Hotărâre nr. 815 din 27.10.2023

GUVERNUL REPUBLICII MOLDOVA

H O T Ă R Â R E

pentru aprobarea Regulamentului privind procedura

de control al activităţii organizaţiilor de gestiune

colectivă şi a structurilor comune de colectare

nr. 815  din  27.10.2023

 (în vigoare 21.12.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 437-440 art. 1048 din 21.11.2023

* * *

În temeiul art.7 alin.(2) lit.u) din Legea nr.114/2014 cu privire la Agenţia de Stat pentru Proprietatea Intelectuală (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2014, nr.282-289, art.600), cu modificările ulterioare, al art.4 alin.(1) lit.k), art.104 alin.(7) şi art.106 alin.(2) din Legea nr.230/2022 privind dreptul de autor şi drepturile conexe (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.278-282, art.578), Guvernul

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind procedura de control al activităţii organizaţiilor de gestiune colectivă şi a structurilor comune de colectare (se anexează).

2. Controlul asupra executării prezentei hotărâri se pune în sarcina Agenţiei de Stat pentru Proprietatea Intelectuală.

Aprobat

prin Hotărârea Guvernului nr.815/2023

Notă: În tot cuprinsul Regulamentului, cuvintele “directorului general al”, la orice formă gramaticală, se substituie cu cuvântul “directorului”, la forma gramaticală corespunzătoare conform Hot.Guv. nr.827 din 29.12.2025, în vigoare 01.01.2026

REGULAMENT

privind procedura de control al activităţii organizaţiilor de

gestiune colectivă şi a structurilor comune de colectare

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul Regulament stabileşte aspectele cu referire la organizarea şi desfăşurarea controlului activităţii organizaţiilor de gestiune colectivă (în continuare – OGC) şi a structurilor comune de colectare (în continuare – SCC) de către Agenţia de Stat pentru Proprietatea Intelectuală (în continuare – AGEPI), informaţiile şi documentele pe care aceste entităţi trebuie să le prezinte în procesul controlului, etapele activităţii de control şi regulile aplicate procedurii de control.

2. În sensul prezentului Regulament, noţiunile utilizate au următoarele semnificaţii:

act de control – act (operaţiune administrativă) întocmit ca urmare a controlului general sau special, care include concluziile Comisiei de control al activităţii OGC şi a SCC referitoare la încălcările constatate;

controlul activităţii OGC şi SCC – totalitatea acţiunilor de verificare a respectării legislaţiei privind dreptul de autor şi drepturile conexe, a altor acte normative relevante şi al statutelor proprii de către entităţile supuse controlului. Nu se consideră control, în sensul prezentului Regulament, solicitarea de explicaţii sau informaţii de către AGEPI ca urmare a recepţionării petiţiilor persoanelor fizice sau juridice şi dacă aceste explicaţii sau informaţii sunt indispensabile procesului de examinare a respectivelor petiţii;

entităţi supuse controlului – OGC şi SCC.

3. Autoritatea publică abilitată cu atribuţii de control al activităţii OGC şi SCC este AGEPI.

4. Controlul activităţii OGC şi SCC (în continuare – control) este general şi special.

5. Controlul general se efectuează planificat, o dată pe an.

6. Controlul special se efectuează în perioada dintre două controale generale anuale şi are loc în baza sesizărilor înaintate de titularii de drepturi, inclusiv de către membrii OGC şi de către utilizatori, sau parvenite din alte surse relevante, care conţin informaţii ce produc dubii rezonabile cu privire la corespunderea activităţii OGC sau SCC cu prevederile Legii nr.230/2022 privind dreptul de autor şi drepturile conexe (în continuare – Legea nr.230/2022), ale altor acte normative relevante şi ale statutelor proprii.

7. Obiectivele controlului general al activităţii OGC sunt:

1) verificarea respectării legislaţiei în domeniul dreptului de autor şi a drepturilor conexe în activitatea organelor de conducere, de control şi de supraveghere;

2) verificarea contractelor de licenţă încheiate cu utilizatorii şi a repertoriului gestionat;

3) verificarea respectării obligaţiilor de transparenţă;

4) verificarea activităţii de colectare, repartizare şi plată a remuneraţiei;

5) verificarea cheltuielilor aferente gestionării dreptului de autor şi a drepturilor conexe.

Suplimentar, la stabilirea obiectivelor controlului general al activităţii OGC se iau în considerare: structura organizatorică; categoria de titulari de drepturi reprezentaţi şi domeniul de activitate; drepturile şi tipurile de opere gestionate.

8. Obiectivele controlului general al activităţii SCC sunt:

1) verificarea contractelor de licenţă încheiate cu utilizatorii pentru utilizarea operelor şi a altor obiecte protejate;

2) verificarea activităţii de colectare a remuneraţiei în conformitate cu contractele de licenţă încheiate cu utilizatorii;

3) verificarea activităţii de repartizare a remuneraţiei colectate către OGC beneficiare, în conformitate cu prevederile acordului dintre acestea;

4) verificarea cheltuielilor aferente încheierii contractelor de licenţă şi a colectării remuneraţiilor.

9. În cazul controlului special al activităţii OGC şi SCC, obiectivele acestuia derivă din esenţa sesizărilor înaintate în condiţiile pct.6.

II. ORGANIZAREA ŞI DESFĂŞURAREA CONTROLULUI.

PROCEDURA DE CONTROL

10. Controlul se efectuează de către AGEPI, prin intermediul Comisiei de control al activităţii organizaţiilor de gestiune colectivă şi a structurilor comune de colectare (în continuare – Comisie de control).

11. La iniţierea controlului general sau a controlului special, prin ordin al directorului AGEPI, se aprobă:

1) constituirea şi componenţa nominală a Comisiei de control;

2) obiectivele controlului;

3) planul controlului, în cazul controlului general;

4) anul de gestiune pentru care se desfăşoară controlul general;

5) perioada pentru care se efectuează controlul special;

6) durata de efectuare a controlului.

12. Componenţa nominală a Comisiei de control este constituită din angajaţi ai AGEPI, cu posibilitatea atragerii, după caz, a unor specialişti/experţi din exterior.

13. În procesul efectuării controlului, membrii Comisiei de control sunt independenţi şi îşi desfăşoară activitatea în corespundere cu principiile imparţialităţii şi echităţii faţă de OGC sau SCC, având obligaţia de a fi obiectivi, de a respecta regimul juridic al conflictului de interese, de a se abţine de la orice fapte care ar prejudicia activitatea OGC sau SCC, de a nu divulga conţinutul documentelor şi al informaţiilor de care au luat cunoştinţă în procesul efectuării controlului decât în cadrul colaborării cu alte organe de control şi de a respecta prevederile legale cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

14. La etapa notificării prealabile a controlului conform pct.33, membrii Comisiei de control semnează declaraţia privind lipsa conflictului de interese, în cazul OGC, cu directorul general, cenzorul (după caz, membrii comisiei de cenzori), membrii consiliului, ai comisiei permanente speciale privind accesul la informaţii şi ai consiliului de supraveghere, iar în cazul SCC – cu membrii organelor de conducere şi de control ale acesteia, potrivit statutului (cu excepţia membrilor adunării generale), precum şi declaraţia de confidenţialitate a informaţiei de care iau cunoştinţă şi imparţialitate faţă de entitatea supusă controlului.

15. Declaraţiile menţionate la pct.14 se păstrează la dosarul administrativ al procedurii de control.

16. Durata efectuării controlului general este de 30 de zile, iar a controlului special – de 15 zile.

17. Durata controlului prevăzută la pct.16 poate fi prelungită o singură dată, pentru o perioadă ce nu va depăşi:

1) 30 de zile – în cazul controlului general;

2) 15 zile – în cazul controlului special.

18. Prelungirea duratei de efectuare a controlului se efectuează prin ordin al directorului AGEPI, în baza propunerii Comisiei de control, ce conţine motivele prelungirii.

19. Entitatea supusă controlului este obligată să asigure, atât la iniţierea controlului, cât şi pe durata desfăşurării acestuia, prezenţa directorului general ori a reprezentantului. În cazul în care aceste persoane nu pot fi prezente din motive justificate, îndeplinirea atribuţiilor lor pe perioada efectuării controlului se realizează de către un alt angajat din cadrul OGC sau SCC, împuternicit legal.

III. INFORMAŢIILE ŞI DOCUMENTELE PREZENTATE

ÎN PROCESUL CONTROLULUI

20. În cadrul controlului general al activităţii OGC, aceasta este obligată să prezinte Comisiei de control următoarele informaţii şi documente:

1) statutul şi regulamentele, cu toate modificările şi completările la acestea;

2) acordurile de reprezentare în vigoare încheiate cu organizaţiile de gestiune colectivă similare din străinătate;

3) acordurile de reprezentare, contractele de colaborare în vigoare încheiate cu alte organizaţii/asociaţii;

4) hotărârile/procesele-verbale ale adunării generale, ale consiliului şi documentele care atestă evidenţa participării şi consemnarea voturilor;

5) rapoartele anuale întocmite de către directorul general, consiliu, comisiile interne (comisia permanentă specială privind accesul la informaţii, consiliul de supraveghere, alte organe prevăzute în statut), cenzor sau comisia de cenzori;

6) raportul anual de transparenţă, în formatul stabilit prin ordin al directorului AGEPI;

7) lista membrilor OGC, inclusiv lista membrilor care include moştenitorii autorilor sau ai interpreţilor ale căror opere sau interpretări sunt în termenul legal de protecţie, precum şi lista membrilor (autori, interpreţi decedaţi) pentru care nu există moştenitori sau documente doveditoare privind moştenirea. Toate aceste liste se prezintă în formatul aprobat prin ordin al directorului AGEPI;

8) aleatoriu, contractele de gestionare a drepturilor încheiate cu titularii de drepturi;

9) repertoriul gestionat, actualizat, în formatul stabilit prin ordin al directorului AGEPI;

10) declaraţia pe propria răspundere că repertoriul intern este inclus în bazele de date internaţionale;

11) lista contractelor de licenţă încheiate cu utilizatorii;

12) modalitatea de identificare, notificare şi evidenţă a utilizatorilor;

13) aleatoriu, rapoartele de utilizare referitoare la obiectele dreptului de autor şi ale drepturilor conexe;

14) politica de contabilitate;

15) bugetul aprobat;

16) statele de personal;

17) situaţiile financiare;

18) situaţia fluxurilor de numerar;

19) balanţele de verificare lunare;

20) extrasul bancar, cu soldul în cont la finele anului pentru toate conturile deţinute de OGC;

21) raportul privind cheltuielile aferente gestionării dreptului de autor şi a drepturilor conexe, cu anexarea actelor justificative;

22) raportul privind remuneraţia colectată, repartizată şi plătită, per titular (membri autohtoni), cu anexarea ordinelor/dispoziţiilor de plată;

23) sumele transferate organizaţiilor de gestiune colectivă străine;

24) raportul de audit efectuat de către una sau mai multe persoane abilitate prin lege;

25) sumele nerevendicate de către titularii de drepturi şi modul de repartizare a acestora.

21. În procesul controlului, Comisia de control este în drept să solicite şi alte informaţii şi documente indispensabile ce ţin de obiectul controlului şi activitatea OGC.

22. În cadrul controlului special al activităţii OGC, Comisia de control solicită informaţii şi documente, pornind de la obiectul sesizării recepţionate.

23. În cadrul controlului general al activităţii SCC, aceasta este obligată să prezinte Comisiei de control următoarele informaţii şi documente:

1) statutul şi regulamentele, cu toate modificările şi completările la acestea;

2) acordurile/contractele de colaborare în vigoare încheiate cu alte structuri/asociaţii;

3) raportul anual de activitate;

4) lista contractelor de licenţă eliberate;

5) modalitatea de identificare, notificare şi evidenţă a utilizatorilor;

6) politica de contabilitate;

7) bugetul aprobat;

8) statele de personal;

9) situaţiile financiare;

10) situaţia fluxurilor de numerar;

11) balanţele de verificare lunare;

12) extrasul bancar, cu soldul în cont la finele anului pentru toate conturile deţinute;

13) raportul privind cheltuielile efective de finanţare a activităţii.

24. În procesul controlului, Comisia de control este în drept să solicite şi alte informaţii şi documente indispensabile ce ţin de obiectul controlului şi activitatea SCC.

25. În procesul controlului special al activităţii SCC, Comisia de control solicită informaţii şi documente, pornind de la obiectul sesizării recepţionate.

26. Documentele şi/sau informaţiile solicitate conform pct.20-25 sunt puse la dispoziţia Comisiei de control în termenul stabilit de aceasta. Documentele şi/sau informaţiile se prezintă, în copii pe hârtie sau în format electronic, la adresa electronică indicată de Comisia de control la etapa notificării prealabile a controlului.

27. Pe parcursul efectuării controlului, Comisia de control poate solicita directorului general, reprezentantului sau altor angajaţi din cadrul entităţii supuse controlului, împuterniciţi legal, atât în scris, cât şi verbal, comentarii sau note explicative în legătură cu situaţiile constatate.

28. Entitatea supusă controlului este în drept să prezinte Comisiei de control informaţiile şi documentele care nu au fost solicitate expres de către aceasta, dar care sunt necesare clarificării anumitor aspecte în cadrul activităţii de control.

29. Prezentarea documentelor şi/sau a informaţiilor Comisiei de control este consemnată într-un proces-verbal, în care se indică tipul documentului, numărul de pagini şi alte informaţii relevante referitoare la documentele prezentate. Pentru copiile de pe acte, se indică menţiunea "copia corespunde originalului", însoţită de semnătura persoanei responsabile. Această procedură se aplică şi în cazul documentelor transmise Comisiei de control de către entitatea supusă controlului în prima zi de control.

30. În cazul în care, în interiorul duratei de efectuare a controlului prevăzute la pct.16 şi, după caz, pct.17, documentele şi informaţiile solicitate nu sunt puse la dispoziţia Comisiei de control în termenul stabilit, aceasta va acorda un termen rezonabil pentru ca entitatea supusă controlului să prezinte documentele solicitate, dar care nu va depăşi minimum 2 zile şi maximum 5 zile de la solicitare. Amânarea prezentării documentelor, data-limită pentru prezentarea acestora, precum şi motivele obiective care au stat la baza amânării sunt menţionate într-un proces-verbal, întocmit în ziua respectivă.

31. Informaţiile şi documentele solicitate de Comisia de control, care nu au fost prezentate de către entitatea supusă controlului în interiorul duratei de efectuare a controlului prevăzute la pct.16 şi, după caz, la pct.17, dar au fost transmise către AGEPI după expirarea acesteia, nu se iau în considerare.

IV. ETAPELE ACTIVITĂŢII DE CONTROL

32. Controlul general, precum şi controlul special se realizează conform următoarelor etape:

1) notificarea prealabilă a controlului;

2) efectuarea controlului propriu-zis;

3) întocmirea şi semnarea actului de control;

4) prezentarea actului de control conducerii AGEPI.

33. La etapa notificării prealabile a controlului, cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de începerea efectuării acestuia, Comisia de control notifică entitatea supusă controlului cu privire la iniţierea efectuării controlului, perioada de desfăşurare şi obiectivele acestuia, componenţa Comisiei de control, precum şi lista informaţiilor şi documentelor ce urmează a fi puse la dispoziţia Comisiei în prima zi a controlului.

34. Etapa efectuării controlului propriu-zis se realizează atât la sediul entităţii supuse controlului, cât şi la sediul AGEPI.

35. În cazul în care controlul se realizează la sediul entităţii supuse controlului, aceasta pune la dispoziţia Comisiei de control un spaţiu adecvat pentru desfăşurarea controlului şi desemnează una sau mai multe persoane pentru acordarea asistenţei Comisiei de control pe marginea problemelor curente.

36. Obiectul verificărilor Comisiei de control constituie informaţiile şi documentele referitoare la activitatea entităţii supuse controlului, furnizate în cadrul controlului propriu-zis, elaborate anterior desfăşurării controlului (rapoarte, bilanţ contabil, decizii şi proceduri interne etc.) sau cele întocmite în timpul controlului (situaţii statistice, analitice, centralizate, rapoarte, informaţii etc.).

37. Efectuarea controlului propriu-zis se realizează cu aplicarea regulilor stabilite în capitolul V.

38. La etapa întocmirii şi semnării actului de control, în baza constatărilor efectuate şi a documentelor ridicate, Comisia de control întocmeşte actul de control, care conţine concluziile Comisiei referitoare la încălcările constatate.

39. Proiectul actului de control este întocmit în termen de 15 zile lucrătoare de la finalizarea controlului, într-un limbaj simplu, care să nu conţină concluzii ce se contrazic şi fără precizarea aspectelor care nu rezultă dintr-un document ridicat de la entitatea supusă controlului.

40. Comisia de control transmite proiectul actului de control întocmit către entitatea supusă controlului, care, în termen de 5 zile de la comunicare, poate formula observaţii cu privire la concluziile controlului. Observaţiile se anexează la actul de control, iar Comisia de control le analizează şi comunică, în termen de 10 zile de la primire, dacă acestea se admit sau se resping.

41. Observaţiile comunicate după expirarea termenului menţionat la pct.40 nu se examinează.

42. După expirarea termenului de 10 zile, prevăzut la pct.40, în termen de 10 zile, Comisia de control definitivează proiectul actului de control, în care se includ, după caz, aspectele prezentate de entitatea supusă controlului în observaţiile depuse, dacă acestea sunt pe deplin justificate de către aceasta.

43. Actul de control definitivat, în două exemplare originale, este semnat de către toţi membrii Comisiei de control.

44. AGEPI invită, prin orice mijloace, inclusiv electronice, reprezentantul entităţii supuse controlului să ridice actul de control şi să semneze pentru recepţionarea acestuia pe exemplarul actului care rămâne la AGEPI, indicând data, ora, numele şi prenumele său, funcţia deţinută, cu prezentarea împuternicirilor, după caz.

45. Un exemplar original al actului de control se păstrează la dosarul administrativ al procedurii de control, iar al doilea se înmânează reprezentantului entităţii supuse controlului.

46. În cazul în care reprezentantul entităţii supuse controlului nu se prezintă în termen de 3 zile la sediul AGEPI de la data la care a fost invitat să ridice actul de control sau refuză să semneze pentru recepţionarea actului de control, exemplarul actului ce îi revine se expediază pe adresa acesteia prin poştă, cu scrisoare recomandată cu aviz de recepţie, inclusiv prin mijloace electronice.

47. Toate informaţiile şi/sau documentele prezentate de entitatea supusă controlului se păstrează la dosarul administrativ al procedurii de control.

48. Etapa prezentării actului de control conducerii AGEPI presupune transmiterea unei copii a acestuia, în baza unui demers al Comisiei de control. Copia actului de control se transmite conducerii AGEPI în termen de 3 zile lucrătoare de la semnarea acestuia de către membrii Comisiei de control. Totodată, actul de control la care sunt anexate observaţiile entităţii supuse controlului se publică pe site-ul web oficial al AGEPI.

49. În cazul depistării unor nereguli, în baza concluziilor cuprinse în actul de control, prin decizie, AGEPI acordă entităţii supuse controlului un termen pentru înlăturarea acestora. Totodată, actul de control se comunică către adunarea generală a entităţii controlate, care îl va dezbate în prima şedinţă ordinară.

50. În cazul în care se constată că entitatea supusă controlului nu respectă obligaţiile impuse prin Legea nr.230/2022, cu excepţia celor a căror încălcare se pedepseşte contravenţional sau penal, AGEPI dispune una dintre măsurile stabilite conform art.107 din aceeaşi lege.

V. REGULILE APLICATE PROCEDURII DE CONTROL GENERAL

51. În cadrul procedurii de control general al activităţii OGC şi SCC se aplică regulile generale şi regulile speciale, conform pct.52 şi 53.

52. Regulile generale aplicate procedurii de control general sunt următoarele:

1) copiile documentelor care se ridică trebuie să dovedească/să demonstreze ceva/să susţină o afirmaţie din actul de control (o regulă, o procedură, o încălcare etc.), în caz contrar acestea nu se ridică;

2) pentru orice observaţie constatată se vor indica exemplele corespunzătoare;

3) dacă în timpul controlului reprezentanţii entităţii supuse controlului refuză să prezinte informaţii şi/sau documente sau copii de pe acestea, solicitate de către Comisia de control, se face o menţiune despre acest lucru în actul de control, care se bazează doar pe actele prezentate pe perioada efectuării controlului;

4) în cuprinsul actului de control, pe lângă aspectele generale, se menţionează şi încălcările constatate (orice încălcare a unui aspect legal se justifică prin prevederile legale şi/sau statutare);

5) documentele prezentate de către entitatea supusă controlului şi ridicate de Comisia de control trebuie să corespundă pct.29;

6) Comisia de control nu va prezenta concluziile decât după verificarea temeinică a documentelor şi informaţiilor prezentate şi înainte de definitivarea actului de control.

53. Regulile speciale aplicate procedurii de control general sunt următoarele:

1) în cadrul controlului activităţii adunării generale a OGC, Comisia de control verifică:

a) modalitatea de convocare a adunării generale în termenul legal, inclusiv documentele privind convocarea acesteia;

b) numărul de membri prezenţi la adunarea generală, documentele care atestă participarea la adunarea generală;

c) ordinea de zi a adunării generale şi respectarea acesteia;

d) publicarea informaţiilor prevăzute de lege pentru a fi plasate pe site-ul web oficial al OGC şi/sau prin orice alt mijloc de comunicare în masă, inclusiv electronic, cu privire la adunarea generală (data, ora, locul şi ordinea de zi a adunării generale, proiectele de hotărâri ce urmează a fi adoptate);

e) întrunirea cvorumului statutar pentru desfăşurarea adunării generale;

f) documentele prezentate membrilor (proiectele de hotărâri, de rapoarte etc.);

g) procesele-verbale ale adunărilor generale, semnarea şi modalitatea de comunicare membrilor;

h) documentele care atestă consemnarea voturilor, consemnarea modalităţii de vot şi voturile înregistrate;

i) stabilirea comisionului de gestiune reţinut titularilor de drepturi, inclusiv cuantumul acestuia;

j) aprobarea raportului anual de transparenţă;

k) adoptarea dării de seamă anuale şi existenţa analizei asupra acesteia, numărul de membri care au solicitat informaţii privind transparenţa şi dacă există o procedură în acest sens etc.;

l) aprobarea dărilor de seamă ale directorului general, ale consiliului şi ale cenzorului sau, după caz, ale comisiei de cenzori;

m) informaţii privind prezentarea proiectelor de hotărâri ale adunării generale membrilor, motivarea, semnarea hotărârilor adoptate de adunarea generală, postarea lor pe site-ul web oficial al OGC etc.;

n) concordanţa documentelor aprobate de adunarea generală cu cele depuse la AGEPI;

o) modalitatea de informare a membrilor cu privire la activitatea desfăşurată de adunarea generală şi privind hotărârile adoptate;

2) în cadrul controlului activităţii consiliului OGC, Comisia de control verifică:

a) regulamentul intern de funcţionare al consiliului şi modalitatea acestuia de aprobare;

b) întrunirea consiliului în număr minim de şedinţe, conform statutului;

c) semnarea proceselor-verbale şi a deciziilor consiliului;

d) documentaţia aferentă fiecărei şedinţe (ordinea de zi, lista de prezenţă şi alte documente);

e) modalitatea de consemnare a procedurii de vot;

f) existenţa unei proceduri interne privind convocarea, organizarea şi desfăşurarea şedinţelor consiliului, precum şi a iniţierii, avizării şi adoptării deciziilor;

g) întocmirea unui raport anual al consiliului asupra activităţii sale şi prezentarea acestuia spre aprobare adunării generale;

h) existenţa documentelor interne din care rezultă modalitatea de verificare/control intern în ceea ce priveşte activitatea de colectare, repartizare a remuneraţiei;

i) respectarea de către membrii consiliului a obligaţiei de prezentare a declaraţiei individuale anuale;

j) îndeplinirea tuturor atribuţiilor consiliului conform statutului;

3) în cadrul controlului activităţii cenzorului sau comisiei de cenzori a OGC, Comisia de control verifică:

a) elaborarea de către cenzor sau comisia de cenzori a raportului anual şi aprobarea acestuia în cadrul adunării generale, publicarea pe site-ul web oficial al OGC;

b) modalitatea de informare a membrilor cu privire la activitatea desfăşurată şi la documentele adoptate;

4) în cadrul controlului activităţii directorului OGC, Comisia de control verifică:

a) respectarea atribuţiilor prevăzute de statut sau fişa postului deţinut;

b) respectarea obligaţiei de prezentare a declaraţiei individuale anuale;

5) în cadrul controlului activităţii consiliului de supraveghere al OGC, Comisia de control verifică:

a) elaborarea de către consiliul de supraveghere a raportului anual asupra activităţii sale şi aprobarea acestuia în cadrul adunării generale, publicarea pe site-ul web oficial al OGC;

b) exercitarea competenţelor care i-au fost delegate de adunarea generală, inclusiv în temeiul art.88 alin.(8) din Legea nr.230/2022;

c) monitorizarea activităţilor şi a îndeplinirii îndatoririlor directorului general şi ale membrilor consiliului, inclusiv punerea în aplicare a deciziilor adunării generale şi, în special, a regulilor prevăzute la art.88 alin.(7) lit.b)-e) din Legea nr.230/2022;

d) respectarea de către membrii consiliului de supraveghere a obligaţiei de prezentare a declaraţiei individuale anuale;

6) în cadrul controlului activităţii comisiei permanente speciale privind accesul la informaţii al OGC, Comisia de control verifică elaborarea de către aceasta a raportului anual asupra activităţii sale şi aprobarea acestuia în cadrul adunării generale, publicarea pe site-ul web oficial al OGC;

7) în cadrul verificării sistemului de control intern şi a concordanţei informaţiilor din raportul anual de transparenţă, aprobat de adunarea generală şi depus la AGEPI, cu evidenţele financiar-contabile ale OGC, Comisia de control verifică:

a) procedurile interne aprobate, documentele-tip aprobate, documentele justificative asupra unor activităţi sau proceduri efectuate, măsuri dispuse, raportări, sancţionări etc. cu privire la activitatea de colectare, repartizare şi transparenţă, precum şi modalitatea de soluţionare a conflictelor asupra operelor din repertoriu;

b) concordanţa raportului anual de transparenţă depus la AGEPI cu cel aprobat de adunarea generală;

c) concordanţa cifrelor din raportul anual de transparenţă cu cele menţionate în raportul cenzorului sau, după caz, al comisiei de cenzori;

d) concordanţa dintre informaţiile din raportul anual de transparenţă cu cele din balanţa contabilă analitică anuală care conţine soldul iniţial şi soldul final (anul calendaristic – 1 ianuarie-31 decembrie);

e) concordanţa dintre sumele colectate pentru fiecare sursă, cu indicarea contului de evidenţă contabilă în care sumele sunt evidenţiate de la momentul colectării până la momentul repartizării şi plăţii către titularii de drepturi;

f) modul de evidenţă a sumelor nerepartizate, precum şi a sumelor ce corespund titularilor de drepturi neidentificaţi sau ale căror opere, prestaţii sau fonograme nu au fost identificate;

g) sumele disponibile în conturile bancare, în casă sau în plasamente şi concordanţa cu sumele menţionate în raportul anual de transparenţă ca fiind nerepartizate sau neplătite. În cazul în care se atestă diferenţe de sume, se vor preciza explicaţii şi detalieri;

h) concordanţa dintre raportul anual de transparenţă şi evidenţele contabile privind plăţile externe;

i) modalitatea de verificare a gestiunii economice şi financiare de către membri;

8) în cadrul verificării repertoriului OGC, Comisia de control verifică:

a) repertoriul actualizat în formatul stabilit prin ordin al directorului AGEPI;

b) procedura de declarare şi actualizare a repertoriului (se verifică dacă procedura conţine termene şi dacă titularii de drepturi se pot informa cu privire la formularele necesare, termenele de soluţionare, precum şi despre confirmarea includerii operelor în repertoriu);

c) existenţa unei baze de date a repertoriului şi actualizarea acesteia;

d) înregistrarea contractelor de mandat, aprobarea lor de către organele de conducere;

e) actele care i se solicită membrului la momentul declarării operelor;

f) modul de declarare a operelor (se verifică dacă există un mecanism de declarare electronică a operelor, în afară de declararea scrisă, şi dacă acesta este disponibil tuturor membrilor);

g) modalitatea de verificare, de către titularii de drepturi şi utilizatori, a repertoriului gestionat;

h) aleatoriu, repertoriul titularilor de drepturi, potrivit contractului de transmitere a drepturilor, informaţiei privind operele/obiectele drepturilor conexe declarate etc.;

i) lista actualizată a titularilor de drepturi-membri ai OGC;

j) acordurile de reprezentare reciprocă a intereselor cu organizaţii similare care îi reprezintă pe titularii de drepturi din străinătate, orice alte contracte de colaborare ale OGC cu alte organizaţii, asociaţii, edituri muzicale etc., precum şi exercitarea obligaţiilor reciproce prestabilite conform acordurilor/contractelor respective;

9) în cadrul verificării activităţii OGC şi SCC de colectare a remuneraţiilor, Comisia de control verifică:

a) aleatoriu, contractele de licenţă, pentru fiecare sursă în parte;

b) modalitatea de identificare a utilizatorilor, notificare şi evidenţă a utilizatorilor;

c) aleatoriu, rapoartele de utilizare a operelor şi a obiectelor drepturilor conexe, playlisturi şi alte informaţii referitoare la utilizarea operelor şi a altor obiecte protejate oferite de către utilizatori;

d) informaţia privind utilizarea operelor şi a altor obiecte protejate din programul de monitorizare, în cazul deţinerii acestuia de către OGC;

e) modalitatea de încheiere a contractelor de licenţă cu utilizatorii (termene, transparenţă, evidenţa contractelor de licenţă, cazuri de refuz şi motivele aferente acestuia, modalitatea de rezoluţiune a contractelor de licenţă);

f) modalitatea de solicitare, primire, înregistrare, evidenţă şi gestionare a raportului privind utilizarea operelor şi a altor obiecte protejate, precum şi a informaţiilor financiare privind stabilirea cuantumului remuneraţiilor (inclusiv măsurile întreprinse împotriva utilizatorilor care nu-şi îndeplinesc obligaţiile prevăzute de lege cu privire la achitarea remuneraţiilor corespunzătoare sau obligaţiile privind furnizarea de informaţii către OGC);

g) evidenţa sumelor colectate (distinct, pe fiecare sursă);

h) existenţa unui mecanism intern prin care se estimează gradul de acoperire a pieţei (inclusiv un top al plătitorilor din aceleaşi localităţi, pe categorii de utilizatori);

10) în cadrul verificării activităţii OGC de repartizare a remuneraţiilor, Comisia de control verifică:

a) respectarea termenelor legale de repartizare;

b) procedura de repartizare (se verifică etapele aplicabile procesului de repartizare şi atribuţiile angajaţilor implicaţi în acest proces, rapoartele de repartizare; playlisturile sau alte documente necesare pentru repartizarea remuneraţiilor; rapoartele financiare; actul ce demonstrează suma repartizată; suma repartizată pe baza informaţiilor privind utilizarea reală, precum şi suma repartizată pe baza altor criterii; suma repartizată titularilor de drepturi rămasă neplătită la sfârşitul anului şi motivele pentru care această sumă nu a fost achitată titularilor de drepturi; dacă sumele repartizate, care au fost colectate pentru perioade anterioare ale anului în care se face repartiţia, sunt repartizate membrilor din perioada pentru care au fost colectate, pentru repertoriul gestionat în acea perioadă şi după regulile de repartizare de la acel moment etc.);

c) respectarea prevederilor statutare şi legale privind repartizarea, pentru fiecare sursă de repartizare (se verifică dacă regulile privind repartizarea au fost aprobate de adunarea generală);

d) procedura în cazul în care există colectări, dar nu există bază de calcul al remuneraţiei;

e) existenţa unui soft de repartiţie;

f) modalitatea de identificare, evidenţă şi gestionare a operelor şi a altor obiecte protejate al căror titular de drepturi nu este cunoscut/identificat;

g) plata efectivă a remuneraţiilor către titularii de drepturi;

h) remuneraţia repartizată titularilor de drepturi decedaţi şi a dovezilor de achitare a acesteia către moştenitori;

i) statutul remuneraţiei ce se cuvine titularilor de drepturi decedaţi care nu au moştenitori;

j) rapoartele de repartizare a remuneraţiei pentru fiecare titular de drepturi;

k) modul de repartizare a sumelor nerevendicate de titularii de drepturi;

l) existenţa regulilor cu privire la stabilirea unor reţineri din sumele colectate;

11) în cadrul verificării respectării obligaţiilor de transparenţă se examinează în ce măsură s-a comunicat publicului, de către OGC, prin mijloace de informare în masă, inclusiv electronice:

a) categoriile de titulari de drepturi pe care îi reprezintă;

b) drepturile patrimoniale pe care le gestionează;

c) actele normative/actele administrative individuale în temeiul cărora funcţionează şi colectează remuneraţiile cuvenite titularilor de drepturi;

d) modalităţile de colectare a remuneraţiilor şi persoanele responsabile de această activitate;

e) lista membrilor organelor de conducere;

f) informaţiile privind adunarea generală, cum ar fi: data şi locul convocării, ordinea de zi, proiectele de hotărâri şi hotărârile adoptate;

g) statutul, raportul anual de transparenţă;

h) datele de contact, programul de lucru al OGC etc.;

12) în cadrul verificării cheltuielilor OGC, Comisia de control verifică documentele privind:

a) modalitatea de stabilire şi aprobare a cheltuielilor de către adunarea generală;

b) criteriile pe baza cărora membrii beneficiază de cheltuielile comune/fondul social, cultural, educaţional;

c) informarea membrilor referitor la cheltuielile comune/fondul social, cultural, educaţional;

d) cele mai importante cheltuieli ale OGC: de personal, juridice, de colectare, de repartizare a sumelor colectate etc.;

e) modalitatea de identificare a cheltuielilor reale necesare pentru funcţionarea OGC în conformitate cu legislaţia;

13) în cadrul verificării cheltuielilor SCC şi al repartizării remuneraţiilor către OGC beneficiare, Comisia de control verifică:

a) respectarea cheltuielilor aferente încheierii contractelor de licenţă şi a colectării remuneraţiilor în limita comisionului de gestiune şi a finanţării acordate de OGC beneficiare;

b) repartizarea remuneraţiei colectate între OGC beneficiare, conform acordului dintre ele.