Hotărâre nr.1184 din 18.08.2023 pentru aprobarea Regulamentului privind Registrul funcţionarilor electorali

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

H O T Ă R Â R E

pentru aprobarea Regulamentului privind

Registrul funcţionarilor electorali

nr. 1184  din  18.08.2023

 (în vigoare 06.09.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 341-342 art. 868 din 06.09.2023

* * *

În temeiul art.1, art.25 lit.c) şi g) şi art.32 din Codul electoral nr.325/2022 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2022, nr.426-427, art.770), Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind Registrul funcţionarilor electorali (se anexează).

2. Se abrogă Regulamentul cu privire la Registrul funcţionarilor electorali, aprobat prin hotărârea Comisiei Electorale Centrale nr.22/2011 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2011, nr.65-68, art.341).

3. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin hotărârea Comisiei Electorale Centrale

nr.1184 din 18 august 2023

REGULAMENT

privind Registrul funcţionarilor electorali

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentul regulament stabileşte scopul, obiectivele, structura organizatorică, funcţiile, modul de organizare şi gestionare a resursei informaţionale de evidenţă a funcţionarilor electorali, determină destinaţia şi sfera de aplicare a datelor cu caracter personal conţinute în aceasta, responsabilităţile subiecţilor care au acces la Registrul funcţionarilor electorali (în continuare – RFE), regimul juridic de prelucrare a datelor cu caracter personal, utilizarea şi păstrarea acestora.

2. Din motive de claritate şi fluiditate a textului, precum şi pentru a nu încărca textul cu dublete masculin/feminin, termenii folosiţi în prezentul regulament care denumesc funcţii au forma de masculin generic şi poartă un caracter incluziv/nonsexist.

3. RFE este parte integrantă a Sistemului informaţional automatizat de stat "Alegeri" şi este destinat automatizării proceselor de evidenţă a datelor despre funcţionarii electorali, din rândul cărora sunt confirmaţi, după caz, în calitate de membri ai organelor electorale inferioare şi în aparatele organelor electorale inferioare. RFE se ţine în limba română.

4. În sensul prezentului regulament, următoarele noţiuni semnifică:

generarea înregistrărilor de audit privind accesarea registrului – funcţie de înregistrare şi jurnalizare a informaţiei despre evenimentele de accesare a RFE;

operator RFE (registrator) – persoană autorizată de Comisia Electorală Centrală (în continuare – Comisia) cu dreptul de a efectua operaţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul RFE;

pseudonimizare – prelucrare a datelor cu caracter personal în modul în care acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informaţii suplimentare, cu condiţia ca aceste informaţii suplimentare să fie stocate separat şi să facă obiectul unor măsuri de natură tehnică şi organizatorică care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile;

terţ – persoană fizică sau persoană juridică de drept public ori de drept privat, alta decât subiectul datelor cu caracter personal, operatorul ori persoana împuternicită de acesta, persoana care se află sub autoritatea directă a operatorului sau a persoanei împuternicite autorizată să prelucreze date cu caracter personal.

5. RFE are următoarele atribuţii:

1) consolidarea unei baze de date actualizate privind funcţionarii electorali, funcţia acestora în componenţa organelor electorale şi informaţia despre deţinerea certificatului de calificare în domeniul electoral;

2) automatizarea identificării funcţionarilor electorali în cazul intervenirii condiţiilor pentru completarea componenţei organelor electorale din RFE;

3) analizarea şi planificarea activităţilor de instruire şi certificare a funcţionarilor electorali şi evidenţa funcţionarilor electorali instruiţi şi certificaţi;

4) generarea rapoartelor statistice, analitice, de prognozare şi/sau cercetare ştiinţifică în domeniul electoral;

5) asigurarea controlului privind accesul, stocarea, utilizarea, prelucrarea, asigurarea securităţii şi confidenţialităţii datelor personale ale funcţionarilor electorali.

[Pct.5 modificat prin Hot. CEC nr.2716 din 20.08.2024, în vigoare 29.08.2024]

6. Funcţiile de bază ale RFE sunt următoarele:

1) formarea bazei de date de evidenţă la nivel naţional a funcţionarilor electorali prin:

a) includerea primară a datelor personale ale persoanei care a exercitat calitatea de funcţionar electoral în organele electorale;

b) includerea informaţiei privind instruirea şi/sau eliberarea certificatelor de calificare funcţionarilor electorali;

b¹) includerea informaţiei privind numărul şi perioada de valabilitate a certificatului de calificare care confirmă formarea/specializarea în domeniul electoral;

c) actualizarea datelor personale prin efectuarea de modificări, completări asupra datelor personale care permit identificarea persoanei şi introducerea informaţiei privind sancţiunile aplicate funcţionarului electoral conform art.102 alin.(6) lit.a) şi b) din Codul electoral nr.325/2022;

d) radierea datelor din RFE ca urmare a aplicării sancţiunii prevăzute la art.102 alin.(6) lit.c) din Codul electoral nr.325/2022;

e) ştergerea/distrugerea, pseudonimizarea/depersonalizarea datelor cu caracter personal din RFE sau excluderea fizică a datelor la sfârşitul ciclului său de viaţă, la atingerea scopului pentru care au fost prelucrate.

2) asigurarea accesului la informaţia conţinută în RFE pentru:

a) punerea la dispoziţia Comisiei şi/sau consiliului electoral de circumscripţie a informaţiei despre persoanele care pot fi incluse în componenţa organelor electorale din RFE, în condiţiile art.35 alin.(7) şi (8) şi art.38 alin.(11) din Codul electoral nr.325/2022;

b) verificarea, la cerere, dacă persoanele propuse în componenţa organelor electorale de către subiecţii care au acest drept sunt incluse în RFE;

c) revizuirea candidaturilor pentru calitatea de membru a organelor electorale, în vederea identificării funcţionarilor electorali cărora le-a fost aplicată sancţiunea de privare de dreptul de a desfăşura orice activitate în cadrul organelor electorale, prevăzută la art.102 alin.(6) lit.d) din Codul electoral nr.325/2022;

d) asigurarea securităţii şi confidenţialităţii datelor prin măsuri tehnice şi organizatorice de prevenire a prelucrării ilicite a datelor personale şi organizarea procesului de management al securităţii acestora;

e) informaţia privind numărul şi perioada de valabilitate a certificatului de calificare care confirmă formarea/specializarea în domeniul electoral.

[Pct.6 completat prin Hot. CEC nr.2716 din 20.08.2024, în vigoare 29.08.2024]

7. Persoanele incluse în RFE la data de 1 ianuarie 2023, data intrării în vigoare a Codului electoral nr.325/2022, se consideră certificate din oficiu în condiţiile art.245 alin.(5) din cod.

Capitolul II

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A RFE

8. Funcţiile de bază privind formarea şi exploatarea RFE sunt divizate pe roluri între:

1) proprietarul RFE;

2) posesorul RFE;

3) deţinătorul RFE;

4) administratorul tehnic al RFE;

5) beneficiarii RFE;

6) operatorii RFE (registratori);

7) furnizorii de date.

9. Proprietar al RFE este statul, iar posesor şi deţinător al RFE este Comisia. În calitate de posesor şi deţinător, Comisia are dreptul de a utiliza datele personale din acesta, îndeplinind următoarele atribuţii:

1) asigură condiţiile organizatorice şi financiare pentru funcţionarea RFE;

2) stabileşte scopurile şi sarcinile funcţionale ale RFE;

3) determină obiectele informaţionale supuse înregistrării în RFE şi conţinutul acestora;

4) monitorizează procesul de înregistrare şi prelucrare a datelor în RFE;

5) gestionează activitatea de exploatare şi prelucrare a informaţiei din RFE;

6) asigură securitatea şi protecţia datelor din RFE;

7) aprobă şi execută modificări/rectificări necesare pentru funcţionarea şi actualizarea RFE;

8) autorizează, suspendă şi revocă dreptul de acces la RFE;

9) stabileşte măsurile tehnice şi organizatorice de securitate şi confidenţialitate ale RFE;

10) monitorizează şi, după caz, ajustează cerinţele de securitate şi conformitate ale RFE la cele din domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

10. În cadrul Comisiei rolul de deţinător al RFE îl are Direcţia management alegeri din cadrul Aparatului Comisiei, care este responsabilă de gestionarea acestuia.

11. În cadrul Comisiei rolul de administrator tehnic al RFE îl are Direcţia tehnologii informaţionale şi gestionarea listelor electorale din cadrul Aparatului Comisiei, care asigură administrarea, dezvoltarea şi mentenanţa sistemului.

12. RFE conţine datele din lista persoanelor certificate din Sistemul informaţional pentru certificare în domeniul electoral (gestionat de Centrul de instruire continuă în domeniul electoral) dezvoltat în vederea automatizării procesului de calificare a funcţionarilor electoral conform Regulamentului privind certificarea formării/specializării în domeniul electoral, aprobat de Comisie.

13. Beneficiari ai RFE sunt:

1) subiecţii cu drept de desemnare a membrilor în organele electorale;

2) Comisia;

3) consiliile electorale de circumscripţie;

4) Consiliul Electoral Central al Găgăuziei.

14. Consiliile electorale de circumscripţie şi Consiliul Electoral Central al Găgăuziei au acces la informaţia din RFE prin intermediul Comisiei.

15. Operatorii RFE (registratorii) sunt angajaţii din cadrul Comisiei, Centrului de instruire continuă în domeniul electoral sau consiliilor electorale de circumscripţie care efectuează includerea primară a datelor în RFE pentru evidenţă, precum şi asigură actualizarea, arhivarea sau radierea/distrugerea datelor din evidenţă.

16. Furnizorii de date pentru includerea, completarea şi prelucrarea informaţiilor în RFE sunt subiecţii cu drept de desemnare a candidaturilor pentru constituirea organelor electorale la solicitarea Comisiei şi/sau a consiliului electoral de circumscripţie. Furnizorii de date prezintă informaţia despre candidaturile înaintate, conform modelului din anexa nr.1.

Capitolul III

CONŢINUTUL ŞI PRELUCRAREA DATELOR DIN RFE

Secţiunea 1

Conţinutul RFE

17. RFE conţine informaţii privind persoanele care pot fi incluse în componenţa organelor electorale în calitate de membri ai acestora, experienţa de activitate în calitate de membru al organului electoral, nivelul de calificare/instruire şi/sau certificare şi localitatea/localităţile în care persoana şi-a desfăşurat activitatea în această calitate .

18. Categoriile de date din RFE sunt următoarele:

1) codul personal (IDNP);

2) numele şi prenumele;

3) anul naşterii;

4) profesia (ocupaţia);

5) funcţia;

6) locul de muncă;

7) telefonul de contact;

8) domiciliul/reşedinţa temporară;

9) subiectul care a desemnat/numit persoana, iar în cazul participării la alegeri, se indică data şi tipul acestor alegeri, precum şi calitatea deţinută în organele electorale sau aparatele de lucru ale acestora;

10) numărul, data eliberării şi termenul de valabilitate a certificatului de calificare în domeniul electoral.

[Pct.18 completat prin Hot. CEC nr.2716 din 20.08.2024, în vigoare 29.08.2024]

Secţiunea 2

Includerea, actualizarea, arhivarea şi radierea datelor din evidenţa RFE

19. Persoanele incluse în RFE sunt distribuite pe unităţi administrativ-teritoriale, în conformitate cu organizarea administrativ-teritorială a Republicii Moldova, iar în cazul secţiilor de votare constituite în străinătate, pe ţări cu specificarea localităţilor. Includerea datelor personale ale funcţionarilor electorali în RFE se efectuează fără consimţământul scris al acestora, dar cu informarea lor. Acceptarea calităţii de funcţionar electoral permite includerea datelor persoanei în RFE.

20. Administratorul tehnic şi operatorii RFE asigură exactitatea datelor incluse în RFE, prin prelucrarea continuă a informaţiilor livrate de furnizori în vederea actualizării acestora.

21. Datele personale ale funcţionarilor electorali sunt radiate din evidenţa RFE în următoarele cazuri:

1) la cererea funcţionarului electoral;

2) în caz de deces al funcţionarului electoral;

3) în temeiul hotărârii Comisiei sau, după caz, a consiliului electoral de circumscripţie, dacă funcţionarul electoral încalcă prevederile Codului electoral sau ale legislaţiei conexe;

4) la expirarea termenului de certificare din oficiu sau a termenului de valabilitate a certificatelor de calificare.

22. Datele personale radiate din evidenţa RFE rămân în istoric, primind statutul de document de arhivă, fiind păstrate pentru un termen de 10 ani.

23. Datele personale transformate în date de arhivă, după expirarea termenului de păstrare stabilit la pct.22, se radiază din RFE.

24. Includerea primară a datelor în evidenţa RFE, actualizarea, arhivarea şi radierea din evidenţă a acestora, precum şi accesul la datele arhivate se efectuează în baza hotărârii Comisiei sau a organelor electorale inferioare, a dispoziţiei sau rezoluţiei preşedintelui Comisiei sau a ordinului directorului Centrului de instruire continuă în domeniul electoral.

Capitolul IV

DREPTURILE DE ACCES LA RFE

25. Autorizarea accesului operatorilor (registratorilor) la RFE are loc conform procedurilor interne ale Comisiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, aprobate conform Sistemului Integrat de Management al Calităţii şi Securităţii Informaţiei în corespundere cu Standardele internaţionale ISO (Organizaţia internaţională pentru Standardizare).

26. Operatorii (registratorii) din cadrul Centrului de instruire continuă în domeniul electoral au dreptul să prelucreze datele în vederea realizării funcţiilor prevăzute la pct.6. sbp. 1) lit.b).

27. Operatorii (registratorii) din cadrul Direcţiei management alegeri au dreptul să prelucreze datele în vederea realizării funcţiilor prevăzute la pct.6. sbp. 1) lit.a), c) şi d) şi asigură accesul la datele din RFE conform pct.6) sbp. 2).

28. Informaţia pentru completarea componenţei organelor electorale din RFE în condiţiile art.35 alin.(7) şi (8) şi art.38 alin.(11) din Codul electoral nr.325/2022 se eliberează la cererea scrisă a preşedintelui organului electoral, conform anexei nr.2. Includerea persoanei în calitate de membru în componenţa organelor electorale în condiţiile pct.6 sbp. 2) lit.a) şi pct.16 are loc cu acordul scris al funcţionarului electoral, conform anexei nr.3.

29. Operatorii (registratorii) din Direcţia tehnologii informaţionale şi gestionarea listelor electorale dispun de acces tehnic cu rol de administrator.

30. Operatorii (registratorii) din consiliile electorale de circumscripţie dispun de dreptul de a include şi/sau completa datele personale prevăzute la pct.6 sbp. 1) lit.a).

Capitolul V

SECURITATEA ŞI CONFIDENŢIALITATEA DATELOR PERSONALE

31. Prelucrarea datelor personale şi asigurarea securităţii şi confidenţialităţii acestora în cadrul RFE se efectuează în corespundere cu prevederile Legii 133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal, cerinţelor faţă de asigurarea securităţii datelor cu caracter personal la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.1123/2010 şi în conformitate cu procedurile interne ale Comisiei, aprobate conform Sistemului Integrat de Management al Calităţii şi Securităţii Informaţiei în corespundere cu Standardele internaţionale ISO (Organizaţia internaţională pentru Standardizare).

32. Persoanele care prelucrează datele din RFE semnează o declaraţie pe propria răspundere, al cărei model este dat în anexa nr.4, privind respectarea confidenţialităţii datelor cu caracter personal la care vor avea acces.

33. Posesorul/deţinătorul RFE asigură măsurile organizatorice şi tehnice necesare protecţiei datelor cu caracter personal conţinute în acesta. În caz de incident de securitate, posesorul/deţinătorul RFE întreprinde măsurile necesare pentru depistarea sursei de producere a incidentului de securitate, analizează şi înlătură cauzele producerii acestuia cu informarea Centrului Naţional pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal.

34. Măsurile de protecţie a datelor cu caracter personal sunt asigurate în scopul:

1) prevenirii sustragerii informaţiei care conţine date personale prin metoda excluderii accesului neautorizat la RFE;

2) prevenirii distrugerii, modificării, copierii, blocării neautorizate a datelor personale din RFE;

3) neadmiterii dezvăluirii informaţiei cu accesibilitate limitată către terţi;

4) asigurării unui nivel de securitate privind riscurile de prelucrare şi caracterul datelor prelucrate.

35. La utilizarea parolelor, operatorii vor respecta procedurile interne ale Comisiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal , aprobate conform Sistemului Integrat de Management al Calităţii şi Securităţii Informaţiei în corespundere cu Standardele internaţionale ISO (Organizaţia internaţională pentru Standardizare).

36. Asigurarea accesului la informaţia conţinută în RFE, prin dezvăluirea datelor cu caracter personal, are loc în următoarele condiţii:

1) în cazul transmiterii prin reţele comunicaţionale ori pe alt suport digital de stocare şi păstrare – criptarea acestei informaţii sau examinarea posibilităţii utilizării unei conexiuni bilaterale prin canal securizat VPN (Virtual Private Network). Fiecare caz de solicitare a dezvăluirii prin transmitere a datelor care se conţin în RFE pe cale electronică va fi examinat separat, în funcţie de posibilităţile tehnice asigurate de ambele părţi, precum şi în corespundere cu măsurile organizatorice şi tehnice.

2) este interzisă dezvăluirea prin transmitere a datelor personale prin reţele comunicaţionale ce nu corespund cerinţelor din lipsa controlului eficient (ex.: expedierea informaţiei prin intermediul e-mail-urilor personale);

3) accesul organelor de ocrotire a normelor de drept la RFE este permis doar în cazul în care solicitarea corespunde prevederilor Codului de procedură penală nr.122/2003 şi Legii nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal, cu informarea solicitanţilor în scris despre obligaţiile ce le revin şi despre răspunderea juridică care o poartă conform pct.38.

37. Orice persoană identificată şi care urmăreşte un scop jurnalistic sau de cercetare ştiinţifică are dreptul să solicite Comisiei Electorale Centrale accesul la datele funcţionarului electoral, cu excepţia codului personal (INDP), telefonului de contact şi domiciliului/reşedinţei temporare.

38. Încălcarea prevederilor prezentului regulament ce vizează prelucrarea datelor cu caracter personal este pasibilă de răspundere administrativă, contravenţională sau penală.

39. Gestionarea incidentelor de securitate şi înregistrările de audit privind accesarea RFE se efectuează conform procedurilor interne ale CEC în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, aprobate conform Sistemului Integrat de Management al Calităţii şi Securităţii Informaţiei în corespundere cu Standardele internaţionale ISO (Organizaţia internaţională pentru Standardizare).

Anexele nr.1-4

la Regulamentul privind Registrul

funcţionarilor electorali, aprobat

prin hotărârea Comisiei Electorale Centrale

nr.1184 din 18 august 2023