Hotarîre nr.59 din 22.12.2014 cu privire la Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă

CURTEA DE CONTURI

H O T Ă R Î R E

cu privire la Raportul auditului conformităţii privind gestionarea

fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă

nr. 59  din  22.12.2014

 (în vigoare 16.01.2015) 

Monitorul Oficial nr. 1-10 art.3 din 16.01.2015

* * *

Curtea de Conturi, în prezenţa directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Varta; directorului adjunct al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Golovatîi, şefului interimar al Secţiei financiare şi evidenţă contabilă, dl V.Gologurschi; directorului Arhivei Naţionale, dl P.Vicol; directorului adjunct al Arhivei Naţionale, dl N. Ştefăneţ; şefului Secţiei completare, arhive departamentale şi lucrări de secretariat, dna S.Borodin; şefului Direcţiei finanţele autorităţilor publice din cadrul Ministerului Finanţelor, dl A.Prisacari, precum şi a altor persoane cu funcţii de răspundere, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) şi art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹, a examinat Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă.

^{_______________________________________}

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).

Misiunea de audit s-a desfăşurat la Serviciul de Stat de Arhivă, în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, potrivit Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014², avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (în continuare – SSA) pe parcursul exerciţiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.

^{_______________________________________}

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 ,,Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).

Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit³, iar probele de audit au fost obţinute prin evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern şi testarea de fond, cu folosirea diferitor tehnici şi metode.

^{_______________________________________}

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.

Examinînd rezultatele auditului şi audiind Raportul prezentat, precum şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţa publică, Curtea de Conturi

A CONSTATAT:

Probele de audit obţinute denotă că, deşi SSA, în calitate de executor primar de buget, şi-a orientat activităţile spre asigurarea conformităţii executării cheltuielilor şi gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezenţa unor neconformităţi şi incertitudini.

Astfel, aceste neconformităţi se exprimă prin: (i) nedepunerea Declaraţiei privind buna guvernare; (ii) nefuncţionarea/lipsa unor controale-cheie la raportarea volumului şi calităţii serviciilor de arhivare executate; (iii) nedepozitarea pe parcursul ultimilor 22 de ani a documentelor instituţiilor-surse de completare a Arhivei de Stat din cauza insuficienţei spaţiilor libere în depozitele din gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă; (iv) lipsa Politicii de contabilitate, neasigurarea organizării şi ţinerii evidenţei contabile în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii în sectorul public, fapt ce a determinat lipsa evidenţei şi raportării unor terenuri şi mijloace fixe gestionate, multiple erori la calcularea uzurii mijloacelor fixe şi în evidenţa cheltuielilor efective, neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor 3 ani; (v) contractarea serviciilor de arhivare prestate de persoane fizice fără statut de întreprinzător, care nu se încadrează în normele legale.

Se denotă că activitatea Serviciului audit intern nu este conformă cerinţelor legale, neavînd aprobată Carta de audit intern, nefiind identificate şi evaluate riscurile, precum şi nedefinite priorităţile corespunzător obiectivelor instituţionale.

De asemenea, se menţionează prezenţa unor incertitudini condiţionate de înregistrarea documentaţiei de proiectare la categoria mijloace fixe şi, respectiv, fiindu-i calculată uzura.

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) şi art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Raportul auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă, care se anexează la prezenta Hotărîre.

2. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit nominalizat în pct.1 se remit:

2.1. Serviciului de Stat de Arhivă şi se cere implementarea recomandărilor auditului indicate în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acţiuni;

2.2. Ministerului Finanţelor şi se cere să examineze situaţia cauzată de atribuirea la mijloace fixe a documentaţiei proiectelor-tip şi calcularea uzurii la aceasta, cu înaintarea propunerilor referitor la evidenţa cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de investiţii capitale în concordanţă cu cerinţele Hotărîrii Guvernului nr.1029 din 19.12.2013 “Cu privire la investiţiile capitale publice”;

2.3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare şi soluţionare a situaţiei referitor la asigurarea cu spaţiile necesare pentru depozitarea documentaţiei instituţiilor-surse de completare a Arhivei de Stat, în vederea păstrării tezaurului arhivistic naţional.

3. Despre implementarea recomandărilor auditului şi executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4. Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008.

Aprobat

prin Hotărîrea Curţii de Conturi

nr.59 din 22 decembrie 2014

RAPORTUL

auditului conformităţii privind gestionarea fondurilor

publice de către Serviciul de Stat de Arhivă

I. INTRODUCERE

Auditul conformităţii privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă a fost efectuat în temeiul art.28, art.30 şi art.31 din Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008¹ şi în conformitate cu Programul activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014².

^{_____________________________________}

¹ Legea Curţii de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările ulterioare).

² Hotărîrea Curţii de Conturi nr.61 din 11.12.2013 “Privind aprobarea Programului activităţii de audit a Curţii de Conturi pe anul 2014”.

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (în continuare – SSA sau Serviciul) pe parcursul exerciţiului bugetar, cu formularea concluziei de audit.

Serviciul de Stat de Arhivă, ca organ independent al administraţiei publice centrale şi în calitate de executor primar de buget, în conformitate cu cadrul legal este responsabil de implementarea unui sistem de management financiar şi control intern eficient, avînd obligaţia de bună guvernare a fondurilor publice, precum şi de prevenire a erorilor şi fraudelor.

Responsabilitatea echipei de audit a constat în auditarea conformităţii gestionării resurselor financiare publice, evaluarea unor elemente ale sistemului de control intern din cadrul entităţii conform cerinţelor legale, precum şi în obţinerea probelor de audit suficiente şi concludente pentru susţinerea constatărilor şi concluziilor de audit. Totodată, auditorii nu sînt responsabili de prevenirea faptelor de fraudă şi eroare.

Metodologia de audit. Auditul conformităţii privind gestionarea fondurilor publice a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit³, aplicînd abordarea bazată pe testarea unor elemente ale sistemului de control intern şi pe proceduri de fond. În vederea susţinerii constatărilor, formulării concluziilor şi recomandărilor, probele de audit au fost obţinute prin desfăşurarea procedurilor de audit în baza unor eşantioane determinate la etapa de planificare a auditului. Mărimea eşantionului din totalul colectivităţii este indicată separat pe fiecare caz constatat.

^{_____________________________________}

³ Hotărîrea Curţii de Conturi nr.60 din 11.12.2013 “ Cu privire la aplicarea Standardelor Internaţionale de Audit ale Instituţiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curţii de Conturi”; Hotărîrea Curţii de Conturi nr.7 din 10.03.2014 “Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.

În funcţie de abordarea auditului, ţinîndu-se cont de pragul de semnificaţie/ nivelul materialităţii şi riscurile identificate, au fost auditate următoarele aspecte ce ţin de conformitatea: implementării controlului intern şi executării cheltuielilor aferente; retribuirii muncii angajaţilor; deplăsărilor în interes de serviciu; procurării mărfurilor şi serviciilor. De asemenea, au fost auditate veniturile şi cheltuielile din mijloacele speciale şi conformitatea procedurilor de achiziţii publice, gestionării şi administrării patrimoniului public.

Avînd în vedere că raportarea auditului se efectuează pînă la încheierea anului de gestiune 2014, auditul a examinat conformitatea tranzacţiilor economice pe eşantioanele selectate, inclusiv la data de 01.11.2014, iar tranzacţiile bancare – inclusiv pînă la data de 01.12.2014.

II. PREZENTARE GENERALĂ

Serviciul de Stat de Arhivă este autoritate administrativă centrală de specialitate subordonată Guvernului, care elaborează şi promovează politica statului în domeniul arhivistic şi este persoană juridică de drept public. Serviciul este compus din aparatul central şi instituţiile subordonate acestuia fără statut de persoană juridică (Arhiva Naţională şi Arhiva organizaţiilor social-politice). Activitatea SSA este reglementată prin Hotărîrea Guvernului nr.695 din 14.09.2012⁴, alte acte legislative şi normative.

^{_____________________________________}

⁴ Hotărîrea Guvernului nr.695 din 14.09.2012 “Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi funcţionalitatea Serviciului de Stat de Arhivă, structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al acestuia”.

Sursă: Hotărîrea Guvernului nr.695 din 14.09.2012 “Pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea şi

 funcţionarea Serviciului de Stat de Arhivă, structurii şi efectivului-limită ale aparatului central al acestuia”.

În calitate de executor primar de buget⁵, SSA este responsabil de planificarea bugetului în conformitate cu Normele metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor. Referitor la organizarea evidenţei contabile, SSA urmează să se conducă de prevederile Legii contabilităţii⁶, instrucţiunile şi regulamentele aprobate de Ministerul Finanţelor aplicabile instituţiilor publice. Executarea de casă şi cea efectivă a cheltuielilor bugetului sînt centralizate la nivelul aparatului central, cu delimitarea lor în aspectul clasificaţiei funcţionale şi celei organizaţionale.

^{_____________________________________}

⁵ Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind statutul, drepturile şi obligaţiunile executorilor de buget”.

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii).

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

3.1. Executarea surselor de finanţare

3.1.1 În vederea realizării obiectivelor şi implementării activităţilor stabilite conform Legii bugetului de stat, SSA şi instituţiilor subordonate le-au fost aprobate iniţial alocaţii din bugetul de stat (componenta de bază) în sumă de 7363,7 mii lei. Sinteza execuţiei de ansamblu a cheltuielilor de către SSA şi instituţiile subordonate, conform datelor raportate la 01.10.2014, este prezentată în Tabelul nr.1.

Astfel, la 01.10.2014, cheltuielile de casă au fost executate la nivel de 75,9%, sau cu 1449,8 mii lei mai puţin faţă de indicii precizaţi pentru perioada respectivă. Concomitent, cheltuielile efective au atins nivelul de 73,1%, sau cu 1615,6 mii lei mai puţin în comparaţie cu indicii precizaţi.

În perioada auditată, SSA a înregistrat datorii debitoare în sumă de 116,6 mii lei şi creditoare – de 362,0 mii lei, dintre care 200,9 mii lei constituie salariile calculate şi neachitate pentru luna septembrie 2014, termenul de achitare fiind luna octombrie a anului de gestiune. Verificările efectuate de echipa de audit atestă conformitatea formării şi raportării datoriilor, nefiind admisă formarea datoriilor cu termenul de prescripţie expirat.

3.1.2. Potrivit cadrului normativ⁷, mijloacele speciale ale SSA provin din veniturile obţinute de la serviciile prestate de Arhiva Naţională şi veniturile de la darea în locaţiune a spaţiilor libere. Analiza Rapoartelor privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale, la 01.10.2014, denotă că SSA a dispus de mijloace speciale, înregistrate în conturile trezoreriale, în sumă totală de 703,4 mii lei, sau cu 144,8 mii lei mai mult, comparativ cu 01.01.2014, situaţia fiind redată în Tabelul nr.2.

^{_____________________________________}

⁵ Ordinul ministrului finanţelor nr.2 din 03.01.2007 “Cu privire la aprobarea Regulamentului privind statutul, drepturile şi obligaţiunile executorilor de buget”.

⁶ Legea contabilităţii nr.113-XVI din 27.04.2007 (în continuare – Legea contabilităţii).

Datele din tabel atestă executarea veniturilor din mijloace speciale la nivel de 77,2% (643,1 mii lei) din volumul precizat pe perioada raportată (835,0 mii lei). Concomitent, cheltuielile au fost executate în sumă de 477,8 mii lei, sau la nivel de 61,7% faţă de indicatorul precizat, cu formarea excedentului în sumă de 165,3 mii lei.

La prestarea serviciilor cu plată, instituţiile subordonate SSA urmează să se conducă de Preţurile la serviciile cu plată prestate de instituţiile arhivistice de stat⁸.

^{_____________________________________}

⁸ Hotărîrea Guvernului nr.339 din 23.03.2005.

Prestarea serviciilor arhivistice de către SSA se efectuează în baza contractelor pentru achiziţionarea serviciilor de valoare mică, încheiate cu persoanele juridice. Potrivit informaţiei prezentate de către SSA, au fost încheiate 33 de contracte de prestare a serviciilor arhivistice, în valoare totală de 735,7 mii lei. La situaţia din 01.10.2014 au fost facturate lucrări în sumă de 670,6 mii lei, sau 91,2% din totalul serviciilor contractate, care, comparativ cu perioada similară a anului precedent, sînt în creştere nesemnificativă cu 33,2 mii lei (5,2%), concomitent fiind achitate servicii în sumă de 623,5 mii lei, ceea ce constituie 93,0% din volumul serviciilor prestate. Se constată că, la situaţia din 01.10.2014, trei instituţii (Ministerul Justiţiei, Liceul-internat Republican cu profil sportiv din Chişinău, Universitatea Cooperatist-Comercială din Moldova) nu au achitat serviciile arhivistice executate în sumă de 47,1 mii lei.

Potrivit cadrului legal⁹, “orice operator economic cu statut de întreprinzător, rezident sau nerezident, persoană fizică sau juridică, are dreptul de a participa la procedura de atribuire a contractului de achiziţii publice”. În acest context, auditul denotă că SSA anual contractează servicii de arhivare (executarea lucrărilor de ordonare tehnico-ştiinţifică a documentelor) prestate persoanelor juridice de către persoane fizice fără statut de întreprinzător, fapt ce nu se încadrează în normele legale. Conform motivaţiei entităţii, această situaţie s-a creat din cauza specificului serviciilor prestate de persoanele contractante şi lipsei personalului pentru executarea lucrărilor de arhivare solicitate de persoanele juridice în scopul predării documentaţiei în Arhiva de Stat. Serviciile prestate de persoanele contractante sînt achitate conform cadrului regulator¹⁰, cu aplicarea a 45,0% din volumul lucrărilor executate şi reflectate în Factura-act de predare-primire privind executarea lucrărilor de ordonare tehnico-ştiinţifică a documentelor.

^{_____________________________________}

⁹ Art.15 alin.(1) din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007 privind achiziţiile publice.

¹⁰ Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă nr.01 din 02.01.2014 “Cu privire la stabilirea procentului de achitare pentru munca prestată din venitul obţinut persoanelor încadrate în bază de contract”.

Conform informaţiei prezentate de entitate, în anul 2014 au fost încheiate contracte de executare a acestor lucrări cu 11 persoane fizice, în sumă de 455,8 mii lei, sau cu 87,9 mii lei mai mult faţă de anul 2013. În perioada auditată, de către persoanele contractante au fost executate lucrări în sumă de 333,1 mii lei, sau cu 67,3 mii lei mai mult faţă de perioada similară a anului precedent.

Verificările auditului prin aplicarea procedurilor de fond asupra conformităţii documentării procesului de executare a serviciilor de arhivare, efectuate pe un eşantion din 37 facturi-act, au constatat că SSA a admis mai multe neconformităţi. Astfel,

• în 14 cazuri, ceea ce constituie 37,84% din totalul eşantionului, nu este indicat termenul de executare a lucrărilor;

• în 13 cazuri (35,13%) nu este indicat numărul dosarelor reconstituite şi numărul celor constituite din foi “volante”;

• în 12 cazuri (32,4%) factura-act privind lucrările executate nu este coordonată cu directorul adjunct al Arhivei Naţionale, delegat cu responsabilităţi de semnare şi aprobare a acestora;

• în 5 cazuri (13,5%) nu este indicat executorul lucrărilor (persoana contractantă);

• în 27 de cazuri (90%) nu sînt indicate tipurile de lucrări îndeplinite;

• în 4 cazuri au fost constatate corectări în volumele executate şi sumele calculate, acestea nefiind confirmate regulamentar prin semnătura persoanei responsabile;

• în 10 cazuri (27,0%) nu sînt indicate volumele lucrărilor de “sistematizare a dosarelor pînă la efectuarea expertizei valorii documentelor şi dosarelor instituţiilor în fondul documentar, în ordine cronologică după compartimente structurale sau grupuri”, acestea constituind, conform calculelor efectuate de audit, circa 43057 unităţi de păstrare, în sumă de aproximativ 29,98 mii lei;

• în 33 de cazuri (89,1%) nu a fost reflectat volumul lucrărilor de “legare a dosarelor”, fiind imposibil de cuantificat aceste lucrări;

• în 7 cazuri (18,9%) nu este indicată suma de lucrări îndeplinite care revine executorului;

• în 11 cazuri (29,7%) lipseşte confirmarea beneficiarului referitor la lucrul primit (ştampila şi semnătura beneficiarului);

• în 33 de cazuri (89,18%) nu este indicat numărul poziţiilor îndeplinite.

Examinările auditului referitor la repartizarea responsabilităţilor pentru verificarea Facturilor-act constată lipsa responsabilităţilor, precum şi descrierii procesului de executare a lucrărilor de ordonare tehnico-ştiinţifică a documentelor.

Verificările auditului privind asigurarea corectitudinii reflectării în evidenţa contabilă a veniturilor şi cheltuielilor din mijloacele speciale constată unele abateri de la actele normative. Astfel, contrapunerea datelor înregistrate în “Borderoul cumulativ privind circulaţia mijloacelor în conturile curente pentru mijloace speciale” a identificat divergenţe cu datele reflectate în “Borderoul cumulativ privind decontările şi veniturile mijloacelor speciale” şi în Cartea mare pe anul 2014: pentru lunile septembrie – 8,6 mii lei; mai – 2,2 mii lei; iulie – 1,6 mii lei etc.

Situaţiile constatate influenţează corectitudinea raportării şi sînt cauzate de neasigurarea organizării conforme de către contabilitatea SSA a evidenţei contabile, precum şi de neefectuarea controlului asupra întocmirii regulamentare a registrelor contabile.

3.2. Conformitatea executării cheltuielilor pentru retribuirea muncii

Fondul de retribuire a muncii a organelor SSA, pentru 9 luni ale anului 2014, a fost precizat în mărime de 3000,8 mii lei, executate fiind în sumă de 2751,3 mii lei (91,7%), cu formarea la 01.10.2014 a datoriilor debitoare în sumă de 4,9 mii lei şi a datoriilor creditoare – de 200,9 mii lei, care reprezintă salariul calculat şi neachitat pentru luna septembrie 2014.

Analiza şi verificările efectuate de audit privind conformitatea executării şi raportării cheltuielilor pentru retribuirea muncii relevă că cheltuielile efective, potrivit datelor evidenţei analitice la acest articol, sînt executate în sumă de 2721,2 mii lei, pe cînd raportate fiind în sumă de 2653,8 mii lei. Această situaţie este cauzată de neasigurarea ţinerii evidenţei cheltuielilor reale în Registrul de evidenţă a alocaţiilor şi cheltuielilor reale, ceea ce contravine normelor de evidenţă contabilă în instituţiile publice¹¹.

^{_____________________________________}

¹¹ Pct.194 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010 “Cu privire la aprobarea Instrucţiunii cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice” (în continuare – Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010).

Analiza auditului asupra datelor raportate privind statele şi efectivul de personal ale SSA atestă că nivelul de completare a statelor de personal la 01.10.2014 a constituit 82 de unităţi, sau 90,1% din totalul de 91 unităţi aprobate, fiind înregistrate 9 funcţii vacante.

Verificările asupra conformităţii utilizării resurselor aferente funcţiilor vacante au constatat utilizarea acestora pentru cumularea funcţiilor respective, nefiind stabilite abateri de la cadrul legislativ şi normativ în vigoare.

3.3. Conformitatea executării cheltuielilor pentru deplasări în interes de serviciu

Potrivit datelor raportate la 01.10.2014, cheltuielile de casă pentru deplasări în interes de serviciu au fost executate la nivel de 67%, sau cu 32,2 mii lei mai puţin faţă de indicii precizaţi pentru perioada auditată, respectiv, cheltuielile efective au atins nivelul de 37,5%, sau cu 60,9 mii lei mai puţin, comparativ cu indicii precizaţi, fiind înregistrate datorii debitoare în sumă de 28,7 mii lei, formate la finele lunii septembrie.

Evaluarea elementelor controlului intern aferent procesului de gestionare a cheltuielilor pentru deplasările în interes de serviciu, efectuată pe un eşantion ce constituie 79% din numărul total de deplasări, relevă că, în general, activităţile din cadrul acestui proces sînt funcţionale, cu excepţia unor rezerve la monitorizarea regularităţii achitării acestora. Astfel, în cazurile verificate de audit, contabilitatea SSA nu a asigurat: conformitatea întocmirii deconturilor de avans, în 13 cazuri acestea nefiind semnate de către titularii de avans; în toate 23 de cazuri, neaprobarea de către conducătorul instituţiei a deconturilor respective. Concomitent, contrar cadrului normativ, deconturile de avans sînt întocmite de către contabilul responsabil de evidenţa decontărilor pentru deplasările în interes de serviciu, dar nu de titularii de avans.

Urmare a efectuării testului integral referitor la conformitatea procesului de delegare şi utilizare a mijloacelor financiare pentru deplasările în interes de serviciu, s-a constatat următoarea neconformitate. S-a stabilit că în Ordinul de deplasare nr.77 din 19.09.2014 a fost inclusă o persoană care nu face parte din statele de personal ale Serviciului, aceasta fiind angajată în baza contractului de prestare a serviciilor de arhivare încheiat prin procedura de achiziţie publică dintr-o singură sursă. Verificările auditului asupra corectitudinii achitării cheltuielilor de deplasare nu au constatat nereguli pe perioada auditată, deoarece SSA nu a suportat astfel de cheltuieli, acestea fiind achitate de ţara gazdă. Pentru a se asigura dacă cazuri similare nu au avut loc şi în perioada precedentă, auditul a verificat ordinele de deplasare şi cheltuielile pentru anul 2013 doar pentru persoana menţionată, constatînd că aceasta a fost delegată într-un singur caz, cu achitarea neregulamentară a diurnei în sumă de 1,7 mii lei din contul SSA.

3.4. Conformitatea gestionării patrimoniului

La situaţia din 01.01.2014, SSA înregistra mijloace fixe în valoare de 14306,2 mii lei, dintre care 13653,3 mii lei la componenta de bază şi 652,9 mii lei la alte componente. Din totalul mijloacelor fixe înregistrate în perioada auditată, ponderea majoră de 65,8% (sau 9576,2 mii lei) revine clădirilor, acestea fiind urmate de terenuri – 16,5% (sau 2396,8 mii lei,), maşini şi utilaje – 7,3% (sau 1052,8 mii lei) şi alte mijloace fixe – 3,9%, sau 565,7 mii lei etc.

Analiza auditului a stabilit că instituţia, potrivit datelor raportate, dispune de două clădiri în sumă totală de 9576,2 mii lei, dintre care clădirea filialei din Tiraspol, în valoare de 75,7 mii lei, şi clădirea Arhivei Naţionale din mun. Chişinău, str.Gh.Asachi nr.67B, în valoare de 9500,5 mii lei. Contrapunerea şi verificarea datelor evidenţei analitice cu cele raportate au constatat divergenţe în sumă de 2479,0 mii lei. Auditul denotă că această situaţie este condiţionată de neconformitatea întocmirii şi ţinerii fişelor pentru evidenţa mijloacelor fixe. Astfel, la valoarea clădirii Arhivei Naţionale nu au fost atribuite cheltuielile de reparaţii capitale efectuate în anii 2008-2009 şi 2012-2013 în sumă totală de 1065,5 mii lei, precum şi diferenţa de cost a clădirii de 1413,5 mii lei faţă de datele cadastrale.

Contrapunerea datelor din Informaţia privind valoarea imobilelor amplasate în mun. Chişinău, la situaţia din 01.01.2014, prezentată Ministerului Finanţelor, cu titlurile de autentificare a dreptului deţinătorului de teren şi datele evidenţei analitice atestă neînregistrarea în evidenţa contabilă şi neraportarea în natură şi valoare a unui lot de teren cu suprafaţa de 0,0811 ha, prin ce a fost încălcat art.17 alin.4) din Legea contabilităţii.

Urmare a verificării conformităţii de atribuire a mijloacelor fixe conform destinaţiei, ţinînd cont de regulile de grupare (clasificare) a mijloacelor respective¹² în evidenţa analitică, auditul denotă atribuirea incorectă, în 2 cazuri, a unor mijloace fixe, ceea ce a condiţionat majorarea neîntemeiată a valorii acestora cu 15,9 mii lei la categoria “Alte mijloace fixe” şi cu 7,4 mii lei la categoria “Unelte de producţie”. Concomitent, a fost micşorată valoarea mijloacelor fixe reflectate la categoria “Fondul de bibliotecă” cu 15,9 mii lei şi la categoria 013 “Maşini şi utilaje” – cu 7,4 mii lei.

^{_____________________________________}

¹² Hotărîrea Guvernului nr.338 din 21.03.2003 “Cu privire la aprobarea Catalogului mijloacelor fixe şi activelor nemateriale”; Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

Iregularităţile stabilite de audit la acest capitol au afectat corectitudinea şi veridicitatea Raportului privind circulaţia mijloacelor fixe (Formularul nr.5), cu situaţia la 01.01.2014, prezentat Ministerului Finanţelor.

Potrivit cadrului regulator¹³, documentaţia pentru lucrările de proiectare, indiferent de valoarea lor, se atribuie la categoria “Alte mijloace fixe”. Verificările efectuate de audit constată că în evidenţa contabilă a SSA, la categoria “Alte mijloace fixe”, sînt reflectate cheltuielile bugetare suportate în anii 2007-2008 în sumă totală de 519,2 mii lei la elaborarea documentaţiei proiectelor-tip pentru construcţia anexei la clădirea SSA (destinată depozitării arhivei). Necesitatea elaborării documentaţiei menţionate a fost determinată de insuficienţa acută a spaţiilor libere în depozitele arhivelor aflate în gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă. Potrivit pct.2 din Hotărîrea Parlamentului nr.881-XII din 22.01.1992 “Pentru punerea în aplicare a Legii privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova”, Guvernul urma să elaboreze în anul 1992 “programul de construcţie a clădirilor pentru arhivele de stat în capitală şi în celelalte centre administrative ale Republicii Moldova şi de dotare a acestora cu utilajul necesar pentru păstrarea şi utilizarea documentelor”, aceasta nefiind executată pînă în prezent.

^{_____________________________________}

¹³ Pct.45 alin.5) din Ordinul ministrului finanţelor nr.93 din 19.07.2010.

Pe parcursul ultimilor ani, SSA s-a adresat Guvernului Republicii Moldova în vederea soluţionării situaţiei elucidate.

Această situaţie, potrivit informaţiei entităţii, a cauzat nerecepţionarea, pe parcursul ultimilor 22 de ani, a documentelor instituţiilor-surse de completare a Arhivei de Stat (circa 4 milioane de dosare) în depozitele Arhivei Naţionale, acestea fiind păstrate în condiţii neadecvate, persistînd riscul deteriorării fizice. Nesoluţionarea asigurării cu spaţiul necesar pentru depozitarea arhivelor aflate în gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă ar putea cauza pierderea tezaurului arhivistic naţional.

Deoarece, potrivit cadrului normativ, documentaţia pentru lucrările de proiectare este clasificată ca mijloc fix, instituţia, în perioada 2007-2013, a calculat uzura în sumă de 107,3 mii lei la una din aceste documentaţii de proiect, care depăşeşte costul acesteia cu 35,8 mii lei. Concomitent, la propunerea auditului, entitatea a verificat calcularea uzurii la toate mijloacele fixe înregistrate, identificînd calcularea uzurii cu 153,0 mii lei mai mult la mijloacele fixe deja uzate complet.

Reieşind din cele relatate, conform Hotărîrii Guvernului nr.1029 din 19.12.2013¹⁴, al cărei scop este stabilirea unei metodologii transparente şi eficiente de planificare, implementare şi gestionare a investiţiilor capitale finanţate din contul bugetului public naţional, în opinia auditului, cheltuielile menţionate urmează să fie reflectate analogic volumului lucrărilor efectuate şi finanţate ce revin investiţiilor capitale în subcontul 203 “Cheltuieli bugetare pentru investiţii capitale” şi subcontul 231 “Finanţarea din buget a investiţiilor capitale”, deoarece aceste subconturi sînt cumulative pînă la darea în exploatare a obiectului de construcţii capitale şi la finele anului bugetar nu sînt supuse procedurilor de închidere anuală a conturilor contabile. O astfel de evidenţă ar permite entităţii şi Ministerului Finanţelor să asigure monitorizarea transparenţei şi eficienţei cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de investiţii capitale.

^{_____________________________________}

¹⁴ Hotărîrea Guvernului nr.1029 din 19.12.2013 “Cu privire la investiţiile capitale publice”.

Se atestă lipsa contractelor privind responsabilitatea materială individuală încheiate cu persoanele responsabile de păstrarea mijloacelor fixe; neefectuarea controlului privind atribuirea corespunzătoare a unor mijloace fixe conform destinaţiei/clasificaţiei; necalcularea conformă a uzurii, precum şi neefectuarea inventarierii tuturor mijloacelor fixe gestionate.

3.5. Conformitatea achiziţiilor publice

Pentru anul 2014 SSA, pentru plata mărfurilor, lucrărilor şi serviciilor, i-au fost precizate alocaţii de la componenta de bază în volum de 2693,9 mii lei şi de la alte componente – în sumă de 775,0 mii lei, fiind utilizate în scopurile menţionate mijloace în sumă de 1652,0 mii lei de la componenta de bază şi de 483,2 mii lei de la alte componente. Potrivit informaţiilor prezentate de entitate, în perioada auditată au fost desfăşurate 7 proceduri de achiziţii publice (5 prin cererea ofertelor de preţuri şi 2 dintr-o singură sursă).

Urmare a efectuării testelor integrale şi testării ulterioare a controalelor-cheie efectuate pe un eşantion format din 2 achiziţii prin cererea ofertelor de preţuri în valoare de 390,8 mii lei, sau 31% din totalul colectivităţii, şi pe o procedură dintr-o singură sursă în sumă de 425,0 mii lei, se menţionează că, în general, controalele interne existente la acest capitol sînt funcţionale, însă cu unele rezerve. Astfel se relevă: i) neasigurarea transparenţei şi publicităţii procedurilor de achiziţii publice determinate de neaprobarea şi, respectiv, nepublicarea unui plan anual/trimestrial de achiziţii publice; ii) nedepunerea, în unele cazuri, a declaraţiilor de confidenţialitate şi imparţialitate de către membrii grupului de lucru pentru achiziţii publice, în scopul prevenirii conflictelor de interese între părţile implicate în desfăşurarea procedurilor de achiziţii publice; iii) neîntocmirea dosarului pentru fiecare achiziţie publică în parte.

3.6. Conformitatea activităţii auditului intern

Conform Schemei de încadrare, în cadrul SSA este creat şi activează Serviciul audit intern, cu o unitate de personal.

Verificările auditului au constatat că în funcţia de auditor intern din 05.04.2013 a fost angajată o persoană, care activează pînă în prezent în lipsa fişei de post.

Serviciul audit intern, contrar prevederilor cadrului legal¹⁵, nu a elaborat şi, respectiv, nu a prezentat Ministerului Finanţelor Carta de audit intern, care urma să includă misiunea, competenţele şi responsabilităţile în activitatea de audit intern. Planul de activitate pentru anul 2014 al unităţii de audit intern a fost elaborat în lipsa evaluării riscurilor, necesităţii de resurse, precum şi identificării tematicii misiunilor de audit, în concordanţă cu obiectivele SSA. Potrivit acestui plan, în perioada auditată Serviciul audit intern urma să efectueze două misiuni de audit, realizată fiind doar una. De menţionat că misiunea efectuată nu ţinea de evaluarea eficienţei controlului intern al entităţii în procesul auditat, dar a constat din acţiuni de analiză a indicatorilor planificaţi asupra unor domenii de activitate ale SSA, iar Raportul de audit aferent misiunii realizate nu este pînă în prezent aprobat de conducătorul instituţiei.

^{_____________________________________}

¹⁵ Art.22 pct.(2) lit.a) din Legea nr.229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern (în continuare – Legea nr.229 din 23.09.2010); Manualul de audit intern; Standardele naţionale de audit intern, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor nr.113 din 12.10.2012.

În contextul prevederilor legale¹⁶, se atestă că SSA nu a asigurat elaborarea şi implementarea procedurilor formalizate cu privire la controlul intern şi riscurile activităţii pentru toate domeniile. Contrar prevederilor legale, conducerea SSA nu a emis Declaraţia privind buna guvernare, obligatorie în cadrul implementării managementului financiar şi control.

^{_____________________________________}

¹⁶ Legea nr.229 din 23.09.2010.

3.7. Conformitatea organizării evidenţei contabile

Conform normelor regulamentare¹⁷, SSA urma să asigure un control sistematic asupra executării devizelor de cheltuieli, stării decontărilor cu întreprinderile, organizaţiile şi instituţiile, asupra integrităţii resurselor băneşti şi valorilor materiale.

^{_____________________________________}

¹⁷ Pct.7 din Ordinul ministrului finanţelor nr.93.

Verificările auditului la acest compartiment denotă unele neconformităţi în organizarea corectă a evidenţei contabile în perioada auditată, care se exprimă prin:

► neconformarea la prevederile Legii contabilităţii¹⁸, prin neelaborarea politicii de contabilitate a SSA, care urma să definească ansamblul de principii, reguli, metode şi procedee pentru organizarea evidenţei contabile şi întocmirea rapoartelor financiare ţinînd cont de specificul activităţii instituţiei;

^{_____________________________________}

¹⁸ Art.16 alin.(2) din Legea contabilităţii.

► încălcarea cadrului legal¹⁹, prin neefectuarea inventarierii generale cel puţin o dată pe an, a elementelor de activ şi pasiv pe parcursul ultimilor trei ani. Verificările auditului au constatat că ultima inventariere a fost efectuată în decembrie 2011, cu unele abateri şi neconformităţi de la cadrul normativ existent, exprimate prin: lipsa procesului-verbal al comisiei de inventariere privind rezultatele inventarierii; neasigurarea întocmirii corecte a listelor de inventariere, nefiind reflectate datele evidenţei contabile pentru comparare; reflectarea incorectă a rezultatelor inventarierii; efectuarea inventarierii în lipsa persoanei responsabile material etc.;

^{_____________________________________}

¹⁹ Art.24 alin.(2) din Legea contabilităţii.

► neconformitatea întocmirii notelor de contabilitate în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii în sectorul public, acestea fiind înlocuite cu aşa-numitele “rapoarte universale” elaborate de un agent economic, care prestează servicii de suport şi asistenţă a produsului soft “Universal Accounting SL-versiunea Buget”.

În opinia auditului, neconformităţile constatate sînt condiţionate şi de situaţia menţinerii funcţiilor vacante la nivel de 50% în Secţia financiară şi evidenţa contabilă, suma economiilor formate fiind utilizată pentru cumularea acestora.

IV. CONCLUZIE DE AUDIT

În baza activităţilor de audit desfăşurate se relevă că, deşi Serviciul de Stat de Arhivă, în calitate de executor primar de buget, în perioada auditată, în aspectele semnificative a asigurat conformitatea execuţiei de ansamblu a alocaţiilor şi a întreprins măsuri pentru consolidarea managementului financiar şi control intern, auditul a identificat rezerve în cadrul proceselor auditate, a căror înlăturare ar asigura o mai bună guvernare a fondurilor publice. Astfel, cele mai semnificative neconformităţi constau în: (i) nefuncţionarea/lipsa unor controale interne la raportarea volumului şi calităţii serviciilor de arhivare acordate de persoanele fizice contractante de SSA; (ii) contractarea, contrar prevederilor legale, a serviciilor de arhivare prestate de persoane fizice fără statut de întreprinzător şi nedocumentarea conformă a procedurilor de achiziţii publice; (iii) neelaborarea Politicii de contabilitate şi neasigurarea conformă a contabilităţii prin neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor trei ani; neasigurarea ţinerii evidenţei cheltuielilor în notele de contabilitate în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilităţii în sectorul public; admiterea erorilor în evidenţa şi raportarea fondurilor fixe gestionate; calcularea uzurii la mijloacele fixe deja uzate; admiterea unor iregularităţi în gestionarea mijloacelor destinate deplasărilor în interes de serviciu; (iv) desfăşurarea activităţii Serviciului audit intern în lipsa Cartei de audit intern, identificării şi evaluării riscurilor, nedefinirii priorităţilor activităţii de audit în concordanţă cu obiectivele instituţionale.

De asemenea, se atestă o situaţie de incertitudine privind atribuirea documentaţiei de proiectare la mijloacele fixe şi, respectiv, calcularea uzurii la această documentaţie.

Recomandări conducerii Serviciului de Stat de Arhivă

1. Să consolideze procedurile sistemului de control intern în vederea asigurării raportării conforme şi exhaustive a volumelor lucrărilor de ordonare tehnico-ştiinţifică a documentelor executate.

2. Să efectueze descrierea procesului de executare a lucrărilor de ordonare tehnico-ştiinţifică a documentelor şi să asigure controlul documentării conforme a lucrărilor executate.

3. Să asigure elaborarea şi aprobarea Politicii de contabilitate a entităţii.

4. Să ţină evidenţa contabilă a mijloacelor speciale în conformitate cu cadrul normativ ce reglementează domeniul vizat.

5. Să asigure conformitatea proceselor aferente activităţilor de gestionare a mijloacelor destinate deplasărilor în interes de serviciu, în vederea eliminării riscului de achitare neregulamentară a cheltuielilor.

6. Să întreprindă măsuri concrete în vederea ţinerii evidenţei conforme a mijloacelor fixe prin lichidarea neregulilor constatate.

7. Să încheie contracte privind responsabilitatea materială individuală cu persoanele responsabile de păstrarea mijloacelor fixe.

8. Să iniţieze şi să efectueze procedurile de achiziţii publice şi, respectiv, documentarea acestora în conformitate cu actele legislative şi normative în vigoare.

9. Să conformeze activitatea Serviciului audit intern la rigorile cadrului legal.