Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră \rOrdin nr.596 din 25.09.2018 cu privire la aprobarea Instrucţiunilor privind eliberarea informaţiei cu privire la traversarea frontierei de stat de către persoane fizice sau unităţi de transport, informaţiei statistice cu privire la traversarea frontierei de stat de către persoane fizice cu mijloace de transport şi informaţiei privind existenţa/inexistenţa consemnelor la frontieră

INSPECTORATUL GENERAL AL POLIŢIEI DE FRONTIERĂ

O R D I N

cu privire la aprobarea Instrucţiunilor privind eliberarea informaţiei cu privire la

traversarea frontierei de stat de către persoane fizice sau unităţi de transport,

informaţiei statistice cu privire la traversarea frontierei de stat de către

 persoane fizice cu mijloace de transport şi informaţiei privind

existenţa/inexistenţa consemnelor la frontieră

nr. 596  din  25.09.2018

 (în vigoare 26.11.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 400-409 art. 1580 din 26.10.2018

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

nr.1364 din 3 octombrie 2018

Ministru ____ Victoria IFTODI

În conformitate cu prevederile art.6 alin.(3) lit.e) din Legea nr.283 din 28 decembrie 2011 cu privire la Poliţia de Frontieră, art.7, art.8 şi art.11 din Legea nr.982-XIV din 11 mai 2000 privind accesul la informaţie, art.5 din Legea nr.133 din 8 iulie 2011 privind protecţia datelor cu caracter personal, pct.10 subpct.18), pct.22, pct.23 subpct.15) din Regulamentul Departamentului Poliţiei de Frontieră, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.434 din 19 iunie 2012, Regulamentul privind modul de ţinere a Registrului care formează Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.834 din 7 iulie 2008,

ORDON:

1. Se aprobă Instrucţiunile privind eliberarea informaţiei cu privire la traversarea frontierei de stat de către persoane fizice sau unităţi de transport, informaţiei statistice cu privire la traversarea frontierei de stat de către persoane fizice cu mijloace de transport şi informaţiei privind existenţa/inexistenţa consemnelor la frontieră (în continuare - Instrucţiunile), se anexează.

2. Şefii subdiviziunilor Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră vor asigura executarea strictă a prevederilor Instrucţiunilor.

3. Prezentul Ordin se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova şi se plasează pe pagina web oficială a Poliţiei de Frontieră.

Aprobate

prin Ordinul şefului Inspectoratului

General al Poliţiei de Frontieră

nr.596 din 25 septembrie 2018

INSTRUCŢIUNILE

privind eliberarea informaţiei cu privire la traversarea frontierei de stat

de către persoane fizice sau unităţi de transport, informaţiei statistice

 cu privire la traversarea frontierei de stat de către persoane fizice

cu mijloace de transport şi informaţiei privind existenţa/

inexistenţa consemnelor la frontieră

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Prezentele Instrucţiuni reglementează o procedură unică de recepţionare a cererilor privind eliberarea informaţiilor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră prin adresarea personală sau prin corespondenţă, inclusiv prin intermediul poştei electronice oficiale, la Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră, modalitatea de examinare a acestora şi de eliberare a informaţiilor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră sub formă de extras.

2. În sensul prezentelor Instrucţiuni, se definesc următoarele noţiuni:

cerere privind eliberarea informaţiilor – solicitare, adresată de către persoana fizică sau juridică, vizînd eliberarea, pe suport de hîrtie, a extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră;

extras din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră – document oficial care oglindeşte starea reală a obiectelor supuse evidenţei şi controlului în cadrul sistemului şi care conţine:

- informaţii privind traversarea frontierei de stat de către persoane fizice şi mijloace de transport;

- informaţii statistice privind traversarea frontierei de stat de către persoane fizice cu mijloace de transport;

- informaţii privind existenţa/inexistenţa consemnelor la frontieră, instituite în privinţa persoanelor fizice sau mijloacelor de transport.

3. Extrasele din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se perfectează de către subdiviziunile Direcţiei generale management operaţional a Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră şi se semnează de către conducerea Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră.

4. Extrasele se eliberează pe blancheta oficială a Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră cu aplicarea ştampilei instituţionale.

5. Extrasele din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se eliberează în limba de stat şi la solicitare, în limba rusă.

6. Cuantumul tarifelor şi termenul pentru prestarea serviciilor de eliberare a extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră sînt stabilite în Anexa nr.1 la Hotărîrea Guvernului nr.896 din 27 octombrie 2014 pentru aprobarea Nomenclatorului şi tarifelor la serviciile prestate contra plată, precum şi a Regulamentului cu privire la modul de formare şi utilizare a mijloacelor speciale ale subdiviziunilor Ministerului Afacerilor Interne, autorităţilor administrative şi instituţiilor din subordinea acestuia. Informaţiile privind existenţa/inexistenţa consemnelor la frontieră, instituite în privinţa persoanelor fizice sau mijloacelor de transport, se eliberează gratuit.

Capitolul II

REGULILE DE ÎNTOCMIRE, DEPUNERE, ÎNREGISTRARE,

EXAMINARE ŞI EVIDENŢĂ A CERERILOR PRIVIND

ELIBERAREA INFORMAŢIILOR

7. Cererea privind eliberarea informaţiilor se întocmeşte citeţ, cu litere de tipar, separat pentru fiecare persoană sau unitate de transport şi se semnează olograf sau cu semnătura electronică avansată calificată, în conformitate cu prevederile art.13 alin.(1) din Legea nr.91 din 29 mai 2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic, potrivit modelelor stabilite în anexele nr.1 şi nr.2.

8. La cererea depusă de către persoana fizică se anexează următoarele înscrisuri, după caz:

- copia buletinului de identitate atunci cînd se solicită eliberarea extraselor ce conţin informaţii oficiale cu accesibilitate limitată ce vizează însăşi solicitantul, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată;

- copia buletinului de identitate a unuia din părinţi, copia certificatului de naştere a copilului minor, în cazul cînd de către părinte/ţi, care acţionează în calitate de reprezentant/ţi legali, se solicită eliberarea informaţiilor oficiale cu accesibilitate limitată ce vizează minorul/ii, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată;

- în cazul în care cererea privind eliberarea informaţiilor este depusă de reprezentantul titularului de drepturi/avocat, aceasta se completează şi se semnează de reprezentant/avocat cu anexarea copiilor buletinelor de identitate ale reprezentantului/legitimaţiei de avocat şi reprezentatului, copiei procurii/mandatului avocatului, autentificate în modul corespunzător şi care să ateste dreptul de a solicita şi primi informaţii de la Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată;

- copia buletinului de identitate, copia certificatului de înmatriculare a vehiculului sau altui act ce atestă dreptul de posesie sau de folosinţă asupra vehiculului, în cazul solicitării informaţiilor ce ţin de mijloacele de transport, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată.

9. La cererea persoanei juridice se anexează următoarele înscrisuri, după caz:

- copia certificatului de înregistrare a unităţii de drept, copia certificatului de înmatriculare a vehiculului sau altui act ce atestă dreptul de posesie sau de folosinţă asupra vehiculului, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată;

- copia autentificată a procurii emise de către persoana juridică în cazul depunerii cererii prin reprezentant, copia certificatului de înregistrare a unităţii de drept, copia certificatului de înmatriculare a vehiculului sau altui act ce atestă dreptul de posesie sau de folosinţă asupra vehiculului, dovada achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată.

10. Persoana achită tariful la serviciile prestate contra plată prin intermediul instituţiilor bancare sau, după caz, a terminalelor electronice de plată.

11. Cererile şi înscrisurile prevăzute de pct.8 şi 9 se depun:

a) la sediul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră;

b) prin intermediul poştei electronice politia.frontiera@border.gov.md, în cazul deţinerii de către solicitant a semnăturii electronice avansate calificate, în conformitate cu prevederile art.13 alin.(1) din Legea nr.91 din 29 mai 2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic;

c) la reprezentanţele diplomatice ale Republicii Moldova în respectivele state, cu respectarea prevederilor Legii nr.242 din 24 septembrie 2010 cu privire la taxele consulare.

12. Cererile şi înscrisurile prevăzute de pct.8 şi 9 se plasează în cutia poştală pentru scrisori, special amenajată la sediul Poliţiei de Frontieră. Cererile şi înscrisurile prevăzute de pct.8 şi 9 se extrag, recepţionează şi se înregistrează de către secretariatul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră. Extragerea se efectuează zilnic la orele 10:00 şi 14:00.

13. În cazul depunerii cererilor şi înscrisurilor prevăzute de pct.8 şi 9 prin intermediul poştei electronice politia.frontiera@border.gov.md, secretariatul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră va verifica la adresa: https://msign.gov.md/direct/verify autenticitatea semnăturii electronice, în vederea atribuirii trimiterii electronice a statutului de document electronic, va informa pe cale electronică solicitantul asupra recepţionării, va imprima şi înregistra cererile şi înscrisurile anexate în modul stabilit de Instrucţiunile-tip cu privire la ţinerea, lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.618 din 5 octombrie 1993.

14. În cazul cererilor şi înscrisurilor prevăzute de pct.8 şi 9 depuse prin intermediul poştei electronice politia.frontiera@border.gov.md, care nu sînt semnate cu semnătură electronică avansată calificată, în conformitate cu prevederile art.13 alin.(1) din Legea nr.91 din 29 mai 2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic, acestea nu se vor examina, fapt despre care secretariatul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră va informa solicitantul la adresa electronică a acestuia.

15. Verificarea poştei electronice politia.frontiera@border.gov.md se efectuează zilnic de către persoana responsabilă din cadrul secretariatului Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră la orele 10:00 şi 14:00.

16. Ulterior înregistrării cererilor şi înscrisurilor prevăzute de pct.8 şi 9 depuse în conformitate cu prevederile prezentelor Instrucţiuni, acestea se transmit pentru examinare subdiviziunilor Direcţiei generale management operaţional.

17. În cadrul examinării cererilor, angajaţii Direcţiei generale management operaţional sînt obligaţi să verifice corespunderea datelor cu caracter personal ce vizează solicitantul cu înscrisurile anexate potrivit pct.8 şi 9, în vederea stabilirii întinderii dreptului asupra informaţiilor oficiale cu accesibilitate limitată solicitate, inclusiv în vederea existenţei împuternicirilor de reprezentare şi achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată.

18. În cazul în care se constată necorespunderea prevederilor actelor normative ce reglementează accesul la informaţie, protecţia datelor cu caracter personal, petiţionarea, angajaţii Direcţiei generale management operaţional, în interiorul termenului pentru care s-a solicitat prestarea serviciului contra plată, perfectează refuzul, indicîndu-se data întocmirii refuzului, numele persoanei responsabile, motivul refuzului, făcîndu-se în mod obligatoriu trimitere la actul normativ (titlul, numărul, data adoptării, sursa publicaţiei oficiale), pe care se bazează refuzul, precum şi procedura de recurs asupra refuzului, inclusiv termenul de prescripţie.

19. În cazul în care se constată lipsa dovezii achitării tarifelor la serviciile prestate contra plată, după caz şi reieşind din circumstanţele individuale ce vizează posibilităţile de a înlătura acest neajuns, angajaţii Direcţiei generale management operaţional pot contacta telefonic persoana în vederea remedierii omisiunii.

20. Ulterior constatării corespunderii cererilor şi înscrisurilor prevăzute de pct.8 şi 9 prevederilor actelor normative ce reglementează accesul la informaţie, protecţia datelor cu caracter personal, petiţionarea şi Hotărîrii Guvernului nr.896 din 27 octombrie 2014 pentru aprobarea Nomenclatorului şi tarifelor la serviciile prestate contra plată, precum şi a Regulamentului cu privire la modul de formare şi utilizare a mijloacelor speciale ale subdiviziunilor Ministerului Afacerilor Interne, autorităţilor administrative şi instituţiilor din subordinea acestuia, angajaţii Direcţiei generale management operaţional vor prelucra informaţiile oficiale cu accesibilitate din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră cu extragerea şi imprimarea ulterioară a acestora pe suport de hîrtie.

21. Informaţia privind traversarea frontierei de stat, conform pct.21¹ al Conceptului tehnic al Sistemului informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.834 din 07 iulie 2008, se eliberează pe o perioadă ce nu depăşeşte 5 ani de la data parvenirii cererilor şi înscrisurilor prevăzute de pct.8 şi 9, spre executare în Direcţia generală management operaţional.

22. Extrasele din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se marchează, indicîndu-se prescripţia pentru prelucrarea ulterioară a acesteia şi numărul de identificare unic din Registrul de evidenţă a operatorilor de date cu caracter personal.

23. Extrasele din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se prezintă pentru semnare conducerii Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră.

24. Ulterior semnării extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră acestea se transmit de către conducerea Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră secretariatului Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră, pentru înregistrare şi aplicarea ştampilei instituţionale.

25. Extrasele din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră semnate şi ştampilate sînt eliberate solicitanţilor de către persoanele responsabile din cadrul secretariatului Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră.

26. La eliberarea extrasului din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră, persoana responsabilă verifică datele solicitantului conform actelor de identitate prezentate cu cele conţinute de înscrisurile prezentate la depunerea cererii.

27. Extrasul din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră este eliberat exclusiv:

a) solicitantului la prezentarea actului de identitate;

b) reprezentantului solicitantului, cu prezentarea originalului procurii autentificate, în modul stabilit.

28. Faptul înmînării extrasului din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se consemnează contra semnătură, în registrul de evidenţă respectiv, ţinut de secretariatul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră.

29. Persoanele responsabile din cadrul secretariatului Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră poartă răspundere personală pentru încălcarea modalităţii de eliberare a extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră, prevăzute de prezentele Instrucţiuni.

Capitolul III

ARHIVAREA. TERMENELE DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR

30. Informaţia referitoare la solicitanţii extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră se sistematizează în borderouri, care sînt arhivate în dosare de nomenclator şi păstrate în conformitate cu actele normative ale Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră.

31. Cererile şi înscrisurile, care au servit drept temei pentru eliberarea extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră cu bonurile de plată, se sistematizează, arhivează şi păstrează pe durata 1 (un an).

32. La expirarea termenului de păstrare a cererilor, care au servit drept temei pentru eliberarea extraselor din Sistemul informaţional integrat al Poliţiei de Frontieră, acestea sînt nimicite.

33. Nimicirea cererilor se pune în sarcina unei comisii speciale, formată din reprezentanţii secretariatului şi Direcţiei generale management operaţional din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei de Frontieră, cu întocmirea procesului-verbal respectiv.