Scrisoarea FPS nr.17-6/3-12/197-1021 din 26.03.2008 privind corectitudinea utilizării maşinilor de casă şi control (MCC)

INSPECTORATUL FISCAL PRINCIPAL DE STAT
PE LÎNGĂ MINISTERUL FINANŢELOR

Scrisoarea Inspectoratului Fiscal Principal de Stat

 (în vigoare 26.03.2008) 

nr.17-6/3-12/197-1021 din 26.03.2008

"Contabilitate şi audit", 2008, nr.4, pag.117

* * *

Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, în scopul soluţionării corecte de către contribuabili - utilizatori ai maşinilor de casă şi control (MCC) a unor cazuri particulare din domeniul exploatării MCC, explică următoarele.

1. Deseori contribuabilii se adresează cu întrebarea cum să procedeze în cazul în care se emite un bon de casă de o valoare "eronată" - din neatenţia sau lipsa dexterităţii vînzătorului (prestatorului, executantului) etc.

În acest context, menţionăm următoarele. Criterii pentru a califica că utilizatorul MCC a emis un bon de casă de o valoare "eronată" nu sînt. Mai mult decît atît, în conformitate cu pct.10 lit.b) al Regulamentului cu privire la aplicarea maşinilor de casă şi control pentru efectuarea decontărilor în numerar (Hotărîrea Guvernului nr.474 din 28 aprilie 1998 "Cu privire la aplicarea maşinilor de casă şi control cu memorie fiscală pentru efectuarea decontărilor în numerar", cu modificările şi completările ulterioare), se consideră că tranzacţia comercială nu este înregistrată în MCC dacă se emite bonul de casă de o valoare ce nu corespunde sumei real achitate.

De aceea, dacă utilizatorul MCC consideră că este emis un bon de casă de o valoare ce nu corespunde sumei real achitate (de o sumă mai mare), din greşeală, el va înregistra din nou tranzacţia, emiţînd bonul de casă corect.

La sfîrşitul perioadei de gestiune (conform programului de lucru) se emite raportul de închidere zilnică (Raportul Z) şi se efectuează înscrierea datelor respective în Registrul MCC (RMCC). Bonul de casă "eronat" şi explicaţiile respective se prezintă conducerii prin intermediul serviciului contabil (subdiviziune a entităţii răspunzătoare pentru organizarea şi ţinerea contabilităţii). În cazul în care conducerea entităţii acceptă lămuririle prezentate, serviciul contabil, în conformitate cu dispoziţia conducerii, va corecta înscrierea efectuată în baza Raportului Z.

Pentru aceasta se taie cu o linie înscrierea greşită, astfel ca înscrierea să poată fi citită. Urmează înscrierea nouă (Nr. raportului de închidere zilnică / Data raportului de închidere zilnică (subrîndul 1/subrîndul 2) al rubricii 2 nu se corectează, se transcrie din înscrierea menţionată) care corespunde corectării efectuate şi se confirmă prin semnătura persoanei abilitate, indicîndu-se şi data corectării.

La sfîrşitul anului calendaristic serviciul contabil va întocmi o Notă explicativă (în două exemplare) cu privire la corectările efectuate pe parcursul anului de gestiune, pentru fiecare din maşinile de casă şi control utilizate de entitate, în care se stipulează rulajele mijloacelor băneşti înregistrate în maşina de casă şi control concretă şi cele înscrise în RMCC respectiv, ţinînd cont de corectările efectuate (în perioada 1 ianuarie - 31 decembrie). Nota explicativă se aduce la cunoştinţa conducerii, se semnează de conducătorul şi contabilul-şef al entităţii şi se aplică pecetea entităţii, indicîndu-se data perfectării Notei. Un exemplar al Notei explicative se păstrează în RMCC respectiv.

Serviciul Fiscal de Stat la efectuarea controlului fiscal la entitate, în baza studiului suplimentar al benzilor de control emise de MCC respectivă, acceptă sau refuză acceptarea rulajelor băneşti corectate, menţionînd despre aceasta în actul de control (procesul-verbal).

2. O altă întrebare vizează obligativitatea emiterii raportului de închidere zilnică (Raportul Z) în cazul în care în perioada de gestiune (perioada de gestiune - zi de lucru sau schimb de zi (noapte), sau altă perioadă ce nu depăşeşte 24 ore) (conform programului de lucru) n-au fost înregistrate tranzacţii comerciale.

În conformitate cu Regulamentul cu privire la aplicarea maşinilor de casă şi control pentru efectuarea decontărilor în numerar (anexa nr.5 la Hotărîrea Guvernului "Cu privire la aplicarea maşinilor de casă şi control cu memorie fiscală pentru efectuarea decontărilor în numerar" nr.474 din 28 aprilie 1998, cu modificările şi completările ulterioare), normele de utilizare a MCC, de la momentul punerii în exploatare pînă la scoaterea lor din exploatare, precum şi acţiunile privind înregistrarea tranzacţiilor comerciale de către utilizatorii MCC sînt reglementate prin Regulamentul cu privire la modul de exploatare a maşinilor de casa şi control cu memorie fiscală (Monitorul Oficial nr.109-110 din 10 decembrie 1998, partea III, art.209, cu modificările şi completările ulterioare).

Menţionăm că, prin neaplicarea MCC urmează de înţeles neutilizarea de facto a MCC, adică de fapt neînregistrarea prin MCC măcar a unei tranzacţii comerciale şi neeliberarea bonului de casă respectiv (de suma tranzacţiei) consumatorului (inclusiv din motivele: lipsa MCC, MCC nu este pregătită de lucru, MCC nu este în stare bună de funcţionare (este defectată)).

Deoarece actele normative menţionate nu stabilesc acţiunile utilizatorului MCC în cazurile în care lipsesc tranzacţiile comerciale, vremelnic sau de lungă durată, şi nu sunt prevăzute procedee de conservare a MCC aflate în exploatare, utilizatorul urmează să se conducă de reglementările ce vizează activitatea zilnică (efectuarea de tranzacţii comerciale zilnic (conform programului de lucru)). Astfel, faptul că contribuabilul este pregătit pentru a utiliza MCC şi că MCC este în stare bună de funcţionare se dovedeşte documentar prin bonul (bonurile) de casă de valoarea zero (se recomandă de emis Raportul X [terminologia MCC]) care a (au) fost emis (e) la începutul perioadei de gestiune la verificarea funcţionalităţii MCC (inclusiv data şi ora verificării imprimate pe documentul emis).

În cazul în care contribuabilului îi este caracteristică activitatea ciclică (repetabilă), sezonieră sau de altă natură periodică în desfăşurarea tranzacţiilor comerciale, conducerea contribuabilului prin ordin, în scris, aprobă graficul (regimul) acestei activităţi. Luînd în consideraţie faptul că pentru MCC este necesar de asigurat asistenţa tehnică lunară, acest grafic trebuie să conţină şi această zi (de asemenea, se va emite Raportul X). Un exemplar al graficului aprobat, semnat de conducătorul şi contabilul-şef, pe care este aplicată pecetea contribuabilului, se transmite organului fiscal unde a fost înregistrată MCC, iar altul (similar autorizat) se păstrează în RMCC respectiv (nemijlocitul utilizator al MCC (numele, prenumele) efectuează înscrisul "Am făcut cunoştinţă" şi semnează, indicînd data).

Utilizatorul nemijlocit al MCC verifică funcţionalitatea MCC la începutul perioadei de gestiune indicată în grafic.

Dacă pînă la sfîrşitul perioadei de gestiune (iniţiate prin emiterea Raportului X) nu s-au efectuat tranzacţii comerciale, atunci operaţiunea de finalizare a gestiunii zilnice (emiterea raportului de închidere zilnică) poate să nu fie executată şi, prin urmare, înscrierea în RMCC nu se efectuează. Trebuie asigurată doar păstrarea Raportului X, care se lipeşte pentru păstrare pe formularul 3-III al RMCC.

Totodată, atenţionăm asupra obligaţiunii contribuabilului de a asigura păstrarea documentaţiei de exploatare pe toată perioada de exploatare a MCC, iar a rapoartelor de închidere zilnică (lipite în RMCC) şi a benzilor de control - nu mai puţin de 5 ani de la momentul emiterii acestora.