Hotărîre nr.597/24 din 11.08.2015 cu privire la aprobarea Regulamentului arhivei Consiliului Superior al Magistraturii

CONSILIUL SUPERIOR AL MAGISTRATURII

H O T Ă R Î R E

cu privire la aprobarea Regulamentului arhivei

Consiliului Superior al Magistraturii

nr. 597/24  din  11.08.2015

 (în vigoare 22.03.2016) 

Monitorul Oficial al R.Moldova nr. 68 art. 437 din 22.03.2016

* * *

Examinînd chestiunea cu privire la aprobarea Regulamentului arhivei Consiliului Superior al Magistraturii, audiind informaţia prezentată de domnul Victor Micu, Consiliul Superior al Magistraturii

CONSTATĂ:

În urma efectuării controlului complex privind starea arhivei şi organizarea lucrărilor de secretariat/cancelarie în cadrul CSM, de către specialiştii Arhivei Naţionale a RM, s-a stabilit necesitatea elaborării Regulamentului arhivei Consiliului Superior al Magistraturii.

Pentru eficientizarea procesului de evidenţă şi păstrare a documentelor în arhiva CSM şi respectarea instrucţiunilor cu privire la ordonarea documentelor în organizaţiile, instituţiile şi întreprinderile RM, grupul de lucru, creat prin Hotărîrea CSM nr.554/22 din 14.07.2015, a elaborat proiectul Regulamentului arhivei Consiliului Superior al Magistraturii, care a fost prezentat Consiliului spre examinare.

Studiind proiectul Regulamentului menţionat, Consiliul Superior al Magistraturii, în conformitate cu prevederile art.4 şi 24 din Legea nr.947 din 19 iulie 1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii,

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul arhivei Consiliului Superior al Magistraturii, parte integrantă a prezentei hotărîri.

2. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al RM şi pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii.

Aprobat

prin Hotărîrea Consiliului

Superior al Magistraturii

nr.597/24 din 11 august 2015

REGULAMENTUL

arhivei Consiliului Superior al Magistraturii

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. Documentele constituite în activitatea Consiliului Superior al Magistraturii care au valoare istorică, social-culturală, ştiinţifică, economică şi politică fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.

2. În scopul asigurării păstrării, evidenţei, precum şi utilizării ştiinţifice şi practice a documentelor, pînă la predarea lor în arhivele de stat, potrivit prevederilor art.23, 24, 40 din Legea nr.880 din 22.01.1992, Regulamentului Fondului arhivistic de stat, aprobat prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr.352 din 27 mai 1992 şi Regulamentului Fondului arhivistic obştesc, aprobat prin Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova nr.10 din 30 mai 1995, se constituie arhiva departamentală (arhiva CSM).

3. În activitatea sa, arhiva se călăuzeşte de Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova, Regulamentul Fondului arhivistic de stat, Regulamentul Fondului arhivistic obştesc, de instrucţiuni, de ordinele organului ierarhic superior şi ale Consiliului Superior al Magistraturii, de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova şi ale instituţiilor arhivistice subordonate lui, precum şi de prezentul Regulament.

4. Şeful arhivei (persoana responsabilă) şi alţi lucrători titulari (responsabili) din arhivă sunt desemnaţi în funcţie de către Preşedintele Consiliului Superior al Magistraturii.

5. Arhiva activează în conformitate cu planul anual de lucru aprobat de conducerea Consiliului Superior al Magistraturii şi prezintă darea de seamă cu privire la lucrul efectuat conducerii acestuia.

6. Obligaţiile colaboratorilor arhivei sunt determinate de fişele de post, aprobate de către Preşedintele Consiliului Superior al Magistraturii.

II. COMPONENŢA DOCUMENTELOR CE SE PĂSTREAZĂ

ÎN ARHIVA CONSILIULUI SUPERIOR AL MAGISTRATURII

7. Din componenţa arhivei fac parte:

7.1. Documentele şi dosarele scoase din lucrările de secretariat, inclusiv documentele create pe suport electronic, documentele audiovizuale, ce se constituie în rezultatul activităţii subdiviziunilor structurale;

7.2. Publicaţiile, inclusiv ediţiile departamentale ce complinesc documentaţia arhivei, precum şi documentele necesare pentru activitatea ştiinţifică şi de cercetare, informativă a arhivei;

7.3. Aparatul ştiinţifico-informativ ce dezvăluie componenţa şi conţinutul documentelor arhivei (inventarele dosarelor, informaţiile istorice, rezumatele, fişiere tematice, registre alfabetice etc.);

7.4. Din componenţa arhivei pot face parte, de asemenea, şi fondurile personale ale demnitarilor de stat, oamenilor emeriţi, ale savanţilor în domeniul ştiinţelor juridice, care activează sau au activat în instituţia respectivă sau în instituţiile din subordine;

7.5. În arhiva CSM se transmit dosarele cu termen permanent de păstrare, cu termen lung de păstrare (mai mult de 10 ani) şi dosarele personalului scriptic peste 2 ani după definitivarea lor în lucrările de secretariat. Transmiterea se efectuează conform inventarelor aprobate de către instituţia arhivistică respectivă din republică.

7.6. Dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu se transmit în arhiva instituţiei. Ele se păstrează în subdiviziunile structurale şi după expirarea termenelor de păstrare sunt selecţionate pentru nimicire, conform cerinţelor stabilite.

III. FUNCŢIILE ARHIVEI CONSILIULUI SUPERIOR AL MAGISTRATURII

8. Arhiva exercită următoarele funcţii:

8.1. Preluarea, ţinerea evidenţei şi asigurarea integrităţii documentelor şi dosarelor ordonate în conformitate cu cerinţele în vigoare;

8.2. În comun cu cancelaria CSM efectuează controlul privind asigurarea integrităţii documentelor, perfectarea dosarelor în subdiviziunile structurale ale instituţiei, participă la elaborarea nomenclatoarelor dosarelor şi verificarea corectitudinii formării dosarelor în corespundere cu nomenclatorul dosarelor aprobat;

8.3. Organizează expertiza valorii documentelor ce se păstrează în arhivă;

8.4. Creează şi perfecţionează aparatul ştiinţifico-informativ al documentelor şi dosarelor păstrate în arhivă (inventare, istoricul fondului, rezumate, fişiere tematice, registre alfabetice etc.);

8.5. În termenele stabilite transmite în arhiva de stat spre păstrare documentele şi dosarele cu termen permanent de păstrare;

8.7. Efectuează controale de verificare a existentului o dată în 5 ani pentru dosarele cu termen permanent de păstrare şi o dată în 10 ani pentru dosarele cu termen lung de păstrare (documentele personalului scriptic), conform inventarelor aprobate şi coordonate;

8.8. Informează în scris conducătorul instituţiei, cît şi instituţia arhivistică respectivă despre cazurile de deteriorare sau pierdere a dosarelor de către specialişti;

8.9. Pregăteşte setul de documente (informaţia, procesul-verbal, demersuri şi alte materiale) conform prevederilor art.440, 442-443 ale Codului contravenţional al Republicii Moldova, referitor la specialiştii care se fac vinovaţi de deteriorarea sau pierderea dosarelor în instituţie şi le prezintă conducerii;

8.10. La întreruperea raportului de muncă al specialiştilor, eliberează adeverinţe despre transmiterea tuturor dosarelor, aflate în folosinţa persoanei, la păstrare în arhiva CSM ;

8.11. Organizează utilizarea documentelor arhivei şi eliberează în modul stabilit certificate, copii, extrase de arhivă persoanelor şi instituţiilor interesate.

9. Arhiva Consiliului Superior al Magistraturii desfăşoară următoarea activitate metodică:

9.1. Studiază şi generalizează experienţa de muncă a arhivelor instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor din sistemul respectiv;

9.2. Participă la elaborarea îndrumărilor metodice privind activitatea arhivistică şi lucrărilor de secretariat (instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat, indicaţii metodice privind activitatea arhivistică, nomenclatoare ale dosarelor, indicatoare ale documentelor cu indicarea termenelor de păstrare etc.) destinate instituţiilor din sistemul respectiv;

9.3. Acordă consultaţii lucrătorilor din cadrul CSM în privinţa organizării activităţii arhivistice şi ţinerii lucrărilor de secretariat;

9.4. Participă la organizarea şi desfăşurarea activităţii privind calificarea profesională a persoanelor responsabile de lucrările de secretariat şi a lucrătorilor arhivelor.

10. Anual, la data de 1 ianuarie, prezintă în arhiva de stat respectivă "Darea de seamă cu privire la organizarea păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova în arhivele departamentale la 01.01.20" (F.nr.3). (se anexează).

IV. DREPTURILE ARHIVEI CONSILIULUI SUPERIOR AL MAGISTRATURII

11. Pentru îndeplinirea funcţiilor menţionate, arhivei i se acordă dreptul:

11.1. De a cere de la conducătorii şi colaboratorii subdiviziunilor structurale ale CSM respectarea cerinţelor stabilite privind ţinerea lucrărilor de secretariat şi a activităţii arhivei CSM;

11.2. De a solicita de la subdiviziunile structurale ale CSM informaţiile necesare pentru activitatea arhivei;

11.3. A antrena în calitate de experţi şi consultanţi în anumite situaţii specialişti ai instituţiilor respective.