Постановление N 9 от 06.03.2015 об утверждении Отчета аудита правильности использования Счетной палатой публичных средств в 2014 году

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

об утверждении Отчета аудита правильности использования

Счетной палатой публичных средств в 2014 году

№ 9  от  06.03.2015

 (в силу 27.03.2015) 

Мониторул Офичиал № 74-77 ст. 10 от 27.03.2015

* * *

Счетная палата в присутствии аудиторской группы и руководителей структурных подразделений, руководствуясь ст.4 (1) а) и с) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008, рассмотрела Отчет аудита правильности использования Счетной палатой публичных средств в 2014 году.

Рассмотрев результаты аудита и заслушав представленный Отчет, Счетная палата

УСТАНОВИЛА:

проведенные аудиторские мероприятия показывают, что публичные средства, выделенные Счетной палате на 2014 год, были использованы с соблюдением положений нормативно-законодательной базы. Вместе с тем в результате проверок были выявлены некоторые недостатки, связанные с оценкой потребностей в товарах и услугах и определением их приоритетности, что обусловило ненадлежащее планирование государственных закупок и в ряде случаев применение несоответствующих процедур закупок.

Исходя из вышеизложенного, на основании ст.7 (1) а), ст.15(2) и (4), ст.16 с) и ст.34 (3) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008, Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Отчет аудита правильности использования Счетной палатой публичных средств в 2014 году, приложенный к настоящему постановлению.

2. Рекомендовать руководству Счетной палаты обеспечить внедрение рекомендаций из Отчета аудита.

3. Настоящее постановление опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова в соответствии со ст.34 (7) Закона о Счетной палате.

Утвержден

Постановлением Счетной палаты

№ 9 от 6 марта 2015 года

ОТЧЕТ

аудита правильности использования Счетной палатой

публичных средств в 2014 году

Настоящий Отчет предназначен для руководства Счетной палаты, Парламента и Правительства Республики Молдова, гражданского общества и других заинтересованных сторон, в целях соблюдения принципов прозрачности и ответственности¹.

________________

¹ Стандарты INTOSAI ISSAI 21 “Принципы транспарентности и подотчетности”, Принцип 2: Высшие органы аудита (ВОА) информируют о своем мандате, полномочиях, миссии и стратегии.

- Высшие органы аудита (ВОА) информируют о своем мандате, миссиях, организации, стратегии и взаимодействии с различными заинтересованными сторонами, в том числе с Парламентом и Правительством.

- Условия назначения на должность, возобновления мандата, выхода на пенсию и освобождения от должности руководителя Высшего органа аудита (ВОА) и членов коллегиальных органов публикуются.

- Высшие органы аудита (ВОА) призываются опубликовать информацию о их мандате, полномочиях, миссии, стратегии и деятельности на одном из официальных языков INTOSAI, кроме национального.

I. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Счетная палата Республики Молдова является единственным публичным органом государства, который осуществляет контроль за формированием, управлением и использованием публичных финансовых средств, и администрированием публичного имущества посредством проведения внешнего аудита в публичном секторе в качестве высшего учреждения аудита.

Принципы деятельности и полномочия СПРМ регламентированы Конституцией Республики Молдова² и Законом о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008³.

________________

² Конституция Республики Молдова, принята 29.07.1994.

³ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008 (далее – Закон о Счетной палате).

Штатная численность Счетной палаты была утверждена Постановлением Парламента № 144 от 14.07.2011⁴ и составляет 160 единиц.

________________

⁴ Постановление Парламента № 144 от 14.07.2011 “Об утверждении бюджета на 2011 год и штатной численности Счетной палаты.

Финансирование Счетной палаты

В соответствии со ст.11 Закона о Счетной палате учреждение определяет затраты на свою деятельность и планирует собственный бюджет на год, который направляется на утверждение Парламенту. Так, на основании Постановления Парламента Республики Молдова № 301 от 12.12.2013 бюджет Счетной палаты на 2014 год был утвержден на общую сумму 27,4 млн.леев, эти средства были включены в закон о государственном бюджете на очередной бюджетный год, на основной компонент государственного бюджета. Общее исполнение лимитов бюджета за 2014 год представлено в приложении № 1 к настоящему Отчету аудита.

II. МЕТОДОЛОГИЯ И ОБЛАСТЬ ПОДХОДА К АУДИТУ

Аудиторская миссия была инициирована⁵ с целью обеспечения разумного подтверждения того, что публичные средства, выделенные Счетной палате в 2014 году, были использованы законно и согласно установленным нормативным положениям.

________________

⁵ Ст.14 (1) i) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 05.12.2008.

Ответственность руководства Счетной палаты в качестве исполнителя собственного бюджета состоит в надлежащем управлении выделенными публичными средствами, при соблюдении принципов законности, ответственности, экономичности, эффективности, результативности и прозрачности. Вместе с тем руководство несет ответственность за разработку формализованных процедур по предотвращению, выявлению и сообщениях о подозрениях в мошенничестве и нарушениях, гарантируя тем самым надлежащее управление публичными фондами.

Ответственность аудиторской группы состояла в проверке некоторых финансовых операций и сделок в соответствии с установленными требованиями, путем применения аудиторских процедур в целях получения достаточных и адекватных доказательств, для подтверждения констатаций о соответствии операций, соответствии управления финансовыми средствами и имуществом, а также для формулирования выводов в Отчете аудита.

Учитывая тот факт, что при инициировании миссии была определена область аудита, которая не предусматривает подтверждения достоверности и точности финансовых отчетов и предоставления заключения по ним, результаты аудита будут систематизированы по разделам проверки, с изложением в конце обобщающего вывода.

Аудит был проведен согласно ISSAI 4100, с применением передовой практики в области аудита соответствия, сфера охвата была определена с учетом уровня существенности и подверженности риску.

Главная цель аудита заключается в оценке финансового менеджмента, с изложением выводов относительно того, если публичные фонды по всем существенным аспектам управлялись согласно действующему законодательству и нормативным актам. Для достижения поставленной цели аудит оценил соответствие некоторых значимых процессов в рамках учреждения.

Аудиторские доказательства были получены путем применения процедур проверки по существу и аналитических процедур по случайно отобранной выборке, с использованием различных техник, таких как: инспектирование, запрос информации и пересчет. Отобранные области, установленные критерии, а также применяемые процедуры тестирования отражены в приложении № 2 к Отчету аудита.

III. КОНСТАТАЦИИ АУДИТА

3.1. Соответствие организации бухгалтерского учета

Согласно нормативной базе⁶ Счетная палата несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и за исполнение бюджета в соответствии с предписаниями Закона о бухгалтерском учете⁶, инструкций и положений, утвержденных Министерством финансов.

________________

⁶ Закон о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007; Инструкция о бухгалтерском учете в государственных учреждениях, утвержденная Приказом министра финансов № 93 от 19.07.2010 (далее – Инструкция, утвержденная Приказом министра финансов № 93 от 19.07.2010).

В соответствии со ст.16 (2) Закона о бухгалтерском учете и Приказом министра финансов № 92 от 24.06.2013⁷, субъект разработал Учетную политику, которая была доработана в ходе аудиторской миссии и утверждена председателем СПРМ.

________________

⁷ Приказ министра финансов № 92 от 24.06.2013 “Об утверждении Типовой учетной политики государственных учреждений”.

Бухгалтерский учет в рамках Счетной палаты организуется и ведется Службой финансов и бюджета (далее – СФБ), и поддерживается Программой бухгалтерского учета Universal accounting SL – версия Бюджет. В результате опроса сотрудников СФБ аудитом установлено, что персонал обучен для правильного применения программы, ознакомлен с процедурами по внесению изменений в системе, проверяет правильность данных, генерируемых программой. Главный бухгалтер мониторизирует внесенные в программу корректировки, а после проверки бухгалтерских справок, подписывает их.

Относительно ежегодной инвентаризации отмечаем, что согласно Протоколу о результатах инвентаризации не были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета.

В ходе аудиторской миссии были протестированы соответствие процедуры ежегодной инвентаризации материальных ценностей Счетной палаты, полнота результатов инвентаризации и правильность их отражения в бухгалтерском учете. Так, было установлено, что, аналогично предыдущему году, не была проведена инвентаризация бланков строгой отчетности. Также в результате изучения инвентаризационных описей, было выявлено, что Программа бухгалтерского учета Universal accounting SL – версия Бюджет, стоимостью 35,0 тыс.леев не была отражена в бухгалтерском учете учреждения. В ходе аудита СФБ отразила в бухгалтерском учете стоимость и износ программного обеспечения.

3.2. Соответствие расходов на оплату труда

Согласно данным отчетности за 2014 год укомплектованность штатной численности Счетной палаты составляет 85% (146 работников), были зарегистрированы 14 вакантных должностей, из которых: государственных служащих на руководящих должностях – 4 единицы, государственных служащих на исполнительных должностях – 8 единиц и вспомогательного персонала – 2 единицы.

На оплату труда работников Счетной палаты было выделено 15460,0 тыс.леев, фактические расходы составили 15326,0 тыс.леев, или 98,9% от уточненной суммы, а сумма в размере 926,8 тыс.леев – начисленная заработная плата за декабрь месяц 2014 года, была выплачена непосредственно в последующем периоде.

Анализ подтверждающих документов и пересчеты, проведенные по отобранной выборке, показывают, что заработная плата работников Счетной палаты была начислена и оплачена правильно и в соответствии с действующими законодательными положениями. Также расчет пособий (по временной нетрудоспособности; отпускного пособия, в том числе учебного; единовременных пособий), а также материальной помощи был произведен в соответствии с процедурой, установленной в нормативно-законодательной базе.

3.3. Соответствие государственных закупок

Процедуры государственных закупок в Счетной палате осуществляются Рабочей группой по закупкам (далее – РГ). В своей деятельности РГ руководствуется как нормативно-законодательной базой, так и внутренним положением, с четким распределением обязанностей между членами РГ, были назначены лица, ответственные за обобщение предложений руководителей подразделений и составление ежегодного плана закупок. В 2014 году РГ запланировала процесс государственных закупок и разработала реестр рисков.

В целом процедуры, применяемые РГ на этапах проведения закупок и исполнения договоров, были реализованы в соответствии с установленными нормами.

Вместе с тем аудит отмечает наличие проблематичной ситуации по выявлению потребностей и адекватному установлению приоритетов, что обусловило несоответствия в планировании закупок и применение некоторых менее конкурентоспособных процедур.

Согласно Справке – обосновании бюджета Счетной палаты на 2014 год были запланированы бюджетные ассигнования на содержание и обеспечение деятельности учреждения в размере 7040,5 тыс.леев. Эти средства были направлены СФБ по статьям расходов исходя из оценочных расчетов, представленных руководителями структурных подразделений. РГ должна была разработать годовой план государственных закупок учреждения, с учетом бюджетных смет.

Первоначально на 2014 год были запланированы государственные закупки на общую сумму 6552,4 тыс.леев (включая НДС). На закупку товаров было выделено 2764,3 тыс.леев и услуг – 3788,1 тыс.леев, с проведением процедур следующим образом: 5 открытых торгов, 6 запросов ценовых оферт, 19 закупок из одного источника и 57 государственных закупок небольшой стоимости.

В течение года рабочая группа скорректировала план закупок один раз, запланированная общая оценочная стоимость уменьшилась на 19,4 тыс.леев, а в некоторых случаях изменилась стоимость и виды приобретенных товаров и услуг.

Так, из 67 закупок небольшой стоимости были допущены 7 случаев дробления закупок, а именно при: закупке канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, авиабилетов, услуг по ремонту здания, типографских/рекламных услуг и т.д.

Также за аудируемый период с нарушением законодательной базы⁸ было заключено 36 договоров небольшой стоимости с физическими лицами: наибольший удельный вес приходится на автотранспортные услуги, по которым было заключено 12 договоров на сумму 289,8 тыс.леев; услуги по хозяйственному обслуживанию, электрических сетей, сантехнические услуги – 5 договоров на сумму 116,7 тыс.леев; услуги по содержанию помещений – 6 договоров на сумму 216,0 тыс.леев; услуги по текущему ремонту здания Счетной палаты – 3 договора на сумму 44,3 тыс.леев и т.д.

________________

⁸ Ст.5 Закона о государственных закупках № 96-XVI от 13.04.2007 и п.14 Постановления Правительства № 148 от 14.02.2008 “Об утверждении Положения о государственных закупках небольшой стоимости”.

Примечание. В ходе аудиторской миссии было разработано техническое задание и инициирована процедура по закупке путем запроса ценовых оферт услуг по содержанию помещений.

Выводы. Обобщая изложенные констатации, делаем вывод, что в основном процедуры закупок осуществляются с соблюдением законодательной базы. Вместе с тем некоторые существующие недостатки на этапе оценки потребностей в товарах и услугах создают предпосылки для проведения некоторых процедур закупок на менее выгодных условиях.

3.4. Соответствие расходов на транспортные услуги

Согласно данным отчетов на содержание транспортных средств за счет основных расходов были выделены 1566,4 тыс.леев, фактические расходы составили 1566,51 тыс.леев.

Расходы, предназначенные для транспортных услуг, по видам, представлены в следующей диаграмме.

Источник: Финансовый отчет Счетной палаты.

Согласно отчетам, учреждение располагает 19 транспортными средствами, которые были перераспределены для обслуживания центрального аппарата – 10 единиц, и территориальных подразделений – 9 единиц.

Проведенные тестирования показали, что в целом процедуры, связанные с эксплуатацией транспортных средств, осуществляются в соответствии с положениями нормативной базы⁹. Лимиты пробега и нормы потребления для всех автомобилей, которыми располагает учреждение, соответствуют установленному нормативу и утверждены Председателем. Списание топлива осуществляется СФБ на базе фактического пробега, указанного в путевых листах, и норм потребления.

________________

⁹ Приказ министра транспорта и инфраструктуры дорог № 172 от 09.12.2005 “Об утверждении нормативов потребления топлива и смазочных материалов для автотранспорта”; приложение № 3 “Инструкция по заполнению и обработке путевых листов для легковых автомобилей” к Приказу Национального бюро статистики № 108 от 17.12.1998 “Об утверждении Инструкций по заполнению и обработке путевых листов”.

Одновременно аудит отмечает, что недостаточный контроль со стороны пользователей, в распоряжение которых предоставляются транспортные средства, способствует указанию в путевых листах неточной информации о пройденном расстоянии, в частности относительно разграничения пробега в пределах города и за его пределами. Эти недостатки влияют на надлежащее применение норм пробега, соответственно, на правильность списания топлива СФБ.

Выводы. Недостаточный контроль со стороны ответственных лиц за заполнением путевых листов может привести к ненадлежащему списанию топлива.

3.5. Оценка исполнения предыдущего постановления Счетной палаты

Относительно исполнения Постановления Счетной палаты № 10 от 10.03.2014 аудит отмечает, что целью выполнения рекомендаций является улучшение финансового менеджмента учреждения и повышение эффективности операционной деятельности.

√ Система финансового менеджмента и контроля

В целях обеспечения соблюдения учреждением положений Закона о государственном внутреннем финансовом контроле № 229 от 23.09.2010, Приказом Председателя СП № 72 от 14.04.2014 была создана Рабочая группа, ответственная за внедрение финансового менеджмента и контроля в Счетной палате, в соответствии с Национальными стандартами внутреннего контроля в публичном секторе. Так, был разработан ряд мероприятий, которые должны были быть выполнены. В целях содействия выполнению запланированных мероприятий были организованы тренинги по установлению операционных задач, выявлению и управлению операционными рисками.

Большинство руководителей структурных подразделений выполнили меры, предусмотренные в Плане действий, с описанием операционных процессов и представлением секретарю рабочей группы реестров рисков. В будущем предусмотрено разработать единый реестр рисков учреждения.

√ Относительно полного введения автоматизированной системы учета, а также применения процедур внутреннего контроля в части инвентаризации имущества и отражения в отчетности имущественных ситуаций, аудит отмечает, что автоматизированная система по заработной плате была интегрирована в Программу бухгалтерского учета, была проведена ежегодная инвентаризация, в результате которой были выявлены некоторые нарушения, связанные с отражением имущественных ситуаций в отчетности, которые впоследствии были устранены.

√ Касаемо удостоверения права владения землями, прилегающими к зданию Счетной палаты, с их последующей регистрацией в бухгалтерском учете, аудитом установлено, что до настоящего времени данная рекомендация не была выполнена. В результате проверки было установлено, что в 2012 году была инициирована процедура по удостоверению права путем подачи запроса в Агентство земельных отношений и кадастра о начале проведения кадастровых работ по установлению границ и выдаче титула, удостоверяющего право обладания земельным участком. В том же году, после завершения кадастровых работ и составления необходимой документации (которая включает как переданный участок¹⁰, так и газон перед зданием учреждения) Счетная палата обратилась в муниципальный совет по вопросу разграничения земель, находящихся в ее хозяйственном ведении. В период 2013-2014 годов данный проект 8 раз включался в повестку дня заседаний муниципального совета, однако до настоящего времени он не был утвержден, поскольку не набрал необходимого количества голосов. В ходе проверки аудиторская группа обсудила с ответственным управлением Счетной палаты вопрос о регистрации земельного участка в хозяйственном ведении, в соответствии с Постановлением Правительства № 225 от 23.03.2009, и получении титула о праве владения.

________________

¹⁰ Постановление Правительства № 225 от 23.03.2009 “О передаче здания”.

IV. ОБОБЩАЮЩИЙ ВЫВОД И РЕКОМЕНДАЦИИ АУДИТА

4.1. Обобщающий вывод

На основании сформулированных выводов по каждому субъекту в отдельности аудит делает обобщающий вывод о том, что публичные средства, выделенные в 2014 году, были использованы в соответствии с установленными положениями во всех существенных аспектах, за исключением несоответствий, допущенных при проведении государственных закупок.

4.2. Рекомендации аудита

1. Руководителям структурных подразделений обеспечить обоснованную и разумную оценку потребностей в товарах и услугах, которые необходимо закупать.

2. Рабочей группе по закупкам обеспечить надлежащее планирование государственных закупок на базе предложений руководителей подразделений, путем выявления и определения их приоритетности, с реальной оценкой стоимости договоров о государственных закупках.

3. Управлению по административным вопросам и логистики, а также Службе финансов и бюджета принять меры по обеспечению удостоверения права владения земельным участком, прилегающим к зданию Счетной палаты, с его последующей регистрацией в бухгалтерском учете.

4. Управлению по административным вопросам и логистики:

- обеспечить выполнение мер, предусмотренных Планом действий Рабочей группы, для внедрения системы финансового менеджмента и контроля, утвержденной Приказом Председателя СП № 72 от 14.04.2014;

- усилить контроль за порядком заполнения путевых листов, для минимизации риска нерегламентированного списания топлива, учитывая, что данная обязанность делегирована ему согласно положению и должностной инструкции;

- разработать план мер по повышению эффективности расходов на транспортные услуги.