Hotărâre nr.55 din 25.07.2018 privind Raportul auditului situaţiilor financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Â R E

privind Raportul auditului situaţiilor financiare ale

Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017

nr. 55  din  25.07.2018

 (în vigoare 10.08.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 295-308 art. 36 din 10.08.2018

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa şefului Biroului de Curieri Speciali dl Valeriu Cemîrtan, precum şi a altor persoane responsabile din cadrul autorităţii vizate, călăuzindu-se de art.3 alin.(1), art.5 alin.(1) lit.a) şi art.31 alin.(1) lit.a) din Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova nr.260 din 07.12.2017¹, a examinat Raportul auditului situaţiilor financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017.

______________________

¹ Legea privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi a Republicii Moldova nr.260 din 07.12.2017 ( în continuare – Legea nr.260 din 07.12.2017).

Misiunea de audit s-a realizat conform Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018², având drept scop oferirea unei asigurări rezonabile a faptului că situaţiile financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017 nu conţin, în ansamblul lor, denaturări semnificative, datorate fraudei sau erorii, precum şi emiterea unei opinii de audit.

______________________

² Hotărârea Curţii de Conturi nr.75 din 29.12.2017 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2018”.

Auditul public extern a fost planificat şi s-a desfăşurat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit aplicate de Curtea de Conturi (ISSAI 100, ISSAI 200 şi ISSAI 1000-2999)³.

______________________

³ Hotărârea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărârea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) în cadrul auditului public”.

Examinând Raportul de audit prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Rapoartele financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine reală şi fidelă a situaţiilor patrimoniale şi financiare în corespundere cu cadrul de raportare financiară aplicabil⁴.

______________________

⁴ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007; Planul de conturi contabile în sistemul bugetar şi Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015; Ordinul ministrului finanţelor nr.06 din 10.01.2018 cu privire la aprobarea termenelor de prezentare a rapoartelor financiare pe anul 2017; Ordinul ministrului finanţelor nr.164 din 30.12.2016 cu privire la aprobarea Cerinţelor la întocmirea raportului narativ privind executarea bugetelor autorităţilor/instituţiilor bugetare.

Constatările din Raportul de audit au servit drept bază pentru exprimarea opiniei fără rezerve asupra situaţiilor financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.14 alin.(2) şi art.15 lit.d) din Legea nr.260 din 07.12.2017, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului situaţiilor financiare ale Biroului de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017, care se anexează la prezenta Hotărâre.

2. Prezenta Hotărâre şi Raportul de audit se remit:

2.1. Biroului de Curieri Speciali, pentru întreprinderea măsurilor de rigoare în vederea implementării recomandărilor expuse în Raportul de audit;

2.2. Serviciului de Informaţii şi Securitate, pentru informare şi documentare;

2.3. Parlamentului Republicii Moldova, pentru informare.

3. Despre măsurile întreprinse pentru executarea pct.2.1. din prezenta Hotărâre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării Hotărârii şi Raportului de audit în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Prezenta Hotărâre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Hotărârea Curţii de Conturi

nr.55 din 25.07.2018

RAPORTUL

auditului situaţiilor financiare ale Biroului

de Curieri Speciali la 31 decembrie 2017

LISTA ACRONIMELOR

I. OPINIE FĂRĂ REZERVE

Am auditat situaţiile financiare ale Biroului de Curieri Speciali, întocmite la 31 decembrie 2017, care cuprind: bilanţul contabil, raportul privind veniturile şi cheltuielile, raportul privind fluxul mijloacelor băneşti, raportul privind executarea bugetului, raportul privind circulaţia mijloacelor fixe, uzura mijloacelor fixe şi amortizarea activelor nemateriale, raportul privind circulaţia stocului de materiale circulante şi a rezervelor de stat, raportul privind lipsurile şi delapidările de mijloace băneşti şi valori materiale, raportul narativ privind executarea bugetului.

În opinia noastră, rapoartele financiare, sub toate aspectele semnificative, oferă o imagine corectă şi fidelă cu privire la performanţa financiară şi poziţia financiară prezentată a Biroului de Curieri Speciali pentru exerciţiul încheiat la 31 decembrie 2017, în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil¹.

_______________________

¹ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii); Planul de conturi contabile în sistemul bugetar şi Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015; Ordinul ministrului finanţelor nr.06 din 10.01.2018 cu privire la aprobarea termenelor de prezentare a rapoartelor financiare pe anul 2017; Ordinul ministrului finanţelor nr.164 din 30.12.2016 cu privire la aprobarea Cerinţelor la întocmirea raportului narativ privind executarea bugetelor autorităţilor/instituţiilor bugetare.

II. BAZA PENTRU EXPRIMAREA OPINIEI FĂRĂ REZERVE

Misiunea de audit s-a desfăşurat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit. Responsabilităţile auditorilor în baza acestor standarde sunt descrise în secţiunea “Responsabilităţile auditorului” din prezentul Raport.

Suntem independenţi faţă de Biroul de Curieri Speciali, în conformitate cu cerinţele etice relevante auditului rapoartelor financiare în Republica Moldova şi am respectat responsabilităţile de etică² conform acestor cerinţe.

Probele pe care le-am obţinut sunt suficiente şi adecvate pentru a servi drept bază pentru opinia de audit formulată.

_______________________

² Codul etic al Curţii de Conturi.

III. PREZENTAREA DOMENIULUI AUDITAT

3.1. Cadrul instituţional al activităţii

Biroul de Curieri Speciali are statut de persoană juridică şi este o autoritate administrativă aflată în subordinea Serviciului de Informaţii şi Securitate, având autonomie funcţională, care activează în baza structurii şi regulamentului aprobate de Colegiul Serviciului de Informaţii şi Securitate. BCS este succesorul de drepturi al Serviciului de Stat de Curieri Speciali, ca urmare a modificărilor operate în actele legislative, inclusiv la Legea Biroului de Curieri Speciali nr.402-XV din 02.12.2004³. În temeiul modificărilor operate, Colegiul Serviciului de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova, prin Hotărârea nr.1 din 06.02.2017, a aprobat Regulamentul şi structura Biroului de Curieri Speciali.

Conform prevederilor legii⁴ menţionate, Biroul are două sarcini, care sunt exhaustive, şi anume:

- predarea operativă, pe bază de contract şi fără plată, a corespondenţei parlamentare, prezidenţiale, guvernamentale, diplomatice, a trimiterilor ce constituie secret de stat şi comercial ale autorităţilor administraţiei publice, a corespondenţei şefilor de state, şefilor de guverne ale statelor participante la Acordul interguvernamental cu privire la Serviciul de Curieri Speciali al Comunităţii Statelor Independente;

- predarea, pe bază de contract şi în conformitate cu tarifele aprobate de Guvern, a corespondenţei autorităţilor administraţiei publice şi corespondenţei agenţilor economici (inclusiv secrete).

Statutul juridic, modul de îndeplinire a serviciului special prin contract, regimul disciplinar, interdicţiile şi răspunderea efectivului Biroului sunt reglementate prin Legea nr.170-XVI din 19.07.2007 privind statutul ofiţerului de informaţii şi securitate.

_______________________

³ Legea nr.270 din 09.12.2016 pentru modificarea şi completarea unor acte legislative.

⁴ Art.5 din Legea Biroului de Curieri Speciali nr.402-XV din 02.12.2004.

3.2. Managementul autorităţii auditate

Conducerea Biroului, curierii speciali şi angajaţii cu statut special sunt ofiţeri de informaţii şi securitate detaşaţi din cadrul Serviciului de Informaţii şi Securitate al Republicii Moldova şi confirmaţi în funcţii prin ordinul şefului Biroului. Personalul BCS este format din conducerea Biroului, curieri speciali, angajaţi cu statut special şi salariaţi civili.

În conformitate cu prevederile Regulamentului Biroului de Curieri Speciali, a fost aprobat Statul de personal, efectivul-limită al instituţiei constituind 30 de funcţii.

Biroul este condus de şeful acestuia, care este numit şi eliberat din funcţie de către directorul Serviciului de Informaţii şi Securitate. Şeful Biroului are un adjunct, care este numit şi eliberat din funcţie prin ordinul directorului Serviciului de Informaţii şi Securitate, la propunerea şefului Biroului.

Activitatea BCS este finanţată de la bugetul de stat, precum şi din veniturile obţinute de la predarea corespondenţei în bază de contract.

Structura organizatorică a BCS este prezentată în Anexa nr.1 la Raportul de audit.

3.3. Sinteza surselor de finanţare

Resursele financiare destinate funcţionării BCS se constituie din alocaţii de la bugetul de stat (resurse generale) şi venituri acumulate în urma prestării serviciilor de curierat. Sinteza resurselor bugetare alocate BCS în anul 2017 este prezentată în tabelul care urmează.

3.4. Patrimoniul gestionat

În anul 2017, BCS a administrat active nefinanciare (patrimoniu) în valoare totală de 2,2 mil.lei. În totalul patrimoniului, ponderea majoră revine mijloacelor fixe (1,7 mil.lei/77,3%). Sinteza patrimoniului administrat este prezentată în tabelul care urmează.

Informaţiile detaliate privind atribuţiile BCS, structura, organigrama şi efectivul-limită sunt prezentate în Anexa nr.1 la Raportul de audit.

IV. ASPECTELE-CHEIE DE AUDIT

4.1. Gestionarea imobilizărilor corporale administrate de către BCS este afectată de neînregistrarea regulamentară a drepturilor patrimoniale asupra bunurilor imobile.

Auditul a constatat că, urmare aprobării Hotărârii Guvernului nr.436 din 14.06.2017, bunurile imobile cu suprafaţa de 603,7 m², amplasate pe str. A. Şciusev nr.85, au fost transmise în administrarea BCS⁵. Probele de audit indică faptul că, deşi bunurile imobile cu valoarea de bilanţ de 655,5 mii lei sunt înregistrate în evidenţa contabilă, până la momentul actual BCS n-a înregistrat drepturile de administrare asupra acestora.

Referitor la terenul aferent clădirilor cu suprafaţa de 0,133 ha, probele de audit atestă că până în prezent BCS nu a înregistrat dreptul de gestiune şi nu l-a reflectat în evidenţa contabilă, din motiv că terenul se află în proprietatea municipiului Chişinău. De menţionat că BCS, prin intermediul SIS, a solicitat în repetate rânduri Consiliului municipal adoptarea unei decizii în acest sens.

_______________________

⁵ Anexa.nr.26 la Hotărârea Guvernului nr.351 din 23.03.2005 cu privire la aprobarea listelor bunurilor imobile proprietate publică a statului şi la transmiterea unor bunuri imobile.

4.2. Inventarierea desfăşurată în cadrul BCS a contribuit la atingerea în măsură deplină a scopului principal privind stabilirea şi evaluarea reală a elementelor de activ şi datorii, astfel asigurând întocmirea situaţiilor financiare anuale reale şi fidele.

Cunoaşterea exactă a situaţiei faptice a patrimoniului şi a datoriilor impune inventarierea acestora, care pentru entităţile publice constituie o obligaţie legală şi care se desfăşoară conform procedurilor stabilite prin acte normative⁶ şi se finalizează prin contrapunerea situaţiei faptice cu cea scriptică şi luarea măsurilor legale corespunzătoare pentru corectarea diferenţelor constatate. Inventarierea reprezintă procedeul de control şi autentificare documentară a existenţei faptice a elementelor contabile care aparţin şi/sau se află în gestiunea temporară a entităţii şi asigură realitatea şi exactitatea informaţiilor la întocmirea situaţiilor financiare.

În acest context, se atestă că inventarierea a fost desfăşurată în mod regulamentar şi responsabil. În urma inventarierii nu s-au depistat careva lipsuri/surplusuri. Comisia de inventariere a întocmit lista bunurilor nefuncţionale şi învechite moral, o parte din care au fost casate ulterior. Totodată, în procesul efectuării de către echipa de audit a inventarierii bunurilor, s-a constatat că în totalul mijloacelor fixe înregistrate în evidenţa contabilă sunt prezente bunuri nefuncţionale şi care nu corespund valorii indicate în evidenţa contabilă (nu aduc beneficiu economic), în valoare de 25,5 mii lei (sau 2% din totalul mijloacelor fixe), ceea ce a afectat parţial inteligibilitatea informaţiilor respective din rapoartele financiare, auditul fiind limitat în aprecierea valorii juste a acestora.

_______________________

⁶ Ordinul ministrului finanţelor nr.60 din 29.05.2012 cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea.

4.3. Situaţia patrimonială raportată la 31 decembrie 2017, sub toate aspectele semnificative, este una exhaustivă şi veridică.

4.3.1. Informaţiile privind mijloacele fixe şi uzura acestora, sub toate aspectele semnificative, au fost raportate veridic şi în deplină măsură.

Valoarea iniţială a mijloacelor fixe la finele anului 2017 a însumat 2121,6 mii lei, iar uzura acumulată relevantă acestora – 137,3 mii lei (valoarea de bilanţ a mijloacelor fixe a constituit cca 75% din totalul activelor). Structura mijloacelor fixe (cu valoarea iniţială), pe categoriile atribuite, este prezentată în Figura nr.1.

Figura nr.1

Sursă: Bilanţul contabil al BCS la 31 decembrie 2017 (Forma FD-041).

Urmare a activităţilor de audit desfăşurate, se denotă că mijloacele fixe gestionate de către BCS au fost înregistrate în deplină măsură în evidenţa contabilă, există faptic şi sunt utilizate în cadrul autorităţii auditate.

De asemenea, se atestă că modul de calculare a uzurii mijloacelor fixe, precum şi stabilirea duratei de funcţionare utilă a acestora au corespuns exigenţelor cadrului regulator în vigoare⁷, astfel fiind determinată regularitatea şi exactitatea informaţiilor respective din rapoartele financiare.

_______________________

⁷ Planul de conturi contabile în sistemul bugetar şi Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015; Hotărârea Guvernului nr.338 din 21.03.2003 cu privire la aprobarea Catalogului mijloacelor fixe şi activelor nemateriale.

4.3.2. Informaţiile raportate privind activele nemateriale şi amortizarea acestora au întrunit principiile de credibilitate, veridicitate şi plenitudine.

Activele nemateriale cuprind un soft contabil gestionat, valoarea iniţială a căruia a însumat 42,8 mii lei.

Analogic situaţiilor expuse în subpunctul precedent, informaţiile privind activele nemateriale şi amortizarea acestora au fost raportate, sub toate aspectele semnificative, în mod veridic şi deplin.

4.3.3. Unele carenţe ale managementului contabil au afectat inteligibilitatea informaţiilor din rapoartele financiare privind stocurile de materiale circulante.

Probele de audit acumulate denotă că, din valoarea totală a stocurilor de materiale circulante raportate la 31 decembrie 2017, cca 41,4% (201,2 mii lei) au revenit materialelor de uz gospodăresc şi rechizitelor de birou, iar cca 10,5 % (51,0 mii lei) – pieselor de schimb, a căror testare a relevat unele iregularităţi, care au generat denaturarea informaţiilor tangenţiale din rapoartele financiare.

Astfel, managementul contabil a admis înregistrarea incorectă în evidenţa contabilă, în componenţa stocurilor de materiale circulante, a unor bunuri care fac parte din categoria mijloacelor fixe, în valoare totală de 22,2 mii lei (sau 4,6% din valoarea totală a stocurilor), astfel fiind afectată inteligibilitatea şi denaturată informaţia privind stocurile de materiale circulante prezentate în rapoartele financiare.

4.4. Poziţia financiară, în contextul cheltuielilor suportate şi veniturilor generate, sub toate aspectele semnificative, prezintă o imagine reală şi fidelă.

4.4.1. Cheltuielile au fost recunoscute de către auditul public extern ca unele pertinente, în funcţie de activităţile desfăşurate, precum şi veridice, din punct de vedere valoric.

Cheltuielile în anul 2017 au constituit cca 4,0 mil.lei (structura cheltuielilor, după natura lor, este prezentată în Figura nr.2). Analiza structurală a cheltuielilor a relevat că ponderea majoră în totalul acestora a revenit cheltuielilor privind retribuirea muncii (66%), fiind urmate de obligaţiile generate de asigurările şi protecţia socială a salariaţilor (12,2%), deplasările de serviciu peste hotare (12,8%), procurarea combustibilului (8%), uzura mijloacelor fixe şi amortizarea activelor nemateriale (3,4%), utilizarea materialelor de uz gospodăresc (0,4%).

Figura nr.2

Sursă: Raportul financiar privind executarea bugetului la 31 decembrie 2017 (Forma FD-044).

Cheltuielile menţionate au fost supuse testărilor de audit de rigoare, formulându-se constatările şi concluziile expuse în continuare.

4.4.1.1. Cheltuielile aferente remuneraţiei muncii salariaţilor au fost efectuate în conformitate cu exigenţele cadrului regulator în vigoare şi prezentate corespunzător în rapoartele financiare.

Probele de audit acumulate aferente datelor raportate privind personalul încadrat în entitate au relevat că nivelul de completare a statelor de personal a constituit 28 de persoane (93%), înregistrându-se 2 funcţii vacante. Cheltuielile privind retribuţia salariaţilor sunt prezentate în tabelul care urmează.

Auditul evidenţiază la acest capitol unele carenţe de ordin legislativ referitor la statutul personalului. Astfel, efectivul Biroului este format din ofiţeri de informaţii şi securitate, a căror salarizare se efectuează în baza prevederilor Hotărârii Guvernului nr.650 din 12.06.2006⁸. Având în vedere faptul că curierii speciali şi angajaţii cu statut special sunt ofiţeri de informaţii şi securitate detaşaţi din cadrul SIS, iar drepturile salariale stabilite prin Hotărârea Guvernului menţionată sunt mai mici decât cele ale ofiţerilor de informaţii şi securitate, diferenţa este achitată de către SIS. Astfel, pentru a unifica condiţiile de salarizare a personalului, Biroul a propus ajustarea cadrului legal în vigoare, prin unificarea prevederilor normative în domeniu şi salarizarea efectivului în baza Hotărârii Guvernului nr.253 din 20.04.2012 privind asigurarea financiară a ofiţerilor de informaţii şi securitate. În aşa mod, cheltuielile de personal rămân la acelaşi nivel şi aceasta va exclude dublarea calculării cheltuielilor respective.

În contextul dat, cheltuielile aferente retribuirii muncii au fost auditate prin prisma prevederilor Hotărârii Guvernului nr.650 din 12.06.2006. Probele de audit colectate atestă că informaţiile din rapoartele financiare aferente cheltuielilor privind remunerarea muncii angajaţilor prezintă o imagine reală şi fidelă, iar cuantumul plăţilor salariaţilor a fost stabilit în mod corespunzător şi regulamentar.

_______________________

⁸ Hotărârea Guvernului nr.650 din 12.06.2006 privind salarizarea militarilor, efectivului de trupă şi corpului de comandă angajaţi în serviciul organelor apărării naţionale, securităţii statului şi ordinii publice.

4.4.1.2. Cheltuielile privind deplasarea personalului în interes de serviciu peste hotare au fost efectuate cu respectarea cadrului normativ în vigoare.

Pentru a asigura recepţionarea şi predarea corespondenţei interguvernamentale au fost efectuate 109 deplasări. Corespondenţa recepţionată şi predată autorităţilor Republicii Moldova este prezentată în Figura nr.3.

Figura nr.3

Sursă: Datele BCS.

În perioada anului 2017, pentru aprofundarea practicii în domeniu, au fost delegate 4 persoane în cadrul a 2 deplasări de serviciu peste hotare în 2 ţări. Cuantumul total al cheltuielilor de deplasări raportate a însumat 510,6 mii lei, inclusiv:

Auditul a relevat că cheltuielile privind delegarea personalului în interes de serviciu peste hotare au fost calculate în cuantumurile şi în modul stabilit de reglementările normative în vigoare⁹.

_______________________

⁹ Hotărârea Guvernului nr.10 din 05.01.2012 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din Republica Moldova.

4.4.1.3. Cheltuielile privind gestionarea automobilelor de serviciu.

Probele de audit acumulate aferente modului de gestiune şi evidenţă a 8 automobile, cu valoarea totală de 819,8 mii lei şi uzura de 70%, denotă existenţa procedurilor de primire-predare a automobilului de la un şofer la altul, fiind încheiate contracte de răspundere materială cu persoanele care au condus automobilele.

În acelaşi timp, foile de parcurs conţin toată informaţia cu privire la ruta şi kilometrajul parcurs, astfel fiind justificate în măsură deplină cheltuielile pentru combustibilul utilizat.

4.4.2. Informaţiile din rapoartele financiare privind veniturile nu au fost denaturate.

Bugetul este compus inclusiv din veniturile acumulate în urma prestării serviciilor de curierat. Pentru anul 2017, veniturile respective au fost planificate în sumă de 900,0 mii lei, dar s-au colectat în sumă de 1132,0 mii lei, ce reprezintă 125%.

Deşi cantitatea pachetelor este în diminuare nesemnificativă faţă de anul 2016, încasările sunt mai mari cu 24,0 mii lei. După destinaţia geografică, se atestă că volumul corespondenţei predate în mun. Chişinău este aproximativ acelaşi cu cel distribuit prin republică (a se vedea Figura nr.4).

Figura nr.4

Sursă: Datele BCS.

Tarifele pentru serviciile prestate sunt aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.635 din 29.06.2005 şi până în prezent nu au fost revizuite/modificate. În acest context, se menţionează necesitatea iniţierii revizuirii costurilor serviciilor de curierat, pentru a fi actualizate.

În anul 2017, BCS a încheiat 37 de contracte cu autorităţile administraţiei publice în vederea prestării serviciilor de curierat, în sumă totală de 1124,6 mii lei. Probele de audit acumulate pe un eşantion de 75% din suma totală a contractelor au relevat că tarifele pentru prestarea serviciilor de recepţionare, expediere şi distribuire a corespondenţei au fost aplicate în conformitate cu cadrul normativ¹⁰.

_______________________

¹⁰ Hotărârea Guvernului nr.635 din 29.06.2005.

V. MENŢIUNE PRIVIND CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

Auditul nu a constatat condiţii care ar afecta continuitatea activităţii. Astfel, evaluările efectuate de audit denotă că Biroul este capabil să-şi continue activităţile operaţionale, să-şi îndeplinească obligaţiile şi să achite datoriile în termene rezonabile, pentru a nu crea datorii sau creanţe cu termenul de achitare expirat.

Totodată, pentru asigurarea bunei desfăşurări a activităţii în anul 2017, prin Ordinul şefului BCS nr.37 din 10.05.2017, a fost aprobat Planul de acţiuni, cu stabilirea activităţilor care urmau a fi realizate pe parcursul anului 2017.

Probele de audit colectate de audit relevă că cumulul de activităţi desfăşurate în strictă corelare cu acţiunile prestabilite pentru anul 2017 a asigurat realizarea acestora la un nivel avansat (cca 95%), ceea ce contribuie la atingerea în măsură deplină a obiectivelor instituţionale, precum şi la dezvoltarea continuă a entităţii per ansamblu.

VI. ALTE INFORMAŢII

6.1. Sistemul de management financiar şi control intern este funcţional şi promovează un nivel înalt de responsabilitate managerială în procesul de utilizare a fondurilor publice.

Potrivit cadrului legal, conducerea entităţii este responsabilă de implementarea controlului intern, inclusiv a sistemului de management financiar şi control, precum şi de evaluarea funcţionalităţii lui şi de aprecierea gradului de conformitate a acestuia cu prevederile cadrului regulator.

Evaluarea de către audit a implementării sistemului de management financiar şi control în cadrul BCS a cuprins: (i) sistemul contabil, prin prisma examinării funcţiilor şi atribuţiilor serviciului contabil, reglementărilor interne de rigoare etc.); (ii) politica de securitate a sistemului informaţional, prin implementarea controalelor de securitate în aplicaţii, baza de date şi sisteme operaţionale, instituirea controalelor generale şi controalelor aplicaţiilor la nivel de operaţiuni economice şi domenii; (iii) organizarea sistemului de MFC, prin analiza faptului dacă entitatea dispune de reglementări interne suficiente şi relevante, descrierea proceselor de bază, identificarea responsabililor de implementarea sistemului de MFC, elaborarea planului de acţiuni pentru implementarea sistemului de MFC etc.

BCS a depus Declaraţia de bună guvernare pentru anul 2017, în care a declarat că “dispune de un sistem de management şi control ale cărui organizare şi funcţionare permite integral furnizarea unei asigurări rezonabile, precum şi că fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor strategice şi operaţionale au fost utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, legalitate, etică şi integritate”. Auditul a constatat că sistemul de MFC este funcţional, confirmând aspectele expuse în Declaraţie.

Totodată, se relevă că autoritatea auditată nu a actualizat Registrul riscurilor, în scopul anticipării şi reacţionării la diferite evenimente care pot afecta obiectivele operaţionale, precum şi nu a cartografiat unele procese manageriale din cadrul autorităţii.

6.2. Procedurile de achiziţii publice au fost efectuate cu respectarea cadrului legislativ şi normativ în vigoare.

Probele de audit acumulate aferente modului de desfăşurare a achiziţiilor denotă că s-au efectuat achiziţii în valoare totală de 1142,2 mii lei, fiind încheiate 16 contracte de achiziţii publice. Informaţiile detaliate sunt prezentate în Figura nr.5.

Figura nr.5

Sursă: Registrul privind executarea contractelor pe contul

trezorerial şi ordinelor de plată la situaţia din 31.12.2017.

Procesul achiziţiilor publice, sub toate aspectele semnificative, a fost recunoscut ca unul complex şi realizat printr-o succesiune de etape (planificarea şi elaborarea documentaţiei de atribuire; lansarea procedurii de achiziţie; evaluarea ofertelor şi atribuirea contractelor; implementarea şi monitorizarea contractelor) şi în corespundere cu cadrul regulator în vigoare.

VII. RECOMANDĂRILE AUDITULUI

Recomandări şefului BCS:

1. Să examineze oportunitatea revizuirii Hotărârii Guvernului nr.635 din 29.06.2005 în vederea actualizării tarifelor pentru prestarea serviciilor de recepţionare, expediere şi distribuire a corespondenţei (pct. 4.4.2. din prezentul Raport).

2. Să revizuiască Registrul riscurilor pentru toate domeniile de activitate, cu evaluarea şi monitorizarea lor permanentă (pct. 6.1. din prezentul Raport).

VIII. RESPONSABILITĂŢILE CONDUCERII PENTRU SITUAŢIILE FINANCIARE

Managementul autorităţii auditate este responsabil de întocmirea şi prezentarea fidelă a rapoartelor financiare în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil¹¹, precum şi de implementarea sistemului de management financiar şi control, care asigură întocmirea situaţiilor financiare ce nu conţin denaturări semnificative, cauzate de fraudă şi/sau eroare. Totodată, la întocmirea rapoartelor financiare, conducerea autorităţii este responsabilă de aplicarea următoarelor principii: continuitatea activităţii; contabilitatea de angajamente; permanenţa metodelor; separarea patrimoniului şi datoriilor; necompensarea; consecvenţa prezentării.

_______________________

¹¹ Legea contabilităţii; Planul de conturi contabile în sistemul bugetar şi Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.216 din 28.12.2015; Ordinul ministrului finanţelor nr.06 din 10.01.2018 cu privire la aprobarea termenelor de prezentare a rapoartelor financiare pe anul 2017; Ordinul ministrului finanţelor nr.164 din 30.12.2016 cu privire la aprobarea Cerinţelor la întocmirea raportului narativ privind executarea bugetelor autorităţilor/instituţiilor bugetare.

IX. RESPONSABILITATEA AUDITORULUI

Responsabilitatea auditului public extern a constat în:

√ obţinerea unei asigurări rezonabile a faptului că rapoartele financiare, în ansamblul lor, nu conţin denaturări semnificative, cauzate de fraudă şi/sau eroare;

√ exprimarea unei opinii cu privire la măsura în care rapoartele financiare au fost prezentate, din toate punctele de vedere semnificative, în conformitate cu cadrul de raportare financiară aplicabil;

√ emiterea recomandărilor respective;

√ raportarea şi comunicarea rezultatelor auditului efectuat.

Informaţiile detaliate privind responsabilităţile auditului public extern sunt prezentate în Anexa nr.2. Metodologia şi sfera de abordare a auditului.

X. COMENTARIILE BIROULUI DE CURIERI SPECIALI

Urmare a discuţiilor purtate între echipa de audit şi factorii-cheie ai BCS pe marginea constatărilor, concluziilor şi recomandărilor de audit, expuse în proiectul de Raport, BCS nu a exprimat dezacorduri relevante acestora şi a acceptat recomandările înaintate, în scopul de a remedia deficienţele identificate (a se vedea Anexa nr.4 la prezentul Raport).