Ordin nr. 67 din 07.06.2023
privind aprobarea Regulamentului cu privire la serviciile sistemului de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice
GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA
O R D I N
privind aprobarea Regulamentului cu privire la serviciile sistemului
de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice
nr. 67 din 07.06.2023
(în vigoare 29.07.2023)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 220-222 art. 550 din 29.06.2023
* * *
ÎNREGISTRAT
Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova
nr.1806 din 27.06.2023
Ministru ________ Veronica MIHAILOV-MORARU
În temeiul pct.2 din Hotărârea Guvernului nr.822/2012 cu privire la serviciile sistemului de poştă electronică al autorităţilor publice (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2012, nr.234-236, art.880), cu modificările ulterioare, precum şi în conformitate cu pct.16 lit.e) din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Cancelariei de Stat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.657/2009 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.162, art.724), cu modificările ulterioare,
ORDON:
1. Se aprobă Regulamentul cu privire la serviciile sistemului de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice (se anexează).
2. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina Cancelariei de Stat.
| SECRETAR GENERAL AL GUVERNULUI | Artur MIJA |
| Nr.67. Chişinău, 7 iunie 2023. | |
Aprobat
prin Ordinul Secretarului
general al Guvernului nr.67/2023
REGULAMENT
cu privire la serviciile sistemului de poştă electronică
al autorităţilor administraţiei publice
I. DISPOZIŢII GENERALE
1. Regulamentul cu privire la serviciile sistemului de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice (în continuare – Regulament) stabileşte bazele organizaţional-normative de creare şi funcţionare a Sistemului de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice (în continuare – SPE), precum şi condiţiile de asigurare a securităţii la transmiterea corespondenţei electronice.
2. Regulamentul determină condiţiile generale de efectuare a schimbului electronic de corespondenţă între utilizatorii SPE şi persoanele fizice şi/sau persoanele juridice de drept public sau de drept privat.
3. SPE se atribuie la categoria de sisteme speciale de comunicaţii electronice ale Republicii Moldova şi se bazează pe mijloacele tehnice speciale (servere poştale, noduri, linii de conexiune), pe complexe software şi hardware şi pe mijloace distincte de legătură.
4. În sensul prezentului Regulament se utilizează următoarele noţiuni:
administrator SPE – persoană responsabilă (desemnată prin ordin intern în cadrul autorităţii/instituţiei publice), cu drepturi de administrare oferite de către operatorul tehnico-tehnologic al SPE, responsabilă de conectarea/deconectarea utilizatorilor la SPE, asigurarea operabilităţii SPE şi exercitarea controlului asupra asigurării accesului şi utilizării resurselor SPE;
agregarea corespondenţei – acces la corespondenţa din SPE prin intermediul terţilor prestatori de servicii de poştă electronică;
client e-mail – produs de program cu funcţia de creare, recepţionare, transmitere, păstrare şi afişare a mesajelor e-mail;
mesaj electronic (sau scrisoarea electronică) – mesaj transmis prin intermediul reţelelor de comunicaţii electronice, care constă în informaţia de serviciu (adresa expeditorului, adresa destinatarului, subiect etc.), textul mesajului (opţional) şi fişierele ataşate (opţional);
operator SPE – entitatea desemnată în calitate de operator tehnico-tehnologic al SPE este Instituţia Publică Serviciul Tehnologia Informaţiei şi Securitate Cibernetică, care administrează sistemul de poştă electronică ca parte a Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice şi are acces la toată informaţia tehnico-tehnologică a SPE;
poştă electronică – serviciu ce permite utilizatorului schimbul de mesaje sau documente în format electronic prin reţeaua internet. Termenul "e-mail" se aplică sistemului de e-mail prin internet bazat pe SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dar şi sistemelor în reţea bazate pe alte protocoale POP3 /SMIME;
sistem de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice (SPE) – sistem organizaţional tehnic care asigură schimbul electronic de corespondenţă între utilizatorii sistemului, precum şi între utilizatorii sistemului şi alte persoane, cu atribuirea cutiilor poştale electronice unice utilizatorilor;
SPAM – e-mail nesolicitat, cu conţinut irelevant, trimis unui număr mare de destinatari, de obicei având conţinut publicitar;
utilizator SPE – angajat al autorităţii/instituţiei publice asigurate cu serviciile Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice şi conectate la sistemul de poştă electronică, ce utilizează serviciile acestuia în scopuri de serviciu, precum şi al altor entităţi publice care nu sunt asigurate cu serviciile Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice.
II. SISTEMUL DE POŞTĂ ELECTRONICĂ AL
AUTORITĂŢILOR ADMINISTRAŢIEI PUBLICE
5. SPE este un sistem care se bazează pe mijloace tehnice speciale de software şi hardware şi care asigură transmiterea mesajelor utilizând protocoale standard de transfer de date, permiţând utilizatorului SPE schimbul de mesaje sau documente în format electronic prin reţeaua internet.
6. SPE este utilizat pentru schimbul de mesaje electronice, atât între autorităţile/instituţiile publice, cât şi cu alte entităţi, prin intermediului serviciilor e-mail terţe în reţeaua internet.
7. Adresele de e-mail create pentru utilizatorii SPE sunt împărţite în următoarele categorii:
1) adresa de e-mail oficială a autorităţii/instituţiei publice, care este indicată pe pagina web oficială a autorităţii/instituţiei publice;
2) adrese de e-mail nominale create pentru angajaţii autorităţii/instituţiei publice;
3) adrese de e-mail funcţionale destinate automatizării sistemelor informaţionale, transmiterii notificărilor sau a codurilor de confirmare;
4) liste de distribuţie – adrese de e-mail destinate distribuirii de mesaje către o listă de adrese de e-mail nominale sau funcţionale;
5) adrese de e-mail alternative pentru conturile nominale, create în scopul recepţionării mesajelor pe o adresă de e-mail suplimentară.
8. Pentru sistematizarea datelor despre adresele de e-mail în fiecare autoritate/instituţie publică, este desemnat un administrator SPE, care este responsabil de ajustarea, modificarea, evidenţa, actualizarea datelor referitoare la cutiile poştale create în SPE, inclusiv ca urmare a reorganizării sau a lichidării autorităţii/instituţiei publice.
9. Autoritatea/instituţia publică informează, prin scrisoare oficială, operatorul SPE despre administratorul SPE desemnat, cu prezentarea datelor de contact, conform anexei nr.2, în vederea creării de către operatorul SPE a contului de administrator SPE.
10. În cazul demisiei administratorului SPE, autoritatea/instituţia publică solicită de la operatorul SPE, prin scrisoare oficială, ştergerea contului de administrator SPE de pe serverul de poştă electronică.
11. Accesul la poşta electronică se permite în scopul exercitării obligaţiilor de serviciu, cu respectarea prezentului Regulament.
12. După acordarea cutiei poştale, fiecare utilizator devine persoană responsabilă pentru cutia sa poştală.
13. Pe lângă conturile de utilizator SPE pot fi create, la cerere, cu aprobarea conducătorului autorităţii/instituţiei publice, conturi/adrese de corespondenţă ale autorităţii/instituţiei, care pot include adrese de e-mail funcţionale, alternative şi liste de distribuţie.
14. Toată informaţia care circulă prin intermediul poştei electronice se consideră a fi informaţie de serviciu şi nu poate fi utilizată în alte scopuri.
15. Pentru a beneficia de SPE, utilizatorul SPE poate folosi clienţi poştali indicaţi în anexa nr.1 sau interfaţa web a serverului poştal.
III. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE SUBIECŢILOR
16. În vederea asigurării funcţionării SPE, operatorul SPE are următoarele drepturi:
1) să informeze conducătorul autorităţii/instituţiei publice despre acestea, în cazul identificării unor încălcări ale prevederilor prezentului Regulament;
2) să notifice administratorii şi utilizatorii SPE despre nerespectarea cerinţelor de securitate informaţională şi a prevederilor prezentului Regulament;
3) să păstreze mesajele poştale timp de 60 de zile de la data deconectării a contului SPE şi, în caz de necesitate, să analizeze informaţia transmisă şi primită din punctul de vedere al securităţii informaţionale şi al respectării prevederilor prezentului Regulament;
4) să elimine conturile de poştă electronică cu statut "Închis" cu o vechime mai mare de 3 ani.
17. Obligaţiile operatorului SPE sunt:
1) să opereze SPE ca parte a Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice;
2) să aloce un anumit număr de cutii poştale în SPE, la solicitarea oficială a autorităţii/instituţiei publice, în limitele resurselor disponibile, la subdomeniul indicat în solicitare;
3) să ofere drepturi de gestionare SPE pentru administratorul SPE şi să le revoce la cererea autorităţii/instituţiei publice;
4) să modifice spaţiul de stocare alocat cutiilor poştale, la solicitarea administratorului SPE sau a autorităţii/instituţiei publice, în limitele resurselor disponibile;
5) să ofere soluţii de autentificare multifactorială pentru utilizatorii SPE;
6) să asigure realizarea tehnică a restricţiilor şi limitărilor indicate în prezentul Regulament;
7) să stocheze datele despre activităţile în SPE în decursul ultimilor şase luni (cel puţin) şi să asigure accesul la această informaţie, la solicitarea autorităţii/instituţiei publice sau a altor entităţi, conform prevederilor legislaţiei;
8) să coordoneze şi să îndeplinească cerinţele ce ţin de asigurarea securităţii informaţionale a funcţionării SPE, conform prevederilor prezentului Regulament, precum şi să aplice cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică aprobate de Guvern;
9) să ia măsuri de apărare împotriva ataşamentelor maliţioase şi a mesajelor SPAM parvenite în SPE;
10) să prevină administratorul SPE şi/sau autorităţile/instituţiile publice beneficiare despre toate deconectările planificate ale SPE, prin intermediul SPE, cu cel puţin 1 zi înainte de momentul deconectării, cu indicarea termenelor estimative de restabilire a funcţionalităţii serviciilor;
11) să întreprindă măsuri urgente pentru prevenirea încălcărilor, inclusiv de suspendare a accesului în cazuri critice, cu notificarea ulterioară a administratorului SPE.
18. Administratorul SPE are următoarele drepturi:
1) să solicite de la operatorul SPE extinderea spaţiului de stocare pentru anumite cutii poştale;
2) să solicite de la operatorul SPE setarea readresării locale (către acelaşi domeniu) a mesajelor pentru conturile funcţionale;
3) să fie notificat referitor la incidentele ce duc la suspendarea utilizatorului SPE;
4) să iniţieze procedura de deconectare şi suspendare a utilizatorului SPE de la SPE în cazurile enumerate la pct.27 şi 28, cu transmiterea datelor ulterioare operatorului SPE;
5) să coordoneze măsurile ce ţin de asigurarea securităţii informaţionale a SPE în cadrul autorităţii/instituţiei;
6) să supravegheze respectarea cerinţelor de securitate informaţională şi cibernetică de către utilizatorii SPE, să informeze operatorul SPE despre cazuri, tentative de încălcare a acestora;
7) să solicite operatorului SPE, prin scrisoare oficială, blocarea unor adrese de e-mail.
19. Administratorului SPE are următoarele obligaţii:
1) să solicite de la operatorul SPE, prin scrisoare oficială, numărul de cutii poştale necesare;
2) să restabilească accesul la SPE pentru utilizatorii SPE suspendaţi;
3) să solicite de la operatorul SPE, prin scrisoare oficială, eliminarea cutiilor poştale, cu indicarea listei acestora;
4) să asigure evidenţa utilizatorilor SPE şi, la solicitarea conducătorului autorităţii/instituţiei publice, să prezinte listele utilizatorilor, drepturile lor curente şi datele de evidenţă;
5) să asigure suportul metodologic şi practic pentru utilizatorii SPE, cu referire la utilizarea cutiilor poştale;
6) să notifice utilizatorii SPE despre necesitatea eliminării mesajelor neactuale/învechite din cutia poştală, în vederea gestionării eficiente a resurselor de stocare alocate;
7) să informeze utilizatorii SPE despre modificările organizatorice/tehnice de funcţionare a SPE;
8) să informeze conducătorul autorităţii/instituţiei publice şi operatorul SPE despre acestea, în cazul depistării unor încălcări ale prevederilor prezentului Regulament;
9) să întreprindă măsuri urgente pentru prevenirea încălcărilor, inclusiv de suspendare a accesului în cazuri critice;
10) să întreprindă măsuri, în limita competenţei sale, pentru asigurarea securităţii cibernetice şi protecţiei datelor cu caracter personal în cadrul SPE;
11) să îndeplinească cerinţele referitor la asigurarea securităţii informaţionale a funcţionării SPE;
12) să ia măsuri de apărare împotriva ataşamentelor maliţioase şi a mesajelor SPAM expediate de utilizatorii SPE;
13) să informeze utilizatorii SPE despre toate deconectările planificate ale SPE, la recepţionarea notificării din partea operatorului SPE, cu indicarea termenelor estimative de restabilire a funcţionalităţii serviciilor.
20. Utilizatorul SPE are următoarele drepturi:
1) să beneficieze de suport tehnic de la administratorul SPE, în vederea utilizării cutiei poştale;
2) să beneficieze de protecţie împotriva mesajelor SPAM şi a ataşamentelor maliţioase;
3) să beneficieze de metode de autentificare multifactorială şi alte tehnici de prevenire a accesului neautorizat;
4) să beneficieze de o cotă de 15 GB din spaţiul de stocare pe disc pentru stocarea mesajelor;
5) să solicite extinderea termenului de valabilitate al parolei până la 365 de zile, în cazul utilizării autentificării multifactoriale;
6) să solicite autorităţii/instituţiei publice transferarea contului de poştă electronică utilizat anterior către altă entitate;
7) să utilizeze toate funcţionalităţile oferite prin intermediul interfeţei web (ex: calendar, contacte, servietă, preferinţe), partajarea şi lucrul în comun cu documentele, posibilitatea utilizării clienţilor e-mail pe staţiile de lucru sau dispozitive mobile, sincronizarea contactelor şi evenimentelor.
21. Utilizatorul SPE are următoarele obligaţii:
1) să cunoască şi să respecte prevederile prezentului Regulament;
2) să acceseze cu regularitate SPE;
3) să evite epuizarea spaţiului disponibil, ceea ce ar duce la imposibilitatea recepţionării mesajelor;
4) să citească mesajele de notificare cu privire la epuizarea spaţiului de stocare, expirarea parolei, mesajele de neexpediere (expediere cu eroare a mesajului) şi să notifice administratorul sau operatorul SPE;
5) să modifice parola de acces cel puţin o dată la 90 de zile, în cazul în care nu are setată autentificarea multifactorială. Parola nouă trebuie să fie diferită de cele precedente şi să fie setată în toate aplicaţiile client e-mail şi dispozitivele mobile setate anterior;
6) parola trebuie să fie complexă, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr.201/2017 privind aprobarea Cerinţelor minime obligatorii de securitate cibernetică, şi să nu conţină numele şi prenumele utilizatorului SPE;
7) să asigure corectitudinea şi veridicitatea datelor introduse şi transmise;
8) să elimine din cutia poştală mesajele neactuale/învechite, în vederea gestionării eficiente a resurselor de stocare alocate;
9) să informeze operatorul sau administratorul SPE despre încălcările securităţii informaţionale depistate în procesul utilizării SPE;
10) să se conformeze cerinţelor operatorului sau administratorului SPE în cazul unui incident de securitate;
11) să respecte cerinţele minime obligatorii de securitate cibernetică în conformitate cu actele normative;
12) să utilizeze SPE doar în interes de serviciu.
IV. PROCEDURA DE CONECTARE/DECONECTARE LA SPE
22. Temei pentru acordarea accesului la SPE este angajarea în cadrul autorităţii/instituţiei publice.
23. Conectarea la SPE o iniţiază administratorul SPE după angajarea persoanei în cadrul autorităţii/instituţiei publice sau autoritatea/instituţia publică solicită de la operatorul SPE, prin scrisoare oficială, crearea contului şi oferirea datelor de acces la SPE.
24. Administratorul sau operatorul SPE creează contul prin setarea unei parole temporare. Datele temporare de acces şi ghidurile practice sunt transmise utilizatorului SPE.
25. Administratorul SPE include utilizatorul SPE în listele de distribuţie sau creează adrese alternative.
26. După conectarea la SPE, utilizatorul SPE este obligat să modifice parola, care trebuie să corespundă cerinţelor pct.21subpct. 6).
27. Deconectarea (eliminarea contului) de la SPE se efectuează în următoarele cazuri:
1) la solicitarea administratorului SPE sau la solicitarea oficială a autorităţii/instituţiei publice;
2) automat, la expirarea a 30 de zile de la momentul modificării statutului contului din "Activ" în "Închis". Statutul contului poate fi modificat de către administratorul SPE;
3) automat, după expirarea a 3 ani de la momentul suspendării accesului la SPE.
28. Suspendarea (blocarea temporară a accesului) de la SPE se efectuează în următoarele cazuri:
1) în cazul nerespectării prevederilor prezentului Regulament;
2) atunci când contul utilizatorului SPE este folosit pentru expedierea mesajelor în masă (SPAM) sau a mesajelor maliţioase, până la clarificarea cauzei şi întreprinderea măsurilor de rigoare;
3) în timpul efectuării lucrărilor profilactice în complexul software şi hardware al SPE;
4) la încălcarea securităţii SPE, dacă aceasta prezintă pericol pentru funcţionarea SPE;
5) în cazul nerespectării prevederilor pct.21.
V. RESTRICŢII ŞI LIMITĂRI
29. Utilizatorului poştei electronice i se interzice:
1) să ofere acces terţelor persoane la contul propriu pentru utilizarea SPE;
2) să comunice terţelor persoane datele de acces ale utilizatorului SPE;
3) să citească sau să modifice mesajele poştale ale terţilor utilizatori SPE;
4) să expedieze mesaje în numele altui utilizator SPE;
5) să transmită prin intermediul SPE fişiere multimedia, executabile sau arhive în volum mai mare de 35 MB;
6) să transmită concomitent acelaşi mesaj unui număr de destinatari mai mare de 50 în timp de o oră. În cazul necesităţii de a transmite mesaje multiple, se efectuează transmiterea seturilor de mesaje cu intervalul de 5 minute între acestea. În scopuri de serviciu, conform obligaţiilor de funcţie ale utilizatorului, la cerere, sunt create excepţii la limita de transmitere a mesajelor;
7) să utilizeze cutia sa poştală pentru expedierea mesajelor SPAM, pentru crearea şi expedierea documentelor electronice cu caracter ofensator, ce conţin ameninţări, propaganda discriminării rasiale, violenţei sau alte mesaje ce propagă încălcarea drepturilor omului şi a legislaţiei;
8) să efectueze orice încercare de acces neautorizat la SPE, la cutiile poştale ale terţilor utilizatori, precum şi să utilizeze mijloace tehnice şi de program destinate pentru obţinerea accesului neautorizat la SPE;
9) să transmită intenţionat, cu ajutorul SPE, mesaje ce conţin ataşamente maliţioase, fişiere sau programe destinate pentru nimicirea sau limitarea funcţionării mijloacelor tehnice sau de program;
10) să introducă în mesajele transmise cu ajutorul SPE informaţii ce conţin secret de stat al Republicii Moldova;
11) să publice adresa contului de e-mail pe internet şi/sau să o utilizeze în scopuri personale (la înregistrarea pe site-uri de socializare, magazine online, forumuri etc.);
12) să utilizeze serviciile de poştă electronică prestate de terţi pentru agregarea corespondenţei SPE.
30. În procesul administrării SPE, administratorului SPE i se interzice:
1) să comunice datele de acces ale utilizatorilor (nume de utilizator şi parolă) unor terţe persoane, cu excepţia cazurilor prevăzute de legislaţie;
2) să ofere datele de acces la contul de administrator SPE terţelor persoane;
3) să acceseze conţinutul din contul utilizatorului SPE fără acordul acestuia;
4) să întrerupă fără temei mecanismele de protecţie şi filtrare.
31. În procesul administrării SPE, operatorului SPE i se interzice:
1) să comunice datele de acces ale utilizatorilor (nume de utilizator şi parolă) unor terţe persoane, cu excepţia cazurilor prevăzute de legislaţie;
2) să întrerupă fără temei mecanismele de protecţie şi filtrare.
32. Operatorul SPE:
1) nu garantează că mesajul transmis prin intermediul SPE a fost citit sau înţeles de destinatar;
2) nu garantează transmiterea mesajelor către adrese de e-mail inexistente (eronate, învechite), domenii inexistente (expirate, greşite), conturi e-mail ce nu dispun de spaţiu de stocare suficient;
3) nu garantează transmiterea cu succes a mesajelor ce includ linkuri sau trimiteri către resurse internet dubioase. Mesajele fără subiect, cu conţinut ce include imagini fără text pot fi deseori marcate ca SPAM;
4) nu este responsabil de mesajele blocate din cauza unor configurări incorecte sau reputaţiei rele a expeditorului (nume de domeniu, adresa IP ş.a.);
5) nu este responsabil de neexpedierea mesajului creat ca proiect (Draft) fără aplicarea butonului "Expediere".
33. În cazul netransmiterii mesajului către destinaţie, SPE va genera un mesaj de eroare, în care va fi indicată cauza neexpedierii acestuia.
34. Mesajele externe vor fi asociate cu un mesaj de alertă, care va semnala că mesajul a fost emis din afara SPE.
VI. ASIGURAREA SECURITĂŢII INFORMAŢIEI SPE
35. Autorităţile/instituţiile publice asigură respectarea cerinţelor faţă de SPE, precum şi a standardelor şi actelor normative în domeniul securităţii informaţionale.
36. Măsurile de protecţie a datelor cu caracter personal şi securitate a informaţiei reprezintă o parte componentă a lucrărilor de creare, exploatare a SPE şi se efectuează neîntrerupt de către toţi participanţii.
37. Fiecare autoritate/instituţie publică elaborează, aprobă şi implementează politica de securitate cibernetică, pentru asigurarea respectării prezentului Regulament şi a actelor normative.
38. În fiecare autoritate/instituţie publică se desemnează o subdiviziune sau un angajat care este responsabil de asigurarea securităţii informaţionale la exploatarea SPE.
39. Datele de autentificare în SPE fac parte din categoria datelor cu caracter personal. Asigurarea securităţii, confidenţialităţii şi a integrităţii datelor se efectuează de către subiecţii cu drepturi de acces la SPE, cu respectarea strictă a cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal.
40. Fiecare autoritate/instituţie publică elaborează, aprobă şi implementează politica de securitate a datelor cu caracter personal pentru asigurarea respectării prezentului Regulament şi a actelor normative.
41. Fiecare autoritate/instituţie publică desemnează o persoană responsabilă de implementarea şi respectarea prevederilor politicii de securitate a datelor cu caracter personal.
42. Utilizatorii sunt responsabili pentru modul de utilizare a SPE. Fiecare utilizator poartă răspundere pentru acţiunile care pot afecta securitatea SPE.
VII. ASIGURAREA FINANCIARĂ ŞI TEHNICO-MATERIALĂ A SPE
43. Asigurarea financiară şi tehnico-materială a funcţionării şi dezvoltării SPE, inclusiv plata pentru serviciile de poştă electronică, se efectuează în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr.546/2011 privind aprobarea Regulamentului cu privire la acordarea serviciilor Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice şi operarea modificărilor în unele hotărâri ale Guvernului, şi anume pentru:
1) autorităţile/instituţiile publice indicate în anexa nr.1 la Hotărârea Guvernului nr.840/2004 cu privire la crearea Sistemului de telecomunicaţii al autorităţilor administraţiei publice, asigurate cu servicii de bază în limitele alocaţiilor bugetare;
2) ceilalţi beneficiari – din contul mijloacelor proprii, pe bază contractuală.
Anexa nr.1
la Regulamentul cu privire la serviciile
sistemului de poştă electronică al
autorităţilor administraţiei publice
NORME ŞI CERINŢE TEHNICE
pentru Sistemului de poştă electronică al autorităţilor
administraţiei publice
1. Lista clienţilor e-mail pentru utilizatorii SPE:
1) Microsoft Outlook versiune actuală;
2) MozillaThunder bird versiune actuală;
3) Clientul e-mail nativ Android versiune actuală;
4) Clientul e-mail nativ IOS versiune actuală.
2. Protocolul de transmitere a corespondenţei electronice:
SMTP cu SSL/TLS (v1.2 şi v1.3) activat.
3. Protocolul de recepţionare a corespondenţei electronice:
IMAP/POP3 cu SSL/TLS (v1.2 şi v1.3) activat.
4. Spaţiul de stocare pentru conturile poştale este de 15GB.
5. Browser de accesare a interfeţei WEB:
1) Google Chrome versiune actuală;
2) Mozilla Firefox versiune actuală;
3) Microsoft Edge versiune actuală.
Anexa nr.2
la Regulamentul cu privire la serviciile
sistemului de poştă electronică al
autorităţilor administraţiei publice
Antetul autorităţii/instituţiei publice
Nr.de înregistrare_____________
Domnului/Doamnei______________,
Director al I.P. Serviciul Tehnologia
Informaţiei şi Securitate Cibernetică
Prin prezenta _________________________________________________________________,
(denumirea autorităţii/instituţiei publice)
în scop de acces la Sistemul de poştă electronică al autorităţilor administraţiei publice, se desemnează în calitate de administrator SPE domnul/doamna:
____________________________________________________________________________.
(numele, prenumele, funcţia angajatului, datele de contact)
Conducătorul autorităţii/instituţiei publice
_______________ / ___________________
(semnătura) (numele, prenumele)
Anexa nr.3
la Regulamentul cu privire la serviciile
sistemului de poştă electronică al
autorităţilor administraţiei publice
INSTRUCŢIUNE
privind utilizarea Sistemului de poştă electronică
al autorităţilor administraţiei publice
1. Un mesaj este compus din 3 părţi majore:
1) header (antetul mesajului);
2) body (corpul mesajului);
3) attachment (fişier ataşat).
2. Antetul este o parte a mesajului, care conţine date referitoare la adresa expeditorului, adresa destinatarului, subiectul mesajului şi adresa serverului de poştă electronică de pe care a fost transmis mesajul.
3. La compunerea unui mesaj nou trebuie completate următoarele câmpuri:
1) To: – adresa destinatarului;
2) CC (carbon copy): – în cazul în care mesajul este adresat mai multor destinatari, adresele acestora vor fi trecute în acest câmp;
3) BCC (blind carbon copy): – are acelaşi rol cu câmpul de mai sus, dar destinatarii nu vor putea vedea cine a mai primit mesajul;
4) SUBJECT: – subiectul mesajului trebuie conceput cât mai scurt şi concis. Acesta trebuie să fie un mic sumar al mesajului.
4. Corpul mesajului reprezintă mesajul în sine. Poate conţine text normal sau text formatat în format HTML. Orice alt format se poate expedia folosind fişiere ataşate (ATTACHMENT). Lungimea liniei nu trebuie să depăşească 60 de caractere (astfel mesajul va putea fi vizualizat pe aproape orice terminal). Se recomandă evitarea utilizării de caractere înclinate, îngroşate etc., generate cu procesoare de text (nu toate terminalele pot procesa aceste caractere).
5. Fişierul ataşat este un mod de a trimite prin intermediul poştei electronice diferite fişiere în diferite formate (documente, imagini, arhive etc.).
Secţiunea 1
Mesajele de poştă electronică
6. Mesajele primite se regăsesc în directorul "Inbox" şi sunt sortate după data şi ora primirii lor, mesajele necitite fiind marcate ca atare. Atenţie sporită se cere în cazul e-mailurilor virusate. Acestea, de obicei, au ataşate fişiere cu extensii "ciudate" (scr, pif etc.) sau combinaţii între acestea. Metoda cea mai sigură de protecţie este folosirea unui program antivirus.
7. E-mailurile expediate sunt stocate în directorul "Sent Items" (depinde de e-mailul utilizat de expeditor). Directorul "Outbox" este folosit pentru a păstra copiile mesajelor în curs de expediere.
8. Mesajele pot fi şterse folosind "Delete".
9. Pentru a compune un nou mesaj se va accesa butonul "Compose/New message" (în funcţie de programul utilizat).
10. Mesajul este expediat cu ajutorul butonului "Send".
11. Ataşarea unui fişier la mesaj (imagine, document etc.) se efectuează prin accesarea butonului "Attach", care oferă posibilitatea selectării respectivului fişier de pe calculatorul personal. Mărimea fişierelor ataşate ţine mai mult de etică (se ocupă bandă pentru transfer) decât de tehnică şi este recomandabil să fie ataşate fişiere de maximum 10 MB, în total maximum 35 MB. O soluţie pentru transferul fişierelor mari este împărţirea acestora în mai multe părţi şi trimiterea separată a acestora, precum şi eventuala comprimare a lor.
12. Un mesaj primit poate fi trimis mai departe unui alt utilizator SPE folosind butonul "Forward". În acest caz corpul mesajului este completat automat, urmând a fi specificată doar adresa destinatarului noului mesaj.
13. Pentru a răspunde unui mesaj, se foloseşte opţiunea "Reply", care va compune automat un mesaj nou către expeditor, conţinând mesajul primit. Şi în aceste cazuri apăsarea butonului "Send" are ca rezultat trimiterea e-mailului. Includerea sau neincluderea mesajului original în răspuns este configurabilă în funcţie de e-mailul utilizat de expeditor.
Secţiunea a 2-a
Recomandări şi etica comunicării prin e-mail
14. La utilizarea SPE se recomandă:
1) utilizarea abrevierilor uzuale, recunoscute, dar nu în exces;
2) precizarea subiectului adecvat mesajului;
3) utilizarea opţiunilor "Cc" sau "Bcc" pentru a trimite acelaşi mesaj mai multor persoane;
4) evitarea trimiterii mai departe a mesajelor primite din surse necunoscute;
5) evitarea utilizării textelor scrise cu majuscule (prin activarea tastei "Caps"), deoarece denotă un ton imperativ;
6) citarea părţilor importante dintr-un mesaj la expedierea răspunsului;
7) recitirea mesajelor înainte de a apăsa butonul "Send", pentru că, odată trimis, mesajul este aproape instantaneu primit de destinatar;
8) evidenţierea cuvintelor sau a expresiilor prin caractere îngroşate sau înclinate;
9) utilizarea unui limbaj adecvat, corect gramatical, respectând regulile uzuale de politeţe unanim recunoscute;
10) evitarea transmiterii datelor sau a informaţiilor confidenţiale;
11) utilizarea semnăturii, care se va ataşa la fiecare mesaj trimis. Aceasta trebuie să conţină informaţiile de contact ale expeditorului. Fiecare client e-mail are opţiuni de configurare a acestei semnături (ce să conţină, când să se ataşeze automat e-mailurilor etc.).
De exemplu:
Cu stimă,
Nume, Prenume
Funcţia, Direcţia, Secţia
Instituţia
[t] +373-022-00000
[f] +373-022-00000
[e] prenume.nume@domeniu.md
[i] www.domeniu.md;
12) serverul de mail, în funcţie de evenimentele ce apar, poate returna:
a) atenţionări (warning) – care semnifică faptul că mesajul nu a putut fi transmis din diferite motive, dar încă se mai încearcă expedierea lui. Nu trebuie întreprinsă nicio acţiune;
b) erori (fatal errors) – care semnalează o eroare ce a determinat ca mesajul să nu poată fi transmis destinatarului (cont de e-mail inexistent al destinatarului; spaţiu alocat pentru destinatar pe serverul destinaţie depăşit etc.).