Ordin nr.527 din 31.03.2017 despre modificarea Ordinului IFPS nr.284 din 19 aprilie 2012 cu privire la expedierea şi recepţionarea documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat, instituţiile financiare şi Trezoreria de Stat

SERVICIUL FISCAL DE STAT
PE LÎNGĂ MINISTERUL FINANŢELOR

O R D I N

despre modificarea Ordinului IFPS nr.284 din 19 aprilie 2012 cu privire

 la expedierea şi recepţionarea documentelor electronice prin sistemul

 informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor

electronice între Serviciul Fiscal de Stat, instituţiile

financiare şi Trezoreria de Stat

nr. 527  din  31.03.2017

 (în vigoare 01.04.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 289-300 art. 1538 din 11.08.2017

* * *

În legătură cu modificările operate în Codul fiscal nr.1163-XIII din 24 aprilie 1997 prin Legea cu privire la modificarea şi completarea unor acte legislative nr.281 din 16 decembrie 2016 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2016, nr.472-477, art.947) şi în conformitate cu art.133 alin.(1) lit.c) din Codul fiscal,

ORDON:

1. Ordinul IFPS nr.284 din 19 aprilie 2012 cu privire la expedierea şi recepţionarea documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat, instituţiile financiare şi Trezoreria de Stat se modifică şi se completează după cum urmează:

1) pct.6 la Ordin se modifică şi se expune în următoarea redacţie:

“Responsabilitatea pentru executarea prezentului ordin se pune în sarcina şefilor subdiviziunilor Serviciului Fiscal de Stat şi administratorului Î.S. “Fiscservinform”;

2) Instrucţiunea cu privire la modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare se expune în redacţie nouă (anexă la prezentul Ordin);

3) la anexa nr.1 la Instrucţiunea cu privire la modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, în antetul Acordului-Tip sintagma “COORDONAT Inspectoratul Fiscal Principal de Stat” se substituie cu sintagma “COORDONAT Serviciul Fiscal de Stat”;

4) la Capitolul I “Dispoziţii generale” din anexa nr.2 la Instrucţiune, sintagmele “IFPS –Inspectoratul Fiscal Principal de Stat” şi “IFS teritorial – Inspectoratul Fiscal de Stat teritorial” se exclud, iar noţiunea de “Participant la sistem” se expune în următoarea redacţie:

“instituţia financiară şi subdiviziunile Serviciului Fiscal de Stat conectate în modul stabilit la SIA CCDE”;

5) la Capitolul IV “Niveluri de acceptanţă şi un suport tehnic” din anexa nr.2 la Instrucţiune, pct.h se expune în următoarea redacţie:

“ h. Suportul metodologic din partea SFS

Asistenta metodologică este asigurată de SFS în intervalul orelor 08:00-17:00, în zilele lucrătoare, prin următoarele mijloace:

Responsabil: Direcţia generală metodologie proceduri fiscale;

Adresa: str. Constantin Tănase nr.9, mun. Chişinău;

E-mail: mail@sfs.md.”.

6) în anexele nr.1 şi nr.2 la Instrucţiunea cu privire la modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare pe tot parcursul textului sintagma “semnătură digitală” la orice formă gramaticală se substituie cu sintagma “semnătură electronică” la forma gramaticală corespunzătoare.

2. Direcţia monitorizare şi dezvoltare informaţională a IFPS va aduce prezentul Ordin la cunoştinţă tuturor subdiviziunilor Serviciului Fiscal de Stat şi altor organe interesate şi va asigura publicarea acestuia în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

3. Prevederile din prezentul Ordin se pun în aplicare de la 1 aprilie 2017.

INSTRUCŢIUNE

cu privire la modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice

 prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor

 electronice între Serviciul Fiscal de Stat, instituţiile financiare şi Trezoreria de Stat

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Instrucţiunea cu privire la modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice prin sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat (în continuare – Instrucţiune) stabileşte modul de expediere şi recepţionare a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat precum şi regulile de utilizare a sistemului informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat (în continuare – SIA CCDE).

2. În înţelesul prezentei Instrucţiuni, termenii şi noţiunile de mai jos au următoarea semnificaţie:

administrator de utilizatori (instituţie financiară) – persoana fizică angajată în cadrul instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat, care este responsabilă de gestionarea şi operarea drepturilor pentru folosirea de către utilizatori şi persoanele autorizate a resurselor SIA CCDE;

administrator de sistem (Operator) – persoana fizică angajată în cadrul Î.S. “Fiscservinform”, care este responsabilă de gestionarea şi operarea resurselor SIA CCDE pentru folosirea acestora de către utilizatori, persoanele autorizate şi administratorii instituţiilor financiare, Trezoreriei de Stat;

nume de utilizator şi parolă – conturi alocate utilizatorilor, pe baza cărora aceştia obţin acces la SIA CCDE;

operator – Î.S. “Fiscservinform”, desemnată în calitate de administrator tehnico-tehnologic al sistemului informaţional al Serviciului Fiscal de Stat prin Hotărârea Guvernului nr.344 din 30 aprilie 2009 privind aprobarea modificărilor ce se operează în unele hotărâri ale Guvernului (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.89-90, art.402);

participant la sistem – instituţia financiară, Trezoreria de Stat şi subdiviziunea Serviciului Fiscal de Stat conectate în modul stabilit de prezenta Instrucţiune la SIA CCDE;

persoană autorizată – utilizatorul persoană fizică angajată în cadrul Serviciului Fiscal de Stat sau în cadrul instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat, căreia îi este delegat dreptul de semnare şi/sau expediere a documentelor electronice în cadrul SIA CCDE;

profil (cont de utilizator) – compartiment al SIA CCDE care cuprinde date generale despre participant şi documentele electronice expediate sau recepţionate;

utilizator – persoana fizică angajată în cadrul Serviciului Fiscal de Stat sau în cadrul instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat ce utilizează SIA CCDE conform drepturilor de utilizare acordate;

XML – sistem extensibil de marcare utilizat pentru crearea paginilor web ce pot fi afişate într-un browser (sau navigator).

Termenii şi noţiunile “circulaţie electronică a documentelor”, “document electronic”, “marcă temporală” , “destinatar al documentului electronic”, “autenticitate a documentului electronic” au înţelesul termenilor şi noţiunilor definite în Legea privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91 din 29 mai 2014.

II. MODUL DE EXPEDIERE ŞI RECEPŢIONARE A DOCUMENTELOR

ELECTRONICE ÎNTRE SERVICIUL FISCAL DE STAT ŞI INSTITUŢIILE

 FINANCIARE, TREZORERIA DE STAT

3. SIA CCDE asigură circulaţia electronică a documentelor ce confirmă deschiderea, modificarea, închiderea sau luarea la evidentă fiscală a conturilor bancare, suspendarea operaţiunilor la conturile bancare, soldul şi rulajul mijloacelor băneşti pe conturile bancare şi alte documente în conformitate cu legislaţia în vigoare, ce fac obiectul circulaţiei între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat.

4. Instituţia financiară şi Trezoreria de Stat întocmesc şi expediază, prin intermediul SIA CCDE pe adresa Serviciului Fiscal de Stat, următoarele documente:

certificatul privind deschiderea conturilor bancare;

certificatul privind modificarea sau închiderea contului;

cotorul dispoziţiei de suspendare;

comunicatul privind înscrierea mijloacelor băneşti la cont, în cazul suspendării operaţiunilor la conturile bancare;

informaţia privind executarea deplină sau parţială a ordinului incaso;

comunicatul informativ privind disponibilul în conturile bancare;

informaţia privind rulajul mijloacelor băneşti, soldul pe conturile bancare, tranzacţiile şi operaţiunile efectuate.

5. Serviciul Fiscal de Stat întocmeşte şi expediază prin intermediul SIA CCDE pe adresa instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat, următoarele documente:

certificatul privind luarea la evidentă a conturilor bancare;

refuzul luării la evidentă fiscală a contului bancar;

dispoziţia privind suspendarea operaţiunilor la conturile bancare ale contribuabilului;

ordinul incaso la conturile bancare ale contribuabilului;

comunicatul despre anularea dispoziţiei privind suspendarea operaţiunilor la conturile bancare ale contribuabilului;

citaţia bancară.

6. Documentele specificate la punctele 4 şi 5 din Instrucţiune se întocmesc în conformitate cu cerinţele actelor normative în vigoare.

7. Copia documentului electronic constituie reprezentarea (redarea) documentului electronic aflat în statutul expediat, acceptat, respins şi arhivat, pe suport de hârtie, într-o formă perceptibilă. Copia documentului electronic se autentifică în modul stabilit de legislaţie pentru autentificarea copiilor documentelor pe suport de hârtie şi trebuie să conţină informaţia despre faptul că este copia documentului electronic.

8. Participanţii la sistem sunt responsabili de corectitudinea, veridicitatea şi actualitatea informaţiei expediate prin intermediul SIA CCDE.

9. În situaţiile excepţionale (de exemplu, lipsa energiei electrice, căderea infrastructurii de reţea, lipsa sau perturbări ale legăturilor Internet), expedierea şi recepţionarea documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat se va relua odată cu încetarea situaţiei excepţionale.

III. REGULILE DE UTILIZARE A SIA CCDE

10. Pentru realizarea circulaţiei electronice a documentelor, participanţii la sistem vor întreprinde următoarele acţiuni:

a) Conectarea şi accesarea SIA CCDE;

b) Crearea şi încărcarea documentelor electronice;

c) Semnarea documentelor electronice;

d) Expedierea documentelor electronice;

e) Recepţionarea documentelor electronice;

f) Respingerea documentelor electronice;

g) Acceptarea documentelor electronice;

h) Arhivarea documentelor electronice.

11. Documentul electronic în cadrul SIA CCDE se va afla în unul din următoarele statute:

nou – document completat;

verificat – document completat şi verificat de şeful subdiviziunii, în cazul care procesele de lucru ale alcătuitorului documentului prevăd astfel;

semnat – document electronic semnat cu semnătura electronică avansată calificată;

expediat – document expediat, căruia i se aplică marca temporală la expediere şi se plasează automat în lista de documente al destinatarului documentului electronic;

recepţionat – document accesat de destinatarul documentului electronic, căruia i se aplică marca temporală la recepţionare;

acceptat – document preluat de destinatarul documentului electronic spre executare;

respins – document respins de destinatarul documentului electronic, căruia i se aplică marca temporală la respingere şi se indică motivul respingerii;

arhivat – document stocat, din statutul acceptat sau respins;

anulat - document anulat, din statutul nou sau verificat.

Conectarea şi accesarea SIA CCDE

12. Operatorul va asigura conectarea participanţilor la SIA CCDE, în scopul exercitării de către aceştia a obligaţiilor prevăzute de Codul fiscal şi alte acte normative ale Ministerului Finanţelor şi Serviciului Fiscal de Stat.

13. Instituţiile financiare se vor conecta la SIA CCDE în baza Acordului-tip prevăzut în anexa nr.1 la prezenta Instrucţiune.

14. Subdiviziunile Serviciului Fiscal de Stat se vor conecta la SIA CCDE în modul stabilit de Serviciul Fiscal de Stat.

15. Responsabilităţile Operatorului în calitate de administrator tehnico-tehnologic al sistemului şi instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat în calitate de participant la sistem se stipulează în Acordul de conectare la SIA CCDE coordonat cu Serviciul Fiscal de Stat.

16. SIA CCDE se accesează prin intermediul paginii-web https://dceif.fisc.md (cu acces prin reţeaua internet). Pentru a accesa sistemul, utilizatorul va folosi numele de utilizator şi parola proprie.

17. Pentru exploatarea corectă şi eficientă a SIA CCDE utilizatorul va respecta instrucţiunile şi ghidul de utilizare publicate pe pagina-web de referinţă.

Crearea şi încărcarea documentelor electronice

18. Utilizatorul poate importa documentele create în sistemul propriu de evidentă, salvat în fişier de tip XML conform schemei XML pentru documentul dat. Schemele XML pentru fiecare document sunt disponibile în SIA CCDE.

19. La completarea documentelor se va asigura controlul corectitudinii completării acestora.

20. Instituţiile financiare, participante la sistem, pot utiliza scenariul de încărcare automată a unui document din sistemul de evidentă propriu în SIA CCDE.

Semnarea documentelor electronice

21. Persoanele autorizate vor semna documentele electronice cu semnătura electronică avansată calificată, ce corespunde Normelor tehnice în domeniul semnăturii electronice avansate calificate, aprobate prin Ordinul Serviciului de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova nr.69 din 15.07.2016.

22. Documentele pe care a fost aplicată semnătura electronică avansată calificată trec în statutul semnat.

23. Pentru documentele ce necesită aplicarea a două semnături, fiecare din persoanele autorizate trebuie să se autentifice cu numele de utilizator şi parola proprie şi să semneze documentul electronic. Documentele date vor putea fi expediate doar după ce vor fi aplicate ambele semnături ale persoanelor autorizate.

24. În scenariul de încărcare automată a documentelor electronice de la instituţia financiară, Trezoreria de Stat către Serviciul Fiscal de Stat, documentele vor fi semnate în cadrul sistemului de evidentă propriu şi ulterior vor fi încărcate în SIA CCDE.

Expedierea documentelor electronice

25. Documentul electronic se expediază şi, respectiv, trece în statutul expediat după ce va fi verificată autenticitatea documentului electronic.

26. La expediere, documentului i se aplică marcă temporală care adevereşte că acesta a fost expediat la timpul determinat.

27. În scenariul de încărcare automată a documentelor electronice de la instituţia financiară, Trezoreria de Stat către Serviciul Fiscal de Stat, documentele vor fi expediate din numele persoanei autorizate.

Recepţionarea documentelor electronice

28. Documentul electronic va trece în statutul recepţionat dacă va fi accesat de destinatarul documentului electronic sau va fi preluat de sistemul destinatarul documentului electronic ce utilizează scenariul de încărcare automată a documentelor electronice.

29. La recepţionare, documentului i se aplică marcă temporală care adevereşte că acesta a fost recepţionat la timpul determinat.

30. Un document se poate afla în statutul recepţionat nu mai mult de termenul stabilit de legislaţia în vigoare pentru executarea acestui tip de document.

31. În scenariul de încărcare automată a documentelor electronice de la instituţia financiară, Trezoreria de Stat către Serviciul Fiscal de Stat, documentele vor fi recepţionate din numele persoanei autorizate.

Respingerea documentelor electronice

32. Documentul electronic va fi trecut în statutul respins dacă nu va fi preluat de către destinatarul documentului electronic spre executare.

33. La trecerea documentului electronic în statutul respins se va indica motivul respingerii.

34. La respingere, documentului i se aplică marcă temporală care adevereşte că acesta a fost respins la timpul determinat.

35. În scenariul de încărcare automată a documentelor electronice de la instituţia financiară, Trezoreria de Stat către Serviciul Fiscal de Stat, documentele vor fi trecute în statutul respins din numele persoanei autorizate.

Acceptarea documentelor electronice

36. Documentul electronic va fi trecut în statutul acceptat dacă va fi preluat de către destinatarul documentului electronic spre executare.

37. În scenariul de încărcare automată a documentelor electronice de la Serviciul Fiscal de Stat către instituţia financiară, Trezoreria de Stat, documentele vor fi acceptate în numele persoanei autorizate.

Arhivarea documentelor electronice

38. Documentul electronic se va transfera de către utilizator din statutul acceptat sau respins în statutul arhivat.

39. Termenul de păstrare a documentelor electronice în statutul arhivat este termenul prevăzut de legislaţia în vigoare pentru fiecare document.

IV. ORDINEA DE SOLUŢIONARE A SITUAŢIILOR LITIGIOASE

40. În conformitate cu prezenta Instrucţiune, se soluţionează situaţiile litigioase care apar în legătură cu:

a) contestarea transmiterii şi recepţionării documentelor electronice;

b) contestarea integrităţii documentelor electronice;

c) contestarea identităţii persoanei care a semnat documentul electronic;

d) contestarea autenticităţii documentului electronic;

e) alte cazuri de apariţie a situaţiilor litigioase în legătură cu expedierea şi recepţionarea documentelor electronice prin SIA CCDE.

41. Situaţiile litigioase se soluţionează în regim de lucru şi/sau de către Comisia de soluţionare a situaţiilor litigioase (în continuare – Comisia).

42. Participantul care depistează împrejurări ce indică existenţa unei situaţii litigioase, are obligaţia să înştiinţeze imediat despre aceasta Serviciul Fiscal Principal de Stat, cealaltă parte şi Operatorul.

Ulterior, participanţii implicaţi în litigiu au obligaţia să verifice existenţa acestor împrejurări şi să întreprindă măsuri pentru soluţionarea situaţiei litigioase, înştiinţându-se reciproc despre rezultatele verificării şi acţiunile întreprinse.

43. În cazul în care situaţia litigioasă nu a fost soluţionată în regim de lucru, Serviciul Fiscal de Stat, în termen de 5 zile, va institui Comisia.

44.În componenta Comisiei se includ:

a) reprezentanţi ai Operatorului;

b) reprezentanţi ai Serviciului Fiscal Principal de Stat;

c) reprezentanţi ai instituţiei financiare, Trezoreriei de Stat;

d) alte persoane în caz de necesitate.

45. În sarcinile Comisiei intră examinarea, la nivel tehnico-organizaţional, a împrejurărilor ce indică prezenţa situaţiei litigioase, stabilirea cauzelor şi urmărilor acestei situaţii, determinarea măsurilor necesare pentru soluţionarea ei.

46. În cazul în care situaţia litigioasă este considerată de către părţi ca fiind soluţionată, în termen de cel mult 5 (cinci) zile lucrătoare după încheierea lucrărilor Comisiei, se întocmeşte un act privind soluţionarea situaţiei litigioase, care este semnat de membrii Comisiei şi aprobat de către conducerea Serviciului Fiscal de Stat.

47. În cazul imposibilităţii de a soluţiona situaţia litigioasă în regim de lucru sau după încheierea lucrărilor Comisiei, părţile se pot adresa în instanţa de judecată.

V. ASIGURAREA FUNCŢIONĂRII CONTINUE ŞI A

 SECURITĂŢII INFORMAŢIONALE A SIA CCDE

48. SIA CCDE include acţiuni organizatorice speciale, precum şi mijloace tehnice, de program pentru protecţia informaţiei în timpul procesării documentelor electronice.

49. Operatorul este responsabil de asigurarea stabilităţii şi eficienţei SIA CCDE şi de respectarea cerinţelor fată de asigurarea securităţii informaţionale.

50. Operatorul va supraveghea activitatea în cadrul SIA CCDE şi va întreprinde măsurile necesare în scopul diminuării riscurilor la care pot fi expuşi participanţii la sistem.

51. În scopul protejării sistemului, Operatorul va deconecta temporar accesul participanţilor la SIA CCDE, în cazul în care constată că este ţinta unor atacuri informatice, până la soluţionarea acestei probleme.

52. Participanţii la SIA CCDE vor asigura implementarea tuturor măsurilor necesare pentru administrarea şi exploatarea eficientă a mijloacelor software şi hardware aferente SIA CCDE, precum şi pentru asigurarea continuităţii activităţii în situaţii de incident. Procesul de asigurare a continuităţii activităţii în situaţii de incident va fi realizat în baza Procedurilor de asigurare a continuităţii funcţionalităţii sistemului informaţional automatizat de creare şi circulaţie a documentelor electronice între Serviciul Fiscal de Stat şi instituţiile financiare, Trezoreria de Stat, prevăzute în anexa nr.2 la prezenta Instrucţiune, care sunt obligatorii pentru instituţiile financiare, Trezoreria de Stat, Serviciul Fiscal de Stat şi Operator.

53. Administrarea şi exploatarea mijloacelor software şi hardware de interacţiune cu SIA CCDE urmează a fi efectuată de către participanţi care trebuie să asigure:

măsurile necesare pentru îndeplinirea eficientă şi securizată a atribuţiilor de serviciu ale personalului implicat în procesele de administrare şi exploatare a mijloacelor software şi hardware de interacţiune cu SIA CCDE;

măsurile de configurare a mijloacelor software şi hardware de interacţiune cu SIA CCDE şi securitatea acestora;

măsurile ce ţin de utilizarea scenariului manual sau semiautomat de prelucrare a documentelor în cazul imposibilităţii utilizării scenariului automat de încărcare a documentelor în SIA CCDE.

VI. PROGRAMUL DE OPERARE A SIA CCDE

54. SIA CCDE va funcţiona în zilele lucrătoare, în intervalul orelor 08.00 − 17.00.

55. Orice modificare a programului va fi comunicată în prealabil participanţilor de către Operator.

VII. ALTE DISPOZIŢII

56. În cazul operării unor modificări în structura documentului electronic ce face obiectul circulaţiei electronice în cadrul SIA CCDE sau în scenariul de încărcare automată a unui document din sistemul de evidentă propriu, participanţii la sistem vor fi informaţi printr-un mesaj electronic în cadrul SIA CCDE.

57. Participanţii la sistem vor asigura implementarea unui sistem de control intern eficient aferent procesului de recepţionare a documentelor electronice expediate prin SIA CCDE, care să asigure executarea documentelor în termenele prevăzute de lege.

58. Participanţii la sistem verifică cu regularitate adresele electronice (e-mail) comunicate prin cererile prevăzute în prezenta Instrucţiune.