Hotărâre nr. 172 din 26.03.2025

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Conceptului Sistemului informaţional de evidenţă

şi management al resurselor umane din autorităţile publice

nr. 172  din  26.03.2025

 (în vigoare 01.05.2025) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr.164-166 art.182 din 01.04.2025

* * *

În temeiul art.22 lit.d) din Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr.6-12, art.44), cu modificările ulterioare, şi al art.13 alin.(1) din Legea nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.230-232, art.840), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Conceptul Sistemului informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice (se anexează).

2. Cancelaria de Stat, în calitate de posesor al Sistemului informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice, va elabora şi va prezenta spre aprobare Guvernului, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, Regulamentul resursei informaţionale formate de Sistemul informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice.

3. Crearea, administrarea, mentenanţa, funcţionarea şi dezvoltarea continuă a Sistemului informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice se va asigura din contul şi în limitele mijloacelor financiare alocate Cancelariei de Stat în legile bugetare anuale, precum şi din alte surse legale.

4. Se abrogă Hotărârea Guvernului nr.1373/2006 cu privire la aprobarea Concepţiei sistemului informaţional automatizat "Registrul funcţiilor publice şi al funcţionarilor publici" (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2006, nr.189-192, art.1471).

5. În procesul de implementare a Sistemului informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice, Cancelaria de Stat va întreprinde măsurile necesare, conform cadrului normativ, pentru casarea soluţiei software a Sistemului informaţional automatizat "Registrul funcţiilor publice şi al funcţionarilor publici".

6. Controlul asupra executării prezentei hotărâri se pune în sarcina Cancelariei de Stat.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.172/2025

CONCEPTUL

Sistemului informaţional de evidenţă şi management

al resurselor umane din autorităţile publice

Capitolul I

INTRODUCERE

Conceptul Sistemului informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din cadrul autorităţile publice (în continuare – Concept) formulează reperele de bază pentru implementarea tehnologiilor informaţionale moderne în activitatea subdiviziunilor de resurse umane şi a persoanelor responsabile de administrarea personalului din cadrul autorităţilor publice.

Sistemul informaţional de evidenţă şi management al resurselor umane din autorităţile publice (în continuare – SI EMRU) este conceput pentru a fi atât o soluţie software destinată păstrării, prelucrării şi furnizării informaţiilor, descrise prin metadate, cât şi un registru informaţional integrat, în cadrul căruia sunt digitalizate procesele administrative de gestiune a personalului din autorităţile publice.

SI EMRU îndeplineşte patru roluri esenţiale, contribuind la îmbunătăţirea eficienţei şi transparenţei în gestionarea resurselor umane în cadrul autorităţilor publice:

1) instrument operaţional pentru personalul subdiviziunilor de resurse umane din cadrul autorităţilor publice, cu posibilitatea de a crea dosare personale electronice, de a genera acte administrative privind personalul, certificate şi alte documente relevante pentru gestionarea personalului, inclusiv de a documenta realizarea procedurilor de personal şi de a genera rapoarte standard şi la solicitare;

2) instrument de informare pentru personalul autorităţilor publice privind datele personale din baza de date a sistemului, precum şi mecanism de relaţionare cu autoritatea publică;

3) instrument statistic aferent unei baze de date electronice privind personalul din autorităţile publice, cu acces în timp real şi cu posibilitatea de a genera rapoarte pentru luarea deciziilor atât la nivel naţional, cât şi la nivelul autorităţii publice;

4) sistem unic de gestiune integrată a datelor privind personalul din autorităţile publice, cu posibilitatea de a se interconecta cu sistemele relevante existente şi de a importa date relevante din cadrul acestora.

În cadrul SI EMRU, datele privind resursele umane din cadrul autorităţilor publice sunt gestionate printr-o structură flexibilă, care permite:

1) accesul diferenţiat la informaţii, în funcţie de nivelul autorităţii;

2) posibilitatea de a genera rapoarte separate pentru fiecare categorie de autoritate publică;

3) menţinerea interoperabilităţii şi a schimbului de date între niveluri, conform principiilor colaborării între administraţia publică centrală şi cea locală.

Schimbul de date între SI EMRU şi sistemele informaţionale deţinute de către autorităţile competente se realizează prin intermediul platformei guvernamentale de interoperabilitate (MConnect), în conformitate cu actele normative din domeniul schimbului de date şi al interoperabilităţii.

Capitolul II

DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Concept stabileşte scopul, sarcinile şi funcţiile SI EMRU, structura organizaţională şi baza juridico-normativă, componentele necesare pentru crearea şi exploatarea acestuia, obiectele informaţionale şi lista datelor păstrate în sistem, infrastructura tehnologică, precum şi măsurile de asigurare a securităţii şi protecţiei informaţiei.

2. Scopul prezentului Concept rezidă în implementarea unui sistem informaţional în domeniul managementului resurselor umane în cadrul autorităţilor publice, integrat în infrastructura guvernării electronice a Republicii Moldova.

3. SI EMRU reprezintă totalitatea resurselor şi tehnologiilor informaţionale interdependente, a metodelor şi personalului, destinate păstrării, prelucrării şi furnizării de informaţii privind structura organizaţională, resursele umane şi procesele operaţionale aferente managementului personalului din serviciul public.

4. SI EMRU este un sistem informaţional autonom, parte componentă a resurselor informaţionale de stat ale Republicii Moldova (componenta "Resursele controlului de stat") din cadrul segmentului "Resursele organizaţionale" (figura 1).

Figura 1. Locul SI EMRU în structura Resurselor controlului de stat

5. Noţiunile utilizate în prezentul Concept au semnificaţia prevăzută în Codul muncii al Republicii Moldova nr.154/2003, în Legea nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, în Legea nr.199/2010 cu privire la statutul persoanelor cu funcţii de demnitate publică, în Legea nr.80/2010 cu privire la statutul personalului din cabinetul persoanelor cu funcţii de demnitate publică, în alte acte normative privind domeniul managementului funcţiei publice, domeniul informatizării şi al resurselor informaţionale de stat.

6. Evidenţa în SI EMRU va include doar informaţiile necesare pentru gestionarea personalului din autoritatea publică, fără a interfera cu reglementările speciale şi confidenţiale aplicabile funcţionarilor publici cu statut special.

7. SI EMRU reprezintă sursa oficială de informaţii privind resursele umane ale administraţiei publice, pentru a asigura formarea resursei informaţionale unice la nivelul autorităţilor publice prin colectarea, stocarea, actualizarea şi analiza datelor privind personalul din cadrul autorităţilor publice.

8. Scopul de bază al SI EMRU este de a oferi o soluţie informatică modernă şi eficientă, care să automatizeze procesele şi să sprijine implementarea cadrului normativ privind administrarea resurselor umane în serviciul public. Prin implementarea sa, SI EMRU contribuie la:

8.1. furnizarea informaţiilor analitice şi statistice corecte, necesare autorităţilor publice pentru fundamentarea deciziilor administrative;

8.2. monitorizarea şi gestionarea structurii organizatorice a autorităţilor publice;

8.3. digitalizarea procedurilor de personal şi a proceselor privind administrarea funcţiei publice, a funcţionarilor publici şi a altor categorii de personal din autorităţile publice;

8.4. colectarea, procesarea şi actualizarea rapidă a datelor privind personalul angajat, pentru o gestionare eficientă a resurselor umane în serviciul public.

9. SI EMRU are următoarele sarcini:

9.1. crearea şi menţinerea bazei de date a SI EMRU, asigurând colectarea, înregistrarea şi prelucrarea informaţiilor relevante privind activităţile de administrare a resurselor umane din cadrul autorităţilor publice;

9.2. actualizarea şi gestionarea datelor în conformitate cu alte sisteme informaţionale de stat, precum Registrul de stat al populaţiei, Registrul de stat al unităţilor de drept şi alte sisteme informaţionale relevante pentru managementul personalului;

9.3. exploatarea funcţionalităţilor SI EMRU pentru optimizarea proceselor de management al resurselor umane;

9.4. controlul informaţional al datelor, prin utilizarea unor criterii predefinite şi a mijloacelor software şi hardware specializate;

9.5. asigurarea securităţii informaţionale pentru protecţia datelor şi prevenirea accesului neautorizat;

9.6. formarea unui sistem integrat de date la nivel naţional pentru evidenţa şi managementul resurselor umane din serviciul public;

9.7. garantarea accesului rapid şi sigur la datele şi informaţiile din SI EMRU, prin utilizarea tehnologiilor performante care facilitează eficientizarea procesului decizional şi reducerea timpului necesar pentru prelucrarea informaţiilor.

10. Principiile fundamentale care stau la baza SI EMRU sunt următoarele:

10.1. principiul legalităţii, care presupune că dezvoltarea şi exploatarea sistemului va avea loc în conformitate cu prevederile cadrului normativ naţional, cu normele şi standardele în domeniul protecţiei datelor şi securităţii informaţionale;

10.2. principiul integrităţii şi veridicităţii datelor:

10.2.1. integritatea datelor reprezintă starea datelor în cazul în care acestea îşi păstrează conţinutul şi pot fi interpretate univoc în condiţiile unor influenţe imprevizibile. Integritatea datelor se consideră menţinută dacă acestea nu au fost denaturate şi/sau deteriorate;

10.2.2. veridicitatea datelor reprezintă gradul de conformitate a datelor păstrate în memoria computerului sau în documente cu starea reală a obiectelor dintr-un domeniu concret al SI EMRU pe care acestea le reprezintă;

10.3. principiul controlului dezvoltării şi utilizării SI EMRU se referă la totalitatea măsurilor organizatorice şi tehnice de program care asigură calitatea înaltă a resurselor informaţionale de stat formate, fiabilitatea înaltă a păstrării acestora şi corectitudinea utilizării în conformitate cu legislaţia;

10.4. principiul confidenţialităţii informaţiei, care presupune răspunderea personală a utilizatorilor SI EMRU pentru utilizarea şi divulgarea neautorizată a informaţiei confidenţiale personificate, în conformitate cu legislaţia;

10.5. principiul simplităţii şi comodităţii utilizării, care presupune proiectarea şi dezvoltarea tuturor aplicaţiilor, a mijloacelor tehnice şi de program într-un mod "user-friendly" (uşor de utilizat), bazat pe concepte vizuale, ergonomice şi logice, asigurând accesibilitatea şi uşurinţa de utilizare pentru toţi beneficiarii;

10.6. principiul divizării arhitecturii pe nivele, care constă în proiectarea independentă a componentelor funcţionale ale SI EMRU, în conformitate cu standardele de interfaţă dintre niveluri, conform accesului acordat în baza rolurilor prestabilite în cadrul acestuia;

10.7. principiul securităţii informaţionale, care presupune garantarea integrităţii datelor, accesibilitatea controlată şi protecţia eficientă a datelor cu caracter personal, precum şi prevenirea accesului neautorizat şi a scurgerilor de informaţii;

10.8. principiul securităţii prin design, care presupune proiectarea SI EMRU, ţinând cont de riscurile de securitate a informaţiei, care pot afecta buna funcţionare a acestuia;

10.9. principiul compatibilităţii şi interoperabilităţii SI EMRU cu alte sisteme informaţionale guvernamentale existente în ţară;

10.10. principiul consecutivităţii, care presupune proiectarea, dezvoltarea, testarea şi implementarea sistemului în etape, pe componente şi module, cu testări şi validări intermediare;

10.11. principiul modularităţii şi scalabilităţii, care semnifică dezvoltarea sistemului într-un mod care să permită extinderea acestuia fără modificarea sau afectarea componentelor şi funcţionalităţilor existente.

Capitolul III

CADRUL NORMATIV AL SI EMRU

11. Crearea, administrarea, mentenanţa, dezvoltarea şi utilizarea SI EMRU se realizează în conformitate cu cadrul normativ care reglementează activitatea în domeniul managementului funcţiei publice şi al funcţionarilor publici, precum şi în domeniul informatizării şi resurselor informaţionale de stat.

12. Necesitatea dezvoltării, administrării şi gestionării SI EMRU este reglementată, în particular, de următoarele acte normative:

12.1. Legea nr.17/2003 pentru ratificarea Convenţiei Organizaţiei Internaţionale a Muncii nr.151 privind protecţia dreptului de organizare şi procedurile de determinare a condiţiilor de ocupare în serviciul public;

12.2. Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat;

12.3. Legea nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public;

12.4. Legea nr.80/2010 cu privire la statutul personalului din cabinetul persoanelor cu funcţii de demnitate publică;

12.5. Legea nr.199/2010 cu privire la statutul persoanelor cu funcţii de demnitate publică;

12.6. Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;

12.7. Legea nr.155/2011 pentru aprobarea Clasificatorului unic al funcţiilor publice;

12.8. Legea nr.98/2012 privind administraţia publică centrală de specialitate;

12.9. Legea nr.142/2018 cu privire la schimbul de date şi interoperabilitate;

12.10. Legea nr.270/2018 privind sistemul unitar de salarizare în sectorul bugetar;

12.11. Legea nr.124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere;

12.12. Legea nr.148/2023 privind accesul la informaţiile de interes public;

12.13. Hotărârea Guvernului nr.562/2006 cu privire la crearea sistemelor şi resurselor informaţionale automatizate de stat;

12.14. Hotărârea Guvernului nr.201/2009 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public;

12.15. Hotărârea Guvernului nr.1022/2013 cu privire la crearea şi administrarea portalului guvernamental al funcţiilor publice pentru a căror ocupare autorităţile publice organizează concurs;

12.16. Hotărârea Guvernului nr.1090/2013 privind serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

12.17. Hotărârea Guvernului nr.128/2014 privind platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud);

12.18. Hotărârea Guvernului nr.405/2014 privind serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign);

12.19. Hotărârea Guvernului nr.708/2014 privind serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog);

12.20. Hotărârea Guvernului nr.201/2017 privind aprobarea Cerinţelor minime obligatorii de securitate cibernetică;

12.21. Hotărârea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor internaţionale de stat;

12.22. Hotărârea Guvernului nr.1231/2018 pentru punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.270/2018 privind sistemul unitar de salarizare în sectorul bugetar;

12.23. Hotărârea Guvernului nr.211/2019 privind platforma de interoperabilitate (MConnect);

12.24. Hotărârea Guvernului nr.376/2020 pentru aprobarea Conceptului serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify) şi a Regulamentului privind modul de funcţionare şi utilizare a serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify);

12.25. Hotărârea nr.153/2021 pentru aprobarea Conceptului Sistemului informaţional "Registrul resurselor şi sistemelor informaţionale de stat" şi a Regulamentului privind modul de ţinere a Registrului resurselor şi sistemelor informaţionale de stat;

12.26. Hotărârea Guvernului nr.208/2021 cu privire la aprobarea structurii Clasificatorului ocupaţiilor din Republica Moldova;

12.27. Hotărârea Guvernului nr.650/2023 cu privire la aprobarea Strategiei de transformare digitală a Republicii Moldova pentru anii 2023-2030.

13. La dezvoltarea şi implementarea SI EMRU se vor respecta următoarele reglementări tehnice şi standarde aplicabile privind dezvoltarea soluţiilor informatice:

13.1. Reglementarea tehnică "Procesele ciclului de viaţă al software-ului" RT 38370656-002:2006, aprobată prin Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.78/2006;

13.2. Reglementarea tehnică "Modul de evidenţă a serviciilor publice electronice", aprobată prin Ordinul viceministrului dezvoltării informaţionale nr.94/2009 cu privire la aprobarea unor reglementări tehnice;

13.3. Reglementarea tehnică "Prestarea serviciilor publice electronice. Cerinţe tehnice", aprobată prin Ordinul viceministrului dezvoltării informaţionale nr.94/2009 cu privire la aprobarea unor reglementări tehnice;

13.4. Reglementarea tehnică "Asigurarea securităţii informaţionale la prestarea serviciilor publice electronice. Cerinţe tehnice", aprobată prin Ordinul viceministrului dezvoltării informaţionale nr.94/2009 cu privire la aprobarea unor reglementări tehnice;

13.5. Reglementarea tehnică "Determinarea costului de elaborare şi implementare a sistemelor informaţionale automatizate. Normativele şi estimarea cheltuielilor de lucru", aprobată prin Ordinul viceministrului dezvoltării informaţionale nr.94/2009 cu privire la aprobarea unor reglementări tehnice;

13.6. SM ISO/CEI 27002:2014 "Tehnologia informaţiei. Tehnici de securitate. Cod de bună practică pentru managementul securităţii informaţiei";

13.7. SM ISO/CEI 12207:2014 "Ingineria sistemelor şi software-ului. Procesele ciclului de viaţă al software-ului";

13.8. SM ISO/CEI 15408-1 "Tehnologia informaţiei. Tehnici de securitate. Criterii de evaluare pentru securitatea tehnologiei informaţiei. Partea 1: Introducere şi model general";

13.9. SM ISO/CEI 15408-2 "Tehnologia informaţiei. Tehnici de securitate. Criterii de evaluare pentru securitatea tehnologiei informaţiei. Partea 2: Cerinţe funcţionale de securitate";

13.10. SM ISO/CEI 15408-3 "Tehnologia informaţiei. Tehnici de securitate. Criterii de evaluare pentru securitatea tehnologiei informaţiei. Partea 3: Cerinţe de asigurare a securităţii";

13.11. SM EN ISO/IEC 27002 "Securitatea informaţiei, securitatea cibernetică şi protecţia vieţii private. Mijloace de control al securităţii informaţiei".

Capitolul IV

SPAŢIUL FUNCŢIONAL

Secţiunea 1

Structuri funcţionale de bază

14. SI EMRU asigură îndeplinirea funcţiilor de bază ale unui sistem informaţional integrat, în conformitate cu standardele stabilite de stat, precum şi a următoarelor funcţii specifice, organizate în contururi funcţionale:

14.1. conturul funcţional "Cabinetul personal", care include funcţiile de gestionare a cabinetului personal al funcţionarului public, precum şi ale altor categorii de personal (persoane cu funcţii de demnitate publică, persoane încadrate în baza încrederii personale în cabinetul persoanelor cu funcţii de demnitate publică, persoane angajate în posturi de specialitate, de deservire tehnică şi auxiliare, precum şi alte categorii de personal care nu desfăşoară activităţi ce implică exercitarea prerogativelor de putere publică) şi al dosarului personal electronic al angajatului, oferind acces rapid la informaţiile necesare din profil;

14.2. conturul funcţional "Administrare", care asigură următoarele funcţionalităţi: automatizarea fluxurilor de lucru ale documentelor în baza unui set de reguli declanşate de anumite evenimente care se produc în SI EMRU; asigurarea integrităţii logice a SI EMRU; administrarea bazei de date a sistemului; delimitarea drepturilor de acces pentru utilizatorii din cadrul Cancelariei de Stat şi ale autorităţilor, în funcţie de rolul acestora în sistem; monitorizarea acţiunilor utilizatorilor în toate etapele de înregistrare a documentelor, inclusiv accesul la vizualizarea datelor; asigurarea securităţii şi protecţiei informaţiei în cadrul SI EMRU; monitorizarea performanţei sistemului; suportul tehnic şi mentenanţa;

14.3. conturul funcţional "Instituţional", care include următoarele funcţii: formarea, menţinerea şi actualizarea structurii organizaţionale a autorităţii publice, reflectând configuraţia structurală la zi; crearea modelelor pentru structuri organizaţionale noi, fără a afecta structura existentă, pentru planificarea eficientă a reorganizărilor interne; generarea actelor administrative şi a documentelor relevante pentru gestionarea personalului, inclusiv certificate, formulare, cereri, rapoarte analitice şi statistice în format electronic standardizat (pdf, Excel, Word);

14.4. conturul funcţional "Proceduri de personal", care include funcţiile de digitalizare şi stocare a activităţilor aferente implementării procedurilor de personal şi a proceselor de administrare a personalului din autorităţile publice, inclusiv generarea actelor administrative necesare pentru gestionarea eficientă a resurselor umane în cadrul autorităţilor publice;

14.5. conturul funcţional "Rapoarte" este destinat pentru generarea informaţiei la nivel central, asigurând monitorizarea aplicării cadrului normativ şi elaborarea rapoartelor generalizate privind personalul din autorităţile publice, inclusiv a rapoartelor anuale cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, sau a rapoartelor periodice statistice şi a rapoartelor de conformitate pentru toate autorităţile publice.

15. SI EMRU este proiectat modular, pe baza unor componente integrate, fiind compatibil cu tehnologia "cloud computing", care asigură posibilitatea dezvoltării SI EMRU fără a afecta continuitatea funcţionării şi permite operarea modificărilor, precum şi implementarea acestora, în funcţie de priorităţile posesorului şi ale deţinătorului.

16. Pentru a atinge obiectivele soluţiei informatice privind interacţiunea cu sistemele existente, la proiectarea, realizarea şi implementarea SI EMRU se va lua în considerare arhitectura descrisă în figura 2.

Figura 2. Arhitectura SI EMRU

Secţiunea a 2-a

Funcţiile de bază ale SI EMRU

17. Funcţiile de bază ale SI EMRU sunt:

17.1. formarea bazei de date, prin asigurarea înregistrării sau, după caz, preluarea informaţiilor aferente obiectelor informaţionale. Această funcţie include următoarele subfuncţii:

17.1.1. luarea în evidenţă – înregistrarea primară a obiectelor informaţionale se realizează după luarea deciziei de către registrator privind includerea obiectului în SI EMRU. Fiecărui obiect informaţional i se atribuie un identificator unic (cu excepţia obiectelor informaţionale împrumutate din alte resurse informaţionale de stat) care rămâne neschimbat pe toată durata aflării obiectului în sistem;

17.1.2. actualizarea datelor – actualizarea sistematică a bazei de date în cazul modificării sau completării datelor privind obiectele informaţionale;

17.1.3. arhivarea obiectului informaţional – transferul datelor în arhivă conform criteriilor predefinite, precum finalizarea ciclului de viaţă operaţional, expirarea termenului legal de păstrare sau alte condiţii specifice (încetarea raporturilor de serviciu/muncă, reorganizarea autorităţii publice, lichidarea funcţiei publice). Arhivarea se realizează cu respectarea principiilor integrităţii, confidenţialităţii şi securităţii datelor, iar documentele şi informaţiile arhivate se păstrează şi se gestionează în conformitate cu prevederile legislaţiei privind expertiza valorii documentelor şi completarea arhivelor de stat;

17.2. gestiunea indicatorilor de monitorizare şi raportare se referă la indicatorii de performanţă în domeniul managementului resurselor umane. SI EMRU va oferi o platformă pentru gestiunea indicatorilor statistici, indicatorilor de produs, indicatorilor de rezultat şi a indicatorilor de impact, facilitând monitorizarea şi evaluarea implementării procedurilor de personal în serviciul public prin generarea rapoartelor de stare;

17.3. generarea şi gestionarea documentelor asociate fluxurilor de lucru implementate în SI EMRU este o funcţie esenţială pentru a asigura transferul activităţilor personalului autorităţilor publice, utilizatori ai SI EMRU, într-un mediu exclusiv digital, contribuind la sporirea eficienţei şi trasabilităţii fluxului de documente în domeniul managementului resurselor umane;

17.4. administrarea şi configurarea SI EMRU presupune că administratorii sistemului au acces la funcţionalităţi dedicate configurării şi gestionării SI EMRU, care vor include următoarele subfuncţii:

17.4.1. administrarea utilizatorilor şi a drepturilor de acces;

17.4.2. gestiunea metadatelor, conform cerinţelor legale şi operaţionale;

17.4.3. configurarea modulelor funcţionale, a fluxurilor de lucru, a procedurilor automate şi a altor configuraţii necesare pentru buna funcţionare a SI EMRU;

17.4.4. monitorizarea operaţională a SI EMRU, diagnosticul şi soluţionarea problemelor tehnice;

17.4.5. lansarea manuală a procedurilor automate în etapele de testare şi de dezvoltare a SI EMRU;

17.4.6. restabilirea funcţionalităţilor SI EMRU în conformitate cu planul de continuitate a activităţii şi a cerinţelor de securitate;

17.5. accesarea de către utilizatorii autorizaţi a funcţionalităţilor sistemului presupune că autorizarea utilizatorilor are loc exclusiv prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass). Utilizatorii autorizaţi vor avea acces la funcţionalităţile relevante profilului profesional, inclusiv:

17.5.1. panoul de comandă, pentru acces rapid la evenimentele relevante;

17.5.2. funcţionalităţile de căutare şi accesare a datelor/documentelor gestionate în conformitate cu normele de acces şi securitate a datelor;

17.5.3. instrumentele de colaborare între utilizatori, inclusiv schimbul de informaţii, coordonarea documentelor, transmiterea şi recepţionarea notificărilor, aplicarea semnăturii electronice conform prevederilor privind semnătura electronică;

17.5.4. generarea rapoartelor statistice, bazate pe datele gestionate, pentru analiza detaliată şi raportarea periodică;

17.6. crearea unui spaţiu integrat de management al resurselor umane din administraţia publică. SI EMRU facilitează integrarea completă a proceselor de management al resurselor umane din cadrul autorităţilor publice, prin:

17.6.1. crearea dosarelor electronice pentru fiecare angajat, cu respectarea cerinţelor de confidenţialitate;

17.6.2. digitalizarea şi automatizarea procedurilor de personal;

17.6.3. integrarea proceselor la nivel naţional pentru o gestiune unificată;

17.7. jurnalizarea evenimentelor reprezintă un element esenţial în monitorizarea şi controlul accesului, al modificărilor şi acţiunilor utilizatorilor, prevenind accesările neautorizate şi păstrând integritatea datelor şi a documentelor gestionate, prin menţinerea informaţiilor privind:

17.7.1. istoricul acţiunilor utilizatorilor (în baza rolurilor);

17.7.2. istoricul acţiunilor asupra obiectelor informaţionale;

17.7.3. istoricul modificărilor în structurile organizaţionale;

17.7.4. istoricul planificărilor;

17.7.5. istoricul accesărilor şi autentificărilor;

17.7.6. istoricul aprobărilor/coordonărilor;

17.7.7. istoricul modificării procedurilor de personal;

17.7.8. istoricul sesiunilor de autentificare şi acces (pentru administrator);

17.8. generarea rapoartelor specifice – SI EMRU oferă funcţionalităţi pentru generarea rapoartelor adaptate cerinţelor autorităţilor publice, utilizatorilor autorizaţi şi auditorilor. Această funcţie va permite selectarea şi combinarea diverselor seturi de date gestionate de SI EMRU, facilitând analiza detaliată şi sprijinind procesele de monitorizare, control şi audit;

17.9. notificarea automată privind procedurile de personal – SI EMRU include funcţionalităţi de notificare automată pentru sprijinirea gestionării resurselor umane în cadrul autorităţilor publice. Notificările facilitează respectarea termenelor prevăzute de cadrul normativ şi optimizarea proceselor administrative, prin generarea alertelor privind evenimentele relevante pentru realizarea procedurilor de personal.

18. Jurnalizarea evenimentelor în cadrul SI EMRU se realizează prin integrarea serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog), în conformitate cu cadrul normativ aplicabil acestuia.

Secţiunea a 3-a

Interconexiunea SI EMRU cu alte sisteme

19. Pentru asigurarea funcţionării corecte, SI EMRU interacţionează şi realizează schimbul de date, în conformitate cu standardele tehnice aprobate, prin intermediul platformei de interoperabilitate (MConnect), cu alte resurse şi sisteme informaţionale de stat, printre care:

19.1. Sistemul informaţional automatizat "Registrul de stat al populaţiei" – pentru consumul datelor privind obiectul informaţional "persoana fizică", cu asigurarea implementării unor mecanisme care să permită obţinerea şi evidenţa consimţământului persoanelor vizate, acolo unde este aplicabil;

19.2. Sistemul informaţional automatizat "Registrul de stat al unităţilor de drept" – pentru consumul datelor despre obiectul informaţional "autoritatea publică";

19.3. Sistemul informaţional automatizat "Registrul electronic al angajaţilor" (în continuare – SIA REA) – pentru consumul şi actualizarea datelor privind raporturile de serviciu/de muncă ale funcţionarilor publici şi ale altor categorii de personal din cadrul autorităţilor publice, asigurând conformitatea procedurilor de avizare a statelor de personal şi întocmirea schemelor de încadrare;

19.4. Sistemul informaţional "e-Legislaţie" – pentru schimbul de date privind atribuţiile funcţionarului public în cadrul procedurilor de elaborare, promovare, validare şi aprobare a actelor normative, precum şi în cadrul gestionării relaţiilor coordonate cu comunitatea partenerilor de dezvoltare naţionali şi internaţionali;

19.5. platforma de interoperabilitate (MConnect) – pentru schimbul de date cu registrele şi sistemele informaţionale de stat;

19.6. serviciul guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) – pentru identificarea electronică în cadrul SI EMRU;

19.7. serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign) – pentru semnarea electronică a documentelor electronice;

19.8. serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) – pentru jurnalizarea evenimentelor din cadrul SI EMRU;

19.9. serviciul guvernamental de notificare electronică (MNotify) – pentru notificarea utilizatorilor prin intermediul diverselor canale de notificare, inclusiv notificarea prin e-mail corporativ.

20. Schimbul de date între SI EMRU şi resursele informaţionale de bază din posesia altor autorităţi publice care gestionează datele privind funcţionarii publici cu statut special se va realiza doar în conformitate cu prevederile legale privind schimbul de date şi interoperabilitate.

Capitolul V

STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ A SI EMRU

21. Proprietarul SI EMRU este statul, care exercită dreptul de proprietate asupra datelor. Resursele financiare necesare pentru dezvoltarea, mentenanţa şi funcţionalitatea SI EMRU sunt asigurate din bugetul de stat, precum şi din alte surse financiare, conform legislaţiei.

22. Posesorul şi deţinătorul SI EMRU este Cancelaria de Stat, care asigură condiţiile juridice, financiare şi organizatorice pentru crearea, administrarea, mentenanţa şi dezvoltarea acestuia, precum şi realizează nemijlocit competenţele de creare, administrare, mentenanţă şi dezvoltare a acestuia.

23. Administratorul tehnic al SI EMRU este Instituţia Publică Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică (în continuare – STISC), care îşi exercită atribuţiile în conformitate cu cadrul normativ în materie de administrare tehnică şi menţinere a sistemelor informaţionale de stat.

24. Registratorii SI EMRU sunt persoanele responsabile din cadrul subdiviziunilor resurse umane şi, după caz, funcţionarul public cu atribuţii în domeniul managementului resurselor umane din cadrul autorităţilor publice.

25. Utilizatorii SI EMRU sunt:

25.1. Cancelaria de Stat, prin intermediul subdiviziunii responsabile de managementul funcţiei publice şi al funcţionarilor publici, va utiliza sistemul pentru generarea rapoartelor statistice, de monitorizare şi de evaluare, pentru analiza indicatorilor de monitorizare la nivel naţional, precum şi pentru identificarea nevoilor de formare şi dezvoltare profesională a funcţionarilor publici, bazându-se pe date statistice privind competenţele şi calificările disponibile în cadrul acestuia;

25.2. autorităţile administraţiei publice, prin intermediul personalului desemnat din cadrul subdiviziunii resurse umane, după caz, funcţionarii publici cu atribuţii în domeniul procedurilor de personal, care vor utiliza SI EMRU pentru asigurarea unui management eficient al resurselor umane în cadrul autorităţilor publice, precum şi pentru generarea rapoartelor statistice şi a indicatorilor necesari în procesul de luare a deciziilor şi de raportare, inclusiv:

25.2.1. gestionarea dosarelor personale ale funcţionarilor publici;

25.2.2. implementarea procedurilor de personal prin utilizarea documentelor electronice;

25.2.3. identificarea şi raportarea indicatorilor de performanţă şi evaluarea resurselor umane din cadrul autorităţilor publice;

25.2.4. vizualizarea/afişarea datelor curente şi istorice privind funcţionarii publici şi alte categorii de personal din cadrul autorităţilor publice;

25.3. utilizatorii individuali din cadrul autorităţilor publice – funcţionarii publici/alte categorii de personal cu acces la propriul profil şi date personale, cu dreptul de a utiliza funcţionalităţile SI EMRU conform drepturilor de acces din meniul utilizatorului;

25.4. administratorul de sistem – responsabilul sau, după caz, responsabilii desemnaţi ai subdiviziunii tehnologii informaţionale din cadrul Cancelariei de Stat, care vor delimita utilizatorii SI EMRU, vor configura SI EMRU, vor pune în funcţiune sau vor stopa componentele acestuia;

25.5. auditorii interni/externi desemnaţi vor avea acces temporar, limitat şi monitorizat la datele şi funcţionalităţile relevante din SI EMRU pe durata desfăşurării misiunilor de audit, cu respectarea procedurilor de autentificare prin MPass şi jurnalizarea acţiunilor, conform prevederilor legislaţiei privind auditul şi protecţia datelor cu caracter personal.

26. Administratorul de sistem al SI EMRU are următoarele atribuţii:

26.1. exercitarea accesului la funcţionalităţile acestuia, în limitele competenţelor stabilite de cadrul normativ şi delegate de către posesor;

26.2. monitorizarea funcţionalităţilor SI EMRU şi menţinerea securităţii informaţionale a datelor în cadrul acestuia;

26.3. administrarea bazei de date în cadrul acestuia;

26.4. vizualizarea integrală a informaţiei din baza de date;

26.5. administrarea profilului utilizatorilor;

26.6. gestionarea rolurilor şi drepturilor utilizatorilor autorizaţi pe partea de administrare;

26.7. prelucrarea cererilor de acces sau de sistare a accesului pentru care se va crea contul de utilizator;

26.8. generarea şi vizualizarea rapoartelor;

26.9. jurnalizarea evenimentelor;

26.10. recepţionarea notificărilor în SI EMRU.

[Pct.26 modificat prin Hot.Guv. nr.723 din 12.11.2025, în vigoare 13.12.2025]

27. Destinatarii datelor din SI EMRU cu dreptul de a accesa şi a utiliza informaţiile gestionate de acesta, exclusiv în scopurile stabilite de cadrul normativ aplicabil, sunt:

27.1. autorităţile publice – pentru administrarea personalului şi raportare;

27.2. Cancelaria de Stat – pentru monitorizarea şi analiza situaţiei privind funcţia publică şi personalul din cadrul serviciului public la nivel naţional, precum şi pentru furnizarea datelor agregate în scopul fundamentării deciziilor guvernamentale;

27.3. autorităţile publice de audit şi control – pentru verificarea legalităţii şi corectitudinii activităţilor administrative, care pot accesa temporar datele doar în limitele atribuţiilor stabilite de lege;

27.4. funcţionarii publici şi alte categorii de personal din serviciul public –pentru accesul la propriile date personale şi profesionale;

27.5. sistemele informaţionale şi registrele de stat – pentru realizarea schimbului de date şi interoperabilitate în cadrul proceselor administrative.

Capitolul VI

SPAŢIUL INFORMAŢIONAL AL SI EMRU

28. Totalitatea obiectelor informaţionale care constituie resursa informaţională a SI EMRU este determinată de scopul şi funcţionalităţile acestuia şi include următoarele categorii de obiecte:

28.1. autoritatea publică – autorităţile publice care utilizează SI EMRU pentru gestionarea şi administrarea resurselor umane;

28.2. subdiviziunea internă – unităţile structurale interne din cadrul autorităţii publice;

28.3. funcţia publică – funcţie instituită în cadrul autorităţii publice;

28.4. postul – alte categorii de funcţii instituite în cadrul autorităţii publice (funcţie de demnitate publică, post în cadrul cabinetului persoanei care exercită o funcţie de demnitate publică, post de specialitate, post de deservire tehnică sau post auxiliar), ocupate de un angajat în baza raporturilor stabilite conform legislaţiei muncii sau legilor speciale;

28.5. persoana fizică din următoarele categorii (obiectul informaţional importat din Registrul de stat al populaţiei):

28.5.1. funcţionarii publici de toate categoriile, potrivit art.7 din Legea nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, care sunt angajaţi ai autorităţilor publice cu statut de funcţionar public;

28.5.2. funcţionarii publici cu statut special, pentru ţinerea în evidenţă generală a personalului;

28.5.3. angajaţii autorităţilor administraţiei publice de toate nivelurile care nu deţin statut de funcţionar public, dar sunt incluşi în sistemul de evidenţă, pentru a asigura o gestionare completă a resurselor umane din cadrul autorităţilor publice;

28.6. documentul – orice document oficial privind gestionarea resurselor umane în cadrul autorităţilor publice (fişa postului, raportul de evaluare, fişa de evaluare, cererea);

28.7. actul administrativ – orice act emis de către autorităţile publice care reglementează procedurile de personal şi influenţează statutul şi cariera funcţionarilor publici;

28.8. contractul-tip de muncă – pentru celelalte categorii de personal din cadrul autorităţilor publice, inclusiv pentru personalul auxiliar şi cel angajat în baza unui contract de prestări servicii, raporturile de muncă sunt stabilite prin contractul individual de muncă sau contractul de prestări servicii.

29. Identificatori ai obiectelor informaţionale sunt:

29.1. pentru "autoritatea publică" – identificatorul unic este "IDNO al autorităţii publice", preluat din Registrul de stat al unităţilor de drept, care asigură identificarea unică a fiecărei autorităţi publice în SI EMRU;

29.2. pentru "subdiviziunea internă" – identificatorul unic este cheia combinată: "IDNO al autorităţii publice" + "codul unic de identificare al subdiviziunii în cadrul autorităţii". Aceasta permite identificarea exactă a fiecărei structuri interne din cadrul unei autorităţi publice;

29.3. pentru "funcţia publică" – identificatorul unic este cheia combinată: "IDNO al autorităţii publice" + "codul funcţiei din cadrul Clasificatorului unic al funcţiilor publice";

29.4. pentru "post" – identificatorul unic este cheia combinată: "IDNO al autorităţii publice" + "codul funcţiei din cadrul Clasificatorului ocupaţiilor din Republica Moldova";

29.5. pentru "persoana fizică" – identificatorul unic este "IDNP – numărul de identificare de stat al persoanei fizice" din Registrul de stat al populaţiei. IDNP-ul permite identificarea unică a fiecărui funcţionar public sau angajat al autorităţilor publice în SI EMRU, pentru a asigura gestionarea exactă a datelor personale şi a parcursului profesional;

29.6. pentru "document" – identificatorul unic este "tipul documentului";

29.7. pentru "actul administrativ" – identificatorul este cheia combinată: "tipul actului administrativ" + "numărul de ordine al actului". Acesta asigură unicitatea fiecărui act administrativ şi permite referinţele rapide la actele adoptate privind personalul autorităţii publice;

29.8. pentru "contractul-tip de muncă" – identificatorul este cheia combinată: "tipul contractul de muncă" + "numărul de înregistrare a contractului-tip de muncă". Acesta asigură unicitatea fiecărui contract-tip de muncă şi permite referinţe rapide la contractele privind alte categorii de personal ale autorităţii publice.

30. Scenariul de bază reprezintă o listă a evenimentelor aferente pentru fiecare obiect informaţional gestionat în SI EMRU. Sistemul permite monitorizarea şi înregistrarea modificărilor pentru următoarele obiecte informaţionale:

30.1. pentru obiectul informaţional "autoritatea publică":

30.1.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la introducerea în SI EMRU a autorităţii publice;

30.1.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea statutului sau denumirii autorităţii publice (reorganizare);

30.1.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la excluderea autorităţii publice din sistemul administraţiei publice, fie la reorganizarea acesteia;

30.2. pentru obiectul informaţional "subdiviziunea internă":

30.2.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la înregistrarea unei noi subdiviziuni interne în cadrul autorităţii publice;

30.2.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea, restructurarea funcţională sau reconfigurarea organizatorică a subdiviziunii;

30.2.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la lichidarea subdiviziunii, în cazul în care aceasta este eliminată din structura internă şi din organigrama autorităţii publice;

30.3. pentru obiectul informaţional "funcţia publică":

30.3.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la instituirea funcţiei publice (funcţia publică se consideră instituită la data avizării favorabile a statului de personal);

30.3.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea caracteristicilor funcţiei publice (codul funcţiei publice, categoria funcţiei publice, denumirea funcţiei publice, nivelul retribuirii muncii);

30.3.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la lichidarea funcţiei publice, ca urmare a intrării în vigoare a unui nou stat de personal;

30.4. pentru obiectul informaţional "post":

30.4.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la introducerea unui nou post în structura scriptică a autorităţii publice;

30.4.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea caracteristicilor postului (cod, denumire, nivelul retribuirii muncii, competenţe, categoria postului);

30.4.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la lichidarea postului şi excluderea acestuia din structura scriptică;

30.5. pentru obiectul informaţional "persoana fizică":

30.5.1. luarea iniţială în evidenţă se realizează la prima încadrare în serviciul public/angajarea în cadrul autorităţii publice a unei persoane fizice;

30.5.2. actualizarea datelor se efectuează în cazul modificării raportului de serviciu/de muncă;

30.5.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează:

30.5.3.1. în cazul decesului sau declarării persoanei decedate, în temeiul hotărârii instanţei judecătoreşti;

30.5.3.2. în cazul trecerii la un alt loc de muncă în afara serviciului public;

30.5.3.3. în cazul încetării raportului de serviciu/de muncă;

30.6. pentru obiectul informaţional "document":

30.6.1. luarea iniţială în evidenţă se realizează la întocmirea unui nou document în cadrul SI EMRU;

30.6.2. actualizarea datelor se efectuează în cazul modificării statutului documentului, revocării documentului, anulării documentului;

30.6.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se realizează la expirarea termenului documentului, ştergerea documentului sau în urma distrugerii acestuia, conform procedurilor de arhivare;

30.7. pentru obiectul informaţional "act administrativ":

30.7.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la emiterea actului administrativ;

30.7.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea actului administrativ sau declararea actului administrativ ca fiind nevalid;

30.7.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la expirarea termenului de valabilitate al actului sau la distrugerea acestuia, în conformitate cu normele de arhivare;

30.8. pentru obiectul informaţional "contract-tip de muncă":

30.8.1. luarea iniţială în evidenţă se efectuează la încheierea contractului-tip de muncă;

30.8.2. actualizarea datelor se efectuează la modificarea contractului-tip de muncă;

30.8.3. scoaterea din evidenţă şi arhivarea se efectuează la expirarea termenului contractului-tip de muncă sau la distrugerea acestuia, în conformitate cu normele de arhivare.

31. Toate scenariile sunt structurate pentru a asigura o monitorizare corectă şi completă a datelor şi evenimentelor care intervin în cadrul obiectelor informaţionale din SI EMRU, optimizând procesele de evidenţă şi management al resurselor umane în cadrul autorităţilor publice.

32. Datele reprezintă totalitatea atributelor obiectelor informaţionale, după cum urmează:

32.1. Autoritatea publică:

32.1.1. identificatorul autorităţii: codul unic de identificare;

32.1.2. organigrama autorităţii: structura organizaţională detaliată;

32.1.3. statul de personal: lista funcţiilor publice şi a posturilor aprobate (consumate din SIA REA);

32.1.4. fluctuaţia de personal: istoricul intrărilor şi ieşirilor de personal;

32.1.5. indicele de loialitate: măsura angajamentului şi a stabilităţii personalului;

32.1.6. planul anual de ocupare: necesarul de resurse umane în funcţiile publice;

32.2. Subdiviziunea internă:

32.2.1. denumirea subdiviziunii: potrivit structurii interne a autorităţii publice;

32.2.2. organigrama subdiviziunii: structura ierarhică în cadrul subdiviziunii;

32.2.3. regulamentul subdiviziunii: cadrul de organizare şi funcţionare;

32.2.4. rolurile şi responsabilităţile specifice: efectivul-limită al subdiviziunii şi distribuţia rolurilor;

32.2.5. funcţiile publice/posturile: tipurile de funcţii (ocupate, vacante, temporar vacante sau temporar absente) şi distribuţia pe categorii de funcţii, precum şi locurile pentru stagii (după caz);

32.3. Funcţia publică:

32.3.1. identificatorul funcţiei: codul unic de identificare;

32.3.2. denumirea funcţiei: potrivit Clasificatorului unic al funcţiilor publice;

32.3.3. data instituirii funcţiei;

32.3.4. data lichidării funcţiei (dacă este cazul);

32.3.5. subdiviziunea din care face parte funcţia;

32.3.6. statutul funcţiei publice (ocupată, vacantă, temporar vacantă sau temporar absentă);

32.3.7. fişa postului;

32.3.8. nivelul de salarizare asociat funcţiei;

32.4. Postul:

32.4.1. identificatorul postului: categoria postului;

32.4.2. denumirea postului: potrivit Clasificatorului ocupaţiilor din Republica Moldova;

32.4.3. data instituirii postului;

32.4.4. data lichidării postului (dacă este cazul);

32.4.5. subdiviziunea din care face parte postul;

32.4.6. statutul postului (ocupat, vacant, temporar vacant sau temporar absent);

32.4.7. contractul-tip individual de muncă;

32.4.8. nivelul de salarizare asociat postului;

32.5. Persoana fizică:

32.5.1. date personale:

32.5.1.1. numărul de identificare de stat al persoanei fizice (IDNP);

32.5.1.2. numele şi prenumele complet;

32.5.1.3. data naşterii;

32.5.1.4. adresa de domiciliu (după caz, de reşedinţă);

32.5.1.5. datele de contact (telefon, e-mail);

32.5.1.6. dizabilităţile;

32.5.2. date de serviciu:

32.5.2.1. categoria funcţiei publice sau a postului;

32.5.2.2. nivelul de studii, inclusiv calificările academice relevante;

32.5.2.3. nivelul de cunoaştere a unei limbi de circulaţie internaţională:

32.5.2.3.1. limba străină;

32.5.2.3.2. nivelul de competenţă conform Cadrului european de cunoaştere a unei limbi străine;

32.5.2.3.3. actul justificativ (certificat/diplomă);

32.5.2.4. specialitatea;

32.5.2.5. gradul de calificare şi data conferirii;

32.5.2.6. sancţiunile disciplinare:

32.5.2.6.1 . abaterea disciplinară;

32.5.2.6.2. sancţiunea;

32.5.2.6.3. numărul şi data actului administrativ;

32.5.2.6.4. perioada de aplicare a termenului de acţiune a sancţiunii disciplinare;

32.5.2.7. experienţa de muncă:

32.5.2.7.1. generală;

32.5.2.7.2. în serviciul public;

32.5.2.7.3. în autoritatea publică;

32.5.2.7.4. în funcţia publică deţinută/postul deţinut;

32.5.3. funcţia deţinută:

32.5.3.1. identificatorul funcţiei publice/postului;

32.5.3.2. data numirii/angajării;

32.5.3.3. identificatorul actului administrativ de numire/angajare;

32.5.3.4. numărul contractului individual de muncă pentru angajatul care nu are statut de funcţionar public;

32.5.3.5. data modificării contractului-tip de muncă (dacă este cazul);

32.5.3.6. termenul perioadei de probă;

32.5.3.7. salariul de bază şi sporurile (consumat din SIA REA);

32.5.3.8. data încetării raportului de serviciu/de muncă;

32.5.3.9. temeiul încetării raportului de serviciu/de muncă;

32.5.3.10. garanţiile acordate (dacă este cazul);

32.5.3.11. identificatorul funcţiei în cadrul corpului de rezervă a funcţionarilor publici;

32.5.4. date despre evaluarea performanţelor profesionale:

32.5.4.1. obiectivele individuale de activitate şi indicatori de performanţă;

32.5.4.2. raportul de evaluare;

32.5.4.3. fişa de evaluare;

32.5.4.4. tipul evaluării;

32.5.4.5. data evaluării;

32.5.4.6. menţiunea despre rezultatele evaluării şi calificativul;

32.5.4.7. identificatorul actului administrativ cu privire la evaluare (după caz);

32.5.5. date despre concediu:

32.5.5.1. planificarea concediilor (la nivel de autoritate publică);

32.5.5.2. tipul concediului;

32.5.5.3. temeiul legal;

32.5.5.4. perioada pentru care se oferă concediul:

32.5.5.4.1. data începutului concediului (prima zi de concediu);

32.5.5.4.2. data sfârşitului concediului (ultima zi de concediu inclusiv);

32.5.5.5. identificatorul actului administrativ cu privire la concediu;

32.5.5.6. numărul zilelor de concediu de odihnă anual (acumulate/nefolosite);

32.5.6. date despre modificarea raportului de serviciu/contractului individual de muncă:

32.5.6.1. temeiul modificării:

32.5.6.1.1. data începutului modificării;

32.5.6.1.2. data sfârşitului modificării;

32.5.6.2. identificatorul actului administrativ cu privire la modificare;

32.5.7. date despre suspendarea raportului de serviciu/contractului individual de muncă:

32.5.7.1. temeiul suspendării:

32.5.7.1.1. data începutului suspendării;

32.5.7.1.2. data sfârşitului suspendării;

32.5.7.2. identificatorul actului administrativ/acordului cu privire la suspendare;

32.5.8. date despre deplasări:

32.5.8.1. solicitarea de deplasare;

32.5.8.2. tipul deplasării (internă/externă):

32.5.8.2.1. data începutului deplasării;

32.5.8.2.2. data sfârşitului deplasării;

32.5.8.3. identificatorul actului administrativ cu privire la deplasare;

32.5.8.4. raportul de deplasare;

32.5.9. date despre stimulări:

32.5.9.1. tipul stimulării (premii unice, diplome de excelenţă);

32.5.9.2. identificatorul actului administrativ cu privire la stimulare (după caz);

32.5.9.3. menţiunea privind stimularea;

32.5.10. date despre instruirea profesională continuă:

32.5.10.1. perioada şi locaţia instruirii profesionale;

32.5.10.2. forma de instruire;

32.5.10.3. tematica cursurilor sau a programelor de instruire;

32.5.10.4. durata şi numărul orelor de instruire;

32.5.10.5. angajamentul scris;

32.5.11. date despre detaşarea experţilor naţionali la instituţiile şi organismele Uniunii Europene:

32.5.11.1. perioada şi instituţia/organismul Uniunii Europene la care a fost detaşat expertul naţional;

32.5.11.2. poziţia deţinută în cadrul autorităţii naţionale înainte de detaşare;

32.5.11.3. poziţia deţinută în cadrul instituţiei/organismului la care a fost detaşat;

32.5.11.4. statutul detaşării (activ/finalizat);

32.5.11.5. durata detaşării (calculată în zile/luni/ani);

32.5.12. date despre stagii:

32.5.12.1. locul desfăşurării stagiilor;

32.5.12.2. contractul de stagiu/contractul de stagiu complementar;

32.5.12.3. raportul privind desfăşurarea stagiului;

32.5.12.4. fişa de evaluare privind desfăşurarea stagiului;

32.5.12.5. menţiunea despre rezultatele evaluării şi calificativul;

32.5.12.6. certificatul privind desfăşurarea stagiului;

32.5.12.7. identificatorul din corpul de rezervă al stagiarilor;

32.5.13. date biografice:

32.5.13.1. studii;

32.5.13.2. instituţia de învăţământ absolvită;

32.5.13.3. specialitatea;

32.5.13.4. nivelul de cunoaştere a limbilor străine;

32.5.13.5. gradul ştiinţific (dacă există);

32.5.13.6. gradul militar (dacă este relevant);

32.6. documentul:

32.6.1. tipul documentului, conform categoriilor şi subcategoriilor definite la pct.36;

32.6.2. seria şi numărul (după caz, legitimaţiile de serviciu);

32.6.3. data eliberării, dacă este aplicabilă;

32.6.4. termenul de valabilitate, dacă este aplicabil;

32.6.5. organul emitent, dacă este aplicabil;

32.6.6. statutul documentului (valabil/nevalabil);

32.7. actul administrativ:

32.7.1. tipul actului administrativ;

32.7.2. temeiul juridic;

32.7.3. numărul;

32.7.4. data emiterii;

32.7.5. emitentul;

32.7.6. statutul actului administrativ (în vigoare, anulat, revocat).

33. În cadrul SI EMRU, pentru obiectele informaţionale importate, datele suplimentare despre persoanele fizice şi unităţile de drept (autorităţile publice centrale sau locale) sunt accesibile în Registrul de stat al populaţiei şi în Registrul de stat al unităţilor de drept, după cum urmează:

33.1. date personale:

33.1.1. numele tatălui (patronimicul);

33.1.2. locul naşterii;

33.1.3. starea familială;

33.1.4. copiii în vârstă de până la 14 ani;

33.2. imaginea grafică:

33.2.1. fotografia;

33.2.2. specimenul de semnătură;

33.3. date despre autoritatea publică:

33.3.1. denumirea autorităţii publice;

33.3.2. data creării;

33.3.3. adresa juridică;

33.3.4. datele despre conducător;

33.3.5. data lichidării.

34. Pentru a asigura acurateţea şi eficienţa gestionării datelor, precum şi pentru o clasificare corespunzătoare a obiectelor în cadrul SI EMRU, sunt utilizate clasificatoare elaborate în conformitate cu standardele naţionale şi europene. Clasificatoarele se împart în trei grupe:

34.1. clasificatoare internaţionale – utilizate pentru a asigura conformitatea cu standardele şi directivele europene şi internaţionale (Clasificarea Internaţională Standard a Ocupaţiilor (ISCO), Clasificarea europeană a competenţelor, abilităţilor, ocupaţiilor şi calificărilor (ESCO));

34.2. clasificatoare naţionale ale Republicii Moldova – stabilite conform normelor naţionale şi destinate alinierii datelor la nivel naţional (Clasificatorul unic al funcţiilor publice (CUPF), Clasificatorul ocupaţiilor din Republica Moldova (CORM), Clasificatorul unităţilor administrativ-teritoriale (CUAT));

34.3. clasificatoare intrasistemice – utilizate doar în lipsa clasificatoarelor naţionale sau internaţionale aprobate, fiind elaborate în baza clasificatoarelor internaţionale, a celor naţionale ale Republicii Moldova şi a directivelor europene aplicabile.

Capitolul VII

DOCUMENTELE SI EMRU

35. Documentele gestionate prin SI EMRU sunt clasificate în trei categorii principale, fiecare având un rol esenţial în asigurarea fluxului de informaţii şi conformitatea reglementărilor legale. În acest sens, fluxul de transmitere a documentelor între autorităţile publice se organizează astfel încât să asigure interoperabilitatea proceselor administrative în cadrul SI EMRU.

36. Documentele utilizate în cadrul SI EMRU se clasifică în:

36.1. documente de intrare (completate de angajator – autoritatea publică):

36.1.1. formulare privind înregistrarea iniţială a angajatului în sectorul public (date complete despre persoana angajată, funcţia publică/postul ocupat, specializarea şi formarea profesională);

36.1.2. formulare tipizate, precompletate, privind actualizarea datelor despre angajat (modificarea, suspendarea, încetarea raporturilor de serviciu/de muncă), date privind experienţa profesională;

36.1.3. formulare privind înregistrarea iniţială sau modificarea structurii autorităţii publice (date despre structura organizaţională, modificarea statului de personal (instituirea sau lichidarea funcţiilor/posturilor, modificarea nivelurilor ierarhice));

36.1.4. formulare tipizate precompletate privind solicitările de deplasare;

36.1.5. notificările privind angajarea în cadrul autorităţii publice;

36.2. documente de ieşire (generarea datelor proprii SI EMRU):

36.2.1. notificările privind modificarea statutului titularului funcţie/postului;

36.2.2. extrasul sau copia actului administrativ/contractului individual de muncă;

36.2.3. extrasul din raportul de serviciu/de muncă al angajatului;

36.2.4. certificatele/adeverinţele de confirmare a stagiului (dacă este cazul);

36.2.5. extrasul de confirmare a vechimii în muncă (pentru stabilirea treptei de salarizare);

36.2.6. curriculum vitae;

36.2.7. rapoarte statistice, de monitorizare şi evaluare (pe perioade, tipuri de funcţii, subdiviziuni, precum şi în funcţie de alţi indicatori disponibili în cadrul SI EMRU);

36.2.8. angajamentele;

36.2.9. extrasul privind lista autorităţilor publice înregistrate în SI EMRU;

36.2.10. lista personalului (pe autorităţi publice/pe subdiviziuni interne/numărul angajaţilor activi, numărul angajaţilor suspendaţi din funcţie);

36.2.11. registrele de evidenţă (contracte individuale de muncă, acte administrative);

36.2.12. formulare-tip aferente raportului de serviciu/de muncă (ordin, dispoziţie, cereri, fişe, rapoarte);

36.2.13. recomandările;

36.3. documente tehnologice:

36.3.1. lista utilizatorilor şi drepturile de acces ale acestora în baza solicitărilor;

36.3.2. înregistrările de audit ale activităţii SI EMRU şi utilizatorilor (monitorizarea şi păstrarea istoricului activităţilor realizate de către utilizatori în cadrul SI EMRU pentru asigurarea transparenţei şi securităţii);

36.3.3. istoricul modificării documentelor în sistem;

36.3.4. documentele tehnologice privind parametrii de sistem;

36.3.5. semnătura electronică validă pentru asigurarea autenticităţii documentelor şi actelor semnate electronic;

36.3.6. notificările interne automate care asigură buna funcţionare a SI EMRU şi comunicarea între utilizatori.

Capitolul VIII

SPAŢIUL TEHNOLOGIC AL SI EMRU

37. SI EMRU este proiectat ca sistem modular, cu posibilitatea de a dezvolta componente noi, fără a afecta continuitatea funcţionalităţilor existente şi este compatibil cu platforma de găzduire bazată pe tehnologii de tip container.

38. Arhitectura internă SI EMRU este dezvoltată pe trei niveluri esenţiale interconectate, care permit schimbul continuu de date pentru a asigura performanţa şi integrarea corectă a acestuia, fiind grupate după cum urmează:

38.1. nivelul prezentării datelor – interfaţa/interfeţele destinate utilizatorilor, în funcţie de rolurile prestabilite în cadrul SI EMRU;

38.2. nivelul aplicaţiilor şi proceselor – destinat pentru gestionarea procedurilor de business-logică ale SI EMRU, pentru accesarea, prelucrarea şi transformarea datelor;

38.3. nivelul bazei de date – infrastructura de stocare a datelor, gestionată printr-o bază de date relaţională, unde sunt păstrate şi actualizate informaţiile referitoare la resursele umane din sectorul public.

39. Infrastructura, la nivelul bazei de date, este structurată pe două niveluri:

39.1. nivelul central, care este găzduit de către STISC pe platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud) şi asigură stocarea şi protecţia informaţiilor. La acest nivel se află banca de date centrală a sistemului. Accesul la SI EMRU se va face prin browser, utilizând autentificarea prin MPass;

39.2. nivelul local, care cuprinde infrastructura la nivelul fiecărei autorităţi publice. Nivelul local asigură stocarea datelor specifice fiecărei unităţi, precum şi a informaţiilor privind personalul propriu, documentelor administrative şi proceselor de lucru interne. Comunicarea nivelului local cu nivelul central va asigura actualizarea şi consistenţa informaţiilor din întregul SI EMRU.

40. Arhitectura complexului software-hardware, lista produselor software şi a mijloacelor tehnice utilizate pentru crearea infrastructurii informaţionale se determină de către deţinătorul SI EMRU, în comun cu dezvoltatorul, la etapele ulterioare de elaborare a acestuia, conform termenelor de referinţă şi caietului de sarcini, ţinând cont de:

40.1. arhitectura modulară a SI EMRU;

40.2. funcţionalităţile de arhivare şi backup;

40.3. licenţierea, mentenanţa şi suportul tehnic;

40.4. protecţia datelor confidenţiale;

40.5. partajarea informaţiilor şi automatizarea proceselor;

40.6. accesul online, administrarea identităţii şi controlul accesului;

40.7. standardele tehnologice;

40.8. standardele privind schimbul de informaţii;

40.9. standardele de securitate.

41. Pentru a asigura accesibilitatea utilizatorilor, interfaţa SI EMRU va fi accesibilă în limba română, garantând utilizarea uniformă a terminologiei administrative şi facilitând coerenţa în comunicare şi operare la nivel naţional.

Capitolul IX

ASIGURAREA SECURITĂŢII INFORMAŢIONALE A SI EMRU

42. Asigurarea securităţii informaţionale a SI EMRU este realizată în conformitate cu Cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.201/2017. Pentru gestionarea riscurilor de securitate va fi implementată politica generală de securitate. Personalul implicat în utilizarea şi administrarea SI EMRU va fi instruit cu privire la riscurile de securitate la care poate fi expus. Politica de securitate va include prevederi referitoare la organizarea auditurilor de securitate, pentru verificarea politicii şi a conformităţii cu regulile de securitate, precum şi pentru identificarea domeniilor care necesită remedieri.

43. Posesorul, deţinătorul, administratorul de sistem şi registratorii protejează SI EMRU de pericolul cauzării prejudiciilor infrastructurii informaţionale.

44. Principalele pericole ale securităţii informaţionale sunt:

44.1. colectarea şi utilizarea ilegală a informaţiei;

44.2. încălcarea tehnologiei de prelucrare a informaţiei;

44.3. implementarea, prin procesele software şi hardware, a componentelor care îndeplinesc funcţii neprevăzute în documentaţia aferentă acestora;

44.4. compromiterea cheilor şi a mijloacelor de protecţie criptografică a informaţiei;

44.5. scurgerea informaţiei prin canale tehnice;

44.6. implementarea dispozitivelor electronice pentru interceptarea informaţiei în mijloacele tehnice de prelucrare, păstrare şi transmitere a informaţiei prin canalele de comunicaţii, precum şi în încăperile de serviciu ale autorităţilor publice;

44.7. nimicirea, deteriorarea, distrugerea, ştergerea sau sustragerea suporturilor de informaţie;

44.8. utilizarea tehnologiilor informaţionale naţionale şi străine necertificate, a mijloacelor de protecţie a informaţiei, a mijloacelor de informatizare şi de comunicaţii la crearea şi dezvoltarea infrastructurii informaţionale;

44.9. accesul nesancţionat la resursele informaţionale din baza de date;

44.10. încălcarea restricţiilor legale privind răspândirea informaţiei.

45. Securitatea şi protecţia informaţiei în cadrul SI EMRU include implementarea unor măsuri complexe şi coerente pentru a asigura protejarea integrităţii, confidenţialităţii şi disponibilităţii informaţiilor. Următoarele cerinţe sunt fundamentale pentru securitatea SI EMRU:

45.1. mecanismul de definire şi gestiune dinamică a rolurilor şi drepturilor;

45.2. protecţia integrităţii datelor împotriva introducerii datelor denaturate, modificării, ştergerii sau a distrugerii neautorizate;

45.3. confidenţialitatea informaţiei;

45.4. protecţia împotriva blocării accesului utilizatorilor şi asigurarea măsurilor de recuperare rapidă în caz de incidente sau defecţiuni;

45.5. mecanismul de expirare a sesiunii după o perioadă configurabilă de inactivitate;

45.6. auditul şi monitorizarea continuă pentru a preveni eventualele abateri de la politicile de securitate;

45.7. protecţia datelor prin backup şi restaurare.

46. SI EMRU include o serie de mecanisme specifice de securitate pentru a proteja integritatea şi confidenţialitatea datelor şi pentru a controla accesul la informaţiile critice ale acestuia, precum:

46.1. aplicarea autentificării electronice prin MPass, cu recunoaşterea utilizatorului autorizat, în conformitate cu rolurile atribuite;

46.2. aplicarea semnăturii electronice;

46.3. dirijarea centralizată şi controlul accesului la date;

46.4. paravanul de protecţie (firewall) – filtru de protecţie împotriva accesului neautorizat din exterior;

46.5. protecţia antispam – soluţii antispam dedicate serverelor SI EMRU;

46.6. comunicarea securizată – transferurile de date între servere, prin mecanisme de criptare avansate care protejează schimburile de informaţii confidenţiale;

46.7. backup-ul sistematic – recuperarea rapidă şi fiabilă a datelor.

47. Datele cu caracter personal sunt stocate în SI EMRU într-o formă care permite identificarea subiecţilor doar pe perioada necesară pentru atingerea scopurilor pentru care sunt colectate şi prelucrate.

48. Protecţia datelor cu caracter personal în cadrul SI EMRU este asigurată printr-un complex de măsuri tehnico-organizatorice de prevenire a prelucrării ilicite a datelor cu caracter personal, după cum urmează:

48.1. excluderea accesului neautorizat la datele cu caracter personal prelucrate şi prevenirea acţiunilor intenţionate şi/sau neintenţionate ale utilizatorilor, care pot cauza distrugerea, modificarea datelor cu caracter personal sau defecţiuni ale complexului tehnic şi de program al SI EMRU;

48.2. asigurarea generării şi păstrării înregistrărilor de audit ale securităţii pentru operaţiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal, conform actelor normative în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

48.3. accesarea înregistrărilor de audit ale operaţiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal şi a rezultatelor acestora de către autoritatea competentă pentru investigarea potenţialelor încălcări ale regimului de prelucrare/protecţie a datelor cu caracter personal.

49. Utilizatorii cu drept de prelucrare a datelor personale ale angajaţilor asigură respectarea drepturilor acestora, garantând o prelucrare etică şi responsabilă în cadrul autorităţii publice, în strictă conformitate cu prevederile legislaţiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

50. În cazul unor incidente de securitate, administratorii de sistem ai SI EMRU vor identifica sursa incidentului, vor efectua o analiză detaliată a acestuia, vor întreprinde măsuri corective pentru eliminarea cauzelor şi vor informa autorităţile competente, inclusiv Centrul Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal, conform procedurilor legale.

51. Datele privind funcţionarii publici cu statut special sunt supuse restricţiilor de acces şi sunt gestionate conform cerinţelor specifice de securitate. SI EMRU nu va permite vizualizarea sau exportul acestor date fără autorizare prealabilă.

52. SI EMRU va include funcţionalităţi privind gestionarea funcţionarilor publici cu statut special, în conformitate cu regimul juridic aplicabil acestora, şi va prelucra datele necesare evidenţei în serviciul public, fără a stoca informaţii operaţionale clasificate sau atribuite la secret de stat.

Capitolul X

ÎNCHEIERE

53. Funcţionarea eficientă la nivel naţional a SI EMRU este asigurată prin implementarea acestuia în toate autorităţile publice, ceea ce presupune necesitatea dotării tuturor autorităţilor publice cu echipamente tehnologice (atât software, cât şi hardware), precum şi instruirea specializată a utilizatorilor.

54. Autorităţile publice au obligaţia de a utiliza SI EMRU în realizarea managementului resurselor umane, în baza cererii de solicitare pentru înregistrarea profilului autorităţii, transmisă către Cancelaria de Stat.

55. Cancelaria de Stat asigură coordonarea şi dezvoltarea continuă a SI EMRU, inclusiv prin iniţierea şi promovarea modificărilor necesare pentru îmbunătăţirea funcţionalităţilor existente şi adaptarea SI EMRU la noile cerinţe tehnice şi operaţionale