45/27.01.91 Hotărîre cu privire la funcţiile de bază şi structura Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Î R E

cu privire la funcţiile de bază şi structura Serviciului

de stat de arhivă al R.S.S. Moldova*

nr. 45  din  27.01.91

 (în vigoare 27.01.1991) 

* * *

Abrogat: 09.06.1994

Hotărîrea Guvernului nr.400 din 09.06.1994

Guvernul R.S.S. Moldova HOTĂRĂŞTE:

1. A stabili funcţiile de bază ale Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova:

determinarea perspectivelor activităţii arhivistice în republică, în conformitate cu Constituţia R.S.S. Moldova şi Declaraţia Sovietului Suprem al R.S.S. Moldova de la 23 iunie 1990 "Cu privire la suveranitatea Republicii Sovietice Socialiste Moldova";

evidenţa centralizată de stat a documentelor Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova şi controlul de stat în vederea asigurării integrităţii lor;

elaborarea şi realizarea programelor vizînd perfecţionarea metodelor de păstrare, completare şi utilizare a documentelor Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova;

dirijarea specializată a activităţii arhivelor de stat din republică şi exercitarea funcţiilor interramurale pentru conducerea organizatorică şi metodică a arhivelor departamentale cu păstrare provizorie a documentelor Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, precum şi în corespundere cu legislaţia R.S.S. Moldova, precum şi în corespundere cu legislaţia R.S.S. Moldova a arhivelor partidelor politice, mişcărilor şi asociaţiilor social-politice ale cetăţenilor, organizaţiilor sindicale, obşteşti, cooperatiste, confesionale, întreprinderilor pe acţiuni şi ale altor întreprinderi, uniunilor de creaţie, societăţilor ştiinţifice din R.S.S. Moldova, care au fost înregistrate în modul stabilit cu calitatea de persoane juridice;

sistematizarea informaţiei documentare destinată organelor de conducere în R.S.S. Moldova;

studierea şi propagarea experienţei înaintate în domeniul arhivisticii, aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice şi a realizărilor tehnico-ştiinţifice în practica instituţiilor arhivistice din republică.

2. A menţine dubla subordonare stabilită a arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat faţă de Sovietele orăşeneşti, raionale de deputaţi ai poporului şi faţă de Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova.

________________________

* Punctul 8 nu se publică, deoarece nu conţine norme, ce urmează a fi incluse în Cronologie.

3. A stabili componenţa maximă a aparatului central al Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova în număr de 19 unităţi (în afară de personalul pentru deservirea şi paza clădirilor) cu un fond anual de retribuire a muncii în sumă de 107,5 mii de ruble.

4. A permite Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova să aibă un vicedirector şi un consiliu colegial, componenţa personală a căruia urmează a fi confirmată de directorul Serviciului.

5. A aproba structura organizatorică a Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova, punînd-o în aplicare cu începere de la 1 noiembrie 1990 (anexa nr.1).

A acorda directorului Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova, în limitele fondului stabilit de retribuire a muncii şi a personalului scriptic, dreptul de a introduce modificări în structura Serviciului în scopul perfecţionării metodelor de conducere şi organizare a muncii.

6. Pentru atragerea oamenilor de ştiinţă la administrarea Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova şi determinarea componenţei lui a considera raţional crearea pe lîngă Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova a consiliului consultativ şi comisiei centrale de expertiză şi control, formate din oameni de ştiinţă, specialişti de seamă de la arhivele de stat şi departamentale, de la fondurile arhivistice ale persoanelor juridice, de la instituţii ştiinţifice, biblioteci şi muzee.

A stabili că Regulamentul consiliului consultativ şi al comisiei centrale de expertiză şi control, personalul şi componenţa lor nominală le aprobă directorul Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova.

7. A aproba Regulamentul Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova (anexa nr.2) şi reţeaua arhivelor de stat ale R.S.S. Moldova (anexa nr.3).

8. A abroga hotărîrile Sovietului Miniştrilor al R.S.S. Moldoveneşti din 13 noiembrie 1980 nr.426 (Veştile R.S.S.M., 1980, nr.12, art.127) şi din 13 octombrie 1988 nr.317.

Anexa nr.1

la hotărîrea Guvernului

R.S.S. Moldova

nr.45 din 27 ianuarie 1991

STRUCTURA

aparatului central al Serviciului de Stat de arhivă al R.S.S. Moldova

Secţia organizare şi dezvoltare a arhivisticii

Secţia completare, arhive departamentale şi lucrări de secretariat

Secţia evidenţă de stat, aparat ştiinţifico-informativ şi utilizare de documente

Anexa nr.2

la hotărîrea Guvernului

R.S.S. Moldova

nr.45 din 27 ianuarie 1991

REGULAMENTUL

Serviciului de Stat de arhivă al R.S.S. Moldova

1. Serviciul de Stat de arhivă al R.S.S. Moldova este un organ interdepartamental pentru supravegherea şi administrarea Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova.

2. Sarcinile de bază ale Serviciului de Stat de arhivă al R.S.S. Moldova sînt:

determinarea sarcinilor de perspectivă în activitatea arhivistică din republică;

evidenţa centralizată de stat a documentelor Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova şi controlul de stat pentru asigurarea integrităţii lor;

elaborarea şi susţinerea programelor şi modalităţilor de păstrare perfectă a documentelor Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, completarea arhivelor de stat şi utilizarea documentelor din fondurile lor;

administrarea specializată a arhivelor de stat din republică şi coordonarea funcţiilor de dirijare organizatorică şi metodică a arhivelor departamentale, de asemeni administrarea în conformitate cu legislaţia R.S.S. Moldova a arhivelor partidelor politice, mişcărilor şi asociaţiilor social-politice ale cetăţenilor, organizaţiilor sindicale obşteşti, cooperatiste, confesionale, întreprinderilor pe acţiuni şi ale altor întreprinderi, uniunilor de creaţie, societăţilor ştiinţifice din R.S.S. Moldova, care au fost înregistrate şi recunoscute în modul stabilit cu calitatea de persoane juridice;

perfecţionarea muncii de documentare în administraţia R.S.S. Moldova;

studierea şi propagarea experienţei înaintate în domeniul activităţii arhivistice, aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice şi realizărilor tehnico-ştiinţifice în practica de lucru a instituţiilor arhivistice din republică.

3. Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova în activitatea sa se călăuzeşte de Legile R.S.S. Moldova şi de Legile U.R.S.S. ratificate de către Sovietul Suprem al R.S.S. Moldova, de hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului R.S.S. Moldova, de actele normative în domeniul arhivisticii, de prezentul Regulament şi asigură aplicarea corectă a legislaţiei în vigoare la instituţiile din subordine.

4. Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova în corespundere cu obligaţiile sale:

1) ţine evidenţa de stat a documentelor Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova, care se păstrează în arhivele şi depozitele de stat şi departamentale, la persoane juridice, indicate în punctul 2, de asemenea cu consimţămîntul deţinătorilor de fonduri, ţine evidenţa fondurilor şi colecţiilor de documente ale persoanelor fizice, care prezintă o valoare importantă pentru istoria şi cultura R.S.S. Moldova. Exercită controlul de stat asupra păstrării documentelor menţionate. Pe bază de reciprocitate face schimb de informaţii asupra structurii şi conţinutului Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova cu alte republici, cu Catalogul central al fondurilor U.R.S.S. şi cu ţările străine;

2) organizează completarea şi păstrarea documentelor Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, asigură în modul stabilit întregirea Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova cu monumente documentare de istorie şi cultură, aflate în posesia persoanelor fizice;

3) elaborează acte normative privind activitatea instituţiilor arhivistice din R.S.S. Moldova, organizează munca de perfecţionare a reţelei arhivelor de stat ale republicii şi a structurii lor;

4) organizează aplicarea în practica arhivelor a celor mai raţionale sisteme şi metode de păstrare, restaurare, conservare, utilizare şi pază a documentelor, elaborează nomenclatorul utilajelor şi materialelor necesare arhivelor de stat şi determină utilitatea lor;

5) exercită conducerea organizatorică şi metodică a activităţii arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat, a celor departamentale şi interdepartamentale, precum şi, în conformitate cu legislaţia R.S.S. Moldova, a activităţii arhivelor persoanelor juridice indicate în punctul 2, împreună cu comitetele executive ale Sovietelor orăşeneşti şi raionale de deputaţi ai poporului, departamentele de stat, serviciile şi inspectoratele din R.S.S. Moldova, persoanele juridice, întreprinde măsuri pentru perfecţionarea activităţii arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat, de asemenea a arhivelor departamentale şi arhivelor persoanelor juridice;

6) asigură crearea şi dezvoltarea sistemului aparatului ştiinţific de referinţă asupra documentelor Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, care se păstrează în arhivele republicane de stat şi departamentale din republică, organizează informarea despre structura şi conţinutul lor;

7) publică, în modul stabilit, documente ale Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, literatură informativă de referinţă despre componenţa şi conţinutul documentelor, care se păstrează în arhivele de stat ale R.S.S. Moldova, dirijează activitatea instituţiilor arhivistice din R.S.S. Moldova în ceea ce priveşte publicarea documentelor de arhivă;

8) organizează, pe baze de contract, servicii ale arhivelor de stat din republică acordate instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor servicii care au drept scop sistematizarea documentelor, păstrarea şi folosirea lor, crearea fondului de asigurare cu copii ale documentelor deosebit de valoroase, contribuie la lărgirea de către arhivele de stat a sferei serviciilor prestate instituţiilor pe baze contractuale şi a serviciilor cu plată pentru populaţie;

9) dirijează munca de cercetări ştiinţifice şi metodice în domeniul arheologiei, documentologiei şi arheografiei a instituţiilor din subordine; elaborează măsuri pentru aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice în practica activităţii arhivistice; realizează informaţia tehnico-ştiinţifică pe problemele menţionate;

10) organizează, în comun cu ministerele, departamentele de stat, serviciile şi inspectoratele respective, aplicarea sistemului unic de stat pentru asigurarea documentară a conducerii şi a sistemului unificat de documentaţie organizatorică şi de dispoziţie; înfăptuieşte conducerea ştiinţifico-metodică la aplicarea lor;

11) controlează activitatea arhivelor departamentale şi sistematizarea documentelor la constituirea arhivelor ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor, inspectoratelor din R.S.S. Moldova întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor de stat;

12) studiază şi propagă experienţa înaintată a arhivelor de stat şi departamentale din republicile unionale, din U.R.S.S., din ţările străine, convoacă, în modul stabilit, conferinţe ştiinţifice, ştiinţifico-practice, seminare, organizează expoziţii despre activitatea arhivistică şi sistematizarea documentelor în constituirea arhivelor;

13) organizează activitatea de ridicare a calificării profesionale a lucrătorilor instituţiilor din subordine şi cei din arhivele departamentale;

14) elaborează şi aprobă, în limitele competenţei sale, instrucţiuni şi materiale metodice privind problemele activităţii arhivistice şi sistematizarea documentelor la constituirea arhivelor obligatorii pentru ministerele, departamentele de stat, serviciile şi inspectoratele, întreprinderile, instituţiile şi organizaţiile de stat din R.S.S. Moldova;

15) rezolvă chestiuni privind repartizarea documentelor în structura fondurilor arhivistice de importanţă republicană sau locală şi înfăptuieşte măsuri pentru concentrarea fondurilor de importanţă republicană la arhivele centrale de stat ale republicii;

16) participă la rezolvarea chestiunilor legate de organizarea păstrării în continuare a documentelor în cazul reorganizării sau lichidării ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor şi inspectoratelor, precum şi a persoanelor juridice indicate în p.2 din prezentul Regulament;

17) eliberează, în modul stabilit, întreprinderilor, instituţiilor, organizaţiilor şi cetăţenilor permise speciale pentru colecţionarea monumentelor documentare de pe teritoriul republicii;

18) elaborează programe de dezvoltare pe termen lung a activităţii arhivistice în republică şi planurile pentru realizarea ei, asigurînd îndeplinirea lor;

19) elaborează problemele organizării ştiinţifice a muncii şi conducerii instituţiilor arhivistice din R.S.S. Moldova;

20) înfăptuieşte selectarea şi repartizarea cadrelor aparatului central şi conducătorilor instituţiilor din subordine;

21) rezolvă în modul stabilit, în limitele competenţei sale, problemele construcţiilor capitale;

22) organizează examinarea minuţioasă şi în termen a propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor în vederea soluţionării juste a chestiunilor abordate în ele; ia măsuri pentru lichidarea neajunsurilor din activitatea instituţiilor subordonate.

5. Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova i se acordă dreptul:

1) să exercite controlul asupra hotărîrilor de către ministerele, departamentele de stat, serviciile şi inspectoratele R.S.S. Moldova, întreprinderile, asociaţiile, instituţiile şi organizaţiile, indiferent de subordonarea lor departamentală, hotărîrilor Guvernului republicii în problemele activităţii arhivistice şi a lucrărilor de secretariat;

2) să obţină de la ministerele, departamentele de stat, serviciile şi inspectoratele din R.S.S. Moldova, de la întreprinderi, organizaţii şi instituţii, materialele necesare despre activitatea arhivelor departamentale şi despre sistematizarea documentelor pentru arhivă;

3) să examineze la şedinţele colegiului informaţiile prezentate de către lucrătorii ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor şi inspectoratelor R.S.S. Moldova asupra aspectelor activităţii arhivelor departamentale şi sistematizării documentelor pentru arhivă;

4) să dea ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor şi inspectoratelor R.S.S. Moldova, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor de stat indicaţii obligatorii privind lichidarea neajunsurilor scoase la iveală în activitatea arhivelor departamentale şi în sistematizarea documentelor pentru arhivă;

5) să organizeze concursuri pentru cea mai bună executare a lucrărilor în domeniul arhivologiei, documentologiei şi arheografiei; să aprobe în modul stabilit condiţiile concursurilor;

6) să stabilească modul de transportare a documentelor şi copiilor de pe documente din Fondul arhivistic al R.S.S. Moldova dincolo de hotarele republicii, să elibereze permise pentru transportarea documentelor şi a copiilor documentelor;

7) să creeze în modul stabilit comisii şi consilii interdepartamentale permanente şi provizorii pentru examinarea problemelor activităţii arhivistice şi sistematizarea documentelor pentru arhivă;

8) să aprobe tarifele pentru servicii legate de prelucrarea tehnico-ştiinţifică a documentelor, păstrarea şi folosirea lor, crearea fondului de rezervă al copiilor de pe cele mai valoroase documente, prestate pe baze contractuale de către arhivele de stat instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor, precum şi pentru serviciile prestate cu plată populaţiei;

9) să le decerneze în modul stabilit celor mai buni lucrători ai arhivelor de stat şi departamentale din republică diplome de onoare şi să folosească alte mijloace de stimulare;

10) să creeze, să reorganizeze şi să lichideze, în modul stabilit, instituţii subdepartamentale, să aprobe regulamentele acestor instituţii;

11) persoanele oficiale ale Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova pentru îndeplinirea obligaţiilor lor au dreptul să viziteze, în modul stabilit, arhivele şi serviciile de constituire a arhivelor ale ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor şi inspectoratelor din R.S.S. Moldova, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor, precum şi depozitele arhivistice ale persoanelor juridice menţionate în punctul 2 din prezentul Regulament.

6. Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova este condus de Director. Directorul Serviciului şi vicedirectorul sînt numiţi de către Prim-ministru al Republicii Moldova.

Directorul Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova poartă răspundere personală pentru sarcinile şi funcţiile puse pe seama Serviciului, stabileşte gradul de responsabilitate a vicedirectorului, a şefilor de secţii şi a altor subdiviziuni structurale pentru conducerea fiecărui domeniu de activitate al Serviciului, precum şi pentru activitatea instituţiilor şi organizaţiilor din subordine.

Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova pe baza şi în scopul îndeplinirii legislaţiei în vigoare emite ordine şi instrucţiuni, dă indicaţii pe care urmează să le execute, în mod obligatoriu, instituţiile din subordine. Serviciul controlează îndeplinirea lor.

Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova, în caz de necesitate, emite împreună cu conducătorii ministerelor, departamentelor de stat, serviciilor şi inspectoratelor, precum şi cu conducătorii organizaţiilor care efectuează păstrarea fondurilor arhivistice ale persoanelor juridice, menţionate în punctul 2 din prezentul regulament, ordine, hotărîri şi instrucţiuni comune vizînd problemele activităţii şi constituirea arhivelor.

7. În cazul Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova se formează un consiliu colegial în componenţa Directorului (preşedintelui) şi vicedirectorului – conform funcţiei, precum şi a altor lucrători de conducere ai Serviciului şi arhivelor centrale de stat din R.S.S. Moldova. În componenţa consiliului pot fi incluşi reprezentanţi ai organizaţiilor interesate.

Membrii consiliului colegial al Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova sînt confirmaţi de către Directorul Serviciului.

Consiliul colegial al Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova examinează în cadrul şedinţelor sale sistematice cele mai importante probleme ale dezvoltării activităţii arhivistice ale R.S.S. Moldova, păstrării şi utilizării documentelor Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova, organizării şi activităţii arhivelor de stat, întreţinerii arhivelor departamentale; examinează chestiuni privind controlul îndeplinirii, selectarea şi repartizarea cadrelor, proiectele celor mai importante ordine, instrucţiuni, reguli şi indicaţii, examinează dările de seamă ale conducătorilor subdiviziunilor structurale ale Serviciului, arhivelor centrale de stat din republică şi ale filialelor lor, precum şi ale şefilor arhivelor de stat orăşeneşti şi raionale.

Hotărîrile consiliului se execută, de regulă, prin ordinele Directorului Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova.

8. Numărul lucrătorilor aparatului central al Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova şi fondul de retribuire a muncii sînt aprobate de Guvernul R.S.S. Moldova.

Statele de personal ale aparatului central şi regulamentele subdiviziunilor structurale ale Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova le aprobă Directorul Serviciului.

9. Pe lîngă Serviciul de stat de arhivă al R.S.S. Moldova funcţionează:

consiliul consultativ, format din oameni de ştiinţă şi specialişti de seamă ai arhivelor de stat şi departamentele, de la fondurile arhivistice ale persoanelor juridice, instituţiilor ştiinţifice, bibliotecilor, muzeelor pentru elaborarea măsurilor care au drept scop perfecţionarea păstrării şi utilizării Fondului arhivistic al R.S.S. Moldova şi îmbunătăţirea activităţii arhivistice;

comisia centrală de expertiză şi control pentru examinarea problemelor legate de stabilirea structurii Fondului arhivistic de stat al R.S.S. Moldova, de aprecierea pe bază de expertiză a valorii documentelor şi selectarea lor pentru păstrare în arhivele de stat, în limitele competenţei sale.

Regulamentele Consiliului consultativ şi Comisiei centrale de expertiză şi control şi structura lor le aprobă Directorul Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova.

10. Serviciului de stat de arhivă al R.S.S. Moldova şi instituţiilor subordonate Serviciului li se acordă dreptul de a avea resurse speciale obţinute în rezultatul efectuării lucrărilor contractuale şi prestării serviciilor cu plată populaţiei.

11. Serviciul de stat al R.S.S. Moldova are calitatea de persoană juridică, dispune de sigiliu cu reprezentarea Stemei de Stat a R.S.S. Moldova şi cu denumirea sa în limbile română şi rusă.

Anexa nr.3

la hotărîrea Guvernului

R.S.S. Moldova

nr.45 din 27 ianuarie 1991

REŢEAUA

arhivelor de stat ale R.S.S. Moldova

I. Arhivele de stat cu structura permanentă a documentelor

Arhiva Naţională a R.S.S. Moldova Filiala Tiraspol a Arhivei Naţionale a R.S.S. Moldova

II. Arhivele de stat cu structura variabilă a documentelor