Hotărâre nr. 31 din 28.01.2026

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Conceptului Sistemului

informaţional "Arhiva electronică"

nr. 31  din  28.01.2026

 (în vigoare 29.01.2026) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 62-64 art. 35 din 29.01.2026

* * *

În temeiul art.22 lit.d) din Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2004, nr.6-12, art.44), cu modificările ulterioare, al art.50 alin.(4) din Legea nr.124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.170-176, art.317), cu modificările ulterioare, Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Conceptul Sistemului informaţional "Arhiva electronică", conform anexei.

2. Ministerul Justiţiei, cu suportul Agenţiei Naţionale a Arhivelor, în termen de 12 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, va elabora şi va prezenta Guvernului spre aprobare Regulamentul resursei informaţionale formate de Sistemul informaţional "Arhiva electronică".

3. Ministerul Justiţiei, prin intermediul Agenţiei Naţionale a Arhivelor, va asigura crearea şi implementarea Sistemului informaţional "Arhiva electronică", precum şi mentenanţa şi dezvoltarea ulterioară a Sistemului informaţional nominalizat.

4. Dezvoltarea, administrarea şi mentenanţa Sistemului informaţional "Arhiva electronică" vor fi asigurate în limitele resurselor financiare alocate anual în bugetul autorităţilor/instituţiilor responsabile sau din alte surse neinterzise de lege.

5. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.31/2026

CONCEPTUL

Sistemului informaţional “Arhiva electronică”

INTRODUCERE

Sistemul informaţional “Arhiva electronică” (în continuare – SI e-Arhiva) este destinat pentru a funcţiona în domeniul arhivării în sectorul public, automatizând păstrarea pe termen lung a înregistrărilor electronice care aparţin Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

În prezent, nu există un sistem informaţional unificat pentru gestionarea şi păstrarea înregistrărilor electronice. Prin urmare, fiecare autoritate şi instituţie publică utilizează soluţii proprii, dezvoltate la nivel intern. În unele cazuri, aceste soluţii nu sunt fiabile, existând riscul ca unele înregistrări electronice să fie pierdute definitiv.

Crearea unui sistem informaţional central de arhivă electronică este modalitatea optimă de a minimiza riscul deteriorării, distrugerii sau al pierderii documentelor de arhivă.

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. SI e-Arhiva este un sistem informaţional format dintr-o totalitate de resurse şi tehnologii informaţionale interdependente, destinate pentru păstrarea prelucrarea şi furnizarea informaţiilor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

2. Scopul SI e-Arhiva este de a permite Agenţiei Naţionale a Arhivelor (în continuare – Agenţie) să realizeze stocarea şi păstrarea înregistrărilor electronice aferente Fondului Arhivistic al Republicii Moldova în mod eficient.

3. În sensul prezentului Concept se utilizează următoarele noţiuni şi abrevieri:

3.1. consumator – persoană sau sistem care utilizează arhiva pentru a găsi şi a accesa informaţiile păstrate la orice nivel de detaliu permis;

3.2. comunitate desemnată – grup identificat de potenţiali consumatori care sunt capabili să înţeleagă un anumit set de informaţii;

3.3. înregistrare – informaţie înregistrată pe orice suport, care este creată sau primită în cursul activităţilor unei persoane fizice sau juridice, al cărei conţinut, formă şi structură este suficientă pentru a furniza dovezi ale faptelor sau ale activităţilor;

3.4. înregistrare arhivistică – înregistrare căreia i s-a acordat valoare arhivistică de către o arhivă publică, ca urmare a unei evaluări;

3.5. OAIS (Open Archival Information System) – noţiune care are următoarele semnificaţii:

3.5.1. model de referinţă pentru un sistem informatic arhivistic deschis (OAIS), creat de către Comitetul consultativ pentru sisteme de date spaţiale, publicat şi ca ISO 14721:2025;

3.5.2. (aşa cum este definit în modelul de referinţă OAIS) sistem de arhivă format din hardware, software, informaţii, procese şi proceduri bazate pe politici puse în aplicare şi operate de o organizaţie şi de către personalul acesteia;

3.6. pachet de informaţii – container logic, compus din informaţii despre conţinut (adică ţinta iniţială a conservării) şi/sau metadatele sale;

3.7. PIA – pachet de informaţii arhivistice, păstrat în arhivă;

3.8. PID – pachet de informaţii de diseminare, derivat din unul sau mai multe PIA şi trimis de arhive către consumator;

3.9. PIT – pachet de informaţii, livrat de către producător în arhivă;

3.10. producător – persoană fizică sau juridică sau, după caz, un sistem-client care transferă informaţii în arhive.

4. Arhiva electronică facilitează operatorilor săi îndeplinirea celor şase responsabilităţi de bază, astfel cum sunt definite în OAIS (a se vedea tabelul 1).

Tabelul 1

Responsabilităţile obligatorii ale OAIS

5. Contextul SI e-Arhiva este prezentat în figura 1, iar explicaţiile diagramei sunt incluse în tabelul 2.

Figura 1. Fluxul de valoare şi capabilităţile SI e-Arhiva

Tabelul 2

Explicaţii ale diagramei Fluxul de valoare şi capabilităţile SI e-Arhiva

6. Principiile de bază ale SI e-Arhiva sunt următoarele:

6.1. principiul legalităţii, care presupune crearea şi exploatarea sistemului informatic în conformitate cu legislaţia naţională, precum şi cu normele şi standardele internaţionale recunoscute în domeniu;

6.2. principiul plenitudinii datelor, care presupune asigurarea volumului complet al informaţiei colectate în conformitate cu prevederile actelor normative;

6.3. principiul datelor sigure, care presupune asigurarea procedurilor de includere şi de interacţiune în sistem doar a datelor veridice, prin utilizarea canalelor autorizate şi autentificate;

6.4. principiul securităţii informaţionale, care presupune asigurarea unui nivel corespunzător de integritate, selectivitate, accesibilitate şi eficienţă pentru protecţia datelor împotriva pierderilor, alterărilor, deteriorărilor şi a accesului nesancţionat;

6.5. principiul scalabilităţii, care presupune asigurarea unei performanţe constante a soluţiei informatice la creşterea volumului de date şi a solicitării sistemului informatic;

6.6. principiul expansibilităţii, care presupune posibilitatea de extindere şi completare a sistemului informatic cu funcţii noi sau îmbunătăţirea celor existente;

6.7. principiul centralizării, care presupune concentrarea informaţiei arhivate de către persoanele fizice şi juridice într-un singur sistem informaţional;

6.8. principiul controlului, care presupune monitorizarea măsurilor ce asigură calitatea, fiabilitatea resurselor şi a sistemelor informaţionale ale Ministerul Justiţiei, precum şi păstrarea şi utilizarea raţională a acestora.

7. Dezvoltarea SI e-Arhiva respectă prevederile legislaţiei, ale standardelor relevante şi cele mai bune practici.

Capitolul II

SPAŢIUL JURIDICO-NORMATIV

8. Actele normative ce reglementează crearea şi funcţionarea SI e-Arhiva sunt:

8.1. Legea nr.880/1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova;

8.2. Legea nr.1069/2000 cu privire la informatică;

8.3. Legea nr.467/2003 cu privire la informatizare şi la resursele informaţionale de stat;

8.4. Legea nr.71/2007 cu privire la registre;

8.5. Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal;

8.6. Legea nr.142/2018 cu privire la schimbul de date şi interoperabilitate;

8.7. Legea nr.124/2022 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere;

8.8. Legea nr.148/2023 privind accesul la informaţiile de interes public;

8.9. Hotărârea Guvernului nr.352/1992 cu privire la aprobarea Regulamentului privind Fondul arhivistic de stat;

8.10. Hotărârea Guvernului nr.735/2002 cu privire la sistemele speciale de telecomunicaţii ale Republicii Moldova;

8.11. Hotărârea Guvernului nr.840/2004 cu privire la crearea Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice;

8.12. Hotărârea de Guvern nr.733/2006 cu privire la Concepţia guvernării electronice;

8.13. Hotărârea Guvernului nr.562/2006 cu privire la crearea sistemelor şi resurselor informaţionale automatizate de stat;

8.14. Hotărârea Guvernului nr.709/2011 cu privire la unele măsuri în domeniul e-Transformare a guvernării;

8.15. Hotărârea Guvernului nr.710/2011 cu privire la aprobarea Programului strategic de modernizare tehnologică a guvernării (e-Transformare);

8.16. Hotărârea Guvernului nr.656/2012 cu privire la aprobarea Programului privind Cadrul de Interoperabilitate;

8.17. Hotărârea Guvernului nr.1090/2013 privind serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

8.18. Hotărârea Guvernului nr.128/2014 privind platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud);

8.19. Hotărârea Guvernului nr.700/2014 pentru aprobarea Concepţiei privind principiile datelor guvernamentale deschise;

8.20. Hotărârea Guvernului nr.701/2014 cu privire la aprobarea Metodologiei publicării datelor guvernamentale deschise;

8.21. Hotărârea Guvernului nr.708/2014 privind serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog);

8.22. Hotărârea Guvernului nr.1141/2017 pentru aprobarea Regulamentului privind modalitatea de aplicare a semnăturii electronice pe documentele electronice de către funcţionarii persoanelor juridice de drept public în cadrul circulaţiei electronice ale acestora;

8.23. Hotărârea Guvernului nr.414/2018 cu privire la măsurile de consolidare a centrelor de date în sectorul public şi de raţionalizare a administrării sistemelor informaţionale de stat;

8.24. Hotărârea Guvernului nr.143/2019 cu privire la organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale a Arhivelor;

8.25. Hotărârea Guvernului nr.211/2019 privind platforma de interoperabilitate (MConnect);

8.26. Hotărârea Guvernului nr.375/2020 pentru aprobarea Conceptului Sistemului informaţional automatizat “Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice” (MPower) şi a Regulamentului privind modul de ţinere a Registrului împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice;

8.27. Hotărârea Guvernului nr.376/2020 pentru aprobarea Conceptului
serviciului guvernamental de notificare electronica (MNotify) şi a Regulamentului privind modul de funcţionare şi utilizare a serviciului guvernamental de notificare electronică (MNotify);

8.28. Hotărârea Guvernului nr.153/2021 pentru aprobarea Conceptului Sistemului informaţional “Registrul resurselor şi sistemelor informaţionale de stat” şi a Regulamentului privind modul de ţinere a Registrului resurselor şi sistemelor informaţionale de stat;

8.29. Hotărârea Guvernului nr.323/2021 pentru aprobarea Conceptului Sistemului informaţional “Catalogul semantic” şi a Regulamentul privind modul de ţinere a Registrului format de Sistemul informaţional “Catalogul semantic”;

8.30. Hotărârea Guvernului nr.184/2023 pentru aprobarea Regulamentului privind activitatea prestatorilor de servicii de încredere calificaţi;

8.31. Hotărârea Guvernului nr.650/2023 privind Strategia de transformare digitală a Republicii Moldova pentru anii 2023-2030;

8.32. Hotărârea Guvernului nr.305/2024 cu privire la platforma de găzduire şi partajare a documentelor (MDocs);

8.33. Hotărârea Guvernului nr.562/2025 cu privire la modul de realizare a obligaţiilor de asigurare a securităţii cibernetice de către furnizorii de servicii în sectoarele critice;

8.34. Hotărârea Guvernului nr.677/2025 cu privire la consolidarea accesului la serviciile publice electronice în cadrul Portalului guvernamental integrat EVO utilizat la prestarea serviciilor publice electronice şi aprobarea măsurilor necesare pentru implementarea modelului unitar de design;

8.35. Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.78/2006 cu privire la aprobarea reglementării tehnice “Procesele ciclului de viaţă al software-ului” RT 38370656-002:2006;

8.36. Ordinul ministrului dezvoltării informaţionale nr.94/2009 cu privire la aprobarea unor reglementări tehnice;

8.37. Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr.1/2010 cu privire la Instrucţiunea de ordonare a documentelor în organizaţiile, instituţiile şi întreprinderile Republicii Moldova;

8.38. Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr.57/2016 cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi a Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului.

9. Principalele standarde şi documente standard de consultat în timpul proiectării SI e-Arhiva sunt:

9.1. SM ISO 14721:2012 – Model de referinţă pentru un sistem deschis de informaţii de arhivă, OAIS;

9.2. SM ISO 20652:2006 – Standardul Abstract al Metodologiei Interfeţei Producător-Arhivă, PAIMAS;

9.3. SM ISO 16363:2012 – Audit şi certificare a depozitelor digitale de încredere, TDR;

9.4. Specificaţiile pachetului de informaţii de arhivare electronică;

9.5. Arhitectura de referinţă de arhivare electronică;

9.6. eACMM – Model de maturitate a capacităţii de arhivare electronică;

9.7. SM ISO/CEI/IEEE 15288:2015 – Ingineria sistemelor şi software-ului. Procesele ciclului de viaţă al sistemului.

9.8. The ARK Identifier Scheme – specificarea identificatorilor persistenţi numiţi Archival Resource Keys (Chei de Resursă Arhivistică).

Capitolul III

SPAŢIUL FUNCŢIONAL

10. Funcţionalităţile de bază sunt grupate în entităţi funcţionale, în conformitate cu OAIS (conform figurii 2):

Figura 2. Entităţi funcţionale OAIS

10.1. Ingerarea – acceptarea, de către sistemul informaţional, a PIT-ului de la producători, inclusiv asigurarea calităţii şi pregătirea PIA-urilor pentru stocare şi gestionare în arhivă, precum şi asigurarea interconexiunii cu sistemele informaţionale ale producătorilor sau cu alte arhive care transferă înregistrări în arhiva electronică;

10.2. Stocarea arhivelor – stocarea, întreţinerea şi recuperarea PIA-urilor, inclusiv primirea PIA-urilor de la Ingerare şi adăugarea lor la stocarea permanentă, gestionarea ierarhiei de stocare, reîmprospătarea mediilor pe care sunt stocate fondurile de arhivă, efectuarea verificării de rutină şi a erorilor speciale, furnizarea de capabilităţi de recuperare în caz de dezastru şi furnizarea PIA-urilor la Access pentru a onora comenzile;

10.3. Gestionarea datelor – popularea, menţinerea şi accesarea atât a informaţiilor descriptive despre fonduri arhivistice, cât şi a datelor administrative utilizate pentru gestionarea arhivei;

10.4. Administrarea – totalitatea de servicii şi funcţii pentru funcţionarea generală a SI e-Arhiva, inclusiv negocierea acordurilor de depunere cu producătorii, auditarea transmiterilor, gestionarea configuraţiei sistemului, monitorizarea şi îmbunătăţirea operaţiunilor de arhivare, inventariere, raportare, actualizarea fondurilor, menţinerea standardelor şi politicilor, precum şi furnizarea de asistenţă pentru clienţi;

10.5. Planificarea conservării – monitorizarea mediului arhivei, furnizarea de recomandări şi planuri de conservare pentru a se asigura că informaţiile stocate rămân accesibile, uşor de înţeles şi utilizabile pe termen lung;

10.6. Accesul – entitate funcţională care permite consumatorilor să determine existenţa, descrierea, locaţia şi disponibilitatea informaţiilor, precum şi solicitarea şi primirea acestora. Aceasta deserveşte atât utilizatorii interni, cât şi cei externi prin PIA, verifică drepturile de acces şi urmăreşte utilizarea înregistrărilor;

10.7. Serviciile comune – funcţionalităţi tehnice care permit operarea celor şase entităţi funcţionale de bază din figura 2 (de exemplu, servicii de sistem de operare, servicii de reţea şi servicii de securitate).

11. Structura interioară a entităţilor funcţionale este definită în cadrul analizei detaliate pe baza standardelor menţionate la pct.5.

12. În e-Arhivă este posibilă verificarea semnăturii electronice calificate şi de semnare repetată sau marcare temporară la slăbirea algoritmilor criptografici.

Capitolul IV

STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ

13. Proprietarul SI e-Arhiva este statul.

14. Posesorul SI e-Arhiva este Ministerul Justiţiei, care asigură condiţiile organizatorice şi financiare pentru funcţionarea acestuia.

15. Deţinătorul SI e-Arhiva este Agenţia, care asigură crearea, administrarea, mentenanţa, dezvoltarea şi exploatarea acestuia. Registratorii SI e- Arhiva sunt angajaţii din cadrul Agenţiei, care asigură înregistrarea, completarea sau modificarea datelor din sistemul informaţional.

16. Administratorul tehnic al SI e-Arhiva este Instituţia Publică Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică, care îşi exercită atribuţiile conform cadrului normativ în domeniul administrării tehnice şi menţinerii sistemelor informaţionale de stat.

17. Furnizorii de informaţii ai SI e-Arhiva (producătorii, în sensul OAIS) sunt persoanele fizice şi juridice care creează înregistrări cu valoare arhivistică sau au obligaţia de a-şi depune înregistrările electronice pe termen lung de păstrare, ori, după caz, pe termen permanent de păstrare la Agenţie.

18. Utilizatorii SI e-Arhiva (consumatorii, în sensul OAIS) sunt utilizatorii fondului arhivistic stabiliţi în Legea nr.880/1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova şi în Hotărârea Guvernului nr.352/1992 cu privire la aprobarea Regulamentului Fondului arhivistic de stat.

Capitolul V

DOCUMENTELE SI E-ARHIVA

19. Documentele de intrare ale SI e-Arhiva sunt următoarele:

19.1. înregistrările electronice cu termen lung şi permanent de păstrare care sunt ingerate în arhivă;

19.2. solicitările de acces ale utilizatorilor.

20. Documente de ieşire ale SI e-Arhiva sunt următoarele:

20.1. copiile înregistrărilor arhivate;

20.2. certificatul de arhivă – document cu valoare juridică, eliberat de arhivă, care cuprinde informaţii despre existenţa în documentele arhivei a unor date referitoare la situaţii şi drepturi invocate în cererile solicitanţilor;

20.3. procesul-verbal de primire-predare a dosarelor electronice pentru păstrarea permanentă.

21. Documente tehnologice ale SI e-Arhiva sunt următoarele:

21.1. rapoartele privind utilizarea sistemului informaţionali;

21.2. jurnalele de audit ale acţiunilor utilizatorilor din SI e-Arhiva.

Capitolul VI

SPAŢIUL INFORMAŢIONAL

22. Obiectele informaţionale gestionate în SI e-Arhiva sunt următoarele:

22.1. documentul – actul recepţionat de la furnizorul de informaţie (producător) pe suport de hârtie sau în format electronic, pentru a fi inclus în SI e- Arhiva. Acesta este un document în sens abstract (adică informaţiile din el) care poate fi conţinut în mai multe obiecte de date, care la rândul lor pot fi fie obiecte digitale (adică fişiere de calculator), fie obiecte fizice (de exemplu, documente pe hârtie). Informaţiile din document şi metadatele sale vor fi distribuite către diferite obiecte informaţionale pentru a permite efectuarea tuturor aspectelor conservării digitale. Acest obiect informaţional este caracterizat prin următoarelor categorii de date:

22.1.1. identificatorul, care respectă specificaţia Archival Resource Key (în continuare – identificator ARK);

22.1.2. denumirea sau, după caz, numele/prenumele furnizorului de informaţie;

22.1.3. IDNO sau, după caz, IDNP;

22.1.4. data emiterii documentului;

22.1.5. numărul şi, după caz, seria documentului;

22.1.6. tipul şi denumirea documentului;

22.1.7. data recepţionării documentului de către Agenţie;

22.1.8. condiţiile de acces – restricţiile datorate datelor cu caracter personal sau motivele administrative, drepturile de autor etc.;

22.2. obiectul de date – obiectul abstract care este, fie un obiect digital (de exemplu, un fişier de calculator), fie un obiect fizic (de exemplu, un document pe hârtie). Acest obiect informaţional este caracterizat prin identificatorul ARK;

22.3. obiectul digital – o secvenţă de biţi, care constă din:

22.3.1. identificatorul ARK;

22.3.2. fluxul de biţi;

22.4. obiectul fizic – document pe hârtie, casetă VHS, mostră de rocă geologică sau orice alt obiect material care necesită conservare şi este gestionat de SI e-Arhiva. Acest obiect informaţional este caracterizat prin identificatorul ARK;

22.5. informaţiile de conţinut – obiect informaţional care transportă sarcina utilă, adică datele efective care sunt păstrate. Acesta constă din:

22.5.1 identificatorul ARK;

22.5.2. obiectul de date;

22.5.3. informaţiile de reprezentare;

22.6. informaţiile de descriere a conservării (PDI) reprezintă metadatele necesare pentru conservarea adecvată a informaţiilor de conţinut pe termen lung, inclusiv a informaţiilor despre provenienţă, referinţă, fixitate, context şi drepturi de acces. Acestea constau în:

22.6.1. identificatorul ARK;

22.6.2. informaţiile de referinţă – identificatorii şi, dacă este necesar, descrierile sistemelor de identificare/referinţă. De exemplu, numărul de înregistrare al unui document în sistemul de păstrare a evidenţelor al creatorului arhivei sau codul de referinţă din catalogul Agenţiei. Prima informaţie de referinţă este ID-ul ARK al obiectului informaţiilor de conţinut descris;

22.6.3. informaţiile de context – motivul pentru care a fost creat obiectul de date de conţinut şi cum se raportează la alte obiecte de date de conţinut;

22.6.4. informaţiile de provenienţă – istoricul obiectului de date de conţinut, inclusiv orice modificări care ar fi putut avea loc de la originea sa şi cine a avut custodia acestuia;

22.6.5. informaţiile de fixitate – valorile hash, descrierile algoritmului hash;

22.6.6. informaţiile despre drepturile de acces – restricţiile datorate datelor cu caracter personal sau motive administrative, drepturi de autor etc.;

22.7. informaţiile de ambalare – descrierea modului în care componentele unui pachet de informaţii sunt legate logic sau fizic şi cum se pot identifica şi extrage componentele. Acestea au următoarele atribute:

22.7.1. identificatorul ARK;

22.7.2. descrierea compoziţiei pachetului;

22.8. informaţiile descriptive – metadatele utilizate pentru descoperirea pachetelor de informaţii. Acestea conţin date care servesc drept intrare pentru documente sau aplicaţii numite “instrumente de acces”. Informaţiile descriptive sunt, în general, derivate din descrierea pachetului, care derivă, ea însăşi, din informaţiile de conţinut şi PDI. Informaţiile descriptive pot fi privite ca un index pentru a permite accesul eficient la pachetul de informaţii asociat prin intermediul instrumentelor de acces asociate. Instrumentele de acces sunt documente sau aplicaţii care pot fi utilizate pentru a localiza, a analiza, a recupera sau a ordona informaţiile din OAIS. Acestea au următoarele atribute:

22.8.1. identificatorul ARK;

22.8.2. metadatele descriptive (de exemplu, elemente precum titlul, datele, extinderea şi mediul, domeniul de aplicare şi conţinutul, punctele de acces la subiect, codificate ca METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – Standard de Codificare şi Transmisie a Metadatelor) sau EAD (Encoded Archival Description – Descriere Arhivistică Codată).

22.9. informaţiile de reprezentare – totalitatea necesarului pentru a reda şi a interpreta fluxul de biţi. Acestea constau din:

22.9.1. identificatorul ARK;

22.9.2. informaţiile despre reprezentarea structurii – descrierea formatului de fişier. Poate fi o referinţă la o specificaţie de format de fişier stabilită (de exemplu, PDF 1.7), o schemă XML (XSD) pentru un set de date bazat pe XML sau, pentru un format ad-hoc simplu, o explicaţie a modului de transformare a secvenţei de biţi în valori mai semnificative, cum ar fi caractere, numere şi tabele. Poate include, de asemenea, codificări de caractere (de exemplu, UTF-8), algoritmi de compresie utilizaţi în cadrul formatului etc.;

22.9.3. informaţiile privind reprezentarea semantică – oferă semnificaţia valorilor datelor, nu doar formatul sau structura lor, adică răspunde la întrebarea “ce reprezintă de fapt acest lucru?”, mai degrabă decât la întrebarea “cum este codificat acest lucru?”. Se poate preciza limba textului sau se pot explica părţi ale datelor, de exemplu, furnizând lista codurilor de ţară ISO 3166 (dacă obiectul de date este un tabel care utilizează aceste coduri, utilizatorul trebuie să ştie că “MD” înseamnă Moldova, iar “EE” este Estonia);

22.9.4. alte informaţii de reprezentare – orice informaţie care nu se încadrează în structură sau semantică, de exemplu, un program software pentru deschiderea fişierelor PDF;

22.10. descrierea pachetului – totalitatea informaţiilor descriptive despre un pachet de informaţii, care alimentează descoperirea, deci, include metadatele catalogului (cum ar fi titlul, creatorul, datele, subiectele, rezumatul, identificatorii). Descrierea pachetului alimentează instrumentele de acces – cel puţin un instrument de recuperare – astfel încât utilizatorii să poată localiza, analiza şi recupera/comanda pachetul. În cazul unui PIA, poate fi o descriere a unităţii (dacă informaţiile de conţinut provin dintr-un singur PIA, adică cazul standard) sau o descriere a colecţiei (dacă PIA este o colecţie de alte PIA-uri). Descrierea pachetului constă din:

22.10.1. identificatorul ARK;

22.10.2. descrierea asociată (sau mai multe dintre ele), adică informaţiile necesare pentru funcţionarea unui instrument de acces;

22.11. pachet de informaţii de trimitere (PIT) – este remis în arhivă de către furnizorul de informaţii (producătorul), având următoarele atribute:

22.11.1. identificatorul ARK;

22.11.2. identificarea – ID-ul producătorului, ID-ul acord de transmitere, ID-ul obiectelor informaţionale constitutive;

22.11.3. starea şi fluxul de lucru – data/ora transmiterii, starea curentă a procesării (primit în/validare în/carantină/acceptat/respins), rezultatul validării (acceptat/respins/avertisment), decizia de acceptare (aprobat/respins/în aşteptare), data acceptării;

22.11.4. descrierea conţinutului – numărul de obiecte digitale, dimensiunea totală (octeţi), tipurile de format de fişier prezente;

22.11.5. formatul tehnic – formatul pachetului (E-ARK/bagit), starea criptării;

22.11.6. controlul calităţii – rezultatul scanării antivirus, rezultatul verificării corectitudinii şi rezultatele validării formatului;

22.11.7. provenienţa – identificatorul sistemului-sursă, contextul original de creare şi informaţiile despre lanţul de custodie;

22.12. pachet de informaţii arhivistice (PIA) este transformat din PIT în arhivă prin adăugarea informaţiilor necesare pentru păstrare permanentă sau pe termen lung şi migrare a fişierelor în PIT în formate arhivistice. Informaţiile permanente sunt informaţii atribuite cu valoare istorică şi social-juridică, cu termen permanent de păstrare. Informaţii cu termen lung de păstrare sunt informaţii atribuite cu valoare istorică şi social-juridică, cu termen de păstrare de până la 75 ani. Atributele PIA sunt:

22.12.1. identificatorul ARK;

22.12.2. identificarea – ID-ul PIT aferent, ID-ul PIA părinte (pentru structuri ierarhice), ID-ul PIA versiune anterioară (pentru versionare), ID-urile obiectelor informaţionale constitutive;

22.12.3. starea de conservare – starea actuală de conservare (activ/retras/şters), data ultimei verificări a integrităţii;

22.12.4. descrierea conţinutului – numărul de obiecte digitale, dimensiunea totală (octeţi) şi tipurile de format de fişier prezente;

22.12.5. descrierea conservării – informaţiile despre provenienţă (evenimente PREMIS), informaţiile contextuale (PIA-uri aferente, serii de înregistrări);

22.12.6. versionarea – numărul versiunii, data versiunii, motivul versiunii (migrare/corecţie/îmbunătăţire) şi înlocuirile (versiunea anterioară);

22.13. pachetul de informaţii de diseminare (PID), care este creat în arhivă de la PIA pentru a servi nevoilor de acces ale utilizatorilor (consumatorilor). Atributele PID sunt:

22.13.1. identificatorul ARK;

22.13.2. identificarea – ID-ul PIA-sursă, ID-ul solicitării (dacă este cazul), ID-ul consumatorului/utilizatorului şi ID-urile obiectelor informaţionale constitutive;

22.13.3. generarea – data/ora creării, generat de (sistem/persoană), metoda de generare (automată/manuală), transformarea aplicată şi tipul PID (previzualizare/acces complet/restricţionat);

22.13.4. conţinutul – numărul de obiecte incluse, dimensiunea totală, formatele fişierelor (pot fi diferite de PIA), conversia formatului aplicată (da/nu), formatul original – maparea formatului livrat, rezoluţia/nivelul de calitate, indicatorul subsetului (PIA complet/parţial) şi fişierele incluse (listă/matrice);

22.13.5. controlul accesului – solicitat de (ID utilizator), scopul accesului, drepturile de acces aplicate, restricţiile aplicate, redactările aplicate (dacă există), filigranul aplicat (da/nu);

22.13.6. urmărirea utilizării – numărul de descărcări, referinţa jurnalului de acces;

22.13.7. gestionarea temporară – perioada de păstrare (pentru PID în sine), data ştergerii automate, reutilizabilitatea (unică/reutilizabilă);

22.14. alte tipuri de informaţii, după caz.

23. Identificatorii obiectelor informaţionale sunt fără conţinut semantic (numiţi şi identificatori sintetici sau opaci). Aceştia respectă specificaţia de identificare persistentă Archival Resource Key (ARK), utilizată pe scară largă de arhive şi biblioteci. Identificatorii ARK (numiţi ARK-uri) au structura ark:12345/bcd678, unde 12345 este codul instituţiei care creează ARK-urile, iar bcd678 este ID-ul unui obiect specific. Dacă este necesar, partea specifică de identificare poate fi mai lungă şi poate avea subcomponente, dar cea mai bună practică este de a fi păstrată scurtă şi simplă (cele şase poziţii utilizate în exemplu sunt suficiente pentru identificarea a 594 de milioane de obiecte). ARK-urile pot fi prezentate ca URL-uri complete care încep cu un serviciu de resolver care redirecţionează utilizatorul către serverul ce găzduieşte, de fapt, obiectul informaţional (de exemplu, https://n2t.net/ark:/53355/cl010066723 este ARK-ul pentru Mona Lisa din Luvru).

24. Scenariile de comportament pentru fiecare obiect sunt următoarele:

24.1. pentru Document:

24.1.1. creare/înregistrare – captura iniţială şi identificarea în sistem;

24.1.2. decizia de evaluare – determinarea valorii de conservare (păstrare/eliminare);

24.1.3. controlul versiunilor – crearea de noi versiuni în cazul în care conţinutul este corectat sau îmbunătăţit;

24.1.4. agregarea – combinarea documentelor sau divizarea documentelor compuse;

24.1.5. dezagregarea – eliminarea din conservare (cu autorizare şi pistă de audit).

24.2. pentru Obiect de date:

24.2.1. identificarea/înregistrarea – atribuirea iniţială a identificatorului ARK persistent şi înregistrarea în sistem, stabilirea identităţii obiectului, indiferent de natura sa fizică/digitală;

24.2.2. urmărirea locaţiei – înregistrarea şi actualizarea locaţiei curente (facilitate de stocarea fizică sau de sistemul de stocare digitală), inclusiv transferurile între locaţii;

24.3. pentru Obiect digital:

24.3.1. identificarea formatului – determinarea formatului fişierului la ingerare;

24.3.2. validarea formatului – verificarea conformităţii cu specificaţiile formatului;

24.3.3. migrarea formatului – conversia în formate noi, pentru a remedia învechirea;

24.3.4. scanarea viruşilor – detectarea şi carantina programelor malware;

24.3.5. caracterizarea – extragerea metadatelor tehnice (rezoluţie, spaţiu de culoare etc.);

24.3.6. normalizarea – conversia în formate prietenoase cu conservarea;

24.4. pentru Obiect fizic:

24.4.1. inspecţia fizică – evaluarea stării suporturilor media;

24.4.2. monitorizarea mediului – urmărirea condiţiilor de depozitare (temperatură, umiditate);

24.4.3. migrarea suporturilor media – transferul conţinutului de pe suporturi media degradate pe suporturi noi;

24.4.4. transferul fizic – mutarea între locaţii de stocare;

24.4.5. eliminarea – distrugerea securizată a suporturilor media învechite sau scoase din uz;

24.5. pentru Informaţii despre conţinut:

24.5.1. asamblarea – combinarea obiectului(elor) de date cu informaţiile de reprezentare;

24.5.2. validarea – verificarea completitudinii şi a eficienţei;

24.5.3. transformarea – restructurarea în scopuri de conservare sau acces;

24.5.4. extragerea proprietăţilor semnificative – identificarea caracteristicilor esenţiale pentru conservare;

24.5.5. verificarea autenticităţii – confirmarea că nu a fost modificat conţinutul;

24.6. pentru Informaţii despre descrierea conservării (PDI):

24.6.1. înregistrarea evenimentelor – înregistrarea tuturor acţiunilor de conservare (evenimente PREMIS);

24.6.2. documentarea provenienţei – înregistrarea lanţului de custodie şi a modificărilor;

24.6.3. captura contextului – documentarea relaţiilor şi a mediului original;

24.6.4. documentarea drepturilor – înregistrarea restricţiilor de acces şi utilizare;

24.6.5. actualizare/modificarea – adăugarea metadatelor noi de conservare pe măsură ce au loc acţiuni;

24.7. pentru Informaţii despre ambalare:

24.7.1. crearea pachetului – asamblarea structurii pachetului (manifest, fişiere de metadate);

24.7.2. validarea pachetului – verificarea integrităţii structurale şi a completitudinii;

24.7.3. reambalarea – restructurarea formatului pachetului (de exemplu, BagIt în METS);

24.7.4. extragerea pachetului – despachetarea pentru procesare sau acces;

24.7.5. actualizarea manifestului – actualizarea listelor de fişiere în cazul în care conţinutul pachetului se modifică;

24.8. pentru Informaţii descriptive:

24.8.1. crearea metadatelor – catalogarea iniţială la accesare;

24.8.2. îmbunătăţirea metadatelor – adăugarea de termeni de subiect, îmbunătăţirea descrierilor;

24.8.3. validarea metadatelor – verificarea conformităţii cu standardele (EAD, Dublin Core);

24.8.4. sincronizarea metadatelor – actualizarea între sistemele conectate (catalog, depozit);

24.8.5. exportul metadatelor – publicarea pe sisteme de descoperire externe;

24.9. pentru Informaţii despre reprezentare:

24.9.1. înregistrarea formatului – adăugarea specificaţiilor noi de format în registru;

24.9.2. urmărirea obsolescenţei – monitorizarea viabilităţii formatului şi a disponibilităţii instrumentelor de vizualizare;

24.9.3. actualizarea documentaţiei – actualizarea specificaţiilor la lansarea unor versiuni noi;

24.9.4. maparea dependenţelor – identificarea software–ului/hardware–ului necesar pentru vizualizare;

24.9.5. verificarea redării – testarea faptului că obiectele pot fi încă interpretate corect;

24.10. pentru Descrierea pachetului:

24.10.1. generarea/crearea – crearea automată a descrierii pachetului, în cazul în care pachetul este asamblat (calcularea numărului de fişiere, dimensiunea totală);

24.10.2. validarea – verificarea faptului că descrierea pachetului reflectă cu exactitate conţinutul real al pachetului (numărul de fişiere este corect, fără componente lipsă);

24.10.3. actualizarea/reîmprospătarea – regenerarea descrierii pachetului în cazul în care conţinutul pachetului se modifică (fişiere adăugate/eliminate, reîmpachetare, conversie de format);

24.10.4. exportarea/serializarea – afişarea descrierii pachetului în diverse formate pentru diferite scopuri (rapoarte lizibile de către om, manifeste lizibile de către maşină, documentaţie de audit);

24.11. pentru Pachetul de Informaţii despre Transmitere (PIT):

24.11.1. recepţia/ingerarea – acceptarea iniţială în sistem;

24.11.2. validarea – verificarea conformităţii tehnice, a caracterului complet şi a calităţii metadatelor;

24.11.3. carantina – izolarea pentru scanare de securitate şi verificări de calitate;

24.11.4. transformarea în PIA – conversia/normalizarea şi generarea metadatelor de conservare;

24.11.5. acceptarea/respingerea – decizia finală şi notificarea producătorului;

24.11.6. arhivarea – stocarea metadatelor PIT pentru provenienţă (se poate şterge pachetul propriu-zis);

24.12. pentru Pachetul de informaţii de arhivare (PIA):

24.12.1. formarea/crearea – asamblarea iniţială din PIT validat;

24.12.2. stocarea – scrierea în spaţiul de stocare pentru conservare cu replicare;

24.12.3. verificarea integrităţii – verificarea programată a fixităţii (în curs);

24.12.4. acţiunea de conservare – migrarea formatului, emularea, îmbogăţirea metadatelor;

24.12.5. crearea de versiune – crearea unei noi versiuni PIA, în cazul în care conţinutul este modificat;

24.12.6. procesarea cererii de acces – generarea PID–urilor din PIA;

24.12.7. dezactivarea – eliminarea autorizată cu păstrarea pistei de audit;

24.13. pentru Pachetul de informaţii de diseminare (PID):

24.13.1. generarea – crearea din PIA pe baza cererii de acces;

24.13.2. transformarea – conversia formatului, ajustarea rezoluţiei, redactarea;

24.13.3. modalitatea de control al accesului – aplicarea filigranelor, restricţiilor;

24.13.4. livrarea – transmiterea către utilizator prin metoda specificată;

24.13.5. expirarea – ştergerea automată după perioada de păstrare;

24.13.6. jurnalizarea accesului – înregistrarea informaţiilor privind identitatea utilizatorului, resursa accesată şi momentul accesării.

25. Cei mai importanţi clasificatori utilizaţi de SI e-Arhiva sunt:

25.1. Registrul formatelor de fişiere (PRONOM) – fiecare format are un ID de forma fmt/xxx, unde xxx este o valoare întreagă, peste o mie de intrări se află în registru;

25.2. tipuri de evenimente de conservare (PREMIS) – capturare, compresie, ştergere, verificare a fixităţii, identificare a formatului, migrare, normalizare etc.;

25.3. ISO 639 – coduri lingvistice pentru descrierea limbii utilizate într-un document;

25.4. baza juridică pentru restricţiile de acces – lista completă a clauzelor care justifică restricţiile din motive legate de protecţia datelor cu caracter personal, securitatea naţională, confidenţialitatea comercială etc.

26. Un sistem de arhivă electronică este similar conceptual cu un sistem de management al arhivei – ambele procesează informaţii despre anumite obiecte informaţionale recepţionate care trebuie stocate, găsite cu uşurinţă şi livrate doar consumatorului. SI e-Arhiva este mult mai complex, deoarece obiectele informaţionale necesită conservarea activă şi acumularea mai multor forme de informaţii suplimentare.

27. La cel mai înalt nivel de generalizare, SI e-Arhiva gestionează două tipuri de informaţii: sarcina utilă (informaţiile reale care trebuie păstrate) şi metadatele (diverse informaţii despre sarcina utilă). În sensul cel mai restrâns, sarcina utilă este un fişier informatic (OAIS îl numeşte “Obiect de Date”), care poate fi folosit de către utilizatori prin intermediul unor instrumente computaţionale. În acest context, sunt necesare informaţii suplimentare privind modul în care SI e-Arhiva trebuie să redea fişierul (denumit de OAIS “Informaţii de reprezentare”).

28. Obiectul de date împreună cu informaţiile de reprezentare ale acestuia constituie un obiect de informare. Dacă obiectul de date este fişierul de sarcină utilă real (termenul OAIS specific fiind obiect de date de conţinut), atunci tipul obiectului de informaţii se numeşte Informaţii de conţinut. Obiectele informaţionale ale SI e-Arhiva sunt ilustrate în figura 3, care prezintă cele mai des întâlnite tipuri de obiecte informaţionale.

Figura 3. Obiectele informaţionale

29. Obiectele informaţionale sunt gestionate în pachete de informaţii (PI) care conţin informaţii de ambalare (care identifică şi delimitează PI, vezi subpct. 22.7) şi descrieri de pachete (care descriu obiectele informaţionale pentru a permite accesul eficient, vezi subpct. 22.10). Structura PI este vizualizată în figura 4. PI-urile de arhivă electronică vor respecta specificaţiile pachetului de informaţii de arhivare electronică (în conformitate cu subpct. 9.4).

Figura 4. Conţinutul pachetului de informaţii OAIS

30. Fluxul elementelor de date dintre entităţile funcţionale OAIS este reprezentat grafic în figura 5. Pentru a evita încărcarea acestei figuri, fluxurile de date de administrare, care sunt, în general, activităţi de fundal, sunt izolate într-o diagramă de context de administrare, ilustrată în figura 6.

Figura 5. Diagrama fluxului de date OAIS

Figura 6. Diagrama contextului administrativ

31. Pentru asigurarea funcţionării corecte, SI e-Arhiva interacţionează şi realizează schimbul de date, conform prevederilor cadrului normativ privind interoperabilitatea şi schimbul de date şi ale standardelor tehnice aprobate, cu următoarele sisteme aflate în posesia altor autorităţi publice:

31.1. platforma de interoperabilitate (MConnect) – pentru schimbul de date cu alte sisteme informatice şi registre de stat;

31.2. serviciul electronic guvernamental integrat de semnătură electronică (MSign) – pentru semnarea documentelor electronice;

31.3. serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) – pentru autentificarea şi controlul accesului în cadrul SI e- Arhiva;

31.4. serviciul electronic guvernamental de jurnalizare (MLog) – pentru a asigura înregistrarea operaţiunilor (evenimentelor) produse în cadrul SI e-Arhiva;

31.5. serviciul guvernamental de notificare electronică (MNotify) – pentru notificarea utilizatorilor;

31.6. serviciul guvernamental de plăţi electronice (MPay) – pentru efectuarea şi încasarea plăţilor de la persoanele fizice şi juridice în procesul de prestare a serviciilor de înregistrare a unităţilor profesionale, emiterea documentelor confirmative;

31.7. platforma de găzduire şi partajare a documentelor (MDocs) – pentru livrarea de notificări de arhivă şi alte documente către persoanele fizice şi juridice şi pentru ingerarea înregistrărilor, în cazul în care analiza stabileşte că (MDocs) conţine seturi complete de documente (de exemplu, dosare de caz) împreună cu descrieri de arhivă;

31.8. Portalul guvernamental integrat EVO – pentru accesul la serviciile publice electronice prestate prin intermediul SI e-Arhiva;

31.9. portalul guvernamental unic deschise (date.gov.md) – pentru publicarea seturilor de date statistice anonimizate despre fondurile arhivistice, volumul de documente etc.

Capitolul VII

SPAŢIUL TEHNOLOGIC

32. Structura SI e-Arhiva este definit de următoarele alegeri arhitecturale:

32.1. modularitatea – sistemul informaţional este structurat în mai multe niveluri, care reprezintă componente rezonabil de mici (spre deosebire de sistemele informaţionale care conţin un singur nivel), urmând principiile arhitecturii orientate spre servicii, arhitectura microserviciilor sau altele similare;

32.2. Cloud-native computing – SI e-Arhiva este conceput să valorifice mediile de cloud computing (de exemplu, este ambalat în containere, implementarea poate fi realizată prin scripturi, iar instalarea şi recuperarea se realizează prin executarea unui script automat, include multe copii separate, este scalabil automat şi asigură disponibilitate ridicată între două locaţii, dacă este necesar).

33. SI e-Arhiva urmează a fi găzduit pe platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud) (în continuare – platforma (MCloud)), în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.128/2014 privind platforma tehnologică guvernamentală comună (MCloud), şi va utiliza platforma de găzduire bazată pe tehnologii de tip container, care presupune utilizarea raţională a resurselor.

34. În scopul asigurării interoperabilităţii şi a schimbului de date cu alte sisteme şi resurse informaţionale de stat, Agenţia înregistrează activele semantice utilizate în Sistemul informaţional “Catalogul semantic”.

35. Interfeţele utilizatorilor se bazează pe tehnologii care permit utilizarea SI e-Arhiva fără a fi necesară achiziţionarea şi instalarea unor programe software adiţionale pe calculatoarele utilizatorilor (consumatorilor).

36. Implementarea tehnologică a SI e-Arhiva este concepută astfel încât să permită migrarea tuturor informaţiilor păstrate către următoarea generaţie a implementării, în cazul în care versiunea actuală ajunge la sfârşitul duratei de viaţă.

37. La dezvoltarea SI e-Arhiva se va aplica modelul unitar de design, în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr.677/2025 cu privire la consolidarea accesului la serviciile publice electronice în cadrul Portalului guvernamental integrat EVO utilizat la prestarea serviciilor publice electronice şi aprobarea măsurilor necesare pentru implementarea modelului unitar de design. Detaliile tehnice complete vor fi specificate la etapa de dezvoltare, de comun acord cu posesorul şi deţinătorul SI e-Arhiva.

Capitolul VIII

SECURITATEA SI E-ARHIVA ŞI PROTECŢIA INFORMAŢIILOR

38. Asigurarea securităţii informaţiilor SI e-Arhiva se va realiza în conformitate cu Cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.562/2025 cu privire la modul de realizare a obligaţiilor de asigurare a securităţii cibernetice de către furnizorii de servicii în sectoarele critice.

39. Securitatea datelor cu caracter personal, gestionate prin intermediul SI e-Arhiva este asigurată în conformitate cu Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal.

40. SI e-Arhiva asigură realizarea următoarelor obiective de securitate:

40.1. autentificarea – garantează că zonele restricţionate ale SI e-Arhiva sunt accesibile doar utilizatorilor cu o identitate verificată prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass);

40.2. autorizarea – garantează că utilizatorii autentificaţi prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass) pot accesa serviciile şi datele care corespund drepturilor lor de acces.

41. În cadrul SI e-Arhiva se asigură generarea şi păstrarea înregistrărilor de audit ale securităţii pentru operaţiile de prelucrare a datelor cu caracter personal în condiţiile cadrului normativ în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

42. Autentificarea în SI e-Arhiva se va realiza doar prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass).

43. Utilizatorii SI e-Arhiva vor fi autorizaţi să acceseze doar blocurile funcţionale şi datele pentru care au permisiunile necesare, conform rolurilor fiecăruia. Utilizatorii şi rolurile acestora vor fi gestionate prin intermediul serviciului electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass). SI e-Arhiva va prelua rolurile utilizatorilor din serviciul electronic guvernamental de autentificare şi control al accesului (MPass).

44. Un aspect important legat de securitate este necesitatea de a păstra înregistrările de audit pentru analiza integrităţii SI e-Arhiva şi pentru monitorizarea activităţii utilizatorilor. SI e-Arhiva se va baza pe un mecanism de înregistrări de audit dublu (intern şi cu utilizarea serviciului electronic guvernamental de jurnalizare (MLog), ce urmează practicile internaţionale).

Capitolul IX

DISPOZIŢII FINALE

45. Implementarea SI e-Arhiva va determina următoarele avantaje:

45.1. reducerea costurilor pentru persoanele juridice din sectorul public, scutindu-le de responsabilitatea de a păstra înregistrările pe termen lung şi permanent;

45.2. reducerea riscului de pierdere a informaţiilor, cauzat de lipsa instrumentelor sau procedurilor IT adecvate;

45.3. îmbunătăţirea accesului la înregistrările electronice arhivate.

46. Următorul pas în dezvoltare este o analiză detaliată a sistemului informaţional pentru a determina serviciile, funcţiile şi procesele pe care SI e- Arhiva trebuie să le realizeze.

47. Implementarea SI e-Arhiva va avea loc etapizat, conform programelor de acţiuni elaborate suplimentar de dezvoltator , în comun cu posesorul acestuia. Pentru asigurarea sustenabilităţii şi dezvoltării continue a SI e-Arhiva, vor fi instituite mecanisme de actualizare periodică a indicatorilor-cheie de performanţă, colectare de feedback din partea utilizatorilor, precum şi audituri funcţionale şi tehnice ale acestuia.

48. Înainte de punerea în exploatare a SI e-Arhiva, Ministerul Justiţiei va asigura înregistrarea acestuia în Registrul resurselor şi sistemelor informaţionale de stat.