Постановление № 815 от 27.10.2023
об утверждении Положения о порядке контроля за деятельностью организаций коллективного управления и совместных структур, занимающихся сбором
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
об утверждении Положения о порядке контроля за деятельностью
организаций коллективного управления и совместных
структур, занимающихся сбором
№ 815 от 27.10.2023
(в силу 21.12.2023)
Мониторул Офичиал ал Р. Молдова № 437-440 ст. 1048 от 21.11.2023
* * *
На основании пункта u) части (2) статьи 7 Закона № 114/2014 о Государственном агентстве по интеллектуальной собственности (Официальный монитор Республики Молдова, 2014 г., № 282-289, ст.600), с последующими изменениями, пункта k) части (1) статьи 4, части (7) статьи 104 и части (2) статьи 106 Закона № 230/2022 об авторском праве и смежных правах (Официальный монитор Республики Молдова, 2022 г., № 278-282, ст.578), Правительство
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о порядке контроля за деятельностью организаций коллективного управления и совместных структур, занимающихся сбором (прилагается).
2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Государственное агентство по интеллектуальной собственности.
| ПРЕМЬЕР-МИНИСТР | Дорин РЕЧАН |
| Контрасигнует: | |
| Министр культуры | Серджиу Продан |
| № 815. Кишинэу, 27 октября 2023 г. | |
Утверждено
Постановлением Правительства
№ 815/2023
Примечание: По всему тексту Положения слова "генерального директора" в любой грамматической форме заменить словом "директора" в соответствующей грамматической форме, согласно Пост.Прав. N 827 от 29.12.2025, в силу 01.01.2026
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке контроля за деятельностью организаций коллективного
управления и совместных структур, занимающихся сбором
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и проведения контроля за деятельностью организаций коллективного управления (в дальнейшем – ОКУ) и совместных структур, занимающихся сбором (в дальнейшем – ССЗС), осуществляемого Государственным агентством по интеллектуальной собственности (в дальнейшем – Агентство), перечень информации и документов, которые соответствующие субъекты должны представлять в процессе контроля, этапы контрольной деятельности и правила, применяемые к процедуре контроля.
2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
акт проверки – акт (административная операция), составленный по результатам генеральной или специальной проверки, содержащий заключения Комиссии по контролю за деятельностью ОКУ и ССЗС по выявленным нарушениям;
контроль за деятельностью ОКУ и ССЗС – совокупность действий по проверке соблюдения законодательства об авторском праве и смежных правах, других соответствующих нормативных актов и собственных уставов субъектами, подлежащими контролю. Не является контролем в смысле настоящего Положения запрос разъяснений или информации со стороны Aгентства после получения петиций от физических или юридических лиц и если эти разъяснения или информация необходимы для рассмотрения данных петиций;
субъекты, подлежащие контролю – ОКУ и ССЗС.
3. Органом публичной власти, уполномоченным контролировать деятельность ОКУ и ССЗС, является Агентство.
4. Контроль за деятельностью ОКУ и ССЗС (в дальнейшем – контроль) делится на генеральную и специальную проверку.
5. Генеральная проверка осуществляется в плановом порядке один раз в год.
6. Специальная проверка проводится в период между двумя ежегодными генеральными проверками и осуществляется на основании обращений, поданных правообладателями, в том числе членами ОКУ и пользователями, или поступивших из других соответствующих источников, которые содержат информацию, вызывающую обоснованные сомнения в отношении соответствия деятельности ОКУ или ССЗС положениям Закона № 230/2022 об авторском праве и смежных правах (в дальнейшем – Закон № 230/2022), других соответствующих нормативных актов и их собственных уставов.
7. Целями генеральной проверки деятельности ОКУ являются:
1) проверка соблюдения органами управления, контроля и надзора при осуществлении своей деятельности законодательства в области авторского права и смежных прав;
2) проверка лицензионных договоров, заключенных с пользователями и управляемого репертуара;
3) проверка соблюдения обязательств о прозрачности;
4) проверка деятельности по сбору, распределению и выплате вознаграждения;
5) проверка расходов, связанных с управлением авторским правом и смежными правами.
Дополнительно при определении целей генеральной проверки деятельности ОКУ учитываются: организационная структура; категория представляемых правообладателей и сфера деятельности; права и виды управляемых произведений.
8. Целями генеральной проверки деятельности ССЗС являются:
1) проверка лицензионных договоров, заключенных с пользователями на использование произведений и иных охраняемых объектов;
2) проверка деятельности по сбору вознаграждения в соответствии с лицензионными договорами, заключенными с пользователями;
3) проверка деятельности по распределению собранного вознаграждения ОКУ-получателям в соответствии с положениями соглашения между ними;
4) проверка расходов, связанных с заключением лицензионных договоров и сбором вознаграждений.
9. В случае специальной проверки деятельности ОКУ и ССЗС ее цели вытекают из сути поданных обращений в соответствии с положениями пункта 6.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ.
ПРОЦЕДУРА КОНТРОЛЯ
10. Контроль осуществляется Агентством при посредстве Комиссии по контролю за деятельностью организаций коллективного управления и совместных структур, занимающихся сбором (в дальнейшем – Контрольная комиссия).
11. При инициировании генеральной проверки или специальной проверки приказом директора Агентства утверждаются:
1) создание Контрольной комиссии и ее персональный состав;
2) цели проверки;
3) план контроля в случае генеральной проверки;
4) отчетный год, за который осуществляется генеральная проверка;
5) период, за который осуществляется специальная проверка;
6) продолжительность проведения проверки.
12. Персональный состав Контрольной комиссии формируется из числа сотрудников Агентства с возможностью привлечения в случае необходимости сторонних специалистов/экспертов.
13. В процессе проведения контроля члены Контрольной комиссии независимы и осуществляют свою деятельность в соответствии с принципами беспристрастности и справедливости по отношению к ОКУ или ССЗС, они должны быть объективными, соблюдать правовой режим конфликта интересов, воздерживаться от любых фактов, которые могут нанести ущерб деятельности ОКУ или ССЗС, не разглашать содержание документов и сведений, ставших им известными в процессе осуществления контроля, за исключением случаев взаимодействия с другими контролирующими органами, и соблюдать положения законодательства в сфере обработки персональных данных.
14. На этапе предварительного уведомления о проведении проверки в соответствии с пунктом 33 члены Контрольной комиссии подписывают декларацию об отсутствии конфликта интересов между ними и генеральным директором, ревизором (по обстоятельствам, членами ревизионной комиссии), членами совета, постоянной специальной комиссии по доступу к информации и совета по надзору в случае ОКУ, в случае ССЗС между ними и членами ее органов управления и контроля в соответствии с уставом (кроме членов общего собрания), а также декларацию о конфиденциальности ставшей известной им информации и о беспристрастности по отношению к субъекту, подлежащему контролю.
15. Указанные в пункте 14 декларации хранятся в административном деле процедуры контроля.
16. Продолжительность проведения генеральной проверки составляет 30 дней, а специальной проверки – 15 дней.
17. Предусмотренная пунктом 16 продолжительность проведения проверки может быть продлена только один раз на срок, который не будет превышать:
1) 30 дней – в случае генеральной проверки;
2) 15 дней – в случае специальной проверки.
18. Продолжительность проведения проверки продлевается на основании приказа директора Агентства по предложению Контрольной комиссии, содержащему основания для продления.
19. Субъект, подлежащий контролю, обязан обеспечить как при инициировании, так и на протяжении проведения контроля, присутствие директора либо представителя. Если указанные лица не могут присутствовать по уважительным причинам, исполнение их обязанностей в период проведения контроля осуществляется другим сотрудником ОКУ или ССЗС, наделенным законными полномочиями.
III. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТЫ,
ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ В ПРОЦЕССЕ КОНТРОЛЯ
20. В рамках генеральной проверки деятельности ОКУ последняя обязана представить Контрольной комиссии следующую информацию и документы:
1) устав и положения со всеми внесенными в них изменениями и дополнениями;
2) действующие соглашения о представительстве, заключенные с аналогичными зарубежными организациями коллективного управления;
3) действующие соглашения о представительстве, договоры о сотрудничестве, заключенные с другими организациями/объединениями;
4) решения/протоколы общего собрания, совета и документы, удостоверяющие учет участия и записи голосов;
5) годовые отчеты, составленные генеральным директором, советом, внутренними комиссиями (постоянной специальной комиссией по доступу к информации, советом по надзору, другими органами, предусмотренными в уставе), ревизором или ревизионной комиссией;
6) годовой отчет о прозрачности в формате, установленном приказом директора Агентства;
7) список членов ОКУ, в том числе список членов, в который входят наследники авторов или исполнителей, чьи произведения или исполнения находятся в пределах установленного законом срока охраны, а также список членов (умерших авторов, исполнителей), у которых нет наследников или документов, подтверждающих право на наследство. Все эти списки представляются в формате, установленном приказом директора Агентства;
8) выборочно, договоры управления правами, заключенные с правообладателями;
9) обновленный управляемый репертуар в формате, утвержденном приказом директора Агентства;
10) декларацию под собственную ответственность о включении внутреннего репертуара в международные базы данных;
11) перечень лицензионных договоров, заключенных с пользователями;
12) способ идентификации, уведомления и учета пользователей;
13) выборочно, отчеты об использовании объектов авторского права и смежных прав;
14) учетная политика;
15) утвержденный бюджет;
16) штатное расписание;
17) финансовая отчетность;
18) отчет о движении денежных средств;
19) ежемесячные оборотные ведомости;
20) выписка из банка с остатком на счете на конец года по всем счетам, принадлежащим ОКУ;
21) отчет о расходах на управление авторским и смежными правами с приобщением подтверждающих документов;
22) отчет о собранном, распределенном и выплаченном вознаграждении по каждому правообладателю (из отечественных членов) с приобщением платежных поручений/распоряжений;
23) суммы, перечисленные зарубежным организациям коллективного управления;
24) отчет по аудиту, проведенному одним или несколькими уполномоченными законом лицами;
25) невостребованные правообладателями суммы и порядок их распределения.
21. В процессе контроля Контрольная комиссия вправе запрашивать и другие необходимые сведения и документы, относящиеся к объекту контроля и деятельности ОКУ.
22. В рамках специальной проверки деятельности ОКУ Контрольная комиссия запрашивает информацию и документы, исходя из предмета полученного обращения.
23. В рамках генеральной проверки деятельности ССЗС последняя обязана представить Контрольной комиссии следующую информацию и документы:
1) устав и положения со всеми внесенными в них изменениями и дополнениями;
2) действующие соглашения/договоры о сотрудничестве, заключенные с другими структурами/объединениями;
3) годовой отчет о деятельности;
4) перечень выданных лицензионных договоров;
5) способ идентификации, уведомления и учета пользователей;
6) учетная политика;
7) утвержденный бюджет;
8) штатное расписание;
9) финансовая отчетность;
10) отчет о движении денежных средств;
11) ежемесячные оборотные ведомости;
12) выписка из банка с остатком на счете на конец года по всем принадлежащим счетам;
13) отчет о фактических расходах на финансирование деятельности.
24. В процессе контроля Контрольная комиссия вправе запрашивать иные необходимые сведения и документы, относящиеся к объекту контроля и деятельности ССЗС.
25. В рамках специальной проверки деятельности ССЗС Контрольная комиссия запрашивает информацию и документы, исходя из предмета полученного обращения.
26. Документы и/или информация, запрошенные в соответствии с пунктами 20-25, предоставляются Контрольной комиссии в установленный ею срок. Документы и/или информация представляются в копиях на бумажном носителе или в электронном виде на электронный адрес, указанный Контрольной комиссией на этапе предварительного уведомления о проведении проверки.
27. В ходе проверки Контрольная комиссия вправе требовать у директора, представителя или иных наделенных законными полномочиями сотрудников субъекта, подлежащего контролю, как в письменной, так и в устной форме, замечания или пояснения в отношении выявленных ситуаций.
28. Субъект, подлежащий контролю, вправе представить Контрольной комиссии информацию и документы, которые не были специально запрошены Контрольной комиссией, но которые необходимы для уточнения отдельных вопросов в рамках контрольной деятельности.
29. Предоставление Контрольной комиссии документов и/или информации оформляется протоколом с указанием типа документа, количества страниц, а также иных соответствующих сведений о представленных документах. На копиях документов проставляется отметка "копия соответствует оригиналу" и свидетельствуется подписью ответственного лица. Данная процедура распространяется и на документы, представляемые Контрольной комиссии субъектом, подлежащим контролю, в первый день проверки.
30. Если в течение срока проведения проверки, установленного в пункте 16 и, по обстоятельствам, в пункте 17, запрошенные документы и информация не были предоставлены Контрольной комиссии в установленные сроки, она предоставляет субъекту, подлежащему контролю, разумный срок для предоставления запрошенных документов, но не менее чем 2 дня и не более чем 5 дней с момента запроса. Отсрочка представления документов, крайний срок их представления, а также объективные причины, послужившие основанием для вышеуказанной отсрочки, указываются в протоколе, составленном в этот день.
31. Запрошенные Контрольной комиссией информация и документы, которые не были представлены субъектом, подлежащим контролю, в течение срока проведения проверки и в срок, предусмотренный в пункте 16 и, в зависимости от обстоятельств, в пункте 17, но были отправлены в адрес Агентства после его истечения, не учитываются.
IV. ЭТАПЫ КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
32. Генеральная проверка, а также специальная проверка, реализуются по следующим этапам:
1) предварительное уведомление о проверке;
2) проведение самой проверки;
3) составление и подписание акта проверки;
4) представление акта проверки руководству Агентства.
33. На этапе предварительного уведомления о проверке, не менее чем за пять рабочих дней до начала ее проведения, Контрольная комиссия уведомляет субъекта, подлежащего контролю, о начале, сроках и целях проведения проверки, составе Контрольной комиссии, а также о перечне информации и документов, которые должны быть предоставлены ей в первый день проверки.
34. Этап проведения самой проверки осуществляется как по месту нахождения субъекта, подлежащего контролю, так и по месту нахождения Агентства.
35. Если проверка осуществляется по месту нахождения субъекта, подлежащего контролю, последний предоставляет Контрольной комиссии подходящее помещение для проведения контроля и назначает одного или нескольких лиц для оказания помощи Контрольной комиссии по текущим вопросам.
36. Объектом проверки Контрольной комиссии являются информация и документы, относящиеся к деятельности субъекта, подлежащего контролю, предоставленные в рамках самой проверки, разработанные до проведения проверки (отчеты, бухгалтерский баланс, внутренние решения и процедуры и т.д.) или составленные в процессе контроля (статистические, аналитические, централизованные ведомости, отчеты, информация и т.д.).
37. Сама проверка осуществляется с применением правил, установленных в главе V.
38. На этапе составления и подписания акта проверки на основании сделанных выводов и собранных документов Контрольная комиссия составляет акт проверки, содержащий заключения Контрольной комиссии по выявленным нарушениям.
39. Проект акта проверки составляется в течение 15 рабочих дней с момента завершения проверки простым языком, не содержащим противоречивых выводов и без уточнения аспектов, не вытекающих из документа, изъятого у субъекта, подлежащего контролю.
40. Контрольная комиссия представляет составленный проект акта проверки субъекту, подлежащему контролю, который в течение 5 дней с момента сообщения может сформулировать замечания по поводу выводов проверки. Замечания прилагаются к акту проверки, а Контрольная комиссия анализирует их и сообщает в течение 10 дней со дня получения о принятии или отклонении замечаний.
41. Замечания, сообщенные после истечения срока, указанного в пункте 40, не рассматриваются.
42. По истечении десятидневного срока, предусмотренного в пункте 40, в течение 10 дней Контрольная комиссия дорабатывает проект акта проверки, в который, в зависимости от обстоятельств, включаются аспекты, изложенные субъектом, подлежащим контролю, в представленных замечаниях, если они полностью им обоснованы.
43. Завершенный акт проверки подписывается всеми членами Контрольной комиссии в двух подлинных экземплярах.
44. Агентство приглашает любым способом, в том числе электронным, представителя субъекта, подлежащего контролю, получить акт проверки и расписаться в его получении на экземпляре акта, остающемся в Агентстве, с указанием даты, времени, своего имени и фамилии, занимаемой должности, с предъявлением доверенности, при необходимости.
45. Один экземпляр оригинала акта проверки хранится в административном деле контрольного производства, а второй экземпляр вручается представителю субъекта, подлежащего контролю.
46. В случае неявки представителя субъекта, подлежащего контролю, в Агентство в течение 3 дней с установленной даты для получения акта проверки или отказа в подписи о получении акта проверки, принадлежащий ему экземпляр акта направляется в его адрес заказным письмом с уведомлением о получении, в том числе через электронные средства.
47. Вся информация и/или документы, представленные субъектом, подлежащим контролю, хранятся в административном деле контрольного производства.
48. Этап представления акта проверки руководству Агентства предполагает направление его копии по ходатайству Контрольной комиссии. Копия акта проверки направляется руководству Агентства в течение трех рабочих дней с момента его подписания членами Контрольной комиссии. Также акт проверки, к которому прилагаются замечания субъекта, подлежащего контролю, публикуется на официальном веб-сайте Агентства.
49. В случае выявления нарушений, на основании выводов, содержащихся в акте проверки, Агентство своим решением предоставляет субъекту, подлежащему контролю, срок для их устранения. При этом акт проверки доводится до сведения общего собрания контролируемого субъекта, которому предстоит рассмотреть его на первом очередном заседании.
50. Если установлено, что субъект, подлежащий контролю, не соблюдает обязательства, налагаемые Законом № 230/2022, за исключением тех, нарушение которых влечет ответственность согласно правонарушительному или уголовному законодательству, Агентство выносит предписание о принятии одной из мер, установленных в соответствии со статьей 107 того же закона.
V. ПРАВИЛА, ПРИМЕНЯЕМЫЕ К ПРОЦЕДУРЕ
ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ
51. При проведении генеральной проверки деятельности ОКУ и ССЗС применяются общие правила и специальные правила согласно пунктам 52 и 53.
52. Общие правила, применяемые к процедуре генеральной проверки, следующие:
1) изымаемые копии документов должны подтверждать/доказывать/ подкреплять утверждения, содержащиеся в акте проверки (правило, процедуру, нарушение и т.д.), в противном случае они не подлежат изъятию;
2) по любому установленному замечанию необходимо привести соответствующие примеры;
3) если в ходе проверки представители субъекта, подлежащего контролю, отказываются представлять требуемые Контрольной комиссией информацию и/или документы или их копии, об этом будет указано в акте проверки, который будет основан только на документах, представленных в течение периода проведения проверки;
4) в содержании акта проверки, помимо общих аспектов, также указываются выявленные нарушения (любое нарушение правовой нормы обосновывается правовыми и/или уставными положениями);
5) документы, представленные субъектом, подлежащим контролю, и изъятые Контрольной комиссией, должны соответствовать пункту 29;
6) Контрольная комиссия представляет заключения только после проведения тщательной проверки представленных документов и информации и до окончательного оформления акта проверки.
53. Специальными правилами, применяемыми к процедуре генеральной проверки, являются следующие:
1) в рамках контроля за деятельностью общего собрания ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) порядок созыва общего собрания в установленных законом сроках, в том числе документы о его созыве;
b) число членов, присутствующих на общем собрании, документы, удостоверяющие участие в общем собрании;
c) повестку дня общего собрания и ее соблюдение;
d) публикацию информации, предусмотренной законодательством для размещения на официальном веб-сайте ОКУ и/или через любые другие средства массовой коммуникации, в том числе электронные, об общем собрании (дата, время, место и повестка дня общего собрания, проекты решений подлежащие принятию);
e) наличие кворума, установленного согласно уставу, для проведения общего собрания;
f) документы, представляемые членам (проекты решений, отчетов и т.д.);
g) протоколы общих собраний, их подписание и способ доведения до сведения членов;
h) документы, удостоверяющие запись голосов, запись способа голосования и подсчет голосов;
i) установление платы за управление, удерживаемой с правообладателей, в том числе ее размера;
j) утверждение годового отчета о прозрачности;
k) утверждение годового отчета и наличие его анализа, количество членов, запросивших информацию о прозрачности, и наличие соответствующей процедуры и т.д.;
l) утверждение отчетов директора, совета и ревизора или, в зависимости от обстоятельств, ревизионной комиссии;
m) информацию о представлении проектов решений общего собрания членам, мотивировке, подписании принятых общим собранием решений, их размещении на официальном веб-сайте ОКУ и т.д.;
n) соответствие документов, утвержденных общим собранием, с представленными в Агентство;
o) способ информирования членов о деятельности, осуществляемой общим собранием, и о принятых решениях;
2) в рамках контроля за деятельностью совета ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) внутренний регламент функционирования совета и порядок его утверждения;
b) минимальное количество заседаний совета в соответствии с требованиями устава;
c) подписание протоколов и решений совета;
d) документацию по каждому собранию (повестку дня, список участников и другие документы);
e) порядок протоколирования процедуры голосования;
f) наличие внутреннего порядка созыва, организации и проведения заседаний совета, а также инициирования, утверждения и принятия решений;
g) составление годового отчета совета о своей деятельности и представление его на утверждение общему собранию;
h) наличие внутренних документов, отражающих процедуры внутреннего контроля/проверки деятельности по сбору и распределению вознаграждения;
i) соблюдение членами совета обязанности по подаче ежегодной индивидуальной декларации;
j) выполнение всех обязанностей совета в соответствии с уставом;
3) в рамках контроля за деятельностью ревизора или ревизионной комиссии ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) разработку ревизором или ревизионной комиссией годового отчета и его утверждение на общем собрании, публикацию на официальном веб-сайте ОКУ;
b) способ информирования членов об осуществляемой деятельности и принятых документах;
4) в рамках контроля за деятельностью директора ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) выполнение обязанностей, предусмотренных в уставе или должностной инструкции;
b) соблюдение обязанности по подаче ежегодной индивидуальной декларации;
5) в рамках контроля за деятельностью совета по надзору ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) разработку советом по надзору годового отчета о своей деятельности и его утверждение на общем собрании, публикацию на официальном веб-сайте ОКУ;
b) осуществление полномочий, переданных ему общим собранием, в том числе в соответствии с частью (8) статьи 88 Закона № 230/2022;
c) осуществление мониторинга деятельности и исполнения обязанностей директора и членов совета, в том числе выполнения решений общего собрания и, в частности, правил, предусмотренных в пунктах b) - e) части (7) статьи 88 Закона № 230/2022;
d) соблюдение членами совета по надзору обязанности по подаче ежегодной индивидуальной декларации;
6) в рамках контроля за деятельностью постоянной специальной комиссии по доступу к информации ОКУ Контрольная комиссия проверяет разработку ею годового отчета о своей деятельности и его утверждение на общем собрании, публикацию на официальном веб-сайте ОКУ;
7) в рамках проверки системы внутреннего контроля и соответствия информации из годового отчета о прозрачности, утвержденного общим собранием и представленного в Агентство вместе с финансовой и бухгалтерской документацией ОКУ, Контрольная комиссия проверяет:
a) утвержденные внутренние процедуры, утвержденные типовые документы, подтверждающие документы о некоторых проводимых мероприятиях или процедурах, предписанные меры, отчеты, санкции и т. д. в связи с деятельностью по сбору, распространению и прозрачностью, а также о способах разрешения конфликтов по поводу произведений из репертуара;
b) соответствие годового отчета о прозрачности, представленного в Агентство, с отчетом, утвержденным общим собранием;
c) соответствие данных, приведенных в годовом отчете о прозрачности, данным, указанным в отчете ревизора или, по обстоятельствам, ревизионной комиссии;
d) соответствие информации в годовом отчете о прозрачности информации в годовом аналитическом бухгалтерском балансе, содержащем начальное и конечное сальдо (календарный год – 1 января – 31 декабря);
e) соответствие собранных сумм по каждому источнику с указанием бухгалтерского счета, на котором эти суммы учитываются с момента сбора до момента распределения и выплаты правообладателям;
f) порядок учета нераспределенных сумм, а также сумм, приходящихся на неустановленных правообладателей или тех, чьи произведения, исполнения или фонограммы не идентифицированы;
g) суммы, имеющиеся на банковских счетах, в кассе или в инвестициях, и их соответствие суммам, указанным в годовом отчете о прозрачности как нераспределенные или невыплаченные. В случае выявления расхождений в суммах должны быть представлены пояснения и детализации;
h) соответствие между годовым отчетом о прозрачности и бухгалтерскими записями о внешних платежах;
i) способ проверки экономического и финансового управления членами;
8) в рамках проверки репертуара ОКУ Контрольная комиссия проверяет:
a) обновленный репертуар в формате, утвержденном приказом директора Агентства;
b) процедуру декларирования и обновления репертуара (проверяется, содержит ли эта процедура сроки и могут ли правообладатели самостоятельно узнать о необходимых формах, сроках решения, а также о подтверждении включения произведений в репертуар);
c) наличие репертуарной базы данных и ее обновление;
d) регистрацию договоров поручения, их утверждение органами управления;
e) документы, требуемые от члена при декларировании произведений;
f) порядок декларирования произведений (проверяется, существует ли механизм электронного декларирования произведений, помимо письменного декларирования, и доступен ли он всем членам);
g) способ проверки правообладателями и пользователями управляемого репертуара;
h) выборочно, репертуар правообладателей в соответствии с договором о передаче прав, сведения о заявленных произведениях/объектах смежных прав и т.д.;
i) обновленный список правообладателей – членов ОКУ;
j) соглашения о взаимном представлении интересов с аналогичными организациями, представляющими зарубежных правообладателей, любые другие договоры о сотрудничестве ОКУ с другими организациями, объединениями, музыкальными издательствами и т.д., а также выполнение взаимных обязательств, установленных этими соглашениями/договорами;
9) в рамках проверки деятельности ОКУ и ССЗС по сбору вознаграждений Контрольная комиссия проверяет:
a) выборочно, лицензионные договоры с разбивкой по источникам;
b) порядок идентификации, уведомления и учета пользователей;
c) выборочно, отчеты об использовании произведений и объектов смежных прав, плейлисты и другую информацию, касающуюся использования произведений и иных охраняемых объектов, предоставляемую пользователями;
d) информацию об использовании произведений и других охраняемых объектов из программы мониторинга ОКУ, если таковая имеется;
e) порядок заключения лицензионных договоров с пользователями (сроки, прозрачность, учет лицензионных договоров, случаи отказа и причины отказа, порядок расторжения лицензионных договоров);
f) порядок запрашивания, получения, регистрации, учета и управления отчетом об использовании произведений и иных охраняемых объектов, а также финансовой информацией в части определения размера вознаграждения (включая меры, принимаемые в отношении пользователей, не выполняющих свои обязательства, предусмотренные законодательством, по выплате соответствующего вознаграждения или обязательства по предоставлению информации в ОКУ);
g) учет собранных сумм (отдельно, по каждому источнику);
h) наличие внутреннего механизма, по которому оценивается степень охвата рынка (включая топ плательщиков из одних и тех же населенных пунктов, по категориям пользователей);
10) в рамках проверки деятельности ОКУ по распределению вознаграждений Контрольная комиссия проверяет:
a) соблюдение установленных законом сроков распределения;
b) порядок распределения (проверяются этапы, применимые к процессу распределения, и обязанности сотрудников, участвующих в этом процессе, отчеты о распределении; плейлисты или другие документы, необходимые для распределения вознаграждения; финансовые отчеты; документ, подтверждающий распределенную сумму; сумму, распределенную на основе информации о фактическом использовании, а также сумму, распределенную на основе других критериев; сумму, распределенную правообладателям, которая осталась невыплаченной на конец года, и причины, по которым эта сумма не была выплачена правообладателям; если распределенные суммы, собранные за предыдущие периоды года, в котором производится распределение, распределяются среди членов того периода, за который они были собраны, за репертуар, которым управляли в этот период, и в соответствии с правилами распределения этого периода и т.д.);
c) соблюдение положений устава и законодательства о распределении по каждому источнику распределения (проверяется, утверждены ли общим собранием правила распределения);
d) процедуру при наличии сборов, но отсутствии базы для расчета вознаграждения;
e) наличие программного обеспечения для распределения;
f) порядок идентификации, учета и управления произведениями и иными охраняемыми объектами, правообладатель которых неизвестен/не идентифицирован;
g) фактическую выплату вознаграждений правообладателям;
h) вознаграждение, распределенное умершим правообладателям, и доказательства его выплаты наследникам;
i) статус вознаграждения, причитающегося умершим правообладателям, не имеющим наследников;
j) отчеты о распределении вознаграждения по каждому правообладателю;
k) порядок распределения невостребованных правообладателями сумм;
l) наличие правил по установлению вычетов из собранных сумм;
11) в рамках проверки соблюдения обязательств по прозрачности проверяется, в какой степени ОКУ доводит до сведения общественности через средства массовой информации, включая электронные:
a) информацию о категориях правообладателей, которые они представляют;
b) информацию о имущественных правах, которыми они управляют;
c) отдельные нормативные акты/административные акты, на основании которых они осуществляют свою деятельность и собирают вознаграждение, причитающееся правообладателям;
d) информацию о порядке сбора вознаграждения и лицах, ответственных за эту деятельность;
e) список членов органов управления;
f) сведения об общем собрании, такие как: дата и место созыва, повестка дня, проекты решений и принятые решения;
g) устав, годовой отчет о прозрачности;
h) контактные данные, время работы ОКУ и т.д.;
12) при проверке расходов ОКУ Контрольная комиссия проверяет документы, касающиеся:
a) порядка установления и утверждения расходов общим собранием;
b) критериев, на основании которых члены пользуются общими расходами/социальным, культурным, образовательным фондом;
c) информирования членов об общих расходах/социальном, культурном, образовательном фонде;
d) наиболее важных расходов ОКУ: кадровых, юридических, на сбор, распределение собранных сумм и др.;
e) способа определения фактических расходов, необходимых для деятельности ОКУ в соответствии с законодательством;
13) в рамках проверки расходов ССЗС и распределения вознаграждения ОКУ-получателям, Контрольная комиссия проверяет:
a) соблюдение расходов, связанных с заключением лицензионных договоров и сбором вознаграждений в пределах платы за управление и финансирования, предоставленного ОКУ-получателями;
b) распределение собранного вознаграждения между ОКУ-получателями по соглашению между ними.