Решение N 597/24 от 11.08.2015 об утверждении Положения о деятельности архива Высшего совета магистратуры

ВЫСШИЙ СОВЕТ МАГИСТРАТУРЫ

Р Е Ш Е Н И Е

об утверждении Положения о деятельности

архива Высшего совета магистратуры

№ 597/24  от  11.08.2015

 (в силу 22.03.2016) 

Мониторул Офичиал ал Р.Молдова № 68 ст. 437 от 22.03.2016

* * *

Рассмотрев проект Положения о деятельности архива Высшего совета магистратуры, заслушав информацию господина Виктора Мику, Высший совет магистратуры

УСТАНОВИЛ:

В результате проведенной проверки деятельности и состояния архива Высшего совета магистратуры специалистами Национального архива РM была установлена необходимость разработки Положения о деятельности архива Высшего совета магистратуры.

Для упрощения ведения учета и хранения документов в архиве ВСМ, следуя инструкциям по упорядочению документов в организациях, учреждениях и предприятиях РМ, рабочая группа, созданная Решением ВСМ № 554/22 от 14.07.2015, подготовила проект Положения о деятельности архива Высшего совета магистратуры, который был представлен на заседание совета для рассмотрения.

Изучив предложенный проект Положения, Высший совет магистратуры, в соответствии со статьями 4 и 24 Закона № 947 от 19 июля 1996 года о Высшем совете магистратуры,

РЕШИЛ:

1. Утвердить Положение о деятельности архива Высшего совета магистратуры с приложением, являющемся неотъемлемой частью данного положения.

2. Настоящее решение публикуется в Официальном мониторе Республики Молдова и на веб-странице Высшего совета магистратуры.

УТВЕРЖДЕНO

Решением Высшего

совета магистратуры

№ 597/24 от 11 августа 2015 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о деятельности архива Высшего совета магистратуры

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Составленные в рамках деятельности Высшего совета магистратуры документы, имеющие историческую, социально-культурную, научную, экономическую и политическую ценность, являются частью архивного фонда Республики Молдова.

2. С целью обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до их сдачи в государственные архивы, согласно предписаниям ст.23, 24, 40 Закона № 880 от 22.01.1992 г., Положения о Государственном архивном фонде, утвержденного Постановлением Правительства № 352 от 27 мая 1992 г., и Положения об Общественном архивном фонде, утвержденного Приказом Государственной архивной службы Республики Молдова № 10 от 30 мая 1995 г., учреждается ведомственный архив (архив ВСМ).

3. В своей деятельности архив руководствуется Законом об архивном фонде Республики Молдова, Положением о Государственном архивном фонде, Положением об Общественном архивном фонде, инструкциями, приказами вышестоящего органа и Высшего совета магистратуры, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы Республики Молдова и подчиненных ей архивных учреждений, а также настоящим Положением.

4. Заведующий архивом (ответственное лицо) и другие штатные (ответственные) работники архива назначаются на должность председателем Высшего совета магистратуры.

5. Архив действует в соответствии с годовым планом работ, утвержденным руководством Высшего совета магистратуры, и представляет отчет о выполненной работе его руководству.

6. Обязанности сотрудников архива определены в должностных инструкциях, утвержденных председателем Высшего совета магистратуры.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ

ВЫСШЕГО СОВЕТА МАГИСТРАТУРЫ

7. В состав архива входят:

7.1) документы и дела, изъятые из делопроизводства, в том числе документы, составленные на электронных носителях, аудиовизуальные документы, созданные в результате деятельности структурных подразделений;

7.2) публикации, в том числе дополняющие документацию архива ведомственные издания, а также документы, необходимые для научно-исследовательской, информационной деятельности архива;

7.3) научно-информационный аппарат, отражающий состав и содержание документов архива (инвентарный список дел, историческая информация, краткие изложения, тематические файлы, алфавитные реестры и т.д.);

7.4) в состав архива могут также входить и личные фонды государственных чиновников, заслуженных личностей, ученых в области юридических наук, которые работают или работали в данном учреждении или в подведомственных ему учреждениях;

7.5) в архив ВСМ передаются дела с постоянным сроком хранения, с длительным сроком хранения (более 10 лет) и дела штатных работников через два года после их оформления в делопроизводстве. Передача осуществляется согласно инвентарным спискам, утвержденным соответствующим архивным учреждением республики;

7.6) дела с временным сроком хранения (до 10 лет включительно) не передаются в архив учреждения. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения отбираются для уничтожения, согласно установленным требованиям.

III. ФУНКЦИИ АРХИВА ВЫСШЕГО СОВЕТА МАГИСТРАТУРЫ

8. Архив выполняют следующие функции:

8.1) принятие, ведение учета и обеспечение целостности документов и дел, упорядоченных в соответствии с действующими требованиями;

8.2) совместно с канцелярией ВСМ осуществляет контроль над обеспечением целостности документов, оформлением дел в структурных подразделениях учреждения, участвует в разработке номенклатур дел и в проверке правильности составления дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

8.3) организует экспертизу ценности хранящихся в архиве документов;

8.4) создает и совершенствует научно-информационный аппарат хранящихся в архиве документов и дел (инвентарные списки, история фонда, краткие изложения, тематические файлы, алфавитные реестры и т.д.);

8.5) в установленные сроки передает в государственный архив на хранение документы и дела с постоянным сроком хранения;

8.7) осуществляет проверки для установления имеющихся документов и дел один раз в 5 лет для дел с постоянным сроком хранения и один раз в 10 лет для дел с длительным сроком хранения (документы штатных работников), согласно утвержденным и согласованным инвентарным спискам;

8.8) письменно уведомляет руководителя учреждения, а также соответствующее архивное учреждение о случаях повреждения или утери дел специалистами;

8.9) подготавливает пакет документов (информацию, протокол, ходатайства и другие материалы) согласно положениями ст.440, 442-443 Кодекса о правонарушениях Республики Молдова касательно специалистов, виновных в разрушении или утере дел в учреждении, и представляет его руководству;

8.10) при прекращении трудовых отношений со специалистами выдает справки о передаче всех дел, находящихся в пользовании лица, на хранение в архив ВСМ;

8.11) организует использование документов архива и выдает в установленном порядке сертификаты, копии, архивные выписки заинтересованным лицам и учреждениям.

9. Архив Высшего совета магистратуры осуществляет следующую методическую деятельность:

9.1) изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений, организаций и предприятий из данной системы;

9.2) участвует в разработке методических рекомендаций об архивной работе и делопроизводстве (инструкции о ведении делопроизводства, методические указания касательно архивной деятельности, номенклатуры дел, указатели документов с указанием сроков хранения и т.д.), предназначенных для учреждений данной системы;

9.3) предоставляет консультации работникам ВСМ в отношении организации архивной деятельности и ведения делопроизводства;

9.4) участвует в организации и осуществлении деятельности касательно профессиональной квалификации лиц, ответственных за делопроизводство, и работников архивов.

10. Ежегодно 1 января представляет в соответствующий государственный архив Отчет об организации хранения документов Архивного фонда Республики Молдова в ведомственных архивах на 1.01.20 г.» (Ф № 3) (прилагается).

IV. ПРАВА АРХИВА ВЫСШЕГО СОВЕТА МАГИСТРАТУРЫ

11. Для выполнения указанных функций архиву предоставляются право:

11.1) требовать от руководителей и сотрудников структурных подразделений ВСМ соблюдения установленных требований касательно ведения делопроизводства и деятельности архива ВСМ;

11.2) требовать от структурных подразделений ВСМ информацию, необходимую для деятельности архива;

11.3) привлекать специалистов соответствующих учреждений в качестве экспертов и консультантов в определенных ситуациях.