Ordin nr.166 din 19.06.2017 cu privire la aprobarea Regulamentului privind examinarea la distanţă a cazurilor de încalcare a legislaţiei sau a contestaţiilor contribuabililor cu înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare

SERVICIUL FISCAL DE STAT
PE LÎNGĂ MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind examinarea la distanţă

a cazurilor de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiilor contribuabililor

cu înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare

nr. 166  din  19.06.2017

 (în vigoare 28.07.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 265-273 art. 1442 din 28.07.2017

* * *

În vederea facilitării comunicării contribuabililor cu Serviciul Fiscal de Stat, asigurării posibilităţii contribuabililor de a participa la examinarea cazului de încălcare a legislaţiei sau examinare a contestaţiilor, fără suportarea de către aceştia a unor cheltuieli suplimentare pentru deplasarea în afara unităţii administrativ-teritoriale unde au sediul/adresa juridică/domiciliul, în conformitate cu prevederile art.133 alin.(2) pct.4) din Codul fiscal,

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind examinarea la distanţă a cazurilor de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiilor contribuabililor cu înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare, conform anexei.

2. Direcţia juridică a SFS va asigura publicarea prezentului Ordin în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

3. Prezentul Ordin intră în vigoare la data publicării.

Anexă

la Ordinul SFS

nr.166 din 19 iunie 2017

Notă: Pe tot parcursul Regulamentului cuvîntul “FSI”, “Î.S. “Fiscservinform” se substituie cu cuvîntul “CTIF” conform Ordinului SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020

REGULAMENT

privind examinarea la distanţă a cazurilor de încălcare a legislaţiei sau

a contestaţiilor contribuabililor cu înregistrarea video şi audio

 digitală a şedinţei de examinare

Secţiunea I

DISPOZIŢII GENERALE

1.1 Prezentul Regulament stabileşte procedura de examinare la distanţă a cazurilor de încălcare a legislaţiei şi a contestaţiilor contribuabililor cu înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare (în continuare - Regulament), arhivarea şi păstrarea înregistrărilor video şi audio digitale, eliberarea copiilor înregistrărilor video şi audio la solicitare contribuabilului şi menţinerea sistemului digital de înregistrare video şi audio în stare funcţională.

1.2 Prevederile prezentului Regulament sunt aplicabile în cazul în care contribuabilul a optat pentru examinarea cazului de încălcare/a contestaţiei la distanţă cu ajutorul Sistemului unic de comunicare online al SFS.

1.3 Prevederile prezentului Regulament sunt aplicabile pentru reprezentanţii Serviciului Fiscal de Stat şi a contribuabililor, implicaţi în procesul de examinare la distanţă a cazurilor de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiilor cu înregistrarea video şi audio digitală.

Secţiunea II

NOŢIUNI ŞI ABREVIERI

2.1 În sensul prezentului Regulament următoarele definiţii semnifică:

Purtător static de informaţie - suport de date utilizat pentru păstrarea înregistrărilor digitale ale şedinţelor de judecată (CD, DWD sau memorii flash);

Înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei prin intermediul echipamentelor de înregistrare digitală - proces tehnologic de înregistrare video şi audio a şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei cu ajutorul Sistemului unic de comunicare online al SFS;

Înregistrare video şi audio digitală – sunetul şi imaginea înregistrată pe parcursul şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei de un dispozitiv digital;

Audierea înregistrărilor video şi audio digitale - reproducerea înregistrării video şi audio digitale, în întregime sau parţial, la cererea părţilor, pentru a lua cunoştinţă de conţinutul înregistrării digitale;

Centrul unic de apel al SFS – entitate responsabilă de deservirea şi asigurarea bunei funcţionări a Sistemului unic de comunicare online al SFS.

2.2 În sensul prezentului Regulament următoarele abrevieri semnifică:

CD – Compact disc;

CTIF – IP Centrul de Tehnologii Informaţionale în Finanţe

SIA – Sistem informaţional automatizat;

SFS – Serviciul Fiscal de Stat;

DGAF – Direcţie generală administrare fiscală;

DDF – Direcţie deservire fiscală.

[Pct.2.2 modificat prin Ordinul SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020]

Secţiunea III

PROCEDURA DE EXAMINARE LA DISTANŢĂ A CAZURILOR DE ÎNCĂLCARE

A LEGISLAŢIEI SAU A CONTESTAŢIILOR CONTRIBUABILILOR

 CU ÎNREGISTRAREA VIDEO ŞI AUDIO DIGITALĂ

3.1 Participarea persoanei la examinarea cazului de încălcare fiscală sau a contestaţiilor

3.1.1 Cazul de încălcare fiscală şi contestaţiile se examinează în prezenţa contribuabilului/reprezentantul contribuabilului, care este citat în conformitate cu prevederile art.226 din Codul fiscal.

3.1.2 În citaţie vor fi indicate două adrese: adresa DGAF şi adresa DDF de la sediul/domiciliul contribuabilului. Pe verso citaţiei se va menţiona faptul că contribuabilul este în drept să aleagă locul examinării cazului de încălcare fiscală/contestaţiei sau să opteze pentru examinare prin intermediul aplicaţiei Skype, fără a se prezenta la subdiviziunea SFS. Se va menţiona că în cazul în care contribuabilul optează pentru examinare la DDF, examinarea se va face în regim online prin intermediul Sistemului unic de comunicare online al SFS, iar în cazul în care a optat pentru examinare fără prezentarea la subdiviziunea SFS, examinarea se va face prin intermediul aplicaţiei Skype.

[Pct.3.1.2 completat prin Ordinul SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020]

3.1.3 În cazul în care contribuabilul a optat pentru examinare în regim online prin intermediul Sistemului unic de comunicare online al SFS sau prin intermediul aplicaţiei Skype, acesta este obligat să informeze despre acest fapt la adresa de e-mail indicată în citaţie, pentru a fi asigurată conectarea/funcţionalitatea sistemului/aplicaţiei la data şi ora stabilită. În cazul în care contribuabilul a optat pentru examinare prin intermediul aplicaţiei Skype, fără prezentarea la subdiviziunea SFS, acesta este obligat suplimentar să comunice la adresa de e-mail indicată în citaţie, cu cel puţin 3 ore înainte de ora stabilită pentru examinare, numele de utilizator cu care se va realiza conexiunea în aplicaţia Skype.

[Pct.3.1.3 în redacţia Ordinului SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020]

3.1.4 Contribuabilul care a optat pentru examinarea cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei în regim online cu ajutorul Sistemului unic de comunicare online al SFS, se va prezenta la subdiviziunea Serviciului Fiscal de Stat coordonată în prealabil, unde va avea loc examinarea în regim online a cazului de încălcare fiscală/contestaţiei.

3.1.5 Data şedinţei de examinare a cazului de încălcare/contestaţiei în regim online cu ajutorul Sistemului unic de comunicare online al SFS va fi coordonată în prealabil cu Direcţia organizarea activităţii din cadrul DGAF.

3.1.6. Contribuabilul care a optat pentru examinarea cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei prin intermediul aplicaţiei Skype, fără prezentarea la subdiviziunea SFS, şi care a informat despre alegerea acestei opţiuni, la data şi ora stabilită va fi activ în aplicaţia Skype conform numelui de utilizator comunicat, iar persoana responsabilă din cadrul SFS va contacta numele de utilizator indicat de contribuabil, va iniţia şi desfăşura examinarea conform procedurii prevăzute de prezentul Regulament.

[Pct.3.1.6 introdus prin Ordinul SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020]

3.1.7. În cazul în care contribuabilul a ales modalitatea de examinare prin intermediul aplicaţiei Skype, fără prezentarea la subdiviziunea SFS, şi la data şi ora stabilită nu este activ conform numelui de utilizator indicat, se va considera că acesta nu a asigurat prezenţa la examinarea cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei. Dovadă a acestui fapt va constitui captura ecranului computerului.

[Pct.3.1.7 introdus prin Ordinul SFS nr.250 din 26.05.2020, în vigoare 29.05.2020]

3.2 Pregătirea şedinţei de examinare a cazului de încălcare fiscală sau a contestaţiilor cu înregistrarea video şi audio digitală

3.2.1 Înregistrarea video şi audio digitală a şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei se asigură de către persoanele responsabile desemnate prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat.

3.2.2 Persoanele responsabile desemnate prin Ordinul SFS, conform pct.3.2.1 din Regulament, sunt responsabile de planificarea şi înregistrarea corespunzătoare a şedinţelor de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei, precum şi de faptul ca unităţile de înregistrare video şi audio digitală să fie administrate corect conform specificaţiilor tehnice ale producătorului.

3.2.3 La intrarea în birourile unde va avea loc desfăşurarea şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei prin intermediul echipamentelor de înregistrare digitală urmează a fi plasate indicatoare care vor conţine următorul text:“Şedinţele de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei sunt înregistrate video şi audio”.

3.2.4 Persoana responsabilă desemnată prin Ordin, conform pct.3.2.1, înainte de începerea şedinţei va asigura efectuarea următoarelor acţiuni:

a) va conecta Sistemul unic de comunicare online al SFS;

b) va verifica dacă ora şi data din Sistemul unic de comunicare online al SFS corespund timpului şi datei curente;

c) va verifica funcţionalitatea Sistemului unic de comunicare online al SFS;

d) va efectua testarea pentru a se asigura că componentele Sistemului unic de comunicare online al SFS de înregistrare video şi audio (microfoanele, camera web etc.) funcţionează şi înregistrarea se efectuează corect.

3.2.5 Procedura de testare a Sistemului unic de comunicare online al SFS se va efectua în următoarea consecutivitate:

a) iniţierea regimului de testare, prin accesarea Sistemului unic de comunicare online al SFS;

b) în registrul acţiunilor în dreptul menţiunii “începutul înregistrării” se va nota “înregistrare - test”;

c) pronunţarea cuvintelor “Înregistrare-test din ... [se va menţiona data] pe şedinţa contribuabilului...[se va specifica denumirea contribuabilului şi datele de identificare ale acestuia];

d) pronunţarea, pe rând, la fiecare microfon a frazei “Testarea microfonului nr....”;

e) stoparea regimului de testare a înregistrării;

f) audierea înregistrării-test şi verificarea volumului sunetului.

3.2.6 În cazul depistării unor deficienţe a sistemului de înregistrare audio, persoana responsabilă este obligată să anunţe imediat despre acest fapt persoana responsabilă din cadrul SFS care urmează să conducă şedinţa. Totodată aceasta va apela Centrul unic de apel al SFS la nr.0-8000-15-25, cu crearea unui tichet către specialiştii din cadrul CTIF, care vor încerca să remedieze problema.

3.2.7 În acelaşi timp se va informa şi contribuabilul despre întârzierea începerii şedinţei de examinare a cazului de încălcare sau a contestaţiei ca urmare a apariţiei defecţiunilor tehnice.

3.2.8 În cazul în care persoanele responsabile nu vor reuşi să remedieze problema în decursul a 30 de minute, atunci persoana responsabilă de testare va asigura informarea ulterioară a reprezentantului SFS care va conduce şedinţa despre necesitatea amânării acesteia pentru o altă dată.

3.2.9 Persoana responsabilă din cadrul SFS care urmează să conducă şedinţa va decide amânarea şedinţei, fapt despre care va fi informat contra semnătură contribuabilul care a fost invitat la şedinţă. De comun acord cu contribuabilul va fi stabilită o altă dată de desfăşurare a şedinţei.

3.2.10 Amânarea şedinţei se va face astfel încât să fie respectat termenul pentru emiterea Deciziei asupra cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei. În cazul imposibilităţii, termenul de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei va fi prelungit în conformitate cu prevederile art.246 alin.(2), art.270 alin.(1) din Codul fiscal.

3.2.11 În cazul în care echipamentul funcţionează în mod corespunzător se va recurge la începerea şedinţei de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei.

3.3 Şedinţa de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei

3.3.1 La începutul fiecărei şedinţe, persoana care conduce şedinţa va informa participanţii prezenţi despre înregistrarea video şi audio a şedinţei, despre necesitatea de a vorbi clar şi direct la microfon şi evitarea conversării în acelaşi timp a mai multor persoane. Persoana care conduce şedinţa are rol regulator în menţinerea ordinii.

3.3.2 La începutul şi sfârşitul fiecărei secvenţe înregistrate a şedinţei (secvenţa se consideră o sesiune de lucru/ şedinţa continuă fără pauze, înregistrarea căreia nu este întreruptă), reprezentantul SFS care conduce şedinţa va numi data şi timpul exact de începere şi finisare a secvenţei şedinţei.

3.3.3 Persoana responsabilă este obligată să asigure înregistrarea şedinţei în integritate, fără a stopa înregistrarea. În cazul defecţiunilor tehnice ale echipamentului de înregistrare, se vor întreprinde acţiunile stipulate la punctul 3.2.6 al prezentului Regulament.

3.3.4 În scopul înregistrării video şi audio a şedinţelor de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei sau a contestaţiei, reprezentantul SFS care conduce şedinţa va întreba persoana responsabilă de asigurarea tehnică a şedinţei dacă echipamentul este funcţional.

3.3.5 Odată ce reprezentantul SFS s-a asigurat că echipamentul funcţionează, va anunţa persoana responsabilă de înregistrarea video şi audio, despre necesitatea pornirii echipamentului şi înregistrării şedinţei.

3.3.6 Persoana responsabilă de înregistrarea video şi audio va asigura pornirea înregistrărilor.

3.3.7 Reprezentantul SFS care conduce şedinţa se va apropia de microfon şi va enunţa următoarele: “Astăzi, [se va specifica data şi ora] se petrece şedinţa de examinare a cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei a [se va specifica denumirea contribuabilului şi datele de identificare a acestuia]”.

3.3.8 Ulterior, reprezentantul SFS va asigura prezentarea reprezentanţilor SFS care participă în cadrul şedinţei. Drept urmare a prezentării acestora, va solicita la microfon participanţilor la şedinţă să se prezinte, cu specificarea datelor de identificare a acestora, pentru confirmarea identităţii.

3.3.9 Participanţii la şedinţă se aproprie de microfon cu specificarea următoarelor date: “[nume, prenume], posesor al buletinului de identitate, seria [se va specifica seria] şi nr.[se va specifica numărul buletinului], cod de identificare [se va specifica nr. de 13 cifre din buletin], reprezentant al [se va anunţa denumirea Întreprinderii pe care o reprezintă] împuternicit prin [se va indica numărul şi data eliberării actului care certifică împuternicirile reprezentantului]”.

3.3.10 În continuare, reprezentantul SFS va face referinţă la cazul de încălcare a legislaţiei sau la contestaţia care se examinează după numărul actului de control fiscal, numărul contestaţiei şi denumirea contribuabilului, alte date importante pentru identificarea şedinţei.

3.3.11 Examinarea cazului de încălcare a legislaţiei/a contestaţiei se face în conformitate cu procedura general stabilită de Codul fiscal.

3.3.12 Şedinţa se va încheia prin finalizarea înregistrării de către persoana responsabilă a şedinţei prin Sistemul unic de comunicare online al SFS.

3.3.13 Reprezentantul SFS responsabil de înregistrarea video şi audio a şedinţei va asigura salvarea acestora pe echipamentul dedicat înregistrării şedinţelor şi va denumi fişierul în fişierul înregistrărilor video şi audio digitale utilizând următorul format: denumirea contribuabilului codul fiscal, data şedinţei, denumirea formatului. În cazul în care există două sau mai multe secvenţe ale aceleiaşi şedinţe de examinare, persoana responsabilă va indica în denumirea fişierului numărul de ordine a secvenţei conform următorului format: denumirea contribuabilului, codul fiscal, data şedinţei, nr. secvenţei, denumirea formatului.

3.3.14 După finisarea procedurii de redenumire a fişierului, persoana responsabilă va asigura iniţierea transferului fişierului pe serverul SFS, alocat şi administrat de către CTIF, într-o mapă securizată care poate fi accesată doar de către persoanele responsabile desemnate în acest sens prin Ordinul SFS şi va asigura transferarea înregistrărilor pe serverul SFS.

3.3.15 Înregistrarea video şi audio digitală a şedinţelor de examinare se utilizează pentru verificarea corectitudinii şi plenitudinii şedinţelor desfăşurate, pentru utilizarea înregistrărilor în calitate de probe şi eliberarea copiilor de pe acestea participanţilor la şedinţă la solicitare.

3.3.16 Înregistrarea video şi audio digitală a şedinţelor de examinare substituie procesul-verbal al şedinţei.

3.3.17 Participanţilor la şedinţă, la solicitare, li se va oferi o copie digitală a înregistrării ce va fi transferată pe suportul static de informaţii propriu.

3.3.18 Persoana desemnată prin Ordinul SFS responsabilă de arhivarea şi păstrarea înregistrărilor video şi audio a şedinţelor va asigura prezentarea unei copii a înregistrării solicitate.

3.3.19 Înmânarea unui exemplar a înregistrării video şi audio digitală a şedinţei către contribuabil se va efectua contra semnătură.

3.4. Arhivarea, păstrarea şi nimicirea înregistrărilor video şi audio a şedinţelor de examinare a cazurilor de încălcare fiscală

3.4.1 Înregistrarea video şi audio digitală a şedinţelor de examinare vor fi păstrate de către SFS timp de un an de zile de la epuizarea căilor de atac a actului administrativ care a fost emis în urma şedinţei de examinare desfăşurate.

3.4.2 Ştergerea înregistrărilor video şi audio de pe serverul SFS se efectuează de persoana responsabilă desemnată prin ordinul directorului SFS.

3.4.3 Ştergerea înregistrărilor de pe serverul SFS se va efectua în baza listelor înregistrărilor video şi audio digitale care urmează a fi şterse de pe serverul SFS aprobate de către conducerea Serviciului Fiscal de Stat.

3.4.4 Toate înregistrările video şi audio supuse ştergerii se vor specifica într-un proces-verbal de distrugere a acestora, cu contrasemnarea de către persoanele responsabile ale SFS.

3.4.5 Persoana responsabilă de păstrarea înregistrărilor nu este în drept să modifice sau să şteargă înregistrările deja efectuate.

3.4.6 Persoana responsabilă desemnată prin ordinul directorului SFS pentru ştergerea înregistrărilor video şi audio de pe serverul SFS poartă răspundere conform legislaţiei pentru ştergerea neautorizată a înregistrărilor video şi audio digitale.

Secţiunea IV

DISPOZIŢII FINALE

4.1 În cazul modificării, completării sau abrogării Codului fiscal sau a altor acte legislative şi normative care se aplică în mod corespunzător în cadrul examinării cazului de încălcare a legislaţiei/contestaţiei şi care urmare a modificărilor/completărilor vin în contradicţie cu prevederile prezentului Regulament, se vor aplica dispoziţiile Codului fiscal sau ale actului legislativ sau normativ modificate, până când vor fi operate modificări în prezentul Regulament.