Hotărâre nr.28 din 31.05.2018 cu privire la Raportul auditului situaţiilor financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii la 31 decembrie 2017

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Â R E

cu privire la  Raportul auditului situaţiilor financiare ale

Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării

şi asigurarea egalităţii la 31 decembrie 2017

nr. 28  din  31.05.2018

 (în vigoare 13.07.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 256-265 art. 27 din 13.07.2018

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa preşedintelui Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii, dl Ian Feldman; şefului Serviciului economie şi finanţe, dna Ecaterina Radu, precum şi a altor persoane responsabile din cadrul autorităţii vizate, călăuzindu-se de art.3 alin.(1), art.5 alin.(1) lit.a) şi art.31 alin.(1) lit.a) din Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova nr.260 din 07.12.2017¹, a examinat Raportul auditului situaţiilor financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii la 31 decembrie 2017.

____________________

¹ Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi nr.260 din 07.12.2017 (în continuare – Legea nr.260 din 07.12.2017).

Misiunea de audit a fost realizată în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018², având drept scop oferirea unei asigurări rezonabile a faptului că situaţiile financiare ale Consiliului la 31 decembrie 2017 nu conţin, în ansamblul lor, denaturări semnificative, datorate fraudei sau erorii, precum şi emiterea unei opinii de audit.

____________________

² Hotărârea Curţii de Conturi nr.75 din 29.12.2017 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018”.

Auditul public extern a fost planificat şi s-a desfăşurat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit aplicate de Curtea de Conturi (ISSAI 100, ISSAI 200 şi ISSAI 1000-2999)³.

____________________

³ Hotărârea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărârea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) în cadrul auditului public”.

Examinând Raportul de audit prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Sistemul de management financiar şi control existent în cadrul Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii se află la etapa de implementare, controlul intern nefiind funcţional. Circumstanţele respective au generat deficienţe, care au afectat veridicitatea şi credibilitatea informaţiilor prezentate în rapoartele financiare privind exerciţiul bugetar al anului 2017.

Activităţile desfăşurate în scopul colectării unor probe suficiente şi adecvate, precum şi constatările expuse în Raportul de audit au determinat echipa de audit să exprime o opinie de audit cu rezervă aferentă situaţiilor financiare ale Consiliului, întocmite la 31 decembrie 2017.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.14 alin.(2) şi art.15 lit.d) din Legea nr.260 din 07.12.2017, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului situaţiilor financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii la 31 decembrie 2017, care se anexează la prezenta Hotărâre.

2. Prezenta Hotărâre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii, pentru întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor expuse în Raportul de audit;

2.2. Ministerului Finanţelor, pentru:

2.2.1. iniţierea modificărilor de rigoare în Legea nr.355-XVI din 23.12.2005 cu privire la sistemul de salarizare în sectorul bugetar, în special în art.8 alin.(2) şi art.33 alin.(1), pentru a aduce prevederile acestora în concordanţă şi a exclude pe viitor tratarea lor neuniformă;

2.2.2. operarea modificărilor în Planul de conturi contabile în sistemul bugetar şi în Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015, în special completarea acestora cu prevederi exhaustive referitor la bunurile primite în comodat şi în custodie, precum şi la documentele primare cu regim special, care pot servi ca temei pentru reflectarea în evidenţa contabilă a instituţiilor bugetare (în conturile extrabilanţiere) a bunurilor primite de la organizaţiile internaţionale în gestiune economică, pentru utilizare temporară (locaţiune/arendă/comodat) sau în custodie;

2.3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare şi documentare;

2.4. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare;

2.5. Comisiei parlamentare permanente drepturile omului şi relaţii interetnice şi Comisiei parlamentare permanente economie, buget şi finanţe, pentru informare.

3. Despre măsurile întreprinse pentru executarea cerinţelor din pct.2.1. şi pct.2.2. din prezenta Hotărâre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării Hotărârii şi Raportului de audit în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Prezenta Hotărâre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexa nr.1

la Hotărârea Curţii de Conturi

nr.28 din 31.05.2018

RAPORTUL

auditului situaţiilor financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi

eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii la 31 decembrie 2017

LISTA ACRONIMELOR

I. OPINIE CU REZERVE

Au fost auditate situaţiile financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii, întocmite la 31 decembrie 2017, care cuprind: bilanţul contabil, raportul privind veniturile şi cheltuielile, raportul privind fluxul mijloacelor băneşti, raportul privind executarea bugetului, raportul privind circulaţia mijloacelor fixe, uzura mijloacelor fixe şi amortizarea activelor nemateriale, raportul privind circulaţia stocului de materiale circulante şi a rezervelor de stat, raportul privind lipsurile şi delapidările de mijloace băneşti şi valorile materiale.

În opinia noastră, cu excepţia aspectelor expuse în “Baza pentru opinie cu rezerve”, rapoartele financiare oferă, sub toate aspectele semnificative, o imagine reală şi fidelă cu privire la situaţiile financiare ale Consiliului la data de 31 decembrie 2017 în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil.¹

_________________________

¹ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii); Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015 “Cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar” (în continuare – Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015).

II. BAZA PENTRU OPINIA CU REZERVE

Misiunea de audit a avut loc în conformitate cu standardele internaţionale de audit (ISSAI)². Responsabilităţile noastre, conform standardelor respective, sunt indicate în capitolul “Responsabilităţile auditorului”, din prezentul Raport. Auditorii sunt independenţi faţă de instituţia auditată şi au respectat responsabilităţile de etică conform cerinţelor Codului etic al Curţii de Conturi.

Probele de audit obţinute au fost suficiente şi adecvate pentru a servi drept bază pentru opinia cu rezerve privind situaţiile financiare ale Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii, întocmite la 31 decembrie 2017, fiind determinată de efectul limitării auditului în obţinerea probelor suficiente şi adecvate aferente necontabilizării bunurilor primite în gestiune economică şi nedezvăluirii informaţiilor respective în Raportul narativ privind executarea bugetului Consiliului, fiind afectată fiabilitatea, autenticitatea, credibilitatea şi plenitudinea informaţiilor prezentate în situaţiile financiare.

_________________________

² Hotărârea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărârea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000 – 9999)”.

III. PREZENTAREA DOMENIULUI AUDITAT

3.1. Cadrul instituţional al activităţii

CPEDAE a fost creat la 21.12.2012, în baza Legii nr.298 din 21.12.2012 cu privire la activitatea Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii, cu deschiderea finanţării de la 01.01.2013. Consiliul este un organ colegial cu statut de persoană juridică de drept public, instituit în scopul asigurării protecţiei împotriva discriminării şi a egalităţii tuturor persoanelor care se consideră a fi victime ale discriminării în sferele politică, economică, socială, culturală şi alte sfere, fără deosebire de rasă, culoare, naţionalitate, origine etnică, limbă, religie sau convingeri, sex, vârstă, dezabilitate, opinie, apartenenţă politică sau orice alt criteriu similar, acţionând în condiţii de imparţialitate şi independenţă faţă de autorităţile publice.

3.2. Managementul autorităţii auditate

Aparatul administrativ al Consiliului este compus din funcţionari publici şi din personal contractual care desfăşoară activităţi auxiliare. Regulamentul aparatului administrativ al Consiliului şi structura acestuia se aprobă de către Consiliu. Personalul aparatului administrativ al Consiliului acordă membrilor Consiliului asistenţă organizatorică, informaţională, ştiinţifico-analitică şi asistenţă de altă natură necesară activităţii Consiliului. Efectivul-limită al aparatului administrativ al Consiliului este aprobat în număr de 20 de unităţi³.

Activitatea Consiliului este finanţată de la bugetul de stat. Bugetul Consiliului se aprobă de către Parlament, după examinarea şi avizarea lui pozitivă în comisia parlamentară de profil. Parlamentul remite Guvernului bugetul aprobat al Consiliului, pentru a fi inclus în proiectul legii bugetului de stat pentru anul următor.

În calitate de autoritate publică (ORG 1), Consiliul este responsabil de organizarea şi controlul planificării, utilizării alocaţiilor conform destinaţiilor prevăzute în bugetul propriu, de efectuarea operaţiunilor financiare în corespundere cu cadrul general, de ţinerea evidenţei contabile şi raportarea conform cadrului regulator⁴, de elaborarea şi implementarea unui sistem de management financiar şi control intern eficient, asigurând buna guvernare a fondurilor publice şi gestionarea eficientă a patrimoniului public, inclusiv prevenirea şi descoperirea erorilor şi fraudelor.

Informaţiile privind atribuţiile Consiliului sunt prezentate în Anexa nr.2 la Raportul de audit.

Structura organizatorică a Consiliului este prezentată în Anexa nr.5 la Raportul de audit.

_________________________

³ Art.1 lit.b) din Legea nr.298 din 21.12.2012 cu privire la activitatea Consiliului pentru prevenirea şi eliminarea discriminării şi asigurarea egalităţii.

⁴ Legea contabilităţii şi Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015.

3.3. Sinteza surselor de finanţare

Resursele financiare destinate funcţionării regulamentare a aparatului administrativ al Consiliului se constituie din alocaţii de la bugetul de stat (resurse generale).

Sinteza resurselor bugetare alocate Consiliului în anul 2017 este prezentată în Tabelul nr.1.

Datele din tabel relevă că Consiliul a gestionat în anul 2017 alocaţii în valoare totală de 3,3 mil.lei, nivelul de realizare a bugetului constituind 91,7%, soldul alocaţiilor neutilizate la finele anului 2017 însumând 0,3 mil.lei.

Sinteza veniturilor şi cheltuielilor gestionate în anul 2017 de către Consiliu, în aspect economic, este prezentată în Anexa nr.6 la Raportul de audit.

3.4. Patrimoniul gestionat

În anul 2017, Consiliul a administrat active nefinanciare (patrimoniu) în valoare totală de 2,1 mil.lei. Informaţii mai detaliate în acest sens se regăsesc în Anexa nr.3 la prezentul Raport de audit. În totalul patrimoniului, ponderea majoră revine mijloacelor fixe (2,0 mil.lei/95,2%), fiind urmată de cea a stocurilor de materiale circulante (0,1 mil.lei/4,8% din totalul activelor nefinanciare). Sinteza patrimoniului administrat este prezentată în Tabelul nr.2.

Metodologia şi sfera de abordare a auditului sunt prezentate în Anexa nr.1 la Raportul de audit.

Extrasul din Bilanţul contabil (Forma FD – 41) este prezentat în Anexa nr.4 la Raportul de audit.

IV. ASPECTELE-CHEIE DE AUDIT

4.1. Neînregistrarea în evidenţa contabilă a unor bunuri în valoare totală de 803,2 mii lei primite în gestiune economică şi nedezvăluirea informaţiilor respective în Raportul narativ privind executarea bugetului Consiliului, a afectat fiabilitatea, autenticitatea, credibilitatea şi plenitudinea informaţiilor prezentate în situaţiile financiare.

Inventarierea selectivă a unor bunuri gestionate de Consiliu a constatat un surplus al acestora în valoare de 803,2 mii lei, astfel fiind afectată integritatea bunurilor gestionate în procesul operaţional. Potrivit explicaţiilor Consiliului, bunurile respective au fost primite în custodie pentru folosinţă temporară de la o organizaţie internaţională.

Astfel, la 16.11.2015, între organizaţia internaţională şi Consiliu a fost încheiat un Memorandum privind acceptarea păstrării integrale a activelor în valoare totală de 803,2 mii lei. Conform prevederilor Memorandumului, acest echipament rămâne proprietatea organizaţiei internaţionale, până la momentul în care aceasta decide să transfere proprietatea sau să cedeze altfel această proprietate, Consiliul fiind responsabil pentru custodia şi îngrijirea corespunzătoare a echipamentului şi pentru protecţia acestuia⁵. De menţionat că nu a fost respectată prevederea din pct.4 al Memorandumului, care indică expres autorizarea unui funcţionar responsabil de asigurarea respectării tuturor termenelor şi procedurilor care reglementează utilizarea echipamentului oferit. De asemenea, în conformitate cu pct.2 din Memorandum, echipamentul, pentru care Consiliul acceptă custodia, trebuie să fie utilizat numai în cadrul implementării Proiectului “Sprijinul instituţiilor naţionale pentru apărarea drepturilor omului în conformitate cu recomandările organismelor internaţionale şi ale recomandărilor de revizuire periodică universală”⁶ şi se interzice utilizarea acestui echipament în alte scopuri, de cât cele prevăzute. Totodată, echipei de audit nu i-au fost prezentate documente care să confirme participarea Consiliului în realizarea Proiectului menţionat şi care să demonstreze partajarea responsabilităţilor, obligaţiunile părţilor şi condiţiile de participare. De asemenea, nu au fost prezentate nici Anexele II şi III, care sunt parte componentă a Memorandumului. În aceste condiţii, auditul a fost limitat în obţinerea probelor suficiente şi adecvate referitor la termenele, statutul şi condiţiile în care bunurile au fost transmise Consiliului.

În această ordine de idei, se atestă că Consiliul nu a reflectat valoarea lor în evidenţa contabilă, prin ce nu a respectat prevederile art.7 din Codul civil, care stipulează expres că “Dacă prin tratatul internaţional la care Republica Moldova este parte sînt stabilite alte dispoziţii decît cele prevăzute de legislaţia civilă, se vor aplica dispoziţiile tratatului internaţional”, precum şi de prevederile art.20 alin.(4) din Legea contabilităţii, care, de asemenea, stipulează expres că “drept documente primare pot fi utilizate documentele aplicate în practica internaţională sau cele prevăzute de contract”, proprietar al acestora rămânând să fie organizaţia internaţională, reieşind din faptul că bunurile nu aparţin Consiliului cu titlu de proprietate. Nereflectarea sumei de 803,2 mii lei în evidenţa contabilă a dus la diminuarea valorii bunurilor luate în custodie şi, ca urmare, fiind afectată fiabilitatea, autenticitatea, credibilitatea şi plenitudinea informaţiilor prezentate în situaţiile financiare.

De menţionat că situaţia atestată nu este una ordinară, fiind necesară implicarea responsabililor de elaborarea politicilor de evidenţă contabilă în domeniul finanţelor publice, pentru a avea o abordare unică în acest sens şi a exclude pe viitor asemenea situaţii.

_________________________

⁵ Pct.7 din Memorandum.

⁶ Proiectul nr.ID 00090440.

V. MENŢIUNE PRIVIND CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

Auditul nu a constatat condiţii care ar afecta continuitatea activităţii Consiliului. Astfel, evaluările efectuate de audit denotă că Consiliul este capabil să-şi continue activităţile operaţionale, să-şi îndeplinească obligaţiile şi să achite datoriile în termene rezonabile, pentru a nu crea datorii sau creanţe cu termenul de achitare expirat.

Totodată, în februarie 2017⁷, Consiliul a adoptat noul Program de dezvoltare strategică pentru perioada 2017- 2019. Acest Program include principalele obiective strategice stabilite pentru anii următori, care vor fi axate pe: (i) asigurarea egalităţii, (ii) integritatea principiului egalităţii şi nediscriminării, (iii) protecţia victimelor discriminării, (iv) promovarea oportunităţilor egale, (v) fortificarea durabilităţii instituţionale, prin: asigurarea elaborării proiectului de modificare şi completare a cadrului legal ce reglementează activitatea Consiliului; elaborarea/revizuirea/definitivarea a cinci proceduri interne pentru desfăşurarea activităţii eficiente şi eficace a Consiliului; elaborarea şi implementarea a cel puţin două cereri de finanţare a iniţiativelor de schimbare în domeniul drepturilor omului.

_________________________

⁷ Procesul-verbal al Consiliului nr.15 din 24.02.2017.

VI. ALTE CONSTATĂRI (INFORMAŢII)

6.1. Neimplementarea deplină în cadrul Consiliului a sistemului de MFC a condiţionat nereguli şi denaturări ale datelor prezentate în situaţiile financiare.

Potrivit cadrului legal⁸, conducerea entităţii este responsabilă de implementarea controlului intern, inclusiv a sistemului de management financiar şi control, precum şi de evaluarea funcţionalităţii lui şi aprecierea gradului de conformitate a acestuia cu prevederile cadrului regulator.

Evaluarea de către audit a implementării sistemului de management financiar şi control în cadrul Consiliului a cuprins: (i) sistemul contabil, prin prisma examinării funcţiilor şi atribuţiilor serviciului contabil, reglementărilor interne de rigoare etc.); (ii) politica de securitate a sistemului informaţional, prin implementarea controalelor de securitate în aplicaţii, baza de date şi sisteme operaţionale, instituirea controalelor generale şi controalelor aplicaţiilor la nivel de operaţiuni economice şi domenii; (iii) organizarea sistemului de MFC, prin analiza faptului dacă entitatea dispune de reglementări interne suficiente şi relevante, descrierea proceselor de bază, identificarea responsabililor de implementarea sistemului de MFC, elaborarea planului de acţiuni pentru implementarea sistemului de MFC etc.

Verificările efectuate de audit privind sistemul de management financiar şi control relevă că în cadrul Consiliului acesta se află la etapa de implementare, controlul intern nefiind funcţional. Astfel:

♦ Abia în decembrie 2017⁹ a fost creat grupul de lucru responsabil de organizarea sistemului de MFC şi coordonarea procesului de autoevaluare a sistemului de MFC în cadrul Consiliului, grupul respectiv urmând: (i) să determine funcţionalitatea sistemului de management financiar şi control, (ii) să aprecieze gradul de conformitate a acestuia cu cadrul normativ în domeniu şi (iii) să elaboreze Raportul privind organizarea şi funcţionarea sistemului de management financiar şi control.

♦ În anul 2018, preşedintele Consiliului a aprobat Planul de acţiuni privind implementarea sistemului de MFC¹⁰. De menţionat că acesta nu include riscuri asociate obiectivelor.

♦ Deşi Consiliul a elaborat şi a aprobat, prin Ordinul nr.25-b din 21.03.2017, Registrul riscurilor, nu a fost descrisă procedura cu privire la managementul riscurilor şi nici realizate acţiuni în vederea: implementării managementului riscurilor, evaluării activităţilor de control, instituirii unui sistem de informare, comunicare şi documentare internă, precum şi de proceduri documentate privind raportarea suspiciunilor referitor la neconformităţi, fraudă şi corupţie.

♦ În cadrul Consiliului au fost identificate toate procesele operaţionale de bază, însă nu există o descriere narativă sau grafică a acestora, fiind descris doar procesul aferent stabilirii şi calculării retribuirii muncii pentru angajaţii Consiliului, celelalte procese sunt în curs de elaborare.

♦ Nedescrierea proceselor şi procedurilor, acţiunilor de control, lipsa procedurilor formalizate, nedesfăşurarea activităţilor privind monitorizarea riscurilor etc. denotă implementarea nedeplină a sistemului de MFC şi rezerve la consolidarea acestuia.

Deşi Consiliul a depus Declaraţia de bună guvernare pentru anul 2017, potrivit căreia a declarat că “dispune de un sistem de management şi control a cărui organizare şi funcţionare permite furnizarea unei asigurări rezonabile, precum şi că fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale au fost utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, legalitate, etică şi integritate”, auditul denotă că sistemul de MFC al Consiliului nu este adecvat şi funcţional, iar declaraţiile Consiliului nu corespund realităţii, impactul sistemului de MFC existent fiind exprimat prin: efectuarea unor cheltuieli neargumentate, nereflectarea în evidenţa contabilă a bunurilor luate în gestiune temporară, neconfirmarea datoriilor şi creanţelor etc., toate acestea cumulativ relevând faptul că informaţiile financiare supuse auditării indică un nivel foarte scăzut de credibilitate.

_________________________

⁸ Legea nr.229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern (cu modificările şi completările ulterioare); Ordinul ministrului finanţelor nr.49 din 26.04.2012 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind evaluarea, raportarea sistemului de management financiar şi control şi emiterea declaraţiei privind buna guvernare”.

⁹ Ordinul Consiliului nr.78-b din 27.112.2017 “Cu privire la crearea grupului de lucru”.

¹⁰ Planul de acţiuni privind implementarea sistemului de MFC în cadrul Consiliului nu a fost aprobat prin ordin.

6.2. Acordarea neconformă a sporului pentru acces la secretul de stat a condiţionat suportarea cheltuielilor nejustificate în sumă de 8,1 mii lei şi, ca urmare, prin context, raportarea neveridică a unor cheltuieli din rapoartele financiare.

Preşedintelui Consiliului i s-a acordat sporul la salariul de funcţie pentru acces permanent la secretul de stat cu evitarea procedurilor stipulate în cadrul regulator aferent¹¹, fapt care a permis acordarea neregulamentară a sporului respectiv în mărime de 10% (8,1 mii lei) din salariul de bază în lipsa documentelor justificative, care ar confirma acordarea acestuia de către organele de competenţă, precum şi fără emiterea unui ordin. Conform explicaţiilor responsabililor din cadrul Consiliului, sporul pentru acces la secret a fost acordat doar în temeiul prevederilor pct.2 din HG nr.863 din 01.08.2006¹².

_________________________

¹¹ Art.24 din Legea nr.245-XVI din 27.11.2008 cu privire la secretul de stat, art.35 din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005 cu privire la sistemul de salarizare în sectorul bugetar, pct.2 şi pct.5 din HG nr.863 din 01.08.2006 cu privire la stabilirea sporurilor la salariul de funcţie pentru acces permanent la secretul de stat.

¹² HG nr.863 din 01.08.2006 cu privire la stabilirea sporurilor la salariul de funcţie pentru acces permanent la secretul de stat.

6.3. Algoritmul eronat, aplicat în sistemul informaţional destinat evidenţei contabile, a dus la prezentarea neveridică în rapoartele financiare a informaţiilor privind uzura mijloacelor fixe.

Sistemul de MFC inadecvat, precum şi lipsa procedurilor de control intern şi de monitorizare au determinat calcularea uzurii la unele obiecte peste 100%, cauzând denaturarea informaţiilor financiare cu 2,6 mii lei. Această situaţie se datorează algoritmelor neconforme/greşite incluse în SI “1C” (destinat asigurării evidenţei contabile), care au generat divergenţe între datele din evidenţa sintetică şi din cea analitică, uzura fiind reflectată în Registrul privind calcularea uzurii mijloacelor fixe pe anul 2017 cu 2,6 mii lei mai mult decât valoarea iniţială (3,9 mii lei) şi, respectiv, valoarea reziduală a fost reflectată cu (-2,6 mii lei).

Nota nr.1: Se ia act că în anul 2018 uzura calculată neconform (2,6 mii lei) a fost corectată.

6.4. Inventarierea desfăşurată în cadrul Consiliului nu a contribuit în deplină măsură la atingerea scopului principal privind stabilirea şi evaluarea reală a elementelor patrimoniale ale autorităţii, în stocurile bunurilor materiale, pe parcursul mai multor ani, fiind prezente bunuri nefuncţionale.

Probele de audit denotă că, pe parcursul a circa 2 ani, inventarierea bunurilor materiale a fost una formală, comisia de inventariere neelucidând/nedocumentând starea reală a bunurilor gestionate de Consiliu, nefiind făcute menţiuni referitor la faptul că o parte din bunurile inventariate nu sunt funcţionale şi, respectiv, nu a propus casarea acestora. Astfel, efectuarea formală a inventarierii anuale, precum şi neîntreprinderea, pe parcursul mai multor ani, în termene rezonabile, a măsurilor pentru casarea bunurilor materiale nefuncţionale au condiţionat prezentarea nereală a stocurilor de bunuri materiale utilizate în procesul operaţional, în special din punctul de vedere al acoperirii cu active lichide a datoriilor, şi prezentarea reală a rezultatelor din Bilanţul contabil, având ca efect majorarea stocurilor de bunuri materiale lichide cu 1,8 mii lei.

6.5. Imobilizarea mijloacelor financiare în bunuri neutilizate pe parcursul mai multor ani, în valoare totală de 105,6 mii lei, compromite gestionarea optimă a finanţelor publice bazată pe principii de economicitate, eficienţă şi eficacitate.

Astfel, urmare desfăşurării procedurilor de audit, se relevă că la situaţia din 31 decembrie 2017, în totalul mijloacelor fixe sunt reflectate bunuri în valoare totală de 105,6 mii lei¹³, care, începând cu anul 2015 şi până la finele anului 2017, nu au fost utilizate în activitatea Consiliului, uzura calculată constituind 100%. Responsabilii din cadrul Consiliului explică neutilizarea bunurilor procurate în anul 2014 prin utilizarea în activitatea sa a computerelor transmise temporar în folosinţă de către partenerii externi¹⁴. Consiliul informează că, în luna iunie 2017, a obţinut un sediu nou cu suprafaţa de 637,9 m² (16 birouri)¹⁵ şi, respectiv, o parte din bunurile procurate (6 unităţi) au fost instalate în sala amenajată pentru membrii Consiliului, iar celelalte 6 unităţi sunt menţinute pentru 6 posturi vacante¹⁶ şi 4 unităţi - pentru desfăşurarea seminarelor şi altor evenimente. Totodată, analizând situaţia privind numărul mediu de angajaţi (17 angajaţi) şi numărul total de computere aflate în folosinţa Consiliului (56, din care 27 computere primite de la partenerii externi şi 29 computere care aparţin Consiliului), se constată că fiecărui angajat, pentru îndeplinirea atribuţiilor, îi revine câte 3 computere. Această situaţie relevă imobilizarea resurselor financiare a Consiliului în mijloacele fixe care nu se utilizează şi respectiv nu aduc beneficii în activitatea operaţională a acestuia.

Alte informaţii relevante aferente activităţilor desfăşurate în cadrul misiunii de audit sunt prezentate în Anexa nr.7 la Raportul de audit.

Nota nr.2: Se ia act că în cadrul auditului 6 unităţi de computere au fost instalate.

_________________________

¹³ 16 computere procurate în anul 2014 în valoare totală de 105,6 mii lei.

¹⁴ Computere (27 unităţi) în valoare totală de 668,6 mii lei, care constituie o parte din bunurile menţionate în pct.4.1.1.

¹⁵ Suprafaţa sediului precedent constituie 196,5 m².

¹⁶ 6 computere destinate pentru 6 posturi vacante nu pot fi instalate, deoarece 4 birouri nu sunt mobilate.

6.6. În urma aplicării incorecte şi neuniforme, în unele cazuri, a legislaţiei în vigoare, au fost admise unele iregularităţi, care au condiţionat efectuarea neregulamentară a cheltuielilor aferente remunerării muncii şi, ca urmare, suportarea cheltuielilor nejustificate, care, prin context^17, au afectat prezentarea fidelă în rapoartele financiare a informaţiilor aferente retribuirii muncii.

Fondul de retribuire a muncii aprobat pentru anul 2017 a constituit 1485,4 mii lei, înregistrând o diminuare faţă de anul precedent cu 18,6 mii lei (în anul 2016 -1504,0 mii lei). Retribuirea muncii calculată a constituit 1814,8 mii lei, fiind achitate 1758,9 mii lei. Sinteza fondului de retribuire a muncii gestionat de Consiliu în anul 2017 este prezentată în Tabelul nr.3.

Structura plăţilor salariale efectuate în anul 2017 indică că ponderea majoră revine salariului de bază – 682,3 mii lei (44%), urmat de premii – 596,9 mii lei (39%), sporuri şi suplimente la salariul de bază - 181,8 mii lei (12%), şi ajutorul material – 73,9 mii lei (5%).(Vezi Figura nr.1).

Figura nr.1.

Structura plăţilor salariale efectuate în anul 2017

Sursă: Datele Consiliului.

Totodată, stabilirea neîntemeiată şi neregulamentară a cuantumului unor plăţi a generat cheltuieli nejustificate. În acest aspect, probele de audit denotă următoarele:

♦ Sistemul de MFC neadecvat a dus la acordarea premiilor unice în lipsa calculelor justificate privind valoarea economiilor de alocaţii destinate retribuirii muncii.

Lipsa unor criterii fundamentate privind modul de acordare şi mărimea premiilor unice la fiecare angajat pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare a condiţionat acordarea lor diferenţiată, mărimea acestora variind de la 25% până la 100% din salariul de bază al angajatului. În aceste condiţii, în anul 2017 au fost acordate 10 premii unice în sumă totală de 514,4 mii lei, din care 3 premii pentru 3 zile profesionale (161,6 mii lei)¹⁸. Conform explicaţiilor preşedintelui Consiliului, prin acordarea diferenţiată a premiilor unice pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare, s-a încercat remedierea nivelului extrem de scăzut al salariilor angajaţilor Consiliului. De menţionat că ponderea premiilor unice acordate angajaţilor pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare în totalul plăţilor salariale a constituit 33,3%¹⁹, în totalul salariului de bază – 75,4%²⁰, iar în totalul premiilor – 86,2%²¹.

♦ De asemenea, se atestă acordarea neregulamentară a premiului unic pentru ziua profesională a juristului la 6 angajaţi (25,7 mii lei) care nu au studii în domeniul juridic.

_________________________

¹⁷ In cazul efectuării regulamentare a cheltuielilor respective, valoarea totală a cheltuielilor avea sa fie mai mică si, respectiv, rezultatele din anul curent ar fi altele decât cele raportate.

¹⁸ 3 sărbători profesionale: (i) ziua funcţionarului public (100% din salariul de bază – 42,2 mii lei/11 pers.), (ii) ziua juristului (100% din salariul de bază – 60,5 mii lei/14 pers.), (iii) ziua drepturilor omului (90% – 100% din salariul de bază – 58,9 mii lei/14 pers.).

¹⁹ Calculul: 514,4 mii lei/1544,8 = 33,3%.

²⁰ Calculul: 514,4/682,2 = 75,4%.

²¹ Calculul: 514,4/596,9 = 86,2%.

6.7. Credibilitatea situaţiilor aferente creanţelor şi datoriilor raportate la începutul şi la finele anului 2017 a fost compromisă de controlul intern inadecvat, în rezultat afectând prezentarea fidelă şi veridică a acestora.

Analiza creanţelor Consiliului denotă diminuarea acestora faţă de începutul anului 2017 cu 4,5 mii lei, iar datoriile au înregistrat o creştere cu 58,9 mii lei, constituind la finele anului suma de 172,2 mii lei.

Situaţia privind creanţele şi datoriile înregistrare la începutul şi la finele anului este prezentată în Tabelul nr.4.

Verificările efectuate de audit au relevat că nici la începutul anului, nici la finele anului 2017 nu au fost confirmate toate creanţele şi datoriile raportate în situaţiile financiare, ceea ce face imposibilă evaluarea integrităţii operaţiunilor reflectate în evidenţa contabilă şi, ca urmare, raportarea veridică a situaţiilor aferente decontărilor, reflectate în Bilanţul contabil (Formularul FD-041) şi în Raportul privind executarea bugetului (Formularul FD-044).

Astfel, din totalul creanţelor şi datoriilor, la începutul anului 2017 nu au fost confirmate datorii în sumă totală de 14,7 mii lei şi creanţe în sumă de 4,5 mii lei, iar la finele anului 2017 – respectiv, datorii în sumă de 4,9 mii lei. Faptele constatate au condiţionat diminuarea credibilităţii informaţiilor prezentate în situaţiile financiare.

6.8. Se atestă neasigurarea nivelului adecvat al managementului resurselor umane, precum şi prezentarea neveridică a datelor aferente personalului încadrat.

♦ Verificările efectuate de audit denotă că pe parcursul anului 2017 au fost menţinute 6 posturi vacante, din totalul de 21 posturi, şi organizate doar 2 concursuri pentru 3 funcţii vacante, situaţia data fiind condiţionată de neasigurarea nivelului adecvat al managementului resurselor umane.

♦ De asemenea, se atestă că datele aferente numărului mediu realizat pe an (21 unităţi) şi real încadrat la finele anului (21 unităţi), reflectate în Raportul privind statele de personal (Formularul FD-048), care face parte din Raportul financiar, nu sunt veridice. Probele de audit denotă că la finele anului aceşti indicatori au constituit 15 unităţi şi, respectiv, 14 unităţi, sau cu 6 unităţi şi, respectiv, cu 7 unităţi mai puţin. Urmare raportării neveridice a datelor respective, Consiliul, pe parcursul anului 2017, a beneficiat de economii din alocaţii destinate retribuirii muncii.

6.9. Inventarierea anuală a activelor şi pasivelor s-a efectuat cu nerespectarea cadrului regulator aferent²².

Inventarierea anuală, efectuată în perioada 27.12.2017-29.12.2017²³, nu a depistat lipsuri sau surplusuri. Totodată, verificările efectuate de audit au relevat unele neregularităţi, condiţionate de insuficienţa controlului intern, care se exprimă prin:

♦ neefectuarea inventarierii tuturor elementelor de activ şi datorii în expresie cantitativ-valorică, listele de inventariere fiind întocmite în baza informaţiilor contabile, în cadrul inventarierii nefiind stabilite devieri²⁴;

♦ organizarea neconformă a evidenţei contabile, fiind desemnate unele persoane, în calitate de gestionari, deşi utilizatorii sunt alte persoane;

♦ lipsa semnăturii persoanei gestionare pe o listă de inventariere (9,5 mii lei);

♦ lipsa semnăturilor pe fişele de evidenţă a mijloacelor fixe;

♦ lipsa numerelor de inventar pentru toate obiectele aflate în exploatare;

♦ lipsa contractelor privind răspunderea materială individuală încheiate cu gestionarii bunurilor, astfel nefiind respectate prevederile pct.3.3.43 din Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015²⁵ cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar.

Nota nr.3. Se ia act că în cadrul auditului persoana gestionară a semnat lista de inventariere (9,5 mii lei).

Nota nr.4. Se ia act că în cadrul auditului numerele de inventar au fost atribuite tuturor bunurilor aflate în exploatare.

_________________________

²² Ordinul ministrului finanţelor nr.60 din 29.05.2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea.

²³ Ordinul preşedintelui Consiliului nr.77-b din 27.12.2017 cu privire la inventariere.

²⁴ Procesul-verbal cu privire la rezultatele inventarierii bunurilor materiale ale Consiliului din 31.12.2017.

²⁵ Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015 cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar.

6.10. Lipsa unui control intern adecvat a condiţionat nerespectarea prevederilor cadrului regulator aferent procedurilor de achiziţii publice.

Prin Ordinul Consiliului nr.73-b din 19.12.2016, a fost instituit grupul de lucru pentru achiziţii, precum şi stabilite responsabilităţile fiecărui membru al grupului de lucru. În anul 2017, Consiliul a încheiat 55 de contracte de achiziţii de valoare mică în sumă totală de 1096,6 mii lei.

Verificările efectuate de audit privind conformitatea aplicării prevederilor cadrului regulator aferent achiziţiilor au relevat următoarele neconformităţi:

(i) nedepunerea de către membrii grupului de lucru pentru achiziţii a declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate²⁶, ceea ce generează apariţia riscului conflictului de interese şi, respectiv, neasigurarea faptului că contractele de achiziţii au fost atribuite în mod independent şi imparţial;

(ii) divizarea achiziţiilor în scopul evitării procedurilor legale de achiziţii publice. Astfel, în anul 2017, a fost procurat mobilier în valoare totală de 192,5 mii lei, cu încheierea a 3 contracte de achiziţii de valoare mică separate²⁷, astfel fiind evitată procedura de achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri şi, ca urmare, redusă transparenţa procesului de achiziţii publice efectuate în cadrul Consiliului.

_________________________

²⁶ Pct.7 din Regulamentul cu privire la achiziţiile publice de valoare mica, aprobat prin HG nr.665 din 27.05.2016, şi pct.41 din Regulamentul cu privire la activitatea grupului de lucru pentru achiziţii, aprobat prin HG nr.667 din 27.05.2016.

²⁷ Contractul nr.52/17 din 08.12.2017 (achiziţionarea mobilierului de birou) – 79,2 mii lei, contractul nr.54/2017 din 11.12.2017 (achiziţionarea setului de mobilă moale) – 39,4 mii lei, contractul nr.55/17 din 11.12.2017 (achiziţionarea scaunelor pentru birou şi a serviciilor de reparare a scaunelor) – 73,9 mii lei.

6.11. Se atestă prezenţa unui cadru regulator ambiguu aferent retribuirii muncii conducătorilor entităţilor bugetare care deţin funcţii de demnitate publică

Astfel, în condiţiile prevederilor art.33 alin.(1) din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005, valoarea premiilor unice acordate conducătorilor unităţilor bugetare este limitată până la 50% din salariul de funcţie²⁸, supraplata premiilor unice acordate preşedintelui Consiliului constituind 23,8 mii lei, iar în condiţiile prevederilor art.8 alin.(2) din legea menţionată, care stipulează că “cuantumul premiului unic acordat persoanelor cu funcţii de demnitate publică nu va depăşi salariul lunar (salariul de funcţie) al salariatului premiat”, plafonul maxim a fost respectat.

_________________________

²⁸ Art.33 alin.(1) din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005 stipulează că “mărimea maximă a premiilor pentru conducători nu poate depăşi 50% din salariul de bază, ţinându-se cont de majorările, sporurile şi suplimentele stabilite în conformitate cu legislaţia”.

VII. RECOMANDĂRILE AUDITULUI

Recomandări preşedintelui Consiliului:

1. Să elaboreze şi să aprobe un Plan de acţiuni de remediere a neconformităţilor constatate în cadrul prezentului audit.

2. Să asigure reflectarea în conturile extrabilanţiere a valorii bunurilor primite în folosinţă temporară, în valoare totală de 803,2 mii lei (pct. 4.1.).

3. Să întreprindă acţiunile impuse de cadrul regulator privind bunurile neutilizate în activitatea instituţiei pe parcursul mai multor ani (pct. 6.4.).

4. Să asigure întocmirea actelor de verificare (confirmare) a decontărilor cu furnizorii de bunuri, lucrări şi servicii la finele fiecărei perioade de raportare (pct. 6.7.).

5. Să revizuiască prevederile cadrului normativ intern aferent retribuirii muncii, în special cu caracter stimulatoriu, cu specificarea în acesta a tipurilor de premii unice acordate, precum şi a modului, condiţiilor şi indicatorilor care vor sta la baza calculării mărimii premiilor unice pentru angajaţi (pct. 6.6.1.).

6. Să sisteze calcularea pentru preşedintele Consiliului a sporului pentru acces la secretul de stat, cu iniţierea procedurilor regulamentare de obţinere a sporului respectiv (pct. 6.2.).

7. Să întreprindă acţiunile de rigoare ce ţin de implementarea controlului financiar public intern, descrierea tuturor proceselor operaţionale de bază, cu identificarea riscurilor aferente activităţilor pentru toate domeniile de activitate financiar-contabile (inventariere, retribuirea muncii, achiziţii, mijloace fixe şi active nemateriale, active circulante etc.), cu evaluarea şi monitorizarea lor permanentă (pct. 6.1.).

VIII. RESPONSABILITĂŢILE PĂRŢILOR IMPLICATE

Responsabilitatea conducerii Consiliului, în calitate de executor de buget, constă în organizarea şi controlul asupra planificării, utilizării alocaţiilor conform destinaţiilor prevăzute în bugetul propriu, efectuarea operaţiunilor financiare în corespundere cu cadrul general²⁹, ţinerea evidenţei contabile şi raportarea conform cadrului regulator³⁰, elaborarea şi implementarea unui sistem de management financiar şi control intern eficient, asigurând buna guvernare a fondurilor publice şi gestionarea eficientă a patrimoniului public, inclusiv prevenirea şi descoperirea erorilor şi fraudelor.

_________________________

²⁹ Legea contabilităţii.

³⁰ Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015.

IX. RESPONSABILITATEA ECHIPEI DE AUDIT

Obiectivul general al auditului a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la faptul că situaţiile financiare auditate aferente exerciţiului bugetar 2017 sunt întocmite de către Consiliu, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil, nu conţin denaturări semnificative ca urmare a fraudei sau erorii şi oferă o imagine reală şi fidelă a poziţiei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activităţile desfăşurate de entităţile auditate, cu emiterea unei opinii asupra situaţiilor financiare.

Instituţiile bugetare întocmesc şi prezintă următoarele rapoarte financiare: (i) Raportul privind executarea bugetelor autorităţilor publice centrale şi locale; (ii) Bilanţul contabil (Forma FD-041); (iii) Raportul privind veniturile şi cheltuielile (Forma FD-042); (iv) Raportul privind fluxul mijloacelor băneşti (Forma FD-043); (v) Raportul financiar privind executarea bugetului (Forma FD-044); (vi) Raportul privind circulaţia mijloacelor fixe, uzura mijloacelor fixe şi amortizarea activelor nemateriale (Forma FD-045); (vii) Raportul privind circulaţia stocului de materiale circulante şi rezervelor de stat (Forma FD-046); (viii) Raportul financiar privind lipsurile şi delapidările de mijloace băneşti şi valorile materiale (Forma FD-047); (ix) Raportul privind statele şi efectivele de personal (Forma FD-048); (x) Raportul operativ privind starea creanţelor şi datoriilor cu termenul de achitare expirat, formate în instituţiile finanţate (Forma FD-049); (xi) Raportul operativ privind statele şi efectivele de personal din instituţiile bugetare (Forma FD-050).

Responsabilitatea echipei de audit a constat în obţinerea probelor de audit suficiente şi adecvate prin efectuarea procedurilor necesare în vederea identificării şi evaluării riscurilor unor denaturări sau neconformităţi semnificative, care pot apărea ca urmare a contabilizării sau prezentării necorespunzătoare de către entităţi a operaţiunilor sau a soldurilor, precum şi evaluării indicilor care pot interveni referitor la riscul de fraudă, pentru a emite o opinie cu privire la caracterul adecvat al tratamentului contabil şi al prezentărilor din situaţiile financiare, întocmite în conformitate cu cadrul general aplicabil. Totodată, auditorii nu sunt responsabili de prevenirea faptelor de fraudă şi eroare. Descrierea detaliată a responsabilităţii echipei de audit este prezentată în Anexa nr.1 la Raportul de audit.