Постановление N 59 от 22.12.2014 по Отчету аудита соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

по Отчету аудита соответствия управления публичными

 фондами Государственной архивной службой

№ 59  от  22.12.2014

 (в силу 16.01.2015) 

Мониторул Офичиал № 1-10 ст.3 от 16.01.2015

* * *

Счетная палата в присутствии генерального директора Государственной архивной службы г-на И. Варта, заместителя директора Государственной архивной службы г-на И.Головатого, временно исполняющего обязанности начальника отдела финансов и бухгалтерского учета г-на В.Гологурского, директора Национального архива г-на Петра Викола, заместителя директора Национального архива г-на Николая Штефэнец, начальника отдела комплектования, ведомственного хранения и делопроизводства г-жи Светланы Бородиной, начальника управления финансов публичных органов Министерства финансов г-на А.Присакаря, а также других ответственных лиц, руководствуясь ст.2 (1) и ст.4 (1) а) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008¹, рассмотрела Отчет аудита соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой.

_____________________

¹ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008 (с последующими изменениями и дополнениями; далее - Закон № 261-XVI от 5.12.2008).

Аудиторская миссия проводилась в Государственной архивной службе на основании ст.28, 30 и 31 Закона № 261-XVI от 5.12.2008 и в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2014 год² с целью получения разумных доказательств относительно соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой (далее – ГАС) в течение 2014 бюджетного года с формулированием аудиторского заключения.

_____________________

² Постановление Счетной палаты № 61 от 11.12.2013 ,,Об утверждении Программы аудиторской деятельности Счетной палаты на 2014 год” (с последующими изменениями).

Аудит был проведен в соответствии со Стандартами аудита³, а аудиторские доказательства были получены путем оценки некоторых значимых элементов системы внутреннего контроля и тестирования по существу с использованием различных техник и методов.

_____________________

³ Постановление Счетной палаты № 60 от 11.12.2013 ”О применении Международных стандартов аудита Высших органов аудита 3-го уровня – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 в рамках аудиторских миссий Счетной палаты”, Постановление Счетной палаты № 7 от 10.03.2014 “Об утверждении Руководства по аудиту (ISSAI 1000-9999) в качестве собственных стандартов аудита”

Рассмотрев результаты аудита и заслушав представленный отчет, а также объяснения ответственных лиц, присутствовавших на публичном заседании, Счетная палата

 УСТАНОВИЛА:

Полученные аудиторские доказательства указывают на то, что хотя ГАС, в качестве исполнителя бюджета I уровня, направила свою деятельность на обеспечение соответствия осуществления расходов и управления публичным имуществом, проверки аудита установили наличие некоторых несоответствий и неопределенностей.

Так, эти несоответствия выражаются посредством: (i) невнесения декларации о надлежащем управлении; (ii) нефункционирования/отсутствия некоторых ключевых контролей при отражении в отчете объема и качества выполненных архивных услуг; (iii) нескладирования на протяжении последних 22 лет документов учреждений-источников комплектования Государственного архива из-за недостаточности свободных помещений в архивных складах, находящихся в управлении Государственной архивной службы; (iv) отсутствия учетной политики, необеспечения организации ведения бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми правилами бухгалтерского учета в публичном секторе, что обусловило отсутствие учета и отражения в отчетности некоторых находящихся в управлении земельных участков и основных средств, многочисленных ошибок при начислении износа основных средств и в учете фактических расходов, непроведения общей инвентаризации на протяжении последних трех лет; (v) контрактации архивных услуг, оказанных физическими лицами, не имеющими статуса предпринимателя, что не соответствует законодательным нормам.

Отмечается, что деятельность службы внутреннего аудита не соответствует законодательным требованиям, не утверждена Карта внутреннего аудита, не были выявлены и оценены риски, а также не установлены приоритеты в соответствии с институциональными задачами.

Также отмечается наличие некоторых неопределенностей, обусловленных регистрацией проектной документации по категории основных средств и, соответственно, начислением на них износа.

Исходя из вышеизложенного, на основании ст.7 (1) а), ст.15 (2) и (4), ст.16 с) и ст.34 (3) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008 Счетная палата

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Отчет аудита соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой, который прилагается к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление и указанный в п.1 Отчет аудита направить:

2.1. Государственной архивной службе и потребовать внедрение рекомендаций аудита, указанных в Отчете аудита, с установлением конкретного плана действий;

2.2. Министерству финансов и потребовать изучить ситуацию, обусловленную отнесением к основным средствам типовой проектной документации и начислением на нее износа, с предоставлением предложений по учету расходов по разработке проектов капитальных инвестиций в соответствии с требованиями Постановления Правительства № 1029 от 19.12.2013 “О государственных капитальных инвестициях”;

2.3. Правительству Республики Молдова для информирования и разрешения ситуации, касающейся обеспечения необходимыми помещениями для складирования документации учреждений-источников комплектования Государственного архива, с целью сохранения архивного национального тезауруса;

3. О внедрении рекомендаций аудита и выполнении подпункта 2.1. настоящего постановления проинформировать Счетную палату в течение 6 месяцев со дня опубликования в Официальном мониторе Республики Молдова.

4. Настоящее постановление опубликовать в Официальном мониторе Республики Молдова в соответствии со ст.34 (7) Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008 г.

Утвержден

Постановлением Счетной палаты

№ 59 от 22 декабря 2014 г.

ОТЧЕТ

аудита соответствия управления публичными фондами

Государственной архивной службой

I. ВВЕДЕНИЕ

Аудит соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой был осуществлен на основании ст.28, 30 и 31 Закона о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008¹ и в соответствии с Программой аудиторской деятельности Счетной палаты на 2014 год².

_____________________

¹ Закон о Счетной палате № 261-XVI от 5.12.2008 (с последующими изменениями).

² Постановление Счетной палаты № 61 от 11.12.2013 “Об утверждении Программы аудиторской деятельности Счетной палаты на 2014 год”.

Цель аудиторской миссии состояла в получении разумных подтверждений относительно соответствия управления публичными фондами Государственной архивной службой (далее – ГАС или Служба) в течение бюджетного года с формулированием аудиторского заключения.

Государственная архивная служба, как независимый орган центрального публичного управления и в качестве главного исполнителя бюджета, в соответствии с законодательной базой является ответственной за внедрение эффективной системы финансового менеджмента и внутреннего контроля, имея обязательства за обеспечение надлежащего управления публичными фондами, а также за предупреждение ошибок и мошенничества.

Ответственность аудиторской группы состояла в аудитировании соответствия управления публичными финансовыми средствами, оценке некоторых элементов системы внутреннего контроля в рамках учреждения в соответствии с законодательными нормами, а также в получении достаточных и адекватных аудиторских доказательств для подтверждения констатаций и выводов аудита. Вместе с тем аудиторы не несут ответственности за предотвращение фактов мошенничества и ошибок.

Методология аудита. Аудит соответствия управления публичными фондами был проведен в соответствии со стандартами аудита³, применяя подход, основанный на тестировании некоторых элементов системы внутреннего контроля и на процедурах по существу. С целью подтверждения констатаций, формулирования выводов и рекомендаций аудиторские доказательства были собраны путем применения аудиторских процедур на основании установленных выборок на этапе планирования аудита. Размер выборки из общего количества указан отдельно по каждому установленному случаю.

_____________________

³ Постановление Счетной палаты № 60 от 11.12.2013 “О применении Международных стандартов аудита высших органов аудита 3-го уровня – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 в рамках аудиторских миссий Счетной палаты”, Постановление Счетной палаты № 7 от 10.03.2014 “Об утверждении Руководства по аудиту (ISSAI 1000-9999) в качестве собственных стандартов аудита”.

В зависимости от подхода аудита, учитывая порог существенности/ уровень материальности и выявленные риски, были проаудированы следующие аспекты, касающиеся соответствия: внедрения внутреннего контроля и исполнения соответствующих расходов; оплаты труда сотрудников; командировок в служебных целях; приобретения товаров и услуг. Также были подвергнуты аудиту доходы и расходы по специальным средствам и соответствие процедур государственных закупок; управление и администрирование публичного имущества.

Учитывая, что отчет по аудиту осуществляется до закрытия отчетного 2014 года, аудит рассмотрел соответствие экономических сделок по отобранным выборкам включительно по состоянию на 1.11.2014, а банковские операции включительно до 1.12.2014.

II. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Государственная архивная служба является центральным отраслевым административным органом, подведомственным Правительству, который разрабатывает и проводит в жизнь политику государства в области архивного дела и является юридическим лицом публичного права. Служба состоит из центрального апарата и подведомственных ей учреждений, без статуса юридического лица (Национальный архив и Архив социально-политических организаций). Деятельность ГАС регламентирована Постановлением Правительства № 695 от 14.09.2012⁴, другими законодательными и нормативными актами.

_____________________

⁴ Постановление Правительства № 695 от 14.09.2012 «Об утверждении Положения об организации и функционировании Государственной архивной службы, ее структуры и предельной штатной численности центрального аппарата».

Институциональная структура ГАС сквозь призму законных компетенций представлена на рисунке № 1.

Источник. Постановление Правительства № 695 от 14.09.2012 “Об утверждении Положения

об организации и функционировании Государственной архивной службы, ее структуры

 и предельной штатной численности центрального аппарата”.

В качестве главного исполнителя бюджета⁵ ГАС ответственна за планирование бюджета в соответствии с Методологическими нормами, разработанными Министерством финансов. Относительно организации бухгалтерского учета ГАС должна руководствоваться положениями Закона о бухгалтерском учете⁶, инструкциями и положениями, утвержденными Министерством финансов для публичных учреждений. Кассовое и фактическое исполнение расходов бюджета централизовано на уровне центрального аппарата, с распределением в аспекте функциональной и организационной классификации.

_____________________

⁵ Приказ министра финансов № 2 от 3.01.2007 «Об утверждении Положения о статусе, правах и обязанностях исполнителей бюджета».

⁶ Закон о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007 (далее - Закон о бухгалтерском учете).

III. КОНСТАТАЦИИ, ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

3.1. Исполнение источников финансирования

3.1.1. В целях реализации установленных задач и осуществления деятельности в соответствии с Законом о государственном бюджете ГАС и подведомственным учреждениям первоначально были утверждены ассигнования из государственного бюджета (по основному компоненту) в сумме 7363,7 тыс. леев. Свод исполнения в целом расходов ГАС и подведомственными учреждениями согласно отчетным данным по состоянию на 1.10.2014 представлен в таблице № 1.

Так, по состоянию на 1.10.2014 кассовые расходы были исполнены на уровне 75,9%, или на 1449,8 тыс. леев меньше по сравнению с уточненными показателями за соответствующий период. В то же время фактические расходы достигли уровня 73,1%, или на 1615,6 тыс. леев меньше по сравнению с уточненными показателями.

За аудируемый период ГАС зарегистрировала дебиторскую задолженность в сумме 116,6 тыс. леев и кредиторскую в сумме 362,0 тыс. леев, из которых 200,9 тыс. леев составляет начисленная и невыплаченная за сентябрь 2014 года заработная плата, срок выплаты которой приходится на октябрь текущего года. Произведенные аудиторской группой проверки подтверждают соответствие формирования и отражения в отчетности задолженностей; не было допущено формирования задолженности с истекшим сроком.

3.1.2. Согласно нормативной базе⁷ специальные средства ГАС образуются из доходов, полученных в результате оказания услуг Национальным архивом, и доходов от сдачи в аренду свободных помещений. Анализ отчетов о поступлении и использовании специальных средств по состоянию на 1.10.2014 свидетельствует, что ГАС располагала специальными средствами, зарегистрированными на казначейских счетах в общей сумме 703,4 тыс. леев, или на 144,8 тыс. леев, больше по сравнению с ситуацией на 1.01.2014, которая отражена в таблице № 2.

_____________________

⁷ Постановление Правительства № 339 от 23.03.2005 «Об утверждении Прейскуранта цен на платные услуги, предоставляемые государственными архивами, и Перечня бесплатных услуг, предоставляемых государственными архивами» (далее - Постановление Правительства № 339 от 23.03.2005).

Данные таблицы указывают на исполнение доходов по специальным средствам на уровне 77,2% (643,1 тыс. леев) к уточненному объему за отчетный период (835,0 тыс. леев). В то же время расходы были исполнены в сумме 477,8 тыс. леев, или на уровне 61,7% по сравнению с уточненным показателем, с формированием излишка в сумме 165,3 тыс. леев.

При оказании платных услуг подведомственные ГАС учреждения должны руководствоваться тарифами на оказание платных услуг, предоставляемыми государственными архивными учреждениями⁸.

_____________________

⁸ Постановление Правительства № 339 от 23.03.2005.

Оказание архивных услуг ГАС осуществляется на основании договоров по закупке услуг небольшой стоимости, заключенных с юридическими лицами. Согласно представленной ГАС информации было заключено 33 договора об оказании архивных услуг общей стоимостью 735,7 тыс. леев. По состоянию на 1.10.2014 были отражены в накладных работы в сумме 670,6 тыс. леев, или 91,2% из общего договорного объема работ, которые по сравнению с аналогичным периодом прошлого года увеличились незначительно на 33,2 тыс. леев (5,2%), одновременно были оплачены услуги в сумме 623,5 тыс. леев, что составляет 93,0% от оказанных услуг. Отмечается, что по состоянию на 1.10.2014 три учреждения (Министерство юстиции, Республиканский лицей-интернат спортивного профиля из г .Кишинева, Торгово-кооперативный университет Молдовы) не оплатили выполненные архивные услуги в сумме 47,1 тыс. леев.

Согласно законодательной базе⁹ “любой экономический оператор со статусом предпринимателя, резидент или нерезидент, юридическое или физическое лицо, обладает правом участия в процедуре присуждения договора о государственных закупах”. В этом контексте аудит отмечает, что ГАС ежегодно контрактует архивные услуги (выполнение работ по упорядочению научно-технической документации), оказанные юридическим лицам физическими лицами, не имеющими статуса предпринимателя, что не соответствует нормативным требованиям. Согласно объяснениям учреждения данная ситуация создалась из-за специфики услуг, оказываемых контрактованными лицами, и отсутствия персонала для выполнения работ по оказанию архивных услуг затребованными юридическими лицами для передачи документации в Государственный архив. Услуги, оказанные контрактованными лицами, оплачиваются согласно нормативной базе¹⁰, с применением 45,0% от объема выполненных услуг и указанных в накладной-акте приема-передачи о выполнении работ по упорядочению научно-технической документации.

_____________________

⁹ Ст.15 (1) Закона о государственных закупках № 96-XVI от 13.04.2007.

¹⁰ Приказ Государственной архивной службы № 01 от 2.01.2014 «Об установлении процента выплаты за оказанную работу из дохода, полученного трудоустроенными лицами на основании договора».

Согласно информации, предоставленной учреждением, в 2014 году были заключены договора на выполнение этих работ с 11 физическими лицами в сумме 455,8 тыс. леев, или на 87,9 тыс. леев больше по сравнению с 2013 годом. В аудируемом периоде этими физическими лицами были выполнены работы в сумме 333,1 тыс. леев, или на 67,3 тыс. леев больше, чем за аналогичный период прошлого года.

Проверки аудита путем применения процедур по существу по соответствию документирования процесса оказания архивных услуг, осуществленных по выборке, состоящей из 37 накладных-актов, установили, что ГАС допустила множество несоответствий. Так,

• в 14 случаях, что составляет 37,84% из общей выборки, не указан срок выполнения работ;

• в 13 случаях (35,13%) не указано количество составленных дел и число дел, составленных из «отдельных» листов;

• в 12 случаях (32,4%) накладная-акт о выполненных работах не согласована с заместителем директора Национального архива, которому делегирована ответственность за их подписание и утверждение;

• в 5 случаях (13,5%) не указан исполнитель работ (контрактованное лицо);

• в 27 случаях (90,0%) не указаны виды выполненных работ;

• в 4 случаях были установлены исправления в выполненных объемах и исчисленных суммах, которые не были подтверждены подписью ответственного лица;

• в 10 случаях (27,0%) не указаны объемы работ по «систематизации дел до осуществления экспертизы ценности документов и дел в фонде документов, в хронологическом порядке по структурным разделам или группам», что составляет согласно произведенным аудитом расчетам около 43057 единиц хранения на сумму примерно 29,98 тыс. леев;

• в 33 случаях (89,1%) не указан объем работ по «связыванию дел», невозможно рассчитать эти работы;

• в 7 случаях (18,9%) не указана сумма выполненных исполнителем работ;

• в 11 случаях (29,70%) отсутствует подтверждение получателя о полученной работе (печать и подпись бенефициара);

• в 33 случаях (89,18%) не указано число выполненных позиций.

Рассмотрением аудита относительно распределения ответственности по проверке накладных-актов установлено отсутствие ответственности, а также описания процесса выполнения работ по упорядочению научно-технической документации.

Проверки аудита относительно обеспечения правильности отражения в бухгалтерском учете доходов и расходов по специальным средствам установили некоторые отклонения от нормативных актов. Так, сравнение данных, зарегистрированных в «Сводной ведомости по движению средств на текущих счетах по специальным средствам», выявило отклонение с данными, отраженными в «Сводной ведомости по расчетам и доходам специальных средств» и в Главной книге за 2014 год: за месяцы: сентябрь – 8,6 тыс. леев; май – 2,2 тыс. леев; июль – 1,6 тыс. леев и др.

Выявленные ситуации влияют на правильность отражения в отчете и связаны с необеспечением надлежащей организации бухгалтерией ГАС бухгалтерского учета, а также неосуществлением контроля за регламентированным составлением бухгалтерских регистров.

3.2. Соответствие осуществления расходов на оплату труда

Фонд оплаты труда органов ГАС за 9 месяцев 2014 года был уточнен в размере 3000,8 тыс. леев, исполнен в сумме 2751,3 тыс. леев (91,7%), с формированием на 1.10.2014 дебиторской задолженности в сумме 4,9 тыс. леев и кредиторской задолженности в сумме 200,9 тыс. леев, которая представляет собой начисленную и невыплаченную заработную плату за сентябрь 2014 года.

Анализ и проведенные аудитом проверки о соответствии осуществления и отражения в отчете расходов на оплату труда свидетельствуют, что фактические расходы согласно данным аналитического учета по этой статье исполнены в сумме 2721,2 тыс. леев, в то время как отражены в отчете в сумме 2653,8 тыс. леев. Эта ситуация связана с необеспечением ведения учета реальных расходов в Регистре учета ассигнований и фактических расходов, что противоречит нормам бухгалтерского учета в публичных учреждениях¹¹.

_____________________

¹¹ П.194 Приказа министра финансов № 93 от 19.07.2010 “Об утверждении Инструкции о бухгалтерском учете в публичных учреждениях, состоящих на бюджете” (далее - Приказ министра финансов № 93 от 19.07.2010).

Анализ аудита относительно данных, отраженных в отчете по штатам и численности персонала ГАС, свидетельствует, что уровень заполнения штатного персонала по состоянию на 1.10.2014 составил 82 единицы, или 90,1% из общего числа утвержденных единиц в количестве 91, было зарегистрировано 9 вакантных единиц.

Проверки соответствия использования средств, предназначенных для этих вакантных должностей, установили их использование для совмещения соответствующих функций, не были установлены какие-либо отклонения от действующей законодательной и нормативной базы.

3.3. Соответствие исполнения расходов на командировки в служебных целях

Согласно отчетным данным на 1.10.2014 кассовые расходы на командировки в служебных целях были исполнены на уровне 67%, или на 32,2 тыс. леев меньше по сравнению с показателями, предусмотренными на аудируемый период, соответственно, фактические расходы достигли уровня 37,5%, или на 60,9 тыс. леев меньше по сравнению с уточненными показателями, была зарегистрирована дебиторская задолженность в сумме 28,7 тыс. леев, сформированная в конце сентября.

Оценка элементов внутреннего контроля, связанного с процессом управления расходами на командировки в служебных целях, проведенная по выборке, состоящей из 79% от общего числа командировок, выявила, что в целом деятельность в рамках этого процесса является функциональной, за исключением некоторых резервов по проведению мониторинга соответствия их выплаты. Так, в проверенных аудитом случаях бухгалтерия ГАС не обеспечила: соответствия составления авансовых отчетов, в 13 случаях они не были подписаны подотчетными лицами; во всех 23 случаях соответствующие авансовые отчеты не были утверждены руководителем учреждения. Одновременно в нарушение нормативной базы авансовые отчеты были составлены бухгалтером, ответственным за учет расчетов за командировки в служебных целях, а не подотчетными лицами.

В результате проведения полного тестирования относительно соответствия процесса командирования и использования финансовых средств на командировки в служебных целях установлено следующее несоответствие. Выявлено, что в Приказ о командировках № 77 от 19.09.2014 было включено лицо, которое не входит в штатную численность Службы, было трудоустроено на основании договора по оказанию архивных услуг, заключенного путем процедуры государственных закупок из одного источника. Проверки аудита о правильности выплаты командировочных расходов не установили несоответствий в аудируемом периоде, так как ГАС не понесла таких расходов, они были оплачены принимающей стороной. Для проверки, если аналогичные случаи имели место и в предыдущий период, аудитом были проверены приказы о командировках и расходы за 2013 год только по указанному лицу, установив, что оно было командировано в одном случае с нерегламентированной выплатой суточных расходов в сумме 1,7 тыс. леев за счет ГАС.

3.4. Соответствие управления имуществом

По состоянию на 1.01.2014 ГАС зарегистрировала основные средства в размере 14306,2 тыс. леев, из которых 13653,3 тыс. леев по основному компоненту и 652,9 тыс. леев по другим компонентам. Из всех основных средств, зарегистрированных в аудируемом периоде, значительный удельный вес 65,8% (или 9576,2 тыс. леев) приходится на здания, далее следуют земельные участки – 16,5% (или 2396,8 тыс. леев), машины и оборудование – 7,3% (или 1052,8 тыс. леев) и другие основные средства – 3,9%, или 565,7 тыс. леев и т.д.

Анализом аудита установлено, что согласно отчетным данным учреждение имеет два здания общей стоимостью 9576,2 тыс. леев, из которых здание филиала в Тирасполе стоимостью 75,7 тыс. леев и здание Национального архива, расположенного в мун. Кишинэу, ул. Г. Асаки, 67B, стоимостью 9500,5 тыс. леев. Сравнение и проверка данных аналитического учета с отчетными данными выявила расхождения в сумме 2479,0 тыс. леев. Аудит отмечает, что эта ситуация обусловлена несоответствием составления и ведения карточек по учету основных средств. Так, на стоимость здания Национального архива не были отнесены расходы по капитальному ремонту, произведенному в 2008-2009 и 2012-2013 годах, на общую сумму 1065,5 тыс. леев, а также разница в стоимости здания в сумме 1413,5 тыс. леев против кадастровых данных.

Сравнение данных из Информации о стоимости недвижимости, расположенной в мун. Кишинэу, по состоянию на 1.01.2014, представленной Министерству финансов, с титулами, удостоверяющими право владения земельными участками, и данными аналитического учета, отмечает нерегистрацию в бухгалтерском учете и неотражение в отчете в натуральном и стоимостном выражении одного земельного участка площадью 0,0811 га, чем была нарушена ст.17 (4) Закона о бухгалтерском учете.

В результате проверки соответствия отнесения основных средств согласно назначению, учитывая правила группирования (классификации) соответствующих средств¹² в аналитическом учете, аудит отмечает неправильное отнесение в 2 случаях некоторых основных средств, что обусловило необоснованное увеличение их стоимости на 15,9 тыс. леев по категории “Прочие основные средства” и на 7,4 тыс. леев по категории “Производственный инструмент”. Одновременно была снижена стоимость основных средств по категории “Библиотечный фонд” на 15,9 тыс. леев и по категории 013 “Машины и оборудование” – на 7,4 тыс. леев.

_____________________

¹² Постановление Правительства № 338 от 21.03.2003 “Об утверждении Каталога основных средств и нематериальных активов”; Приказ министра финансов № 93 от 19.07.2010.

Несоответствия, установленные аудитом по этому разделу, повлияли на правильность и достоверность Отчета о движении основных средств (форма № 5) по состоянию на 1.01.2014, представленного Министерству финансов.

Согласно нормативной базе¹³ документация по проектным работам, независимо от ее стоимости, относится на категорию “Прочие основные средства”. Проведенные аудитом проверки установили, что в бухгалтерском учете ГАС по категории “Прочие основные средства” отражены бюджетные расходы, произведенные в 2007-2008 годах, на общую сумму 519,2 тыс. леев по разработке типовой проектной документации для строительства пристройки к зданию ГАС (предназначенной для складирования архива). Необходимость разработки указанной документации была определена острым недостатком свободных помещений в складах архивов, находящихся в управлении Государственной архивной службы. Согласно п.2 Постановления Парламента № 881-XII от 22.01.1992 «О введении в действие Закона "Об Архивном фонде Республики Молдова" Правительство должно было в течение 1992 года разработать “программу строительства зданий для государственных архивов в столице и других административных центрах Республики Молдова и оснащения их необходимым оборудованием для хранения и использования документов”, что не было выполнено до настоящего времени.

_____________________

¹³ П.45 (5) Приказа министра финансов № 93 от 19.07.2010.

В течение последующих лет ГАС обращалась к Правительству Республики Молдова с целью решения указанной ситуации.

Согласно информации субъекта эта ситуация привела к неприему на протяжении последних 22 лет документов учреждений-источников комплектования Государственного архива (около 4 млн. дел) в склады Национального архива, которые хранятся в ненадлежащих условиях, с наличием риска физического повреждения. Нерешение обеспечения необходимыми помещениями для складирования архивов, находящихся в управлении Государственной архивной службы, может привести к потере национального архивного тезауруса.

В связи с тем, что согласно нормативной базе документация по проектным работам классифицирована как основное средство, учреждение за период 2007-2013 годов начислило износ в сумме 107,3 тыс. леев на одну часть этой проектной документации, стоимость которой превышает 35,8 тыс. леев. Одновременно по предложению аудита субъект проверил расчет износа по всем зарегистрированным основным средствам, идентифицировав расчет износа на 153,0 тыс. леев больше по уже изношенным основным средствам.

Исходя из вышеуказанного, согласно Постановлению Правительства № 1029 от 19.12.2013¹⁴, целью которого являлось установление транспарентной методологии и эффективного планирования, внедрения и управления капитальными инвестициями, финансируемыми за счет национального государственного бюджета, по мнению аудита, указанные расходы должны быть отражены аналогично объему выполненных и профинансированных работ, относящихся к капитальным вложениям по субсчету 203 “Бюджетные расходы для капитальных вложений ” и субсчету 231 “Финансирование из бюджета капитальных вложений”, так как эти субсчета являются накопительными до сдачи в эксплуатацию объекта капитального строительства и в конце бюджетного года не подлежат процедуре годового закрытия бухгалтерских счетов. Такой учет позволит субъекту и Министерству финансов обеспечить мониторинг транспарентности и эффективности расходов для разработки проектов капитальных инвестиций.

_____________________

¹⁴ Постановление Правительства № 1029 от 19.12.2013 “О государственных капитальных инвестициях”.

Отмечается отсутствие договоров об индивидуальной материальной ответственности, заключенных с лицами, ответственными за целостность основных средств; непроведение контроля о соответствующем отнесении некоторых основных средств согласно назначению/классификации; ненадлежащее начисление износа, а также непроведение инвентаризации всех основных средств, находящихся в управлении.

3.5. Соответствие государственных закупок

На 2014 год ГАС для оплаты товаров, работ и услуг были предусмотрены ассигнования из основного компонента в размере 2693,9 тыс. леев и за счет других компонентов – в сумме 775,0 тыс. леев, были использованы на указанные цели средства в сумме 1652,0 тыс. леев из основного компонента и 483,2 тыс. леев - за счет других компонентов. Согласно информации, представленной субъектом, в аудируемом периоде были проведены 7 процедур государственных закупок (5 – путем запроса ценовых оферт и 2 процедуры закупок из одного источника).

В результате осуществления полного тестирования и последующего тестирования ключевых контролей, проведенного по выборке, сформированной из 2 закупок путем запроса ценовых оферт в сумме 390,8 тыс. леев, или 31% от общей совокупной суммы закупок, и одной процедуры закупок из одного источника в сумме 425,0 тыс. леев, отмечается, что в целом, существующие контроли по этому разделу являются функциональными, однако с некоторыми резервами. Так, отмечается: i) необеспечение транспарентности и публикации процедур государственных закупок, обусловленных неутверждением и, соответственно, непубликацией годового/квартального плана государственных закупок; ii) невнесение в некоторых случаях деклараций о конфиденциальности и беспристрастности членами рабочей группы по государственным закупкам в целях предотвращения конфликта интересов между сторонами, вовлеченными в проведение государственных закупок; iii) несоставление дела для каждой государственной закупки в отдельности.

3.6. Соответствие деятельности внутреннего аудита

Согласно штатному расписанию в рамках ГАС создана и действует Служба внутреннего аудита с численностью одной единицы персонала.

Проверками аудита установлено, что на должность внутреннего аудитора было принято лицо с 5.04.2013, которое работает до настоящего времени без должностной инструкции.

В нарушение положений законодательной базы¹⁵ Служба внутреннего аудита не разработала и, соответственно, не представила Министерству финансов Карту внутреннего аудита, которая должна включать миссию, полномочия и ответственность в деятельности внутреннего аудита. План деятельности на 2014 год единицы внутреннего аудита был разработан в отсутствие оценки рисков, потребностей в средствах, а также идентификации тематики аудиторских миссий в соответствии с задачами ГАС. Согласно этому плану в аудируемом периоде Служба внутреннего аудита должна провести две аудиторские миссии, фактически реализована только одна. Следует отметить, что проведенная миссия не содержала оценку эффективности внутреннего контроля субъекта в аудируемом процессе, а состояла из действий по анализу запланированных показателей некоторых областей деятельности ГАС, а Отчет аудита по реализованной миссии до настоящего времени не утвержден руководителем учреждения.

_____________________

¹⁵ Ст.22(2) a) Закона о государственном внутреннем финансовом контроле № 229 от 23.09.2010 (далее – Закон № 229 от 23.09.2010); Пособие во внутреннему аудиту; Национальные стандарты внутреннего аудита, утвержденные Приказом министра финансов № 113 от 12.10.2012.

В контексте законодательных положений¹⁶ отмечается, что ГАС не обеспечила разработку и внедрение формализованных процедур по внутреннему контролю и рискам деятельности для всех областей. В нарушение законодательных положений руководство ГАС не издало Декларацию о надлежащем управлении, которая является обязательной в рамках внедрения финансового менеджмента и контроля.

_____________________

¹⁶ Закон № 229 от 23.09.2010.

3.7. Соответствие организации бухгалтерского учета

Согласно регламентированным нормам¹⁷ ГАС должна обеспечить систематический контроль за исполнением смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями и учреждениями, за сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

_____________________

¹⁷ П.7 Приказа министра финансов № 93 от 19.07.2010.

Проверки аудита по этому разделу свидетельствуют о некоторых несоответствиях в правильной организации бухгалтерского учета в аудируемом периоде, которые выражаются путем:

► несоблюдения положений Закона о бухгалтерском учете¹⁸ посредством неразработки учетной политики ГАС, которая должна определить свод принципов, правил, методов и процедур по организации бухгалтерского учета и составлению финансовых отчетов, учитывая специфику деятельности учреждения;

_____________________

¹⁸ Ст.16 (2) Закона о бухгалтерском учете.

► нарушения законодательной базы¹⁹ путем непроведения общей инвентаризации как минимум один раз в год, элементов актива и пассива в течение последних трех лет. Проверками аудита установлено, что последняя инвентаризация была проведена в декабре 2011 года с некоторыми несоответствиями и отклонениями от существующей нормативной базы, заключающимися в: отсутствии протокола комиссии по инвентаризации о результатах инвентаризации; необеспечении правильного составления инвентаризационных списков, для сравнения не были отражены данные бухгалтерского учета; неправильном отражении результатов инвентаризации; проведении инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица и др.;

_____________________

¹⁹ Ст.24 (2) Закона о бухгалтерском учете.

► несоответствия составления бухгалтерских справок в соответствии с общими обязательными правилами бухгалтерского учета в публичном секторе, они были составлены по так называемым “универсальным отчетам”, разработанным экономическим агентом, который оказывает услуги по поддержке и оказанию помощи по продукту программного обеспечения “Universal Accounting SL-versiunea Buget”.

По мнению аудита, установленные несоответствия обусловлены и ситуацией сохранения вакантных должностей на уровне 50% в отделе финансов и бухгалтерского учета, сумма образовавшейся экономии была использована для их совмещения.

IV. ВЫВОД АУДИТА

На основании проведенной аудиторской деятельности отмечается, что Государственная архивная служба в качестве главного исполнителя бюджета в аудируемом периоде по существенным аспектам обеспечила соответствие исполнения ассигнований в целом и приняла меры для консолидации финансового менеджмента и внутреннего контроля, аудитом выявлены резервы в рамках аудируемых процессов, устранение которых обеспечит лучшее управление публичными фондами. Так, наиболее существенные несоответствия состоят в: (i) нефункциональности/отсутствии некоторых внутренних контролей при отражении в отчете объема и качества выполненных услуг по архивации, предоставленных физическими лицами, контрактованными ГАС; (ii) заключение договоров на услуги по архивации, предоставленные физическими лицами, не имеющими статуса предпринимателя, в нарушение законодательных положений и ненадлежащее документирование процедур государственных закупок; (iii) неразработка учетной политики и ненадлежащее обеспечение ведения бухгалтерского учета путем: непроведения общей инвентаризации в течение последних трех лет; необеспечения ведения учета расходов по бухгалтерским регистрам в соответствии с общими обязательными правилами бухгалтерского учета в публичном секторе; допущении ошибок в учете и отчетности находящихся в управлении основных средств; начислении износа на уже изношенные основные средства; допущении некоторых несоответствий в управлении средствами, предназначенными для командировок на служебные цели; (iv) осуществлении деятельности Службы внутреннего аудита в отсутствие Карты внутреннего аудита, идентификации и оценки рисков, неопределении приоритетов аудиторской деятельности в соответствии с институциональными задачами.

Также отмечается неопределенная ситуация относительно отнесения проектной документации к основным средствам и, соответственно, начисление износа на эту документацию.

Рекомендации руководству Государственной архивной службы

1. Консолидировать процедуры системы внутреннего контроля с целью обеспечения надлежащего и исчерпывающего отражения в отчетности объемов выполненных работ по упорядочению научно-технической документации.

2. Осуществить описание процесса выполнения работ по упорядочению научно-технической документации и обеспечить контроль по надлежащему документированию выполненных работ.

3. Обеспечить разработку и утверждение учетной политики субъекта.

4. Вести бухгалтерский учет основных средств в соответствии с нормативной базой, регламентирующей данную область.

5. Обеспечить соответствие процессов, связанных с деятельностью по управлению средствами, предназначенными для командировок в служебных целях, с целью устранения риска по нерегламентированной выплате расходов.

6. Принять конкретные меры с целью надлежащего ведения бухгалтерского учета основных средств путем устранения установленных несоответствий.

7. Заключить договора об индивидуальной материальной ответственности с лицами, ответственными за целостность основных средств.

8. Инициировать и проводить процедуры государственных закупок и, соответственно, их документирование в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами.

9. Деятельность Службы внутреннего аудита привести в соответствие с требованиями законодательной базы.