Hotărîre nr.9 din 06.03.2015 cu privire la aprobarea Raportului auditului privind corectitudinea utilizării mijloacelor publice de către Curtea de Conturi în anul 2014

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire  la aprobarea  Raportului auditului  privind  corectitudinea

utilizării mijloacelor publice de către Curtea de Conturi în anul 2014

nr. 9  din  06.03.2015

 (în vigoare 27.03.2015) 

Monitorul Oficial nr. 74-77 art. 10 din 27.03.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa echipei de audit şi şefilor de subdiviziuni, călăuzindu-se de art.4 alin.(1) lit.a) şi lit.c) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, a examinat Raportul auditului privind corectitudinea utilizării mijloacelor publice de către Curtea de Conturi în anul 2014.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

activităţile de audit realizate atestă că mijloacele publice alocate Curţii de Conturi pe anul 2014 au fost utilizate cu respectarea prevederilor cadrului legislativ-normativ. Concomitent, verificările efectuate atestă unele deficienţe privind estimarea necesităţilor de bunuri şi servicii şi prioritizarea acestora, ceea ce a generat planificarea neconformă a achiziţiilor publice şi, în unele cazuri, aplicarea unor proceduri de achiziţii irelevante.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului privind corectitudinea utilizării mijloacelor publice de către Curtea de Conturi în anul 2014, conform anexei.

2. Se recomandă conducerii Curţii de Conturi să asigure implementarea recomandărilor din Raportul de audit.

3. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.9 din 6 martie 2015

RAPORTUL

auditului privind corectitudinea utilizării mijloacelor publice

de către Curtea Conturi în anul 2014

Prezentul Raport este destinat conducerii Curţii de Conturi, Parlamentului şi Guvernului Republicii Moldova, societăţii civile şi altor părţi interesate, în vederea respectării principiilor privind transparenţa şi responsabilitatea¹.

________________________

¹ Standardul INTOSAI ISSAI 21 “Principii privind transparenţa şi responsabilitatea”, Principiul 2: Instituţiile Supreme de Audit (SAI) îşi fac publice mandatul, responsabilităţile, misiunea şi strategia.

- Instituţiile Supreme de Audit (SAI) îşi fac publice mandatul, misiunile, organizarea, strategia şi relaţiile cu diferite părţi interesate, inclusiv cu Parlamentul şi Executivul.

- Condiţiile privind numirea, reînnoirea mandatului, pensionarea şi demiterea conducătorului Instituţiei Supreme de Audit (SAI) şi a membrilor instituţiilor colegiale se fac publice.

- Instituţiile Supreme de Audit (SAI) sînt încurajate să facă publice informaţiile referitoare la mandatul, răspunderile, misiunea, strategia şi activităţile lor într-una dintre limbile oficiale INTOSAI, în afara limbii naţionale.

I. PREZENTARE GENERALĂ

Curtea de Conturi a Republicii Moldova este unica autoritate publică a statului care exercită controlul asupra formării, administrării şi întrebuinţării resurselor financiare publice, precum şi administrării patrimoniului de stat, prin realizarea auditului extern în sectorul public în calitate de instituţie supremă de audit.

Principiile de activitate şi atribuţiile CCRM sînt reglementate de Constituţia Republicii Moldova² şi de Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008³.

________________________

² Constituţia Republicii Moldova, adoptată la 29.07.1994.

³ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (în continuare – Legea Curţii de Conturi).

Numărul de personal al Curţii de Conturi a fost aprobat prin Hotărîrea Parlamentului nr.144 din 14.07.2011⁴ şi constituie 160 de unităţi.

________________________

⁴ Hotărîrea Parlamentului nr.144 din 14.07.2011 “Pentru aprobarea bugetului pe anul 2011 şi a numărului de personal al Curţii de Conturi”.

Finanţarea Curţii de Conturi

În conformitate cu art.11 din Legea Curţii de Conturi, entitatea îşi estimează costurile activităţii sale şi îşi planifică propriul buget anual, care se remite Parlamentului pentru aprobare. Astfel, în temeiul Hotărîrii Parlamentului Republicii Moldova nr.301 din 12.12.2013, bugetul Curţii de Conturi pe anul 2014 a fost aprobat în sumă totală de 27,4 mil.lei, aceste mijloace fiind incluse în legea bugetară anuală, la componenta de bază a bugetului de stat. Execuţia de ansamblu a limitelor bugetare pe anul 2014 este redată în Anexa nr.1 la prezentul Raport de audit.

II. METODOLOGIA ŞI SFERA DE ABORDARE A AUDITULUI

Misiunea de audit a fost iniţiată⁵ în scopul oferirii unei asigurări rezonabile că mijloacele publice alocate Curţii de Conturi pe anul 2014 au fost utilizate legal şi regulamentar. Responsabilitatea conducerii Curţii de Conturi, în calitate de executor al propriului buget, constă în gestionarea conformă a mijloacelor publice alocate, cu respectarea principiilor legalităţii, responsabilităţii, economicităţii, eficienţei, eficacităţii şi transparenţei. De asemenea, conducerea este responsabilă de elaborarea unor proceduri formalizate privind prevenirea, elucidarea şi raportarea suspiciunilor de fraudă şi a neregularităţilor, garantînd o bună guvernare a fondurilor publice.

________________________

⁵ Art.14 (1) i) Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea unor operaţiuni şi tranzacţii financiare conform cerinţelor stabilite, prin aplicarea procedurilor de audit în scopul obţinerii probelor suficiente şi adecvate pentru susţinerea constatărilor privind conformitatea operaţiunilor, regularitatea gestionării mijloacelor financiare şi a patrimoniului, precum şi formularea concluziilor în Raportul de audit.

Ţinînd cont de faptul că la iniţierea misiunii a fost stabilită aria auditului care nu prevede expunerea asupra acurateţei rapoartelor financiare, auditul nu va emite o opinie financiară, constatările fiind generalizate în concluzii de audit separat pe subiectele auditate, cu expunerea la final a concluziei generale.

Auditul a fost efectuat în conformitate cu ISSAI 4100, cu aplicarea bunelor practici în domeniul auditului conformităţii, sfera de cuprindere fiind determinată de materialitate şi expunerea la risc.

Obiectivul general al auditului a constat în evaluarea managementului financiar, cu expunerea concluziilor referitor la faptul dacă fondurile publice, sub toate aspectele semnificative, au fost gestionate legal şi regulamentar. În vederea susţinerii obiectivului general, auditul a evaluat conformitatea unor procese semnificative din cadrul instituţiei.

Probele de audit au fost obţinute prin aplicarea procedurilor analitice şi testelor de detaliu pe un eşantion stabilit aleatoriu, cu folosirea diferitor tehnici, cum ar fi: inspectarea, solicitarea de informaţii şi recalcularea. Domeniile selectate, criteriile identificate, precum şi procedurile de testare aplicate se regăsesc în Anexa nr.2 din Raportul de audit.

III. CONSTATĂRILE AUDITULUI

3.1. Conformitatea organizării evidenţei contabile

Conform cadrului normativ⁶, Curtea de Conturi este responsabilă de organizarea evidenţei contabile şi de executarea bugetului potrivit prevederilor Legii contabilităţii⁶, instrucţiunilor şi regulamentelor aprobate de Ministerul Finanţelor.

________________________

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007; Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 (în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

În conformitate cu art.16 alin.(2) din Legea contabilităţii şi cu Ordinul ministrului finanţelor nr.92 din 24.06.2013⁷, entitatea a elaborat Politica de contabilitate, care a fost definitivată pe parcursul misiunii de audit şi aprobată de preşedintele CCRM.

________________________

⁷ Ordinul ministrului finanţelor nr.92 din 24.06.2013 “Cu privire la aprobarea Politicii de contabilitate tip pentru instituţiile publice”.

Evidenţa contabilă în cadrul Curţii de Conturi este organizată şi ţinută de către Serviciul finanţe şi buget (în continuare – SFB), fiind susţinută de Programul contabil Universal accounting SL – versiunea Buget. În urma chestionării angajaţilor SFB, auditul a stabilit că personalul este instruit în vederea aplicării corecte a programului, cunoaşte procedurile de operare a unor modificări în sistem, verifică corectitudinea datelor generate de soft. Contabilul-şef monitorizează ajustările efectuate în program, iar după verificarea notelor contabile le contrasemnează.

Cu referire la inventarierea anuală, menţionăm că, potrivit Procesului-verbal privind rezultatele inventarierii, nu au fost stabilite abateri de la datele evidenţei contabile.

Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit a fost testată conformitatea procedurii anuale de inventariere a bunurilor materiale ale Curţii de Conturi, plenitudinea rezultatelor inventarierii şi corectitudinea reflectării acestora în evidenţa contabilă. Astfel, s-a constatat că, analogic anului precedent, nu a fost efectuată inventarierea formularelor cu regim special. De asemenea, în urma examinării listelor de inventariere s-a stabilit că Programul contabil Universal accounting SL – versiunea Buget, în valoare de 35,0 mii lei nu se regăsea în evidenţa contabilă a instituţiei. Pe parcursul auditului, SFB a reflectat valoarea şi uzura programului soft în evidenţa contabilă.

3.2. Conformitatea cheltuielilor de retribuire a muncii

Conform datelor raportate pentru anul 2014, statele de personal ale Curţii de Conturi au fost completate la nivel de 85% (146 de angajaţi), fiind înregistrate 14 funcţii vacante, dintre care: funcţionari publici de conducere – 4 unităţi, funcţionari publici de execuţie – 8 unităţi, şi personal auxiliar – 2 unităţi.

Pentru salarizarea angajaţilor Curţii de Conturi au fost alocate 15460,0 mii lei, cheltuielile efective însumînd 15326,0 mii lei, sau 98,9% din suma precizată, suma de 926,8 mii lei, care include salariile calculate pentru luna decembrie 2014, fiind achitată în perioada imediat următoare.

Analiza documentelor confirmative şi recalculările efectuate pe eşantioanele selectate relevă că plăţile salariale ale angajaţilor Curţii de Conturi au fost calculate şi achitate corect şi în conformitate cu normele legale în vigoare. De asemenea, calculul indemnizaţiilor (pentru incapacitate temporară de muncă; de concediu, inclusiv cele de studii; a indemnizaţiilor unice), precum şi al ajutorului material a fost efectuat conform procedurii stabilite de cadrul legislativ-normativ.

3.3. Conformitatea achiziţiilor publice

Procedurile de achiziţie publică în cadrul Curţii de Conturi se realizează de către Grupul de lucru pentru achiziţii (în continuare – GL). În activitatea sa acesta se ghidează atît de cadrul legislativ-normativ, cît şi de Regulamentul intern, cu divizarea explicită a sarcinilor în cadrul GL, fiind stabilite persoanele responsabile de generalizarea propunerile şefilor de subdiviziuni şi definitivarea planului anual de achiziţie. În anul 2014, GL a cartografiat procesul de achiziţii publice şi a elaborat registrul riscurilor.

În linii mari, procedurile aplicate de GL la etapele de desfăşurare a achiziţiilor şi implementare a contractelor au fost realizate potrivit normelor stabilite.

Totodată, auditul atestă o situaţie problematică la identificarea necesităţilor şi stabilirea adecvată a priorităţilor, care au generat neconformităţi la planificarea achiziţiilor, aplicarea unor proceduri de achiziţii mai puţin competitive.

Potrivit Notei de fundamentare a bugetului Curţii de Conturi pe anul 2014, au fost planificate alocaţii bugetare pentru întreţinerea şi asigurarea activităţii instituţiei în sumă de 7040,5 mii lei. Aceste mijloace au fost direcţionate de către SFB pe articole de cheltuieli în baza calculelor estimative prezentate de şefii de subdiviziuni. GL urma să elaboreze Planul anual de achiziţii publice pe instituţie, luînd în calcul estimările bugetare.

Pentru anul 2014 iniţial au fost planificate achiziţii publice în valoare totală de 6552,4 mii lei (inclusiv TVA). Pentru achiziţionarea bunurilor au fost repartizate 2764,3 mii lei şi pentru servicii – 3788,1 mii lei, cu organizarea procedurilor după cum urmează: 5 licitaţii publice, 6 cereri ale ofertelor de preţuri, 19 cereri dintr-o singură sursă şi 57 achiziţii publice de valoare mică.

Pe parcursul anului, grupul de lucru a ajustat planul de achiziţii o singură dată, valoarea totală estimativă planificată fiind micşorată cu 19,4 mii lei, în unele cazuri fiind modificată valoarea şi tipurile de bunuri şi servicii achiziţionate.

Astfel, din 67 de achiziţii de valoare mică, au fost efectuate 7 divizări, şi anume la: achiziţionarea rechizitelor de birou, bunurilor de uz gospodăresc, biletelor de avion, serviciilor de reparaţie a clădirii, serviciilor tipografice/de publicare ş.a.

De asemenea, în perioada de referinţă au fost încheiate cu nerespectarea cadrului legal⁸ 36 de contracte de mică valoare cu persoane fizice: ponderea cea mai mare o constituie serviciile de transport auto, fiind încheiate 12 contracte în valoare de 289,8 mii lei; serviciile de întreţinere a gospodăriei, reţelelor electrice, de instalare – 5 contracte în valoare de 116,7 mii lei; serviciile de îngrijire a spaţiilor – 6 contracte în valoare de 216,0 mii lei; serviciile de reparaţii curente în sediul Curţii de Conturi – 3 contracte în valoare de 44,3 mii lei etc.

Notă: Pe parcursul misiunii de audit a fost elaborat caietul de sarcini şi iniţiată procedura de achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri a serviciilor de îngrijire a spaţiilor.

________________________

⁸ Art.5 din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice şi pct.14 din Hotărîrea Guvernului nr.148 din 14.02.2008 “Cu privire la aprobarea Regulamentului achiziţiilor publice de valoare mică”.

Concluzie: Generalizînd constatările enunţate, concluzionăm că, în linii mari, procedurile de achiziţii se efectuează cu respectarea cadrului legal. Totodată, unele imperfecţiuni existente la etapa de estimare a necesarului de bunuri şi servicii creează premise pentru desfăşurarea unor proceduri de achiziţii în condiţii mai puţin avantajoase.

3.4. Conformitatea cheltuielilor privind serviciile de transport

Conform datelor raportate, pentru întreţinerea mijloacelor de transport din contul cheltuielilor de bază au fost executate cheltuieli în sumă de 1566,4 mii lei, cheltuielile efective constituind 1566,51 mii lei.

Cheltuielile destinate serviciilor de transport, pe tipuri se prezintă în diagrama ce urmează.

Sursă: Raportul financiar al Curţii de Conturi.

Potrivit rapoartelor, instituţia dispune de 19 mijloace de transport, care au fost redistribuite pentru deservirea aparatului central – 10 unităţi, şi subdiviziunilor teritoriale – 9 unităţi.

Testările efectuate au relevat că, în mare parte, procedurile privind exploatarea mijloacelor de transport sînt efectuate în conformitate cu prevederile cadrului regulator⁹. Limitele de parcurs şi normele de consum pentru toate autoturismele din dotarea instituţiei corespund normativului stabilit şi sînt aprobate de către Preşedinte. Decontarea carburanţilor se efectuează de către SFB în baza datelor privind kilometrajul efectiv indicat în foile de parcurs şi normele de consum.

________________________

⁹ Ordinul Ministerului Transporturilor şi Infrastructurii Drumurilor nr.172 din 09.12.2005 “Cu privire la aprobarea Normelor de consum de combustibil şi lubrifianţi în transportul auto”; Anexa nr.3 “Instrucţiuni privind completarea şi prelucrarea foii de parcurs pentru autoturisme” din Ordinul Biroului Naţional de Statistică nr.108 din 17.12.1998 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunilor privind completarea şi prelucrarea foilor de parcurs”.

Concomitent, auditul relevă că controlul insuficient al beneficiarilor la dispoziţia cărora s-a aflat mijlocul de transport generează informaţii confuze privind înregistrarea în foile de parcurs a traseului efectuat şi, în special, privind delimitarea kilometrajului parcurs în raza oraşului şi în afara acestuia. Aceste deficienţe influenţează aplicarea conformă a normelor de parcurs şi, respectiv, corectitudinea decontării carburanţilor de către SFB.

Concluzie: Insuficienţa controlului din partea responsabililor privind completarea foilor de parcurs poate genera decontarea necorespunzătoare a combustibilului.

3.5. Evaluarea executării hotărîrii precedente a Curţii de Conturi

Referitor la executarea Hotărîrii Curţii de Conturi nr.10 din 10.03.2014, auditul atestă că prin implementarea recomandărilor instituţia urma să-şi îmbunătăţească managementul financiar şi să-şi eficientizeze activităţile operaţionale.

√ Sistemul de management financiar şi control

În vederea conformării instituţiei la prevederile Legii privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010, prin Ordinul Preşedintelui CC nr.72 din 14.04.2014 a fost desemnat Grupul de lucru responsabil de implementarea sistemului de management financiar şi control în Curtea de Conturi, potrivit Standardelor naţionale de control intern în sectorul public. Astfel, au fost trasate un şir de activităţi ce necesitau a fi executate. În scopul facilitării îndeplinirii activităţilor planificate, au fost organizate instruiri privind modalitatea de stabilire a obiectivelor operaţionale, de identificare şi gestionare a riscurilor operaţionale.

Majoritatea şefilor de subdiviziuni au realizat activităţile stabilite în Planul de acţiuni, fiind descrise şi prezentate secretarului Grupului de lucru procesele operaţionale şi registrele riscurilor. Ulterior va fi elaborat registrul comun al riscurilor pe entitate.

√ În vederea implementării integrale a sistemului automatizat de evidentă, precum şi aplicării procedurilor de control intern ce ţin de inventarierea patrimoniului şi raportarea situaţiilor patrimoniale, auditul atestă că sistemul automatizat de salarizare a fost integrat în Programul contabil, a fost realizată inventarierea anuală, fiind constatate unele nereguli ce ţin de raportarea situaţiilor patrimoniale, care au fost remediate pe parcurs.

√ Referitor la autentificarea dreptului deţinătorului terenului aferent clădirii Curţii de Conturi, cu înregistrarea ulterioară în evidenţa contabilă, auditul a stabilit că pînă în prezent această recomandare nu este implementată. Urmare a verificărilor efectuate, s-a constatat că procedura de autentificare a fost iniţiată în anul 2012 printr-un demers în adresa Agenţiei Relaţii Financiare şi Cadastru referitor la demararea lucrărilor cadastrale de stabilire a hotarelor şi de eliberare a Titlului de autentificare a dreptului deţinătorului de teren. În acelaşi an, după efectuarea lucrărilor cadastrale şi perfectarea documentaţiei necesare (care include atît terenul transmis¹⁰, cît şi gazonul din faţa instituţiei), Curtea s-a adresat Consiliului municipal cu privire la stabilirea hotarelor terenurilor aflate în gestiune. În perioada 2013-2014, proiectul respectiv a fost inclus de 8 ori pe ordinea de zi a şedinţelor Consiliului municipal, însă pînă în prezent acesta nu a fost aprobat, deoarece nu a acumulat numărul suficient de voturi. Pe parcursul misiunii, auditul a comunicat cu direcţia responsabilă din cadrul Curţii de Conturi în vederea înregistrării terenului în gestiunea economică conform Hotărîrii Guvernului nr.225 din 23.03.2009 şi eliberării Titlului de autentificare.

________________________

¹⁰ Hotărîrea Guvernului nr.225 din 23.03.2009 “Cu privire la transmiterea unui imobil”.

IV. CONCLUZIA GENERALĂ ŞI RECOMANDĂRILE AUDITULUI

4.1. Concluzia generală

În baza concluziilor formulate pe fiecare subiect separat, auditul generalizează că mijloacele publice alocate pentru anul 2014 au fost utilizate regulamentar sub toate aspectele semnificative, cu excepţia deficienţelor constatate la achiziţiile publice.

4.2. Recomandările auditului

1. Şefii de subdiviziuni să asigure estimarea argumentată şi justificată a necesarului de bunuri şi servicii ce necesită a fi achiziţionat.

2. Grupul de lucru pentru achiziţii să asigure planificarea conformă a achiziţiilor publice în baza propunerilor şefilor de subdiviziuni prin identificarea şi prioritizarea acestora, cu estimarea reală a valorii contractelor de achiziţii publice.

3. Direcţia administrativă şi logistică, precum şi Serviciul finanţe şi buget să întreprindă măsuri în vederea autentificării dreptului deţinătorului terenului aferent clădirii Curţii de Conturi, cu înregistrarea ulterioară în evidenţa contabilă.

4. Direcţia administrativă şi logistică:

- să asigure realizarea activităţilor prevăzute în Planul de acţiuni al Grupului de lucru pentru implementarea sistemului de management financiar şi control, aprobat prin Ordinul Preşedintelui CC nr.72 din 14.04.2014;

- să intensifice controlul asupra completării foilor de parcurs în vederea minimizării riscului de decontare neregulamentară a carburanţilor, responsabilitatea fiind delegată conform regulamentului şi fişei postului;

- să elaboreze un plan de măsuri privind eficientizarea cheltuielilor privind serviciile de transport.