Regulamentul general al Uniunii Poştale Universale din 11.10.2012
ACT INTERNAŢIONAL
REGULAMENTUL GENERAL
AL UNIUNII POŞTALE UNIVERSALE
(revizuit şi adoptat de Congresul din Doha 2012)
Doha, 11 octombrie 2012
(în vigoare 01.01.2014)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 277-287 art. 594 din 26.08.2016
* * *
Notă: Se ratifică Regulamentul prin Legea nr.165 din 07.07.2016
Notă: Ordinul MAE şi IE nr.266-T-03 din 24.03.2017
Notă: Vezi varianta franceză a Regulamentului
Cuprins
Organizarea, atribuţiile şi funcţionarea Congresului, Consiliului de Administraţie, Consiliului de Exploatare Poştală şi a Comitetului Consultativ
101. Organizarea şi convocarea Congreselor şi Congreselor extraordinare
102. Dreptul de vot la Congres
103. Atribuţiile Congresului
104. Regulamentul interior al Congresului
105. Observatori în organele Uniunii
106. Componenţa şi funcţionarea Consiliului de Administraţie
107. Atribuţiile Consiliului de Administraţie
108. Organizarea sesiunilor Consiliului de Administraţie
109. Observatorii
110. Rambursarea cheltuielilor de voiaj
111. Informaţii privind activităţile Consiliului de Administraţie
Consiliul de Exploatare Poştală
112. Alcătuirea şi funcţionarea Consiliului de Administraţie
113. Atribuţiile Consiliului de Exploatare Poştală
114. Organizarea sesiunilor Consiliului de Exploatare Poştală
115. Observatorii
116. Rambursarea cheltuielilor de voiaj
117. Informaţii privind activităţile Consiliului de Exploatare Poştală
118. Rolul Comitetului Consultativ
119. Componenţa Comitetului Consultativ
120. Aderarea la Comitetul Consultativ
121. Atribuţiile Comitetului Consultativ
122. Organizarea Comitetului Consultativ
123. Reprezentanţii Comitetului Consultativ în Congres, în Consiliul de Administraţie şi în Consiliului de Exploatare Poştală
124. Observatorii Comitetului Consultativ
125. Informaţii privind activităţile Comitetului Consultativ
Alegerea şi atribuţiile Directorului General şi ale Vice-directorului General
126. Alegerea Directorului General şi a Vice-directorului General
127. Atribuţiile Directorului General
128. Atribuţiile Vice-directorului General
Secretariatul organelor Uniunii şi al Comitetului Consultativ
129. Generalităţi
130. Pregătirea şi distribuirea documentelor organelor Uniunii
131. Lista Ţărilor-membre
132. Informaţii. Avize. Cereri pentru explicaţie şi de modificare a Actelor. Anchete. Intervenţia în lichidarea conturilor
133. Cooperarea tehnică
134. Formulare furnizate de Biroul Internaţional
135. Actele Uniunilor Restrânse şi aranjamentele speciale
136. Revista Uniunii
137. Raportul anual asupra activităţilor Uniunii
Prezentarea, examinarea propunerilor, notificarea deciziilor adoptate şi punerea în aplicare a Regulamentelor şi a altor decizii adoptate
138. Procedura de prezentare a propunerilor către Congres
139. Procedura de prezentare a propunerilor de modificare a Convenţiei şi a Aranjamentelor dintre Congrese
140. Examinarea propunerilor de modificare a Convenţiei şi a Aranjamentelor dintre două Congrese
141. Procedura de prezentare către Consiliul de Exploatare Poştală a propunerilor privind
elaborarea noilor Regulamente ţinând cont de deciziile adoptate de Congres
142. Modificarea Regulamentelor de către Consiliul de Exploatare Poştală
143. Notificarea deciziilor adoptate între două Congrese
144. Punerea în vigoare a Regulamentelor şi a celorlalte decizii adoptate între două Congrese
145. Fixarea cheltuielilor Uniunii
146. Plata contribuţiilor Ţărilor membre
147. Insuficienţa de trezorerie
148. Supravegherea de ţinere a conturilor financiare şi contabilitatea
149. Sancţiuni automate
150. Clasele de contribuţie
151. Plata furniturilor livrate de Biroul Internaţional
152. Organizarea organismelor subsidiare finanţate de către utilizatori
153. Procedura de arbitraj
Utilizarea limbilor în cadrul Uniunii
154. Limbile de lucru ale Biroului Internaţional
155. Limbile utilizate pentru documentaţie, dezbateri şi corespondenţa oficială
156. Condiţii de aprobare a propunerilor privind Regulamentul General
157. Propuneri referitoare la Acordurile cu Organizaţia Naţiunilor Unite
158. Modificarea, intrarea în vigoare şi durata Regulamentului General
Subsemnaţii, Plenipotenţiari ai Guvernelor Ţărilor-membre ale Uniunii, în virtutea articolului 22.2 al Constituţiei Uniunii Poştale Universale adoptate la Viena la 10 iulie 1964, au hotărât de comun acord şi sub rezerva articolului 25.4 din sus-numita Constituţie, în prezentul Regulament general, următoarele dispoziţii care asigură aplicarea Constituţiei şi funcţionarea Uniunii.
Capitolul I
Organizarea, atribuţiile şi funcţionarea Congresului, Consiliului de Administraţie,
Consiliului de Exploatare Poştală şi a Comitetului Consultativ
Secţia 1
Congresul
Articolul 101
Organizarea şi convocarea Congreselor şi
Congreselor extraordinare (Const. 14 , 15)
1. Reprezentanţii Ţărilor-membre se reunesc în Congres nu mai târziu de patru ani de la sfârşitul anului în cursul căruia precedentul Congresul a avut loc.
2. Fiecare Ţară-membru este reprezentată la Congres de către unul sau mai mulţi plenipotenţiari însărcinaţi de către Guvernul lor, cu puterile necesare. Ea poate, la nevoie, să fie reprezentată de către delegaţia unei alte Ţări-membre. Totuşi, se înţelege că o delegaţie nu poate reprezenta decât o singură Ţară-membră alta decât a sa.
3. În principiu, fiecare Congres desemnează ţara în care va avea loc Congresul următor. Dacă aceasta desemnare este inaplicabilă, Consiliul de Administraţie este autorizat să desemneze ţara în care va avea loc Congresul, după consultarea cu aceasta din urmă.
4. După consultarea cu Biroul Internaţional, Guvernul care invită, fixează data definitivă şi locul exact al Congresului. În principiu, cu un an înaintea acestei date, Guvernul care invită trimite o invitaţie Guvernului fiecărei Ţări-membre. Aceasta invitaţie poate fi adresată fie direct, fie prin intermediul unui alt Guvern, fie prin intermediul Directorului General al Biroului Internaţional.
5. Când un Congres trebuie să fie convocat fără să existe un Guvern gazdă, Biroul Internaţional, cu acordul Consiliului de Administraţie şi după consultarea cu Guvernul Confederaţiei Elveţiene, va lua masurile necesare pentru a convoca şi organiza Congresul în ţara în care îşi are sediul Uniunea. În acest caz, Biroul Internaţional exercită funcţiile Guvernului care invită.
6. Locul convocării unui Congres Extraordinar este fixat, după o consultare cu Biroul Internaţional, de către Ţările-membre care au iniţiat acest Congres.
7. Dispoziţiile prevăzute la paragrafele 2-6 şi la articolul 102 sunt aplicabile prin analogie Congreselor extraordinare.
Articolul 102
Dreptul de vot la Congres
1. Fiecare Ţară-membră dispune de un vot, sub rezerva sancţiunilor prevăzute în articolul 149.
Articolul 103
Atribuţiile Congresului
1. În baza propunerilor Ţărilor-membre, Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală, Congresul:
1.1 determină politicile generale pentru realizarea misiunii şi scopului Uniunii prevăzute în preambulul Constituţiei şi în primul ei articol;
1.2 examinează şi adoptă, după caz, propunerile de modificare a Constituţiei, a Regulamentului General, a Convenţiei şi a Aranjamentelor formulate de Ţările-membre şi de Consilii în conformitate cu articolele 29 din Constituţia şi 138 din Regulamentul General;
1.3 stabileşte data intrării în vigoare a Actelor;
1.4 adoptă propriul Regulament interior şi amendamentele referitoare la acesta;
1.5 examinează rapoartele complete despre lucrările prezentate, respectiv de către Consiliul de Administraţie, Consiliul de Exploatare Poştală şi Comitetul Consultativ, care acoperă perioada care s-a scurs de la Congresul precedent, în conformitate cu dispoziţiile articolelor 111, 117 şi 125 din Regulamentul General;
1.6 adopta strategia Uniunii;
1.7 stabileşte suma maximală a cheltuielilor Uniunii, în conformitate cu articolul 21 din Constituţie;
1.8 alege Ţările-membre care vor intra în Consiliul de Administraţie şi în Consiliul de Exploatare Poştală;
1.9 alege Directorul General şi Directorul general adjunct al Biroului Internaţional;
1.10 stabileşte prin rezoluţie plafonul cheltuielilor Uniunii pentru producerea documentelor în germană, chineză, portugheză şi rusă.
2. Congresul, ca organ suprem al Uniunii, tratează alte probleme, inclusiv cu privire la serviciile poştale.
Articolul 104
Regulamentul interior al Congresului (Const. 14)
1. Pentru organizarea lucrărilor sale şi desfăşurarea deliberărilor, Congresul aplică Regulamentul său interior.
2. Fiecare Congres poate modifica Regulamentul său interior în condiţiile fixate în acesta.
Articolul 105
Observatori în organele Uniunii
1. Următoarele entităţi sunt invitate să participe la sesiunile plenare şi reuniunile Comisiilor Congresului, Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală, în calitate de observatori:
1.1 Reprezentanţii Organizaţiei Naţiunilor Unite.
1.2 Uniunile restrânse.
1.3 Membrii Comitetului Consultativ.
1.4 Entităţile autorizate să participe la reuniunile Uniunii în calitate de observatori în virtutea unei rezoluţii sau a unei decizii a Congresului.
2. Entităţile de mai jos, dacă sunt desemnate în mod corespunzător de către Consiliul de Administraţie în conformitate cu articolul 107.1.12, sunt invitate să participe la reuniunile specifice ale Congresului în calitate de observatori ad-hoc:
2.1 Instituţiile specializate din sistemul Naţiunilor Unite si alte organizaţii interguvernamentale.
2.2 Orice organizaţie internaţională, orice asociaţie sau întreprindere, sau orice persoană calificată.
3. În plus la observatorii definiţi în paragraful 1, Consiliul de Administraţie şi Consiliul de Exploatare Poştală pot desemna alţi observatori ad-hoc pentru a participa la reuniunile lor, în conformitate cu Regulamentul lor interior, atunci când acest lucru este în interesul Uniunii şi organelor sale.
Secţiunea 2
Consiliul de Administraţie
Articolul 106
Componenţa şi funcţionarea Consiliului de Administraţie (Const. 17)
1. Consiliul de Administraţie se compune din 41 de membri care îşi exercită funcţiile în timpul perioadei care separă două Congrese succesive.
2. Preşedinţia este acordată de drept Ţării-membre gazdă a Congresului. Dacă această Ţară-membru se retrage, ea devine membru de drept şi, datorită acestui fapt, grupul geografic căreia îi aparţine, dispune de un loc suplimentar, pentru care restricţiile din paragraful 3 nu sunt aplicabile. În acest caz, Consiliul de Administraţie alege la preşedinţie unul dintre membrii grupului geografic din care face parte Ţara-membră gazdă.
3. Ceilalţi 40 de membri ai Consiliului de Administraţie sunt aleşi de către Congres pe baza unei repartiţii geografice echitabile. Cel puţin jumătate din membri sunt reînnoiţi cu ocazia fiecărui Congres; nici o Ţară-membru nu poate fi aleasă succesiv de către trei Congrese.
4. Fiecare membru al Consiliului de Administraţie desemnează reprezentantul său, care trebuie să fie competent în domeniul poştal. Membrii Consiliului de Administraţie participă activ în activitatea acestuia.
5. Funcţiile de membru al Consiliului de Administraţie sunt gratuite. Cheltuielile de funcţionare ale acestui Consiliu sunt în sarcina Uniunii.
Articolul 107
Atribuţiile Consiliului de Administraţie
1. Consiliul de Administraţie are următoarele atribuţii:
1.1 să supervizeze toate activităţile Uniunii în intervalul dintre Congrese, ţinând cont de deciziile Congresului, studiind problemele referitoare la politicile guvernamentale în materie poştală şi ţinând cont de politicile reglementărilor internaţionale, cum ar fi cele referitoare la comercializarea serviciilor şi la concurenţă;
1.2 să favorizeze, să coordoneze şi să supervizeze toate formele de asistenţă tehnică poştală în cadrul cooperării tehnice internaţionale;
1.3 să examineze proiectul planului de activitate quadrienal al UPU aprobat de Congres şi să-l finalizeze efectuând concordarea activităţilor din planul menţionat cu resursele disponibile. Planul trebuie, de asemenea, dacă este cazul, să coincidă cu rezultatele tuturor proceselor de prioritizare, urmărit de Congres. Planul de activităţi quadrienal al UPU, finalizat şi aprobat de către Consiliul de Administraţie, este apoi folosit ca bază pentru Programul şi bugetul anual, precum şi pentru planurile anuale de exploatare pentru a fi elaborate şi puse în aplicare de către Consiliu Administraţie şi Consiliul de Exploatare Poştală;
1.4 să examineze şi să aprobe Programul şi bugetul anual, precum şi conturile Uniunii, luând cont de versiunea finală a planului de activităţi al UPU, aşa cum este descris în 107.1.3;
1.5 să autorizeze, daca împrejurările o solicita, depăşirea plafonului de cheltuieli conform articolului 145.3-5;
1.6 să autorizeze, dacă se solicită, alegerea unei clase de contribuţie inferioare conform condiţiilor prevăzute în articolul 150.6;
1.7 să autorizeze schimbarea grupului geografice, daca o Ţară-membru solicită, ţinând cont de avizul exprimat de către Ţările-membre ale grupelor geografice în cauză;
1.8 să creeze sau să suprime posturile de muncă din cadrul Biroul Internaţional ţinând cont de restricţiile legate de plafonul fixat de cheltuieli;
1.9 sa decidă contactele ce vor fi stabilite cu Ţările-membre pentru îndeplinirea funcţiilor sale;
1.10 după consultarea Consiliului de Exploatare Poştală, sa decidă asupra stabilirii relaţiilor cu organismele care nu sunt observatori în sensul articolului 105.1;
1.11 să examineze şi să aprobe rapoartele Biroului Internaţional asupra relaţiilor UPU cu celelalte organisme internaţionale, să ia deciziile pe care le consideră necesare asupra gestionării acestor relaţii şi acţiunile ce trebuie întreprinse în legătură cu ele;
1.12 să desemneze, în timp util, după consultarea Consiliului de Exploatare Poştală şi a Secretarului General, instituţiile specializate ale Naţiunilor Unite, organizaţiile internaţionale, asociaţiile, întreprinderile şi persoanele calificate care vor fi invitate în calitate de observatori ad-hoc să fie reprezentate în cadrul anumitor lucrări ale Congresului şi Comisiilor acestuia, atunci când este în interesul Uniunii sau al lucrărilor Congresului, precum şi sa însărcineze Directorul General din cadrul Biroului internaţional să trimită invitaţiile necesare;
1.13 să desemneze Ţara-membru gazdă următorului Congres, cum se prevede în articolul 101.3;
1.14 să determine, în timp util şi după consultarea Consiliului de Exploatare Poştală, numărul de Comisii necesare pentru buna conducere a lucrărilor Congresului şi să le fixeze atribuţiile acestora;
1.15 să desemneze, după consultarea Consiliului de Exploatare Poştală şi sub rezerva aprobării Congresului, Ţările-membre susceptibile:
1.15.1 să-şi asume vicepreşedinţii Congresului, precum şi preşedinţii şi vicepreşedinţii Comisiilor, ţinând cont, pe cât este posibil, de repartiţia geografică echitabilă a Ţărilor-membre;
1.15.2 să facă parte din Comisiile restrânse ale Congresului;
1.16 să desemneze membrii săi care vor face parte din Comitetul Consultativ;
1.17 să examineze şi să aprobe, în cadrul competentelor sale, orice acţiune considerată ca necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
1.18 să studieze, la cererea Congresului, a Consiliului de Exploatare Poştală sau a Ţărilor-membre, problemele de ordin administrativ, legislativ şi juridic care interesează Uniunea sau serviciul poştal internaţional; Consiliului de Administraţie îi revine decizia, în domeniile sus-menţionate, dacă este oportun sau nu să întreprindă studiile solicitate de către Ţările-membre în intervalul dintre Congrese;
1.19 să formuleze propuneri care să fie supuse aprobării, fie de către Congres, fie de Ţările-membre, în conformitate cu articolul 140;
1.20 să supună examinării Consiliului de Exploatare Poştală subiecte de studiu, în conformitate cu articolul 113.1.6;
1.21 să examineze şi să aprobe, cu consultarea Consiliului de Exploatare Poştală, proiectul planului strategic ce va fi prezentat în Congres;
1.22 să primească rapoartele, precum şi recomandările Comitetului Consultativ şi să ia în discuţie şi să examineze recomandările acestuia din urmă pentru a fi prezentate Congresului;
1.23 să asigure controlul activităţii Biroului Internaţional;
1.24 să aprobe rapoartele anuale prezentate de către Biroul Internaţional asupra activităţilor Uniunii şi a gestiunii financiare şi să prezinte, dacă este cazul, comentarii asupra acestor subiecte;
1.25 să hotărască, în cazul în care consideră util, principiile de care Consiliul de Exploatare Poştală trebuie să ţină seama atunci când va studia problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al curierului şi depunere în străinătate a trimiterilor de poştei de scrisori), să urmărească îndeaproape studiul acestor probleme şi să examineze şi să aprobe propunerile Consiliului de Exploatare Poştală pe aceleaşi subiecte, pentru a le asigura conformitatea cu principiile suscitate;
1.26 să aprobe, în cadrul competentelor sale, recomandările Consiliului de Exploatare Poştală privind adoptarea, dacă este necesar, a unor reglementari sau a unei noi practici, în aşteptarea până când Congresul decide în aceasta privinţă;
1.27 să examineze raportul anual elaborat de către Consiliul de Exploatare Poştală şi, după caz, propunerile înaintate de către acesta din urmă;
1.28 să aprobe raportul quadrienal, elaborat de Biroul Internaţional, în consultare cu Consiliul de Exploatare Poştală, asupra rezultatelor Ţărilor-membre în ceea ce priveşte punerea în aplicare a strategiei Uniunii aprobată de Congresul precedent, care urmează să fie prezentat următorului Congres;
1.29 să stabilească cadrul general pentru organizarea Comitetului Consultativ şi să aprobe organizarea Comitetului Consultativ în conformitate cu prevederile articolului 122;
1.30 să stabilească criteriile de aderare la Comitetul Consultativ şi să aprobe sau să respingă cererile de aderare în conformitate cu aceste criterii, asigurându-se că acestea din urmă vor fi tratate conform unei proceduri rapide, între reuniunile Consiliului de Administraţie;
1.31 să stabilească Regulamentul financiar al Uniunii;
1.32 să stabilească regulile care guvernează Fondul de Rezervă;
1.33 să stabilească regulile care guvernează Fondul Special;
1.34 să stabilească regulile care guvernează fondul pentru Activităţi Speciale;
1.35 să stabilească regulile care guvernează Fondul Voluntar;
1.36 să stabilească Statutul personalului şi condiţiile de serviciu ale oficialilor aleşi;
1.37 să stabilească regulile care guvernează Fondul Social;
1.38 supraveghează, în sensul articolului 152, crearea de organisme subsidiare, finanţate de utilizatori şi activităţile lor.
Articolul 108
Organizarea sesiunilor Consiliului de Administraţie
1. La reuniunea sa inaugurală, care este convocată şi deschisă de către Preşedintele Congresului, Consiliul de Administraţie alege, dintre membrii săi, patru Vicepreşedinţi şi adoptă Regulamentul său interior.
2. La convocarea Preşedintelui său, Consiliul de Administraţie se reuneşte, în principiu o data pe an, la sediul Uniunii.
3. Preşedintele, Vicepreşedinţii, Preşedinţii şi Vicepreşedinţii de Comisii ai Consiliului de Administraţie formează Comitetul de Gestiune. Acest Comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de Administraţie. Aprobă, în numele Consiliului de Administraţie, raportul anual întocmit de Biroul Internaţional asupra activităţilor Uniunii şi îşi asumă orice altă sarcină pe care Consiliul de Administraţie decide să i-o încredinţeze sau a cărei necesitate apare pe parcursul planificării strategice.
4. Preşedintele Consiliului de Exploatare Poştală reprezintă acest Consiliu la şedinţele Consiliului de Administraţie atunci când ordinea de zi include chestiuni legate de Consiliul de Exploatare Poştală.
5. Preşedintele Comitetului Consultativ reprezentă această organizaţie la reuniunile Consiliului de Administraţie atunci când ordinea de zi include chestiuni de interes pentru Comitetul Consultativ.
Articolul 109
Observatorii
1. Observatorii
1.1 Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de Exploatare Poştală poate desemna reprezentanţi pentru a asista la reuniunile Consiliului de Administraţie în calitate de observatori.
1.2 Ţările-membre ale Uniunii, care nu sunt membre ale Consiliului, precum şi observatorii şi observatorii ad hoc menţionaţi la articolul 105, pot participa la şedinţele plenare şi la reuniunile Comisiilor Consiliului de Administraţie, fără drept de vot.
2. Principii
2.1 Pentru motive logistice, Consiliul de Administraţie poate limita numărul de participanţi ca observatori şi observatorii ad hoc. Poate de asemenea să limiteze dreptul lor de a lua cuvântul în timpul dezbaterilor.
2.2 Observatorii şi observatorii ad hoc pot, la cererea lor, să fie autorizaţi să colaboreze la studiile întreprinse, respectând condiţiile pe care Consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. De asemenea, ele pot fi solicitate pentru a prezida grupuri de lucru şi echipe de proiect atunci când cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru. Participarea observatorilor şi observatorilor ad hoc se face fără cheltuieli suplimentare pentru Uniune.
2.3 În circumstanţe excepţionale, membrii Comitetului Consultativ şi observatorii ad hoc pot fi excluşi de la o reuniune sau de la o parte dintr-o reuniune. De asemenea, dreptul lor de a primi anumite documente poate fi limitat dacă este necesară asigurarea confidenţialităţii subiectului reuniunii sau a documentului; decizia privind o astfel de restricţie poate fi luată de la caz la caz de către orice organism în cauză sau de către Preşedintele acestuia; cazurile diferite sunt raportate Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală atunci când este vorba de probleme cu un interes deosebit pentru acest organism. Ulterior, Consiliul de Administraţie poate, daca va considera necesar, reexamina restricţiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poştală acolo unde este cazul.
Articolul 110
Rambursarea cheltuielilor de voiaj
1. Cheltuielile de voiaj ale reprezentantului fiecăruia din membrii Consiliului de Administraţie participant la sesiunile acestui organ sunt în sarcina Ţării-membre sale. Totuşi, reprezentantul fiecăreia dintre Ţările-membre considerate ca ţări în dezvoltare sau ţări mai puţin avansate, conform listelor stabilite de Organizaţia Naţiunilor Unite, are dreptul, în afara reuniunilor care au loc in timpul Congresului, la rambursarea fie a preţului unui bilet-avion dus-întors clasa economică sau un bilet de cale ferată clasa 1, fie la costul călătoriei prin orice alt mijloc, cu condiţia ca această sumă să nu depăşească preţul unui bilet-avion dus-întors clasa economică. Acelaşi drept este acordat reprezentantului fiecărui membru al Comisiilor sale, ale Grupurilor sale de lucru sau al altor organe ale sale atunci când acestea se reunesc în afara Congresului şi sesiunilor Consiliului.
Articolul 111
Informaţii privind activităţile Consiliului de Administraţie
1. După fiecare sesiune, Consiliul de Administraţie informează Ţările-membre, operatorii lor desemnaţi, Uniunile restrânse şi membrii Comitetului Consultativ privind activităţile sale trimiţându-le inclusiv un raport analitic, precum şi rezoluţiile şi deciziile sale.
2. Consiliul de Administraţie face pentru Congres un raport privind activitatea sa în ansamblu şi-l trimite Ţărilor-membre, operatorilor lor desemnaţi şi membrilor Comitetului Consultativ cel puţin cu două luni înainte de deschiderea Congresului.
Secţiunea 3
Consiliul de Exploatare Poştală
Articolul 112
Alcătuirea şi funcţionarea Consiliului de Administraţie
1. Consiliul de Exploatare Poştală se compune din 40 de membri care îşi exercită funcţiile pe timpul perioadei care separă două Congrese succesive.
2. Membrii Consiliului de Exploatare Poştală sunt aleşi de către Congres, în funcţie de repartiţia geografică specifică. Douăzeci şi patru de locuri sunt rezervate Ţărilor-membre în curs de dezvoltare şi şaisprezece Ţărilor-membre industrializate. Cel puţin o treime dintre membri este reînnoită cu ocazia fiecărui Congres.
3. Fiecare membru al Consiliului de Exploatare Poştală desemnează reprezentantul său, care-şi asumă responsabilităţile menţionate în Actele Uniunii în materie de prestare de servicii. Membrii Consiliului de Exploatare Poştală participă activ în activitatea acestuia.
4. Cheltuielile de funcţionare ale Consiliului de Exploatare Poştală sunt suportate de către Uniune. Membrii săi nu primesc nici un fel de remunerare.
Articolul 113
Atribuţiile Consiliului de Exploatare Poştală
1. Consiliul de Exploatare Poştală are următoarele atribuţii:
1.1 coordonarea măsurilor practice pentru dezvoltarea şi ameliorarea serviciilor poştale internaţionale;
1.2 să întreprindă, sub rezerva aprobării Consiliului de Administraţie în cadrul competenţelor acestuia din urmă, orice acţiune considerată necesară pentru salvarea şi întărirea calităţii serviciului poştal internaţional şi pentru modernizarea lui;
1.3 să decidă asupra contactelor ce vor fi luate cu Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi pentru îndeplinirea funcţiilor sale;
1.4 să ia masurile necesare în vederea studierii şi difuzării experienţelor şi progreselor realizate de anumite Ţări-membre şi operatorii lor desemnaţi în domeniul tehnicii, exploatării, economiei şi formării profesionale care interesează serviciile poştale;
1.5 să ia, după consultarea cu Consiliul de Administraţie, măsurile corespunzătoare în domeniul cooperării tehnice cu toate Ţările-membre ale Uniunii şi operatorii lor desemnaţi şi, în special, cu ţările noi şi cu ţările în curs de dezvoltare şi operatorii lor desemnaţi;
1.6 să examineze orice alte probleme care lui sunt prezentate de către un membru al Consiliului de Exploatare Poştală, al Consiliului de Administraţie sau de către orice Ţară-membră sau operator desemnat;
1.7 să recepţioneze şi să discute rapoartele, precum şi recomandările Comitetului Consultativ, şi, pentru chestiunile de interes pentru Consiliul de Exploatare Poştală, să examineze şi să introducă observaţii asupra recomandărilor Comitetului Consultativ pentru a fi înaintate Congresului;
1.8 să desemneze membrii săi care vor face parte din Comitetul Consultativ;
1.9 să conducă studiul problemelor de exploatare, comerciale, tehnice, economice şi de cooperare tehnică cele mai importante care reprezintă interes pentru toate Ţările-membre ale Uniunii sau operatorii lor desemnaţi, în special problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxa de bază pentru transportul aerian al poştei, cote părţi ale coletelor poştale şi depunerea în străinătate a trimiterilor poştei de scrisori), să elaboreze informaţii şi avize asupra lor şi să recomande măsurile ce trebuie luate în privinţa lor;
1.10 să aducă în faţa Consiliului de Administraţie elementele necesare pentru elaborarea proiectului de strategie pentru a fi înaintat Congresului;
1.11 să procedeze la studierea problemelor de învăţământ şi formare profesională care interesează ţările noi şi Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi, precum şi ţări noi şi în curs de dezvoltare;
1.12 să studieze situaţia actuală şi nevoile serviciilor poştale în ţările noi şi în ţările în curs de dezvoltare şi să elaboreze recomandările convenabile asupra căilor şi mijloacelor de ameliorare a serviciilor poştale în aceste ţări;
1.13 să procedeze la revizuirea Regulamentelor Uniunii în următoarele şase luni după închiderea Congresului, dacă acesta nu hotărăşte altfel; în caz de necesitate urgentă, Consiliul de Exploatare Poştală poate să modifice respectivele Regulamente şi în alte sesiuni în ambele cazuri, Consiliul de Exploatare Poştală rămâne subordonat directivelor Consiliului de Administraţie în ceea ce priveşte politicile şi principiile fundamentale;
1.14 să formuleze propuneri care vor fi supuse spre aprobare fie Congresului, fie Ţărilor-membre conform articolului 140, aprobarea Consiliului de Administraţie este solicitată atunci când propunerile se referă la probleme ce relevă din competenţa acestuia din urmă;
1.15 să examineze la cererea unei Ţări-membre, orice propunere pe care această Ţară-membră o transmite Biroului Internaţional conform articolului 139, să pregătească comentariile aferente şi să însărcineze Biroul Internaţional să le anexeze la respectiva propunere înainte de a fi supusă aprobării de Ţările-membre;
1.16 să recomande, daca este necesar, şi eventual după aprobarea de către Consiliul de Administraţie şi consultarea Ţărilor-membre, adoptarea unei reglementări sau a unei noi practici aşteptând ca Congresul să decidă în această materie;
1.17 să elaboreze si să prezinte, sub forma de recomandări Ţărilor-membre şi operatorii lor desemnaţi, norme în materie tehnică, de exploatare şi în alte domenii ce ţin de competenţa sa în care o practică uniformă este indispensabilă; la fel procedează, în caz de nevoie, şi pentru modificările normelor pe care deja le-a stabilit;
1.18 să stabilească cadrul pentru organizarea finanţării de către utilizatori a organismelor subsidiare şi să-l aprobe în conformitate cu articolul 152;
1.19 să primească şi să examineze rapoartele organismelor subsidiare finanţate de către utilizatori prezentate anual.
Articolul 114
Organizarea sesiunilor Consiliului de Exploatare Poştală
1. În prima sa reuniune, care este convocată şi deschisă de către Preşedintele Congresului, Consiliul de Exploatare Poştală alege, dintre membri săi, un Preşedinte, un Vicepreşedinte şi Preşedinţii Comisiilor şi îşi stabileşte regulamentul său interior.
2. În principiu, Consiliul de Exploatare Poştală se reuneşte în fiecare an la sediul Uniunii. Data şi locul reuniunii sunt fixate de către Preşedintele său, după un acord cu Preşedintele Consiliului de Administraţie şi Directorul General al Biroului Internaţional.
3. Preşedintele, Vicepreşedintele şi Preşedinţii şi Vicepreşedinţii Comisiilor Consiliului de Exploatare Poştală formează Comitetul de Gestiune. Acest Comitet pregăteşte şi conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de Exploatare Poştală şi îşi asumă toate sarcinile pe care acesta din urma hotărăşte să i le încredinţeze şi a cărui necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.
4. Pe baza strategiei Uniunii adoptată de Congres şi, în particular, partea aferentă strategiilor organelor permanente ale Uniunii, Consiliul de Exploatare Poştală stabileşte, în prima sesiunea după Congres, un program de lucru de bază conţinând un anumit număr de tactici vizând realizarea strategiilor. Acest program de bază, care va conţine un număr limitat de studii asupra subiectelor de actualitate şi interes comun, va fi revizuit în fiecare an în funcţie de realităţi şi de noi priorităţi.
5. Preşedintele Comitetului Consultativ va reprezenta această organizaţie la reuniunile Consiliului de Exploatare Poştală când pe ordinea de zi se află puncte de interes pentru Comitetul Consultativ.
Articolul 115
Observatorii
1. Observatorii
1.1 Pentru a asigura o legătură eficientă între activitatea celor două organe, Consiliul de Administraţie poate desemna reprezentanţi pentru a asista la reuniunile Consiliului de Exploatare Poştală în calitate de observatori.
1.2 Ţările-membre ale Uniunii care nu sunt membri ai Consiliului, precum şi observatorii şi observatorii ad hoc menţionaţi la articolul 105 pot participa, fără drept de vot, la sesiunile plenare şi la reuniunile Comisiilor Consiliului de Exploatare Poştală.
2. Principii
2.1 Pentru motive logistice, Consiliul de Administraţie poate limita numărul de participanţi ca observatori şi observatori ad hoc. Poate de asemenea să limiteze dreptul lor de a lua cuvântul în timpul dezbaterilor.
2.2 Observatorii şi observatori ad hoc pot, la cererea lor, să fie autorizaţi să colaboreze la studiile întreprinse, respectând condiţiile pe care Consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul şi eficacitatea muncii sale. De asemenea, ele pot fi solicitate pentru a prezida grupe de lucru şi echipe de proiect atunci când cunoştinţele sau experienţa lor justifică acest lucru. Participarea observatorilor şi observatori ad hoc se va face fără cheltuieli suplimentare pentru Uniune.
2.3 În circumstanţe excepţionale, membrii Comitetului Consultativ şi observatori ad hoc pot fi excluşi de la întreaga sau de la o parte dintr-o reuniune. De asemenea, dreptul lor de a primi unele documente poate fi limitat dacă confidenţialitatea subiectului reuniunii sau a documentului este necesară; decizia privind o astfel de restricţie poate fi luată de la caz la caz de către orice organ în cauză sau de către Preşedintele acestuia; diferite cazuri sunt raportate Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală atunci când este vorba de probleme cu un interes deosebit pentru acest organ. Ulterior, dacă va considera necesar, Consiliul de Administraţie poate reexamina restricţiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poştală acolo unde este cazul.
Articolul 116
Rambursarea cheltuielilor de voiaj
1. Cheltuielile de voiaj şi de sejur ale reprezentanţilor Ţărilor-membre participant la Consiliului de Exploatare Poştală sunt în sarcina Ţării-membre sale. Totuşi, reprezentantul fiecăreia dintre Ţările-membre considerate ca ţări în dezvoltare sau ţări mai puţin avansate, conform listelor stabilite de Organizaţia Naţiunilor Unite, are dreptul, în afara reuniunilor care au loc în timpul Congresului, la rambursarea fie a preţului unui bilet-avion dus-întors clasa economică sau un bilet de cale ferata clasa 1, fie la costul călătoriei prin orice alt mijloc, cu condiţia ca această sumă să nu depăşească preţul unui bilet-avion dus-întors clasa economică.
Articolul 117
Informaţii privind activităţile Consiliului de Exploatare Poştală
1. După fiecare sesiune, Consiliul de Exploatare Poştală informează Ţările-membre, operatorii lor desemnaţi, Uniunile restrânse şi membrii Comitetului Consultativ privind activităţile sale trimiţându-le inclusiv un raport analitic, precum şi rezoluţiile şi deciziile sale.
2. Consiliul de Exploatare Poştală elaborează pentru Consiliului de Administraţie un raport anual privind activităţile sale.
3. Consiliul de Exploatare Poştală elaborează pentru Congres un raport privind activitatea sa în ansamblu inclusiv rapoarte cu privire la organismele subsidiare finanţate de către utilizatori conform articolului 152 şi-l trimite Ţărilor-membre, operatorilor lor desemnaţi şi membrilor Comitetului Consultativ cel puţin cu două luni înainte de deschiderea Congresului.
Secţiunea 4
Comitetul Consultativ
Articolul 118
Rolul Comitetului Consultativ
1. Scopul Comitetului Consultativ este de a reprezenta interesele sectorului poştal în sensul larg al cuvântului şi de a oferi un cadru de dialog eficient între părţile interesate.
Articolul 119
Componenţa Comitetului Consultativ
1. Comitetul Consultativ include:
1.1 organizaţii nonguvernamentale reprezentând clienţii, furnizorii de servicii de distribuire, organizaţiile lucrătorilor, furnizorii de bunuri şi servicii care lucrează pentru sectorul de servicii poştale, organizaţii similare care reunesc persoane fizice, precum şi întreprinderile interesate să contribuie la realizarea misiunii şi a obiectivelor Uniunii. În cazul în care aceste organizaţii sunt înregistrate, acestea ar trebuie să fie într-o Ţară-membră a Uniunii;
1.2 membrii desemnaţi de către Consiliul de Administraţie din rândul membrilor săi;
1.3 membrii desemnaţi de către Consiliul de Exploatare Poştală din rândul membrilor săi.
2. Costurile de funcţionare a Comitetului Consultativ sunt repartizate între Uniune şi membrii Comitetului conform modalităţilor stabilite de către Consiliul de Administraţie.
3. Membrii Comitetului Consultativ nu beneficiază de orice remuneraţie sau compensare.
Articolul 120
Aderarea la Comitetul Consultativ
1. Pe lângă membrii desemnaţi de Consiliul de Administraţie şi de Consiliul de Exploatare Poştală, aderarea la Comitetul Consultativ este determinată după un proces de depunere a cererii şi de acceptare a acesteia stabilit de către Consiliul de Administraţie şi realizată în conformitate cu articolul 107.1.30.
2. Fiecare membru al Comitetului Consultativ îşi desemnează propriul reprezentant.
Articolul 121
Atribuţiile Comitetului Consultativ
1. Comitetul Consultativ are următoarele atribuţii:
1.1 Să examineze documente şi rapoarte ale Consiliului de Administraţie şi ale Consiliului de Exploatare Poştală; în circumstanţe excepţionale, dreptul de a primi unele texte şi documente poate fi limitat dacă confidenţialitatea subiectului reuniunii sau a documentului este necesară; decizia privind o astfel de restricţie poate fi luată de la caz la caz de către orice organ în cauză sau de către Preşedintele acestuia; diferite cazuri sunt raportate Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală atunci când este vorba de probleme cu un interes deosebit pentru acest organ; ulterior, Consiliul de Administraţie poate, dacă va considera necesar, reexamina restricţiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poştală acolo unde este cazul.
1.2 Să efectueze studii pe probleme importante pentru membrii Comitetului Consultativ şi să contribuie la aceste studii.
1.3 Să examineze aspecte legate de sectorul serviciilor poştale şi să emită rapoarte privind aceste aspecte.
1.4 Să contribuie la lucrările Consiliului de Administraţie şi ale Consiliului de Exploatare Poştală, inclusiv prin prezentarea de rapoarte şi recomandări, şi prin prezentarea de avize la cererea de cele două Consilii.
1.5 Să facă recomandări Congresului, sub rezerva aprobării de către Consiliul de Administraţie şi, pentru probleme de interes pentru Consiliul de Exploatare Poştală, sub rezerva examinării şi comentariului de către ultimul.
Articolul 122
Organizarea Comitetului Consultativ
1. Comitetul Consultativ se va reorganiza după fiecare Congres urmând cadrul general stabilit de Consiliul de Administraţie. Preşedintele Consiliului de Administraţie va prezida reuniunea de organizare a Comitetului Consultativ, în cursul căreia se va proceda la alegerea Preşedintelui Comitetului.
2. Comitetul Consultativ îşi va stabili organizarea sa internă şi va întocmi propriul său regulament interior, luând cont de principiile generale ale Uniunii şi sub rezerva aprobării de Consiliul de Administraţie după consultarea Consiliului de Exploatare Poştală.
3. Comitetul Consultativ se va reuni o dată pe an. În principiu, reuniunile vor fi ţinute la sediul Uniunii în timpul sesiunii Consiliului de Exploatare Poştală. Data şi locul fiecărei reuniuni vor fi stabilite de Preşedintele Comitetului Consultativ de comun acord cu Preşedintele Consiliului de Administraţie, şi al Consiliului de Exploatare Poştală, precum şi cu Directorul General al Biroului Internaţional.
Articolul 123
Reprezentanţii Comitetului Consultativ în Congres, în
Consiliul de Administraţie şi în Consiliului de Exploatare Poştală
1. Pentru a asigura o legătură eficientă cu organele Uniunii, Comitetul Consultativ poate desemna reprezentanţi pentru a participa la reuniunile Congresului, ale Consiliului de Administraţie şi ale Consiliului de Exploatare Poştală, precum şi la cele ale comisiilor acestora în calitate de observatori fără drept de vot.
2. Membrii Comitetului Consultativ sunt invitaţi la şedinţele plenare şi la reuniunile Comisiilor Consiliului de Administraţie şi ale Consiliului de Exploatare Poştală, în conformitate cu prevederile articolului 105. Aceştia pot de asemenea participa la lucrările echipelor de proiect şi ale grupurilor de lucru în condiţiile prevăzute la articolele 109.2.2 şi 115.2.2.
3. Preşedintele Consiliului de Administraţie şi Preşedintele Consiliului de Exploatare Poştală reprezentă aceste organe la reuniunile Comitetului Consultativ atunci când ordinea de zi a acestor reuniuni conţine chestiuni de interes pentru aceste organe.
Articolul 124
Observatorii Comitetului Consultativ
1. Alte Ţări-membre ale Uniunii, precum şi observatorii şi observatorii ad-hoc, menţionaţi la articolul 105 pot participa, fără drept de vot, la şedinţele Comitetului Consultativ.
2. Pentru motive logistice, Comitetul Consultativ poate limita numărul de participanţi ca observatori şi observatori ad-hoc. El poate, de asemenea, limita dreptul acestora de luare de cuvânt în timpul dezbaterilor.
3. În circumstanţe excepţionale, observatorii şi observatori ad hoc pot fi excluşi de la întreaga sau de la o parte a unei reuniuni. De asemenea, dreptul lor de a primi unele documente poate fi limitat dacă confidenţialitatea subiectului reuniunii sau a documentului este necesară; decizia privind o astfel de restricţie poate fi luată de la caz la caz de către orice organ în cauză sau de către Preşedintele acestuia; diferite cazuri sunt raportate Consiliului de Administraţie şi Consiliului de Exploatare Poştală atunci când este vorba de probleme cu un interes deosebit pentru acest organ. Ulterior, Consiliul de Administraţie, dacă va considera necesar, poate reexamina restricţiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poştală acolo unde este cazul.
Articolul 125
Informaţii privind activităţile Comitetului Consultativ
1. După fiecare sesiune, Comitetul Consultativ informează Consiliul de Administraţie şi Consiliul de Exploatare Poştală privind activităţile sale adresând Preşedinţilor acestor organe, inclusiv un raport analitic, precum şi recomandările şi avizele sale.
2. Comitetul Consultativ elaborează pentru Consiliul de Administraţie un raport anual de activitate şi o copie o trimite Consiliului de Exploatare Poştală. Acest raport este inclus în documentaţia Consiliului de Administraţie furnizată Ţărilor-membre ale Uniunii, operatorilor lor desemnaţi şi Uniunilor restrânse, în conformitate cu articolul 111.
3. Comitetul Consultativ elaborează pentru Congres un raport în ansamblu privind activitatea sa şi-l trimite Ţărilor-membre şi operatorilor lor desemnaţi cel puţin cu două luni înainte de deschiderea Congresului.
Capitolul II
Biroul Internaţional
Secţiunea 1
Alegerea şi atribuţiile Directorului General şi ale Vicedirectorului General
Articolul 126
Alegerea Directorului General şi a Vicedirectorului General
1. Directorul General şi Vicedirectorul General al Biroului Internaţional sunt aleşi de către Congres pentru perioada care separă două Congrese succesive, durata minimă a mandatului lor fiind de patru ani. Mandatul lor poate fi reînnoit o singură dată. Cu excepţia unei decizii contrare a Congresului, data intrării lor în funcţii este fixată pentru 1 ianuarie al anului care urmează după Congres.
2. Cu cel puţin şapte luni înainte de deschiderea Congresului, Directorul General al Biroului Internaţional adresează o notă Guvernelor Ţărilor-membre invitându-le să prezinte eventuale candidaturi pentru posturile de Director General şi Vicedirector General şi să indice în acelaşi timp dacă Directorul General sau Vicedirectorul General în funcţii sunt interesaţi de o eventuală reînnoire a mandatului lor iniţial. Candidaturile însoţite de un curriculum vitae, trebuie să ajungă la Biroul Internaţional cu cel puţin două luni înainte de deschiderea Congresului. Candidaţii trebuie să aparţină Ţărilor-membre care îi prezintă. Biroul Internaţional elaborează documentaţia necesară pentru Congres. Alegerea Directorului General şi cea a Vicedirectorului General au loc cu scrutin secret, prima alegere fiind realizată pentru postul de Director General.
3. În caz de vacanţă a postului de Director General, Vicedirectorul General îşi asumă funcţiile Directorului General până la sfârşitul mandatului prevăzut pentru acesta; el este eligibil în acest post şi admis din oficiu drept candidat, sub rezerva ca mandatul său iniţial ca Vicedirector General să nu fi fost deja reînnoit o dată de către Congresul precedent şi ca el să îşi manifeste interesul de a fi considerat drept candidat la postul de Director General.
4. În caz de vacanţă simultană a posturilor de Director General şi Vicedirector General, Consiliul de Administraţie alege, pe baza candidaturilor primite în urma unui concurs, un Vicedirector General pentru perioada care urmează până la viitorul Congres. Pentru prezentarea candidaturilor, se aplică prin analogie paragraful 2.
5. În caz de vacanţă a postului de Vicedirector General, Consiliul de Administraţie însărcinează, la propunerea Directorului General, unul dintre Directorii de grad D 2 ai Biroului Internaţional să îşi asume, până la viitorul Congres, funcţiile Vicedirectorului General.
Articolul 127
Atribuţiile Directorului General
1. Directorul General organizează, administrează şi conduce Biroul Internaţional, al cărui reprezentant legal este.
2. În ceea ce priveşte clasificarea posturilor, numirile şi promovările:
2.1 Directorul General este competent pentru a clasa posturile de gradele G 1 la D 2 şi pentru a numi şi promova funcţionari în aceste grade;
1.2 pentru numirile în gradele P 1 la D 2, el trebuie să ia în consideraţie calificările profesionale ale candidaţilor recomandaţi de către Ţările-membre de a căror naţionalitate sunt, sau în care îşi exercită activitatea lor profesională, ţinând cont de o echitabilă repartiţie geografică continentală şi de limbă. Posturile de grad D 2 trebuie, în măsura posibilului, să fie ocupate de candidaţi provenind din regiuni diferite, altele decât cele din care provin Directorul General şi Vicedirectorul General, ţinând cont de considerente primordiale privind eficienţa Biroului Internaţional. În cazul posturilor care solicită calificări speciale, Directorul General poate să se adreseze în exterior;
2.3 el ţine de asemenea seama, cu ocazia numirii unui nou funcţionar, de faptul ca în principiu persoanele care ocupă posturile gradelor D 2, D 1 şi P 5 trebuie să provină din diferite Ţări-membre ale Uniunii;
2.4 cu ocazia promovării unui funcţionar al Biroului Internaţional în gradele D 2, D 1 şi P5, nu este obligatoriu să se aplice acelaşi principiu vizat la paragraful 2.3;
2.5 exigenţele unei repartiţii geografice echitabile şi de limbă trec în funcţie de merit în procesul de recrutare;
2.6 Directorul General informează Consiliul de Administraţie o dată pe an despre numirile şi promovările în gradele P 4 la D 2.
3. În plus, Directorul General are următoarele atribuţii:
3.1 să asigure funcţiile de depozitar al Actelor Uniunii şi de intermediar în procedura de aderare şi admitere în Uniune, precum şi de ieşire din aceasta;
3.2 să notifice deciziile luate de către Congres tuturor Guvernelor Ţărilor-membre;
3.3 să notifice toate Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi Regulamentele elaborate sau revizuite de către Consiliul de Exploatare Poştală;
3.4 să pregătească proiectul bugetului anual al Uniunii la un nivel cât mai scăzut posibil compatibil cu nevoile Uniunii şi să îl supună în timp oportun examinării Consiliului de Administraţie; să comunice bugetul Ţărilor-membre ale Uniunii după aprobarea acestuia de către Consiliul de Administraţie şi să-l execute;
3.5 să execute activităţile specifice cerute de către organele Uniunii şi pe cele care îi sunt atribuite prin Acte;
3.6 să ia iniţiative care să vizeze realizarea obiectivelor fixate de către organele Uniunii, în cadrul politicii stabilite şi a fondurilor disponibile;
3.7 să supună sugestii şi propuneri Consiliului de Administraţie sau Consiliului de Exploatare Poştală;
3.8 după închiderea Congresului, să înainteze Consiliului de Exploatare Poştală propuneri privind modificările Regulamentului ca urmare a deciziilor Congresului, în conformitate cu Regulamentul interior al Consiliului de Exploatare Poştală;
3.9 să pregătească, pentru Consiliul de Administraţie şi pe baza directivelor date de către Consilii, proiectul planului strategic de supus Congresului;
3.10 să pregătească, pentru aprobarea de către Consiliul de Administraţie, un raport quadrienal asupra rezultatelor Ţărilor-membre cu privire la punerea în aplicare a strategiei Uniunii aprobată de Congresul anterior, care urmează a fi prezentată Congresului următor;
3.11 să asigure reprezentarea Uniunii;
3.12 să servească drept intermediar în relaţiile dintre:
3.12.1 UPU şi Uniunile Restrânse;
3.12.2 UPU şi Organizaţia Naţiunilor Unite;
3.12.3 UPU şi organizaţiile internaţionale a căror activitate prezintă un interes pentru Uniune;
3.12.4 UPU şi organismele internaţionale, asociaţiile sau întreprinderile pe care organele Uniunii doresc să le consulte sau să le asocieze la lucrările lor;
3.13 să îşi asume funcţia de Secretar General al organelor Uniunii şi să supravegheze cu acest titlu, ţinând cont de dispoziţiile speciale ale prezentului Regulament, în special:
3.13.1 pregătirea şi organizarea lucrărilor organelor Uniunii;
3.13.2 elaborarea, producerea şi distribuirea documentelor, rapoartelor şi proceselor-verbale;
3.13.3 funcţionarea secretariatului în timpul reuniunilor organelor Uniunii;
3.14 să asiste la şedinţele organelor Uniunii şi să ia parte la deliberări fără drept de vot, cu posibilitatea de a se face reprezentat.
Articolul 128
Atribuţiile Vicedirectorului General
1. Vicedirectorul General asistă Directorul General şi este responsabil faţă de el.
2. În caz de absenţă sau de incapacitate de Director General, Vicedirectorul General exercită împuternicirile acestuia. Acelaşi lucru se întâmplă şi în caz de vacanţă a postului de Director General prevăzut în articolul 126.3.
Secţiunea 2
Secretariatul organelor Uniunii şi al Comitetului Consultativ
Articolul 129
Generalităţi
1. Secretariatul organelor Uniunii şi al Comitetului Consultativ este asigurat de către Biroul Internaţional sub responsabilitatea Directorului General.
Articolul 130
Pregătirea şi distribuirea documentelor organelor Uniunii
Biroul Internaţional pregăteşte şi pune la dispoziţie pe site-ul UPU toate documentele publicate cu ocazia fiecărei sesiuni. Biroul Internaţional semnalizează, de asemenea, publicarea unui nou document electronic pe site-ul UPU printr-un sistem eficient prevăzut în acest scop.
Articolul 131
Lista Ţărilor-membre (Const. 2)
1. Biroul Internaţional stabileşte şi ţine la zi lista Ţărilor-membre ale Uniunii indicând în ea clasa lor de contribuţie, grupul lor geografic şi situaţia lor în raport cu Actele Uniunii.
Articolul 132
Informaţii. Avize. Cereri pentru explicaţie şi de modificare a Actelor.
Anchete. Intervenţia în lichidarea conturilor (Const. 20, Regul. Gen. 139, 140, 143)
1. Biroul Internaţional este tot timpul la dispoziţia Consiliului de Administraţie, a Consiliului de Exploatare Poştală a Ţărilor-membre şi a operatorilor lor desemnaţi pentru a le furniza toate informaţiile utile asupra problemelor referitoare la serviciu.
2. El este însărcinat, în special, să reunească, să coordoneze, să publice şi să distribuie informaţii de orice natură care interesează serviciul poştal internaţional; să emită la cererea parţilor în cauză un aviz asupra problemelor litigioase; să dea urmare cererilor pentru explicaţie şi de modificare a Actelor Uniunii si, în general, să realizeze studii şi lucrări de redactare sau documentare pe care respectivele Acte i le atribuie sau care ar fi în interesul Uniunii.
3. El purcede, de asemenea, la investigaţii care sunt solicitate de către Ţările-membre şi de către operatorii lor desemnaţi în vederea cunoaşterii opiniei celorlalte Ţări-membre şi a operatorilor lor desemnaţi asupra unei probleme determinate. Rezultatul unei anchete nu reprezintă caracterul unui vot şi nu se leagă formal de aceasta.
4. El poate interveni, cu titlul de oficiu de compensare, în lichidarea conturilor de orice natură referitoare la serviciul poştal.
5. Biroul Internaţional asigură confidenţialitatea şi securitatea datelor comerciale oferite de Ţările-membre şi/sau de operatorii lor desemnaţi pentru a îndeplini sarcinile care decurg din Acte sau decizii ale Uniunii.
Articolul 133
Cooperarea tehnică (Const. 1)
1. Biroul Internaţional este însărcinat, în cadrul cooperării tehnice internaţionale, să dezvolte asistenţa tehnică poştală sub toate formele ei.
Articolul 134
Formulare furnizate de Biroul Internaţional (Const. 20)
1. Biroul Internaţional este însărcinat să facă şi să confecţioneze cupoanele-răspuns internaţionale si să aprovizioneze cu ele, la preţul de cost, Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi care solicită acest lucru.
Articolul 135
Actele Uniunilor Restrânse şi aranjamentele speciale (Const. 8)
1. Două exemplare din Actele Uniunilor Restrânse şi din aranjamentele speciale încheiate prin aplicarea articolului 8 din Constituţie trebuie să fie transmise Biroului Internaţional de către oficiile acestor Uniuni, sau, în lipsa, de către una dintre părţile contractante.
2. Biroul Internaţional are grijă ca Actele Uniunilor Restrânse şi aranjamentele speciale să nu prevadă condiţii mai puţin favorabile pentru public decât cele care sunt prevăzute în Actele Uniunii şi să informeze administraţiile poştale de existenţa Uniunilor şi a aranjamentelor susmenţionate. El semnalează Consiliului de Administraţie orice neregulă constatată în virtutea prezentei dispoziţii.
3. Biroul Internaţional informează Ţările-membre şi operatorii lor desemnaţi existenţa Uniunilor Restrânse şi aranjamente speciale menţionate mai sus.
Articolul 136
Revista Uniunii
1. Biroul Internaţional redactează, cu ajutorul documentelor care îi sunt puse la dispoziţie, o revistă în limbile germană, engleză, arabă, chineză, spaniolă, franceză şi rusă.
Articolul 137
Raportul anual asupra activităţilor Uniunii (Const. 20, Reg. Gen. 107.1.24)
1. Biroul Internaţional întocmeşte, asupra activităţilor Uniunii, un raport anual care este comunicat, după aprobarea lui de către Comitetul de gestiune al Consiliului de Administraţie, Ţărilor-membre şi operatorilor lor desemnaţi, Uniunilor Restrânse şi Organizaţiei Naţiunilor Unite.
Capitolul III
Prezentarea, examinarea propunerilor, notificarea deciziilor adoptate
şi punerea în aplicare a Regulamentelor şi a altor decizii adoptate
Articolul 138
Procedura de prezentare a propunerilor către Congres (Const. 29)
Procedura de prezentare a propunerilor către Congres (Const. 29)
1. Sub rezerva excepţiilor prevăzute în paragrafele 2 si 5, procedura următoare reglează introducerea propunerilor de orice natură ce va fi supusă Congresului de către Ţările-membre:
1.1 sunt admise propunerile care parvin Biroului Internaţional cu cel puţin sase luni înainte de data fixată pentru Congres;
1.2 nici o propunere de ordin redacţional nu este admisă în timpul perioadei de şase luni care precedă data fixată pentru Congres;
1.3 propunerile de fond care parvin Biroului Internaţional în intervalul cuprins între şase şi patru luni înainte de data fixată pentru Congres nu sunt admise decât dacă ele sunt sprijinite de cel puţin două Ţări-membre;
1.4 propunerile de fond care parvin Biroului Internaţional în intervalul cuprins între patru şi două luni care precedă data fixată pentru Congres nu sunt admise decât daca ele sunt sprijinite de cel puţin opt Ţări-membre; propunerile care parvin ulterior nu sunt admise;
1.5 declaraţiile de sprijin trebuie să parvină Biroului Internaţional în acelaşi timp cu propunerile la care se referă.
2. Propunerile privind Constituţia sau Regulamentul General trebuie să parvină Biroului Internaţional cu cel puţin şase luni înainte de deschiderea Congresului; acelea care parvin ulterior acestei date dar înainte de deschiderea Congresului nu pot fi luate în consideraţie decât dacă Congresul decide astfel cu majoritate de două treimi din ţările reprezentate în Congres şi dacă sunt respectate condiţiile prevăzute în paragraful 1.
3. Fiecare propunere nu trebuie să aibă în principiu decât un obiectiv şi să nu conţină decât modificări referitoare la acest obiectiv. În mod similar, fiecare propunere susceptibilă de costuri substanţiale pentru Uniune trebuie să fie însoţită de impactul financiar pregătit de Ţara-membră autor, în consultare cu Biroul Internaţional, pentru a determina resursele financiare necesare pentru punerea sa în aplicare.
4. Propunerile de ordin redacţional sunt prevăzute în antet cu menţiunea “Propunere de ordin redacţional“ de către Ţările-membre care le-au prezentat şi publicate de către Biroul Internaţional sub un număr urmat de litera R. Propunerile neprevăzute cu această menţiune, dar care, după avizul Biroului Internaţional, nu sunt decât redacţionale, sunt publicate cu o menţiune corespunzătoare; Biroul Internaţional întocmeşte pentru Congres o listă a acestor propuneri.
5. Procedura descrisă în paragrafele 1 şi 4 nu se aplică nici propunerilor privind Regulamentul interior al Congreselor nici amendamentelor la propunerile deja făcute.
Articolul 139
Procedura de prezentare a propunerilor de modificare a
Convenţiei şi a Aranjamentelor dintre Congrese
1. Pentru a fi luate în consideraţie, fiecare propunere privind Convenţia sau Aranjamentele şi introduse de către o Ţară-membră între două Congrese trebuie să fie sprijinită de către cel puţin alte două Ţări-membre. Aceste propuneri rămân fără urmare atunci când Biroul Internaţional nu primeşte, în acelaşi timp, declaraţiile de sprijin necesare.
2. Aceste propuneri sunt adresate celorlalte administraţii poştale prin intermediul Biroului Internaţional.
Articolul 140
Examinarea propunerilor de modificare a Convenţiei
şi a Aranjamentelor dintre două Congrese
1. Orice propunere referitoare la Convenţie, Aranjamente şi Protocoalele lor finale este supusă următoarei proceduri: atunci când o Ţară-membră a transmis o propunere Biroului Internaţional, acesta din urmă o va înainta Ţărilor-membre pentru examinare. Ele dispun de două luni pentru examinarea propunerii şi, eventual, pentru a transmite Biroului Internaţional observaţiile lor. Amendamente nu sunt admise. La sfârşitul intervalului de două luni, Biroul Internaţional transmite Ţărilor-membre toate observaţiile pe care le-a primit şi invită fiecare Ţară-membră cu drept de vot să voteze pentru sau împotriva propunerii. Ţările-membre care nu au făcut să parvină votul lor în termen de două luni sunt considerate că se abţin. Termenele sus-menţionate încep să decurgă de la data circularelor Biroului Internaţional.
2. Dacă propunerea priveşte un Aranjament sau Protocolul său final, numai Ţările-membre care sunt parte din acest Aranjament pot lua parte la operaţiunile descrise în paragraful 1.
Articolul 141
Procedura de prezentare către Consiliul de Exploatare Poştală a propunerilor
privind elaborarea noilor Regulamente ţinând cont de deciziile adoptate de Congres
1. Regulamentele Convenţiei Poştale Universale şi al aranjamentului privind Serviciile Poştale de Plată vor fi redactate de către Consiliul de Exploatare Poştală ţinând cont de deciziile luate de către Congres.
2. Propunerile care rezultă din amendamentele propuse la Convenţie sau la Aranjamentul privind Serviciile Poştale de Plată trebuie înaintate Biroului Internaţional împreună cu propunerile către Congres la care acestea fac referire. Ele pot fi depuse de o singură Ţară-membră fără sprijinul altor Ţări-membre. Aceste propuneri trebuie să fie distribuite tuturor Ţărilor-membre cu nu mai puţin de o lună înainte de Congres.
3. Alte propuneri privind Regulamentele, propuneri aflate în examinare în cadrul Consiliului de Exploatare Poştală pentru pregătirea noilor Regulamente în următoarele şase luni de la terminarea Congresului, trebuie înaintate Biroului Internaţional cu cel puţin două luni înainte de Congres.
4. Propunerile privind modificarea Regulamentelor ca urmare a deciziilor Congresului care sunt redactate de către Ţările-membre trebuie să ajungă la Biroul Internaţional nu mai târziu de două luni înaintea deschiderii lucrărilor Consiliului de Exploatare Poştală. Aceste propuneri trebuie să fie distribuite tuturor Ţărilor-membre şi operatorilor lor desemnaţi nu mai târziu de o lună înaintea deschiderii lucrărilor Consiliului de Exploatare Poştală.
Articolul 142
Modificarea Regulamentelor de către Consiliul de Exploatare Poştală
1. Propunerile de modificare a Regulamentelor sunt prelucrate de către Consiliul de Exploatare Poştală.
2. Nu este necesară o aprobare a unei Ţări-membră pentru orice prezentare a unei propuneri de modificare a Regulamentului.
3. Această propunere de modificarea nu este luată în considerare numai în cazul în care Consiliul de Exploatare Poştală este de acord cu necesitatea urgentă.
Articolul 143
Notificarea deciziilor adoptate între două Congrese
(Const. 29, Reg. Gen. 139, 140, 142)
1. Modificările aduse Convenţiei, Aranjamentelor şi Protocoalelor finale la aceste Acte sunt perfectate printr-o notificare a Directorului General al Biroului Internaţional către Guvernele Ţărilor-membre.
2. Modificările aduse de către Consiliul de Exploatare Poştală Regulamentelor şi Protocoalelor lor finale sunt notificate Ţărilor-membre de către Biroul Internaţional. Acelaşi lucru este valabil pentru interpretările vizate în articolul 38.3.2 al Convenţiei şi dispoziţiile corespunzătoare din cadrul Aranjamentelor.
Articolul 144
Punerea în vigoare a Regulamentelor şi a celorlalte
decizii adoptate între două Congrese
1. Regulamentele intră în vigoare la aceeaşi dată şi au aceeaşi durată ca şi Actele emise de Congres.
2. Sub rezerva dispoziţiilor paragrafului 1, deciziile de modificare a Actelor Uniunii care sunt adoptate între două Congrese nu sunt executorii decât la trei luni, cel puţin, după notificarea lor.
Capitolul IV
Finanţele
Articolul 145
Fixarea cheltuielilor Uniunii (Const. 21)
1. Sub rezerva dispoziţiilor prevăzute în paragrafele 2-6, cheltuielile anuale aferente activităţilor organelor Uniunii nu trebuie să depăşească suma de 37 235 000 CHF pentru anii 2013-2016.
2. Cheltuielile aferente reuniunii viitorului Congres (deplasarea secretariatului, cheltuieli de transport, cheltuieli de instalare tehnică a interpretării simultane, cheltuieli de reproducere a documentelor în timpul Congresului etc.) nu trebuie să depăşească limita de 2.900.000 CHF.
3. Consiliul de Administraţie este autorizat să depăşească limitele fixate în paragrafele 1 si 2 pentru a ţine seama de majorările treptelor de prelucrare, de contribuţii cu titlul de pensii sau indemnizaţii, inclusiv indemnizaţii de post, admise de Naţiunile Unite pentru a fi aplicate personalului lor în funcţie la Geneva.
4. Consiliul de Administraţie este de asemenea autorizat să ajusteze, în fiecare an, suma cheltuielilor, altele decât cele referitoare la personal, în funcţie de indicele elveţian al preţului de consum.
5. Prin derogarea de la dispoziţiile prevăzute în paragraful 1, Consiliul de Administraţie, sau în caz de extremă urgenţă Directorul General, poate autoriza depăşirea limitelor fixate pentru a face faţă reparaţiilor importante şi neprevăzute ale clădirii Biroului Internaţional, fără ca suma depăşirii să poată excede 125 000 CHF pe an.
6. Dacă creditele prevăzute în paragrafele 1 şi 2 sunt insuficiente pentru a asigura buna funcţionare a Uniunii, aceste limite nu pot fi depăşite decât cu aprobarea majorităţii Ţărilor-membre ale Uniunii. Orice consultaţie trebuie să comporte o expunere completă a faptelor care justifică o asemenea cerere.
Articolul 146
Plata contribuţiilor Ţărilor membre
1. Ţările care aderă la Uniune sau care sunt admise în calitate de membri ai Uniunii precum şi cele care ies din Uniune trebuie să-şi plătească contribuţiile sale pentru întregul an în cursul căruia admiterea sau ieşirea lor devine efectivă.
2. Ţările-membre plătesc în avans partea lor contributivă la cheltuielile anuale ale Uniunii, pe baza bugetului aprobat de către Consiliul de Administraţie. Aceste părţi contributive trebuie să fie plătite cel mai târziu în prima zi a exerciţiului financiar la care se raportează bugetul. Depăşind acest termen, sumele datorate sunt producătoare de dobânzi în profitul Uniunii, la rata de 6 % pe an începând cu luna a patra.
3. Atât timp cât arieratele la contribuţiile obligatorii, în afara dobânzilor datorate Uniunii de către o Ţară-membră sunt egale sau superioare sumei contribuţiilor respectivei Ţări-membre pentru două exerciţii financiare anterioare, această Ţară-membră poate ceda irevocabil către Uniune în totalitate sau o parte din creanţele sale asupra altor Ţări-membre, conform modalităţilor fixate de Consiliul de Administraţie. Condiţiile de cesiune a creanţelor se definesc ca urmare a unui acord convenit între Ţările-membre, debitoarele/creditoarele sale şi Uniune.
4. Ţările-membre care, din motive juridice sau altele, sunt în imposibilitate să efectueze o astfel de cesiune, se angajează să încheie un plan de amortizare a arieratelor lor.
5. În afara unor circumstanţe excepţionale, recuperarea arieratelor la contribuţiile obligatorii datorate Uniunii nu pot fi extinse la mai mult de zece ani.
6. În împrejurări excepţionale, Consiliul de Administraţie poate absolvi o Ţară-membră total sau de o parte din dobânzile datorate dacă aceasta a achitat, în capital, toate datoriile restante.
7. O Ţară-membră poate de asemenea să fie absolvită, în cadrul unui plan de amortizare a conturilor sale întârziate aprobat de către Consiliul de Administraţie, de toate sau de o parte din dobânzile acumulate sau invers; absolvirea este totuşi subordonată executării complete şi punctuale a planului de amortizare într-un termen convenit de zece ani maximum.
8. Prevederile menţionate în paragrafele 3-7 se aplică prin analogie costurilor de traducere percepute de către Biroul Internaţional pentru ţările-membre care aparţin unor grupuri lingvistice.
Articolul 147
Insuficienţa de trezorerie
1. Se constituie, pe lângă Uniune, un fond de rezervă pentru a acoperi insuficienţa de trezorerie. Suma este stabilită de către Consiliul de Administraţie. Acest Fond este alimentat în primul rând prin excedente bugetare. El poate servi, de asemenea, şi pentru echilibrarea bugetului sau reducerea sumei contribuţiilor Ţărilor-membre.
2. În ceea ce priveşte insuficienţele trecătoare ale trezoreriei Uniunii, Guvernul Confederaţiei Elveţiene face, în termen scurt, avansurile necesare către Uniune conform condiţiilor fixate de comun acord.
Articolul 148
Supravegherea de ţinere a conturilor financiare şi contabilitatea
1. Guvernul Confederaţiei Elveţiene supraveghează fără remuneraţie ţinerea conturilor financiare, precum şi contabilitatea Biroului Internaţional, în limitele condiţiilor fixate de către Congres.
Articolul 149
Sancţiuni automate
1. Orice Ţară-membră găsindu-se în imposibilitate de a efectua obligaţia prevăzută la articolul 146.3 şi care nu acceptă să se supună unui plan de amortizare propus de Biroul Internaţional conform articolului 146.4, sau nu îl respecta îşi pierde în mod automat dreptul la vot în Congres şi la reuniunile Consiliului de Administraţie sau Consiliului de Exploatare Poştală şi nu mai este eligibil în aceste două Consilii.
2. Sancţiunile automate sunt ridicate din oficiu şi cu efect imediat îndată ce Ţara-membră în cauză a achitat în întregime arieratele sale la contribuţiile obligatorii datorate Uniunii, în capital şi dobânzile, sau care acceptă să se supună unui plan de amortizare a arieratelor sale.
Articolul 150
Clasele de contribuţie
(Const.21, Regul. Gen. 131, 145, 146, 147, 148)
1. Ţările-membre contribuie la acoperirea cheltuielilor Uniunii conform clasei de contribuţie de care aparţin. Aceste clase sunt următoarele:
clasa de 50 unităţi;
clasa de 45 unităţi;
clasa de 40 unităţi;
clasa de 35 unităţi;
clasa de 30 unităţi;
clasa de 25 unităţi;
clasa de 20 unităţi;
clasa de 15 unităţi;
clasa de 10 unităţi;
clasa de 5 unităţi;
clasa de 3 unităţi;
clasa de 1 unităţi;
clasa de 0,5 unităţi, rezervată ţărilor mai puţin avansate enumerate de către Organizaţia Naţiunilor Unite şi altor ţări desemnate de către Consiliul de Administraţie.
2. În afara claselor de contribuţie enumerate la paragraful 1, orice Ţară-membră poate să aleagă să plătească un număr de unităţi de contribuţie superior la clasa de contribuţie din care face parte în cursul unei perioade minime echivalentă cu aceea dintre două Congrese. Această schimbare este anunţată cel mai târziu în timpul Congresului. La sfârşitul perioadei dintre două Congrese, Ţara-membră revine automat la numărul său de unităţi de contribuţie de origine, cu excepţia cazului în care decide să continue să plătească un număr de unităţi de contribuţie mai mare. Plata contribuţiilor suplimentare va creşte toate cheltuielile.
3. Ţările-membre sunt înscrise într-una dintre clasele de contribuţie de mai sus, în momentul admiterii lor sau aderării lor la Uniune, conform procedurii vizate din Articolul 21.4 din Constituţie.
4. Ţările-membre pot să se clasifice ulterior într-o clasă de contribuţie mai mică, cu condiţia ca solicitarea de schimbare să fie trimisă Biroului Internaţional cu cel puţin două luni înainte de deschiderea Congresului. Congresul dă un aviz fără caracter obligatoriu cu privire la aceste cereri de schimbare a clasei de contribuţie. Ţara-membră este liberă să urmeze avizul Congresului. Decizia finală a Ţării-membre trebuie să fie depusă la Secretariatul Biroului Internaţional înainte de sfârşitul Congresului. Această cerere de schimbare întră în vigoare la data de punere în aplicare a dispoziţiilor financiare stabilite de Congres. Ţările-membre care nu au făcut cunoscută intenţia lor de a schimba clasa de contribuţie în termenul prevăzut sunt menţinute în clasa de contribuţie la care au aparţinut până la acel moment.
5. Ţările-membre nu pot cere să fie declasate la o solicitare mai mult decât cu o clasă.
6. Totuşi, în împrejurări excepţionale, cum ar fi catastrofe naturale care necesită programe de ajutor internaţional, Consiliul de Administraţie poate autoriza declasarea temporară cu o clasă de contribuţie o singura dată intre doua Congrese la cererea unei Ţări-membre dacă aceasta dovedeşte că nu îşi mai poate menţine contribuţia conform clasei alese iniţial. În aceleaşi condiţii, Consiliul de Administraţie poate să autorizeze de asemenea, declasarea temporară a Ţării-membre care nu aparţine categoriei ţărilor mai puţin avansate deja inclusă în clasa 1, trecând-o în clasa 0,5 unităţi.
7. În aplicarea dispoziţiilor prevăzute la paragraful 6, declasarea temporară poate fi autorizată de către Consiliul de Administraţie pentru o perioadă de maximum doi ani sau până la viitorul Congres, dacă acesta are loc până la sfârşitul acestei perioade. La expirarea perioadei fixate ţara în cauză se reintegrează automat în clasa sa iniţială.
8. Prin derogarea de la dispoziţiile de la paragrafele 4 si 5, surclasările nu sunt supuse nici unei restricţii.
Articolul 151
Plata furniturilor livrate de Biroul Internaţional (Regul. Gen. 134)
Furniturile pe care Biroul Internaţional le livrează contra plată Ţărilor-membre şi operatorilor lor desemnaţi trebuie să fie plătite în cel mai scurt timp posibil şi cel mai târziu în termen de şase luni începând din prima zi ce urmează după cea de transmitere a contului de către Birou. Depăşind acest termen, sumele datorate sunt producătoare de dobânzi în folosul Uniunii, respectiv 5% pe an, începând din ziua expirării termenului sus-menţionat.
Articolul 152
Organizarea organismelor subsidiare finanţate de către utilizatori
1. Sub rezerva aprobării de către Consiliul de Administraţie, Consiliul de Exploatare Poştală poate stabili un număr de organisme subsidiare finanţate de utilizatori pe bază de voluntariat, pentru a organiza activităţi operaţionale, comerciale, tehnice şi economice în limitele competenţelor sale, în conformitate cu articolul 18 din Constituţie, dar care nu pot fi finanţate de la bugetul ordinar.
2. În ceea ce priveşte crearea unui astfel de organism aflat sub Consiliul de Exploatare Poştală, ultimul stabileşte cadrul de referinţă pentru statutul acestui organism, ţinând cont de normele şi principiile fundamentale ale organizaţiei interguvernamentale care este Uniunea Poştală Universală, şi îl prezintă Consiliului de Administraţie pentru aprobare. Cadrul de referinţă include următoarele elemente:
2.1 Mandatul.
2.2 Compoziţia, inclusiv categoriile membrilor organismului.
2.3 Regulile de luare a deciziilor, inclusiv în ceea ce priveşte structura internă şi relaţiile
organismului tratat cu alte organisme ale UPU.
2.4 Principii de vot şi reprezentare.
2.5 Finanţarea (de subscriere, taxele de utilizator etc.).
2.6 Componenţa secretariatului şi structura de management.
3. Fiecare organism subsidiar finanţat de către utilizatori îşi organizează activităţile în mod autonom în cadrul de referinţă stabilit de Consiliul de Exploatare Poştală şi aprobat de către Consiliul de Administraţie şi pregăteşte un raport anual privind activităţile sale pentru Consiliul de Exploatare Poştală pentru aprobare.
4. Consiliul de Administraţie stabileşte regulile cu privire la costurile pe care organismele subsidiare finanţate de către utilizatori ar trebui să le plătească în bugetul ordinar. El publică aceste reguli în Regulamentul financiar al Uniunii.
5. Directorul general al Biroului Internaţional administrează secretariatul organismelor subsidiare finanţate de către utilizatori în conformitate cu Statutele şi Regulamentele privind personalul aprobate de Consiliul de Exploatare Poştală şi aplicabile personalului recrutat pentru aceste organisme. Secretariatul organismelor subsidiare este parte integrantă a Biroului Internaţional.
6. Informaţiile privind organismele subsidiare finanţate de către utilizatori, stabilite în conformitate cu prezentul articol, sunt aduse la cunoştinţa Congresului odată ce aceste organisme au fost create.
Capitolul V
Arbitrajul
Articolul 153
Procedura de arbitraj (Constituţia, art.32)
1. În caz de litigiu între Ţările-membre care urmează să fie soluţionat prin arbitraj, fiecare Ţară-membră trebuie să anunţe cealaltă parte în scris despre subiectul litigiului şi să o informeze, prin intermediul unei notificări de iniţiere a arbitrajului, că doreşte să iniţieze arbitraj.
2. În cazul în care litigiul se referă la chestiuni de natură operaţională sau tehnică, fiecare Ţară-membră poate solicita operatorului său desemnat să acţioneze în conformitate cu procedura prevăzută în următoarele paragrafe şi delegă o astfel de împuternicire operatorului său. Ţara-membră în cauză trebuie să fie informată cu privire la evoluţia procedurilor şi a rezultatului. Ţările-membre respective sau operatorii desemnaţi vor fi denumite în continuare “părţi la arbitraj”.
3. Părţile la arbitraj desemnează fie unul, fie trei arbitri.
4. În cazul în care părţile la arbitraj decid să numească trei arbitri, fiecare parte, în conformitate cu paragraful 2, selectează o Ţară-membră sau un operator desemnat, care nu este direct implicat în litigiu, să acţioneze ca un arbitru. Atunci când câteva state membre şi / sau câţiva operatori desemnaţi fac cauză comună, aceştia sunt consideraţi doar ca o parte, în sensul prezentelor dispoziţii.
5. În cazul în care părţile sunt de acord cu numirea a trei arbitri, al treilea arbitru va fi convenit de comun acord de către părţi şi nu este nevoie să fie din Ţara-membră sau operatorul desemnat.
6. În cazul în care litigiul se referă la unul dintre Aranjamente, arbitrii pot fi desemnaţi numai din rândul Ţărilor-membre care sunt părţi la acest Aranjament.
7. Părţile la arbitraj pot conveni de comun acord pentru a desemna un singur arbitru, care nu este nevoie să fie din Ţara-membră sau operatorul desemnat.
8. În cazul în care una sau ambele părţi la arbitraj, în termen de trei luni de la data notificării de iniţiere a arbitrajului, nu face numirea arbitrului sau arbitrilor, Biroul internaţional, în cazul în care se solicită acest lucru, face apel la Ţara-membră în culpă să numească un arbitru, sau va numi un arbitru în mod automat. Biroul Internaţional nu va fi implicat în deliberări, cu excepţia cazului reciproc solicitat de către părţi.
9. Părţile la arbitraj pot conveni de comun acord de a reconcilia litigiul în orice moment înainte de pronunţarea unei hotărâri de către arbitrul sau arbitrii. Notificarea cu privire la orice retragere din litigiu trebuie să fie prezentată în scris Biroului Internaţional în termen de 10 zile din momentul în care părţile au convenit unui astfel de acord. În cazul în care părţile sunt de acord să se retragă din procesul de arbitraj, arbitrul sau arbitrii vor pierde autoritatea de a decide problema.
10. Arbitrul sau arbitrii sunt obligaţi să ia o decizie cu privire la litigiul pe baza faptelor şi probelor înaintate lor. Toate informaţiile cu privire la litigiu trebuie să fie notificate pentru ambele părţi, precum şi pentru arbitru sau arbitri.
11. Decizia arbitrului sau arbitrilor este luată cu majoritatea de voturi, şi notificată Biroului Internaţional şi părţilor în termen de şase luni de la data notificării de iniţiere a arbitrajului.
12. Procedurile de arbitraj sunt confidenţiale şi doar o scurtă descriere a litigiului şi a deciziei se transmite în scris Biroului Internaţional în termen de 10 zile de la decizia de a fi livrate părţilor.
13. Decizia arbitrului sau arbitrilor este definitivă şi obligatorie pentru părţi şi fără drept de apel.
14. Părţile la arbitraj vor pune în aplicare decizia arbitrului sau arbitrilor fără întârziere. În cazul în care Ţara-membră a delegat operatorului său desemnat împuterniciri de a iniţia şi a adera la procedura de arbitraj, Ţara-membră este responsabilă de asigurarea faptului că operatorul desemnat implementează decizia arbitrului sau arbitrilor.
Capitolul VI
Utilizarea limbilor în cadrul Uniunii
Articolul 154
Limbile de lucru ale Biroului Internaţional
1. Limbile de lucru ale Biroului Internaţional sunt franceza şi engleza.
Articolul 155
Limbile utilizate pentru documentaţie, dezbateri şi corespondenţa oficială
1. Pentru documentaţia Uniunii sunt utilizate limbile franceză, engleză, arabă şi spaniolă. Sunt de asemenea utilizate limbile germană, chineză, portugheză şi rusă, cu condiţia ca documentele în aceste limbi să se limiteze la documentaţia de bază cea mai importantă. Sunt utilizate de asemenea şi alte limbi, cu condiţia ca Ţările-membre care solicită acest lucru să suporte toate costurile aferente.
2. Ţara sau Ţările-membre care solicită o limbă alta decât limba oficială constituie un grup lingvistic.
3. Documentaţia este publicată de către Biroul Internaţional în limba oficială şi în limbile grupurilor lingvistice constituite, fie direct, fie prin intermediul birourilor regionale ale acestor grupuri, conform modalităţilor convenite cu Biroul Internaţional. Publicarea în diferite limbi este realizată conform aceluiaşi model.
4. Documentaţia publicată direct de către Biroul Internaţional este, în măsura posibilului, distribuită simultan în diferitele limbi solicitate.
5. Corespondenţa între Ţările-membre sau operatorii lor desemnaţi şi Biroul Internaţional şi dintre acesta din urmă şi terţi poate fi schimbată în oricare limbă, pentru care Biroul Internaţional dispune de un serviciu de traducere.
6. Cheltuielile de traducere într-o limbă indiferent care ar fi ea, inclusiv cele care rezultă din aplicarea dispoziţiilor paragrafului 5, sunt suportate de către grupul lingvistic care a solicitat această limbă. Ţările-membre utilizatoare a limbii oficiale virează, cu titlu de traducere a documentelor neoficiale, o contribuţie forfetară a cărei valoare pe unitate contributivă este egală celei suportate de Ţările-membre care au recurs la o alta limbă de lucru la Biroul Internaţional. Toate celelalte cheltuieli aferente furnizării documentelor sunt suportate de către Uniune. Plafonul cheltuielilor ce va fi suportat de către Uniune pentru producerea documentelor în germană, chineză, portugheză şi rusă este fixat printr-o rezoluţie a Congresului.
7. Cheltuielile suportate de către un grup lingvistic sunt repartizate între membrii acestui grup în mod proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Aceste cheltuieli pot fi repartizate între membrii grupului lingvistic conform unui instrument de repartiţie, cu condiţia ca, cei interesaţi să se înţeleagă asupra acestui subiect şi să notifice hotărârea lor către Biroul Internaţional prin intermediul unui purtător de cuvânt al grupului.
8. Biroul Internaţional dă curs oricărei schimbări în alegerea limbii solicitate de către o Ţară-membră după o perioadă care nu trebuie să depăşească doi ani.
9. Pentru deliberările reuniunilor organelor Uniunii sunt admise limbile franceză, engleză, spaniolă, rusă şi arabă prin intermediul unui sistem de interpretare cu sau fără echipament electronic a căror alegere este lăsată la aprecierea organizatorilor reuniunii după consultarea Directorului General al Biroului Internaţional şi a Ţărilor-membre interesate.
10. Celelalte limbi sunt în general autorizate pentru deliberările şi reuniunile indicate în paragraful 9.
11. Delegaţiile care utilizează alte limbi ia măsurile necesare pentru interpretarea simultană în una dintre limbile menţionate la punctul 9, fie prin sistemul indicat în acelaşi paragraf, în cazul în care modificările tehnice necesare pot fi făcute, fie de interpreţi individuali.
12. Cheltuielile pentru serviciile de interpretare sunt repartizate între Ţările-membre care utilizează aceeaşi limbă proporţional cu contribuţia lor la cheltuielile Uniunii. Totuşi, cheltuielile de instalare şi întreţinere a echipamentului tehnic sunt suportate de către Uniune.
13. Ţările-membre şi / sau operatorii lor desemnaţi pot ajunge la o înţelegere cu privire la limba care va fi folosită pentru corespondenţa oficială în relaţiile lor reciproce. În lipsa unei astfel de înţelegeri, limba care urmează să fie utilizată este franceză.
Capitolul VII
Dispoziţii Finale
Articolul 156
Condiţii de aprobare a propunerilor privind Regulamentul General
1. Pentru a deveni executive, propunerile supuse Congresului şi referitoare la prezentul Regulament General trebuie să fie aprobate de majoritatea Ţărilor-membre reprezentate la Congres şi care au drept de vot. Cel puţin două treimi dintre Ţările-membre ale Uniunii cu drept de vot trebuie să fie prezente în momentul votului.
Articolul 157
Propuneri referitoare la Acordurile cu Organizaţia Naţiunilor Unite
(Constituţia, art.9)
1. Condiţiile de aprobare prevăzute la articolul 156 se aplică la fel ca şi propunerile de modificare a Acordurilor încheiate între Uniunea Poştală Universală şi Organizaţia Naţiunilor Unite în măsura în care aceste Acorduri nu prevăd condiţii de modificare a dispoziţiilor pe care le conţin.
Articolul 158
Modificarea, intrarea în vigoare şi durata Regulamentului General
1. Amendamentele adoptate de către Congres fac obiectul unui Protocol adiţional şi, cu excepţia cazului în care Congresul decide altfel, intră în vigoare în acelaşi timp ca şi Actele reînnoite în timpul aceluiaşi Congres.
2. Prezentul Regulament General va intra în vigoare la 1 ianuarie 2014 şi va rămâne în vigoare pentru o perioadă nedeterminată.
Drept pentru care, Plenipotenţiarii Guvernelor Ţărilor-membre au semnat prezentul Regulament General într-un exemplar care va fi depus la Directorul General al Biroului Internaţional. O copie va fi predată fiecărei Părţi de către Biroul Internaţional al Uniunii Poştale Universale.
Întocmit la Doha, la data de 11 octombrie 2012
RÈGLEMENT GÉNÉRAL
DE L′UNION POSTALE UNIVERSELLE
(refondu et adopté par le Congrès de Doha 2012)
Table des matières
Chapitre I
Organisation, attributions et fonctionnement du Congrès, du Conseil d′administration,
du Conseil d′exploitation postale et du Comité consultatif
Section 1
Congrès
Art.
101. Organisation et réunion des Congrès et Congrès extraordinaires
102. Droit de vote au Congrès
103. Attributions du Congrès
104. Règlement intérieur du Congrès
105. Observateurs aux organes de l′Union
Section 2
Conseil d′administration
106. Composition et fonctionnement du Conseil d′administration
107. Attributions du Conseil d′administration
108. Organisation des sessions du Conseil d′administration
109. Observateurs
110. Remboursement des frais de voyage
111. Information sur les activités du Conseil d′administration
Section 3
Conseil d′exploitation postale
112. Composition et fonctionnement du Conseil d′exploitation postale
113. Attributions du Conseil d′exploitation postale
114. Organisation des sessions du Conseil d′exploitation postale
115. Observateurs
116. Remboursement des frais de voyage
117. Information sur les activités du Conseil d′exploitation postale
Section 4
Comité consultatif
118. Rôle du Comité consultatif
119. Composition du Comité consultatif
120. Adhésion au Comité consultatif
121. Attributions du Comité consultatif
122. Organisation du Comité consultatif
123. Représentants du Comité consultatif au Congrès, au Conseil d′administration et au Conseil d′exploitation postale
124. Observateurs au Comité consultatif
125. Information sur les activités du Comité consultatif
Chapitre II
Bureau international
Section 1
Elections et attributions du Directeur général et du Vice-Directeur général
126. Election du Directeur général et du Vice-Directeur général
127. Attributions du Directeur général
128. Attributions du Vice-Directeur général
Section 2
Secrétariat des organes de l′Union et du Comité consultatif
129. Généralités
130. Préparation et distribution des documents des organes de l′Union
131. Liste des Pays-membres
132. Renseignements. Avis. Demandes d′explication et de modification des Actes. Enquêtes. Intervention dans la liquidation des comptes
133. Coopération technique
134. Formules fournies par le Bureau international
135. Actes des Unions restreintes et arrangements spéciaux
136. Revue de l′Union
137. Rapport annuel sur les activités de l′Union
Chapitre III
Présentation, examen des propositions, notification des décisions adoptées et mise en vigueur des Règlements et autres décisions adoptées
138. Procédure de présentation des propositions au Congrès
139. Procédure de présentation des propositions modifiant la Convention et les Arrangements entre deux Congrès
140. Examen des propositions modifiant la Convention et les Arrangements entre deux Congrès
141. Procédure de présentation au Conseil d′exploitation postale des propositions concernant l′élaboration des nouveaux Règlements compte tenu des décisions prises par le Congrès
142. Modification des Règlements par le Conseil d′exploitation postale
143. Notification des décisions adoptées entre deux Congrès
144. Mise en vigueur des Règlements et des autres décisions adoptés entre deux Congrès
Chapitre IV
Finances
145. Fixation des dépenses de l′Union
146. Règlement des contributions des Pays-membres
147. Insuffisance de trésorerie
148. Contrôle de la tenue des comptes financiers et comptabilité
149. Sanctions automatiques
150. Classes de contribution
151. Paiement des fournitures du Bureau international
152. Organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs
Chapitre V
Arbitrages
153. Procédure d′arbitrage
Chapitre VI
Utilisation des langues au sein de l′Union
154. Langues de travail du Bureau international
155. Langues utilisées pour la documentation, les délibérations et la correspondance de service
Chapitre VII
Dispositions finales
156. Conditions d′approbation des propositions concernant le Règlement général
157. Propositions concernant les Accords avec l′Organisation des Nations Unies
158. Modification, mise à exécution et durée du Règlement général
RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE L′UNION POSTALE UNIVERSELLE
(refondu et adopté par le Congrès de Doha 2012)
Les soussignés, Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres de l′Union, vu l′article 22.2 de la Constitution de l′Union postale universelle conclue à Vienne le 10 juillet 1964, ont, d′un commun accord et sous réserve de l′article 25.4 de ladite Constitution, arrêté, dans le présent Règlement général, les dispositions suivantes assurant l′application de la Constitution et le fonctionnement de l′Union.
Chapitre I
Organisation, attributions et fonctionnement du Congrès, du
Conseil d′administration, du Conseil d′exploitation postale
et du Comité consultatif
Section 1
Congrès
Article 101
Organisation et réunion des Congrès et Congrès extraordinaires (Const. 14, 15)
1. Les représentants des Pays-membres se réunissent en Congrès au plus tard quatre ans après la fin de l′année au cours de laquelle le Congrès précédent a eu lieu.
2. Chaque Pays-membre se fait représenter au Congrès par un ou plusieurs plénipotentiaires munis, par leur Gouvernement, des pouvoirs nécessaires. Il peut, au besoin, se faire représenter par la délégation d′un autre Pays-membre. Toutefois, il est entendu qu′une délégation ne peut représenter qu′un seul Pays-membre autre que le sien.
3. En principe, chaque Congrès désigne le pays dans lequel le Congrès suivant aura lieu. Si cette désignation se révèle inapplicable, le Conseil d′administration est autorisé à désigner le pays où le Congrès tiendra ses assises, après entente avec ce dernier pays.
4. Après entente avec le Bureau international, le Gouvernement invitant fixe la date définitive et le lieu exact du Congrès. Un an, en principe, avant cette date, le Gouvernement invitant envoie une invitation au Gouvernement de chaque Pays-membre. Cette invitation peut être adressée soit directement, soit par l′intermédiaire d′un autre Gouvernement, soit par l′entremise du Directeur général du Bureau international.
5. Lorsqu′un Congrès doit être réuni sans qu′il y ait un Gouvernement invitant, le Bureau international, avec l′accord du Conseil d′administration et après entente avec le Gouvernement de la Confédération suisse, prend les dispositions nécessaires pour convoquer et organiser le Congrès dans le pays siège de l′Union. Dans ce cas, le Bureau international exerce les fonctions du Gouvernement invitant.
6. Le lieu de réunion d′un Congrès extraordinaire est fixé, après entente avec le Bureau international, par les Pays-membres ayant pris l′initiative de ce Congrès.
7. Les dispositions prévues sous 2 à 5 et à l′article 102 sont applicables par analogie aux Congrès extraordinaires.
Article 102
Droit de vote au Congrès
1. Chaque Pays-membre dispose d′une voix, sous réserve des sanctions prévues à l′article 149.
Article 103
Attributions du Congrès
1. Sur la base des propositions des Pays-membres, du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale, le Congrès:
1.1 détermine les politiques générales pour la réalisation de la mission et du but de l′Union énoncés dans le préambule de la Constitution et à son article premier;
1.2 examine et adopte, le cas échéant, les propositions de modification à la Constitution, au Règlement général, à la Convention et aux Arrangements formulées par les Pays-membres et les Conseils, conformément aux articles 29 de la Constitution et 138 du Règlement général;
1.3 fixe la date d′entrée en vigueur des Actes;
1.4 adopte son Règlement intérieur et les amendements y relatifs;
1.5 examine des rapports complets sur les travaux présentés respectivement par le Conseil d′administration, le Conseil d′exploitation postale et le Comité consultatif couvrant la période écoulée depuis le Congrès précédent, conformément aux dispositions des articles 111, 117 et 125 du Règlement général;
1.6 adopte la stratégie de l′Union;
1.7 fixe le montant maximal des dépenses de l′Union, conformément à l′article 21 de la Constitution;
1.8 élit les Pays-membres siégeant au Conseil d′administration et au Conseil d′exploitation postale;
1.9 élit le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international;
1.10 fixe par résolution le plafond des frais à supporter par l′Union pour la production des documents en allemand, en chinois, en portugais et en russe.
2. Le Congrès, en tant qu′organe suprême de l′Union, traite d′autres questions concernant notamment les services postaux.
Article 104
Règlement intérieur du Congrès (Const. 14)
1. Pour l′organisation de ses travaux et la conduite de ses délibérations, le Congrès applique son Règlement intérieur.
2. Chaque Congrès peut modifier son Règlement intérieur dans les conditions qui y sont fixées.
Article 105
Observateurs aux organes de l′Union
1. Les entités ci-après sont invitées à participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Congrès, du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale, en qualité d′observateurs:
1.1 Représentants de l′organisation des Nations Unies.
1.2 Unions restreintes.
1.3 Membres du Comité consultatif.
1.4 Entités autorisées à assister aux réunions de l′Union en qualité d′observateurs en vertu d′une résolution ou d′une décision du Congrès.
2. Les entités ci-après, si dûment désignées par le Conseil d′administration conformément à l′article 107.1.12, sont invitées à participer à des réunions spécifiques du Congrès en qualité d′observateurs ad hoc:
2.1 Institutions spécialisées du système des Nations Unies et autres organisations intergouvernementales.
2.2 Tout organisme international, toute association ou entreprise, ou toute personne qualifiée.
3. En plus des observateurs définis sous 1, le Conseil d′administration et le Conseil d′exploitation postale peuvent désigner d′autres observateurs ad hoc pour assister à leurs réunions, conformément à leur Règlement intérieur, lorsque cela est dans l′intérêt de l′Union et de ses organes.
Section 2
Conseil d′administration
Article 106
Composition et fonctionnement du Conseil d′administration
(Const. 17)
1. Le Conseil d′administration se compose de 41 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.
2. La présidence est dévolue de droit au Pays-membre hôte du Congrès. Si ce Pays-membre se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d′un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Conseil d′administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le Pays-membre hôte.
3. Les 40 autres membres du Conseil d′administration sont élus par le Congrès sur la base d′une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l′occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.
4. Chaque membre du Conseil d′administration désigne son représentant, qui doit être compétent dans le domaine postal. Les membres du Conseil d′administration participent activement à ses activités.
5. Les fonctions des membres du Conseil d′administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à charge de l′Union.
Article 107
Attributions du Conseil d′administration
1. Le Conseil d′administration a les attributions suivantes:
1.1 superviser toutes les activités de l′Union dans l′intervalle des Congrès, en tenant compte des décisions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;
1.2 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d′assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;
1.3 examiner le projet de plan d′activités quadriennal de l′UPU, approuvé par le Congrès, et le finaliser en faisant concorder les activités présentées dans ledit plan avec les ressources disponibles. Le plan devrait également, le cas échéant, coïncider avec les résultats de tout processus de hiérarchisation suivi par le Congrès. Le plan d′activités quadriennal de l′UPU, finalisé et approuvé par le Conseil d′administration, sert ensuite de base au Programme et budget annuel ainsi qu′aux plans d′exploitation annuels devant être établis et mis en œuvre par le Conseil d′administration et le Conseil d′exploitation postale;
1.4 examiner et approuver le Programme et budget annuel et les comptes de l′Union, tout en tenant compte de la version finale du plan d′activités de l′UPU, tel que décrit sous 107.1.3;
1.5 autoriser, si les circonstances l′exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l′article 145.3 à 5;
1.6 autoriser, s′il est demandé, le choix d′une classe de contribution inférieure, conformément aux conditions prévues à l′article 150.6;
1.7 autoriser le changement de groupe géographique, si un Pays-membre le demande, en tenant compte des avis exprimés par les Pays-membres des groupes géographiques concernés;
1.8 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;
1.9 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres pour remplir ses fonctions;
1.10 après consultation du Conseil d′exploitation postale, décider des relations à établir avec les organisations qui ne sont pas des observateurs au sens de l′article 105.1;
1.11 examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l′Union avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu′il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner;
1.12 désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d′exploitation postale et du Secrétaire général, les institutions spécialisées des Nations Unies, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées en qualité d′observateurs ad hoc à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l′intérêt de l′Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau international d′envoyer les invitations nécessaires;
1.13 désigner le Pays-membre siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l′article 101.3;
1.14 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d′exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;
1.15 désigner, après consultation du Conseil d′exploitation postale et sous réserve de l′approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:
1.15.1 d′assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;
1.15.2 de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;
1.16 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;
1.17 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;
1.18 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d′exploitation postale ou des Pays-membres, les problèmes d′ordre administratif, législatif et juridique intéressant l′Union ou le service postal international; il appartient au Conseil d′administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s′il est opportun ou non d′entreprendre les études demandées par les Pays-membres dans l′intervalle des Congrès;
1.19 formuler des propositions qui seront soumises à l′approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l′article 140;
1.20 soumettre des sujets d′étude à l′examen du Conseil d′exploitation postale, conformément à l′article 113.1.6;
1.21 examiner et approuver, en consultation avec le Conseil d′exploitation postale, le projet de stratégie à présenter au Congrès;
1.22 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès;
1.23 assurer le contrôle de l′activité du Bureau international;
1.24 approuver les rapports annuels établis par le Bureau international sur les activités de l′Union et sur la gestion financière et présenter, s′il y a lieu, des commentaires à leur sujet;
1.25 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d′exploitation postale doit tenir compte lorsqu′il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l′étranger d′envois de la poste aux lettres), suivre de près l′étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d′exploitation postale portant sur les mêmes sujets;
1.26 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d′exploitation postale concernant l′adoption, si nécessaire, d′une réglementation ou d′une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;
1.27 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d′exploitation postale et, le cas échéant, les propositions soumises par ce dernier;
1.28 approuver le rapport quadriennal, établi par le Bureau international en consultation avec le Conseil d′exploitation postale, sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l′Union approuvée par le Congrès précédent, pour soumission au Congrès suivant;
1.29 établir le cadre pour l′organisation du Comité consultatif et approuver l′organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l′article 122;
1.30 établir des critères d′adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d′adhésion selon ces critères, en s′assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d′administration.
1.31 arrêter le Règlement financier de l′Union;
1.32 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;
1.33 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;
1.34 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;
1.35 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;
1.36 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;
1.37 arrêter le Règlement du Fonds social;
1.38 superviser, au sens de l′article 152, la création des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et leurs activités.
Article 108
Organisation des sessions du Conseil d′administration
1. A sa réunion constitutive, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d′administration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur.
2. Sur convocation de son Président, le Conseil d′administration se réunit, en principe une fois par an, au siège de l′Union.
3. Le Président, les Vice-Présidents, les Présidents et les Vice-Présidents des Commissions du Conseil d′administration forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d′administration. Il approuve, au nom du Conseil d′administration, le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l′Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d′administration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.
4. Le Président du Conseil d′exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d′administration lorsque l′ordre du jour comprend des questions relatives au Conseil d′exploitation postale.
5. Le Président du Comité consultatif représente cette organisation aux réunions du Conseil d′administration lorsque l′ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.
Article 109
Observateurs
1. Observateurs
1.1 Afin d′assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d′exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d′administration en qualité d′observateurs.
1.2 Les Pays-membres de l′Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les observateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l′article 105 peuvent participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d′administration, sans droit de vote.
2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d′administration peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.
2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l′efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes de travail et des équipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s′effectue sans frais supplémentaires pour l′Union.
2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d′une réunion ou d′une partie d′une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l′exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d′administration, et au Conseil d′exploitation postale s′il s′agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d′administration peut, s′il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d′exploitation postale lorsque cela est approprié.
Article 110
Remboursement des frais de voyage
1. Les frais de voyage du représentant de chacun des membres du Conseil d′administration participant aux sessions de cet organe sont à la charge de son Pays-membre. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres classés parmi les pays en développement ou les pays les moins avancés conformément aux listes établies par l′Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions ayant lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d′un billet d′avion aller et retour en classe économique ou d′un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet d′avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions, de ses groupes de travail ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.
Article 111
Information sur les activités du Conseil d′administration
1. Après chaque session, le Conseil d′administration informe les Pays-membres, leurs opérateurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.
2. Le Conseil d′administration fait au Congrès un rapport sur l′ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l′ouverture du Congrès.
Section 3
Conseil d′exploitation postale
Article 112
Composition et fonctionnement du Conseil d′exploitation postale
1. Le Conseil d′exploitation postale se compose de 40 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.
2. Les membres du Conseil d′exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d′une répartition géographique spécifiée. Vingt-quatre sièges sont réservés aux Pays-membres en développement et 16 sièges aux Pays-membres industrialisés. Le tiers au moins des membres est renouvelé à l′occasion de chaque Congrès.
3. Chaque membre du Conseil d′exploitation postale désigne son représentant qui assume les responsabilités mentionnées dans les Actes de l′Union en matière de prestation de services. Les membres du Conseil d′exploitation postale participent activement à ses activités.
4. Les frais de fonctionnement du Conseil d′exploitation postale sont à la charge de l′Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération.
Article 113
Attributions du Conseil d′exploitation postale
1. Le Conseil d′exploitation postale a les attributions suivantes:
1.1 coordonner les mesures pratiques pour le développement et l′amélioration des services postaux internationaux;
1.2 entreprendre, sous réserve de l′approbation du Conseil d′administration dans le cadre des compétences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;
1.3 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres et leurs opérateurs désignés pour remplir ses fonctions;
1.4 prendre les mesures nécessaires en vue d′étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains Pays-membres et leurs opérateurs désignés dans les domaines de la technique, de l′exploitation, de l′économie et de la formation professionnelle intéressant les services postaux;
1.5 prendre, après entente avec le Conseil d′administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l′Union et leurs opérateurs désignés et, en particulier avec les pays nouveaux et en développement et leurs opérateurs désignés;
1.6 examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d′exploitation postale, par le Conseil d′administration ou par tout Pays-membre ou opérateur désigné;
1.7 réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d′exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;
1.8 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;
1.9 conduire l′étude des problèmes d′exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coopération technique les plus importants qui présentent de l′intérêt pour tous les Pays-membres de l′Union ou leurs opérateurs désignés, notamment des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l′étranger d′envois de la poste aux lettres), élaborer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;
1.10 apporter au Conseil d′administration les éléments nécessaires à l′élaboration du projet de stratégie à soumettre au Congrès;
1.11 procéder à l′étude des problèmes d′enseignement et de formation professionnelle intéressant les Pays-membres et leurs opérateurs désignés ainsi que les pays nouveaux et en développement;
1.12 étudier la situation actuelle et les besoins des services postaux dans les pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d′améliorer les services postaux dans ces pays;
1.13 procéder à la révision des Règlements de l′Union dans les six mois qui suivent la clôture du Congrès, à moins que celui-ci n′en décide autrement; en cas d′urgente nécessité, le Conseil d′exploitation postale peut également modifier lesdits Règlements à d′autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d′exploitation postale reste subordonné aux directives du Conseil d′administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;
1.14 formuler des propositions qui seront soumises à l′approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l′article 140 l′approbation du Conseil d′administration est requise lorsque ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;
1.15 examiner, à la demande d′un Pays-membre, toute proposition que ce Pays-membre transmet au Bureau international selon l′article 139, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l′approbation des Pays-membres;
1.16 recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d′administration et consultation de l′ensemble des Pays-membres, l′adoption d′une réglementation ou d′une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;
1.17 élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, des normes en matière technique, d′exploitation et dans d′autres domaines de sa compétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu′il a déjà établies;
1.18 établir le cadre pour l′organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et approuver celle-ci, conformément à l′article 152;
1.19 recevoir et examiner des rapports des organes subsidiaires financés par les utilisateurs transmis annuellement.
Article 114
Organisation des sessions du Conseil d′exploitation postale
1. A sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d′exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président, un Vice-Président et les Présidents des Commissions et arrête son Règlement intérieur.
2. En principe, le Conseil d′exploitation postale se réunit tous les ans au siège de l′Union. La date et le lieu de la réunion sont fixés par son Président, après accord avec le Président du Conseil d′administration et le Directeur général du Bureau international.
3. Le Président, le Vice-Président et les Présidents et Vice-Présidents des Commissions du Conseil d′exploitation postale forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d′exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.
4. Sur la base de la stratégie de l′Union adoptée par le Congrès et, en particulier, de la partie afférente aux stratégies des organes permanents de l′Union, le Conseil d′exploitation postale établit, à sa session suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d′actualité et d′intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles.
5. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d′exploitation postale lorsque l′ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.
Article 115
Observateurs
1. Observateurs
1.1 Afin d′assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d′administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d′exploitation postale en qualité d′observateurs.
1.2 Les Pays-membres de l′Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les observateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l′article 105 peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d′exploitation postale.
2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d′exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.
2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l′efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes de travail et des équipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s′effectue sans frais supplémentaires pour l′Union.
2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d′une réunion ou d′une partie d′une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l′exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d′administration, et au Conseil d′exploitation postale s′il s′agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d′administration peut, s′il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d′exploitation postale lorsque cela est approprié.
Article 116
Remboursement des frais de voyage
1. Les frais de voyage et de séjour des représentants des Pays-membres participant au Conseil d′exploitation postale sont à la charge de ces Pays-membres. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres considérés comme défavorisés d′après les listes établies par l′Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d′un billet-avion aller et retour en classe économique ou d′un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.
Article 117
Information sur les activités du Conseil d′exploitation postale
1. Après chaque session, le Conseil d′exploitation postale informe les Pays-membres, leurs opérateurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.
2. Le Conseil d′exploitation postale établit, à l′intention du Conseil d′administration, un rapport annuel sur ses activités.
3. Le Conseil d′exploitation postale établit, à l′intention du Congrès, un rapport sur l′ensemble de son activité, qui comprend des rapports sur les organes subsidiaires financés par les utilisateurs conformément à l′article 152, et le transmet aux Pays-membres de l′Union, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l′ouverture du Congrès.
Section 4
Comité consultatif
Article 118
Rôle du Comité consultatif
1. Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées.
Article 119
Composition du Comité consultatif
1. Le Comité consultatif comprend:
1.1 des organisations non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services œuvrant pour le secteur des services postaux, des organismes similaires regroupant des particuliers ainsi que des entreprises souhaitant contribuer à la réalisation de la mission et des objectifs de l′Union. Si ces organisations sont enregistrées, elles doivent l′être dans un Pays-membre de l′Union;
1.2 des membres désignés par le Conseil d′administration choisis parmi ses membres;
1.3 des membres désignés par le Conseil d′exploitation postale choisis parmi ses membres.
2. Les frais de fonctionnement du Comité consultatif sont répartis entre l′Union et les membres du Comité, selon les modalités déterminées par le Conseil d′administration.
3. Les membres du Comité consultatif ne bénéficient d′aucune rémunération ou rétribution.
Article 120
Adhésion au Comité consultatif
1. En dehors des membres désignés par le Conseil d′administration et le Conseil d′exploitation postale, l′adhésion des membres au Comité consultatif est déterminée à l′issue d′un processus de dépôt de demande et d′acceptation de celle-ci, établi par le Conseil d′administration et réalisé conformément à l′article 107.1.30.
2. Chaque membre du Comité consultatif désigne son propre représentant.
Article 121
Attributions du Comité consultatif
1. Le Comité consultatif a les attributions suivantes:
1.1 Examiner les documents et les rapports appropriés du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale; dans des circonstances exceptionnelles, le droit de recevoir certains textes et documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l′exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d′administration, et au Conseil d′exploitation postale s′il s′agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe; par la suite, le Conseil d′administration peut, s′il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d′exploitation postale lorsque cela est approprié.
1.2 Mener des études sur des questions importantes pour les membres du Comité consultatif et contribuer à ces études.
1.3 Examiner les questions concernant le secteur des services postaux et présenter des rapports sur ces questions.
1.4 Contribuer aux travaux du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale, notamment par la présentation de rapports et de recommandations, et par la présentation d′avis à la demande des deux Conseils.
1.5 Faire des recommandations au Congrès, sous réserve de l′approbation du Conseil d′administration et, pour les questions intéressant le Conseil d′exploitation postale, moyennant examen et commentaire de ce dernier.
Article 122
Organisation du Comité consultatif
1. Le Comité consultatif se réorganise après chaque Congrès, selon le cadre établi par le Conseil d′administration. Le Président du Conseil d′administration préside la réunion d′organisation du Comité consultatif, au cours de laquelle on procède à l′élection du Président dudit Comité.
2. Le Comité consultatif détermine son organisation interne et établit son propre règlement intérieur, en tenant compte des principes généraux de l′Union et sous réserve de l′approbation du Conseil d′administration, après consultation du Conseil d′exploitation postale.
3. Le Comité consultatif se réunit une fois par an. En principe, les réunions ont lieu au siège de l′Union au moment des sessions du Conseil d′exploitation postale. La date et le lieu de chaque réunion sont fixés par le Président du Comité consultatif, en accord avec les Présidents du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale et le Directeur général du Bureau international.
Article 123
Représentants du Comité consultatif au Congrès, au
Conseil d′administration et au Conseil d′exploitation postale
1. Pour assurer une liaison efficace avec les organes de l′Union, le Comité consultatif peut désigner des représentants pour participer aux réunions du Congrès, du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale ainsi que de leurs Commissions respectives en qualité d′observateurs sans droit de vote.
2. Les membres du Comité consultatif sont invités aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale, conformément à l′article 105. Ils peuvent également participer aux travaux des équipes de projet et des groupes de travail aux termes des articles 109.2.2 et 115.2.2.
3. Le Président du Conseil d′administration et le Président du Conseil d′exploitation postale représentent ces organes aux réunions du Comité consultatif lorsque l′ordre du jour de ces réunions comprend des questions intéressant ces organes.
Article 124
Observateurs au Comité consultatif
1. D′autres Pays-membres de l′Union ainsi que les observateurs et les observateurs ad hoc mentionnés à l′article 105 peuvent participer, sans droit de vote, aux sessions du Comité consultatif.
2. Pour des raisons logistiques, le Comité consultatif peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.
3. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs et observateurs ad hoc peuvent être exclus d′une réunion ou d′une partie d′une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l′exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d′administration, et au Conseil d′exploitation postale s′il s′agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d′administration peut, s′il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d′exploitation postale lorsque cela est approprié.
Article 125
Information sur les activités du Comité consultatif
1. Après chaque session, le Comité consultatif informe le Conseil d′administration et le Conseil d′exploitation postale de ses activités en adressant aux Présidents de ces organes, entre autres, un compte rendu analytique de ses réunions ainsi que ses recommandations et avis.
2. Le Comité consultatif fait au Conseil d′administration un rapport d′activité annuel et en envoie un exemplaire au Conseil d′exploitation postale. Ce rapport est inclus dans la documentation du Conseil d′administration fournie aux Pays-membres de l′Union, à leurs opérateurs désignés et aux Unions restreintes, conformément à l′article 111.
3. Le Comité consultatif fait au Congrès un rapport sur l′ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés au moins deux mois avant l′ouverture du Congrès.
Chapitre II
Bureau international
Section 1
Election et attributions du Directeur général et du Vice-Directeur général
Article 126
Election du Directeur général et du Vice-Directeur général
1. Le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international sont élus par le Congrès pour la période séparant deux Congrès successifs, la durée minimale de leur mandat étant de quatre ans. Leur mandat est renouvelable une seule fois. Sauf décision contraire du Congrès, la date de leur entrée en fonctions est fixée au 1er janvier de l′année qui suit le Congrès.
2. Au moins sept mois avant l′ouverture du Congrès, le Directeur général du Bureau international adresse une note aux Gouvernements des Pays-membres en les invitant à présenter les candidatures éventuelles pour les postes de Directeur général et de Vice-Directeur général et en indiquant en même temps si le Directeur général ou le Vice-Directeur général en fonctions sont intéressés au renouvellement éventuel de leur mandat initial. Les candidatures, accompagnées d′un curriculum vitae, doivent parvenir au Bureau international deux mois au moins avant l′ouverture du Congrès. Les candidats doivent être des ressortissants des Pays-membres qui les présentent. Le Bureau international élabore la documentation nécessaire pour le Congrès. L′élection du Directeur général et celle du Vice-Directeur général ont lieu au scrutin secret, la première élection portant sur le poste de Directeur général.
3. En cas de vacance du poste de Directeur général, le Vice-Directeur général assume les fonctions de Directeur général jusqu′à la fin du mandat prévu pour celui-ci; il est éligible à ce poste et est admis d′office comme candidat, sous réserve que son mandat initial en tant que Vice-Directeur général n′ait pas déjà été renouvelé une fois par le Congrès précédent et qu′il déclare son intérêt à être considéré comme candidat au poste de Directeur général.
4. En cas de vacance simultanée des postes de Directeur général et de Vice-Directeur général, le Conseil d′administration élit, sur la base des candidatures reçues à la suite d′une mise au concours, un Vice-Directeur général pour la période allant jusqu′au prochain Congrès. Pour la présentation des candidatures, les dispositions prévues sous 2 s′appliquent par analogie.
5. En cas de vacance du poste de Vice-Directeur général, le Conseil d′administration charge, sur proposition du Directeur général, un des Directeurs de grade D 2 au Bureau international d′assumer, jusqu′au prochain Congrès, les fonctions de Vice-Directeur général.
Article 127
Attributions du Directeur général
1. Le Directeur général organise, administre et dirige le Bureau international, dont il est le représentant légal.
2. En ce qui concerne le classement des postes, les nominations et les promotions:
2.1 le Directeur général est compétent pour classer les postes des grades G 1 à D 2 et pour nommer et promouvoir les fonctionnaires dans ces grades;
2.2 pour les nominations dans les grades P 1 à D 2, il doit prendre en considération les qualifications professionnelles des candidats recommandés par les Pays-membres dont ils ont la nationalité, ou dans lesquels ils exercent leur activité professionnelle, en tenant compte d′une équitable répartition géographique continentale et des langues. Les postes de grade D 2 doivent, dans toute la mesure possible, être pourvus par des candidats provenant de régions différentes et d′autres régions que celles dont le Directeur général et le Vice-Directeur général sont originaires, compte tenu de la considération dominante de l′efficacité du Bureau international. Dans le cas de postes exigeant des qualifications spéciales, le Directeur général peut s′adresser à l′extérieur;
2.3 il tient également compte, lors de la nomination d′un nouveau fonctionnaire, de ce qu′en principe les personnes qui occupent les postes des grades D 2, D 1 et P 5 doivent être des ressortissants de différents Pays-membres de l′Union;
2.4 lors de la promotion d′un fonctionnaire du Bureau international aux grades D 2, D 1 et P 5, il n′est pas tenu à l′application du même principe visé sous 2.3;
2.5 les exigences d′une équitable répartition géographique et des langues passent après le mérite dans le processus de recrutement;
2.6 le Directeur général informe le Conseil d′administration une fois par an des nominations et des promotions aux grades P 4 à D 2.
3. En outre, le Directeur général a les attributions suivantes:
3.1 assurer les fonctions de dépositaire des Actes de l′Union et d′intermédiaire dans la procédure d′adhésion et d′admission à l′Union ainsi que de sortie de celle-ci;
3.2 notifier les décisions prises par le Congrès à tous les Gouvernements des Pays-membres;
3.3 notifier à l′ensemble des Pays-membres et à leurs opérateurs désignés les Règlements arrêtés ou révisés par le Conseil d′exploitation postale;
3.4 préparer le projet de budget annuel de l′Union au niveau le plus bas possible compatible avec les besoins de l′Union et le soumettre en temps opportun à l′examen du Conseil d′administration; communiquer le budget aux Pays-membres de l′Union après l′approbation du Conseil d′administration et l′exécuter;
3.5 exécuter les activités spécifiques demandées par les organes de l′Union et celles que lui attribuent les Actes;
3.6 prendre les initiatives visant à réaliser les objectifs fixés par les organes de l′Union, dans le cadre de la politique établie et des fonds disponibles;
3.7 soumettre des suggestions et des propositions au Conseil d′administration ou au Conseil d′exploitation postale;
3.8 après la clôture du Congrès, présenter au Conseil d′exploitation postale les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, conformément au Règlement intérieur du Conseil d′exploitation postale;
3.9 préparer, à l′intention du Conseil d′administration et sur la base des directives données par les Conseils, le projet de stratégie à soumettre au Congrès;
3.10 établir, pour approbation par le Conseil d′administration, un rapport quadriennal sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l′Union approuvée par le Congrès précédent, qui sera soumis au Congrès suivant;
3.11 assurer la représentation de l′Union;
3.12 servir d′intermédiaire dans les relations entre:
3.12.1 l′UPU et les Unions restreintes;
3.12.2 l′UPU et l′Organisation des Nations Unies;
3.12.3 l′UPU et les organisations internationales dont les activités présentent un intérêt pour l′Union;
3.12.4 l′UPU et les organismes internationaux, associations ou entreprises que les organes de l′Union souhaitent consulter ou associer à leurs travaux;
3.13 assumer la fonction de Secrétaire général des organes de l′Union et veiller à ce titre, compte tenu des dispositions spéciales du présent Règlement, notamment:
3.13.1 à la préparation et à l′organisation des travaux des organes de l′Union;
3.13.2 à l′élaboration, à la production et à la distribution des documents et des rapports et procès-verbaux;
3.13.3 au fonctionnement du secrétariat durant les réunions des organes de l′Union;
3.14 assister aux séances des organes de l′Union et prendre part aux délibérations sans droit de vote, avec la possibilité de se faire représenter.
Article 128
Attributions du Vice-Directeur général
1. Le Vice-Directeur général assiste le Directeur général et il est responsable devant lui.
2. En cas d′absence ou empêchement du Directeur général, le Vice-Directeur général exerce les pouvoirs de celui-ci. Il en est de même dans le cas de vacance du poste de Directeur général visé à l′article 126.3.
Section 2
Secrétariat des organes de l′Union et du
Comité consultatif
Article 129
Généralités
1. Le secrétariat des organes de l′Union et du Comité consultatif est assuré par le Bureau international sous la responsabilité du Directeur général.
Article 130
Préparation et distribution des documents des organes de l′Union
1. Le Bureau international prépare et met à disposition sur le site Internet de l′UPU tous les documents publiés à l′occasion de chaque session. Le Bureau international signale également la publication d′un nouveau document électronique sur le site Internet de l′UPU au moyen d′un système efficace prévu à cet effet.
Article 131
Liste des Pays-membres (Const. 2)
1. Le Bureau international établit et tient à jour la liste des Pays-membres de l′Union en y indiquant leur classe de contribution, leur groupe géographique et leur situation par rapport aux Actes de l′Union.
Article 132
Renseignements. Avis. Demandes d′explication et de modification
des Actes. Enquêtes. Intervention dans la liquidation des comptes
(Const. 20; Règl. gén. 139, 140, 143)
1. Le Bureau international se tient en tout temps à la disposition du Conseil d′administration, du Conseil d′exploitation postale, des Pays-membres et de leurs opérateurs désignés pour leur fournir tous renseignements utiles sur les questions relatives au service.
2. Il est chargé, notamment, de réunir, de coordonner, de publier et de distribuer les renseignements de toute nature qui intéressent le service postal international; d′émettre, à la demande des parties en cause, un avis sur les questions litigieuses; de donner suite aux demandes d′explication et de modification des Actes de l′Union et, en général, de procéder aux études et aux travaux de rédaction ou de documentation que lesdits Actes lui attribuent ou dont il serait saisi dans l′intérêt de l′Union.
3. Il procède également aux enquêtes qui sont demandées par les Pays-membres et par leurs opérateurs désignés en vue de connaître l′opinion des autres Pays-membres et de leurs opérateurs désignés sur une question déterminée. Le résultat d′une enquête ne revêt pas le caractère d′un vote et ne lie pas formellement.
4. Il peut intervenir à titre d′office de compensation, dans la liquidation des comptes de toute nature relatifs au service postal.
5. Le Bureau international assure la confidentialité et la sécurité des données commerciales fournies par les Pays-membres et/ou leurs opérateurs désignés pour l′exécution de ses tâches résultant des Actes ou décisions de l′Union.
Article 133
Coopération technique (Const. 1)
1. Le Bureau international est chargé, dans le cadre de la coopération technique internationale, de développer l′assistance technique postale sous toutes ses formes.
Article 134
Formules fournies par le Bureau international (Const. 20)
1. Le Bureau international est chargé de faire confectionner les coupons-réponse internationaux et d′en approvisionner, au prix de revient, les Pays-membres ou leurs opérateurs désignés qui en font la demande.
Article 135
Actes des Unions restreintes et arrangements spéciaux (Const. 8)
1. Deux exemplaires des Actes des Unions restreintes et des arrangements spéciaux conclus en application de l′article 8 de la Constitution sont transmis au Bureau international par les bureaux de ces Unions ou, à défaut, par une des parties contractantes.
2. Le Bureau international veille à ce que les Actes des Unions restreintes et les arrangements spéciaux ne prévoient pas des conditions moins favorables pour le public que celles qui sont prévues dans les Actes de l′Union. Il signale au Conseil d′administration toute irrégularité constatée en vertu de la présente disposition.
3. Le Bureau international informe les Pays-membres et leurs opérateurs désignés de l′existence des Unions restreintes et des arrangements spéciaux indiqués ci-dessus.
Article 136
Revue de l′Union
1. Le Bureau international rédige, à l′aide des documents qui sont mis à sa disposition, une revue en langues allemande, anglaise, arabe, chinoise, espagnole, française et russe.
Article 137
Rapport annuel sur les activités de l′Union (Const. 20, Règl. gén. 107.1.24)
1. Le Bureau international fait, sur les activités de l′Union, un rapport annuel qui est communiqué, après approbation par le Comité de gestion du Conseil d′administration, aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, aux Unions restreintes et à l′Organisation des Nations Unies.
Chapitre III
Présentation, examen des propositions, notification des décisions adoptées
et mise en vigueur des Règlements et autres décisions adoptées
Article 138
Procédure de présentation des propositions au Congrès (Const. 29)
1. Sous réserve des exceptions prévues sous 2 et 5, la procédure ci-après règle l′introduction des propositions de toute nature à soumettre au Congrès par les Pays-membres:
1.1 sont admises les propositions qui parviennent au Bureau international au moins six mois avant la date fixée pour le Congrès;
1.2 aucune proposition d′ordre rédactionnel n′est admise pendant la période de six mois qui précède la date fixée pour le Congrès;
1.3 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l′intervalle compris entre six et quatre mois avant la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins deux Pays-membres;
1.4 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l′intervalle compris entre quatre et deux mois qui précède la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins huit Pays-membres; les propositions qui parviennent ultérieurement ne sont plus admises;
1.5 les déclarations d′appui doivent parvenir au Bureau international dans le même délai que les propositions qu′elles concernent.
2. Les propositions concernant la Constitution ou le Règlement général doivent parvenir au Bureau international six mois au moins avant l′ouverture du Congrès; celles qui parviennent postérieurement à cette date mais avant l′ouverture du Congrès ne peuvent être prises en considération que si le Congrès en décide ainsi à la majorité des deux tiers des pays représentés au Congrès et si les conditions prévues sous 1 sont respectées.
3. Chaque proposition ne doit avoir en principe qu′un objectif et ne contenir que les modifications justifiées par cet objectif. De même, chaque proposition susceptible d′entraîner des dépenses substantielles pour l′Union doit être accompagnée de son impact financier préparé par le Pays-membre auteur, en consultation avec le Bureau international, afin de déterminer les ressources financières nécessaires à son exécution.
4. Les propositions d′ordre rédactionnel sont munies, en tête, de la mention «Proposition d′ordre rédactionnel» par les Pays-membres qui les présentent et publiées par le Bureau international sous un numéro suivi de la lettre R. Les propositions non munies de cette mention mais qui, de l′avis du Bureau international, ne touchent que la rédaction sont publiées avec une annotation appropriée; le Bureau international établit une liste de ces propositions à l′intention du Congrès.
5. La procédure prescrite sous 1 et 4 ne s′applique ni aux propositions concernant le Règlement intérieur des Congrès ni aux amendements à des propositions déjà faites.
Article 139
Procédure de présentation des propositions modifiant la
Convention et les Arrangements entre deux Congrès
1. Pour être prise en considération, chaque proposition concernant la Convention ou les Arrangements et introduite par un Pays-membre entre deux Congrès doit être appuyée par au moins deux autres Pays-membres. Ces propositions restent sans suite lorsque le Bureau international ne reçoit pas, en même temps, les déclarations d′appui nécessaires.
2. Ces propositions sont adressées aux autres Pays-membres par l′intermédiaire du Bureau international.
Article 140
Examen des propositions modifiant la Convention et les
Arrangements entre deux Congrès
1. Toute proposition concernant la Convention, les Arrangements et leurs Protocoles finals est soumise à la procédure suivante: lorsqu′un Pays-membre a envoyé une proposition au Bureau international, ce dernier la transmet à tous les Pays-membres pour examen. Ceux-ci disposent d′un délai de deux mois pour examiner la proposition et, le cas échéant, pour faire parvenir leurs observations au Bureau international. Les amendements ne sont pas admis. A la fin de ce délai de deux mois, le Bureau international transmet aux Pays-membres toutes les observations qu′il a reçues et invite chaque Pays-membre ayant le droit de vote à voter pour ou contre la proposition. Les Pays-membres qui n′ont pas fait parvenir leur vote dans un délai de deux mois sont considérés comme s′étant abstenus. Les délais précités comptent à partir de la date des circulaires du Bureau international.
2. Si la proposition concerne un Arrangement ou son Protocole final, seuls les Pays-membres qui sont parties à cet Arrangement peuvent prendre part aux opérations indiquées sous 1.
Article 141
Procédure de présentation au Conseil d′exploitation postale
des propositions concernant l′élaboration des nouveaux Règlements
compte tenu des décisions prises par le Congrès
1. Les Règlements de la Convention postale universelle et de l′Arrangement concernant les services postaux de paiement sont arrêtés par le Conseil d′exploitation postale, compte tenu des décisions prises par le Congrès.
2. Les propositions de conséquence aux amendements qu′il est proposé d′apporter à la Convention ou à l′Arrangement concernant les services postaux de paiement doivent être soumises au Bureau international en même temps que les propositions au Congrès auxquelles elles se rapportent. Elles peuvent être soumises par un seul Pays-membre, sans l′appui des autres Pays-membres. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant le Congrès.
3. Les autres propositions concernant les Règlements, censées être examinées par le Conseil d′exploitation postale en vue de l′élaboration des nouveaux Règlements dans les six mois suivant le Congrès, doivent être soumises au Bureau international au moins deux mois avant le Congrès.
4. Les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, qui sont soumises par les Pays-membres, doivent parvenir au Bureau international au plus tard deux mois avant l′ouverture du Conseil d′exploitation postale. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, au plus tard un mois avant l′ouverture du Conseil d′exploitation postale.
Article 142
Modification des Règlements par le Conseil d′exploitation postale
1. Les propositions de modification aux Règlements sont traitées par le Conseil d′exploitation postale.
2. Aucun appui d′un Pays-membre n′est exigé pour toute présentation d′une proposition de modification aux Règlements.
3. Cette proposition de modification n′est prise en considération que si le Conseil d′exploitation postale en approuve l′urgente nécessité.
Article 143
Notification des décisions adoptées entre deux Congrès
(Const. 29, Règl. gén. 139, 140, 142)
1. Les modifications apportées à la Convention, aux Arrangements et aux Protocoles finals de ces Actes sont consacrées par une notification du Directeur général du Bureau international aux Gouvernements des Pays-membres.
2. Les modifications apportées par le Conseil d′exploitation postale aux Règlements et à leurs Protocoles finals sont notifiées aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés par le Bureau international. Il en est de même des interprétations visées à l′article 38.3.2 de la Convention et aux dispositions correspondantes des Arrangements.
Article 144
Mise en vigueur des Règlements et des autres
décisions adoptés entre deux Congrès
1. Les Règlements entrent en vigueur à la même date et ont la même durée que les Actes issus du Congrès.
2. Sous réserve des dispositions sous 1, les décisions de modification des Actes de l′Union qui sont adoptées entre deux Congrès ne sont exécutoires que trois mois, au moins, après leur notification.
Chapitre IV
Finances
Article 145
Fixation des dépenses de l′Union (Const. 21)
1. Sous réserve des dispositions prévues sous 2 à 6, les dépenses annuelles afférentes aux activités des organes de l′Union ne doivent pas dépasser la somme de 37 235 000 CHF pour les années 2013 à 2016.
2. Les dépenses afférentes à la réunion du prochain Congrès (déplacement du secrétariat, frais de transport, frais d′installation technique de l′interprétation simultanée, frais de reproduction des documents durant le Congrès, etc.) ne doivent pas dépasser la limite de 2 900 000 CHF.
3. Le Conseil d′administration est autorisé à dépasser les limites fixées sous 1 et 2 pour tenir compte des augmentations des échelles de traitement, des contributions au titre des pensions ou indemnités, y compris les indemnités de poste, admises par les Nations Unies pour être appliquées à leur personnel en fonctions à Genève.
4. Le Conseil d′administration est également autorisé à ajuster, chaque année, le montant des dépenses autres que celles relatives au personnel en fonction de l′indice suisse des prix à la consommation.
5. Par dérogation aux dispositions prévues sous 1, le Conseil d′administration, ou en cas d′extrême urgence le Directeur général, peut autoriser un dépassement des limites fixées pour faire face aux réparations importantes et imprévues du bâtiment du Bureau international, sans toutefois que le montant du dépassement puisse excéder 125 000 CHF par année.
6. Si les crédits prévus sous 1 et 2 se révèlent insuffisants pour assurer le bon fonctionnement de l′Union, ces limites ne peuvent être dépassées qu′avec l′approbation de la majorité des Pays-membres de l′Union. Toute consultation doit comporter un exposé complet des faits justifiant une telle demande.
Article 146
Règlement des contributions des Pays-membres
1. Les pays qui adhèrent à l′Union ou qui sont admis en qualité de membres de l′Union ainsi que ceux qui sortent de l′Union doivent acquitter leur cotisation pour l′année entière au cours de laquelle leur admission ou leur sortie devient effective.
2. Les Pays-membres paient à l′avance leur part contributive aux dépenses annuelles de l′Union, sur la base du budget arrêté par le Conseil d′administration. Ces parts contributives doivent être payées au plus tard le premier jour de l′exercice financier auquel se rapporte le budget. Passé ce terme, les sommes dues sont productives d′intérêts au profit de l′Union, à raison de 6% par an à partir du quatrième mois.
3. Lorsque les arriérés de contributions obligatoires hors intérêts dues à l′Union par un Pays-membre sont égaux ou supérieurs à la somme des contributions de ce Pays-membre pour les deux exercices financiers précédents, ce Pays-membre peut céder irrévocablement à l′Union tout ou partie de ses créances sur d′autres Pays-membres, selon les modalités fixées par le Conseil d′administration. Les conditions de cession de créances sont à définir selon un accord convenu entre le Pays-membre, ses débiteurs/créanciers et l′Union.
4. Les Pays-membres qui, pour des raisons juridiques ou autres, sont dans l′impossibilité d′effectuer une telle cession s′engagent à conclure un plan d′amortissement de leurs comptes arriérés.
5. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le recouvrement des arriérés de contributions obligatoires dues à l′Union ne pourra pas s′étendre à plus de dix années.
6. Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d′administration peut libérer un Pays-membre de tout ou partie des intérêts dus si celui-ci s′est acquitté, en capital, de l′intégralité de ses dettes arriérées.
7. Un Pays-membre peut également être libéré, dans le cadre d′un plan d′amortissement de ses comptes arriérés approuvé par le Conseil d′administration, de tout ou partie des intérêts accumulés ou à courir; la libération est toutefois subordonnée à l′exécution complète et ponctuelle du plan d′amortissement dans un délai convenu de dix ans au maximum.
8. Les dispositions mentionnées sous 3 à 7 s′appliquent par analogie aux frais de traduction facturés par le Bureau international aux Pays-membres affiliés aux groupes linguistiques.
Article 147
Insuffisance de trésorerie
1. Il est constitué, auprès de l′Union, un fonds de réserve afin de pallier les insuffisances de trésorerie. Son montant est fixé par le Conseil d′administration. Il est alimenté en premier lieu par les excédents budgétaires. Il peut servir également à équilibrer le budget ou à réduire le montant des contributions des Pays-membres.
2. En cas d′insuffisances passagères de trésorerie de l′Union, le Gouvernement de la Confédération suisse fait, à court terme, les avances nécessaires à l′Union selon des conditions fixées dans un commun accord.
Article 148
Contrôle de la tenue des comptes financiers et comptabilité
1. Le Gouvernement de la Confédération suisse surveille sans frais la tenue des comptes financiers ainsi que la comptabilité du Bureau international dans les limites des crédits fixés par le Congrès.
Article 149
Sanctions automatiques
1. Tout Pays-membre étant dans l′impossibilité d′effectuer la cession prévue à l′article 146.3 et qui n′accepte pas de se soumettre à un plan d′amortissement proposé par le Bureau international conformément à l′article 146.4, ou ne le respecte pas perd automatiquement son droit de vote au Congrès et dans les réunions du Conseil d′administration et du Conseil d′exploitation postale et n′est plus éligible à ces deux Conseils.
2. Les sanctions automatiques sont levées d′office et avec effet immédiat dès que le Pays-membre concerné s′est acquitté entièrement de ses arriérés de contributions obligatoires dues à l′Union, en capital et intérêts, ou qu′il accepte de se soumettre à un plan d′amortissement de ses comptes arriérés.
Article 150
Classes de contribution
(Const. 21, Règl. gén. 131, 145, 146, 147, 148)
1. Les Pays-membres contribuent à la couverture des dépenses de l′Union selon la classe de contribution à laquelle ils appartiennent. Ces classes sont les suivantes:
classe de 50 unités;
classe de 45 unités;
classe de 40 unités;
classe de 35 unités;
classe de 30 unités;
classe de 25 unités;
classe de 20 unités;
classe de 15 unités;
classe de 10 unités;
classe de 5 unités;
classe de 3 unités;
classe de 1 unité;
classe de 0,5 unité, réservée aux pays les moins avancés énumérés par l′Organisation des Nations Unies et à d′autres pays désignés par le Conseil d′administration.
2. Outre les classes de contribution énumérées sous 1, tout Pays-membre peut choisir de payer un nombre d′unités de contribution supérieur à la classe de contribution à laquelle il appartient durant une période minimale équivalente à celle située entre deux Congrès. Ce changement est annoncé au plus tard lors du Congrès. A la fin de la période entre deux Congrès, le Pays-membre revient automatiquement à son nombre d′unités de contribution d′origine, sauf s′il décide de continuer à payer un nombre d′unités de contribution supérieur. Le paiement de contributions supplémentaires augmente d′autant les dépenses.
3. Les Pays-membres sont rangés dans l′une des classes de contribution précitées au moment de leur admission ou de leur adhésion à l′Union, selon la procédure visée à l′article 21.4 de la Constitution.
4. Les Pays-membres peuvent se ranger ultérieurement dans une classe de contribution inférieure, à la condition que la demande de changement soit envoyée au Bureau international au moins deux mois avant l′ouverture du Congrès. Le Congrès donne un avis non contraignant au sujet de ces demandes de changement de classe de contribution. Le Pays-membre est libre de suivre l′avis du Congrès. La décision finale du Pays-membre est transmise au Secrétariat du Bureau international avant la fin du Congrès. Cette demande de changement prend effet à la date de mise en vigueur des dispositions financières arrêtées par le Congrès. Les Pays-membres qui n′ont pas fait connaître leur souhait de changer de classe de contribution dans les délais prescrits sont maintenus dans la classe de contribution à laquelle ils appartenaient jusqu′alors.
5. Les Pays-membres ne peuvent pas exiger d′être déclassés de plus d′une classe à la fois.
6. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles telles que des catastrophes naturelles nécessitant des programmes d′aide internationale, le Conseil d′administration peut autoriser un déclassement temporaire d′une classe, une seule fois entre deux Congrès, à la demande d′un Pays-membre si celui-ci apporte la preuve qu′il ne peut plus maintenir sa contribution selon la classe initialement choisie. Dans les mêmes circonstances, le Conseil d′administration peut également autoriser le déclassement temporaire de Pays-membres n′appartenant pas à la catégorie des pays les moins avancés et déjà rangés dans la classe de 1 unité en les faisant passer dans la classe de 0,5 unité.
7. En application des dispositions prévues sous 6, le déclassement temporaire peut être autorisé par le Conseil d′administration pour une période maximale de deux ans ou jusqu′au prochain Congrès, si celui-ci a lieu avant la fin de cette période. A l′expiration de la période fixée, le pays concerné réintègre automatiquement sa classe initiale.
8. Par dérogation aux dispositions sous 4 et 5, les surclassements ne sont soumis à aucune restriction.
Article 151
Paiement des fournitures du Bureau international (Règl. gén. 134)
1. Les fournitures livrées à titre onéreux par le Bureau international aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés sont payées dans le plus bref délai possible, et au plus tard dans les six mois à partir du premier jour du mois suivant celui de l′envoi du compte par ledit Bureau. Les sommes dues sont productives de 5% d′intérêts par an au profit de l′Union, à compter du jour de l′expiration de ce délai.
Article 152
Organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs
1. Sous réserve de l′approbation du Conseil d′administration, le Conseil d′exploitation postale est habilité à établir un certain nombre d′organes subsidiaires financés par les utilisateurs, à titre volontaire, pour organiser des activités opérationnelles, commerciales, techniques et économiques relevant de ses compétences, conformément à l′article 18 de la Constitution, mais ne pouvant pas être financées par le budget ordinaire.
2. Concernant la création d′un tel organe relevant du Conseil d′exploitation postale, ce dernier décide du cadre de référence pour les statuts dudit organe, en tenant dûment compte des règles et des principes fondamentaux régissant l′organisation intergouvernementale qu′est l′Union postale universelle, et le soumet au Conseil d′administration pour approbation. Le cadre de référence inclut les éléments suivants:
2.1 Mandat.
2.2 Composition, y compris les catégories des membres de l′organe.
2.3 Règles de prise de décisions, y compris en ce qui concerne la structure interne et les relations de l′organe considéré avec d′autres organes de l′UPU.
2.4 Principes de vote et de représentation.
2.5 Financement (souscription, frais d′utilisation, etc.).
2.6 Composition du secrétariat et de la structure de gestion.
3. Chaque organe subsidiaire financé par les utilisateurs organise ses activités de manière autonome dans le cadre de référence décidé par le Conseil d′exploitation postale et approuvé par le Conseil d′administration et prépare un rapport annuel sur ses activités à soumettre au Conseil d′exploitation postale pour approbation.
4. Le Conseil d′administration établit les règles concernant les frais d′appui que les organes subsidiaires financés par les utilisateurs devraient verser au budget ordinaire. Il publie ces règles dans le Règlement financier de l′Union.
5. Le Directeur général du Bureau international administre le secrétariat des organes subsidiaires financés par les utilisateurs conformément aux Statuts et Règlements concernant le personnel approuvés par le Conseil d′administration et applicables au personnel recruté pour ces organes. Le secrétariat des organes subsidiaires fait partie intégrante du Bureau international.
6. Les informations concernant les organes subsidiaires financés par les utilisateurs établis conformément au présent article sont portées à la connaissance du Congrès une fois ces organes créés.
Chapitre V
Arbitrages
Article 153
Procédure d′arbitrage (Const. 32)
1. En cas de différend entre Pays-membres à régler par jugement arbitral, chaque Pays-membre doit informer l′autre partie, par écrit, de l′objet du différend et lui faire part de sa volonté d′entamer une procédure d′arbitrage, au moyen d′une notification à cet effet.
2. Si le différend porte sur des questions de nature opérationnelle ou technique, chacun des Pays-membres peut demander à son opérateur désigné d′intervenir conformément à la procédure décrite ci-après et déléguer ce pouvoir à son opérateur. Le Pays-membre concerné est informé du déroulement et des résultats de la procédure. Les Pays-membres ou les opérateurs désignés concernés sont dénommés ci-après «parties à l′arbitrage».
3. Les parties à l′arbitrage choisissent de désigner un ou trois arbitres.
4. Si les parties à l′arbitrage choisissent de désigner trois arbitres, chaque partie choisit un Pays-membre ou un opérateur désigné non directement impliqué dans le différend pour agir en qualité d′arbitre, conformément aux dispositions prévues sous 2. Lorsque plusieurs Pays-membres et/ou opérateurs désignés font cause commune, ils ne comptent, pour l′application des présentes dispositions, que pour un seul.
5. Lorsque les parties conviennent de désigner trois arbitres, le troisième arbitre est désigné d′un commun accord entre les parties et ne doit pas nécessairement provenir d′un Pays-membre ou d′un opérateur désigné.
6. S′il s′agit d′un différend concernant l′un des Arrangements, les arbitres ne peuvent être désignés en dehors des Pays-membres qui participent à cet Arrangement.
7. Les parties à l′arbitrage peuvent s′entendre pour désigner un arbitre unique, qui ne doit pas nécessairement provenir d′un Pays-membre ou d′un opérateur désigné.
8. Si l′une des parties à l′arbitrage (ou les deux) ne désigne pas d′arbitre dans un délai de trois mois à compter de la date de la notification du lancement de la procédure d′arbitrage, le Bureau international, si la demande lui en est faite, provoque la désignation d′un arbitre par le Pays-membre défaillant ou en désigne un lui-même d′office. Le Bureau international n′interviendra pas dans les délibérations, sauf si les deux parties en font mutuellement la demande.
9. Les parties à l′arbitrage peuvent convenir d′un commun accord de régler le différend à tout moment avant qu′une décision ne soit prononcée par le ou les arbitres. Tout retrait doit être notifié par écrit au Bureau international dans les dix jours suivant la décision des parties de régler le différend. Si les parties conviennent de se retirer de la procédure d′arbitrage, le ou les arbitres perdent le pouvoir de statuer sur la question.
10. Le ou les arbitres sont tenus de statuer sur le différend sur la base des faits et des éléments dont ils disposent. Toutes les informations concernant le différend doivent être communiquées aux deux parties ainsi qu′à l′arbitre ou aux arbitres.
11. La décision du ou des arbitres est prise à la majorité des voix et notifiée au Bureau international et aux parties dans les six mois suivant la date de la notification du lancement de la procédure d′arbitrage.
12. La procédure d′arbitrage est confidentielle et seules une brève description du différend et la décision sont communiquées par écrit au Bureau international dans les dix jours suivant la notification de la décision aux parties.
13. La décision du ou des arbitres est définitive, contraignante pour les parties et sans appel.
14. Les parties à l′arbitrage appliquent la décision du ou des arbitres sans délai. Lorsqu′un Pays-membre délègue à son opérateur désigné le pouvoir d′engager la procédure d′arbitrage et de s′y conformer, il lui incombe de veiller à ce que l′opérateur désigné applique la décision du ou des arbitres.
Chapitre VI
Utilisation des langues au sein de l′Union
Article 154
Langues de travail du Bureau international
1. Les langues de travail du Bureau international sont le français et l′anglais.
Article 155
Langues utilisées pour la documentation, les
délibérations et la correspondance de service
1. Dans les documentations publiées par l′Union, les langues française, anglaise, arabe et espagnole sont utilisées. Sont également utilisées les langues allemande, chinoise, portugaise et russe, à condition que la production dans ces dernières langues se limite à la documentation de base la plus importante. D′autres langues sont également utilisées, à condition que les Pays-membres qui en font la demande en supportent tous les coûts.
2. Le ou les Pays-membres ayant demandé l′utilisation d′une langue autre que la langue officielle constituent un groupe linguistique.
3. La documentation est publiée par le Bureau international dans la langue officielle et dans les langues des groupes linguistiques constitués, soit directement, soit par l′intermédiaire des bureaux régionaux de ces groupes, conformément aux modalités convenues avec le Bureau international. La publication dans les différentes langues est faite selon le même modèle.
4. La documentation publiée directement par le Bureau international est, dans la mesure du possible, distribuée simultanément dans les différentes langues demandées.
5. Les correspondances entre les Pays-membres ou leurs opérateurs désignés et le Bureau international et entre ce dernier et des tiers peuvent être échangées en toute langue pour laquelle le Bureau international dispose d′un service de traduction.
6. Les frais de traduction vers une langue quelle qu′elle soit, y compris ceux résultant de l′application des dispositions prévues sous 5, sont supportés par le groupe linguistique ayant demandé cette langue. Les Pays-membres utilisant la langue officielle versent, au titre de la traduction des documents non officiels, une contribution forfaitaire dont le montant par unité contributive est égal à celui supporté par les Pays-membres ayant recours à l′autre langue de travail du Bureau international. Tous les autres frais afférents à la fourniture des documents sont supportés par l′Union. Le plafond des frais à supporter par l′Union pour la production des documents en allemand, chinois, portugais et russe est fixé par une résolution du Congrès.
7. Les frais à supporter par un groupe linguistique sont répartis entre les membres de ce groupe proportionnellement à leur contribution aux dépenses de l′Union. Ces frais peuvent être répartis entre les membres du groupe linguistique selon une autre clé de répartition, à condition que les Pays-membres intéressés s′entendent à ce sujet et notifient leur décision au Bureau international par l′intermédiaire du porte-parole du groupe.
8. Le Bureau international donne suite à tout changement de choix de langue demandé par un Pays-membre après un délai qui ne doit pas dépasser deux ans.
9. Pour les délibérations des réunions des organes de l′Union, les langues française, anglaise, espagnole, russe et arabe sont admises, moyennant un système d′interprétation – avec ou sans équipement électronique – dont le choix est laissé à l′appréciation des organisateurs de la réunion après consultation du Directeur général du Bureau international et des Pays-membres intéressés.
10. D′autres langues sont également autorisées pour les délibérations et les réunions indiquées sous 9.
11. Les délégations qui emploient d′autres langues assurent l′interprétation simultanée en l′une des langues mentionnées sous 9, soit par le système indiqué au même paragraphe, lorsque les modifications d′ordre technique nécessaires peuvent y être apportées, soit par des interprètes particuliers.
12. Les frais des services d′interprétation sont répartis entre les Pays-membres utilisant la même langue dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l′Union. Toutefois, les frais d′installation et d′entretien de l′équipement technique sont supportés par l′Union.
13. Les Pays-membres et/ou leurs opérateurs désignés peuvent s′entendre au sujet de la langue à employer pour la correspondance de service dans leurs relations réciproques. A défaut d′une telle entente, la langue à employer est le français.
Chapitre VII
Dispositions finales
Article 156
Conditions d′approbation des propositions concernant le Règlement général
1. Pour devenir exécutoires, les propositions soumises au Congrès et relatives au présent Règlement général doivent être approuvées par la majorité des Pays-membres représentés au Congrès et ayant le droit de vote. Les deux tiers au moins des Pays-membres de l′Union ayant le droit de vote doivent être présents au moment du vote.
Article 157
Propositions concernant les Accords avec
l′Organisation des Nations Unies (Const. 9)
1. Les conditions d′approbation visées à l′article 156 s′appliquent également aux propositions tendant à modifier les Accords conclus entre l′Union postale universelle et l′Organisation des Nations Unies dans la mesure où ces Accords ne prévoient pas les conditions de modification des dispositions qu′ils contiennent.
Article 158
Modification, mise à exécution et durée du Règlement général
1. Les modifications adoptées par un Congrès font l′objet d′un protocole additionnel et, sauf décision contraire de ce Congrès, entrent en vigueur en même temps que les Actes renouvelés au cours du même Congrès.
2. Le présent Règlement général sera mis à exécution le 1er janvier 2014 et demeurera en vigueur pour une période indéterminée.
En foi de quoi, les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres ont signé le présent Règlement général en un exemplaire qui est déposé auprès du Directeur général du Bureau international. Une copie en sera remise à chaque Partie par le Bureau international de l′Union postale universelle.
Fait à Doha, le 11 octobre 2012.
Voir les signatures ci-après.