400/09.06.94 Hotărîre cu privire la aprobarea structurii şi Regulamentului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea structurii şi Regulamentului

Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova

nr. 400  din  09.06.94

 (în vigoare 30.07.1994) 

Monitor nr.7/58 din 1994

* * *

Abrogat: 21.09.2012

Hotărîrea Guvernului nr.695 din 14.09.2012

În temeiul Legii privind fondul arhivistic al Republicii Moldova, Guvernul Republicii Moldova

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă structura aparatului şi Regulamentul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova conform anexelor nr.1 şi nr.2, precum şi reţeaua arhivelor de stat ale Republicii Moldova conform anexei nr.3.

2. Se menţine dubla subordonare statutară a arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat faţă de primării, comitete executive raionale şi faţă de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

3. Se stabileşte componenţa maximă a aparatului central al Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova în număr de 15 unităţi (cu excepţia personalului de deservire şi pază a clădirilor) cu fondul respectiv anual de retribuire a muncii.

4. Se permite Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova de a avea un vicedirector şi un consiliu colegial în număr de 5 unităţi;

5. Se acordă directorului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova dreptul de a introduce modificări în structura serviciului, în limitele fondului stabilit de retribuire a muncii şi a personalului scriptic, în scopul perfecţionării metodelor de conducere şi organizare a muncii.

6. Pentru asigurarea oamenilor de ştiinţă la administrarea Fondului arhivistic al Republicii Moldova şi determinarea componenţei lui, se consideră raţională crearea pe lîngă Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova a consiliului consultativ şi comisiei centrale de expertiză şi control, formate din oamenii de ştiinţă, specialişti de seamă de la arhivele de stat şi departamentale, de la fondurile arhivistice ale persoanelor juridice, de la instituţii ştiinţifice, biblioteci şi muzee.

Se stabileşte că regulamentul consiliului consultativ şi al comisiei centrale de expertiză şi control, personalul şi componenţa lor nominală le aprobă directorul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

7. Se abrogă Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr.45 din 27 ianuarie 1991 şi Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr.441 din 25 iunie 1992.

Anexa nr.1

la Hotărîrea Guvernului

Republicii Moldova

nr.400 din 9 iunie 1994

STRUCTURA

aparatului central al Serviciului de Stat

de Arhivă al Republicii Moldova

Secţia dezvoltare a arhivisticii şi evidenţă de stat a documentelor

Secţia completare, arhive departamentale şi lucrări de secretariat

Anexa nr.2

la Hotărîrea Guvernului

Republicii Moldova

nr.400 din 9 iunie 1994

REGULAMENTUL

Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova

1. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova (în continuare – Serviciul) este organul interdepartamental de supraveghere şi administrare al Fondului arhivistic al Republicii Moldova.

2. Sarcinile de Bază ale Serviciului sînt:

determinarea perspectivelor activităţii arhivistice în conformitate cu legislaţia în vigoare a Republicii Moldova;

evidenţa de stat centralizată a documentelor Fondului arhivistic al Republicii Moldova şi Controlul de stat asupra asigurării integrităţii lor;

elaborarea şi realizarea programelor de perfecţionare a metodelor de păstrare, completare şi utilizare a documentelor Fondului arhivistic de stat;

administrarea specializată a arhivelor de stat şi coordonarea funcţiilor de dirijare organizatorică şi metodică a depozitelor de stat şi arhivelor departamentale care înfăptuiesc păstrarea temporară a documentelor Fondului arhivistic de stat, precum şi administrarea arhivelor partidelor politice, mişcărilor şi asociaţiilor social-politice ale cetăţenilor, organizaţiilor sindicale, obşteşti, cooperatiste, confesionale, întreprinderilor pe acţiuni şi ale altor întreprinderi, uniunilor de creaţie, societăţilor ştiinţifice din Republica Moldova, care au fost înregistrate şi recunoscute în modul stabilit drept persoane juridice şi păstrează documentele Fondului arhivistic obştesc;

perfecţionarea asigurării cu documente a organelor de conducere;

studierea şi propagarea experienţei înaintate în domeniul arhivisticii, aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice şi realizărilor tehnico-ştiinţifice în practica instituţiilor arhivistice.

3. În activitatea sa Serviciul se călăuzeşte de legile Republicii Moldova, decretele Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova, de actele normative în domeniul arhivisticii, de prezentul regulament şi asigură aplicarea corectă a legislaţiei în vigoare la instituţiile din subordine.

4. În conformitate cu obligaţiunile sale Serviciul:

1) determină categoria instituţiilor de stat, organizaţiilor şi întreprinderilor, ale căror documente fac parte din Fondul arhivistic de stat, şi categoriile partidelor politice, mişcărilor şi asociaţiilor social-politice ale cetăţenilor, organizaţiilor sindicale, obşteşti, cooperatiste, confesionale, întreprinderilor pe acţiuni şi ale altor întreprinderi, uniunilor de creaţie, societăţilor ştiinţifice din Republica Moldova, care au fost înregistrate şi recunoscute în modul stabilit drept persoane juridice, documentele cărora fac parte din Fondul arhivistic obştesc; elaborează şi aprobă listele documentelor ce fac parte din Fondul arhivistic al Republicii Moldova, inclusiv liste-tip a documentelor, cu indicarea termenelor de păstrare; coordonează listele departamentale ale documentelor cu indicarea termenelor de păstrare;

2) organizează completarea şi păstrarea documentelor Fondului arhivistic de stat, asigură în modul stabilit întregirea Fondului arhivistic de stat cu monumente documentare de istorie şi cultură, aflate în posesia persoanelor fizice;

3) rezolvă chestiuni privind repartizarea documentelor în structura fondurilor arhivistice de importanţă statală sau locală îi înfăptuieşte măsuri pentru concentrarea fondurilor de importanţă statală la arhivele centrale de stat;

4) ţine evidenţa de stat a documentelor Fondului arhivistic de stat, care se păstrează în arhivele şi depozitele de stat şi departamentele, a documentelor Fondului arhivistic obştesc, care se păstrează în arhivele persoanelor juridice, de asemenea, cu consimţămîntul deţinătorilor de fonduri, ţine evidenţa fondurilor şi colecţiilor de documente ale persoanelor fizice, care prezintă o valoare importantă pentru istoria şi cultura Republicii Moldova; exercită controlul de stat asupra păstrării documentelor menţionate; pe bază de reciprocitate, face schimb de informaţii privind structura şi conţinutul Fondului arhivistic al Republicii Moldova cu alte ţări;

5) elaborează acte normative ce vizează activitatea instituţiilor arhivistice din Republica Moldova, organizează munca de perfecţionare a reţelei arhivelor de stat şi a structurii lor;

6) organizează aplicarea în practica arhivelor a celor mai raţionale sisteme şi metode de păstrare, restaurare, conservare, utilizare şi pază a documentelor, elaborează nomenclatorul utilajelor şi materialelor necesare arhivelor de stat şi determină utilitatea lor;

7) exercită conducerea organizatorică şi metodică a activităţii arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat, a celor departamentale şi interdepartamentale, precum şi a arhivelor persoanelor juridice, documentele cărora fac parte din Fondul arhivistic obştesc. Împreună cu comitetele executive raionale, primăriile oraşelor de subordonare republicană, ministerele, departamentele şi serviciile de stat, persoanele juridice, întreprinde măsuri pentru perfecţionarea activităţii arhivelor orăşeneşti şi raionale de stat, precum şi a arhivelor departamentale şi arhivelor persoanelor juridice, documentele cărora fac parte din fondul arhivistic obştesc;

8) asigură crearea şi dezvoltarea sistemului aparatului ştiinţific de informare asupra documentelor Fondului arhivistic de stat care se păstrează în arhivele de stat şi departamentale; organizează informaţia despre structura şi conţinutul lor;

9) publică, în modul stabilit, documente ale Fondului arhivistic de stat, literatură informativă despre structura şi conţinutul documentelor care se păstrează în arhivele de stat ale Republicii Moldova; dirijează activitatea instituţiilor arhivistice din Republica Moldova în vederea publicării documentelor de arhivă;

10) stabileşte nomenclatorul serviciilor cu plată prestate persoanelor juridice şi fizice de către instituţiile arhivistice;

11) dirijează munca de cercetări ştiinţifico-metodice în domeniul arhivologiei, documentologiei şi arheografiei a instituţiilor din subordine; elaborează măsuri pentru aplicarea rezultatelor cercetărilor ştiinţifice în practica arhivisticii; realizează informaţia tehnico-ştiinţifică în problemele menţionate;

12) organizează, în comun cu ministerele, departamentele şi serviciile de stat respective, aplicarea Regulilor de întocmite a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi a Instrucţiunilor-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei de stat şi autoadministrării locale ale Republicii Moldova; înfăptuieşte conducerea ştiinţifico-metodică la aplicarea lor;

13) elaborează şi aprobă, în limitele competenţei sale, instrucţiuni şi îndrumări metodice în domeniul arhivisticii, respectarea cărora este obligatorie pentru persoanele juridice din Republica Moldova;

14) efectuează controlul asupra îndeplinirii de către persoanele juridice a cerinţelor legislaţiei în vigoare în domeniul arhivisticii, asupra utilizării şi asigurării integrităţii documentelor de arhivă;

15) studiază şi propagă experienţa înaintată a arhivelor de stat şi de parlamentele din Republica Moldova şi din ţările străine, convoacă, în modul stabilit, conferinţe ştiinţifice şi ştiinţifico-practice, seminare, organizează expoziţii de arhivistică şi organizare a documentelor în ţinerea lucrărilor de secretariat;

16) organizează ridicarea nivelului profesional al lucrătorilor instituţiilor din subordine şi lucrătorilor arhivelor departamentale;

17) în cazul reorganizării sau lichidării ministerelor, departamentelor şi serviciilor de stat, precum şi a persoanelor juridice arhivele cărora păstrează documente ce fac parte din Fondul arhivistic obştesc, participă la rezolvarea chestiunilor legate de organizarea păstrării de mai departe a documentelor;

18) eliberează, în modul stabilit, întreprinderilor, instituţiilor, organizaţiilor şi cetăţenilor permise speciale pentru colecţionarea monumentelor documentare pe teritoriul Republicii Moldova;

19) lărgeşte legăturile cu instituţiile arhivistice din ţările străine, participă la lucrările organizaţiilor internaţionale în domeniul arhivisticii;

20) înfăptuieşte selectarea şi repartizarea cadrelor aparatului central şi conducătorilor instituţiilor din subordine;

21) rezolvă în modul stabilit, în limitele competenţei sale, problemele construcţiilor capitale;

22) organizează examinarea minuţioasă şi în termen a propunerilor, cererilor şi sesizărilor cetăţenilor în vederea soluţionării juste a chestiunilor abordate în ele; ia măsuri pentru lichidarea neajunsurilor din activitatea instituţiilor subordonate.

5. Serviciului i se acordă dreptul:

1) să exercite controlul asupra îndeplinirii de către ministere, departamente, servicii de stat, întreprinderi, asociaţii, instituţii şi organizaţii, indiferent de subordonarea lor departamentală, a hotărîrilor Guvernului Republicii Moldova ce virează activitatea arhivistică şi ţinerea lucrărilor de secretariat;

2) să obţină de la ministere, departamente, servicii de stat, întreprinderi, organizaţii şi instituţii materialele necesare cu privire la activitatea arhivelor departamentale şi organizarea documentelor în ţinerea lucrărilor de secretariat;

3) să examinează la şedinţele colegiului informaţiile, prezentate de către lucrătorii ministerelor, departamentelor şi serviciilor de stat, referitoare la activitatea arhivelor departamentale şi ţinerea lucrărilor de secretariat;

4) să dea ministerelor, departamentelor, serviciilor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor indicaţii în vederea lichidării neajunsurilor descoperite în activitatea arhivelor departamentale şi în organizarea documentelor în ţinerea lucrărilor de secretariat;

5) să organizeze concursuri pentru cea mai bună executare a lucrărilor în domeniul arhivologiei, documentologiei şi arheografiei; să aprobe în modul stabilit condiţiile concursurilor;

6) să stabilească modul de scoatere peste hotarele statului a documentelor şi copiilor documentelor din fondul arhivistic al Republicii Moldova, să elibereze permise pentru scoaterea documentelor şi a copiilor documentelor;

7) să creeze în modul stabilit comisii şi consilii interdepartamentale permanente şi provizorii pentru examinarea problemelor arhivisticii şi organizării documentelor în ţinerea lucrărilor de secretariat;

8) să aprobe tarifele pentru servicii la prelucrarea tehnico-ştiinţifică a documentelor, păstrarea şi folosirea lor, crearea fondului de rezervă al copiilor celor mai valoroase documente, prestate pe baze contractuale de către arhivele de stat instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor, precum şi pentru serviciile cu plată prestate populaţiei;

9) să creeze, să reorganizeze şi să lichideze, în modul stabilit, instituţiile din subordine, să aprobe regulamentele acestor instituţii.

Îndeplinindu-şi obligaţiile, persoanele oficiale ale Serviciului au dreptul să viziteze, în modul stabilit, arhivele şi serviciile de lucrări de birou ale ministerelor, departamentelor, serviciilor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor, precum şi arhivele persoanelor juridice care păstrează documente ce fac parte din fondul arhivistic obştesc;

10) să deschidă conturi bancare, inclusiv valutare, conform legislaţiei în vigoare a Republicii Moldova.

6. Serviciul este condus de director. Directorul şi vicedirectorul Serviciului sînt numiţi de către Prim-ministru al Republicii Moldova.

Directorul Serviciului poartă răspundere personală pentru îndeplinirea sarcinilor şi funcţiilor atribuite Serviciului, stabileşte gradul de responsabilitate a vicedirectorului, a şefilor de secţii şi ai altor subdiviziuni structurale pentru administrarea sectoarelor încredinţate Serviciului, precum şi pentru activitatea instituţiilor şi organizaţiilor din subordine.

Pe baza şi în scopul executării legislaţiei în vigoare, Serviciul emite ordine şi instrucţiuni, dă indicaţii ce urmează a fi executate în mod obligatoriu de către instituţiile din subordine, controlează îndeplinirea lor.

În caz de necesitate Serviciul emite, împreună cu conducătorii ministerelor, Departamentelor, serviciilor de stat, precum şi cu conducătorii persoanelor juridice ale căror arhive efectuează păstrarea de documente ce fac parte din Fondul arhivistic obştesc, ordine, hotărîri şi instrucţiuni comune vizînd problemele activităţii arhivistice şi ţinerea lucrărilor de secretariat.

7. În cadrul Serviciului se constituie un consiliu colegial compus din director (preşedintele consiliului) şi vicedirector, conform funcţiei, precum şi din alţi lucrători de conducere ai Serviciului şi arhivelor centrale de stat din Republica Moldova. În componenţa consiliului pot fi incluşi reprezentanţi ai organizaţiilor interesate.

Consiliul colegial al Serviciului examinează în cadrul şedinţelor sale cele mai importante probleme ale dezvoltării arhivisticii în Republica Moldova, organizării şi activităţii arhivelor de stat, stării arhivelor departamentale; examinează chestiuni privind verificare executării, selectarea şi repartizarea cadrelor, proiectele celor mai importante ordine, instrucţiuni, reguli şi indicaţii, examinează dările de seamă ale conducătorilor subdiviziunilor structurale ale Serviciului, arhivelor centrale de stat şi ale filialelor lor, precum şi ale şefilor arhivelor de stat orăşeneşti şi raionale.

Deciziile consiliului colegial se îndeplinesc, de regulă, prin ordine ale directorului Serviciului.

8. Numărul de personal al aparatului central al Serviciului şi fondul de retribuire a muncii sînt aprobate de Guvernul Republicii Moldova.

Statele de funcţii ale aparatului central şi regulamentele subdiviziunilor structurale ale Serviciului se aprobă de către directorul Serviciului.

9. Pe lîngă Serviciu funcţionează:

consiliul consultativ, compus din oameni de ştiinţă şi specialişti de seamă de la arhivele de stat şi departamentale, de la fondurile arhivistice ale persoanelor juridice, instituţiilor ştiinţifice, bibliotecilor, muzeelor pentru elaborarea măsurilor de perfecţionare a păstrării şi utilizării Fondului arhivistic al Republicii Moldova şi îmbunătăţirea activităţii arhivistice;

comisia centrală de expertiză şi control pentru examinarea problemelor vizînd stabilirea structurii Fondului arhivistic al Republicii Moldova, de expertiză a valorii de selectare a documentelor pentru păstrare în arhivele de stat, în limitele competenţei sale.

Regulamentele consiliului consultativ şi comisiei centrale de expertiză şi control şi structura lor le aprobă directorul Serviciului.

10. Serviciului şi instituţiilor subordonate acestuia li se acordă dreptul de a avea mijloace speciale, obţinute în urma realizării de lucrări contractuale şi prestării de servicii cu plată populaţiei.

11. Serviciul este persoană juridică, are ştampilă cu Stema de Stat a Republicii Moldova şi cu denumirea sa în limbile română şi rusă.

Anexa nr.3

la Hotărîrea Guvernului

Republicii Moldova

nr.400 din 9 iunie 1994

REŢEAUA

arhivelor de stat ale Republicii Moldova

I. Arhivele de stat cu structura permanentă a documentelor

Arhiva Naţională a Republicii Moldova

Filiala Tiraspol a Arhivei Naţionale a Republicii Moldova

Arhiva organizaţiilor social-politice a Republicii Moldova

II. Arhivele de stat cu structura variabilă a documentelor

Arhivele de stat orăşeneşti:

Bălţi

Bender

Arhivele de stat raionale: