Hotărâre nr.30 din 19.06.2018 privind Raportul auditului situaţiilor financiare ale Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Â R E

privind  Raportul  auditului  situaţiilor financiare  ale

Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017

nr. 30  din  19.06.2018

 (în vigoare 20.07.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 267-275 art. 29 din 20.07.2018

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa Avocatului Poporului, dl Mihail Cotorobai; şefului Serviciului finanţe, dna Olga Zarişniuc, precum şi a altor persoane responsabile din cadrul autorităţii vizate, călăuzindu-se de art.3 alin.(1), art.5 alin.(1) lit.a) şi art.31 alin.(1) lit.a) din Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova nr.260 din 07.12.2017¹, a examinat Raportul auditului situaţiilor financiare ale Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017.

Misiunea de audit a fost realizată conform Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018², având drept scop oferirea unei asigurări rezonabile a faptului că situaţiile financiare ale Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017 nu conţin, în ansamblul lor, denaturări semnificative, datorate fraudei sau erorii, precum şi emiterea unei opinii de audit.

Auditul public extern a fost planificat şi s-a desfăşurat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit aplicate de Curtea de Conturi (ISSAI 100, ISSAI 200 şi ISSAI 1000-2999)³.

_______________________

¹ Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova nr.260 din 07.12.2017 ( în continuare – Legea nr.260 din 07.12.2017).

² Hotărârea Curţii de Conturi nr.75 din 29.12.2017 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018”.

³ Hotărârea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărârea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) în cadrul auditului public”.

Examinând Raportul de audit prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Sistemul de management financiar şi control existent în cadrul Oficiului Avocatului Poporului se află la etapa de implementare, controlul intern nefiind în deplină măsură funcţional. Circumstanţele respective au generat deficienţe, care au afectat veridicitatea şi credibilitatea informaţiilor prezentate în rapoartele financiare la data de 31 decembrie 2017.

Activităţile desfăşurate în scopul colectării unor probe suficiente şi adecvate, precum şi constatările expuse în Raportul de audit au determinat echipa de audit să exprime o opinie de audit cu rezerve aferentă situaţiilor financiare ale Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.14 alin.(2) şi art.15 lit.d) din Legea nr.260 din 07.12.2017, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului situaţiilor financiare ale Oficiului Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017, care se anexează la prezenta Hotărâre.

2. Prezenta Hotărâre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Oficiului Avocatului Poporului, pentru întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor expuse în Raportul de audit;

2.2. Ministerului Finanţelor, pentru revizuirea clasificaţiei bugetare privind includerea în clasificaţia bugetară economică a unui cod separat pentru evidenţa contribuţiilor curentă şi capitală la proiectele investiţionale finanţate de partenerii externi, inclusiv la proiectele de asistenţă tehnică;

2.3. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare.

3. Despre măsurile întreprinse pentru executarea pct.2.1. din prezenta Hotărâre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării Hotărârii şi Raportului de audit în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Prezenta Hotărâre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Hotărârea Curţii de Conturi

nr.30 din 19.06.2018

RAPORTUL

auditului situaţiilor  financiare  ale Oficiului

Avocatului Poporului la 31 decembrie 2017

LISTA ACRONIMELOR

I. OPINIE CU REZERVE

Au fost auditate situaţiile financiare ale Oficiului Avocatului Poporului, întocmite la 31 decembrie 2017, care cuprind: bilanţul contabil; raportul privind veniturile şi cheltuielile; raportul privind fluxul mijloacelor băneşti; raportul privind executarea bugetului; raportul privind circulaţia mijloacelor fixe, uzura mijloacelor fixe şi amortizarea activelor nemateriale; raportul privind circulaţia stocului de materiale circulante şi a rezervelor de stat; raportul privind lipsurile şi delapidările de mijloace băneşti şi valorile materiale.

În opinia auditorilor Curţii de Conturi, situaţiile financiare menţionate, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine reală şi fidelă a situaţiei patrimoniale şi celei financiare ale Oficiului la data de 31 decembrie 2017 în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil, cu excepţia celor expuse în Capitolul II. “Baza pentru opinia cu rezerve”.

II. BAZA PENTRU OPINIA CU REZERVE

Misiunea de audit s-a realizat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit (ISSAI)¹. Responsabilităţile auditului, potrivit standardelor respective, sunt expuse în Capitolul IX “Responsabilitatea auditorului” din prezentul Raport. Auditorii sunt independenţi faţă de instituţia auditată şi au respectat responsabilităţile de etică conform cerinţelor Codului etic al Curţii de Conturi.

Probele de audit sunt suficiente şi adecvate pentru a servi drept bază pentru opinia formulată, relevând că controlul intern instituit în cadrul instituţiei este limitat şi fragmentat, ceea ce a condiţionat unele carenţe ale sistemului de MFC, precum şi unele denaturări ale situaţiilor financiare, exprimate prin denaturarea semnificativă a elementelor patrimoniale.

Opinia cu rezerve privind situaţiile financiare ale Oficiului Avocatului Poporului, întocmite la 31 decembrie 2017, a fost determinată de următoarele efecte:

(i) denaturarea informaţiilor aferente bunurilor gestionate în valoare de 729,9 mii lei, ca urmare a imobilizării resurselor financiare, cu impact asupra cheltuielilor ce ţin de amortizarea mijloacelor fixe în sumă de 513,8 mii lei;

(ii) limitarea auditului în obţinerea probelor suficiente şi adecvate pentru expunerea asupra:

• creanţelor în sumă de 1256,8 mii lei, din lipsa probelor suficiente şi adecvate la determinarea mărimii şi formei de partajare a costurilor în cadrul proiectelor de asistenţă tehnică;

• veridicităţii valorii mijloacelor fixe neutilizate în sumă de 238,1 mii lei.

______________________

¹ Hotărârea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărârea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000 – 9999)”.

III. PREZENTARE GENERALĂ

3.1. Cadrul instituţional al activităţii

Oficiul Avocatului Poporului are statut de persoană juridică şi este o instituţie autonomă şi independentă organizaţional, funcţional, operaţional şi financiar faţă de orice autoritate publică, persoană juridică sau persoană fizică, cu mandat oferit de Parlament prin Legea nr.164 din 31.07.2015 cu privire la aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Oficiului Avocatului Poporului, fiind şi succesorul de drepturi al Centrului pentru Drepturile Omului. În baza legii menţionate, instituţia acordă asistenţă organizatorică, juridică, informaţională şi tehnică Avocatului Poporului şi Avocatului Poporului pentru drepturile copilului în vederea exercitării de către aceştia a atribuţiilor, potrivit Legii nr.52 din 03.04.2014 cu privire la Avocatul Poporului (Ombudsmanul).

3.2. Managementul autorităţii auditate

Oficiul Avocatului Poporului este subordonat Avocatului Poporului şi acordă asistenţă organizatorică, juridică, informaţională şi tehnică Avocatului Poporului în vederea exercitării de către acesta a atribuţiilor sale.

Conducerea generală a Oficiului este exercitată de către Avocatul Poporului. În aspect structural, Oficiul este constituit din Avocatul Poporului şi adjuncţii săi, Avocatul Poporului pentru drepturile copilului, Secretarul general, subdiviziunile structurale².

Conform Regulamentului de organizare şi funcţionare a Oficiului Avocatului Poporului, aprobat de către Parlament³, efectivul-limită al instituţiei constituie 65 de unităţi. Activitatea organizatorică şi administrativă a Oficiului este condusă de Secretarul general.

Activitatea OAP este finanţată de la bugetul de stat. Bugetul OAP se aprobă de către Parlament, după examinarea şi avizarea pozitivă a acestuia în Comisia parlamentară de profil. Parlamentul remite Guvernului bugetul aprobat al OAP, pentru a fi inclus în proiectul Legii bugetului de stat pentru anul următor.

Structura organizatorică a OAP este prezentată în Anexa nr.6 la Raportul de audit.

______________________

² Direcţii, secţii, servicii şi reprezentanţe teritoriale.

³ Legea nr.164 din 31.07.2015 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Oficiului Avocatului Poporului.

3.3. Sinteza surselor de finanţare

Resursele financiare destinate funcţionării OAP se constituie din alocaţii de la bugetul de stat (resurse generale) şi donaţii ale partenerilor de dezvoltare. Sinteza resurselor bugetare alocate OAP în anul 2017 este prezentată în Tabelul nr.1.

Sinteza veniturilor şi cheltuielilor gestionate în anul 2017 de către OAP, în aspect economic, este prezentată în Anexa nr.7 la Raportul de audit.

3.4. Patrimoniul gestionat

În anul 2017, OAP a administrat active nefinanciare (patrimoniu) în valoare totală de 16,8 mil.lei. În totalul patrimoniului, ponderea majoră revine mijloacelor fixe (10,1 mil.lei/60,1%), fiind urmate de activele neproductive (6,2 mil.lei/36,9% din totalul activelor nefinanciare). Sinteza patrimoniului administrat este prezentată în Tabelul nr.2.

Informaţii mai detaliate referitor la structura patrimoniului gestionat de OAP se regăsesc în Anexa nr.4 la prezentul Raport de audit.

Metodologia şi sfera de abordare a auditului sunt prezentate în Anexa nr.1 la Raportul de audit.

Informaţiile relevante domeniului auditat sunt prezentate în Anexa nr.3 la Raportul de audit.

Extrasul din Bilanţul contabil (Forma FD – 041) este prezentat în Anexa nr.5 la Raportul de audit.

IV. ASPECTELE-CHEIE DE AUDIT

4.1. Denaturarea valorii patrimoniului OAP, a fost determinată de recunoaşterea incorectă ca mijloace fixe a bunurilor neexploatate în valoare de 729,9 mii lei, cu impact asupra cheltuielilor ce ţin de amortizarea mijloacelor fixe în sumă de 513,8 mii lei.

Probele de audit denotă că managementul OAP nu s-a asigurat ca resursele publice să fie utilizate legal, transparent, econom, eficient şi eficace. Astfel, se atestă că OAP a procurat în anul 2014, din resursele alocate pentru implementarea reformei justiţiei, echipament în valoare totală de 729,9 mii lei, destinat pentru amenajarea sălii de conferinţe, în lipsa spaţiului disponibil. Procurarea bunurilor respective în asemenea condiţii indică un management defectuos, care a generat planificarea necorespunzătoare a necesităţilor instituţiei, situaţia constatată prezentând o risipă de bani publici pentru bunuri neutilizate.

Totodată, deşi bunurile respective nu au fost exploatate, OAP le-a clasificat incorect ca mijloace fixe, respectiv fiind calculată şi uzura acestora⁴. În aceste condiţii, se atestă denaturarea valorii bunurilor gestionate, prin recunoaşterea bunurilor neexploatate (care nu aduc niciun avantaj economic instituţiei) ca mijloace fixe, cu impact şi asupra cheltuielilor ce ţin de amortizarea mijloacelor fixe în sumă de 513,8 mii lei, astfel fiind denaturate situaţiile financiare.

De menţionat că echipamentul este păstrat în condiţii neadecvate, ceea ce poate afecta funcţionarea normală a acestuia, nefiind posibilă instalarea lui nici în anul 2018. Astfel, se evidenţiază riscul ca la momentul instalării echipamentul să fie deja uzat fizic şi moral, urmând a fi necesare resurse suplimentare pentru înlocuirea acestuia cu un echipament performant.

______________________

⁴ Pct.7 din Hotărârea Guvernului nr.338 din 21.03.2003 cu privire la aprobarea Catalogului mijloacelor fixe şi activelor nemateriale.

4.2. Valoarea creanţelor prezentate a fost denaturată, ceea ce a afectat fiabilitatea, autenticitatea, credibilitatea şi plenitudinea informaţiilor prezentate în situaţiile financiare ale OAP.

Verificările efectuate de audit relevă că, în anul 2016, în baza unui Acord de partajare a costurilor aferente unui proiect, încheiat între OAP şi o organizaţie internaţională, s-a transferat către aceasta suma de 356,8 mii lei, inclusiv: pentru promovare, conştientizare a drepturilor omului şi instruire - 296,8 mii lei, şi pentru construcţia/reconstrucţia OAP - 60,0 mii lei, care până în prezent sunt reflectate în evidenţa contabilă a entităţii ca creanţe în valoarea respectivă. Conform explicaţiilor responsabililor de la OAP, serviciile au fost prestate sub formă de elaborare a unor materiale promoţionale şi a unui studiu de prefezabilitate, iar organizaţia internaţională, până la momentul actual, nu a prezentat niciun document confirmativ, care să ateste prestarea serviciilor menţionate din cadrul proiectului. În lipsa documentelor confirmative, OAP a reflectat incorect în situaţiile financiare suma de 356,8 mii lei ca creanţe, deşi serviciile în cadrul proiectului au fost prestate integral pe parcursul anului 2017. Totodată, n-au fost prezentate echipei de audit documentele care să confirme partajarea responsabilităţilor, obligaţiunile părţilor şi condiţiile de participare, precum şi implicarea OAP, cu resurse financiare, în realizarea proiectului menţionat. De asemenea, deşi, conform prevederilor Acordului⁵, OAP urma să solicite rapoarte, inclusiv rapoarte financiare, de la organizaţia internaţională, echipei de audit nu i s-au prezentat asemenea informaţii. Astfel, auditul a fost limitat în obţinerea probelor suficiente şi adecvate referitor la termenele, statutul şi condiţiile în care serviciile au fost prestate de către organizaţia internaţională.

O situaţie similară se atestă referitor la contribuţia OAP în cadrul altui proiect finanţat prin intermediul aceleiaşi organizaţii. Astfel, în anul 2017, au fost planificate resurse financiare destinate procurării sediului pentru reprezentanţa Comrat, în sumă de 600,0 mii lei, însă, urmare lipsei ofertelor de participare la licitaţie, aceasta a fost anulată. În aceste condiţii, pentru a exclude riscul că mijloacele financiare respective nu vor fi valorificate până la finele anului, grupul de lucru pentru achiziţii din cadrul OAP, prin procesul-verbal nr.2/17 din 02.10.2017, a luat decizia privind realocarea/redistribuirea mijloacelor destinate pentru procurarea sediului în or. Comrat, precum şi a 2 autoturisme. Prin efectuarea modificărilor în planurile de finanţare, în acest scop au fost alocate 900,0 mii lei (+300,0 mii lei).

Ulterior, motivat să valorifice resursele financiare respective până la finele anului de gestiune, precum şi pentru evitarea efectuării procurărilor prin procedurile de achiziţii, OAP, la 3 noiembrie 2017, a încheiat un Acord bilateral cu organizaţia internaţională, conform căruia, în scopul sporirii capacităţii de mobilitate a OAP, prin intermediul unui proiect, la contul organizaţiei internaţionale au fost transferate mijloace financiare pentru procurarea a 2 autoturisme, în valoare totală de 900,0 mii lei, care la finele anului 2017 au fost raportate ca creanţe în suma respectivă.

E necesar de menţionat că, în acest mod, OAP a denaturat natura tranzacţiei efectuate în scopul valorificării resurselor bugetare în anul de gestiune, astfel evitând procedurile de achiziţii publice şi regulile generale de bugetare, “care interzic încheierea de către autorităţile/instituţiile bugetare a contractelor cu efectuarea plăţilor anticipate (avans) pentru achiziţionarea mărfurilor, serviciilor şi lucrărilor”.

Totodată, în Actul de primire-predare nr.4 din 04.05.2018 se indică că organizaţia internaţională a procurat autoturismele de la un agent economic din RM, în baza contractului din 03.03.2018, iar transmiterea acestora către OAP s-a efectuat la 15.05.2018. De menţionat faptul că în actul de primire-predare se indică transmiterea doar a unui autoturism (13,2 mii dolari SUA/cca 217,9 mii lei), precum şi menţiunea precum că “bunurile date reprezintă asistenţa acordată de organizaţia internaţională pentru OAP”, deşi, de facto, procurarea s-a efectuat din contul mijloacelor bugetului de stat, valorificate prin intermediul OAP. Se atestă şi faptul că, deşi OAP a semnat Actul de primire-predare a unui autoturism, la momentul actual ambele mijloace de transport nu sunt înregistrate în evidenţa contabilă şi, respectiv, nu sunt înmatriculate.

Prin natura celor menţionate, auditul nu poate să se expună asupra efectelor posibile referitor la prezentarea fidelă şi reală a informaţiilor din situaţiile financiare întocmite la 31 decembrie 2017, din lipsa probelor suficiente şi adecvate la determinarea mărimii şi formei de partajare a costurilor în cadrul proiectelor de asistenţă tehnică.

Nota nr.1: Se ia act că la 11.06.2018 organizaţia internaţională a transmis către OAP şi al doilea autoturism în valoare de 36250 dolari SUA (609363 lei).

______________________

⁵ Art.7 din Acordul OAP cu organizaţia internaţională.

4.3. Desfăşurarea neregulamentară a inventarierii anuale a contribuit la prezentarea nereală în situaţiile patrimoniale a bunurilor gestionate, care n-au fost reflectate la valoarea lor justă.

Deşi managementul autorităţii a emis ordinul privind desfăşurarea inventarierii tuturor elementelor de activ şi datorii, controlul intern existent nu a asigurat desfăşurarea acesteia în mod regulamentar şi integral. Probele de audit colectate au relevat că comisia de inventariere nu a asigurat stabilirea existenţei faptice a activelor gestionate de OAP, astfel fiind imposibilă efectuarea controlului asupra integrităţii activelor prin compararea existenţei efective a acestora cu datele evidenţei contabile, stabilirea bunurilor care parţial şi-au pierdut calitatea iniţială, depistarea bunurilor neutilizate, precum şi documentarea corespunzătoare şi contabilizarea ulterioară respectivă a rezultatelor inventarierii. Comisia de inventariere a recomandat casarea mijloacelor fixe defecte şi uzate fizic şi moral, dar nu a întocmit lista bunurilor identificate pentru casare.

În procesul efectuării de către echipa de audit a inventarierii bunurilor gestionate de OAP, s-a constatat că, în totalul mijloacelor fixe înregistrate în evidenţa contabilă, sunt prezente bunuri nefuncţionale şi care nu aduc beneficiu economic, în valoare de 238,1 mii lei⁶, acest fapt afectând prezentarea reală a stocurilor de bunuri materiale utilizate în procesul operaţional şi, astfel, auditul fiind limitat în aprecierea valorii juste a acestora.

______________________

⁶ anvelope, tehnică de calcul, mobilier, echipament în valoare totală de 238,1 mii lei.

V. MENŢIUNE PRIVIND CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

5.1. OAP îşi desfăşoară activitatea în lipsa unui Plan de acţiuni corelat cu obiectivele stabilite în Programul de dezvoltare strategică pentru anii 2018-2022.

Oficiul Avocatului Poporului, ca instituţie naţională de protecţie a drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale omului din Republica Moldova, care asigură activitatea Avocatului Poporului şi a Avocatului Poporului pentru drepturile copilului, în vederea exercitării mandatului într-un mod performant, axat pe schimbările pozitive în societate, prin prisma drepturilor omului, trebuie să urmeze un proces de planificare strategică pentru a-şi identifica misiunea, scopurile, obiectivele şi rezultatele, precum şi să aplice o strategie pentru a-şi organiza activităţile pe termen mediu.

Astfel, pentru asigurarea unei administrări responsabile şi eficiente, OAP a aprobat, la 22 ianuarie 2013, Programul de Dezvoltare Strategică pentru anii 2013-2017, iar ulterior a elaborat un nou Program de Dezvoltare Strategică pentru anii 2018-2022, care a fost aprobat la 12 iunie 2018⁷ (pe parcursul efectuării misiunii de audit). Acest program include principalele obiective strategice stabilite pentru anii următori, care vor fi axate pe: (i) prevenirea încălcării drepturilor omului; (ii) protecţia drepturilor omului; (iii) promovarea drepturilor omului; (iv) dezvoltarea instituţională şi eficientizarea activităţii OAP, inclusiv pe realizarea acţiunilor din Obiectivul Pilonului VI din Strategia naţională de integritate şi anticorupţie pentru anii 2017 – 2020.

În acest context, se relevă că, deşi OAP a aprobat Programul de Dezvoltare Strategică pentru anii 2018-2022, acesta nu este susţinut de un Plan de acţiuni bine definit, cu stabilirea clară a acţiunilor şi resurselor necesare pentru realizarea acestuia, fapt care poate avea ca efect neîndeplinirea scopurilor propuse atât în Programul de dezvoltare strategică, cât şi în Strategia naţională de integritate şi anticorupţie.

______________________

⁷ Ordinul Avocatului Poporului nr.01-1/10 din 12.06.2018 cu privire la aprobarea Programului de Dezvoltare Strategică pentru anii 2018-2022.

VI. ALTE INFORMAŢII

6.1. OAP nu a acordat atenţia deplină sistemului de control financiar public intern, acesta fiind la etapa de implementare.

În scopul consolidării răspunderii manageriale pentru gestionarea optimă a resurselor conform obiectivelor entităţii publice, în baza principiilor bunei guvernări, prin Legea nr.229 din 23.09.2010⁸, se impune implementarea sistemului de management financiar şi control şi a activităţii de audit intern în sectorul public.

Evaluarea funcţionalităţii sistemului de MFC şi aprecierea gradului de conformitate a acestuia cu prevederile cadrului regulator denotă că în cadrul OAP sistemul dat se află la etapa de implementare, controlul intern fiind parţial funcţional. Astfel, conducerea OAP:

♦ nu a aprobat un Plan de acţiuni privind implementarea sistemului de management financiar şi control în cadrul instituţiei;

♦ nu a desemnat persoana responsabilă de coordonarea procesului de autoevaluare a sistemului de management financiar şi control în cadrul OAP;

♦ nu a emis un ordin cu privire la crearea grupului de lucru responsabil de organizarea sistemului de management financiar şi control şi coordonarea procesului de autoevaluare a sistemului de MFC în cadrul OAP;

♦ nu a realizat evaluarea riscurilor şi nu a elaborat Registrul riscurilor, deşi, conform cadrului legal, managerul entităţii publice şi managerii operaţionali identifică, evaluează, înregistrează şi monitorizează sistematic riscurile, care pot afecta îndeplinirea obiectivelor şi realizarea performanţelor planificate, precum şi elaborează măsuri de diminuare a probabilităţii riscurilor şi/sau a impactului acestora.

De asemenea, auditul atestă că în cadrul OAP a fost creat Serviciul audit intern⁹, format dintr-o unitate, suplinită abia în iulie 2017, care în perioada anului 2017 a identificat şi a descris procesele operaţionale ale entităţii şi a elaborat Carta de audit intern.

Totodată, au fost constatate unele deficienţe în activitatea Serviciului audit intern, care ţin atât de planificare, cât şi de activitatea nemijlocită a acestuia, şi se exprimă prin următoarele: (i) Carta de audit intern a fost elaborată în septembrie 2017, însă până la momentul actual nu este aprobată; (ii) nu a fost elaborat un Plan al activităţii de audit intern pentru anul 2017, respectiv nu s-a efectuat nicio misiune de audit, fiind realizată doar o misiune de consiliere privind identificarea şi descrierea proceselor.

Potrivit Declaraţiei privind buna guvernare, depusă pentru anul 2017, conducerea OAP afirmă că “instituţia dispune de un sistem de MFC, ale cărui organizare şi funcţionare permit parţial furnizarea unei asigurări rezonabile precum că fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale au fost utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, eficienţă, eficacitate, legalitate etică şi integritate”.

Cu toate că conducerea OAP este interesată de implementarea procedeelor moderne de gestionare a proceselor operaţionale, totuşi, nu sunt executate o serie de cerinţe obligatorii privind sistemul de management financiar şi control intern, operaţiunile OAP fiind mai vulnerabile faţă de irosire şi abuz.

______________________

⁸ Legea privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010.

⁹ 1 persoană.

6.2. Acordarea premiilor unice pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare în lipsa în cadrul regulator intern aferent retribuirii muncii a unor prevederi clare şi exhaustive privind modul şi condiţiile de acordare a acestora a generat cheltuieli nejustificate în sumă totală de 1406,6 mii lei.

Verificările efectuate de audit denotă că pe parcursul anului 2017 au fost menţinute 23 de posturi vacante¹⁰, din totalul de 65 de posturi, fiind organizate concursuri doar pentru 10 funcţii vacante, situaţia dată condiţionând formarea economiilor la fondul de retribuire a muncii, care au fost direcţionate la acordarea premiilor unice angajaţilor OAP.

Astfel, probele de audit atestă că premiile unice pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare s-au acordat în lipsa calculelor justificate privind valoarea economiilor de alocaţii destinate retribuirii muncii, precum şi fără unele justificări fundamentate privind modul de acordare şi mărimea acestora pentru fiecare angajat, care a variat de la 30% până la 100% din salariul de bază al angajatului. În aceste condiţii, în anul 2017, au fost acordate 11 premii unice în sumă totală de 1406,6 mii lei, din care 3 premii pentru 3 zile profesionale (418,3 mii lei)¹¹. Conform explicaţiilor conducerii OAP, prin acordarea diferenţiată a premiilor unice pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare s-a încercat remedierea nivelului extrem de scăzut al salariilor angajaţilor. De menţionat că ponderea premiilor unice acordate angajaţilor pentru zilele profesionale şi zilele nelucrătoare în totalul plăţilor salariale a constituit 28 %¹², iar în totalul salariului de bază – 58%¹³. Structura plăţilor salariale este prezentată în Anexa nr.8 la Raportul de audit.

De asemenea, s-a constatat acordarea neregulamentară a premiului unic pentru Ziua profesională a juristului la 3 angajaţi (6,0 mii lei) care nu au studii în domeniul juridic, a premiului unic pentru Ziua funcţionarului public la 7 persoane (22,7 mii lei) care nu deţin statutul de funcţionar public, precum şi a premiului unic cu ocazia Zilei internaţionale a femeii la 19 bărbaţi (57,5 mii lei).

______________________

¹⁰ 35,3% din totalul efectivului-limită de 65 unităţi.

¹¹ 3 sărbători profesionale: (i) Ziua funcţionarului public (de la 35% până la 83% din salariul de bază – 94,3 mii lei/40 pers.); (ii) Ziua juristului (de la 61% până la 100% din salariul de bază – 163,7 mii lei/42 pers.); (iii) Ziua drepturilor omului (de la 61% până la 100% din salariul de bază – 160,2 mii lei/41pers.).

¹² Calculul: 1406,6/5089,9*100%.

¹³ Calculul: 1406,6/2411,3*100%.

6.3. Cadrul regulator ambiguu a creat o situaţie incertă referitor la retribuirea muncii conducătorilor entităţilor bugetare cu funcţii de demnitate publică.

În condiţiile prevederilor art.33 alin.(1) din Legea cu privire la sistemul de salarizare în sectorul bugetar nr.355-XVI din 23.12.2005, potrivit cărora valoarea premiilor unice acordate conducătorilor unităţilor bugetare este limitată până la 50% din salariul de funcţie¹⁴, plafonul-limită al premiilor unice acordate Avocatului Poporului a fost depăşit cu 42,8 mii lei, iar în condiţiile prevederilor art.8 alin.(2) din legea menţionată, care stipulează că “cuantumul premiului unic acordat persoanelor cu funcţii de demnitate publică nu va depăşi salariul lunar (salariul de funcţie) al salariatului premiat”, plafonul maxim a fost respectat. Astfel, se atestă necesitatea de operare a modificărilor în legea respectivă pentru a exclude ambiguităţile prezente în aceasta.

______________________

¹⁴ Art.33 alin.(1) din Legea nr.355-XVI din 23.12.2005 stipulează că “mărimea maximă a premiilor pentru conducători nu poate depăşi 50% din salariul de bază, ţinându-se cont de majorările, sporurile şi suplimentele stabilite în conformitate cu legislaţia”.

6.4. Lipsa unui control intern adecvat a condiţionat nerespectarea prevederilor cadrului regulator aferent procedurilor de achiziţii publice.

Deşi, prin Dispoziţia Avocatului Poporului nr.01-1/9 din 29.06.2017, a fost instituit Grupul de lucru pentru achiziţii, auditul a constatat că nu sunt stabilite responsabilităţile pentru fiecare membru al acestuia. Grupul de lucru şi-a desfăşurat activitatea în lipsa unui plan de achiziţii aprobat pentru anul 2017, ceea ce face dificilă monitorizarea procesului de achiziţii, evaluarea necesităţilor, estimarea costurilor, precum şi pregătirea calitativă a documentelor necesare, astfel fiind compromisă şi transparenţa procedurilor efectuate.

Pe parcursul anului 2017, OAP a încheiat 53 de contracte de achiziţii de valoare mica, în sumă totală de 1250,9 mii lei, şi 4 contracte prin procedura COP, în valoare de 460,0 mii lei (Figura nr.1).

Figura nr.1

Verificările efectuate de audit privind conformitatea aplicării prevederilor cadrului regulator aferent achiziţiilor au relevat următoarele neconformităţi:

(i) achiziţiile de valoare mică sunt efectuate de către Serviciul logistică al OAP fără a fi examinate în cadrul şedinţelor grupului de lucru pentru achiziţii, ceea ce generează apariţia riscului conflictului de interese şi, respectiv, nu asigură faptul că contractele de achiziţii au fost atribuite în mod independent şi imparţial;

(ii) neelaborarea procedurii privind instituirea, derularea şi monitorizarea proceselor de achiziţii publice, cu stabilirea atribuţiilor şi responsabilităţilor exhaustive pentru personalul implicat în activităţile din acest domeniu, şi, ca urmare, nerespectarea legalităţii şi principiilor de transparenţă, liberă concurenţă, tratament egal şi eficienţă a fondurilor publice;

(iii) planificarea achiziţiilor nu a fost fundamentată pe calcule şi analize obiective, ceea ce nu asigură respectarea principiilor achiziţiilor publice şi poate determina indici de fraudă.

În contextul celor relatate, se denotă necesitatea intensificării controlului intern aferent domeniului achiziţiilor publice, pentru a evita admiterea în viitor a neregulilor.

VII. RECOMANDĂRILE AUDITULUI

Recomandări Avocatului Poporului:

1. Să elaboreze şi să aprobe un plan de acţiuni pentru remedierea neconformităţilor constatate în cadrul prezentului audit.

2. Să realizeze acţiunile impuse de cadrul regulator referitor la casarea bunurilor nefuncţionale (pct.4.3.).

3. Să întreprindă măsuri pentru asigurarea înregistrării în evidenţa contabilă a OAP a 2 autoturisme procurate din contul contribuţiei la proiectul extern (pct.4.2.).

4. Să elaboreze Planul de acţiuni pentru implementarea Programului de Dezvoltare Strategică, cu identificarea resurselor necesare pentru realizarea acestuia (pct.5.1.).

5. Să întreprindă acţiunile de rigoare privind implementarea controlului financiar public intern, cu identificarea riscurilor aferente activităţilor pentru toate domeniile de activitate financiar-contabile (inventariere, retribuirea muncii, achiziţii, mijloace fixe şi active nemateriale, active circulante etc.), evaluarea şi monitorizarea lor permanentă (pct.6.1.).

6. Să revizuiască prevederile cadrului normativ intern aferent retribuirii muncii, în special, cu caracter stimulator, specificând în acesta tipurile de premii unice acordate, precum şi modul, condiţiile şi indicatorii care vor sta la baza calculării mărimii acestora (pct.6.2.).

7. Să asigure planificarea achiziţiilor publice în baza calculelor, analizelor obiective şi ţinând cont de necesităţile bine definite (pct.6.4.).

VIII. RESPONSABILITĂŢILE CONDUCERII

PENTRU RAPOARTELE FINANCIARE

Managementul OAP este responsabil de pregătirea şi prezentarea fidelă a rapoartelor/situaţiilor financiare în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil, precum şi de implementarea sistemului de MFC, care asigură întocmirea rapoartelor/situaţiilor financiare ce nu conţin denaturări semnificative, cauzate de fraudă sau eroare.

IX. RESPONSABILITATEA AUDITORULUI

Responsabilitatea echipei de audit a constat în planificarea şi realizarea misiunii de audit, cu obţinerea probelor suficiente şi adecvate¹⁵ în vederea susţinerii bazei pentru opinia de audit.

Scopul auditului a fost oferirea unei asigurări rezonabile a faptului că rapoartele/situaţiile financiare, în ansamblul lor, nu conţin denaturări semnificative, datorate fraudei sau erorii, precum şi emiterea unei opinii.

Asigurarea rezonabilă este un nivel ridicat de asigurare, dar nu o garanţie că un audit efectuat în conformitate cu ISSAI va detecta întotdeauna o denaturare semnificativă¹⁶ atunci când există.

Descrierea detaliată a responsabilităţii echipei de audit este prezentată în Anexa nr.1 la Raportul de audit.

______________________

¹⁵ prin efectuarea procedurilor necesare în vederea identificării şi evaluării riscurilor unor denaturări sau neconformităţi semnificative, care pot apărea ca urmare a contabilizării sau a prezentării necorespunzătoare de către entităţi a operaţiunilor sau a soldurilor, precum şi evaluării indicilor care pot interveni referitor la riscul de fraudă, pentru a emite o opinie cu privire la caracterul adecvat al tratamentului contabil şi al prezentărilor din situaţiile financiare, întocmite în conformitate cu cadrul general aplicabil

¹⁶ Denaturările pot fi datorate fraudei sau erorii. Totodată, denaturările pot fi considerate semnificative dacă, în mod individual sau în ansamblu, pot influenţa deciziile economice ale utilizatorilor acestor situaţii financiare.