Hotărâre nr.60/10 din 05.12.2023 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la procedura administrativă de control
COMISIA NAŢIONALĂ A PIEŢEI FINANCIARE
H O T Ă R Â R E
pentru aprobarea Regulamentului cu privire la
procedura administrativă de control
nr. 60/10 din 05.12.2023
(în vigoare 23.01.2024)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 28-31 art. 57 din 23.01.2024
* * *
ÎNREGISTRAT:
Ministerul Justiţiei
al Republicii Moldova
nr.1900 din 17 ianuarie 2024
Ministru______Veronica MIHAILOV-MORARU
În temeiul art.9 alin.(12) din Legea nr.192/1998 privind Comisia Naţională a Pieţei Financiare (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr.117-126 BIS), Comisia Naţională a Pieţei Financiare
HOTĂRĂŞTE:
1. Se aprobă Regulamentul cu privire la procedura administrativă de control (se anexează).
2. Selecţia participanţilor profesionişti la piaţa financiară nebancară şi a subiecţilor raporturilor ce ţin de controlul în domeniul protecţiei drepturilor consumatorilor, prevăzuţi la art.4 alin.(2) şi (21) din Legea nr.192/1998 privind Comisia Naţională a Pieţei Financiare, se va realiza în baza Metodologiei de selecţie a entităţilor supuse controlului, aprobate de către CNPF.
Rectificare: Pct.2 din Hotărâre în redacţie nouă.
____________________
* Conform scrisorii CNPF nr.06-4/201 din 23 ianuarie 2024.
(Monitorul Oficial nr.36-39 din 26.01.2024, pag.72)
3. Până la elaborarea şi aprobarea Metodologiei de selecţie a entităţilor supuse controlului, stabilirea entităţilor supuse controlului se realizează ţinând cont de următorii indicatori:
1) dimensiunea entităţii, volumul şi natura activităţilor desfăşurate;
2) disproporţionalitatea indicatorilor înregistraţi sau identificarea unor evoluţii suspecte;
3) numărul de petiţii în raport cu entitatea;
4) frecvenţa controalelor anterioare;
5) tipurile de încălcări constatate anterior;
6) numărul de sancţiuni aplicate anterior.
4. Prezenta Hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
| PREŞEDINTE | Dumitru BUDIANSCHI |
| Nr.60/10. Chişinău, 5 decembrie 2023. | |
Aprobat
prin Hotărârea CNPF
nr.60/10 din 5 decembrie 2023
REGULAMENT
cu privire la procedura administrativă de control
Capitolul I
DISPOZIŢII GENERALE
Secţiunea 1
Tipurile şi temeiurile activităţii de control
1. Prezentul Regulament stabileşte cadrul material şi procedural al activităţii de control (controlului), desfăşurate (desfăşurat) de către Comisia Naţională a Pieţei Financiare (în continuare – CNPF).
2. Prezentul Regulament nu se aplică cercetării din oficiu şi investigaţiilor realizate în cadrul procedurilor administrative de avizare, aprobare, confirmare, acceptare, precum şi celor de supraveghere din oficiu şi de evaluare a executării prescripţiilor emise de CNPF în baza informaţiilor prezentate, care sunt circumscrise competenţei sale în temeiul cadrului normativ.
3. În cazul petiţiilor prin care se solicită intervenirea autorităţii prin efectuarea unui control, CNPF desfăşoară iniţial procedura administrativă prin cercetarea din oficiu a stării de fapt, în baza circumstanţelor reflectate în petiţie.
4. Termenii şi expresiile utilizate în prezentul Regulament au semnificaţia prevăzută de actele normative, aferente fiecărui domeniu de competenţă al CNPF.
5. CNPF exercită atribuţii de control, în limitele de competenţă, atribuite de lege, asupra participanţilor profesionişti la piaţa financiară nebancară şi asupra subiecţilor raporturilor ce ţin de controlul în domeniul protecţiei drepturilor consumatorilor, prevăzuţi la art.4 alin.(2) şi (21) din Legea nr.192/1998 privind Comisia Naţională a Pieţei Financiare (în continuare – Legea nr.192/1998), numiţi generic în prezentul Regulament "participant" sau "entitate supusă controlului".
6. În scopul exercitării atribuţiilor/activităţilor de control, CNPF poate coopera şi face schimb de informaţii cu orice alte instituţii, organe şi autorităţi din ţară şi de peste hotare, în condiţiile Legii nr.192/1998.
7. În sensul prezentului Regulament, activitatea de control reprezintă totalitatea acţiunilor cu caracter planificat sau inopinat, efectuate în temeiul unei decizii a CNPF, de către o echipă de control, delegată în acest sens, în scopul verificării activităţii/operaţiunilor desfăşurate de către participant şi a respectării actelor normative, în domeniul de competenţă a CNPF.
8. Se disting următoarele tipuri ale activităţii de control:
1) planificat – tip al activităţii de control efectuat în baza Planului activităţilor de control, întocmit conform Metodologiei de selecţie a entităţilor supuse controlului, aprobate de către CNPF. Controlul planificat poate fi:
a) tematic – cuprinde anumite aspecte/domenii din activitatea participantului, anumite operaţiuni, riscuri sau o anumită problemă a participantului, pentru o anumită perioadă a activităţii acestuia;
b) complex – constă în verificarea în întregime a activităţilor/operaţiunilor/proceselor/mecanismelor interne, aferente unei perioade de timp determinate sau unei situaţii financiare, şi a îndeplinirii uneia sau mai multor obligaţii, la un moment anumit, conform legislaţiei incidente;
2) inopinat (inspecţia) – tip al activităţii de control care nu este prevăzut de Planul activităţilor de control;
3) pe teren – tip al activităţii de control efectuat la sediul entităţii supuse controlului sau la subdiviziunile acesteia;
4) de la sediul CNPF – tip al activităţii de control efectuat de la distanţă.
9. Controalele se organizează după aceeaşi procedură pentru toate sectoarele de supraveghere ale CNPF, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
10. Activitatea de control în domeniul supravegherii respectării drepturilor consumatorului se realizează prin aplicarea corespunzătoare a prevederilor prezentului Regulament.
11. Controlul activităţii participantului se efectuează în temeiul:
1) Planului activităţilor de control;
2) informaţiilor pertinente, devenite cunoscute din diferite surse, care pot fi probate (dări de seamă specializate, rapoarte financiare, acte judecătoreşti sau acte ale organelor de drept etc.), privind abaterile/presupusele abateri de la prevederile legislaţiei în domeniul pieţei financiare nebancare, legislaţiei cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului şi ale legislaţiei în domeniul protecţiei drepturilor consumatorilor, admise/pretinse a fi admise de către participant sau cu implicarea acestuia;
3) concluziilor formulate de CNPF în baza caracterului repetitiv al unor acţiuni/inacţiuni ale participantului, relevate din petiţiile examinate;
4) necesităţii verificării participantului în condiţiile examinării cererilor de eliberare a actelor permisive, după caz şi doar în limitele acestui scop;
5) necesităţii motivate, în prealabil, privind verificarea participantului în legătură cu evenimente care pot influenţa/influenţează activitatea economica-financiară a acestuia, dacă aceste evenimente sunt susţinute prin probe aflate în posesia CNPF şi dacă nu există altă modalitate de obţinere a informaţiilor în cauză;
6) verificării executării de către participant a prescripţiilor/atenţionărilor de înlăturare a încălcărilor, inclusiv a celor constatate prin ultimul control în unul din următoarele cazuri:
a) participantul refuză să prezinte informaţiile despre măsurile întreprinse în rezultatul controlului anterior sau despre executarea prescripţiilor emise de CNPF;
b) nu există altă modalitate de obţinere a informaţiilor în cauză;
c) informaţia respectivă este decisivă şi indispensabilă pentru atingerea scopului controlului iniţiat anterior;
7) verificării rezultatelor controlului precedent, în cazul parvenirii unor informaţii noi privind chestiunile care au fost supuse controlului;
8) altor cazuri prevăzute expres de cadrul normativ special.
12. Activitatea de control planificat se efectuează conform Planului activităţilor de control, aprobat de către CNPF până la finele anului curent de gestiune. Planul activităţilor de control conţine denumirea entităţilor care urmează a fi supuse controlului, tipul, termenele de efectuare (trimestrial) şi temeiul legal de desfăşurare a controlului. Planul activităţilor de control se elaborează în baza notelor întocmite conform Metodologiei de selecţie a entităţilor supuse controlului, aprobate de către CNPF.
13. Proiectul Planului activităţilor de control se supune consultării publice prin plasarea pe pagina web oficială a CNPF. Termenul de consultare publică nu poate depăşi 10 zile. În baza propunerilor şi comentariilor parvenite în perioada consultării publice, CNPF poate considera necesară operarea modificărilor la proiectul Planului activităţilor de control.
14. Planul activităţilor de control se plasează pe pagina web oficială a CNPF, în termen de 5 zile lucrătoare de la aprobare.
15. Perioada de activitate supusă controlului complex nu poate depăşi 3 ani, iar periodicitatea de efectuare a controalelor complexe se stabileşte nu mai des de o dată la 3 ani. Actele şi acţiunile participantului, anterioare perioadei supuse controlului, se verifică doar în privinţa consecinţelor acestora produse în interiorul perioadei supuse controlului.
Secţiunea 2
Termenele şi temeiurile de suspendare a procedurii
administrative de control şi temeiurile
16. Termenul procedurii administrative de control constituie 30 de zile şi include perioada de la adoptarea deciziei cu privire la efectuarea controlului până la adoptarea deciziei cu privire la rezultatele controlului de către CNPF.
17. Termenul general al procedurii administrative de control poate fi prelungit până la expirarea acestuia, cu cel mult 15 zile, în funcţie de:
1) complexitatea obiectului procedurii administrative de control;
2) incidenţa unor informaţii noi sau riscuri asociate activităţii participantului care nu erau cunoscute la data iniţierii controlului;
3) necesitatea extinderii tematicii controlului.
18. CNPF poate prelungi termenul procedurii administrative de control, cu indicarea motivelor şi a termenului concret de prelungire, precum şi cu notificarea corespunzătoare a participantului.
19. În cazul în care se estimează un termen mai mare, necesar pentru prelucrarea documentelor în cadrul procedurii administrative de control, CNPF, în mod excepţional, poate stabili un alt termen decât cel prevăzut la pct.16, care nu va depăşi 90 de zile, cu motivarea corespunzătoare.
20. Procedura administrativă de control poate fi suspendată în cazurile în care:
1) desfăşurarea procedurii administrative de control şi/sau adoptarea deciziei cu privire la rezultatele controlului depind de un act, de o operaţiune preliminară sau de un raport juridic, care trebuie constatat de o altă autoritate publică ori formează obiectul unei alte proceduri administrative sau judiciare pendinte. Procedura se va suspenda până la emiterea actului respectiv, efectuarea operaţiunii preliminare respective, constatarea raportului juridic, finalizarea procedurii administrative sau până la emiterea unei hotărâri judecătoreşti definitive;
2) desfăşurarea procedurii administrative de control şi/sau adoptarea deciziei cu privire la rezultatele controlului depind de un act sau de o operaţiune a participantului. Procedura se va suspenda până la emiterea actului respectiv sau până la efectuarea operaţiunii de către participant;
3) participantul depune o cerere motivată în acest sens, care conţine circumstanţele neimputabile acestuia;
4) există alte motive pertinente, neimputabile participantului la procedura administrativă de control, inclusiv CNPF, care duc la imposibilitatea temporară de desfăşurare a procedurii de control, cum ar fi incapacitatea temporară de muncă a angajatului entităţii supuse controlului, în cazul în care participarea personal a acestuia este importantă pentru elucidarea corectă a circumstanţelor cazului, pandemia, calamitatea naturală, instituirea stărilor de urgenţă sau de război etc. Procedura administrativă de control se va suspenda până la dispariţia motivului ce a cauzat suspendarea respectivei proceduri.
21. Decizia de suspendare a procedurii administrative de control conţine motive de suspendare şi termenul expres de suspendare, cu notificarea corespunzătoare a participantului, şi poate fi realizată până la expirarea termenului procedurii administrative de control.
22. În cazul suspendării procedurii administrative de control, fără indicarea termenului de suspendare, participantul este notificat, prin scrisoare, despre reluarea controlului, cu cel puţin 3 zile lucrătoare, anterioare reluării controlului.
Secţiunea 3
Drepturi şi obligaţii
23. Entitatea supusă controlului are următoarele drepturi, după caz, în funcţie de tipul controlului:
1) să solicite şi să facă cunoştinţă cu copia deciziei cu privire la efectuarea controlului;
2) să furnizeze echipei de control orice explicaţii şi probe pe care le consideră necesare, în vederea clarificării unor situaţii identificate în timpul controlului;
3) să îi fie respectat programul de lucru, cu particularităţile prevăzute la pct.29;
4) să înainteze obiecţii faţă de documentele întocmite de echipa de control;
5) să solicite prezentarea legitimaţiilor de serviciu ale membrilor echipei de control şi să ia cunoştinţă de conţinutul acestora;
6) să fie informată referitor la drepturile şi obligaţiile sale;
7) să depună plângere pe acţiunile sau inacţiunile membrilor echipei de control;
8) să solicite o singură dată CNPF suspendarea sau amânarea controlului pentru o altă perioadă în cazul în care poate demonstra faptul că efectuarea controlului va afecta funcţionarea sa normală sau va duce la suspendarea activităţii sale ori, în cazul în care, din considerente obiective, aceasta nu poate fi supusă controlului;
9) să ia cunoştinţă de toate actele întocmite în cadrul controlului, implicit, să solicite o copie de pe actele scrise.
24. Entitatea supusă controlului are următoarele obligaţii, după caz, în funcţie de tipul controlului:
1) să asigure desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de control:
a) să permită, fără reţinere neîntemeiată, accesul echipei de control în spaţiile în care se desfăşoară activitatea, în spaţiile unde se află documentele aferente activităţii desfăşurate, precum şi la sistemele informatice şi bazele de date utilizate care sunt relevante pentru obiectul controlului;
b) în limita posibilităţilor, să pună la dispoziţia echipei de control un birou securizat, separat de locurile de muncă ale personalului participantului şi persoanelor terţe şi echipat cu o reţea de acces la internet;
c) să coopereze cu bună-credinţă, rapiditate şi competenţă;
d) să manifeste o atitudine profesională şi politicoasă faţă de echipa de control;
2) să acorde asistenţa necesară, fără a încerca să obstrucţioneze desfăşurarea activităţii de control:
a) să răspundă la cererile/solicitările de informaţii, să pună la dispoziţia echipei de control informaţii veridice şi/sau documente corecte şi complete în original/traduceri legalizate în limba română, după caz, note explicative, în termenul stabilit, în forma şi pe suportul solicitat, astfel încât să nu fie periclitată desfăşurarea controlului şi să nu inducă în eroare CNPF;
b) să acorde acces neîntârziat echipei de control la informaţiile din sistemele informatice, prin intermediul cărora se realizează operaţiunile supuse controlului;
c) să participe la audierile cu membrul/membrii echipei de control în prezenţa administratorului sau a persoanei împuternicite de acesta, după caz;
3) să colaboreze, în vederea determinării situaţiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute şi a tuturor documentelor justificative;
4) să semneze înscrisurile aferente procedurii de control, care, potrivit prezentului Regulament, necesită a fi contrasemnate şi de entitatea supusă controlului, având dreptul de a indica obiecţiile sau rezervându-şi dreptul de a le prezenta ulterior. Semnătura aplicată pe acte nu prezumă exprimarea acordului cu conţinutul acestora.
25. Membrii echipei de control au următoarele drepturi, după caz, în funcţie de tipul controlului:
1) să utilizeze oricare dintre tehnicile şi instrumentele de control legale, pe care le consideră pertinente şi eficiente în funcţie de fiecare control în parte;
2) să solicite şi să verifice, în totalitate sau aleatoriu, orice tip de document/evidenţă de orice natură, pe orice suport, care are sau poate avea legătură cu activitatea supusă controlului, inclusiv cu activităţile externalizate/transferate, după caz, precum şi sistemele informatice de evidenţă, stocare şi prelucrare a datelor;
3) să ridice, în prezenţa persoanei împuternicite a entităţii, copii ale documentelor în orice format, pe orice suport, care au sau pot avea legătură cu activitatea supusă controlului şi să solicite note explicative scrise, prin intermediul persoanei împuternicite a entităţii, cu indicarea termenului rezonabil de prezentare a acestora oricărui angajat al acesteia, precum şi reprezentantului legal al oricărei alte entităţi, căreia i-au fost externalizare activităţi specifice;
4) să audieze persoanele vizate din cadrul entităţii supuse controlului în prezenţa administratorului sau a persoanei împuternicite a entităţii;
5) să audieze orice alt angajat din cadrul entităţii supuse controlului sau persoană care a avut contact profesional direct cu entitatea supusă controlului, cu consimţământul acesteia, în scopul colectării de informaţii referitoare la obiectul unei cercetări, pentru a obţine informaţiile, documentele şi/sau referinţele relevante, în scopul stabilirii faptelor (evenimentelor) şi circumstanţelor necesare în legătură cu controlul, inclusiv în scopul confirmării datelor conţinute în documentele şi informaţiile obţinute de la participant;
6) să solicite de la entitatea supusă controlului acordarea suportului la efectuarea activităţii de control;
7) să aibă acces în orice încăpere în care entitatea supusă controlului îşi desfăşoară activitatea şi care are legătură cu obiectul controlului, precum şi în spaţiile unde se află documentele şi sistemele informatice de evidenţă, stocare şi prelucrare a datelor, inclusiv în subdiviziunile entităţilor cărora le-au fost externalizate o parte dintre activităţile specifice, în prezenţa unui reprezentant al entităţii supuse controlului, care are obligaţia de a însoţi echipa de control.
26. Membrii echipei de control au următoarele obligaţii, după caz, în funcţie de tipul controlului:
1) să prezinte decizia cu privire la efectuarea controlului şi să se identifice prin prezentarea legitimaţiei de serviciu;
2) să acorde suportul necesar entităţii supuse controlului pentru înţelegerea deplină a prevederilor documentelor normative şi actelor normative în a căror bază se efectuează controlul;
3) să respecte programul de lucru al entităţii supuse controlului, cu particularităţile prevăzute la pct.29;
4) să informeze reprezentantul entităţii supuse controlului despre drepturile şi obligaţiile entităţii supuse controlului;
5) să păstreze confidenţialitatea asupra datelor şi informaţiilor obţinute;
6) să verifice activitatea entităţii în limita obiectului indicat în decizia de efectuare a controlului şi doar aspectele ce ţin de competenţa CNPF;
7) să solicite informaţii şi documente pertinente şi corespunzătoare obiectului controlului efectuat, care, conform cadrului normativ, sunt obligatorii de a fi deţinute de entitatea supusă controlului;
8) să comunice/notifice entităţii supuse controlului copiile actelor întocmite în cadrul desfăşurării procedurii de control (procese-verbale cu privire la audieri, de predare-primire a documentelor etc.);
9) să asigure integritatea bunurilor şi a documentelor entităţii supuse controlului;
10) să aprecieze obiectiv şi echidistant toate aspectele ce ţin de efectuarea controlului;
11) să nu solicite şi să nu examineze documente şi informaţii ce nu sunt relevante obiectului controlului;
12) să nu verifice aspecte care, conform cadrului normativ, sunt obiectul controlului altor autorităţi publice şi nu sunt indicate în planul de control.
27. Administratorul entităţii supuse controlului poartă răspundere pentru veridicitatea documentelor şi a informaţiilor prezentate.
28. Personalul participantului şi persoanele terţe nu au dreptul să efectueze controlul personal al membrilor echipei de control, al mijloacelor tehnice, inclusiv al telefoanelor, al purtătorilor electronici de informaţie, aflate în posesia lor, să ridice aceste mijloace sau să împiedice membrii echipei de control în posibilitatea de a utiliza aceste mijloace la efectuarea controlului, să impună membrilor echipei de control să dea explicaţii scrise sau verbale, să înainteze alte cerinţe neprevăzute de prezentul Regulament.
29. Controlul poate fi efectuat la sediul sau subdiviziunea participantului în zilele şi orele de lucru ale acestuia, stabilite în corespundere cu legislaţia. Controlul poate continua şi după orele de muncă, doar cu acordul în scris al participantului.
Capitolul II
PROCEDURA DE ORGANIZARE ŞI EFECTUARE
A ACTIVITĂŢII DE CONTROL
Secţiunea 1
Procedura de organizare a activităţii de control
30. Fiecare activitate de control impune ţinerea dosarului administrativ, care va conţine toate documentele, inclusiv electronice, înscrisurile, alte informaţii relevante aferente controlului.
31. Monitorizarea rezultatelor controlului, în cazul în care a fost impus entităţii supuse controlului un plan de măsuri, constituie o procedură administrativă distinctă şi se iniţiază la finele perioadei prescrise participantului pentru întreprinderea măsurilor.
32. Comunicarea cu participantul în cadrul procedurii administrative se realizează prin orice mijloc agreat de participant, prioritate având mijloacele care asigură o mai mare eficienţă, rapiditate şi economie de costuri şi permit stocarea şi reproducerea informaţiilor.
33. Iniţierea controlului se materializează prin adoptarea deciziei cu privire la efectuarea controlului şi notificarea acesteia entităţii supuse controlului, dar şi prin expedierea solicitărilor echipei de control privind prezentarea informaţilor/documentelor indicate. Etapa de iniţiere a controlului nu include acţiunile de supraveghere continuă, în cadrul cărora pot fi constatate indici primari de încălcare a legislaţiei.
34. Decizia cu privire la efectuarea controlului reprezintă o operaţiune administrativă şi intră în vigoare la data adoptării sau la o altă dată indicată în decizie.
35. Decizia cu privire la efectuarea controlului se întocmeşte în corespundere cu normele interne ale CNPF privind forma şi conţinutul înscrisurilor şi va include:
1) tipul controlului şi temeiul iniţierii acestuia;
2) datele de identificare a entităţii supuse controlului;
3) perioada de activitate supusă controlului;
4) termenul procedurii administrative de control;
5) perioada de efectuare a controlului, în cazurile activităţii de control pe teren;
6) conducătorul şi componenţa nominală a echipei de control;
7) tematica de control, după caz;
8) planul de control, în anexă.
36. Controalele se efectuează de către o echipă de control, constituită din doi sau mai mulţi membri – angajaţi ai CNPF.
37. Planul de control conţine informaţia despre aspectele activităţii entităţii supuse controlului, inclusiv tematica şi scopul controlului, data prezentării actului provizoriu de control, termenul până când participantul este în drept să depună obiecţiile, termenul de întocmire a tabelului de divergenţe şi a actului cu privire la rezultatele controlului.
38. Membrii echipei de control sunt obligaţi, până la iniţierea controlului, să completeze declaraţiile privind conflictele de interese cu entitatea supusă controlului, precum şi o declaraţie de confidenţialitate. Originalul declaraţiilor cu privire la conflictele de interese se păstrează în conformitate cu actele normative interne ale CNPF. Copiile declaraţiilor privind conflictele de interese, confirmate potrivit normelor interne ale CNPF, se anexează la dosarul administrativ.
39. Conflictul de interese real dintre membrul echipei de control şi entitatea supusă controlului se consemnează în Registrul conflictelor de interese reale, ţinut de subdiviziunea responsabilă din cadrul CNPF, fiind ulterior nominalizat un alt angajat în calitate de membru al echipei de control, prin modificarea corespunzătoare a deciziei cu privire la efectuarea controlului.
40. În cazul în care, din motive întemeiate şi necunoscute la momentul nominalizării membrilor echipei de control, unul din membrii echipei de control este în imposibilitate de a efectua controlul, se nominalizează un alt angajat în calitate de membru al echipei de control, prin modificarea corespunzătoare a deciziei cu privire la efectuarea controlului.
41. Decizia cu privire la efectuarea controlului pe teren se notifică entităţii supuse controlului cu cel puţin 3 zile lucrătoare anterioare datei de iniţiere a operaţiunilor de control la sediul sau subdiviziunea participantului.
42. În cazul nerespectării pct.41, cu excepţia cazurilor de suspendare a procedurii administrative sau stabilirii unui alt termen pentru efectuarea activităţii de control, decizia cu privire la efectuarea controlului îşi pierde valabilitatea.
43. În cazuri excepţionale care determină imposibilitatea desfăşurării controlului, în cel mult 3 zile de la data recepţionării deciziei cu privire la efectuarea controlului, participantul este în drept să solicite amânarea controlului, pentru un termen de cel mult 30 de zile, cu prezentarea motivelor amânării şi cu anexarea documentelor justificative.
44. Amânarea iniţierii controlului se realizează prin decizia de modificare a deciziei cu privire la efectuarea controlului şi se aduce la cunoştinţa participantului în conformitate cu prezentul Regulament. Refuzul de a amâna sau suspenda efectuarea controlului nu poate fi contestat decât odată cu decizia cu privire rezultatele controlului.
45. În cazul controlului inopinat, participantul poate să nu fie informat, în prealabil, despre iniţierea procedurii administrative, iar decizia cu privire la efectuarea controlului se notifică de către echipa de control, prezentă la sediul sau subdiviziunea participantului în prima zi de control.
46. Într-un termen rezonabil de la adoptarea deciziei privind efectuarea controlului, dar nu mai târziu de prima zi de control, la sediul sau subdiviziunea participantului se organizează o întrevedere a echipei de control cu persoanele cu funcţie de răspundere/persoanele împuternicite ale participantului, iar, la necesitate, pot fi invitate şi alte persoane din cadrul entităţii supuse controlului. La întrevedere, conducătorul echipei de control prezintă membrii echipei de control, tematica, perioada de efectuare a controlului, perioada de activitate supusă controlului, precum şi se soluţionează aspectele organizatorice aferente activităţii de control.
47. În cadrul întrevederii echipei de control cu persoanele cu funcţie de răspundere, participantul desemnează o persoană de contact responsabilă de comunicarea şi cooperarea cu membrii echipei de control (de regulă, persoana cu funcţie de răspundere a participantului).
Secţiunea 2
Procedura de efectuare a activităţii de control
48. La demararea propriu-zisă a controlului, echipa de control prezintă participantului copia deciziei cu privire la efectuarea controlului şi legitimaţiile de serviciu ale fiecărui membru.
49. În cazul desfăşurării controlului de la sediul CNPF, comunicarea dintre echipa de control şi entitatea supusă controlului se realizează preponderent prin mijloace electronice (teleconferinţă, videoconferinţă, e-mail etc.), care permit stocarea şi reproducerea informaţiei, precum şi în formă scrisă. Comunicarea prin mijloace electronice este condiţionată, în mod obligatoriu, de confirmarea recepţionării mesajelor.
50. Cheltuielile legate de furnizarea documentelor în copii în cadrul procedurii administrative de control sunt suportate de către participant.
51. În cazul în care este în imposibilă efectuarea controlului, dată fiind opunerea din partea entităţii supuse controlului, îngrădirea accesului în subdiviziunile participantului şi eschivarea de la prezentarea informaţiei/a documentelor/a înscrisurilor, echipa de control întocmeşte procesul-verbal cu privire la constatarea faptelor, care conţine informaţia detaliată privind cauzele ce împiedică/fac imposibilă efectuarea controlului.
52. Procesul-verbal cu privire la constatarea faptelor, prevăzut la pct.51, se aduce la cunoştinţa entităţii supuse controlului, sub semnătură, în decurs de cel mult 1 zi lucrătoare din momentul întocmirii procesului-verbal. Refuzul reprezentantului entităţii supuse controlului de a semna procesul-verbal va fi consemnat în acelaşi proces-verbal în prezenţa a doi martori.
53. Procesul-verbal cu privire la constatarea faptelor se aduce la cunoştinţa Consiliului de administraţie al CNPF, cel mult în următoarea zi lucrătoare de la ziua constatărilor, în vederea luării unei decizii în raport cu controlul dispus.
54. Explicaţiile scrise se prezintă sub forma unor note explicative, întocmite şi semnate de către persoana vizată, după caz, contrasemnate de persoana ierarhic superioară din cadrul entităţii supuse controlului.
55. Explicaţiile verbale se înscriu într-un proces-verbal de audiere, semnat, după caz, de echipa de control sau de membrul echipei de control, care a solicitat explicaţiile, de persoana audiată şi contrasemnat de persoana ierarhic superioară din cadrul entităţii supuse controlului.
56. Procesul-verbal de audiere se anexează la dosarul administrativ.
57. Accesul echipei de control la informaţiile din sistemele informatice ale entităţii supuse controlului comportă un caracter temporar şi se realizează doar cu drept de vizualizare, cu suportul angajatului responsabil de ţinerea sistemelor informatice din cadrul entităţii supuse controlului. În caz de necesitate, echipa de control poate solicita, în limitele prevăzute de lege, informaţii din sistemele informaţionale vizualizate, relevante controlului desfăşurat, pe suport de hârtie sau electronic, acest fapt fiind fixat într-un proces-verbal, semnat de ambele părţi.
58. La stabilirea termenului de prezentare a informaţiilor, membrii echipei de control vor ţine cont de gradul de complexitate a datelor solicitate şi de volumul de lucru pe care îl implică prezentarea acestora.
59. În situaţii justificate, pe parcursul desfăşurării procedurii administrative de control, până la întocmirea actului provizoriu de control, CNPF poate interveni prin adoptarea deciziilor corespunzătoare, care se aduc la cunoştinţa entităţii supuse controlului, într-un termen rezonabil, în vederea:
1) modificării componenţei echipei de control;
2) prelungirii/suspendării termenului procedurii administrative de control;
3) extinderii termenului de desfăşurare a controlului;
4) modificării tematicii controlului.
60. Urmare a efectuării controlului, echipa de control întocmeşte actul provizoriu de control.
61. Actul provizoriu de control se constituie din următoarele părţi componente:
1) partea introductivă, în care se reflectă datele de ordin informativ privind efectuarea controlului şi tematica acestuia, datele cu caracter general despre activitatea participantului, şi anume:
a) denumirea şi sediul sau subdiviziunile participantului;
b) numărul şi data deciziei cu privire la efectuarea controlului;
c) numele, prenumele membrilor echipei de control;
d) data şi locul întocmirii;
e) temeiul şi tipul controlului;
f) perioada de activitate supusă controlului;
g) perioada de efectuare a controlului;
h) descrierea succintă a investigaţiilor întreprinse şi a altor operaţiuni administrative, aferente procedurii administrative desfăşurate (cum ar fi, de ex., suspendarea procedurii, prelungirea termenului etc.);
i) descrierea succintă a modului de efectuare a controlului;
2) partea constatatoare, în care se reflectă aspectele şi faptele constatate în procesul controlului, şi anume:
a) elementele de neconformitate constatate, respectiv, faptele ce constituie încălcări sau alte fapte restricţionate/sancţionabile, potrivit legii, care se fixează şi în partea rezolutivă a actului, inclusiv referinţa expresă la prevederile actelor normative sau la măsurile dispuse de CNPF, pe care le-a încălcat entitatea supusă controlului;
b) caracterul şi divizarea încălcărilor după nivelul de risc pe care îl implică;
c) indicii sau faptele de nerespectare a cerinţelor legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, după caz;
d) măsurile dispuse de către CNPF neexecutate, precum şi deficienţele remediate în perioada de activitate supusă controlului;
e) elementele de risc şi prudenţialitate, care sunt identificate la nivelul participantului, după caz, inclusiv evenimentele şi circumstanţele privind activitatea participantului, acţiunea/inacţiunea organelor de conducere/a persoanelor cu funcţie de răspundere şi a altor persoane, şi care nu sunt încălcări ale legilor şi ale actelor normative ale CNPF, dar care au sau pot avea impact asupra situaţiei financiare, riscurilor asumate de participant sau care creează premise pentru apariţia încălcărilor, riscurilor suplimentare în activitatea participantului sau clientelei acestuia;
f) documentele şi informaţiile examinate, probele care confirmă încălcarea legislaţiei, actele întocmite în cadrul controlului;
3) partea rezolutivă conţine:
a) rezultatele controlului efectuat (succint-informativ), unde se fixează
circumstanţele verificate/examinate şi, după caz, încălcările depistate;
b) semnăturile părţilor (membrii echipei şi persoana împuternicită a participantului) şi alte însemnări, după caz;
c) propunerile pentru înlăturarea încălcărilor stabilite în partea constatatoare, după caz.
62. Dacă în procesul controlului activităţii participantului sau al anumitor aspecte ale activităţii acestuia (operaţiuni, tranzacţii) nu s-au identificat încălcări, acest fapt se menţionează în actul provizoriu de control.
63. Actul provizoriu de control se semnează, pe fiecare filă, de către membrii echipei de control şi se remite participantului pentru luare de cunoştinţă.
64. Participantul este în drept să depună obiecţii în raport cu constatările reflectate în actul provizoriu de control, în termenul stabilit în planul de control.
65. Urmare a recepţionării obiecţiilor la actul provizoriu de control, se întocmeşte tabelul de divergenţe, care conţine constatările echipei de control, explicaţiile/expunerile entităţii supuse controlului, după caz, urmate de comentariile corespunzătoare ale echipei de control, şi se definitivează actul cu privire la rezultatele controlului.
66. În cazul în care nu au fost depuse obiecţii în condiţiile prevăzute la pct.64, acest fapt se consemnează în proiectul de decizie cu privire la rezultatele controlului. Neprezentarea obiecţiilor nu constituie un impediment de înaintare a proiectului de decizie cu privire la rezultatele controlului spre examinare Consiliului de administraţie al CNPF.
67. După expirarea termenului de prezentare a obiecţiilor, echipa de control întocmeşte proiectul deciziei cu privire la rezultatele controlului.
68. Până la adoptarea deciziei cu privire la rezultatele controlului, participantul are dreptul să fie audiat în legătură cu faptele şi circumstanţele relevante. În acest sens, participantului i se prezintă tabelul de divergenţe şi actul cu privire la rezultatele controlului, în termen de până la 2 zile lucrătoare din momentul întocmirii. În caz de dezacord cu concluziile consemnate în tabelul de divergenţe, participantul poate expune argumentele sale în scris sau verbal, în termenul stabilit de CNPF, în cadrul procedurii de audiere.
69. Decizia cu privire la rezultatele controlului se întocmeşte în corespundere cu normele interne ale CNPF privind forma şi conţinutul înscrisurilor, cu respectarea prevederilor Codului administrativ privind motivarea actului administrativ individual, şi va conţine cel puţin, dar fără a se limita la:
1) descrierea succintă a procedurii administrative care a stat la baza adoptării deciziei;
2) clauza de aprobare a actului cu privire la rezultatele controlului, cu anexarea respectivului la decizie;
3) recomandări cu rol de prevenire sau corectare a unor situaţii potenţial generatoare de deficienţe, de atenuare a efectelor unor evenimente sau de îndrumare a entităţii supuse controlului în legătură cu anumite aspecte constatate, după caz;
4) atenţionarea entităţii supuse controlului despre necesitatea respectării prevederilor legislaţiei aferente deficienţelor de o gravitate redusă, după caz;
5) prescrierea întreprinderii unor acţiuni, după caz;
6) sancţionarea entităţii supuse controlului şi/sau a persoanelor responsabile pentru deficienţele constatate, după caz;
7) sesizarea organelor abilitate potrivit legii, după caz;
8) informaţia cu privire la exercitarea căilor de atac.
70. În termen de 24 de ore din momentul adoptării deciziei cu privire la rezultatele controlului, CNPF, în calitate de organ cu funcţie de supraveghere a entităţilor raportoare, în sensul art.15 alin.(1) lit.b) din Legea nr.308/2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, informează Serviciul prevenirea şi combaterea spălării banilor despre faptele care ar putea avea legătură cu încălcarea prevederilor legislaţiei cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.