Extras din Hotărârea nr.282/14 din 29.05.2018

CONSILIUL SUPERIOR AL MAGISTRATURII

E X T R A S

din Hotărârea nr.282/14 din 29 mai 2018

 (în vigoare 17.08.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 309-320 art. 1262 din 17.08.2018

* * *

Plenul Consiliului Superior al Magistraturii

HOTĂRĂŞTE:

1. Se admite demersul Programului pentru Justiţie Transparentă, referitor la aprobarea Regulamentului privind utilizarea videoconferinţei pentru organizarea şi administrarea judecătorească.

2. Se aprobă Regulamentul privind utilizarea videoconferinţei pentru organizarea şi administrarea judecătorească, conform anexei, parte integrantă a prezentei Hotărâri.

3. Hotărârea poate fi contestată la Curtea Supremă de Justiţie de orice persoană interesată în termen de 15 zile din data comunicării.

4. Copia prezentei hotărâri se expediază spre informare Programului pentru Justiţie Transparentă, instanţelor judecătoreşti şi se publică pe pagina web a CSM www.csm.md, iar extrasul din hotărâre şi regulamentul în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Hotărîrea CSM

nr.282/14 din 29 mai 2018

REGULAMENT

privind utilizarea videoconferinţei pentru

organizarea şi administrarea judecătorească

I. INTRODUCERE

1.1. Calitatea actului de justiţie şi funcţionalitatea sistemului judecătoresc per ansamblu este determinată nu doar de calitatea acţiunilor corpului judecătoresc, dar şi de buna organizare, administrare şi coordonare a activităţilor la nivel interinstituţional. Utilizarea tehnologiilor informaţionale şi implementarea în activitatea instanţelor judecătoreşti a videoconferinţei va stimula redimensionarea semnificativă a activităţii personalului instanţelor de judecată, dar şi eficientizarea acesteia.

1.2. Implementarea videoconferinţei este justificată de necesităţile practice ale domeniului, specificul dinamic al activităţii judiciare, schimbările legislative continue, dar şi necesitatea asigurării unei comunicări permanente între reprezentanţii sistemului judecătoresc.

1.3. Totodată, implementarea videoconferinţei va contribui la reducerea cheltuielilor de deplasare, dar şi la eficientizarea activităţii judecătoreşti, prin reducerea timpului de examinare necesar pentru soluţionarea unor aspecte administrativ-organizatorice.

1.4. Funcţionalitatea videoconferinţei trebuie să corespundă standardelor de calitate. În aceste condiţii, o şedinţă cu caracter organizatoric realizată prin videoconferinţă va constitui o alternativă rezonabilă unei şedinţe faţă în faţă. Înainte de utilizarea videoconferinţei, echipamentul trebuie instalat, astfel încât să creeze condiţii similare unei şedinţe de lucru tradiţionale.

În sensul prezentului Regulament se definesc următoarele noţiuni:

administrator tehnic – persoană desemnată responsabilă de asigurarea funcţionalităţii tehnice a echipamentului de videoconferinţă şi organizarea activităţii de comunicare la nivel de instanţă/ instituţie;

solicitant de comunicare prin videoconferinţă – autoritate publică din cadrul sistemului judecătoresc, interesată de iniţierea unei activităţi de comunicare prin videoconferinţă;

subiect chemat la comunicare prin videoconferinţă - autoritate publică din cadrul sistemului judecătoresc, pe adresa căreia este înaintată cererea de iniţiere a comunicării prin videoconferinţă;

invitat la comunicare prin videoconferinţă – reprezentanţii altor autorităţi publice pe adresa cărora a fost expediată invitaţia de participare în cadrul şedinţei de comunicare intermediate prin videoconferinţă.

II. DOMENIUL DE APLICARE

2.1. Regulamentul privind utilizarea videoconferinţei pentru asigurarea activităţii de organizare şi administrare judecătorească este elaborat în conformitate cu prevederile Legii cu privire la organizarea judecătorească nr.514-XIII din 06.07.1995, Legii cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii nr.947din 19.07.1996 şi altor acte normative în vigoare.

2.2. Prezentul Regulament stabileşte statutul juridic al videoconferinţei, instituie condiţiile generale de utilizare şi exploatare a videoconferinţei, modalităţile de iniţiere, conectare, realizare şi comunicare prin intermediul videoconferinţei, precum şi drepturile şi obligaţiile subiecţilor implicaţi, inclusiv condiţiile tehnice şi măsurile de securitate necesare a fi implementate la utilizarea videoconferinţei.

III. STATUTUL JURIDIC AL VIDEOCONFERINŢEI

3.1. Videoconferinţa asigură în regim real comunicarea audio-video securizată dintre reprezentanţii diferitor instanţe judecătoreşti, inclusiv comunicarea dintre reprezentanţii instanţelor judecătoreşti şi reprezentanţii Consiliului Superior al Magistraturii sau, după caz, reprezentanţii invitaţi de către aceştia.

3.2. Comunicarea prin intermediul videoconferinţei poate fi iniţiată şi, respectiv, realizată doar în scopuri de administrare sau organizare a activităţii judecătoreşti şi doar cu respectarea procedurii prevăzute de prezentul Regulament.

3.3. Funcţionalitatea videoconferinţei este asigurată de echipamentele tehnice instalate în instanţele judecătoreşti şi în incinta Consiliului Superior al Magistraturii.

3.4. Consiliul Superior al Magistraturii şi instanţele de judecată în incinta cărora a fost instalată videoconferinţa au calitatea de proprietari şi administratori ai echipamentului tehnic.

3.5. Preşedintele Consiliului Superior al Magistraturii şi respectiv preşedinţii instanţelor de judecată sunt responsabili de atribuirea drepturilor şi obligaţiilor personalului intern în ceia ce priveşte utilizarea videoconferinţei.

IV. ÎNAINTAREA CERERII DE COMUNICARE

4.1. Preşedintele Consiliului Superior al Magistraturii şi respectiv preşedinţii instanţelor de judecată desemnează câte un administrator tehnic şi administrator tehnic supleant responsabil de asigurarea funcţionalităţii videoconferinţei. Până la începerea activităţii, Preşedintele Consiliului Superior al Magistraturii şi respectiv preşedinţii instanţelor de judecată asigură condiţiile necesare pentru instruirea administratorilor tehnici în domeniul funcţionalităţii videoconferinţei.

4.2. Administratorul tehnic este responsabil de primirea cererilor de iniţiere a videoconferinţelor, informarea participanţilor invitaţi la videoconferinţă, pregătirea activităţii de videoconferinţă, comunicarea cu instanţele implicate, asigurarea funcţionalităţii tehnice a echipamentului, asistarea în realizarea înregistrărilor, şi documentarea, după caz, a activităţilor de videoconferinţă.

4.3. Solicitanţii de comunicare prin videoconferinţă prezintă la adresa instituţiei o cerere (Anexă partea A) prin care solicită iniţierea comunicării, aceasta urmând să includă informaţii cu privire la:

- denumirea instituţiei ce solicită comunicarea;

- numele, prenumele, datele de contact (adresa de e-mail, telefon) ale persoanei care a înaintat demersul de comunicare şi ale administratorului tehnic al solicitantului de comunicare;

- numele, prenumele, datele de contact ale persoanelor care vor fi implicate în comunicare din partea instituţiei solicitante;

- scopul comunicării, tematica orientativă, posibilele întrebări;

- denumirea instituţiei/ instituţiilor pe adresa căreia/cărora se înaintează cererea la comunicare;

- subiecţii ce urmează a fi conectaţi, indicând instituţia, profilul persoanelor solicitate spre comunicare, numele persoanelor cu care se propune iniţierea comunicării, datele de contact ale acestora;

- data şi ora solicitată a fi rezervată pentru activitatea de comunicare prin videoconferinţă, oferind totodată câte o alternativă suplimentară de disponibilitate;

- rechizitoriu documentar, tehnic;

- aspecte organizatorice.

4.4. Solicitanţii de comunicare prin videoconferinţă expediază cererea de iniţiere a comunicării pe adresa instituţiei înainte sau în ziua preconizată pentru realizarea comunicării, iar administratorul tehnic al instituţiei chemate la comunicare va oferi răspuns cu privire la cererea înaintată în termen proxim.

4.5. La primirea cererii de solicitare a comunicării, cancelaria instituţiei chemate la comunicare transmite cererea preşedintelui instituţiei, care în comun cu administratorul tehnic verifică disponibilităţile şi se pronunţă asupra acceptării sau respingerii cererii, dispune transmiterea acesteia spre executare şi desemnează persoanele chemate la comunicare.

4.6. Odată cu primirea cererii de iniţiere a comunicării, administratorul instituţiei chemate la comunicare prin videoconferinţă verifică disponibilităţile de conectare pentru data şi ora solicitate.

4.7. În cazul în care administratorul instituţiei chemate la comunicare constată că la data şi ora solicitate pentru realizarea activităţii de comunicare, nu este posibilitate de implicare, urmează să evalueze disponibilitatea alternativă propusă de solicitant.

4.8. În cazul în care instituţia chemată la comunicare nu are posibilitatea de a fi implicată în activitatea de comunicare solicitată, reprezentanţii acesteia sunt obligaţi să remită la adresa solicitantului avizul de refuz, indicând totodată motivele şi după caz să înainteze propuneri sau sugestii.

4.9. În cazul în care cererea de chemare la comunicare este acceptată, administratorul chemat la comunicare expediază pe adresa solicitantului de comunicare acceptul (Anexă, partea B), completând datele persoanelor implicate în comunicare, inclusiv datele de contact ale acestora.

4.10. Odată cu acceptarea cererii de comunicare, administratorul expediază pe adresa tuturor subiecţilor vizaţi, invitaţia de participare la comunicare.

4.11. Subiecţii care primesc invitaţia la comunicare vor informa verbal administratorul sau vor expedia acestuia răspuns de acceptare sau respingere a invitaţiei în termen rezonabil.

4.12. Subiectul care nu dispune de posibilitatea de a fi implicat în acţiunea de comunicare va informa despre acest fapt administratorul, indicând motivul imposibilităţii participării.

4.13. Întru asigurarea participativităţii, administratorul iniţiator de videoconferinţă se obligă să expedieze preventiv pe adresa tuturor subiecţilor ce vor fi implicaţi în activitatea de comunicare câte un mesaj de reamintire despre activitatea prestabilită.

4.14. În cazuri urgente, realizarea activităţilor de comunicare prin videoconferinţă poate fi coordonată telefonic. În astfel de situaţii iniţiatorii activităţii de comunicare urmează să se asigure că reprezentanţii instituţiilor chemate la comunicare sunt disponibili de a fi implicaţi în activitatea de comunicare la ora şi data propuse, sălile de videoconferinţă sunt disponibile şi potenţialii participanţi ai şedinţei de comunicare sunt informaţi.

V. COMUNICAREA PRIN INTERMEDIUL VIDEOCONFERINŢEI

5.1. Administratorii implicaţi în activitatea de comunicare se prezintă în sala de videoconferinţe înainte de ora prestabilită pentru comunicare, fiind obligaţi să verifice funcţionalitatea videoconferinţei, să printeze lista participanţilor, să iniţieze conectarea şi să realizeze proceduri de test. Totodată se recomandă ca echipamentul şi conexiunile să fie testate cu cel puţin o zi înainte de videoconferinţa propriu-zisă. În cazul depistării unor defecţiuni ce impun amânarea şedinţei de comunicare, administratorul va informa toţi subiecţii invitaţi despre defecţiunea apărută şi contramandarea şedinţei prin videoconferinţă.

5.2. Totodată, administratorii sunt obligaţi să asigure rechizitoriu tehnic, să verifice necesităţile participanţilor şi să asigure organizarea comunicării.

5.3. Subiecţii chemaţi la comunicare prin videoconferinţă urmează să se prezinte în sala de şedinţe cu cel puţin 10 minute înainte de iniţierea activităţii.

5.4. Şedinţa de comunicare prin videoconferinţă poate fi asistată de un secretar desemnat, care poate fi împuternicit să realizeze acţiuni de întocmire a procesului-verbal al şedinţei.

5.5. Administratorii vor documenta activităţile de videoconferinţă prin menţinerea registrului electronic al cererilor şi avizărilor de accept sau refuz ale comunicărilor.

Totodată, administratorii duc evidenţa electronică a activităţilor de videoconferinţă, prin introducerea şi păstrarea informaţiilor privind:

- data şi ora acţiunii de videoconferinţă;

- tema abordată, scopul videoconferinţei;

- instituţiile, subiecţii implicaţi;

- durata activităţii;

- înscrieri despre funcţionalitatea echipamentului tehnic.

5.6. Administratorii sunt responsabili de asigurarea funcţionalităţii videoconferinţei. În cazul apariţiei unor defecţiuni tehnicele echipamentului, administratorul informează preşedintele şedinţei despre apariţia acestora şi modalitatea de înlăturare a acestora. În cazul în care se constată imposibilitatea remedierii defecţiunilor tehnice, şedinţa de comunicare este amânată, iar subiecţii invitaţi sunt informaţi despre aceasta.

5.7. La finisarea acţiunilor de comunicare prin videoconferinţă, administratorul va deconecta echipamentul tehnic şi va face înscrierile de rigoare în Registrul electronic al şedinţelor de videoconferinţă.

VI. ASPECTE TEHNICE CU PRIVIRE LA ORGANIZAREA

FUNCŢIONALITĂŢII VIDEOCONFERINŢEI

6.1. Videoconferinţa se instalează şi utilizează astfel încât persoanelor implicate să li se furnizeze o imagine precisă a ceea ce se întâmplă la locaţia aflată la distanţă.

6.2. Administratorul tehnic este responsabil de asigurarea calităţii conexiunii, în aşa fel încât aceasta să corespundă scopului videoconferinţei organizate.

6.3. Pentru a facilita utilizarea echipamentului pentru videoconferinţă, toate componentele echipamentului trebuie să fie standardizate, în măsura posibilităţilor, pe baza aceloraşi tipuri de echipament şi a aceleiaşi configuraţii.

6.4. Unde acest lucru este posibil, echipamentul pentru videoconferinţă trebuie integrat în cadrul infrastructurii de lucru deja instituite.

6.5. Sunetul şi imaginile trebuie să fie bine corelate şi reproduse, fără niciun decalaj perceptibil. Aspectul exterior, expresiile faciale şi gesturile persoanelor în cauză trebuie să fie percepute clar.

6.6. Unghiul şi distanţa de vizualizare trebuie să permită tuturor participanţilor să utilizeze acelaşi ecran în mod identic. Dimensiunea ecranului trebuie să fie suficient de mare, pentru a permite – sub aspectul unghiului de vizualizare – ca persoanele implicate să fie redate la aceeaşi mărime cu dimensiunea percepută într-o şedinţă de lucru obişnuită.

6.7. Camerele trebuie să fie fixe şi să aibă câteva poziţii presetate pentru rotire panoramică, înclinare şi distantă focală; una dintre poziţiile posibile trebuie presetată ca preferinţă. Administratorul trebuie să aibă posibilitatea tehnică de a modifica punctele vizualizate fără întreruperea şedinţei de lucru. Deschiderea unghiului camerelor de focalizare trebuie să fie suficient de mare pentru a garanta faptul că faţa, umerii şi partea superioară a corpului participanţilor sunt vizibile în mod clar.

6.8. Microfoanele vor fi poziţionate astfel încât toţi vorbitorii să poată fi înţeleşi clar, fără distorsiuni provocate de zgomotul de fond.

6.9. Calitatea sunetului şi imaginii va fi continuă fără a permite nicio interferenţă externă. În cazul în care calitatea sunetului sau a imaginii nu va corespunde condiţiilor normale de utilizare, comunicarea prin videoconferinţă va fi stopată, iar participanţii informaţi despre defecţiunile tehnice apărute.

VII. DISPOZIŢII FINALE

7.0. Prezentul Regulament intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.