Acord de finanţare din 21.07.2017 dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană privind Facilitatea de cooperare tehnică 2016

ACORD BILATERAL

ACORD DE FINANŢARE

dintre Guvernul Republicii Moldova şi Uniunea Europeană

privind Facilitatea de cooperare tehnică 2016

Chişinău, 21 iulie 2017

 (în vigoare 21.07.2017) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 411-420 art. 2040 din 24.11.2017

* * *

Notă: Ordinul MAE şi IE nr.1251-T-10 din 26.10.2017

Notă: Vezi varianta engleză a Acordului

CONDIŢII SPECIALE

Comisia Europeană, denumită în continuare “Comisie”, care acţionează în numele Uniunii Europene, denumită în continuare “UE”,

pe de o parte, şi

Guvernul Republicii Moldova, denumit în continuare “Ţara parteneră”,

pe de altă parte,

au convenit asupra următoarelor:

Articolul 1

Caracterul acţiunii

1.1. UE consimte, iar Beneficiarul acceptă finanţarea următoarei acţiuni:

Facilitatea de Cooperare Tehnică 2016

Numărul deciziei CRIS: ENI/2016/039-553

Acţiunea este finanţată din bugetul UE în conformitate cu următorul act de bază:

Instrumentul European de Vecinătate.

1.2. Costul total estimat al acţiunii constituie 29,000,000 euro, iar suma maximă a contribuţiei UE pentru această acţiune va constitui 29,000,000 euro.

1.3. Beneficiarul nu va cofinanţa acţiunea.

Articolul 2

Perioada de executare

2.1. Perioada de executare a prezentului Acord de Finanţare, după cum este stabilit Articolul 15 din Anexa II (Condiţii Generale) va începe la data la care intră în vigoare prezentul Acord de Finanţare şi se va încheia după 72 luni de la data indicată.

2.2. Durata stabilită a etapei de implementare operaţională constituie 48 luni.

2.3. Durata stabilită a etapei de încheiere constituie 24 luni.

Articolul 3

Adrese

Toate comunicările referitoare la implementarea prezentului Acord de Finanţare trebuie să fie în formă scrisă, trebuie să facă referinţă nemijlocit la acţiunea în cauză, aşa după cum este menţionat în Articolul 1.1 din Condiţiile Speciale şi se vor expedia la următoarele adrese:

a) pentru Comisie

Dl Pirkka TAPIOLA

Şeful Delegaţiei UE în Republica Moldova

Str. Kogălniceanu 12

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

b) pentru Ţara parteneră

Dl Pavel Filip

Prim-Ministru al Republicii Moldova,

Piaţa Marii Adunări Naţionale 1

MD-2001 Chişinău

Republica Moldova

Articolul 4

Persoana de contact cu OLAF

Persoana de contact a Beneficiarului, împuternicită pentru cooperarea directă cu Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul facilitării activităţilor operaţionale ale OLAF va fi:

Dl Viorel Chetraru

Director

Centrul Naţional Anticorupţie

Adresa: bd Stefan cel Mare şi Sfânt 198

MD 2004, Chişinău

Republica Moldova

Tel: /+373 22/ 257-257 Fax: /+373 22/ 257-294, 244-766

E-mail: secretariat @cna.md

Articolul 5

Anexe

5.1. Prezentul Acord de Finanţare este constituit din:

(a) Condiţiile Speciale;

(b) Anexa I: Dispoziţiile Tehnice şi Administrative, cu detalierea obiectivelor, rezultatelor scontate, activităţilor, descrierea sarcinilor încredinţate de implementare a bugetului şi bugetul pentru Acţiunea în cauză;

(c) Anexa II: Condiţii Generale;

(d) Anexa III: Modelul de raportare - nu se aplică la şi nu este inclus în prezentul Acord de Finanţare;

(e) Anexa IV: Modelul Declaraţiei de Gestionare - nu se aplică la şi nu este inclus în prezentul Acord de Finanţare.

5.2. În caz de neconcordanţă între prevederile, pe de o parte, ale Anexelor şi, pe de altă parte, ale Condiţiilor Speciale, cele din urmă vor prevala. În caz de neconcordanţă între prevederile, pe de o parte, ale Anexei I (Dispoziţiile Tehnice şi Administrative) şi, pe de altă parte, ale Anexei II (Condiţii Generale), cea din urmă va prevala.

Articolul 6

Intrarea în vigoare

Prezentul Acord de Finanţare va intra în vigoare la data semnării acestuia de către ultima parte.

Acordul a fost întocmit în două exemplare originale, unul din care se va înmâna Comisiei şi al doilea, Beneficiarului.

Anexa 1: Dispoziţii tehnice şi administrative

1 DESCRIEREA ACŢIUNII

1.1 Obiective / rezultate

Obiectivul general al acestei acţiuni este de a spori capacităţile Guvernului Republicii Moldova şi a altor instituţii naţionale-cheie în implementarea Agendei de asociere UE-Republica Moldova.

Obiectivele specifice (OS) ale acestei acţiuni:

1. Consolidarea dialogului politic pentru procesul de implementare a Acordului de asociere;

2. Sprijin pentru implementarea Acordului de asociere în toate sectoarele;

3. Consolidarea competenţelor de elaborare a proiectelor ale autorităţilor naţionale, asigurând complementaritatea între implementarea AA şi asistenţa externă; şi

4. Consolidarea în continuare a capacităţii Guvernului Republicii Moldova pentru proiectele selectate în contextul implementării procesului de armonizare în conformitate cu AA şi cerinţele UE.

Rezultate / realizări

Rezultatul 1: Nivelul de înţelegere de către autorităţile naţionale al procesului de armonizare la cerinţele UE este îmbunătăţit;

Rezultatul 2: Procesul de implementare a Acordului de asociere este urmărit în toate sectoarele în timp util şi eficient

2.1 Intensificarea în continuare a dialogului politic structurat este cu implicarea societăţii civile prin promovarea utilizării mecanismelor existente;

2.2 Mecanisme de dezvoltare a politicilor de bugetare adecvată a documentelor strategice, precum şi planuri de acţiuni pentru a asigura fezabilitatea - îmbunătăţite;

2.3 Expertiza tehnică este asigurată în cadrul sectoarelor;

2.4 Procesul de armonizare a legislaţiei consolidat;

2.5 Sprijinul pentru securitatea şi integritatea sistemelor şi proceselor din administraţia publică este asigurat;

Rezultatul 3: Proiecte pentru implementarea AA dezvoltate

3.1 Mecanisme de coordonare a asistenţei consolidate pentru a elimina lacunele de politică legate de implementarea AA prin activităţi de consolidare a instituţiilor;

3.2 Facilitatea pentru proiecte (PPF) legată de implementarea AA;

3.3 Sisteme îmbunătăţite de comunicare internă pentru gestionarea eficientă a datelor prin activităţi de consolidare a instituţiilor;

Rezultatul 4.1 Sprijinul pentru consolidarea sistemului de combatere a spălării banilor este oferit;

Rezultat 4.2 Mecanismele de comunicare ale autorităţilor naţionale cu privire la procesul de armonizare la cerinţele UE sunt îmbunătăţite;

Rezultat 4.3 Infrastructura Naţională de Date Spaţiale este operaţională şi accesibilă pentru cetăţeni şi agenţii economici.

1.2 Activităţi principale

În conformitate cu OS1

Activitatea 1: Asigurarea de Înalţi Consilieri pentru perioada 2019-2021

Această activitate prevede angajarea Înalţilor Consilieri în 2019-2021. Obiectivul este de a facilita dialogul politic între UE şi Republica Moldova prin acordarea de consultanţă strategică Guvernului, ministerelor şi altor autorităţi-cheie la nivel central administrativ.

Înainte de lansarea activităţii planificate, se va lansa o evaluare pentru a stabili impactul misiunilor anterioare, precum şi experienţa utilă din implementarea acestora. Această evaluare va fi utilizată pentru a defini domeniul de aplicare al asistenţei viitoare sub formă de Înalţi Consilieri prevăzuţi în cadrul prezentei acţiuni.

În conformitate cu OS2

Activitatea 2: Sprijin pentru dialogul politic structurat, coordonarea implementării AA şi intensificarea procesului de armonizare a legislaţiei

Această activitate prevede suport pentru instituţiile de stat-cheie din Moldova, societatea civilă şi organizaţiile neguvernamentale, în procesul de reflecţie comună permanentă asupra priorităţilor, conceptualizării, formulării şi implementării politicilor, strategiilor şi planurilor de acţiuni, în scopul de a asigura bună guvernare, precum şi eficacitatea şi eficienţa proceselor de luare a deciziilor ale Guvernului - în special în domeniile centrale ale sprijinului UE. Asistenţa va oferi expertiză tehnică în toate domeniile, care nu sunt acoperite de UE sau alţi parteneri de dezvoltare, precum şi sprijin pentru intensificarea procesului de armonizare legislativă, prin dezvoltarea capacităţilor serviciului public din Republica Moldova (inclusiv Centrul de Armonizare a Legislaţiei ca instituţie centrală).

Dimensiunea de dezvoltare politică a procesului va fi acoperită în cadrul acestei activităţi, cu accent special pe necesitatea de a consolida instituţiile de bază (Cancelaria de Stat şi MF), precum şi alte instituţii relevante (MAEIE şi MJ, printre altele), în special pentru bugetarea adecvată a cadrelor strategice, precum şi a planurilor operaţionale, în scopul de a asigura fezabilitatea acestora.

De asemenea, se va acorda sprijin pentru securitatea şi integritatea sistemelor şi proceselor în administraţia publică.

În conformitate cu OS3

Activitatea 3: Sprijin Guvernului Republicii Moldova în identificarea şi elaborarea proiectelor legate de implementarea AA

Această activitate prevede furnizarea de expertiză şi sprijin, care are drept scop să contribuie la consolidarea capacităţii Cancelariei de Stat, în calitate de coordonator naţional al asistenţei, pentru a coordona în mod eficient toate sectoarele de asistenţă cu partenerii de dezvoltare, precum şi de a dezvolta un sistem eficient de identificare a proiectelor / necesităţilor şi a seriei de proiecte în conformitate cu priorităţile politice convenite.

Prin urmare, sprijinul va fi oferit prin intermediul Facilităţii de pregătire a proiectelor în: (a) furnizarea de asistenţă ministerelor, autorităţilor de stat şi altor părţi interesate potenţiale, atunci când se vor propune concepte şi propuneri de proiecte eligibile; (b) crearea de noi instrumente de lucru şi metodologii pentru identificarea şi formularea proiectelor (în sinergie cu alte proiecte sectoriale); (c) facilitarea pregătirii unei serii de proiecte viabile financiar de înaltă calitate şi; (d) studii sectoriale în funcţie de necesităţi.

Sistemele de comunicare internă vor fi revizuite din perspectiva gestionării eficiente a datelor, în scopul de a atinge rezultatul prevăzut.

În conformitate cu OS4

Activitatea 4.1: Twinning pentru consolidarea sistemului de combatere a spălării banilor

Această activitate va fi implementată ca twinning şi va consolida cadrul legal şi capacităţile instituţionale ale instituţiilor-cheie active în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului (în special Oficiul de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, UIF, din cadrul structurii Centrului Naţional Anticorupţie, dar şi alte instituţii relevante, cum ar fi Banca Naţională, Comisia Naţională a Pieţei Financiare, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Justiţiei, Ministerul Finanţelor, Inspectoratul General al Poliţiei, Procuratura Generală etc).

Activitatea 4.2: Consolidarea capacităţilor de comunicare eficientă între structurile administraţiei publice din Republica Moldova

Această activitate are ca scop principal asigurarea de consultanţă de specialitate, pentru Cabinetul Primului Ministru, Cancelaria de Stat şi alte autorităţi guvernamentale centrale, cu privire la abordările şi metodele de comunicare internă şi externă, precum şi activităţi de dezvoltare a capacităţilor, pentru a consolida resursele umane interne într-un mod durabil. Un accent deosebit va fi plasat pe implementarea Programului de Guvernare, Strategia Naţională de Dezvoltare Moldova 2020, AA, Agenda de asociere şi activităţile aferente reformei administraţiei publice, împreună cu alte sarcini strategice prioritare.

Activitatea 4.3: Twinning pentru sprijinirea dezvoltării Infrastructurii Naţionale de Date Spaţiale prin îmbunătăţirea schimbul de date spaţiale şi cooperării în conformitate cu standardele UE

Obiectivul principal al Proiectului de Twinning UE propus va fi de a spori sistemul de e-guvernare prin îmbunătăţirea schimbului de date spaţiale şi cooperării între autorităţi în conformitate cu standardele UE şi cele mai bune practici internaţionale. La finalul proiectului, Infrastructura Naţională de Date Spaţiale va fi un instrument funcţional pentru cetăţeni şi agenţii economici în scopul de a verifica informaţiile relevante privind proprietăţile, infrastructurile şi problemele de mediu din orice zonă specifică a ţării. Mai mult decât atât, INDS va oferi un instrument fiabil autorităţilor pentru capacităţi de planificare mai bune într-o gamă largă de politici sectoriale, şi anume transport, mediu şi agricultură, printre altele.

1.3 Logica intervenţiei

Acţiunea în cadrul acestui program îşi propune să creeze condiţiile necesare pentru implementarea eficientă a AA UE-Moldova. În special, prin consiliere politică şi asistenţă orientată în procesele de armonizare a legislaţiei şi dezvoltare a politicilor din domeniile acoperite de AA.

Primul element care trebuie luat în considerare este necesitatea Înalţilor Consilieri, care acordă sprijin Guvernului Republicii Moldova în înţelegerea politicilor UE pentru fiecare sector şi furnizează consultanţă strategică, care ar putea fi utilizată pentru a asigura un proces de armonizare adecvată la cerinţele UE în Republica Moldova. A doua componentă a acestei acţiuni este un program complementar de asistenţă tehnică, care va oferi expertiză tehnică, după necesitate, pentru a evalua în mod corespunzător necesităţile Republicii Moldova comparativ cu angajamentele sale în baza AA. Această componentă va sprijini (la nivel tehnic) activitatea desfăşurată de Înalţii Consilieri şi va acoperi toate sectoarele necesare. Scopul este de a contribui tehnic la alinierea la cerinţele UE, în sectoarele care nu sunt acoperite de alte proiecte, şi oferi o evaluare holistică a progresului în implementarea AA. A treia componentă a acestei acţiuni va fi dezvoltarea unei Facilităţi de pregătire a proiectelor, care va avea două obiective. Pe de o parte, aceasta va contribui la îmbunătăţirea sarcinii de coordonare a asistenţei a Cancelariei de Stat prin integrarea cererilor de asistenţă către partenerii de dezvoltare. Pe de altă parte, această componentă va contribui la consolidarea capacităţii Guvernului Republicii Moldova, astfel încât personalul său să poată identifica şi formula proiecte care urmează să fie finanţate de partenerii de dezvoltare. Este preconizat că, la sfârşitul asistenţei, funcţia de coordonare a asistenţei va fi optimizată (susţinută de un sistem de proiecte abordând lacunele critice de programare şi asigurând în acelaşi timp durabilitatea acţiunii).

A patra componentă poate fi considerată ca măsuri complementare pentru realizarea necesităţilor emergente, care decurg din implementarea AA, precum şi alte proiecte prioritare pentru Guvernul Republicii Moldova în conformitate cu standardele UE. Două proiecte de twinning sunt prevăzute pentru combaterea spălării banilor, precum şi amenajarea teritoriului, iar al treilea proiect (comunicare) se preconizează a fi implementat în baza modalităţii de asistenţă tehnică. Gradul de maturitate a politicilor şi capacitatea de absorbţie a instituţiilor vizate sunt două dintre principalele criterii utilizate pentru selectarea proiectelor de AT sau twinning.

2 IMPLEMENTARE

2.1 Modalităţi de implementare

2.1.1Granturi: orientativ, 2 cereri de propuneri în cadrul programului de Twinning (gestiune directă)

(a) Obiectivele granturilor, domeniile de intervenţie, priorităţile anului şi rezultatele scontate.

Modalitatea cererii de propuneri pentruTwinning va fi folosită pentru a consolida sistemul de combatere a spălării banilor (activitatea 4.1) şi oferi sprijin pentru dezvoltarea Infrastructurii Naţionale de Date Spaţiale prin îmbunătăţirea schimbului de date spaţiale şi cooperării în conformitate cu standardele UE (activitatea 4.3).

Principalele rezultate scontate în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor:

- Cooperare mai strânsă între sistemul moldovenesc şi Oficiul pentru Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor şi sistemele corespunzătoare din statele membre ale UE este realizată;

- Capacităţilor instituţionale sunt îmbunătăţite în acest domeniu, în termeni de informaţii şi know-how;

- Sistemele informatice, procedurile şi instrumentele de comunicare relevante sunt îmbunătăţite;

- Instrumente pentru cazurile complexe de spălare a banilor sunt dezvoltate şi puse în aplicare (de exemplu, echipe comune de anchetă);

- Cooperarea internaţională este consolidată, în special cu Grupul Egmont, pregătirea evaluărilor de către Comitetul de experţi pentru evaluarea măsurilor de combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului (MONEYVAL) al Consiliului Europei şi Reţeaua CamdenInter-agenţii de Recuperare a Creanţelor (CARIN) .

Principalele rezultate scontate în domeniul dezvoltării Infrastructurii Naţionale de Date Spaţiale:

- Legislaţia secundară în domeniul INDS în conformitate cu directivele UE INSPIRE şi pe baza legislaţiei primare din acest domeniu este dezvoltată;

- INDS este pe deplin operaţională şi furnizează informaţii actualizate în mod regulat de la principalii furnizori de informaţii;

- Instrumentele de planificare a teritoriului sunt puse la dispoziţia cetăţenilor, agenţilor economici şi administraţiilor publice prin intermediul unui geoportal funcţional;

- Cetăţenii, agenţii economici şi administraţiile publice sunt mulţumiţi de serviciul furnizat.

(b) Condiţii de eligibilitate

În conformitate cu articolul 4 (10) (b) din Regulamentul (UE) nr.236/2014, participarea la cererile de propuneri pentru programele Twinning se limitează la administraţiile publice ale statelor membre ale UE, înţelegându-se că acestea sunt autorităţile centrale sau regionale ale unui stat membru, precum şi organismele şi structurile lor administrative, şi organismele de drept privat cărora li se încredinţează o misiune de serviciu public sub controlul lor - cu condiţia ca acestea să acţioneze în contul şi sub responsabilitatea statului membru respectiv.

(c) Criterii esenţiale de selectare şi atribuire.

Criteriul esenţial de selecţie este capacitatea operaţională a solicitantului.

Criteriile esenţiale de atribuire sunt expertiza tehnică a solicitantului, precum şi relevanţa, metodologia şi viabilitatea acţiunii propuse.

(d) Rata maximă de cofinanţare.

Rata de cofinanţare pentru contractele de grant Twinning este de 100%¹.

(e) Calendarul orientativ pentru lansarea cererilor.

Se preconizează că cererile de propuneri din cadrul acestui program vor fi lansate, orientativ, în primul trimestru al anului 2017.

(f) Utilizarea sumelor forfetare / sume forfetare / costuri unitare.

Contractele de Twinning includ un sistem de costuri unitare şi finanţare prin sume forfetare, definit în Manualul deTwinning pentru rambursarea expertizei din sectorul public furnizate de administraţiile statelor membre selectate. Utilizarea acestui sistem de costuri unitare şi finanţare prin sume forfetare, care depăşeşte suma de 60 000 euro pentru fiecare beneficiar al unui contract de Twinning, este sub rezerva adoptării unei decizii orizontale separate a Comisiei.

______________________

¹ După cum este prevăzut în Manualul de Twinning

2.1.2 Achiziţii (gestiune directă)

2.2 Domeniul de aplicare de eligibilitate geografice pentru achiziţii şi subvenţii

Se va aplica eligibilitatea geografică din perspectiva locului de stabilire, pentru participarea la procedurile de achiziţii şi de acordare a granturilor, şi a originii bunurilor achiziţionate în modul stabilit în actul de bază şi stabilit în documentele contractuale relevante, cu condiţia următoarelor prevederi.

Administratorul autorizat responsabil al Comisiei poate extinde eligibilitatea geografică, în conformitate cu articolul 9 (2) (b) din Regulamentul (UE) nr.236/2014, pe bază de urgenţă sau de indisponibilitate a produselor şi serviciilor pe pieţele din ţările în cauză, sau în alte cazuri justificate în mod corespunzător, în care normele de eligibilitate ar face realizarea acestei acţiuni imposibilă sau extrem de dificilă.

2.3 Buget orientativ

2.4 Structură organizaţională şi responsabilităţi

Cancelaria de Stat este instituţia coordonatoare responsabilă de asistenţa externă şi va contribui la programarea activităţilor care urmează să fie efectuate şi la monitorizarea proiectelor rezultate.

Un Comitet de coordonare (SC) va fi creat pentru fiecare acţiune individuală propusă pentru a supraveghea implementarea proiectului. Comitetul de coordonare va examina şi ghida activitatea acţiunii şi supraveghea implementarea sa generală. Acesta se va convoca cel puţin de două ori pe an sau mai des, dacă este necesar.

Comitetele de coordonare ale tuturor proiectelor care rezultă din această acţiune va include reprezentanţi ai Cancelariei de Stat, Delegaţia UE în Republica Moldova şi a altor părţi interesate relevante pentru acţiuni.

2.5 Monitorizarea şi raportarea performanţei

Delegaţia UE va executa sarcini regulate de monitorizare, conform planului său de monitorizare, folosind proceduri şi instrumente standard.

Monitorizarea tehnică şi financiară zilnică a implementării acestei acţiuni va fi un proces continuu şi o parte a responsabilităţilor partenerului de implementare. În acest scop, partenerul de implementare va institui un sistem permanent de monitorizare internă, tehnică şi financiară pentru acţiune şi va elabora rapoarte periodice de progres (nu mai rar decât anual) şi rapoarte finale. Fiecare raport trebuie să prezinte o situaţie exactă a implementării acţiunii, dificultăţile întâmpinate, modificările introduse, precum şi gradul de realizare a rezultatelor sale (realizări şi rezultate directe), măsurate prin indicatorii corespunzători, utilizând ca referinţă matricea cadrului logic. Raportul va fi întocmit în aşa fel, încât să permită monitorizarea mijloacelor prevăzute şi angajate, şi a detaliilor bugetului pentru acţiune. Raportul final, narativ şi financiar, va acoperi întreaga perioadă de implementare a acţiunii.

Comisia poate efectua vizite suplimentare de monitorizare a proiectului prin intermediul personalului propriu şi prin consultanţi independenţi, recrutaţi direct de către Comisie pentru revizii independente de monitorizare (sau recrutaţi de agentul responsabil contractat de Comisie pentru implementarea a astfel de revizii).

Misiunile de monitorizare vor avea loc la sfârşitul exerciţiului financiar pentru a examina progresele reformei, cu verificarea rapoartelor financiare şi de execuţie a bugetului, în scopul de a colecta probe privind alocările de finanţare şi bugetare.

2.6 Evaluare

Ţinând cont de natura acţiunii, se va efectua o evaluare ex-post, pentru această acţiune sau componentele sale, prin intermediul consultanţilor independenţi contractaţi de Comisie. Aceasta se va realiza în scopuri de evaluare a responsabilităţilor şi de informare la diferite nivele (inclusiv pentru revizuirea politicii). Logica propusă a intervenţiei legată de implementarea AA şi dialogul privind politicile între UE şi Moldova poate fi revizuită sau reprodusă în cadrul programelor în continuare, urmare acestei evaluări ex-post.

Comisia va informa partenerul de implementare cu cel puţin două luni înainte despre termenele prevăzute pentru misiunile de evaluare. Partenerul de implementare va colabora eficient cu experţii de evaluare şi, printre altele, le va asigura toate informaţiile şi documentele necesare, precum şi accesul la sediul şi activităţile proiectului.

Rapoartele de evaluare vor fi partajate cu ţara parteneră şi alte părţi interesate. Partenerul de implementare şi Comisia vor analiza concluziile şi recomandările evaluărilor şi, după caz, în comun acord cu ţara parteneră, vor decide împreună cu privire la acţiunile în continuare care urmează să fie întreprinse şi orice ajustări necesare, inclusiv, dacă este indicat, reorientarea proiectului.

Orientativ, se va încheia un contract pentru servicii de evaluare în baza unui contract-cadru, în trimestrul 2 din 2021.

2.7 Audit

Fără a aduce atingere obligaţiilor aplicabile contractelor încheiate pentru implementarea acestei acţiuni, Comisia poate, în baza unei evaluări a riscurilor, contracta misiuni independente de audit sau de verificare a cheltuielilor, pentru unul sau mai multe contracte sau acorduri.

Orientativ, se vor încheia două contracte de servicii de audit în baza unui contract-cadru, în trimestrul 2 din 2021.

2.8 Comunicare şi vizibilitate

Comunicarea şi vizibilitatea UE este o obligaţie legală pentru toate acţiunile externe finanţate de UE.

Această acţiune trebuie să conţină măsuri de comunicare şi vizibilitate, care se vor baza pe un Plan specific de comunicare şi vizibilitate a acţiunii, care urmează să fie elaborat la începutul implementării şi susţinut de bugetul alocat pentru fiecare proiect individual.

În ceea ce priveşte obligaţiile legale în materie de comunicare şi vizibilitate, măsurile vor fi implementate de Comisie, ţara parteneră, contractori, beneficiarii de grant şi / sau entităţile însărcinate. Obligaţiile contractuale corespunzătoare vor fi incluse, respectiv, în acordul de finanţare, contractele de achiziţii şi grant, şi acordurile de delegare.

Manualul de comunicare şi vizibilitate pentru acţiunile externe ale Uniunii Europene va fi utilizat pentru a stabili Planul de comunicare şi vizibilitate a acţiunii şi obligaţiile contractuale corespunzătoare. În timpul implementării acţiunii, se va acorda o importanţă mare comunicării şi vizibilităţii.

Acţiunile de vizibilitate şi comunicare trebuie să demonstreze modul în care intervenţia contribuie la realizarea obiectivelor de program convenite. Acţiunile vor urmări consolidarea sensibilizării publicului larg cu privire la intervenţiile finanţate de UE şi obiectivele urmărite. Acţiunile vor avea scopul de a evidenţia pentru publicul-ţintă relevant valoarea adăugată şi impactul intervenţiilor UE. Acţiunile de vizibilitate trebuie să promoveze, de asemenea, transparenţa şi responsabilitatea cu privire la utilizarea fondurilor.

Este responsabilitatea partenerului de implementare de a informa pe deplin Delegaţia UE cu privire la planificarea şi implementarea activităţilor de vizibilitate şi de comunicare specifice.

Partenerul de implementare trebuie să raporteze cu privire la acţiunile sale de vizibilitate şi comunicare în raportul prezentat comitetului de monitorizare IEV şi comitetelor de monitorizare sectoriale.

ANEXA – matricea cadrului logic orientativă (pentru modalitatea de proiect)²

Activităţile, rezultatele scontate şi toţi indicatorii, ţintele şi nivelurile de referinţă incluse în matricea cadrului logic sunt orientative şi pot fi actualizate în timpul implementării acţiunii, şi nu este necesară nicio modificare a deciziei de finanţare. Matricea orientativă a cadrului logic va evolua pe durata acţiunii: linii noi vor fi adăugate pentru a include activităţi, precum şi noi coloane pentru ţintele intermediare (repere) pentru indicatorii realizărilor şi rezultatelor, ori de câte ori va fi relevant pentru monitorizare şi raportare.

______________________

² Indicatorii aliniaţi documentului de programare relevant sunt marcaţi cu ‘*′, iar indicatorii aliniaţi Cadrului de Rezultate UE cu ‘**′.

ANEXA II - CONDIŢII GENERALE

Partea întâi: Dispoziţii aplicabile activităţilor pentru care

ţara parteneră este Autoritatea contractantă

Articolul 1

Principii generale

1.1 Scopul Părţii întâi este de a defini sarcinile încredinţate ţării partenere în cadrul gestiunii indirecte, astfel cum este descrisă în anexa I (dispoziţii tehnice şi administrative) şi să definească drepturile şi obligaţiile ţării partenere, cât şi Comisiei în îndeplinirea acestor sarcini.

Prima parte se aplică sarcinilor legate de contribuţia UE separat sau în combinaţie cu fondurile ţării partenere sau ale unei terţe părţi în cazul în care aceste fonduri sunt puse în aplicare în comun de cofinanţare, şi anume atunci când acestea sunt puse în comun.

Aceste sarcini includ punerea în aplicare de către ţara parteneră, în calitate de autoritate contractantă, procedurile de achiziţii şi de atribuire a granturilor şi atribuirea, semnarea şi punerea în aplicare a contractelor de achiziţii publice şi de acordare de grant rezultate.

Desemnarea entităţilor care aparţin guvernului sau structurii administrative ale ţării partenere şi identificate în anexa I(dispoziţiile tehnice şi administrative) pentru a îndeplini anumite sarcini, nu se califică drept subdelegare. Astfel de entităţi trebuie să respecte drepturile şi obligaţiile prevăzute în partea întâi pentru ţara parteneră în calitate de autorităţi contractante, în timp ce, în acelaşi timp, ţara parteneră rămâne pe deplin responsabilă de îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul acord de finanţare. Referinţele din Acordul de Finanţare pentru ţara parteneră cuprinde, de asemenea acele entităţi.

În calitate de autoritate contractantă, ţara parteneră acţionează sub delegare parţială, cu excepţia cazului în care acţionează în cadrul unui program de estimare sau componentă a ţării partenere gestionate în cadrul unui fond comun:

- În conformitate cu delegarea parţială, ţara parteneră acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii publice şi contracte de grant, iar Comisia verifică ex ante procedurile de atribuire şi execută toate plăţile referitoare la contractanţii şi beneficiarii granturilor;

- În cadrul componentei Impresta unui deviz de program, ţara parteneră acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii şi de acordare a granturilor, care să îi permită, până la pragurile stabilite, procedurile de achiziţii şi de atribuire a granturilor limitată cu sau fără control ex ante din partea Comisiei şi executarea de plăţi către contractanţii şi beneficiarii de granturi, precum şi în contextul manopera directă.

- În cadrul unui fond comun administrat din ţările partenere, ţările partenere acţionează în calitate de autoritate contractantă pentru contractele de achiziţii publice şi contracte de grant, iar Comisia nu supune controlului ex ante tuturor procedurilor de atribuire şi ţara parteneră execută toate plăţile relevante necesare contractanţilor şi beneficiarilor de subvenţii.

În cazul în care ţara parteneră este un stat ACP şi acţiunile sunt finanţate de FED în temeiul Articolului 1.1 din Condiţiile speciale, atribuţiile sunt cele enumerate la punctele (c) – (k) de la articolul 35 alineatul (1) al şaselea paragraf şi de la articolul 35 alineatul (2) din anexa IV la Acordul de parteneriat ACP-CE.

În cazul în care ţara parteneră nu este altceva decât un TTPM şi acţiunile sunt finanţate de FED în temeiul articolul 1.1 din Condiţiile speciale, punerea în aplicare a sarcinilor încredinţate trebuie să respecte, de asemenea, condiţiile prevăzute la articolul 86 alineatul (3) din Decizia 2013/755/UE a Consiliului din 25 noiembrie 2013 privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări la Uniunea Europeană (“Decizia de asociere peste mări”).

1.2 Ţara parteneră este responsabilă pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute în prezentul acord de finanţare dacă aceasta desemnează celelalte entităţi identificate în Anexa I (Dispoziţii tehnice şi administrative) pentru a efectua anumite sarcini. În special, Comisia îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi să suspende şi/sau să rezilieze prezentul acord de finanţare pe baza actelor, omisiuni şi/sau de orice entitate care face obiectul desemnării.

1.3 Ţara parteneră instituie şi asigură funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient. Ţara parteneră trebuie să respecte principiile bunei gestiuni financiare, transparenţei şi nediscriminării şi evitarea conflictelor de interese.

Un conflict de interese survine în cazul în care exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor de orice persoană responsabilă este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al unui ofertant sau solicitant sau contractantul, sau beneficiarul grantului.

Sistemul de control intern este un proces menit să ofere o asigurare rezonabilă că operaţiunile sunt eficace, eficiente şi economice, că acestea sunt fiabile, că activele şi informaţiile sunt protejate, că fraudele şi neregulile trebuie prevenite, detectate şi corectate şi că riscurile legate de legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare sunt gestionate în mod adecvat, ţinând seama de caracterul multianual al activităţilor, precum şi natura plăţilor în cauză.

În special, atunci când ţara parteneră efectuează plăţi în avans o componentă a unui deviz de program sau în cadrul unui fond comun gestionate de ţara parteneră, funcţiile de ordonatorul de credite şi de contabil sunt separate şi incompatibile între ele şi ţara parteneră trebuie să opereze un sistem de contabilitate care oferă informaţii exacte, complete, fiabile şi furnizate în timp util.

1.4 În afara cazurilor în care ţara parteneră aplică propriile sale (inclusiv în cazul unui fond comun, cele convenite de către Fondul comun de donatori) proceduri şi documente standard pentru atribuirea unor contracte de achiziţii şi de contracte de subvenţionare, ţara parteneră efectuează procedurile de atribuire şi de a încheia contractele şi acordurile rezultate în limba prezentului acord de finanţare.

1.5 Ţara parteneră ia toate măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării din partea UE pentru activităţile care îi sunt încredinţate sau pentru alte activităţi desfăşurate în cadrul acestei acţiuni. Aceste măsuri trebuie să fie definite în Anexa I (Dispoziţiile tehnice şi administrative) sau trebuie să fie convenite ulterior între ţările partenere şi Comisie.

Aceste măsuri de comunicare şi informare respectă Manualul privind comunicarea şi vizibilitatea pentru acţiunile externe ale UE, elaborat şi publicat de Comisie, în vigoare la momentul adoptării măsurilor.

1.6 În conformitate cu delegarea parţială şi componenta unui deviz de program, ţara parteneră trebuie să păstreze toate documentele justificative, financiare şi contractuale corespunzătoare începând cu data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare sau de la o dată anterioară, care este stabilită ca data de începere a eligibilităţii costurilor la articolul 6 din Condiţiile speciale pentru o perioadă de cinci ani începând cu sfârşitul perioadei de execuţie, în special, următoarele:

Procedurile de achiziţii publice:

a. Notificarea prevăzută cu dovada publicării anunţului privind achiziţiile publice şi orice rectificări

b. Numirea comitetului de preselecţie

c. Lista candidaţilor selectaţi (inclusiv anexele) şi aplicaţiile

d. Dovada publicării anunţului de selecţie

e. Scrisorile adresate candidaţilor care nu au fost selectaţi

f. Invitaţie de participare la procedura de ofertă sau echivalenta.

g. Dosarul de licitaţie, inclusiv anexele, clarificări, procese-verbale ale reuniunilor, dovada publicării

h. Numirea comitetului de evaluare

i. Raport de deschidere a licitaţiilor, inclusiv anexele

j. Evaluarea/raport de negociere, inclusiv anexele şi ofertele primite¹

k. scrisoarea de notificare

l. Documentele justificative

m. Scrisoarea de însoţire pentru prezentarea contractului

n. Scrisorile adresate candidaţilor respinşi

o. Atribuirea/anunţ de anulare, inclusiv dovada publicării

p. semnate contracte, amendamente, corespondenţa relevantă

Cereri de oferte şi atribuirea directă de granturi:

a. Numirea comitetului de evaluare

b. Deschiderea şi administrativ, a cererilor primite, inclusiv anexele la raport²

c. Scrisorile adresate candidaţilor câştigători şi necâştigători, după evaluarea notei explicative

d. Notă explicativă, raportul de evaluare

e. Raport de evaluare a aplicării integrale sau raport de negociere cu anexele relevante

f. Verificarea eligibilităţii şi a documentelor justificative

g. Scrisorile adresate candidaţilor câştigători şi necâştigători cu liste de rezervă în urma aplicării integrale de evaluare

h. Scrisoare de motivaţie pentru depunerea contractelor de grant

i. Atribuirea/dovada publicării anunţului de anulare

j. Contracte semnate, amendamente, conducătorii şi corespondenţa relevantă.

1.7 Ţara parteneră va asigura un nivel adecvat de protecţie a datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal înseamnă orice informaţie referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. Pentru orice operaţie care implică prelucrarea datelor cu caracter personal, precum colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, divulgarea, ştergerea sau distrugerea acestora, se bazează pe norme şi proceduri ale ţării partenere şi se realizează numai în măsura în care este necesar pentru punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare.

În special, ţara parteneră trebuie să ia măsuri de securitate tehnice şi organizatorice adecvate privind riscurile inerente în astfel de operaţiuni şi natura informaţiilor referitoare la persoana fizică în cauză, pentru:

a) A împiedica orice persoană neautorizată să aibă acces la sistemele computerizate care efectuează astfel de operaţiuni, şi în special de a împiedica orice citire, copiere, modificare sau eliminare a suporturilor de stocare; introducerea neautorizată de date în memorie, precum şi orice divulgare, modificare sau ştergere neautorizată a informaţiilor stocate;

b) Să garanteze faptul că utilizatorii autorizaţi ai unui sistem informatic care efectuează aceste operaţiuni pot avea acces numai la informaţiile care se referă dreptul lor de acces;

c) De a concepe structura organizaţională astfel încât să îndeplinească cerinţele de mai sus.

Articolul 2

Termenul limită pentru semnarea contractelor

şi acordurilor încheiate de către ţara parteneră

2.1 Contractele de achiziţii publice şi contractele de subvenţionare se semnează pentru punerea în aplicare din perspectivă operaţională a prezentului acord de finanţare.

În procesul de punere în aplicare a acţiunilor cofinanţate, contractele de achiziţii publice şi de acordare a granturilor, contractele se încheie în termen de contractare prevăzute în Condiţiile speciale sau stabilite în acest sens de deviz de program.

În cazul în care măsurile nu sunt cofinanţate, contracte de achiziţii şi de acordare a granturilor, contractele se încheie cel târziu în termen de trei ani de la intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare.

Contractele de achiziţii suplimentare şi la contractele de subvenţionare care rezultă dintr-o modificare a prezentului acord de finanţare care adaugă noi activităţi şi sporeşte contribuţia UE, se semnează cel târziu în termen de trei ani de la data intrării în vigoare a acestei modificări a prezentului acord de finanţare sau în cazul acţiunilor cofinanţate în cadrul stabilit termenul de contractare.

Cei trei ani-limită pentru acţiunile noncofinanţate nu poate fi prelungit, cu excepţia cazului în care acţiunea este finanţată de FED. În astfel de cazuri, prelungirea este stipulat la articolul 6 din Condiţiile speciale.

2.2 Cu toate acestea, următoarele tranzacţii pot fi semnate în orice moment pe parcursul etapei de punere în aplicare operaţională:

a. Modificări la contractele de achiziţii şi contracte de grant deja semnate;

b. contractele de achiziţii individuale care urmează a fi încheiate după rezilierea anticipată a contractelor de achiziţii publice existente;

c. contractele referitoare la audit şi evaluare, care pot fi semnate, de asemenea, în etapa de închidere;

d. costurile de funcţionare menţionate la articolul 5.1;

2.3 După expirarea termenelor menţionate la articolul 2.1, echilibrul financiar pentru activităţile aferente încredinţate ţării partenere în care contractele nu au fost semnate în mod corespunzător trebuie să fie dezangajată de către Comisie.

2.4 O astfel de dezangajare se aplică fondurilor prevăzute în buget şi evaluările de audit menţionat la articolul 2.2.c) sau a costurilor de funcţionare menţionate la articolul 2 punctul 2 litera (d).

De asemenea, o astfel de dezangajare se aplică oricărui echilibru financiar al rezervei pentru cheltuieli neprevăzute sau la fondurile disponibile din nou după rezilierea anticipată a contractelor menţionate la articolul 2 alineatul (2b), care poate fi utilizat pentru a finanţa contracte menţionate la articolul 2.2.

Articolul 3

Excludere şi sancţiuni administrative

3.1 Criterii de excludere

3.1.1 Atunci când aplică procedurile şi documentele tip stabilite şi publicate de Comisie în vederea atribuirii contractelor de achiziţii şi de acordare a granturilor, ţara parteneră trebuie să asigure:

- că un contract de achiziţii sau de subvenţionare pentru o anumită procedură de achiziţii publice sau de acordare de subvenţii finanţate de UE nu este atribuită unui operator economic sau solicitant care

a) a falsificat informaţiile solicitate drept condiţie pentru participarea la procedură sau nu a furnizat respectivele informaţii;

b) a fost implicat anterior în pregătirea documentelor aferente achiziţiei, ceea ce presupune o denaturare a concurenţei care nu poate fi remediată în alt mod.

- faptul că niciun contract de achiziţii publice sau de acordare de subvenţii finanţate de UE este atribuită unui operator economic sau solicitant care fie direct, sau persoanele care au putere de reprezentare, decizie sau control asupra acestuia,

a) se află în stare de faliment, nu face obiectul unor proceduri de insolvenţă sau de lichidare sau în orice altă situaţie similară care rezultă în urma unei proceduri de aceeaşi natură prevăzute de legislaţia sau de reglementările naţionale;

b) este prin hotărâre definitivă sau decizie administrativă definitivă care şi-a încălcat obligaţiile privind plata impozitelor sau a contribuţiilor la asigurările sociale.

c) este prin hotărâre definitivă sau decizie administrativă finală declarată vinovată de abateri profesionale grave;

d) printr-o hotărâre definitivă este declarat vinovat de fraudă, corupţie, participare la o organizaţie criminală, spălare de bani, infracţiuni legate de activităţi teroriste, munca copiilor sau traficul de fiinţe umane;

e) a demonstrat deficienţe semnificative în respectarea principalelor obligaţii în executarea unui contract finanţat de UE;

f) prin Hotărârea definitivă sau prin decizia administrativă definitivă a declarat că au comis nereguli care afectează interesele financiare ale UE.

3.1.2 În cazul în care aplicarea propriului său (inclusiv, în cazul unui fond comun, cele convenite de către Fondul comun de donatori) procedurile şi documentele standard pentru atribuirea de contracte de achiziţii şi de acordare a granturilor, ţara parteneră adoptă măsuri, în conformitate cu propria legislaţie, pentru a se asigura că niciun contract de achiziţii publice sau de acordare de subvenţii finanţate de UE este atribuită unui operator economic sau solicitant care se află în una dintre situaţiile menţionate la articolul 3.1.1, a), 1 liniuţă, articolul 3.1.1, liniuţa 2, d) şi articolul 3.1.1, liniuţa 2, f).

Ţara parteneră poate ţine seama, după caz şi pe propria răspundere, informaţiile conţinute în sistemul de detectare timpurie şi de excludere atunci când atribuie contracte de achiziţii şi de atribuire a granturilor. Accesul la informaţii poate fi furnizat prin punctul (e) de legătură, fie prin consultarea Comisiei (Comisia Europeană, Direcţia Generală Buget, contabilul Comisiei, BRE2-13/505, B-1049 Bruxelles, Belgia şi la adresa BUDG-CO1-EXCL-DB@ec.europa.eu în copie la adresa Comisiei menţionate la articolul 3 din condiţiile speciale. Comisia poate refuza plăţile către un contractant sau beneficiarul grantului într-o situaţie de excludere.

3.2 Obligaţii de informare

Ţara parteneră informează Comisia atunci când un operator economic sau de a acorda reclamantului în situaţia menţionată la articolul 3.1, sau a comis nereguli şi fraude sau au încălcat în mod serios şi constatat obligaţiile contractuale.

3.3 Sancţiuni administrative

În cazul în care ţara parteneră ia cunoştinţă de una dintre situaţiile menţionate la articolul 3.1 în îndeplinirea sarcinilor descrise în anexa I, ţara parteneră, în condiţiile legislaţiei sale naţionale, să impună sau să acorde de îndată ce operatorul economic solicitant, o excludere de la procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice sau de grant viitoare şi/sau o sancţiune pecuniară proporţională cu valoarea contractului în cauză. Aceste penalităţi financiare sau sunt impuse în urma unei proceduri contradictorii care să garanteze dreptul la apărare al persoanei în cauză.

În ceea ce priveşte primul paragraf, ţara parteneră este luat în considerare abţinerea de a acţiona, printre altele, în cazul în care:

- legislaţia naţională a ţării partenere nu permite o excludere şi/sau impunerea unei sancţiuni financiare,

- protecţia intereselor financiare ale UE necesită să impună o sancţiune administrativă în termene compatibile cu procedurile interne ale ţărilor partenere,

- impunerea unei sancţiuni administrative necesită o mobilizare a resurselor din afara ţării partenere,

- legislaţia naţională nu permite să se excludă un operator economic de la toate procedurile de atribuire a contractelor finanţate de UE.

În cazul unei astfel de defecţiuni, ţările partenere vor notifica Comisia, Ţările.

Comisia poate decide să impună o excludere de la procedurile de atribuire viitoare finanţate de UE şi/sau a unei sancţiuni financiare între 2 % şi 10 % din valoarea totală a contractului în cauză.

Articolul 4

Delegarea parţială

Procedurile de atribuire

4.1 Sarcinile vor fi efectuate de ţara parteneră în conformitate cu procedurile şi documentele tip stabilite şi publicate de către Comisie pentru atribuirea unor contracte de achiziţii şi de acordare a granturilor, în vigoare în momentul lansării procedurii în cauză.

Control ex-ante

4.2 Pentru a permite un control ex-ante, ţara parteneră prezintă documentele şi dosarele de licitaţie pentru cererile de propuneri Comisiei pentru aprobare înainte de a lansa invitaţii de participare la licitaţii şi cereri de propuneri. De asemenea, ţara parteneră va invita Comisia la deschiderea ofertelor şi a propunerilor şi va furniza Comisiei copii ale ofertelor şi propunerilor primite. Ţara parteneră notifică Comisia în privinţa rezultatelor examinării ofertelor şi a propunerilor şi prezintă o propunere de atribuire, precum şi proiectele de contracte de achiziţii publice şi contracte de granturi Comisiei pentru aprobare.

În cursul punerii în aplicare a contractelor de achiziţii publice sau la contractele de subvenţii, ţara parteneră este, de asemenea, proiecte de acte adiţionale şi ordinele administrative, de către Comisie, în vederea aprobării prealabile.

Ţara parteneră trebuie să invite Comisia pentru acceptarea provizorie şi finală.

Raport

4.3 În cazul în care articolul 5 din Condiţiile Speciale prevăd acest lucru, raportul privind punerea în aplicare a sarcinilor încredinţate ţării partenere trebuie să fie conformă cu modelul prevăzut în anexa III şi declaraţia de gestiune respectă modelul prevăzut în anexa IV. Un audit extern independent, aviz privind declaraţia de gestiune, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internaţional, nu trebuie să fie furnizate în acest caz, deoarece Comisia va efectua audituri pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiile făcute în declaraţia de gestiune, precum şi a legalităţii şi regularităţii tranzacţiilor subiacente.

Proceduri de plată

4.4 Ţara parteneră furnizează Comisiei toate cererile de plată aprobate în următoarele termene, începând de la data primirii cererii de plată, fără a lua în calcul perioadele de suspendare a termenului de plată:

(a) pentru prefinanţările specificate în contractul de achiziţie şi contractul de finanţare:

(i) 15 de zile calendaristice pentru o acţiune finanţată în cadrul bugetului;

(ii) 30 de zile calendaristice pentru acţiuni finanţate în cadrul FED;

b) 45 de zile calendaristice pentru alte plăţi

Comisia acţionează în conformitate cu articolele 4.9 şi 4.10, în perioada de la data limită de plată prevăzută în contractul de achiziţie şi la contractele de subvenţionare, cu excepţia termenelor menţionate anterior.

4.5 La primirea unei cereri de plată de la un contractant sau beneficiarul grantului, ţara parteneră informează Comisia cu privire la primirea şi analizează de îndată dacă cererea este admisibilă, şi anume dacă acesta conţine identificarea că contractantul sau beneficiarul grantului, a contractului sau acordului în cauză, suma, moneda şi data. În cazul în care ţara parteneră concluzionează că cererea este inadmisibilă, aceasta respinge cererea şi informează contractantul sau beneficiarul grantului de această respingere şi motivele acesteia în termen de 30 de zile de la primirea cererii. Ţara parteneră trebuie, de asemenea, să informeze Comisia cu privire la această decizie şi la motivele care stau la baza deciziei sale.

4.6 La primirea unei cereri de plată admisibile, ţara parteneră trebuie să examineze dacă o plată este exigibilă, şi anume dacă toate obligaţiile contractuale au fost îndeplinite care justifică plata, inclusiv un raport de examinare, dacă este cazul. În cazul în care ţara parteneră concluzionează că plata nu este exigibilă, el informează contractantul sau beneficiarul grantului şi din aceste motive. Transmiterea acestor informaţii suspendă termenul de plată. Comisia primeşte o copie a informaţiilor astfel expediate. Comisia trebuie, de asemenea, să fie informată cu privire la replică sau de măsuri corective de către contractant sau beneficiarul grantului. Ca răspuns, acţiuni care vizează corectarea nerespectarea obligaţiilor sale contractuale va relua termenul de plată. Ţara parteneră trebuie să examineze răspunsul sau o acţiune în temeiul prezentului alineat.

4.7 În cazul în care Comisia nu este de acord cu ţara parteneră şi a concluzionat că plata nu este exigibilă, el a informează ţara parteneră a acesteia. Ţara parteneră îşi reexaminează şi, dacă ajunge la concluzia că plata este exigibilă, acesta informează contractantul sau beneficiarul grantului. Suspendarea termenului de plată se ridică la transmiterea acestor informaţii. Ţara parteneră informează, de asemenea, Comisia. Ţările partenere trebuie să continue, astfel cum se prevede la articolul 4.8.

În cazul în care un dezacord între ţările partenere şi Comisia persistă, Comisia poate acorda, în mod incontestabil, partea din suma facturată, cu condiţia ca aceasta să fie în mod clar separabile de suma contestata. Comisia informează ţara parteneră şi contractantul sau beneficiarul grantului de această plată parţială.

4.8 În cazul în care ţara parteneră concluzionează că plata este exigibilă, acesta transferă cererea de plată şi toate documentele însoţitoare necesare Comisiei în vederea aprobării şi a plăţii. Aceasta oferă o imagine de ansamblu a numărului de zile a termenului de plată rămase şi pentru toate perioadele de suspendare a acestui termen.

4.9 După transferarea sumelor rezultate din cererea de plată în conformitate cu articolul 4.8, în cazul în care Comisia concluzionează că plata nu este exigibilă, el informează ţara parteneră şi, în copie, contractantul sau beneficiarul grantului şi din aceste motive. Informează contractantul sau beneficiarul grantului are ca efect suspendarea termenului de plată, în conformitate cu contractul încheiat. Un răspuns sau o acţiune corectivă de contractantul sau beneficiarul grantului este tratată de către ţara parteneră în conformitate cu articolul 4.6.

4.10 În cazul în care ţara parteneră şi Comisia conchid că plata este scadentă, Comisia efectuează plata.

4.11 În cazul în care dobânda de întârziere este datorată contractantul sau beneficiarul grantului, se repartizează între ţările partenere şi Comisia în mod proporţional cu numărul de zile de întârziere, în plus faţă de termenele prevăzute la articolul 4.4, sub rezerva următoarelor condiţii:

(a) numărul de zile utilizate de către ţara parteneră este calculată de la data înregistrării unei cereri de plată admisibile menţionate la articolul 4.6 la data transmiterii cererii către Comisie menţionate la articolul 4.8 şi de la data informării de către Comisie menţionate la articolul 4.9, în urma transferului cererii Comisiei menţionate la articolul 4.8. Orice perioadă de suspendare a termenului de plată trebuie să fie deduse.

(b) numărul de zile utilizate de Comisie se calculează din ziua următoare datei de transmitere a cererii de către ţara parteneră menţionate la articolul 4.8 la data plăţii şi de la data transferului la data informării ţara parteneră în conformitate cu articolul 4.9.

4.12 Orice circumstanţe neprevăzute de procedura de mai sus vor fi soluţionate într-un spirit de cooperare dintre ţara parteneră şi Comisie prin analogie cu dispoziţiile de mai sus, respectând în acelaşi timp relaţiile contractuale ale ţării partenere cu contractantul sau beneficiarul grantului.

În cazul în care este posibil, una dintre părţi cooperează la cererea celeilalte părţi în ceea ce priveşte furnizarea de informaţii utile pentru evaluarea cererii de plată, chiar înainte ca cererea de plată transferate formal, fie reîntoarse din prima parte.

4.13 Un contract de achiziţii publice sau contractul de finanţare care nu a generat nicio plată în termen de doi ani de la semnarea acestuia este reziliat în mod automat şi finanţarea acesteia se dezangajează, cu excepţia cazului în care litigiile aflate pe rolul unei instanţe de judecată sau al unui organism arbitral.

Articolul 5

Componente de avans a devizului de program

Aplicare

5.1 Devizul de program este un document de stabilire a programului activităţilor care urmează să fie desfăşurate şi la resursele umane şi materiale necesare, bugetul corespunzător, precum şi măsuri tehnice şi administrative detaliate de punere în aplicare pentru executarea acestor operaţionale activităţi în punerea în aplicare din perspectivă operaţională a prezentului acord de finanţare.

Devizul de program de punere în aplicare a acordului de finanţare trebuie să respecte procedurile şi documentele standard în ceea ce priveşte devizele de program stabilite de Comisie, în vigoare la momentul adoptării deviz de program în cauză.

Organismul de punere în aplicare a activităţilor operaţionale în devizul de program pot fi guvernul ţării partenere (operaţiuni centrale) sau un organism de drept public sau privat cu o misiune de serviciu public (operaţiuni publice comandate) sau, în cadrul FED, un organism de drept privat fără o misiune de serviciu public în temeiul unui contract de servicii comandate (operaţiuni private comandate).

Devizul de program trebuie să aibă o componentă de avans şi poate avea o componentă de angajamente specifice.

În cadrul componentei de angajamente specifice, se aplică articolul 4.

În cadrul componentei programului, organismul de punere în aplicare poate, până la pragurile stabilite, procedurile de achiziţii şi de atribuire a granturilor limitată cu sau fără control ex-ante din partea Comisiei şi executarea de plăţi către contractanţii şi beneficiarii de granturi, precum şi în contextul manopera directă.

Manopera directă se referă la activităţile operaţionale care execută direct organismului de punere în aplicare care utilizează personal care angajează şi/sau resursele sale existente (maşini, echipamente şi alte resurse).

Costurile de funcţionare suportate de organismul de execuţie pot fi eligibile pentru finanţare din partea UE în cadrul componentei de avans de deviz de program. În acest caz, acestea sunt eligibile pentru finanţare din partea Uniunii pe toată durata perioadei de execuţie din prezentul acord de finanţare, cu excepţia datei de eligibilitate a costurilor este stipulată la articolul 6 din Condiţiile speciale. Costurile de funcţionare sunt costurile suportate de organismul de execuţie în îndeplinirea sarcinilor de punere în aplicare şi include personal local, utilităţi publice (de exemplu, apă, gaze şi energie electrică), închirierea de spaţii, consumabile, întreţinerea, călătorii de afaceri pe termen scurt şi de combustibil pentru vehicule. Acestea nu includ achiziţia de vehicule sau a oricărui alt echipament sau nici o activitate operaţională. Astfel de costuri de exploatare pot fi percepute şi plătite în conformitate cu procedurile proprii ale organismului de execuţie.

Procedurile de atribuire

5.2 În cadrul componentei de avansa a programului, organismul de punere în aplicare poate efectua, în totalitate sau parţial, la procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii şi de acordare a granturilor, în conformitate cu propriile sale proceduri şi documente standard, în măsura în care se obţin probe prealabile de către Comisie, organismului de punere în aplicarea ţării partenere:

- asigură funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient şi

- aplică normele şi procedurile adecvate de achiziţii publice şi/sau acordarea de granturi.

În măsura în care astfel de dovezi nu sunt obţinute, procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii şi de atribuire a granturilor sunt efectuate de organismul de execuţie în conformitate cu procedurile şi documentele tip stabilite şi publicate de Comisie, în vigoare în momentul lansării procedurii în cauză.

Control ex-ante

5.3 În acest sens, cu excepţia cazului în care mecanismele tehnice şi administrative din Devizul de program dispun altfel, organismul de punere în aplicare prezintă Comisiei spre aprobare prealabilă, la dosarele de licitaţie şi propuneri de decizie de atribuire a contractelor de achiziţii publice a căror valoare depăşeşte 100.000 de euro, precum şi toate propunerile pentru orientările privind cererile şi deciziile de atribuire a contractelor de grant, în conformitate cu procedurile şi documentele tip stabilite şi publicate de către Comisie.

În plus faţă de obligaţiile de păstrare a evidenţei prevăzute la articolul 1.6 din prezentele condiţii generale, ţara parteneră, în aceeaşi perioadă, păstrează toate documentele contractuale şi financiare relevante.

Declaraţia de gestiune

5.4 Ţara parteneră trebuie să prezinte în fiecare an Comisiei, până la data menţionată la articolul 6 din Condiţiile Speciale care prevăd acest lucru, o declaraţie de gestiune semnată de ţara parteneră, folosind modelul din anexa IV.

Un audit extern independent, aviz privind declaraţia de gestiune, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internaţional, nu trebuie să fie furnizate în acest caz, deoarece Comisia va efectua audituri pentru această acţiune. Aceste audituri vor verifica veridicitatea afirmaţiile făcute în declaraţia de gestiune, precum şi a legalităţii şi regularităţii tranzacţiilor subiacente.

Plăţi

5.5 Comisia va transfera prima tranşă de prefinanţare, la semnarea unui deviz de program de către toate părţile, în termen de 60 de zile calendaristice, în cazul în care devizul de program este finanţat prin FED şi de 30 zile calendaristice atunci când este finanţată de la bugetul UE, Comisia alocă mai multe tranşe de pre-finanţare în termen de 60 de zile calendaristice de la primirea şi aprobarea cererea de plată şi rapoartele sale.

Dobânda penalizatoare nu este datorată în conformitate cu Regulamentul financiar aplicabil. Termenul-limită de plată pot fi suspendate de către Comisie, informând ţara parteneră, în orice moment în cursul perioadei menţionate mai sus, că cererea de plată nu poate fi onorată, fie datorită faptului că suma nu este exigibilă, fie pentru că nu au fost prezentate documentele justificative corespunzătoare. În cazul în care informaţiile care pun la îndoială eligibilitatea cheltuielii care apare într-o solicitare de plată intră în posesia Comisiei, Comisia poate suspenda termenul-limită de plată pentru a face verificări suplimentare, inclusiv o verificare la faţa locului în scopul de a determina, înainte de efectuarea plăţii, dacă suma este eligibilă. Suspendarea şi motivele care au stat la baza acesteia se comunică ţării partenere cât mai curând posibil. Termenul-limită de plată va fi reluată în momentul în care au fost furnizate documente justificative care lipsesc sau dacă cererea de plată a fost corectată.

5.6 Comisia efectuează plăţi într-un cont bancar deschis la o instituţie financiară aprobată de Comisie.

5.7 Ţara parteneră trebuie să garanteze că fondurile acordate de Comisie pot fi identificate în acest cont bancar.

5.8 Transferurile în euro, în cazul în care este necesar, se convertesc în moneda naţională a ţării partenere şi dacă plăţile trebuie efectuate de către ţara parteneră, la rata în vigoare la data plăţii de către ţara parteneră.

5.9 Componenta de avans de deviz de program care nu a condus la nicio plată către ţara parteneră în termen de doi ani de la încheierea programului estima este revocat, iar finanţarea sa trebuie să fie dezangajate. Pentru acţiunile finanţate în cadrul FED, o prelungire a acestui termen poate fi stipulată la articolul 6 din Condiţiile speciale.

Articolul 6

Fondul comun gestionat de către ţara parteneră

Cererile

6.1 Ţara parteneră care gestionează un fond comun poate fi eligibilă pentru o contribuţie a UE la fondul de rezervă, în măsura în care înainte se obţină probe de către Comisie că organul administrativ în ţara parteneră:

- asigură funcţionarea unui sistem de control intern eficace şi eficient;

- utilizează un sistem de contabilitate care oferă informaţii exacte, complete şi fiabile în timp util;

- face obiectul unui audit extern independent, efectuat, în conformitate cu standardele de audit recunoscute la nivel internaţional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcţional de entitatea sau de persoană în cauză;

- aplică normele şi procedurile adecvate pentru achiziţiile publice şi granturile;

- asigură publicarea ex post a informaţiilor referitoare la destinatari; şi

- asigură o protecţie rezonabilă a datelor cu caracter personal.

Procedurile de atribuire

6.2 În temeiul contribuţiei UE la fondul comun gestionat într-o ţară parteneră, organul administrativ în ţara parteneră îşi îndeplineşte sarcinile în conformitate cu propriile sale proceduri şi formulare standard pentru atribuirea de contracte de achiziţii şi de acordare a granturilor, sau cu cele convenite între donatori.

Punerea în aplicare

6.3 În cazul în care o contribuţie a UE la fondul comun gestionat într-o ţară parteneră, în plus faţă de drepturile şi obligaţiile deja prevăzute în prezentele condiţii generale, alte norme detaliate în Anexa V la Acordul de finanţare se aplică ţării partenere de punere în aplicare a contribuţiei UE la Fondul comun.

Articolul 7

Publicarea informaţiilor referitoare la contractele de achiziţii

şi de atribuire a granturilor de către ţara parteneră

7.1 Ţara parteneră se angajează să publice în fiecare an, într-un loc dedicat şi uşor accesibil de pe site-ul său internet, pentru fiecare contract de achiziţii şi de acordare a granturilor, care este autoritatea contractantă în acest sens componenta programului estimări menţionate la articolul 5 şi punerea în comun a fondurilor menţionate la articolul 6, natura şi scopul său, numele şi localitatea contractantul (contractanţii în cazul unui consorţiu) sau beneficiarul grantului (beneficiarii grantului în cazul unui grant pentru beneficiari multipli), precum şi valoarea contractului. Localitatea o persoană fizică este o regiune la nivel NUTS 2. Localitatea unei persoane juridice este adresa sa.

În cazul în care publicarea pe internet nu este posibilă, informaţiile sunt publicate prin orice alt mijloc adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al ţării partenere.

Articolul 6 din condiţiile speciale prevăd localizarea, pe internet sau în alt mod, de locul de publicare; se face trimitere la această locaţie în locul dedicat de pe site-ul internet al Comisiei.

7.2 Bursele şi sprijinul financiar direct acordat persoanelor fizice aflate în nevoie se publică în mod anonim şi într-un mod cumulate pe categorii de cheltuieli.

În caz contrar, în cazul persoanelor fizice, numele se înlocuieşte cu “persoană fizică” la doi ani de la data publicării. Numele unei entităţi juridice care conţin ca unei persoane fizice implicate în această entitate nu este tratată ca un nume de persoană fizică.

Publicarea numelor persoanelor fizice nu se aplică în cazul în care o astfel de publicare riscă să încalce drepturile fundamentale sau dăuna intereselor lor comerciale.

Ţara parteneră trebuie să prezinte o listă de date care urmează să fie publicat pe persoane fizice cu nicio justificare pentru derogările de la publicarea propunerii Comisiei care trebuie să acorde autorizaţia prealabilă la prezenta listă. În cazul în care este necesar, Comisia completează localitatea persoana fizică se limitează la o regiune la nivel NUTS 2.

7.3 Publicarea contractelor de achiziţii publice şi de acordare de grant încheiate (adică date semnate de ţara parteneră şi contractantul sau beneficiarul grantului) în cursul perioadei de raportare trebuie să aibă loc în termen de şase luni de la data prezentării raportului, în conformitate cu articolul 6 din Condiţiile speciale.

7.4 Publicarea contractelor poate fi suspendată în cazul în care o astfel de publicare riscă să dăuneze intereselor comerciale contractanţilor sau beneficiarilor de granturi. Ţara parteneră trebuie să prezinte o listă cu astfel de justificări, iar Comisia trebuie să acorde autorizaţia prealabilă pentru publicarea acestor derogări.

7.5 În cazul în care Comisia efectuează plăţi către contractanţii sau beneficiarii de granturi în temeiul articolul 4, aceasta asigură publicarea de informaţii cu privire la contractele de achiziţii publice şi contracte de grant în conformitate cu normele sale.

Articolul 8

Recuperarea fondurilor

8.1 Ţara parteneră iau toate măsurile adecvate pentru a recupera fondurile plătite în mod necuvenit.

Sumele plătite nejustificat şi se recuperează de către ţara parteneră, sumele din garanţii financiare constituită pe baza procedurilor de achiziţii publice şi de acordare de granturi, sume din penalităţile financiare impuse de ţara parteneră, precum şi daunele-interese acordate de ţara parteneră trebuie trimise Comisiei.

8.2 Fără a aduce atingere celor de mai sus, responsabilitatea ţării partenere de a recupera fondurile plătite în mod necuvenit, ţara parteneră este de acord că Comisia poate, în conformitate cu dispoziţiile Regulamentului financiar aplicabil şi prezentul acord de finanţare, constata în mod oficial o sumă ca fiind plătite necuvenit în cadrul contractelor de achiziţii publice şi de acordare de subvenţii finanţate în temeiul părţii întâi şi procedează la recuperarea acestora prin orice mijloace în numele ţării partenere, inclusiv prin deducerea sumei datorate de către contractant sau beneficiarul grantului în oricare din creanţele sale faţă de UE şi de recuperare forţată în faţa instanţelor competente.

8.3 În acest scop, ţările partenere trebuie să furnizeze Comisiei toate documentele şi informaţiile necesare. Ţara parteneră autorizează Comisia să procedeze la recuperarea ajutorului, în special prin recurgerea la o garanţie de un contractant sau beneficiarul grantului de care ţara parteneră este autoritatea contractantă sau prin compensare a sumelor care trebuie recuperate din orice sume datorate contractantul sau beneficiarul grantului de ţara parteneră, în calitate de autoritate contractantă, şi finanţate de către UE, în temeiul prezentului acord de finanţare sau alt sau de recuperare forţată în faţa instanţelor competente.

8.4 Comisia informează ţara parteneră că procedurile de recuperare au fost deschise (inclusiv, dacă este necesar, în faţa unei instanţe naţionale).

8.5 În cazul în care ţara parteneră este un beneficiar de grant, sau cu partenerul responsabil de implementare subdelegat de entitatea cu care Comisia încheie un acord de delegare, Comisia poate recupera fondurile din ţara parteneră care îi sunt datorate entităţii, dar care nu a fost în măsură să se redreseze în sine.

Articolul 9

Creanţele financiare în temeiul unor contracte şi acorduri

Ţara parteneră se angajează să se consulte cu Comisia înainte de a lua orice decizie cu privire la o cerere de despăgubiri formulată de un contractant sau beneficiarul grantului şi luate în considerare de către ţara parteneră este justificată în întregime sau în parte. Consecinţele financiare pot fi suportate de UE doar în cazul în care Comisia a acordat o autorizaţie prealabilă. O astfel de autorizaţie este de asemenea necesară pentru orice utilizare a fondurilor angajate în temeiul prezentului acord de finanţare pentru acoperirea costurilor generate de disputele legate de contracte sau acorduri.

Articolul 10

Depăşiri de costuri şi ale modalităţilor de finanţare a acestora

10.1 Depăşiri individuale ale liniilor bugetare ale activităţilor puse în aplicare de către ţara parteneră este tratată prin realocarea de fonduri în cadrul bugetului general, în conformitate cu articolul 25 din prezentele condiţii generale.

10.2 Ori de câte ori există un risc de depăşire a sumei prevăzute pentru activităţile puse în aplicare de către ţara parteneră, ţara parteneră informează imediat Comisia şi solicitând o autorizare prealabilă pentru acţiunile corective planificate pentru a acoperi această depăşire, în care se propune fie să reducă sau să se bazeze pe activităţile proprii sau a altor resurse care nu ţin de UE.

10.3 În cazul în care activităţile nu pot fi reduse, sau dacă depăşirea nu poate fi acoperit de resursele proprii ale ţării partenere sau alte resurse, Comisia poate, la cererea justificată în mod corespunzător a ţării partenere, decide să acorde mai multă finanţare din partea UE. În cazul în care Comisia adoptă o astfel de decizie, costuri suplimentare sunt finanţate, fără a aduce atingere normelor şi procedurilor relevante ale UE, prin eliberarea unei contribuţii financiare adiţionale care urmează a fi stabilite de către Comisie. Prezentul acord de finanţare se modifică în consecinţă.

Partea a doua: Dispoziţii aplicabile în ceea ce priveşte sprijinul bugetar

Articolul 11

Dialogul politic

Ţara parteneră şi UE se angajează să demareze un dialog periodic constructiv la nivelul adecvat privind punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare.

În cazul în care ţara parteneră este un stat ACP şi această acţiune este finanţată în cadrul Fondului european de dezvoltare (FED) în conformitate cu articolul 1.1 din Condiţiile speciale, acest dialog poate constitui o parte din cadrul mai amplu al dialogului politic prevăzut la articolul 8 din Acordul de parteneriat ACP-CE.

Articolul 12

Verificarea condiţiilor şi plata

12.1. Comisia verifică condiţiile de plată a tranşelor din sprijinul bugetar, aşa cum sunt identificate în anexa I, dispoziţiile tehnice şi administrative).

În cazul în care Comisia consideră că nu sunt îndeplinite condiţiile de plată, aceasta informează ţara parteneră în acest sens, fără întârzieri nejustificate.

12.2. Cererile de plată depuse de ţara parteneră sunt eligibile pentru finanţare din partea Uniunii, cu condiţia ca acestea să fie în conformitate cu dispoziţiile prevăzute în anexa I (dispoziţii tehnice şi administrative) şi ca acestea să fie prezentate în timpul etapei de punere în aplicare operaţională.

12.3. Ţara parteneră se aplică reglementările privind schimbul valutar sa naţională în mod nediscriminatoriu tuturor plăţilor de sprijin bugetar pentru fiecare componentă.

12.4 În cazul în care nicio plată către ţara parteneră nu este realizată în termen de doi ani de la intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare, sprijinul bugetar va fi reziliat în mod automat şi finanţarea programului va fi deblocat. Pentru acţiunile finanţate în cadrul FED, o extindere a termenului poate fi stipulată la articolul 6 din Condiţiile speciale.

Articolul 13

Transparenţa sprijinului bugetar

Ţara parteneră consimte la publicarea de către Comisie a acestui acord de finanţare, împreună cu orice modificare a acesteia, inclusiv prin mijloace electronice, precum şi al informaţiilor de bază privind sprijinul bugetar pe care Comisia le consideră adecvate. Această publicare a sancţiunilor să nu conţină niciun fel de date cu încălcarea legislaţiei UE aplicabile în materie de protecţie a datelor cu caracter personal.

Articolul 14

Recuperarea sprijinului bugetar

Toate sau o parte din plăţile de sprijin bugetar pot fi recuperate de către Comisie, cu respectarea principiului proporţionalităţii, în cazul în care Comisia stabileşte că plata a fost afectată de nereguli grave atribuite ţării partenere, în special în cazul în care ţara parteneră furnizate nefiabile sau informaţii incorecte sau a fost implicat în activităţi de corupţie sau fraudă.

Partea a treia: Dispoziţii aplicabile acestei acţiuni, indiferent de modul de gestiune

Articolul 15

Executarea şi termenul limită pentru încheierea contractelor

15.1 Perioada de execuţie a prezentului acord de finanţare cuprinde două etape:

- o fază de punere în aplicare operaţională, în care activităţile operaţionale ale acţiunii sunt efectuate. Această etapă începe la data intrării în vigoare a prezentului acord de finanţare sau de la data prevăzută în Condiţiile speciale şi se încheie odată cu deschiderea în etapa de închidere;

- o fază de încheiere, în final de audit şi de evaluare care sunt efectuate şi contractele şi programul prevăzut pentru punerea în aplicare a acestui acord de finanţare încheiat din punct de vedere tehnic şi financiar. Durata acestei etape este stipulată în articolul 2.3 din Condiţiile speciale. Aceasta începe după încheierea fazei operaţionale de punere în aplicare.

Aceste perioade sunt reflectate în acordurile care urmează a fi încheiate de ţara parteneră şi de Comisie în punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare, în special în acordurile de delegare şi contracte de achiziţii şi de atribuire a granturilor.

15.2 Costurile legate de activităţile operaţionale sunt eligibile pentru finanţare din partea Uniunii numai dacă au fost efectuate în cursul fazei operaţionale de punere în aplicare; costurile suportate înainte de intrarea în vigoare a prezentului acord de finanţare nu sunt eligibile pentru finanţare din partea Uniunii, cu excepţia cazului în care se prevede altfel la articolul 6 din Condiţiile speciale. Costurile aferente auditurilor şi evaluării finale, a activităţilor de închidere şi costurile de funcţionare menţionate la articolul 5.1 sunt eligibile până la sfârşitul anului în etapa de închidere.

15.3 Oricărui sold rămas din contribuţia UE se dezangajează automat nu mai târziu de şase luni după sfârşitul perioadei de execuţie.

15.4 În cazuri excepţionale şi justificate corespunzător, se poate face o cerere de extindere a fazei de implementare şi operaţionale în faza de finalizare, precum şi în mod corelativ perioadei de execuţie. Dacă este aprobată, acordul de finanţare trebuie modificat în consecinţă.

15.5 Articolul 2 din prezentele condiţii generale se aplică contractelor de achiziţii publice şi contracte de grant atribuit de Comisie în calitate de autoritate contractantă (gestiune directă), cu excepţia ultimului paragraf de la articolul 2.1.

Acordurile de delegare încheiate de Comisie fac obiectul unui alt termen de contractare prevăzute de regulamentul financiar al UE. În cazul în care, după expirarea acestui termen, fondurile aferente vor fi dezangajate, Comisia informează în mod corespunzător ţara parteneră a acestuia.

Articolul 16

Verificările şi controalele efectuate de Comisie, Oficiul European

de  Luptă Antifraudă (OLAF) şi Curtea de Conturi Europeană

16.1 Ţara parteneră asistă şi sprijină verificările şi controalele efectuate de Comisie, OLAF şi a Curţii de Conturi Europene, la cererea acestora.

Ţara parteneră este de acord cu Comisia, OLAF şi Curtea de Conturi Europeană să efectueze controale documentare şi la faţa locului cu privire la utilizarea fondurilor UE în cadrul activităţilor în temeiul prezentului acord de finanţare şi efectuarea unui audit complet, dacă este necesar, pe baza documentelor justificative, a conturilor şi a documentelor contabile şi a oricărui alt document referitor la finanţarea activităţilor, pe întreaga durată a prezentului acord de finanţare, cât şi timp de cinci ani de la sfârşitul perioadei de execuţie.

16.2 Ţara parteneră este, de asemenea, de acord că OLAF poate efectua controale şi verificări la faţa locului, în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia UE pentru protecţia intereselor financiare ale Uniunii împotriva fraudei şi a altor nereguli.

În acest scop, ţara parteneră acordă funcţionarilor Comisiei, ale OLAF şi ale Curţii de Conturi Europene şi agenţii autorizaţi ai acestora acces la amplasamentele şi incintele în care operaţiunile finanţate în temeiul prezentului acord de finanţare, inclusiv sistemele informatice şi datele informatice şi la toate documentele referitoare la gestionarea tehnică şi financiară a acestor operaţiuni şi să ia toate măsurile necesare pentru a le facilita activitatea. Accesul agenţilor autorizaţi ai Comisiei, OLAF şi Curţii de Conturi Europene se acordă în condiţii de strictă confidenţialitate în ceea ce priveşte terţele părţi, fără a aduce atingere obligaţiilor de drept public la care sunt supuse acestea. Documentele trebuie să fie accesibile şi prezentate într-o manieră care să permită un control, ţara parteneră sunt obligaţi să informeze Comisia, OLAF şi Curtea Europeană de Conturi cu privire la locaţia exactă în care sunt ţinute.

16.3 Controalele şi misiunile de audit descrise mai sus se aplică, de asemenea, beneficiarilor de granturi, contractanţilor şi subcontractanţilor care au beneficiat de finanţare din partea UE.

16.4 Ţara parteneră este notificată de misiuni la faţa locului de către reprezentanţi numiţi de către Comisie, OLAF şi Curtea de Conturi Europeană.

Articolul 17

Sarcini ale ţării partenere în lupta împotriva neregulilor, a fraudei şi a corupţiei

17.1 Ţara parteneră informează de îndată Comisia cu privire la orice element adus la cunoştinţa sa care stârnesc suspiciuni de nereguli, fraude sau cazuri de corupţie şi a oricăror măsuri luate sau planificate pentru a le face faţă.

17.2 Ţara parteneră se asigură şi verifică periodic că acţiunile finanţate de la buget sunt realizate efectiv şi executate corect. Ia măsurile adecvate pentru a preveni, a depista şi a corecta neregulile şi frauda şi, dacă este necesar, pentru a începe urmărirea penală şi recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit.

“Neregulă” înseamnă orice încălcare a prezentului acord de finanţare, contract şi deviz de program sau de punere în aplicare a dreptului Uniunii care rezultă dintr-un act sau dintr-o omisiune a oricărei persoane care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea fondurilor UE, fie prin reducerea sau pierderea veniturilor datorate Uniunii, fie prin cheltuieli nejustificate.

Prin “fraudă” se înţelege orice act sau omisiune intenţionată privind:

- utilizarea sau prezentarea unor declaraţii false, inexacte sau incomplete, sau documente care are ca efect încasarea sau reţinerea necuvenită de fonduri din bugetul general al UE sau de FED;

- nedivulgarea de informaţii, încălcându-se o obligaţie specifică, cu acelaşi efect;

- utilizarea neadecvată a unor astfel de fonduri în alte scopuri decât cele pentru care au fost iniţial alocate.

17.3 Ţara parteneră se angajează să ia toate măsurile adecvate pentru a preveni, detecta şi pedepsi orice practici de corupţie activă sau pasivă în cursul implementării acordului de finanţare.

“Corupţie pasivă” acţiunea deliberată a unui funcţionar public, care, în mod direct sau printr-un intermediar, solicită sau primeşte avantaje de orice fel pentru el însuşi sau pentru o terţă parte ori acceptă o promisiune referitoare la un astfel de avantaj, să acţioneze sau să se abţină să acţioneze în conformitate cu îndatoririle sale sau în exercitarea funcţiilor sale, cu încălcarea atribuţiilor sale oficiale, care are sau ar putea avea efectul de a prejudicia interesele financiare ale UE.

“Corupţie activă” acţiunea deliberată a oricărei persoane care promite sau acordă, direct sau prin intermediul unui terţ, un avantaj de orice natură, unui funcţionar, pentru sine sau pentru un terţ, să acţioneze sau să se abţină să acţioneze în conformitate cu îndatoririle sale sau în exercitarea funcţiilor sale, cu încălcarea atribuţiilor sale oficiale, care are sau ar putea avea efectul de a prejudicia interesele financiare ale UE.

17.4 În cazul în care ţara parteneră nu ia măsuri adecvate pentru a preveni fraudele, nereguli şi corupţie, Comisia poate adopta măsuri de precauţie, inclusiv suspendarea aplicării prezentului acord de finanţare.

Articolul 18

Suspendarea plăţilor

18.1 Fără a aduce atingere suspendării sau denunţării prezentului acord de finanţare, în conformitate cu articolele 26 şi, respectiv, 27, Comisia poate suspenda, parţial sau integral, plăţile în cazul în care:

a) Comisia a înfiinţat sau are motive serioase de îngrijorare cu privire la faptul că, pe baza informaţiilor primite, trebuie să verifice dacă ţara parteneră a comis erori substanţiale, nereguli sau fraude în cursul procedurii de atribuire a contractelor şi a subvenţiilor sau în punerea în aplicare a acţiunii, sau ţara parteneră nu şi-a respectat obligaţiile care îi revin în temeiul prezentului acord de finanţare, inclusiv în ceea ce priveşte punerea în aplicare a obligaţiilor de comunicare şi un plan de vizibilitate;

b) Comisia a înfiinţat sau are motive serioase de îngrijorare cu privire la faptul că, pe baza informaţiilor primite, trebuie să verifice, dacă ţara parteneră a comis erori sistemice sau recurente, abateri, fraude sau a încălcat obligaţiile în temeiul prezentului acord sau a altor acorduri de finanţare, cu condiţia ca respectivele erori, nereguli, fraude sau încălcări ale obligaţiilor au un impact material asupra punerii în aplicare la prezentul acord de finanţare sau pune în discuţie fiabilitatea sistemului de control intern al ţării partenere sau legalitatea şi regularitatea cheltuielilor subiacente;

c) Comisia bănuieşte că ţara parteneră a comis erori substanţiale nereguli, fraude sau încălcări ale obligaţiilor care îi revin în cadrul procedurii de atribuire a contractelor şi a subvenţiilor sau în cursul punerii în aplicare a acţiunii şi trebuie să verifice dacă acestea au avut loc;

d) este necesară pentru prevenirea unui prejudiciu grav adus intereselor financiare ale Uniunii.

18.2 Comisia informează de îndată ţara parteneră cu privire la suspendarea plăţilor şi cu privire la motivele acestei suspendări.

18.3 Suspendarea plăţilor va avea ca efect suspendarea termenelor de plată pentru orice cerere de plată în curs.

18.4 Pentru reluarea plăţilor ţării partenere depun eforturi pentru a remedia situaţia care a condus la suspendarea cât mai curând posibil şi informează Comisia cu privire la progresele realizate în acest sens. Comisia, de îndată ce consideră că condiţiile pentru reluarea plăţilor au fost îndeplinite, aceasta informează ţara parteneră.

Articolul 19

Alocarea fondurilor recuperate de Comisie în cadrul acţiunii

În cazul în care acţiunea este finanţată din FED, sumele plătite nejustificat şi se recuperează de către Comisie se ridică la garanţii financiare constituită pe baza procedurilor de achiziţii publice şi de acordare de granturi, sume din penalităţile financiare impuse, precum şi despăgubirile acordate Comisiei va fi alocată acestei acţiuni.

Articolul 20

Dreptul de stabilire şi de şedere

20.1 Atunci când se justifică prin natura contractului, contract de achiziţii publice sau de acordare de subvenţii ţării partenere conferă persoanelor fizice şi juridice care participă la invitaţiile de participare la licitaţie pentru contractele de lucrări, bunuri sau servicii sau la cererile de propuneri şi vor fi entităţile cărora li s-au încredinţat sarcini de implementare menţionate în anexa I cu titlu dreptul de stabilire şi de şedere pe teritoriul ţării partenere (e). Acest drept trebuie să rămână valabilă pentru o lună după atribuirea contractului.

20.2 Ţara parteneră conferă contractanţii şi beneficiarii granturilor în materie de achiziţii, entităţile cărora li s-au încredinţat sarcini de implementare menţionate în anexa I (dispoziţii tehnice şi administrative), persoane fizice ale căror servicii sunt necesare pentru executarea acestei acţiuni şi membrii familiilor acestora cu drepturi similare pe parcursul punerii în aplicare a acţiunii.

Articolul 21

Dispoziţii fiscale şi vamale şi regimul valutar

21.1 Ţara parteneră va aplica contractelor de achiziţii publice şi contracte finanţate de UE acordă clauza naţiunii celei mai favorizate un regim fiscal şi vamal aplicat statelor sau organizaţiilor internaţionale de dezvoltare cu care au relaţii.

În cazul în care ţara parteneră este un stat ACP, nu se ţine seama de regimul aplicat de la celelalte state ACP sau altor ţări în curs de dezvoltare în scopul determinării celei mai favorizate tratări.

21.2 În cazul în care un acord-cadru, care cuprind dispoziţii mai detaliate referitoare la acest subiect, aceste dispoziţii se aplică şi în acest caz.

Articolul 22

Confidenţialitatea

22.1 Ţara parteneră este de acord că documentele şi datele deţinute de o entitate cu care ţara parteneră se află într-o relaţie contractuală cu privire la acestea pot fi înaintate Comisiei de către entitate în scopul punerii în aplicare a prezentei sau un alt acord de finanţare. Comisia respectă confidenţialitatea tuturor modalităţilor convenite între ţara parteneră şi această entitate.

22.2 Fără a aduce atingere articolul 16 din prezentele condiţii generale, ţara parteneră şi Comisia trebuie să păstreze confidenţialitatea oricăror documente, informaţii sau alte materiale direct legate de punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare care sunt clasificate drept confidenţiale.

22.3 Părţile trebuie să obţină consimţământul scris prealabil al celeilalte părţi înainte de a face publice aceste informaţii.

22.4 Părţile trebuie să respecte confidenţialitatea până la cinci ani după sfârşitul perioadei de execuţie.

Articolul 23

Utilizarea de studii

Contractul referitor la orice studiu finanţat în temeiul prezentului acord de finanţare se numără dreptul ţării partenere şi de către Comisie a studiului, să publice şi să le divulge către terţi.

Articolul 24

Consultarea dintre ţara parteneră şi Comisie

24.1 Ţara parteneră şi Comisia se consultă reciproc înainte de a lua orice litigiu privind punerea în aplicare sau interpretarea prezentului acord de finanţare, în temeiul articolul 29 din prezentele condiţii generale.

24.2 Atunci când Comisia constată existenţa unor probleme în desfăşurarea procedurilor legate de gestionarea prezentului acord de finanţare, acesta stabileşte toate contactele necesare cu ţările partenere în vederea remedierii situaţiei şi iau toate măsurile care se impun.

24.3 Această consultare poate duce la modificarea, suspendarea sau încetarea prezentului acord de finanţare.

24.4 Comisia informează periodic ţara parteneră a punerii în aplicare a activităţilor descrise în anexa I care nu sunt în conformitate cu părţile unu şi doi din prezentele condiţii generale.

Articolul 25

Modificarea prezentului acord de finanţare

25.1 Orice modificare a prezentului acord de finanţare se face în scris, inclusiv un schimb de scrisori.

25.2 În cazul în care solicitarea unui amendament provine din ţara parteneră, aceasta înaintează cererea respectivă Comisiei cu cel puţin trei luni înainte de modificare urmează să intre în vigoare, cu excepţia cazului în care sunt justificate corespunzător de către ţara partener şi acceptate de Comisie. În cazuri excepţionale de o ajustare a obiectivelor acţiunii şi/sau o creştere a contribuţiei UE, o astfel de cerere trebuie să fie prezentată cu cel puţin şase luni înainte ca modificarea urmează să intre în vigoare.

25.3 În cazul în care ajustarea atât nu afectează în mod semnificativ obiectivele activităţii realizate în conformitate cu Partea I din prezentele condiţii generale, şi în cazul în care se referă la chestiuni de detaliu care nu afectează soluţia tehnică adoptată şi, dacă acesta nu include realocarea de fonduri, sau în cazul în care este vorba despre realocărilor de fonduri cu o sumă echivalentă cu valoarea rezervei pentru cheltuieli neprevăzute, ţara parteneră informează Comisia în legătură cu ajustarea şi justificarea acesteia în scris cât mai curând posibil şi poate aplica această ajustare.

25.4 Utilizarea rezervei pentru cheltuieli neprevăzute prevăzute o acţiune este condiţionată de aprobarea scrisă prealabilă a Comisiei.

25.5 În cazul în care Comisia consideră că ţara parteneră îşi încetează să îşi îndeplinească în mod satisfăcător sarcinile care îi sunt atribuite în temeiul articolul 1.1 din prezentele condiţii generale şi fără a aduce atingere articolelor 26 şi 27 din prezentele condiţii generale, Comisia poate decide să recupereze atribuţiile din ţara parteneră, pentru a continua punerea în aplicare a activităţilor pe seama ţării partenere, după ce acesta a fost informat în scris.

Articolul 26

Suspendarea punerii în aplicare a prezentului acord de finanţare

26.1 Acordul de finanţare poate fi suspendat în următoarele cazuri:

- Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare, în cazul în care ţara parteneră încalcă o obligaţie care decurge din prezentul acord de finanţare.

- Comisia poate suspenda punerea în aplicare a prezentului acord de finanţare, în cazul în care ţara parteneră încalcă oricare obligaţie stabilită în conformitate cu procedurile şi documentele tip menţionate la articolele 1, 4, 5 şi 6 din prezentele condiţii generale.

- Comisia poate suspenda prezentul acord de finanţare dacă ţara parteneră încalcă o obligaţie referitoare la respectarea drepturilor omului, a principiilor democratice şi a statului de drept, precum şi în cazurile grave de corupţie.

- Prezentul acord de finanţare poate fi suspendat în cazurile de forţă majoră, astfel cum este definit mai jos. “forţă majoră” înseamnă orice situaţie sau eveniment excepţional şi imprevizibil care depăşeşte controlul părţilor, împiedicând pe oricare dintre acestea să îşi îndeplinească obligaţiile ce îi revin, nu poate fi imputată greşelii sau neglijenţei din partea acestora (sau din partea contractorilor lor, agenţilor sau angajaţilor) şi se dovedeşte insurmontabilă în ciuda tuturor eforturilor depuse. Defectele echipamentelor sau materialelor, sau întârzierile în punerea la dispoziţie a acestora, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca fiind cazuri de forţă majoră. O parte nu este considerată responsabilă de încălcarea obligaţiilor care îi revin în cazul în care este împiedicată să şi le îndeplinească de un caz de forţă majoră care cealaltă parte este informată în mod corespunzător. O parte care se confruntă cu un caz de forţă majoră trebuie să informeze cealaltă parte fără întârziere, specificând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi să ia toate măsurile necesare pentru a reduce la minimum eventualele daune.

- Niciuna dintre părţi nu este considerată responsabilă de încălcarea obligaţiilor care îi revin în temeiul prezentului acord de finanţare, în cazul în care este împiedicată să şi le îndeplinească de un caz de forţă majoră, cu condiţia să ia măsurile necesare pentru a reduce la minimum eventualele daune.

26.2 Comisia poate suspenda prezentul acord de finanţare fără notificare prealabilă.

26.3 Comisia poate lua orice măsuri adecvate de precauţie înainte ca suspendarea să aibă loc.

26.4 Atunci când suspendarea este notificat, consecinţele în materie de achiziţii în curs şi la contractele de subvenţionare, acordurile de delegare şi deviz de program va fi indicat.

26.5 O suspendare a prezentului acord de finanţare se aplică fără a aduce atingere suspendării plăţilor şi încetarea prezentului acord de finanţare de către Comisie în conformitate cu articolul 18 şi 27 din condiţiile generale.

26.6 Părţile reiau implementarea odată ce condiţiile acordului de finanţare permit acest lucru, cu acordul prealabil scris al Comisiei. Aceasta fără a aduce atingere oricărei modificări a prezentului acord de finanţare care ar putea fi necesare pentru adaptarea acţiunii la noile condiţii de punere în aplicare, inclusiv, dacă este posibil, prelungirea perioadei de punere în aplicare sau de la încetarea prezentului acord de finanţare, în conformitate cu articolul 27.

Articolul 27

Încetarea prezentului acord de finanţare

27.1. În cazul în care problemele care au dus la suspendarea aplicării prezentului acord de finanţare nu au fost soluţionate în termen maxim de 180 de zile, oricare dintre părţi poate rezilia prezentul acord de finanţare în termen de 30 de zile de la primirea cererii.

27.2. Acordul de finanţare este reziliat în mod automat, în cazul în care contractul de punere în aplicare nu a fost semnat în termenele prevăzute la articolul 2.

27.3 Dacă încetarea este notificată, consecinţele pentru actualele contracte de achiziţii, contracte de grant şi deviz de program va fi indicat.

Articolul 28

Mecanisme de soluţionare a litigiilor

28.1 Orice diferend legat de acordul de finanţare şi care nu poate fi soluţionat într-un interval de şase luni de consultări între părţi, prevăzută la articolul 24 din aceste condiţii generale nu poate fi soluţionat prin arbitraj la cererea uneia dintre părţi.

În cazul în care ţara parteneră este un stat ACP sau un organism sau o organizaţie regională ACP şi această acţiune este finanţată în cadrul FED, diferendul va fi supus arbitrajului, înainte şi după consultările prevăzute la articolul 24 din prezentele condiţii generale, Consiliului de Miniştri ACP-CE, sau între reuniunile sale, Comitetului ambasadorilor ACP-CE, în temeiul articolul 98 din Acordul de parteneriat ACP-CE. În cazul în care Consiliul sau Comisia nu reuşeşte să soluţioneze litigiul, oricare dintre părţi poate solicita soluţionarea litigiului prin arbitraj în conformitate cu articolele 28.2, 28.3 şi 28.4.

28.2 Fiecare parte desemnează un arbitru în termen de 30 de zile de la cererea de arbitraj. În caz contrar, fiecare parte poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj de la Haga (a) să desemneze un al doilea arbitru. Cei doi arbitri desemnează, la rândul lor, al treilea arbitru în termen de 30 de zile. În caz contrar, fiecare parte poate solicita Secretarului General al Curţii Permanente de Arbitraj să desemneze cel de-al treilea arbitru.

28.3 În cazul în care arbitrii nu decid altfel, se aplică procedura prevăzută de regulamentul facultativ de arbitraj al Curţii Permanente de Arbitraj pentru Organizaţiile internaţionale şi state care se aplică. Deciziile arbitrilor se iau cu majoritate de voturi în termen de trei luni.

28.4 Fiecare parte este obligată să ia măsurile necesare pentru aplicarea deciziei arbitrilor.

FINANCING AGREEMENT

SPECIAL CONDITIONS

The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting on behalf of the European Union, hereinafter referred to as “the EU”,

of the one part, and

the Government of the Republic of Moldova hereinafter referred to as “the Partner Country”,

of the other part,

have agreed as follows:

Article 1

Nature of the action

1.1. The EU agrees to finance and the Beneficiary agrees to accept the financing of the following action:

Technical Cooperation Facility 2016

CRIS number: ENI 2016/039-553

This action is financed from the EU Budget under the following basic act: European Neighbourhood Instrument.

1.2. The total estimated cost of this action is EUR 29,000,000 and the maximum EU contribution to this action is set at EUR 29,000,000.

1.3. The Beneficiary shall not co-finance the action.

Article 2

Execution period

2.1. The execution period of this Financing Agreement as defined in Article 15 of Annex II (General Conditions) shall commence on the entry into force of this Financing Agreement and end 72 months after this date.

2.2. The duration of the operational implementation phase is fixed at 48 months.

2.3. The duration of the closure phase is fixed at 24 months.

Article 3

Addresses

All communications concerning the implementation of this Financing Agreement shall be in writing, shall refer expressly to this action as identified in Article 1.1 of these Special Conditions and shall be sent to the following addresses:

a) for the Commission

Mr Pirkka TAPIOLA

Head of the EU Delegation to the Republic of Moldova

12, Kogalniceanu Street

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

b) for the Partner Country

Mr Pavel Filip

Prime Minister of the Republic of Moldova

1, Piata Marii Adunari Nationale

MD-2001 Chisinau

Republic of Moldova

Article 4

OLAF contact point

The contact point of the Beneficiary having the appropriate powers to cooperate directly with the European Anti-Fraud Office (OLAF) in order to facilitate OLAF′s operational activities shall be:

Mr Viorel Chetraru

Director

National Anticorruption Center

Address: bd Stefan cel Mare si Sfint 198

MD-2004 Chisinau

Republic of Moldova

Phone: /+373 22/ 257-257 Fax: /+373 22/ 257-294, 244-766

E-mail: secretariat@cna.md

Article 5

Annexes

5.1. This Financing Agreement is composed of:

(a) these Special Conditions;

(b) Annex I: Technical and Administrative Provisions, detailing the objectives, expected results, activities, description of the budget-implementation tasks entrusted and budget of this Action;

(c) Annex II: General Conditions;

(d) Annex III: Reporting Template - not applicable to and not included in this Financing Agreement;

(e) Annex IV: Management Declaration Template - not applicable to and not included in this Financing Agreement.

5.2. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of the Annexes and, on the other hand, the provisions of these Special Conditions, the latter shall take precedence. In the event of a conflict between, on the one hand, the provisions of Annex I (Technical and Administrative Provisions) and, on the other hand, the provisions of Annex II (General Conditions), the latter shall take precedence.

Article 6

Entry into force

This Financing Agreement shall enter into force on the date on which it is signed by the last party.

Done in two original copies, one copy being handed to the Commission and one to the Beneficiary.

Annex 1: Technical and Administrative Provisions

1 DESCRIPTION OF THE ACTION

1.1 Objectives/results

The overall objective of this action is to increase the capacities of the Government of the Republic of Moldova and other key national institutions in implementing the EU-Republic of Moldova Association Agenda.

The specific objectives (SOs) of this action:

1. To strengthen the policy dialogue for the implementation process of the Association Agreement;

2. To support the implementation of the Association Agreement throughout all sectors;

3. To strengthen project preparation competences of national authorities ensuring complementarity between the implementation of the AA and external assistance; and

4. To further strengthen the capacity of the Government of Moldova for selected projects in the context of the implementation of AA and EU approximation process.

Results/Outputs

Result 1: The level of understanding by national authorities of the EU approximation process is improved;

Result 2: The implementation process of the Association Agreement is followed throughout the sectors timely and efficiently

2.1 Further enhancement of structured policy dialogue is provided with civil society involvement by promoting the use of existing mechanisms;

2.2 Improved policy development mechanisms for adequate budgeting of strategic documents as well as action plans in order to ensure feasibility;

2.3 Technical expertise is provided throughout sectors;

2.4 Enhanced legal approximation process;

2.5 Support to security and integrity of systems and processes in public administration is provided;

Result 3: Project pipeline for the implementation of AA developed

3.1 Strengthened aid coordination mechanisms to fulfil the policy gaps related to the implementation of the AA through Institution building activities;

3.2 Prepared project pipeline facility (PPF) linked to the implementation of the AA;

3.3 Improved internal communication systems for cost effective data management through Institution building activities;

Result 4.1 Support to the strengthening of the system for anti-money laundering is provided;

Result 4.2 The communication mechanisms of the national authorities on the EU approximation process are improved;

Result 4.3 The National Spatial Data Infrastructure is made operational and accessible to citizens and economic operators.

1.2 Main activities

Under SO1

Activity 1: Provision of High Level Advisers for period 2019-2021

This activity foresees the deployment of the HLA′s in 2019-2021. The objective is to facilitate policy dialogue between the EU and Moldova by providing strategic advice to the Government, Ministries and other key central level administrative authorities.

Before the planned activity is launched, an evaluation will be conducted to establish the impact of the previous missions as well as useful lessons learnt about its implementation. This evaluation will be used in order to define the scope of the future assistance in the form of High Level Advisers foreseen under this Action.

Under SO2

Activity 2: Support for structured policy dialogue, coordination of the implementation of the AA and enhancement of the legal approximation process

This activity therefore envisages support to key Moldovan state institutions, civil society, and non-governmental organisations in continuous joint reflection on the priorities, conceptualisation, formulation and implementation of policies, strategies and action plans in order to ensure good governance as well as the effectiveness and efficiency of the Government decision-making processes - particularly in the focal areas of EU support. The assistance will provide with technical expertise in all domains not covered by EU or other development partners, as well as support for enhanced legal approximation process by building capacities of the Moldovan civil service (including Centre for Legal Harmonisation as focal institution).

The policy development dimension of the process will be covered under this activity, with special emphasis on the need to strengthen the core institutions (State Chancellery and MoF) as well as other relevant institutions (MFAEI and MoJ among others), notably for adequate budgeting of strategic frameworks as well as operational plans in order to ensure their feasibility.

Support to security and integrity of systems and processes in public administration will be also provided.

Under SO3

Activity 3: Support the Moldovan Government in identifying and preparing projects linked to the implementation of the AA

This activity foresees the provision of expertise and support that aims to help strengthen the State Chancellery′s capacity, as a national aid coordinator, to effectively coordinate all sectors of assistance with development partners as well as to develop an effective project/needs identification system and project pipeline in line with agreed policy priorities.

Support will therefore be offered through the Project Preparation Facility in: (a) providing assistance to the ministries, state authorities and other potential stakeholders when proposing eligible project concepts and proposals; (b) designing new working tools and methodologies for project identification and formulation (in synergy with other sectorial projects); (c) enabling the preparation of a pipeline of high quality and financially viable projects; (d) sectoral studies as necessary.

Internal communication systems will be revised for cost effective data management in order to achieve the result foreseen.

Under SO4

Activity 4.1: Twinning for strengthening of the system for anti-money laundering

This activity will be implemented as a twinning and it will strengthen the legal framework and the institutional capacities of the key institutions active in the field of prevention and the fight against money laundering and financing of terrorism (especially the Office for Prevention and Fight against Money Laundering, FIU, under the structure of the National Anti-corruption Centre, but also other relevant institutions such as the National Bank, National Commission for Financial Market, Ministry of Internal Affairs, Ministry of Justice, Ministry of Finance, General Police Inspectorate, the Prosecution Office, etc.).

Activity 4.2: Strengthening capacities for effective communication among the Moldovan public administration structures

This activity is primarily aimed at providing the Prime Minister′s Office, State Chancellery and other central governmental authorities with expert advice on internal and external communication approaches and methods as well as capacity building activities to strengthen internal human resources in a sustainable way. Particular focus will be placed on the implementation of the Government Programme, National Development Strategy Moldova 2020, the AA, Association Agenda and related public administration reform activities, along with other priority strategic tasks.

Activity 4.3: Twinning for supporting the development of National Spatial Data Infrastructure by improving spatial data sharing and cooperation in accordance with EU standards

The main objective of the proposed EU Twinning Project will be to enhance e-government through improved spatial data sharing and cooperation among authorities in line with EU standards and best international practices. At the end of the project, the National Spatial Data Infrastructure will be a functional tool for citizens and economic operators in order to check relevant information regarding properties, infrastructures and environmental issues on any particular zone of the country. Furthermore, NSDI will provide reliable tool to the authorities for better planning capabilities in a broad range of sectorial policies, namely transport, environment and agriculture among others.

1.3 Intervention logic

The action under this programme aims to create the necessary conditions to effectively implement the EU-Moldova AA. Particularly, through targeted policy advice and assistance in legal approximation and policy development processes across the areas covered under the AA.

The first element to be taken into consideration is the need for HLAs who support the Government of Moldova in understanding EU policies for each sector and provide strategic advice that could be used to ensure an appropriate EU approximation process in Moldova. The second component of this action is a complementary technical assistance programme that will provide technical expertise, as necessary, to properly assess the needs of Moldova against its commitments in the AA. This component will support (at a technical level) the work performed by the HLA and will cover all necessary sectors. The aim is to technically contribute to EU approximation in sectors not covered by other projects and provide a holistic assessment of the progress of the AA′s implementation. The third component of this action will be the development of a Project Preparation Facility which will have two objectives. On the one hand, it will contribute to improving the aid coordination task of the State Chancellery by mainstreaming requests for assistance to the development partners. On the other hand, this component will contribute to strengthening the capacity of the Government of Moldova so that its staff can identify and formulate projects to be funded by development partners. At the end of the assistance, the Aid coordination function is expected to leverage (supported by a project pipeline system addressing critical programming gaps while ensuring the sustainability of the action).

The fourth component can be considered as complementary measures for the achievement of emerging needs arising from the implementation of the AA as well as other priority projects for the Government of Moldova in line with EU standards. Two twinning projects are foreseen for anti-money laundering as well as spatial planning and the third project (communication) is foreseen to be implemented under technical assistance modality. The degree of maturity of the policies and the absorption capacities of targeted institutions are two of the main criteria used for the selection of TA or twinning.

2 IMPLEMENTATION

2.1 Implementation modalities

2.1.1 Grants: indicatively 2 calls for proposals in the framework of the Twinning programme (direct management)

(a) Objectives of the grants, fields of intervention, priorities of the year and expected results

The Twinning call for proposals modality will be used in order to strengthen the system for anti-money laundering (activity 4.1) and provide support to the development of National Spatial Data Infrastructure by improving spatial data sharing and cooperation in accordance with EU standards (activity 4.3).

The main expected results in anti-money laundering field:

- Closer cooperation between the Moldovan system and the Office for Prevention and Fight against Money Laundering and corresponding EU Member States systems is achieved;

- Institutional capacities in terms of intelligence and know how are improved in this domain;

- Relevant IT systems, procedures and communication tools are improved,

- Tools for complex money laundering cases are developed and implemented (e.g. joint investigation teams);

- International cooperation is strengthened, especially with the Egmont Group, preparation of evaluations by the Committee of Experts on the Evaluation of Anti-Money Laundering Measures and the Financing of Terrorism (MONEYVAL) of the Council of Europe and Camden Asset Recovery Interagency Network (CARIN).

The main expected results in National Spatial Data Infrastructure development field:

- Secondary legislation in the field of the NSDI according to EU INSPIRE directives and based on the primary legislation in this domain is developed;

- NDSI is fully operational and provides information regularly updated from main information providers;

- Spatial planning tools are made available to citizens, economic operators and public administrations via functional geoportal;

- Citizens, economic operators and public administrations are satisfied with the service provided.

(b) Eligibility conditions

In line with Article 4(10) (b) of Regulation (EU) No 236/2014, participation in Twinning calls for proposals is limited to public administrations of the EU Member States, being understood as central or regional authorities of a Member State as well as their bodies and administrative structures and private law bodies entrusted with a public service mission under their control - provided they act for the account and under the responsibility of that Member State.

(c) Essential selection and award criteria

The essential selection criterion is the operational capacity of the applicant.

The essential award criteria are the technical expertise of the applicant, and the relevance, methodology and sustainability of the proposed action.

(d) Maximum rate of co-financing

The rate of co-financing for Twinning grant contracts is 100%¹.

(e) Indicative timing to launch the calls

The calls for proposal under this Programme are expected to be launched in the fourth trimester of 2017 indicatively.

(f) Use of lump sums/flat rates/unit costs

Twinning contracts include a system of unit costs and flat rate financing, defined in the Twinning Manual for the reimbursement of the public sector expertise provided by the selected Member States administrations. The use of this system of unit costs and flat rate financing, which exceeds the amount of EUR 60 000 per beneficiary of a Twinning contract, is subject to the adoption of a separate, horizontal Commission decision.

_____________________

¹ As provided for in the Twinning Manual

2.1.2 Procurement (direct management)

2.2 Scope of geographical eligibility for procurement and grants

The geographical eligibility in terms of place of establishment for participating in procurement and grant award procedures and in terms of origin of supplies purchased as established in the basic act and set out in the relevant contractual documents shall apply, subject to the following provisions.

The Commission′s authorising officer responsible may extend the geographical eligibility in accordance with Article 9(2)(b) of Regulation (EU) No 236/2014 on the basis of urgency or of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, or in other duly substantiated cases where the eligibility rules would make the realisation of this action impossible or exceedingly difficult.

2.3 Indicative budget

2.4 Organisational set-up and responsibilities

The State Chancellery is the coordinating institution responsible for external assistance and will contribute both to the programming of the activities to be performed and to the monitoring of the resulting projects.

The Steering Committee (SC) will be created for each individual action proposed to supervise the implementation of the project. The Steering Committee shall review and guide the work of the action and supervise its overall implementation. The SC shall meet at least twice a year or more frequently if necessary.

The Steering Committees of all projects resulting from this action will include representatives of the State Chancellery, the EU Delegation to the Republic of Moldova and other stakeholders relevant to the actions.

2.5 Performance monitoring and reporting

EU Delegation will execute regular monitoring duties as per its monitoring plan, using standard procedures and tools.

The day-to-day technical and financial monitoring of the implementation of this action will be a continuous process and part of the implementing partner′s responsibilities. To this aim, the implementing partner shall establish a permanent internal, technical and financial monitoring system for the action and elaborate regular progress reports (not less than annual) and final reports. Every report shall provide an accurate account of implementation of the action, difficulties encountered, changes introduced, as well as the degree of achievement of its results (outputs and direct outcomes) as measured by corresponding indicators, using as reference the logframe matrix. The report shall be laid out in such a way as to allow monitoring of the means envisaged and employed and of the budget details for the action. The final report, narrative and financial, will cover the entire period of the action implementation.

The Commission may undertake additional project monitoring visits both through its own staff and through independent consultants recruited directly by the Commission for independent monitoring reviews (or recruited by the responsible agent contracted by the Commission for implementing such reviews).

Monitoring missions will take place at the end of the financial year to review the progress of the reform, checking financial and budget execution reports in order to collect evidence on the funding and budget allocations.

2.6 Evaluation

Having regard to the nature of the action, an ex-post evaluation will be carried out for this action or its components via independent consultants contracted by the Commission. It will be carried out for accountability and learning purposes at various levels (including for policy revision). The proposed logic of intervention linked with implementation of the AA and policy dialogue between EU and Moldova may be revised or replicated in further programmes as a result of such ex-post evaluation.

The Commission shall inform the implementing partner at least two months in advance of the dates foreseen for the evaluation missions. The implementing partner shall collaborate efficiently and effectively with the evaluation experts, and inter alia provide them with all necessary information and documentation, as well as access to the project premises and activities.

The evaluation reports shall be shared with the partner country and other key stakeholders. The implementing partner and the Commission shall analyse the conclusions and recommendations of the evaluations and, where appropriate, in agreement with the partner country, jointly decide on the follow-up actions to be taken and any adjustments necessary, including, if indicated, reorientation of the project.

Indicatively, one contract for evaluation services shall be concluded under a framework contract in the second trimester of 2021.

2.7 Audit

Without prejudice to the obligations applicable to contracts concluded for the implementation of this action, the Commission may, on the basis of a risk assessment, contract independent audits or expenditure verification assignments for one or several contracts or agreements.

Indicatively, two contracts for audit services shall be concluded under a framework contract in the second trimester of 2021.

2.8 Communication and visibility

Communication and visibility of the EU is a legal obligation for all external actions funded by the EU.

This action shall contain communication and visibility measures which shall be based on a specific Communication and Visibility Plan of the Action, to be elaborated at the start of implementation and supported with the budget allocated for each individual project.

In terms of legal obligations on communication and visibility, the measures shall be implemented by the Commission, the partner country, contractors, grant beneficiaries and/or entrusted entities. Appropriate contractual obligations shall be included in, respectively, the financing agreement, procurement and grant contracts, and delegation agreements.

The Communication and Visibility Manual for European Union External Action shall be used to establish the Communication and Visibility Plan of the Action and the appropriate contractual obligations. Communication and visibility will be given high importance during the implementation of the Action.

Visibility and communication actions shall demonstrate how the intervention contributes to the agreed programme objectives. Actions shall be aimed at strengthening general public awareness of interventions financed by the EU and the objectives pursued. The actions shall aim at highlighting to the relevant target audiences the added value and impact of the EU′s interventions. Visibility actions should also promote transparency and accountability on the use of funds.

It is the responsibility of the implementing partner to keep the EU Delegation fully informed of the planning and implementation of the specific visibility and communication activities.

The implementing partner shall report on its visibility and communication actions in the report submitted to the ENI monitoring committee and the sectoral monitoring committees.

APPENDIX - Indicative Logframe matrix (for project modality)²

The activities, the expected outputs and all the indicators, targets and baselines included in the log-frame matrix are indicative and may be updated during the implementation of the action, no amendment being required to the financing decision. The indicative log-frame matrix will evolve during the lifetime of the action: new lines will be added for including the activities as well as new columns for intermediary targets (milestones) for the output and outcome indicators whenever it is relevant for monitoring and reporting purposes.

_____________________

² Iindicators aligned with the relevant programming document are marked with '*' and indicators aligned to the EU Results Framework with '**'.

Part One: Provisions Applicable to Activities

for which the Partner Country is the Contracting Authority

Article 1

General principles

1.1 The purpose of Part One is to define the tasks entrusted to the Partner Country in indirect management as described in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and to define the rights and obligations of the Partner Country and of the Commission in carrying out these tasks.

Part One shall apply to the tasks related to the EU contribution alone or in combination with the funds of the Partner Country or of a third party where such funds are implemented in joint co- financing, i.e. where they are pooled.

These tasks encompass the implementation by the Partner Country as contracting authority of procurement and grant award procedures, and the awarding, signing and enforcing the resulting procurement and grant contracts.

The designation of entities pertaining to the Partner Country′s government or administrative structure and identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks, does not qualify as sub-delegation. Such entities shall respect the rights and obligations laid down in Part One for the Partner Country as contracting authorities, while at the same time the Partner Country remains fully responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement. References in the Financing Agreement to Partner Country also encompass those entities.

As contracting authority, the Partner Country shall act under Partial delegation, unless if it acts under the Imprest component of a programme estimate or under a Partner Country managed Pool fund:

- Under Partial delegation, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission controls ex ante all award procedures and executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries;

- Under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country acts as contracting authority for procurement and grant contracts, whereby it may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

- Under a Partner Country managed Pool fund, the Partner Country acts as contracting authority for procurement contracts and grant contracts, whereby the Commission does not control ex ante any award procedure and the Partner Country executes all related payments to the contractors and grant beneficiaries.

Where the Partner Country is an ACP State and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the tasks entrusted shall be those listed in points (c) to (k) of the sixth subparagraph of Article 35(1) and in Article 35(2) of Annex IV to the ACP-EC Partnership Agreement

Where the Partner Country is an OCT and the action is financed by the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, the implementation of tasks entrusted shall also respect the conditions of Article 86(3) of Council Decision 2013/755/EU of 25 November 2013 on the association of the overseas countries and territories with the European Union (Overseas Association Decision).

1.2 The Partner Country shall remain responsible for the fulfilment of the obligations stipulated in this Financing Agreement even if it designates other entities identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions) to carry out certain tasks. The Commission, in particular, reserves the right to suspend payments, and to suspend and/or terminate this Financing Agreement on the basis of the acts, omissions and/or situations of any designated entity.

1.3 The Partner Country shall set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system. The Partner Country shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination and avoid situations of conflict of interest.

A conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of any responsible person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a tenderer or applicant, or contractor or grant beneficiary.

Internal control system is a process aimed at providing reasonable assurance that operations are effective, efficient and economical, that the reporting is reliable, that assets and information are safeguarded, that fraud and irregularities are prevented, detected and corrected, and that risks relating to the legality and regularity of the financial operation are adequately managed, taking into account the multiannual character of the activities as well as the nature of the payments concerned.

In particular, where the Partner Country carries out payments under the Imprest component of a programme estimate or in the framework of a Pool Fund managed by the Partner Country, the functions of the authorising and accounting officers shall be segregated and mutually incompatible and the Partner Country shall operate an accounting system that provides accurate, complete, reliable and timely information.

1.4 Outside the cases where the Partner Country applies its own (including in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund′s donors) procedures and standard documents for the award of procurement contracts and grant contracts, the Partner Country shall conduct the award procedures and conclude the resulting contracts and agreements in the language of this Financing Agreement.

1.5 The Partner Country shall take the necessary measures to ensure the visibility of EU funding for the activities entrusted to it or for other activities under this action. These measures shall either be defined in Annex I (Technical and Administrative Provisions) or shall be agreed later between the Partner Country and the Commission.

These communication and information measures shall comply with the Communications and Visibility Manual for EU External Actions laid down and published by the Commission, in force at the time of the measures.

1.6 Under Partial delegation and under the Imprest component of a programme estimate, the Partner Country shall keep all relevant financial and contractual supporting documents from the date of the entry into force of this Financing Agreement or as from an earlier date which is stipulated as the start date of cost eligibility in Article 6 of the Special Conditions for five years as from the end of the execution period, in particular, the following:

Procurement procedures:

a. Forecast notice with proof of publication of the procurement notice and any corrigenda

b. Appointment of shortlist panel

c. Shortlist report (incl. annexes) and applications

d. Proof of publication of the shortlist notice

e. Letters to non-shortlisted candidates

f. Invitation to tender or equivalent

g. Tender dossier including annexes, clarifications, minutes of the meetings, proof of publication

h. Appointment of the evaluation committee

i. Tender opening report, including annexes

j. Evaluation / negotiation report, including annexes and bids received¹

k. Notification letter

l. Supporting documents

m. Cover letter for submission of contract

n. Letters to unsuccessfuk candidates

o. Award / cancellation notice, including proof of publication

p. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

Calls for proposals and direct award of grants:

a. Appointment of the evaluation committee

b. Opening and administrative report including annexes and applications received²

c. Letters to successful and unsuccessful applicants following concept note evaluation

d. Concept note evaluation report

e. Evaluation report of the full application or negotiation report with relevant annexes

f. Eligibility check and supporting documents

g. Letters to successful and unsuccessful applicants with approved reserve list following full application evaluation

h. Cover letter for submission of grant contract

i. Award / cancellation notice with proof of publication

j. Signed contracts, amendments, riders and relevant correspondence

1.7 The Partner Country shall ensure an appropriate protection of personal data. Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person. Any operation involving the processing of personal data, such as collection, recording, organisation, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the Partner Country and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of this Financing Agreement.

In particular, the Partner Country shall take appropriate technical and organisational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:

a) Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;

b) Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;

c) Design its organisational structure in such a way that it meets the above requirements.

Article 2

Deadline for the signature of contracts and agreements by the Partner Country

2.1 The procurement contracts and grant contracts shall be signed during the operational implementation phase of this Financing Agreement.

When implementing co-financed actions, the procurement contracts and grant contracts shall be concluded within the contracting deadline set out in the Special Conditions or set out for the imprest component of the programme estimate.

When the Action is not co-financed, procurement contracts and grant contracts shall be concluded at the latest within three years of the entry into force of this Financing Agreement.

Additional procurement contracts and grant contracts resulting from an amendment of this Financing Agreement which adds new activities and increases the EU contribution, shall be signed at the latest within three years of the entry into force of that amendment of this Financing Agreement, or for co-financed actions within the fixed contracting deadline.

The three years-deadline for non-coflnanced actions may not be extended, except when the action is financed by the EDF. In such cases, the extension shall be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

2.2 However, the following transactions may be signed at any time during the operational implementation phase:

a. amendments to procurement contracts and grant contracts already signed;

b. individual procurement contracts to be concluded after early termination of existing procurement contracts;

c. contracts relating to audit and evaluation, which may also be signed during the closure phase;

d. operating costs referred to in Article 5.1;

2.3 After expiry of the deadlines referred to in Article 2.1, the financial balance for the related activities entrusted to the Partner Country for which contracts have not been duly signed shall be decommitted by the Commission.

2.4 No such decommitment shall apply to the funds budgeted for audit and evaluations referred to in Article 2.2.c) or the operating costs referred to in Article 2.2.d).

Likewise, no such decommitment shall apply to any financial balance of the contingency reserve or to funds available again after early termination of a contract referred to in Article 2.2.b), which both may be used to finance contracts referred to in Article 2.2.

Article 3

Exclusion and administrative sanctions

3.1 Exclusion criteria

3.1.1 When applying the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall accordingly ensure:

that a procurement or grant contract for a given EU financed procurement or grant procedure is not awarded to an economic operator or grant applicant who

a) has misrepresented the information required as a condition of participation in the procedure or has failed to supply that information;

b) was previously involved in the preparation of procurement documents where this entails a distortion of competition that cannot be remedied otherwise.

that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who either itself, or a person having powers of representation, decision making or control over it,

a) is bankrupt, subject to insolvency or winding-up procedures or in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under national laws or regulations;

b) is by final judgment or final administrative decision declared to be in breach of its obligations relating to the payment of taxes or social security contributions.

c) is by final judgment or final administrative decision declared to be guilty of grave professional misconduct;

d) is by final judgment declared to be guilty of fraud, corruption, participation in a criminal organisation, money laundering, terrorist-related offences, child labour or trafficking in human beings;

e) has shown significant deficiencies in complying with main obligations in the performance of an EU financed contract;

f) is by final judgment or final administrative decision declared to have committed an irregularity affecting the EU′s financial interest.

3.1.2 When applying its own (including, in the case of a Pool Fund, those agreed upon by the Pool Fund′s donors) procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, the Partner Country shall adopt measures, in accordance with its own national legislation, to ensure that no EU financed procurement or grant contract is awarded to an economic operator or grant applicant who is in one of the situations referred to in Article 3.1.1, 1^st indent, a), Article 3.1.1, 2^nd indent, d) and Article 3.1.1, 2^nd indent, f).

The Partner Country may take into account, as appropriate and on its own responsibility, the information contained in the Commission′s Early Detection and Exclusion System when awarding procurement and grant contracts. Access to the information can be provided through the liaison point(s) or via consultation to the Commission (European Commission, Directorate- General for Budget, Accounting Officer of the Commission, BRE2-13/505, B-1049 Brussels, Belgium and by email to BUDG-C01-EXCL-DB@,ec.europa.eu in copy to the Commission address identified in Article 3 of the Special Conditions). The Commission may refuse payments to a contractor or grant beneficiary in an exclusion situation.

3.2 Information duty

The Partner Country shall inform the Commission when an economic operator or grant applicant is in a situation referred to in Article 3.1, or has committed irregularities and fraud, or has been found in serious breach of its contractual obligations.

3.3 Administrative sanctions

Where the Partner Country becomes aware of one of the situations referred to in Article 3.1 in the implementation of the tasks described in Annex I, the Partner Country shall, under the conditions of its national legislation, impose upon the economic operator or grant applicant, an exclusion from its future procurement or grant award procedures and/or a financial penalty proportional to the value of the contract concerned. Such financial penalties or exclusions shall be imposed following an adversarial procedure ensuring the right of defence of the person concerned.

With respect to the first paragraph, the Partner Country is considered in failure to act, among others, where;

- the Partner Country′s national legislation does not allow to impose an exclusion and/or a financial penalty,

- the protection of the EU′s financial interests requires to impose an administrative sanction within deadlines incompatible with the Partner Country ‚s internal procedures,

- the imposition of an administrative sanction requires a mobilisation of resources beyond the Partner Country′s means,

- its national legislation does not allow to exclude an economic operator from all EU financed award procedures.

In case of such failures, the Partner Country will notify its impediment to the Commission. The Commission may decide to impose an exclusion from future EU financed award procedures and/or a financial penalty between 2 % and 10 % of the total value of the contract concerned.

Article 4

Partial delegation

Award procedures

4.1 The tasks shall be carried out by the Partner Country in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the award of procurement contracts and grant contracts, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

4.2 To allow ex ante control, the Partner Country shall submit tender dossiers and documents for calls for proposals, to the Commission for approval before launching invitations to tender and calls for proposals. Likewise, the Partner Country shall invite the Commission to the opening of tenders and proposals, and shall provide the Commission with copies of tenders and proposals received. The Partner Country shall notify the Commission of the results of the examination of tenders and proposals and shall submit the award proposal, as well as the draft procurement contracts and grant contracts to the Commission for approval.

During the implementation of the procurement contracts and grant contracts, the Partner Country shall equally submit draft addenda and draft administrative orders thereto, to the Commission for prior approval.

The Partner Country shall invite the Commission for provisional and final acceptance.

Report

4.3 If Article 5 of the Special Conditions so provides, the report on the implementation of the tasks entrusted to the Partner Country shall follow the template provided in Annex III and the management declaration shall follow the template provided in Annex IV. An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payment procedures

4.4 The Partner Country shall provide the Commission with the approved payment requests within the following deadlines, starting from the date of receipt of the payment request, not counting the periods of suspension of the time-limit for payment:

(a) for pre-financing specified in the procurement contract and grant contract:

(i) 15 calendar days for an action financed under the Budget;

(ii) 30 calendar days for an action financed under the EDF;

b) 45 calendar days for other payments

The Commission shall act in accordance with Articles 4.9 and 4.10 within the period amounting to the time-limit for payment provided for in the procurement contract and grant contracts minus the above deadlines.

4.5 Upon receipt of a payment request from a contractor or grant beneficiary, the Partner Country shall inform the Commission of its receipt and shall immediately examine whether the request is admissible, i.e. whether it contains the identification of that contractor or grant beneficiary, the contract or agreement concerned, the amount, the currency and the date. If the Partner Country concludes that the request is inadmissible, it shall reject it and inform the contractor or grant beneficiary of this rejection and of its reasons within 30 days of receipt of the request. The Partner Country shall also inform the Commission of this rejection and its reasons.

4.6 Upon receipt of an admissible payment request, the Partner Country shall examine whether a payment is due, i.e. whether all contractual obligations justifying the payment have been fulfilled, including examining a report, where applicable. If the Partner Country concludes that a payment is not due, it shall inform the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. The dispatch of this information suspends the time-limit for payment. The Commission shall receive a copy of the information so dispatched. The Commission shall also be informed of the reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary. That reply or action aimed at correcting the non-compliance with its contractual obligations shall restart the time-limit for payment. The Partner Country shall examine this reply or action pursuant to this paragraph.

4.7 If the Commission disagrees with the Partner Country′s conclusion that a payment is not due, it shall inform the Partner Country thereof. The Partner Country shall re-examine its positions and, if it concludes that the payment is due, it shall inform thereof the contractor or grant beneficiary. The suspension of the time-limit for payment shall be lifted upon dispatch of this information. The Partner Country shall also inform the Commission. The Partner Country shall further proceed as provided for in Article 4.8.

If disagreement between the Partner Country and the Commission persists, the Commission may pay the undisputed part of the invoiced amount provided that it is clearly separable from the disputed amount. It shall inform the Partner Country and the contractor or grant beneficiary of this partial payment.

4.8 Where the Partner Country concludes that the payment is due, it shall transfer the payment request and all necessary accompanying documents to the Commission for approval and payment. It shall provide an overview of how many days of the time-limit for payment are left and of all periods of suspension of this time-limit.

4.9 After transfer of the payment request pursuant to Article 4.8, if the Commission concludes that the payment is not due, it shall inform the Partner Country and, in copy, the contractor or grant beneficiary thereof and of the reasons. Informing the contractor or grant beneficiary shall have the effect of suspending the time-limit for payment, as provided for in the contract concluded. A reply or corrective action of the contractor or grant beneficiary shall be treated by the Partner Country in accordance with Article 4.6.

4.10 Where the Partner Country and the Commission conclude that the payment is due, the Commission shall execute the payment.

4.11 Where late-payment interest is due to the contractor or grant beneficiary, it shall be allocated between the Partner Country and the Commission pro rata to the days of delay in excess of the time limits stipulated in Article 4.4, subject to the following:

(a) the number of days used by the Partner Country is calculated from the date of the registration of an admissible payment request referred to in Article 4.6 to the date of the transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8 and from the date of information by the Commission referred to Article 4.9 to the following transfer of the request to the Commission referred to in Article 4.8. Any period of suspension of the time-limit for payment shall be deducted.

(b) the number of days used by the Commission is calculated from the date following that of transfer of the request by the Partner Country referred to in Article 4.8 to the date of payment and from the date of transfer to the date of informing the Partner Country pursuant to Article 4.9.

4.12 Any circumstances unforeseen by the above procedure shall be solved in a spirit of cooperation between the Partner Country and the Commission by analogy to the above provisions while respecting the contractual relations of the Partner Country with the contractor or grant beneficiary.

Where feasible, one party shall cooperate at the request of the other party in providing useful information for the assessment of the payment request, even before the payment request is formally transferred to or returned from the first party.

4.13 A procurement contract or grant contract which has not given rise to any payment within two years of its signature shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted, except in case of litigation before judicial courts or arbitral bodies.

Article 5

Imprest component of the programme estimate

Application

5.1 The programme estimate is a document laying down the programme of activities to be carried out and the human and material resources required, the corresponding budget and the detailed technical and administrative implementing arrangements for the execution of these operational activities over the operational implementation phase of this Financing Agreement.

The programme estimate implementing the Financing Agreement must respect the procedures and standard documents concerning programme estimates laid down by the Commission, in force at the time of the adoption of the programme estimate in question.

The body implementing those operational activities within the programme estimate, may be the central government of the Partner Country itself (central operations) or a commissioned public law or private law body with a public-service mission (public commissioned operations) or, under EDF only, a private law body without a public-service mission on the basis of a service contract (private commissioned operations).

The programme estimate shall have an Imprest component and may have a component of specific commitments.

Under the component of specific commitments, Article 4 shall apply.

Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may, up to established thresholds, conduct procurement and grant award procedures without or with limited ex ante control of the Commission and execute payments to the contractors and grant beneficiaries, as well as in the context of direct labour.

Direct labour relates to the operational activities which the implementing body executes directly using staff it employs and/or its existing resources (machinery, equipment, other inputs).

The operating costs incurred by the implementing body may be eligible for EU financing under the Imprest component of the programme estimate. If so, they shall be eligible for EU financing during the entire duration of the execution period of this Financing Agreement, unless an earlier start of cost eligibility is stipulated in Article 6 of the Special Conditions. Operating costs are costs of the implementing body incurred in carrying out implementation tasks and include local staff, utilities (e.g. water, gas, and electricity), rental of premises, consumables, maintenance, short-term business trips and fuel for vehicles. They shall not include procurement of vehicles or of any other equipment, or any operational activity. Such ordinary operating costs may be charged and paid in accordance with the implementing body′s own procedures.

Award procedures

5.2 Under the Imprest component of the programme estimate, the implementing body may carry out, totally or partially, the award procedures for procurement and grant contracts in accordance with its own procedures and standard documents, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the Partner country′s implementing body:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system, and

- applies appropriate rules and procedures for procurement and/or grants.

To the extent that no such evidence is obtained, the award procedures for procurement and grant contracts shall be carried out by the implementing body in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission, in force at the time of the launch of the procedure in question.

Ex ante control

5.3 Under the Imprest component, unless the Technical and Administrative Arrangements of the programme estimate stipulate otherwise, the implementing body shall submit to the Commission for prior approval, the tender dossiers and proposals for award decision of procurement contracts whose value exceeds 100,000 EUR, as well as all guidelines for applications and proposals for award decisions of grant contracts, which follow the procedures and standard documents laid down and published by the Commission.

In addition to the record-keeping obligations laid down in Article 1.6 of these General Conditions, the Partner Country shall, during the same period, keep all relevant financial and contractual supporting documents.

Management declaration

5.4 The Partner Country shall submit to the Commission annually, by the date stipulated in Article 6 of the Special Conditions, a management declaration signed by the Partner Country using the template in Annex IV.

An independent external audit opinion on the management declaration, performed in accordance with internationally accepted auditing standards, does not have to be provided in this case as the Commission shall conduct the audits for this action. These audits will verify the truthfulness of the assertions made in the management declaration and the legality and regularity of the underlying transactions made.

Payments

5.5 The Commission shall transfer the first pre-financing instalment, upon signature of the programme estimate by all parties, within 60 calendar days where the programme estimate is financed by the EDF and 30 calendar days where it is financed from the EU Budget,

The Commission shall pay the further pre-financing instalments within 60 calendar days of receiving and approving the payment request and its reports.

Late-payment interest shall be due pursuant to the applicable Financial Regulation. The time­limit for the payment may be suspended by the Commission by informing the Partner Country, at any time during the period referred to above, that the payment request cannot be met, either because the amount is not due or because the appropriate supporting documents have not been produced. If information which puts in doubt the eligibility of expenditure appearing in a payment request comes to the notice of the Commission, the Commission may suspend the time­limit for the payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is indeed eligible. The suspension and the reasons for it shall be communicated to the Partner Country as soon as possible. The time­limit for the payment shall resume once the missing supporting documents have been provided or the payment request has been corrected.

5.6 The Commission shall make payments to a bank account opened at a financial institution accepted by the Commission.

5.7 The Partner Country shall guarantee that funds paid by the Commission can be identified in this bank account.

5.8 Transfers in euro shall, if necessary, be converted into the Partner Country′s national currency as and when payments have to be made by the Partner Country, at the bank rate in force on the day of payment by the Partner Country.

5.9 The Imprest component of the programme estimate which has not given rise to any payment to the Partner Country within two years of the conclusion of the programme estimate shall be automatically terminated, and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 6

Pool Fund managed by the Partner Country

Application

6.1 The Partner Country managing a Pool Fund, may be eligible for an EU Contribution to that Pool Fund, to the extent that prior evidence is obtained by the Commission that the managing entity within the Partner Country:

- ensures the functioning of an effective and efficient internal control system,

- uses an accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a timely manner;

- is subject to an independent external audit, performed in accordance with internationally accepted auditing standards by an audit service functionally independent of the entity or person concerned;

- applies appropriate rules and procedures for procurement and grants;

- ensures the ex post publication of information on recipients; and

- ensures a reasonable protection of personal data.

Award procedures

6.2 Under the EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, the managing entity within the Partner Country shall carry out the tasks in accordance with its own procedures and standard documents for the award of procurement and grant contracts, or with those agreed upon among the donors.

Implementation

6.3 In the case of an EU Contribution to a Partner Country managed Pool Fund, in addition to the rights and obligations already laid down in these General Conditions, further rules detailed in Annex V to the Financing Agreement shall apply to the Partner Country for the implementation of the EU Contribution to the Pool Fund.

Article 7

Publication of information on procurement and grant contracts by the Partner Country

7.1 The Partner Country undertakes to publish each year in a dedicated and easily accessible place of its internet site, for each procurement and grant contract for which it is contracting authority under the Imprest Component of the programme estimate referred to in Article 5 and the Pool Funds referred to in Article 6, its nature and purpose, the name and locality of the contractor (contractors in case of a consortium) or grant beneficiary (grant beneficiaries in case of a multi- beneficiary grant), as well as the amount of the contract.

The locality of a natural person shall be a region at NUTS2 level. The locality of a legal person shall be its address.

If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the Partner Country.

Article 6 of the Special Conditions shall stipulate the location, on the internet or otherwise, of the place of publication; reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission.

7.2 Scholarships and direct financial support to natural persons most in need shall be published anonymously and in an accumulated manner by category of expenditure.

Otherwise, names of natural persons shall be replaced by “natural person” two years after publication. The name of a legal entity containing that of a natural person involved in this entity shall be treated as a natural person′s name.

Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.

The Partner Country shall present a list of data to be published on natural persons with any justifications for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior authorisation to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS2 level.

7.3 Publication of the procurement and grant contracts concluded (i.e. signed by the Partner Country and the contractor or grant beneficiary) during the reporting period shall take place within six months following the date for submitting the report pursuant to Article 6 of Special Conditions.

7.4 Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The Partner Country shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior authorisation to such publication waiver.

7.5 Where the Commission carries out payments to contractors or grant beneficiaries pursuant to Article 4, it shall ensure the publication of information on procurement contracts and grant contracts according to its rules.

Article 8

Recovery of funds

8.1 The Partner Country shall take any appropriate measures to recover the funds unduly paid.

Amounts unduly paid and recovered by the Partner Country, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed by the Partner Country, as well as damages awarded to the Partner Country shall be returned to the Commission.

8.2 Without prejudice to the above responsibility of the Partner Country to recover funds unduly paid, the Partner Country agrees that the Commission may, in accordance with the provisions of the Financial Regulation applicable and this Financing Agreement, formally establish an amount as being unduly paid under procurement contracts and grant contracts financed under Part One and proceed to its recovery by any means on behalf of the Partner Country, including by offsetting the amount owed by the contractor or grant beneficiary against any of its claims against the EU and by forced recovery before the competent courts.

8.3 To this end, the Partner Country shall provide to the Commission all the documentation and information necessary. The Partner Country hereby empowers the Commission to carry out the recovery in particular by calling on a guarantee of a contractor or grant beneficiary of which the Partner Country is the contracting authority or by offsetting the funds to be recovered against any amounts owed to the contractor or grant beneficiary by the Partner Country as contracting authority and financed by the EU under this or another Financing Agreement or by forced recovery before the competent courts.

8.4 The Commission shall inform the Partner Country that the recovery proceedings have been initiated (including where necessary before a national court).

8.5 Where the Partner Country is a grant beneficiary, subdelegatee or implementing partner of an entity with which the Commission concluded a delegation agreement, the Commission may recover funds from the Partner Country which are due to the entity but which the entity was not able to recover itself.

Article 9

Financial claims under contracts and agreements

The Partner Country undertakes to confer with the Commission before taking any decision concerning a request for compensation made by a contractor or grant beneficiary and considered by the Partner Country to be justified in whole or in part. The financial consequences may be borne by the EU only where the Commission has given its prior authorisation. Such prior authorisation is also required for any use of funds committed under the present Financing Agreement to cover costs arising from disputes relating to contracts or agreements.

Article 10

Cost overruns and ways of financing them

10.1 Individual overruns of the budget headings of the activities implemented by the Partner Country shall be dealt with by reallocating funds within the overall budget, in accordance with Article 25 of these General Conditions.

10.2 Wherever there is a risk of overrunning the amount foreseen for the activity implemented by the Partner Country, the Partner Country shall immediately inform the Commission and seek its prior authorisation for the corrective activities planned to cover the overrun, proposing either to scale down the activities or to draw on its own or other non-EU resources.

10.3 If the activities cannot be scaled down, or if the overrun cannot be covered either by the Partner Country′s own resources or other resources, the Commission may, at the Partner Country′s duly substantiated request, decide to grant additional EU financing. Should the Commission take such a decision, the excess costs shall be financed, without prejudice to the relevant EU rules and procedures, by the release of an additional financial contribution to be set by the Commission. This Financing Agreement shall be amended accordingly.

Part Two: Provisions Applicable to Budget Support

Article 11

Policy dialogue

The Partner Country and the EU commit to engage in a regular constructive dialogue at the appropriate level on the implementation of this Financing Agreement.

Where the Partner Country is an ACP State and this action is financed under the EDF pursuant to Article 1.1 of the Special Conditions, this dialogue may form a part of the broader political dialogue provided for in Article 8 of the ACP-EC Partnership Agreement.

Article 12

Verification of conditions and disbursement

12.1. The Commission shall verify the conditions for the payment of the tranches of the budget support component, as identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions).

Where the Commission concludes that the conditions for payment are not fulfilled, it shall inform the Partner Country thereof without undue delay.

12.2. Disbursement requests submitted by the Partner Country shall be eligible for EU financing provided that they are in accordance with the provisions set out in Annex I (Technical and Administrative Provisions) and that they are submitted during the operational implementation phase.

12.3. The Partner Country shall apply its national foreign exchange regulations in a non­discriminatory manner to all disbursements of the budget support component.

12.4 If no payment to the Partner Country is made within two years of the entry into force of this Financing Agreement, its budget support component shall be automatically terminated and its funding shall be decommitted. For actions financed under the EDF, an extension of that deadline may be stipulated in Article 6 of the Special Conditions.

Article 13

Transparency of budget support

The Partner Country hereby agrees to the publication by the Commission, of this Financing Agreement and any amendment thereof, including by electronic means, and of such basic information on the budget support which the Commission deems appropriate. Such publication shall not contain any data in violation of the EU laws applicable to the protection of personal data.

Article 14

Recovery of budget support

All or part of the budget support disbursements may be recovered by the Commission, with due respect to the principle of proportionality, if the Commission establishes that payment has been vitiated by a serious irregularity attributable to the Partner Country, in particular if the Partner Country provided unreliable or incorrect information, or if corruption or fraud was involved.

Part Three: Provisions Applicable to this Action as a Whole,

Irrespective of the Management Mode

Article 15

Execution period and contracting deadline

15.1 The execution period of this Financing Agreement shall comprise two phases:

- an operational implementation phase, in which the operational activities of the action are carried out. This phase shall start on the entry into force of this Financing Agreement or on the date stipulated in the Special Conditions and end with the opening of the closure phase.

- a closure phase, during which final audit and evaluation are carried out and contracts and the programme estimate for the implementation of this Financing Agreement are technically and financially closed. The duration of this phase is stipulated in Article 2.3 of the Special Conditions. It starts after the end of the operational implementation phase.

These periods shall be reflected in the agreements to be concluded by the Partner Country and by the Commission in the implementation of this Financing Agreement, in particular in delegation agreements and procurement and grant contracts.

15.2 Costs related to the operational activities shall be eligible for EU financing only if they have been incurred during the operational implementation phase; the costs incurred before the entry into force of this Financing Agreement shall not be eligible for EU financing unless provided otherwise in Article 6 of the Special Conditions. Costs related to final audits and evaluation, to closure activities and operating costs referred to in Article 5.1 shall be eligible until the end of the closure phase.

15.3 Any balance remaining from the EU contribution shall be automatically decommitted no later than six months after the end of the execution period.

15.4 In exceptional and duly substantiated cases, a request may be made for the extension of the operational implementation phase or the closure phase, as well as correlatively of the execution period. If agreed upon, the Financing Agreement shall be amended accordingly.

15.5 Article 2 of these General Conditions shall apply to procurement contracts and grant contracts awarded by the Commission as contracting authority (direct management) with the exception of the last subparagraph of Article 2.1.

Delegation Agreements concluded by the Commission are subject to a different contracting deadline set out by the EU Financial Regulation. If after expiry of that deadline, the related funds are to be de-committed, the Commission will duly inform the Partner Country thereof.

Article 16

Verifications and checks bv the Commission, the European

Anti-Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors

16.1 The Partner Country shall assist and support the verifications and checks carried out by the Commission, OLAF and the European Court of Auditors at their request.

The Partner Country agrees to the Commission, OLAF and the European Court of Auditors conducting documentary and on-the-spot controls on the use made of EU financing under the activities under this Financing Agreement and carrying out a full audit, if necessary, on the basis of supporting documents of accounts and accounting documents and any other documents relating to the financing of the activities, throughout the duration of this Financing Agreement and for five years from the end of the execution period.

16.2 The Partner Country also agrees that OLAF may cany out on-the-spot checks and verifications in accordance with the procedures laid down by EU law for the protection of the EU′s financial interests against fraud and other irregularities.

To that end, the Partner Country shall grant officials of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors and their authorised agents access to sites and premises at which operations financed under this Financing Agreement are carried out, including their computer systems, and to any documents and computerised data concerning the technical and financial management of those operations, and to take every appropriate measure to facilitate their work. Access by authorised agents of the Commission, OLAF and the European Court of Auditors shall be granted on conditions of strict confidentiality with regard to third parties, without prejudice to public law obligations to which they are subject. Documents must be accessible and filed in a manner permitting easy inspection, the Partner Country being bound to inform the Commission, OLAF or the European Court of Auditors of the exact location at which they are kept.

16.3 The checks and audits described above shall also apply to contractors, grant beneficiaries and subcontractors who have received EU financing.

16.4 The Partner Country shall be notified of on the spot missions by agents appointed by the Commission, OLAF or the European Court of Auditors.

Article 17

Tasks of the Partner Country in fighting irregularities, fraud and corruption

17.1 The Partner Country shall immediately inform the Commission of any element brought to its attention which arouses suspicions of irregularities, fraud or corruption and of any measure taken or planned to deal with them.

17.2 The Partner Country shall ensure and check regularly that the actions financed from the budget are effectively carried out and implemented correctly. It shall take appropriate measures to prevent, detect and correct irregularities and fraud and where necessary, bring prosecutions and recover funds unduly paid.

“Irregularity” shall mean any infringement of this Financing Agreement, implementing contracts and programme estimate or of EU law resulting from an act or omission by anyone who has, or would have, the effect of prejudicing the funds of the EU, either by reducing or losing revenue owed to the EU, or by an unjustified item of expenditure. “Fraud” shall mean any intentional act or omission concerning:

- the use or presentation of false, incorrect or incomplete, statements or documents which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or the EDF;

- non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect;

- the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

17.3 The Partner Country undertakes to take every appropriate measure to prevent, detect and punish any practices of active or passive corruption during the implementation of the Financing Agreement.

“Passive corruption” shall mean the deliberate action of an official, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or for a third party, or accepts a promise of such an advantage, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

“Active corruption” shall mean the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official, for himself or for a third party, to act or refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties, which has, or would have, the effect of harming the EU′s financial interests.

17.4 If the Partner Country does not take appropriate measures to prevent fraud, irregularities and corruption, the Commission may adopt precautionary measures including the suspension of this Financing Agreement.

Article 18

Suspension of payments

18.1 Without prejudice to the suspension or termination of this Financing Agreement according to Articles 26 and 27, respectively, the Commission may suspend payments partially or fully, if:

a) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it received, and needs to verify, the Partner Country has committed substantial errors, irregularities or fraud in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action, or the Partner Country has failed to comply with its obligations under this Financing Agreement, including obligations regarding the implementation of the Communication and Visibility plan;

b) the Commission has established or has serious concerns that, on the basis of information it received, and needs to verify, the Partner Country has committed systemic or recurrent errors, irregularities, fraud or breach of obligations under this or other Financing Agreements, provided that those errors, irregularities, fraud or breach of obligations have a material impact on the implementation on this Financing Agreement or call into question the reliability of the Partner Country′s internal control system or the legality and regularity of the underlying expenditure;

c) the Commission suspects that the Partner Country committed substantial errors, irregularities, fraud or breach of obligations in the procurement and grant award procedure or in the implementation of the action and needs to verify whether they have occurred;

d) it is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the EU.

18.2 The Commission shall immediately inform the Partner Country about the suspension of payments and of the reasons for this suspension.

18.3 The suspension of payments shall have the effect of suspending payment time-limits for any payment request pending.

18.4 In order to resume payments the Partner Country shall endeavour to remedy the situation leading to the suspension as soon as possible and shall inform the Commission of any progress made in this respect. The Commission shall, as soon as it considers that the conditions for resuming payments have been met, inform the Partner Country thereof.

Article 19

Allocation of funds recovered by the Commission to the action

Where the action is financed under the EDF, amounts unduly paid and recovered by the Commission, amounts from financial guarantees lodged on the basis of procurement and grant award procedures, amounts from financial penalties imposed, as well as damages awarded to the Commission shall be allocated to this action.

Article 20

Right of establishment and residence

20.1 Where justified by the nature of the procurement contract or grant contract, the Partner Country shall entitle natural and legal persons participating in invitations to tender for works, supply or service contracts or calls for proposals and entities expected to be entrusted with implementation tasks identified in Annex I with a provisional right of establishment and residence in the Partner Country′s territory(ies). This right shall remain valid for one month after the contract is awarded.

20.2 The Partner Country shall also entitle procurement contractors and grant beneficiaries, entities entrusted with implementation tasks identified in Annex I (Technical and Administrative Provisions), natural persons whose services are required for the performance of this action and members of their families with similar rights during the implementation of the action.

Article 21

Tax and customs provisions and foreign exchange arrangements

21.1 The Partner Country shall apply to procurement contracts and grants contracts financed by the EU the most favoured tax and customs arrangements applied to States or international development organisations with which it has relations.

Where the Partner Country is an ACP State, account shall not be taken of arrangements applied by it to the other ACP States or to other developing countries for the purpose of determining the most-favoured-State treatment.

21.2 Where a Framework Agreement is applicable, which includes more detailed provisions on this subject, these provisions shall apply as well.

Article 22

Confidentiality

22.1 The Partner Country agrees that its documents and data held by an entity with which the Partner Country is in a contractual relationship regarding them may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of implementing this or another Financing Agreement. The Commission shall respect all confidentiality arrangements agreed between the Partner Country and that entity.

22.2 Without prejudice to Article 16 of these General Conditions, the Partner Country and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of this Financing Agreement that is classified as confidential.

22.3 The Parties shall obtain each other′s prior written consent before publicly disclosing such information.

22.4 The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.

Article 23

Use of studies

The contract related to any study financed under this Financing Agreement shall include the right for the Partner Country and for the Commission to use the study, to publish it and to disclose it to third parties.

Article 24

Consultation between the Partner Country and the Commission

24.1 The Partner Country and the Commission shall consult each other before taking any dispute

relating to the implementation or interpretation of this Financing Agreement further pursuant to Article 29 of these General Conditions.

24.2 Where the Commission becomes aware of problems in carrying out procedures relating to management of this Financing Agreement, it shall establish all necessary contacts with the Partner Country to remedy the situation and take any steps that are necessary.

24.3 The consultation may lead to the amendment, suspension or termination of this Financing Agreement.

24.4 The Commission shall regularly inform the Partner Country of the implementation of activities described in Annex I which do not fall under Parts One and Two of these General Conditions.

Article 25

Amendment of this Financing Agreement

25.1 Any amendment of this Financing Agreement shall be made in writing, including an exchange of letters.

25.2 If the request for an amendment comes from the Partner Country, the latter shall submit that request to the Commission at least three months before the amendment is intended to enter into force, except in cases which are duly substantiated by the Partner Country and accepted by the Commission. In the exceptional cases of an adjustment of the objectives of the action and/or an increase in the EU contribution, such request shall be submitted at least six months before the amendment is intended to enter into force.

25.3 If the adjustment both does not significantly affect the objectives of the activity implemented pursuant to Part One of these General Conditions, and if it concerns matters of detail which do not affect the technical solution adopted, and if it does not include the reallocation of funds, or if it concerns reallocations of funds for an amount equivalent to the amount of the contingency reserve, the Partner Country shall inform the Commission of the adjustment and its justification in writing as soon as possible and may apply that adjustment.

25.4 The use of the contingency reserve provided for an action shall be subject to the Commission′s prior written approval.

25.5 Where the Commission considers that the Partner Country ceases to perform satisfactorily the tasks entrusted pursuant to Article 1.1 of these General Conditions and without prejudice to Articles 26 and 27 of these General Conditions, the Commission may decide to retake the tasks entrusted from the Partner Country in order to continue the implementation of the activities on behalf of the Partner Country after informing the latter in writing.

Article 26

Suspension of this Financing Agreement

26.1 The Financing Agreement may be suspended in the following cases:

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation under this Financing Agreement.

- The Commission may suspend the implementation of this Financing Agreement if the

Partner Country breaches any obligation set under the procedures and standard documents referred to in Articles 1,4,5 and 6 of these General Conditions.

- The Commission may suspend this Financing Agreement if the Partner Country breaches an obligation relating to respect for human rights, democratic principles and the rule of law and in serious cases of corruption.

- This Financing Agreement may be suspended in cases of force majeure, as defined below. “Force majeure” shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the parties′ control which prevents either of them from fulfilling any of their obligations, not attributable to error or negligence on their part (or the part of their contractors, agents or employees) and proves insurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment or material or delays in making them available, labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure. A party shall not be held in breach of its obligations if it is prevented from fulfilling them by a case of force majeure of which the other party is duly informed. A party faced with force majeure shall inform the other party without delay, stating the nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and take any measure to minimise possible damage.

- Neither of the Parties shall be held liable for breach of its obligations under this Financing Agreement if it is prevented from fulfilling them by force majeure, provided it takes measures to minimise any possible damage.

26.2 The Commission may suspend this Financing Agreement without prior notice.

26.3 The Commission may take any appropriate precautionary measure before suspension takes place.

26.4 When the suspension is notified, the consequences for the on-going procurement and grant contracts, delegation agreements and programme estimate shall be indicated.

26.5 A suspension of this Financing Agreement is without prejudice to the suspension of payments and termination of this Financing Agreement by the Commission in accordance with Article 18 and 27 of the General Conditions.

26.6 The parties shall resume the implementation of the Financing Agreement once the conditions

allow with the prior written approval of the Commission. This is without prejudice to any amendments of this Financing Agreement which may be necessary to adapt the action to the new implementing conditions, including, if possible, the extension of the implementation period, or the termination of this Financing Agreement in accordance with Article 27.

Article 27

Termination of this Financing Agreement

27.1. If the issues which led to the suspension of this Financing Agreement have not been resolved within a maximum period of 180 days, either party may terminate this Financing Agreement at 30 days′ notice.

27.2. This Financing Agreement shall be automatically terminated, if no implementing contract has been signed within the deadlines of Article 2.

27.3 When the termination is notified, the consequences for the on-going procurement contracts, grant contracts and programme estimate shall be indicated.

Article 28

Dispute settlement arrangements

28.1 Any dispute concerning this Financing Agreement which cannot be settled within a six-month period by the consultations between the parties provided for in Article 24 of these General Conditions may be settled by arbitration at one of the parties′ request.

Where the Partner Country is an ACP State or an ACP regional body or organisation and this action is financed under the EDF, the dispute shall be submitted, prior to arbitration and after the consultations provided for in Article 24 of these General Conditions, to the ACP-EC Council of Ministers, or, between its meetings, to the ACP-EC Committee of Ambassadors, pursuant to Article 98 of the ACP-EC Partnership Agreement. If the Council or Committee does not succeed in settling the dispute, either party may request settlement of the dispute by arbitration in accordance with Articles 28.2, 28.3 and 28.4.

28.2 Each party shall designate an arbitrator within 30 days of the request for arbitration. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration (The Hague) to designate a second arbitrator. The two arbitrators shall in their turn designate a third arbitrator within 30 days. Failing that, either party may ask the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration to designate the third arbitrator.

28.3 Unless the arbitrators decide otherwise, the procedure laid down in the Permanent Court of Arbitration Optional Rules for Arbitration Involving International Organisations and States shall apply. The arbitrators′ decisions shall be taken by a majority within a period of three months.

28.4 Each party shall be bound to take the measures necessary for the application of the arbitrators′ decision.