143/27.02.2019 Hotărîre cu privire la organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale a Arhivelor

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Î R E

cu privire la organizarea şi funcţionarea

Agenţiei Naţionale a Arhivelor

nr. 143  din  27.02.2019

 (în vigoare 08.03.2019) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 86-92 art. 170 din 08.03.2019

* * *

În temeiul art.7 lit.b) din Legea nr.136/2017 cu privire la Guvern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.252, art.412), al art.15 alin.(1) din Legea nr.98/2012 privind administraţia publică centrală de specialitate (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.160-164, art.537), precum şi al art.40 şi 41 din Legea nr.880/1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova (Monitorul Parlamentului Republicii Moldova, 1992, nr.1, art.20), Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă:

1) Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale a Arhivelor, conform anexei nr.1;

2) Structura Agenţiei Naţionale a Arhivelor, conform anexei nr.2;

3) Organigrama Agenţiei Naţionale a Arhivelor, conform anexei nr.3;

4) Modificările ce se operează în unele hotărîri ale Guvernului, conform anexei nr.4.

2. Se stabileşte efectivul-limită al Agenţiei Naţionale a Arhivelor în număr de 88 de unităţi, cu un fond anual de retribuire a muncii conform legislaţiei.

[Pct.2 modificat prin Hot.Guv. nr.731 din 30.10.2024, în vigoare 08.11.2024]

3. Se abrogă:

1) Hotărîrea Guvernului nr.695/2012 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionarea Serviciului de Stat de Arhivă, structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al acestuia (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.198-204, art.750);

2) Hotărîrea Guvernului nr.736/2012 cu privire la organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.212-215, art.799).

4. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data publicării.

Anexa nr.1

la Hotărîrea Guvernului nr.143/2019

REGULAMENT

privind organizarea şi funcţionarea

Agenţiei Naţionale a Arhivelor

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale a Arhivelor (în continuare – Regulament) stabileşte misiunea, domeniile de activitate, funcţiile de bază şi drepturile Agenţiei Naţionale a Arhivelor (în continuare – Agenţie), precum şi modul de organizare a activităţii acesteia.

2. Agenţia este o autoritate administrativă în subordinea Ministerului Justiţiei.

3. Agenţia este persoană juridică de drept public, dispune de ştampilă cu imaginea Stemei de Stat a Republicii Moldova şi denumirea sa în limba română, precum şi de conturi trezoreriale. Sediul Agenţiei se află în municipiul Chişinău.

4. Finanţarea şi asigurarea tehnico-materială a Agenţiei se efectuează din contul mijloacelor prevăzute în legea bugetului de stat.

II. MISIUNEA, DOMENIILE DE ACTIVITATE,

FUNCŢIILE DE BAZĂ ŞI DREPTURILE AGENŢIEI

5. Agenţia are misiunea de a asigura implementarea politicii statului în domeniile de activitate prevăzute la punctul 6, în modul şi în limitele prevăzute de cadrul normativ.

6. Agenţia realizează funcţiile stabilite de prezentul Regulament în următoarele domenii de activitate:

1) administrarea şi dezvoltarea fondului arhivistic;

2) monitorizarea şi controlul păstrării şi utilizării fondului arhivistic;

3) supravegherea şi suportul în ţinerea lucrărilor de secretariat.

7. Agenţia are următoarele funcţii de bază:

1) implementează documentele de politici în domeniul arhivistic;

2) asigură, în condiţiile legii, organizarea şi funcţionarea sistemului arhivistic, precum şi implementează cadrul normativ pentru funcţionarea acestuia;

3) participă la determinarea direcţiilor prioritare în dezvoltarea sistemului arhivistic, la elaborarea proiectelor de acte normative în domeniul arhivistic, precum şi asigură respectarea şi realizarea prevederilor acestora;

4) asigură completarea Fondului arhivistic de stat cu documente de valoare cultural-istorică şi ştiinţifică, inclusiv cu cele aflate în posesia persoanelor fizice, şi păstrarea, conservarea, utilizarea şi securizarea acestor documente;

5) ţine evidenţa de stat centralizată a documentelor Fondului arhivistic de stat care se păstrează în arhivele de stat, în depozitele de arhivă speciale de stat şi în cele departamentale, a documentelor Fondului arhivistic obştesc, care se păstrează în arhivele persoanelor juridice, fondurilor şi colecţiilor de documente ale persoanelor fizice, precum şi exercită controlul de stat asupra asigurării integrităţii lor, întreprinde măsurile de contracarare a încălcărilor, în conformitate cu legislaţia;

6) coordonează şi asigură, din punct de vedere metodologic, în condiţiile legii, serviciile de arhivă municipale, raionale şi din unitatea teritorială autonomă Găgăuzia, precum şi arhivele departamentale care asigură păstrarea provizorie a documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;

7) exercită funcţiile de organizare, supraveghere şi control asupra Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;

8) determină şi aprobă lista instituţiilor-surse de completare a Fondului arhivistic de stat şi cea a Fondului arhivistic obştesc;

9) elaborează şi aprobă Indicatorul documentelor-tip şi termenele lor de păstrare pentru autorităţi publice, întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de tipul de proprietate şi forma de organizare juridică, şi aprobă indicatoarele documentelor ramurale şi termenele lor de păstrare;

10) coordonează nomenclatoarele-tip ale documentelor şi termenele lor de păstrare şi instrucţiunile cu privire la efectuarea lucrărilor de secretariat în autorităţile publice;

11) monitorizează modul de realizare a lucrărilor de secretariat în autorităţile publice, precum şi în întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de tipul de proprietate şi forma de organizare juridică;

12) asigură elaborarea, utilizarea şi perfecţionarea instrumentariului ştiinţific de informare asupra documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova care se păstrează în arhivele de stat, în depozitele de arhivă speciale de stat şi în cele departamentale;

13) monitorizează activitatea instituţiilor arhivistice în vederea valorificării documentelor de arhivă;

14) organizează activitatea cercetărilor ştiinţifico-metodice în domeniul arhivologiei, documentologiei şi arheografiei;

15) întreprinde, în comun cu autorităţile publice, cu persoanele juridice, măsuri pentru eficientizarea activităţii arhivelor departamentale şi arhivelor persoanelor juridice, ale căror documente sînt parte componentă a Fondului arhivistic obştesc;

16) reprezintă interesele statului în diferite organisme internaţionale în conformitate cu prevederile acordurilor de colaborare în domeniul arhivistic, în condiţiile legii;

17) prestează servicii fără/contra plată conform nomenclatorului şi metodologiei aprobate de Guvern.

8. Agenţia are următoarele drepturi:

1) să emită, în vederea implementării legislaţiei, acte normative departamentale în domeniile sale de activitate, în cazurile prevăzute de lege;

2) să solicite şi să obţină de la autorităţile publice, întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de tipul de proprietate şi forma de organizare juridică, informaţii privind activitatea arhivelor departamentale şi efectuarea lucrărilor de secretariat, în cazurile prevăzute de lege;

3) să recomande şi să propună autorităţilor publice, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor, indiferent de tipul de proprietate şi forma de organizare juridică, soluţii în vederea lichidării neajunsurilor depistate în activitatea arhivelor departamentale şi ţinerea lucrărilor de secretariat;

4) să stabilească, după coordonarea cu Centrul Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal, modul de scoatere temporară în afara hotarelor statului a documentelor şi a copiilor documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova, ce conţin date cu caracter personal;

5) să editeze publicaţii informaţionale de specialitate în domeniul arhivisticii şi ghiduri despre componenţa şi conţinutul documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;

6) să instituie, la necesitate, comisii interdepartamentale sau grupuri de lucru pentru examinarea şi soluţionarea unor probleme ale arhivisticii sau pentru organizarea şi ţinerea lucrărilor de secretariat;

7) să organizeze conferinţe ştiinţifico-practice, seminare republicane şi zonale;

8) să contracteze servicii pentru realizarea eficientă a funcţiilor în domeniile de activitate în care este învestită.

III. ORGANIZAREA ACTIVITĂŢII AGENŢIEI

9. Agenţia este condusă de către director. Directorul este numit în funcţie şi eliberat din funcţie, în condiţiile legii, de Guvern, la propunerea ministrului.

[Pct.9 în redacţia Hot.Guv. nr.302 din 24.04.2024, în vigoare 25.04.2024]

10. Directorul Agenţiei exercită următoarele atribuţii:

1) organizează, coordonează şi supraveghează activitatea Agenţiei;

2) asigură executarea legislaţiei în domeniile ce ţin de competenţa Agenţiei;

3) stabileşte competenţele directorilor adjuncţi, atribuţiile şi sarcinile personalului Agenţiei;

4) prezintă ministrului justiţiei propunerile de buget ale Agenţiei;

5) asigură gestionarea alocaţiilor bugetare şi administrarea patrimoniului public, în conformitate cu principiile bunei guvernări;

6) organizează sistemul de control intern managerial;

7) numeşte în funcţie, modifică, suspendă şi încetează raporturile de serviciu cu funcţionarii publici, în condiţiile Legii nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public;

8) conferă grade de calificare funcţionarilor publici, acordă stimulări şi aplică sancţiuni disciplinare angajaţilor, în condiţiile legii;

9) angajează şi eliberează din funcţie personalul contractual, în condiţiile legislaţiei muncii;

10) aprobă sau modifică statul de personal şi schema de încadrare ale Agenţiei, în limitele fondului de retribuire a muncii şi ale structurii şi efectivului-limită stabilite de Guvern;

11) emite, în limitele competenţelor sale, ordine şi dispoziţii şi verifică executarea lor;

12) prezintă ministrului justiţiei raportul anual cu privire la activitatea Agenţiei;

13) reprezintă Agenţia în relaţiile cu alte autorităţi şi instituţii publice, atît din ţară, cît şi de peste hotare;

14) exercită alte atribuţii în corespundere cu funcţiile atribuite Agenţiei.

[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.731 din 30.10.2024, în vigoare 08.11.2024]

[Pct.10 modificat prin Hot.Guv. nr.677 din 13.09.2023, în vigoare 14.10.2023]

11. Directorul Agenţiei poartă răspundere personală pentru realizarea misiunii şi îndeplinirea funcţiilor Agenţiei.

12. În activitatea sa, directorul este asistat de doi directori adjuncţi. Directorii adjuncţi sunt funcţionari publici de conducere de nivel superior, numiţi în funcţie şi eliberaţi din funcţie, în condiţiile legii, de Guvern.

[Pct.12 în redacţia Hot.Guv. nr.302 din 24.04.2024, în vigoare 25.04.2024]

[Pct.12 modificat prin Hot.Guv. nr.677 din 13.09.2023, în vigoare 14.10.2023]

13. În lipsa directorului Agenţiei, atribuţiile acestuia sunt exercitate de către unul din directorii adjuncţi.

[Pct.13 modificat prin Hot.Guv. nr.677 din 13.09.2023, în vigoare 14.10.2023]

14. Agenţia este structurată în direcţii, secţii şi servicii. Subdiviziunile activează în baza propriilor regulamente, aprobate de către directorul Agenţiei.

15. Pe lîngă Agenţie activează, în calitate de organ consultativ, Comisia centrală de expertiză şi control, care contribuie la dezvoltarea arhivisticii, examinează şi soluţionează problemele metodico-ştiinţifice privind expertiza valorii documentelor şi decide includerea lor în componenţa Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. Regulamentul de organizare şi funcţionare a Comisiei centrale de expertiză şi control şi componenţa acesteia se aprobă prin ordin al directorului Agenţiei.

16. Corespondenţa Agenţiei este semnată de director sau de persoane cu funcţii de răspundere, învestite cu acest drept prin ordin al directorului.

Directorul are dreptul de primă semnătură pe toate actele Agenţiei.

Semnătura pe actele Agenţiei poate fi aplicată în formă olografă sau în altă formă, conform legislaţiei.

Persoanele învestite cu dreptul de semnătură poartă răspundere personală pentru legalitatea, veridicitatea şi corectitudinea documentului semnat.

17. Agenţia colaborează cu autorităţile publice şi cu alte întreprinderi, instituţii şi organizaţii în problemele ce ţin de competenţa sa, inclusiv cu autorităţi şi instituţii internaţionale.

Anexa nr.2

la Hotărîrea Guvernului nr.143/2019

STRUCTURA

Agenţiei Naţionale a Arhivelor

Director

Directori adjuncţi

Serviciul protecţia secretului de stat

Direcţia generală a Fondului arhivistic guvernamental

Direcţia conservare a documentelor

Direcţia completare a Fondului arhivistic guvernamental

Direcţia relaţii cu publicul

Direcţia activităţi ştiinţifice

Direcţia restaurare a documentelor

Direcţia documente cinematografice şi audiovizuale

Direcţia digitalizare şi e-Arhiva

Direcţia Fondului arhivistic social-politic

Secţia evidenţă şi păstrare a documentelor

Secţia completare a Fondului arhivistic social-politic

Direcţia monitorizare şi evaluare a Fondului arhivistic

Direcţia management instituţional

Secţia financiară şi evidenţă contabilă

Serviciul logistic

Serviciul resurse umane

Serviciul relaţii internaţionale

[Anexa nr.2 modificată prin Hot.Guv. nr.731 din 30.10.2024, în vigoare 08.11.2024]

[Anexa nr.2 în redacţia Hot.Guv. nr.677 din 13.09.2023, în vigoare 14.10.2023]

Anexa nr.3

la Hotărîrea Guvernului nr.143/2019

Organigrama

Agenţiei Naţionale a Arhivelor

[Anexa nr.3 modificată prin Hot.Guv. nr.731 din 30.10.2024, în vigoare 08.11.2024]

[Anexa nr.3 în redacţia Hot.Guv. nr.677 din 13.09.2023, în vigoare 14.10.2023]

Anexa nr.4

la Hotărîrea Guvernului nr.143/2019

MODIFICĂRILE

ce se operează în unele hotărîri ale Guvernului

1. În Regulamentul Fondului arhivistic de stat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.352/1992 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 1996, nr.42-44, art.350), cuvintele "Serviciul de Stat de Arhivă", la orice caz gramatical, se substituie cu cuvintele "Agenţia Naţională a Arhivelor", la cazul gramatical corespunzător.

2. Hotărîrea Guvernului nr.339/2005 cu privire la aprobarea Indicatorului de preţuri la serviciile cu plată prestate de către arhivele de stat şi Listei serviciilor fără plată prestate de către arhivele de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2005, nr.55-58, art.389) se modifică după cum urmează:

1) denumirea hotărîrii va avea următorul cuprins:

"Cu privire la aprobarea Nomenclatorului lucrărilor efectuate şi a serviciilor prestate contra/fără plată de către Agenţia Naţională a Arhivelor";

2) în clauza de adoptare, după textul "(Monitor, 1992, nr.1, art.20)" se introduce textul "şi art.43 alin.(2) din Legea finanţelor publice şi responsabilităţii bugetar-fiscale nr.181/2014 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2014, nr.223-230, art.519)";

3) la alineatul unu, cuvintele "Indicatorul de preţuri la serviciile cu plată prestate de către arhivele de stat" se substituie cu cuvintele "Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi al serviciilor prestate contra plată de către Agenţia Naţională a Arhivelor";

4) la alineatul doi, cuvintele "Lista serviciilor fără plată prestate de către arhivele de stat" se substituie cu cuvintele "Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi al serviciilor prestate fără plată de către Agenţia Naţională a Arhivelor";

5) alineatul trei se abrogă;

6) denumirea anexei nr.1 va avea următorul cuprins:

"Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi al serviciilor prestate contra plată de către Agenţia Naţională a Arhivelor";

7) denumirea anexei nr.2 va avea următorul cuprins:

"Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi al serviciilor prestate fără plată de către Agenţia Naţională a Arhivelor";

8) anexa nr.3 se abrogă.

3. Hotărîrea Guvernului nr.241/2006 cu privire la aprobarea Nomenclatorului lucrărilor efectuate şi serviciilor prestate, contra plată, de Ministerul Justiţiei şi instituţiile subordonate ale acestuia şi de instanţele judecătoreşti şi tarifelor la acestea, precum şi a regulamentelor privind modul şi direcţiile de utilizare a mijloacelor speciale (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.43-46, art.284) se completează cu punctul 1¹ cu următorul cuprins:

"1¹. Agenţia Naţională a Arhivelor prestează servicii contra plată în conformitate cu Nomenclatorul lucrărilor efectuate şi al serviciilor prestate contra plată, aprobat prin hotărîre de Guvern."

4. Capitolul II din anexa nr.1 la Hotărîrea Guvernului nr.1001/2011 privind punerea în aplicare a unor acte legislative (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2011, nr.238-242, art.1100) se modifică după cum urmează:

1) la secţiunea I litera c), punctul 2 se abrogă;

2) la secţiunea a II-a, litera c) va avea următorul cuprins:

"c) Ministerul Justiţiei

1. Inspectoratul Naţional de Probaţiune

2. Agenţia de Administrare a Instanţelor Judecătoreşti

3. Agenţia Resurse Informaţionale Juridice

4. Agenţia Naţională a Arhivelor

5. Direcţia de justiţie a unităţii teritoriale autonome cu statut special a Găgăuziei (Gagauz-Yeri)."

5. Hotărîrea Guvernului nr.698/2017 cu privire la organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.335-339, art.824) se modifică după cum urmează:

1) în clauza de adoptare, după textul "Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2017, nr.252, art.412)" se introduce textul "şi al art.14 din Legea nr.98/2012 privind administraţia publică centrală de specialitate (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.160-164, art.537)";

2) punctul 1 se completează cu subpunctul 4) cu următorul cuprins:

"4) Lista autorităţilor administrative din subordinea Ministerului Justiţiei, conform anexei nr.4";

3) punctele 4 şi 5 se abrogă;

4) se completează cu anexa nr.4 cu următorul cuprins:

"Anexa nr.4

la Hotărîrea Guvernului nr.698/2017

LISTA

autorităţilor administrative din subordinea Ministerului Justiţiei

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Inspectoratul Naţional de Probaţiune

Centrul Naţional de Expertize Judiciare

Agenţia de Administrare a Instanţelor Judecătoreşti

Agenţia Resurse Informaţionale Juridice

Agenţia Naţională a Arhivelor

Direcţia de justiţie a unităţii teritoriale autonome cu statut special a Găgăuziei (Gagauz-Yeri)".