Hotărîre nr.4497 din 09.02.2016 cu privire la aprobarea Planului strategic al Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia Electorală Centrală pentru anii 2016-2019

COMISIA ELECTORALĂ CENTRALĂ

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Planului strategic al Centrului de Instruire

Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia

Electorală Centrală pentru anii 2016-2019

nr. 4497  din  09.02.2016

 (în vigoare 09.02.2016) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 90-99 art. 533 din 08.04.2016

* * *

În scopul asigurării unei administrări strategice şi eficiente a activităţilor Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia Electorală Centrală şi în conformitate cu art.18 alin.(2) din Codul electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997, Comisia Electorală Centrală

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Planul strategic al Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia Electorală Centrală pentru anii 2016-2019 (se anexează).

2. Prezenta hotărîre intră în vigoare la data adoptării, se publică pe site-ul oficial al Comisiei Electorale Centrale şi în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale

nr.4497 din 9 februarie 2016

PLAN STRATEGIC

Centru de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă

Comisia Electorală Centrală (CICDE) 2016 – 2019

1. INTRODUCERE

Centrul de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia Electorală Centrală¹ (denumit în continuare CICDE) a fost înfiinţat prin hotărîrea Comisiei Electorale Centrale (denumită în continuare CEC) nr.1030 din 9 decembrie 2011 în vederea executării art.26¹ din Codul electoral, introdus prin Legea nr.119 din 18 iunie 2010². Şi-a început efectiv activitatea în august 2013 prin elaborarea mai multor programe de instruire. În aceşti trei ani a instruit peste 36 000 de membri ai organelor electorale, precum şi alţi participanţi la procesul electoral. Prin instruirea membrilor organelor electorale a contribuit la îmbunătăţirea procesului electoral în Republica Moldova. Un sistem de organizare a instruirilor a fost constituit cu implicarea a mai mult de 107 formatori şi coordonatori, care au desfăşurat seminare de instruire generale şi specifice pe diverse subiecte. Programele de instruire au scopul de a prezenta întregul proces electoral, procedurile relevante, rolurile şi responsabilităţile organelor electorale. Poziţia CICDE s-a consolidat prin activităţi inovative de comunicare cu organele electorale, partide politice, alegători şi cu publicul în general.

__________________________

¹ Aceasta este denumirea şi logo-ul oficial al Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral (CICDE). CICDE a decis să utilizeze logo-ul său original în planul strategic.

² Legea nr.119 din 18 iunie 2010 pentru modificarea şi completarea Codului electoral nr.1381-XIII din 21 noiembrie 1997.

În al treilea său an de activitate, CICDE îşi concentrează atenţia spre viitor, şi anume cum să îmbunătăţească serviciile şi prestarea acestora, cum să-şi consolideze poziţia şi care sunt oportunităţile de creştere. Acestea sunt doar cîteva din obiectivele care vor avea impact asupra dezvoltării pe viitor a CICDE. De la demararea activităţii sale în august 2013, CICDE a participat la două tipuri de alegeri – alegerile parlamentare din noiembrie 2014 şi alegerile locale generale din iunie 2015. CICDE a fost suprasolicitat cu activităţile de formare şi comunicare desfăşurate în timpul perioadei electorale, neacordînd suficient timp pentru instituirea unui mecanism de dezvoltare a instituţiei. CICDE are la dispoziţie aproximativ doi ani pînă la următoarele alegeri parlamentare, care vor avea loc în 2018, pentru a îmbunătăţi şi dezvolta serviciile sale orientate spre crearea condiţiilor de implementare a planului strategic prin dezvoltare instituţională.

Scopul planului strategic este de a oferi un cadru pentru dezvoltarea ulterioară a serviciilor oferite de CICDE. Planul strategic se referă la aspecte ce ţin de domeniul de activitate al CICDE, axîndu-se pe menţinerea şi perfecţionarea prestării serviciilor de înaltă calitate. Planul urmează să fie implementat într-un termen de patru ani şi corespunde cu planul strategic pentru anii 2016-2019 al Comisiei Electorale Centrale, precum şi cu strategia de comunicare a CICDE pentru anii 2016-2019. Planul a fost elaborat în conformitate cu prevederile Hotărîrii nr.176 din 22.03.2011 a Guvernului Republicii Moldova cu privire la aprobarea Metodologiei de elaborare a programelor de dezvoltare strategică ale autorităţilor administraţiei publice centrale.

Planul strategic a fost dezvoltat în cadrul unui proces participativ integral, care a inclus conducerea şi personalul CICDE. În perioada octombrie – decembrie 2015, au fost organizate două ateliere cu grupul de lucru pentru elaborarea planului strategic, care au avut drept obiectiv identificarea şi analizarea mediului schimbător al CICDE, problemele şi provocările principale, precum şi oportunităţile de dezvoltare pentru viitor. De asemenea, au fost consultate părţile interesate pentru a prezenta proiectul planului strategic şi de a solicita opinii pe marginea eventualelor îmbunătăţiri ale planului.

2. CONTEXTUL

2.1. Constituirea şi atribuţiile CICDE

Conform art.26¹ modificat al Codului electoral, CICDE este o instituţie publică fondată de CEC, care realizează, la solicitarea partidelor politice sau a altor organizaţii social-politice, instruirea specializată a funcţionarilor electorali. La solicitare, instruirea poate fi acordată şi altor subiecţi implicaţi în procesul electoral (observatori, mass-media, autorităţi ale administraţiei publice locale etc.). CEC poate decide degrevarea de atribuţiile de la locul de muncă permanent a persoanelor care urmează instruirea în domeniul electoral.

Obiectivele principale ale CICDE se referă la crearea şi organizarea unor instruiri continue, standardizate şi de înaltă calitate pentru funcţionarii electorali, inclusiv pentru cei din Registrul funcţionarilor electorali, precum şi pentru alte persoane implicate în procesul electoral, asigurînd în acest mod dezvoltarea capacităţilor necesare pentru a implementa procedurile electorale în conformitate cu prevederile Codului electoral şi cu standardele internaţionale.

Scopul, atribuţiile şi funcţiile CICDE sînt definite în Regulamentul Centrului de Instruire Continuă în Domeniul Electoral pe lîngă Comisia Electorală Centrală (denumit în continuare Regulament), aprobat prin hotărîrea CEC nr.1030 din 9 decembrie 2011. Conform Regulamentului, atribuţiile CICDE sunt:

• De a organiza instruirea funcţionarilor electorali din cadrul organelor electorale de toate nivelurile;

• De a organiza instruirea pentru reprezentanţii partidelor politice, ai instituţiilor mass-media, ai organizaţiilor non-guvernamentale (ONG-uri), inclusiv ai organizaţiilor de observatori şi pentru alegători, în strînsă cooperare cu organizaţiile naţionale şi internaţionale;

• De a elabora şi distribui materiale didactice şi informative, studii, rapoarte de cercetare, utilizînd diferite forme de prezentare;

• De a oferi analize, consultanţă şi cunoştinţe de specialitate în domeniul său de competenţă;

• De a elabora propuneri şi recomandări în cadrul domeniului său de competenţă care vizează îmbunătăţirea sistemului electoral şi a procedurilor relevante;

• De a evalua şi certifica (la cerere) cunoştinţele obţinute, precum şi de a stabili necesităţile de instruire în domeniul electoral a personalului din sectoarele public şi privat.

Funcţiile de bază ale CICDE sunt:

• Elaborarea şi dezvoltarea unor programe generice şi specifice pentru membrii şi potenţialii membri ai organelor electorale, inclusiv cei identificaţi în baza Registrului funcţionarilor electorali;

• Elaborarea unor programe specifice de formare pentru reprezentanţii partidelor politice, mass-media, ONG-uri, precum şi pentru organizaţiile de observatori şi pentru alegători;

• Elaborarea şi realizarea unor programe de evaluare şi certificare, cu emiterea unor certificate de calificare profesională;

• Dezvoltarea unor recomandări, propuneri, metodologii de instruire în domeniul alegerilor şi consolidarea culturii electorale a actorilor implicaţi în managementul electoral;

• Organizarea de conferinţe, seminare, cursuri şi alte activităţi legate de obiectivele sale statutare;

• Crearea şi consolidarea unor parteneriate cu instituţii naţionale şi internaţionale care îşi desfăşoară activitate în domeniul formării funcţionarilor electorali;

• Participarea în cadrul misiunilor de monitorizare a alegerilor din ţară şi străinătate, precum şi analiza şi generalizarea comparativă a experienţei la nivel naţional şi internaţional, în ceea ce priveşte organizarea şi desfăşurarea alegerilor şi referendumurilor;

• Elaborarea şi distribuirea materialelor didactice şi informative, studii, rapoarte de cercetare în domeniul de competenţă;

• Cooperarea cu instituţiile educaţionale în domeniul electoral;

• Elaborarea planurilor anuale de activitate şi transmiterea acestora la CEC pentru aprobare;

• Raportarea anuală către CEC referitor la realizarea planului de activitate;

• Implementarea altor activităţi în conformitate cu legislaţia în domeniu.

2.2. Cadrul juridic

Codul electoral al Republicii Moldova³, cu modificările şi completările ulterioare, stabileşte cadrul juridic pentru constituirea şi activitatea CICDE.

__________________________

³ Codul electoral al Republicii Moldova, publicat în Monitorul Oficial Nr. 81 din 08.12.1997

CICDE este finanţat din mijloace prevăzute în bugetul Comisiei Electorale Centrale, precum şi din mijloacele acordate ca asistenţă tehnică/financiară de organismele internaţionale, de donatorii externi şi interni.

Responsabilităţile şi activităţile specifice (a se vedea secţiunea 2.1 de mai sus) ale CICDE sunt definite în Regulament. În baza acestui Regulament, unele responsabilităţi ale CEC definite în art.22 şi art.26 din Codul electoral au fost delegate CICDE. Acestea se referă la:

• ţinerea şi gestionarea Registrului funcţionarilor electorali care pot fi desemnaţi în consiliile electorale de circumscripţie şi în birourile electorale ale secţiilor de votare, inclusiv în cele din străinătate;

• implementarea programelor de educaţie civică;

• dezvoltarea programelor de creştere a gradului de conştientizare în rîndul alegătorilor;

• organizarea, la cererea partidelor politice sau altor organizaţii social-politice, a seminarelor de instruire pentru persoanele desemnate în calitate de membri ai consiliilor electorale de circumscripţie sau ai birourilor electorale ale secţiilor de votare, reprezentanţi ai partidelor politice sau ai altor organizaţii social-politice. De asemenea, CICDE poate organiza instruiri pentru blocurile electorale, potenţiali candidaţi, membrii grupurilor de iniţiativă;

• organizarea seminarelor de instruire pentru funcţionarii administraţiei publice locale.

În afară de atribuţia cu privire la ţinerea şi gestionarea Registrului funcţionarilor electorali, sarcină specificată în Regulamentul cu privire la Registrul funcţionarilor electorali, aprobat de CEC prin hotărîrea nr.22 din 05.04.2011, celelalte responsabilităţi enumerate mai sus au fost reflectate în sarcinile CICDE, stipulate în Regulament.

În realizarea activităţilor sale, CICDE se ghidează de Constituţia Republicii Moldova, Codul electoral şi alte acte legislative şi normative în vigoare, precum şi de prevederile regulamentelor şi instrucţiunilor aprobate de CEC. CICDE se ghidează şi de tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte.

Conform Regulamentului, CICDE este este persoană juridică, care dispune de autonomie administrativă şi financiară, ştiinţifică şi pedagogică, cont de mijloace speciale în instituţiile bancare, inclusiv în valută străină, ştampilă, precum şi alte atribute ale persoanei juridice. Conform Regulamentului, CICDE necesită aprobarea CEC în ceea ce priveşte:

• structura şi efectivul-limită;

• simbolurile CICDE;

• planul anual de activitate;

• raportul anual de activitate.

CICDE este condus de un director numit în funcţie prin hotărîre a CEC, la propunerea preşedintelui CEC. Directorul îşi încetează activitatea la cerere sau în alte cazuri prevăzute de legislaţia muncii în vigoare, el poate fi destituit din funcţie prin hotărîre a CEC, în cazurile neexercitării sau îndeplinirii necorespunzătoare a atribuţiilor, constatării calificării insuficiente sau comiterii sistematice de abateri disciplinare. Directorul raportează în faţa CEC şi are următoarele responsabilităţi:

a) conduce toată activitatea CICDE pe care are dreptul să îl reprezinte în raport cu instituţiile din ţară şi străinătate, precum şi cu persoanele fizice;

b) este responsabil de comunicarea cu terţii şi răspunde personal de desfăşurarea procesului de lucru. Directorul este responsabil de respectarea prevederilor pct.3 din prezentul Regulament;

c) înaintează spre aprobare Comisiei Electorale Centrale structura şi statul de personal ale CICDE;

d) numeşte şi destituie personalul CICDE prin ordin individual, aprobă fişele de post, aplică stimulente sau sancţiuni, în conformitate cu legislaţia muncii;

e) decide referitor la plata unui supliment la salariu din contul mijloacelor speciale sau al donaţiilor;

f) emite ordine cu privire la activitatea de bază şi la personal;

g) prezintă spre aprobarea CEC proiectul devizului de venituri şi cheltuieli;

h) organizează activitatea financiar-gospodărească a Centrului, precum şi prestarea serviciilor contra plată;

i) dispune de resursele bugetare alocate şi răspunde de folosirea raţională a acestora;

j) încheie, în limita competenţelor, contracte cu prestatorii de servicii;

k) atrage, în conformitate cu legislaţia în vigoare, experţi pentru îndeplinirea unor lucrări specifice

2.3. Analiza părţilor interesate

În cursul prestării serviciilor şi desfăşurării activităţilor sale, CICDE cooperează şi interacţionează cu părţi interesate. Diferite părţi interesate au diverse relaţii şi influenţă asupra activităţilor CICDE. Prin urmare, diferite abordări vor fi utilizate în stabilirea şi dezvoltarea relaţiilor cu părţile interesate.

Tabelelul nr 1 (vezi în anexă) prezintă părţile interesate, raporturile acestora cu CICDE şi mecanismul ce va fi aplicat pentru realizarea angajamentelor şi dezvoltarea relaţiilor cu aceştia:

Diferitele abordări de implicare şi asumare a angajamentelor de către părţile interesate au fost incluse în strategiile relevante descrise în planul strategic.

3. SCHIMBĂRILE MEDIULUI DE ACTIVITATE AL CICDE

3.1. Mediul extern de activitate – oportunităţi şi provocări (ameninţări)

O strategie este eficientă în măsura în care aceasta abordează mediul şi contextul cu impact pozitiv sau negativ asupra dezvoltării pe termen mediu sau lung a CICDE. Pentru a analiza mai amplu mediul de operare, a fost efectuată o analiză a documentelor strategice naţionale şi a tratatelor internaţionale relevante pentru CICDE. Oportunităţile şi provocările identificate au fost discutate în cadrul lucrărilor grupului de lucru pentru elaborarea planului strategic.

3.1.1. Contextul politic şi internaţional

Republica Moldova este parte la şapte tratate ONU cu privire la aspecte legate de drepturile omului, cele mai importante fiind Pactul internaţional cu privire la drepturile civile şi politice, Convenţia internaţională privind eliminarea tuturor formelor de discriminare rasială, Convenţia privind eliminarea tuturor formelor de discriminare împotriva femeilor şi Convenţia privind drepturile persoanelor cu dizabilităţi.

Republica Moldova a devenit membru al Consiliului Europei în 1995 şi a ratificat Convenţia Europeană a Drepturilor Omului în 1997. Comisia Europeană pentru Democraţie prin Drept a Consiliului Europei (Comisia de la Veneţia) a fost în mod regulat implicată în discuţii şi programe de asistenţă şi şi-a prezentat opiniile pe marginea alegerilor desfăşurate în Republica Moldova. În calitate de membru al OSCE, Republica Moldova invită regulat observatori de la această instituţie. Începînd cu anul 1996, misiunea de monitorizare a OSCE a participat la zece scrutine şi a prezentat rapoarte cu privire la aceste alegeri.

Comisia de la Veneţia a identificat şi adoptat o serie de principii fundamentale în baza cărora sunt evaluate sistemele electorale. Principiile sunt prezentate în Codul Bunelor Practici în Materie Electorală⁴, care identifică necesitatea desfăşurării unor instruiri standard pentru membrii organelor electorale drept una din garanţiile procedurale ale unei organizări şi desfăşurări eficiente a alegerilor.

__________________________

⁴ Codul Bunelor Practici în Materie Electorală, Raport Explicativ, adoptat de Comisia de la Veneţia în cadrul celei de-a 52-a sesiuni, octombrie 2002

 http://www.venice.coe.int/WebForms/pages/?p=02_Opinions_and_studies

Republica Moldova este parte a Politicii Europene de Vecinătate (PEV) şi a Parteneriatului Estic (PE) din martie 2009. PE constituie o iniţiativă comună a UE şi partenerilor Europei estice: Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Georgia, Republica Moldova şi Ucraina. Acesta se bazează pe respectarea unor principii, cum ar fi principiul respectării normelor dreptului internaţional, principiul respectării drepturilor omului şi libertăţilor fundamentale, principiul democraţiei, supremaţiei legii, precum şi cel al economiei de piaţă, dezvoltării durabile şi bunei guvernări.

În iunie 2014, Republica Moldova şi UE au semnat Acordul de Asociere. Acordul impune Republica Moldova să creeze instituţii democratice şi să garanteze respectarea drepturilor omului în conformitate cu regulile şi standardele Uniunii Europene. Acordul a fost ratificat de RM în iulie 2014 şi a intrat în vigoare în mod provizoriu din septembrie 2014, marcînd trecerea la un nou nivel al relaţiilor dintre RM şi UE.

Parteneriatul se bazează pe interese şi angajamente reciproce, precum şi proprietate comună şi subordonare reciprocă. Multe dintre provocările pe care le întîmpină ţările partenere sunt comune. Depăşirea acestora prin eforturi conjugate consolidează cooperarea şi schimbul de bune practici. Cooperarea multilaterală în cadrul Parteneriatului Estic are loc inclusiv pe palierul promovării alegerilor libere şi corecte.

Cooperarea între ţări în cadrul acordului UE – PE creează noi oportunităţi pentru CICDE. Fiind unicul centru de instruire care oferă servicii de instruire în domeniul electoral atît la nivel naţional, cît şi regional, CICDE este unic în ceea ce priveşte acordarea diferitor servicii, de la instruire în domeniul electoral, management electoral şi programe de educaţie civică pînă la servicii de cercetare şi consultanţă pentru o serie de probleme legate de reformele electorale, dezvoltarea democraţiei şi a drepturilor omului. Aceste servicii pot fi acordate în limbile română, rusă şi engleză, ceea ce creează oportunităţi de cooperare cu un grup larg de părţi interesate la nivel regional, cum ar fi autorităţile electorale centrale, institutele parlamentare şi alte institute de cercetare, guverne, mediul academic, organizaţii internaţionale, precum şi alte persoane interesate (clienţi).

Acordul PE, de asemenea, oferă oportunităţi de atragere a fondurilor şi a asistenţei din partea donatorilor. CICDE va elabora un program de proiecte bine dezvoltate pentru a garanta că asistenţa va fi focusată pe priorităţile CICDE.

Prin urmare, în planul strategic au fost analizate strategii adecvate de atragere a fondurilor pentru sporirea oportunităţilor de dezvoltare a CICDE în calitate de centru internaţional de instruire şi cercetare.

3.1.2. Realităţi politice, economice şi sociale

Există o serie de factori politici, economici şi sociali care pot afecta activităţile CICDE în perioada următoare. Grupul de lucru pentru elaborarea planului strategic a identificat, revizuit şi discutat posibilul impact al acestor factori asupra activităţii CICDE şi asupra implementării planului strategic. Aceştia se referă la următoarele:

• La data de 10 noiembrie 2015, Curtea Constituţională a Republicii Moldova a declarat constituţională iniţiativa cu privire la organizarea unui referendum pentru introducerea a patru amendamente la Constituţia RM. Eventualitatea desfăşurării unui referendum poate afecta semnificativ volumul de muncă al CICDE în anul 2016 şi activităţile planificate conform planului strategic.

• Potrivit art.17 alin.(6) din Codul electoral, mandatul CEC este de cinci ani. Mandatul actualei Comisii Electorale Centrale expiră în februarie 2016. CICDE va asigura ca noua componenţă a CEC să fie informată despre planurile de dezvoltare a instituţiei, aşa cum sunt descrise în prezentul document.

• Instabilitatea politică prezentă poate afecta negativ activităţile economice şi investiţiile străine, ceea ce poate eventual cauza reducerea cheltuielilor bugetare. Acest lucru poate avea un impact negativ asupra sustenabilităţii resurselor alocate CICDE şi poate restricţiona serviciile planificate şi activităţile de dezvoltare instituţională.

• În Republica Moldova nivelul de reprezentare a femeilor în politică şi în procesul de luare a deciziilor este sub valorile internaţionale. În alegerile parlamentare din 2014, procentajul femeilor care au candidat a constituit 32%, au obţinut mandatul de deputat 21 femei, ceea ce reprezintă 20,79%. Faţă de rezultatele alegerilor parlamentare din noiembrie 2010 se atestă o uşoară creştere a reprezentării femeilor în Parlament, atunci au fost alese 19 femei (18,8%). La alegerile locale generale din 2011, majoritatea partidelor politice au respectat cota autoimpusă de 30% destinată femeilor candidate pentru funcţii în consiliile locale, însă nu şi pentru consiliile raionale sau primării. Sunt necesare mai multe eforturi pentru a promova femeile în poziţii importante, iar CICDE va contribui la aceasta prin organizarea unor instruiri specializate şi promovarea egalităţii de gen.

3.1.3. Context juridic

Stabilitatea legislaţiei electorale este unul din principiile de bază stabilite de Comisia de la Veneţia în Codul Bunelor Practici în Materie Electorală. Regulile care se schimbă frecvent şi în special regulile care sunt complicate, pot induce în eroare alegătorii. De regulă, modificările în legislaţia electorală nu trebuie realizate cu minim un an înainte de alegeri.

Modificările în Codul electoral al Republicii Moldova care au fost introduse în ultimii cîţiva ani au avut un impact negativ asupra activităţii CICDE şi asupra calităţii seminarelor de instruire. În martie 2014, Codul electoral a fost modificat pentru a exclude caracterul obligatoriu al instruirii funcţionarilor electorali care pot fi desemnaţi în calitate de membri ai consiliilor electorale de circumscripţie (CECE) şi ai birourile electorale ale secţiilor de votare (BESV). Această modificare din Codul electoral a avut următoarele consecinţe:

• Prestaţii neprofesionale din partea funcţionarilor electorali care nu au fost instruiţi şi certificaţi, rezultate cauzate de lipsa de cunoştinţe în domeniul legislaţiei şi procedurilor electorale sau lipsa înţelegerii rolului funcţionarului electoral şi a responsabilităţilor în calitate de membru CECE/BESV;

• Solicitări de participare de ultim minut pentru organizarea seminarelor de instruire şi ca rezultat programele de instruire complexe pentru membrii CECE şi BESV au fost organizate într-un termen restrîns cu 2 – 3 săptămîni înainte de alegeri;

• Modificări de ultim minut efectuate de partidele politice în ceea ce priveşte desemnarea membrilor CECE şi BESV, şi anume persoane care nu au fost anterior instruite de CICDE;

• Impactul instabil al cursurilor de instruire oferite de CICDE, care influenţează negativ credibilitatea şi încrederea în această instituţie.

Art.27 din Codul electoral stipulează că cel puţin trei din membrii CECE, care pot fi în număr de la 7 la 11, trebuie să aibă studii superioare în domeniul dreptului sau administraţiei publice, în timp ce pentru membrii BESV nu există cerinţe cu privire la studii. Aceasta duce la crearea unor grupuri neomogene de participanţi, cu impact asupra desfăşurării acestor instruiri, întrucît aceste grupuri necesită ajustarea modalităţilor de instruire, ceea ce de multe ori depinde de capacităţile formatorului.

Legislaţia subdezvoltată şi în unele cazuri legislaţia secundară neclară ce rezultă din Codul electoral a fost menţionată drept provocare în Raportul OSCE⁵ cu privire la alegerile locale generale din 2015 şi alegerile parlamentare din 2014. Modificările din regulamentele CEC sau adoptarea/modificarea regulamentelor chiar înainte de alegeri au avut un impact negativ asupra activităţii CICDE, ceea ce a dus la modificări de ultim minut a materialelor de instruire şi a creat confuzii în timpul desfăşurării acestor instruiri, afectînd credibilitatea formatorilor şi a CICDE.

__________________________

⁵ Raportul provizoriu al OSCE, 1 iunie 2015 şi Raportul OSCE, Alegeri Parlamentare, 30 noiembrie 2014 ADRESA?

3.1.4. Tehnologii moderne

Tehnologiile au jucat un rol expansiv în planificarea, pregătirile şi organizarea scrutinelor. Organele electorale şi-au îmbunătăţit serviciile de informare prin folosirea tehnologiilor în mod eficient. În ultimii ani, Republica Moldova a înregistrat un progres semnificativ în ceea ce priveşte utilizarea tehnologiilor de informare şi comunicare (TIC) în multe domenii, inclusiv cel electoral. Tehnologiile moderne oferă mai multe oportunităţi pentru a spori accesibilitatea procesului electoral şi a introduce metode inovative pentru înregistrarea alegătorilor şi votarea la distanţă, respectînd în acelaşi timp principiile şi reglementările cu privire la protecţia datelor personale.

CICDE, de asemenea, a utilizat tehnologii moderne, dezvoltînd şi oferind o serie de cursuri de instruire online pe diferite subiecte: cadrul juridic electoral, votarea în străinătate, activitatea birourilor electorale ale secţiilor de votare, soluţionarea contestaţiilor în domeniul electoral, comunicarea cu părţile interesate, etica electorală şi cursul de instruire pentru operatorii SIAS "Alegeri". Mecanismul de utilizare a instrumentelor de învăţare online este unul pasiv, în care cursantul este independent şi responsabil pentru studierea materialelor, rezolvarea testelor şi obţinerea certificatelor de calificare profesională.

Cursurile de instruire online pot aduce rezultate bune, prin reducerea costurilor şi îmbunătăţirea performanţelor. În comparaţie cu orele de clasă, cursurile de instruire online permit dezvoltarea unor module de instruire specifice. Instrumentele de învăţare online sunt o sursă permanentă de materiale de instruire, care pot fi utilizate fără limite temporale sau fizice şi sunt în special utile pentru domeniul electoral, unde se pune sarcina de a instrui într-un interval scurt de timp un număr mare de persoane din toate localităţile republicii şi acest lucru poate constitui o problemă.

Oportunităţile pentru dezvoltarea ulterioară a serviciilor de instruire online includ strategii pentru implementarea unor instrumente interactive de învăţare online, pentru a consolida o comunitate virtuală motivată, ce ar include funcţionari electorali, formatori şi alte persoane interesate, precum şi strategii pentru o coordonare avansată între cursurile online şi cele organizate în sălile de clasă.

3.2. CADRUL CURENT INTERN DE OPERARE AL CICDE

Prezentul plan strategic este primul de acest gen elaborat de CICDE. Pînă în prezent instituţia a activat în baza planurilor anuale de activitate. Această secţiune prezintă rezultatele obţinute în perioada august 2013 – decembrie 2015, în baza analizei rapoartelor anuale de activitate.

3.2.1. Rezultate obţinute

Activităţi de instruire

Din august 2013, atunci cînd CICDE şi-a început de facto activitatea, au avut loc alegerile parlamentare din noiembrie 2014, alegerile locale generale din iunie 2015, dar şi alegeri noi în unele localităţi,

Prima jumătate a anului 2013 a fost în cea mai mare parte dedicată angajării personalului prin concurs. O serie de programe de instruire au fost dezvoltate, inclusiv un program de formare de formatori (ToT) pentru 37 de participanţi, din care 18 au fost instruiţi pe tematici generale şi specifice. În cursul anului 2013, CICDE a organizat 21 de seminare pentru potenţialii membri ai BESV, la care au participat 372 persoane. Două seminare au fost organizate în scopul desfăşurării alegerilor locale noi din 10 noiembrie 2013 în două localităţi, la care au participat 12 persoane şi o serie de seminare suplimentare pentru a pregăti membrii desemnaţi de administraţia publică locală şi partidele politice în organele electorale pentru referendumul local din decembrie 2013, la care au participat 57 persoane. În paralel, CICDE a desfăşurat a doua etapă de instruire pentru reprezentanţii administraţiei publice locale, responsabili de listele electorale, la care au participat 903 persoane.

O creştere semnificativă a programelor de instruire şi formatorilor a fost înregistrată în 2014. Programul naţional de instruire şi certificare a potenţialilor membri ai birourilor electorale ale secţiilor de votare a fost implementat în perioada ianuarie – octombrie 2014, la care au participat 10391 de persoane desemnate de consiliile locale şi partidele politice reprezentate în Parlamentul Republicii Moldova. 96% dintre participanţi au fost certificaţi, adică au susţinut testul de evaluare şi au fost înregistraţi în Registrul funcţionarilor electorali. În cadrul programului de instruire a funcţionarilor electorali în vederea organizării şi desfăşurării alegerilor parlamentare din 30 noiembrie 2014 au participat 7285 persoane, dintre care 175 persoane din cadrul CECE şi 7,110 – la nivelul BESV. Programul de instruire pentru registratori a continuat în 2014, la care au participat 897 persoane. De asemenea, au fost instruiţi 3606 operatori ai sistemului SIAS "Alegeri". La cererea partidelor politice, au fost organizate 97 de seminare de instruire pentru 1885 persoane cu drept de vot consultativ şi observatori. În cooperare cu Institutul Naţional de Justiţie şi organizaţia obştească Promo-Lex, CICDE a organizat trei seminare regionale la care au participat 48 de judecători, analizînd rolul instanţelor judecătoreşti în alegerile parlamentare şi soluţionarea contestărilor în domeniul electoral.

Programul de instruire pentru alegerile locale generale din iunie 2015 a fost desfăşurat pentru membrii CECE de nivelul I şi II şi BESV luînd în consideraţie competenţele şi responsabilităţile lor specifice. Un număr total de 6633 membri ai organelor electorale au fost instruiţi, dintre care, 325 - membri CECE II, 2003 – membri CECE I, şi 4,305 –BESV. În scopul îmbunătăţirii gestionării Registrului de Stat al Alegătorilor, CICDE a organizat instruiri la care au participat 715 registratori din cadrul administraţiei publice locale. 3160 de operatori au participat la cursul de instruire în scopul accesării sistemului SIAS "Alegeri", dintre care 60 operatori au fost repartizaţi în CECE de nivelul II, în conformitate cu decizia CEC. CICDE a organizat şi seminare de instruire în domeniul financiar-contabil, beneficiari fiind contabilii CECE de nivelul II, trezorierii concurenţilor electorali. Seminarele au fost desfăşurate pentru fiecare categorie în mod separat. În total 82 de persoane au fost instruite, din care – 12 trezorieri ai concurenţilor electorali, 35 persoane responsabile de recepţionarea informaţiilor cu privire la conturile concurenţilor electorali şi 35 contabili din cadrul CECE de nivelul II. La solicitarea partidelor politice, CICDE a organizat 10 seminare la care au participat 294 persoane, care au fost instruite referitor la drepturile şi obligaţiile pe care le au în calitate de observatori şi reprezentanţi cu drept de vot consultativ. În cooperare cu Institutul Naţional de Justiţie au fost organizate şapte seminare regionale referitor la activitatea instanţelor judecătoreşti în cadrul alegerilor locale generale, la care au participat 157 de judecători şi alte părţi interesate.

Analiza arată că un număr impresionant de 36 599 persoane au fost instruite de la începerea activităţii CICDE. Numărul total al participanţilor la programele de instruire oferite de CICDE în perioada 2013 – 2015 sunt indicate în Schema nr.1.

Schema 1 – Numărul total de participaţi care au beneficiat de programele de instruire oferite de CICDE

Toate programele de instruire au fost adaptate la necesităţile participanţilor, analizînd rolurile şi responsabilităţile acestora în cadrul organelor electorale şi/sau procesele electorale desfăşurate în timpul alegerilor parlamentare sau locale. Numărul beneficiarilor pregătiţi de CICDE în perioada 2013-2015 în fiecare categorie/subiect este indicat în Schema nr.2.

Schema 2 – Numărul beneficiarilor de instruire per categoria subiectelor de instruire oferite de CICDE

Alte activităţi

Platforma de instruire online a fost lansată în 2013, cu scopul de a consolida procesul electoral şi de a crea noi posibilităţi pentru incluziunea persoanelor cu dizabilităţi. Un proiect pilot a fost implementat, iar la sfîrşitul anului 2013, 139 persoane au fost înregistrate pentru parcurgerea diferitor module. La moment, există treisprezece module tematice, care pot fi accesate de pe site-ul http://e-learning.cicde.md, oferind persoanelor înregistrate accesul la diferite materiale cu scopul de a se instrui în mod individual şi de a obţine competenţe pentru realizarea rolului de funcţionar electoral. La sfîrşitul fiecărui modul, cursantul trebuie să parcurgă un test care, dacă este susţinut cu succes, îi va oferi posibilitatea de a i se emite un certificat de calificare profesională. Site-ul este disponibil în limba română.

Pentru a spori accesul persoanelor cu dizabilităţi şi a integra aspectul de gen în procesul electoral, CICDE a organizat diverse activităţi în 2014. În timpul perioadei electorale, a fost realizat un audit al secţiilor de votare, pentru a evalua gradul de accesibilitate pentru persoanele cu dizabilităţi. În paralel, a fost sonorizat şi distribuit Ghidul alegătorului fiind însoţit de filme metodico-didactice pentru instruirea membrilor BESV. Subiectele legate de gen şi accesibilitate au fost integrate în programe şi module de instruire online. În plus, CICDE a organizat instruiri specializate pentru formatorii săi pe tema genului în cadrul a trei ateliere consultative, care au condus la crearea unei serii de propuneri şi recomandări pe marginea acestui subiect.

Site-ul oficial www.cicde.md a fost lansat în mai 2014. Scopul acestui site este de a spori transparenţa activităţilor CICDE şi de a oferi vizitatorilor informaţii despre instituţie, rapoarte, calendarul cursurilor de instruire şi evenimentele recent organizate. Pe site mai există şi o galerie foto, o prezentare a formatorilor şi personalului, o secţiune dedicată achiziţiilor publice şi relaţiilor internaţionale. Site-ul este disponibil în limbile română, rusă şi engleză, însă versiunile în limbile rusă şi engleză necesită îmbunătăţiri, întrucît doar o parte din materiale sunt traduse în aceste limbi. De asemenea, CICDE a creat şi administrează cîteva conturi pe reţele de socializare, care sunt actualizate constant cu link-uri spre ştiri şi evenimente oficiale, comunicate de presă, fotografii etc.

Alegerile locale generale din 2015 au fost însoţite prin activităţi de educaţie civică, cum ar fi:

• Campanii de informare cu motoul "Votez, înseamnă că trăiesc" cu scopul de a informa cetăţenii despre procedura de votare, de a spori gradul de conştientizare cu privire la participarea la alegerile locale generale şi de a informa alegătorii despre importanţa exercitării dreptului de vot;

• "Umbrela democraţiei" – campanie de conştientizare care vizează elevii claselor a 11-a şi a 12-a din liceele din centrele raionale şi 5 sectoare ale municipiului Chişinău. În cadrul campaniei, reprezentanţii CICDE au răspuns la întrebări, au discutat despre importanţa participării la alegeri, au prezentat activitatea CICDE şi au informat despre posibilitatea instruirii online pe subiectele privind alegerile;

• Cu motoul "Dirijăm împreună", CICDE a organizat un program de instruire la tema "Inteligenţa emoţională a liderilor: control, managementul emoţiilor şi tehnici de influenţă" pentru funcţionarii şi candidaţii electorali care au dorit să devină lideri ai activităţilor lor. Această activitate a culminat cu un concert extraordinar în care participanţii la instruire au avut posibilitate de a dirija un cor şi o orchestră în faţa sutelor de spectatori.

• O pagină promoţională "Verifică-ţi cunoştinţele despre alegeri" a devenit accesibilă, prin care persoanele interesate puteau susţine un test online pe subiecte legate de alegeri. Aplicaţia permite alegătorilor să-şi autoevalueze cunoştinţele în domeniul procedurilor electorale şi să-şi îmbunătăţească nivelul de cunoştinţe cu privire la organizarea şi desfăşurarea alegerilor;

• Un flashmob cu participarea tinerilor în susţinerea implicării lor active în viaţa politică şi publică. Participanţii la flashmob s-au mişcat în diferite stiluri de dans şi la final s-au unit într-un cerc imitînd un dans tradiţional, amintindu-se astfel faptul că fără parteneri de diferite genuri, etnii şi religii, administraţia locală este nereprezentativă;

• Show-uri de lumini – acţiunea a fost organizată în două municipii şi în trei centre raionale. Logoul "Eu votez" a fost proiectat între orele 21:00 şi 02:00 pe edificii de importanţă locală avînd ca fundal drapelul naţional al Republicii Moldova. În acest mod, alegătorii au fost încurajaţi să-şi exercite dreptul la vot.

Pe întreaga perioadă electorală peste 1200 persoane au fost implicate în activităţile de educaţie civică descrise mai sus şi au fost distribuite mai mult de 12500 materiale informative şi obiecte promoţionale.

3.2.2. Funcţii de bază, structura organizaţională, management, personal şi executarea bugetului

Analiza şi divizarea funcţiilor şi sarcinilor corespunzătoare sunt importante, deoarece afectează crearea unei structuri organizaţionale eficiente şi definirea profilului personalului implicat în executarea acestor sarcini. Personalul trebuie să posede şi să acumuleze cunoştinţe şi abilităţi pentru a fi capabili să realizeze sarcinile relevante. Acesta, de asemenea, influenţează procesele interne şi coordonarea în cadrul unităţilor organizaţionale, care îndeplinesc funcţii şi sarcini.

Analizînd responsabilităţile şi activităţile specifice ale CICDE stipulate în Regulament (a se vedea secţiunea 2.1 de mai sus) , acestea pot fi grupate în patru funcţii de bază:

• Elaborarea, programarea, organizarea şi evaluarea programelor de instruire – această funcţie include sarcini cu privire la: elaborarea şi dezvoltarea programelor de instruire generice şi specifice, a metodologiilor bazate pe analiza procesului şi regulamentelor electorale; estimarea necesităţilor de instruire relevante pentru procesul electoral şi rolurile, responsabilităţile funcţionarilor electorali; programarea şi planificarea cursurilor de instruire şi pregătirea planurilor de instruire anuale şi la necesitate; organizarea, coordonarea şi desfăşurarea instruirilor; elaborarea şi desfăşurarea programelor de evaluare şi certificare cu emiterea certificatelor de calificare profesională; ţinerea şi gestionarea Registrului funcţionarilor electorali; elaborarea rapoartelor anuale şi la necesitate cu privire la instruiri însoţite de recomandări; cooperarea cu instituţiile educaţionale în domeniul alegerilor.

• Elaborarea politicilor şi a cercetărilor – această funcţie include sarcini cu privire la: analize ale implementării procesului electoral şi reglementărilor electorale; elaborarea propunerilor şi recomandărilor în domeniul de competenţă, cu scopul îmbunătăţirii sistemului electoral şi procedurilor relevante; acordarea consultanţei şi schimbului de experienţă; participarea în misiunile de monitorizare a alegerilor în ţară şi străinătate, precum şi analizarea şi generalizarea comparativă a experienţei naţionale şi internaţionale în organizarea şi desfăşurarea alegerilor şi referendumurilor; elaborarea materialelor didactice şi informative, studiilor, rapoartelor de cercetare.

• Comunicare şi sensibilizare – această funcţie include sarcini cu privire la: analiza, elaborarea şi distribuirea materialelor didactice şi informative, prin utilizarea diferitor forme corespunzătoare de prezentare; consolidarea culturii electorale a actorilor implicaţi în procesul electoral prin campanii şi alte instrumente de sensibilizare; organizarea conferinţelor, seminarelor, cursurilor şi altor activităţi pentru a spori gradul de conştientizare în rîndul diferitor grupuri şi comunităţi; crearea şi consolidarea parteneriatelor cu instituţiile naţionale şi internaţionale.

• Funcţii de administrare – sunt funcţii referitoare la planificare, alocări bugetare, management, achiziţii, resurse umane, planificarea şi managementul resurselor financiare provenite de la parteneri de dezvoltare, asistenţă IT, monitorizare şi raportare, precum şi alte sarcini organizaţionale necesare pentru activitatea CICDE.

Analizînd performanţele şi activităţile (a se vedea secţiunea 3.2.1. de mai sus), este clar că CICDE s-a concentrat mai mult pe executarea sarcinilor cu privire la elaborarea, programarea şi desfăşurarea instruirilor, precum şi pe funcţia de comunicare şi sensibilizare. Aceasta este de înţeles, ţinînd cont de faptul că CICDE a avut sarcina de a instrui funcţionari electorali care să activeze în cadrul organelor electorale constituite pentru alegerile parlamentare din noiembrie 2014 şi alegerile locale generale din iunie 2015.

Activităţile de comunicare sunt de competenţa specialistului coordonator-metodist, responsabil de PR, iar sarcinile includ dezvoltarea relaţiilor cu mass-media şi informarea publicului despre procesul de instruire al CICDE, vizitele şi colaborarea cu partenerii externi. Unele dintre activităţile de comunicare, în special contactele cu părţile terţe sunt executate de conducerea CICDE. Directorul deţine rolul principal în stabilirea şi întreţinerea cooperării cu organizaţii nonguvernamentale şi parteneri externi. Iniţiativele şi campanile de sporire a conştientizării focusate pe diferite grupuri ţintă implicate în procesele electorale sunt produse de grup ale CICDE şi CEC.

Activitatea CICDE cu privire la comunicarea cu mass-media la moment depinde de ciclul electoral, interesul pentru evenimentele instituţiei fiind mai mare în perioada electorală şi aproape absent între scrutine. Chiar şi atunci cînd CICDE este foarte activ, instituţia este umbrită de activitatea CEC, împuternicită să administreze procesul alegerilor. Administraţia CICDE deja a început să implementeze instrumente de comunicare proactive şi creative pentru a spori conştientizarea rolului pe care îl are CICDE în domeniu şi pentru a menţine interesul societăţii.

Ţinînd cont de bugetele foarte mici care au fost preponderent destinate desfăşurării activităţilor de instruire şi comunicare, CICDE nu a avut posibilitatea să dezvolte funcţia de cercetare, prin urmare, instituţia nu are angajaţi care să lucreze anume în această direcţie.

Structura organizaţională curentă este orizontală şi afectată în întregime de numărul limitat de personal. Nu există nicio structură mijlocie de management şi niciun departament, astfel, liniile de raportare sunt mai puţin definite. În funcţie de volumul de lucru într-o anumită perioadă, care este influenţat în special de faptul dacă instruirea are loc înainte de alegeri sau nu, angajaţii îndeplinesc o sarcină principală şi/sau alte sarcini.

Figura 1 – Structura organizaţională curentă

Drept consecinţă a structurii orizontale, CICDE a funcţionat de cele mai multe ori în echipe constituite, atunci cînd a apărut această necesitate. Şedinţele săptămînale regulate au fost recent introduse, pentru a discuta performanţele şi sarcinile realizate în ultima perioadă, planurile de viitor şi alte evenimente sau probleme relevante pentru activitatea CICDE sau care prezintă interes pentru personal. Aceste şedinţe regulate constituie un instrument important în special în cadrul organizaţiilor mici, deoarece permit o abordare structurată în ceea ce priveşte schimbul de informaţii, discutarea provocărilor întîlnite în procesul de executare a sarcinilor şi planificarea activităţilor viitoare. Conducerea, pe de altă parte, are posibilitatea să monitorizeze performanţele şi să intervină la timp, dacă apar obstacole serioase în desfăşurarea activităţilor şi sarcinilor.

La moment există şapte angajaţi, inclusiv directorul şi directorul adjunct. Aceştia sunt:

• Natalia Iuraş – director din aprilie 2013. Expert în finanţarea partidelor, cu experienţă îndelungată în managementul proiectelor.

• Dr. Doina Bordeianu – director adjunct din iulie 2013. Expert în instruire şi dezvoltare a programelor de instruire. Facilitator acreditant BRIDGE.

• Cristina Cucurudza – specialist principal, responsabil în materie juridică cu experienţă în domeniul notariatului, facilitator acreditat BRIDGE.

• Victor Pruteanu – specialist coordonator, licenţiat în drept, mediator şi formator, responsabil pentru activităţi de comunicare şi sensibilizare, precum şi de gestionarea şi actualizarea platformei de instruire online şi a site-ului.

• Gabriela Nazîp – contabil-şef, formator semiacreditat BRIDGE, responsabilă de planificarea bugetară şi evidenţa contabilă.

• Tudorita-Sanda Sohotchi – elaborează metodologii pentru programele de instruire, licenţiată în drept.

• Andrei Melega - specialist coordonator, licenţiat în administraţie publică, responsabil de Registrul funcţionarilor electorali, formator semiacreditat BRIDGE.

La moment, CICDE nu poseda proceduri interne care să specifice liniile de raportare, mecanismul de evaluare a performanţelor, proceduri de alocare a bugetelor şi contabilitate, proceduri interne de comunicare şi raportare etc. Responsabilităţile şi sarcinile personalului sunt specificate în contractele individuale de muncă, care sunt întocmite în conformitate cu legislaţia muncii. Angajaţii nu au statut de funcţionar public şi sunt, prin urmare, mai puţin plătiţi. Totuşi, pe termen scurt, această condiţie nu a avut un impact asupra motivării şi dedicării personalului, iar aceasta poate fi văzut din rezultatele impresionante obţinute pînă acum. Pe termen lung, aceasta poate împiedica dezvoltarea CICDE şi duce la fluctuaţii sporite ale personalului.

Pe lîngă instruirile şi certificările BRIDGE, majoritatea angajaţilor au fost instruiţi în diferite subiecte, în funcţie de domeniul lor de specializare, inclusiv instruiri în domeniul financiar-contabil, achiziţii, comunicare, formare de formatori. CICDE nu deţine un curs de instruire pentru angajaţii debutanţi, care ar informa noii membri ai echipei despre activităţile principale, operaţiile şi procedurile relevante, pentru a asigura integrarea armonioasă a acestora.

Structura şi valoarea totală a bugetului CICDE a fost diferită în toţi aceşti ani. Dacă în 2013 bugetul era constituit exclusiv din alocaţiile bugetare (aproximativ un milion de lei), în următorii doi ani, bugetul a fost format preponderent din donaţii, care au crescut de la 39% în 2014 la 60% în 2015, iar mărimea alocaţiilor din bugetul de stat a scăzut în jumătate comparativ cu bugetul din 2013. Aceasta indică clar că activităţile şi bugetul CICDE sunt din ce în ce mai dependente de sursele externe de finanţare. Ţinînd cont de situaţia economică din ţară, se pare că aportul statului la bugetul instituţiei va continua să scadă. Schema nr.3 prezintă evoluţia structurii bugetului şi mărimea acestuia.

Schema 3 – Structura şi mărimea bugetului

În ceea ce priveşte tipurile de cheltuieli, în medie, 75% din alocaţiile bugetare sunt cheltuite pentru bunuri şi servicii, necesare pentru activităţile CICDE; 13% din buget sunt destinate salariilor şi contribuţiilor obligatorii. Structura alocaţiilor bugetare pentru diferite categorii de cheltuieli este indicată în Schema nr.4.

Schema 4 – Structura alocaţiilor bugetare pentru diferite categorii de cheltuieli

Rata de executare a bugetului în ultimii ani se află într-o scădere uşoară de la 99,7% în 2013, 84,6% în 2014 şi 82,6% - în 2015. Aceasta situaţie este generată de dificultăţile întîlnite de CICDE în legătură cu operaţiile şi plăţile efectuate, care sunt în sarcina Ministerului Finanţelor. Schema nr.5 prezintă nivelul de executare a bugetului în perioada 2013 – 2015.

Schema 5 – Rata de executare a bugetului în perioada 2013 – 2015

3.2.3. Portofoliu şi materiale de instruire

Au fost elaborate şi distribuite următoarele materiale de instruire:

1. Ghid pentru membrii CECE II

2. Ghid pentru membrii CECE I

3. Ghid pentru membrii BESV

4. Ghid pentru operatorii SIAS "Alegeri"

5. Ghid pentru registratorii

6. Ghid pentru operatorii CECE I

7. Axa timpului pentru CECE II

8. Axa timpului pentru CECE I

9. Axa timpului pentru CECE I care îndeplinesc şi atribuţiile BESV

10. Axa timpului pentru BESV

11. Ghid pentru preşedintele BESV

12. Ghid pentru vicepreşedintele BESV/CECE

13. Ghid pentru persoanele delegate de concurenţii electorali

14. Ghidul pentru observatori

15. Ghidul pentru secretarii BESV

16. Setul formatorului şi setul participantului pentru CECE I

17. Setul formatorului şi setul participantului pentru CECE II

18. Setul formatorului şi setul participantului pentru BESV

19. Film didactico-metodic "Pregătiri pentru ziua alegerilor"

20. Film didactico-metodic "Ziua alegerilor"

21. Film didactico-metodic "Numărarea voturilor"

22. Film didactico-metodic "Codul de conduită al funcţionarului electoral"

23. Film didactico-metodic "SIAS "Alegeri". Ghidul operatorului"

24. Film didactico-metodic "Votarea directă şi secretă de către persoanele cu dizabilităţi de vedere cu ajutorul buletinului de vot folosind alfabetul Braille"

25. Film didactico-metodic pentru promovarea egalităţii de gen

3.2.4. Formatori şi coordonatori de seminare

Furnizarea programelor de instruire de către CICDE depinde în totalitate de capacităţile şi profesionalismul formatorilor. Formatorii nu fac parte din structura permanentă a CICDE, aceştia fiind contractaţi în funcţie de necesitate. De la constituirea sa, CICDE a depus eforturi pentru a dezvolta o reţea de formatori, organizînd patru runde de instruiri pentru formatori (ToT). Aceste cursuri au oferit o pregătire generală în domeniul electoral cumulată cu instruiri tematice. La sfîrşitul anului 2015, baza de date includea 107 formatori specializaţi în domeniul electoral.

Procedura de selectare a formatorilor cuprinde următoarele etape:

1. Difuzarea unui anunţ public în toate mijloacele de informare.

2. Transmiterea CV-urilor candidaţilor şi completarea unui formular online de către aceştia.

3. Evaluarea formularului de aplicare, a CV-urilor de către grupul de lucru privind recrutarea formatorilor din CICDE şi invitarea candidaţilor selectaţi pentru participare la cursul de instruire pentru formatori (ToT).

4. Organizarea unui ToT în care potenţialii formatori să dezvolte abilităţile de instruire, să primească informaţii despre programele de instruire în cadrul CICDE şi să aplice diferite metode de instruire în cadrul activităţilor practice (prezentarea unei sesiuni de instruire).

5. Prestaţiile participanţilor sunt evaluate de formatorii cursului de instruire.

6. Participanţii care au obţinut rezultate bune în cadrul cursului sunt invitaţi să activeze în cadrul CICDE.

Fluctuaţia formatorilor constituie o problemă pentru activitatea CICDE. Din cauza bugetului limitat şi caracterului periodic al desfăşurării seminarelor de instruire, CICDE nu are posibilităţi de a oferi formatorilor condiţii stabile care ar asigura continuitatea serviciilor prestate de aceştia în special între scrutine. Aceasta cauzează migrarea formatorilor şi, de regulă, este vorba de formatori cu cele mai bune rezultate, care îşi găsesc locuri de muncă stabile în sectorul public sau organizaţiile societăţii civile. La moment, există aproximativ 50 de formatori activi care, în vederea organizării alegerilor locale generale din 2015, au susţinut 549 de sesiuni de instruire.

Cunoştinţele şi experienţa neomogenă a formatorilor în materie electorală este o altă problemă care necesită soluţionare. Majoritatea formatorilor sunt licenţiaţi în ştiinţe care au tangenţă cu domeniul electoral. Totuşi, un număr mic de formatori au fost implicaţi direct în organizarea alegerilor sau au activat în calitate de funcţionari electorali, ceea ce le acordă avantajul de a răspunde cu uşurinţă la întrebările de ordin procedural care pot apărea în timpul sesiunilor de instruire şi care nu au fost tratate în materialele de instruire. Lipsa de experinţă cauzează fenomenul de concentrare excesivă pe partea teoretică şi mai puţin pe cea practică, care presupune exemple reale şi studii de caz. Această situaţie poate avea impact asupra credibilităţii formatorilor şi în mod direct asupra credibilităţii CICDE. Un proces de recrutare axat pe criterii de experienţă ar putea elimina această lacună în viitor.

Modificările frecvente care au loc în Codul electoral şi adoptarea/modificarea regulamentelor, instrucţiunilor aprobate de CEC cu puţin timp înainte de scrutine, de asemenea, au impact asupra organizării instruirilor. Modificările de ultim minut din procedurile electorale afectează în mod inevitabil calitatea materialelor de instruire, generînd întrebări din partea funcţionarilor electorali în timpul sesiunilor de instruire sau interpretări ale legislaţiei şi ale procedurilor de către formatori.

Rapoartele de evaluare ale formatorilor sunt surse valoroase de informaţii, care contribuie la îmbunătăţirea metodologiilor şi materialelor de instruire. Un raport de evaluare tipizat şi o bază de date cu întrebările frecvent adresate ar duce la crearea unui sistem stabil de îmbunătăţire a metodelor şi a materialelor de instruire.

Coordonatorii de seminare sunt responsabili de toate activităţile logistice pentru organizarea instruirilor. Coordonarea seminarelor este realizată de coordonatori contractaţi sau, ocazional, de către personalul CICDE. Aceştia, de regulă, cooperează cu CECE-urile, care sunt responsabile, conform Codului electoral⁶, de organizarea instructajelor pentru membrii BESV. De regulă, secretarii consiliilor raionale/locale sunt persoanele care oferă suportul logistic în teritoriu (invitarea participanţilor, identificarea sălilor de instruire). Materialele şi alte echipamente de instruire sunt oferite de către CICDE. Coordonatorii de seminare nu pot controla numărul participanţilor, care în multe cazuri creează grupuri de instruire neomogene cu o componenţă de la 15 la 100 de persoane. Aceasta poate avea un impact asupra calităţii instruirii, participării active şi analizei tuturor întrebărilor adresate de participanţi.

__________________________

⁶ Conform art.28 lit.(b) din Codul electoral

3.3. Analiza SWOT

În baza analizei mediului extern şi activităţii curente a CICDE, grupul de lucru privind elaborarea planului strategic a identificat următoarele puncte forte, slabe, oportunităţi şi ameninţări, care sunt prezentate în tabelul de mai jos:

4. BAZELE STRATEGICE ALE CICDE

4.1. Misiune, viziune şi valori fundamentale

În conformitate cu atribuţiile sale legale, misiunea CICDE are un rol important în sistemul de organizare a alegerilor, care constă în următoarele:

Viziunea include aspiraţiile CICDE, precum şi scopurile şi obiectivele sale strategice pe termen lung:

Pentru a ghida comportamentul organizaţional în implementarea scopurilor şi obiectivelor strategice şi prestarea serviciilor, conducerea şi personalul CICDE vor promova următoarele valori fundamentale în activitatea sa.

4.2. Domenii strategice

În baza analizei mediului extern, a realităţii interne de operare şi problemelor identificate, grupul de lucru pentru elaborarea planului strategic a stabilit următoarele patru domenii strategice:

4.2.1. Îmbunătăţirea, diversificarea şi inovarea serviciilor de instruire

CICDE va lucra în direcţia îmbunătăţirii serviciilor existente de instruire, pentru a asigura că portofoliile de instruire specifică sau individualizată vor fi oferite funcţionarilor electorali şi, prin urmare, vor contribui la un management eficient al alegerilor parlamentare din 2018. Întregul proces, de la programare, metodologie, formularea materialelor de instruire, la organizarea şi evaluarea formărilor va fi standardizat şi consolidat. Mecanisme adecvate vor fi implementate pentru a asigura un impact pozitiv al instruirilor oferite funcţionarilor electorali.

Portofoliul formărilor va fi extins cu subiecte ce vizează finanţarea partidelor, educaţia civică, participarea femeilor, minorităţilor şi a persoanelor cu necesităţi speciale etc. Un mecanism de evaluare şi îmbunătăţire continuă va fi elaborat pentru a asigura un portofoliu de instruire de cea mai înaltă calitate.

Consolidarea unei reţele profesionale şi calificate de formatori este indispensabilă pentru CICDE. În baza unei analize complexe, cursul de formare a formatorilor (ToT) va fi îmbunătăţit, conform portofoliului extins al cursurilor de instruire. Aceasta va permite pregătirea formatorilor în aceste domenii specifice şi va crea programe standard şi complexe pentru ToT. Va fi introdus un program de acreditare a formatorilor.

Metodele inovative de instruire, cu utilizarea tehnologiilor informaţionale vor contribui la creşterea numărului de participanţi la instruire şi va reduce din cheltuielile pentru desfăşurarea seminarelor. CICDE va continua să-şi îmbunătăţească cursurile curente de învăţare online şi va încuraja înscrierea la aceste cursuri prin activităţi promoţionale adecvate. Platforma de învăţare online va fi evaluată pentru a identifica posibilităţile de individualizare şi implementare flexibilă prin introducerea unei funcţii integrate de cursuri online şi cursuri în sălile de clasă, cu scopul de a obţine un impact extins. Va fi dezvoltată o metodologie detaliată a învăţării online.

În colaborare cu CEC, CICDE va încerca să convingă instituţiile abilitate să efectueze modificări la Codul electoral prin care să reintroducă caracterul obligatoriu al instruirilor şi să permită o dezvoltare şi un impact mai stabil al formărilor asupra funcţionarilor electorali.

4.2.2. Dezvoltarea serviciilor de cercetare şi consultanţă

Utilizarea abordărilor bazate pe probe pentru a soluţiona problemele naţionale cu privire la democraţie şi reforma în domeniul electoral constituie un instrument important care poate susţine atît CEC, cît şi Parlamentul RM în eforturile acestora de a efectua reforme şi de îmbunătăţi legislaţia cu privire la procesele democratice, alegeri şi drepturile omului. În cooperare cu CEC, CICDE va lucra pentru a identifica necesităţile de informaţii, datele neclasificate şi standardizarea mecanismelor de colectare a datelor, pentru a permite crearea unui sistem stabil şi standard de colectare a datelor, care va constitui bază de cercetare şi elaborare a politicilor. Va fi creat un sistem informaţional pentru colectarea şi stocarea de date. Acesta va asigura păstrarea, procesarea şi elaborarea diferitor tipuri de rapoarte.

Fiind unicul centru de instruire în domeniul electoral, CICDE are capacitatea de a-şi dezvolta funcţia sa de cercetare şi consultare. Există două linii de produse care ar putea fi dezvoltate:

• Consultanţă cu privire la cercetarea sistemelor electorale şi problemelor de gestionare a alegerilor, cum ar fi integritatea electorală, eficienţa sistemelor de administrare a alegerilor, utilizarea tehnologiilor în alegeri, conflictele în alegeri, politici pentru democraţia participativă şi alte probleme importante cu impact asupra proceselor electorale. Produsele s-ar materializa în rapoarte analitice, studii comparative cu probe, studii de caz etc.;

• Consultanţă cu privire la instruirea în domeniul sistemelor electorale şi a managementului electoral. Produsul va include un portofoliu cu o abordare modulară pe diverse teme combinată cu o abordare metodologică (instruire combinată cu mentoring full-time sau part-time), pentru a ajusta nevoile beneficiarilor.

O analiză complexă va fi efectuată pentru a identifica posibilii beneficiari ai serviciilor de consultanţă la nivel naţional şi internaţional, şi pentru a identifica produsele şi subiectele care ar putea trezi interesul potenţialilor beneficiari. Va fi elaborat un portofoliu al produselor de instruire cu toate informaţiile necesare (module, obiective de învăţare şi rezultate aşteptate, costul unui modul etc.).

Va fi creată o bibliotecă electronică pentru a oferi acces la rapoarte de cercetare naţionale şi internaţionale şi studii în materie electorală. Iniţial, librăria electronică va fi accesibilă doar pentru personalul CICDE şi CEC, cu posibilitatea treptată de accesare a acesteia de către alţi utilizatori externi. Aceasta va avea nevoie de o administrare eficientă, materializată prin achiziţia, abonarea la diferite reviste, şi eventual, servicii destinate cercetătorilor.

Pentru a asigura o poziţie fermă pe piaţa naţională, regională şi internaţională, CICDE va lucra la stabilirea unor parteneriate de lungă durată cu instituţiile care promovează democraţia participativă, participarea femeilor şi a minorităţilor etc. Va fi dezvoltat un program de creare a parteneriatelor axat pe identificarea potenţialilor parteneri, încheierea unor acorduri bilaterale formale şi consolidarea unor relaţii prin diverse forme de colaborare, cum ar fi participarea (în calitate de raportori şi participanţi) la conferinţe şi ateliere găzduite de CICDE sau organizate de parteneri, participarea la cercetări comune, programe sau proiecte de instruire, programarea proiectelor şi participarea la implementarea proiectelor relevante şi altor forme de colaborare.

Programarea şi dezvoltarea proiectelor care ar putea fi eventual finanţate de donatori internaţionali va constitui un obiectiv primordial pentru CICDE la etapa iniţială de implementare a planului strategic. În baza cercetărilor axate pe studii şi în cooperare cu CEC, va fi elaborat un pachet de programe, cu scopul de a îmbunătăţi sistemul electoral şi sistemul de administrare a alegerilor din Republica Moldova.

Vor fi examinate posibilităţile de colaborare cu instituţiile academice naţionale şi internaţionale, pentru a dezvolta continuarea cooperării în domeniul educaţiei, promovarea programelor de masterat şi eventual, introducerea unui program de doctorat.

4.2.3. Comunicarea, creşterea gradului de conştientizare şi promovarea rolului CICDE

Comunicarea şi sporirea conştientizării constituie pilonul de bază al reformelor de succes în sistemul electoral şi organizarea unor alegeri eficiente. CICDE a elaborat o strategie de comunicare pentru a soluţiona problemele existente şi a dezvolta funcţia de comunicare, cu scopul de a ajusta adecvat necesităţile grupurilor ţintă şi a persoanelor interesate.

Instrumentele şi mecanismele de comunicare vor fi selectate în baza cercetărilor şi analizelor efectuate. În cooperare cu Direcţia comunicare, relaţii publice şi mass-media din cadrul Aparatului CEC, se va lucra pentru a spori conştientizarea funcţionarilor electorali şi altor grupuri implicate în procesul electoral şi pentru a consolida transparenţa organelor de administrare a alegerilor. Problemele şi interesele fiecărui grup ţintă vor fi identificate pentru a asigura că diferite grupuri sociale sunt tratate corespunzător. Va fi asigurată comunicarea cu grupuri specifice, cum sunt tinerii alegători, femeile şi minorităţile prin organizarea de evenimente, folosirea site-urilor şi presei. Vor fi identificate abordări speciale de comunicare pentru a menţine şi dezvolta relaţiile cu funcţionarii electorali, reprezentanţi ai administraţiei publice locale şi formatori. Site-urile CICDE vor fi actualizate cu informaţii în toate cele trei limbi.

CICDE va crea şi întreţine relaţii mutual avantajoase cu presa, în baza unui dialog deschis, onest şi de încredere. Informaţii consistente vor fi oferite presei. Aceste informaţii vor viza subiecte relevante, cum sunt reformele electorale, drepturi egale, perspectivele de gen etc. Va fi elaborată şi menţinută o bază de date a instituţiilor de presă naţionale şi regionale/locale. Vor fi aplicate abordări adecvate pentru a prezenta diferite subiecte legate de activitatea CICDE sau de problemele din sfera electorală. Va fi extinsă reţeaua de parteneri care va include jurnalişti specializaţi în domeniul electoral, precum şi bloggeri interesaţi de subiecte legate de democraţia participativă şi alte teme relaţionate cu acest domeniu.

Va fi desemnat un purtător de cuvînt al CICDE pentru a comunica scopurile organizaţionale, obiectivele şi activităţile instituţiei, fiind "faţa" CICDE. Vor fi introduse mecanisme adecvate pentru a asigura că funcţia de comunicare a CICDE şi CEC sunt bine coordonate, şi ambele instituţii "au aceeaşi voce".

CICDE va continua să-şi consolideze şi dezvolte imaginea prin diferite modalităţi, inclusiv prin promovarea imaginii vizuale corporative pe documente oficiale, carduri, drapele, panouri informative etc.

4.2.4. Dezvoltarea instituţională

Pentru a îmbunătăţi eficienţa organizaţională şi a asigura implementarea planului strategic, CICDE va dezvolta o nouă structură organizaţională care va susţine implementarea domeniilor strategice. Reglementările interne vor fi revizuite şi vor include descrieri ale rolurilor şi responsabilităţilor noilor unităţi organizaţionale, descrieri ale scopurilor şi obiectivelor strategice în cadrul responsabilităţii unităţii organizaţionale relevante, precum şi rezultatele aşteptate. Procedurile interne de operare vor fi astfel concepute pentru a asigura eficienţa managementului, inclusiv evaluarea performanţelor, procedurile de comunicare, monitorizare şi raportare.

Instruirea unui personal motivat şi profesionist prin atragerea şi recrutarea noilor candidaţi, precum şi prin instruirea personalului existent, vor constitui priorităţi pentru CICDE. În baza evaluării nevoilor de instruire, va fi elaborat şi implementat un plan de instruire/dezvoltare continuă pentru fiecare angajat, ceea ce va garanta că fiecare va primi o pregătire eficientă pentru a implementa planul strategic. Vor fi examinate şi stabilite posibilităţile de determinare a statutului şi stabilităţii personalului.

Formatorii constituie o componentă importantă în cadrul CICDE. Procedurile de recrutare a formatorului vor fi îmbunătăţite pentru a permite creşterea numărului de formatori, iar pentru aceasta vor fi elaborate planuri de dezvoltare profesională. Scopul acestora este de a garanta că abilităţile şi capacităţile formatorilor, atît cele generale, cît şi cele specifice, sunt îmbunătăţite continuu. Va fi elaborat şi aplicat un program de acreditare a formatorilor pentru a permite dezvoltarea carierei de formator şi pentru a spori calitatea instruirilor organizate. Vor fi examinate posibilităţile de recrutare a formatorilor din rîndul funcţionarilor administraţiei publce locale, cu experienţă în domeniul administrării alegerilor.

Păstrarea formatorilor valoroşi este, de asemenea, o prioritate deoarece succesul CICDE depinde în mare parte de profesionalismul şi cunoştinţele formatorilor. Prin urmare, vor fi implementate diferite modalităţi de motivare şi păstrare a formatorilor, prin:

• Întîlniri lunare cu formatorii pentru a discuta rezultate şi activităţile CICDE;

• Acordarea diplomelor pentru "cei mai buni formatori", la sfîrşitul fiecărui ciclu de instruire;

• Întîlniri la sfîrşitul ciclurilor de instruire, pentru a discuta şi analiza problemele care au apărut în timpul cursului, însă pentru care nu a fost oferit un răspuns, concluziile formulate şi alte aspecte relevante pentru comunitatea formatorului (reţea);

• Participarea la diferite evenimente de promovare sau altă natură, festivităţi etc.;

• Expedierea CARDURILOR cu ocazia zilelor de naştere sau altor evenimente importante;

• Alte posibilităţi de motivare non financiară, pentru a consolida simtimentul de apartenenţă la comunitatea formatorilor CICDE.

Pentru a asigura sustenabilitatea fiscală, diferite strategii şi modalităţi vor fi dezvoltate, inclusiv activităţi pro-active de colectare a fondurilor, care vizează în mod special organizaţiile internaţionale care deţin programe specifice în domeniul dezvoltării democraţiei, reformelor electorale, drepturilor omului etc. Programele cu proiecte bine formulate vor fi pregătite cu scopul de a atrage fondurile donatorilor. De asemenea, va fi examinată posibilitatea autofinanţării.

Vor fi concentrate eforturi pentru a consolida poziţia CICDE la nivel naţional, regional şi internaţional, prin organizarea sau participarea la conferinţe, ateliere, evenimente care vor promova rolul CICDE în domeniul democraţiei participative.

4.3. Scopuri şi obiective

După ce au fost identificate domeniile strategice şi valorile fundamentale ale instituţiei, grupul de lucru pentru elaborarea planului strategic a stabilit următoarele scopuri şi obiective strategice, care vor fi realizate în următorii patru ani:

Figura nr.2 – Pilonii strategici

5. IMPLEMENTARE, MONITORIZARE, RAPORTARE ŞI EVALUARE

Implementarea planului strategic va fi realizată imediat după aprobarea acestuia de către CEC.

Planul de implementare, care este parte integrantă a planului strategic, prezintă activităţile, sarcinile, indicatorii de performanţă şi termenele limită pentru realizarea acestora. De asemenea, acest plan identifică legăturile dintre diferite obiective şi activităţi, deoarece multe dintre activităţi sunt interdependente şi prin urmare trebuie asigurată o coordonare eficientă pe durata implementării.

Planul de Implementare (vezi Anexa nr.2) va reprezenta documentul de ghidare pentru personal şi conducerea instituţiei în realizarea planificării şi raportării anuale a activităţilor. În perioada iniţială, directorul va desemna echipe şi lideri de echipe, care vor fi responsabili de implementarea, monitorizarea şi raportarea cu privire la fiecare obiectiv strategic. Pentru a asigura implementarea în termen util a fiecărui obiectiv şi activitate, liderii echipelor vor fi responsabili de:

• Elaborarea în detaliu a unor planuri de acţiuni semi- anuale/anuale;

• Coordonarea implementării activităţilor, conform fiecărui obiectiv;

• Monitorizarea rezultatelor în conformitate cu indicatorii performanţelor şi termenele-limită;

•Identificarea obstacolelor, riscurilor, şi luarea unor măsuri în timp util pentru a reduce eventualele efecte;

• Propunerea modificărilor la planul de acţiuni, în caz de necesitate;

• Pregătirea şi transmiterea rapoartelor semianuale şi anuale directorului, cu privire la rezultate.

Odată cu crearea şi aprobarea noii structuri a CICDE, implementarea obiectivelor şi planurilor de acţiuni va reveni unor subdiviziuni concrete şi şefilor acestora.

Rapoartele semianuale şi anuale cu privire la rezultate, cu un conţinut şi format standard vor fi elaborate şi prezentate directorului. Şedinţele anuale şi semianuale de evaluare a rezultatelor vor fi conduse de director şi se vor axa pe:

• Discutarea rezultatelor implementării obiectivelor şi activităţilor relevante;

• Prezentarea obstacolelor şi dificultăţilor întîlnite în procesul de implementare precum şi identificarea măsurilor de soluţionare şi reducere a efectelor negative;

• Discutarea activităţilor planificate pentru următorul semestru al anului, prin identificarea riscurilor posibile şi a propunerilor pentru acţiuni;

• Propunerea unor modificări, în caz de necesitate, a activităţilor sau termenelor-limită, cu argumente relevante.

Directorul poate decide convocarea unor adunări ocazionale (trimestrial sau lunar) pentru a monitoriza unele obiective prioritare sau toate obiectivele şi activităţile. Adunările ocazionale vor avea aceeaşi structură ca şi adunările semianuale şi anuale.

Va fi pregătit un raport anual cu privire la rezultatele implementării activităţilor şi care va reprezenta o sinteză a rapoartelor fiecărui lider de echipă/şef de subdiviziune. Acest raport va prezenta o evaluare a rezultatelor, gradul de implementare a activităţilor, obstacolele întîlnite şi alte modificări propuse pentru planul strategic, însoţite de argumente. Raportul anual va fi prezentat Comisiei Electorale Centrale pentru aprobare pînă la sfîrşitul lunii ianuarie din anul următor. În baza acestui raport şi a planului de implementare 2016-2019, liderii echipelor/şefii de subdiviziuni vor pregăti planul anual de activităţi, care va lua în considerare rezultatele din anul precedent şi activităţile planificate în conformitate cu planul de implementare 2016-2019. O descriere minuţioasă a etapelor în planificarea anuală şi procesul de raportare, precum şi calendarul planificării/raportării sunt prezentate în Anexa 3.

Cu 6 luni înainte de expirarea perioadei de planificare de patru ani prezentată în planul strategic şi planul de implementare 2016-2019, directorul va planifica, organiza şi lansa un nou proces de planificare, pentru a pregăti un plan strategic pentru următoarea perioadă de patru ani. Noul proces de planificare va fi bazat pe evaluarea performanţei şi rezultatelor obţinute la implementarea planului strategic 2016-2019.

ANEXA NR.1: ANALIZA PĂRŢILOR INTERESATE

ANEXA NR.2: PLAN DE IMPLEMENTARE

ANEXA 3: PLAN DE IMPLEMENTARE – CRONOLOGIE