Convenţia Consiliului Europei din 18.06.2009 privind accesul la documentele oficiale
ACT INTERNAŢIONAL
Convenţia Consiliului Europei
privind accesul la documentele oficiale
Tromsǿ,18 iunie 2009
(în vigoare 01.12.2020)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 51-56 art.182 din 19.02.2021
* * *
Notă: Convenţia ratificată prin Legea nr.217/2013
Notă: Vezi Ordinul MAEIE nr. 33-T-01 din 29.01.2021
Preambul
Statele Membre ale Consiliului Europei şi alte Părţi semnatare,
Considerând că obiectivul Consiliului Europei este de a obţine o unitate mai mare între membrii săi în ceea ce priveşte scopul de a proteja şi a implementa în viaţă idealurile şi principiile ce constituie moştenirea comună;
Ţinând cont, în particular, de Articolul 19 al Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului, Articolele 6, 8 şi 10 ale Convenţiei pentru Apărarea Drepturilor Omului şi a Libertăţilor Fundamentale, Convenţia Naţiunilor Unite cu privire la Accesul la Informaţie, Convenţia privind accesul la informaţie, participarea publicului la luarea deciziilor şi accesul la justiţie în problemele de mediu (Aarhus, 25 iunie 1998), precum şi de Convenţia pentru protecţia persoanelor faţă de prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 (ETS Nr. 108);
Ţinând cont, de asemenea, de Declaraţia Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei în ce priveşte libertatea de exprimare şi informare, adoptată la 29 aprilie 1982, precum şi de recomandările Comitetului de Miniştri către statele membre, Nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice, Nr. R (91) 10 privind comunicarea către terţe părţi a datelor personale deţinute de structurile publice, Nr. R (97) 18 privind Protecţia datelor personale colectate şi prelucrate în scopuri statistice, Nr. R (2000) 13 privind politica europeana în accesul la arhive, şi Recomandarea (2002) 2 privind accesul la documentele publice;
Recunoscând importanţa transparenţei autorităţilor publice într-o societate pluralistă, democratică;
Recunoscând că exercitarea dreptului de acces la documente oficiale:
i oferă o sursa de informaţie pentru public;
ii ajută publicul să-şi formeze o opinie despre starea societăţii şi despre autorităţile publice;
iii asigură integritatea, eficienţa, eficacitatea, şi răspunderea autorităţilor publice, astfel contribuind la afirmarea legitimităţii acestora;
Considerând, astfel, că toate documentele oficiale sunt, în principiu, publice şi pot fi refuzate doar pentru protejarea altor drepturi şi interese legitime,
Au consimţit asupra următoarelor:
Secţiunea I
Articolul 1 - Prevederi generale
1. Principiile stabilite mai jos urmează a fi percepute tară prejudicierea acelor legi şi reglementări naţionale sau tratate internaţionale care recunosc un drept mai larg de acces la documentele oficiale.
2. Legendă pentru Convenţia de faţă:
a. i "autorităţi publice" înseamnă:
1. guvernul sau administraţia la nivel naţional, regional sau local;
2. organele legislative sau autorităţile judiciare în măsura în care
acestea execută funcţii administrative delegate de legislaţia naţională;
3. persoane fizice sau juridice în măsura în care acestea exercită o autoritate administrativă.
ii La momentul semnării sau depunerii instrumentelor de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare, orice parte are dreptul să informeze Secretarul General al Consiliului Europei, printr-o declaraţie, că definiţia de "autorităţi publice" mai include una sau mai multe entităţi care urmează:
1. organe legislative în ce priveşte alte activităţi desfăşurate de către acestea;
2. autorităţi judiciare în ce priveşte alte activităţi desfăşurate de către acestea;
3. persoane fizice sau juridice în măsura în care acestea exercită funcţii publice
sau operează cu fonduri publice, în conformitate cu legislaţia naţională.
b. "documente oficiale" înseamnă toate informaţiile înregistrate în orice formă, elaborate, recepţionate sau deţinute de către autorităţile publice.
Articolul 2 - Dreptul de acces la documentele oficiale
1. Orice parte va garanta dreptul oricărei persoane, fără a o discrimina sub vre-un motiv, de a beneficia de acces la documentele oficiale deţinute de autorităţile publice, la solicitare.
2. Orice parte va lua măsurile necesare pentru a ajusta sau modifica legile naţionale în sensul implementării în viaţă a prevederilor legate de accesul la documentele oficiale, prevăzute de această Convenţie.
3. Aceste măsuri vor fi luate cel târziu la momentul intrării în vigoare a Convenţiei date în ţara semnatară.
Articolul 3 - Limitările posibile privind accesul la documentele oficiale
1. Orice parte poate limita dreptul de acces la documente oficiale. Aceste limitări vor fi stipulate cu exactitate în legislaţie, fiind necesare într-o societate democratică, şi vor fi proporţionale cu obiectivul de protejare a:
a. securităţii naţionale, apărării şi relaţiilor internaţionale;
b. siguranţei publice;
c. activităţilor de prevenire, investigare şi urmărire a acţiunilor criminale;
d. anchetei disciplinare;
e. inspecţiei, controlului şi supravegherii de către autorităţile publice;
f. intimităţii şi altor interese private legitime;
g. intereselor comerciale şi altor interese economice;
h. politicilor economice, monetare şi de schimb valutar ale Statului;
i. egalităţii Părţilor în proceduri judiciare şi administrării eficiente a justiţiei;
j. ecologiei;
k. deliberărilor în cadrul sau între autorităţile publice privind examinarea unui caz.
La momentul semnării sau depozitării instrumentelor de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare, Statele vizate pot informa Secretarul General al Consiliului Europei, printr-o declaraţie, că procesul de comunicare cu Familia Regală, sau Curtea, sau cu Şeful de Stat va fi inclus, de asemenea, în aceste limitări.
2. Accesul la informaţia ce se conţine într-un document oficial poate fi refuzat, dacă divulgarea informaţiei ar putea aduce daune oricăror dintre interesele menţionate în paragraful 1, însă nu şi dacă există un interes public prioritar în cazul dat.
3. Părţile pot aplica limitări de timp, la expirarea cărora limitările menţionate în paragraful 1 nu mai sunt valabile.
Articolul 4 – Solicitarea accesului la documentele oficiale
1. Solicitantul unui document oficial nu va fi obligat să-şi expună motivele pentru a obţine acces la documentul oficial.
2. Părţile pot permite solicitanţilor să rămână anonimi, cu excepţia cazurilor când divulgarea identităţii este esenţială pentru a procesa solicitarea.
3. Formalităţile legate de solicitare nu vor depăşi cadrul care este esenţial pentru procesarea solicitării.
Articolul 5 – Procesarea solicitării accesului la documente oficiale
1. Autoritatea publică va acorda asistenţă solicitantului, în măsura posibilităţilor rezonabile, pentru a identifica documentul oficial solicitat.
2. Solicitarea accesului la un document oficial va fi tratată de către orice autoritate publică care deţine documentul. în cazul în care o autoritate publică nu deţine documentul oficial solicitat sau nu este autorizată să proceseze cererea respectivă, ea va direcţiona această solicitare sau solicitantul, atunci când este posibil, la autoritatea publică competentă.
3. Solicitările accesului la documente oficiale vor fi tratate în mod egal.
4. Solicitarea privind accesul la un document oficial va fi tratată cu promptitudine. Decizia va fi luată, comunicată şi executată cât mai curând posibil sau în limite rezonabile de termen de executare, care vor fi specificate din timp.
5. Solicitarea privind accesul la un document oficial poate fi refuzată:
i dacă, în pofida suportului acordat de autoritatea publică, solicitarea rămâne a fi prea vagă pentru a permite identificarea documentului oficial;
ii dacă solicitarea este vădit iraţională.
6. Autoritatea publică care refuza accesul la un document oficial, în totalitate sau parţial, va oferi explicaţii privind motivul refuzului. Solicitantul are dreptul de a primi la solicitare o justificare în scris privind refuzul de la autoritatea publică.
Articolul 6 - Formele de acces la documentele oficiale
1. Când este acordat accesul la un document oficial, solicitantul are dreptul de a alege dacă va examina originalul acestuia sau o copie a lui, sau va primi o copie a documentului, în orice forma sau format disponibil, la alegere, cu excepţia cazului când alegerea este iraţională.
2. Daca există limitări la o parte din informaţia din documentul oficial solicitat, autoritatea publică va acorda acces la partea rămasă a informaţiei ce se conţine în documentul dat. Orice omisiune urmează a fi indicată clar. Cu toate acestea, dacă versiunea parţiala a documentului induce în eroare sau pierde din sens sau reprezintă o sarcină iraţională evidentă pentru autoritatea publică, accesul la document poate fi refuzat.
3. Autoritatea publică poate acorda acces la un document oficial prin referirea solicitantului la surse alternative uşor accesibile.
Articolul 7 - Taxe pentru accesul la documentele oficiale
1. Examinarea documentelor oficiale în sediul instituţiei urmează a fi gratuită. Acest fapt, însă, nu interzice Părţilor de a institui taxe pentru serviciile oferite în acest sens de către organele de arhivă şi muzee.
2. O taxă poate fi impusă solicitantului pentru eliberarea unei copii a documentului oficial, care urmează a fi rezonabilă şi să nu depăşească costul actual al reproducerii şi emiterii documentului. Grila de taxe urmează a fi publicată.
Articolul 8 - Revizuirea procedurii
1. Solicitantul, cererea de acces la un document oficial a căruia a fost respinsă, în mod expres sau implicit, în totalitate sau parţial, va avea dreptul la procedura de revizuire într-o instanţă de judecată sau în faţa unui alt organ independent şi imparţial, stabilit de lege.
2. Solicitantul întotdeauna va avea acces la o procedură operativă şi necostisitoare, care implică reexaminarea deciziei de către o autoritate publică sau revizuirea în conformitate cu paragraful 1.
Articolul 9 - Măsuri complementare
Părţile vor informa publicul despre dreptul acestuia de acces la documente oficiale şi cum acest drept poate fi exercitat. Ele vor întreprinde măsuri corespunzătoare pentru a:
a. educa autorităţile publice privind îndatoririle şi obligaţiile lor în ce priveşte realizarea acestui drept;
b. oferi informaţii în chestiuni sau activităţi pentru care ele sunt responsabile;
c. administra documentele eficient, astfel încât publicul să aibă acces nestingherit la ele;
d. aplica reguli clare şi prestabilite pentru păstrarea şi distrugerea documentelor.
Articolul 10 - Documente făcute publice la iniţiativa autorităţilor publice
O autoritate publică poate lua măsurile necesare, din iniţiativă proprie şi atunci când este necesar, pentru a face publice documentele oficiale, pe care le deţine, în interesul promovării transparenţei şi eficacităţii administrării publice, şi pentru a încuraja participarea publicului informat în chestiuni de interes general.
Secţiunea II
Articolul 11 - Grupul de Specialişti privind accesul la documente oficiale
1. Un Grup de Specialişti privind accesul la documentele oficiale se va întruni cel puţin o dată pe an pentru a monitoriza implementarea acestei Convenţii de către Părţi, în particular pentru a:
a. pregăti rapoarte privind proporţionalitatea măsurilor prevăzute de legislaţie şi realizate în practica de către Părţi, în sensul implementării prevederilor stipulate în această Convenţie;
b. i exprima opinii pe orice subiect vizavi de realizarea Convenţiei;
ii face propuneri menite să faciliteze sau să îmbunătăţească utilizarea şi implementarea efectivă a Convenţiei, inclusiv identificarea unor eventuale probleme;
iii face schimb de informaţii şi raporta despre evoluţiile importante de ordin legal, de politică şi la nivel tehnologic;
iv elabora propuneri pentru Consiliul Consultativ al Părţilor, care ar putea fi transpuse în amendamente la Convenţie;
v formula opinii proprii privind orice propunere pentru modificarea Convenţiei în conformitate cu Articolul 19.
2. Grupul de Specialişti poate solicita informaţii şi opinii de la societatea civila.
3. Grupul de Specialişti va fi compus din cel puţin 10 şi cel mult 15 persoane. Membrii grupului sunt aleşi de către Consiliul Consultativ al Părţilor pentru o perioadă de patru ani, cu posibilitatea prelungirii mandatului o singură dată, dintr-o listă de experţi. Fiecare parte poate propune doi experţi, aleşi dintre cei recunoscuţi a fi persoane cu cel mai înalt nivel de integritate, competenţe în domeniul accesului la documentele oficiale. Cel mult o persoană este selectată din lista propusă de către fiecare Parte.
4. Membrii Grupului de Specialişti vor acţiona în capacitatea lor individuală, vor fi independenţi şi imparţiali în exerciţiul atribuţiilor lor şi nu vor primi ordine de la guverne.
5. Procedura de alegere a membrilor Grupului de Specialişti va fi determinată de Comitetul de Miniştri, după consultarea cu Părţile semnatare a Convenţiei şi obţinerea consimţământului unanim al acestora pe parcursul unui an de la intrarea în vigoare a Convenţiei. Grupul de Specialişti va adopta regulile proprii privind procedurile.
Articolul 12 - Consiliul Consultativ al Părţilor
1. Consiliul Consultativ al Părţilor va fi compus de către un reprezentat de la fiecare Parte.
2. Consiliul Consultativ al Părţilor se va întruni pentru a:
a. examina rapoartele, opiniile şi propunerile Grupului de Specialişti;
b. elabora propuneri şi recomandări pentru Părţi;
c. elabora propuneri privind modificarea acestei Convenţii în conformitate cu Articolul 19;
d. formula opinii proprii referitor la orice propunere privind amendarea Convenţiei în conformitate cu Articolul 19.
3. Consiliul Consultativ al Părţilor va fi convocat de către Secretarul General al Consiliului Europei în decurs de un an de la intrarea în vigoare a Convenţiei, cu scopul de a alege membrii Grupului de Specialişti. El se va întruni ulterior o dată în patru ani sau oricând o va cere majoritatea Părţilor, Comitetul de Miniştri sau Secretarul General al Consiliului Europei. Consiliul Consultativ va adopta regulile proprii privind procedurile.
4. După fiecare şedinţă, Consiliul Consultativ al Părţilor va emite un raport de activitate către Comitetul de Miniştri.
Articolul 13 – Secretariatul
Consiliul Consultativ al Părţilor şi Grupul de Specialişti vor fi ajutaţi de către un Secretariat al Consiliului Europei, în vederea exercitării atribuţiilor stabilite în Secţiunea dată.
Articolul 14 – Raportarea
1. Pe parcursul unui an după intrarea în vigoare a Convenţiei într-o anumită ţară, cea din urmă va transmite Grupului de Specialişti un raport ce conţine toate informaţiile privind măsurile legislative şi de altă natură, pe care statul respectiv le-a adoptat pentru a implementa prevederile acestei Convenţii.
2. Ulterior, fiecare parte va transmite Grupului de Specialişti - în ajunul întrunirilor Consiliului Consultativ - informaţii actualizate, cum este menţionat în paragraful 1.
3. Fiecare parte va transmite Grupului de Specialişti toate informaţiile solicitate de acesta pentru a-şi exercita atribuţiile.
Articolul 15 - Publicarea
Rapoartele prezentate de către Părţi Grupului de Specialişti, propunerile şi opiniile Grupului de Specialişti, şi rapoartele de activitate ale Consiliului Consultativ al Părţilor vor fi făcute publice.
Secţiunea III
Articolul 16 - Semnarea şi intrarea în vigoare a Convenţiei
1. Această Convenţie este deschisă pentru a fi semnată de către orice stat membru al Consiliului Europei.
2. Această Convenţie urmează a fi ratificată, acceptată sau aprobată. Instrumentele ratificării, acceptării sau aprobării vor fi păstrate de către Secretarul General al Consiliului Europei.
3. Convenţia va intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după expirarea a trei luni după data când zece state membre ale Consiliului Europei şi-au exprimat acordul de a deveni parte a Convenţiei, în conformitate cu prevederile paragrafului 2.
4. în ce priveşte statele semnatare care îşi vor exprima acordul de a adera la Convenţie ulterior, documentul respectiv va intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după expirarea a trei luni după data când această dorinţă a fost exprimată, în conformitate cu prevederile paragrafului 2.
Articolul 17 - Aderarea la Convenţie
1. După intrarea în vigoare a Convenţiei, Comitetul de Miniştri al Consiliului Europei - după consultări cu Părţile semnatare a Convenţiei şi obţinerea acordului unanim al acestora - poate invita orice stat care nu este membru al Consiliului Europei sau orice organizaţie internaţională să adere la această Convenţie. Decizia va fi luată de majoritate, în conformitate cu Articolul 20.d al Statutului Consiliului Europei şi prin vot unanim al reprezentaţilor Părţilor prezente în Comitetul de Miniştri.
2. În ce priveşte statele sau organizaţiile internaţionale care aderă la Convenţie în conformitate cu paragraful 1 de mai sus, Convenţia va intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după expirarea a trei luni după data depunerii instrumentelor de accedere Secretarului General al Consiliului Europei.
Articolul 18 - Aplicabilitatea teritorială
1. Orice stat, la momentul semnării sau depunerii instrumentelor de ratificare, acceptare, aprobare sau aderare, poate preciza teritoriul sau teritoriile unde această Convenţie este aplicabilă.
2. Orice stat poate, la o dată ulterioară, prin prezentarea unei declaraţii pe numele Secretarului General al Consiliului Europei, să extindă aplicabilitatea acestei Convenţii asupra unui alt teritoriu specificat în declaraţie, în cazul în care este responsabil pentru acest teritoriu la nivel internaţional. în privinţa unui astfel de teritoriu, Convenţia va intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după expirarea a trei luni după data recepţionării Declaraţiei respective de către Secretarul General.
3. Orice declaraţie prezentată în condiţiile menţionate în cele două paragrafe precedente - cu referire la un teritoriu specificat în declaraţie - poate fi retrasă prin informarea oficială a Secretarului General. Faptul retragerii va intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după expirarea a trei luni după data recepţionării unei astfel de înştiinţări de către Secretarul General.
Articolul 19 – Amendamente la Convenţie
1. Amendamentele la Convenţia de faţă pot fi propuse de către orice parte, de către Comitetul de Miniştri al Consiliului Europei, Grupul de Specialişti sau Consiliul Consultativ.
2. Toate propunerile privind modificarea Convenţiei vor fi comunicate Părţilor de către Secretarul General al Consiliului Europei.
3. Toate amendamentele vor fi comunicate Consiliului Consultativ al Părţilor, care - după consultarea cu Grupul de Specialişti - va prezenta opiniile sale privind amendamentele propuse Comitetului de Miniştri.
4. Comitetul de Miniştri va examina amendamentele propuse şi toate opiniile Consiliului Consultativ al Părţilor, după care ar putea aproba amendamentele.
5. Textul amendamentului aprobat de către Comitetul de Miniştri în conformitate cu paragraful 4 va fi înaintat Părţilor pentru acceptare.
6. Toate amendamentele aprobate în conformitate cu paragraful 4 vor intra în vigoare în prima zi a lunii ce urmează după o lună de la data când toate Părţile au informat Secretarul General că modificările au fost acceptate de către ele.
Articolul 20 – Declaraţiile
La momentul semnării sau prezentării instrumentelor de ratificare, acceptării, aprobării sau aderării, orice Parte poate face una sau mai multe declaraţii prevăzute în Articolele 1.2, 3.1 şi 18. Această va prezenta eventualele modificări la informaţia respectivă Secretarului General al Consiliului Europei.
Articolul 21 – Denunţarea
1. Orice Parte poate denunţa, în orice moment, această Convenţie, prin informarea oficială a Secretarului General al Consiliului Europei.
2. Denunţarea intră în vigoare în prima zi ce urmează expirării perioadei de şase luni de la data când a fost recepţionat anunţul de denunţare de către Secretarul General.
Articolul 22 - Notificări
Secretarul General va notifica ţările membre ale Consiliului Europei şi orice stat sau organizaţie internaţionala care a aderat sau a fost invitată să adere la această Convenţie în privinţa următoarelor lucruri:
a. semnătura;
b. prezentarea instrumentelor de ratificare, acceptare, aprobare, sau aderare;
c. data intrării în vigoare a Convenţiei în conformitate cu Articolele 16 şi 17;
d. declaraţiile făcute în conformitate cu Articolele 1.2, 3.1 şi 18;
e. alte fapte, notificări sau comunicări privind această Convenţie.
Ca mărturie a adoptării acestei Convenţii şi fiind în capacitatea autorizată, Părţile au semnat acest document.
Convenţia a fost scrisă la Tromso, 18 iunie 2009, în limbile engleză şi franceză, textele în ambele limbi fiind autentice în măsură egală, într-un singur exemplar, care va fi depozitat în arhivele Consiliului Europei. Secretarul General al Consiliului Europei va transmite copiile autorizate fiecărui Stat membru al Consiliului Europei şi organizaţiilor internaţionale invitate să adere la această Convenţie.