Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova\rOrdin nr.99 din 02.10.2002 referitor la aprobarea Instrucţiunii cu privire la condiţiile tehnice de păstrare a documentelor pe suport de hîrtie ale Fondului Arhivistic al Republicii Moldova

Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova Ordin referitor la aprobarea Instrucţiunii cu privire la condiţiile tehnice de păstrare a documentelor pe suport de hîrtie ale Fondului Arhivistic al Republicii Moldova Nr.99 din 02.10.2002 Monitorul Oficial al R.Moldova nr.178-181/409 din 27.12.2002 * * * În conformitate cu articolele 18 şi 40 ale Legii privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova şi în scopul perfecţionării în continuare a condiţiilor de păstrare a documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova ORDON: 1. A aproba Instrucţiunea cu privire la condiţiile tehnice de păstrare a documentelor pe suport de hîrtie ale Fondului Arhivistic al Republicii Moldova (se anexează). 2. Arhivele centrale, serviciile judeţene de arhivă, depozitele speciale de stat să asigure crearea condiţiilor pentru păstrarea documentelor de arhivă în conformitate cu cerinţele stabilite în Instrucţiune. 3. Condiţiile tehnice prevăzute în Instrucţiune sînt obligatorii şi pentru depozitele arhivelor ministerelor, departamentelor, altor persoane juridice care conform legislaţiei în vigoare păstrează documentele Fondului arhivistic de stat şi Fondului arhivistic obştesc. 4. Secţia dezvoltare a arhivisticii şi evidenţă de stat a documentelor să asigure controlul asupra îndepliniri prezentului ordin. DIRECTORUL SERVICIULUI DE STAT DE ARHIVĂ Vasile ISAC Chişinău, 2 octombrie 2002. Nr.99. APROBAT ÎNREGISTRAT prin ordinul Serviciului Ministerul Justiţiei al de Stat de Arhivă al Republicii Moldova Republicii Moldova ___________________ ___________________ nr.99 din 02.10.02 nr.309 din 6.12.2002 INSTRUCŢIUNE CU PRIVIRE LA CONDIŢIILE TEHNICE DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR PE SUPORT DE HÎRTIE ALE FONDULUI ARHIVISTIC AL REPUBLICII MOLDOVA Cerinţele Instrucţiunii se vor aplica documentelor dactilografiate, reprografice, tipărite, lizibile la maşină, pe suport de hîrtie şi manuscriselor executate pe coajă de mesteacăn, papirus, pergament, hîrtie cu folosirea vopselelor, cernelurilor, creioanelor, sigiliilor de ceară, ceară roşie, masticuri. Condiţiile prevăzute de către Instrucţiune sînt obligatorii pentru arhivele de stat, fondurile ramurale de stat, ministere, departamente şi organizaţii, care realizează păstrarea permanentă de stat a documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. 1. CLĂDIRILE DE ARHIVĂ 1.1. Documentele destinate păstrării de stat se depun şi se păstrează în clădiri special construite sau amenajate în acest scop sau în încăperi separate ale clădirilor. 1.2. Clădirile de arhivă trebuie să fie amplasate cît mai departe de obiectele cu pericol de incendiu (depozite de petrol, benzinării ş.a.) şi de obiecte industriale, ce poluează mediul ambiant cu gaze nocive şi praf. 1.3. Gradul de accesibilitate a zonei pentru construcţia clădirilor de arhivă se stabileşte luînd în considerare concluzia staţiei sanitaro-epidemiologice cu privire la gradul de poluare a aerului. 1.4. În zona de amplasare a clădirilor de arhivă concentraţia medie zilnică de impurităţi nocive în atmosferă nu trebuie să depăşească normele sanitare stabilite (mg/m3); hidrogen sulfurat - 0,008; clor - 0,03; bioxid de sulf - 0,05; oxizi de azot - 0,085; acid sulfuric - 0,1. 1.5. Clădirile de arhivă trebuie să fie rezistente la foc (categoria a doua de rezistenţă la foc, categoria de inflamabilitate "V"). 1.6. Clădirile de arhivă trebuie să fie dotate cu sisteme de semnalizare de pază şi protejate cu gratii duble de fereastră, cu acces din afară. 2. COMPLEX DE ÎNCĂPERI DE ARHIVĂ 2.1. Clădirea (grupul de clădiri) de arhivă trebuie să reprezinte un complex de încăperi principale şi auxiliare, destinate pentru a realiza obiectivele funcţionale ale arhivei privind păstrarea, prelucrarea, utilizarea documentelor şi a obiectivelor secundare cu caracter administrativ-gospodăresc, tehnic şi social. 2.2. Numărul, amplasarea, dotarea încăperilor cu destinaţie principală trebuie să asigure crearea relaţiilor reciproce raţionale între subdiviziunile funcţionale ale arhivei, integritatea documentelor în toate sectoarele de activitate cu acestea, respectarea normelor de protecţie a muncii, de tehnica securităţii şi sanitărie în producţie. 2.3. Încăperile cu destinaţie principală includ: - depozite; - încăperi de lucru ale lucrătorilor arhivei; - încăperi pentru primire şi păstrare temporară, aclimatizarea documentelor; - încăperi pentru izolarea,dezinfecţia şi dezinsecţia documentelor afectate; - încăperi pentru desprăfuirea şi restaurarea documentelor; - încăperi pentru reproducerea documentelor (microfilmare, electrofotocopiere, fotorestaurare); - încăperi pentru păstrarea documentelor de evidenţă şi a aparatului ştiinţific de informare; - complex de încăperi ale sălii de lectură (sală de lectură, serviciul de eliberare a documentelor, serviciul de sisteme de informare-căutare, depozit temporar); - bibliotecă ştiinţifică şi de informare (fond de informare şi documentare) cu depozit, cataloage, locuri pentru lectură; - cabinet metodic. 2.4. Depozite 2.4.1. Suprafaţa depozitelor de arhivă se stabileşte conform normelor următoare: plasarea a 250 dosare pe un metru pătrat suprafaţă sau 80 dosare pe un metru liniar stelaje. 2.4.2. Încăperile de depozit trebuie să fie amplasate la o distanţă maxim posibilă de mare de laboratoare, încăperile de producţie, sociale şi să nu dispună de canale de ventilaţie comune cu acestea. Depozitele se izolează de încăperile învecinate ale arhivei prin pereţi ignifugi şi planşeuri refractare de minimum 2 ore. 2.4.3. Nu se admite comasarea depozitelor şi a încăperilor de lucru cu oricare destinaţie. 2.4.4. Nu se admite amplasarea depozitelor în încăperi neîncălzite, umede, neamenajate, precum şi în încăperi cu sobe. 2.4.5. Depozitele trebuie să fie utilate cu sisteme de condiţionare a aerului care asigură multiplicitatea schimbării aerului de 2-3 ori, de menţinere a regimului optim de temperatură şi umiditate (p.4.4.1.), de purificare a aerului de impurităţi agresive şi praf. 2.4.6. Finisarea interioară a încăperilor de depozit trebuie să se execute cu materiale ce nu adună praf şi nu constituie surse de praf sau de substanţe chimice agresive. Condiţii analogice trebuie să fie înaintate faţă de toate materialele, utilizate la confecţionarea utilajului pentru depozite şi faţă de mijloacele de păstrare a documentelor. 2.4.7. Depozitele trebuie să fie utilate cu stelaje metalice fixe. Se admite exploatarea stelajelor fixe de lemn existente tratate cu compoziţii ignifuge. În încăperile cu regim optim de temperatură şi umiditate (p.4.4.1.) se admite utilizarea stelajelor metalice mobile. În calitate de utilaj auxiliar sau special pot fi folosite dulapuri de metal, safeuri, stelaje-dulap, precum şi compartimente - boxe fixe cu planşeuri şi poliţe de metal. 2.4.8. Nomenclatorul şi tipodimensiunile utilajului, precum şi distanţa dintre poliţele stelajelor (dulapurilor) se stabilesc în funcţie de sistemele şi mijloacele de păstrare aplicate, de particularităţile şi tipodimensiunile documentelor şi condiţiilor de amplasare a acestora (p.4.2.). 2.4.9. În depozitele cu iluminare naturală stelajele şi dulapurile se instalează perpendicular pereţilor cu goluri de fereastră. În depozitele fără ferestre stelajele şi dulapurile se instalează în funcţie de particularităţile încăperii, construcţia utilajului şi normele de amplasare a acestora. 2.4.10. Stelajele şi dulapurile fixe se instalează în depozite, respectînd următoarele norme de amplasare a utilajului: - distanţa dintre rîndurile de stelaje sau dulapuri (trecerea principală) - 120 cm; - distanţa (trecerea) dintre stelaje - 75 cm; - distanţa dintre peretele exterior al clădirii şi stelaje (dulapuri) paralele peretelui - 75 cm; - distanţa dintre pardoseală şi poliţa inferioară a stelajului sau dulapului de minimum 15 cm, în demisoluri - de minimum 30 cm. 2.4.11. Nu se admite amplasarea stelajelor, dulapurilor şi a altui utilaj pentru păstrarea documentelor strîns lipite de pereţii exteriori ai clădirii şi de sursele de căldură. 2.4.12. Nu se admite pozarea în încăperile de depozit a conductelor de alimentare cu apă şi de canalizare, precum şi de evacuare a apei industriale şi menajare. În încăperile de depozit instalaţia electrică trebuie să fie îngropată, prizele (de curent) pentru aparatura portativă (aspiratoare, becuri etc.) - ermetice sau semiermetice. Cordoanele aparatelor portative trebuie să dispună de izolaţie de cauciuc. Depozitele se dotează cu întrerupătoare electrice generale sau pentru fiecare etaj. Întrerupătoarele, panourile electrice de distribuire şi siguranţele se instalează în exteriorul depozitelor. 2.4.13. Încăperile de depozit trebuie să dispună de ieşiri comode de evacuare spre ascensoare şi casele scărilor. 2.4.14. La dotarea depozitelor cu sisteme de stingere a incendiilor se acordă prioritate utilizării substanţelor ce nu exercită acţiuni secundare distrugătoare asupra documentelor (freon, bioxid de carbon etc.). 2.5. Încăperile pentru primirea şi păstrarea temporară a documentelor trebuie să fie amplasate la primul etaj sau la demisolul clădirii. Amplasarea încăperii trebuie să asigure comodităţi de primire a documentelor depuse şi izolarea lor temporară în cadrul acestei încăperi. 2.6. Laboratoarele şi încăperile de producţie destinate pentru prelucrarea specială (aclimatizare, desprăfuire, restaurare, dezinfecţie, dezinsecţie) şi reproducerea (microfilmare, electrofotocopiere, fotorestaurare) documentelor trebuie să fie amplasate în cadrul unui singur complex teritorial, luînd în considerare specificul tehnic al tuturor lucrărilor menţionate şi reciprocitatea tehnică a anumitor sectoare. Încăperile de laborator şi cele de producţie ale complexului de încăperi ale arhivei trebuie să corespundă următoarelor condiţii: 2.6.1. Încăperile de laborator şi cele de producţie trebuie să fie cît mai departe maxim posibil de încăperile de depozit şi să nu dispună de canale de ventilaţie comune cu acestea. 2.6.2. În încăperile destinate prelucrării speciale şi reproducerii documentelor, trebuie să se asigure condiţii de activitate funcţională de producţie cu respectarea normelor de protecţie contra incendiilor, a regulamentelor de protecţie a muncii şi tehnică a securităţii. Încăperile menţionate trebuie să fie dotate cu încălzire centrală cu apă, alimentare cu apă rece şi caldă, ventilaţie generală prin refulare şi aspiraţie şi dispozitiv de aspiraţie locală în anumite puncte tehnologice (chiuvete - spălătoare, nişe de ventilaţie şi dulapuri de uscare, aparatură cu surse puternice de lumină, mese de restaurare, dulapuri şi mese pentru desprăfuire ş.a.). Utilajul tehnologic trebuie să fie dotat cu instalaţie electrică de putere cu fază 0 şi legare la pămînt. Instalaţia electrică în încăperile întunecate ale fotolaboratoarelor, în nişele de ventilaţie, pe mesele pentru restaurări, încăperile pentru dezinfecţie şi dezinsecţie trebuie să fie montate conform normelor şi regulilor pentru încăperi umede. Conţinutul de gaze şi aburi în aerul în laboratoare şi încăperile de producţie ale arhivei nu trebuie să depăşească concentraţiile limită unice maxim admisibile: (mg/m3) aceton - 200; amoniac - 20; benzen - 5; benzină - 300; decloretan - 10; xilen - 50; acid sulfuric - 1; acid acetic - 5; fenol - 0,3; ozon - 0,1; formaldehidă - 0,5. 2.6.3. Încăperile pentru dezinfecţie şi dezinsecţie, precum şi încăperile pentru desprăfuirea documentelor trebuie să fie prevăzute cu secţii curate şi murdare şi să se respecte direcţia deplasării materialelor afectate sau prăfuite din secţia murdară în secţia curată. Nu se admite comasarea sectorului de dezinfecţie şi a sectorului de dezinsecţie, precum şi a sectorului de desprăfuire şi a altor servicii ale arhivei în cadrul unei încăperi. 2.6.4. În cazul existenţei unui laborator central (zonal) de microfilmare şi restaurare care deserveşte cîteva arhive, lucrările principale de prelucrare specială şi reproducere a documentelor se execută în cadrul laboratorului zonal. În acest caz arhiva nu este prevăzută cu încăperi pentru dezinfecţie şi dezinsecţie. Izolarea documentelor afectate de dăunători biologici trebuie să se efectueze în încăperi speciale (izolatoare). Se admite existenţa în astfel de arhive a încăperilor pentru desprăfuire a documentelor, a serviciilor de restaurare, care funcţionează pe baza unor tehnologii simplificate şi a serviciilor de reproducere a documentelor, care execută fotografierea documentelor fără prelucrarea filmelor fotografice. 2.7. Complex de încăperi ale sălii de lectură 2.7.1. Complexul de încăperi ale sălii de lectură se constituie din: - sala de lectură pentru lucrul cu documentele de diferite dimensiuni (tipodimensiuni) şi tipuri (pe suport de hîrtie, peliculă ş.a.); - serviciu de eliberare a documentelor către cercetători; - serviciu de sisteme de informare şi căutare (S.I.C.); - serviciu de păstrare temporară a documentelor pentru perioada de folosire a acestora. 2.7.2. Suprafaţa încăperilor serviciilor sălii de lectură se stabileşte luînd în calcul specificul arhivei, a documentelor şi utilizarea acestora. 2.7.3. La amplasarea sălii de lectură trebuie să se ia în considerare căile de manipulare a documentelor. Depozitul temporar trebuie să fie izolat de sala de lectură şi să dispună de o legătură cu serviciul de eliberare a documentelor. 2.7.4. Pentru un volum redus de lucru privind utilizarea documentelor, se admite comasarea tuturor serviciilor din cadrul sălii de lectură într-o singură încăpere cu repartizarea ei pe servicii funcţionale sau repartizare într-una din încăperile arhivei a unui loc de muncă pentru cercetători. 3. ASIGURAREA INTEGRITĂŢII DOCUMENTELOR LA PREDAREA ACESTORA PENTRU PĂSTRARE DE STAT 3.1. Documentele predate pentru păstrare de stat se scot din ambalaje (lăzi, hîrtie ş.a.), se plasează în încăperi de primire şi păstrare temporară, se aşează pe mese sau stelaje. Nu se admite depozitarea documentelor nesortate şi, în special, în ambalaj de transport. Ambalajul de transport se scoate din clădirea arhivei. 3.2. La predarea documentelor pentru păstrare de stat trebuie să se execute un complex de măsuri de control şi profilaxie, care să asigure integritatea documentelor intrate şi păstrate în arhive. 3.3. Complexul de măsuri de control şi profilaxie include: - verificarea stării fizice a documentelor; - prelucrarea sanitaro-igienică a documentelor; - aclimatizarea documentelor; - desprăfuirea documentelor. 3.4. Măsurile de control şi profilaxie trebuie să se execute în următoarea consecutivitate: 3.4.1. Documentele aflate în încăperile de recepţie şi păstrare temporară se supun unei verificări obligatorii a stării fizice cu scopul de a depista: - documentele afectate de dăunători biologici; - documentele umede; - documentele cu defecte fizico-chimice ale suportului şi textului; - gradul de prăfuire a documentelor. 3.4.2.Documentele afectate de dăunători biologici (ciuperci de mucegai, insecte) se predau pentru a fi supuse prelucrării sanitaro-igienice (dezinfecţie, dezinsecţie). Separarea şi predarea documentelor pentru prelucrare sanitaro-igienică trebuie să se efectueze operativ, respectînd regulile de izolare a materialelor afectate. Separarea şi prelucrarea sanitaro-igienică a documentelor se poate efectua selectiv sau integral. Separarea selectivă a documentelor şi prelucrarea lor se efectuează în cazul afectării cu mucegai a unor documente. Prelucrarea sanitaro-igienică integrală a documentelor intrate se efectuează în cazul afectării în masă a acestora cu mucegai sau în cazul depistării în documente a dăunătorilor. 3.4.3. Aclimatizarea documentelor se efectuează în încăperi pentru aclimatizare în timpul funcţionării instalaţiilor de ventilaţie (în timpul aerării intensive). 3.4.3.1. Aclimatizării obligatorii sînt supuse: grupa 1-a - documente cu grad înalt de umiditate, care au fost expuse acţiunii directe a apei (umezirea documentelor în condiţii extreme de inundaţie, stingere a incendiilor cu apă etc.); grupa 2-a - documente cu grad moderat de umiditate, care au fost expuse acţiunii directe de scurtă durată a precipitaţiilor (atmosferice) sau depozitării de lungă durată în încăperi umede, la umiditatea relativă de 80 - 100 %; grupa 3-a - documente cu grad scăzut de umiditate, care au fost expuse acţiunii de scurtă durată a aerului cu umiditate înaltă (transport în mijloace de transport deschise pe ploaie, ceaţă nu mai mult de o zi şi o noapte). 3.4.3.2. Documentele din grupa 1-a trebuie să fie supuse aclimatizării maximum 10 zile la temperatură înaltă (25 - 35 de grade C) şi umiditate relativă scăzută a aerului (20 - 40 %). Se recomandă înlăturarea prealabilă a excesului de umiditate cu hîrtie poroasă, încălzire forţată a aerului în încăperi, suflarea documentelor cu aer cald (30 - 40 de grade C), aşezarea documentelor în formă deschisă sau agăţată, aplicarea mijloacelor de uscare cu vacuum. Documentele din grupa a 2-a trebuie să fie supuse aclimatizării în formă deschisă la temperatura camerei (15 - 25 de grade C) minimum trei zile (la 30-40 % umiditate relativă) - cinci zile (la 50-60 % umiditate relativă). Documentele din grupa a 3-a trebuie să fie supuse aclimatizării la temperatura camerei şi umiditatea relativă a aerului de 30-60 % minimum una zi (în formă deschisă) - două zile (în vraf). 3.4.3.3.Documentele care se transportă iarna la temperatura sub 0 grade timp de 1-5 ore, trebuie să fie supuse aclimatizării în vraf în condiţiile normate prevăzute pentru grupa a 3-a de documente. După transportul de lungă durată pe timp de iarnă (mai mult de una zi) se recomandă ca documentele să fie aclimatizate în condiţiile normate pentru grupa a doua de documente. 3.4.4. Documentele predate cu defecte fizico-chimice ale suportului şi textului se supun unei prelucrări speciale sau reproduceri în modul stabilit pentru documentele păstrate în arhivă. Decizia cu privire la prelucrarea în regim de urgenţă a documentelor se adoptă luînd în considerare valoarea, starea fizică a documentelor şi posibilităţile de producţie ale laboratorului de restaurare şi microfilmare. 3.4.5. Documentele intrate în arhivă trebuie să fie supuse desprăfuirii în funcţie de gradul de prăfuire, de starea fizică şi sanitaro-igienică a acestora. Desprăfuirea se execută în încăperi de desprăfuire, folosind nişe de ventilaţie şi respectînd regulile de sanitărie şi igienă. Desprăfuirii obligatorii se supun cutiile, mapele, copertele şi cotoarele documentelor legate. Desprăfuirii filă cu filă se supun documentele cu valoare deosebită, precum şi documentele cu grad înalt de murdărie şi prăfuire, cu urme de mucegai vechi ş.a. 3.4.6. La desprăfuirea documentelor trebuie să se respecte consecutivitatea tehnologică generală a operaţiilor: - documentele umede prăfuite se usucă în încăperi de aclimatizare(p. 3.4.3.2.) şi apoi se desprăfuiesc; - documentele umede prăfuite (grupa 1-a, p. 3.4.3.1.) afectate de dăunători biologici se supun operaţiunilor de înlăturare a surplusului de umezeală cu ajutorul hîrtiei poroase şi apoi se dezinfectează, se usucă şi se desprăfuiesc; - documentele umede prăfuite (grupa a 2-a şi a 3-a, p. 3.4.3.1.) afectate de dăunători biologici în mod consecutiv se dezinfectează, se usucă, se desprăfuiesc; - documentele uscate prăfuite, afectate de dăunători biologici se supun desprăfuirii după dezinfecţia (dezinsecţia) acestora. Se admite modificarea consecutivităţii generale a operaţiunilor tehnologice în funcţie de particularităţile fizice ale documentelor şi metodele de dezinfecţie (dezinsecţie) aplicate. 3.4.7. Documentele desprăfuite care nu necesită dezinfecţie (dezinsecţie) sau aclimatizare se transmit în depozite pentru păstrare permanentă. 3.4.8. Se interzice predarea la depozit a documentelor afectate de agenţi dăunători biologici fără prelucrarea sanitaro-igienică a acestora. 3.4.9. Se interzice predarea la depozit a documentelor umede fără aclimatizarea lor prealabilă. 4. ASIGURAREA INTEGRITĂŢII DOCUMENTELOR ÎN TIMPUL PĂSTRĂRII 4.1. Păstrarea permanentă a documentelor trebuie să se efectueze în depozite care corespund condiţiilor stabilite (p. 2.4.). 4.2. Documentele trebuie să fie păstrate în cutii sau mape, pe stelaje (în dulapuri, seifuri), în poziţie orizontală sau verticală. 4.2.1. În poziţie orizontală se recomandă să fie păstrate documente de format mare, documente în coperte moi şi necopertate, aşezate lejer în cutii sau mape. În poziţie verticală se pot păstra documente în coperte rigide şi documente strîns şnuruite în mape solide. 4.2.2. Aşezarea cutiilor pe poliţele stelajelor şi densitatea de completare a cutiilor cu documente, trebuie să asigure manipularea liberă, fără efort a cutiilor, scoaterea şi introducerea documentelor. 4.2.3. Distanţa dintre poliţa stelajului şi capacul superior al cutiei, care asigură circulaţia aerului, trebuie să fie minimum 5 cm. 4.3. În încăperile de depozit trebuie să se respecte condiţiile de temperatură şi umiditate, de lumină, sanitaro-igienice pentru asigurarea integrităţii de lungă durată a documentelor. 4.4. Regimul de temperatură şi umiditate 4.4.1. În încăperile de depozit, dotate cu sisteme de aer condiţionat, trebuie să se menţină un regim optim de temperatură şi umiditate: temperatura de 17-19 de grade C şi umiditatea relativă a aerului de 50-55 %. 4.4.2. În încăperile cu clima nereglată trebuie să se asigure măsuri de optimizare a regimului de temperatură şi umiditate de păstrare a documentelor cu aplicarea mijloacelor tehnice de umezire sau uscare a aerului, ventilarea şi încălzirea raţională a depozitelor. Măsurile menţionate trebuie să se organizeze pe baza indicaţiilor aparatelor de măsură şi control. 4.4.3. Nu se admite în încăperile de depozit oscilarea bruscă de temperatură şi umiditate. În cazul unei încălcări îndelungate şi stabile a regimului de păstrare a documentelor (7 - 10 zile), însoţite de umiditate relativă a aerului de pînă la 80 - 90 % se iau măsuri de normalizare a condiţiilor climaterice prin uscarea depozitului. 4.4.4. La încălcarea regimului de păstrare din cauza inundării încăperii şi umezirii documentelor, se iau măsuri urgente de lichidare a cauzelor şi consecinţelor avariei, de uscare a depozitului şi a documentelor. 4.4.5. Regimul de temperatură şi umiditate de păstrare a documentelor se verifică prin măsurarea regulată şi concomitentă a parametrilor climaterici ai aerului (temperatura şi umiditatea relativă a aerului din interior şi exterior): - în depozite condiţionate - de două ori pe săptămînă; - în depozitele cu clima nereglată - de trei ori pe săptămînă; - în cazul încălcării regimului de păstrare (p. 4.4.3. - 4.4.4.) - zilnic. Parametrii aerului din exterior se măsoară nemijlocit sau se înregistrează conform datelor buletinului meteorologic. 4.4.6. Parametrii aerului din exterior şi din interior se înregistrează într-un registru special (vezi anexa 1). În registru se înscriu, de asemenea, şi datele de calcul, rezultatele controalelor verificării aparatelor de măsură şi control, încălcările regimului de păstrare şi măsurile de normalizare a acestuia. 4.4.7. Temperatura aerului se măsoară cu termometre cu mercur sau spirt, cu scara de la 0 pînă la 40 de grade şi valoarea unei diviziuni de 0,5 - 1 grade C. 4.4.8. Umiditatea relativă a aerului se măsoară cu psihrometrul cu aspiraţie MB-4M sau hidrometrul M-68 (cu fir de păr în tub de protecţie circular). Se admite utilizarea hidrometrelor şi hidrografelor de altă marcă cu acces la ansamblul de reglare şi acordare a aparatului. 4.4.9. Se admite utilizarea hidrometrelor în arhive numai după verificarea şi reglarea acestora pe baza psihrometrului cu aspiraţie. În perioada de exploatare a hidrometrelor trebuie să se efectueze verificări curente şi de control a indicaţiilor acestora conform psihrometrului cu aspiraţie. 4.4.10. Verificarea curentă şi reglarea hidrometrelor se efectuează nemijlocit în depozite nu mai rar de o dată în trei luni. Verificarea de control şi reglarea hidrometrelor utilizate în arhive şi aflate în stocul de rezervă se efectuează o dată pe an, în perioada de vară (iulie-august), în încăperi cu microclimă relativ stabilă şi acces redus. 4.4.11. Aparatele de măsură şi control (termometrul şi hidrometrul) trebuie să fie montate pe acelaşi panou şi instalate în depozite, în trecerile principale, pe stelaje, departe de sistemele de încălzire şi ventilaţie (punct de control). Aparatele sînt instalate în fiecare depozit după cum urmează: în sistemul de cameră - un punct de control pentru o cameră, în cel cu mai multe nivele - un punct de control pentru un nivel. Fiecare punct de control trebuie să dispună de un număr curent, care se aplică pe panou, hidrometru şi termometru. 4.5. Regimul de iluminare 4.5.1. Păstrarea permanentă a documentelor trebuie să se efectueze la întuneric. Realizarea acestei condiţii trebuie să fie asigurată prin păstrarea documentelor în coperte , mape, cutii, dulapuri şi pe stelaje de tip închis, precum şi respectarea regimului de iluminat stabilit. 4.5.2. Iluminarea în depozite poate fi naturală sau artificială. 4.5.3. Iluminarea naturală se admite cu condiţia utilizării la ferestre a difuzoarelor de lumină, autoregulatoarelor fluxului de lumină, filtrelor de protecţie, a jaluzelelor. Se interzice iluminarea depozitelor cu ajutorul luminii solare directe. 4.5.4. Pentru iluminarea artificială a depozitelor trebuie să se utilizeze lămpi cu incandescenţă în plafoniere închise cu suprafaţa exterioară netedă. Se admite utilizarea lămpilor fluorescente cu porţiunea ultravioletă a spectrului suprimată de tip LB, LHB, LTB. 4.5.5. Nivelul de iluminare în gama spectrului vizibil nu trebuie să depăşească: pe suprafaţa verticală a stelajului la înălţimea de 1 m de la podea - 20-30 lx, pe mesele de lucru - 100 lx. Luminozitatea nivelului de iluminare se măsoară cu luxometrul de tip IU-16. 4.5.6. Protecţia documentelor de efectele distructive ale luminii naturale sau artificiale trebuie să fie prevăzută nu numai în depozite, dar şi în toate încăperile, în timpul executării oricăror tipuri de lucrări cu documente. 4.6. Regimul sanitaro-igienic 4.6.1. Încăperile de depozit trebuie întreţinute în ordine şi curăţenie pentru a evita posibilitatea apariţiei insectelor, rozătoarelor, mucegaiului şi a prafului. În încăperile de depozit este necesar să se facă sistematic curăţenie cu cîrpă umedă. Stelajele, dulapurile, mijloacele de păstrare (cutiile, mapele, ambalajele) trebuie să se aspireze nu mai rar de o dată pe an. În cazul acesta partea inferioară a stelajului, pardoseala, plintele, pervazurile se şterg cu soluţie de formalină (2%) sau cotamină AB (4-5 %). 4.6.2. Se interzice ca în încăperile de depozit să se execute lucrări legate de utilizarea focului deschis, a electroaparatelor de încălzit, soluţiilor chimice agresive, precum şi fumatul, aflarea în îmbrăcăminte exterioară, încălţăminte udă sau murdară, păstrarea genţilor şi a altor obiecte străine, păstrarea şi consumarea produselor alimentare. 4.6.3. În cazurile coordonate cu organizaţiile de cercetări ştiinţifice de profil sau sanitaro-epidemiologice se admite aplicarea în încăperile de depozit în scopuri sanitaro-igienice, a pesticidelor şi antisepticelor precum şi utilizarea dispozitivelor şi aparatelor pentru verificarea stării aerului sau a documentelor. Executarea lucrărilor menţionate trebuie să se efectueze, respectînd condiţiile de asigurare a integrităţii documentelor, regulile de securitate tehnică şi antiincendiară. 4.6.4. În încăperile de depozit trebuie să se asigure circulaţia liberă a aerului, pentru a evita formarea zonelor neaerate a microclimei stabile, primejdioase din punct de vedere sanitaro-biologic. Nu se admite păstrarea documentelor pe pardoseală, pe pervazuri, în vrafuri neselectate. Se interzice plasarea sau păstrarea provizorie în depozite a documentelor afectate de dăunători biologici. 4.6.5. Nu se admite ca păsările să-şi facă cuib în clădirile de arhivă. Ferestrele din încăperile de arhivă, care se deschid în perioada caldă a anului, trebuie să fie protejate de plase cu diametrul ochiurilor de maximum 0,5 mm. Cu plase de protecţie sînt, de asemenea, amenajate orificiile de ventilaţie din pereţi, tavane, pardoselele depozitelor, orificiile exterioare ale sistemului de ventilaţie. 4.6.6. Pentru depistarea la timp a insectelor şi ciupercilor de mucegai documentele (selectiv) şi încăperile de depozit de două ori pe an trebuie să fie supuse examinării entomologice şi micologice obligatorii. 4.6.7. În cazul depistării în depozite a dăunătorilor biologici trebuie să se întreprindă măsuri urgente de prelucrare a documentelor, mijloacelor de păstrare, a încăperilor. 4.6.7.1. Documentele afectate de ciuperci sau insecte se izolează şi se transmit pentru dezinfecţie sau dezinsecţie. Pentru a fi izolate documentele se ambalează cu hîrtie sau foi de polietilenă şi se plasează într-o încăpere separată (izolator). 4.6.7.2. Stelajele şi dulapurile în care s-au păstrat documentele afectate de ciuperci de mucegai se şterg cu soluţie apoasă de formalină (3 %) sau catamină AB (5 %) şi se usucă. 4.6.7.3. Dezinsecţia locală a depozitelor se efectuează cu soluţie apoasă de clorofos (3-5 %) sau cu preparate tip "Diclofos", "Prima", "Aeroantimol". Cu insecticide se prelucrează pardoseala, plintele, ferestrele, pervazurile, pereţii la înălţimea de pînă la 1,5 m. Documentele nu se prelucrează cu preparatele menţionate. 4.6.7.4. În cazul afectării în masă a documentelor se efectuează dezinfecţia şi dezinsecţia generală a depozitelor şi a documentelor depozitate în aceste încăperi cu asistenţa staţiilor sanitaro-epidemiologice sau a serviciilor de carantină sub supravegherea lucrătorilor arhivei. 4.6.7.5. În cazul mucezirii pereţilor (pardoselelor, tavanelor) se înlătură tencuiala şi vopseaua, se prelucrează suprafeţile cu soluţie de formalină (3-5 %) şi se execută lucrări de reparaţie cu adaos de soluţii antiseptice în materialele de construcţii. 4.6.7.6. Deratizarea încăperilor de depozit se efectuează de către staţiile sanitaro-epidemiologice. 5. CONTROLUL ASUPRA STĂRII FIZICE A DOCUMENTELOR 5.1. În arhivele de stat trebuie să se realizeze un control obligatoriu asupra stării fizice a documentelor care se primesc şi se păstrează în depozite, cu scopul depistării documentelor afectate şi deteriorate, ţinerii evidenţei acestora, prelucrării speciale şi a reproducerii. 5.2. Controlul asupra stării fizice a documentelor intrate în arhivă se efectuează în modul stabilit (capitolul 3). 5.3. Controlul asupra stării fizice a documentelor păstrate în arhivă trebuie să se efectueze în cadrul verificării existentului şi stării fizice a dosarelor, precum şi executării oricăror tipuri de lucrări de arhivă, care solicită examinarea filă cu filă (catalogare, expertizarea valorii, constatarea tematicii, pregătirea pentru microfilmare, utilizarea documentelor etc.). 5.4. Starea fizică a documentului se constată vizual după gradul de integritate şi prezenţa particularităţilor caracteristice de degradare a suportului şi textului. 5.5. În cadrul verificării stării fizice a documentului se vor selecta: - documentele afectate de dăunători biologici (ciuperci de mucegai, insecte); - documentele cu degradări fizico-chimice ale textului; - documentele umede. ---------------------- Notă: Vor fi depistate şi înlăturate toate obiectele străine aflate în dosare sau în cutii, semne de carte de metal, de carton sau alte semne, garnituri, clame ş.a. 5.5.1. Documentele afectate de dăunători biologici trebuie să fie imediat înlăturate, izolate şi supuse unei prelucrări speciale în regim de urgenţă cu scopul dezinfecţiei (dezinsecţiei) lor. 5.5.2. Documentele cu degradări fizico-chimice ale suportului se predau pentru restaurare în ordinea de prioritate stabilită la arhivă. 5.5.3. Documentele cu semne de degradare a textului se predau pentru restaurare sau fotorestaurare. 5.5.3.1. Se predau pentru restaurare documentele cu texte ce-şi pierd foarte repede lizibilitatea cu scopul consolidării fizice sau chimice şi păstrării textului originalului. Se depistează şi se predau pentru restaurare, în primul rînd, documentele cu căderi ale liniei de scriere, uzare a textului, pierdere locală a lizibilităţii textului pe linia de scriere, cu diverse pete: umede, de clei (clei silicatic ş.a.). 5.5.3.2. Pentru fotorestaurare se predau documentele cu texte ce şi-au pierdut lizibilitatea, slab contrastante, degradate cu scopul de a releva şi păstra informaţia. 5.5.4. Documentele umede se predau pentru aclimatizare şi prelucrare în modul stabilit, în funcţie de gradul lor de umezire (p. 3.4.3.). Cauzele umezirii locale a documentelor trebuie să fie depistate şi înlăturate. În cazul umezirii în masă a documentelor se întreprind măsuri de uscare a depozitului şi normalizare a regimului de păstrare. 6. ASIGURAREA INTEGRITĂŢII DOCUMENTELOR ÎN TIMPUL UTILIZĂRII 6.1. Utilizarea documentelor trebuie să se efectueze în condiţii de temperatură şi umiditate, de iluminare, sanitaro-igienice care să asigure integritatea acestora. 6.2. În cadrul utilizării documentelor trebuie să fie asigurat controlul asupra stării lor fizice. Nu se vor utiliza documentele vechi şi degradate, precum şi dosarele selectate pentru restaurare (fotorestaurare). 6.3. În cadrul activităţii cu documente se interzice: - lăsarea la locul de muncă a documentelor în formă deschisă şi fără supraveghere o perioadă mai îndelungată; - expunerea documentelor acţiunii directe a razelor solare; - deformarea documentelor, aplicarea pe ele a unor intercalări, introducerea semnelor de carte; - executarea copiilor de pe documente pe hîrtie de calc fără a aplica pe document o placă transparentă dură, executarea mulajelor de ştampile, sigilii din ceară etc.; - ridicarea unor anumite documente şi a unor părţi integrante ale documentelor (desene, fotografii, mărci etc.); - luarea mesei la locul de muncă. 6.4. Nivelul de iluminare cu lumină vizibilă în timpul utilizării documentelor nu trebuie să depăşească: - pe masa de lucru - 100 lx; - expunerea documentelor - 50 lx. 6.5. În cadrul expunerii documentelor la expoziţii se recomandă aplicarea unui regim de iluminare artificială cu utilizarea lămpilor cu incandescenţă şi amplasarea documentelor în vitrine cu geam. Nu se admite utilizarea vitrinelor cu surse interioare de lumină. În lipsa vizitatorilor documentele expuse trebuie păstrate la întuneric. 6.6. În timpul executării oricăror tipuri de lucrări de reproducere a documentelor trebuie să se asigure expunerea limitată, tehnologic necesară, acţiunii surselor de lumină. 7. ASIGURAREA INTEGRITĂŢII DOCUMENTELOR ÎN TIMPUL MANIPULĂRII 7.1. Manipularea şi transportul documentelor trebuie să se efectueze respectînd condiţiile care asigură integritatea fizică a documentelor, protecţia împotriva deteriorărilor mecanice, acţiunii luminii, umidităţii sporite, precipitaţiilor. 7.2. Mijloacele de transport şi ambalajul pentru transportul documentelor trebuie să fie curate. Nu se admite refolosirea ambalajelor şi a mijloacelor de ambalat. 7.3. În timpul manipulării în interiorul arhivei, în cadrul clădirii sau a unui complex de clădiri trebuie să se prevadă căi şi mijloace de transport, care să excludă schimbarea multiplă a locului documentelor. 7.4. Transportul în cadrul oraşului trebuie să se efectueze în autovehicule închise, aşezînd documentele într-un mod cît mai compact. 7.4.1. În cadrul oraşului este oportun să se efectueze transportul documentelor în perioada caldă a anului pe timp uscat (umiditatea relativă a aerului de 30 - 70 %). 7.4.2. La transportarea documentelor în perioada caldă a anului cu umiditate relativă înaltă (ploaie, ceaţă) trebuie redusă la minimum aflarea documentelor în aer liber. Trebuie să se utilizeze mijloace de ambalare impermeabile (saci de polimer, folii de polietilenă). 7.4.3. La transportarea documentelor în perioada rece a anului aflarea documentelor la temperatură joasă (sub 0 grade) trebuie să fie minimum limitată. Nu se recomandă utilizarea ambalajelor ermetice. Pentru transportarea documentelor pe timp de iarnă trebuie să se utilizeze autovehicule închise cu caroserii care se încălzesc. 7.5. Transportarea documentelor la distanţe mari cu transport auto, pe cale ferată, pe apă trebuie să se efectueze în ambalaje, cu mijloace de transport acoperite în conformitate cu regulile de transport al mărfurilor de valoare, stabilite pentru astfel de tip de transport. 7.5.1. Documentele trebuie să fie ambalate compact în lăzi de lemn. În lăzi se aşterne un strat de material impermeabil (folie de polietilenă, hîrtie impregnată sau dublă) şi un strat de hîrtie de ambalaj cu masa de minimum 100 g/m2. Protecţia impermeabilităţii la apă a documentelor trebuie să fie prevăzută în toate cazurile de transport, inclusiv în cadrul transportului în conteinere speciale, destinate pentru păstrarea documentelor. 7.5.2. Se admite utilizarea ambalajelor moi în cazul transportului documentelor în conteinere fără transbordări pe căile de parcurs. Ambalajul trebuie să protejeze documentele de acţiunea nemijlocită a umidităţii. Pachetul de transport se formează din cîteva vrafuri de documente în ambalaj moale, care se aşează între plăci şi se fixează cu o bandă de oţel pentru ambalare sau cu sîrmă. 7.6. Documentele intrate în arhivă după transportul intraurban sau la mare distanţă sînt supuse unei verificări de control în modul stabilit, iar în caz de necesitate - aclimatizării şi prelucrării speciale (capitolul 3). 8. ASIGURAREA INTEGRITĂŢII DOCUMENTELOR CU VALOARE DEOSEBITĂ 8.1. Documentele cu valoare deosebită trebuie să se păstreze separat, amplasate în depozite speciale sau suprafeţe special amenajate pentru aceasta în cadrul depozitului. 8.2. Depozitul pentru documentele cu valoare deosebită trebuie să fie dotat cu un sistem de semnalizare de pază şi de incendiu. În situaţii periculoase, în primul rînd, trebuie evacuate documentele cu valoare deosebită. 8.3. Încăperile repartizate pentru păstrarea permanentă a documentelor cu valoare deosebită trebuie să corespundă condiţiilor tehnice prevăzute pentru depozite (p. 2.4.) 8.3.1. În clădirile în funcţionare cu climat reglat pentru păstrarea documentelor cu valoare deosebită trebuie să fie repartizate încăperi cu cei mai înalţi parametri climaterici (uscate, încăperi bine ventilate cu căderi anuale minime de temperatură şi umiditate relativă a aerului). 8.3.2. Nu se admite păstrarea documentelor cu valoare deosebită în încăperi la subsol sau la demisol. 8.4. Documentele cu valoare deosebită intrate pentru păstrare separată (nou intrate şi (sau) selecţionate în arhivă) trebuie să fie supuse verificării de control şi profilactice (p. 3.4.) 8.5. Păstrarea documentelor cu valoare deosebită şi control asupra stării lor fizice trebuie să se efectueze în conformitate cu prevederile capitolului 4 şi 5. 8.5.1. În anumite cazuri se poate prevedea păstrarea specială a documentelor cu valoare deosebită în condiţii de conservare a acestora în camere ermetice cu mediu gazos inert. 8.5.2. Documentele cu valoare deosebită cu suportul şi textul deteriorate trebuie predate în mod urgent pentru prelucrare specială sau reproducere. 8.6. De regulă, nu se admite utilizarea originalului documentelor cu valoare deosebită, inclusiv expunerea în cadrul expoziţiilor şi copierea acestora de mai multe ori. În locul originalului trebuie să se utilizeze copii de pe documentele cu valoare deosebită. 8.7. În scopul asigurării integrităţii documentelor cu valoare deosebită trebuie să se constituie un fond de asigurare cu copii, precum şi un fond de utilizare a copiilor de pe documentele cu valoare deosebită. Păstrarea microfilmelor fondului de utilizare şi păstrarea temporară a microfilmelor fondului de asigurare trebuie să se efectueze în încăperi separate (depozit de microfilme). ANEXA nr.1 la Instrucţiunea cu privire la condi- ţiile tehnice de păstrare a documen- telor pe suport de hîrtie ale Fondu- lui Arhivistic al Republicii Moldova Înregistrarea indicaţiilor aparatelor de măsură şi control în arhive ------------------------------------------------------------------------ Ar- | Etajul | Mod de încălzire __________________ hi- | _______________________ | ___________________________________ va | Depozitul | Informaţii cu privire la modul de | _______________________ | schimbare a aerului în depozit: | Punct de control nr. | condiţionare, ventilaţie prin refu- | _______________________ | lare şi aspiraţie, schimb de aer | | natural (specificare) -----|------------------------------------------------------------------ Anul,| Parametri climaterici ai aerului | Men- luna,|-----------------------------------------------------------| ţiuni ziua | exterior * | interior | *** |-----------------------------|-----------------------------| |Tempera-|Umidita- |Umiditate |Tempera-|Umidita- |Umiditate | |tură |te rela- |absolută, |tură |te rela- |absolută, | |grade C |tivă, % |g/m3 ** |grade C |tivă, % |g/m3 | ------------------------------------------------------------------------ * Date ale buletinului meteorologic sau ale măsurărilor parametrilor aerului atmosferic cu psihrometrul cu aspiraţie. ** Date de calcul. *** Informaţii privind cazuri de avarie, de verificare şi reglare a aparatelor de măsură şi control, măsurile de normalizare a regimului de păstrare etc. ANEXA nr.2 la Instrucţiunea cu privire la condi- ţiile tehnice de păstrare a documen- telor pe suport de hîrtie ale Fondu- lui Arhivistic al Republicii Moldova NORMELE STABILITE pentru utilajul şi inventarul tehnologic la înzestrarea instituţiilor arhivistice din Republica Moldova ------------------------------------------------------------------------- Nr.| Denumirea utilajului |Unitate|Norma |Termenul| Notă d/o| şi inventarului | de |stabi-| de ex- | | tehnologic |măsură |lită |ploatare| ---+----------------------+-------+------+--------+---------------------- 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ---+----------------------+-------+------+--------+---------------------- 1. Stelaj metalic, pentru Secţie Fără Numărul se stabileşte, amplasarea dosarelor termen luînd în consideraţie de arhivă volumul documentelor păstrate (80 dosare la 1 m.l) 2. Cutie de carton pentru Unitate Reieşind Numărul se stabileşte, păstrarea dosarelor de din luînd în consideraţie arhivă măsura volumul documentelor uzării păstrate în depozitul de arhivă 3. Dulap - cartotecă Unitate 18 Numărul se stabileşte, luînd în consideraţie volumul fişelor (20- 40 mii fişe la 1 du- lap) 4. Aparat de condiţionare Unitate 1 Pentru fiecare încăpe- a aerului, tip BK 1500 re de arhivă separată, dar nu mai puţin de unu la 100 m2, în lip- sa sistemei de curăţi- re a aerului şi a ven- tilaţiei artificiale 5. Higrometru 1 4 Pentru fiecare încăpe- re de arhivă separată, dar nu mai puţin de unu la 70 m2 încăpere 6. Psihometru cu aspira- Unitate 1 2 La un depozit de arhi- ţie vă 7. Termometru de cameră Unitate 1 5 Pentru fiecare încăpe- re de arhivă separată, dar nu mai puţin de unu la 70 m2 încăpere 8. Cărucior pentru trans- Unitate 1 10 Pentru fiecare încăpe- portarea dosarelor de re de arhivă separată arhivă 9. Scară-pliantă Unitate 1 6 Numărul se determină reieşind din mărimea şi posibilităţile în- căperilor de arhivă (1 scară la 3-5 ste- laje) 10. Aspirator electric Unitate 1 10 La un depozit de arhi- vă 11. Stingător cu bioxid de Unitate Pentru fiecare 50 m2, carbon dar nu mai puţin de 2 la fiecare încăpere de arhivă 12. Masă de auditoriu Unitate Pînă 15 Pentru sala de citire la 8 13. Scaun Unitate Pînă 6 Pentru sala de citire la 16 14. Masă cu consolă Unitate 1 15 La un depozit de arhi- vă 15. Scaun Unitate 1 6 La un depozit de arhi- vă 16. Ventilator de masă Unitate 1 10 Pentru o încăpere 17. Lampă de masă Unitate 1 10 La un colaborator 18. Jaluzele (metalice) Compl. 1 15 Pentru o fereastră (încăpere de arhivă) 19. Dulap metalic Unitate 1 Fără La doi colaboratori termen 20. Maşină de dactilogra- Unitate 1-3 10 Pentru fiecare filială fiat 21. Calculator electronic Unitate 2 15 Pentru fiecare filială 22. Xerox Unitate 1 15 Pentru fiecare filială 23. Difuzor de birou Unitate 1 10 Pentru fiecare birou 24. Telefon Unitate 1 10 Pentru fiecare filială 25. Maşină de găurit elec- Unitate 1 10 Pentru fiecare filială trică (pentru lucru de după necesitate broşare), tip ИЭ-1038 (6 mm) -------------------------------------------------------------------------