Consiliul de Supraveghere Publică a Auditului \rDecizie nr.19 din 15.12.2022 cu privire la aprobarea Normelor privind raportarea către I.P. "Consiliul de supraveghere publică a auditului" a încălcărilor reglementărilor în domeniul auditului situaţiilor financiare

CONSILIUL DE SUPRAVEGHERE PUBLICĂ A AUDITULUI

D E C I Z I E

cu privire la aprobarea Normelor privind raportarea către I.P. "Consiliul

 de supraveghere publică a auditului" a încălcărilor reglementărilor

 în domeniul auditului situaţiilor financiare

nr. 19  din  15.12.2022

 (în vigoare 24.01.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 17-20 art. 79 din 24.01.2023

* * *

Comitetul de supraveghere a auditului, în temeiul prevederilor art.37, alin.(3), lit.g) al Legii nr.271/2017 privind auditul situaţiilor financiare (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.7-17, art.48),

DECIDE:

1. Se aprobă Normele privind raportarea către I.P. "Consiliul de supraveghere publică a auditului" a încălcărilor reglementărilor în domeniul auditului situaţiilor financiare, (se anexează).

2. Prezenta decizie intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobate

prin Decizia nr.19 din 15 decembrie 2022

NORME

privind raportarea către I.P. "Consiliul de supraveghere publică a auditului"

a încălcărilor reglementărilor în domeniul auditului situaţiilor financiare

Prezentele Norme transpun art.30e din Directiva 2006/43/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 17 mai 2006 privind auditul legal al conturilor anuale şi al conturilor consolidate, de modificare a Directivelor 78/660/CEE şi 83/349/CEE ale Consiliului şi de abrogare a Directivei 84/253/CEE a Consiliului, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 157 din 09.06.2006, astfel cum a fost modificată ultima oară prin Directiva 2014/56/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 16 aprilie 2014 de modificare a Directivei 2006/43/CE privind auditul legal al situaţiilor financiare anuale şi al situaţiilor financiare consolidate.

I. DISPOZIŢII GENERALE

Obiect

1. Prezentele Norme stabilesc condiţiile şi mecanismele de raportare către I.P. "Consiliul de supraveghere publică a auditului" (în continuare – Consiliu) a situaţiilor de încălcare a Legii nr.271/2017 privind auditul situaţiilor financiare (în continuare – Legea nr.271/2017), a Standardelor Internaţionale de Audit (în continuare – ISA), a Codului etic internaţional pentru profesioniştii contabili, inclusiv Standardele Internaţionale privind Independenţa (în continuare – Codul etic) sau a altor acte normative din domeniul auditului situaţiilor financiare.

2. Raportarea încălcărilor contribuie la asigurarea respectării reglementărilor aplicabile în domeniul auditului situaţiilor financiare, în vederea creşterii calităţii auditului situaţiilor financiare şi a profesionalismului auditorilor şi a entităţilor de audit.

Aria de aplicabilitate

3. Prezentele Norme reprezintă instrucţiunea de lucru pentru primirea, evidenţa, analiza şi monitorizarea sesizărilor care au ca obiect încălcări ale prevederilor Legii nr.271/2017, a ISA-urilor, a Codului etic sau a altor acte normative din domeniul auditului situaţiilor financiare.

Definiţii

4. În sensul prezentelor Norme, se definesc următoarele noţiuni:

sesizare - raportarea, cu titlu de informare, transmisă către Consiliu de către persoana fizică sau juridică, cu privire la încălcarea presupusă a reglementărilor Legii nr.271/2017, a ISA-urilor, a Codului etic sau a altor acte normative din domeniul auditului situaţiilor financiare;

persoana care formulează sesizarea - persoana fizică şi/sau juridică care raportează o încălcare presupusă a reglementărilor din domeniul auditului situaţiilor financiare;

persoana subiect al sesizării - auditorul sau entitatea de audit reclamată de persoana care formulează o sesizare, în legătură cu o încălcare presupusă a reglementărilor din domeniul auditului situaţiilor financiare;

primirea sesizărilor - acţiunea de primire şi înregistrare de către Consiliu a sesizărilor;

repartizarea sesizărilor - acţiunea de direcţionare a sesizărilor către Comitetul de supraveghere a auditului (în continuare - Comitet) în vederea soluţionării;

soluţionarea sesizărilor - măsuri de examinare şi analiză a aspectelor sesizate, acţiuni specifice colectării de date suplimentare, după caz, necesare soluţionării sesizărilor, întocmirii răspunsului şi transmiterii către persoana care a efectuat sesizarea, precum şi aprecierea, după caz, a măsurii/măsurilor disciplinare ce urmează a fi aplicate persoanei subiect al sesizării.

II. MECANISME PENTRU ÎNCURAJAREA RAPORTĂRII CĂTRE

CONSILIU A ÎNCĂLCĂRILOR REGLEMENTĂRILOR DIN

DOMENIUL AUDITULUI SITUAŢIILOR FINANCIARE

Mecanisme pentru încurajarea raportării încălcărilor

5. Mecanismele pentru încurajarea raportării către Consiliu a încălcării oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului situaţiilor financiare, includ:

1) proceduri de primire a sesizărilor cu privire la încălcări ale oricăror reglementări aplicabile în domeniul auditului situaţiilor financiare;

2) acţiuni de examinare în vederea soluţionării sesizărilor;

3) protecţia datelor cu caracter personal prin asigurarea confidenţialităţii identităţii, atât ale persoanei care raportează încălcarea presupusă, cât şi ale persoanei suspectate sau acuzate de comiterea acelei încălcări, în conformitate cu prevederile Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal (în continuare – Legea nr.133/2011);

4) proceduri de garantare a dreptului persoanei subiect al sesizării de prezentare a explicaţiilor verbale şi/sau scrise înainte de adoptarea unei decizii care o priveşte.

6. Consiliul, efectuează verificări privind adoptarea de către entităţile de audit a unor instrucţiuni interne care să le permită angajaţilor entităţilor de audit să raporteze intern încălcările presupuse ale prevederilor Legii nr.271/2017, a ISA-urilor, a Codului etic sau a altor acte normative din domeniul auditului situaţiilor financiare.

7. Consiliul, are ca atribuţii să primească, să înregistreze sesizările, să le transmită Comitetului de supraveghere a auditului în vederea examinării şi soluţionării sesizărilor şi să expedieze răspunsurile persoanelor care au formulat sesizarea.

Primirea sesizărilor cu privire la încălcări ale oricăror reglementări

aplicabile în domeniul auditului situaţiilor financiare

8. Sesizările adresate Consiliului urmează a fi formulate cu respectarea condiţiilor prevăzute de prezentele Norme.

9. Sesizarea poate fi:

1) transmisă în formă electronică, la adresa cspa@cspa.md;

2) depusă în scris la Consiliu, ori expediată prin poştă, la adresa de contact a Consiliului, indicată pe pagina web oficială a instituţiei;

3) depusă verbal, fiind consemnată într-un proces verbal.

10. Persoana care formulează sesizarea, înainte de a furniza informaţii, trebuie să aibă în vedere următoarele:

1) informaţiile furnizate în cadrul sesizărilor să fie cât mai detaliate, pentru a fi cât mai utile în soluţionarea sesizării, dar şi pentru îmbunătăţirea activităţii de supraveghere desfăşurate de Consiliu;

2) furnizarea de informaţii este voluntară şi trebuie ca informaţiile transmise în cadrul sesizărilor să fie veridice;

3) Consiliul poate utiliza informaţiile în inspecţii/controale, investigaţii, cercetarea abaterilor disciplinare sau alte activităţi specifice;

4) Consiliul poate furniza informaţii instituţiilor si autorităţilor naţionale, după caz, în condiţiile legii.

11. Sesizarea către Consiliu prevăzută la pct.8 cuprinde următoarele elemente:

1) numele/prenumele sau denumirea persoanei ce formulează sesizarea;

2) domiciliul sau sediul persoanei ce formulează sesizarea;

3) adresa de corespondenţă a persoanei ce formulează sesizarea, dacă este alta decât cea prevăzută la pct.11 subpct.2), adresa de poştă electronică, dacă se doreşte corespondenţa în acest mod şi numărul de telefon, dacă se doreşte contactarea telefonică;

4) descrierea activităţii sau a tranzacţiei vizate şi descrierea faptelor şi a circumstanţelor care se doresc a fi aduse la cunoştinţa Consiliului indicând perioada în care acestea au avut loc;

5) precizarea naturii aspectelor sesizate, acestea referindu-se la:

a) independenţa auditorului;

b) Codul etic;

c) sistemul de control al calităţii entităţii de audit;

d) ISA-uri;

e) revizuirea de către auditor a situaţiilor financiare;

f) distrugerea documentelor;

g) fraudă;

h) controlul calităţii auditului organizat de Consiliu;

i) altele.

6) prezentarea dovezilor/probelor care stau la baza sesizării, după caz;

7) identificarea persoanelor implicate în misiunea de audit şi în faptele descrise mai sus:

a) denumirea entităţii de audit care este subiect al sesizării şi numărul din Registrul public al entităţilor de audit, după caz;

b) numele şi prenumele angajatului/angajaţilor entităţii de audit implicaţi, dacă aceştia au putut fi identificaţi. Dacă este posibil, se include adresa poştală, adresa de e-mail şi numărul de telefon al fiecărui angajat;

c) denumirea entităţii beneficiare a serviciilor prestate de entitatea de audit, activităţi în cadrul cărora s-au comis încălcări presupuse;

d) numele şi prenumele angajatului/angajaţilor entităţii de la pct.11 subpct.7) lit.c) implicaţi, dacă aceştia au putut fi identificaţi. Dacă este posibil, se include adresa poştală, adresa de e-mail şi numărul de telefon al fiecărui angajat.

8) orice informaţii suplimentare pe care persoana care a formulat sesizarea consideră că ar putea ajuta Consiliul în soluţionarea acesteia, după caz;

9) descrierea împrejurărilor şi momentului în care persoana care a formulat sesizarea a aflat despre activitatea sau tranzacţia respectivă, precum şi despre faptele şi circumstanţele descrise anterior;

10) data întocmirii sesizării şi semnătura persoanei care face sesizarea;

11) declaraţia pe propria răspundere privind falsul în declaraţii, conform anexei la prezentele Norme.

12. Sesizările primite potrivit pct.8 se înregistrează de Consiliu.

13. Pentru sesizarea neconformă din punct de vedere al cerinţelor prevăzute la pct.11 Consiliul solicită persoanei care a iniţiat-o, completarea acesteia într-un termen de maxim 5 zile lucrătoare.

14. În cazul în care persoana care a formulat sesizarea neconformă nu înlătură neajunsurile în termen de 5 zile lucrătoare de la data recepţionării solicitării Consiliului conform pct.13 sesizarea nu se examinează.

15. În cazul în care o persoană adresează Consiliului mai multe sesizări, raportând aceeaşi activitate sau tranzacţie şi aceleaşi fapte, acestea se vor conexa, persoana care formulează sesizarea urmând să primească un singur răspuns care trebuie să facă referire la toate sesizările primite.

16. Dacă după trimiterea răspunsului prevăzut la pct.18 se primeşte o nouă sesizare de la aceeaşi persoană, cu acelaşi conţinut, respectiv aceeaşi activitate sau tranzacţie şi aceleaşi fapte invocate, aceasta nu se examinează, făcându-se menţiune despre faptul ca s-a răspuns anterior.

Soluţionarea sesizărilor

17. Consiliul examinează şi analizează obiectul şi aspectele raportate în cadrul sesizărilor, care îndeplinesc condiţiile de formă prevăzute la pct.11 şi le prezintă pentru examinare în următoarea şedinţă a Comitetului.

18. Comitetul va examina sesizarea şi informaţiile aferente în cadrul şedinţei şi poate lua una din următoarele decizii:

1) aplicarea, în cazul constatării încălcărilor reglementărilor în domeniul auditului situaţiilor financiare, a unor măsuri disciplinare entităţii de audit vizate şi auditorilor implicaţi în serviciile prestate;

2) dispunerea iniţierii unui control extern al calităţii auditului de către Consiliu;

3) alte decizii, după caz.

Monitorizarea soluţionării sesizărilor

19. În cazul dispunerii, la decizia Comitetului, a unui control extern al calităţii auditului pe obiectul sesizării, Directorul Consiliului, în conformitate cu pct.38 al Regulamentului privind controlul extern al calităţii auditului, aprobat prin Decizia Comitetului nr.17/2019 pregăteşte şi prezintă membrilor Comitetului nota informativă privind rezultatele controlului extern, efectuat la entitatea de audit împreună cu Raportul privind controlul extern al calităţii auditului şi comentariile entităţii de audit pentru examinare în următoarea şedinţă a Comitetului. Nota informativă va include, de asemenea, recomandarea argumentată privind măsurile disciplinare ce pot fi aplicate entităţii de audit şi/sau auditorului/auditorilor vizaţi.

20. Comitetul, în urma examinării notei informative privind rezultatele controlului extern, efectuat la entitatea de audit împreună cu Raportul privind controlul extern al calităţii auditului şi comentariile entităţii de audit, poate aplica, după caz, măsuri disciplinare entităţii de audit vizate şi auditorilor implicaţi în serviciile prestate.

Protecţia datelor cu caracter personal

21. Atât persoanei care formulează sesizarea, cât şi persoanei subiect al sesizării le este asigurată protecţia datelor cu caracter personal, în conformitate cu principiile stabilite prin Legea nr.133/2011.

22. Păstrarea, prelucrarea şi distrugerea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea Legii nr.133/2011.

Garantarea dreptului la apărare al persoanei subiect al sesizării

23. Consiliul asigură persoanei subiect al sesizări dreptul la apărare, în conformitate cu art.40 din Codul administrativ nr.116/2017 (în continuare – Cod administrativ) şi dreptul de a fi audiate înainte de adoptarea unor decizii care le privesc, în conformitate cu art.94 alin.(1) şi (2) din Codul administrativ.

24. Consiliul, este obligat ca pe parcursul examinării şi soluţionării să garanteze persoanei subiect al sesizării dreptul la apărare şi să-i comunice acest drept.

25. Comitetul, este obligat să asigure posibilitatea audierii persoanei subiect al sesizării înainte de adoptarea unei decizii care o priveşte.

26. În aplicarea pct.25 Comitetul va convoca persoana subiect al sesizării, cu respectarea prevederilor legale în materie de comunicare a actelor de procedură, după caz.

27. Comunicarea privind convocarea va conţine data audierii, ora audierii, locaţia stabilită pentru audieri cu indicarea adresei complete, precum şi aspectele în legătura cu care persoana convocată va fi audiată.

28. În cazul refuzului participării la audiere, obligaţia Consiliului de a asigura dreptul la apărare se consideră îndeplinită.

29. Detaliile audierii se vor consemna într-un raport care va fi semnat de ambele părţi, respectiv de către preşedintele/vicepreşedintele Comitetului în numele membrilor Comitetului care au participat la audiere şi persoana subiect al sesizării care a fost audiată.

30. În cazul în care persoana subiect al sesizării care a fost audiată refuză semnarea raportului menţionat la pct.29, acest fapt se va consemna în raport.

Regimul de confidenţialitate

31. Personalul specializat din cadrul Consiliului este obligat să păstreze confidenţialitatea datelor cu caracter personal devenite cunoscute în cadrul examinării/sesizării, în corespundere cu Legea nr.133/2011.

32. În vederea respectării confidenţialităţii identităţii persoanei care formulează sesizarea şi a persoanei subiect al sesizării, doar persoanele din cadrul Consiliului implicate în procesul de gestionare şi soluţionare a sesizării au acces la identitatea acestora.

33. Persoana care formulează sesizarea, persoana/persoanele subiect al sesizării, precum şi informaţiile primite prin acest mecanism de raportare beneficiază de un regim strict de confidenţialitate. Identitatea persoanelor şi informaţiile comunicate pot fi dezvăluite doar în cazurile şi condiţiile expres prevăzute de legislaţie.

34. Obligativitatea păstrării confidenţialităţii asupra identităţii persoanelor şi a informaţiilor comunicate se menţine pe toată perioada cuprinsă de la primirea sesizării şi până la soluţionarea acesteia şi comunicarea şi/sau publicarea deciziilor, după caz.

35. În situaţia în care, în cuprinsul sesizării sunt identificate aspecte de natură penală, Consiliul asigură confidenţialitatea oricăror informaţii în legătură cu aceasta până la finalizarea cercetării şi luarea măsurilor de către organele competente, când vor putea fi făcute publice.

Obligaţiile persoanelor subiect al sesizării

36. Prin derogare de la principiul confidenţialităţii prevăzut de art.22 alin.(1) şi (2) din Legea nr.271/2017, persoanele subiect al sesizării au obligaţia de a prezenta Consiliului orice informaţii, inclusiv cele de natură confidenţială, şi de a pune la dispoziţia Consiliului orice alte documente considerate relevante, în susţinerea apărării împotriva aspectelor vizate prin sesizare.

III. REZULTATELE RAPORTĂRII

Măsurile aplicabile

37. Auditorilor, entităţilor de audit li se pot aplica măsuri disciplinare prevăzute la art.42 alin.(2) din Legea nr.271/2017.

38. La aplicarea măsurilor disciplinare se ţine cont de gravitatea şi durata încălcării, de circumstanţele în care a fost comisă încălcarea şi gradul de răspundere a persoanei, de activitatea şi comportamentul anterior al auditorului sau al entităţii de audit, inclusiv de existenţa unor încălcări anterioare. Auditorul şi entitatea de audit au dreptul să prezinte explicaţii, documente sau probe privind încălcările depistate, aflate în curs de examinare.

39. Decizia Consiliului privind aplicarea măsurilor disciplinare auditorului sau entităţii de audit poate fi contestată în conformitate cu prevederile Codului administrativ, fără respectarea procedurii prealabile.

Comunicare

40. Deciziile Consiliului privind aplicarea măsurilor disciplinare se aduc la cunoştinţa auditorilor, a entităţilor de audit vizate şi sunt executorii de la data emiterii, însă vor fi plasate pe pagina web oficială a Consiliului doar după expirarea termenului de atac.

41. Consiliul, va comunica răspunsul către persoana care a formulat sesizarea în termen de 5 zile de la data expirării termenului de atac a deciziei Consiliului privind aplicarea măsurilor disciplinare auditorului sau entităţii de audit.

Dispoziţii finale

42. Prezentele Norme se aplică în cazul sesizărilor transmise către Consiliu după intrarea acestora în vigoare.