Ordin nr.207 din 04.04.2017 cu privire la aprobarea Regulamentului privind cerinţele de amenajare a biroului notarului

MINISTERUL JUSTIŢIEI

O R D I N

cu privire la aprobarea Regulamentului privind

cerinţele de amenajare a biroului notarului

nr. 207  din  04.04.2017

 (în vigoare 14.04.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 119-126 art. 756 din 14.04.2017

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

al Republicii Moldova

nr.1206 din 4 aprilie 2017

Ministru _______ Vladimir CEBOTARI

În temeiul art.32 alin.(2) din Legea nr.69 din 14 aprilie 2016 cu privire la organizarea activităţii notarilor (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr.277-287, art.588),

ORDON:

1. Se aprobă Regulamentul privind cerinţele de amenajare a biroului notarului, conform anexei.

2. Verificarea corespunderii biroului notarului cerinţelor de amenajare stabilite se efectuează de Camera Notarială pînă la învestirea notarului cu împuterniciri de exercitare a activităţii notariale sau, după caz, după reluarea activităţii de către notar.

3. Notarii sînt obligaţi în cel mult 2 ani de la data intrării în vigoare a prezentului ordin să-şi amenajeze birourile în conformitate cu cerinţele de amenajare stabilite.

4. După expirarea termenului prevăzut în pct.3, Camera Notarială va efectua controlul corespunderii birourilor notarilor cerinţelor de amenajare stabilite şi, după caz, va elibera certificatul privind corespunderea birourilor notarilor cerinţelor stabilite.

5. Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Ordinul ministrului justiţiei

nr.207 din 4 aprilie 2017

REGULAMENT

privind cerinţele de amenajare a biroului notarului

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte cerinţele de amenajare a biroului notarului indiferent de forma de organizare a activităţii notarului (birou individual sau birou asociat), precum şi a modului de verificare a corespunderii biroului notarului cerinţelor respective, în scopul asigurării accesului cetăţenilor la serviciile notariale de înaltă calitate, păstrării secretului profesional şi a arhivei activităţii notariale.

2. Biroul notarului se amplasează, astfel încît să permită accesul liber pentru solicitanţii actelor, acţiunilor şi procedurilor notariale, inclusiv a celor cu dizabilităţi.

II. CERINŢELE DE AMENAJARE A BIROULUI NOTARULUI

3. Biroul notarului trebuie să dispună de spaţiu suficient şi să fie amenajat potrivit cerinţelor prezentului Regulament şi normelor securităţii în muncă.

4. La intrarea în biroul notarului se afişează un panou de informare care trebuie să corespundă modelului unic, aprobat de Camera Notarială, precum şi panoul cu programul de lucru al notarului.

5. Notarul este în drept să determine independent numărul încăperilor, destinaţia funcţională, amplasarea şi suprafaţa acestora, asigurînd cel puţin următoarele spaţii:

1) încăpere pentru notar;

2) încăpere pentru public (sala de aşteptare);

3) încăpere pentru secretariat;

4) încăpere pentru arhivă.

6. În cazul birourilor asociate în care se desfăşoară activitatea notarului, încăperile menţionate la pct.5 subpct.2) - 4), pot fi utilizate de notari în comun.

7. Notarul, conducător de stagiu, trebuie să dispună de spaţiu suficient pentru a asigura condiţiile necesare pentru efectuarea stagiului.

8. Încăperile biroului notarului trebuie să fie suficient iluminate, dotate cu scaune şi alt mobilier necesar.

9. Încăperea pentru notar trebuie să fie izolată de celelalte spaţii ale biroului notarului, dotată cu safeu pentru a asigura păstrarea ştampilei cu stema statului, blanchetelor speciale, precum şi a suportului pentru semnătura electronică a notarului.

10. Sala de aşteptare poate să reprezinte o încăpere separată sau holul (antreul) clădirii, în cazul în care biroul notarului este amplasat într-un bloc în care activează mai multe persoane sau alte organizaţii.

11. În sala de aşteptare trebuie să fie afişate, în condiţii accesibile pentru vizualizare informaţia cu privire la:

1) adresa, numărul de telefon, adresa electronică, sau alte date de contact ale notarului sau, după caz, ale notarilor;

2) mărimea taxei de stat;

3) mărimea plaţilor pentru asistenţă notarială;

4) scutirile şi reducerile plăţilor pentru asistenţă notarială.

12. În sala de aşteptare nu se admite redactarea şi întocmirea actelor notariale.

13. Încăperea pentru secretariat trebuie să fie dotată cu tehnică astfel, încît să permită desfăşurarea eficientă a activităţilor de secretariat (telefon, computere, imprimante, tehnică de copiere, fax etc.).

14. Personalul din biroul notarului, în timpul programului de activitate, poartă ecusoane pe care se indică numele, prenumele şi funcţia deţinută.

15. Încăperea pentru arhiva activităţii notariale se identifică şi se dotează de către notar, ţinînd cont de necesitatea creării şi asigurării condiţiilor de:

1) securitate pentru păstrarea integrităţii arhivei pe perioada stabilită de legislaţie;

2) neadmitere a pierderii sau deteriorării actelor notariale;

3) accesibilitate promptă în cazurile autorizate.

16. Pentru notarii începători, cerinţa de deţinere a încăperii pentru arhivă devine obligatorie la expirarea a 3 ani de la învestirea cu împuterniciri de exercitare a activităţii notariale. Pînă la expirarea acestui termen, notarii păstrează arhiva activităţii notariale într-un dulap metalic, cu respectarea cerinţelor prevăzute la pct.15.

17. Arhiva activităţii notariale poate fi păstrată fie la sediul biroului notarului, fie în alte încăperi special amenajate în conformitate cu cerinţele legislaţiei în vigoare.

III. VERIFICAREA CORESPUNDERII BIROULUI

NOTARULUI CERINŢELOR DE AMENAJARE

18. În scopul verificării corespunderii birourilor notarilor cerinţelor de amenajare stabilite, Consiliul Camerei Notariale creează Comisia pentru verificarea birourilor notarilor (în continuare Comisia).

19. Corespunderea biroului notarului cerinţelor de amenajare stabilite se probează prin certificatul privind corespunderea biroului notarului cerinţelor de amenajare (în continuare certificat) eliberat de Camera Notarială. Modelul certificatului se aprobă de către Consiliul Camerei Notariale.

20. Cererea de eliberare a certificatului se depune la sediul Camerei Notariale cu anexarea:

1) actului ce confirmă dreptul de proprietate sau de folosinţă a imobilului în calitate de birou al notarului;

2) actului ce confirmă conectarea la internet, registrele electronice stabilite de lege;

3) contractului de prestare a serviciilor de pază a biroului notarului;

4) contractului de prestare a serviciilor de telefonie.

21. Comisia verifică la faţa locului corespunderea biroului notarului cerinţelor de amenajare şi emite concluzia privind întrunirea cerinţelor de amenajare stabilite, în temeiul căreia Camera Notarială eliberează notarului certificatul.

22. Dacă, după verificarea actelor prevăzute la pct.20 şi verificarea la faţa locului a biroului notarului, Comisia constată că acesta nu corespunde cerinţelor de amenajare stabilite, notarului se eliberează o prescripţie cu indicarea exhaustivă a cerinţelor care nu sînt respectate şi termenului de remediere a acestora. În cazul în care notarul nu execută prescripţia în termenul indicat, este atras la răspundere disciplinară în conformitate cu legea.

23. Dacă sediul biroului notarului se modifică sau biroul se reamenajează, notarul este obligat să informeze despre acest fapt Camera Notarială şi să solicite eliberarea unui nou certificat conform aceloraşi reguli.