Ordin nr.3 din 11.01.2011 privind modificarea şi completarea formularului Raportului operativ lunar nr.8 privind statele şi efectivul de personal din instituţiile publice din sectorul bugetar

Anexa nr.2

la Ordinul ministrului finanţelor

nr.49 din 1 aprilie 2010

INDICAŢII METODICE

privind modul de întocmire şi de prezentare a Raportului operativ

lunar nr.8 privind statele şi efectivul de personal din

instituţiile publice din sectorul bugetar

I. Modul de prezentare şi prelucrare

1.1. “Raportul operativ lunar nr.8 privind statele şi efectivul de personal din instituţiile publice din sectorul bugetar” se întocmeşte de către executorii de buget şi se prezintă, pînă la data de 5 a lunii următoare perioadei de gestiune, în două exemplare la trezoreria teritorială deserventă sau direcţia generală finanţe conform ordinii stabilite.

1.2. Trezoreria teritorială deserventă sau direcţia generală finanţe pune ştanţa pe ambele exemplare ale raportului, dintre care unu îl remite executorului de buget.

1.3. Datele din Raportul operativ prezentat se introduc în baza informaţională şi se expediază la I.S.“Fintehinform”, concomitent se prezintă (în mod obligatoriu) pe suport de hîrtie la nivel de grupă principală (cu aplicarea ştampilei şi semnăturilor conducătorului trezoreriei teritoriale deserventă/ direcţiei generale finanţe şi executorului, cu completarea, în mod obligatoriu, a numărului telefonului de contact al executorului) la Ministerul Finanţelor, Direcţia analiză, monitorizarea cheltuielilor de personal şi a angajaţilor în sectorul bugetar, pînă la data de 10 a lunii următoare perioadei de gestiune.

1.4. În cazul depistării greşelilor în rapoartele prezentate anterior şi corectării acestora, la raportul corectat urmează să fie anexată explicaţie argumentată referitor la erorile comise.

II. Modul de întocmire

2.1. Raportul se întocmeşte separat pe fiecare instituţie, grupa principală a funcţiei, grupa funcţiei şi tipul instituţiei.

2.2. Raportul include indicatorii pe toate componentele bugetare, în total şi inclusiv cu divizarea pe fiecare componentă (componenta de bază, mijloace speciale şi fonduri speciale). Se semnează de către conducătorul instituţiei, contabilul şef/ conducătorul serviciului economic (financiar) şi executor, se aplică ştampila, şi se completează, în mod obligatoriu, numărul telefonului de contact al executorului.

2.3. În titlul formularului de raport se indică ultima lună a perioadei de raportare (începînd cu luna a doua: – februarie, – martie...), se completează denumirea completă şi codurile instituţiei publice şi executorului primar de buget, grupa principală a funcţiei, grupa funcţiei şi tipul instituţiei.

2.4. În rubrica “codurile” se indică codurile conform Clasificaţiei bugetare, codul instituţiei se indică din 4 semne digitale.

2.5. Instituţia completează în formularul raportului numai rubricile cu acei indici, care-i corespund conform activităţii.

2.6. Pentru instituţiile lichidate pe parcursul anului, instituţiile ierarhic superioare urmează să prezinte raportul operativ lunar pînă la finele anului.

2.7. Rîndul 40 se completează numai pentru învăţămîntul superior şi postuniversitar, cursuri şi perfecţionarea cadrelor, precum şi pentru pregătirea cadrelor ştiinţifice în cazul cînd în instituţie sînt citite ore remunerate conform salariilor pe unitate de timp (remunerarea pe oră). În coloniţele 3, 4, 7, 8, 11, 12, 15 şi 16 numărul de ore, remunerate conform salariilor pe unitate de timp (pe oră) – “plan aprobat pe an” (“precizat”) se indică numărul de ore pe anul calendaristic (pentru semestrul doi al anului de studii care s-a început în anul precedent şi semestrul unu al anului de studii din anul de raportare). În coloniţele 5, 9, 13 şi 17 – “executat la sfîrşitul perioadei de raportare” se reflectă numărul de ore real citite în perioada de raportare, calculate cumulativ de la începutul anului.

2.8. Numărul de personal se prezintă pe două categorii de indicatori: “posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare”, şi “persoane fizice”. Numărul de personal – reflectă numai personalul titular. În rîndurile 10, 11 şi 12 se completează numărul de posturi (funcţii) în conformitate cu schemele de încadrare şi listele tarifare, iar în rîndurile 20, 21 şi 22 se completează numărul de persoane fizice angajate pe funcţii titulare. În rîndurile 10, 11 şi 12 indicatorul “posturi (funcţii)” se completează cu o cifră după virgulă, iar indicatorul “persoane fizice” în rîndurile 20, 21 şi 22 se indică cu cifre întregi (rotunjind conform regulilor stabilite în matematică).

Rubrica “inclusiv: personal sezonier” în rîndurile 11 şi 21 urmează să fie completată cu indicatorul privind numărul de personal, care execută lucrări sezoniere (fochist, garderobier etc.).

Rubrica “personal întreţinut din contul mijloacelor disponibile ale APL (autorităţilor publice locale)” în rîndurile 12 şi 22 se completează numai de instituţiile întreţinute din contul bugetelor unităţilor administrativ-teritoriale. Indicatorul în cauză include unităţi întreţinute din contul taxelor locale, din soldul de mijloace băneşti format în urma executării bugetului pe anul precedent, venituri încasate în sume ce depăşesc prevederile anuale şi altor mijloace proprii ale bugetelor unităţilor administrativ-teritoriale.

Indicatorii de personal urmează să fie determinaţi în conformitate cu punctele 2.9. – 2.10.

2.9. “Plan aprobat pe an” în coloniţele 3, 7, 11 şi 15 şi “plan precizat” în coloniţele 4, 8, 12 şi 16:

2.9.1. Indicatorii de personal în rîndurile 10, 11 şi 12 din coloniţele 3, 7, 11 şi 15 – “planul aprobat pe an” indică numărul de posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare aprobate pentru anul respectiv în limita cheltuielilor de personal pentru anul respectiv, aprobate în buget. În cazul modificării pe parcursul anului a numărului de personal aprobat, în coloniţele 4, 8, 12 şi 16 “plan precizat” se completează indicatorii precizaţi, care reflectă numărul de posturi (funcţii) aprobat la sfîrşitul perioadei de raportare. În cazul în care numărul de personal aprobat nu se modifică, în coloniţele 4, 8, 12 şi 16 se reflectă indicii egali cu indicii din coloniţele 3, 7, 11 şi 15.

2.9.2. Indicatorul “plan aprobat pe an” (“precizat”), numărul total de unităţi al instituţiei, indicat în rîndul 10 în coloniţa 3 (4), care însumează numărul de unităţi pe toate grupele funcţiei şi tipurile la care instituţia este finanţată, nu poate depăşi limita unităţilor de personal aprobată.

2.9.3. Pentru instituţiile noi-formate sau reorganizate în rubrica “plan” se completează numai coloniţele 4, 8, 12 şi 16 “precizat”.

2.9.4. În raportul prezentat de instituţiile ierarhic superioare pentru instituţiile lichidate în rubrica “plan” se completează numai “plan aprobat” coloniţele 3, 7, 11 şi 15.

2.9.5. Organele apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice la completarea rubricii “plan” posturi (funcţii) vor exclude militarii în termen.

2.9.6. Numărul de posturi (funcţii) a personalului pedagogic aprobat pe an (precizat) conform listelor tarifare se calculează prin împărţirea numărului de ore, aprobat conform planului de învăţămînt, la norma didactică de ore academice.

2.9.7. Planul aprobat pe an (precizat) al numărului de posturi (funcţii) de personal sezonier şi personal întreţinut din contul mijloacelor disponibile ale APL (autorităţilor publice locale) se determină ca media aritmetică simplă a numărului de posturi (funcţii, unităţi) necesare pe an.

Exemplul nr.1:

În instituţie, pentru perioada de iarnă (15 octombrie – 15 aprilie) este necesar instituirea a 4 posturi (funcţii) de fochişti. Numărul de posturi (funcţii) de fochişti indicat în planul aprobat (precizat) se determină în modul următor:

4 posturi (funcţii, unităţi) × 6 luni : 12 luni = 2 posturi.

2.9.8. Algoritmul verificării indicilor “plan aprobat pe an”, “plan precizat” se efectuează după cum urmează:

Coloniţa 3 = coloniţa 7 + coloniţa 11 + coloniţa 15;

Coloniţa 4 = coloniţa 8 + coloniţa 12 + coloniţa 16.

2.10. “Executat”: “la sfîrşitul perioadei de raportare” în coloniţele 5, 9, 13 şi 17 şi “în mediu pe perioada de raportare” în coloniţele 6, 10, 14 şi 18:

2.10.1. “Numărul de posturi (funcţii)” în rîndurile 10, 11 şi 12 “executat la sfîrşitul perioadei de raportare” în coloniţele 5, 9, 13, şi 17 şi “executat în mediu pe perioada de raportare” în coloniţele 6, 10, 14, şi 18 reflectă numărul de unităţi real încadrat conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare aprobate pentru anul respectiv. Numărul de posturi (funcţii) “executat” a personalului pedagogic se calculează prin împărţirea numărului de ore citite real, la norma didactică de ore academice. Pentru perioada concediilor personalului pedagogic (lunile de vacanţă de vară) numărul de posturi (funcţii) reflectă, numărul angajaţilor pentru care au fost calculate indemnizaţiile de concediu.

2.10.2. La completarea “numărului de posturi (funcţii)” în rîndurile 10, 11 şi 12 “executat la sfîrşitul perioadei de raportare” în coloniţele 5, 9, 13, şi 17 şi “în mediu pe perioada de raportare” în coloniţele 6, 10, 14, şi 18 se includ posturile (funcţiile) deţinute de personalul de bază, cumularzi şi persoanele angajate la serviciu temporar la posturile (funcţiile) vacante. De asemenea, se includ şi posturile (funcţiile) deţinute de personalul, care temporar lipseşte în legătură cu concediu de odihnă anual, concediu medical, deplasare etc. (cu excepţia persoanelor care se află în concedii de maternitate, concedii în legătură cu adoptarea copiilor nou-născuţi nemijlocit de la maternitate sau luarea sub tutelă şi concedii pentru îngrijirea copiilor pînă la atingerea vîrstei respective conform legislaţiei în vigoare).

Indicatorul “executat” număr de posturi (funcţii) completat de către organele apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice nu va include militarii în termen.

Posturile (funcţiile) necomplete deţinute de persoane fizice se consideră ca parte componentă a postului complet (funcţiei complete). Posturile (funcţiile) necomplete se însumează. Angajatul care beneficiază la una şi aceeaşi instituţie de două salarii, un salariu şi jumătate sau mai puţin de un salariu sau care este angajat în calitate de cumulard intern se include în numărul de persoane fizice ca o singură persoană.

Exemplul nr.2:

În locul a patru paznici cu plata lunară de 600 lei conform schemei de încadrare, în instituţie lucrează trei paznici. Doi paznici suplimentar îndeplinesc obligaţiunile pentru unitatea vacantă fiind remuneraţi suplimentar cu 300 lei lunar (0,5 post). La numărul de personal executat la rubrica “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” urmează să fie reflectate patru posturi (funcţii) real încadrate, iar la rubrica “Persoane fizice” urmează să fie reflectate trei persoane real angajate.

Exemplul nr.3:

Conform schemei de încadrare sînt aprobate trei unităţi de laborant cu salariul de funcţie lunar de 700 lei. Real în instituţie activează doi laboranţi. 0,5 din unităţi vacante este suplinită de unul din laboranţi, care este remunerat suplimentar cu 350 lei lunar (0,5 post), alte 0,5 din unităţi vacante nu sînt suplinite. În raport la numărul de personal executat la rubrica “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” urmează să fie reflectate 2,5 posturi (funcţii) real încadrate, iar la rubrica “Persoane fizice” urmează să fie reflectate două persoane real angajate.

Numărul de posturi (funcţii) de personal sezonier şi personal întreţinut din surse proprii ale APL (autorităţilor publice locale) real încadrat se reflectă pe perioada care activează.

2.10.3. Numărul real “executat al persoanelor fizice” în rîndurile 20, 21 şi 22 la coloniţele 5, 6, 9, 10, 13, 14, 17 şi 18 se determină conform numărului scriptic, care include lucrători de bază, cumularzii (interni şi externi) şi personalul care lipseşte în legătură cu concediu de odihnă anual, concediu medical, deplasare etc. (cu excepţia persoanelor care se află în concedii de maternitate, concedii în legătură cu adoptarea copiilor nou-născuţi nemijlocit de la maternitate sau luarea sub tutelă şi concedii pentru îngrijirea copiilor pînă la atingerea vîrstei respective conform legislaţiei în vigoare).

Indicatorul “executat” persoane fizice completat de către organele apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice nu va include militarii în termen care sînt angajaţi la posturi (funcţii) titulare.

Numărul de persoane fizice, real angajat pentru lucrări legate de sezon şi real angajat pe posturi (funcţii) întreţinute din surse proprii ale APL, se reflectă pe perioada în care activează.

2.10.4. În rîndurile 10, 11, 12, 20, 21 şi 22 “executat la sfîrşitul perioadei de raportare” la coloniţele 5, 9, 13 şi 17 se indică numărul de personal mediu încadrat în ultima lună a perioadei de raportare, iar “în mediu pe perioada de raportare” la coloniţele 6, 10, 14 şi 16 se completează indicii de personal medii pe perioada de raportare.

2.10.5. Pentru calcularea numărului de personal în medie pentru perioada respectivă (numărul mediu), se utilizează informaţia din evidenţa zilnică, care trebuie să fie concretizată în baza ordinelor (dispoziţiilor) de angajare, transferare a lucrătorilor la alte munci, suspendarea raporturilor de serviciu şi de încetare a contractelor de muncă.

2.10.6. Indicii medii de personal, în coloniţele 6, 10, 14 şi 18, pe perioada de raportare se determină prin însumarea numărului mediu lunar de personal pe toate lunile pe perioada de raportare de la începutul anului şi împărţirea sumei obţinute la numărul de luni ale perioadei de raportare.

Numărul mediu lunar reprezintă media aritmetică simplă rezultată din însumarea numărului zilnic de personal din luna respectivă, inclusiv din zilele de repaus, săptămînal şi sărbători nelucrătoare (de la data de 1 pînă la data de 30 sau 31, iar pentru februarie – pînă la data de 28 sau 29) împărţită la numărul total al zilelor calendaristice din luna raportată. Efectivul de personal în zilele de odihnă sau de sărbătoare (nelucrătoare) se consideră egal cu efectivul de personal din ziua precedentă de lucru. Dacă două sau mai multe zile de odihnă sau de sărbătoare (nelucrătoare) se succed, efectivul de personal pentru fiecare din aceste zile va fi egal cu numărul de salariaţi din ziua, care a precedat zilele de odihnă şi de sărbătoare (nelucrătoare).

Pentru instituţiile noi formate şi reorganizate sau instituţiile lichidate în decursul anului, care nu au activat luna întreagă (perioada întreagă de raportare), numărul mediu lunar (pe perioada raportată) se determină ca raport al numărului de personal sumat pentru toate zilele (lunile) de funcţionare a instituţiei în luna raportată (perioada raportată) şi al numărului total de zile calendaristice (lunile calendaristice) din luna raportată (perioada raportată).

În raportul prezentat de instituţiile ierarhic superioare pentru instituţiile lichidate la rubrica “executat” se completează numai coloniţele 6, 10, 14 şi 18 “executat în mediu pe perioada de raportare”.

Exemplul nr.4:

De la 15 septembrie şi-a început activitatea o bibliotecă cu numărul de personal conform schemei de încadrare de 50 de unităţi.

1) Numărul de personal mediu lunar se calculează în modul următor:

1.1) Numărul de posturi (funcţii) încadrate şi persoane fizice angajate din luna septembrie s-a modificat după cum urmează:

de la data de 15 pînă la data de 17 – 17 posturi (funcţii) – 17 persoane fizice;

de la data de 18 pînă la data de 19 – 26 posturi (funcţii) – 26 persoane fizice;

de la data de 20 pînă la data de 21 – 31 posturi (funcţii) – 26 persoane fizice;

de la data de 22 pînă la data de 27 – 37 posturi (funcţii) – 32 persoane fizice;

de la data de 28 pînă la data de 30 – 44 posturi (funcţii) – 39 persoane fizice.

1.2) Numărul de personal mediu lunar pentru luna septembrie constituie:

Posturi (funcţii) = (17 × 3 zile + 26 × 2 zile + 31 × 2 zile + 37 × 6 zile + 44 × 3 zile) / 30 zile = (51 + 52 + 62 + 222 + 132) / 30 = 519 / 30 = 17,3;

Persoane fizice = (17 × 3 zile + 26 × 4 zile + 32 × 6 zile + 39 × 3 zile) / 30 zile = (51 + 104 + 192 + 117) / 30 = 464 / 30 = 15;

2) Numărul de personal în mediu pe perioada de raportare se calculează în modul următor:

2.1) Numărul de personal mediu lunar în fiecare lună pînă la finele anului constituie:

Septembrie – 17,3 posturi (funcţii) – 15 persoane fizice;

Octombrie – 46,7 posturi (funcţii) – 42 persoane fizice;

Noiembrie – 45,8 posturi (funcţii) – 41 persoane fizice;

Decembrie – 48,5 posturi (funcţii) – 43 persoane fizice;

2.2) Numărul de personal în mediu pe perioada de raportare constituie:

pe 9 luni: posturi (funcţii) = 17,3 / 9 luni = 1,9;

persoane fizice = 15 / 9 luni = 2;

pe 10 luni: posturi (funcţii) = (17,3 + 46,7) / 10 luni = 64,0 / 10 = 6,4;

persoane fizice = (15 + 42) / 10 luni = 57 / 10 = 6;

pe 11 luni: posturi (funcţii) = (17,3 + 46,7 + 45,8) / 11 luni = 109,8 / 11 = 10,0;

persoane fizice = (15 + 42 + 41) / 11 luni = 98 / 11 = 9;

pe an: posturi (funcţii) = (17,3 + 46,7 + 45,8 + 48,5) / 12 luni = 158,3 / 12 = 13,2;

persoane fizice = (15 + 42 + 41 + 43) / 12 luni = 141 / 12 = 12.

Exemplul nr.5:

O instituţie de învăţămînt a fost lichidată în luna iulie, după finele anului de studii.

1) Numărul mediu lunar de posturi (funcţii) încadrate şi persoane fizice angajate în fiecare lună constituie:

Ianuarie – 167,3 posturi (funcţii) – 170 persoane fizice;

Februarie – 167,3 posturi (funcţii) – 170 persoane fizice;

Martie – 167,3 posturi (funcţii) – 169 persoane fizice;

Aprilie – 167,3 posturi (funcţii) – 161 persoane fizice;

Mai – 159,2 posturi (funcţii) – 157 persoane fizice;

Iunie – 107,0 posturi (funcţii) – 71 persoane fizice;

Iulie – 50,3 posturi (funcţii) – 44 persoane fizice.

2) Numărul de personal în mediu pe perioada de raportare constituie:

pe 2 luni: posturi (funcţii) = (167,3 + 167,3) / 2 luni = 167,3;

persoane fizice = (170 + 170) / 2 luni = 170;

pe 3 luni: posturi (funcţii) = (167,3 + 167,3 + 167,3) / 3 luni = 167,3;

persoane fizice = (170 + 170 + 169) / 3 luni = 509 / 3 = 170;

pe 4 luni: posturi (funcţii) = (167,3 + 167,3 + 167,3 + 167,3) / 4 luni = 167,3;

persoane fizice = (170 × 2 luni + 169 + 161) / 4 luni = 670 / 4 = 168;

pe 5 luni: posturi (funcţii) = (167,3 × 4 luni + 159,2) / 5 luni = 828,4 / 5 = 165,7;

persoane fizice = (170 × 2 luni + 169 + 161 + 157) / 5 luni = 827 / 5 = 165;

pe 6 luni: posturi (funcţii) = (167,3 × 4 luni + 159,2 + 107,0) / 6 luni = 935,4 / 6 = 155,9;

persoane fizice = (170 × 2 luni + 169 + 161 + 157 + 71) / 6 luni = 898 / 6 = 150;

pe 7 luni: posturi (funcţii) = (167,3 × 4 luni + 159,2 + 107,0 + 50,3) / 7 luni = 985,7 / 7 luni = 140,8;

persoane fizice = (170 × 2 luni + 169 + 161 + 157 + 71 + 44) / 7 luni = 942 / 7 luni = 135;

pe 8 luni: posturi (funcţii) = 985,7 / 8 luni = 123,2;

persoane fizice = 942 / 8 luni = 118;

pe 9 luni: posturi (funcţii) = 985,7 / 9 luni = 109,5;

persoane fizice = 942 / 9 luni = 105;

pe 10 luni: posturi (funcţii) = 985,7 / 10 luni = 99,6;

persoane fizice = 942 / 10 luni = 94;

pe 11 luni: posturi (funcţii) = 985,7 / 11 luni = 89,6;

persoane fizice = 942 / 11 luni = 86;

pe an: posturi (funcţii) = 985,7 / 12 luni = 82,1;

persoane fizice = 942 / 12 = 79.

2.10.7. La completarea rapoartelor pe fiecare componentă a bugetului se va evita indicarea persoanelor fizice, care deja au fost indicate pe alte componente ale bugetului.

Exemplul nr.6:

La o instituţie de învăţămînt universitar, un profesor deţine sarcina didactică în mărime de 1,5 post didactic, din care un post didactic la componenta bugetară “componenta de bază” şi jumătate de post didactic la componenta bugetară “mijloace speciale”.

Astfel, la componenta bugetului “componenta de bază” (coloniţele 7, 8, 9 şi 10) se va reflecta o unitate la rubrica “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” (rîndul 10) şi o persoană la rubrica “Persoane fizice” (rîndul 20), iar la componenta bugetului “mijloace speciale” (coloniţele 11, 12, 13 şi 14) se va reflecta numai 0,5 unitate la rubrica “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” (rîndul 10), la rubrica “Persoane fizice” (rîndul 20) - componenta bugetului “mijloace speciale” (coloniţele 11, 12, 13, şi 14) nu se completează.

2.10.8. Indicii de personal se completează numai în cazul, cînd cheltuielile de personal se calculează şi se reflectă la alineatul 111.01 “Salariul funcţiei (tarif de funcţie)” şi la alineatul 111.03 “Retribuirea complementară la salariul funcţiei” în cazul cînd se efectuează cumularea internă de profesii sau funcţii.

Exemplul nr.7:

Conform schemei de încadrare la componenta bugetului “Componenta de bază” cu plata lunară de 840 lei, în instituţie sînt instituite 2 posturi (funcţii, unităţi) de “bibliotecar”. Real activează numai un bibliotecar, care cumulează obligaţiunile pentru unitatea vacantă, remunerarea suplimentară constituie 420 lei lunar (0,5 unitate). Concomitent bibliotecarul primeşte spor lunar pentru înaltă eficienţă şi intensitate în muncă din componenta bugetului “mijloace speciale”.

În acest caz, la componenta bugetului “componenta de bază” (coloniţele 7, 8, 9 şi 10) la rubrica “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” (rîndul 10) se va reflecta 1,5 unităţi şi la rubrica “Persoane fizice” (rîndul 20) se va reflecta o persoană, iar la componenta bugetului “mijloace speciale” (coloniţele 11, 12, 13, şi 14) - rubricile “Posturi (funcţii) conform schemelor de încadrare şi listelor tarifare” (rîndul 10) şi “Persoane fizice” (rîndul 20) nu se completează.

2.10.9. Algoritmul verificării indicilor “executat”: “la sfîrşitul perioadei de raportare” şi “în mediu pe perioada de raportare” se efectuează după cum urmează:

Coloniţa 5 = coloniţa 9 + coloniţa 13 + coloniţa 17;

Coloniţa 6 = coloniţa 10 + coloniţa 14 + coloniţa 18.