuează înainte de a trece la negocieri cu următoare cea mai bună persoana fizică sau firma, după caz; şi (d) în caz de selectare pe bază de sursă unică în conformitate cu alineatul 5.6 din prezentele Instrucţiuni. Banca impune, de asemenea, revizuire prealabilă a selectării anumitor categorii de consultanţi individuali.⁵⁷

5.5 Atunci când un contract este semnat cu o firmă de consultanţă pentru a oferi consultanţi individuali, fie personalul permanent sau asociaţi sau alţi experţi pe care poate recruta, dispoziţii despre conflictul de interese descrise în prezentele Instrucţiuni se aplică firmei-mamă. Nu se permite înlocuirea oricărei persoane fizice care a fost iniţial propusă şi evaluată şi, în astfel de cazuri, contractul va fi semnat cu următorul consultant clasat.

5.6 Consultanţi individuali pot fi selectaţi pe baza sursei unice cu o justificare corespunzătoare în cazuri excepţionale, cum ar fi: (a) sarcini care sunt o continuare a muncii anterioare, pe care consultantul a efectuat şi pentru care a fost selectat prin concurs; (b) alocări cu o durată totală aşteptată de mai puţin de 6 (şase) luni; (c) situaţii de urgenţă şi (d) în cazul în care persoana este singurul consultantul calificat pentru atribuire. Debitorul va prezenta Băncii pentru revizuire şi aprobare TDR-ul atribuirii, o justificare suficient de detaliată, inclusiv justificarea alegerii selectării pe baza de sursă unică în loc de un proces de selectare competitivă, şi baza pentru a recomanda un anumit consultant individual în toate aceste cazuri, cu excepţia contractelor mai mici de pragul definit pe baza riscurilor şi domeniului de aplicare al proiectului, şi stabilit în Planul de Achiziţii.

______________________

⁵⁵Consultanţi individuali ai căror serviciile sunt necesare în contextul programului-pilot USN al Băncii, vor fi selectaţi în conformitate cu metodologia descrisă la punctul 3.12, şi cu condiţia că atribuirea cade sub plafonul stabilit de Bancă.

⁵⁶Publicitatea pentru EI nu se face în mod normal, în cazul contractelor individuale mai mici de 50.000 dolari SUA. Un astfel de prag, cu toate acestea, trebuie să fie stabilit în fiecare caz în parte, luînd în considerare natura, complexitatea şi riscurile atribuirii.

Banca poate conveni, la cererea Debitorului, că astfel de sarcini să facă obiectul suspendării pentru finanţare de către Bancă a persoanelor din ţara Debitorului care sunt sub o sancţiune de excludere să le fie acordat un contract de către autoritatea judiciară competentă a ţării Debitorului şi în temeiul legilor sale relevante, cu condiţia că Banca a stabilit că persoana a fost implicată în fraudă sau corupţie, iar procedura judiciară a oferit persoanei fizice procesul adecvat.

⁵⁷Cei angajaţi pentru asistenţă tehnică de lungă durată sau servicii de consultanţă pe durata proiectului (peste pragul de revizuire prealabilă stabilit în Acordul de Credit sau Planul de Achiziţii), şi (indiferent de pragul de revizuire prealabilă) cei care sunt angajaţi pentru muncă legală sau activităţi de achiziţii legate de proiect. Revizuirea prealabilă a TDR-ul consultanţilor individuali de către Banca este obligatorie cu excepţia cazurilor cum poate fi stabilit de Managerii Regionali de Achiziţii ai Băncii pentru atribuiri limitate, simple şi de mică valoare.

ANEXA 1:

ANALIZA DE CĂTRE BANCĂ SELECTĂRII CONSULTANŢILOR

 ŞI PUBLICAREA OFERTEI CONTRACTELOR

Programarea procesului de selectare

1. Banca trebuie să analizeze⁵⁸ Planul de Achiziţii şi actualizările lor pregătite de Debitori în conformitate cu dispoziţiile punctului 1.25. Aceştia trebuie să fie în concordanţă cu Planul de Implementare a Proiectului, Acordul de Credit, şi aceste Instrucţiuni.

______________________

⁵⁸Punctele 11-15 din Anexa III stabilesc acţiunile întreprinse de Bancă ca răspuns la comunicările din partea ofertanţilor, inclusiv plîngerile ofertantului şi cererile de raportare detaliată a ofertantului.

Revizuire Prealabilă

2. în ceea ce priveşte toate contractele⁵⁹ care sunt supuse revizuirii prealabile a Băncii: (a) înainte de a invita propuneri, Debitorul va prezenta Băncii pentru revizuire şi aprobare estimarea costurilor propuse şi CDO-ul (inclusiv lista scurtă). Debitorul va face modificări la lista scurtă şi documentele la cererea rezonabilă a Băncii. Orice modificare ulterioară va solicita aprobarea Băncii înainte de eliberarea CDO-ului pentru consultanţii preselectaţi.⁶⁰

(b) După evaluarea propunerilor tehnice, Debitorul va oferi Băncii, in timp suficient pentru analiza sa, un raport de evaluare tehnică (pregătit, în cazul în care Banca va solicita, de către experţi acceptabili pentru Banca, în conformitate cu alineatul 2.16) şi o copie a propunerilor, dacă sunt solicitate de Banca. în cazul în care Banca stabileşte că evaluarea tehnică este în contradicţie cu prevederile CDO-ului, aceasta informează cu promptitudine Debitorul şi precizează motivele pentru determinarea acesteia; în caz contrar, Banca trebuie să elibereze aprobarea evaluării tehnice. Debitorul va solicita, de asemenea, Băncii o aprobare în cazul în care raportul de evaluare recomandă respingerea tuturor propunerilor.

(c) Debitorul poate trece la deschiderea propunerilor financiare numai după primirea aprobării Băncii pentru evaluarea tehnică. Când costul este un factor în alegerea consultantului, Debitorul poate continua cu evaluarea financiară, în conformitate cu prevederile CDO. Debitorul va prezenta Băncii raportul final de evaluare, împreună cu recomandarea sa a consultantului de succes. Debitorul va notifica firma care a primit cel mai mare punctaj total de evaluarea finală cu intenţia sa de a atribui contractul firmei şi va invita firma pentru negocieri. în cazul în care Banca constată orice discrepanţe în evaluarea financiară, în conformitate cu propriile sale revizuiri sau din cauza unei plângeri, aceasta va notifica prompt Debitorul care abordează cu promptitudine toate problemele ridicate în conformitate cu cerinţele Băncii înainte de a începe negocierile cu consultantul de succes sau va suspenda negocierile dacă deja le-a început. în astfel de cazuri, nu se iau măsuri suplimentare până când Banca eliberează aprobarea sa pentru recomandarea Debitorului.

(d) în cazul în care Debitorul necesită o prelungire a perioadei de valabilitate a propunerilor pentru a finaliza evaluarea, obţine autorizaţiile interne necesare sau aprobarea Băncii, sau face acordarea, ar trebui să încerce să obţină aprobarea Băncii pentru prima solicitare de prelungire în cazul în care este pentru o perioadă mai mare de patru săptămâni, precum şi pentru toate cererile ulterioare de prelungire, indiferent de durata perioadei.

(e) în cazul în care Debitorul primeşte plângeri de la consultanţi, acesta trimite imediat reclamantului o confirmare, şi Băncii pentru a analiza şi a comenta o copie a plângerii; comentariile Debitorului cu privire la fiecare problemă ridicată în plângere, şi o copie a răspunsului propus trimite reclamantului.

(f) în cazul în care ca urmare a analizei unei plângeri, sau din orice alt motiv, Debitorul schimbă recomandarea de atribuire a contractului, motivele acestei decizii şi un raport de evaluare revizuit se prezintă Băncii pentru aprobare. Debitorul va prezenta o republicare a acordării contractului în formatul punctului 7 din prezenta Anexă. Dacă negocierile cu consultantul de succes eşuează, Debitorul va prezenta Băncii pentru analiză procesul-verbal al negocierilor şi motivele pentru eşecul suportat. După finalizarea procedurii descrise la punctul 2.30 din prezentele Instrucţiuni şi obţinerea aprobării Băncii, negocierile pot fi reziliate, iar firma clasată pe următorul loc poate fi invitată pentru negocieri.

(g) După finalizarea negocierilor sau în cazul selectării pe baza de sursă unică, Debitorul va prezenta Băncii, în timp suficient pentru analiza sa, o copie a contractului negociat propus spre semnare de către Debitor, care a fost parafat de către consultantul de succes. în cazul în care contractul negociat a dus la substituirea experţilor principali sau la orice modificare a TDR şi a originalului contractului propus, Debitorul va evidenţia modificările şi va oferi o explicaţie de ce aceste modificări sunt necesare şi acceptabile pentru Debitor.

(h) în cazul în care Banca stabileşte că raportul final de evaluare, recomandarea pentru atribuire şi/sau contractul negociat nu sunt conforme cu dispoziţiile din CDO, ea informează cu promptitudine pe Debitor şi motivează determinarea acesteia. în caz contrar, Banca va prezenta aprobare finală pentru acordarea contractului. Debitorul trebuie să confirme acordarea şi să semneze contractul numai după ce a primit aprobarea Băncii.

(i) Un exemplar conform al contractului va fi prezentat Băncii imediat după semnarea sa şi înainte de depunerea la Bancă a primei cereri de retragere de fonduri din Contul de Credit, în ceea ce priveşte un astfel de contract. Când plăţile contractuale se fac de pe un Cont Special (CS), o copie a contractului trebuie să fie prezentată Băncii înainte de efectuarea primei plăţi de pe CS în ceea ce priveşte un astfel de contract.

(j) Descrierea şi valoarea contractului, împreună cu numele şi adresa consultantului, cu excepţia persoanei fizice, este condiţionată de publicare de către Bancă în conformitate cu punctul 2(i) de mai sus la primirea copiei contractului semnat de Debitor.

(k) Debitorul va păstra toate documentele cu privire la fiecare contract în timpul implementării proiectului până la doi ani după data de închidere a Acordului de Credit. Această documentaţie ar trebui să includă, dar să nu se limiteze la: (i) originalul semnat al fiecărui contract şi toate modificările sau completările ulterioare; (ii) propuneri originale, toate documentele şi corespondenţa referitoare la selectarea şi punerea în aplicare a contractului, inclusiv cele parvenite în sprijinul evaluării propunerilor (inclusiv fişele cu punctaj individual), precum şi recomandarea de acordare eliberată Băncii; şi (iii) facturi de plată sau certificate. Pentru contractele atribuite pe baza unei metode SSU, documentaţia trebuie să includă justificarea folosirii metodei, calificările şi experienţa consultantului selectat şi originalul semnat al contractului. Debitorul va prezenta astfel de documentaţie Băncii, la cerere, pentru examinare de către Bancă sau de către consultanţii/auditori săi.

3. Modificarea contractului semnat. în cazul contractelor supuse revizuirii prealabile, înainte de a accepta: (a) o prelungire a timpului prevăzut pentru executarea unui contract; (b) orice modificare substanţială în domeniul de aplicare a serviciilor, substituirea experţilor principali, sau alte modificări semnificative ale termenilor şi condiţiilor contractului; sau (c) încetarea propusă a contractului, Debitorul va solicita aprobarea Băncii. în cazul în care Banca stabileşte că modificările propuse ar fi în contradicţie cu prevederile Acordului de Credit şi/sau Planul de Achiziţii, aceasta informează imediat Debitorul şi motivele care stau la baza acestei determinări. O copie a tuturor modificărilor ale contractului va fi prezentată Băncii pentru înregistrare.

4. Traduceri. Dacă un contract este supus unei revizuiri prealabile şi este scris în Limba Naţională⁶¹, Debitorul are responsabilitatea de a prezenta Băncii o traducere exactă a rapoartelor tehnice şi celor combinate de evaluare şi proiectul parafat al contractului negociat într-o limbă de uz internaţional menţionată în CDO (engleză, franceză sau spaniolă). O traducere exactă va fi, de asemenea, prezentată Băncii pentru orice modificări ulterioare ale acestor contracte.

______________________

⁵⁹Valoarea totală a contractului, inclusiv toate impozitele şi taxele trebuie să fie baza pentru a determina dacă un contract ar trebui să fie obiectul unei revizuiri prealabile sau ulterioare de către Bancă.

⁶⁰În cazul contractelor care urmează să fie atribuite în conformitate cu punctul 3.11 în cazul în care un proces competitiv nou nu este posibil, Debitorul nu va iniţia negocieri fără prezentarea Băncii pentru examinare justificarea necesară şi primirea aprobării Băncii, şi trebuie să respecte cerinţele prezentului alineat 2 de mai sus, în toate punctele de vedere relevante.

⁶¹A se vedea punctul 1.22.

Revizuire ulterioară

5. Analizele Ulterioare ale Achiziţiilor (AUA), în mod normal, sunt efectuate de către Bancă. Debitorul va păstra toate documentele cu privire la fiecare contract nereglementat de punctul 2 din prezenta Anexă în timpul implementării proiectului şi până la doi ani de la data închiderii Acordului de Credit. Această documentaţie ar trebui să includă, dar nu se limitează la originalul semnat al contractului şi toate modificările ulterioare sau acte adiţionale, propunerile iniţiale, raportul de evaluare tehnică şi raportul de evaluare combinată, recomandarea pentru acordare şi facturile de plată sau certificatele pentru examinare de către Bancă sau de către consultanţii/auditorii săi. Pentru contractele acordate în baza selectării pe sursă unică, aceasta trebuie să includă înregistrarea de justificare, calificările şi experienţa consultanţilor şi originalul semnat al contractului. Debitorul va prezenta, de asemenea, astfel de documente Băncii, la cerere. Banca poate declara procurări eşuate pentru oricare dintre motivele prevăzute la alin.1.19 al acestor Instrucţiuni, inclusiv în cazul în care stabileşte că contractul nu a fost acordat în conformitate cu procedurile şi metodele agreate reflectate în Acordul de Credit şi detaliate în Planul de Achiziţii pentru care Banca a eliberat aprobarea, sau contractul în sine nu este în concordanţă cu astfel de proceduri şi metode. Banca va informa cu promptitudine Debitorul cu privire la motivele pentru astfel de determinare. Banca poate, de asemenea, în funcţie de riscurile şi domeniul de aplicare al proiectului (de exemplu, implicarea a multor contracte de mică valoare şi contracte simple), să fie de acord cu Debitorul, că desemnează entităţi independente pentru a efectua AUA, în conformitate cu termenii, condiţiile şi procedurile de raportare acceptabile la Bancă. în astfel de cazuri, Banca va revizui rapoartele prezentate de Debitor şi îşi rezervă dreptul de a efectua analiza ulterioară pe parcursul implementării proiectului, care poate fi necesară.

Schimbare de la Analiza Ulterioară la Analiza Prealabilă

6. Un contract al cărui deviz al costurilor a fost sub pragul de analiză prealabila al Băncii indicat în Planul de Achiziţii va cădea sub incidenţa analizei prealabile, mai degrabă decât a unei analize ulterioare, dacă oferta financiară a firmei selectate depăşeşte un astfel de prag. Toată documentaţia de achiziţii, deja procesată, inclusiv raportul de evaluare şi recomandarea de acordare, se depune la Bancă pentru analiza prealabilă şi aprobare, înainte de acordare a contractului. Când, dimpotrivă, oferta financiară a firmei selectate scade sub pragul de analiză prealabilă, procesul de analiză prealabilă continuă. în anumite circumstanţe, Banca poate solicita Debitorului de a urma un proces de analiză prealabilă pentru un contract sub pragul de analiză prealabilă stabilit în Planul de Achiziţii, de exemplu, în cazul unei plângeri pe care Banca a stabilit de a fi de natură gravă. De asemenea, în cazul în care metoda de selectare necesită schimbări ca urmare a devizelor de costuri mai mari sau mai mici decât evaluate anterior, planul de achiziţii se modifică de către Debitor şi se prezintă Băncii pentru analiză şi aprobare.

Publicarea Acordării Contractelor

7. Debitorul va publica informaţii pe UNDB online pentru toate contractele în cazul în care lista scurtă a inclus orice firmă străină şi toate contractele de selectare pe sursă unică acordate firmelor străine şi în presă Naţională⁶² - toate contractele în care lista scurtă cuprinde numai firme naţionale şi toate contractele de selectare pe sursă unică acordate întreprinderilor naţionale. Această publicare trebuie să fie efectuată în termen de două săptămâni de la primirea aprobării Băncii pentru acordarea contractului conform alin.2(h) şi 2(j) din prezenta Anexă pentru contractele care fac obiectul analizei prealabile a Băncii, şi în termen de două săptămâni de negocieri de succes cu firma selectată pentru contractele care fac obiectul unei analize ulterioare a Băncii. Publicaţiile trebuie să includă următoarele informaţii ca relevante şi aplicabile pentru fiecare metodă: (a) numele tuturor consultanţilor din lista scurtă, cu specificarea celor care au prezentat propuneri; (b) punctajul tehnic general şi punctajul atribuit pentru fiecare criteriu şi subcriteriu fiecărui consultant; (c) preţurile oferite de fiecare consultant ca citite şi ca evaluate; (d) punctajul final combinat şi clasamentul final al consultanţilor; şi (e) numele consultantului de succes şi preţul total, durata, domeniul sumar de aplicare al contractului. Aceleaşi informaţii trebuie să fie trimise tuturor consultanţilor care au prezentat propuneri. Banca va organiza publicarea acordării contractelor în curs de revizuire prealabilă pe site-ul său exterior după primirea de la Debitor a câte un exemplar al contractelor, semnat în conformitate cu alineatul 2 litera (i) de mai sus.

______________________

⁶²Într-un ziar naţional de largă circulaţie şi/sau în Monitorul Oficial, cu condiţia că aceasta este de mare tiraj, sau pe un site utilizat pe scară largă sau portal electronic cu acces naţional şi internaţional gratuit, în Limba Naţională astfel cum este stabilit în conformitate cu punctul 2.15.

Diligenţa cuvenită privind politicile şi procedurile de sancţionare ale Băncii

8. La efectuarea evaluării propunerilor, Debitorul va verifica eligibilitatea consultanţilor din listele de firme şi persoane fizice interzise şi suspendate de către Bancă, în conformitate cu punctul 1.23(d) din aceste Instrucţiuni şi/sau punctul 1.16(d) din Instrucţiunile pentru achiziţii, care sunt postate pe site-ul extern al Băncii. Debitorul va aplica diligenţă cuvenită suplimentară prin supravegherea îndeaproape şi monitorizarea oricărui contract în curs (fie în curs de revizuire prealabilă sau ulterioară) executat de către o firmă sau persoană care a fost sancţionată de Bancă după semnarea a unui astfel de contract. Debitorul nu va semna contracte noi şi nici acorduri adiţionale, inclusiv şi nici o extindere a termenului de finalizare, la un contract în curs de desfăşurare, cu o firmă sau persoană suspendată sau exclusă de la data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii, fără analiza prealabilă şi aprobarea Băncii. Banca va finanţa cheltuieli suplimentare doar în cazul în care acestea au fost efectuate înainte de data de finalizare a contractului iniţial sau data de finalizare revizuită: (i) pentru contractele de analiză prealabilă, într-un acord adiţional la care Banca şi-a exprimat aprobarea; şi (ii) pentru contractele de analiză ulterioară, într-un acord adiţional semnat înainte de data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii. Banca nu va finanţa nici un contract nou sau nici un acord adiţional sau de modificări, care introduce o modificare materială la orice contract existent, care a fost semnat cu o firmă sau persoană suspendată sau exclusă la data sau după data intrării în vigoare a suspendării sau excluderii.

ANEXA 2:

 INSTRUCŢIUNI PENTRU CONSULTANŢI ŞI

FIŞA DE DATE (IPC) DIN CDO⁶³

______________________

⁶³Prezenta Secţiune nu se aplică în cazul contractelor care urmează să fie acordate cu ajutorul Programului-Pilot USN descris la punctul 3.12.

1. Debitorul va utiliza CDO-uri standard, emise de Bancă, care includ IPC, care cuprinde instrucţiuni relevante, după caz pentru majoritatea dintre metodele de selectare. Dacă, în situaţii excepţionale, Debitorul are nevoie să modifice IPC-ul standard, modificarea se face prin intermediul fişei cu date tehnice şi nu prin modificarea textului principal. IPC-ul trebuie să includă informaţii adecvate cu privire la următoarele aspecte ale atribuirii:

(a) o foarte scurtă descriere a atribuirii;

(b) formate standard pentru propunerile tehnice şi financiare;

(c) numele şi datele de contact ale oficialilor cui se transmit rectificările şi cu care reprezentantul consultanţilor se întruneşte, dacă este necesar;

(d) detalii privind procedura de selectare care trebuie urmată, inclusiv: (i) descrierea procesului de două etape, după caz; (ii) o listă a criteriilor de evaluare tehnică şi punctajul oferit pentru fiecare criteriu; (iii) detalii privind evaluarea financiară; (iv) ponderile relative pentru calitate şi pentru cost, în cazul SBCC; (v) punctajul minim de trecere pentru calitate; şi (vi) detalii cu privire la deschiderea ofertelor financiare;

(e) o estimare a nivelului de cheltuieli ale experţilor principali (ân persoană-luni) necesar din partea consultanţilor sau bugetul total, dar nu ambele;

(f) indicarea experienţei minime, realizării academice, şi aşa mai departe, aşteptate de la experţi principali;

(g) detaliile şi starea oricărei finanţări externe;

(h) informaţii cu privire la negocierile şi informaţii financiare care se solicită firmei selectate în timpul negocierii contractului;

(i) termenul limită de depunere a propunerilor;

(j) valută(ele) în care costurile serviciilor vor fi exprimate, comparate şi plătite;

(k) trimitere la orice lege a ţării Debitorului care poate fi relevantă în mod particular, pentru contractul propus consultanţilor;

(l) o declaraţie că o firmă şi oricare dintre filialele sale va fi descalificată de la furnizarea descendentă de bunuri, lucrări sau servicii în cadrul proiectului în cazul în care, după opinia Băncii, astfel de activităţi constituie un conflict de interese cu serviciile oferite în cadrul atribuirii;

(m) metoda în care propunerea va fi înaintată, inclusiv cerinţa ca propunerile tehnice şi financiare să fie sigilate şi transmise separat într-un mod care să asigure că evaluarea tehnică nu este influenţată de preţ;

(n) o cerere ca firma invitată (i) să confirme primirea CDO-ului şi (ii) să informeze Debitorul dacă va fi sau nu prezentarea unei propuneri;

(o) lista scurtă a consultanţilor invitaţi să prezinte propuneri şi dacă sunt acceptabile sau nu asociaţii între consultanţii preselectaţi;

(p) perioada pentru care propunerile consultanţilor vor fi valabile şi în care consultanţii se angajează să menţină, fără schimbare, experţii principali propuşi, şi trebuie să deţină atât ratele propuse cât şi preţul total; în cazul extinderii perioadei de valabilitate a propunerii, este dreptul consultanţilor să nu-şi menţină propunerea. în cazul în care consultanţii sunt de acord să prelungească perioada de valabilitate a propunerii lor, ei trebuie să facă acest lucru fără nici o schimbare în propunerile lor originale şi să mai confirme şi disponibilitatea tuturor experţilor principali, aşa cum a fost propus iniţial cu excepţia celor prevăzute mai jos. Dacă oricare dintre experţii principali nu este disponibil în acest moment şi consultanţii, în timp ce extind valabilitatea propunerii lor, trebuie să solicite înlocuirea a unui astfel de expert cu altul, ei trebuie să ofere o justificare adecvată şi probe, spre satisfacţia Debitorului. Propunerea va fi respinsă în cazul în care se constată că expertul indisponibil a fost propus fără confirmarea acestuia/acesteia, dacă motivele prevăzute pentru înlocuire sau justificarea este inacceptabilă sau calificările şi experienţa expertului de înlocuit nu sunt egale sau mai bune decât cele ale expertului propus iniţial. Dacă este acceptabil, nici o altă modificare în propunerea tehnică sau financiară nu va fi permisă. Punctajul evaluării tehnice bazate pe experţi principali, propunerile financiare, precum şi alte detalii ale propunerii iniţiale rămân neschimbate.

(q) data anticipată la care se aşteaptă ca consultantul selectat să înceapă atribuirea;

(r) o declaraţie care să indice (i) dacă este sau nu contractul consultanţilor şi a personalului va fi exonerat sau nu de taxe; şi dacă nu (ii) care taxa probabilă va fi sau unde se pot obţine aceste informaţii în timp util şi o declaraţie care necesită ca consultantul să includă în propunerea sa financiară o sumă separată în mod clar identificată, pentru a acoperi taxele;

(s) în cazul în care nu sunt incluse în TDR sau în proiectul contractului, detalii cu privire la servicii, facilităţi, echipamentele şi personalul care urmează să fie asigurat de către Debitor;

(t) executare în etape a atribuirii, dacă este cazul, şi probabilitatea însărcinării atribuirilor următoare;

(u) procedura de a manipula cu rectificarea informaţiilor oferite în CDO; şi

(v) orice condiţii pentru subcontractarea unei părţi a atribuirii.

ANEXA 3:

GHID PENTRU CONSULTANŢI

Scopul

1. Această anexă oferă îndrumare pentru consultanţii care doresc să participe la servicii de consultanţă finanţate de Bancă.

Responsabilitatea pentru selectarea consultanţilor

2. Responsabilitatea pentru implementarea proiectului şi, prin urmare, pentru achitarea serviciilor de consultanţă în cadrul proiectului, aparţine exclusiv Debitorului. Banca, la rândul său, este impusă de Acord să asigure că fondurile sunt plătite dintr-un credit bancar deodată ce apar cheltuielile. Intrările din sumele unui credit sau unui grant se fac numai la cererea Debitorului. Debitorul prezintă cerere de retragere Băncii, împreună cu documentele justificative necesare pentru a demonstra că fondurile au fost sau sunt utilizate în conformitate cu Acordul de Credit şi Planul de Achiziţii.⁶⁴ După cum este subliniat la punctul 1.4 din prezentele Instrucţiuni, Debitorul este responsabil pentru selectarea şi angajarea consultanţilor. Acesta invită, primeşte şi evaluează propunerile şi acordă contractul. Contractul este încheiat intre Debitor şi Consultant. Banca nu este parte a contractului.

______________________

⁶⁴Pentru informaţii suplimentare despre politicile şi procedurile de debursare ale Băncii vedeţi Indrumările de debursare ale Băncii Mondiale pentru Proiecte şi Manualul de debursare pentru Clienţii Băncii Mondiale (disponibile pe site-ul Băncii la www.worldbank.org/projects ).

Rolul Băncii

3. După cum se menţionează în prezentele Instrucţiuni (Anexa 1) Banca analizează CDO-ul, evaluarea propunerilor, recomandările de acordare, precum şi contractul pentru a se asigura că procesul se desfăşoară în conformitate cu procedurile convenite, astfel cum se prevede în Acordul de Credit şi detaliate în Planul de Achiziţii. Pentru toate contractele care fac obiectul unei revizuiri prealabile a Băncii, Banca analizează documentele înainte de a fi emise, aşa cum este descris în Anexa 1. De asemenea, în cazul în care în orice moment în procesul de selectare (chiar şi după acordarea contractului) Banca concluzionează că procedurile convenite nu au fost urmate în orice privinţă importantă, Banca poate declara procurări eşuate, aşa cum este descris la punctul 1.19. Cu toate acestea, în cazul în care un Debitor a acordat un contract, după obţinerea aprobării Băncii, Banca va declara procurări eşuate numai dacă aprobarea a fost emisă pe baza unor informaţii incomplete, inexacte sau care induc în eroare, prezentate de către Debitor. în plus, în cazul în care Banca stabileşte că de practicile corupte sau frauduloase s-au ocupat reprezentanţii Debitorului sau a Consultantului, Banca poate impune sancţiunile aplicabile prevăzute la punctul 1.23 din prezentele Instrucţiuni.

4. Banca publică CDO-uri standard şi contracte pentru diferite tipuri de servicii de consultanţă. După cum se menţionează la punctele 2.9 şi 2.12 din prezentele Instrucţiuni, Debitorul este obligat să utilizeze aceste documente, cu modificări minime acceptabile Băncii pentru a rezolva problemele specifice proiectului. Debitorul finalizează şi emite aceste documente, ca parte a CDO-ului.

Informaţiile cu privire la serviciile Consultantului

5. Informaţii privind serviciile consultantului, inclusiv o scurtă descriere a caracterului serviciilor, calendarul, costul estimat şi intrările de timp ale experţilor, şi aşa mai departe, vor fi, în primul rând, incluse în Documentul cu Informaţii despre Proiect (DIP), care descrie proiectele în curs de pregătire. în acelaşi timp, informaţii similare vor fi, de asemenea, incluse în descrierea fiecărui proiect în Rezumatul Lunar de Funcţionare (RLF). Aceste informaţii vor fi actualizate în permanenţă. Fiecare proiect cere publicarea unui Anunţ de Achiziţii Generale în Dezvoltarea Afacerilor a Organizaţiilor Naţiunilor Unite (UNDB online)⁶⁵ care va include o descriere mai detaliată a serviciilor solicitate, agenţia clientului şi costul bugetar. în cazul contractelor de valoare mare⁶⁶, aceasta va fi urmată de un aviz specific care caută o “exprimare a interesului” în UNDB on-line. Documentul de Evaluare a Proiectului (DEP) va prezenta informaţii şi mai detaliate.

6. DIP şi RLF sunt disponibile pe internet şi din InfoShop⁶⁷ în Bancă. DEP este disponibil după aprobarea creditului. UNDB este disponibil prin intermediul abonamentului on-line.

______________________

⁶⁵UNDB on-line este o publicaţie a Organizaţiei Naţiunilor Unite. Informaţii de abonament sunt disponibile din: Dezbvoltarea Afacerilor, Organizaţia Naţiunilor Unite, Cutia Poştală GCPO 5850, New York, NY 10163-5850, Statele Unite ale Americii (site-ul: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org).

⁶⁶Contractele aşteptate să coste mai mult de echivalentul a 300.000 dolari SUA, cu excepţia cazului cînd lista scurtă cuprinde doar consultanţi naţionali (vezi punctele 2.5 şi 2.7 din prezentele Instrucţiuni).

⁶⁷Adresa InfoShop de asemenea este adresa Băncii Mondiale: 1818 H Street, NW, Washington, D.C. 20433, Statele Unite ale Americii. Baza de Date de Proiect este disponibilă la www.worldbank.org/projects.

Rolul Consultanţilor

7. Când consultanţii primesc CDO, şi în cazul în care pot îndeplini cerinţele TDR şi condiţiile comerciale şi contractuale, aceştia ar trebui să facă demersurile necesare pentru a pregăti o propunere receptivă (de exemplu, să viziteze ţara atribuirii, să caute asociaţii, colectarea documentaţiei, înfiinţarea echipei de pregătire). în cazul în care consultanţii găsesc în documentele CDO-ului - mai ales în procedura de selectare şi criteriile de evaluare – orice ambiguitate, omisiune sau contradicţie internă, sau orice facilitate care este neclară sau pare discriminatorie sau restrictivă, acestea ar trebui cere rectificări din partea Debitorului, în formă scrisă, în termenul specificat în CDO pentru introducerea rectificărilor.

8. în această privinţă, trebuie de subliniat faptul că o CDO specifică emisă de către Debitor reglementează fiecare selectare, după cum se menţionează la punctul 1.2 din prezentele Instrucţiuni. Dacă consultanţii simt că oricare dintre prevederile CDO-ului sunt în contradicţie cu aceste Instrucţiuni, acestea ar trebui să ridice această problemă cu Debitorul.

9. Consultanţii ar trebui să se asigure că prezintă o propunere complet receptivă, inclusiv toate documentele justificative solicitate în CDO. Este esenţial să se asigure acurateţea în curricula vitae ale experţilor principali depuse cu propunerile. Curricula vitae vor fi semnate de către consultanţii şi persoanele fizice şi datate. După primirea şi deschiderea propunerilor tehnice, consultanţilor nici nu li se va cere, nici nu li se va permite să schimbe fondul, experţii principali şi aşa mai departe. Nerespectarea cerinţelor importante va duce la respingerea propunerii. în mod similar, odată cu primirea propunerilor, consultanţilor nici nu li se va cere nici nu li se va permite să schimbe taxa citată şi aşa mai departe, cu excepţia momentului negocierilor efectuate în conformitate cu prevederile CDO. în cazul în care o prelungire a valabilităţii propunerilor a fost motivul pentru care experţii principali nu au fost disponibili pentru o companie, o schimbare a experţilor principali cu o calificare echivalentă sau mai bună ar putea fi posibilă conform punctului 2.28 al acestor Instrucţiuni şi alineatul 1 (p) din Anexa 2.

Confidenţialitatea

10. După cum se menţionează la punctul 2.35, procesul de evaluare a propunerilor este confidenţial până la publicarea acordării contractului, cu excepţia dezvăluirii punctelor tehnice aşa cum este indicat la punctele 2.23 şi 2.30. Confidenţialitatea permite Debitorului şi analiştilor Băncii să evite realitatea sau percepţia interferenţei necorespunzătoare. Dacă în timpul procesului de evaluare, consultanţii doresc să aducă informaţii suplimentare la cunoştinţa Debitorului, Banca sau ambele, ar trebui să facă acest lucru în scris.

Acţiunea Băncii

11. Dacă consultanţii doresc să ridice probleme sau întrebări despre procesul de selectare, ei pot trimite Băncii copii cu comunicatele lor prin intermediul Debitorului, sau pot scrie Băncii direct în cazul în care Debitorul nu răspunde prompt sau în cazul în care comunicatul este o plângere împotriva Debitorului. Toate aceste comunicate ar trebui să fie adresate Conducătorului Echipei de Sarcină a proiectului, cu o copie pentru Directorul de Ţară pentru ţara-debitoare şi pentru Directorul Regional de Achiziţii. Numele Conducătorilor Echipei de Sarcină sunt disponibile în DEP.

12. Comunicatele primite de Bancă de la consultanţi preselectaţi înainte de data limită de depunere a propunerii, dacă este cazul, trebuie să se trimită Debitorului împreună cu comentariile şi sfaturile Băncii de acţiune sau de răspuns.

13. Comunicatele, inclusiv plângerile, Banca primeşte de la consultanţi după ce deschiderea propunerilor tehnice se face după cum urmează. în cazul contractelor care nu fac obiectul revizuirii prealabile a Băncii, orice comunicare sau extrasele sale relevante, după cum se consideră necesar, vor fi trimise Debitorului pentru examinarea cuvenită şi luarea măsurilor corespunzătoare. Debitorul trebuie să prezinte toate documentele relevante Băncii pentru analiză şi comentarii. în cazul contractelor care fac obiectul revizuirii prealabile, Banca va examina comunicarea, în consultare cu Debitorul, şi în cazul în care are nevoie de informaţii suplimentare, le va cere de la Debitor. Dacă informaţiile sau rectificările suplimentare sunt necesare din partea consultantului, Banca va cere Debitorului să le obţină şi să le comenteze sau să le includă, după caz, în raportul de evaluare. Revizuirea Băncii nu va fi finalizată până la examinarea şi luarea în considerare completă a comunicării. Comunicările primite de la consultanţi care implică acuzaţii de fraudă şi corupţie⁶⁸ pot justifica un tratament diferit din motive de confidenţialitate. în astfel de cazuri, Banca va aplica atenţia şi discreţia cuvenită în schimbul de informaţii considerate adecvate împreună cu Debitorul.

14. în afară de confirmarea primirii comunicatelor, Banca nu va intra în discuţii sau corespondenţă cu nici un consultant în procesul de selectare şi de revizuire, până la publicarea acordării contractului.

______________________

⁶⁸ Raportarea suspiciunilor de fraudă şi corupţie se poate face direct la Vice-Preşedinţia de Integritate a Băncii (VPI) prin e-mail: investigations_hotline@worldbank.org; pe site-ul Băncii Mondiale; prin linia fierbinte de 24 de ore operată de o parte terţă: apel gratuit + 1-800-831-0463, apel cu plată + 1-704-556-7046 (interpreţi sunt disponibili, apeluri anonime disponibile); sau prin contactarea VPI la sediul Băncii în Washington, D.C.: + 1-202-458-7677.

Raportul detaliat al Băncii

15. Dacă după acordarea contractului, un consultant doreşte să se asigure de motivele pentru care nu a fost selectată propunerea sa, acesta ar trebui să adreseze cererea sa Debitorului conform indicaţiilor punctului 2.32. în cazul în care consultantul nu este mulţumit cu explicaţia scrisă dată şi/sau raportul detaliat al Debitorului, şi doreşte să se întâlnească cu Banca, el se poate adresa Managerului Regional pe Achiziţii pentru ţara-debitoare, care va aranja o întâlnire la nivelul corespunzător şi cu personalul relevant. Scopul unei astfel de întâlniri este doar de a discuta propunerea consultantului, şi nici nu a inversa poziţia Băncii care a fost transmisă Debitorului, nici pentru a discuta propunerile concurenţilor.

CLASSIFICATION: PUBLIC

GUIDELINES

SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS

UNDER IBRD LOANS AND IDA CREDITS & GRANTS

BY WORLD BANK BORROWERS

January 2011

Revised July 2014

July 2014 Revision

Paragraph 3.14 – Procurement under loans Guaranteed by the Bank has been revised to include provisions for payment obligations.

Acronyms

CDD     Community Driven Development

CPAR  Country Procurement Assessment Report

CQS    Selection Based on Consultants′ Qualifications

EOI     Expression of Interest

FBS     Selection under a Fixed Budget

FPA     Fiduciary Principles Accord

IBRD   International Bank for Reconstruction and Development (World Bank)

ICSID  International Centre for Settlement of Investment Disputes

IDA     International Development Association

IDC     Indefinite Delivery Contract

IFC     International Finance Corporation

INT     Integrity Vice Presidency

ITC     Instructions to Consultants

LCS    Least-Cost Selection

LOI     Letter of Invitation

MDTF  Multi Donor Trust Fund

MIGA  Multilateral Investment Guarantee Agency

MOS   Monthly Operational Summary

NGO   Nongovernmental Organization

PAD    Project Appraisal Document

PPA    Project Preparation Advance

PPR    Procurement Post Review

PID     Project Information Document

QBS   Quality-Based Selection

QCBS Quality- and Cost-Based Selection

REOI  Request for Expressions of Interest

RFP    Request for Proposal

SA      Special Account

SSS    Single-Source Selection

SWAp Sector Wide Approach

TOR   Terms of Reference

UCS    Use of Country Systems

UN      United Nations

UNDB United Nations Development Business

I. INTRODUCTION

Purpose

1.1 The purpose of these Guidelines is to define the Bank′s policies and procedures for selecting, contracting, and monitoring consultants required for projects that are financed in whole or in part by a loan from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD), a credit or a grant from the International Development Association (IDA),¹ a project preparation advance (PPA), a grant from the Bank, or a trust fund² administered by the Bank and executed by the recipient.

1.2 The Loan Agreement governs the legal relationships between the Borrower and the Bank, and these Guidelines apply to the selection and employment of consultants for the project as provided in the Loan Agreement. The rights and obligations of the Borrower³ and the consultant are governed by the specific Request for Proposals (RFP)⁴ issued by the Borrower and by the contract signed by the Borrower with the consultant, and not by these Guidelines or the Loan Agreement. No party other than the parties to the Loan Agreement shall derive any rights therefrom or have any claim to loan proceeds.

1.3 For the purpose of these Guidelines, the term “consultants” includes a wide variety of private and public entities, including consulting firms, engineering firms, Construction Managers, management firms, Procurement Agents, inspection service providers, auditors, United Nations (UN) agencies and other multinational organizations, investment and merchant banks, universities, research institutions, government agencies, nongovernmental organizations (NGOs), and individuals.⁵ Bank Borrowers use these entities as consultants to help in a wide range of activities, such as policy advice; institutional reforms; management; engineering services; construction supervision; financial services; procurement services; social and environmental studies; and identification, preparation, and implementation of projects to complement Borrowers′ capabilities in these areas.

_________________________

¹ Requirements of IBRD and IDA are identical. References in these Guidelines to “the Bank” include both IBRD and IDA, and references to “loans” include IBRD loans, as well as IDA credits or grants, grants from the Bank, trust funds administered by the Bank and executed by the recipient, and project preparation advances (PPAs).

References to “Loan Agreement” include the legal agreement between the Bank and Borrower, and may include the project agreement between the Bank and project implementing entity.

References to “Borrower” include loan, credit, grant, and PPA recipients that execute such projects, and may include sub-borrowers or project implementing entities.

² To the extent that the agreement providing for such trust funds or grants to be administered by the Bank does not conflict with these provisions as exceptions, including under the UN Fiduciary Principles Accord (FPA) or a Multi Donor Trust Fund (MDTF) in emergency situations.

³ In some cases, the Borrower acts only as an intermediary, and the project is carried out by another agency or entity. References in these Guidelines to the Borrower include such agencies and entities, as well as Sub-Borrowers under “on-lending arrangements.”

⁴ See Appendix 2.

⁵ See paragraphs 3.15 -3.21 for particular types of consultants, and Section V for individual consultants.

General Considerations

1.4 The Borrower is responsible for preparing and implementing the project, and therefore for selecting the consultant, and awarding and subsequently administering the contract. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement (Bank′s Articles of Agreement, Article III, Section 5(b); and IDA′s Articles of Agreement, Article V, Section 1(g)) to “ensure that the proceeds of any loan are used only for the purposes for which the loan was granted, with due attention to considerations of economy and efficiency and without regard to political or other non-economic influences or considerations,” and it has established detailed procedures for this purpose. While the specific rules and procedures to be followed for employing consultants depend on the circumstances of the particular case, five main considerations guide the Bank′s policy on the selection process:

(a) the need for high-quality services,

(b) the need for economy and efficiency,

(c) the need to give all eligible consultants an opportunity to compete in providing the services financed by the Bank,

(d) the Bank′s interest in encouraging the development and use of national consultants

in its developing member countries, and

(e) the need for transparency in the selection process.

1.5 The Bank considers that, in the majority of cases, these considerations can best be addressed through competition among qualified short-listed firms in which the selection is based on the quality of the proposal and, where appropriate, on the cost of the services to be provided. Sections II and III of these Guidelines describe the different methods of selection of consultants accepted by the Bank and the circumstances in which they are appropriate. Since Quality- and Cost-Based Selection (QCBS) is the most commonly recommended method, Section II of these Guidelines describes in detail the procedures for QCBS. However, QCBS is not the most appropriate method of selection for all cases; therefore, Section III describes other methods of selection and the circumstances in which they are more appropriate.

1.6 The particular methods that may be followed for the selection of consultants under a given project are provided for in the Loan Agreement. The specific contracts to be financed under the project, and their method of selection, consistent with the provisions of the Loan Agreement, shall be specified in the Procurement Plan as indicated in paragraph 1.25 of these Guidelines.

Applicability of Guidelines

1.7 The consulting services to which these Guidelines apply are of an intellectual and advisory nature. These Guidelines do not apply to other types of services for which the physical aspects of the activity predominate, are bid and contracted on the basis of performance of a measurable physical output, and for which performance standards can be clearly identified and consistently applied, such as drilling, aerial photography, satellite imagery, mapping, and similar operations, as well as construction of works, manufacture of goods, and operation and maintenance of facilities or plant.⁶

1.8 The principles, rules, and procedures outlined in these Guidelines apply to all contracts for consulting services financed in whole or in part from Bank loans.⁷ The provisions described under this Section I apply to all other Sections of these Guidelines. In procuring consulting services not financed from such sources but included in the project scope of the loan agreement, the Borrower may adopt other rules and procedures. In such cases, the Bank shall satisfy itself that: (a) the procedures to be used will fulfill the Borrower′s obligations to diligently and efficiently implement the project, and will result in the selection of consultants who have the required qualifications; (b) the selected consultant will carry out the assignment in accordance with the agreed schedule; and (c) the scope of the services is consistent with the needs of the project.

_______________________

⁶ These latter services are bid and contracted on the basis of performance of measurable physical outputs and procured in accordance with the current Guidelines: Procurement of Goods,Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants, referred to herein as the “Procurement Guidelines”.

⁷ This includes the selection of consultants by a Procurement Agent or Construction Manager employed by the Borrower under paragraph 3.17 of these Guidelines.

The Bank may agree to the use of the public procurement systems of the Borrower country – referred to as the Use of Country System (UCS)–for the selection of consultants (including individuals) under paragraph 3.12 of these Guidelines. In such cases, the Loan Agreement between the Borrower and the Bank shall describe the applicable selection procedures of the Borrower, and the full application of Section I and any other parts of these Guidelines as may be deemed relevant by the Bank.

Conflict of Interest

1.9 Bank policy requires that consultants provide professional, objective, and impartial advice and at all times hold the client′s interests paramount, without any consideration for future work, and that in providing advice they avoid conflicts with other assignments and their own corporate interests. Consultants shall not be hired for any assignment that would be in conflict with their prior or current obligations to other clients, or that may place them in a position of being unable to carry out the assignment in the best interest of the Borrower. Without limitation on the generality of the foregoing, consultants shall not be hired under the circumstances set forth below:

(a) Conflict between consulting activities and procurement of goods, works, or non- consulting services (i.e., services other than consulting services covered by these Guidelines⁸): A firm that has been engaged by the Borrower to provide goods, works, or non-consulting services for a project, or any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be disqualified from providing consulting services resulting from or directly related to those goods, works, or non-consulting services. Conversely, a firm hired to provide consulting services for the preparation (before Loan effectiveness) or implementation of a project, or any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be disqualified from subsequently providing goods, works, or services (other than consulting services covered by these Guidelines) resulting from or directly related to the consulting services for such preparation or implementation. This provision does not apply to the various firms (consultants, contractors, or suppliers) which together are performing the Contractor′s obligations under a turnkey or design and build contract.

________________________

⁸ See paragraph 1.7 of these Guidelines.

(b) Conflict among consulting assignments: Neither consultants (including their personnel and sub-consultants), nor any affiliate that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with that firm, shall be hired for any assignment that, by its nature, may be in conflict with another assignment of the consultants. As an example, consultants assisting a client in the privatization of public assets shall neither purchase, nor advise purchasers of, such assets. Similarly, consultants hired to prepare Terms of Reference (TOR) for an assignment shall not be hired for the assignment in question.

(c) Relationship with Borrower′s staff: Consultants (including their experts and other personnel, and sub-consultants) that have a close business or family relationship with a professional staff of the Borrower (or of the project implementing agency, or of a recipient of a part of the loan) who are directly or indirectly involved in any part of: (i) the preparation of the TOR for the assignment, (ii) the selection process for the contract, or (iii) the supervision of such contract may not be awarded a contract, unless the conflict stemming from this relationship has been resolved in a manner acceptable to the Bank throughout the selection process and the execution of the contract.

(d) A consultant shall submit only one proposal, either individually or as a joint venture partner in another proposal. If a consultant, including a joint venture partner, submits or participates in more than one proposal, all such proposals shall be disqualified. This does not, however, preclude a consulting firm to participate as a sub-consultant, or an individual to participate as a team member, in more than one proposal when circumstances justify and if permitted by the RFP.

Unfair Competitive Advantage

1.10 Fairness and transparency in the selection process require that consultants or their affiliates competing for a specific assignment do not derive a competitive advantage from having provided consulting services related to the assignment in question. To that end, the Borrower shall make available to all the short-listed consultants, together with the request for proposals, all information that would in that respect give a consultant a competitive advantage.

Eligibility

1.11 To foster competition, the Bank permits consultants (firms and individuals) from all countries to offer consulting services for Bank-financed projects.⁹ Any conditions for participation shall be limited to those that are essential to ensure the firm′s capability to fulfill the contract in question.

1.12 In connection with any contract to be financed in whole or in part from a Bank loan, the Bank does not permit a Borrower to deny participation in a short-listing or selection process or award to a consultant for reasons unrelated to: (i) its capability and resources to successfully perform the contract; or (ii) the conflict of interest situations covered under paragraph 1.9 above.

1.13 As an exception to the foregoing paragraphs 1.11 and 1.12:

(a) Consultants may be excluded if: (i) as a matter of law or official regulations, the Borrower′s country prohibits commercial relations with the consultant′s country, provided that the Bank is satisfied that such exclusion does not preclude effective competition for the procurement of the consulting services required; or (ii) by an act of compliance with a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations, the Borrower′s country prohibits any payments to any country, person, or entity. Where the Borrower′s country prohibits payments to a particular firm or for particular goods by such an act of compliance, that firm may be excluded.

(b) Government-owned enterprises or institutions of the Borrower′s country may participate in the Borrower′s country only if they can establish that they (i) are legally and financially autonomous, (ii) operate under commercial law, and (iii) are not dependent agencies of the Borrower or Sub-Borrower.¹⁰

(c) As an exception to (b), when the services of government-owned universities or research centers or other institutions in the Borrower′s country are of unique and exceptional nature including because of the absence of a suitable private sector alternative, and their participation is critical to project implementation, the Bank may agree on the hiring of those institutions on a case-by-case basis. On the same basis, university professors or scientists from research institutes can be contracted individually under Bank financing.

(d) Government officials and civil servants of the Borrower′s country may only be hired under consulting contracts in the Borrower′s country, either as individuals or as members of the team of experts proposed by a consulting firm, provided that such hiring does not conflict with any employment or other laws or regulations, or policies of the Borrower′s country and if they (i) are on leave of absence without pay, or have resigned or retired; (ii) are not being hired by the agency they were working for before going on leave of absence without pay, resigning, or retiring¹¹; and (iii) their hiring would not create a conflict of interest (see paragraph 1.9).

(e) A firm or an individual sanctioned by the Bank in accordance with paragraph 1.23(d) of these Guidelines or in accordance with the World Bank Group anti-corruption policies and sanctions procedures¹² shall be ineligible to be awarded a Bank-financed contract, or to benefit from a Bank-financed contract, financially or in any other manner, during such period of time as the Bank shall determine.

________________________

⁹ The Bank permits firms and individuals from Taiwan, China to offer consulting services for Bank-financed projects.

¹⁰ To be eligible, a government-owned enterprise or institution shall establish to the Bank′s satisfaction, through all relevant documents, including its Charter and other information the Bank may request, that it: (i) is a legal entity separate from the government; (ii) does not currently receive any subsidies or budget support; (iii) operates like any commercial enterprise, and, inter alia, is not obliged to pass on its surplus to the government, can acquire rights and liabilities, borrow funds and be liable for repayment of its debts, and can be declared bankrupt; and (iv) is not bidding for a contact to be awarded by the department or agency of the government which under their applicable laws or regulations is the reporting or supervisory authority of the enterprise or has the ability to exercise influence or control over the enterprise or institution.

¹¹ In the case of resignation or retirement, for a period of at least 6 (six) months, or the period established by statutory provisions applying to civil servants in the Borrower′s country, whichever is longer. Professors or staff and experts in specialized fields from universities, educational institutions, and research institutes can be contracted individually on a part-time basis provided that they have been full-time employees of their institutions for a year or more before being contracted and such hiring is justified for the services required.

¹² For purposes of this paragraph, the relevant World Bank Group Anti-Corruption policies are set forth in the Guidelines On Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants, and in the Anti-Corruption Guidelines for IFC, MIGA, and World Bank Guarantee Transactions. The Bank′s sanctions procedures are publicly disclosed on the Bank′s external website.

Advance Contracting and Retroactive Financing

1.14 In certain circumstances, such as to accelerate project implementation, the Borrower may, with the Bank′s no objection, wish to proceed with the selection of consultants before the related Loan Agreement is signed. This process is referred to as advance contracting. In such cases, the selection procedures, including advertisement, shall be in accordance with these Guidelines, and the Bank shall review the process used by the Borrower. A Borrower undertakes such advance contracting at its own risk, and any no objection issued by the Bank with regard to the procedures, documentation, or proposal for award does not commit the Bank to make a loan for the project in question. If the contract is signed, reimbursement by the Bank of any payments made by the Borrower under the contract prior to loan signing is referred to as retroactive financing and is only permitted within the limits specified in the Loan Agreement.

Associations between Consultants

1.15 Consultants may associate with each other in the form of a joint venture or of a sub- consultancy agreement to complement their respective areas of expertise, strengthen the technical responsiveness of their proposals and make available bigger pools of experts, provide better approaches and methodologies, and, in some cases, offer lower prices. Such an association may be for the long term (independent of any particular assignment) or for a specific assignment. If the Borrower employs an association in the form of a joint venture, the association shall appoint one of the firms to represent the association; all members of the joint venture, or their representative with a power of attorney, shall sign the contract. All members of the joint venture shall be jointly and severally liable for the entire assignment. Once the short list is finalized, and Requests for Proposals (RFP) are issued, any association in the form of joint venture or sub-consultancy among short-listed firms shall be permissible only with the approval of the Borrower. Borrowers shall not require consultants to form associations with any specific firm or group of firms or include any particular individual in their proposals, but may encourage association with qualified national firms.

Bank Review, Assistance, and Monitoring

1.16 The Bank reviews the Borrower′s hiring of consultants to satisfy itself that the selection process is carried out in accordance with the provisions of these Guidelines. The review procedures are described in Appendix 1.

1.17 Under exceptional circumstances, when the Borrower is unable to prepare a short list or long list and in response to its written request, the Bank may assist the Borrower in creating short lists¹³ or long lists¹⁴ of firms that the Bank expects to be capable of undertaking the assignment. The provision of such lists does not represent an endorsement of the consultants. The Borrower retains the responsibility to verify the eligibility and qualifications of the listed firms, and may delete any name or add other names as it wishes; however, the final short list shall be submitted to the Bank for its no objection before the Borrower issues the RFP.

_____________________________

¹³ Short List: see paragraph 2.6, 2.7, and 2.8.

¹⁴ Long List: a preliminary list of potential firms from which the short list will be established.

1.18 The Borrower is responsible for supervising the consultants′ performance and ensuring that they carry out the assignment in accordance with the contract. Without assuming the responsibilities of the Borrower or the consultants, Bank staff shall monitor the quality of the consultants′ work as necessary to satisfy themselves that it is being carried out according to appropriate standards and is based on reliable data. As appropriate, the Bank may take part in discussions between the Borrower and consultants and, if necessary, may help the Borrower in addressing issues related to the assignment. If a significant portion of the assignment is being carried out in the consultants′ home offices, the Bank may, with the Borrower′s agreement, visit these offices to review the consultants′ work.

Misprocurement

1.19 The Bank does not finance expenditures under a contract for consulting services if the Bank concludes that such contract: (a) has not been awarded in accordance with the agreed provisions of the Loan Agreement and as further elaborated in the Procurement Plan¹⁵ to which the Bank provided no objection; (b) could not be awarded to the consultant otherwise determined successful due to willful dilatory conduct or other actions of the Borrower resulting in unjustifiable delays, or the successful proposal being no longer available, or the wrongful rejection of any proposal; or (c) involves the engagement of a representative of the Borrower, or a recipient of any part of the proceeds of the Loan, in fraud and corruption as per paragraph 1.23(c). In such cases, whether under prior or post review, the Bank will declare misprocurement, and it is the Bank′s policy to cancel that portion of the loan allocated to the services that have been misprocured. The Bank may, in addition, exercise other remedies provided for under the Loan Agreement. Even once the contract is awarded after obtaining a no objection from the Bank, the Bank may still declare misprocurement and apply in full its policies and remedies regardless of whether the loan has closed or not, if it concludes that the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower or that the terms and conditions of the contract had been substantially modified without the Bank′s no objection.

________________________

¹⁵ See paragraph 1.25.

Reference to the Bank

1.20 The Borrower shall use the following text¹⁶ when referring to the Bank in the RFP

and contract documents:

“[Name of the Borrower] has received [or, ‘has applied for′] a [loan] from the [International Bank for Reconstruction and Development] (the “Bank”) in an amount equivalent to US$, toward the cost of [name of project], and intends to apply a portion of the proceeds of this [Loan] to eligible payments under this Contract. Payments by the Bank will be made only at the request of [name of Borrower or designate] and upon approval by the Bank, and will be subject, in all respects, to the terms and conditions of the [Loan] Agreement. The [Loan] Agreement prohibits a withdrawal from the [Loan] Account for the purpose of any payment to persons or entities, or for any import of goods, if such payment or import, to the knowledge of the Bank, is prohibited by a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations. No party other than [name of Borrower] shall derive any rights from the [Loan] Agreement or have any claim to the proceeds of the [Loan].”

______________________

¹⁶ To be suitably modified in the case of a credit from IDA or a grant or a trust fund.

Training or Transfer of Knowledge

1.21 If the assignment includes an important component for training or transfer of knowledge to Borrower staff or national consultants, the TOR shall indicate the objectives, nature, scope, and goals of the training program, including details on trainers and trainees, skills to be transferred, time frame, and monitoring and evaluation arrangements. The cost for the training program shall be included in the consultant′s contract and in the budget for the assignment.

Language

1.22 The RFP and the proposals shall be prepared in one of the following languages, selected by the Borrower: English, French, or Spanish. In addition to one of the above languages, the Borrower has the option to issue translated versions of these documents in another language which should either be: (i) the national language of the Borrower; or (ii) the language used nation-wide in the Borrower′s country for commercial transactions, hereinafter each is called the “National Language”.¹⁷ When the short list only comprises nationals as per paragraph 2.7, the Bank may agree that the Borrower issue the RFP only in the National Language. If the RFP is issued in two languages, consultants shall have the option to submit proposals in either of the two languages in which the RFP is issued. The contract signed with the winning consultant shall always be written in the language in which its proposal was submitted which shall be the language that governs the contractual relations between the Borrower and the consultant. If the contract is signed in the National Language, the Borrower shall provide the Bank with an accurate translation of the contract in English, French, or Spanish when submitting the original contract as per Appendix 1. Consultants shall neither be required nor permitted to sign contracts in more than one language.

______________________

¹⁷ The Bank shall be satisfied with the language to be used. The Borrower shall take full responsibility for the correct translation of the documents in the National Language. In case of any discrepancy with the documents in English, French, or Spanish the text in the latter shall prevail.

If the Borrower has more than one National Language and a national law requires official acts to be issued in all national languages, the Borrower shall use one National Language in the RFP and may issue translated versions in the other languages.

Fraud and Corruption

1.23 It is the Bank′s policy to require that Borrowers (including beneficiaries of Bank loans), consultants, and their agents (whether declared or not), sub-contractors, sub- consultants, service providers or suppliers, and any personnel thereof, observe the highest standard of ethics during the selection and execution of Bank-financed contracts.¹⁸ In pursuance of this policy, the Bank:

(a) defines, for the purposes of this provision, the terms set forth below as follows:

(i) “corrupt practice” is the offering, giving, receiving, or soliciting, directly or indirectly, of anything of value to influence improperly the actions of another party;¹⁹

(ii) “fraudulent practice” is any act or omission, including misrepresentation, that knowingly or recklessly misleads, or attempts to mislead, a party to obtain financial or other benefit or to avoid an obligation;²⁰

(iii) “collusive practices” is an arrangement between two or more parties designed to achieve an improper purpose, including to influence improperly the actions of another party;²¹

(iv) “coercive practices” is impairing or harming, or threatening to impair or harm, directly or indirectly, any party or the property of the party to influence improperly the actions of a party;²²

(v) “obstructive practice”

(aa) deliberately destroying, falsifying, altering, or concealing of evidence material to the investigation or making false statements to investigators in order to materially impede a Bank investigation into allegations of a corrupt, fraudulent, coercive, or collusive practice; and/or threatening, harassing, or intimidating any party to prevent it from disclosing its knowledge of matters relevant to the investigation or from pursuing the investigation, or

(bb) acts intended to materially impede the exercise of the Bank′s inspection and audit rights provided for under paragraph 1.23(e) below.

(b) will reject a proposal for award if it determines that the consultant recommended for award, or any of its personnel, or its agents, or its sub-consultants, sub-contractors, service providers, suppliers and/or their employees, has, directly or indirectly, engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices in competing for the contract in question;

(c) will declare misprocurement and cancel the portion of the Loan allocated to a contract if it determines at any time that representatives of the Borrower or of a recipient of any part of the proceeds of the Loan were engaged in corrupt, fraudulent, collusive, coercive, or obstructive practices during the selection process or the implementation of the contract in question, without the Borrower having taken timely and appropriate action satisfactory to the Bank to address such practices when they occur, including by failing to inform the Bank in a timely manner at the time they knew of the practices;

(d) will sanction a firm or an individual, at any time, in accordance with prevailing Bank′s sanctions procedures,²³ including by publicly declaring such firm or individual ineligible, either indefinitely or for a stated period of time: (i) to be awarded a Bank-financed contract; and (ii) to be a nominated²⁴ sub-consultant, supplier, or service provider of an otherwise eligible firm being awarded a Bank- financed contract;

(e) will require that a clause be included in the RFP and in contracts financed by a Bank loan requiring consultants, and their agents, personnel, sub-consultants, sub- contractors, service providers, or suppliers, to permit the Bank to inspect all accounts, records, and other documents relating to the submission of proposals and contract performance, and to have them audited by auditors appointed by the Bank; and

(f) will require that, when a Borrower selects a United Nation (UN) agency to provide technical assistance services in accordance with paragraph 3.15 under an agreement signed between the Borrower and the UN agency, the above provisions of this paragraph 1.23 regarding sanctions on fraud or corruption shall apply in their entirety to consultants and their sub-consultants, suppliers, service providers, contractors, sub-contractors, and their employees, that signed contracts with the UN agency. As an exception to the foregoing, paragraphs 1.23(d) and (e) will not apply to the UN agency and its employees, and paragraph 1.23(e) will not apply to the contracts between the UN agency and its suppliers and service providers. In such cases, the UN agencies will apply their own rules and regulations for investigating allegations of fraud or corruption subject to such terms and conditions as the Bank and the UN agency may agree, including an obligation to periodically inform the Bank of the decisions and actions taken. The Bank retains the right to require the Borrower to invoke remedies such as suspension or termination. UN agencies shall consult the Bank′s list of firms and individuals suspended or debarred. In the event a UN agency signs a contract or purchase order with a firm or an individual suspended or debarred by the Bank, the Bank will not finance the related expenditures and will apply other remedies as appropriate.

1.24 With the specific agreement of the Bank, a Borrower may introduce, into the RFP for contracts financed by the Bank, a requirement that the consultant include in the proposal an undertaking of the consultant to observe, in competing for and executing a contract, the country′s laws against fraud and corruption (including bribery), as listed in the RFP.²⁵ The Bank will accept the introduction of such a requirement at the request of the Borrowing country, provided the arrangements governing such undertaking are satisfactory to the Bank.

_______________________

¹⁸ In this context, any action taken by a consultant or any of its personnel, or its agents, or its sub-consultants, sub-contractors, service providers, suppliers, and/or their employees, to influence the selection process or contract execution for undue advantage is improper.

¹⁹ For the purpose of this sub-paragraph, “another party” refers to a public official acting in relation to the selection process or contract execution. In this context “public official” includes World Bank staff and employees of other organizations taking or reviewing selection decisions.

²⁰ For the purpose of this sub-paragraph, “party” refers to a public official; the terms “benefit” and “obligation” relate to the selection process or contract execution; and the “act or omission” is intended to influence the selection process or contract execution.

²¹ For the purpose of this sub-paragraph, “parties” refers to participants in the procurement or selection process (including public officials) attempting either themselves, or through another person or entity not participating in the procurement or selection process, to simulate competition or to establish contract prices at artificial, non-competitive levels, or are privy to each other′s bid prices or other conditions.

²² For the purpose of this sub-paragraph, “party” refers to a participant in the selection process or contract execution.

²³ A firm or individual may be declared ineligible to be awarded a Bank-financed contract upon: (i) completion of the Bank′s sanctions proceedings as per its sanctions procedures, including, inter alia, cross-debarment as agreed with other International Financial Institutions, including Multilateral Development Banks, and through the application the World Bank Group corporate administrative procurement sanctions procedures for fraud and corruption; and (ii) as a result of temporary suspension or early temporary suspension in connection with an ongoing sanctions proceeding. See footnote 12 and paragraph 8 of Appendix 1 of these Guidelines.

²⁴ A nominated sub-consultant, supplier, or service provider is one which has been either: (i) included by the consultant in its proposal because it brings specific and critical experience and know-how that are accounted for in the technical evaluation of the consultant′s proposal for the particular services; or (ii) appointed by the Borrower.

²⁵ As an example, such an undertaking might read as follows: “We undertake that, in competing for (and, if the award is made to us, in executing) the above contract, we will observe the laws against fraud and corruption in force in the country of the Client, as such laws have been listed by the Client in the RFP for this contract.”

Procurement Plan

1.25 The preparation of a realistic Procurement Plan²⁶ for a project is critical for its successful monitoring and implementation. As part of the project preparation, the Borrower shall prepare a preliminary Procurement Plan, however tentative, for the entire scope of the project. At a minimum, the Borrower shall prepare a detailed and comprehensive Procurement Plan including all contracts for which the selection of firms and individuals is to take place in the first 18 (eighteen) months of project implementation. An agreement with the Bank shall be reached at the latest during loan negotiations. The Borrower shall update Procurement Plans throughout the duration of the project at least annually by including contracts previously awarded and to be procured in the next 12 (twelve) months. All Procurement Plans and their updates or modifications shall be subject to the Bank′s prior review²⁷ and no objection before implementation. After loan negotiations, the Bank shall arrange the publication on its external website of the agreed initial Procurement Plan and all subsequent updates once it has provided a no objection.

____________________________

²⁶ The Procurement Plan including their updates shall set forth at a minimum (i) a brief description of consulting services required for the project for which invitations for proposals are to be issued during the period in question; (ii) the proposed methods of selection as permitted under the loan agreement; (iii) the Bank review requirements and thresholds; and (iv) the time schedule for key selection activities, and any other information that the Bank may reasonably require. For projects, or their components, that are deman d driven in nature such as Community Driven Development (CDD), Sector Wide Approaches (SWAps), etc. where specific contracts, or their time-schedules, cannot be identified in advance, a suitable template of the Procurement Plan shall be agreed with the Bank for the monitoring and implementation of the selection of consultants. If the project includes the procurement of goods, works, and non consulting services, the Procurement Plan should also include the methods for their procurement in accordance with the Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers.

²⁷ See Appendix 1.

II. QUALITY- AND COST-BASED SELECTION (QCBS)

The Selection Process

2.1 QCBS uses a competitive process among short-listed firms that takes into account the quality of the proposal and the cost of the services in the selection of the successful firm. Cost as a factor of selection shall be used judiciously. The relative weight to be given to the quality and cost shall be determined for each case depending on the nature of the assignment.

2.2 The selection process shall include the following steps:

(a) preparation of the TOR;

(b) preparation of cost estimate and the budget, and short-listing criteria;

(c) advertising;

(d) preparation of the short list of consultants;

(e) preparation and issuance of the RFP (which should include: the Letter of Invitation

(LOI), Instructions to Consultants (ITC), the TOR, and the proposed draft contract);

(f) receipt of proposals;

(g) evaluation of technical proposals: consideration of quality;

(h) public opening of financial proposals;

(i) evaluation of financial proposal;

(j) final evaluation of quality and cost; and

(k) negotiations and award of the contract to the selected firm.

Terms of Reference (TOR)

2.3 The Borrower shall be responsible for preparing the TOR for the assignment. The TOR shall be prepared by a person(s) or a firm specialized in the area of the assignment. The scope of the services described in the TOR shall be compatible with the available budget. The TOR shall define clearly the objectives, goals, and scope of the assignment and provide background information (including a list of existing relevant studies and basic data) to facilitate the consultants′ preparation of their proposals. If transfer of knowledge or training is an objective, it should be specifically outlined along with details of the number of staff to be trained, and so forth, to enable consultants to estimate the required resources. The TOR shall list the services and surveys necessary to carry out the assignment and the expected outputs (for example, reports, data, maps, surveys, etc.). However, the TOR should not be too detailed and inflexible, so that competing consultants may propose their own methodology and staffing. Firms shall be encouraged to comment on the TOR in their proposals. The Borrower′s and consultants′ respective responsibilities should be clearly defined in the TOR.

Cost Estimate (Budget)

2.4 Preparation of a well-thought-through cost estimate is essential if realistic budgetary resources are to be earmarked. The cost estimate shall be based on the Borrower′s assessment of the resources needed to carry out the assignment: experts′ time, logistical support, and physical inputs (for example, vehicles, laboratory equipment). Costs shall be divided into two broad categories: (a) fee or remuneration (according to the type of contract used), and (b) reimbursable items, and further divided into foreign and local costs. The cost of experts′ time inputs shall be estimated based on a realistic assessment of required international and national expertise. The RFP shall indicate the estimated level of experts′ time inputs or the estimated total cost of the contract, but not detailed estimates such as fees.

Advertising

2.5 For all projects, the Borrower is required to prepare and submit to the Bank a General Procurement Notice. The Bank will arrange for its publication in UN Development Business online (UNDB online) and on the Bank′s external website.²⁸ To obtain expressions of interest (EOIs), the Borrower shall include a list of expected consulting assignments in the General Procurement Notice, and shall advertise a request for expressions of interest (REOI) for each contract for consulting firms in the national gazette, provided that it is of wide circulation, or in at least one newspaper, or technical or financial magazine, of national circulation in the Borrower′s country, or in a widely used electronic portal with free national and international access in English, French, or Spanish.²⁹ In addition, assignments expected to cost more than US$300,000 shall be advertised in UNDB online.³⁰ Borrowers may also in such cases advertise REOIs in an international newspaper or a technical or financial magazine. The information requested shall be the minimum required to make a judgment on the firm′s suitability and not be so complex as to discourage consultants from expressing interest. REOIs shall at a minimum include the following information applicable to the assignment: required qualifications and experience of the firm, but not individual experts′ bio data; short-listing criteria; and conflict of interest provisions. No less than 14 (fourteen) days from date of posting on UNDB online shall be provided for responses, before preparation of the short list. The late submission of a response to an REOI shall not be a cause for its rejection unless the Borrower has already prepared a short list, based on received EOIs, that meets the conditions set below in paragraph 2.6. The Bank will arrange the simultaneous publication of all REOIs prepared and submitted by the Borrowers on the Bank′s external website.

_____________________________

²⁸ UNDB online is a publication of the United Nations. Subscription information is available from: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org). World Bank External Website: www.worldbank.org.

²⁹ In addition, at the option of the Borrower, in the National Language as defined under paragraph 1.22.

³⁰ Exceptionally, when the Bank has agreed to a short list comprising only national consultants, the Bank may agree that the Borrower does not publish in the UNDB online contracts above US$300,000. US Dollar thresholds indicated throughout these Guidelines include all taxes and duties, if applicable.

Short List of Consultants

2.6 The Borrower is responsible for preparing short lists. The Borrower shall give first consideration to those firms expressing interest that possess the relevant qualifications. Short lists shall comprise six firms with a wide geographic spread, with (i) no more than two firms from any one country unless there are no other qualified firms identified to meet this requirement;³¹ and (ii) and at least one firm from a developing country, unless no qualified firms from developing countries could be identified. When any of the above requirements cannot be met on the basis of received EOIs, the Borrower may directly solicit interest from qualified firms based on its own knowledge, or request Bank assistance in accordance with paragraph 1.17. Exceptionally, the Bank may agree to short lists comprising a smaller number of firms when there are not enough qualified firms having expressed interest for the specific assignment, when enough qualified firms could not be identified, or when the size of the contract or the nature of the assignment does not justify wider competition. Once the Bank has issued a no objection to a short list, the Borrower shall not modify it without the Bank′s no objection. Firms that expressed interest, as well as any other firm or entity that specifically requests so, shall be provided the final short list of firms by the Borrower.

2.7 The short list may comprise entirely national consultants (firms registered or incorporated in the country), if the assignment is below the ceiling (or ceilings) established in the Procurement Plan approved by the Bank,³² a sufficient number of qualified national firms is available for having a short list of firms with competitive costs, and when competition including foreign consultants is prima facie not justified or foreign consultants have not expressed interest. These same ceilings will be used in Bank lending operations supporting Sector Wide Approaches (SWAps)³³ (in which government and/or donor funds are pooled) as the threshold below which short lists will be composed entirely of national firms selected under procedures agreed with the Bank. However, if foreign firms express interest, they shall be considered.

2.8 The short list should normally comprise consultants of the same category with similar business objectives, corporate capacity, experience and field of expertise, and that have undertaken assignments of a similar nature and complexity. Government-owned enterprises or institutions and not-for-profit organizations (NGOs, Universities, UN Agencies, etc.) should not normally be included in the same short list along with private sector firms, unless they operate as commercial entities meeting the requirements of paragraph 1.13(b) of these Guidelines. If mixing is used, the selection should normally be made using Quality-Based Selection (QBS) or Selection Based on the Consultants′ Qualifications (CQS) (for small assignments).³⁴ The short list shall not include Individual Consultants. Finally, if the same firm is considered for inclusion in short lists for concurrent assignments, the Borrower shall assess the firm′s overall capacity to perform multiple contracts before including it in more than one short list.

______________________

³¹ For the purpose of establishing a short list, the nationality of a firm is that of the country in which it is registered or incorporated, and, in the case of Joint Ventures, the nationality of its lead partner.

³² Dollar ceilings shall be determined in each case, taking into account the nature of the project, the capacity of national consultants, and the complexity of the assignments. The ceiling (or ceilings) shall normally not exceed the amount defined in the Country Procurement Assessment Report (CPAR) for the Country of the Borrower or other similar assessments conducted by the Bank. The dollar ceilings for each borrowing country will be posted on the Bank′s external website.

The Bank may agree, if requested by the Borrower, that the RFPs for such assignments include a clause rendering ineligible for Bank financing a firm of the Borrower country that is under a sanction of debarment from being awarded a contract by the appropriate judicial authority of the Borrower country and pursuant to its relevant laws, provided that the Bank has determined that the firm has engaged in fraud or corruption and the judicial proceeding afforded the firm adequate due process.

³³ SWAps represent an approach by development agencies to support country-led programs whose scale is greater than a single project. It typically encompasses an entire sector or large portions of one.

³⁴ Dollar thresholds defining “small” shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$300,000 other than in exceptional cases such as emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank.

Preparation and Issuance of the Request for Proposals (RFP)

2.9 The RFP shall include: (a) a Letter of Invitation, (b) Instructions to Consultants and Data Sheet, (c) the TOR, and (d) the proposed type of contract. Borrowers shall use the applicable standard RFPs issued by the Bank with minimal changes, acceptable to the Bank, as necessary to address project-specific conditions. Any such changes shall be introduced only through the RFP data sheet. Borrowers shall list all the documents included in the RFP. The Borrower may use an electronic system to distribute the RFP, provided that the Bank is satisfied with the adequacy of such system. If the RFP is distributed electronically, the electronic system shall be secure to avoid modifications to the RFP and shall not restrict the access of short-listed consultants to the RFP.

Letter of Invitation (LOI)

2.10 The LOI shall state the intention of the Borrower to enter into a contract for the provision of consulting services, the source of funds, the details of the client, and the date, time, and address for submission of proposals.

Instructions to Consultants and Data Sheet (ITC)

2.11 The ITC shall contain all necessary information that would help consultants prepare responsive proposals, and shall bring as much transparency as possible to the selection procedure by providing information on the evaluation process and by indicating the evaluation criteria and factors, their respective weights, and the minimum passing quality score. The ITC shall indicate either an estimate of the key experts′ inputs (in person-months) required of the consultants or the estimated budget, but not both. Consultants, however, shall be free to prepare their own estimates of experts′ time to carry out the assignment and to offer the corresponding cost in their proposals. When, under time-based contracts, the services are of a routine nature or do not require an innovative approach, the Borrower may, subject to the Bank′s no objection, require the consultants to include in their proposal the same level of experts′ time inputs as indicated in the RFP, failing which their financial proposal shall be adjusted for the purpose of comparison of proposals and decision for award. The ITC shall specify the proposal validity period, which should be adequate for the evaluation of proposals, decision on award, Bank review, and finalization of contract negotiations. A detailed list of the information that should be included in the ITC is provided in Appendix 2.

Contract

2.12 Section IV of these Guidelines briefly outlines the most common types of contracts. Borrowers shall use the appropriate Standard Form of Contract issued by the Bank with minimum changes, acceptable to the Bank, as necessary to address specific country and project issues. Any such changes shall be introduced only through Contract Data Sheets or through Special Conditions of Contract and not by introducing changes in the wording of the General Conditions of Contract included in the Bank′s Standard Form. These forms of contract cover the majority of consulting services. When these forms are not appropriate (for example, for pre-shipment inspection, procurement services, training of students in universities, advertising activities in privatization, or twinning), Borrowers shall use other contract forms acceptable to the Bank.

Receipt and Opening of Proposals

2.13 The Borrower shall allow enough time for the consultants to prepare their proposals. The time allowed shall depend on the assignment, but normally shall not be less than four weeks or more than three months (for example, for assignments requiring establishment of a sophisticated methodology, preparation of a multidisciplinary master plan). During this interval, the firms may request clarifications about the information provided in the RFP. The Borrower shall provide these clarifications in writing and copy them to all firms on the short list (who intend to submit proposals). If necessary, the Borrower shall extend the deadline for submission of proposals. The technical and financial proposals shall be submitted at the same time. No amendments to the technical or financial proposal shall be accepted after the deadline, although amended proposals may be submitted before such deadline. To safeguard the integrity of the process, the technical and financial proposals shall be submitted in separate sealed envelopes. A committee of officials drawn by the Borrower from the relevant departments (technical, finance, legal, as appropriate), shall open all technical proposals received by the deadline for the submission of proposals at the designated place stipulated in the RFP irrespective of the number of proposals received by such deadline. At the opening of technical proposals, in the presence of consultants wishing to attend, the Borrower shall neither reject nor discuss the merits of any proposal.

All proposals received after the deadline shall be declared late and rejected and promptly returned unopened. The committee shall read aloud the names of the consultants that submitted proposals, the presence or absence of duly sealed financial envelopes, and any other information deemed appropriate. The financial proposals shall remain sealed and shall be deposited with a reputable public auditor or independent authority³⁵ until they are opened in accordance with paragraph 2.23. Borrowers may use electronic systems permitting consultants to submit proposals by electronic means, provided the Bank is satisfied with the adequacy of the system, including, inter alia, that the system is secure; maintains the integrity, confidentiality, and authenticity of proposals submitted; and uses an electronic signature system or equivalent to keep consultants bound to their proposals.

__________________________

³⁵ An independent entity shall have no direct or indirect interest or involvement with the assignment in question.

Clarification or Alteration of Proposals

2.14 Except as otherwise provided in paragraphs 2.27 to 2.29 of Section II and paragraph

1(p) of Appendix 2 of these Guidelines, consultants shall neither be requested nor permitted to alter their proposals in any way after the deadline for the submission of proposals. While evaluating proposals, the Borrower shall conduct the evaluation solely on the basis of the submitted technical and financial proposals, and shall not ask consultants for clarifications, except for perfunctory queries with the prior no objection of the Bank.

Evaluation of Proposals: Consideration of Quality and Cost

2.15 The evaluation of the proposals shall be carried out in two stages: first the quality, and then the cost. Evaluators of technical proposals shall not have access to the financial proposals until the technical evaluation, including any Bank reviews and no objection, is concluded. Financial proposals shall be opened only thereafter. The evaluation shall be carried out in full conformity with the provisions of the RFP.

Evaluation of the Quality

2.16 Given the need for high quality services, the quality of the evaluation of technical proposals is paramount. The Borrower shall evaluate each technical proposal using an evaluation committee of at least 3 (three), and normally no more than 7 (seven), members including qualified specialists in the sector of the assignment under consideration. Each member of the committee shall not be in a conflict of interest situation as per paragraph 1.9(c), and certify to that effect before participating in the evaluation. When the Bank determines that the technical evaluation is inconsistent with the RFP or does not properly evaluate the strengths or weaknesses of the proposals, and the committee fails to address the situation in a timely manner, the Bank may require the Borrower to form a new evaluation committee, including international experts in the sector of the assignment, if necessary.

2.17 The technical evaluation shall take into account the criteria indicated in paragraph

2.18 and the sub-criteria indicated in paragraphs 2.19 and 2.20 as reflected in the RFP. The RFP shall describe each such criterion and sub-criterion along with their relative maximum scores and disclose the overall minimum technical score below which a proposal will be rejected as nonresponsive. The indicative range for the overall minimum technical score is 70 to 85 (seventy to eighty-five) on a scale of 1 to 100 (one to one hundred). The maximum score for each criterion and the minimum overall technical score shall be determined based on the nature and complexity of the specific assignment.

2.18 The criteria shall include: (a) the consultant′s relevant experience for the assignment, (b) the quality of the methodology proposed, (c) the qualifications of the key experts proposed, (d) the transfer of knowledge, if required in the TOR, and (e) the extent of the participation of nationals among key experts in the performance of the assignment. They shall be within the indicative range of scores specified below, except with the no objection of the Bank. The maximum score for the “Participation by national experts” as indicated below shall not exceed 10 (ten).

Consultant′s specific experience:    0 to 10

Methodology:                                 20 to 50

Key experts:                                   30 to 60

Transfer of knowledge:³⁶               0 to 10

Participation by national experts:³⁷ 0 to 10

Total:                                           100

__________________________________

³⁶ Transfer of knowledge may be the main objective of some assignments; in such cases, it shall be indicated in the TOR and, only with

Bank prior no objection, may be given a higher weight to reflect its importance.

³⁷ As reflected by the participation of nationals among key experts (whether presented by foreign or national firms), and calculated as the ratio of key national experts′ time (in person-months) to the total number of key experts′ time (in person-months) in the proposal.

2.19 The Borrower shall normally divide these criteria into sub-criteria. Each criterion shall then be scored on the basis of the weights assigned to respective sub-criteria. For example, sub-criteria under methodology might be innovation and level of detail. However, the number of sub-criteria should be kept to the essential. The Bank recommends against the use of exceedingly detailed lists of sub-criteria that may render the evaluation a mechanical exercise more than a professional assessment of the proposals. The weight given to experience can be relatively modest, since this criterion has already been taken into account when short-listing the consultant. More weight shall be given to the methodology in the case of more complex assignments (for example, multidisciplinary feasibility or management studies).

2.20 Only the key experts should be evaluated. Since they ultimately determine the quality of performance, more weight shall be assigned to this criterion if the proposed assignment is complex. The Borrower shall review the qualifications and experience of proposed key experts in their curricula vitae, which must be accurate, complete, and signed by an authorized official of the consulting firm and the individual proposed. The individuals shall be rated in the following three sub-criteria, as relevant to the task:

(a) general qualifications: general education and training, length of experience, positions held, previous assignments as team expert, experience in developing countries, and so forth;

(b) adequacy for the assignment: education, training, and experience in the specific sector, field, subject, and so forth, relevant to the particular assignment; and

(c) experience in the region: knowledge of the local language, culture, administrative system, government organization, and so forth.

2.21 Borrowers shall evaluate each proposal on the basis of its responsiveness to the TOR. A proposal shall be considered unsuitable and shall be rejected at this stage if it fails to comply with important aspects described in the RFP. Technical proposals containing any material financial information shall be declared nonresponsive.

2.22 The members of the evaluation committee shall evaluate proposals in accordance with the evaluation criteria specified in the RFP, independently of each other, and without any external influence from any person or entity. A proposal shall be rejected if it fails to achieve the overall minimum technical score specified in the RFP. At the end of the evaluation process, the Borrower shall prepare a Technical Evaluation Report using the Bank′s standard form of evaluation report or another report acceptable to the Bank. The report shall substantiate the results of the evaluation and justify the total technical scores assigned to each proposal by describing the relative strengths and weaknesses of the proposals. Large differences in the individual scores given to a proposal for the same criterion or sub-criterion by different members shall be addressed and a justification be provided in the technical evaluation report. In the case of contracts subject to prior review, the technical evaluation report including the detailed evaluation sheets of each committee member shall be submitted to the Bank for its review and no objection. All records relating to the evaluation, such as individual score sheets, shall be retained in accordance with paragraphs 2(k) and 5 of Appendix 1.

Opening of Financial Proposals and Evaluation of Cost

2.23 After the Technical Evaluation Report is completed (and for prior review contracts, after the Bank has issued its no objection), the Borrower shall inform consultants whose proposals did not meet the minimum qualifying technical score or were considered nonresponsive to the RFP and TOR that their financial proposals will be returned unopened after the signature of the contract. In addition, the Borrower shall inform each of the above consultants of their overall technical score as well as scores obtained for each criterion and sub-criterion if any. The Borrower shall simultaneously notify the consultants that have secured the minimum overall technical score of the date, time, and place set for opening the financial proposals. The opening date shall be set allowing sufficient time for consultants to make arrangements to attend the opening of the financial proposals. The financial proposals shall be opened in the presence of representatives of the consultants who choose to attend (in person or online). The name of the consultant, the technical scores, including the break-down by criterion, and the offered total prices shall be read aloud (and posted online when electronic submission of proposals is used) and recorded when the financial proposals are opened. The Borrower shall also prepare the minutes of the opening and a copy of this record shall be promptly sent to the Bank and to all consultants who submitted proposals.

2.24 The Borrower shall then evaluate and compare the financial proposals in accordance with the following procedures. Prices shall be converted to a single currency selected by the Borrower (local currency or fully convertible foreign currency) as stated in the RFP. The Borrower shall make this conversion by using the selling (exchange) rates for those currencies quoted by an official source (such as the Central Bank) or by a commercial bank or by an internationally circulated newspaper for similar transactions. The RFP shall specify the source of the exchange rate to be used and the date of that exchange rate, provided that the date shall not be earlier than four weeks prior to the deadline for submission of proposals, nor later than the original date of expiration of the period of validity of the proposal. For a time-based contract,³⁸ any arithmetical errors shall be corrected, and prices shall be adjusted if they fail to reflect all inputs that are included in the respective technical proposals. For a lump-sum contract, the consultant is deemed to have included all prices in its financial proposal, so neither arithmetical corrections nor price adjustments shall be made, and the total price, net of taxes understood as per paragraph 2.25 below, included in the financial proposal shall be considered as the offered price.

2.25 For the purpose of evaluation, the offered prices shall exclude local identifiable indirect taxes³⁹ on the contract and income tax payable to the country of the Borrower on the remuneration of services rendered in the country of the Borrower by non-resident experts and other personnel of the consultant. In exceptional circumstances, when indirect taxes cannot be fully identified by the Borrower when evaluating the financial offers, the Bank may agree that prices, for the purpose of evaluation only, include all taxes payable to the country of the Borrower. The offered total price shall include all consultants′ remuneration and other expenses such as travel, translation, report printing, or secretarial expenses. The proposal with the lowest offered total price may be given a financial score of 100 (one hundred) and other proposals given financial scores that are inversely proportional to their prices. Alternatively, a directly proportional or other methodology may be used in allocating the scores to the financial proposals. The methodology to be used shall be described in the RFP.

__________________________

³⁸ Refer to Section IV on forms of contracts.

³⁹ All indirect taxes levied on the contract invoices, at National, State (or Provincial), and Municipal levels, such as sales tax, VAT, excise tax, and similar taxes and levies.

Combined Quality and Cost Evaluation

2.26 The total score shall be obtained by weighting the quality and cost scores and adding them. The weight for the “cost” shall be chosen, taking into account the complexity of the assignment and the relative importance of quality. Except for the type of services specified in Section III, the weight for cost shall normally be 20 (twenty) points out of a total score of 100 (one hundred). The proposed weightings for quality and cost shall be specified in the RFP. The firm obtaining the highest total score shall be invited for negotiations.

Negotiations and the Award of Contract

2.27 Negotiations shall include discussions of the TOR, the methodology, Borrower′s inputs, and special conditions of the contract. These discussions shall not substantially alter the original scope of services under the TOR or the terms of the contract, lest the quality of the final product, its price, and the relevance of the initial evaluation be affected. Major reductions in work inputs should not be made solely to meet the estimated cost or available budget. The final TOR and the agreed methodology shall be incorporated in the “Description of Services” which shall form part of the contract.

2.28 The selected firm should not be allowed to substitute key experts, unless both parties agree that undue delays in the selection process make such substitution unavoidable or that such changes are critical to meet the objectives of the assignment.⁴⁰ If this is not the case and if it is established that key experts were included in the proposal without confirming their availability, the firm may be disqualified and the process continued with the next ranked firm. The key experts proposed for substitution shall have qualifications equal to or better than the key experts initially proposed.⁴¹

________________________

⁴⁰ Defining realistic proposal validity periods in the RFP and carrying out an efficient evaluation minimizes this risk.

⁴¹ Refer to Appendix 2 paragraph 1(p) for more details.

2.29 Financial negotiations shall include clarification of the consultants′ tax liability in the Borrower′s country (if any) and how this tax liability has been or would be reflected in the contract. Payments under lump-sum contracts are based on the delivery of outputs (or products), hence the offered price shall include all costs (experts′ time, overhead, travel, hotel, etc.). Consequently, if the selection method for a lump-sum contract included cost as a factor in evaluation, the offered price shall not be negotiated. In the case of time-based contracts, payment is based on inputs (experts′ time and reimbursables) and the offered price shall include experts′ rates and an estimation of the amount of reimbursables. When the selection method includes cost as a factor in evaluation, negotiations of experts′ rates shall not take place, except in special circumstances, like for example, experts′ rates offered are much higher than typically charged rates by consultants for similar contracts.

Consequently, the prohibition of negotiation does not preclude the right of the client to ask for clarifications, and, if the fees are very high, to ask for their change, after due consultation with the Bank. Reimbursables are to be paid on actual expenses incurred at cost upon presentation of receipts and therefore are not subject to negotiations. However, if the client wants to define ceilings for unit prices of certain reimbursables (like travel or hotel rates), they should indicate the maximum levels of those rates in the RFP or define a per diem in the RFP.

2.30 If the negotiations with the highest ranked consultant fail, the Borrower shall inform the concerned consultant in writing of all pending issues and disagreements, and provide them a final opportunity to respond in writing. Contract negotiations shall not be terminated only for budget considerations. If there is still disagreement, the Borrower shall inform the consultant in writing of its intention to terminate negotiations. Negotiations may then be terminated after obtaining the Bank′s no objection, and the next ranked consultant invited for negotiations. The Borrower shall furnish to the Bank for review the minutes of negotiations and all relevant communications, as well as the reasons for such termination. Once negotiations have commenced with the next ranked firm, the Borrower shall not reopen the earlier negotiations. After negotiations are successfully completed and the Bank has issued its no objection to the initialed negotiated contract, the Borrower shall promptly notify other firms on the short list that they were unsuccessful.

Publication of the Award of Contract

2.31 The procedure for publication of the award of contract is specified in paragraph 7 of Appendix 1.

Debriefing by the Borrower

2.32 In the publication of contract award referred to in paragraph 2.31, the Borrower shall specify that any consultant who wishes to ascertain the grounds on which its proposal was not selected should request an explanation from the Borrower. The Borrower shall promptly provide in writing an explanation of why such proposal was not selected. If a consultant requests a debriefing meeting, the consultant shall bear all their costs of attending such a debriefing meeting.

Rejection of All Proposals, and Re-invitation

2.33 The Borrower will be justified in rejecting all proposals only if: (i) all proposals are nonresponsive because they fail to respond to important aspects of the TOR or present major deficiencies in complying with the TOR in accordance with paragraph 2.21; or (ii) all proposals fail to achieve the minimum technical score specified in the RFP; or (iii) if the offered price of the successful proposal is substantially higher than the available budget or a recently updated cost estimate. In the latter case, as an alternative to re-invitation, the feasibility of increasing the budget or scaling down the scope of services with the firm should be investigated in consultation with the Bank. However, in accordance with paragraph 2.27, any substantial reduction in the scope of services will not be acceptable and will require a re-invitation. If cost is a factor in the evaluation for a time-based contract, the number of person-months proposed by the consultant may be negotiated, provided that it does not compromise quality or adversely affect the assignment. Even in such cases, the experts′ rates shall not normally be negotiated, as per paragraph 2.29.

2.34 Before all the proposals are rejected and new proposals are invited, the Borrower shall notify the Bank, indicating the reasons for rejection of all proposals, and shall obtain the Bank′s no objection before proceeding with the rejection and the new process. The new process may include revising the RFP, including the TOR, the short list, and the budget. These revisions shall be agreed upon with the Bank.

Confidentiality

2.35 Information relating to evaluation of proposals and recommendations concerning awards shall not be disclosed to the consultants who submitted the proposals or to other persons not officially concerned with the process, until the publication of the award of contract, except as provided in paragraphs 2.23 and 2.30.

III. OTHER METHODS OF SELECTION

General

3.1 This Section describes the selection methods other than QCBS, and the circumstances under which they are acceptable. All provisions of Section II (QCBS) shall apply for other methods of selection under Section III unless a different provision has been specifically identified in Section III, in which case, the latter shall apply.⁴² Borrowers shall use the applicable standard RFP issued by the Bank with minimal changes, acceptable to the Bank, as necessary to address project-specific conditions, except as otherwise provided in paragraphs 3.8, 3.12, 3.13, 3.14, and 3.15 of this Section.

__________________________

⁴² For example, a Borrower: (i) using a one-envelope rather than a two-envelope procedure under the QBS method; (ii) not indicating in the RFP the estimated number of person-months under an FBS method; (iii) not using an EOI under an SSS method or not advertising EOIs on UNDB under the CQS method; (iv) not using the Bank′s standard RFP and form of contract for very small value contracts (refer to footnote 46) under methods such as CQS; (v) conducting price negotiations as allowed under a QBS, CQS, or SSS method, or Commercial Practices; (vi) selecting a consultant under the Use of Country Systems piloting program in accordance with paragraph 3.12; (vii) using a higher than 20% (twenty percent) price factor when hiring a Procurement Agent, an Inspection Agent, an Investment Bank, or an Auditor ; (viii) not following QCBS procedures under Commercial Practices; etc.

Quality-Based Selection (QBS)

3.2 QBS is appropriate for the following types of assignments:

(a) complex or highly specialized assignments for which it is difficult to define precise TOR and the required input from the consultants, and for which the client expects the consultants to demonstrate innovation in their proposals (for example, country economic or sector studies, multi-sector feasibility studies, design of a hazardous waste remediation plant or of an urban master plan, financial sector reforms);

(b) assignments that have a high downstream impact and in which the objective is to have the best experts (for example, feasibility and structural engineering design of such major infrastructure as large dams, policy studies of national significance, management studies of large government agencies); and

(c) assignments that can be carried out in substantially different ways, such that proposals will not be comparable (for example, management advice, and sector and policy studies in which the value of the services depends on the quality of the analysis).

3.3 In QBS, the RFP may request submission of a technical proposal only (without the financial proposal), or request submission of both technical and financial proposals at the same time, but in separate envelopes (two-envelope system). The RFP shall provide either the estimated budget or the estimated time of key experts, specifying that this information is given as an indication only and that consultants shall be free to propose their own estimates.

3.4 If technical proposals alone were invited, after evaluating the technical proposals using the same methodology as in QCBS, the Borrower shall ask the consultant with the highest ranked technical proposal to submit a detailed financial proposal. The Borrower and the consultant shall then negotiate the financial proposal⁴³ and the contract. All other aspects of the selection process shall be identical to those of QCBS, including the publication of the award of contract as described in paragraph 2.31 and paragraph 7 of Appendix 1, except that only the contract price of the winning firm is published. If consultants were requested to provide financial proposals initially together with the technical proposals, safeguards shall be built in as in QCBS to ensure that the financial proposal of only the selected firm is opened and the rest returned unopened, after the negotiations are successfully concluded.

______________________

⁴³ Financial negotiations under QBS include negotiations of all consultant′s remuneration and other expenses.

Selection under a Fixed Budget (FBS)

3.5 This method is appropriate only when the assignment is simple and can be precisely defined and when the budget is fixed. The RFP shall indicate the available budget and request the consultants to provide their best technical and financial proposals in separate envelopes, within the budget. The TOR should be particularly well-prepared to make sure that the budget is sufficient for the consultants to perform the expected tasks. The RFP shall clearly indicate whether the budget includes taxes or levies payable in the Borrower country, and the price of any inputs provided by the client. The evaluation of all technical proposals shall be carried out first as in the QCBS method. Then the financial proposals shall be opened as stipulated in paragraph 2.23. Proposals that exceed the indicated budget shall be rejected. The consultant who has submitted the highest ranked technical proposal among the rest shall be selected and invited to negotiate a contract. The award of contract shall be published as described in paragraph 7 of Appendix 1.

Least-Cost Selection (LCS)

3.6 This method is generally appropriate for selecting consultants for assignments of a standard or routine nature (audits, engineering design of noncomplex works, and so forth) where well-established practices and standards exist. Under this method, a “minimum” qualifying mark for the “quality” is established. Proposals, to be submitted in two envelopes, are invited from a short list. Technical proposals are opened first and evaluated. Those securing less than the minimum qualifying mark⁴⁴ are rejected, and the financial proposals of the rest shall be opened as stipulated in paragraph 2.23. The firm with the lowest price shall then be selected. Under this method, the minimum qualifying mark shall be established, understanding that all proposals above the minimum compete only on “cost”. The minimum qualifying mark shall be stated in the RFP. The award of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

_________________________

⁴⁴ This method shall not be used as a substitute for QCBS and shall be used only for the specific cases of very standard and routine technical nature where the intellectual component is minor. For this method ,the minimum qualifying mark shall be 70 (seventy) points or higher.

Selection Based on the Consultants′ Qualifications (CQS)

3.7 This method may be used for small⁴⁵ assignments or emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank for which the need for issuing an RFP, and preparing and evaluating competitive proposals is not justified. In such cases, the Borrower shall prepare the TOR and obtain expressions of interest that include information on their experience and qualifications, eventually through an REOI as may be needed, from as many firms as possible, and at least three qualified firms with relevant experience. Firms having the required experience and competence relevant to the assignment shall be assessed and compared, and the best qualified and experienced firm shall be selected. Only the selected firm shall be asked to submit a combined technical and financial proposal and, if such proposal is responsive and acceptable, be invited to negotiate a contract. Both technical and financial aspects of the proposal may be negotiated. If the negotiations fail with the selected firm, the provisions of paragraph 2.30 apply. The minutes of negotiations shall be prepared and signed by both parties. Awards of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

_____________________

⁴⁵ Dollar thresholds defining “small” shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$300,000, other than in exceptional cases.

Single-Source Selection (SSS)

3.8 Single-source selection of consultants does not provide the benefits of competition in regard to quality and cost, lacks transparency in selection, and could encourage unacceptable practices. Therefore, single-source selection shall be used only in exceptional cases. The justification for single-source selection shall be examined in the context of the overall interests of the client and the project, and the Bank′s responsibility to ensure economy and efficiency and provide equal opportunity to all qualified consultants.

3.9 Single-source selection may be appropriate in the following cases, and only if it presents a clear advantage over competition: (a) for tasks that represent a natural continuation of previous work carried out by the firm (see next paragraph); (b) in exceptional cases, such as, but not limited to, in response to natural disasters and for emergency situations both declared by the Borrower and recognized by the Bank; (c) for very small⁴⁶ assignments; or (d) when only one firm is qualified or has experience of exceptional worth for the assignment. In all such cases, the Borrower is not required to issue an RFP and shall submit to the Bank for its review and no objection the TOR of the assignment, a sufficiently detailed justification including the rationale for single-source selection instead of a competitive selection process, and the basis for recommending a particular firm, except for contracts below a threshold defined on the basis of risks and the scope of the project, and set forth in the Procurement Plan.

___________________________

⁴⁶ Dollar thresholds defining “very small” shall be determined in each case, taking into account the nature and complexity of the assignment, but shall not exceed US$100,000 other than in exceptional cases.

3.10 When continuity for downstream work is essential, the initial RFP shall outline this prospect, and, if practical, the factors used for the selection of the consultant shall take the likelihood of continuation into account. Continuity in the technical approach, experience acquired, and continued professional liability of the same consultant may make continuation with the initial consultant preferable to a new competition subject to satisfactory performance in the initial assignment. For such downstream assignments, the Borrower shall ask the initially selected consultant to prepare technical and financial proposals on the basis of the TOR furnished by the Borrower, which shall then be negotiated.

3.11 If the initial assignment was not awarded on a competitive basis or was awarded under tied financing or if the downstream assignment is substantially larger in value, a competitive process acceptable to the Bank shall normally be followed in which the consultant carrying out the initial work is not excluded from consideration if it expresses interest. The Bank will consider exceptions to this rule only under special circumstances and only when a new competitive process is not practicable. The award of contract shall be published as per paragraph 7 of Appendix 1.

Use of Country Systems

3.12 The Use of Country Systems (UCS) refers to the methods for selecting consultants (including individuals) contemplated in the public procurement system in place in the country of the Borrower that have been determined to be acceptable to the Bank under the Bank′s Use of Country Systems Piloting Program.⁴⁷ They may be used by Borrowers in pilot projects that have been approved by the Bank under such Piloting Program.

____________________________

⁴⁷ The Piloting Program is described in the Board paper dated March 3 and March 25, 2008 entitled Use of Country Systems in Bank- Supported Operations: Proposed Piloting Program (R2008-0036 and 0036 and 0036/1) approved by the Bank′s Board of Executive Directors on April 24, 2008.

Selection of Consultants in Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities

3.13 When the loan provides funds to a financial intermediary institution or entity (or its designated agency) to be on-lent to beneficiaries such as individuals, private sector enterprises, small and medium enterprises, or autonomous commercial enterprises of the public sector, for the partial financing of sub-projects, the selection of consultants is usually undertaken by the respective beneficiaries in accordance with well-established private sector procurement methods or commercial practices that shall be acceptable to the Bank.⁴⁸ When loan funds are on-lent to public sector beneficiaries or for large and complex assignments, consideration shall be given to the use of competitive methods set forth in these Guidelines.

_____________________

⁴⁸ For other details, refer to paragraph 3.13 (Procurement in Loans to Financial Intermediary Institutions and Entities) of the Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants by World Bank Borrowers.

Selection of Consultants under Loans and Payment Obligations Guaranteed by the Bank

3.14 If the Bank guarantees the repayment of a loan made by another lender, or guarantees the payment of a non-loan related government payment obligation, the consulting services financed by the said loan or said payment obligation shall be procured with due attention to principles and procedures that meet the requirements of paragraph 1.8. The Bank may conduct a review of the procurement transactions financed on this basis.

Selection of Particular Types of Consultants

3.15 Selection of UN Agencies. Agencies of the UN⁴⁹ may be single-sourced by Borrowers when they are uniquely or exceptionally qualified to provide technical assistance and advice in their area of expertise. The Bank may agree that UN agencies follow their own procedures for: (a) the selection of their sub-consultants and individual experts, and the supply of the minimum necessary goods to perform the contract; (b) small assignments as defined in footnote 45 of paragraph 3.7 of these Guidelines; and (c) under certain circumstances in response to natural disasters and for emergency situations declared by the Borrower and recognized by the Bank. The Borrower shall use the Bank′s standard form of Agreement between a Borrower and a UN agency for the provision of technical assistance agreed by the Bank. The Borrower shall submit to the Bank for its no objection a complete justification and the draft form of Agreement with the UN agency before signing it. UN agencies shall not receive any preferential treatment when participating in a competitive selection process, except that Borrowers may accept the privileges and immunities granted to UN agencies and their staff under existing international conventions and may agree with UN agencies on special payment arrangements required according to the agency′s charter, provided these are acceptable to the Bank. To neutralize the privileges of UN Agencies, as well as other advantages such as tax exemption, facilities, and special payment provisions, the QBS method, or the CQs method for small assignments (see footnote 45), shall be used.

___________________________

⁴⁹ An agency of the United Nations refers to the United Nations departments, specialized agencies and their regional offices (e.g., the PanAmerican Health Organization - PAHO), funds, and programmes.

The Borrower shall submit to the Bank for its no objection a complete justification and the draft form of agreement with the UN agency.

3.16 Use of Nongovernmental Organizations (NGOs). NGOs are not for profit organizations that may be uniquely qualified to assist in the preparation, management, and implementation of projects, essentially because of their involvement and knowledge of local issues, community needs, and/or participatory approaches. NGOs may be included in the short list if they express interest and provided that the Borrower and the Bank are satisfied with their qualifications. For assignments that emphasize participation and considerable local knowledge, the short list may entirely comprise NGOs. If so, an appropriate selection method (QCBS, FBS, LCS, or CQS), based on the nature, complexity, and size of the assignment, shall be followed, and the evaluation criteria shall reflect the unique qualifications of NGOs, such as local knowledge, scale of operation, and prior relevant experience. Borrowers may select the NGO on a single-source basis, provided the criteria outlined in paragraph 3.9 of these Guidelines are fulfilled.

3.17 Procurement Agents and Construction Managers. When a Borrower lacks the necessary organization, resources, or experience, it may be efficient and effective for it to employ, as its agent, a firm that specializes in handling procurement. When Procurement Agents are specifically used as “agents” handling the procurement of specific items and generally working from their own offices, they are usually paid a percentage of the value of the procurements handled, or a combination of such a percentage and a fixed fee. In such cases, Procurement Agents shall be selected using QCBS procedures with cost being given a weight up to 50% (fifty percent). However, when Procurement Agents provide only advisory services for procurement or act as “agents” for a whole project in a specific office for such project, they are usually paid on a time basis, and in such cases, they shall be selected following the appropriate procedures for other consulting assignments using QCBS procedures and time-based contract specified in these Guidelines. The Agent shall follow all the procurement procedures outlined in the Loan Agreement and in the Procurement Plan approved by the Bank on behalf of the Borrower, including use of Bank Standard Request for Proposals, review procedures, and documentation. The above provisions apply as well to Construction Managers.

3.18 Inspection Services. Borrowers may wish to employ inspection service providers to inspect and certify goods prior to shipment or on arrival in the Borrower country. The inspection usually covers the quality and quantity of the goods concerned and reasonableness of price. Inspection service providers shall be selected using QCBS procedures giving cost a weight up to 50% (fifty percent) and using a contract format with payments based on a percentage of the value of goods inspected and certified.

3.19 Banks. Investment and commercial banks, financial firms, and fund managers hired by Borrowers for the sale of assets, issuance of financial instruments, and other corporate financial transactions, notably in the context of privatization operations, shall be selected under QCBS. The RFP shall specify selection criteria relevant to the activity–for example, experience in similar assignments or network of potential purchasers–and the cost of the services. In addition to the conventional remuneration (called a “retainer fee”), the compensation includes a “success fee”; this fee can be fixed, but is usually expressed as a percentage of the value of the assets or other financial instruments to be sold. The RFP shall indicate that the cost evaluation will take into account the success fee, either in combination with the retainer fee or alone. If alone, a standard retainer fee shall be prescribed for all short-listed consultants and indicated in the RFP, and the financial scores shall be based on the success fee. For the combined evaluation (notably for large contracts), cost may be accorded a weight higher than recommended in paragraph 2.26.

The RFP shall specify clearly how proposals will be presented and how they will be compared.

3.20 Auditors. Auditors typically carry out auditing tasks under well-defined TOR and professional standards. They shall be selected according to QCBS, with cost as a substantial selection factor (40-50 points) or by the “Least-Cost Selection” outlined in paragraph 3.6. For small⁵⁰ assignments, the CQS method may be used.

_______________________

⁵⁰ See footnote 45.

3.21 Service Delivery Contractors. Projects may involve hiring large numbers of individuals who deliver services on a contract basis. Their selection, as individual consultants or through a firm, shall be carried out in accordance with Section V of these Guidelines. The job descriptions, minimum qualifications, terms of employment, the selection methods when through a contract with a firm, and the extent of Bank review of this documentation and methods shall be described in the project documentation. The contract shall be included in the Procurement Plan to be reviewed by the Bank.

IV. TYPES OF CONTRACTS AND IMPORTANT PROVISIONS

Types of Contracts

4.1 Lump-Sum Contract.⁵¹ This type of contract is used mainly for assignments in which the scope and the duration of the services and the required output of the consultants are clearly defined. It is widely used for simple planning and feasibility studies, environmental studies, detailed design of standard or common structures, preparation of data processing systems, and so forth. Payments are linked to outputs (deliverables) such as reports, drawings, bills of quantities, bidding documents, and software programs. The contract shall include a fixed price for the activities to be carried out by the consultant and shall not be subject to any price adjustment, except as provided in paragraph 4.7 of these Guidelines. Lump-sum contracts are easy to administer because they operate on the principle of fixed price for a fixed scope, and payments are due on clearly specified outputs and milestones.

4.2 Time-Based Contract.⁵² This type of contract is appropriate when it is difficult to define or fix the scope and the duration of the services, either because they are related to activities carried out by others for which the completion period may vary, or because the input of the consultants required for attaining the objectives of the assignment is difficult to assess. It is widely used for complex studies, supervision of construction, advisory services, and most training assignments. Payments are based on agreed hourly, daily, weekly, or monthly rates for experts (who are normally named in the contract) and on reimbursable items using actual expenses and/or agreed unit prices. The rates for experts include remuneration, social costs, overhead, profit, and, where appropriate, special allowances. The contract shall include a ceiling amount of total payments to be made to the consultants. This ceiling amount should include a contingency allowance for unforeseen services and duration, and a provision for price adjustment for inflation as provided in paragraph 4.7 of these Guidelines. Time-based contracts need to be closely monitored and administered by the client to ensure that the assignment is progressing satisfactorily and that payments claimed by the consultants are appropriate.

4.3 Retainer and/or Contingency (Success) Fee Contract. Retainer and contingency fee contracts are widely used when consultants (banks or financial firms) are preparing companies for sales or mergers of firms, notably in privatization operations. The remuneration of the consultant includes a retainer and a success fee, the latter being normally expressed as a percentage of the sale price of the assets.

4.4 Percentage Contract. These contracts are commonly used for procurement and inspection service providers. Percentage contracts directly relate the fees paid to the consultant to the estimated or actual project construction cost, or the cost of the goods procured or inspected. The contracts are negotiated on the basis of market norms for the services and/or estimated person-month costs for the services, or competitively bid. It should be borne in mind that in the case of architectural or engineering services, percentage contracts implicitly lack incentive for economic design and are hence discouraged. Therefore, the use of such a contract for architectural services is recommended only if it is based on a fixed target cost and covers precisely defined services (but not, for example, works supervision).

4.5 Indefinite Delivery Contract (IDCs) or Price Agreement. IDCs are used when Borrowers need to have quick and continuing access to “on call” specialized advisory services for a particular activity, the extent and timing of which cannot be defined in advance. IDCs are commonly used to retain “advisers”, expert adjudicators, members of panels, or experts to participate in the design or implementation of sub-projects or complex tasks during the execution of Bank-financed projects (for example, dam panel, dispute resolution boards, institutional reforms, procurement advice, technical troubleshooting, evaluation of safeguard issues, and so forth), normally for a period of at least a year. The services are offered by qualified firms through a list of proposed experts they commit to make available in letters of intent in response to an REOI setting selection criteria focusing on the relevant qualifications and expertise of the required experts. Borrowers shall then establish a long list of qualified experts. The Borrower and the firms agree on pre- established fee rates to be paid for the experts and on standard conditions of contract, and payments are made on the basis of the time actually spent. Experts shall be selected from the long list on the basis of a “call off” request with specific TOR for the assignment, based on the qualitative evaluation/comparison of the CVs of the proposed experts or the fees level, and a specific contract is signed for each assignment.

_______________________

⁵¹ Standard form of Contract for Consultants′ Services (Lump-Sum Remuneration).

⁵² Standard form of Contract for Consultants′ Services (Complex Time-Based Assignments). These documents are available on the Bank′s website at www.worldbank.org/procure.

Important Provisions

4.6 Currency. RFPs shall clearly state that firms may express the price for their services in any fully convertible currency. If the consultants wish to express the price as a sum of amounts in different foreign currencies, they may do so, provided the proposal includes no more than three foreign currencies. The Borrower may require consultants to state the portion of the price representing local costs incurred in the currency of the Borrower′s country. Payment under the contract shall be made in the currency or currencies in which the payment is requested in the proposal.

4.7 Price Adjustment. To adjust the remuneration rates in a time-based contract for foreign and/or local inflation, a price adjustment provision shall be included in the contract if its duration is expected to exceed 18 (eighteen) months. Time-based contracts of a shorter duration may include a provision for price adjustment when local or foreign inflation is expected to be high and unpredictable. Lump-sum contracts shall not generally be subject to automatic price adjustment when their duration is expected to be less than 18 (eighteen) months, except for small-value multi-year contracts (for example, with auditors). The price of a lump-sum contract may be exceptionally amended when the scope of the services is extended beyond what was contemplated in the original TOR and contract.

4.8 Payment Provisions. Payment provisions, including amounts to be paid, schedule of payments, and payment procedures, shall be agreed upon during contract negotiations. Payments may be made at regular intervals (as under time-based contracts) or for agreed outputs (as under lump-sum contracts). Payments for all advances (for example, for mobilization costs) shall be secured by an advance payment security or guarantee, except in the case of small value contracts as defined in footnote 34. If the amount of the advance is 10% (ten percent) of the contract amount or less, the Borrower may decide not to require such a security or guarantee, in which case this should be specified in the draft contract included in the RFP.

4.9 Payments shall be made promptly in accordance with the contract provisions. To that end:

(a) consultants can be paid directly by the Bank at the request of the Borrower or exceptionally through a Letter of Credit;

(b) only disputed amounts shall be withheld, with the remainder of the invoice paid in accordance with the contract; and

(c) the contract shall provide for the payment of financing charges if payment is delayed due to the client′s fault beyond the time allowed in the contract; the rate of charges shall be specified in the contract.

4.10 Proposal and Performance Securities, and Liquidated Damages. Proposal and performance securities are not recommended for consultants′ services, but shall, if required, be in a reasonable amount. Their enforcement is often subject to judgment calls, they can be easily abused, and they tend to increase the costs to the consulting industry without evident benefits, which are eventually passed on to the Borrower. In addition, because the timely delivery of services of an intellectual and advisory nature is contingent in many ways upon actions by the client, thereby rendering difficult establishing the sole responsibility of the consultant, when there are delays, the application of liquidated damages is not recommended for consulting services.

4.11 Borrower′s Contribution. The Borrower may assign members of its own professional staff to the assignment in different capacities. The contract between the Borrower and the consultant shall give the details governing such staff, known as counterpart staff, as well as facilities that shall be provided by the Borrower, such as housing, office space, secretarial support, utilities, materials, and vehicles. The contract shall indicate measures the consultant can take if any of the items cannot be provided or have to be withdrawn during the assignment, and the compensation the consultant will receive in such a case.

4.12 Conflict of Interest. The consultant shall not receive any remuneration in connection with the assignment except as provided in the contract. The consultant and its affiliates shall not engage in consulting or other activities that conflict with the interest of the client under the contract. The contract shall include provisions limiting future engagement of the consultant for other services resulting from or directly related to the firm′s consulting services in accordance with the requirements of paragraphs 1.9 and 1.10 of these Guidelines.

4.13 Professional Liability. The consultant is expected to carry out its assignment with due diligence and in accordance with prevailing standards of the profession. As the consultant′s liability to the Borrower will be governed by the applicable law, the contract need not deal with this matter unless the parties wish to limit this liability. If they do so, they should ensure that (a) there must be no such limitation in case of the consultant′s gross negligence or willful misconduct; (b) the consultant′s liability to the Borrower may in no case be limited to less than a multiplier of the total value of the contract to be indicated in the RFP and in the special conditions of the contract (the amount of such limitation will depend on each specific case);⁵³ and (c) any such limitation may deal only with the consultant′s liability toward the client and not with the consultant′s liability toward third parties.

4.14 Substitution of Experts. During an assignment, if substitution is necessary (for example, because of ill health or because an expert proves to be unsuitable or becomes otherwise ineligible), the consultant shall propose other experts of at least the same level of qualifications for approval by the Borrower.

4.15 Applicable Law and Settlement of Disputes. The contract shall include provisions dealing with the applicable law and the forum for the settlement of disputes. Consultants′ contracts shall always include a clause for settlement of disputes. International commercial arbitration in a neutral venue has practical advantages over other methods for the settlement of disputes. Therefore, the Bank requires that Borrowers use this type of arbitration in contracts awarded to foreign consultants unless the Bank has specifically agreed to waive this requirement for justified reasons, such as equivalent national regulations and arbitration procedures. The Bank shall not be named an arbitrator or be asked to name an arbitrator.⁵⁴

______________________

⁵³ The Borrower is encouraged to secure insurance for potential risks above these limits. The multiplier should be more than 1 (one). Where there may be no need for professional liability requirements, the Borrower shall explain the reasons in seeking the Bank′s no objection to the RFP.

⁵⁴ It is understood, however, that officials of the International Centre for Settlement of Investment Disputes (ICSID) shall remain free to name arbitrators in their capacity as ICSID officials.

V. SELECTION OF INDIVIDUAL CONSULTANTS

5.1 Individual consultants⁵⁵ are employed on assignments for which (a) a team of experts is not required, (b) no additional outside (home office) professional support is required, and (c) the experience and qualifications of the individual are the paramount requirement. When coordination, administration, or collective responsibility may become difficult because of the number of individuals, it would be advisable to employ a firm. When qualified individual consultants are unavailable or cannot sign a contract directly with a Borrower due to a prior agreement with a firm, the Borrower may invite firms to provide qualified individual consultants for the assignment.

5.2 Advertisement for seeking expressions of interest (EOI) is encouraged, particularly when the Borrower does not have knowledge of experienced and qualified individuals or of their availability, or the services are complex, or there is potential benefits from wider advertising, or if it is mandatory under national law. It may not, however, be required in all cases and should not take place for small value contracts.⁵⁶ All invitations for EOIs should specify selection criteria that are solely based on experience and qualifications. When firms are invited to propose individual consultants, EOIs shall clarify that only the experience and qualifications of individuals shall be used in the selection process, and that their corporate experience shall not be taken into account, and specify whether the contract would be signed with the firm or the proposed individuals.

5.3 Individual consultants are selected on the basis of their relevant experience, qualifications, and capability to carry out the assignment. They do not need to submit proposals and shall be considered if they meet minimum relevant requirements which shall be determined by the Borrower on the basis of the nature and complexity of the assignment, and assessed on the basis of academic background and relevant specific experience, and, as appropriate, knowledge of local conditions such as national language, culture, administrative systems, and government organization. The selection shall be carried out through the comparison of the relevant overall capacity of at least three qualified candidates among those who have, directly or through a firm, expressed interest in the assignment or have been approached directly by the Borrower. Individuals selected to be employed by the Borrower shall be the most experienced and best qualified, and shall be fully capable of carrying out the assignment. The Borrower shall negotiate a contract with the selected individual consultant, or the firm as the case may be, after reaching agreement on satisfactory terms and conditions of the contract, including reasonable fees and other expenses.

5.4 The selection of individual consultants is normally not subject to prior review. The Borrower shall, however, obtain the Bank′s no objection: (a) when it has not been able to compare at least three qualified candidates before hiring, in which case it shall provide the reasons; (b) before it invites firms to offer the services of individual consultants as per paragraph 5.1 of these Guidelines; (c) in case negotiations with the selected individual fail before proceeding to negotiate with the next best individual, or firm as the case may be; and (d) in case of single-source selection as per paragraph 5.6 of these Guidelines. The Bank also requires prior review of the selection of certain categories of individual consultants.⁵⁷

5.5 When a contract is signed with a consulting firm to provide individual consultants, either its permanent staff or associates or other experts it may recruit, the conflict of interest provisions described in these Guidelines shall apply to the parent firm. No substitution of any individual who was initially proposed and evaluated shall be permitted, and in such a case, the contract will be signed with the next ranked consultant.

5.6 Individual consultants may be selected on a single-source basis with due justification in exceptional cases such as: (a) tasks that are a continuation of previous work that the consultant has carried out and for which the consultant was selected competitively; (b) assignments with a total expected duration of less than 6 (six) months; (c) urgent situations; and (d) when the individual is the only consultant qualified for the assignment. The Borrower shall submit to the Bank for its review and no objection the TOR of the assignment, a sufficiently detailed justification, including the rationale for single-source selection instead of a competitive selection process, and the basis for recommending a particular individual consultant in all such cases, except for contracts below a threshold defined on the basis of risks and the scope of the project, and set forth in the Procurement Plan.

________________________

⁵⁵ Individual consultants whose services are required in the context of the Bank′s UCS piloting program will be selected in accordance with the methodolgy referrred to in paragraph 3.12, and provided that the assignment falls below the ceiling determined by the Bank.

⁵⁶ Advertising for EOIs shall not normally take place for individual contracts below US$50,000. Such threshold shall, however, be determined in each case, taking into account the nature, complexity, and risks of the assignment.

The Bank may agree, if requested by the Borrower, that such assignments be subject to ineligibility for Bank financing of individuals of the Borrower country who are under a sanction of debarment from being awarded a contract by the appropriate judicial authority of the Borrower country and pursuant to its relevant laws, provided that the Bank has determined that the individual has engaged in fraud or corruption and the judicial proceeding afforded the individual adequate due process.

⁵⁷ Those being hired for long-term technical assistance or advisory services for the duration of the project (above the prior review threshold set forth in the Loan Agreement or Procurement Plan), and (without regard to the prior review threshold) those being hired for legal work or project-related procurement activities. The prior review of TOR of individual consultants by the Bank is mandatory except as may be determined by the Bank Regional Procurement Managers for limited, simple, and small value assignments.

APPENDIX 1: REVIEW BY THE BANK OF THE SELECTION OF

CONSULTANTS AND PUBLICATION OF AWARDS OF CONTRACTS

Scheduling the Selection Process

1. The Bank shall review⁵⁸ Procurement Plans and their updates prepared by the Borrowers in accordance with provisions under paragraph 1.25. They shall be consistent with the Project Implementation Plan, the Loan Agreement, and these Guidelines.

Prior Review

2. With respect to all contracts⁵⁹ that are subject to the Bank′s prior review:

(a) Before inviting proposals, the Borrower shall furnish to the Bank for its review and no objection the proposed cost estimate and RFP (including the short list). The Borrower shall make such modifications to the short list and the documents as the Bank reasonably requests. Any further modification shall require the Bank′s no objection before the RFP is issued to the short-listed consultants.⁶⁰

_________________________

⁵⁸ Paragraphs 11 to 15 of Appendix III set forth the actions taken by the Bank in response to communications from bidders, including bidder complaints and bidder requests for debriefing.

⁵⁹ The total value of the contract including all taxes and duties shall be the basis to determine whether a contract should be subject to prior or post review by the Bank.

⁶⁰ In the case of contracts to be awarded under paragraph 3.11 where a new competitive process is not practicable, the Borrower shall not initiate negotiations without first furnishing to the Bank for its consideration the required justification and receiving the Bank′s no objection, and shall otherwise follow the requirements of this paragraph 2 above in all relevant respects.

(b) After the technical proposals have been evaluated, the Borrower shall furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a technical evaluation report (prepared, if the Bank shall so request, by experts acceptable to the Bank pursuant to paragraph 2.16) and a copy of the proposals, if requested by the Bank. If the Bank determines that the technical evaluation is inconsistent with the provisions of the RFP, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination; otherwise, the Bank shall issue a no objection to the technical evaluation. The Borrower shall also request the Bank′s no objection if the evaluation report recommends rejection of all proposals.

(c) The Borrower may proceed with the opening of the financial proposals only after receiving the Bank′s no objection to the technical evaluation. When cost is a factor in the selection of the consultant, the Borrower may then proceed with the financial evaluation in accordance with the provisions of the RFP. The Borrower shall furnish to the Bank the final evaluation report along with its recommendation of the successful consultant. The Borrower shall notify the firm that received the highest total score in the final evaluation of its intention to award the contract to the firm and shall invite the firm for negotiations. If the Bank notes any discrepancies in the financial evaluation pursuant to its own review or due to a complaint, it shall promptly notify the Borrower which shall address promptly all issues raised to the satisfaction of the Bank before proceeding for negotiations with the successful consultant or suspend negotiations if already commenced. In such cases, further action shall not be taken until the Bank has given its no objection to the Borrower′s recommendation.

(d) If the Borrower requires an extension of the validity of the proposals to complete the evaluation, obtain necessary internal clearances or Bank no objection, or make the award, it should seek the Bank′s prior no objection for the first request of extension if such is for a period longer than four weeks, and for all subsequent requests for extension, irrespective of the duration of the period.

(e) If the Borrower receives complaints from consultants, it shall promptly send to the complainant an acknowledgment, and to the Bank for review and comments a copy of the complaint, the Borrower′s comments on each issue raised in the complaint, and a copy of the proposed response to the complainant.

(f) If as a result of the analysis of a complaint, or any other reason, the Borrower changes its contract award recommendation, the reasons for such decision and a revised evaluation report shall be submitted to the Bank for no objection. The Borrower shall provide a republication of the contract award in the format of paragraph 7 of this Appendix. If the negotiations fail with the successful consultant, the Borrower shall furnish to the Bank for review the minutes of negotiations and reasons for failure. After completion of the procedure outlined in paragraph 2.30 of these Guidelines, and obtaining the Bank′s no objection, the negotiations may be terminated and the next ranked firm be invited for negotiations.

(g) After negotiations are completed, or in the case of single-source selection, the Borrower shall furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a copy of the negotiated contract proposed to be signed by the Borrower which has been initialed by the successful consultant. If the negotiated contract resulted in substitution of key experts or any changes in the TOR and original proposed contract, the Borrower shall highlight the changes and provide an explanation of why these changes are necessary and acceptable to the Borrower.

(h) If the Bank determines that the final evaluation report, the recommendation for award, and/or the negotiated contract are inconsistent with the provisions of the RFP, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. Otherwise, the Bank shall provide its final no objection to the contract award. The Borrower shall confirm the award and sign the contract only after receiving the no objection from the Bank.

(i) One conformed copy of the contract shall be furnished to the Bank promptly after its signing and prior to the submission to the Bank of the first application for withdrawal of funds from the Loan Account in respect of such contract. When payments for the contract are to be made out of a Special Account (SA), a copy of the contract shall be furnished to the Bank prior to the making of the first payment out of the SA in respect of such contract.

(j) The description and amount of the contract, together with the name and address of the consultant, except if an individual, shall be subject to public disclosure by the Bank in accordance with paragraph 2(i) above upon receipt of the signed copy of the contract from the Borrower.

(k) The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract during project implementation until two years after the closing date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to: (i) the signed original of each contract and all subsequent amendments or addenda; (ii) original proposals, all documents and correspondence related to the selection of and implementation of the contract, including those in support of the evaluation of the proposals (including individual score sheets), and the recommendation for award made to the Bank; and (iii) payment invoices or certificates. For contracts awarded on the basis of an SSS method, the documentation shall include the justification for using the method, the qualifications and experience of the selected consultant, and the signed original of the contract. The Borrower shall furnish such documentation to the Bank upon request for examination by the Bank or by its consultants/auditors.

3. Modification of the Signed Contract. In the case of contracts subject to prior review, before agreeing to: (a) an extension of the stipulated time for performance of a contract; (b) any substantial modification of the scope of services, substitutions of key experts, or other significant changes to the terms and conditions of the contract; or (c) the proposed termination of the contract, the Borrower shall seek the Bank′s no objection. If the Bank determines that the proposed modifications would be inconsistent with the provisions of the Loan Agreement and/or Procurement Plan, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. A copy of all amendments to the contract shall be furnished to the Bank for its record.

4. Translations. If a contract is subject to prior review and is written in the National Language,⁶¹ the Borrower has the responsibility to furnish to the Bank an accurate translation of the technical and combined evaluation reports and the initialed negotiated draft contract in the internationally used language specified in the RFP (English, French, or Spanish). An accurate translation shall also be furnished to the Bank for any subsequent modifications of such contracts.

_____________________

⁶¹ Refer to paragraph 1.22.

Post Review

5. Procurement Post Reviews (PPRs) are normally carried out by the Bank. The Borrower shall retain all documentation with respect to each contract not governed by paragraph 2 of this Appendix during project implementation and up to two years after the closing date of the Loan Agreement. This documentation would include, but not be limited to, the signed original of the contract and all subsequent amendments or addenda, the original proposals, the technical evaluation report and the combined evaluation report, the recommendation for award, and the payment invoices or certificates for examination by the Bank or by its consultants/auditors. For contracts awarded on the basis of single-source selection, it shall include the record of justification, the qualifications and experience of the consultants, and the signed original of the contract. The Borrower shall also furnish such documentation to the Bank upon request. The Bank may declare misprocurement for any of the reasons provided in paragraph 1.19 of these Guidelines, including if it determines that the contract was not awarded in accordance with the agreed procedures and methods reflected in the Loan Agreement and further elaborated in the Procurement Plan to which the Bank gave its no objection, or the contract itself is not consistent with such procedures and methods. The Bank shall promptly inform the Borrower of the reasons for such determination. The Bank may also, depending on risks and the scope of the project (e.g., involving many small value and simple contracts), agree with the Borrower that they appoint independent entities to carry out PPRs, in accordance with terms, conditions and reporting procedures acceptable to the Bank. In such cases, the Bank will review the reports submitted by the Borrower, and retains its right to directly conduct post reviews during project implementation as may be needed.

Change from Post Review to Prior Review

6. A contract whose cost estimate was below the Bank′s prior review threshold indicated in the Procurement Plan shall fall under prior review rather than post review if the financial offer of the selected firm exceeds such threshold. All related procurement documentation already processed, including the evaluation report and recommendation for award, shall be submitted to the Bank for its prior review and no objection before award of the contract. When, to the contrary, the financial offer of the selected firm falls below the prior review threshold, the prior review process shall continue. Under certain circumstances, the Bank may require the Borrower to follow a prior review process for a contract under the prior review threshold set in the Procurement Plan, for example, in the case of a complaint that the Bank has determined to be of a serious nature. Also, when the selection method requires change due to higher or lower cost estimates than previously assessed, the procurement plan shall be modified by the Borrower and submitted to the Bank for review and no objection.

Publication of Awards of Contracts

7. The Borrower shall publish information on UNDB online for all contracts when the short list included any foreign firm and all single-source selection contracts awarded to foreign firms, and in the National press⁶² all contracts where the short list comprises only National firms and all single-source selection contracts awarded to National firms. Such publication shall be within two weeks after receiving the Bank′s no objection for award of the contract as per paragraphs 2(h) and 2(j) of this Appendix for contracts subject to the Bank′s prior review, and within two weeks of successful negotiations with the selected firm for contracts subject to the Bank′s post review. Publications shall include the following information as relevant and applicable for each method: (a) the names of all consultants in the short list, specifying those that submitted proposals; (b) the overall technical scores and scores assigned for each criterion and sub-criterion to each consultant; (c) the prices offered by each consultant as read out and as they have been evaluated; (d) the final combined scores and the final ranking of the consultants; and (e) the name of the successful consultant and the total price, duration, and summary scope of the contract. The same information shall be sent to all consultants who have submitted proposals. The Bank will arrange the publication of the award of contracts under prior review on its external website upon receipt from the Borrower of a conformed copy of the signed contract in accordance with paragraph 2(i) above.

_____________________

⁶² In a national newspaper of wide circulation and/or in the official gazette, provided that it is of wide circulation, or on a widely used website or electronic portal with free national and international access, in the National Language as defined under paragraph 2.15.

Due Diligence concerning the Bank′s Sanctions Policies and Procedures

8. When conducting the evaluation of proposals, the Borrower shall check the eligibility of consultants from the lists of firms and individuals debarred and suspended, pursuant to paragraph 1.23(d) of these Guidelines and/or paragraph 1.16(d) of the Procurement Guidelines, by the Bank that are posted on the Bank′s external website. The Borrower shall apply additional due diligence by closely supervising and monitoring any on-going contract (whether under prior or post review) executed by a firm or individual which has been sanctioned by the Bank after such contract was signed. The Borrower shall neither sign any new contracts nor sign an amendment, including any extension of time for completion, to an on-going contract with a suspended or debarred firm or individual after the effective date of the suspension or debarment without the Bank′s prior review and no objection. The Bank will only finance additional expenditures if they were incurred before the completion date of the original contract or the completion date as revised: (i) for prior review contracts, in an amendment to which the Bank has given its no objection; and (ii) for post review contracts, in an amendment signed before the effective date of suspension or debarment. The Bank will not finance any new contract, or any amendment or addendum introducing a material modification to any existing contract that was signed with a suspended or debarred firm or individual on or after the effective date of suspension or debarment.

APPENDIX 2: INSTRUCTIONS TO CONSULTANTS

AND DATA SHEET (ITC) OF THE RFP⁶³

_______________________

⁶³ This Section does not apply in the case of contracts to be awarded using the UCS Piloting Program described in paragraph 3.12.

1. The Borrower shall use the standard RFPs issued by the Bank, which include the ITC, covering relevant instructions as applicable for most of the methods of selection. If under exceptional circumstances, the Borrower needs to amend the standard ITC, it shall do so through the technical data sheet and not by amending the main text. The ITC shall include adequate information on the following aspects of the assignment:

(a) a very brief description of the assignment;

(b) standard formats for the technical and financial proposals;

(c) the names and contact information of officials to whom clarifications shall be addressed and with whom the consultants′ representative shall meet, if necessary;

(d) details of the selection procedure to be followed, including: (i) a description of the two-stage process, if appropriate; (ii) a listing of the technical evaluation criteria and weights given to each criterion; (iii) the details of the financial evaluation; (iv) the relative weights for quality and cost in the case of QCBS; (v) the minimum pass score for quality; and (vi) the details on the opening of financial proposals;

(e) an estimate of the level of key experts′ inputs (in person-months) required of the consultants or the total budget, but not both;

(f) indication of minimum experience, academic achievement, and so forth, expected of key experts;

(g) details and status of any external financing;

(h) information on negotiations and financial and other information that shall be required of the selected firm during negotiation of the contract;

(i) the deadline for submission of proposals;

(j) currency(ies) in which the costs of services shall be expressed, compared, and paid;

(k) reference to any laws of the Borrower′s country that may be particularly relevant to the proposed consultants′ contract;

(l) a statement that the firm and any of its affiliates shall be disqualified from providing downstream goods, works, or services under the project if, in the Bank′s judgment, such activities constitute a conflict of interest with the services provided under the assignment;

(m) the method in which the proposal shall be submitted, including the requirement that the technical proposals and financial proposals be sealed and submitted separately in a manner that shall ensure that the technical evaluation is not influenced by price;

(n) a request that the invited firm (i) acknowledges receipt of the RFP and (ii) informs the Borrower whether or not it will be submitting a proposal;

(o) the short list of consultants being invited to submit proposals and whether or not associations between short-listed consultants are acceptable;

(p) the period for which the consultants′ proposals shall be held valid and during which the consultants shall undertake to maintain, without change, the proposed key experts, and shall hold to both the proposed rates and total price; in case of extension of the proposal validity period, the right of the consultants not to maintain their proposal. If the consultants agree to extend the validity of their proposal, they shall do so without any change in their original proposals and also confirm the availability of all key experts as originally proposed except as provided hereunder. If any of the key experts is unavailable at this time and the consultants, while extending the validity of their proposal, request to replace such expert with another one, they shall provide adequate justification and evidence to the satisfaction of the Borrower. The proposal shall be rejected if it is established that the unavailable expert was proposed without his/her confirmation, if the provided reasons for the replacement or the justification is unacceptable, or the qualifications and experience of the replacement expert are not equal or better to those of the originally proposed expert. If acceptable, no other changes in the technical or financial proposal shall be permitted. The technical evaluation scores based on key experts, the financial proposals, and other details of the original proposal shall remain un-changed.

(q) the anticipated date on which the selected consultant shall be expected to commence the assignment;

(r) a statement indicating (i) whether or not the consultants′ contract and personnel shall be tax-free or not; and if not, (ii) what the likely tax burden will be or where this information can be obtained in a timely basis and a statement requiring that the consultant shall include in its financial proposal a separate amount clearly identified, to cover taxes;

(s) if not included in the TOR or in the draft contract, details of the services, facilities, equipment, and staff to be provided by the Borrower;

(t) phasing of the assignment, if appropriate, and likelihood of follow-up assignments;

(u) the procedure to handle clarifications about the information given in the RFP; and

(v) any conditions for subcontracting part of the assignment.

APPENDIX 3: GUIDANCE TO CONSULTANTS

Purpose

1. This appendix provides guidance to consultants wishing to participate in Bank- financed consulting services.

Responsibility for the Selection of Consultants

2. The responsibility for the implementation of the project, and therefore for the payment of consulting services under the project, rests solely with the Borrower. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to ensure that funds are paid from a Bank loan only as expenditures are incurred. Disbursements of the proceeds of a loan or a grant are made only at the Borrower's request. The Borrower submits withdrawal applications to the Bank together with required supporting documentation to demonstrate that the funds have been or are being used in accordance with the Loan Agreement and the Procurement Plan.⁶⁴ As emphasized in paragraph 1.4 of these Guidelines, the Borrower is responsible for the selection and employment of consultants. It invites, receives, and evaluates proposals and awards the contract. The contract is between the Borrower and the Consultant. The Bank is not a party to the contract.

___________________________

⁶⁴ For additional information about the Bank′s disbursement policies and procedures see The World Bank Disbursement Guidelines for Projects and Disbursement Handbook for World Bank Clients (available on the Bank′s website at www.worldbank.org/projects).

Bank′s Role

3. As stated in these Guidelines (Appendix 1) the Bank reviews the RFP, the evaluation of proposals, award recommendations, and contract to ensure that the process is carried out in accordance with agreed procedures, as required in the Loan Agreement and further elaborated in the Procurement Plan. For all contracts subject to the Bank′s prior review, the Bank reviews the documents before they are issued, as described in Appendix 1. Also, if at any time in the selection process (even after the award of contract) the Bank concludes that the agreed procedures were not followed in any substantial respect, the Bank may declare misprocurement, as described in paragraph 1.19. However, if a Borrower has awarded a contract after obtaining the Bank′s no objection, the Bank will declare misprocurement only if the no objection was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower. Furthermore, if the Bank determines that corrupt or fraudulent practices were engaged in by representatives of the Borrower or of the consultant, the Bank may impose the applicable sanctions set forth in paragraph 1.23 of these Guidelines.

4. The Bank publishes standard RFPs and contracts for different types of consulting services. As stated in paragraphs 2.9 and 2.12 of these Guidelines, it is mandatory for the Borrower to use these documents, with minimum changes acceptable to the Bank to address project-specific issues. The Borrower finalizes and issues these documents as part of the RFP.

Information on Consultant Services

5. Information on consultant services, including a brief description of the nature of services, timing, estimated cost and experts′ time inputs, and so forth, will be, in the first instance, included in the Project Information Document (PID), which describes projects under preparation. At the same time, similar information will also be included in the description of each project in the Monthly Operational Summary (MOS). Such information will be continuously updated. Each project requires the publication of a General Procurement Notice in the United Nations Development Business (UNDB online)⁶⁵ which will include a more detailed description of the required services, the client agency, and the budgeted cost. In the case of large-value contracts,⁶⁶ this will be followed by a specific notice seeking “expression of interest” in UNDB online. The Project Appraisal Document (PAD) will provide yet more detailed information.

6. The PID and the MOS are available on the Internet and from the InfoShop⁶⁷ in the Bank. The PAD is available after the loan is approved. UNDB is available through online subscription.

_____________________

⁶⁵ UNDB online is a publication of the United Nations. Subscription information is available from: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org).

⁶⁶ Contracts expected to cost more than US$300,000 equivalent, except when the short list only comprises national consultants (see paragraphs 2.5 and 2.7 of these Guidelines).

⁶⁷ The InfoShop address is also the World Bank address: 1818 H Street, N.W., Washington, D.C. 20433, USA. The Project Database is available at www.worldbank.org/projects.

Consultants′ Role

7. When consultants receive the RFP, and if they can meet the requirements of the TOR and the commercial and contractual conditions, they should make the arrangements necessary to prepare a responsive proposal (for example, visiting the country of the assignment, seeking associations, collecting documentation, setting up the preparation team). If the consultants find in the RFP documents–especially in the selection procedure and evaluation criteria–any ambiguity, omission or internal contradiction, or any feature that is unclear or that appears discriminatory or restrictive, they should seek clarification from the Borrower, in writing, within the period specified in the RFP for seeking clarifications.

8. In this connection, it should be emphasized that the specific RFP issued by the Borrower governs each selection, as stated in paragraph 1.2 of these Guidelines. If consultants feel that any of the provisions in the RFP are inconsistent with these Guidelines, they should also raise this issue with the Borrower.

9. Consultants should ensure that they submit a fully responsive proposal including all the supporting documents requested in the RFP. It is essential to ensure accuracy in the curricula vitae of key experts submitted with the proposals. The curricula vitae shall be signed by the consultants and the individuals and dated. Once technical proposals are received and opened, consultants shall not be required nor permitted to change the substance, the key experts, and so forth. Noncompliance with important requirements will result in rejection of the proposal. Similarly, once financial proposals are received, consultants shall not be required or permitted to change the quoted fee and so forth, except at the time of negotiations carried out in accordance with the provisions of the RFP. If an extension of validity of proposals was the reason that key experts were not available for a company, a change of key experts with equivalent or better qualification might be possible as per paragraph 2.28 of these Guidelines and paragraph 1(p) of Appendix 2.

Confidentiality

10. As stated in paragraph 2.35, the process of proposal evaluation shall be confidential until the publication of contract award, except for the disclosure of the technical points as indicated in paragraphs 2.23 and 2.30. Confidentiality enables the Borrower and the Bank′s reviewers to avoid either the reality or perception of improper interference. If, during the evaluation process, consultants wish to bring additional information to the notice of the Borrower, the Bank, or both, they should do so in writing.

Action by the Bank

11. If consultants wish to raise issues or questions about the selection process, they may send the Bank copies of their communications with the Borrower, or they may write to the Bank directly when the Borrower does not respond promptly or when the communication is a complaint against the Borrower. All such communications should be addressed to the Task Team Leader for the project, with a copy to the Country Director for the borrowing country and to the Regional Procurement Manager. Names of the Task Team Leaders are available in the PAD.

12. Communications received by the Bank from short-listed consultants prior to the closing date for submission of the proposal shall be, if appropriate, referred to the Borrower with the Bank′s comments and advice for action or response.

13. Communications, including complaints, the Bank receives from consultants after the opening of the technical proposals will be handled as follows. In the case of contracts not subject to prior review by the Bank, any communication or its relevant extracts, as deemed appropriate, will be sent to the Borrower for due consideration and appropriate action. The Borrower shall provide all relevant documentation to the Bank for review and comments. In the case of contracts subject to prior review, the Bank shall examine the communication, in consultation with the Borrower, and if it needs additional information, shall request it from the Borrower. If additional information or clarification is required from the consultant, the Bank shall ask the Borrower to obtain it and comment on or incorporate it, as appropriate, in the evaluation report. The Bank′s review will not be completed until the communication is fully examined and considered. Communications received from consultants involving allegations of fraud and corruption⁶⁸ may warrant a different treatment due to reasons of confidentiality. In such cases, the Bank shall apply due care and discretion in sharing information deemed appropriate with the Borrower.

_______________________

⁶⁸ Reporting on suspected fraud and corruption can be done directly to the Bank Integrity Vice Presidency (INT) by email: investigations_hotline@worldbank.org; through the World Bank website; through the 24-hour hotline operated by a third party: toll free +1-800-831-0463, collect calls +1-704-556-7046 (interpreters are available, anonymous calls accepted); or by contacting INT at the Bank's Headquarter office in Washington, D.C.: +1-202-458-7677.

14. Besides acknowledging receipt of communications, the Bank shall not enter into discussion or correspondence with any consultant during the selection and review process, until award of the contract is published.

Debriefing by the Bank

15. If after contract award, a consultant wishes to ascertain the grounds on which its proposal was not selected, it should address its request to the Borrower as indicated in paragraph 2.32. If the consultant is not satisfied with the written explanation given and/or debriefing by the Borrower, and wishes to seek a meeting with the Bank, it may address the Regional Procurement Manager for the borrowing country, who will arrange a meeting at the appropriate level and with the relevant staff. The purpose of such meeting is only to discuss the consultant′s proposal, and neither to reverse the Bank′s position that has been conveyed to the Borrower nor to discuss the proposals of competitors.